0\ Préambule

0.1\ Avant tout, vous devez ouvrir un compte chez l’un des nos partenaires

0.2\ Activation du module idoine sur le Store Crypto

1\ Pré requis LSC

Préalables : posséder le module Organiseur et être au minimum en version 6.2.5 ou 6.0.13

Sinon, aucun paramétrage particulier n’est à effectuer…

2\ Liste des événements

C’est à partir de la liste des événements que la gestion des envois  est gérée. Le menu « Actions » a été enrichi d’une rubrique nommée « Externalisation des courriers »

3\ Gestion des envois

Une fois votre sélection d’événements faite et après l’appel à cette nouvelle fonction, l’écran de préparation des courriers est affiché :

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Partie Facturation

• Type d’envoi

Cinq options possibles : Convocation AG, PV AG, Recouvrement, Appel ou autre. L’idée est de classifier les courriers que vous envoyez !

Pour les rubriques liées à l’AG, une option supplémentaire est disponible : « Adresse des copropriétaires ou des gérants »

En cochant le 2ème choix, la liste des événements affiche le gérant en sus du copropriétaire et recalcule les éventuelles erreurs qui peuvent être rencontrées à l’envoi des documents

Si le copropriétaire a un gérant de défini, c’est ce dernier qui recevra le courrier / courriel

• Métier

Si LSC peut le détecter, il affiche cette donnée. Bien sûr si vous avez choisi des courriers de plusieurs métiers différents, rien ne sera affiché. Cette information n’est pas obligatoire…

• Référence

Cette donnée est récupérée par le partenaire et, est discriminatoire. Si cela est possible, nous affichons l’entité liée aux courriers sélectionnés. Vous pouvez la compléter mais gardez cette donnée, notamment si vous avez besoin de distinguer par immeuble, pour les facturations au syndicat des copropriétaires, par exemple.

Partie Document d’accompagnement

Ce tableau permet d’ajouter un document commun à TOUS les courriers. Vous l’ajoutez une fois et le partenaire le gérera spécifiquement.

Le principe est simple, vous cliquez sur « + » pour ajouter un ou plusieurs fichiers qui s’affichera(ont)

Seuls les fichiers PDF sont acceptés pour un taille maximale de 5 MO

Partie Détails des plis

Tous les courriers sélectionnés sont affichés avec quelques informations complémentaires affichées :

• L’identité liée au courrier.  Si c’est une personne morale, nous ajoutons le nom du correspondant principal
• Le modèle de courrier traité
• Les documents compatibles, c’est à dire ce qui pourra être envoyé à notre partenaire.

Si par exemple, vous avez un fichier .doc dans votre événement, il ne sera pas affiché ici, donc ne sera pas traité

• Consignes d’expédition

Par défaut, aucune affectation n’est effectuée. Si vous cliquez sur cette cas, vous pouvez les déterminer pour la ligne courante. Cependant, si vous traitez tous les courriers de la même façon, servez-vous de la rubrique expliquée ci-après.

Appliquer une consigne d’expédition à tous les plis OU aux plis sans consignes

• A tous les plis

Va donc affecter la consigne à tous les plis présents à l’écran

• Aux plis sans consignes

Si certains plis ont déjà une consigne dans la fiche tiers pour le type sélectionné, celle-ci sera reprise par défaut en lieu et place de celle que vous êtes en train d’indiquer.

Les consignes

Comme le nom de cette rubrique l’indique, vous allez pouvoir indiquer à LSC (donc à notre partenaire) comment vous désirez traiter les courriers.

Type d’envoi

5 types différents sont disponibles

• LRE
• LRE qualifiée
• Lettre recommandée (papier)
• Lettre papier prioritaire
• Lettre papier éco

Cas des LRE

Pour gérer les LRE, vous devez préalablement obtenir le consentement de vos clients. Côté LSC, ces informations sont au niveau de la fiche tiers…

Durée d’archivage

Vous indiquez à notre partenaire combien de temps les courriers doivent ils être conservés par celui-ci.

Il convient que vous vous assuriez que votre choix correspond à un service que vous avez souscrit auprès du partenaire, LSC ne faisant qu’envoyer cette information

Lettre papier (3 derniers types)

Si vous avez choisi une lettre papier, d’autres options vont s’afficher. Ainsi, vous pourrez déterminer si vous désirez de la couleur, du recto verso, de l’agrafage, etc..

A l’issue, validez…  L’écran se met à jour au niveau de la colonne consignes

Sauvegarder les consignes d’expédition

Si vous cliquez sur cette option, les consignes seront conservées par Tiers ET par type d’envoi. LSC vous les proposera par défaut à nouveau dans un contexte identique pour un tiers courant.

Exemple pour Aloxe Corton pour un courrier de type « Autre ». Les consignes pour une lettre recommandée, à archiver 6 mois, en couleur et en recto verso ont été indiquées puis ..sauvegardées..

Sur la fiche TIERS, de nouvelles données complémentaires ont été créées, nommées « Externalisation-AUTRE ».

Ces données se mettront à jour à chaque fois que vous les sauvegarderez à partir de l’externalisation des courriers

Voir les erreurs (à partir de la version 6.2.7)

Cette rubrique vous permet de gérer les erreurs qui pourraient empêcher le bon envoi d’un document (email manquant, consentement LRE non donné, etc…)

Après avoir cliqué sur ce bouton, la liste des erreurs est affichée permettant les corrections directement à partir de ce formulaire.

Un double clic sur une ligne propose la fiche qui doit être mise à jour.

Recalculer les erreurs

Une fois celle-ci effectuée, de retour sur la liste des erreurs, ce bouton permet de la réactualiser et ne laisser que le « reste à traiter ».

Retour

Réaffiche la liste d’événements initiale

Gestion des PV d’AG

La gestion des PV d’AG va être quelque peu différente car elle va gérer les copropriétaires notifiés (recommandé) des autres (lettre prioritaire)

Comment ?

En les traitant différemment que les courriers classiques :

• Nous distinguons les événements notifiés des autres grâce à la zone de notes créée automatiquement par LSC lors de la création des événements

A partir de l’externalisation, quand vous sélectionnez « PVAG »,

• Les copropriétaires notifiés sont proposés en lettre recommandée (soit en se servant de la consigne existante sur la fiche tiers, soit en l’appliquant par défaut
• Les copropriétaires non notifiés se voient affecter une lettre prioritaire SAUF si dans la fiche tiers la consigne indique une lettre « non recommandée » différente.

Générer le .zip des plis sans erreurs

Si erreurs trouvées par le logiciel

Lorsqu’une (ou plusieurs) erreur(s) est (sont) présente(s), vous avez la possibilité de lister les événements et, éventuellement les corriger afin qu’ils soient inclus dans l’envoi.

Si pas d’erreur…

Ultime étape côté LSC, créer le fichier que vous transmettrez à notre partenaire…. Un clic sur cette rubrique y procède puis ouvre le dossier dans lequel le fichier s’est crée.

Le nom du fichier reprend votre code Pagesimmo, la 1ère lettre du métier, le type de courrier et un timestamp (pour le rendre unique)

La méthode de transmission est définie directement avec le partenaire…

Si vous travaillez avec Quadient

Envoi direct via web service

Quand vous générez les documents, la question de l’envoi direct à notre partenaire vous est posée

Si vous répondez « NON », le fonctionnement sera le même que le précédent, soit le dépôt manuel des fichiers générés.

Pour que cet envoi fonctionne, vous devez préalablement remplir des informations fournies par Quadient :

• une URL
• un Login
• un Mot de passe
• Process externalisation

Accès : Menu paramètres, préférences et administration, administration métier, organiseur, configuration SMTP, FAX, SMS

Validez à l’issue ..

Conséquences sur les événements traités

Les événements sont complétés au niveau de la zone de notes avec une date et la référence d’envoi…

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