Liste séquences événements

La liste des séquences d'événements est obtenue via le menu cycle (ou par un raccourci).

Ce menu permet de consulter les séquences d’événements existantes ou de créer une nouvelle séquence à l’aide des modèles de séquences. Une séquence est une suite logiques d’étapes à lancer via des événements, pour assurer un suivi rigoureux d’un dossier.

Exemples : étapes d’un compromis de vente, entrée d’un nouveau locataire, etc…

(Une séquence s’appuie sur des modèles OU peut être créée directement pour un usage unique. Cf. documentation exhaustive sur notre manuel d’utilisation)

Les (nouveaux) principes de la liste de gestion

Plus d’écran de recherche préalable, vous arrivez directement sur la liste
La vague a disparu, offrant plus d’espaces dans le bas de l’écran
Les menus ou boutons sont tous situés en haut de l’écran

  • Le picto   indique un menu avec un choix multiple
  • Le picto   indique un bouton simple

Un filtre est accessible permettant des sous-sélections en temps réel au fur et à mesure de votre frappe.   .

Précision : un filtre n’est pas une recherche, il ne fait qu’éliminer les fiches hors demandes. Si vous effacez les éléments du filtre, la liste originale s’affiche à nouveau.

NB : n’est pas encore disponible sur toutes les listes mais sera déployé au fur et à mesure des versions 6.

Les entêtes de colonne

Chaque colonne peut être triée par ordre croissant par un simple clic sur son titre ou décroissant en cliquant à nouveau sur le titre.

L’ordre des colonnes peut être changé temporairement via le principe du « Drag and Drop » (glisser – déposer). Cela peut faciliter votre lecture…

Les menus (ou boutons) communs à toutes les listes de gestion

Le menu Actions

Jusqu’à 6 rubriques peuvent être communes aux listes… Elles ne sont visibles qu’en fonction du contexte

Ouvrir dans une application

Tous les éléments affichés dans une liste de gestion peuvent être ouverts sur le logiciel de votre choix, à condition qu’il puisse lire un export de fiches. Il est donc conseillé de choisir un tableur (Excel ou Open office par exemples).

Consultez l’article sur les préférences

Imprimer

Toutes les commandes d’impression agissent sur la sélection courante c’est à dire les fiches noircies et les fiches seront triées en fonction des préférences de l’utilisateur. A défaut de sélection, toutes les fiches présentes à l’écran seront imprimées et l’ordre d’affichage de l’écran est respecté.
Cette commande permet d’imprimer la liste de trois façons différentes.

Fiches

Chaque fiche sélectionnée est imprimée avec toutes ses caractéristiques en pleine page. Présentation verticale, une page par fiche.

Liste

Les fiches sélectionnées sont imprimées sous forme d’une liste. Présentation horizontale.

Plus…

Cette commande ouvre un puissant logiciel intégré permettant de créer des états, des étiquettes ou des graphes personnels

Sélection


Ce menu offre plusieurs options permettant de stocker des listes pour les ré-afficher par la suite. Interrogez notre service assistance si vous désirez ne savoir plus sur ce sujet.

Trier

Donne accès à un éditeur de tri permettant des tris mono ou multi-critères, notamment quand vous désirez faire un tri d’informations qui ne sont pas indiquées dans les colonnes de la liste de gestion (tri par date de création des tiers, par exemple)

Supprimer

La commande Supprimer permet la suppression définitive d’une ou plusieurs fiches sélectionnées (noircies) au travers d’une boîte de dialogue.

Cette suppression ne sera effective qu’après validation du mot de passe.
La suppression n’est possible que si les contraintes de suppression le permettent.

Aller à…

Une fonction très appréciée en termes de convivialité de LSC.
Présente sur les listes de gestion, elle permet de passer d’une liste à une autre en utilisant des liens existants.
Par exemple, il est très facile, à partir de la liste des événements, d’afficher la liste des tiers liés

Rechercher

Cf. aide liée aux recherches sur les listes de gestion : accès à l’aide

Les menus ou boutons spécifiques à la liste des séquences d’événements

Actions (dernière rubrique)

Démarrer la séquence

Permet de lancer la séquence par la création du 1er événement lié à l’étape 1.

Créer

Deux méthodes distinctes pour créer une nouvelle séquence :

  • Automatique : un nouvel événement lié à un type événement, lui même rattaché à l’étape 1 d’un modèle de séquence, lancera automatiquement la création d’une séquence à la validation de l’événement. Le sujet de l’événement sera repris pour déterminer le nom de la séquence.

Lors du choix du type événement dans l’événement, un sigle situé à droite du nom du type événement vous permet de repérer facilement son appartenance à un modèle de séquence.

  • Manuellement : aller en fichier, organiseur, fichier, séquences d’événements et cliquer sur « créer » pour arriver à la fenêtre suivante :

Nom de la séquence : libre, limité à 31 caractères

Tiers par défaut : saisir l’identité principale concernée par la séquence. Sera prise par défaut quand certaines étapes n’auront pas de tiers défini.

Lot, immeuble, dossier :  définir les lots, immeuble et/ou dossier liés à la séquence. Ces informations seront reprises dans tous les événements de la séquence.

Sur le modèle

Permet de lier la séquence à un modèle de séquence défini en administration. Le tableau des étapes se remplit automatiquement. Après validation de la séquence, cette rubrique n’est plus modifiable.

  • A noter que cette rubrique est obligatoire et qu’elle n’est visible qu’après le choix du tiers par défaut
  • Des messages peuvent arriver à l’écran pendant la création des étapes dans le tableau si certaines informations sont manquantes.

Étapes

Chaque étape peut être modifiée par un simple clic sauf au niveau de la colonne « Etat » qui est gérée par LSC.

Un bouton spécifique  permet d’accéder au détail de l’étape.

Graphe

Permet de visualiser sous forme de graphe les étapes et leur chronologie. Trois couleurs affichées :

  • Gris : étape non encore activée
  • Vert : étape activée (événement créé)
  • Rouge : étape terminée (événement chronoté).

Arrêter la séquence

Ce bouton n’est visible qu’à partir du moment où la séquence est active ET, si le « A qui » de la séquence  est l’utilisateur connecté.

Un clic sur cette option permet de supprimer toutes les étapes non terminées et des événements non chronotés.

La Validation de la fiche permet d’obtenir une liste de gestion des séquences




Liste de diffusion

La liste de diffusion est obtenue via le menu cycle (ou par un raccourci).

Permet de définir des listes d’adresses emails avec trois choix possibles :

  • Pour
  • Copie
  • Copie cachée

Le principe est simple. Vous créez une nouvelle liste, lui affectez un nom et vous saisissez les emails liés à cette liste en fonction des choix cités ci-avant.

De plus vous pouvez rattacher votre liste à un lot et/ou un immeuble et/ou un dossier afin qu’elle ne soit visible qu’en contextes désirés.

Les (nouveaux) principes de la liste de gestion

Plus d’écran de recherche préalable, vous arrivez directement sur la liste
La vague a disparu, offrant plus d’espaces dans le bas de l’écran
Les menus ou boutons sont tous situés en haut de l’écran

  • Le picto   indique un menu avec un choix multiple
  • Le picto   indique un bouton simple

Un filtre est accessible permettant des sous-sélections en temps réel au fur et à mesure de votre frappe.   .

Précision : un filtre n’est pas une recherche, il ne fait qu’éliminer les fiches hors demandes. Si vous effacez les éléments du filtre, la liste originale s’affiche à nouveau.

NB : n’est pas encore disponible sur toutes les listes mais sera déployé au fur et à mesure des versions 6.

Les entêtes de colonne

Chaque colonne peut être triée par ordre croissant par un simple clic sur son titre ou décroissant en cliquant à nouveau sur le titre.

L’ordre des colonnes peut être changé temporairement via le principe du « Drag and Drop » (glisser – déposer). Cela peut faciliter votre lecture…

Les menus (ou boutons) communs à toutes les listes de gestion

Le menu Actions

Jusqu’à 6 rubriques peuvent être communes aux listes… Elles ne sont visibles qu’en fonction du contexte

Ouvrir dans une application

Tous les éléments affichés dans une liste de gestion peuvent être ouverts sur le logiciel de votre choix, à condition qu’il puisse lire un export de fiches. Il est donc conseillé de choisir un tableur (Excel ou Open office par exemples).

Consultez l’article sur les préférences

Imprimer

Toutes les commandes d’impression agissent sur la sélection courante c’est à dire les fiches noircies et les fiches seront triées en fonction des préférences de l’utilisateur. A défaut de sélection, toutes les fiches présentes à l’écran seront imprimées et l’ordre d’affichage de l’écran est respecté.
Cette commande permet d’imprimer la liste de trois façons différentes.

Fiches

Chaque fiche sélectionnée est imprimée avec toutes ses caractéristiques en pleine page. Présentation verticale, une page par fiche.

Liste

Les fiches sélectionnées sont imprimées sous forme d’une liste. Présentation horizontale.

Plus…

Cette commande ouvre un puissant logiciel intégré permettant de créer des états, des étiquettes ou des graphes personnels

Sélection


Ce menu offre plusieurs options permettant de stocker des listes pour les ré-afficher par la suite. Interrogez notre service assistance si vous désirez ne savoir plus sur ce sujet.

Trier

Donne accès à un éditeur de tri permettant des tris mono ou multi-critères, notamment quand vous désirez faire un tri d’informations qui ne sont pas indiquées dans les colonnes de la liste de gestion (tri par date de création des tiers, par exemple)

Supprimer

La commande Supprimer permet la suppression définitive d’une ou plusieurs fiches sélectionnées (noircies) au travers d’une boîte de dialogue.

Cette suppression ne sera effective qu’après validation du mot de passe.
La suppression n’est possible que si les contraintes de suppression le permettent.

Rechercher

Cf. aide liée aux recherches sur les listes de gestion : accès à l’aide

Créer

Permet de créer une nouvelle liste de diffusion, manuellement

Les menus ou boutons spécifiques à la liste de diffusion

Actions (dernière rubrique)

Créer des listes

Donne accès à trois options :

  • Copropriétaires

Lors d’une mutation, si le copropriétaire vendeur cède tous ses lots, la liste est automatiquement mis à jour

  • Conseil syndical

Lors d’une mutation, si le copropriétaire vendeur cède tous ses lots et qu’il fait partie du CS, la liste est automatiquement mis à jour

Le résultat sera le suivant par immeuble : une nouvelle liste de diffusion sera créée avec en « pour copie » les membres + le président du conseil syndical.

  • Fournisseurs

Un clic sur l’une des trois options vous affiche la liste des entités Syndic. Vous pouvez créer les listes une à une ou toutes en même temps.

L’utilisation de ces listes se fait à partir de l’événement que l’on traite par email : un  pictogramme permet d’accéder aux listes.

ATTENTION : en cas d’utilisation de ces listes, aucun historique n’est généré. A n’utiliser donc qu’en connaissance de cause.




Addendum version 6.0

Addendum des modifications apportées à LSC depuis les versions 5.5.26 et 5.6.14

MODULE ORGANISEUR (nouveautés)

F2 – nouvel écran

Pour mémoire, la partie supérieure affichait les « non lu » tandis que les « lu » basculaient dans la partie inférieure.

  • Documentation complète sur le lien « La palette« 

F5 – nouvel afficheur

Entièrement réécrit, lecture simplifiée, traitement plus rapide…

Pour mémoire, la partie supérieure affichait les messages non lus, qui basculaient en partie inférieure après lecture.

F7 – nouvelle liste des événements

La liste des événements (et plus généralement les listes de gestion de l’organiseur) a également été repensée. La vague disparaît au profit de menus.

Ancienne liste de gestion des événements.

 

F8- nouvelle liste des tiers

La liste des tiers a également été repensée. La vague disparaît au profit de menus. Une nouvelle notion de filtre est proposée

Ancienne liste de gestion des dossiers.

 

F9- nouvelle liste des dossiers

La vague disparaît au profit de menus

Ancienne liste de gestion des tiers.

 

Nouvelles listes des Devis, Bons de livraison, factures

Comme pour les autres listes, la vague disparaît au profit de menus

Exemple pour la liste des factures.

ANCIENNES LISTES DE GESTION – EVOLUTION

La V6 verra, au fur et à mesure des versions, toutes ses listes de gestion évoluer. Seules celles liées à l’Organiseur ont été redessinées mais il y en a beaucoup d’autres, dans tous les modules. Pour ces dernières, un changement remarquable est à signaler, la disparition du menu « Sélection » dans la partie supérieure de l’écran.

Le menu Sélection devient un bouton sur la vague. Toutes les options sont accessibles par un simple clic.

LISTE DES LOTS

Ajout d’un bouton « Menus » qui reprend l’ancienne barre n°11 avec les menus « Impressions », « Traitements » et « Imports »

SAISIE COMPTABLE / SAISIE MULTI ACTIVITE

Ajout d’un bouton « Menus » qui reprend l’ancienne barre avec les menus « Etats », « Cycle rapide » et « Utilitaires »

MYCO

Nouvelles possibilités disponibles dans l’application MyCo

+ Chronotage des à traiter
+ Création et modification de tiers
+ Ajout du report d’événements
+ Ajout de la visibilité des A traiter plus tard
+ Ajout du bouton « répondre à » lorsque l’on commente un évenement que l’on a en A traiter
+ Modification de l’ordre de la visionneuse dans les mails
+ Modification de l’affichage des contacts ( icônes d’appel rapide )

MODULE ORGANISEUR (DIVERS)

Tous les menus sont à présent disponibles sur la partie gauche de l’écran

F3 – historique

Ajout d’un bouton « Dupliquer » pour Evénement, devis et facture

Signature électronique (corrections et nouveautés)

+ L’événement signé n’était pas chronoté
+ L’événement de retour n’avait pas d’initiales. C’est dorénavant l’initiale du modèle qui est utilisé et si elle est absente, celle de l’utilisateur qui récupére les signatures du nuage

+ Le bouton de zoom affiche maintenant un dialogue permettant d’ajouter, de supprimer ou de modifier une ligne de signataire dans une listbox

+ Ajout de la collecte du président du CS qui fait l’objet d’une nouvelle coche dans le modèle d’événement

Emails reçus

  • EML d’un email reçu

Correction d’un EML contenant la chaîne STLS par la roue cranté : le fichier n’était pas restocké sur le disque dans le dossier temp si bien que la nouvelle extraction automatique ne se déclenchait pas.

  • Bouton cranté des PJs – (en shift + clic)

Si un EML est présent, un dialogue permet de confirmer la réparation de l’eml (qui consite à supprimer la chaine STLS + retour chariot dans le fichier EML). La réparation est appliquée lorsque qu’on valide la messagerie ou l’événement. Pour les messageries, on tente d’extraire à nouveau les PJs dans une nouvelle messagerie qui apparaîtra à l’écran. Pour les événements, une alerte informe que la réparation sera activ

  • Relève (POP ou IMAP)e à la validation de l’événement.

Si l’EML ne continuait que du text/html et que ce contenu était supérieur à 32000, de sorte que le texte récupéré était tronqué avant la balise de fin de corps de texte,  alors le nouvel outil d’extraction du texte brut bouclait sans fin sans pouvoir sortir, ce qui pouvait provoquer un blocage Maintenant nous lisons 320000 caractères et si la fin du corps n’est pas trouvée,  on rend le texte HTML tel qu’on l’a extrait.

NB : un EML est le format original des échanges d’emails… Nous nous en servons pour restranscrire l’email en messagerie dans LSC. Ce fichier peut cependant nous servir en cas de problème, il est donc conservé de façon caché dans tous les emails reçus.

Envoi d’un email

+ Le Post-it ne présentait que le destinataire principal (Pour :)), pas les copies (Pour Copie 🙂
+ L’événement chronoté ne présentait que le destinataire principal (Pour :)), pas les copies (Pour Copie 🙂

SMTP (protocole de communication permettant l’envoi des emails)

  • Fiche utilisateur

Lorsque l’utilisateur a un compte d’envoi paramétré sans mot de passe d’authentification alors on prend le mot de passe d’authentification des paramètres (comme auparavant).

Même principe pour les comptes auxiliaires

  • Authentification par le compte utilisateur

Le type d’authentification n’était pas initialisé au lieu d’être à 0, si bien que s’affichait une erreur 10113 authentification inconnue.

MODULE GERANCE

Tous les menus sont à présent disponibles sur la partie gauche de l’écran

 

Les honoraires de mise en location (partie propriétaire) *

(* Cette option n’est pas disponible pour le compte affecté)

La version 6 propose une nouvelle rubrique via le menu propriétaire, permettant un calcul automatique des honoraires de mise en location (partie propriétaire) lors du lancement du calcul.

Principes retenus

  • Deux modes possibles : via la génération de factures ou en comptabilisation directe.
  • Dans chacun des modes : avec ou sans détail des honoraires et pour le mode « compte », avec ou sans détail de la TVA.
  • Seuls les locataires entrés sur la période de calcul des honoraires seront affichés à l’écran
  • Ce sont les montants saisis sur la fiche lot, onglet Gérance, qui seront pris en compte pour le calcul de ces honoraires

Informations exhaustives sur notre aide en ligne disponible sur le lien suivant : <les honoraires de mise en location – Propriétaire>

OU .. sur l’addendum version PDF (sur demande)

Calcul d’honoraires de gestion

  • Vérification post calcul

+ Une vérification est faite sur les écritures assujetties non calculées antérieures au début de période. S’il existe des honoraires à calculer, un message permet d’obtenir la liste des écritures concernées.

+ Si des écritures soumises à honoraire sont sans lot rattaché, un nouveau message d’erreur s’affiche : « Compte »+[Compte]NumeroComptable+ » : écriture(s) soumise(s) à honoraire, sans lot rattaché »

Propriétaires non occupants

  • Facturation propriétaire – PNO2

Si l’option date prise d’effet est cochée, on ne prenait pas la date d’effet PNO mais PNO2, si bien que la liste n’était pas filtrée par la date d’effet.
+ A la comptabilisation on distinguait les lots professionnels des lots d’habitation en se basant sur le contenu de la donnée complémentaire « PNO:Type lot » au lieu de « PNO2:Nature du bien », si bien qu’on ne prenait que le tarif professionnel pour comptabiliser.

Relevé de gérance

Format n° 3

+ Ajout d’une Boite à cocher « Exclure du solde les écritures non propriétaire » visible lorsque la BAC « Présenter le solde locataire » est cochée.

Format n° 4 et 4b

+ Ajout d’une boite à cocher « Recettes immeuble : présenter uniquement le solde » (présente Credit ou Debit mais pas les 2)

+ Ajout d’une boite à cocher « Recettes immeuble : ne pas afficher N-S ».

Format n° 5

+ La fiche courante du lot pouvait, dans certains cas, être perdue. Cela perturbait la recherche d’écritures

Format n° 6

+ Quand on changeait les couleurs, un bord jaune restait apparent

Format n° 7

+ Ajout d’un format n°7 (qui est un mixte entre le 3 et le 6)

Format n° 8 (= format 1 avec regroupement des honoraires)

+ Ajout d’une boite à cocher « Regrouper les honoraires » qui permet d’avoir un nouveau relevé avec les honoraires 1, 2, 21, 3 et 31 regroupés par code fiscalité avec cumul HT et cumul TVA

+ Le total par immeuble n’était pas initialisé. Les honoraires se cumulaient sur les immeubles.

Situation locative

Situation locative n° 3

Ajout d’une option « situation locative format n°3 »

Permet d’éditer une nouvelle situation. Aucune option disponible, sauf, ne prendre en compte que les écritures ‘propriétaires’

Accès au paramètre : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Gérance, configuration Gérance, onglet relevé de gérance

Mandat de gestion

Création d’un nouveau mandat

Le taux de TVA par défaut devient 1 (Pas de taxe) à la place de 3 (Tx normal) pour les taux 2 et taux 3

Paiement des propriétaires

Ajout d’une Boite à cocher « Exclure les acomptes » : est cochée par défaut pour les mois autres que 3, 6, 9 et 12

Permet d’ignorer les propriétaires pour lesquels vous avez fait un acompte sur les 1er et 2ème mois de chaque trimestre…

Liste des lots

Export fichier dépôt bailleurs

+ La sélection de locataires était incorrecte

+ Donnée entité : lors du test des données renseignées avant export on testait la présence du nom de l’agence alors que c’est la désignation de l’entité qui est envoyée. Le test est maintenant conforme à la donnée utilisée dans le fichier, ainsi que l’information sur la barre de progression

+ L’export crée maintenant un fichier par entité et génère une impression listant les erreurs rencontrées (lot sans ville, entité sans SIRET, etc)

+ Le regroupement des lots se fait maintenant par l’entité attachée au mandat de gestion du lot. Si le lot est secondaire, on prend le mandat de gestion du lot principal.

+ Le nom de l’entité déposée dans le fichier est la désignation de l’entité.

Locataire

Fiche

Bouton « Recopier » : les lignes de quittancement complémentaire sur le lot pour loyer et charge n’étaient créées que si le montant du loyer et/ou des provisions étaient à 0.

Désormais, les lignes ne sont jamais créées et les valeurs du lot sont toujours mises à jour.

Liste Indice INSEE

Ajout d’un aller ‘Locataire ‘indice initial' »

Révision de loyer

Lors d’un double-clic dans la colonne « Quittancement révisé » : la fenêtre affichée dépassait la taille de l’écran.

Appel de loyer

  • Avec création de facture

Certains champs  étaient valorisés avec le Tiers propriétaire au lieu du Tiers locataire

Quittancement par date

La boite à cocher « Sans solde précédent » est dorénavant gérée à l’impression comme à l’export texte.

Encaissement locataire

Si le quittancement permanent était inférieur à 0 (avec des lignes de quittancement), alors le traitement générait une boucle infinie.

Validation d’un départ Locataire

Lorsqu’un locataire avait un top perçu, les écritures de trop perçu étaient prises, à tort, pour la compensation du DG. Les blocs d’écritures générés étaient incorrects.

Bordereau d’assurance locative

Dorénavant, par défaut le code journal est vide (au lieu de QT). Donc, par défaut, nous prenons tous les journaux de type « quittancement »  (QT, QP, etc…)

Module de paiement

Remboursement du solde locataire

Les écritures liées au trop perçu n’étaient pas lettrées sur le compte propriétaire, ce qui provoquait un problème sur tous les décomptes (sauf 1 et 5)

Régularisation des charges

Bouton Valider

Ajout d’une demande de confirmation

Consommation négative

+ La saisie de consommation négative devient possible sur les clés de répartition de type « S » suite à l’ajout d’un paramètre : « Autoriser les consommations négatives »

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, gérance, configuration gérance, onglet Gérance

Bouton « Recalculer les nouvelles provisions »

Le champ « Montant des futures provisions » n’était pas mis à jour, ce qui avait pour conséquence que le quittancement n’était pas mis à jour pour les provisions sur charges

Fonction

Nouvelle fonction, à placer dans un module d’événement dont vous vous servez « post régularisation des charges ».

  • vRepartition(P1;P2;P3)
    P1 = -1 ou référence de répartition. si -1 alors prend la dernière répartition pour l’immeuble
    P2 = Ref du locataire [Locataire]IdRef
    P3 = «  » (pour tout) ou code fiscalité à prendre en compte
    Le résultat est la somme des montants répartis
    Ex. : vRepartition(-1;[Locataire]IdRef; »32ASC ») pour avoir le montant correspondant à la fiscalité 32ASC pour la dernière répartition créée sur l’immeuble du locataire.

MODULE ETAT DES LIEUX

Administration EDL

Ajout de la case Rapatriement mono utilisateur par défaut.

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Gérance, configuration gérance, onglet EDL


Si cette cas est cochée, le rapatriement par défaut sera celui de l’utilisateur connecté
Si elle n’est pas cochée, le rapatriement est valide pour tous les utilisateurs

Cependant, sur la liste des EDL, un clic long sur le bouton « rapatrier » permet de choisir son mode de récupération.

Rapatriement

Désormais, l’événement créé lors de la récupération d’un EDL récupère l’éventuelle information du dossier renseigné sur le RDV initial.

Erreur XSD

Lorsque l’on renseignait une photo fixe et une dégradation… Dans certains cas cela provoquait une erreur xsd. Corrigé

Valeur à vide dans une désignation

Mise en place d’une vérification qui empêche dorénavant l’envoi de valeur vide dans l’une des désignations.

EDL :
+ Ajout de la référence cloud visible dans la fiche EDL
+ Rend visible et autorise les dégradations qui ne proviennent pas du dictionnaire
+ Permet l’édition et la suppression des dégradations provenant de la tablette
+ Ajout d’un correctif pour une valeur de nombre anormal renvoyer depuis les tablettes Android ( nombre = null )

Compositions types

Dorénavant, nous envoyons l’ordre de notification des clients pour modification des compositions seulement en fin de processus,
ce qui permet, si des lenteurs sur le réseau sont constatées, de ne plus avoir de problème de fichiers non trouvé lors de la duplication de composition type

 

MODULE VTI (Gérance et Syndic)

Administration VTI

Ajout de la case Rapatriement mono utilisateur par défaut.

Accès : GERANCE  : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Gérance, configuration gérance, onglet VTI

      SYNDIC :  menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Syndic, configuration syndic, onglet VTI


Si cette cas est cochée, le rapatriement par défaut sera celui de l’utilisateur connecté
Si elle n’est pas cochée, le rapatriement est valide pour tous les utilisateurs

Cependant, sur la liste des VTI, un clic long sur le bouton « rapatrier » permet de choisir son mode de récupération.

MODULE SYNDIC

Tous les menus sont à présent disponibles sur la partie gauche de l’écran

Immeuble

  • Duplication d’un immeuble

Le n° de registre est dorénavant remis à zéro

  • Onglet Etat daté

+ En cliquant sur « Prochaine AG le », la fiche immeuble courante était perdue

+ En cliquant sur « Date dernière AG », la fiche immeuble courante était perdue

  • Onglet Registre

+ Sous onglet Données financières, rubrique :  charges pour opérations courante : le « total 1 » devient « sous-total du total 1 »

+ Lors de la mise à jour des données, si l’adresse secondaire était renseignée, elle provoquait une erreur sur les serveurs du registre empêchant la mise à jour
le passage en tableau dans notre base de cette donnée permet de résoudre le problème au niveau de leur outil de contrôle

  • Onglet Clés de répartition

Le bouton « ouvrir dans View » devient « ouvrir dans une liste » avec de nouvelles options disponibles

AG

  • Liasse externalisation

+ Ajout d’un plus sur le bouton pour indiquer une action en clic long
+ L’événement « tableau de répartition » apparaissait à l’écran alors que les autres non.

+ Si la coche « convocation individuelle » est cochée en même temps que le « fichier d’export », le fichier d’export ne contenait que le dernier copropriétaire dont la convocation a été générée au lieu de tous les copropriétaires.

  • Convocation

Créer un événement : le corps de la zone Write n’était pas figé, si bien que si on la consultait à partir des événements pouvait ne pas correspondre à la bonne AG. Dorénavant le corps du courrier est figé avant d’être utilisé dans l’événement.

  • Export Athome

Bordereau d’impression : ajout d’une colonne qui contient E ou vide (pour la LRE)

  • Saisie des présences

Ouvrir dans View est renommé en « ouvrir dans une liste » et ouvre dorénavant la feuille de présence dans une listbox avec de nouvelles options

  • Gestion des votes

Une sous-résolution à l’article 25 ne pouvait pas être revotée à l’article 24

AG nomade

Dorénavant à l’export en AG Nomade, l’AG est verrouillée.

Le bouton pour la déverrouiller n’apparaît qu’en page 1 aux conditions suivante :

+ Que l’on soit en licence AG nomade

+ Que l’ag soit verrouillée avant l’étape 3 incluse.

Au déverrouillage, un message rappelle à l’utilisateur de ne pas oublier de réexporter l’AG vers la nomade.

Cette procédure a été créée pour éviter les différences de numérotations internes de fiches entre l’AG et l’AG nomade

Pièces comptables

  • Génération de pièces comptables (association décompte et écritures)

Ne fonctionnait pas en décompte groupés et à partir des répartitions multi-entités.

Génération AF multi-entités

La liste est désormais triée par entité et par dates croissantes (ancien et nouveau décret)

Répartition des charges (décret de 2005)

  • Nouvelle répartition

Dorénavant, quand on coche « Forcer l’affichage des lignes budgétisées sans quote-part réalisée », cela prend aussi en compte les lignes de budget sans budget pour lesquelles il existe des écritures sur le compte de charge associé.

  • Impression décompte (multi-entités sur répartition comptabilisée)

La Boite à cocher « Remplacer TVA par déductible fiscal » n’était pas visible

  • Annexe 1

« Ventiler les fournisseurs » déséquilibrait l’annexe 1 sur le N-1 lorsqu’il y avait un solde débiteur sur N-1

  • Annexe 2

Le calcul de l’annexe 2 alimentait le registre avec le total 1 des charges de l’exercice clos réalisé à approuver. Désormais, prend le sous-total (c’est-à-dire ne tient pas compte de l’excédent quand il y en a un)

Etat daté

  • Article 20

Ne s’imprime désormais que s’il est coché

Module de paiement, Prélèvement multi-entités

  • Regrouper par date

+ Ajout d’une boite à cocher « Regrouper par date » : permet de regrouper les échéanciers à une même date pour un même compte.
Lors de la comptabilisation, l’écriture globale au crédit du copropriétaire est automatiquement annulée par le détail par fiscalité.

+ Les prélèvements non regroupés généraient des écritures sans code fiscalité
+ La date de réalisation des échéanciers n’était pas valorisée
+ Décompte : les écritures lettrées avec « $$PRVT$$ sont automatiquement exclues à l’impression

Paramètres syndic

  • Écritures lettrées

Ajout d’un champ « Exclure les écritures lettrées » pour les décomptes

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, syndic, configuration syndic, onglet syndic

BRUNATA (mode Luxembourg)

  • Échange n° 1

Si plusieurs locataires existaient pour un même lot, le nom du propriétaire n’était pas répété (et son id). C’était le cas lors de la saisie d’un code lot LSC ou bien lors de la « reconnaissance automatique »

  • Échange n° 2

+ Écran n°1 export + changement propriétaire + changement locataire + écran de transfert vers brunata suite à une mutation : il n’est dorénavant plus possible d’exporter tant que tous les « id propriétaire » ne sont pas présents.
+ Que les dates d’entrées locataires ne soient pas renseignées

+ Changement de propriétaire (Echange n°2) : Sur le bouton suivant, le nom du prestataire brunata n’était pas valorisé, si bien que toute la listebox des mutations était vide.

  • Échange n° 5

+ Modification du nom de la PJ : entite_lot_periode (extraite du fichier BRUNATA)
+ Tous les PDF d’un même copropriétaire sont sur le même événement (avant, il y avait un événement par PDF)
+ Le sujet des événements créés est modifié : « Décompte _ entite_lot_exercice de la copropriété
+ Valorisation de la rubrique [Evenement]IdRefCpte sur les événements créés pour créer un lien entre l’événement et le compte.

+ La date du relevé est fixée à la date de fin d’exercice

  • Impression décompte (sous forme d’événement)

Lors de la génération du décompte, les PJ BRUNATA sont automatiquement ajoutées en PJ de l’événement « décompte ».

 

MODULE COMPTABILITE

Saisie comptable

  • APL – AL

Si on imprimait la liste, puis qu’on annulait l’impression, le numéro de pièce était remplacé par le libellé « Choisissez la destination d’impression »

  • Équilibrer un bloc

Le « Dont TVA » et le « Dont récupérable » n’étaient pas recalculés sur la ligne de contrepartie lorsque celle-ci avait un code fiscalité associé.

Module de paiement

  • Prélèvement multi-entités (avec regroupement par date)

+ La comptabilisation faisait n’importe quoi
+ Le redimensionnement de la page était incorrect

+ La comptabilisation pouvait ne pas fonctionner, dans certains cas.
+ La pièce n’était pas saisissable
+ Ajout d’un bouton « Attribuer » sur N° de pièce

  • Prélèvement

Le champ « Communication » est remise à zéro pour les codes pays suivants :  2 (Tahiti), 7 (Vanuatu) et 8 (Nouvelle Calédonie)

Fichier des écritures comptables (FEC)

+ Ajout d’une méthode Ecritures_FiltrerCaractères qui s’applique sur le libellé des écritures afin de supprimer les caractères interdits par les impôts.
Les caractères autorisés sont : « àéèù&amp;amp;$€abcdefghijklmnopqrstuvwxyzABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ0123456789/-_?:().,’+  »

+ Les champs [EcritureCompta]Libellé et [compte]Libelle pouvaient contenir des retours chariot. Ils sont désormais éliminés à l’export.

Pointe de gestion (spécifique SCI)

– fiche COMPTE : ajout d’un champ « Exclure de la pointe »  : n’est visible que sur les comptes de trésorerie sur des entité de type SCI

– Pour les entités de type « SCI », les comptes à exclure de la pointe en sont pas pris en compte dans le calcul.

SEPA

  • liste de gestion des mandats SEPA :
    + Le dernier chiffre de la référence plateforme était tronqué à l’écran
    + La date de signature est dorénavant alignée à droite

 

  • Comparatif SEPA

Le caractère ‘ n’est plus autorisé par la plateforme depuis 2014. Mais ce caractère n’était pas filtré dans LSC, ce qui pouvait provoquer des écarts de valeur lors du comparatif sur les données suivantes :  titulaire, adr1, adr2, adr3, CP, Ville

 

Brouillard d’encaissement

  • Virements reçus CAMT54 multi-entités

L’entité n’était pas initialisée à chaque recherche, si bien que si une entité était trouvée et que les suivantes ne l’étaient pas, au lieu d’être vides, le code entité contenait la dernière entité trouvée.

  • Fichier CFONB (import)

Le montant n’est plus divisé par 100 pour les NormesPaysCompta n° 2, 5, 7, 8 et 9 (Luxembourg, Belgique, Monaco, Vanuatu et Nouvelle Calédonie)

MODULE SAISONNIER

LOT

  • Fiche LOT, onglet Saisonnier, Bouton « Détails »

+ Toutes les étapes utilisent dorénavant une ListBox plutôt qu’une zone tableur

+ Récapitulatif : s’ouvre maintenant dans une ListBox plutôt qu’une zone tableur

Etat des arrivées / départs

  • référence réservation et catégorie

Etaient tronquées à droite et à gauche. Ils ne le seront plus qu’à ..droite si le texte est trop long.

Tarifs

  • Assistant

Quand on cliquait sur suivant et que le tableau était vide on avait une erreur de tableau sur le bouton suivant et une erreur de variable VR_Ent02 sur les pages suivantes. Corrigé

  • Tarifs généraux

+ S’ouvre maintenant dans une ListBox plutôt qu’une zone tableur

+ Quelques boutons supplémentaires pour insérer ou supprimer des lignes.

MODULE TRANSACTION

AMEPI

  • Local professionnel & commercial

+ Ajout des types internet 10 (local professionnel) et 21 (local commercial) dans les tests de conformité des lots

+ Ajout dans l’envoi amepi des types internet 10 (local professionnel) et 21 (local commercial)

ETAT DES DEMANDES

La ligne 3 de l’adresse était tronquée dans la colonne identité.

TOUS MODULES

Prévisualisation PDF sur Mac

Amélioration de l’affichage pour les systèmes supérieurs ou égaux à OS X 10.13.xx

Pour obtenir la première page on transforme le pdf en jpg afin d’éviter de conserver la transparence.

Passerelle IMMOFACILE

Ajout des balises concernant les honoraires loi ALUR dans le flux.

Données complémentaires

  • Administration

Ajout d’un bouton « Créer dépôts bailleurs » qui crée une catégorie « Dépôts bailleurs » dans les tiers avec la valeur « Prénom » et dans le lot avec les valeurs « N° RPLS » et « N° Invariant »

  • Onglet plus des fiches

Le bouton « plein écran » devient « Exporter dans un fichier »

  • Paramètres utilisateur

Il est dorénavant possible de paramétrer une l’application qui ouvrira les données complémentaires en « plein écran »
+ Le bouton « plein écran » associé aux données complémentaires génère un fichier au format csv dans le dossier temp. Ce fichier est ouvert dans l’application paramétrée sur la fiche utilisateur.

Si aucune application n’est paramétrée l’utilisateur à le choix entre en choisir une ou copier le contenu de la liste dans le presse-papiers. Seul le contenu des colonnes visibles dans la listbox est exporté.

  • Cloisonnement par entité

Le cloisonnement ne fonctionnait pas sur le F3, le volet « plus » et les onglets (F1, F3, F9).

Désormais, c’est en place pour dossier, mandat G, mandat S, mandat T, mandat LS et comptes

 

ADMINISTRATION DE LSC

  • Maintenance comptable

Ajout d’une recherche des écritures ayant un débit ou un crédit avec plus de 2 décimales.

Permet notamment de retrouver des déséquilibres de balances quand plus de 2 chiffres après la virgule ont été saisis par inadvertance. Les arrondis pouvant en résulter étaient à l’origine, parfois, d’un déséquilibre comptable.

  • Fiche Utilisateur

Ajout d’un nouveau droit d’accès pour les personnes n’ayant pas accès à l’administration : « Maintenance comptable »

Si vous activez cette option, la maintenance comptable sera accessible à partir du menu Paramètres, sur votre écran d’accueil.

  • Registre des copropriétés (paramètre Chambersign)

Ajout d’une case pour les clés Chambersign avec un mot de passe à remplir


Cette case oblige l’utilisation de P12 étoilées. Il n’est plus utile, si vous êtes sur Macintosh de remplir la partie « préférences utilisateur » pour ce type de clé.




La palette [F2]

La palette remplace le Yin Yang [F2] des versions précédentes.
La palette est toujours montrée, où que vous soyez dans le logiciel. Elle vous permet d’être continuellement averti des nouveaux messages reçus. C’est un lien direct avec le nouvel afficheur [F5] car tout clic sur l’un de ces pictogrammes vous les affiche en liste…

Subdivisée en 4 parties :

 Nouveaux Emails reçus

 Nouveaux À traiter

 Nouveaux Pour contrôle

 Nouveaux Pour info

Pour mémoire, la partie blanche affichait les « pour info » et les « emails reçus », alors que la partie orange les « à traiter  » et les « pour contrôle ».

N’était affiché qu’à l’ouverture ou en l’appelant via [F2].

Position de la palette

Placée par défaut sur la partie droite de l’écran, elle peut toutefois être mise à gauche via vos préférences utilisateurs…

Accès : menu paramètres, préférences utilisateur xx (vos initiales), partie « afficheur » en haut à gauche »

Le nouveau paramètre sera effectif après redémarrage de LSC…

LE POST-IT

La palette permet l’envoi et la réception des post-it, de tous types

A\ L’envoi

Le bouton  vous affiche la liste des tous les collaborateurs, en précisant en gras ceux qui sont connectés et/ou ceux ayant un transfert activé vers un utilisateur présent.

A noter que vous pouvez forcer l’envoi à un utilisateur déconnecté, le post-it sera alors transformé en messagerie que le destinataire retrouvera comme un nouveau message « pour info »   lors de sa connexion.

B/ La réception

La palette affiche tous les types de post-it existant …

  • Ceux envoyés par un autre utilisateur
  • Les post-it « système » (confirmation de l’envoi d’un email par exemple)
  • Les post-it de mise à jour

Un clic sur un post-it l’ouvre. Vous pouvez le replacer dans la palette à l’aide de la combinaison de touches CTRL (ou Pomme sur Macintosh) + B

Le bouton  supprime tous les post-it présents dans la palette

 

C\ Quelques astuces sur les post it

Alerte générale

Si vous désirez envoyer un post-it à tous les utilisateurs connectés, cliquez sur « la fonction Post-it »

L’envoyer à tout un service

Il vous suffit de double-cliquer sur le service quand vous affichez la liste des utilisateurs.

Le ranger (ou remettre) dans la palette

Avec la combinaison CTRL (ou Pomme sur Macintosh) + B

Le conserver…

Si on souhaite le conserver, il convient de passer le post-It en message avec la combinaison CTRL (ou Pomme sur Macintosh) + M

Imprimer…

Avec la combinaison CTRL  (ou Pomme sur Macintosh) + I

 

D\ interdire les post-it à un utilisateur

Accès : Menu paramètres, Préférences et Administration, Administration du logiciel, Utilisateurs, lister, double clic sur une fiche, onglet « Autorisations d’accès (1) »

Vous pouvez interdire les post-it au niveau de la fiche de chacun des utilisateurs.

Si vous cochez cette option, voici les conséquences

  • Empêche l’utilisateur d’émettre le moindre post-it
  • Empêche les autres utilisateurs de lui envoyer un post It personnel

Mais les post-it aux services et les post-it « alerte générale » lui parviennent et il peut y répondre




Liste des tiers [F8]

La liste des tiers, obtenue par la touche F8, affiche par défaut TOUS les tiers de votre base de données.

Les (nouveaux) principes de la liste de gestion

Plus d’écran de recherche préalable, vous arrivez directement sur la liste
La vague a disparu, offrant plus d’espaces dans le bas de l’écran
Les menus ou boutons sont tous situés en haut de l’écran

  • Le picto   indique un menu avec un choix multiple
  • Le picto   indique un bouton simple

Un filtre est accessible permettant des sous-sélections en temps réel au fur et à mesure de votre frappe.   .

Précision
Un filtre n’est pas une recherche, il ne fait qu’éliminer les fiches hors demandes. Si vous effacez les éléments du filtre, la liste originale s’affiche à nouveau.

NB : n’est pas encore disponible sur toutes les listes mais sera déployé au fur et à mesure des versions 6.

Les entêtes de colonne

Chaque colonne peut être triée par ordre croissant par un simple clic sur son titre ou décroissant en cliquant à nouveau sur le titre.
L’ordre des colonnes peut être changé temporairement via le principe du « Drag and Drop » (glisser – déposer). Cela peut faciliter votre lecture…

Les menus (ou boutons) communs à toutes les listes de gestion

Le menu Actions

Jusqu’à 6 rubriques peuvent être communes aux listes… Elles ne sont visibles qu’en fonction du contexte

Ouvrir dans une application

Tous les éléments affichés dans une liste de gestion peuvent être ouverts sur le logiciel de votre choix, à condition qu’il puisse lire un export de fiches. Il est donc conseillé de choisir un tableur (Excel ou Open office par exemples).

Consultez l’article sur les préférences

Imprimer

Toutes les commandes d’impression agissent sur la sélection courante c’est à dire les fiches noircies et les fiches seront triées en fonction des préférences de l’utilisateur. A défaut de sélection, toutes les fiches présentes à l’écran seront imprimées et l’ordre d’affichage de l’écran est respecté.
Cette commande permet d’imprimer la liste de trois façons différentes.

Fiches

Chaque fiche sélectionnée est imprimée avec toutes ses caractéristiques en pleine page. Présentation verticale, une page par fiche.

Liste

Les fiches sélectionnées sont imprimées sous forme d’une liste. Présentation horizontale.

Plus…

Cette commande ouvre un puissant logiciel intégré permettant de créer des états, des étiquettes ou des graphes personnels

Sélection


Ce menu offre plusieurs options permettant de stocker des listes pour les ré-afficher par la suite. Interrogez notre service assistance si vous désirez ne savoir plus sur ce sujet.

Trier

Trier
Donne accès à un éditeur de tri permettant des tris mono ou multi-critères, notamment quand vous désirez faire un tri d’informations qui ne sont pas indiquées dans les colonnes de la liste de gestion (tri par date de création des tiers, par exemple)

Supprimer

La commande Supprimer permet la suppression définitive d’une ou plusieurs fiches sélectionnées (noircies) au travers d’une boîte de dialogue.

Cette suppression ne sera effective qu’après validation du mot de passe.
La suppression n’est possible que si les contraintes de suppression le permettent.

Aller à…

Une fonction très appréciée en termes de convivialité de LSC.
Présente sur les listes de gestion, elle permet de passer d’une liste à une autre en utilisant des liens existants.
Par exemple, il est très facile, à partir de la liste des événements, d’afficher la liste des tiers liés

Rechercher

Cf. explication ci-avant (les nouveaux principes de la liste de gestion)

Créer

Permet de créer un nouvel événement

Les menus (ou boutons) spécifiques à la liste des tiers

Le menu Action (dernière rubrique)

Collecter les emails
Ce bouton vous permet, à partir d’une sélection d’identités et ou de correspondants, de récupérer dans un post-It les adresses emails, séparées par une virgule « , » ou un « ; » .

  • Peut être très pratique pour faire un mailing hors Crypto avec les adresses de vos tiers.

Historique

Affiche l’historique complet dans une nouvelle fenêtre du tiers sélectionné

Dédoublonner

Travaille sur la sélection courante. Il recherche pour chaque fiche présente si une autre Identité possédant un numéro de téléphone identique existe dans la base de données.

Ces fiches sont isolées et présentées dans une nouvelle liste.
Par la suite, vous pourrez regrouper des identités, via la rubrique « regrouper des fiches » présente en administration.

Mailing

Cette option gère TOUS les types de mailing. En effet, c’est le mode de traitement de votre modèle d’événement qui déterminera le comportement de ce bouton, lors de la validation du 1er événement.

Faites votre sélection de tiers, lancez un mailing, définissez un modèle d’événement, complétez le si besoin. La validation créé dans une nouvelle liste autant d’événements que de tiers sélectionnés.




L’écran d’accueil [F10]

L'écran d'accueil est un outil de travail à partir duquel vous pourrez consulter vos informations personnelles et lancer vos actions quotidiennes.

L’idée force est de vous permettre un accès simplifié aux différentes fonctionnalités de La Solution Crypto, soit à l’aide des réglages par défaut, soit en définissant vous même vos raccourcis (cf. Partie Centrale)

Divisée en trois parties distinctes, il offre de nombreuses possibilités que nous vous dévoilons ci-dessous.

Partie gauche

A\ Module et changement

Affiche en haut à gauche le module sur lequel vous vous trouvez.

Le pictogramme   permet de changer de module, à l’aide de l’écran ci-dessous

Cependant des raccourcis claviers permettent de changer de module rapidement (à partir de la version 6.0.1)

CTRL + 1 (module Gérance), CTRL+2 (module Syndic), CTRL+3 (module Transaction), CTRL+4 (module Saisonnier), CTRL+5 (module Comptabilité générale), CTRL+6 (module Organiseur)

  • Sur Mac, remplacez la touche CTRL par le touche Pomme.

B\ Les menus

  • Les menus s’ouvrent et se ferment par un simple clic.
  • Celui ouvert change de couleur.
  • Si des sous-menus existent une flèche vous l’indique.

C\ Logo Crypto

Ouvre un menu dans lequel vous retrouverez des informations pour vous aider dans votre quotidien…

  • Service commercial

Un clic sur l’email créé un événement avec le modèle « email » défini dans les paramètres.

  • Supports en lignes

Ce sont des liens pour vous aider à trouver de l’information, de la documentation, ou d’accéder à votre extranet ( ce dernier bouton n’étant visible qu’à partir de la version 6.0.1)

  • Service Hotline

Là également, si vous désirez envoyer un email à notre service, cliquez sur celui-ci pour créer un nouvel événement. Rapidité et simplicité pour nous joindre.

Partie centrale

Est réservée aux raccourcis, nouveau principe de fonctionnement de La Solution Crypto dans sa version 6. Le raccourci est conçu pour vous faire gagner des « clics », donc du temps !

Qu’est ce qu’un raccourci ?

C’est un bouton « simple » (lance un traitement unique ou affiche la donnée demandée.)ou un bouton « multiple » (propose plusieurs raccourcis après un 1er clic) reconnaissable grâce au picto 

Il permet de lancer une action ou un groupe d’actions de façon ordonnée et … rapide.

Mais c’est bien plus que cela car nous vous donnons la possibilité de faire des recherches particulières ou de créer des fiches sans avoir à aller sur la liste concernée…

Combien puis je avoir de raccourcis ?

En bouton simple, 16 par module

En bouton multiple, 8 fois plus, soit 128

A\ Réglages par défaut

Lors de votre passage en version 6, des réglages d’usine permettront d’afficher des raccourcis (ou groupe) quelque soit le module sur lequel vous travaillez. Ils ont été pensés pour être les plus génériques possibles et répondre à une demande variée.

Mais comme tout paramètre de base, il se peut qu’ils ne répondent pas à vos attentes, raison pour laquelle nous vous permettons de les personnaliser.

ATTENTION : vous devrez choisir dans une liste votre raccourci, vous ne pourrez pas les créer vous même. Cependant, nous agrémenterons cette liste au fur et à mesure des mises à jour …

B\ Conditions pour la personnalisation

La personnalisation est soumise à autorisation de votre administrateur, à moins que vous en soyez vous même un…

  • Si vous l’êtes, alors l’option est activée par défaut
  • Si vous ne l’êtes pas,
    • soit vous l’obtenez par votre administrateur,
    • soit c’est à lui d’y procéder via votre fiche utilisateur.

Accès pour activer l’autorisation : menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, utilisateur, onglet « autorisations d’accès (1), rubrique « accès aux raccourcis »

  • Vous avez le droit de personnaliser

Accès : menu paramètres, préférences utilisateur xx, bouton « modifications des raccourcis » en bas de page.

  • Vous n’avez pas le droit de personnaliser mais un administrateur peut le faire pour vous

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, utilisateur, onglet préférence d’affichage

 

C\ Personnalisation

Elle reste très simple …

  • Sélectionnez le module
  • Sélectionnez « accès haut » ou « accès bas » en fonction de l’endroit où vous désirez placer votre raccourci. Le raccourci se comportera de façon identique, qu’il soit placé en haut ou en bas.

NOTA : pour le module Transaction, « accès haut » devient « accès vente » et « accès bas » devient « accès location ». Les raccourcis tiennent compte de ces contextes.

  • Les zones dédiées aux raccourcis sont affichées. Si aucune place n’est disponible, vous pouvez en supprimer un en cliquant sur la corbeille.
  • L’ajout d’un raccourci propose deux options :  soit un bouton « simple », soit un multiple (cf. chapitre précédent).
  • Pour un raccourci « simple », il suffira de le choisir dans la liste affichée
  • Pour des raccourcis multiples, le principe est de construire une palette à laquelle vous allez d’abord donner un nom

Puis, dans un second temps, vous pourrez créer les différents raccourcis de votre palette, comme vous le feriez pour un bouton unique, avec le bouton « + » et in fine, à l’aide d’une liste.Pour certains raccourcis, il vous sera demandé de préciser un journal ou le nom d’un document (affichette vitrine). Laissez vous guider par les écrans affichés, saisissez et ..validez !

Les nouveaux raccourcis ne sont visibles sur votre écran d’accueil qu’après rechargement de celui-ci. Quittez et relancer LSC si vous n’avez accès qu’à un module, sinon, switchez brièvement sur un autre module et revenez sur le module initial pour voir ces changements.

Partie droite

A\ Mes rendez-vous

Affiche vos RDV à venir de votre planning

S’il y en a plus de trois, un ascenseur vous permet d’afficher les suivants.

Un double clic sur une ligne permet de prendre en modification la fiche. Si vous la modifiez, votre se met à jour en temps réél.

B\ Mes alarmes

Les alarmes affichées à ce niveau sont un transfuge de l’ancien afficheur. L’idée force est d’avoir en permanence sur votre écran d’accueil les alarmes à traiter, mises à jour en temps réél.

Seules les alarmes à échéance sont affichées !

Le traitement des alarmes se fait par un double clic sur le titre de l’alarme permet d’ouvrir une fenêtre de traitement de celles-ci ou une liste de gestion.

La mise à jour d’une fiche par un double clic sur l’alarme qui ouvre la fiche concernée en modification. Changez la date, validez.

Par exemple, un traitement sur les échéances d’assurances locataires ouvre une fenêtre permettant de leur envoyer un courrier de rappel OU de mettre à jour une sélection de locataires.

Partie supérieure

A\ Espace client

Affiche l’écran de connexion de votre espace client

Si vous êtes déjà connecté, alors vous y arriverez directement

  • à partir de la version 6.0.1

B\ Menu Paramètres

  • Préférences et administrateur

Cette option n’est pas visible si vous n’avez pas accès à l’administration. Tous les paramètres remarquables de LSC, tous modules s’y trouvent et peuvent être modifiés à ce niveau. Consultez la documentation inhérente à l’administration pour aller plus avant.

  • Préférences utilisateur

Cf. article lié aux préférences utilisateurs (menu aide disponible au niveau de l’option)

  • Ouvrir le répertoire de travail

Permet de situer sur le disque dur la localisation du dossier 4d préférences lié à l’utilisateur.

  • Trouver une variable

Cette rubrique vous permet de retrouver la variable équivalente à une rubrique d’une fiche. Après clic, la fenêtre ci-contre s’ouvre.

Sélectionnez une variable par double clic, elle se copiera dans le presse-papier. Vous pourrez la coller dans votre document.

C\ Le Store

Vous permet d’accéder (après inscription) au store Crypto. Interrogez-nous pour de plus amples informations.

D\ Les rubriques de l’Organiseur

Votre écran d’accueil propose également toutes les principales options du module Organiseur. Vous pouvez ainsi CRÉER un événement, accéder à l’HISTORIQUE d’un tiers, voir votre PLANNING, etc…




Liste des devis

Le journal des devis est obtenu via le menu cycle (ou par un raccourci).
La création initiale d’un devis place l’événement dans le journal des devis.
Elle s’effectue par F1. En affectant un type d’événement contenant une zone Chiffrage de type Devis, en sélectionnant la page 2, vous obtenez :

Un devis est de 2 types : devis ou proforma.

Le proforma caractérise un devis accepté. Le changement d’état devis à proforma est manuel (bouton passer devis en BL).
Tant que le devis n’est pas fermé, il reste dans la liste (journal) des devis actifs.
Tant que le proforma n’est pas transformé en BL, il reste dans la liste (journal) des devis.

Utilisation dans votre activité : en Syndic, lorsque vous proposez vos services à un syndicat, vous pouvez créer un devis avec LSC. Ce devis est en attente de décision.

Si votre offre est refusée, vous fermez le devis (case fermée).
Si votre offre est acceptée, vous passez le devis en proforma. De cette manière, la liste vous renseigne toujours sur l’état des offres en cours.

Les (nouveaux) principes de la liste de gestion

Plus d’écran de recherche préalable, vous arrivez directement sur la liste
La vague a disparu, offrant plus d’espaces dans le bas de l’écran
Les menus ou boutons sont tous situés en haut de l’écran

  • Le picto   indique un menu avec un choix multiple
  • Le picto   indique un bouton simple

Un filtre est accessible permettant des sous-sélections en temps réel au fur et à mesure de votre frappe.   .

Précision : un filtre n’est pas une recherche, il ne fait qu’éliminer les fiches hors demandes. Si vous effacez les éléments du filtre, la liste originale s’affiche à nouveau.

NB : n’est pas encore disponible sur toutes les listes mais sera déployé au fur et à mesure des versions 6.

Les entêtes de colonne

Chaque colonne peut être triée par ordre croissant par un simple clic sur son titre ou décroissant en cliquant à nouveau sur le titre.

L’ordre des colonnes peut être changé temporairement via le principe du « Drag and Drop » (glisser – déposer). Cela peut faciliter votre lecture…

Les menus (ou boutons) communs à toutes les listes de gestion

Le menu Actions

Jusqu’à 6 rubriques peuvent être communes aux listes… Elles ne sont visibles qu’en fonction du contexte

Ouvrir dans une application

Tous les éléments affichés dans une liste de gestion peuvent être ouverts sur le logiciel de votre choix, à condition qu’il puisse lire un export de fiches. Il est donc conseillé de choisir un tableur (Excel ou Open office par exemples).

Consultez l’article sur les préférences

Imprimer

Toutes les commandes d’impression agissent sur la sélection courante c’est à dire les fiches noircies et les fiches seront triées en fonction des préférences de l’utilisateur. A défaut de sélection, toutes les fiches présentes à l’écran seront imprimées et l’ordre d’affichage de l’écran est respecté.
Cette commande permet d’imprimer la liste de trois façons différentes.

Fiches

Chaque fiche sélectionnée est imprimée avec toutes ses caractéristiques en pleine page. Présentation verticale, une page par fiche.

Liste

Les fiches sélectionnées sont imprimées sous forme d’une liste. Présentation horizontale.

Plus…

Cette commande ouvre un puissant logiciel intégré permettant de créer des états, des étiquettes ou des graphes personnels

Sélection


Ce menu offre plusieurs options permettant de stocker des listes pour les ré-afficher par la suite. Interrogez notre service assistance si vous désirez ne savoir plus sur ce sujet.

Trier

Donne accès à un éditeur de tri permettant des tris mono ou multi-critères, notamment quand vous désirez faire un tri d’informations qui ne sont pas indiquées dans les colonnes de la liste de gestion (tri par date de création des tiers, par exemple)

Supprimer

La commande Supprimer permet la suppression définitive d’une ou plusieurs fiches sélectionnées (noircies) au travers d’une boîte de dialogue.

Cette suppression ne sera effective qu’après validation du mot de passe.
La suppression n’est possible que si les contraintes de suppression le permettent.

Aller à…

Une fonction très appréciée en termes de convivialité de LSC.
Présente sur les listes de gestion, elle permet de passer d’une liste à une autre en utilisant des liens existants.
Par exemple, il est très facile, à partir de la liste des événements, d’afficher la liste des tiers liés

Rechercher

Cf. aide liée aux recherches sur les listes de gestion : accès à l’aide

Les menus ou boutons spécifiques à la liste des devis

Actions (dernière rubrique)

Calculer

Vous affiche le montant total HT d’une sélection de facture

Historique


Affiche l’historique complet du tiers lié à l’événement sélectionné

Devis en BL

Deux conditions pour passer un Devis en bon de livraison

Il doit être chronoté
Vous devez l’avoir passé en Proforma (manuellement, dans l’événement)




Liste bons de livraison

Le journal des bons de livraison est obtenu via le menu cycle (ou par un raccourci).

Présente la liste des bons de livraison non traités.

Un bon de livraison vient du cycle devis, par la transformation d’un devis en BL. Il est également possible de créer directement un BL par F1.
L’intérêt de cette étape est de programmer des actions associées au BL.
Reprenons l’exemple du devis : votre offre est acceptée, vous transformez votre Devis en BL
BL Prestation est un type d’événement qui est mis à traiter pour DS. Ainsi, dès qu’un devis est accepté, DS reçoit dans son Messager une indication BL à traiter. Cette information peut déclencher un cycle interne complet : faire une visite de contrôle, téléphonez au président du conseil syndical, etc…
Les BL restent dans le journal tant qu’ils ne sont pas fermés ou transformés en facture par le bouton BL en factures.

Les (nouveaux) principes de la liste de gestion

Plus d’écran de recherche préalable, vous arrivez directement sur la liste
La vague a disparu, offrant plus d’espaces dans le bas de l’écran. Les menus ou boutons sont tous situés en haut de l’écran

Le picto   indique un menu avec un choix multiple
Le picto   indique un bouton simple

Un filtre est accessible permettant des sous-sélections en temps réel au fur et à mesure de votre frappe.   .

Précision : un filtre n’est pas une recherche, il ne fait qu’éliminer les fiches hors demandes. Si vous effacez les éléments du filtre, la liste originale s’affiche à nouveau.

NB : n’est pas encore disponible sur toutes les listes mais sera déployé au fur et à mesure des versions 6.

Les entêtes de colonne

Chaque colonne peut être triée par ordre croissant par un simple clic sur son titre ou décroissant en cliquant à nouveau sur le titre.
L’ordre des colonnes peut être changé temporairement via le principe du « Drag and Drop » (glisser – déposer). Cela peut faciliter votre lecture…

Les menus (ou boutons) communs à toutes les listes de gestion

Le menu Actions

Jusqu’à 6 rubriques peuvent être communes aux listes… Elles ne sont visibles qu’en fonction du contexte

Ouvrir dans une application

Tous les éléments affichés dans une liste de gestion peuvent être ouverts sur le logiciel de votre choix, à condition qu’il puisse lire un export de fiches. Il est donc conseillé de choisir un tableur (Excel ou Open office par exemples).

Consultez l’article sur les préférences

Imprimer

Toutes les commandes d’impression agissent sur la sélection courante c’est à dire les fiches noircies et les fiches seront triées en fonction des préférences de l’utilisateur. A défaut de sélection, toutes les fiches présentes à l’écran seront imprimées et l’ordre d’affichage de l’écran est respecté.
Cette commande permet d’imprimer la liste de trois façons différentes.

Fiches

Chaque fiche sélectionnée est imprimée avec toutes ses caractéristiques en pleine page. Présentation verticale, une page par fiche.

Liste

Les fiches sélectionnées sont imprimées sous forme d’une liste. Présentation horizontale.

Plus…

Cette commande ouvre un puissant logiciel intégré permettant de créer des états, des étiquettes ou des graphes personnels

Sélection


Ce menu offre plusieurs options permettant de stocker des listes pour les ré-afficher par la suite. Interrogez notre service assistance si vous désirez ne savoir plus sur ce sujet.

Trier

Donne accès à un éditeur de tri permettant des tris mono ou multi-critères, notamment quand vous désirez faire un tri d’informations qui ne sont pas indiquées dans les colonnes de la liste de gestion (tri par date de création des tiers, par exemple)

Supprimer

La commande Supprimer permet la suppression définitive d’une ou plusieurs fiches sélectionnées (noircies) au travers d’une boîte de dialogue.

Cette suppression ne sera effective qu’après validation du mot de passe.
La suppression n’est possible que si les contraintes de suppression le permettent.

Aller à…

Une fonction très appréciée en termes de convivialité de LSC.
Présente sur les listes de gestion, elle permet de passer d’une liste à une autre en utilisant des liens existants.
Par exemple, il est très facile, à partir de la liste des événements, d’afficher la liste des tiers liés

Rechercher

Cf. aide liée aux recherches sur les listes de gestion : accès à l’aide

Les menus ou boutons spécifiques à la liste des bons de livraison

Actions (dernière rubrique)

Calculer

Vous affiche le montant total HT d’une sélection de facture

Historique

Affiche l’historique complet du tiers lié à l’événement sélectionné

BDL en facture

Une condition pour passer un bon de livraison en facture
Il doit être chronoté




Liste des factures

Le journal des factures est obtenu via le menu cycle (ou par un raccourci).

Présente la liste des factures non transférées en comptabilité générale. Une facture peut provenir d’une création directe par F1, du cycle bons de livraisons ou de la facturation des dossiers. Toutes les factures en attente sont regroupées à ce niveau.

Les factures peuvent être imprimées individuellement (à partir du pop-up état de la fiche événement) ou en masse à un moment donné. Tant que la facture n’est pas en comptabilité, elle reste modifiable.

Les (nouveaux) principes de la liste de gestion

Plus d’écran de recherche préalable, vous arrivez directement sur la liste
La vague a disparu, offrant plus d’espaces dans le bas de l’écran
Les menus ou boutons sont tous situés en haut de l’écran

  • Le picto   indique un menu avec un choix multiple
  • Le picto   indique un bouton simple

Un filtre est accessible permettant des sous-sélections en temps réel au fur et à mesure de votre frappe.   .

Précision : un filtre n’est pas une recherche, il ne fait qu’éliminer les fiches hors demandes. Si vous effacez les éléments du filtre, la liste originale s’affiche à nouveau.

NB : n’est pas encore disponible sur toutes les listes mais sera déployé au fur et à mesure des versions 6.

Les entêtes de colonne

Chaque colonne peut être triée par ordre croissant par un simple clic sur son titre ou décroissant en cliquant à nouveau sur le titre.
L’ordre des colonnes peut être changé temporairement via le principe du « Drag and Drop » (glisser – déposer). Cela peut faciliter votre lecture…

Les menus (ou boutons) communs à toutes les listes de gestion

Le menu Actions

Jusqu’à 6 rubriques peuvent être communes aux listes… Elles ne sont visibles qu’en fonction du contexte

Ouvrir dans une application

Tous les éléments affichés dans une liste de gestion peuvent être ouverts sur le logiciel de votre choix, à condition qu’il puisse lire un export de fiches. Il est donc conseillé de choisir un tableur (Excel ou Open office par exemples).

Consultez l’article sur les préférences

Imprimer

Toutes les commandes d’impression agissent sur la sélection courante c’est à dire les fiches noircies et les fiches seront triées en fonction des préférences de l’utilisateur. A défaut de sélection, toutes les fiches présentes à l’écran seront imprimées et l’ordre d’affichage de l’écran est respecté.
Cette commande permet d’imprimer la liste de trois façons différentes.

Fiches

Chaque fiche sélectionnée est imprimée avec toutes ses caractéristiques en pleine page. Présentation verticale, une page par fiche.

Liste

Les fiches sélectionnées sont imprimées sous forme d’une liste. Présentation horizontale.

Plus…

Cette commande ouvre un puissant logiciel intégré permettant de créer des états, des étiquettes ou des graphes personnels

Sélection


Ce menu offre plusieurs options permettant de stocker des listes pour les ré-afficher par la suite. Interrogez notre service assistance si vous désirez ne savoir plus sur ce sujet.

Trier

Donne accès à un éditeur de tri permettant des tris mono ou multi-critères, notamment quand vous désirez faire un tri d’informations qui ne sont pas indiquées dans les colonnes de la liste de gestion (tri par date de création des tiers, par exemple)

Supprimer

La commande Supprimer permet la suppression définitive d’une ou plusieurs fiches sélectionnées (noircies) au travers d’une boîte de dialogue.

Cette suppression ne sera effective qu’après validation du mot de passe.
La suppression n’est possible que si les contraintes de suppression le permettent.

Aller à…

Une fonction très appréciée en termes de convivialité de LSC.
Présente sur les listes de gestion, elle permet de passer d’une liste à une autre en utilisant des liens existants.
Par exemple, il est très facile, à partir de la liste des événements, d’afficher la liste des tiers liés

Rechercher

Cf. aide liée aux recherches sur les listes de gestion : accès à l’aide

Les menus ou boutons spécifiques à la liste des factures

Actions (dernière rubrique)

Calculer

Vous affiche le montant total HT d’une sélection de facture

Historique


Affiche l’historique complet du tiers lié à l’événement sélectionné

Passer en compta

Le transfert en comptabilité des factures est extrêmement simple :
Imprimez vos factures et cliquez sur le bouton comptabiliser.
Choisissez le journal de comptabilisation des ventes.

Validez…

Si des comptes (client) n’existent pas, ils sont créés automatiquement. Vous aurez la possibilité d’en imprimer la liste.

Le cycle est terminé, la facture est figée.

Attention, le transfert en comptabilité alimente uniquement votre comptabilité générale. Pour des raisons évidentes de contrôle, ce cycle n’alimente pas la comptabilité des Syndicats. Votre facture est émise et suit le cycle traditionnel des factures fournisseurs.

Passer en compta module

Le transfert des écritures en compta module ne peut être fait qu’aux  conditions suivantes :

Qu’elles soient déjà figées, c’est à dire pour celles rattachées à une entité Cxx, qu’elles aient déjà été passées en comptabilité générale.
Que les factures n’aient pas déjà été comptabilisées (colonne « T » cochée)

  • Qu’un lot ait été renseigné dans la rubrique du même nom lors de la création de l’événement.
  • Si l’une de ces conditions n’est pas réunie, un message vous alertera

Ce bouton est multi options.

Un clic sur celui-ci propose les cinq rubriques suivantes (en fonction de la (ou des) facture(s) sélectionnée(s), vous devrez opter pour l’une d’elles)

Après ce choix, une liste de factures est affichée. Traitez l’ensemble ou une sélection pour avoir le choix du journal. Par défaut, c’est le journal d’achat qui est affiché. Validez

Passer en compta Syndic « Syndicats »

La validation passe les écritures comptables de la manière suivante :

Débit du compte de charges défini dans le compte produit
Crédit du compte 401xxx défini dans les paramètres Syndic (Adm.)

Passer en compta « Syndicats avec regroupement »

La différence avec la 1ère option réside dans le nombre d’écritures obtenues après passage en comptabilité.

Rappel : chaque code produit attaché à une facture est lié à un compte de charges. Si plusieurs codes produits ont le même compte de charges, une seule ligne sera créée par compte 6.

Passer en compta Syndic « Copropriétaires »
Même principe que précédemment si ce n’est que c’est le journal d’OD qui est proposé.

La validation passe les écritures suivantes :

Débit compte 450xxxx Copropriétaire xx
Crédit compte 472xxx défini dans le compte produit lié à la facture.

Passer en compta Gérance « Propriétaires »
Même principe, journal d’OD affiché par défaut

La validation passe les écritures suivantes :

Débit compte 411xx Prop. xx, avec code fiscalité défini sur le compte produit et sur l’immeuble saisi sur l’événement (ou dans le dossier)
Crédit compte 47xxxdéfini dans le compte produit lié à la facture.

Passer en compta Gérance « Locataires »
Là, aucun journal n’est proposé. L’écriture n’est pas passée en comptabilité mais ajoutée dans le tableau de quittancement du locataire, en ligne provisoire. Elle ne sera donc traitée que lors de l’appel de loyer suivant :




Les honoraires de mise en location (propriétaire)

Automatisation des factures et/ou écritures comptables liées

 

MODULE GERANCE

Tous les menus sont à présent disponibles sur la partie gauche de l’écran

 

Les honoraires de mise en location (partie propriétaire) *

(* Cette option n’est pas disponible pour le compte affecté)

La version 6 propose une nouvelle rubrique via le menu propriétaire, permettant un calcul automatique des honoraires de mise en location (partie propriétaire) lors du lancement du calcul.

A\ Principes retenus

  • Deux modes possibles : via la génération de factures ou en comptabilisation directe.
  • Dans chacun des modes : avec ou sans détail des honoraires et pour le mode « compta », avec ou sans détail de la TVA.
  • Seuls les locataires entrés sur la période de calcul des honoraires seront affichés à l’écran
  • Ce sont les montants saisis sur la fiche lot, onglet Gérance, qui seront pris en compte pour le calcul de ces honoraires

B\ Le paramétrage

Un paramétrage de LSC est indispensable pour lancer cette nouvelle option…. Un nouvel onglet dans les paramètres vous le permet

Accès : Menu Paramètres, Préférences et administration, administration métier, Gérance, configuration Gérance, onglet « Honoraires location »

Honoraires TTC ou HT

Les montants pris en compte pour le calcul des honoraires de mise en location sont ceux saisis sur la fiche LOT. Vous devez indiquer ici s’ils sont exprimés en TTC ou en HT

Regrouper les lignes

En cochant cette option, LSC ne créera qu’une seule ligne d’honoraires de mise en location par locataire entré.

Détailler les lignes

Si vous optez pour le détail, c’est alors (jusqu’à) trois lignes d’honoraires que vous obtiendrez, une pour les honoraires de mise en location, la seconde pour les frais de rédaction de bail et la troisième pour les frais d’état des lieux.

Génération de facture

Si vous désirez que votre calcul d’honoraires génère une facture à l’attention du propriétaire, cochez cette case. Notez bien qu’aucune écriture comptable ne sera passée automatiquement, la génération des écritures s’effectuera à partir de la liste des factures, options « Passer en compta » (si vous possédez le module de comptabilité générale) puis « Passer en compta module, rubrique « facturation module – Propriétaire ».

Les codes produits indiqués sur la copie d’écran n’existent pas sur votre fichier de données. Vous devrez les créer préalablement pour les affecter sur cet écran. Vous pouvez vous appuyer sur un code existant comme modèle pour créer les nouveaux.

NB : si n’avez installé LSC qu’à partir de sa version 6, vous n’aurez pas à les créer

Paramétrages si génération de facture

En fonction du paramètre précédent de regroupement ou non des lignes, une ou trois lignes sont à définir à ce niveau. Dans l’un ou l’autre cas, il faut cependant renseigner les rubriques :

Libellé

Si vous renseignez un libellé à ce niveau, il sera pris en compte dans la facture. Dans le cas contraire, c’est le libellé du code produit qui sera affiché

Code produit

Lorsque LSC génère une facture, les lignes créées sont rattachées à des codes produits. Vous devez donc indiquer le code produit à prendre en compte en fonction de la ligne.

Les codes acceptés à ceux niveau sont ceux qui ont un rattachement avec une facturation propriétaire, avec un compte 47 défini ainsi qu’un code fiscalité

Modèle de facture utilisé

Une nouvelle rubrique vous permet de déterminer le modèle de facture à utiliser pour ce traitement.

Accès : menu paramètres, administration du logiciel, rubrique paramétrable, ligne 127

 

Sélectionnez la ligne et saisissez la valeur : Facture

Validez à l’issue

 

Comptabilisation directe

Si vous ne désirez pas obtenir une facture mais simplement créer les écritures comptables, cochez cette case.

Les comptes indiqués sur la copie d’écran n’existent pas sur votre fichier de données. Vous devrez les créer préalablement dans le plan comptable de base pour les affecter sur cet écran.

NB : si n’avez installé LSC qu’à partir de sa version 6, vous n’aurez pas à les créer

Paramétrages

En fonction du paramètre précédent de regroupement ou non des lignes, une ou trois lignes sont à définir à ce niveau. Dans l’un ou l’autre cas, il faut cependant renseigner les rubriques :

Libellé

Si vous renseignez un libellé à ce niveau, il sera pris en compte dans les écritures. Dans le cas contraire, c’est le libellé du code fiscalité qui sera affiché

Compte

Le ou les compte(s) indiqué(s) ici sera(ont) crédité(s) au moment du calcul d’honoraires.

Fiscalité

Indiquez le code fiscalité à prendre en compte pour la création des écritures. Utilisez le code 3ML pour simplifier ce paramétrage.

NE PAS DETAILLER LA TVA

Si vous avez opté pour la « comptabilisation directe », s’offre à vous une nouvelle option permettant de détailler ou pas la TVA lors de la passation des écritures sur les comptes propriétaires

Date de mise en place

Cette date est indispensable pour permettre le calcul des honoraires de mise en location propriétaires. En effet, il faut pouvoir déterminer les locataires à prendre en compte et ceux à ignorer. Un marquage (cf. chapitre « calcul et conséquences ci-après) sera effectué sur les fiches dont la date d’entrée est antérieure à celle déterminée ici.

FICHE ENTITE

Si vous optez pour la génération de factures, vous aurez la possibilité de comptabiliser, non seulement dans le module Gérance mais également dans le module de comptabilité générale si vous le possédez.

Seulement, pour permettre cette comptabilisation, il faut indiquer au niveau de l’entité Gérance, le code entité Compta générale à prendre en compte.

Sur l’entité, allez sur l’onglet « comptabilisation SCI », et indiquez le dans la rubrique comptabilisation honoraires

Si vous avez opté pour la « comptabilisation directe », s’offre à vous une nouvelle option permettant de détailler ou pas la TVA lors de la passation des écritures sur les comptes propriétaires

 

C/ Calcul et conséquences

CALCUL

Comme pour le calcul d’honoraires de gestion, les honoraires de mise en location sont une entrée du menu propriétaire. Après avoir déterminé la période de calcul, la validation affiche les locataires entrés sur la période.

Faites TOUT TRAITER ou TRAITER SÉLECTION pour afficher l’écran de validation final avec les montants que vous facturerez à vos propriétaires pour chaque locataire

Exclure : permet de retirer de la liste la ligne sélectionnée. Elle sera cependant ré-affichée si vous relancer un calcul pour la même période.

Un double-clic sur la rubrique « LOT » permet de voir la fiche courante, puis de modifier les montants liés à la mise en location dans l’onglet Gérance. Après validation, ils seront immédiatement affichés sur votre fenêtre de traitement.

Comptabilisation directe

Cliquez sur « comptabiliser » pour afficher la fenêtre de confirmation sur laquelle vous pourrez déterminer une date de comptabilisation unique pour les locataires sélectionnés ou une date en fonction de chaque date d’entrée du locataire

A l’issue de votre validation, les écritures sont passées dans le journal d’honoraires, en débitant le propriétaire et en créditant le ou les compte(s) d’attente définis en administration.

Si, dans votre sélection, des lignes ne possèdent aucun montant à facturer, alors le message d’avertissement suivant s’affiche :

Répondez OUI pour l’ignorer et terminer le traitement

Répondez NON pour  revenir à l’écran précédent pour une éventuelle modification

Exemples concrets de résultats obtenus en fonction des paramètres définis

Exemple AVEC détail des comptes 47xxx, SANS détail de TVA activé et prise en compte de la date d’entrée du locataire (15 octobre 2018)

Exemple AVEC détail des comptes 47xxx, AVEC détail TVA activé et date de comptabilisation au dernier jour de la période

Exemple SANS détail des comptes 47xxx, AVEC détail TVA activé

Un seul compte 47XXX  honoraires utilisé…

Génération de factures

Si vous avez choisi cette option, les 1ères étapes sont identiques. Il faut donc lancer un calcul d’honoraires de location puis sélectionnez vos locataires. L’écran de validation diffère quelque peu..

Cliquez sur générer les factures pour lancer la création de ces événements. A l’issue la liste des factures créées est affichée

Détail d’une facture …

En double cliquant sur une facture, vous en retrouverez le détail

En fonction que vous ayez choisi de détailler ou pas vos factures, vous obtiendrez entre une et trois lignes de facturation. Pour chacun, la quantité (1), le montant HT et la TVA afférente. Un total HT, un total TVA puis un total TTC sont également affichés.

Traitement des factures

Votre facture, doit être chronotée (donc traitée) pour passer à l’ultime étape de comptabilisation. A partir de votre liste, faites « aller à » événement puis imprimez les (bouton Expédier) OU concluez-les (menu Actions)

Comptabilisation des factures

Se fait en deux temps. Tout d’abord la comptabilisation vers le module de comptabilité générale (si vous le possédez)  puis vers le module Gérance. Si vous n’avez pas le module de comptabilité générale, la boite à cocher « figé » l’est de fait. Passez directement à l’étape de comptabilisation module.

Comptabilité générale

Menu Actions, option « passer en compta », pour afficher les factures à traiter

Traitez votre sélection puis choisissez votre journal

La validation lance la passation des écritures de la façon suivante dans le module de compta générale : C0XX

Débit du compte 411xxx pour le montant TTC  – Crédit du compte de produit défini sur le code produit pour la partie HT et crédit compte de TVA

A NOTER : si les comptes n’existent pas dans le module, ils seront créés à la volée puis un message vous en avertira et en affichera la liste.

Comptabilité Gérance

Menu Actions, option « passer en compta module », puis « passer en compta Gérance propriétaire

Traitez votre sélection pour arriver sur le choix du journal (par défaut, journal OD).

La validation lance la passation des écritures de la façon suivante dans le module Gérance : G0XX

DEBIT compte propriétaire en regroupé ou en détail suivant votre paramétrage, avec détail TVA ou non

CREDIT compte 47xxx déterminé dans les paramètres des honoraires de mise en location avec détail ou non.

A NOTER : la facture est rattachée en tant que pièce comptable aux écritures

Conséquence sur la fiche locataire

Une fois le traitement terminé, les fiches locataires sont « marquées » afin de ne pas lancer deux fois un calcul pour un même locataire.

L’onglet « Renseignement divers » s’est enrichi d’une nouvelle rubrique : « Hono. mise en loc. proprio calculés »

Le locataire est coché OUI. Si vous désirez le passer à NON, un mot de passe (optionnel) vous sera demandé. Donc, par défaut aucun mot de passe n’est nécessaire SAUF si vous en déterminez un en administration.

Accès pour définir un mot de passe : Menu paramètres, Administration du logiciel, mot de passe, rubrique « changer honoraires location (locataire) »

Honoraires oubliés ?

Lorsque vous lancez votre calcul d’honoraires de mise en location, vous sélectionnez une période. Ce sont donc tous les locataires entrés sur la période qui seront proposés. Seulement, si vous avez des locataires entrés sur une période antérieure pour lesquels vous n’avez pas pris ces honoraires, un message vous en avertira

Puis, une liste de locataires sera affichée

Deux solutions pour prendre ces honoraires : 

  • Relancez le calcul d’honoraires sur la période d’entrée du ou des locataires
  • Relancez le calcul en cochant la rubrique « borner » le calcul  puis « à prendre en compte à partir de… », saisissez une date de début. Cette dernière option autorise le traitement multi-périodes.