Aide à la création d'un mandat de gestion jusqu'au locataire ou d'un locataire à partir d'un lot existant

Sommaire

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Préambule

Les assistants de saisie d’un mandat et/ou d’un locataire ont deux buts. Faciliter et accélérer la procédure de création des fichiers de base.

Quelque soit l’assistant, vous n’avez plus qu’un seul écran, multi-étapes qui crée l’ensemble des fiches lors de la validation finale.

De plus, vous pouvez commencer une création de mandat (ou de locataire) et vous arrêter à n’importe quelle étape. LSC enregistre un brouillon que vous reprenez à tout moment !

Raccourcis

Installation des raccourcis

L’assistant n’est accessible qu’après l’ajout d’un raccourci sur votre écran d’accueil…

Pour l’ajouter,

• Allez dans le menu Paramètres,
• Préférences utilisateur,
• En haut à gauche « modification des raccourcis »,
• Onglet Gérance, accès haut OU accès bas et choisissez un emplacement libre. Si vous n’en avez plus, supprimez en un puis cliquez sur le petit crayon pour en créer un nouveau
• Choisissez « créer un raccourci » et cliquez sur « Aide au mandat »

• Validez à l’issue
• De retour sur l’écran d’accueil, si vous ne voyez pas votre nouveau raccourci , cliquez sur le sigle puis sélectionnez à nouveau le module Gérance, cela forcera l’actualisation de l’écran

Utilisation des raccourcis

Lorsque vous cliquez sur le raccourci, deux cas possibles :

Aucun historique

L’écran pour  procéder à une nouvelle création s’affiche directement

Pour un nouveau mandat

Pour un nouveau locataire

Trois étapes :

• le choix du ou des lot(s)

• l’affichage du ou des lot(s) après le choix de ces derniers

• le début de saisie par un double clic sur un lot

Brouillons existants

S’il  existe des brouillons (créations non terminées), c’est la liste des mandats en attente OU des lots pour affectation locataire qui est affichée.

A partir de l’une ou l’autre, deux possibilités :

• Reprendre un brouillon existant par un double-clic sur celui-ci (puis allez sur l’étape sur laquelle vous vous étiez arrêté
• Faire une nouvelle création à l’aide du bouton « Créer ».

Exemple pour le mandat…

NOUVEAU MANDAT

Principes de navigation et validation…

Ils sont simples

Passage d’un écran à l’autre

• Vous passez d’un écran à l’autre à l’aide du bouton « étape suivante », condition d’avoir renseigné les éléments indispensables…

• Lors des étapes intermédiaires, vous pouvez revenir en arrière avec le bouton « étape précédente ».

• L’étape sur laquelle vous êtes est matérialisée en orange sur la partie gauche de l’écran

(exemple quand on est à l’étape 3)

Enregistrer

• A l’issue des saisies, la validation finale se fait par le bouton « enregistrer »

L’enregistrement crée (si besoin)

• La fiche Tiers
• Le(s) lot(s)
• Le mandat
• Le compte du propriétaire (et les éventuels indivisaires)

Quitter l’assistant

A toute étape, vous pouvez quitter l’assistant, il vous sera alors proposé de

• Fermer l’écran mais d’enregistrer votre saisie en « brouillon » (à condition d’avoir au moins validé une étape).
• Fermer l’écran et supprimer le brouillon en cours

Après le choix de l’option, si vous validez, vous confirmez ce choix. Par contre, si vous faites « fermer », vous revenez à l’écran précédent….

Supprimer un brouillon

A partir de la liste des brouillons, si vous ne désirez pas l’enregistrer (donc, créer les fiches dans LSC), vous pouvez simplement le sélectionner et cliquer sur la poubelle

Étape 1 – Propriétaire

Cette étape permet de créer l’identité du propriétaire OU d’indiquer une identité existante !

• Dans le 1er cas, vous devrez remplir l’intégralité du formulaire
• Dans le second, les informations connues seront affichées, elles pourront éventuellement être complétées / modifiées.

Quelques informations :

• Après avoir indiqué l’identité, le code se calcule automatiquement
• Indiquez le genre pour création automatique du correspondant
• Le Gsm indiqué complètera la fiche correspondant
• Les documents ajoutés à ce niveau seront stockés dans la future fiche Tiers.

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

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Étape 2 – Compte propriétaire

Sur cette étape, vous pourrez indiquer les données du compte du propriétaire et des éventuels indivisaires

Quelques informations :

• Une fois l’entité comptable choisie, le numéro de compte et le libellé se calculent automatiquement
• Certaines rubriques comme le choix du relevé ou ce qui est imprimé à la suite ne sont pas accessibles à ce niveau (il faudra les choisir après création)

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

 

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Étape 3 – Mandat

A cette étape, vous saisirez les données du mandat de gestion et vous pourrez y lier les documents afférents.

Quelques informations :

• Le numéro de mandat s’obtient automatiquement par un clic sur « N° mandat » ou par saisie manuelle
• Compte analytique provisions : renseignez 47pROV si vous désirez ne pas reverser les provisions sur charges des locataires au propriétaire

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

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Étape 4 – Immeuble – Lot(s)

Cette ultime étape va vous permettre :

Si le lot n’existe pas dans votre portefeuille

De créer l’immeuble (ou de choisir un immeuble existant) puis d’y rattacher le ou les lot(s) du propriétaire courant en cliquant sur « + » et en choisissant « Lot en gérance »

Quelques informations :

• La 1ère fenêtre permet de créer / choisir l’immeuble et d’y rattacher d’éventuels documents
• Les 3 fenêtres suivantes sont dédiées au lot
• Les codes physique et gestion sont les seules informations obligatoires. Ils se créent automatiquement après saisie des n° de RCP et PLAN
• Sur la dernière fenêtre, vous pourrez intégrer des documents / photos

A l’issue de votre saisie, cliquez sur VALIDER ET RETOURNER A LA LISTE DES LOTS

Si le lot existe déjà dans le module syndic (à partir de la version 6.3.1 – février 2023)

De choisir l’option « Lot en syndic » en cliquant sur le bouton « + »

Si vous avez choisi un lot « syndic », vous ne pourrez pas le modifier à ce niveau … vous ne pourrez que passer à l’étape 5.

Étape 5 – Et après…

Trois possibilités à ce niveau :

• Vous créez un autre lot avec le bouton « + » et vous repartez à l’étape 4
• Vous cliquez sur « QUITTER L’ASSISTANT » afin d’y revenir plus tard pour terminer.
• Vous cliquez sur « ENREGISTRER » pour lancer la création des fiches. L’assistant se ferme et le brouillon est supprimé

Si vous avez cliqué sur « enregistrer », un message s’affiche pour vous demandez si vous voulez créer (ou pas) le locataire associé

Si vous faites OK, vous basculez automatiquement dans l’assistant de création du locataire. (cf. chapitres suivants pour documentation liée)

Si vous annulez, alors la procédure s’arrête là. Vous pourrez créer votre locataire à tout moment à l’aide du raccourci « nouveau locataire ».

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NOUVEAU LOCATAIRE

Étape 1 : choix du ou des lot(s)

Après avoir cliqué sur le raccourci « Nouveau locataire », une liste de lots est affichée. Vous allez devoir choisir les fiches pour lesquelles vous désirez faire entrer un locataire.

A l’issue, faites « Traiter sélection » ou … « tout traiter » (plus improbable). LSC affichera dans un nouveau formulaire le(s) lot(s) sélectionné(s)

A NOTER : sur la liste sera affiché le nom du locataire, s’il est encore en place

Boutons de cet écran

Ajout / modification du nouveau locataire

Même fonction que le double-clic sur une ligne… Propose la création du locataire OU si vous aviez déjà commencé, il faut ensuite vous rendre à l’étape sur laquelle vous vous étiez arrêté.

Valider les nouveaux locataires

N’est utile à ce niveau que si vous revenez sur un brouillon complet existant

Quitter l’assistant

A toute étape, vous pouvez quitter l’assistant, il vous sera alors proposé de

• Fermer l’écran mais d’enregistrer votre saisie en « brouillon » (à condition d’avoir au moins validé une étape).
• Fermer l’écran et supprimer le brouillon en cours

Après le choix de l’option, si vous validez, vous confirmez ce choix. Par contre, si vous faites « fermer », vous revenez à l’écran précédent….

Étape 2 : tiers locataire

Pour arriver sur cette étape, double-clic sur un lot

Cette étape permet de créer l’identité du locataire OU d’indiquer une identité existante !

• Dans le 1er cas, vous devrez remplir l’intégralité du formulaire
• Dans le second, les informations connues seront affichées, elles pourront éventuellement être complétées / modifiées.

Quelques informations :

• Après avoir indiqué l’identité, le code se calcule automatiquement
• Indiquez le genre pour création automatique du correspondant
• Le Gsm indiqué complètera la fiche correspondant
• Les documents ajoutés à ce niveau seront stockés dans la future fiche Tiers.

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

Étape 3 : compte locataire

Cette étape consiste à déterminer le type de bail que vous allez créer puis à la création du compte locataire lié.

Type de bail

3 choix possibles :

• Habitation (par défaut)
• Colocation (bail d’habitation avec des colocataires)
• Commercial

En choisissant l’une des trois options, les écrans diffèreront quelque peu.

Exemple : en cochant « colocataire », l’écran « compte » est complété par un tableau de saisie des colocataires

Compte

Sur cette étape, vous pourrez indiquer les données du compte du locataire et des éventuels colocataires

Quelques informations :

• Une fois l’entité comptable choisie, le numéro de compte et le libellé se calculent automatiquement
• Vous pourrez indiquer le gestionnaire, le comptable et ou l’assistant lié(s) au locataire
• Si vous avez coché « colocation », cliquez sur « + » au niveau du tableau des colocataires pour chaque fiche à créer.

ATTENTION : si vous avez de l’APL pour les colocataires il faut la renseigner pour chacun d’eux et elle sera cumulée par LSC sur la fiche locataire (étape suivante).

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

Étape 4 : locataire

Sur cette étape, vous pourrez indiquer le quittancement du locataire et la date de début, l’APL (ou AL) et autre périodicité..

Quelques informations :

• Le tableau de quittancement affiche le quittancement permanent en fonction des informations du lot. Il peut être changé à ce niveau
• Du quittancement provisoire peut être ajouté
• Si le locataire est prélevé, vous pourrez en définir les modalités (sur solde, sur dernière quittance, avec déduction de l’APL)

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

Étape 5 : bail et GLI

Sur cette étape, vous indiquerez,

• Les conditions de son bail
• Les modalités de révision du loyer (indice, date prochaine révision, conditions particulières, etc..)
• L’exclusion à la GLI et/ou la vacance de locataire (par défaut, rien n’est coché)

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

Étape 6 : D.G.

Sur cette étape, vous saisirez,

• Le dépôt de garantie et son reversement (ou non ) au propriétaire
• Le(s) garant(s) à l’aide du bouton « + »

Si le garant est lié à un colocataire, il faudra l’indiquer sur l’écran de création de celui-ci

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

Étape 7 : divers

Sur cette dernière étape du locataire, vous pourrez,

• Indiquer la date d’échéance de l’assurance habitation
• Définir (si besoin) d’autres alarmes (maintenance chaudière à gaz par exemple)
• Compléter des zones de notes informelles
• Ajouter des documents liés au locataire (une copie du bail signé par exemple)

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE pour revenir à l’écran qui liste le(s) lot(s) choisi(s) au départ

Dernière étape : création du locataire ou stand by

Vous êtes de retour sur la liste des lots et la colonne « nouveau locataire » s’est remplie

A partir de cette liste, vous pourrez

• Valider les nouveaux locataires (seront donc crées dans LSC et affichés en liste à l’issue)
• Quitter l’assistant tout en choisissant de conserver ou pas la saisie effectuée. Vous pourrez y revenir à tout moment par un clic sur le raccourci.
• Créer un nouveau locataire par double clic sur un autre lot

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NOUVEAU LOT

Étape 0 : choix du mandat de gestion

Après avoir cliqué sur le raccourci « Nouveau LOT », la liste des mandats de gestion actifs vous est proposée. Vous devez en choisir un (le traitement n’est pas multi mandats)

Étapes 1 à 6 : choix de l’immeuble, données du lot

Après le choix du mandat, vous arrivez sur un formulaire à 6 étapes, permettant de renseigner (ou créer) un immeuble puis de créer le lot (étapes 2 à 6)

Quelques informations :

• La 1ère fenêtre permet de créer / choisir l’immeuble et d’y rattacher d’éventuels documents
• Les 5 fenêtres suivantes sont dédiées au lot
• Les codes physique et gestion sont les seules informations obligatoires. Ils se créent automatiquement après saisie des n° de RCP et PLAN
• Sur la dernière fenêtre, vous pourrez intégrer des documents / photos

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ENREGISTRER pour créer le LOT

Une fois le lot crée, un message de création du locataire est affiché

 

En répondant OUI, vous enchaînez sur l’équivalent du raccourci « Nouveau locataire »