Sommaire 

(*) Concernant la version 6.0.15, nous vous rappelons que la ligne 6.0.x n’est plus maintenue et que seules quelques modifications / nouveautés ont été apportées par rapport à la version 6.0.14. Cette information est précisée dans le sommaire ci-après.

Extranet

Paramètres
Gestion des notifications depuis LSC
Prélèvement One/off : désactivation sur les propriétaires Gérance (également en 6.0.15)

Corrections diverses

Publication anarchique

Gestion des tickets

Affichage des tickets en cours sur… l’afficheur

Module Organiseur

ajouter un document

(uniquement en 6.3)
Signature électronique (E-Sign)
gestion des gérants (syndic), des colocataires et indivisaires (Gérance et Syndic), …des erreurs
centre de coût
uniquement en 6.3 à compter du 01/10/2022)

Corrections diverses

MYCo V2

Module Syndic

(uniquement en 6.3 !)



(également en 6.0.15)
: ajout norme SYM
: nouvelles fonctionnalités (uniquement en 6.3 !)

Corrections diverses

également en 6.0.15)
également en 6.0.15)
également en 6.0.15)
Tous modules

Module Gérance

Raccourci

Locataire

(également en 6.0.15)

(également en 6.0.15)
(également en 6.0.15)
: bordereau GALIAN
nouveautés et corrections

: amélioration des imports

Propriétaire

Corrections diverses

également en 6.0.15)
également en 6.0.15)

Module Comptabilité

options »

Corrections diverses

(également en 6.0.15 pour la partie « impression »)

Administration

– Archivage des exercices hors ligne (uniquement en 6.3)

– Convertir formats + constantes des WP d’un dossier (uniquement en 6.3)

– Convertir les constantes des 4QR d’un dossier (uniquement en 6.3)

Extranet

Paramètres

Utilisation serveur / clients. Il est désormais possible d’ajouter des classeurs si plus d’un utilisateur en maintenant la touche « Shift » enfoncée en cliquant sur le « + ».

Le poste technique sera cependant à relancer pour mise à jour des « inter-process ».

Gestion des notifications depuis LSC

Extranet

Rappel : dans les paramètres de l’extranet, vous avez la possibilité d’activer l’envoi d’une notification à vos clients dès qu’un document est publié.

Si vous voulez notifier ou conserver la notification, ce paramètre doit rester coché, surtout si vous voulez la nouvelle fonctionnalité ci-dessous…

Modèle événement dans LSC

Dans l’onglet Extranet a été ajoutée une boite à cocher permettant de définir à ce niveau si une notification doit être envoyée. C’est donc à ce niveau que vous déterminerez maintenant le comportement. Vous pouvez ainsi hiérarchiser et n’envoyer une notification que pour les documents importants…

Par défaut, cette case est décochée…. Donc plus aucune notification ne sera envoyée après mise à jour si vous ne la cochez pas.

Prélèvement One/off

Le prélèvement ONE/OFF n’est plus activable pour les propriétaires en gérance.

Conséquence directe : le bouton ne sera plus visible sur ce profil

Corrections diverses

Paramètres – classeur

Il était impossible de créer un classeur Gérance ou Syndic si on avait déjà procédé à une suppression de classeur dans la liste existante. Corrigé

Publication

Certains documents (notamment des .4WP ayant une « nature » à 0) étaient renvoyés à chaque publication, de façon anarchique. Cela entraînait également une nouvelle notifications desdits documents. Corrigé

Gestion des tickets

Affichage / suivi des tickets en cours sur l’afficheur

Si vous avez la gestion des tickets, et, si vous en avez en cours, vous pouvez les suivre depuis votre afficheur (F5).

• Un double-clic sur « Tickets en cours » les affiche.
• Ensuite, un simple clic sur un ticket affiché permet d’en avoir le contexte et son statut (étape)
• Un double-clic sur un ticket ouvre directement l’interface Extranet. (si c’est la 1ère connexion du jour, login et mot de passe seront demandés mais par la suite, le ticket s’ouvre)

Depuis plusieurs versions, cet affichage ne fonctionnait plus. Corrigé

Module Organiseur

F4 – Planning

RDV – ajouter un document

En création ou en modification d’un RDV, vous avez maintenant la possibilité d’ajouter des documents afin qu’ils soient liés au RDV

ATTENTION : vous êtes limité à 5MO pour l’ensemble des PJ d’un même RDV

F7 – Liste des événements

Envoyer une copie

Lors de l’envoi d’une copie d’un événement, si le nouveau modèle choisi contient la balise <<IDENTITE>> dans la zone « sujet », celle-ci sera alimentée par l’identité du tiers attaché à l’événement d’origine.

Exemple : vous partez d’un courrier locataire dont la copie est envoyée à son garant, la zone « sujet » affichera le nom du locataire.

Tiers correspondant

Les champs suivants ont une capacité augmentée de 5 caractères :

• Prénom (de 30 à 35)
• Nom (de 63 à 68)

Signature électronique

Contrôle des emails en utilisés plus d’une fois

Dorénavant, quand vous envoyez un document pour signature à notre partenaire, nous nous assurons que vous n’avez pas pris le même email pour deux signataires distincts

Evénement avec zone de chiffrage (facture, devis, etc..)

Les zones de chiffrage sont désormais prises en compte dans la signature électronique comme les zones de traitement de texte classiques (extension .4wp)

Externalisation de courriers

CONVOCAG

Nouvelle gestion

Dorénavant, lors du choix du type d’envoi CONVOCAG,  la consigne d’expédition lettre recommandée est forcée, en fonction de l’accord de consentement défini sur la fiche tiers du copropriétaire.

Elle est électronique ou non

METIER

Cette rubrique est déterminée, non plus en fonction du module chargé par défaut, mais par rapport au module attaché au modèle d’événement des événements sélectionnés.

Si plusieurs services sont détectés, LSC affichera par défaut « AUTRE »

TOUS TYPES D’ENVOIS

Pour les rubriques liées au Syndic, une option supplémentaire est disponible : « Adresse des copropriétaires ou des gérants »

En cochant le 2ème choix, la liste des événements affiche le gérant en sus du copropriétaire et recalcule les éventuelles erreurs qui peuvent être rencontrées à l’envoi des documents.

Si le copropriétaire a un gérant de défini, c’est ce dernier qui recevra le courrier / courriel

ATTENTION : si l’événement a été crée via la touche « F1 », cela ne fonctionne pas

Gestion de l’adresse des indivisaires / colocataires

Si vous avec crée un événement pour chaque colocataire d’un compte (ou indivisaire), LSC les détecte dorénavant afin d’aller rechercher et de transmettre la bonne adresse à notre partenaire. Jusqu’à présent, c’était l’adresse de la fiche tiers attachée à l’événement qui était systématiquement choisie

• Colocataires (Gérance)

Soit nous prenons l’adresse saisie sur la fiche colocataire, soit celle du tiers si elle n’a pas été renseignée.

• Indivisaires (Gérance et Syndic)

Systématiquement, c’est l’adresse de la fiche indivisaire est qui récupérée

Si l’option « adressé au gérant » (Syndic) est choisie, la fonction de la gestion des indivisaires est neutralisée et tous les courriers sont envoyés au gérant

Gestion des erreurs

Cette rubrique vous permet de gérer les erreurs qui pourraient empêcher le bon envoi d’un document (email manquant, consentement LRE non donné, etc…)

Après avoir cliqué sur ce bouton, la liste des erreurs est affichée permettant les corrections directement à partir de ce formulaire.

Un double clic sur une ligne propose la fiche qui doit être mise à jour.

Recalculer les erreurs

Une fois celle-ci effectuée, de retour sur la liste des erreurs, ce bouton permet de la réactualiser et ne laisser que le « reste à traiter ».

Retour

Réaffiche la liste d’événements initiale

Générer le .zip des plis sans erreur

Dorénavant, et pour répondre à la demande de nos partenaires, un découpage en zip de poids n’excédant pas 50 Mo à été mis en place. En effet, 50 MO étant la limite de taille des fichiers acceptés en dépôt.

Exemple d’un envoi de 70 MO divisé automatiquement en deux fichiers….

Masse mailing

Centre de coût

Cette rubrique est libre et, permet à Quadient de distinguer les dépenses et d’établir des factures en fonction de celle-ci.

Par exemple, vous pouvez indiquer un code immeuble et vous obtiendrez des factures par …immeuble. C’est donc une possibilité pour vous de gérer votre analytique.

Gestion de la réception des emails « Office 365 »

Depuis le 1er octobre 2022, il n’est plus possible de relever des emails issus de boites de Office 365 suite à un renforcement de leurs règles de sécurité pour les versions de LSC existantes. Une version 6.3, issue de la version 19 de 4D, notre moteur, vous est proposée pour pallier à ce problème. Elle permet de relever en :

• Pop3
• Imap

Cependant, même après mise à jour, il vous faut obtenir l’autorisation pour LSC de relever lesdites boites.

Sur la fiche utilisateur, sélectionnez votre boite « office » puis faites un clic maintenu sur l’engrenage situé à droite du tableau (cf. copie d’écran ci-dessus) et cliquez sur « Autorisation office 365 ».

A partir de ce moment, votre navigateur par défaut va s’ouvrir et vous avez 45 secondes pour saisir votre login (email) et mot de passe. A l’issue, un message s’affichera vous confirmant que LSC est maintenant autorisée à relever la boite.

A noter : l’outil de purge des emails (depuis votre F5) n’est plus disponible, n’étant plus compatible.

Corrections diverses

Tiers – téléphones

• Lors de l’ajout d’un téléphone secondaire, le téléphone principal était doublé à chaque validation. Corrigé
• Lors de l’ajout d’un téléphone secondaire, le fax était doublé à chaque validation. Corrigé
• Le téléphone principal, s’il était saisi à partir du formulaire dédié, ne mettait pas à jour le champ tel. Corrigé
• Le fax, s’il était saisi à partir du formulaire dédié, ne mettait pas à jour le champ fax. Corrigé

Protocole IMAP

Version 6.3

Relève

Quand le message id est manquant dans l’EML on utilise l’identifiant du message sur le serveur

Visualiser et purger (option accessible depuis le F5)

• Le traitement de visualisation est accéléré
• Quand le message id est manquant dans l’EML (format d’origine de l’email), on utilise l’identifiant du message sur le serveur
• Le bouton ramasser ne fonctionnait pas. Ce n’est plus le cas, y compris pour Office 365

Version 6.2

Relève

Quand les « messageid » d’une conversation commençaient par « guillemet espace » => exemple :  < ( » <), on ne trouvait pas le message id de l’email. On prenait la référence de la conversation à la place. On ne relevait alors qu’un seul message de la conversation

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Myco

Nouveaux accès / Menus

Liste des locataires / des mandats de gestion

Fiche locataire / fiche mandat de gestion

A partir de la liste, cliquez sur une fiche pour afficher et consulter son contenu.

Pour la modifier, passez par le bouton éponyme présent en haut à droite…

En consultation de fiche, de nouveaux menus sont accessibles pour rechercher / montrer des fiches liées à la fiche courante.

Recherche avancée

Un bouton « Recherche avancée » est présent sur toutes la plupart des listes de gestion et permet donc des recherches multi-critères.

Le bouton permet de réinitialiser les critères de recherche avancée définis

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MODULE SYNDIC

Etat daté

Affichage des rubriques pouvant contenir des montants (version 6.3 uniquement)

En administration, dans notre version précédente, nous avions ajouté une rubrique nommée :  « afficher les montants à 0 ». Elle ne concernait que le pré état daté.

Dorénavant, si elle est cochée, ce paramètre s’applique également à l’état daté :

Budget

Bouton « Correctif N+1 »

Ajout d’un bouton « Correctif N+1 » sur les budgets d’opérations courantes (et fonds travaux) + avances.

Permet, comme pour « Correctif N », de faire un correctif sur le N+1 qui est pris en compte sur les appels de fonds faits sur N+1 avec taux correctif

Gestion des appels de fonds

En conséquence de l’ajout du bouton « Correctif N+1 », il est maintenant possible de définir un taux correctif quand vous cochez « Basé sur N+1 ».

Changer d’exercice

Le bouton « Changer d’exercice » tient compte, désormais,  qu’un correctif N+1 est déjà en cours ou non.

S’il existe des appels non faits ayant un taux correctif :

• Si on choisit de faire un correctif N+1 : le n+1 initial est valorisé avec celui d’origine (et pas celui en cours)
• Si on choisit de ne pas faire de correctif, le montant du budget N est alimenté par le montant du Budget N+1 initial (lequel est ensuite remis à 0 via le « correctif N+1 »)
• S’il n’existe pas d’appel non fait avec taux correctif, alors cela fonctionne comme avant.

Bouton inactif

Tous les budgets peuvent maintenant être inactivés à l’aide d’une nouvelle boite à cocher.

Attention, cette notion d’inactivité est à prendre au sens large, c’est à dire que le budget ne sera plus pris en compte dans aucun traitement de LSC

Liste des budgets

Dorénavant, par défaut, la liste des budgets ne montre que les budgets « actifs » (donc, non cochés « inactif »)

D’autre part, une nouvelle rubrique a été ajoutée dans les recherches rapide et avancée

• Budget actif : OUI / NON / INDIFERRENT

Suivi fonds travaux

Comptabiliser et ventiler les intérêts

Compte 105xxxx

Dorénavant, dans la rubrique « compte produit », il est possible de saisir un compte 105xxx, qui, une fois les écritures comptabilisées, le seront par lot et copropriétaire

Le fait de choisir la racine 105xxx propose un 2ème écran différent avec la colonne « Clé de répartition » en sus. Par défaut, c’est la clé avec le code tri le plus petit qui est affichée par défaut (charges générales usuellement)

Vous pouvez changer la clé, si nécessaire. Validez à l’issue

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ecritures créées

Le compte 105xxx est donc crédité avec un détail par lot et copropriétaire. S’il existe des rompus, ils sont affectés au dernier lot traité mais avec une ligne séparée.

Import consommations

Norme SYM

Un nouveau paramètre est disponible permettant d’activer la norme SYM pour le référencement des lots.

• Soit en administration

• Soit directement sur l’interface d’import des consommations

Si vous l’avez cochée en administration, elle est proposée ainsi sur cette fenêtre

En conséquence, les lots sont recherchés par rapport au n° de registre de l’immeuble et le n° RCP du lot.

Chez le prestataire, les lots sont référencés sous le format suivant : n° registre (9 caractères)-n° RCP (10 caractères)

Exemple : AA3686961-0000000116

Archiver des répartitions (administration)

Rappel : cette fonctionnalité a pour but de supprimer des lignes de répartition résultat générées lors des appels de fonds et/ou répartitions. En la lançant, tous les immeubles syndic se voyaient amputer des ces fiches pour les exercices au delà de 5 ans. Préalablement à la suppression, un archive dans le Datadoc, par immeuble, par an et en format Json se faisait.

Désormais,  il est possible de :

• Présenter la liste des entités afin de procéder (si besoin) à une sélection.
• Déterminer la profondeur à prendre en compte en différenciant les AF des répartitions. Par défaut, 5 ans pour les AF et 10 pour les répartitions

Pour les copropriétés perdues (souvent en Z), il est conseillé de fixer les 2 valeurs à 0 afin de tout supprimer

Les écritures comptables ne sont pas impactées (contrairement à la suppression manuelle).

Corrections (améliorations) diverses

Activation du lien

Ajout d’un paramètre syndic permettant de gérer le Lien Syndic -> Comptabilité générale.

En effet, jusqu’à présent, le lien était activé par défaut à la mise à jour sans possibilité pour vous de le désactiver. Un effet « indésirable » pouvait survenir dans certains cas dans le module de paiement des fournisseurs.

Lors de la mise à jour, le paramètre est mis à VRAI. Si on décoche, alors les écritures ne sont plus marquées « FACT_@ » et les MvtEnAttente ne sont plus créés

Budget

Imprimer tableau

L’impression de ce document écrasait le journal d’imputation défini dans le budget. Corrigé

Etat daté

Fonds travaux

La QP « non affectée » pour le montant affecté (compte 105@) était toujours à 0, car calculée à partir de montants qui ne l’étaient pas encore. Corrigé

Désormais, la QP non affectée, c’est  : Total copropriétaire – QP lots conservés – QP lots vendus.

Nouvelle mutation

Affichage d’une erreur

Lorsqu’une erreur était affichée (par exemple, une fiche Lot verrouillée), la mutation n’était pas enregistrée, mais aucun message n’apparaissait à l’écran. Corrigé

Carnet d’entretien

Impression

Lorsque la note du dossier était vide, toute la ligne était blanche, y compris les informations liées au Tel, fax et Email du Tiers. Corrigé

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Tous modules

Corrigé

Etat « EtatGQuittEncaiss »

Le total général, le total encaissement et la colonne % / total se calculent dorénavant lors de la création du tableau (en 6.0 ils étaient calculés par formules de tableur)

 

Module GÉRANCE

Raccourci

Nouveau LOT

Cet ultime raccourci est la dernière étape de l’assistant de création des fichiers de base. Pour mémoire, vous aviez déjà accès au « Nouveau mandat » puis « Nouveau locataire ».

Nouveau Lot permet d’ajouter un lot pour un mandat déjà existant. Il n’est donc pas utile pour des créations initiales….

A l’issue, vous pourrez enchainer (ou non) sur la création du locataire

Accédez à la documentation exhaustive de ces trois raccourcis en cliquant sur le lien suivant : assistant fichiers de base

LOCATAIRE

Liste des indices de révision

Gestion des nouveaux indices IRL (Corse – Outre-mer)

Préambule

A compter du 14 octobre, l’INSEE publie trois indices pour l’IRL : le classique pour la métropole, un pour la Corse et un pour l’Outre-mer). Dans certains cas, les indices affectés à vos locataires doivent donc être modifiés afin de gérer les révision sur cette nouvelle série.

Le but est de limiter la hausse des loyers à :

• 3.5 % pour la métropole
• entre 2 et 3.5 % pour la Corse
• 2.5 % pour l’Outre-mer

Cette limite sera effective entre octobre 2022 et juillet 2023, donc sur 4 indices (du 3ème trimestre 2022 au 2ème trimestre 2023)

Si vous ne gérez pas de lots situés dans le périmètre des deux nouveaux indices, aucune incidence pour vous

Si vos indices IRL n’ont pas la codification préconisée par Crypto (sur 4 caractères, en finissant par « L », OU si vous utilisez cette codification pour d’autres indices que l’IRL, ne lancez pas les traitements expliqués ci-après et contactez préalablement l’assistance

Gestion des IRL (si vous gérez des lots en Corse et/ou en Outre-mer)

Une nouvelle rubrique est disponible à partir de la liste des indices INSEE

Permettant de traiter les locataires concernés par ce changement d’indice…

• Tous les lots gérés sont situés

Cette rubrique à n’utiliser que si TOUS les lots sont dans un cas OU dans l’autre  … Elle va remplacer les IRL « métropole » existants par la nouvelle série choisie

En cochant l’un des deux et en validant, le message suivant s’affichera :

Faites OK pour confirmer ledit traitement.

• Les lots gérés sont situés

Cette rubrique est à utiliser si vos lots sont concernés par plusieurs indices IRL, donc s’ils sont dans plusieurs régions (un lot à Marseille et un à Bastia par exemple)

Vous devez cocher deux, voire trois cases  (ne cocher que la 1ère n’aurait aucun intérêt)

Reprenons l’exemple de lots gérés dans les Bouches du Rhône et en Corse …vous cochez donc  les deux premières cases :

Après validation, un message de confirmation du traitement qui va être fait est affiché

Deux indices IRL vont donc cohabiter, un pour les lots de métropole et l’autre pour les lots de Corse. Faire OK au message créera les nouveaux indices et mettra à jour les fiches locataires concernées (ceux dont le code postal du lot commence par « 20 » pour la Corse ou par « 97 » pour l’Outre-mer)

Un message vous avertira de la fin du traitement. Après avoir cliqué sur « OK », la liste des locataires impactés par le changement d’indice sera affichée

Vérifier les nouveaux indices…

Cette fonction, qui permet d’importer les nouveaux indices INSEE a été enrichie des deux nouvelles séries de l’IRL. Seulement, LSC a mémorisée votre traitement précédent (gestion des IRL) et ne proposera par défaut que le ou les indice(s)

En reprenant notre exemple précédent, seuls les indices IRL métropole et Corse sont affichés

Pour afficher (au cas où) l’indice « Outre-mer », il suffit de le …cocher

Configuration des indices

En administration, vous disposez d’une nouvelle entrée vous permettant de déterminer par défaut les indices à importer quand vous utilisez la rubrique « vérifier les nouveaux indices ».

Simplement, vous cochez/décochez ceux à traiter et ..validez.

Aller à… Indice précédent

Ajout d’un « aller à » à partir de la liste des indices pour afficher les locataires ayant ledit (ou les) indice(s) sélectionné(s)

Fiche locataire

Ne pas tenir compte de la classe énergétique

Dans notre dernière version de juillet, nous avions mis en place le blocage des révisions de loyers pour les lots dont la classe énergétique est F ou G, pour tout traitement lancé à compter du 24 août.

Or, il s’avère qu’il faut tenir compte de la date de signature du bail ou du bail en cours afin de ne pas appliquer ce texte avant le renouvellement ce celui-ci. Une nouvelle boite à cocher est disponible sur l’onglet « Bail, révision et DG »

ATENTION : pas d’automatisme, c’est à vous de cocher et, le cas échéant, décocher la case lors du renouvellement du bail (cf. alarmes automatiques)

Liste des locataires

Gestion du plafonnement des loyers en révision

ATTENTION : pour les indices IRL, cette fonctionnalité n’est pas à utiliser dans la mesure où lesdits indices tiennent compte du plafonnement, au moins entre octobre 2022 et juillet 2023. Par contre, pour les indices ILC (loyers commerciaux), cette fonctionnalité peut vous être utile si les futurs indices dépassent ce plafond.

Le menu « Actions » s’est enrichi d’une double fonction supplémentaire :

• Mettre un plafonnement
• Retirer un plafonnement

Le principe est simple : vous sélectionnez vos locataires sur lesquels vous désirez affecter un % de plafonnement de loyer et vous choisissez l’option « Mettre un plafonnement » qui vous demandera de confirmer

Puis de saisir ledit pourcentage

Pour la conséquence suivante dans la fiche locataire

Retirer un plafonnement remet cette zone à blanc

Astuce : pour retrouver facilement les locataires concernés, vous pouvez partir de la liste des indices puis faire « aller à  »  indice courant.

Garantie des Loyers Impayés

Bordereau assurance – modèle GALIAN

IMPORTANT : Mot de GALIAN   » Nous mettons en un place un pilote à compter du 23 janvier 2023 pour dématérialiser la gestion des bordereaux de GLI.

Ainsi depuis l’ espace client, nos clients pourront déposer le bordereau des lots mis en garantie pour le mois , via un onglet « déposer son bordereau » qui sera mis en place à cet effet.
La validation de l’envoi permettra le calcul de la cotisation d’assurance correspondante.
Les clients pourront suivre le traitement de leur bordereau, le montant de la prime sera affiché sur l’espace client et il sera possible de visualiser son paiement une fois que celui-ci sera effectué.
Le prélèvement automatique permettra de fluidifier totalement le traitement des bordereaux.

Le pilote visant le format CSV sera réalisé de janvier à avril 2023 : en fonction des retours clients, cette solution sera généralisée à notre portefeuille à compter du mois de mai 2023. »

 

Mise en place d’un bordereau pour GALIAN, au format .CSV  (avec un encodage en UTF-8)

Paramètres GLI

Ajout d’une rubrique vous permettant de saisir votre n° de sociétaire chez GALIAN

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Gérance, configuration Gérance, onglet « Honoraires et GRL »

CLAC (partenaire)

Import des fichiers CLAC

Types d’import

Dorénavant, lors de l’import des données, nous regardons l’affectation du lot pour déterminer les fiches à créer :

• Soit le lot est attaché à un mandat de gestion

LSC créée alors les tiers et la fiche locataire (qui récupèrent les pièces déposées par le candidat locataire)

• Soit le lot n’est pas attaché à un mandat de gestion

LSC ne créée que les fiches tiers (les PJ’s sont affectées au tiers candidat locataire)

Contenu de l’import

Si un locataire est crée, les informations suivantes sont dorénavant renseignées :

• La date de 1er quittancement (date du bail)
• La date du bail
• La durée du bail
• La date d’échéance du bail
• L’indice de révision (dernier indice IRL connu)
• La périodicité de révision (1 an par défaut)
• La date de prochaine révision

Neovacom – Gestion de la CAF

Import  bordereau CAF

Nouvelles fonctionnalités

• Dorénavant, seules les lignes ayant un « code opération » égal à 02 (bordereau de paiement) sont importées
• A l’intérieur des lignes avec « code opération 02 », les lignes ayant un montant d’aide à 0.00 sont ignorées
• Ajout du total des lignes sélectionnées et du total des lignes non sélectionnées
• Ajout d’un « Imprimer les lignes non sélectionnées » qui reprend les données du bordereau CAF

Corrections

Après import, les colonnes « Date préavis » et « Montant précédent » n’étaient pas nécessairement à jour. Corrigé

Régularisation des lots isolés

Impression décompte locataire

Futures provisions

Les futures provisions ne s’impriment que si le locataire est présent et que les nouvelles provisions sont différentes des précédentes.

Auparavant, seule la condition de présence ou non du locataire entrait en ligne de compte pour afficher cette information

Affichage QP et prix au m2

Le format « nombre » n’est plus appliqué sur les colonnes « Quote-part » et « Prix unitaire », permettant de ne plus limiter l’affichage à deux chiffres après la virgule.

PROPRIETAIRE

Compte propriétaire

Accès aux immeubles

Pour mémoire, lorsque vous êtes sur un compte propriétaire, vous pouvez afficher les écritures d’un immeuble donné par un simple clic sur l’onglet portant le code dudit immeuble.

Dorénavant, si vous faites ce clic avec la touche Shift (majuscule temporaire) enfoncée, la fiche immeuble s’affichera dans une liste de gestion…

CORRECTIONS DIVERSES

Liste des lots

Impression… Fiche détaillée

La « note location » du lot n’apparaissait plus sur ce document. Corrigé

Validation d’un départ

Sur l’écran de validation d’un départ, lors de la saisie de retenues soumises à TVA, LSC ne tenait pas compte de la notion de TVA et ne créait pas de ligne de TVA lors de la comptabilisation des écritures. Corrigé

Remboursement dépôt de garantie

Sur l’écran de remboursement de DG, lors de l’étape 2,  la saisie de retenues soumises à TVA ne tenait pas compte de la notion de TVA et LSC ne créait pas de ligne de TVA lors de la comptabilisation des écritures. Corrigé

Nouveau mandat

La création d’un mandat via cette fonctionnalité n’affectait pas correctement la périodicité d’extrait de compte et de paiement sur le propriétaire. Corrigé

Révision de loyer

Départ du locataire en cours de période

Pour les locataires en fin de préavis, la ligne provisoire de provisions sur charges est proratisée lors de la révision

Etant provisoire, elle ne l’aurait pas été lors de l’appel de loyer.

TVA provisoire

La TVA provisoire ne se calculait pas toujours correctement, notamment lorsqu’un code fiscalité loyer ou provivions sur charges du code générique (20) était utilisé

Module de paiement

Sélection des encaissements à échéance

Si cette option était choisie, puis validée, un retour à l’écran précédent avec le choix d’une autre fonctionnalité ne réinitialisait pas le contexte pouvant provoquer une impossibilité de comptabiliser lors de la dernière étape. Corrigé

Comptabilisation APL / AL

Bouton Comptabiliser

Ne propose plus le message « Avez-vous pensé à générer le fichier bancaire ? »

Facturation PNO

Ne fonctionnait plus. Corrigé

Régularisation des charges (immeuble complet)

Décompte locataire

Dans le cas d’une clé spéciale avec 2 compteurs, le total des tantièmes et le montant à répartir n’étaient pas corrects si l’option « avec uniquement le total par clé » était cochée lors de l’impression. Corrigé

Budget Gérance

Recherche

Le formulaire de recherche, sur code budget, cherchait dans la table [Budget] (module Syndic) au lieu de [BudgetGerance]. Corrigé

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MODULE COMPTABILITÉ (tous modules)

Facture

Note d’une ligne de facture

Possibilité d’afficher la référence d’un dossier attaché à un événement à l’aide de la balise :  <Dossier_RefDossier>

Pour l’automatiser, allez sue le modèle, cliquez sur le sigle € et ajoutez une ligne avec cette balise, dans la partie « note » (accès par les trois points)

Compte

Bouton « Options », aller à… saisie comptable

Dorénavant, un clic sur une écriture puis « Aller à saisie comptable » ouvre le bloc comptable en surlignant l’écriture sélectionnée dans le compte. Peut être bien pratique dans le bloc fait plusieurs dizaines, voire centaines de lignes (Appel de loyer par exemple)

Saisie comptable

Flèches de défilement

Les flèches de défilement haut et bas sont maintenant actives en saisie comptable et permettent désormais de se déplacer

HL COMPTES

Bouton « options »

Ajout d’un bouton « option » en modification d’un compte hors ligne afin de pouvoir faire des recherches sur les écritures liées

CORRECTIONS DIVERSES

Rapprochement bancaire CAMT 053

Comptabiliser et pointer

Après l’utilisation de cette option, le solde bancaire n’était pas recalculé. Corrigé

Virement copropriétaire (syndic)

Les mouvements de type virement à un copropriétaire ne passaient pas par le règlement automatique, les écritures n’étaient pas détaillées + non liées à un code fiscalité. Corrigé

Brouillard d’encaissements

Importer un extrait de compte – fichier CAMT 054  (tous modules)

Quand l’IBAN est absent du fichier importé et que la balise « endtoendid » est renseignée, on tente de retrouver le compte par le champ communication de l’écriture.

Or les banques peuvent envoyer « NOTPROVIDED » ou « NOT PROVIDED » dans cette balise.

LSC peut aussi contenir des écritures dont la communication est « NOTPROVIDED » pouvant empêcher le « matching » avec les comptes..

Dorénavant si la balise ‘ endtoendid’ du fichier est not provided alors on considère qu’il est vide et on recherche par le titulaire du compte.

Virements du syndic (comptabilité générale)

Le journal utilisé est dorénavant celui défini sur l’entité (Cxx) pour les virements reçus. Jusqu’à présent, c’est le 1er journal de type « trésorerie » trouvé qui était pris par défaut.

Compte syndic (comptabilité générale)

Le passage d’une écriture sur un compte syndic se faisait sans code fiscalité, car LSC ne considérait pas  ce module dans ce contexte. Corrigé

Balance âgée

Modification du format d’export de la balance  en UTF-8 pour une meilleure gestion des accents.

Vliste(48) – Vliste(49)

Rappel : ces deux Vliste permettent de remplir les tableaux sous forme d’extrait de compte dans un modèle d’événement.

En syndic, ils pouvaient afficher dans certains cas des libellés de type « CAF », si un journal de ce type avait été défini dans le module Gérance. Corrigé

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Administration

Administration métier

Modèles d’événements

Duplication – Export / Import

Dans certains cas, après une duplication ou l’export / import, la zone 4D write (traitement de texe) ouverte par défaut du modèle dupliqué  n’était pas le modèle FR. Corrigé

Comptabilité

Archivage des exercices hors ligne (uniquement en version 6.3)

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, comptabilité

Cette nouvelle rubrique vous permet, pour vos exercices hors ligne de les archiver dans votre DataDoc. L’intérêt principal de cette fonctionnalité est d’alléger la taille de votre fichier de données et d’en améliorer les performances (moins d’index, d’enregistrements, etc…)

Comme son nom l’indique, seuls les exercices mis hors ligne (donc ceux clôturés puis mis hors ligne) sont concernés. Le traitement peut être fait dans tous les modules, en multi-entités et années à l’intérieur d’un même module.

Par exemple, vous pouvez archiver les exercices 2003 à 2015 des entités G001 et G002 en un seul traitement.

Après saisie du mot de passe, vous pouvez choisir le ou les module(s) concerné(s) par l’archivage.

La validation de cet écran affiche les entités et exercices concernés par le futur traitement. Vous pouvez encore faire des sous sélections à ce niveau.

TOUT TRAITER OU TRAITER SELECTION lancera le traitement. A l’issue, un message vous avertira de la fin de celui-ci.

Conséquences ?

• les enregistrements concernés des tables « Exercices hors ligne », « Comptes hors ligne » et « Ecritures hors ligne » sont supprimés du fichier de données
• le data Doc s’enrichit d’un dossier « Archives » contenant un fichier « Json » pour chaque exercice traité

• Puisqu’ils sont archivés, nous proposerons dans une une prochaine version la possibilité de les désarchiver ..au cas où

Maintenance des données

Convertir formats + constantes des WP d’un dossier

Ce menu, déjà présent dans les versions précédentes gère en plus les constantes contenues dans les fichiers .WP (traitement de texte)

Liste des constantes présentes : 4QR (<>cst_cr, <>cst_lf, <>cst_crlf,<>cst_gui, <>cst_tab)

Convertir les constantes des 4QR d’un dossier

Nouveau menu pour faire la même chose que la rubrique ci-avant mais au niveau des états rapides

Sommaire

Module Syndic

Module Gérance

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Décret tertiaire

Source site de l’ADEME : « OPERAT est le guichet de l’Ademe mis en place dans le cadre du décret tertiaire. Comme l’explique l’Ademe, « Cette plateforme de recueil et de suivi des consommations d’énergie du secteur tertiaire constitue un outil d’accompagnement des acteurs du tertiaire dans la transition énergétique. »

Dans LSC, pour vous permettre la saisie et le suivi des consommations, nous avons ajouté…

MODULE SYNDIC

Identifiant

Identifiant unique bâtimentaire (IUB)

Il est composé de la façon suivante :

• Cadastre (feuille-section-N° de parcelle)

• 

  Puis, dans chaque LOT, la créer et saisir la donnée. (par ex : 01053-1-BR-0422-GRANGES BARDES C-0.2)

  

  Enfin, sur le décompte des consommations, cet identifiant ressortira de la façon suivante : 

  

  Fiche COMPTE (comptes 6 et 7)

  

  Nouvelles rubriques :

  • Energie
  • Type énergie (en fonction des données OPERAT)

  

  Permet d’indiquer, pour chaque compte, quel type d’énergie est consommée….

  Saisie comptable

  En saisie comptable, quand vous appelez ce type de compte, cela vous permet de renseigner le nombre d’unités consommées.

  

  Fiche Compte – bouton historique – Voir les consommations

  Sur le bouton « Historique », ajout d’une ligne « Voir les consommations » pour les comptes 6 et 7 ayant une classification.

  

  Permet d’accéder à un écran qui reprend l’historique du compte et présente 3 nouvelles colonnes :  »

  • Quantité
  • Unité
  • PU TTC

  

  Si les informations sont trouvées en saisie comptable, elles sont affichées. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez le faire à ce niveau ..

  Permet ainsi de saisir les valeurs, y compris sur des écritures clôturées. En effet, à priori, vous devrez fournir les données 2020 et 2021 d’ici au 30/09/2022

  Régularisation des charges

  Etat des consommations

  Nouvelle entrée via le clic maintenu sur la rubrique « imprimer état des dépenses »

  

  Imprimer décompte consommations

  Nouvelle entrée via le clic maintenu sur la rubrique « imprimer décomptes »

  

  Monter pour chaque compte concerné, la liste des lots avec les quotes-parts

  

  MODULE GERANCE

  Nouvelles rubriques

  • Energie
  • Type énergie (en fonction des données OPERAT)

  

  Code fiscalité

  Code fiscalité

  Ajout des champs permettant la gestion des unités de consommation pour le tertiaire

  

  

  Compte propriétaire

  

  Quantité

• Unité
• PU TTC

Présente les écritures attachées à des codes fiscalité qui le permette.

Etat des dépenses

Décompte locataire

Etat des consommations issu du décompte locataire. 

Module SCI

Quantité

Unité

PU TTC

Envoyer l'information liée à vos fournisseurs

Sommaire

Préambule 

Store

Paramétrage

Envoi quotidien des données fournisseurs

Retour dans LSC avec mise à jour des fiches

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Préambule

• Poursuivi pénalement
• Tenu de payer solidairement, avec le sous-traitant, les cotisations sociales, pénalités et majorations de retard dues par ce dernier.
• Le donneur d’ordres peut également perdre le bénéfice des exonérations et réductions de cotisations applicables à ses salariés sur l’ensemble de la période où le délit de travail dissimulé du fournisseur (cocontractant) a été constaté.

Store

Souscrire un abonnement « Legal connect » sur notre store

 

Paramètres administration

Accès : menu paramètres, préférences et administration, comptabilité, configuration comptabilité, onglet partenaires

Informations de connexion

Cliquez sur « configuration » pour saisir vos login et mot de passe fournis par notre partenaire.

Un bouton « tester l’accès au service » vous permet de vous assurer que tout est OK

Etat du service

La 1ère fois, il faut lancer une initialisation afin de procéder à un 1er envoi à notre partenaire

Avant la 1ère initialisation, le bouton est présent…

Le fichier envoyé contient tous les fournisseurs dont le C.A global est supérieur à 3000 € avec les données suivantes les concernant :

• Code tiers
• Correspondant
• Adresses 1, 2 et 3
• Code postal et ville
• Téléphone
• Email
• Données comptables N-1
• Evolution C.A. sur N

Après la 1ère initialisation, seule l’information du dernier envoi est indiquée

Validez à l’issue…

Envoi quotidien

Par la suite, les données sont envoyées quotidiennement et automatiquement par LSC au changement de jour

Après chaque envoi, une messagerie est générée et, est envoyée aux utilisateurs devant recevoir ce type de message (système)

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Retour dans LSC avec mise à jour des fiches

Nous ne faisons pas qu’envoyer des données, nous en recevons également du partenaire…

Ce sont les fiches tiers qui seront mises à jour de la façon suivante :

• Création de données complémentaires contenant notamment le statut, le libellé, la date de mise à jour
• Le numéro de SIRET
• Le numéro de TVA intracommunautaire

 

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Sommaire

Module Organiseur

– Externalisation de courriers (gestion des PVAG + autres fonctions)
uniquement en 6.3, ne fonctionne plus sur les autres versions depuis le 01/10/2022)

Corrections diverses

MYCo V2

Module Syndic

Corrections diverses

Tous modules

Corrections diverses

Lot : type de bien Forêt

Module Gérance

Raccourcis

Locataire

Régularisation des charges (immeuble complet)

Régularisation des lots isolés (nouveau mode)

Divers

Corrections diverses

Module Comptabilité

Corrections diverses

Administration

Module Organiseur

Volet « Plus »

Affichage des comptes

Ajout, à coté du n°compte, et entre parenthèse du :

• Gestionnaire du compte en gérance
• 

  Correction

  F1 ou F3

  Sous Windows, la fenêtre de volet plus ne garde plus le focus. Après ouverture elle le rend à la fenêtre du F1 ou du F3.

  Vous accédez à ces rubriques à partir du planning via un CTRL (ou Pomme) + clic sur ledit RDV.

  Une nouvelle option est disponible : la réplication

  

  • La note peut être modifiée, effacée

  • • Une colonne « information » vous indique si le nouveau RDV à venir est défini sur une plage déjà occupée par le ou les utilisateur(s) du RDV de départ.

    La validation crée le(s) RDV

    Gestion des QR Code

    Une nouvelle variable est disponible, vous permettant de générer un QR code sur un courrier ou un email.

    Sa structure est la suivante :

    $1 = le texte du QRCode

  • $2 = la taille en pixels
  • $4 = le texte du label ou «  » pour aucun texte
  • $5 = taille de la police
  • $6, $7, $8 = couleurs au format R , G , B

  Affichera donc le QRCode suivant :

  

  Externalisation de courriers

  Appliquer une consigne

  Appliquer une consigne prend maintenant 2 options

  • A tous les plis
  • Aux plis sans consignes

  

  • A tous les plis

  Va donc affecter la consigne à tous les plis présents à l’écran

  • Aux plis sans consignes

  Si certains plis ont déjà une consigne dans la fiche tiers pour le type sélectionné, celle-ci sera reprise par défaut en lieu et place de celle que vous êtes en train d’indiquer.

  Gestion des erreurs

  Gestion des PV d’AG

  Dorénavant, lorsque vous lancez vos PV d’AG vers des événements, l’externalisation va gérer les copropriétaires notifiés (recommandé) des autres (lettre prioritaire)

  Comment ?

  En les traitant différemment que les courriers classiques :

  • Nous distinguons les événements notifiés des autres grâce à la zone de notes créée automatiquement par LSC lors de la création des événements

   

  A partir de l’externalisation, quand vous sélectionnez « PVAG »,

  • Les copropriétaires notifiés sont proposés en lettre recommandée (soit en se servant de la consigne existante sur la fiche tiers, soit en l’appliquant par défaut
  • Les copropriétaires non notifiés se voient affecter une lettre prioritaire SAUF si dans la fiche tiers la consigne indique une lettre « non recommandée » différente.

  Mailing de masse (tiers ou événement)

  • Un mail identique à chaque tiers sélectionné
  • cliquez ici

    Réception des emails des boites « Office 365 »

    Les règles pour relever ce type de boites ont évolué depuis le 1er octobre 2022, rendant impossible de continuer à les recevoir dans LSC, sauf en version 6.3. Si vous êtes en version 6.0x ou 6.2x, vous DEVEZ faire évoluer votre Crypto vers notre nouvelle version !

    

    Une fois en version 6.3, la relève est toujours possible en :

    • Pop3
    • Imap

    Cependant, il est indispensable d’autoriser LSC à relever votre boite (Authenfication oauth 2.0)… De la façon suivante :

    • Sélectionnez votre boite
    • Faites un clic maintenu sur le petite engrenage situé à droite du tableau et choisissez « autoriser office 365 » (cf. copie d’écran ci-dessus). Votre navigateur va s’ouvrir et vous devrez saisir dans les 45 secondes qui suivront votre login puis dans un second temps votre mot de passe. A l’issue, un message affichera l’autorisation effective pour LSC de relever cette boite.

    L’outil de purge des emails (POP) n’est plus compatible car le risque de suppression anarchique de vos emails pouvait arriver. Il devient donc « Non disponible »

     

    Version 6.3.0b01 : 6.2.7b08 en 4D v19.3 : compilée le 14/09/2022
    – Email : suppression des internets commands. Concerne la réception en IMAP, l’émission SMTP et la lecture des fcihiers EML en automatique ou en manuel
    + Le pop3 est supporté en réception normale . L’outil de purge des boites pop n’est plus supporté
    + L’utilitaire de purge des emails n’est plus compatible (il supprimerait tous les emails après la première consultation). Il est remplacé par l’alerte « Non disponible »
    + La réception TPE fonctionne en IMAP et pop3
    + Fiche utilisateur et paramètrage SMTP : l’authenfication oauth 2.0 d’offcie365 est supportée
    + Un clic long sur l’engrenage de la fiche utilisateur permet de demander l’autorisation à LSC d’utiliser le compte office365. L’utilisateur a alors 45 secondes pour saisir son adresse email et son mot de passe.

    Signature électronique

    Validation par SMS

    Dans le cas de tiers habitant en France, le numéro envoyé à notre partenaire sera présenté avec un +33 (quand cela est possible)

    Nouvelle variable (4D Write)

    Création de la variable courrier : VRDVFormation

    Param 1 : date début

  • Param 2 : date de fin
  • Param 3 : AQui (permet un filtre sur le AQui, si vide cela ne filtre pas)

  • Corrections diverses

    Externalisation de courriers

    • Passage à la norme V008 (Ajout du noeud Facturation)
    • la règle est la maintenant la suivante :
      
      

      Correspondant

      • Prénoms multiples

      Corrigé

      Conversion des formats numériques (uniquement en 6.2)

      Cette mise à jour se fait automatiquement mais certains modèles contenant des formats numériques devaient être mis à jour manuellement.

      Dorénavant, lors de la mise à jour, ils le seront automatiquement.

      Maintenance des données (administration) conversion des fichiers Write du dataDoc

    • A partir de 4D write Pro, menu fichier, importer un document write

    Corrigé

    • F9 – Dossier

      Retour sommaire
      

      MODULE SYNDIC

      Bibliothèque de résolutions

      Bouton Chercher

      

      

      AG

      Onglet Convocation

      Résolution

      par le bouton +

    • depuis la bibliothèque
    • étape suivante » pour avancer.

      Clé de répartition

    Même principe pour un changement de clé de répartition

    Onglet Saisie des présences

    Gestion des délégataires

    En clair… le nombre de voix dont peut disposer la mandataire de plus de 3 délégations de vote a été augmenté à 15% jusqu’au 31 juillet 2022 !

    

    

    Lorsque le 2ème vote est saisi, si on modifie un 1er vote, alors un message demandant la mise à jour du 2ème vote est présenté.

    

    Etat des consommations

    Nouvelle entrée via le clic maintenu sur la rubrique « imprimer état des dépenses »

    

    Imprimer décompte consommations

  Nouvelle entrée via le clic maintenu sur la rubrique « imprimer décomptes »

  

  Monter pour chaque compte concerné, la liste des lots avec les quotes-parts

  

  Identifiant unique bâtimentaire (IUB)

  Il est composé de la façon suivante :

  • Cadastre (feuille-section-N° de parcelle)

  • 

    Puis, dans chaque LOT, la créer et saisir la donnée. (par ex : 01053-1-BR-0422-GRANGES BARDES C-0.2)

    

    Enfin, sur le décompte des consommations, cet identifiant ressortira de la façon suivante : 

    

    Budget travaux (avec utilisation du fonds travaux)

    • Contrôle du choix du compte 705

    Doit avoir la même clé de répartition que le compte 6

    • Modification du budget

    Masques programmés multi-entités

    Il est maintenant possible de sélectionner par comptable

    

    Corrections diverses

    Mutations multiples sur un même exercice

    Corrigé

    Les appels de fonds restant à votre charge (lots vendus) étaient incorrects car se cumulaient le même lot vendu. Corrigé

    Budget travaux avec utilisation du fonds

    Budget avec plusieurs clés

    Ne gérait pas correctement plusieurs lignes de budget avec des clés différentes et avec un seul fonds travaux. Corrigé

    Contrôle du montant du fonds à utiliser

    Corrigé

    Gestion des répartitions

    Etat des dépenses sans sélection de ligne

    Annexes 2 et 3

    Corrigé
    Exemple : 1er exercice du 1/05/2022 au 31/03/2023 donnait en N+2 : 1/05/2022 au 31/03/2025
    Après modification, le N+2 devient 1/04/2023 au 31/03/2025

    Registre des copropriétés

    Balise « comptesNonApprouves »

    Modification du contenu de la balise « comptesNonApprouves » qui pouvait empêcher la transmission des données

    Divers

    Mise à jour suivant retour expérience client sur un ordre de balise

    AG

    Formulaire de vote

    Corrigé

    Saisie des votes

    • Quand on faisait partir un présent à distance, il repassait en présent physique sur la feuille de présence. Corrigé

    • Virement multi-activités

    Retour sommaire

    Tous modules

    Immeuble

    Cloisonnement

    Fiche Immeuble, bouton « Entite »

    En recherche Syndic = que les immeubles sur une entité autorisée

  • En gérance = que les immeubles avec des lots en mandat de gestion sur entité autorisée
  • En transaction = que les immeubles avec des lots en mandat de transaction sur entité autorisée
  • En saisonnier = avec le contrôle du mandat correspondant.

  Lot

  Liste des lots

  Imprimer

  

  Ajout du critère 2 (sous le 1)

  

  Affichage du nom du locataire (Gérance)

  Recherche avancée

  

  Après clic sur ce bouton, vous accédez à un formulaire permettant les recherches multi-critères

  

  Réf import

  Exemple pour la fiche immeuble :

  

  Corrections

  Liste des immeubles

  Cloisonnement

  Le cloisonnement est maintenant en place quelque soit le module

  Lot

  Corrigé

  Retour sommaire

  Corrections

  Publication Extranet

  • Corrigé
  • Envoi vers INCH : un effet de bord rendait la publication impossible. Corrigé

  Paramétrage

  Corrigé

  Retour sommaire

  
  

  Module GÉRANCE

  Raccourcis

  Nouveau locataire

  Consultez la documentation spécifique sur le sujet en cliquant ici

  Nouveau mandat

  Nom

  Etape LOT

  • Ajout du DPE

  • Corrections

    • Corrigé
    • La surface totale est maintenant toujours saisissable

    LOCATAIRE

    Révision des loyers

    Blocage des loyers pour catégories F et G (concerne la métropole et les DOM)

    Principes

    Dans LSC, les principes vont être les suivants :

    • Seuls les lots de type internet Appartement ou Maison sont pris en compte

    

    

    

    

    • Le libelle de révision évolue et indique la raison de la non évolution du loyer

    

    • A la validation, la révision est quand même lancée (indice et date mis à jour sur la fiche locataire) MAIS le loyer ne bouge pas

    Nouveau paramètre

    

    Dans le doute, nous avons donc ajouté un paramètre en administration nommé : « Pour les classes F et G, ne prendre en compte que les DPE postérieurs au 1/7/2021« 

    Révision par %

    Passe du type : 1215,82 x (103 / 100), à  1215,82 + 3 %

    

    Gestion de la CAF (Neovacom)

    

    Import bordereau

    Accès : saisie comptable

    

    Nouvelles colonnes

    • Montant précédent
    • Date de fin de préavis

    Imprimer les lignes sélectionnées

  • Imprimer toutes les lignes
  • Imprimer les lignes non reconnues
  • Imprimer les lignes avec écart

       

  Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Organiseur, Configuration SMTP, fax, SMS, onglet Postes techniques

  En cochant cette case, la radiation se fait au moment du préavis et non plus au départ du locataire

  

  N° de dossier

  Accès : fiche locataire, page 2  ou Compte, onglet colocataire

  

  Devient saisissable

  Indice Insee

  

  Régularisation des charges (immeuble complet)

  Réaffectation des charges sur la période (6.2 uniquement)

  Après clic sur la rubrique,  on peut sélectionner :

  • la borne de dates à prendre en compte
  • Le code fiscalité

  Puis définir

  • date des OD
  • Journal

  

  Débit du propriétaire (sur la clé et le code fiscalité définis)

• Crédit du propriétaire (sans clé et code fiscalité 99)

Les écritures de départ sélectionnées sont également modifiées avec le retrait de la clé de répartition

Quittancer par clé de répartition (immeuble complet)

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Gérance, configuration gérance

Par la suite, lorsque vous validerez les régularisations pour quittancer les locataires, vous obtiendrez le résultat suivant :

• Une ligne pour les provisions appelées, en négatif
• Une ligne par clé de répartition  (ci-dessous un exemple avec deux clés)

• Pour mémoire, ce que vous auriez eu sans cocher cette nouvelle rubrique

Régularisation des charges (lots isolés)

Libellé spécifique

Dorénavant, après avoir cliqué sur « Quittancer », une nouvelle rubrique pour traiter le libellé vous est proposée

• Si vous ne saisissez rien, alors le libellé par défaut sera repris (comme avant la mise à jour)

• Ordre des boutons

  

  Impression liste

  

  PROPRIETAIRE

  A

  Divers

  OPERAT / décret tertiaire : nouvelles fonctionnalités

  l’Ademe mis en place dans le cadre du décret tertiaire. Comme l’explique l’Ademe, « Cette plateforme de recueil et de suivi des consommations d’énergie du secteur tertiaire constitue un outil d’accompagnement des acteurs du tertiaire dans la transition énergétique. »

  Dans LSC, pour vous permettre la saisie et le suivi des consommations, nous avons ajouté :

  Energie

• Type énergie (en fonction des données OPERAT)

Code fiscalité

Ajout des champs permettant la gestion des unités de consommation pour le tertiaire

Compte propriétaire

Quantité

Unité

PU TTC

Présente les écritures attachées à des codes fiscalité qui le permette.

Etat des consommations issu du décompte locataire. 

Quantité

Unité

PU TTC

Corrections

Révision de loyer

Un double-clic sur la colonne « Quittancement révisé » puis bouton « + » : provoquait une erreur 54. Corrigé

Appel de loyer et sélection des locataires

Corrigé

Appel de loyer et création de facture

Bordereau PNO

A partir de la liste des lots, le tri par propriétaire bloquait la fenêtre. Corrigé

Impression vers des événements

Ne prenait pas en compte le tiers défini dans les paramètres. Etait donc affecté au « tiers par défaut ». Corrigé

Facturation des honoraires

Corrigé

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MODULE SCI

F

MODULE COMPTABILITÉ (tous modules)

Import fichier CAMT 054

Balise USTRD

Balises BkToCstmrDbtCdtNtfctn

TPE

Relève en IMAP

Il est désormais possible de relever des TPE en IMAP

• Les champs de saisie des boites emails sont désormais aussi disponibles pour les TPE Lyra et Atos

Une méthode spécifique intégre les emails de type Atos SIPS 2.0

Seuls les messages non lus sont récupérés dans la boite IMAP. Une fois relevés et intégrés, les messages sont passés automatiquement en lu sur le serveur IMAP pour ne plus être ramenés par les prochaines relèves.

Etats statistiques

Bouton ajout ou modification

Correction : Etat ExportCompta

• Corrigé
• Corrigé

Déclaration légale

Nouveau partenaire présent sur le store, permettant la gestion automatisée de la déclaration des fournisseurs avec lesquels vous travaillez dont le C.A est supérieur à un certain montant.

Cf. documentation spécifique en cliquant ici

Maintenance comptable

Ajout des bornes de dates sur le rapport

CORRECTIONS DIVERSES

Saisie comptable

Numérotation pièce automatique (suivant paramètre journal)

Corrigé

Corrigé

Ecriture – clic long

Corrigé

Corrigé

Désormais, pour les comptes locataires soldés, on prend la période la plus récente présente sur une écriture et on ajoute la périodicité du locataire.

Exemple :

Pour un règlement en juillet, si le compte est soldé pour juillet, la période prise en compte sera août et donc le trop perçu sera correctement généré.

Colonne « Réf. mouvement »

• La colonne a été agrandie

• Rapprochement SEPA (fichier CAMT 053)

  • Quand un IBAN en doublon était détecté, il apparaissait une fois par fichier où il était trouvé. Corrigé
  • Le presse papier était écrasé par le dernier chemin du fichier traité. Corrigé

  Rubrique « Virements syndic »

Corrigé

Etat statistiques liés à la matrice « EtatExportCompta »  (uniquement en 6.2)

Corrigé

TPE par email (amélioration)

Contexte : certaines banques envoie plusieurs fichiers (voire plusieurs dizaines) de fichiers en même temps (un par email) avec un nom de pièce jointe identique, pouvant ainsi provoquer des problèmes pour relever lesdits emails.

Clôture des comptes

Syndic, bilan détaillé

Corrigé

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Administration

Administration métier

Maintenance des données

Réservé aux utilisateurs avertis !

Budget travaux avec utilisation du fonds

 

MODULE SYNDIC

Budget travaux avec utilisation du fonds (uniquement en version 6.2)

Un nouveau type de budget vous est proposé permettant une gestion automatisée du fonds travaux et notamment lorsque celui-ci ne permet pas de couvrir le montant des travaux.

Si vous choisissez ce nouveau type de budget, deux nouvelles colonnes seront présentes :

• Compte d’affectation travaux :  permet d’ajouter un compte 705xxx
• Fonds à utiliser : permet d’indiquer la partie liée au fonds travaux à prendre en compte

Le montant saisi ne peut être supérieur à celui du budget N

Sur la copie d’écran ci-dessus, des travaux sont lancés pour 3000 €, en utilisant

• Les fonds travaux (compte 105999) à hauteur de 1000 € qui basculeront le cas échéant sur le compte 705002

Le fonds à utiliser ne peut être supérieur au montant du budget N. LSC modifie automatiquement le montant à hauteur du budget N le cas échéant

• Un ou plusieurs appel(s) de fonds pour le différentiel, soit 2000 € (compte 102002 qui basculera in fine sur le compte 702002 après constatation des produits)

Principes

La proportion

En fonction du nombre d’appels définis, les montants à appeler / traiter sont proportionnels.

Pour nos 3000 € de budget, dont 1000 € provenant du fonds, nous faisons 5 appels. Ainsi, chaque appel sera fait à hauteur de 600 € dont 200 € prélevés sur le fonds travaux.

1000 € / 5 = 200 €   + 2000 € / 5 = 400 €

L’appel de fonds

Lors de l’appel de fonds travaux,

• Le compte 102 est désormais crédité pour la totalité de la quote-part.
• Si le compte 105 est renseigné, le montant qui doit être pris sur le fonds l’est…
• Les comptes 102 et 105 sont débités par lot,
• Le compte 705 est crédité par lot pour la partie liée au fonds travaux
• Le compte copropriétaire est débité du montant de son appel ET,  est crédité pour l’ensemble des lots de la quote-part du 105.

Pour résumer, vous n’avez plus besoin de vérifier que le fonds travaux est suffisamment alimenté pour l’utiliser. Les traitements via ce nouveau type n’iront jamais au-delà du montant de fonds à utiliser défini dans la nouvelle colonne. 

C’est un réel changement par rapport à l’ancienne manière de procéder d’autant que si vous utilisiez le compte 105xxx, il vous fallait avoir deux lignes. Une pour l’utilisation du fonds, l’autre pour les appels de fonds.

Exemple des écritures passées lors d’un appel de fonds

Recherche

La recherche sur ce nouveau type de budget est possible

Gérer des mailing dans LSC et les traiter avec notre partenaire Quadient

Sommaire

Préambule

Store 

Paramétrage

Mailing de masse depuis les tiers

Mailing de masse depuis les événements

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Préambule

Le mailing de masse est une nouvelle fonctionnalité de LSC, mise au point avec notre partenaire Quadient, permettant traiter un mailing au sens le plus noble du terme. En effet, même si LSC permet l’envoi de plusieurs emails à la fois, il ne remplacera pas un logiciel de mailing qui va gérer des notions importantes comme le spam et/ou le désabonnement.

Le maling de masse permet tout cela, à partir de la liste des tiers ou de celle des événements, très simplement !

Store

Avant tout, il faut que vous ayez souscrit sur notre store un abonnement à « MASSE MAILING »

Paramètres administration

Accès : menu paramètres, préférences et administration, Organiseur, Configuration SMTP, Fax, SMS

• URL

Information donnée par notre partenaire

• Login, Password et Process externalisation

Là également, notre partenaire vous fournira ces données

• Utiliser le modèle pour les rapports

Après l’envoi des informations à notre partenaire, vous obtiendrez un rapport dans LSC. Déterminez ici le modèle de courrier à utiliser

• Utiliser la fiche identité

Sur la fenêtre d’envoi, vous aurez deux possibilités. Avoir un rapport détaillé par tiers OU globalisé sur un tiers. C’est le tiers indiqué ici qui sera utilisé dans la seconde option.

Insérer une image dans un modèle utilisé en mailing de masse

Pour le masse mailing,  il est INDISPENSABLE d’utiliser des liens externes pour les images…

Pour ce faire, dans un modèle d’événement il faut utiliser l’option Insertion > URL Image

Pour avoir l’url d’une image il faut qu’elle soit hébergée sur Inernet. Cela peut être fait (par exemple) via un WordPress (il y a des chances que votre site web y soit). Pour votre parfaite information, voici une explication sur le lien suivant : WordPress

Mailing de masse à partir des tiers

Après sélection de vos tiers, choisissez « Mailing de masse » via le bouton « Mailing »

Pour obtenir un formulaire sur lequel vous allez indiquer tous les éléments de votre mailing qui seront transmis, in fine, à notre partenaire.

Choix de l’email utilisé

Nous vous offrons plusieurs possibilités de récupération de l’information…

• Utiliser le mail du correspondant ou à défaut celui du tiers

Enverra le mail du correspondant principal. Si celui-ci n’en a pas, c’est celui de la fiche tiers

• Utiliser le mail du tiers ou à défaut celui du correspondant

Fonctionnement inverse

• N’utiliser que le mail du tiers

Force LSC à envoyer le mail renseigné au 1er niveau de la fiche Tiers

• Envoyer à tous les mails des correspondants actifs et au mail du tiers

Là, le but est très clair … envoyer le mail à tout le monde

Validation sur la plateforme avant envoi

Cette option, si elle est cochée OUI, enverra tous les documents à notre partenaire mais ils resteront en attente tant que vous ne serez pas allé sur leur site, sur votre compte, pour procéder à la validation finale.

Informations expéditeur

• Email

C’est l’email renseigné sur la fiche utilisateur qui est repris par défaut mais il peut être modifié à ce niveau

• Expéditeur

Même principe mais avec le nom de la licence d’exploitation.

• Centre de coût (à partir des versions 6.2.7 et 6.3)

Cette rubrique est libre et, permet à Quadient de distinguer les dépenses et d’établir des factures en fonction de celle-ci. Ainsi, par exemple, vous pouvez indiquer un code immeuble et vous obtiendrez des factures par …immeuble. C’est donc une possibilité pour vous de gérer de l’analytique.

Type d’envoi et envoi

• Envoi immédiat ou différé

Information transmise à notre partenaire.

Si vous cochez « différé », vous devrez préciser le jour et l’heure d’envoi

• Ajouter un lien de désabonnement

Si vous répondez OUI, le destinataire aura la possibilité de ne plus recevoir de mail…

Type de mailing

Nous vous donnons la possibilité d’envoyer votre mailing sous différentes formes. Quelque soit l’option choisie, elle sera affichée dans la partie « Contenu » en dessous à gauche

• Envoi depuis un modèle d’événement

Comme pour un mail classique fait à partir d’un événement, il vous suffit de choisir un modèle puis de le compléter.

• Envoi d’un HTML

Là, il vous faut ouvrir un fichier HTML que vous auriez sur votre ordinateur afin qu’il soit affiché

• Envoi d’un texte sans mise en page (texte simple)

Tapez simplement votre texte

Contenu

• Objet

Libre, à saisir avant envoi

• Zone texte …

Pièces jointes

Vous avez la possibilité d’ajouter une ou plusieurs pièce(s) jointe(s) envoyée(s) à tous les destinataires

Compte-rendu

• Modèle d’événement pour le compte-rendu

Si vous avez défini un modèle dans les paramètres, celui-ci sera proposé par LSC. Si ce n’est pas le cas, LSC affichera le modèle par défaut qui reste toutefois modifiable

• Générer un rapport sur chaque tiers

Un événement se crée par tiers concerné avec un rapport

****************************************

Emailing du : 08/06/2022 à 10:33:47
Configuration :
Utiliser le mail du correspondant principal ou à défaut celui du tiers

Email expéditeur : joly.a@crypto.fr
Expéditeur : TEST
Type d’envoi : Envoi immédiat
Ajouter un lien de désabonnement : Oui
Envoi d’un texte sans mise en page :
Objet : test
Contenu : test 2

Envoi effectué à l’adresse : xxxx@hotmail.fr(submissionID : COKS174E7136 / transportID : SM.969769286241704650)

*****************************************

• Générer un rapport commun sur le tiers, à partir du modèle

Si vous avez défini un modèle dans les paramètres, celui-ci sera proposé par LSC. Si ce n’est pas le cas, LSC affichera le modèle par défaut qui reste toutefois modifiable

Voici un rapport type généré par LSC …

*******************************************

Email expéditeur : joly.a@crypto.fr
Expéditeur : TEST
Type d’envoi : Envoi immédiat
Ajouter un lien de désabonnement : Oui
Envoi d’un texte sans mise en page :
Objet : Test
Contenu : test de validation, test de validation

Envoi effectué à l’adresse : xxx@gmail.com(submissionID : GZED174EC610 / transportID : SM.969681325311473955)
Envoi effectué à l’adresse : xxx@hotmail.fr(submissionID : POEY174EC619 / transportID : SM.969716509683562796)
Envoi effectué à l’adresse : xxxx@wanadoo.fr(submissionID : CIDU174EC61E / transportID : SM.969681325311473968)
Envoi effectué à l’adresse : xx@crypto.fr(submissionID : GYPS174EC626 / transportID : SM.969874839357962552)
Envoi effectué à l’adresse : xxxx@hotmail.fr(submissionID : LFPB174EC62A / transportID : SM.969751694055651645)
Envoi effectué à l’adresse : xxxxx@hotmail.fr(submissionID : YCQP174EC634 / transportID : SM.969698917497518407)

*******************************************

Envoyer

Envoi les données à Quadient, après vous avoir toutefois demandé de confirmer

Répondre « NON » annule le traitement

Fermer

Annule le traitement et paramétrages liés…

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Mailing de masse à partir des événements

Même principe que le mailing de masse fait à partir des tiers. Ainsi, seules les différences seront traitées ci-après :

L’option « Mailing de masse » se trouve dans le menu Expédier

Type de mailing

La 1ère option est différente et c’est normal puisque le traitement se fait à partir d’événements. C’est donc ce dernier qui va être pris en compte en cochant la 1ère rubrique

Contenu

Cette zone contient un « Objet » saisissable si vous avez coché « non » pour la rubrique située juste au dessus et nommée « Utiliser le sujet de l’événement comme objet ».

Interface Quadient

Vos mails, une fois envoyés, sont consultables sur le site de notre partenaire. Les interroger pour de plus amples informations.

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Addendum des modifications apportées à LSC depuis les versions 6.0.12r2 & 6.2.4r3

Sommaire

Les nouveautés sont affichées en bleu…

Cliquez sur le titre d’un module pour un accès direct à celui-ci

Versions « R »

– Contribution pour la Solidarité (Tahiti uniquement)
– Externalisation courriers (nouvelles rubriques + données complémentaires)
– Syndic : annulation votes par correspondance et notification rapport AG
– OPERAT / décret tertiaire : nouvelles fonctionnalités
– Corrections diverses

Module Organiseur

MYCO v2  – nouvelle version, entièrement réécrite
Externalisation des fichiers

Corrections diverses

– Prévisualisation d’emails
– Gestion des pièces jointes
– Signature électronique

Module Syndic

– Pre état daté et DRAC (uniquement en 6.2)
– Etat daté – nouveau paramètre (uniquement en 6.2)
– Etat daté -fonds travaux utilisés (uniquement en 6.2)
– Budget : nouveau type – travaux avec utilisation du fonds (uniquement en 6.2)
– Suivi du fonds travaux : transférer les fonds
– AG : feuille de vote par correspondance
– AG : pouvoirs portés à 15 %
– Perte d’une copropriété – améliorations et nouvelles options

Corrections diverses

– Etat daté
– Mutation et liste de diffusion
– Répartition multi-entités – imprimer tableau et détail
– AG : feuille vote par correspondance
– Carnet d’entretien

Tous modules

– LOT : encadrement des loyers (obligatoire à compter du 01/04/2022)

Jestimo : l’estimation immobilière (cf. documentation spécifique – cliquez pour accès direct)

Corrections diverses

LOT (recherche, module Gérance)

Module Extranet

– Mode d’envoi des données

Module Gérance

Revenus fonciers 2021

cf. documentation spécifique – cliquez pour accès direct

Locataire

– Factures locataires : complément d’information affichable
– Régularisation des charges : immeuble complet : état des dépenses
– Gestion automatisée de la CAF avec NEOVACOM (cf. documentation spécifique – cliquez pour accès direct)
– Gestion de la CAF à l’encaissement

Propriétaire

– Aide au mandat de gestion (uniquement en 6.2)

Corrections diverses

– Bordereau vacance locative
– Trop perçu

Module Comptabilité

– Relances d’impayés – amélioration de l’impression
– Masques comptables avec règlement automatique

Corrections diverses

– Consultation d’un compte
– Brouillard d’encaissement

Administration

– Regroupement des fiches – copropriétaires (correction)

Versions « R1 »

Contribution pour la Solidarité (Tahiti uniquement)

Mise en place de la gestion de la CPS en sus de la TVA. Cf. documentation spécifique

Externalisation courriers

Nouveaux types d’envoi

Deux nouvelles options ont été ajoutées pour définir les types d’envoi de vos courriers :

• Recouvrement
• Appel

Sauvegarde des consignes d’expédition & Données complémentaires

Si vous cliquez sur cette option, les consignes seront conservées par Tiers ET par type d’envoi. LSC vous les proposera par défaut à nouveau dans un contexte identique pour un tiers courant.

Exemple pour Aloxe Corton pour un courrier de type « Autre ». Les consignes pour une lettre recommandée, à archiver 6 mois, en couleur et en recto verso ont été indiquées puis ..sauvegardées..

Sur la fiche TIERS, de nouvelles données complémentaires ont été créées, nommées « Externalisation-AUTRE ».

Ces données se mettront à jour à chaque fois que vous les sauvegarderez à partir de l’externalisation des courriers

Syndic : annulation votes par correspondance et notification rapport AG

Rappel : en fonction de votre paramétrage du module Syndic, un vote par correspondance annulé (donc ceux qui ont voté OUI) considère que copropriétaire comme « absent » ou « non votant »

En assemblée générale, dorénavant, quand un vote par correspondance est annulé pour un copropriétaire / une résolution, LSC traitera ce dernier en conséquence lorsqu’il s’agira de gérer les notifications en recommandé pour le rapport de l’assemblée générale.

En clair, suivant le cas, lesdits copropriétaires seront ajoutés à la liste des absents ou des non votants. Ils ne seront donc plus ignorés dans ce cas précis.

OPERAT / décret tertiaire : nouvelles fonctionnalités

Source site de l’ADEME : « OPERAT est le guichet de l’Ademe mis en place dans le cadre du décret tertiaire. Comme l’explique l’Ademe, « Cette plateforme de recueil et de suivi des consommations d’énergie du secteur tertiaire constitue un outil d’accompagnement des acteurs du tertiaire dans la transition énergétique. »

Dans LSC, pour vous permettre la saisie et le suivi des consommations, nous avons ajouté :

Fiche COMPTE (comptes 6 et 7)

Nouvelles rubriques :

• Energie
• Type énergie (en fonction des données OPERAT)

Permet d’indiquer, pour chaque compte, quel type d’énergie est consommée….

Saisie comptable

En saisie comptable, quand vous appelez ce type de compte, cela vous permet de renseigner le nombre d’unités consommées.

Fiche Compte – bouton historique

Sur le bouton « Historique », ajout d’une ligne « Voir les consommations » pour les comptes 6 et 7 ayant une classification.

Permet d’accéder à un écran qui reprend l’historique du compte et présente 3 nouvelles colonnes :  »

• Quantité
• Unité
• PU TTC

Si les informations sont trouvées en saisie comptable, elles sont affichées. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez le faire à ce niveau ..

Permet ainsi de saisir les valeurs, y compris sur des écritures clôturées. En effet, à priori, vous devrez fournir les données 2020 et 2021 d’ici au 30/09/2022

Corrections diverses

AR24 – Erreur -43

Suite à une amélioration récente sur la gestion des noms, une erreur -43 pouvait apparaître dans certains cas. Corrigé

Régularisation des lots isolés – nouveau mode

Annoncé notamment dans le dernier webinaire, le bouton « nouveau mode » était invisible, empêchant le passage sur ce mode. Corrigé

Brouillard d’encaissement

Le passage d’une écriture sur un compte syndic se faisait sans code fiscalité. Corrigé

Dorénavant si le compte est celui d’un copro et qu’on se trouve dans le module gérance on passe quand même par le module de paiement syndic.

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Module Organiseur

MyCO V2

La version 2 de Myco est maintenant disponible. Entièrement réécrite, fortement enrichie (et ce n’est qu’un début), elle vous permet une connexion à LSC à distance, via un navigateur, une tablette ou… votre smartphone.

Dans sa version 2.0, vous aurez accès à

• A toutes les rubriques présentes en MyCO V1 + de nouvelles fonctionnalités

Si vous êtes intéressé, interrogez notre service commercial au 03 83 90 36 36 ou info@crypto.fr

Externalisation des fichiers

Nouvelle rubrique du menu « Actions » de la liste des événements, elle permet de faire traiter vos courriers de façon dématérialisée ou tout simplement par sous-traitance. Cette rubrique est multi-partenaires (tous présents ou en passe de l’être sur notre store).

Une documentation exhaustive est disponibles sur le lien suivant :  externalisation de fichiers

F1 – Evénement

Conclu par… le … à…

Nouvel automatisme lié à la conclusion d’un événement et notamment quand il ne vous appartient pas (vous n’êtes par l’utilisateur « à traiter »). Donc, si une autre personne chronote l’événement à votre place (pour diverses raisons), la zone de notes se complète de cette information

Exemple : un événement est à traiter par Phd mais est chronoté par AJ. La zone de note affichera :  Conclu par AJ – Le 04/03/2022 à 14:16:09

Corrections diverses

Prévisualisation d’emails (sous Windows)

Dans certains cas, quand la zone « HTML » contenait trop de balises « Div », la zone Web faisait quitter l’application. Dorénavant si un HTML contient plus de 500 DIV vides consécutifs, il n’est pas chargé. Un texte « Contenu HTML illisible » le remplace.

Gestion des pièces jointes

L’ajout d’une pièce jointe par le bouton + pouvait générer un nom existant….

Exemple on ajoutait une nouvelle pièce « test.txt » alors qu’une pièce jointe « test-2.txt » existait.  In fine, on obtenait  2 pièces jointes « test-2.txt » dans la liste
+  Le bouton « Envoyer vers » ne testait pas l’existence de PJ de même nom que celle(s) ajoutée(s).
+ Les caractères interdits sont remplacés par des _ dans la nouvelle méthode de traiter les PJ.

Toutes les tables permettant l’ajout de pièces jointes sont impactées.

Signature électronique

Envoi des données

Nouveau mode d’envoi des données pour la totalité de la signature électronique pour éviter certains blocages, suivant configuration du PC.

Yousign

Désactivation de cette fonctionnalité car nous ne travaillons plus avec ce partenaire.

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MODULE SYNDIC

Registre des copropriétés

Nouvelle norme

L’envoi d’informations vers le registre des copropriétés a évolué. De nouvelles données sont attendues par le registre, elles sont dorénavant traitées par LSC.

Pré état daté & DRAC

Nouveau paramètre

Ajout d’un paramètre: « Afficher les montants à 0 »

Si cette boite à cocher l’est, les montants à 0 sont imprimés en 0,00 au lieu d’être vide sur le pré-état daté et le DRAC

Etat daté

Nouveau paramètre (uniquement en version 6.2)

Ajout d’un paramètre: « Désactiver 4ème partie (informations diverses) »

Si vous cochez cette case, l’onglet « Etat daté (4) » sera grisé en modification de l’état et ne sera pas pris en compte à l’impression (chapitre B12)

Onglet Etat daté (6)

Fonds travaux utilisés (uniquement en version 6.2)

Ajout dans la zone de note de la notion d’utilisation de fonds travaux et ajout du montant de fonds travaux utilisés pour les lots vendus

Budget

Budget travaux avec utilisation du fonds (uniquement en version 6.2)

Un nouveau type de budget vous est proposé permettant une gestion automatisée du fonds travaux et notamment lorsque celui-ci ne permet pas de couvrir le montant des travaux.

Si vous choisissez ce nouveau type de budget, deux nouvelles colonnes seront présentes :

• Compte d’affectation travaux :  permet d’ajouter un compte 705xxx
• Fonds à utiliser : permet d’indiquer la partie liée au fonds travaux à prendre en compte

Le montant saisi ne peut être supérieur à celui du budget N

Sur la copie d’écran ci-dessus, des travaux sont lancés pour 3000 €, en utilisant

• Les fonds travaux (compte 105999) à hauteur de 1000 € qui basculeront le cas échéant sur le compte 705002

Le fonds à utiliser ne peut être supérieur au montant du budget N. LSC modifie automatiquement le montant à hauteur du budget N le cas échéant

• Un ou plusieurs appel(s) de fonds pour le différentiel, soit 2000 € (compte 102002 qui basculera in fine sur le compte 702002 après constatation des produits)

Principes

La proportion

En fonction du nombre d’appels définis, les montants à appeler / traiter sont proportionnels.

Pour nos 3000 € de budget, dont 1000 € provenant du fonds, nous faisons 5 appels. Ainsi, chaque appel sera fait à hauteur de 600 € dont 200 € prélevés sur le fonds travaux.

1000 € / 5 = 200 €   + 2000 € / 5 = 400 €

L’appel de fonds

Lors de l’appel de fonds travaux,

• Le compte 102 est désormais crédité pour la totalité de la quote-part.
• Si le compte 105 est renseigné, le montant qui doit être pris sur le fonds l’est…
• Les comptes 102 et 105 sont débités par lot,
• Le compte 705 est crédité par lot pour la partie liée au fonds travaux
• Le compte copropriétaire est débité du montant de son appel ET,  est crédité pour l’ensemble des lots de la quote-part du 105.

Pour résumer, vous n’avez plus besoin de vérifier que le fonds travaux est suffisamment alimenté pour l’utiliser. Les traitements via ce nouveau type n’iront jamais au-delà du montant de fonds à utiliser défini dans la nouvelle colonne. 

C’est un réel changement par rapport à l’ancienne manière de procéder d’autant que si vous utilisiez le compte 105xxx, il vous fallait avoir deux lignes. Une pour l’utilisation du fonds, l’autre pour les appels de fonds.

Exemple des écritures passées lors d’un appel de fonds

Recherche

La recherche sur ce nouveau type de budget est possible

Répartition des charges

Annexes 4 et 5

Agrandissement de l’entête. Dorénavant, le SDC peut tenir sur 4 lignes et le titre est sur 2 lignes)

C’était déjà la cas pour les annexes 1, 2 et 3.

Suivi du fonds travaux

Transférer les fonds…

Dorénavant, le montant à virer,  proposé par entité devient saisissable.

Assemblée générale

Feuille de vote par correspondance

Il est maintenant possible d’afficher les dispositions légales et règlementaires liées à ce type de vote.

Un paramètre a été ajouté en administration pour activer / désactiver cette option

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, syndic, configuration syndic, onglet AG

Saisie des présences – Gestion des pouvoirs

Pour rappel, en 2020 et 2021 (jusqu’au 30/09/2021), le plafond des pouvoirs pouvant être détenus par un copropriétaire avait été porté ) 15 %. Depuis le 1er octobre 2021, celui-ci était repassé à 10 %.

Or, en janvier 2022, certains articles de ladite loi ont évolué de la façon suiante : « A l’article 22-4 et à la première phrase de l’article 22-5, la date : « 30 septembre 2021 » est remplacée par la date : « 31 juillet 2022 » ;

Donc, dans LSC,  le nombre de voix dont peut disposer la mandataire de plus de 3 délégations de vote est augmenté à 15% jusqu’au 31 juillet 2022 !

Perte d’une copropriété

Améliorations et nouvelles options

Cette option ne supprimait notamment pas

• les AG (+ résolutions & votes),
• Exercices hors ligne,
• Les répartitions (entête et résultat),
• Les états datés

Dorénavant, ce sera le cas…

Deux nouvelles boites à cocher :

• Supprimer les dossiers de l’entité
• Supprimer les événements des comptes

Pour ces dernières, c’est votre choix, au cas par cas d’aller encore plus loin.

Corrections diverses

Etat daté

L’onglet « Partie commune » ouvrait l’ancien format au lieu du nouveau (avec fibre optique). Corrigé

Nouvelle Mutation

Quand on saisit une mutation, si une liste de diffusion existe pour l’immeuble et que le cédant de ladite mutation est concerné, la liste se met à jour.

Seulement, une erreur pouvait survenir lorsque que le mail du vendeur était seul présent dans une liste de diffusion, en liste « Pour », « Copie » ou « Copie Cachée ». Corrigé

Répartition multi-entités

Imprimer tableau » et Imprimer tableau détail

Ne généraient pas correctement les PDF, problème lié au nom donné aux pièces jointes. Corrigé

AG

Formulaire de vote par correspondance

Si un tiers était lié à 2 comptes, sans regroupement d’identité, le formulaire de vote pour le tiers non votant, s’imprimait avec la mention « Vous n’êtes pas concerné par ce vote » sur toute les résolutions. Corrigé

Dorénavant, les informations imprimées sur la feuille de vote sont celles du votant.

Carnet d’entretien

Le numéro de fax était tronqué à l’impression. Corrigé

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Tous modules

LOT

Encadrement des loyers

Rappel

Ce dispositif s’applique aux baux signés depuis le 1er juillet 2019 et les trois types de loyers de référence sont fixés annuellement par un arrêté du préfet : un loyer minoré (équivalent au loyer de référence -30%), un loyer de référence, un loyer majoré (équivalent au loyer de référence +20%).

Qui l’applique ?

• Paris depuis le 1er juillet 2019 ;
• Lille depuis le 1er mars 2020 ;
• Plaine Commune depuis le 1er juin 2021 ;
• Lyon et Villeurbanne depuis le 1er novembre 2021 ;
• Est Ensemble depuis le 1er décembre 2021.

Courant 2022, Bordeaux et Montpellier l’appliqueront également
D’ici fin 2022, la mesure s’appliquera donc sur sept territoires représentant vingt-quatre villes.

Dans LSC…

Dans la fiche LOT, ajout de 2 nouveaux champs sur la page publication.

• Permet d’indiquer si le lot à louer se situe dans une zone tendue
• Si OUI, oblige à renseigner un loyer de référence majoré.

Un clic sur les trois petits points donne accès à une information  qui permet de visualiser les données qui seront publiées

• loyer de base
• complément de loyer

Pagesimmo

Pour gérer l’encadrement des loyers dont les informations sont obligatoires à partir du 1er avril 2022, nous avons ajouté des balises sur le fichier publié

• LOCATION/ZONE_SOUMIS_A_ENCADREMENT_DES_LOYERS : Le bien est-il situé dans une zone soumis à l’encadrement des loyers ? (balise toujours envoyée)
• LOCATION/ENCADREMENT_LOYER_BASE : Loyer de base si bien situé dans une zone soumise à l’encadrement des loyers = balise envoyée uniquement si non vide (et zone tendue)
• LOCATION/ENCADREMENT_LOYER_DE_REFERENCE_MAJORE : Loyer de référence majoré si bien situé dans une zone soumise à l’encadrement des loyers  (balise envoyée uniquement si non vide et zone tendue)

A noter : la balise « COMPLEMENT » est calculée automatiquement si zone tendue et sinon, reprend la donnée complémentaire actuelle

JESTIMO

JESTIMO permet aux professionnels de l’immobilier d’estimer précisément tout bien d’habitation en France métropolitaine et de remettre à son client, un dossier personnalisé complet appuyé à l’aide de données objectives de marché. (source : https://www.jestimo.fr/)

(cf. documentation spécifique – cliquez pour accès direct)

Corrections

Liste des Lots (module Gérance) – version 6.2 uniquement

En recherche par activité « Gérance », on cherchait toujours les lots actifs. du coup, la recherche « actif/inactif » ne fonctionnait pas. Corrigé

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Module Extranet

Envoi des données

Mode

La méthodologie de génération des fichiers liés à la GED (Gestion Electronique des Documents) a évolué pour en améliorer ses performances.

Techniquement, avec l’envoi de vos documents, un fichier de type « XML », récapitulant l’ensemble des informations, était généré. Dorénavant, en plus ce celui-ci, deux fichiers « .txt » (classeurs & documents » contenant les mêmes données est également envoyé à l’extranet.

Ce sont ces derniers qui seront traités par les serveurs pour l’intégration.

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Module GÉRANCE

LOCATAIRE

Factures loyers

Code produit

Ajout d’un champ « Utiliser la note pour les factures de loyer ».

Si coché, le contenu de la note alimente le code PRODUIT lorsqu’il est utilisé dans la facture de loyers Gérance et notamment si vous utilisez  les balises (cf. copie d’écran ci-dessus)

Pour votre parfaite information, voici les balises gérées :

• <lot_codeG> = code lot gestion
• <lot_codeS> = code lot
• <lot_type> = critère 1 du lot
• <lot_adresse> = adresse 1 + retour chariot + adresse 2 + retour chariot + CP + ville (lot)
• <immeuble_code> = code immeuble
• <immeuble_adresse> = adresse 1 + retour chariot + adresse 2 + retour chariot + CP + ville (immeuble)

Régularisation des charges (immeuble complet)

Etat des dépenses

Ajout d’un nouveau format pour l’état des dépenses, nommé « Format vertical HT une colonne ».

Ce format présente, par clé et par fiscalité : libellé + date + pièce + montant HT

 

Revenus fonciers 2021

cf. documentation spécifique – cliquez pour accès direct

CAF

Neovacom

– Gestion automatisée de la CAF avec NEOVACOM (cf. documentation spécifique – cliquez pour accès direct)

Journal « CAF » (uniquement en 6.2)

Dorénavant, vous avez la possibilité de définir un journal (ou plusieurs) spécifique à l’encaissement de la CAF.

Accès  : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Gérance, configuration gérance, onglet Gérance

Le principe est simple : vous indiquez le ou les journal(aux) comme étant des journaux d’encaissement de CAF. Si vous en saisissez plus d’un, séparez les par une virgule.

L’intérêt ?

De façon certaine, LSC saura distinguer un encaissement de type « CAF » d’un autre, permettant des regroupements d’écritures par type, même si elles sont encaissées le même jour.

Quel courrier ?

Les modèles de courrier utilisant un Vliste (48) ou (49) sont impactés par cette fonctionnalité. Pour mémoire, ces deux « Vliste » regroupent les écritures d’encaissement par journal et par date.

Dans notre exemple ci-dessus, une ligne « Virement CAF » est créée pour les écritures issues d’un journal CAF, en plus de la ligne « Votre règlement du xx/xx/xx »

PROPRIETAIRE

Aide au mandat de gestion

Cette nouvelle fonctionnalité, accessible par un raccourci permet, à partir d’un assistant unique multi fenêtres de créer le propriétaire, le mandat, le compte 411, l’immeuble et le(s) lot(s) attaché(s).

Accès direct à la documentation spécifique…

Corrections

Bordereau vacance locative

s’imprimait en portrait au lieu de paysage. Corrigé

Trop perçu

Gestion des locataires en préavis

Correction d’un problème concernant la définition du trop perçu pour les locataires dont la date de préavis était atteinte. En effet, tout mouvement comptabilisé à une période postérieure à la période correspondant à la fin de préavis du locataire était considéré comme du trop perçu. Ainsi, si on enregistrait un paiement locataire, un mois ou plus après la date de fin de préavis, tout était considéré comme du trop perçu.
Désormais seules les écritures pour lesquelles code fiscalité et période présentent un solde créditeur, sont considérées comme des trop perçus.

Compte affecté

Traitement journalier

Dans le cas de comptes honoraires débiteurs, les fichiers bancaires générés et les écritures comptables gérance générées étaient erronés. Corrigé

Tableau de bord – uniquement en 6.2

Les sauts de pages étaient désactivés par rapport à la 6.0 pouvant poser des problèmes sur les impressions en PDF; Corrigé

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MODULE SCI

Facturation

MODULE COMPTABILITÉ (tous modules)

Relance d’impayés

Impression (formats vertical et horizontal) – Uniquement en 6.2

Ajout, sur la ligne de total, du nombre de comptes concernés.

Masques comptables

Masques avec règlement automatique

Les comptes 445 sont dorénavant exclus

Brouillard d’encaissement (syndic)

Le passage d’une écriture sur un compte syndic créait un compte 820000 dans le plan comptable syndic. Corrigé

 

CORRECTIONS DIVERSES

Consultation d’un compte

Regrouper les règlements

Les tableaux sont désormais triés par date et par bloc d’écritures. En effet, dans certains cas, les encaissement pouvaient être présentés AVANT les appels (loyers, fonds, …) pour des écritures à la même date.

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Administration

Regroupement des fiches

Copropriétaire

Le regroupement de copropriétaires ne mettait pas à jour les n° de pièce des écritures comptables (comptes 102xx, 105xxx, …). Corrigé

Gestion de la C.P.S

Sommaire

Préambule

Paramétrages LSC

Les honoraires de gestion

Les honoraires de syndic

La facture

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Préambule

En vigueur à compter du 1er avril 2022, la taxe de contribution pour la solidarité a été intégrée dans LSC, uniquement sur nos versions 6.0.14b01 et au delà et 6.2.6b01 et au delà.

Comme cette taxe n’étant pas assujettie à la TVA, elle sera calculée à partir d’un 2ème taux que nous avons attaché aux taux de taxes existants. Ainsi, si ce second taux est défini, une 2ème ligne de taxe ajoutée.

!!!!!!!!! ATTENTION : il n’y a aucun paramètre de date de prise en compte des nouveaux éléments … Une fois le paramétrage fait, tout calcul en tiendra compte. Ainsi, par exemple, si vous annulez les honoraires de mars 2022 et vous les relancez, une CPS sera calculée. !!!!!!!!!!!

Paramétrages LSC

Afin de pouvoir gérer la CPS sur les différents modules et fonctionnalités de LSC, certains paramétrages sont nécessaires.

Compte utilisé pour la CPS

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, comptabilité, configuration comptabilité, onglet comptabilité

Dans la rubrique N° compte CPS, saisissez 445780

Gestion des taux de taxe

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, comptabilité, configuration comptabilité, onglet taux de taxe

L’écran des taux de taxe a évolué et propose le rattachement d’un 2ème taux au taux initial. Si ce 2ème taux est renseigné alors la CPS sera calculée quand le taux 1 sera utilisé.

Sur la copie d’écran ci-dessous, les 4 taux de TVA en vigueur à Tahiti et pour chacun d’eux, le taux taxe 2 a été saisi à 1% (taux à vigueur à priori)

Bien évidemment, si la CPS n’est pas applicable à tous les taux, laissez le taux 2 à 0 %

Validez à l’issue de votre saisie

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Les honoraires de gestion

En fonction de votre paramétrage, ceux-ci sont calculés en TTC, sans détail de la TVA sur le compte du propriétaire. Si vous laissez ainsi, il en sera de même pour la CPS. Par contre, si vous voulez un détail des taxes, il faut l’indiquer …

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, gérance, configuration gérance, onglet honoraires et GRL

Exemple d’un calcul d’honoraires

Pour le propriétaire LISTEAL, des honoraires forfaitaires et de gestion ont été calculés. Pour les deux types d’honoraires, une ligne de CPS a été créée, représentant 1 % du montant HT facturé

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Les honoraires de syndic

Si vous passez par les dossiers de facturation, c’est le taux de TVA indiqué dans ce dernier qui déterminera le comportement de LSC vis à vis d’un calcul de CPS

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Les factures

Les modèles de factures ont évolué afin de tenir compte de ces deux taxes tout en les détaillant sur le document … Reprenons l’exemple de la facturation d’honoraires de syndic où nous allons facturer 250 000 XPF pour le 2ème trimestre 2022….

Ci-dessous, le contenu de la facture avec

• le montant HT
• le montant de TVA
• le montant de CPS  (nouvelle colonne)
• le récapitulatif de chacun de ses montants (avec ajout de la CPS) en fin de facture

Toutes vos factures, quelque soit le module, seront faites sur ce modèle

La comptabilisation

Restons sur notre exemple de la facture d’honoraires de syndic, à comptabiliser en comptabilité générale et en compta syndicat

Comptabilité générale

• Le compte 411 a été débité du montant total TTC des honoraires
• Le compte 707600 crédité du montant HT des honoraires de syndic
• Le compte 445711 crédité du montant de la TVA
• Le compte 445780 crédité du montant de la CPS

Pour mémoire, c’est le compte qui a été renseigné dans les paramètres

Comptabilité syndic

Dans ce module, aucun changement n’est à constater dans la mesure où les factures sont toujours saisies en T.T.C

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Quittancement des locataires

Aucun automatisme n’a été mis en place dans LSC pour traiter automatiquement la gestion de deux taux de taxe. Cependant, ce cas est rare car par exemple, les honoraires de mise en location sont saisis TTC.

Donc, si vous devez créer une ligne de quittancement provisoire avec deux taux de taxe, vous rattacherez la ligne à un taux de taxe, ce qui créera automatiquement la TVA alors que la CPS sera à ajouter via le bouton « + »

Gestion automatisée des demandes d'intervention, incidents, ordres de service. Documentation valable à compter du 1er février 2023

SOMMAIRE

Tous les titres en bleu vous indiquent que des nouveautés ont été intégrées dans le paragraphe traité depuis la version 2.2

Principes généraux

Paramétrages du module

Les différents types de tickets

Savoir lire un ticket

– L’entête

– Le corps de la page

– Lecture simplifiée d’un ticket multi-tiers

Comment créer un ticket (interface Web)

– Création par un lien
– Création manuelle

Comment créer un ticket depuis LSC (à partir et uniquement sur la version 6.3.2 – juillet 2023)

– Création par un raccourci
– Création par un événement

Saisir les données du ticket

Partie haute

Partie centrale

Partie basse

Validation d’un ticket et conséquences

– Conséquences

– Liste des tickets

Toutes les étapes d’un ticket

– Options disponibles à toutes les étapes

Echanges avec l’intervenant, propriétaire, président du CS + changements coordonnées

…/…

Note interne

Contacter un autre intervenant

Informer un tiers

– A – Ordre de service mono ou multi-intervenants

• 1 – Création d’un ticket
• 2 – Réponse de l’intervenant (accepte ou pas l’intervention)
• 3 – Demande de présence sur place
• 4 – Fin d’intervention
• 5 – Demande de facture
• 6 – Fermeture du ticket (nouvelles options)

– B – Devis simple ou multiple (différences avec un ODS)

• 1 – Création d’un ticket
• 2 – Réponse de l’intervenant (accepte ou pas de proposer un devis)
• 2b – Passer en devis multiple (optionnel)
• 3 – Acceptation (ou pas) du devis par le gestionnaire (ou autre tiers)
• 3b – Confirmation de l’acceptation à l’intervenant + Envoi du devis signé (optionnel)
• 3c – Prise de RDV directe entre l’intervenant et la personne à contacter
• 4 – Fin d’intervention  –  5 – Demande de facture  –  6 – Fermeture du ticket (cf. chapitre précédent)

Récapitulatif d’un ticket

– Retrouver les informations du ticket

Rapport

– Par période

Passerelle avec La Solution Crypto, via F5

– Tickets en cours
– Liste des tickets

PRINCIPES GÉNÉRAUX

La gestion des tickets est une application 100 % WEB, « branche » de l’extranet déjà proposé par Crypto.

Les tickets sont crées directement sur l’interface Web. Ils peuvent être à votre initiative (suite à un appel téléphonique par exemple) ou crée à partir d’une demande faire par vos clients (locataire, propriétaire, copropriétaire, etc…) faite à partir de leur accès extranet. Sur option, vous pouvez même permettre à l’initiateur de suivre l’évolution de la vie du ticket, toujours à partir de son accès extranet (détails dans le chapitre consacré à ce sujet)

Les tickets ont plusieurs types : ordre de service simple ou multi-intervenants, devis simple ou devis multiple. Ils sont évolutifs. Ainsi, un ODS simple peut être transformé en devis simple et si besoin en devis multiple.

Concernant les ODS multi-intervenants, si plusieurs corps de métier doivent intervenir, vous pourrez tous les indiquer, personnaliser les instructions de l’intervention et assurer un suivi distinct de ceux-ci.

Ce suivi pourra être assuré depuis LSC car à partir de votre afficheur, les tickets « en cours » seront toujours visibles. Cependant, les actions à lancer seront faites depuis l’extranet, dans la partie dédiée à cette gestion de ticket (en Syndic et/ou Gérance).

Les tickets permettent des échanges aisés avec les parties concernées (le demandeur, le ou les intervenant(s), le notifié et bien sûr, le gestionnaire, voire son assistant car vous pouvez paramétrer l’application et donner des droits étendus aux assistants).

Un grand nombre d’étapes sont automatisées (rappel devis, présence sur place, notification, fin d’intervention, demande de facture). Vous n’avez donc pas à vous demander si telle ou telle action a été menée. Le gestionnaire suit en temps réel la progression du ticket, depuis son afficheur.

Trois modes de communication possibles : l’email, le SMS (qui mettent à jour le ticket) ou le téléphone (dans ce dernier cas, l’intervention manuelle du gestionnaire est nécessaire).

Depuis la version 2.1 – Pour les emails et SMS, vous pourrez indiquer lors de la création du ticket ou en modification plusieurs mails et ou numéros de portables, séparés par une virgule ou point virgule

Rappel

Tutoriel intervenant : à votre demande, nous avons crée une petite documentation à l’attention de vos intervenants. Ils peuvent y avoir accès grâce à une bouton « aide » sur les formulaires d’échanges (ceux par lesquels ils vous répondent) où via un lien dans les emails de demandes d »intervention (ODS ou devis) que vous leur envoyez.

Pour votre parfaite information, voici le lien : tutoriel

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PARAMÉTRER LE MODULE

La gestion des tickets, c’est avant tout un paramétrage, offrant les options suivantes :

• Paramètres
• Modèles d’emails
• Modèles de SMS

 

Paramètres

Afficher dans l’extranet des clients

En cochant cette option, vous autorisez vos clients à voir et suivre les tickets. Une rubrique supplémentaire s’ajoute donc sur leur extranet, nommée « Suivi d’intervention ».

Ticket visible pour : (ajouté en version 2.1)

Jusqu’à la version 2.0, seul le demandeur (donc la personne à l’origine du ticket) pouvait y avoir accès dans son extranet. Dorénavant, la visibilité est élargie aux :

• membres du C.S  ou tous les copropriétaires pour la partie syndic
• locataires ou propriétaires pour la partie gérance

Recevoir l’accusé de lecture de l’ODS

Par défaut, lorsque vous créez votre ticket, un email (et/ou un SMS) est envoyé à l’intervenant sans qu’aucune preuve de lecture ne lui soit demandée. Cochez cette cas si vous désirez le lui notifier en sachant que rien ne l’oblige à y donner une suite favorable.

Masquer le mail de l’agence pour l’intervenant (ajouté en version 2.1)

En cochant cette cas, l’email de l’agence, habituellement indiqué en entête, en dessous du nom, ne sera plus montré.

C’est une manière ‘d’emmener’ l’intervenant vers le formulaire d’échange plutôt que par réflexe, il vous réponde via l’email affiché

NOTIFIER

Notifier signifie qu’un email et/ou un SMS sera envoyé au type de personne désigné lors que le ticket évoluera. Concerne trois types distincts :

• Le créateur du ticket
• Le gestionnaire

Personne indiquée comme tel dans LSC dans la fiche immeuble (syndic) ou compte locataire / propriétaire (gérance)

• L’assistant

Même principe que pour le gestionnaire.

Description par défaut

Ce cadre vous permet de déterminer un texte générique que sera repris par défaut dans la description de tout nouveau ticket créé.

Pièce jointe par défaut

Si vous attachez une ou plusieurs pièce(s) jointe(s) à ce niveau, elle(s) sera(ont) systématiquement envoyée(s) à vos intervenants lors de la demande initiale (Ordre de service ou devis)

A noter que seule la demande par mail envoie ce type de document

Nombre de ticket par défaut

Définissez le nombre de tickets montré par défaut quand vous appelez la liste des tickets.

Modèles d’emails / de SMS (ajouté en version 2.1)

Tous les modèles utilisés dans les différentes étapes de la vie du ticket sont dorénavant accessibles et … modifiables !

Il est important de savoir que vous n’y touchez pas, cela fonctionnera comme avant, avec le pré-paramétrage que nous vous proposons

La liste des modèles d’emails est scindée en deux parties :

• Les modèles utilisés pour échanger avec les intervenants
• Les modèles utilisés pour échanger avec les personnes à notifier

Pour les SMS, c’est le même principe…

Pictogrammes

Pour chaque modèle, deux pictogrammes définis :

• Permet de revenir au modèle par défaut que nous vous livrons. Peut être intéressant si vous trouvez que le résultat de vos modifications n’est pas à la hauteur escomptée et si vous ne savez revenir en arrière.

 

• Vous donne l’accès au modèle pour le modifier …

Exemple pour un modèle d’email : demande ordre de service

Après avoir cliqué sur « modèles d’emails », la liste est affichée, triée par ordre alphabétique…

En modifiant votre modèle, vous arrivez sur la fenêtre suivante :

Sujet

C’est le sujet qui sera repris dans le sujet de l’email, à la suite du numéro de ticket :

Corps du texte

Deux parties à distinguer … le texte en « dur » que vous écrivez et les variables, disponibles sur la partie droite de l’écran que vous incrémentez. Ces dernières seront remplacées par des valeurs lors de l’envoi de l’email en contexte

Pour ajouter une variable, c’est simple, placez votre curseur à l’endroit où elle doit être ajoutée puis cliquez dessus..

Comme pour n’importe quel traitement de texte, vous pouvez changer la police, la couleur, l’apparence (souligné, gras), etc….

A l’issue, cliquez sur VALIDER…

Exemple pour un modèle de SMS : ordre de service

Les SMS servent essentiellement à afficher le lien avec lequel les intervenants pourront échanger avec vous. Il est donc court et le plus parlant possible. Ce n’est pas dans celui-ci que vous expliquerez un contexte, d’ailleurs, il n’y a pas de variables disponibles, contrairement aux modèles d’emails.

D’autre part, il y a une partie obligatoire insérée par nos soins qui est le sujet (ticket xxx, ODS xxx, relance, etc..)  et, parfois, la signature (nom du gestionnaire). Il faut donc tenir compte de ses éléments pour calculer la taille totale d’un SMS, limité à 160 caractères si vous ne voulez pas être décompté d’un SMS complémentaire.

Une explication exhaustive vous est donnée dans chaque modèle pour vous rappeler les conséquences des SMS longs ..

Pour vous repérer, nous décomptons le nombre de caractères que vous saisissez et vous donnons également l’information du nombre de SMS que cela représente. Mais attention, ce nombre ne tient pas compte des sujet et signature évoqués plus haut.

Dans notre exemple, 40 caractères ont été saisis, pour un SMS ..

Imaginez que vous le modifiiez, vous pourriez obtenir le résultat suivant :

Cette modification vous « coûtera » systématiquement deux SMS à chaque demande d’ordre de service (au moins, car rappelez-vous qu’il faut aussi tenir compte des informations ajoutées par nos soins).

A l’issue de la modification, cliquez sur VALIDER

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LES DIFFÉRENTS TYPES DE TICKETS

Chaque ticket se voit attribuer un type, souvent un acronyme, afin de les distinguer très facilement. Ces types sont au nombre de 5 :

• ODS = Ordre de service
• ODSM = Ordre de Service Multiple, c’est à dire multi-intervenants
• DS = Devis Simple
• DM = Devis multiple
• ? = ticket issu d’une demande via l’extranet et non encore validé par le gestionnaire.

Précisions sur les tickets de type « ? »

Votre client fait une demande d’intervention mais c’est vous, in fine, qui définirez si cela nécessite (ou pas) l’ouverture d’un ticket.

Vous serez donc sur le formulaire ci-dessous où un ticket « temporaire » aura été ouvert et où les options :

• Valider le ticket
• Annuler le ticket

seront présentes. En fonction de votre choix, votre client sera averti de la suite donnée. S’il s’avère que vous créez un ticket, c’est alors que qu’un suivi lui sera proposé mais en occultant certaines étapes internes à vos traitements (note interne, échanges avec le fournisseur, etc…)

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SAVOIR LIRE UN TICKET

Un ticket se lit de bas en haut, et, est subdivisé en quatre parties…

• L’entête, elle même décomposée en trois parties distinctes : partie gauche, centrale et droite

Le corps est composé de trois parties

• Partie gauche : vos actions possibles à lancer
• Partie centrale : éléments reçus et saisis par vous même à la place d’un tiers
• Partie droite : résultat de vos actions (par exemple : demandes de devis, de date d’intervention, de facture, etc…)

L’entête

Partie gauche

• Numéro du ticket, précédé du type de ticket (Ordre de service, devis simple ou multiple
• le sigle « I » vous donnant les informations suivantes : qui a crée le ticket, qui en est à l’origine, quelle est la source
• Montant (dans un premier temps le devis puis celui de la facture finale)
• Informations sur la personne à contacter (avec un accès à ses informations, qui peuvent être complétées)
• Informations sur la ou les personne(s) à notifier (avec un accès à ses informations, qui peuvent être complétées)
• Délais de relance (uniquement la facture si ODS – Ajouts de Devis et rappel d’intervention pour Devis simple ou multiples
• Mode silencieux : permet de stopper les automatismes d’envoi à vos tiers (par exemple, envoi d’un rappel de demande de devis). Ce mode peut être défini dès la création du ticket ou à n’importe quel étape. Il est activable / désactivable à souhait.
• Demander la présence sur place.  Si active, le système enverra un SMS à l’intervenant 30 minutes avant l’heure d’intervention définie. Ce dernier pourra confirmer, infirmer, voire préciser un retard éventuel ou… un report.
• Prévenir les notifiés des relances. Si des relances sont faites à l’intervenant les personnes désignées comme étant notifiées sont donc averties desdites relances.

Ces pictogrammes donnent accès à des détails de la ligne, voire à la possibilité de modifier des informations

Partie centrale

• Temps passé sur le ticket (se déclenche à chaque ouverture)

• Adresse de l’immeuble ou du lot

• Rappelle les données ayant conduit à l’ouverture du ticket. Titre et description détaillée. Si une description a également été écrite pour les notifiés, celle-ci est également affichée

Modifiable à tout moment par un clic sur le pictogramme.

Partie droite

• Date et heure d’ouverture
• Etape en cours (demande de devis, attente de fin d’intervention, etc…)

N’est pas indiquée sur un ordre de service multi-intervenants

• Tous les documents reçus durant la vie du ticket (photos, devis, facture)

Des petites flèches permettent de les faire défiler de droite à gauche (ou inversement). Un clic ouvre le fichier en grand format

           

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Le corps du ticket

Partie gauche

La vie d’un ticket est liée à des étapes, logiques et … chronologiques.

Cette zone de l’écran est une aide à l’utilisation du ticket. Elle vous suggère l’étape suivante ou propose une saisie manuelle, voire un retour arrière en cas de problème avec un intervenant.

C’est donc un outil indispensable et qui plus est très utile dans la mesure où il vous apporte une aide précieuse…

Les deux parties suivantes sont indissociables et schématisent la progression dans les étapes de votre ticket.

Partie centrale

Affiche tous les éléments reçus par le gestionnaire : demande d’intervention, réception d’un devis, confirmation présence sur place, etc..

A noter que dans certains cas, c’est votre intervention qui aliment cette partie, lorsque vous saisissez l’action manuellement en lieu et place du tiers concerné.

Partie droite

Matérialise vos actions, en tant que gestionnaire.

Par exemple, la création du ticket, puis l’envoi d’un ODS (ordre de service) ou une demande de devis, etc…

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Lecture simplifiée du ticket

Les informations échangées avec les différents tiers s’affichant chronologiquement de bas en haut, tous tiers confondus, vous pourriez avoir besoin d’afficher les données inhérentes à l’un d’entre eux.

Au niveau de chacun des tiers, vous accéderez à la possibilité d’activer la lecture simplifiée (cf. copie d’écran ci-dessous) où sont affichés le président du CS et deux intervenants

Si, par exemple, vous ne voulez afficher que ce qui concerne « LeDocteurNettoyeur », vous activez l’option

 

et obtiendrez le résultat suivant : seul l’ordre de service initial, sa réponse et un message que vous lui avez envoyé seront affichés.

Désactivez l’option pour revenir à un affichage intégral des éléments du ticket

COMMENT CRÉER UN TICKET

La création d’ un ticket se fait depuis l’interface web, à partir de la liste des tickets Syndic ou Gérance, à l’aide du bouton + (cf. copie d’écran ci-dessous).

L’intérêt de pouvoir créer un ticket directement depuis le service client réside dans le fait que vous n’êtes pas forcément devant votre ordinateur, donc connecté à Crypto. Une simple connexion à l’extranet depuis n’importe quelle machine, ou depuis votre smartphone l’autorise..

a) Création par le biais d’un lien

Si la demande émane de l’extranet, vous recevez, en tant que destinataire de celle-ci, un email récapitulant la problématique du jour, le lot (ou immeuble) concerné. Il possède un lien hypertexte (cf. copie d’écran ci-contre).

A ce niveau, un ticket a déjà été crée mais il n’a pas encore de statut (?). C’est à vous de choisir d’annuler la demande ou de valider le ticket. Le demandeur sera averti de votre décision.

b) Création manuelle

Si la demande provient d’un email classique ou d’un appel téléphonique, allez sur votre service client, dans le module concerné (Gérance ou syndic), ouvrez « tickets » et cliquez sur « + »

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Créer un ticket depuis La Solution Crypto

Préambule

Le ticket crée depuis LSC peut l’être…

• A partir d’un raccourci en Gérance et/ou Syndic

• A partir d’un simple « F1 »
• D’un email reçu transformé en événement
• D’une notification reçue du service client (sous forme d’email) suite à une demande faite sur celui-ci. Dans ce dernier cas, l’enrichissement du ticket sera automatique car nous récupérons les informations liées à votre client.

1 – Création depuis un raccourci

SAISIR LES DONNÉES DU TICKET

Après un clic sur le raccourci, l’écran suivant vous est proposé. C’est un assistant de 4 étapes pour votre nouveau ticket

Etape 1

Informations

• Ordre de service / demande de devis

Cochez la bonne case.

C’est le nombre d’intervenant(s) défini(s) dans l’étape 3 qui déterminera si l’ODS ou la demande de devis est simple ou mulitple

• A qui

Définir le gestionnaire qui traitera le ticket

Choisir un utilisateur qui est publié sur l’extranet

• Date et heure

Sont renseignées automatiquement mais peuvent être modifiées, si besoin.

• Source

Informatif (mais obligatoire). Permettra par la suite d’obtenir des statistiques

• Sujet

Le sujet est important car est systématiquement repris dans toutes les correspondances avec les différents interlocuteurs

Copropriété (si ticket Syndic) ou Lot / Immeuble complet

• Ticket Gérance

Indiquez un immeuble (complet)  OU un Lot

• Ticket Syndic

Indiquez un immeuble

Identité à la source de la demande

Saisissez le tiers à l’origine de votre ouverture de ticket

Si vous passé par un événement et si vous avez préalablement renseigné ces informations, elles sont reprises automatiquement (cf. chapitre suivant)

Options

• Mode Silencieux

Ce mode vous permet d’avoir un contrôle totale sur la vie du ticket, c’est à dire d’empêcher le logiciel de générer des emails e/ou SMS automatiquement.

Exemple : vous créez un ODS mais vous avez déjà eu l’intervenant en ligne pour lui demander d’intervenir….. Activez ce mode, terminez la création du ticket et à la validation, rien ne sera envoyé à l’intervenant ou au demandeur

Ce mode, présent dès la création du ticket, restera visible à toutes les étapes vous permettant de le réactiver ou le désactiver à tout moment.

• Envoi du propriétaire (Gérance uniquement)

En activant cette option, vous transmettrez  le nom du propriétaire du bien (ou de l’immeuble complet) à l’intervenant afin qu’il établisse le document à son nom.

• Demander la présence sur place

Cette option n’est visible qu’avec un ticket de type « Ordre de service » (ODS). En effet, pour les autres types, la demande de présence sur place est envoyée de façon automatique

• Notifier les relances

Si vous activez cette option, les personnes désignées comme étant à notifier seront informées lors des relances envoyées à l’ntervenant.

• Important – Urgent

Ajout d’une notion « URGENT » à activer (ou pas) qui apparaît en gros et en rouge dans le 1er email envoyé l’intervenant (ODS et/ou Devis) et SMS

• Visibilité du ticket

Permet de définir qui aura accès au ticket que vous allez créer, via son extranet. En effet, les paramètres permettent de définir une catégorie par défaut mais vous pouvez l’adapter à chaque nouveau ticket.

Délais de relance

Vous avez la possibilité de déterminer vos délais de relances pour les devis et les factures. (en jours)

D’autre part, si vous désirez rappeler à l’intervenant le jour et l’heure d’intervention, une 3ème rubrique vous le permet (en heures)

Pour les ordres de service, seule la rubrique facture est visible

Etape 2

Sur cette étape, vous pourrez renseigner différentes descriptions qui seront destinées aux tiers concernés.

• Description

C’est VOTRE description du problème ou de la nature de l’intervention. Sera transmise aux intervenants.

Digicode : si un digicode est trouvé sur l’immeuble (ou l’immeuble du lot), celui-ci est affiché automatiquement à ce niveau

• Description originale

Si vous avez transformé un email reçu en événement, c’est le contenu de l’email qui sera affiché. Il faut le reprendre et le mettre en page.

Le picto  vous affiche le contenu en pleine page, si besoin.

Collez dans cette case les informations transmises par le demandeur

A NOTER : si la demande a été faite depuis le service client, cette donnée est renseignée automatiquement

• Description pour les notifier

Si vous notifiez des personnes, cette dernière leur sera spécifiquement réservée.

Etape 3

Intervenant(s)

Pour les tickets de type « Ordre de service » ou « devis simple », seul un intervenant est à définir. Pour le type « devis multiple » c’est autant que vous le voulez.

Le principe est simple : vous cliquez sur le picto  pour créer une nouvelle ligne dans le tableau, permettant l’ajout d’un intervenant.

Dans la 1ère colonne, tapez le compte fournisseur à qui vous faites appel pour votre ticket : 401xx

Une fois votre choix effectué, les données de l’intervenant sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Vous pouvez choisir d’envoyer par email ou par SMS ou ….les deux !

Deux exceptions cependant : la demande initiale de devis et la demande finale d’une facture seront systématiquement envoyées par email (et par SMS si vous avez coché la case)

Personne à contacter

• Personne à contacter

Puisque vous demandez à un tiers (fournisseur) d’intervenir sur site, il peut avoir besoin de contacter une personne pour y accéder. Saisissez à ce niveau les coordonnées (et un commentaire éventuel)

Le principe est simple : vous cliquez sur le picto  pour créer une nouvelle ligne dans le tableau, permettant l’ajout d’un tiers…

Une fois votre choix effectué, les données du tiers à contacter sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Il est également possible de saisir un commentaire sur le tiers à contacter, qui sera transmis à l’intervenant

Personne(s) à notifier

• Notifications

Notifier un tiers signifie qu’il sera alerté de façon automatique des étapes importantes du ticket.

Le principe est simple : vous cliquez sur le picto  pour créer une nouvelle ligne dans le tableau, permettant l’ajout d’un tiers…

Une fois votre choix effectué, les données du tiers à contacter sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Etape 4

Documents

Cette étape vous permet d’ajouter tout document (photo, PDF, etc…) qui sera transmis à l’intervenant puis stocké dans le ticket. A la fermeture du ticket, si vous procédez à un rapatriement des pièces vers LSC, les documents seront également joints.

Envoyer et créer le ticket sur l’extranet

Une fois les documents insérés, vous pouvez valider et lancer la création du ticket sur l’extranet depuis votre formulaire LSC.

Cela vous créera, pour historisation, deux (ou plus) événements. Le 1er au niveau du demandeur, le second au nom de l’intervenant.

Si vous lancez un ticket multi, un événement par intervenant sera alors crée

Modèle à utiliser

Vous pouvez déterminer dans les paramètres  (Syndic ou Gérance) le modèle d’événement à utiliser. cf. ci-contre.

2 – Création depuis un événement

Si la demande émane du service client, vous recevez, en tant que destinataire de celle-ci, un email récapitulant la problématique du jour, le lot (ou immeuble) concerné, et les pièces jointes éventuelles

Rangez votre email pour en créer un événement.. tous les éléments de l’email seront récupérés et utilisés pour le futur ticket

Sinon, faites F1, renseignez le tiers concerné (demandeur), saisissez Immeuble et/ou Lot et PJ’s.

b) Validation et création du ticket

Lorsque vous validez votre événement, vous devez, pour créer un ticket, faire un CLIC LONG sur le bouton « valider » et accéder à la dernière rubrique :

• Valider et créer un ticket Gérance

OU

• Valider et créer un ticket Syndic

c) Interface de création du ticket

Après validation de votre événement, vous arrivez sur la même interface que celle utilisée via un raccourci avec en plus certains informations issues de l’événement préremplies

 

 

VALIDATION, CONSÉQUENCE & VISIBILITÉ

Validation

La validation du formulaire a pour effet de créer un ticket sur le service client  !

Il n’a donc aucune existence physique dans LSC

Conséquences

La validation du ticket a eu pour conséquences d’envoyer toutes demandes (ou notifications) aux personnes définies lors de la préparation de celui-ci.

• Le ou les intervenant(s) reçoit (reçoivent) un email ET un SMS (si coché) dans le cadre d’une demande de devis
• L’éventuelle personne notifiée reçoit une confirmation de la création du ticket

Visibilité

Dans LSC, vous pouvez afficher un résumé de vos tickets depuis votre afficheur (F5)

• Les tickets, crées et stockés sur le service client, restent visibles à partir de l’afficheur, sous forme de liste.
• Seuls les tickets en cours, liés au gestionnaire sont affichés…Numéro, immeuble /lot, statut et sujet sont visibles
• Si vous cliquez sur un ticket, un complément de détail s’affiche sur la partie droite..

Rubrique : (visible après sélection d’un ticket)

Permet de récupérer tous les éléments d’un tickets (Photos, PDF, document de résumé) et d’en créer un événement avec PJ’s sur le tiers « demandeur »

Avant de pouvoir vous servir de cette option, vous devez paramétrer un modèle d’événement en administration…dont les chemins d’accès sont les suivants :

• Module Gérance : menu paramètres, Gérance, configuration gérance, onglet « menu négociateur »
• Module Syndic : menu paramètres, Syndic, configuration syndic, onglet « divers »

Si vous double cliquez sur un ticket, l’interface web s’ouvre automatiquement et affiche son détail…

• Juste après la création d’un ticket, celui-ci affiche la demande initiale (du locataire, du propriétaire, d’un copropriétaire ou …autre), sa création et la demande de devis (ou d’intervention pour un ordre de service)

TOUTES LES AUTRES ÉTAPES D’UN TICKET

cf. chapitre consacré à cette partie

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SAISIR LES DONNÉES DU TICKET

Partie haute

Type de ticket

Deux types disponibles : Ordre de service, devis

Ordre de service : demandera à un ou plusieurs intervenant(s) d’aller sur site pour procéder à une constatation et/ou devis et/ou réparation

Devis : un devis sera demandé à un ou plusieurs intervenant(s) afin que vous puissiez valider le devis gardé… pour une intervention ultérieure.

Si vous demandez à plusieurs intervenants pour le devis, vous passerez automatiquement le type de ticket de devis simple (DS) à devis multiple (DM)

Copropriété, bien ou immeuble

• Ticket Syndic

Choisissez une copropriété à partir de la liste que vous sera affichée

• Ticket Gérance

Deux choix possibles : choisir un lot ou un immeuble si celui-ci est un immeuble complet. Il est en effet possible de traiter des tickets Gérance comme on le fait en Syndic pour ce dernier cas, c’est à dire une intervention dans les parties communes.

Assigné à…

Par défaut, le ticket sera affecté à l’utilisateur courant (gestionnaire). Mais vous pouvez tout à fait le changer à ce niveau via le menu déroulant.

Identité à l’origine de la demande

Saisissez le nom (ou la qualification) du tiers qui est à l’origine du ticket

Source

Obligatoire. Permettra par la suite d’obtenir des statistiques via la pictogramme en forme de camembert présent sur la liste des tickets

Pour les trois rubriques précédentes, si la demande a été faite depuis l’extranet, ces données sont renseignées automatiquement

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Partie centrale

Date et heure de la demande

Cette donnée servira de repère durant toute la vie du ticket

A NOTER : si la demande a été faite depuis le service client, cette donnée est renseignée automatiquement

Sujet

Le sujet est important car est systématiquement repris dans toutes les correspondances avec les différents interlocuteurs

Description

C’est VOTRE description du problème ou de la nature de l’intervention. Sera transmise aux intervenants.

Digicode du lot (ajoutée en version 2.3)

• Description pour l’intervenant (Gérance uniquement). Si le digicode du lot est connu, il est automatiquement affiché dans la description à envoyer à l’intervenant

 

Description originale

Collez dans cette case les informations transmises par le demandeur

A NOTER : si la demande a été faite depuis le service client, cette donnée est renseignée automatiquement

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Partie basse

Mode Silencieux

Nouveauté de la version 2.0, ce mode vous permet d’avoir un contrôle totale sur la vie du ticket, c’est à dire d’empêcher le logiciel de générer des emails e/ou SMS automatiquement.

Exemple : vous créez un ODS mais vous avez déjà eu l’intervenant en ligne pour lui demander d’intervenir….. Activez ce mode, terminez la création du ticket et à la validation, rien ne sera envoyé à l’intervenant ou au demandeur

Ce mode, présent dès la création du ticket, restera visible à toutes les étapes vous permettant de le réactiver ou le désactiver à tout moment.

Envoi du propriétaire (Gérance uniquement)

En activant cette option, vous transmettrez  le nom du propriétaire du bien (ou de l’immeuble complet) à l’intervenant afin qu’il établisse le document à son nom.

Demander la présence sur place

Cette option n’est visible qu’avec un ticket de type « Ordre de service » (ODS). En effet, pour les autres types, la demande de présence sur place est envoyée de façon automatique

Notifier les relances

Si vous activez cette option, les personnes désignées comme étant à notifier seront informées lors des relances envoyées à l’ntervenant.

Important – Urgent  (à partir de la version 2.3)

• Ajout d’une notion « URGENT » à activer (ou pas) qui apparaît en gros et en rouge dans le 1er email envoyé l’intervenant (ODS et/ou Devis) et SMS

Exemple pour un email :

Visibilité du ticket

Permet de définir qui aura accès au ticket que vous allez créer, via son extranet. En effet, les paramètres permettent de définir une catégorie par défaut mais vous pouvez l’adapter à chaque nouveau ticket.

Intervenant

Si vous cliquez sur la flèche, vous déployez la rubrique pour y saisir les données de l’intervenant.

Le principe est simple : vous pouvez les choisir par corps de métier à l’aide de la rubrique de gauche ou dans une liste, toutes activités confondues.

Une fois votre choix effectué, les données de l’intervenant sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Vous pouvez choisir d’envoyer par email ou par SMS ou ….les deux ! Deux exceptions cependant : la demande initiale de devis et la demande finale d’une facture seront systématiquement envoyées par email (et par SMS si vous avez coché la case)

A NOTER : si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le saisir manuellement

Cas des intervenants multiples

Avant tout, servez-vous du bouton « AJOUTER » pour en gérer plusieurs…. Puis, suivant le type de ticket :

• Ordre de service

Vous pourrez ainsi gérer en simultané (dans le même ticket), plusieurs corps de métier.

• Devis

Pour un devis, si vous saisissez plusieurs intervenants, le comportement sera différent. Il sera alors question de faire un « choix » sur les devis reçus pour n’en conserver qu’un.

Personne à contacter

Puisque vous demandez à un (ou plusieurs) tiers (fournisseur) d’intervenir sur site, il peut avoir besoin de contacter une personne pour y accéder. Saisissez à ce niveau les coordonnées (et un commentaire éventuel)

Vous avez également la possibilité de prévenir cette personne et qui va la contacter …

Si vous cochez « email » et/ou « SMS », cette option se déclenchera à la création du ticket pour un ordre de service ou la validation d’un devis pour les autres types de tickets.

A NOTER : si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le saisir manuellement à l’aide de la rubrique « ajouter une personne non listée »

Personne(s) à notifier

Notifier une personne signifie qu’elle sera alertée de façon automatique des étapes importantes du ticket.

Par défaut, le tiers à l’origine de la demande (si celle-ci a été faite via le service client) est notifié…

Là également, vous pouvez choisir de notifier par email ou par SMS ou ….les deux !

Si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le saisir manuellement

Les versions 2.2 (C.S) puis 2.3 (tous) ont été enrichies, vous permettant, en syndic, de notifier :

• Tous les membres du conseil syndical
• Tous les copropriétaires

 

Gardien (coordonnées)

Il est possible de récupérer les informations sur gardien lors de la création du ticket sur deux rubriques ..

• Personne à contacter
• Personne à notifier

Envoi des données liées au gardien depuis LSC

Pour que la donnée soit visible sur les tickets, il faut avoir renseigné un gardien sur votre fiche immeuble dans LSC. Il est ensuite envoyé avec ses informations personnelles sur l’extranet.

Il vous faut créer une donnée complémentaire en administsration, dans la partie « immeuble », et vous la nommer « Gardien »

Enfin, sur la fiche immeuble, vous appelez cette donnée et dans la partie valeur, vous saisissez un « ? » et récupérez la fiche tiers de votre gardien.

Délais de Relances

Vous pouvez définir, en fonction du type de ticket (ODS ou Devis), des délais de relance en jours ou en heure + le nombre maximal de relances à effectuer.

Ordres de service

Pour les ODS, deux types de relances possibles :

• Relance ODS

Dès que vous créez un ticket de type « ODS », cette relance est en attente et se déclenche dès le délai arrivé…

Elle peut être paramétrée en jours ou en heures

• Relance facture

C’est à compter de la réception de la fin d’intervention ET si l’intervenant n’a pas envoyé la facture à ce moment là que cette relance prend son sens.

Demande de devis

Pour les ticket de type « Devis », il existe deux autres relances ..hormis la facture

 

• Devis

Dès que vous créez un ticket de type « Devis », cette relance est en attente et se déclenche dès le délai arrivé…

• Rappel de l’intervention

Si vous désirez rappeler à l’intervenant le jour et l’heure d’intervention, cette 3ème rubrique vous le permet (en heures)

Pièces jointes

Lors de la création d’un ticket, les pièces jointes peuvent être par exemple les photos du sinistre ou tout autre fichier qui pourrait donner de l’information, notamment à l’intervenant. Vous pouvez les ajouter en les déposant dans le cadre prévu à cet effet.

Si la demande initiale est issue de l’extranet, les PJ’s sont reprises automatiquement à ce niveau.

Toutes les pièces jointes resteront accessibles pendant la vie du ticket, dans la partie supérieure.

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VALIDATION D’UN TICKET : CONSÉQUENCES & LISTE

Conséquences

La validation du ticket a eu pour conséquences d’envoyer toutes demandes (ou notifications) aux personnes définies lors de la préparation de celui-ci.

• Le ou les intervenant(s) reçoit (reçoivent) un email ET/OU un SMS (si coché) dans le cadre d’une demande de devis ou d’un ODS multi-intervenants
• L’éventuelle personne notifiée (le demandeur par exemple) reçoit une confirmation de la création du ticket

Si vous avez activé le mode « silencieux », ces envois ne sont pas effectués

• Le ticket affiche la demande initiale, sa création et la demande de devis (ou d’intervention pour un ODS)

Liste des tickets

La validation du formulaire a pour effet de créer un ticket et de l’afficher dans la liste des tickets existants et actifs !

Tri par défaut

Les tickets sont affichés du plus récent au plus ancien. Ce qui compte, ce n’est pas la date de création mais celle de modification…

Donc, par exemple, un ticket crée le 19 mai 2020, modifié le 14 août, sera présenté avant un ticket crée le 25 juillet…

Colonnes remarquables

• Num

Correspond au numéro unique attribué au ticket. Est rappelé dans les différents échanges avec les intervenants et/ou tiers concernés.

• Modifié le

Dès que le ticket est modifié, cette date évolue. Par défaut, les tickets sont triés par cette date, ceux modifiés le plus récemment étant affichés en premiers.

• Statut (cf. paragraphe suivant)
• Sujet (survolez la zone avec la souris pour afficher la description complète)

• type

Chaque ticket est lié à un type sous forme d’acronyme permettant une reconnaissance visuelle rapide.

Couleurs et statuts

Statut

Le statut vous indique l’étape dans laquelle se trouve le ticket

Visuel de « non lus » (à partir de la version 2.3)

Si, durant la vie du ticket, celui-ci évolue (réception d’un message de l’intervenant par exemple, relance, etc…), il s’affiche alors avec un point rouge devant le statut. Vous savez donc immédiatement ce que vous devez lire.

Une fois l’information connue/lue, le point disparait.

Couleurs

Cette liste vous montre les tickets sous deux couleurs : en gris ou en bleu

• Gris

Sont les tickets qui sont attente d’un élément. cf. copie d’écran ci-dessus : « devis en attente d’approbation » (par le propriétaire en Gérance ou le CS en syndic)

• Bleu

Cette couleur vous indique qu’une intervention de votre part est nécessaire. Par exemple, « Devis reçu » il vous faut l’accepter ou le refuser !

Exception à ces règles : le ticket de type « ODSM » (Ordre de Service Multi-intervenants). Seuls deux statuts sont affichés : EN COURS  ou… CLOS

Recherches

A partir de cette liste, vous pouvez rechercher les tickets (à l’aide du menu déroulant à gauche). Ils peuvent être retrouvés…

• Module syndic : par copropriété, sujet ou description, numéro, intervenant

• Module gérance : par référence de lot ou d’immeuble, du propriétaire, du sujet ou description, du numéro, de l’intervenant

Ajoutée en version 2.1 – la recherche est conservée tant que vous ne quittez pas l’écran.

Par exemple, vous recherchez un intervenant et affichez tous les tickets liés. Vous modifiez un ticket et quand vous revenez sur la liste, vous retrouvez la liste des tickets de l’intervenant. Auparavant, la liste réaffichait tous les tickets du gestionnaire

Affichages

Bouton « VTI » (à partir de la version 2.2)

Nouveau bouton permettant de récupérer des notes « à faire » transformées en « pré-tickets » sur le module VTI et envoyées sur le Cloud.

Ensuite, il suffit de cliquer sur ce bouton et cela rapatriera des tickets qui auront le statut « en attente de validation ». Restera donc à les valider puis leur affecter un gestionnaire pour entrer dans le cycle classique de la gestion d’un ticket.

NB : les notes prises sur la VTI ainsi que les photos sont récupérées dans ces tickets.

Bouton « i »

Donne un accès à la documentation des tickets

• « Tickets 2.3 » vous présente toutes les nouveautés de la version en cours, de façon détaillée
• « Doc tickets » vous explique la gestion des tickets de A à Z.
• Tutoriel intervenant (documentation à remettre à vos intervenants, si besoin)

Pictogramme de statistiques (à partir de la version 2.3)

Il vous permet d’accéder à cinq statistiques sur une borne de dates et vous donner sous forme de camembert (ou barres) le nombre et le % liés.

• Sources des tickets
• Types de tickets
• Nombre de tickets par mois
• Nombre de tickets par gestionnaire
• Nombre de tickets par activité (intervenants)

Imprimer

Permet l’impression de la liste des tickets affichés à l’écran

Mes tickets

Par défaut, cette option est cochée. Si vous décochez, vous pourrez voir les tickets des autres gestionnaires de l’agence

En cours ou… autres

Afficher les tickets …(à l’aide du menu pop up situé en haut à droite.)

• En cours
• Du jour
• Fermés (à noter que pour ces deniers, le statut est affiché en rouge)
• Tous

Actions sur sélection (à partir de la version 2.3)

Le bouton n’est visible qu’après sélection de ticket(s)

Ensuite, il propose trois rubriques :

Transférer à un autre gestionnaire

Pour y procéder, vous devez sélectionner le ou les ticket(s) à l’aide de la boite à cocher en 1ère colonne puis vous cliquez sur la rubrique « changer le gestionnaire ».

Puis,  vous affectez en choisissant le nouveau gestionnaire dans une liste.

Export en .CSV ou .txt

Les deux permettent de créer un fichier avec l’extension choisie pour ensuite l’exploiter dans un tableur (Excel, Office calc, etc…)

Suppression d’un ticket

En fonction de certains paramètres, les tickets peuvent être supprimés ou… pas. C’est à l’administrateur de l’extranet au sein de l’agence d’en définir les modalités.

Tout est géré au niveau du contrôle des accès

Ensuite, dans la partie « employés », l’autorisation est liée au rôle dévolu au collaborateur. Dans notre cas, un gestionnaire, à priori…

Une fois le rôle choisi, la liste de tous les contrôles d’accès s’affiche. Descendez en bas de formulaire pour voir ceux liés aux tickets …

C’est la 4ème boite à cocher qui détermine ce droit. Si elle l’est, alors la suppression est possible avec le pictogramme visible sur la liste des ticket. Non coché, celui-ci n’est pas présent. Ce n’est donc pas lié à un mot de passe mais au fait qu’il soit montré ou pas.

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TOUTES LES ÉTAPES D’UN TICKET

Vous l’avez compris, un ticket est une suite d’étapes logiques permettant de mener à bien un ordre de service, qu’il soit lié à un ou plusieurs intervenant(s), avec devis ou non. L’idée force du logiciel est de vous aider à chacune des étapes quand aux actions à lancer.  En parallèle, des automatismes (désactivables à tout moment…) gèrent à votre place l’information due à certains types de tiers et/ou les relances.

Deux actions sont donc à distinguer :

• Celles inhérentes à l’étape en cours, donc non disponibles (en général) au niveau des autres étapes (par exemple une demande de devis n’a aucun intérêt une fois la date d’intervention finale définie, etc….
• Celles, dites génériques, que vous pouvez lancer à n’importe quel moment.

Intéressons-nous d’abord à ces dernières…

Options disponibles à toutes les étapes

Envoyer un message

Disponible pour un intervenant, le président du CS (syndic), le propriétaire (Gérance), le locataire (Gérance), vous avez la possibilité d’échanger avec le tiers à tout moment…

Le résultat de votre action se matérialise sur le ticket en partie droite….

Si une réponse vous est faite, et si vous répondez à celle-ci (et ainsi de suite), le sujet sera conservé afin de créer un fil de discussion…

Changer les coordonnées du tiers

A l’aide du petit crayon présent, vous pouvez changer l’email et/ou le portable de votre intervenant (ou propriétaire ou président du CS)

Il est également possible de cocher le mode utilisé pour les échanges (email seul, SMS seul ou les deux). Une coche, située à gauche vous rappellera comment vous communiquez avec l’intervenant.

Options non directement liées à un intervenant défini sur le ticket

Note interne : commenter le ticket

Vous avez la possibilité d’écrire une note, qui restera interne, afin de suivre au mieux l’évolution du ticket

Résultat obtenu, qui sera affiché sur la partie droite de l’écran de votre ticket

.

Ce texte, vous pouvez l’enrichir avec couleurs, gras, etc…

A partir de la version 2.4 (date de sortie 2ème semestre 2023), vous pourrez même ajouter une pièce jointe à votre note

Contacter un autre intervenant

Cette rubrique a une double fonction :

• Soit faire appel à un autre intervenant ou annulant l’ordre du précédent (donc annule et remplace)
• Soit en complément de l’intervenant déjà contacté si, par exemple, plusieurs corps de métiers sont nécessaires pour l’ODS.

Ce choix, vous le faites au moment de la validation de l’appel à un autre intervenant

Informer un tiers

A tout moment, vous pouvez envoyer un notification contextuelle (qui tient compte de l’étape sur laquelle vous êtes) à la (ou les) personne(s) de votre choix

Cette rubrique n’est plus proposée en ODSM (Ordre de service multi-intervenants) car nous sommes en présence de plusieurs contextes, pas forcément à la même étape d’avancement.

Ecran de saisie…(exemple pour la notification de deux tiers, dont un n’est pas dans la liste par défaut : nom renseigné sur la 2ème ligne, ci-dessous à droite)

La création du ticket étant effective, nous poursuivons à partir de l’étape n°2 – la réponse de l’intervenant…(ou des intervenants pour un ODSM)

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1\ L’ordre de service (ODS)

Étape n° 1 : création du ticket

cf. chapitre « Comment créer un ticket ».

Un ticket peut être crée depuis LSC en validant un événement OU depuis l’extranet depuis la liste des tickets (Gérance ou Syndic), avec le bouton +

Étape n° 2 : réponse de l’intervenant (ou des intervenants pour un ODSM)

Le fournisseur a donc reçu un SMS (cf. copie d’écran ci-contre) ou un email et il trouve un lien lui permettant d’accéder au service client, sur une page dédiée. Il y trouvera le rappel des informations de la demande (cf. copie d’écran ci-dessous, à gauche) , l’éventuelle personne à contacter, les informations du gestionnaire et la possibilité de répondre (cf. copie d’écran ci-dessous, à droite)

En acceptant l’intervention, l’intervenant propose en même temps la date et l’heure…

Echanges avec l’intervenant

A tout moment, un intervenant peut échanger avec vous . En effet, sur la fenêtre d’échanges, disponible à toutes les étapes, un bouton « CONTACTER LE GESTIONNAIRE » est accessible. Message et PJ’s pourront être envoyés à tout moment, créant, si besoin, un fil de discussion dans le ticket.

La validation de l’écran envoie un email au gestionnaire, le prévenant qu’une action a été faite pour le ticket xx. Il faut donc accéder au ticket et… passer à l’étape suivante : « demander la présence sur place » (si cochée lors de la création du ticket) OU « demander la fin d’intervention »

En parallèle, la personne notifiée reçoit automatiquement l’acceptation de l’intervention et la date + l’heure.

Votre ticket ressemble à cela …

Étape n° 3 : demander la présence sur place (optionnelle)

Automatique, envoyée (par mail ou SMS) 15 minutes avant l’heure prévue d’intervention. L’intervenant pourra, comme à chaque étape, vous répondra directement sur l’interface du service client. Quatre choix lui seront offerts

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email

NB : s’il vous répond par un autre biais (email ou SMS), vous devrez mettre le ticket à jour à l’aide des rubriques situées sur la partie gauche.

Étape n° 3 bis : Passer d’un ordre de service à un devis simple

ATTENTION : cette option n’est pas possible si vous êtes sur un ODSM, c’est à dire avec plusieurs intervenants définis

Votre ticket peut évoluer d’un ordre de service à la gestion d’un devis (devis simple). En effet, votre intervenant, une fois sur place, peut constater et vous indiquer qu’un devis nécessitant votre acceptation est nécessaire …

Sur votre ticket, deux rubriques vous le permettront

• Demander le devis
• Saisir manuellement le devis

Lors du passage en devis simple, vous aurez la possibilité de définir les délais de relance non proposés lors de la création de l’ordre de service. Ils restent accessibles et modifiables en modification d’un ticket, en cliquant sur le pictogramme représentant un crayon

Si votre ODS devient un « devis simple », nous reprenons alors le fil conducteur du nouveau type de ticket .. cf. ci-après l’étape n°2 d’un Devis simple

Étape n° 4 : demander la fin d’intervention

Automatique, envoyée (email ou SMS) quelques minutes après l’heure prévue d’intervention (+ la durée prévue)

L’intervenant, lors de sa confirmation, pour joindre des preuves de son intervention. Il pourra également joindre la facture, ce qui annulera l’étape suivante.

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email ainsi qu’à la personne à notifier (SMS ou email)

NB : s’il vous répond par un autre biais (email ou SMS ou tél), vous devrez mettre le ticket à jour à l’aide des rubriques situées sur la partie gauche.

La fin d’intervention confirmée sera affichée de la façon suivante sur le ticket, une fois celui-ci à jour..

 

Étape n° 5 : demander la facture (si celle-ci n’a pas été transmise à l’étape n°4)

C’est à vous d’en faire la demande.

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email

NB : si vous avez déterminé une relance automatique lors de la création du ticket, celle-ci sera envoyé x jours après votre 1ère demande.

Votre ticket, une fois mis à jour, le confirmera de la façon suivante :

Vous avez également la possibilité de saisir manuellement la facture (si reçue par ailleurs). Dans ce cas, n’oubliez pas de saisir son montant afin qu’il soit affiché en partie haute puis pris en compte dans les futurs documents de synthèse

Étape n° 5 bis (si nécessaire)

Si la facture reçue ne convient pas (manque, erreur, etc..), vous pouvez demander le nouvel envoi de celle-ci en y apportant un commentaire.

Étape n° 6 : fermer le ticket

Toutes les actions prévues étant terminées, il ne vous reste qu’à clore le ticket.

Peut être fait à toutes les étapes…

Mais attention, cette manipulation est irréversible !

Une fois le ticket clos, l’information s’affichage dans le tableau.

Deux options à votre disposition

• Obtenir le fichier de résumé du ticket

• Obtenir les documents du ticket (.zip)

Télécharge tous les éléments du tickets (photos, devis, facture, résumé, etc…), le tout dans un fichier .zip, qu’il vous suffira de décompresser.

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2\ Devis (simple ou multiple)

Nous n’aborderons que les différences avec un ticket de type « Ordre de service » car les principes restent fondamentalement les mêmes

Étape n° 2 : réponse de l’intervenant

La seule différence réside dans le fait que l’intervenant accepte ou refuse …. de proposer un devis.

Étape n° 2 bis : Passer d’un devis simple à un devis multiple  (optionnel, sinon, passez à l’étape 3) ou … faire appel à un nouvel intervenant

Si vous avez crée votre ticket en devis simple (donc une demande de devis a été envoyée à un intervenant), vous pouvez tout à fait changer d’avis et faire appel à d’autres intervenants et basculer votre devis en type « multiple ».

Cliquez sur la rubrique « Contacter un autre intervenant »

Remplissez les données du nouvel intervenant sur le second écran et validez le pour obtenir le message de confirmation suivant :

Trois choix possibles :

• OUI

Annulera le devis en cours, enverra une notification de refus et demandera un devis au nouvel intervenant

• NON

Procédera à une demande devis au nouvel intervenant tout en conservant la précédente

• ANNULER

Ne fait rien …

Étape n° 3 : acceptation du (ou des) devis

Une fois le (ou les) devis reçu(s), l’acceptation ou le refus peuvent être faits par le gestionnaire (en cliquant directement sur « Accepter ou Refuser »)

OU

• Module Gérance

Le propriétaire du lot

Si vous avez déterminé sur le mandat signé avec votre propriétaire un montant au delà duquel des travaux ne peuvent être entrepris qu’après son acceptation, servez vous de cette rubrique.

• Module Syndic

Le président du conseil syndic ou faisant fonction (nouveauté 2.1)

A noter : vous pourrez également envoyer une information aux autres membres du conseil syndic mais seul le président sera décisionnaire.

Cependant, si vous n’avez pas de président du CS, vous pourrez envoyer la demande d’acceptation à :

• l’un des membres du CS
• un personne de votre choix, en saisissant simplement son nom, son email et/ou le n° de portable.

Étape n° 3 bis : transmission du devis accepté à votre intervenant (optionnel)

L’acceptation étant actée, vous pouvez le confirmer à votre intervenant en lui joignant une copie du devis dûment accepté et signé

Dans notre copie d’écran ci-dessous, le devis a été approuvé par le conseil syndic. Ne vous reste qu’à confirmer cette approbation en cliquant sur « valider »

La fenêtre vous proposera alors de joindre le document signé…

Cette option est accessible même si le devis est directement accepté par vous

Étape n° 3 ter : prise de RDV directe par l’intervenant avec la personne à contacter

A partir de la version 1.0.7, une fois un devis accepté, l’intervenant n’attend plus que vous le recontactiez pour définir un RDV d’intervention, il peut le faire lui même puis vous transmettre cette information via un lien prévu à cet effet.

Quand votre intervenant clique sur le lien, il arrive sur l’écran lui permettant de vous donner cette information…

Une fois cette donnée réceptionnée, vous pourrez encore la valider, la reporter ou ..l’annuler…

Si l’intervenant ne passe pas par l’interface permettant une mise à jour du ticket, vous pourrez saisir manuellement le RDV

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Étapes suivantes

Sont strictement identiques à celles décrites précédemment pour l’ordre de service

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Récapitulatif d’un ticket

Lorsqu’un ticket est clos, une nouvelle option s’affiche vous permettant de récupérer tous les éléments de celui-ci (photos, devis, factures, etc….)

Cette possibilité existe également depuis LSC (cf. chapitres suivants)

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Rapport

Le rapport peut avoir une double destination…

• Pour vous, gestionnaire, pour avoir une vue d’ensemble des tickets ouverts pour un lot, un immeuble en mono-propriété ou en copropriété
• Pour vos clients à des fins de comptes rendus … (auprès du conseil syndical, par exemple).

Attention, seuls les tickets « clos » seront pris en compte dans ce document

A partir de la liste des tickets, le menu « tickets » vous propose l’option « Rapport »

qui vous conduit à la liste des rapports déjà établis.

Pour en créer un nouveau, cliquez sur « + » en haut à droite

• Choix du bâtiment (ou du lot)
• Date de début / Date de fin

de prise en compte des tickets clos…

• Choix des données

Cochez ce qui doit être affiché ou …non

La validation calcul le rapport et le place dans la liste. un clic sur une ligne l’affiche directement à l’écran.

En parallèle, une copie est envoyée sur l’email de l’utilisateur courant.

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Côté LSC…

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F5 – Afficheur

Visibilité

• Les tickets, crées et stockés sur le service client, restent visibles à partir de l’afficheur, sous forme de liste.
• Seuls les tickets en cours, liés au gestionnaire sont affichés…Numéro, immeuble /lot, Aqui (créateur du ticket), statut et sujet sont visibles
• Si vous cliquez sur un ticket, un complément de détail s’affiche sur la partie droite..

Rubrique : (visible après sélection d’un ticket)

Permet de récupérer tous les éléments d’un tickets (Photos, PDF, document de résumé) et d’en créer un événement avec PJ’s sur le tiers « demandeur »

Avant de pouvoir vous servir de cette option, vous devez paramétrer un modèle d’événement en administration…dont les chemins d’accès sont les suivants :

• Module Gérance : menu paramètres, Gérance, configuration gérance, onglet « menu négociateur »
• Module Syndic : menu paramètres, Syndic, configuration syndic, onglet « divers »

Qui voit quoi ?

Dans LSC, vous pouvez

• Si vous êtes Gestionnaire

Afficher un résumé de vos tickets depuis votre afficheur (F5)

• Si vous êtes Assistant ou comptable,

Afficher un résumé des tickets crées (et en cours) pour lesquels vous êtes rattaché sur l’un de ses deux rôles = fiche immeuble en Syndic ou fiche compte en Gérance

• Transfert en cas d’absence activé

Si un transfert vers un autre utilisateur est activé, les tickets de la personne qui vous a fait le transfert sont également montrés.

Accès direct au détail du ticket

Si vous double cliquez sur un ticket, l’interface web s’ouvre automatiquement et affiche son détail…

• Juste après la création d’un ticket, celui-ci affiche la demande initiale (du locataire, du propriétaire, d’un copropriétaire ou …autre), sa création et la demande de devis (ou d’intervention pour un ordre de service)

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Liste des tickets

Accessible depuis votre afficheur (F5), après avoir cliqué sur « Tickets en cours »…à l’aide du bouton « LISTER » situé en haut de page

Les tickets présents sur votre afficheur sont ceux qui sont les vôtres ET ceux « en cours » (donc non fermés).

Par défaut, cliquez sur LISTER les affiche mais il est possible de rechercher les anciens tickets et ceux d’autres gestionnaires.

Récupérer les éléments du ticket

Rubrique : (sélectionner un ticket avant de cliquer sur cette option)

Permet de récupérer tous les éléments d’un tickets (Photos, PDF, document de résumé) et d’en créer un événement avec PJ’s sur le tiers « demandeur »

Avant de pouvoir vous servir de cette option, vous devez paramétrer un modèle d’événement en administration…dont les chemins d’accès sont les suivants :

• Module Gérance : menu paramètres, Gérance, configuration gérance, onglet « menu négociateur »
• Module Syndic : menu paramètres, Syndic, configuration syndic, onglet « divers » puis onglet « Partenaires » (à compter de la version 6.0.2)

Rechercher un ticket ou un groupe de tickets

Le bouton « Rechercher » vous propose une fenêtre multi-critères

Partie identité

Par immeuble ou par lot, vous affichez les tickets liés

Partie Activité

Comme les tickets sont différents en fonction de l’activité, vous devez indiquer le module auquel sont rattachés les tickets rercherchés.

Partie Ticket

• Type

Les tickets existent sous trois types : ordre de service, devis simple, devis multiple

• Statut

A chaque étape de sa « vie », le ticket est rattaché à un statut permettant de savoir clairement le niveau d’avancement de celui-ci. Vous devez choisir dans une liste le statut sur lequel vous désirez afficher le ou les ticket(s).

• Sujet contient

Correspond au sujet défini lors de la création du ticket. La recherche doit être faite par mot clé pour être sûr de retrouver le bon ticket.

• Description contient

Là également, la description est celle saisie au moment de la création du ticket

• Date création du… au …

Pour montrer des tickets crées sur une borne de dates.

Partie critères complémentaires

Les tickets, par essence, sont attachés à un gestionnaire (information saisie sur l’immeuble en Syndic et sur le compte en Gérance).

Par défaut, ce sont vos tickets qui sont affichés mais vous pouvez en chercher liés à d’autres gestionnaires.

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Aide à la création d'un mandat de gestion jusqu'au locataire ou d'un locataire à partir d'un lot existant

Sommaire

Préambule

Raccourci « Nouveau mandat »

Principes de navigation et validation

Étape 1 : le propriétaire
Étape 2 : le compte propriétaire
Étape 3 : le mandat
Étape 4 : immeuble / lot(s)
Étape 5 : et après…
Étape suivante : nouveau locataire

Raccourci « Nouveau locataire »

Étape 1 : lot
Étape 2 : tiers locataire
Étape 3 : compte
Étape 4 : locataire

Étape 5 : bail
Étape 6 : D.G.
Étape 7 : divers

Étape suivante : création du locataire

Raccourci « Nouveau lot »

Étapes 1 à 6
Enregistrer (et créer un locataire ?)

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Préambule

Les assistants de saisie d’un mandat et/ou d’un locataire ont deux buts. Faciliter et accélérer la procédure de création des fichiers de base.

Quelque soit l’assistant, vous n’avez plus qu’un seul écran, multi-étapes qui crée l’ensemble des fiches lors de la validation finale.

De plus, vous pouvez commencer une création de mandat (ou de locataire) et vous arrêter à n’importe quelle étape. LSC enregistre un brouillon que vous reprenez à tout moment !

Raccourcis

Installation des raccourcis

L’assistant n’est accessible qu’après l’ajout d’un raccourci sur votre écran d’accueil…

Pour l’ajouter,

• Allez dans le menu Paramètres,
• Préférences utilisateur,
• En haut à gauche « modification des raccourcis »,
• Onglet Gérance, accès haut OU accès bas et choisissez un emplacement libre. Si vous n’en avez plus, supprimez en un puis cliquez sur le petit crayon pour en créer un nouveau
• Choisissez « créer un raccourci » et cliquez sur « Aide au mandat »

• Validez à l’issue
• De retour sur l’écran d’accueil, si vous ne voyez pas votre nouveau raccourci , cliquez sur le sigle puis sélectionnez à nouveau le module Gérance, cela forcera l’actualisation de l’écran

Utilisation des raccourcis

Lorsque vous cliquez sur le raccourci, deux cas possibles :

Aucun historique

L’écran pour  procéder à une nouvelle création s’affiche directement

Pour un nouveau mandat

Pour un nouveau locataire

Trois étapes :

• le choix du ou des lot(s)

• l’affichage du ou des lot(s) après le choix de ces derniers

• le début de saisie par un double clic sur un lot

Brouillons existants

S’il  existe des brouillons (créations non terminées), c’est la liste des mandats en attente OU des lots pour affectation locataire qui est affichée.

A partir de l’une ou l’autre, deux possibilités :

• Reprendre un brouillon existant par un double-clic sur celui-ci (puis allez sur l’étape sur laquelle vous vous étiez arrêté
• Faire une nouvelle création à l’aide du bouton « Créer ».

Exemple pour le mandat…

NOUVEAU MANDAT

Principes de navigation et validation…

Ils sont simples

Passage d’un écran à l’autre

• Vous passez d’un écran à l’autre à l’aide du bouton « étape suivante », condition d’avoir renseigné les éléments indispensables…

• Lors des étapes intermédiaires, vous pouvez revenir en arrière avec le bouton « étape précédente ».

• L’étape sur laquelle vous êtes est matérialisée en orange sur la partie gauche de l’écran

(exemple quand on est à l’étape 3)

Enregistrer

• A l’issue des saisies, la validation finale se fait par le bouton « enregistrer »

L’enregistrement crée (si besoin)

• La fiche Tiers
• Le(s) lot(s)
• Le mandat
• Le compte du propriétaire (et les éventuels indivisaires)

Quitter l’assistant

A toute étape, vous pouvez quitter l’assistant, il vous sera alors proposé de

• Fermer l’écran mais d’enregistrer votre saisie en « brouillon » (à condition d’avoir au moins validé une étape).
• Fermer l’écran et supprimer le brouillon en cours

Après le choix de l’option, si vous validez, vous confirmez ce choix. Par contre, si vous faites « fermer », vous revenez à l’écran précédent….

Supprimer un brouillon

A partir de la liste des brouillons, si vous ne désirez pas l’enregistrer (donc, créer les fiches dans LSC), vous pouvez simplement le sélectionner et cliquer sur la poubelle

Étape 1 – Propriétaire

Cette étape permet de créer l’identité du propriétaire OU d’indiquer une identité existante !

• Dans le 1er cas, vous devrez remplir l’intégralité du formulaire
• Dans le second, les informations connues seront affichées, elles pourront éventuellement être complétées / modifiées.

Quelques informations :

• Après avoir indiqué l’identité, le code se calcule automatiquement
• Indiquez le genre pour création automatique du correspondant
• Le Gsm indiqué complètera la fiche correspondant
• Les documents ajoutés à ce niveau seront stockés dans la future fiche Tiers.

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

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Étape 2 – Compte propriétaire

Sur cette étape, vous pourrez indiquer les données du compte du propriétaire et des éventuels indivisaires

Quelques informations :

• Une fois l’entité comptable choisie, le numéro de compte et le libellé se calculent automatiquement
• Certaines rubriques comme le choix du relevé ou ce qui est imprimé à la suite ne sont pas accessibles à ce niveau (il faudra les choisir après création)

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

 

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Étape 3 – Mandat

A cette étape, vous saisirez les données du mandat de gestion et vous pourrez y lier les documents afférents.

Quelques informations :

• Le numéro de mandat s’obtient automatiquement par un clic sur « N° mandat » ou par saisie manuelle
• Compte analytique provisions : renseignez 47pROV si vous désirez ne pas reverser les provisions sur charges des locataires au propriétaire

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

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Étape 4 – Immeuble – Lot(s)

Cette ultime étape va vous permettre :

Si le lot n’existe pas dans votre portefeuille

De créer l’immeuble (ou de choisir un immeuble existant) puis d’y rattacher le ou les lot(s) du propriétaire courant en cliquant sur « + » et en choisissant « Lot en gérance »

Quelques informations :

• La 1ère fenêtre permet de créer / choisir l’immeuble et d’y rattacher d’éventuels documents
• Les 3 fenêtres suivantes sont dédiées au lot
• Les codes physique et gestion sont les seules informations obligatoires. Ils se créent automatiquement après saisie des n° de RCP et PLAN
• Sur la dernière fenêtre, vous pourrez intégrer des documents / photos

A l’issue de votre saisie, cliquez sur VALIDER ET RETOURNER A LA LISTE DES LOTS

Si le lot existe déjà dans le module syndic (à partir de la version 6.3.1 – février 2023)

De choisir l’option « Lot en syndic » en cliquant sur le bouton « + »

Si vous avez choisi un lot « syndic », vous ne pourrez pas le modifier à ce niveau … vous ne pourrez que passer à l’étape 5.

Étape 5 – Et après…

Trois possibilités à ce niveau :

• Vous créez un autre lot avec le bouton « + » et vous repartez à l’étape 4
• Vous cliquez sur « QUITTER L’ASSISTANT » afin d’y revenir plus tard pour terminer.
• Vous cliquez sur « ENREGISTRER » pour lancer la création des fiches. L’assistant se ferme et le brouillon est supprimé

Si vous avez cliqué sur « enregistrer », un message s’affiche pour vous demandez si vous voulez créer (ou pas) le locataire associé

Si vous faites OK, vous basculez automatiquement dans l’assistant de création du locataire. (cf. chapitres suivants pour documentation liée)

Si vous annulez, alors la procédure s’arrête là. Vous pourrez créer votre locataire à tout moment à l’aide du raccourci « nouveau locataire ».

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NOUVEAU LOCATAIRE

Étape 1 : choix du ou des lot(s)

Après avoir cliqué sur le raccourci « Nouveau locataire », une liste de lots est affichée. Vous allez devoir choisir les fiches pour lesquelles vous désirez faire entrer un locataire.

A l’issue, faites « Traiter sélection » ou … « tout traiter » (plus improbable). LSC affichera dans un nouveau formulaire le(s) lot(s) sélectionné(s)

A NOTER : sur la liste sera affiché le nom du locataire, s’il est encore en place

Boutons de cet écran

Ajout / modification du nouveau locataire

Même fonction que le double-clic sur une ligne… Propose la création du locataire OU si vous aviez déjà commencé, il faut ensuite vous rendre à l’étape sur laquelle vous vous étiez arrêté.

Valider les nouveaux locataires

N’est utile à ce niveau que si vous revenez sur un brouillon complet existant

Quitter l’assistant

A toute étape, vous pouvez quitter l’assistant, il vous sera alors proposé de

• Fermer l’écran mais d’enregistrer votre saisie en « brouillon » (à condition d’avoir au moins validé une étape).
• Fermer l’écran et supprimer le brouillon en cours

Après le choix de l’option, si vous validez, vous confirmez ce choix. Par contre, si vous faites « fermer », vous revenez à l’écran précédent….

Étape 2 : tiers locataire

Pour arriver sur cette étape, double-clic sur un lot

Cette étape permet de créer l’identité du locataire OU d’indiquer une identité existante !

• Dans le 1er cas, vous devrez remplir l’intégralité du formulaire
• Dans le second, les informations connues seront affichées, elles pourront éventuellement être complétées / modifiées.

Quelques informations :

• Après avoir indiqué l’identité, le code se calcule automatiquement
• Indiquez le genre pour création automatique du correspondant
• Le Gsm indiqué complètera la fiche correspondant
• Les documents ajoutés à ce niveau seront stockés dans la future fiche Tiers.

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

Étape 3 : compte locataire

Cette étape consiste à déterminer le type de bail que vous allez créer puis à la création du compte locataire lié.

Type de bail

3 choix possibles :

• Habitation (par défaut)
• Colocation (bail d’habitation avec des colocataires)
• Commercial

En choisissant l’une des trois options, les écrans diffèreront quelque peu.

Exemple : en cochant « colocataire », l’écran « compte » est complété par un tableau de saisie des colocataires

Compte

Sur cette étape, vous pourrez indiquer les données du compte du locataire et des éventuels colocataires

Quelques informations :

• Une fois l’entité comptable choisie, le numéro de compte et le libellé se calculent automatiquement
• Vous pourrez indiquer le gestionnaire, le comptable et ou l’assistant lié(s) au locataire
• Si vous avez coché « colocation », cliquez sur « + » au niveau du tableau des colocataires pour chaque fiche à créer.

ATTENTION : si vous avez de l’APL pour les colocataires il faut la renseigner pour chacun d’eux et elle sera cumulée par LSC sur la fiche locataire (étape suivante).

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

Étape 4 : locataire

Sur cette étape, vous pourrez indiquer le quittancement du locataire et la date de début, l’APL (ou AL) et autre périodicité..

Quelques informations :

• Le tableau de quittancement affiche le quittancement permanent en fonction des informations du lot. Il peut être changé à ce niveau
• Du quittancement provisoire peut être ajouté
• Si le locataire est prélevé, vous pourrez en définir les modalités (sur solde, sur dernière quittance, avec déduction de l’APL)

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

Étape 5 : bail et GLI

Sur cette étape, vous indiquerez,

• Les conditions de son bail
• Les modalités de révision du loyer (indice, date prochaine révision, conditions particulières, etc..)
• L’exclusion à la GLI et/ou la vacance de locataire (par défaut, rien n’est coché)

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

Étape 6 : D.G.

Sur cette étape, vous saisirez,

• Le dépôt de garantie et son reversement (ou non ) au propriétaire
• Le(s) garant(s) à l’aide du bouton « + »

Si le garant est lié à un colocataire, il faudra l’indiquer sur l’écran de création de celui-ci

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

Étape 7 : divers

Sur cette dernière étape du locataire, vous pourrez,

• Indiquer la date d’échéance de l’assurance habitation
• Définir (si besoin) d’autres alarmes (maintenance chaudière à gaz par exemple)
• Compléter des zones de notes informelles
• Ajouter des documents liés au locataire (une copie du bail signé par exemple)

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE pour revenir à l’écran qui liste le(s) lot(s) choisi(s) au départ

Dernière étape : création du locataire ou stand by

Vous êtes de retour sur la liste des lots et la colonne « nouveau locataire » s’est remplie

A partir de cette liste, vous pourrez

• Valider les nouveaux locataires (seront donc crées dans LSC et affichés en liste à l’issue)
• Quitter l’assistant tout en choisissant de conserver ou pas la saisie effectuée. Vous pourrez y revenir à tout moment par un clic sur le raccourci.
• Créer un nouveau locataire par double clic sur un autre lot

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NOUVEAU LOT

Étape 0 : choix du mandat de gestion

Après avoir cliqué sur le raccourci « Nouveau LOT », la liste des mandats de gestion actifs vous est proposée. Vous devez en choisir un (le traitement n’est pas multi mandats)

Étapes 1 à 6 : choix de l’immeuble, données du lot

Après le choix du mandat, vous arrivez sur un formulaire à 6 étapes, permettant de renseigner (ou créer) un immeuble puis de créer le lot (étapes 2 à 6)

Quelques informations :

• La 1ère fenêtre permet de créer / choisir l’immeuble et d’y rattacher d’éventuels documents
• Les 5 fenêtres suivantes sont dédiées au lot
• Les codes physique et gestion sont les seules informations obligatoires. Ils se créent automatiquement après saisie des n° de RCP et PLAN
• Sur la dernière fenêtre, vous pourrez intégrer des documents / photos

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ENREGISTRER pour créer le LOT

Une fois le lot crée, un message de création du locataire est affiché

 

En répondant OUI, vous enchaînez sur l’équivalent du raccourci « Nouveau locataire »