Guide de l'utilisateur de l'Organiseur

affichable via la touche F5,
OU
A partir de votre palette, lorsque vous cliquez sur l’une des 4 cases vous indiquant de nouveaux éléments

Principes de base :

• Si vous y accédez depuis la palette, seuls les éléments « non lus » de la catégorie sélectionnée sont affichés
• L’accès par la touche « F5 » vous affiche les éléments en fonction de vos préférences, c’est à dire toutes les fiches ou … comme pour le F2, seulement les « non lu ».

Subdivisé en trois parties :

• à gauche les rubriques,
• au centre les éléments liés aux rubriques (en liste),
• à droite le détail d’un élément sélectionné

Les informations présentes dans l’afficheur s’actualisent en temps réel.
Vous pouvez forcer cette actualisation en cliquant sur la rubrique « Actualiser l’afficheur » située en bas à gauche.

Signalétique

Indique que la rubrique n’est pas ouverte

Indique que la rubrique est déployée

Propose un menu multi-fonctions

Fonction directe

Gras : Des éléments « non lus » sont présents dans la rubrique

Nombre non gras : indique le nombre d’éléments dans la rubrique, tous lus

Nombre gras + parenthèses : indique le nombre d’éléments de la rubrique + ceux non encore lus entre parenthèses

Les déplacements d’éléments

Pour mouvementer vos informations d’un dossier à l’autre, il suffit de faire un drag & drop.

• Un événement (Tâche, A traiter ou Pour contrôle) ne peut quitter son dossier parent. Il peut uniquement être mouvementé dans des sous dossiers.
• Un message peut aller dans les répertoires Mon mémento ou Objectifs sans contrainte. Il s’agit d’un classement d’information.
• Un message peut passer dans le répertoire À traiter : il est alors transformé automatiquement en événement.

Emails, À Traiter, À traiter plus tard, Pour contrôle, Pour info

C’est cinq catégories vous permettent de gérer votre événementiel, sous toutes ses formes.

Les autres rubriques sont traitées en fin de chapitre.

Emails

Contrairement à un logiciel classique de gestion des emails, ceux reçus dans LSC n’ont pas vocation à garder ce statut. Tant qu’ils sont dans votre afficheur, ils ne sont pas historisés, donc non partagés et … non vus par les autres utilisateurs

Son but est de devenir un événement, … ou… d’être transféré, rangé dans un sous dossier (s’il est à caractère personnel) ou … jeté.

À traiter

Un « à traiter » est un événement qui vous est dévolu, il demande donc une action de votre part : le lire, puis… le traiter, le transférer, … le reporter

À traiter plus tard

Un « à traiter plus tard » est un événement sur lequel vous avez indiqué une date de report. Il passe donc de la catégorie « à traiter » à « à traiter plus tard » et reviendra automatiquement en « à traiter » le jour J, en « non lu ».

Pour contrôle

Un « pour contrôle » est un événement qui vous concerne, mais plus indirectement qu’un « à traiter ». Nous sommes là plus dans un rôle de surveillance et/ou de « responsable en second ».
Vous êtes averti de chaque modification apportée sur l’événement et lors de son traitement, vous pourrez le conforter via un « contrôle OK ».

Pour info

Le « pour info » n’est pas un événement mais une messagerie. Cette donnée informative a pour but de renforcer la communication interne. Par principe, il est préférable de le supprimer après lecture.

NB : si un événement sur lequel vous êtes en « pour info » devait être à nouveau modifier, vous en serez également informé.

Partie centrale : Rubriques communes

Non lu

Décochée, elle affiche tous les éléments de la rubriques, qu’ils soient lus ou pas. Cochée, seules les non lus (gras) sont édités.

LSC garde en mémoire votre dernier choix et vous affichera les données en fonction de celui-ci.

Supprimer

Contrairement aux versions précédentes, la V6 autorise depuis l’afficheur la suppression en masse de votre sélection.
Cette dernière peut être continue (avec la touche Shift) ou discontinue (avec la touche CTRL ou Cmd ⌘ sur Mac)

Lister

Permet l’affichage de votre sélection dans une liste de gestion

Actions (sauf « à traiter plus tard »)

Donne accès à un menu proposant différentes options en fonction de la catégorie dans laquelle vous êtes. Seront abordés en contexte dans les paragraphes suivants.

Marquer comme lu / Marquer comme non lu

Comme expliqué ci-avant, il est possible de changer le statut de l’email lors de sa lecture, en partie droite de l’écran
Ces deux options servent essentiellement à faire la même chose mais sur une sélection de fiches.

Créer un sous-dossier

Permet de créer des sous-dossiers dans lesquels vous rangez vos événements / messagerie.

Exemple pour les à traiter … livrés par défaut sans sous-dossier

AVANT

APRÈS (création d’un sous-dossier « urgent »)

Par la suite, vous pouvez glisser-déposer vos événements dans ce sous-dossier ou vous servir du bouton « ranger » situé dans la partie droite (en haut) de l’écran.

Filtre

Le filtre est un outil pratique et performant pour retrouver de la donnée fondue dans la masse.
Le filtrage est fait par rapport aux informations visibles à l’écran (hors dates) en respectant le principe : « contient »

Tris

Des tris temporaires peuvent être obtenus par un simple clic sur le nom de la colonne. Le 1er clic fera un tri croissant, le second, décroissant.

Partie droite : Rubriques communes

Pièce jointe

Si votre email / événement possède une ou plusieurs pièce(s) jointe(s), vous pouvez les visualiser une à une par un double clic.

D’autres possibilités vous sont offertes à l’aide des pictogrammes :

Clic maintenu sur ce bouton propose

« Ouvrir avec le système » votre PJ permet de l’ouvrir avec un logiciel autre que LSC (peut être nécessaire pour un fichier non propriétaire (word par exemple)

Permet l’enregistrement de la PJ sur votre ordinateur

Imprime la PJ

Permet le classement direct de la PJ dans LSC, dans la table et la fiche de votre choix
Un clic maintenu affiche la liste des tables …

Par exemple, pour un classement sur un locataire, choisissez la table idoine puis saisissez son nom et validez. La PJ sera automatiquement recopiée sur sa fiche, sur l’onglet « documents« .

Confirmation de lecture

pour passer votre email / événement / messagerie en « lu », cliquez simplement sur la case prévue à cet effet…

À noter qu’en décochant, il repasse en « non lu ».

Emails reçus

Un clic sur emails reçus affiche la liste des dans la partie centrale avec les éléments non encore lus en gras.

Un clic sur l’un d’eux montre le détail de celui-ci dans la partie droite de l’écran.

Lecture de l’email

Après un clic sur une ligne, vous pouvez donc consulter le détail sur la partie droite de l’écran, d’abord dans sa partie HTML.

Si la lecture s’avère difficile, deux options possibles :
– Onglet Texte
– Le picto qui ouvre votre email dans votre navigateur

Traitement de l’email reçu

Plusieurs possibilités pour traiter votre email courant …

Répondre

Ce bouton permet de faire un email à votre expéditeur tout en historisant votre email reçu, le tout en un seul clic.
Après un clic sur ce bouton, votre email se transformera en événement de type « email reçu », puis un nouvel événement « email » se créera en reprenant le texte d’origine. Vous n’aurez plus qu’à le compléter et l’envoyer.

Ci-dessous, les deux événements crées par cette fonction.

Transférer

Non encore implémentée dans cette version

Ranger

Le bouton « ranger » offre trois ou x choix (si vous avez des sous-dossiers)  :

• Passer en « à traiter »: créé un événement avec éventuelles PJ sur le modèle de courrier défini dans les paramètres
• Ranger en emails reçus : cette option n’a d’intérêt qu’avec des sous-dossiers existants. Dans ce cas, ils présentés et vous n’avez qu’à le choisir.
• Ranger dans mon Mémento : placera l’email dans le dossier « Mon mémento » ou l’un de ces sous-dossiers.

Imprimer

Imprime votre fiche en reprenant la partie « texte » de votre email.

Supprimer

Supprime la fiche courante

Menu actions

Marquer comme lu / Marquer comme non lu

Comme expliqué ci-avant, il est possible de changer le statut de l’email lors de sa lecture, en partie droite de l’écran
Ces deux options servent essentiellement à faire la même chose mais sur une sélection de fiches.

Relève internet

Donne accès à des sous-menus

Permet de forcer une relève Internet.
L’action de relève et d’envoi des mails est automatisée à une fréquence définie par l’administrateur. Cette option permet de forcer une relève/envoi immédiatement.

Envoyer et recevoir pour XX
Un simple clic relève directement la boîte ou les boîtes liée(s) à l’utilisateur courant. Permet de ne pas attendre la relève automatique faite par le serveur.

Relève tous les utilisateurs
Force une relève de toutes les boîtes tant en envoi qu’en réception.

Visualiser et purger le contenu de mes adresses
Permet de visionner vos emails et de les gérer avant qu’ils ne soient relevés (en supprimer par exemple).

Email direct

Propose deux options :
Email direct
Permet l’envoi d’un email rapide

N’est à utiliser que pour les e-mails personnels car les e-mails envoyés par cette procédure ne sont pas historisés et aucune trace n’est conservée.

Par contre, si un problème survient à l’émission de ce dernier (affiché par post It), l’email est présenté à nouveau dans l’afficheur.

Lors de l’envoi d’un email direct, vous pouvez choisir le compte avec lequel vous l’envoyez. (cf gestion de plusieurs comptes « emails », fiche utilisateur).

Importer un mail
Offre la possibilité d’importer un email non réceptionné dans LSC. Il faut ouvrir sur le disque dur un fichier de type « EML » et celui ci sera importé comme un mail classique dans «Email reçu ».

Boite d’envoi

Affiche les emails en cours d’envoi

Spam

Si vous avez activé dans la fiche utilisateur le placement des emails considérés comme des spams dans le « dossier Spam de l’afficheur », c’est ici que ce type d’emails se place.

Transaction TPE (optionnelle)

Si vous avez souscrit à l’option de paiement par CB du service client et après avoir paramétré les entités comptables, cette rubrique accueille les emails envoyés par la banque pour vous avertir que des paiements TPE sont effectués.
Par la suite, ils permettront, en les ouvrant, de les basculer dans un brouillard d’encaissement pour comptabilisation.

À traiter

Un « à traiter » est un événement mais il peut exister sous différentes formes :

• Un courrier
• Une facture, (ou devis, BL)
• Un email
• Un Sms
• Une messagerie interne permettant d’agrémenter de l’information sur l’historique d’un tiers (appel reçu d’un locataire par exemple)

Symbolique

Chaque événement, présenté en liste, est précédé d’un des trois sigles suivants informent sur l’ancienneté de celui-ci.

(vert) La date de traitement est celle du jour

(orange) La date de traitement prévue a été dépassée de moins de 2 jours

(rouge) La date de traitement prévue a été dépassée de plus de 2 jours

Traitement de l’événement

Quatre possibilités pour gérer votre événement :

• Le commenter
• Le transférer à un autre utilisateur
• Le reporter
• Le traiter

Pour tous les cas cités, il faut y procéder par un double clic sur l’événement en entrer en modification de celui-ci.

Bouton Commenter

Lors de la lecture d’un pour info (nous parlons d’un événement créé par un tiers pour lequel vous êtes en pour information), vous avez la possibilité de commenter directement l’événement à l’aide de ce bouton.

Un clic ouvrir l’événement en modification, la zone de notes se complétera du texte suivant : « De XX (vos initiales) le 18/10/2018 à 08:25 :  » . Il ne vous restera qu’à commenter … puis valider.

Transférer à un autre utilisateur

Rien de plus simple… Allez sur la rubrique « A traiter par », ouvrez le menu déroulant et choisissez la personne dans votre liste.

A noter que la zone « Contenu » se modifie également, permettant là également d’expliquer pourquoi vous transférez…

Le traiter

• Si votre événement possède une zone de texte (courrier, email, SMS), complétez le si besoin via le picto
• S’il est de type facture ou assimilé, complétez la zone 
• S’il n’a aucune zone de rattaché, complétez la zone « contenu » (note)

A l’issue, allez dans la zone « ÉTAT », cliquez sur « en attente » et choisissez l’option appropriée en sachant que suivant le type de votre modèle de courrier, LSC vous proposera les options liées.

Pour un événement qui ne doit ni être envoyé, ni être imprimé, sélectionnez « AUTRES ».

Validez à l’issue de votre choix.

Le reporter

Si vous ne désirez pas traiter votre événement de suite, vous pouvez le reporter à l’aide de la rubrique « Entre le » et cliquez sur la date de report.

La zone contenu de votre événement évoluera en ce sens

La validation fait basculer votre événement dans la rubrique « A traiter plus ». Il reviendra automatiquement dans sa zone initiale à la date d’échéance définie.

A traiter plus tard

Comme expliqué dans le chapitre précédent, vous retrouvez vos événements reportés dans cette zone.

Nous pouvons voir de multiples intérêts à consulter son …à venir …

• S’informer
• Prévoir
• Le traiter dès à présent
• Le reporter à nouveau (suite à la réception d’un nouvel élément par exemple)

Bouton Commenter

Lors de la lecture  (nous parlons d’un événement créé par vous mais reporté), vous avez la possibilité de commenter directement l’événement à l’aide de ce bouton.

Un clic ouvrir l’événement en modification, la zone de notes se complétera du texte suivant : « De XX (vos initiales) le 18/10/2018 à 08:25 :  » . Il ne vous restera qu’à commenter … puis valider.

Transfert de xx (initiales)

Lorsqu’un utilisateur est absent et qu’il procède à un transfert sur un autre utilisateur (cf. fiche utilisateur, onglet autorisations d’accès), une nouvelle rubrique apparaît dans l’afficheur de la personne qui reçoit ce transfert.
En l’ouvrant, trois ou quatre options disponibles :

• à traiter,
• pour contrôle
• séquences d’événements.
• à venir (sur option quand le transfert est activé)

Pour voir les fichiers sous forme de liste, il suffit de faire un double clic sur l’une des trois lignes.

Séquences en cours

Présente les séquences d’événements en cours pour lesquelles vous êtes superviseur.

Ce menu est dynamique, il n’est donc pas visible aucune séquence ne vous concerne.

Un double clic sur une fiche vous affiche un graphe de couleurs montrant les étapes déjà réalisées (vers) et celles à venir (rouge).

Tâches en cours  (à partir de la version 6.0.2)

F5 – tâches en cours

Rappel : sur une événement, vous avez la possibilité de définir sa durée via la rubrique « tâche en cours ». cf. copie d’écran ci-dessous

Une fois celle-ci définie, l’événement a une double fonction ..il est « à traiter » et c’est une tâche à effectuer.

Cette fonction, issue de la version 5 mais non reprise initialement en version 6, l’est maintenant en version 602.

Dans votre afficheur (F5), vous avez dorénavant une rubrique qui affiche vos tâches.

Pour contrôle

Présente les événements à contrôler
2 types de contrôles :

• contrôle des actions à réaliser
• contrôle des actions réalisées

Menu Actions

Ce menu des « pour contrôle » propose l’option « Contrôle OK » qui vous permet de vous retirer du suivi d’une sélection d’événements.

Vous pouvez également procéder à ce « contrôle OK », lors de la lecture d’un événement, via cette même rubrique présente dans la partie droite…

Contrôle OK n’est possible qu’avec des événements traités (chronotés)

Bouton Commenter

Lors de la lecture (nous parlons d’un événement créé par un tiers pour lequel vous êtes en pour contrôle), vous avez la possibilité de commenter directement l’événement à l’aide de ce bouton.

Un clic ouvrir l’événement en modification, la zone de notes se complétera du texte suivant : « De XX (vos initiales) le 18/10/2018 à 08:25 :  » . Il ne vous restera qu’à commenter … puis valider.

Bouton Ranger

Le bouton « ranger » offre deux ou x choix :

• Pour contrôle dans dossier sans nom : l’événement sera placé au 1er niveau du dossier « à traiter »
• Pour contrôle non lu : permet de remettre un événement déjà lu dans la partie « non lu » de l’afficheur.
• Dossier xx : si vous avez créé des sous-dossiers dans le dossier « à traiter », ils sont proposés et il ne reste qu’à faire son choix.

Pour info

La lecture ne diffère pas des autres catégories…

Bouton Commenter

Lors de la lecture d’un pour info (nous parlons d’un événement créé par un tiers pour lequel vous êtes en pour information), vous avez la possibilité de commenter directement l’événement à l’aide de ce bouton.

Un clic ouvrir l’événement en modification, la zone de notes se complétera du texte suivant : « De XX (vos initiales) le 18/10/2018 à 08:25 :  » . Il ne vous restera qu’à commenter … puis valider.

Bouton Ranger

Le bouton « ranger » offre trois ou x choix :

• Passer en « à traiter » avec PJ : créé un événement en reprenant
• Ranger en Messagerie interne : placera la messagerie au 1er niveau du dossier Messagerie
• Ranger dans mon Mémento : placera la messagerie dans le dossier « Mon mémento ».

Autres rubriques

Raccourcis

Si des raccourcis ont été définis à la validation d’événements (clic maintenu sur le bouton « valider »), ils seront affichés ici. Le but est de garder un lien sur un événement qui vous semble important, qu’il soit traité ou non.

Un double clic sur la ligne affiche l’événement lié.

Mémento

Le but du dossier mémento est de permettre de conserver des informations. Vous pouvez structurer ce dossier en créant des sous dossiers.

Il est possible de créer une ligne instantanément dans son mémento par la combinaison des touches Shift +F5.

A tout moment, il est possible d’accéder à un élément prédéfini Mon Bloc Note en faisant [F5]. Il s’agit d’un document toujours disponible pour vos annotations de type texte (limité à 32 pages).

Objectifs

Le but de ce dossier est de vous permettre de conserver des informations visibles et manipulables par tous. Il est possible de créer des sous dossiers.

Corbeille

Dossier qui reçoit les suppressions de fiches « pour information » ou de « mails ». Ainsi, il est possible de récupérer ces fichiers dans la corbeille par double clic puis en se servant du bouton « ranger ».

A noter que la corbeille se vide automatiquement à la déconnexion de l’utilisateur

Menu Trier par

Option de tri par sous-dossier dans le bouton « Trier par ».
Permet de placer les sous-dossiers en tête de la liste des événements à traiter, plutôt que de les avoir en base de liste.

Exemple avec un tri par immeuble …

AVANT … Tri par Urgence

APRÈS … Tri par immeuble

Menu outils

Traitement de texte

Ouvre une page vierge de traitement de texte 4D Write. La zone présentée n’est liée à aucun événement et ne pourra être attachée à aucune identité.

Tableur

Ouvre une page vierge tableur 4D View.

Programmer

Permet de programmer une alarme répétitive. Est un RV périodique à mettre au planning (exemple tous les lundis à 9H00, réunion du service).

• Lorsque l’alarme répétitive possède une heure, LSC active un bouton programmer qui permet de générer les RV au planning. Lorsque l’alarme ne possède pas d’heure, elle est de type message et est générée, si nécessaire, à chaque ouverture de LSC (ou à chaque changement de jour en serveur).
• L’alarme peut être permanente ou ponctuelle pour un nombre de fois déterminé. Les choix de fréquence sont les suivants :

Imprimer

Imprime toutes les actions définies d’une journée. Il effectue la synthèse des différents dossiers.

Mot de passe

Les mutations sur les lots communs en Gérance et Syndic sont protégées par un mot de passe.
Le mot de passe demandé pour enregistrer la mutation est variable (pour chaque mandat) et temporaire (valable une seule journée). Il est affiché à l’écran et, est placé dans le presse-papier de l’utilisateur, qui peut le transmettre au demandeur par un événement ou directement par un post it

Cette rubrique n’est accessible qu’aux utilisateurs autorisés. Ne l’activez que pour le module gérance.