Assemblée générale - Onglet saisie des votes

Préambule

Cette étape permet de saisir les votes de chacune des résolutions.

• Le principe est de sélectionner par le pop up situé en haut à droite de la fenêtre une résolution et de constater les votes de chaque copropriétaire.

• L’accès au projet de résolution est possible à l’aide des situés en dessous.

LSC sauvegarde automatiquement toute l’AG entre chaque résolution votée.

Chaque résolution possède un résultat

• Acceptée
• Refusée
• Sans décision possible
• Pas de vote

Dans le cas d’une résolution « non-votée » (article -1), un clic sur « voir le résultat » affecte le sigle « X » à chacun des votants et inscrit « PAS DE VOTE »  en résultat.

Saisie des votes

Possibilité de saisir les votes de deux façons

• Manuellement (via le tableau central)
• Globalement (via les boutons)

Les votes par correspondance ont été repris de la saisie des présences et ne sont (en principe) plus modifiables à ce niveau

Sous-résolutions

Une sous-résolution doit être votée, au même titre qu’une résolution principale. Elle est cependant directement liée à une résolution, et si celle-ci est refusée, toutes les sous-résolutions le seront de fait.

De même si une résolution principale est à revoter (par exemple) en article 24, les sous-résolutions seront directement votées à l’article 24, celles à voter à l’article 25 deviennent alors SANS OBJET.

Dans la liste des résolutions, les sous-résolutions sont affichées en retrait de la résolution parent

Recalculer les votes

Le bouton  permet, si besoin, de recalculer les éléments de la résolution courante.

Quand l’utiliser ?

+ Après ajout d’une résolution ou sous-résolution

Même en cours d’AG (et en nomade !!), vous pouvez changer l’ordre du jour par ajout d’une ou plusieurs résolutions et/ou sous résolutions. Pour cela, revenez sur l’ordre du jour, procédez aux modifications puis revenez sur la saisie des votes…

ATTENTION, ne jamais faire « étape suivante » sur l’ordre du jour, au risque d’effacer les présents / absents saisis et les votes déjà effectués.

Donc, de retour sur la saisie des votes, vous sélectionnez votre nouvelle résolution et vous cliquez sur « recalculer les votes » afin que LSC affiche les copropriétaires et les tantièmes.

+ Quand les informations à l’écran son vides ou incomplètes

Si vous constatez que les informations affichées sont erronées, ce bouton permet de vérifier l’intégrité des données présentes à l’écran et si nécessaire, les corriger;

Revote dans un autre article

• Une résolution à l’article 25-1 peut être revotée à l’article 24 dans le cas suivant : au moins 1/3 des voix ont exprimé un « OUI »
• Une résolution à l’article 26-1 peut être revotée à l’article 25 dans le cas suivant : au moins 1/3 des voix ont exprimé un « OUI » représentant au moins la moitié des copropriétaires ayant voté.

Si vous êtes dans l’un de ces cas, LSC affiche automatiquement un nouveau bouton, offrant la possibilité du revote à l’article 25 ou 24…

Saisie manuelle des votes

L’encadré située au centre de l’écran  vous permet à la fois de définir le type de vote à gérer tout en suivant l’évolution des votes saisis au fur et à mesure de votre avancement.

Quatre boutons radios sont accessibles pour disponibles. Sélectionnez en un puis cliquez sur les copropriétaires concernés.

Copropriétaires avec pouvoir

Quand un copropriétaire possède un pouvoir pour un autre copropriétaire, LSC vous le rappelle au moment de la saisie de la personne possédant le pouvoir. Une fenêtre s’ouvre

 

vous montrant le(s) représenté(s) afin que vous puissiez immédiatement saisir le(s) vote(s).

Voir les absents

Ce bouton affiche les absents dans la liste des copropriétaires concernés par la résolution.

Cela peut être utile notamment pour une arrivée en cours d’AG et voir si l’arrivant est concerné par le vote en cours …

 

 

Arrivée / départ en cours d’AG

L’arrivée et le départ en cours d’AG se gèrent quasi de la même façon. Vous cliquez sur le bouton concerné et la liste des copropriétaires (absents pour l’arrivée et présents pour le départ) est affichée.

Dans un second temps, l’heure d’arrivée / départ sera affichée. A confirmer ou à modifier si vous le traitez a posteriori.

Différences remarquables

• Départ

Lors du départ, la question que le copropriétaire soit représenté est posée

 

Si vous répondez OUI, alors il faudra choisir dans la liste un autre copropriétaire ou choisir « Non copropriétaire » et saisir son nom.

Si vous répondez NON, le copropriétaire sera considéré comme définitivement parti. Il sera retiré de toutes les résolutions non encore votées.

• Arrivée

Déjà, vous déterminez si l’arrivée est physique ou à distance

Puis l’arrivant peut également avoir des pouvoirs parmi les autres absents. La question est donc également posée

Quelque soit la réponse donnée, l’arrivant sera intégré à toutes les résolutions non encore votées le concernant et s’il a des pouvoirs, à toutes celles liées aux personnes qu’il représente.

 

Annuler les votes par correspondance

Comme évoqué ci-avant, un vote par correspondance ne peut en principe pas être modifiée car il exprime une volonté du copropriétaire sur laquelle vous ne pouvez revenir.

Cependant, la loi prévoit un cas où certains votes par correspondance peuvent être annulés. En effet, si une résolution, juste avant son vote, est modifiée et que cela change la nature du projet, les copropriétaires ayant voté OUI à la résolution initiale voient leur vote annulé car ils ne sont pas en capacité de changer d’avis, n’étant pas présents.

Un message de confirmation est affiché quand vous cliquez sur cette option

En répondant OK, le(s) copropriétaire(s) concerné(s) sera(ont) considéré(s) comme « non votant(s) »

Saisie globale des votes

Si, pour une résolution donnée, vous avez l’unanimité (quelque soit le sens de celle-ci), vous pouvez gagner du temps en vous servant de ses options

Ainsi, par exemple, si tous les copropriétaires sont d’accord, cliquez sur « Unanimité OUI »

Petite astuce

Si une grande majorité veut aller dans le même sens, vous pouvez dans un 1er temps vous servir de l’un de ces boutons puis dans un 2ème revenir sur la saisie manuelle pour constater les quelques votes discordants.

Voir le résultat

Quand tous les votes d’une résolution ont été saisis, cette rubrique permet d’afficher le résultat en fonction de l’article de vote lié à la résolution.

Pour mémoire, vous pouvez obtenir trois résultats distincts

Créer un événement

Accessible pour chaque résolution ou sous-résolution.

En cliquant dessus, cela crée un événement qui reprend :

– en sujet : le titre de la résolution

– en zone de note : le résultat du vote, le projet de résolution

– en PJ : la PJ attachée à la résolution (ou sous-résolution)

Pour utiliser cette rubrique, vous devez définir dans les paramètres Syndic un modèle à utiliser

Accès : fichier, afficheur, préférences et administration, administration métier, syndic, configuration syndic.

Remplissez la rubrique « Modèle d’événement pour les votes »

ACCEPTÉE, si

• Article 24, la moitié des voix +1 des copropriétaires présents ont voté OUI
• Article 25, la moitié des voix +1 de l’ensemble des copropriétaires de la clé ont vote OUI
• Article 260 (double majorité), si 2/3 des voix de l’ensemble des copropriétaires ont voté OUI représentant au moins en nombre la moitié des copropriétaires présents
• Article 269 (unanimité), si tous les copropriétaires de la clé ont voté OUI

REFUSÉE, si

• Article 24, la moitié des voix +1 des copropriétaires présents ont voté NON
• Article 25, la moitié des voix +1 de l’ensemble des copropriétaires de la clé ont voté NON
• Article 260 (double majorité), si plus  de 1/3 des voix de l’ensemble des copropriétaires ont voté NON et/ou représentant en nombre moins de la moitié des présents
• Article 269 (unanimité), si au moins un copropriétaire a voté NON

PAS DE DÉCISION POSSIBLE, si

• Article 24, moins de 1/2 de voix présentes a voté OUI et moins de la moitié des voix présentes a voté NON

Exemple : 1000 tantièmes sur une clé, 500 tantièmes présents …  240 OUI  240 NON et 20 ABSTENTION

• Article 25,  moins d’un tiers des voix de l’ensemble des copropriétaires de la clé ont voté NON et moins de la moitié +1 a voté NON

Exemple : 1000 tantièmes sur une clé,  …  300 OUI  480 NON et 220 ABSTENTION

• Article 260 (double majorité), si moins de la moitié des voix de l’ensemble des copropriétaires ont voté OUI et représentant en nombre moins de la moitié des copropriétaires présents

Exemple : 1000 tantièmes sur une clé, 12 copropriétaires présents. 5  votes OUI pour 496  tantièmes et 7 vote NON pour 504 tantièmes.

• Article 269 (unanimité), CE CAS NE PEUT ETRE RENCONTRE.. c’est forcément OUI ou NON

Il existe deux passerelles pour passer, dans certains cas, outre un « PAS DE DÉCISION POSSIBLE » entre

• les articles 26-1 vers 25
• les articles 25-1 vers 24

Revote à l’article 25

Passerelle de l’article 26-1, dont les dispositions sont d’ordre public, suppose la réunion de deux conditions :

• L’assemblée générale n’a pas obtenu la majorité de l’article 26, c’est-à-dire la majorité des membres du syndicat représentant au moins les deux tiers des voix,
• Le projet a recueilli l’approbation de la moitié des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, représentant le tiers des voix de tous les copropriétaires.

Si vous êtes dans ce cas, LSC précise cette possibilité dans le cadre « voir le résultat » et affiche un bouton « Voter à l’article 25 ».

Bouton « Voter à l’art. 25 »

Deux possibilités vous sont données :

• Avec remise à zéro des votes
• En conservant les votes

Quelque soit votre choix, la résolution initiale sera conservée puis dupliquer pour afficher une nouvelle résolution à voter sur le nouvel article

Puis, vous aurez la possibilité de saisir une conclusion à la résolution initiale

Revote à l’article 24

Passerelle de l’article 25-1

Lorsque l’assemblée générale des copropriétaires n’a pas décidé à la majorité de l’article précédent, mais que le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires composant le syndicat, la même assemblée peut décider à la majorité prévue à l’article 24 en procédant immédiatement à un second vote. 

ATTENTION : recueillir au moins 1/3 des voix veut dire 1/3 de OUI

Bouton « Voter à l’art. 24 »

Deux possibilités vous sont données :

• Avec remise à zéro des votes
• En conservant les votes

Quelque soit votre choix, la résolution initiale sera conservée puis dupliquer pour afficher une nouvelle résolution à voter sur le nouvel article

Puis, vous aurez la possibilité de saisir une conclusion à la résolution initiale

 

Imprimer

Ce bouton permet l’accès à deux tableaux :

• un représentant le vote courant
• une feuille de signature du vote courant

Étape suivante

Cliquez sur ce bouton quand tous les votes ont été saisis. Dans le cas contraire, un message d’alerte (et contraignant) vous le rappellera !

Si pas de contrainte, vous arriverez sur l’onglet « Calculer le rapport », ultime étape de votre AG. Accès direct à la documentation

Assemblée générale - Onglet ordre du jour

Cadre AG

• Code immeuble

Zone renseignée automatiquement par LSC

• Référence AG

Chaque fiche AG est unique. La référence est calculée de la manière suivante : année de l’exercice suivi du code entité de l’immeuble.

Elle reste cependant modifiable par l’utilisateur

• Nom

Par défaut, le libellé Assemblée générale est proposé

• Type

Trois choix : Ordinaire, Extraordinaire et … indifférent

« Indifférent » ne sert qu’à permettre une rétro compatibilité avec les AG créées avant la version 5.5.15

• Du (date de l’AG)  –  à (heure de l’AG)  – lieu

Données reprises par défaut de la fiche immeuble

• Président de séance, Secrétaire de séance, Scrutateurs

Ces informations seront utilisées pour la composition du rapport de l’Assemblée générale et sur la feuille de présence

« ? » dans chaque zone permet d’obtenir la liste des copropriétaires de l’immeuble.

• Note

Zone de notes libre, pouvant être reprise sur la convocation ou le rapport AG.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tableau ordre du jour

C’est à ce niveau que vous définissez l’ordre du jour de votre assemblée en ajoutant les points qui seront votés / discutés.

Une fois ce dernier défini, vous pourrez reprendre les résolutions une à une (par double-clic) pour les

• compléter
• modifier
• créer des sous-résolutions
• insérer des documents

L’ordre des résolutions peut être changé de façon simple par la méthode « Drag and drop » (glisser / déposer). Vous cliquez sur une résolution, vous maintenez le clic et vous la déplacer sur le numéro désiré. Elle prendra ce numéro et l’autre résolution prendra le numéro suivant ..

Création ordre du jour : trois méthodes

• En utilisant la bibliothèque de résolutions

Cliquez sur le bouton bibliothèque situé sous le tableau.

La fenêtre de gauche présente la bibliothèque.

Chaque Clic présente la résolution sélectionnée à droite. La validation reporte les résolutions de droite dans votre tableau « ordre du jour »

• En créant manuellement les lignes de résolutions

Avec l’aide du bouton « + » situé au dessus du tableau.

• En cliquant sur le bouton « dupliquer un ordre du jour »

Une liste d’AG est affichée, il suffit de choisir et de faire « traiter sélection ».

• le bouton permet de dupliquer une ligne sélectionnée qui s’ajoutera à la fin du

 

 

 

 

 

 

 

Modification d’une résolution

Un double clic sur une résolution propose l’écran suivant

Onglet Résolutions

• N°

Modifiable…. Si vous le changez pour un numéro déjà présent dans la liste, il prendra sa place et l’autre passera à la ligne d’en dessous.

• Titre et projet

Modifiables…  les trois petits points à droite permettent un accès en pleine page.

Gestion du texte enrichi (uniquement en version 6.2)

Lorsque vous êtes en pleine page, le bouton droit de la souris donne accès à un menu contextuel permettant d’enrichir votre texte avec du gras, de la couleur, etc…

Exemple de texte en rouge ou souligné…

• Article

Correspond à l’article de vote mais peut être modifié

Pour une résolution sans votre, définissez l’article en -1

A SAVOIR

• Dans la saisie des votes, ce type de résolution n’affiche pas les copropriétaires, et,  inscrit en résultat « PAS DE VOTE ».
• Elle vous permet cependant d’écrire des commentaires qui seront repris dans le rapport AG.
• Le résultat du vote est « X »

Définissable par défaut à partir de la bibliothèque des résolutions

• Clé

Permet de définir la clé à prendre en compte pour le calcul des votes de la résolution courante.

Par défaut, c’est la 1ère clé définie sur la fiche immeuble (celle ayant le code tri le plus faible) qui est présentée. Evidemment modifiable

• Résultat

Ne peut être saisi … LSC l’affichera automatiquement après la saisie des votes.

• Prendre en compte dans le PV simplifié

En cochant cette case, vous allez pouvoir distinguer les résolutions qui seront prises en compte dans le PV simplifié (imprimable à partir de l’onglet Rapport AG, visible après le calcul du rapport)

Définissable par défaut à partir de la bibliothèque des résolutions

• Pas de main dominante

En cochant, la main dominante ne sera pas appliquée sur la résolution. Pour mémoire, elle permet, quand elle est active, de ramener les tantièmes d’un copropriétaire au total des tantièmes des autres.

Exemple : sur 1000 tantièmes, un copropriétaire en possède 680, soit 320 pour les autres. Ses tantièmes seront donc de 320, impactant le total de la clé qui ne fera plus que 640.

Dans le cas de copropriétés à deux copropriétaires, aucune application de la main dominante n’est faite puisque le mode de calcul est différent

• Main dominante sur les présents (option visible qu’avec un article 24)

Par défaut, la main dominante n’est calculé que sur le total de la clé. L’article 24 ne concernant que les copropriétaires présents (ou ayant voté par correspondance) à l’AG, cette option permet de modifier le fonctionnement.

Liste des sous-résolutions

Définissables par défaut à partir de la bibliothèque des résolutions

Ce tableau permet d’ajouter des sous-résolutions à votre résolution principale. Chaque ligne ajoutée fera l’objet d’un vote (sauf cas particulier)

Quelques règles à retenir

• Les sous-résolutions ne peuvent pas être votées sur une clé de répartition ou un article différent de la résolution principale….
• Vous pouvez également rattacher un document (voir chapitre suivant) à une sous résolution, via l’onglet « Document ».
• Le pictogramme  permet la duplication d’une sous résolution afin de ne pas avoir à retaper tout un texte. Vous pouvez ensuite la modifier par double clic.
• L’ajout se fait à l’aide du bouton « + »
• Pour modifier une sous-résolution existante, il suffit de double-cliquer dessus.

Bouton Copier dans la bibliothèque

Permet d’ajouter la résolution (et ses éventuelles sous-résolutions) en fin de liste de votre bibliothèque

ATTENTION : pas de contrôle des doublons….si vous le faites plusieurs fois, vous aurez le même résultat dans la bibliothèque de résolutions…

Onglet Documents

Permet l’ajout de pièces jointes à la résolution courante.

• Elles pourront être récupérées automatiquement lors de la génération des convocations
• Si, au moment de la saisie des votes, vous cliquez sur « Créer un événement », l’événement crée contiendra également les PJ’s liées.

Ce même onglet est présent dans les sous-résolutions

A l’issue de vos saisies, validez pour revenir sur la liste complètes des résolutions

Créer un RDV

Permet d’ajouter automatiquement dans le planning un RDV au jour et à l’heure de l’AG.

Un clic propose un écran de choix d’utilisateurs. Cochez celui ou ceux concerné(s) par l’AG.

La validation enregistrera cette information. C’est seulement en validant la fiche AG que le(s) RDV se créera(ront).

Étape suivante

Permet de passer sur l’onglet CONVOCATION de l’AG en créant au passage les feuilles de présence et votes

Un clic sur la rubrique…

vous demande de préciser la clé de répartition à prendre en compte pour le calcul de la feuille de présence.

Les charges communes générales doivent à priori être choisies (sauf si par exemple l’AG ne concernerait que les copropriétaires d’un bâtiment – AG extraordinaire)

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Lien pour accéder à la documentation de l’onglet CONVOCATION

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Addendum des modifications apportées à LSC depuis la version 6.0.5

Sommaire

Tous les points par module sont cliquables et permettent d’arriver directement sur la rubrique escomptée. Un bouton « retour sommaire », placé au même niveau que chacune des rubriques énumérées ci-dessous permet de revenir en tête de document en un clic.

Les nouveautés sont affichées en bleu lorsque vous accédez au chapitre demandé…

Survolez les titres et si un pictogramme apparaît, il devient « cliquable » pour afficher le chapitre souhaité…

Nouveautés et corrections de la version 6.0.6r1

Extranet (service client)

– Loi ELAN applicable au 1er juillet 2020

– Publier la liste des copropriétaires

-Modification d’un classeur existant

-Gestion de l’envoi des numéros de GSM

Module SYNDIC

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

-Vote par correspondance : toutes les nouveautés
-Vote à distance : AG Connect, notre nouveau partenaire
– Liasse externalisation : possibilité de créer des liasses par copropriétaire en création d’événement
-Gestion des pouvoirs
-Nouvelles règles de vote : article 26-1 en 25 – 25-1 en 24

Virements multi-entités

Amélioration du traitement

CORRECTIONS DIVERSES

Fiche Lot

Module GÉRANCE

– Partenariat avec CLAC – Gestion du « candidat-locataire »

– Compte locataire : nouvelle impression d’un compte

– Trop perçu

Module comptabilité

– Paramètres : nouveaux onglets

– Pièces comptables : 1 modèle par module

– SEPA : gestion des rejets

– Balance âgée : nouveau paramètre

Corrections diverses

Brouillard d’encaissement : import CAMT 054

CAMT 053 & 054 : amélioration de la recherche de l’entité

Multiline

Module TRANSACTION

-Lots disponibles : proposer x lots

Tous modules

– Modification en liste

Module VTI

– Gestion des documents annexes
– Gestion des logos/entêtes par entité
– Gestion du tiers lié aux événements crées au retour à l’agence

Module Organiseur

– F5 : afficheur
– F7 : liste des événements : gestion des LRE
– Liste des tiers correspondants (accès via F8, aller à…)
– Signature électronique : placement signature multi-signataires (colocataires, …)

CORRECTIONS DIVERSES

Corrections diverses

Myco

Divers

Administration

– Postes techniques 4 & 5

 

EXTRANET

Nouveautés liées à la loi ELAN

Préambule

La loi ÉLAN vous impose de publier un certain nombre de documents sur l’extranet, de deux catégories différentes :

• A l’endroit de l’ensemble des copropriétaires

Règlement de copropriété, fiche synthétique, contrat de syndic en cours, etc…

• Pour les Conseils Syndicaux

Pour cette seconde catégorie, nous pouvons même la subdiviser en deux car des documents concernent l’ensemble de votre portefeuille (votre carte professionnelle ou R.C. par exemples) alors que d’autres sont limités à la copropriété (relevés de comptes bancaires, balances générales, etc…

Comment allez-vous y procéder pour publier ces informations ?

Rien ne change pour les copropriétaires et les conseils syndicaux pour ce qui est lié à l’immeuble. Les événements crées, chronotés et publiables dans LSC seront vus par ces différentes catégories.

Nouvelles options

Publier un document relatif à l’ensemble de votre portefeuille

Comme la publication depuis LSC est gérée par immeuble, nous avons jugé préférable de travailler directement depuis l’extranet pour ajouter ce type de fichier.

Connectez-vous à votre extranet, allez en Syndic, puis sur Documents pour constater qu’un nouveau dossier a été ajouté : DOCUMENTS_du_SYNDIC

Le principe est simple… En ajoutant tout document à ce niveau, tous les membres d’un conseil syndical, tous immeubles confondus verront ce dossier et son contenu dans leur espace personnel

Comment ajouter un document ?

Très simple, ouvrez le dossier, cliquez sur « ajouter un document ».

Si vous désirez le supprimer, il suffit de la cocher puis de cliquer sur la croix située à droite du fichier.

Contrairement à la publication faite depuis LSC, vous travaillez en temps réel

 

 

Publier la liste des copropriétaires

Autre document obligatoire à destination du conseil syndical, la liste (à jour) des copropriétaires.

Modèle d’événement « liste des immeubles »

Avant tout, il faut créer un modèle d’événement « liste des immeubles », attaché à un dossier qui ne sera visible que par les membres du C.S.

Paramétrage

Dans les paramètres de l’extranet, deux nouvelles rubriques sont disponibles : Numéro pour la création du document sur l’immeuble ET Modèle d’événement pour archivage.

Ces deux informations déclencheront certains automatismes…cf. ci-après

Création des listes

Comme il vous faudra créer une liste par immeuble, une nouvelle fonctionnalité, à partir de la liste des immeubles, est accessible.

Depuis la liste, sélectionnez les immeubles à traiter puis, via le menu « Actions », demandez « Générer la liste des copropriétaires

A l’issue de ce traitement, chaque immeuble se verra attribuer un fichier nommé « Liste_copropriétaires.pdf » dans l’onglet document avec le numéro défini dans les paramètres

En détail…

Publication de ces listes

Quand vous créez les liste depuis la liste des immeubles, un événement est également crée en parallèle par immeuble. Il sera donc publié dès l’envoi suivant…

Automatismes de mise à jour et publication des listes

Par essence, un fichier publié est figé alors qu’il vous faut tenir ces listes à jour sur l’extranet… Chaque liste sera automatiquement modifiée sur la fiche immeuble avec nouvelle création d’un événement puis publication sur le principe du « annule et remplace » dans les cas suivants :

• Lors de la saisie d’une mutation
• Si vous modifiez une fiche tiers attachée à une fiche copropriétaire
• Si vous modifiez une information dans une fiche copropriétaire qui a une incidence sur les données visibles sur la liste.

Publier le fonds travaux attaché au lot (compte 105)

Autre obligation de la loi ÉLAN, est de permettre à vos copropriétaires de visualiser le montant des fonds de travaux attaché à chacun de ses lots.

Le plan comptable étant normé, nous parlons ici des comptes de type 105 sur lesquels un détail des montants détenus par lot est toujours affiché. Le fait que vous soyez sur la dernière version de LSC suffit à automatiser cet envoi.

Les fonds ne sont envoyés que si le montant est différent de 0

Publier  les comptes 102xxx

Le compte 105 ne montre que les fonds appelés et ne fait donc pas mention des autres provisions pour travaux décidés, liés aux comptes 102xxx. Pour ce dernier cas, nous avons ajouté, sur option, la possibilité de les publier également.

Dans les paramètres de l’extranet, une nouvelle boite à cocher vous permet cette activation.

 

Gestion des numéros de téléphone mobile

Jusqu’à présent, seul un tiers avec un genre différent de « personne morale » était pris en compte pour l’envoi du GSM sur l’extranet.

Dorénavant, si un individu de type « personne morale » est trouvé, nous recherchons le correspondant principal et envoyons le numéro de portable lié.

Modification d’un classeur existant (correction)

La modification du nom d’un classeur existant pouvait ne pas être prise en compte sur l’extranet. Corrigé

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Module TRANSACTION

 

Lots disponibles

Bouton « Proposer »

Tous les événements créés de type « historisation » reprenaient la note de l’événement du 1er lot traité. Corrigé

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MODULE SYNDIC

 

Assemblée générale

 

Vote par correspondance

L’avènement du vote par correspondance entraîne beaucoup de changements dans la gestion d’une assemblée générale et cela se traduit des façons suivantes dans La Solution Crypto…

Formulaire de vote par correspondance

Un arrêté du 2 juillet 2020 fixe les modalités du vote par correspondance et notamment le formulaire que les copropriétaires doivent vous renvoyer au plus tard 3 jours francs avant l’assemblée générale. Cet envoi peut être fait par courrier ou par email.

En complément de notre version 6.0.6, nous vous mettons à disposition ledit formulaire, adapté à notre traitement de texte. Vous le trouverez sous deux formes :

• En modèle d’événement ne contenant que les informations lui étant inhérentes
• En pages complémentaires dans la convocation A.G, en remplacement des feuilles de vote qui feraient doublon si nous les conservions. En effet, même un copropriétaire désirant être en présentiel ou donnant pouvoir pourra se servir du tableau joint pour préparer ses votes.

Les modèles seront envoyés sur simple demande ou disponibles sur votre espace client via www.crypto.fr

Si vous désirez conservez votre modèle, vous pourrez vous servir du 1er cité ci-avant pour le copier / coller dans le vôtre. A votre charge d’en vérifier la cohérence globale…

Saisie des présences

Au delà du vote par correspondance, les copropriétaires peuvent aussi participer à l’AG à distance, requalifiant ainsi les copropriétaires en cinq catégories distinctes :

• Présents physiquement
• Présents mais représentés
• Présents à distance (nous y reviendrons dans le chapitre suivant)
• Vote par correspondance (pour ces derniers, il faut également saisir la date de réception du formulaire, qui sera reprise sur la feuille de présence)
• Absents

L’écran de saisie des présences de LSC reflète ce nouvel été de fait avec l’ajout de deux colonnes et le renommage des autres

Chaque copropriétaire se voit donc affecté un code :

• Absent : N
• Présent physiquement : O
• Représenté : R
• Présent à distance : D
• Vote par correspondance : C

(Seuls les codes O et D peuvent être représentés)

Si vous ne gérez pas les votes par correspondance, il est possible de revenir aux anciens écrans en décochant une option présente dans les paramètres syndic de l’administration…

Particularités des votes par correspondance

Puisque vous recevez les instructions du copropriétaire au moins trois jours francs avant l’A.G., vous pouvez (devez ?) saisir les votes de ce dernier dès la saisie des présences.

En effet, un double-clic sur les tantièmes d’un copropriétaire dans la colonne « vote par correspondance » affiche un nouvel écran permettant ladite saisie :

Par défaut sont affichées toutes les résolutions (et sous-résolutions) avec un statut « non votant » + la date du jour comme date de réception du formulaire

Saisissez les votes en cliquant simplement dans les bonnes colonnes. A l’issue, validez.

Vous noterez que les résolutions contenant des sous-résolutions sont affichées de façon différente pour une lecture simplifiée.

Conséquences ?

• Les votes sont enregistrés et seront affichés sur l’onglet « Saisie des votes » lorsque vous cliquerez sur ÉTAPE SUIVANTE
• Les copropriétaires concernés seront affublés du code « C » sur chaque résolution de la saisie des votes

Evolution des boutons présents sur cet écran…

• Imprimer, options 1 et 2 (ATTENTION, ne concerne donc pas les feuilles de présence multi-clés)

La feuille de présence affiche deux informations dans la colonne émargement : « VOTE PAR CORRESPONDANCE » et la date de réception du formulaire

• Ouvrir dans une liste

Les nouvelles colonnes de la saisie des présences sont prises en compte dans l’affichage sur tableur

• Tous présents

Quatre possibilités. Indiquer que les copropriétaires sont TOUS PRÉSENTS physiquement ou à distance ou de ces deux façons mais en conservant les votes par correspondance préalablement saisis

• Tous absents

Deux possibilités. Indiquer que les copropriétaires sont TOUS ABSENTS ou en conservant les votes par correspondance préalablement saisis

Correctif apporté en version 6.0.6r1

Seuls les présents physiquement pouvaient recevoir des pouvoirs. Désormais, les présents à distance sont également proposés dans la liste des mandataires

Saisie des votes.

Visuel

Sur cet écran sont donc distingués les copropriétaires ayant voté par correspondance :

• Dans une nouvelle colonne, le statut « C » est affiché
• Les votes saisis sur l’onglet précédent sont affichés

Annulation des votes « favorables »

Extrait du décret :  » Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire établi conformément à un modèle fixé par arrêté. Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d’assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution. » Ce formulaire est régi par les articles 9, alinéa 2, 9 bis, 14, alinéas 1 à 4, 14-1 et 17, alinéa 3, du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 modifié pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 … »

Par essence, les votes par correspondance ne sont pas modifiables. Cependant, comme le précise le décret, le copropriétaire devient « défaillant » (donc non votant) s’il a voté OUI à une résolution et que celle-ci est amendée pendant l’assemblée.

Une nouvelle option « Annuler les votes par correspondance, s’ils sont favorables » est donc présente lors du vote de chacune des résolution.

Evolution des boutons présents sur l’écran

• Unanimité OUI
• Unanimité NON
• Unanimité ABS (abstentions)
• Unanimité Non votants

Ne s’appliquent pas aux votants par correspondance

• Imprimer (option feuille de signature)

Ajout de la mention « VOTE PAR CORRESPONDANCE » en contexte.

Calculer le rapport

Pas de nouvelles fonctionnalités liées au vote à distance ou par correspondance sur cette page MAIS votre procès verbal peut afficher ces nouvelles informations apportant ainsi de la clarté supplémentaire à vos copropriétaires.

Nous tenons à votre disposition deux nouveaux modèles (accessibles sur votre espace client ou sur simple demande) dans lesquels ces données sont détaillées.

Ci-dessous, un exemple de ce que vous retrouverez dans ces matrices pour :

• Le récapitulatif des copropriétaires

• Un vote

A noter que si vous utilisez votre modèle, celui-ci affichera toujours les bons résultats mais regroupés. Par exemple, le nombre de présents (Variable VR_ent16) contiendra à la fois, les présents physiquement, à distance, par correspondance ou représentés.

Si vous désirez modifier votre modèle personnel, vous pouvez retrouver sur le lien suivant (chapitre « variables et balises du rapport AG ») tous les éléments nécessaires aux différents affichages. Variables de LSC

 

Vote à distance

La version 6.0.6 est compatible avec notre partenaire AG CONNECT, présent sur notre store. Il permet la tenue d’une assemblée générale à distance pour les copropriétaires ne désirant ou ne pouvant pas se rendre sur le lieu de l’AG.

L’AG est établie sur le module AG CONNECT jusqu’au rapport AG puis un retour (comme pour une A.G. nomade) est prévu dans LSC pour rapatrier l’ensemble des données traitées.

• Conformément au décret, AG Connect retransmet la voix et assure la retransmission continue et simultanée des communications grâce à un outil de visioconférence intégré
• Obligation pour le copropriétaire de signer la feuille de présence, AG CONNECT est équipé d’un système de feuille de présence et de signature avec empreinte numérique
• En cas d’incident technique, la loi stipule que cela doit être mentionné sur le PV d’assemblée générale, AG CONNECT permet un traçage numérique de tous les événements et délivre un certificat de preuve de l’ensemble des actions ayant eu lieu… »

Consultez la suite sur le lien suivant : AG CONNECT« 

Liasse externalisation (onglet convocation)

Rappel : ce bouton a été initialement crée pour notre partenaire Paragon, permettant de leur envoyer les documents nécessaires à la sous-traitance des convocations. En utilisation « hors » Paragon, il ne donnait pas la possibilité de construire des liasses exhaustives…c’est à dire d’avoir dans un événement unique par copropriétaire la convocation AG et tout ce qui doit lui être jointe.

La version 6.0.6 vous apporte de nouvelles possibilités. Après sélection de votre répartition (par clic long sur « externalisation », une fenêtre vous permettra de cocher ce que vous désirez envoyer, puis, de choisir un « modèle de liasse » qui servira au regroupement desdits documents sélectionnés. La validation créera l’ensemble des événements. Il ne vous restera qu’à les imprimer pour obtenir les liasses.

La boite à cocher « Fichier d’export » n’a aucun intérêt pour l’utilisation hors Paragon

Gestion des pouvoirs (onglet saisie des présences)

Dorénavant, si un copropriétaire possède plus de trois pouvoirs, la limite des tantièmes qu’il possède passe de 10 à 15 %.

Nouvelles règles de vote pour l’article 26-1

Dorénavant, pour l’article 26-1, si pas de majorité oui ou non, un revote immédiat à l’article 25 est possible si le projet a recueilli au moins la moitié des membres présents ou représentés et au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires

Ensuite, comme pour le passage de l’article 25-1 à 24, un texte s’intègre en fin de résolution pour expliquer ce qui a été fait.

Si vous modifiez le texte proposé par défaut, il sera mémorisé par LSC.

Nouvelles règles de vote pour l’article 25-1

Pour l’article 25, si pas de majorité oui ou non, le revote est dorénavant immédiat à l’article 24 si le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires. Auparavant, il fallait d’abord décider s’il fallait revoter ou pas à l’article 24 par… un vote.

Dorénavant, le texte ajouté en fin de résolution pour expliquer le passage en article 24 est mémorisé.

Nouvel article « 257 » (Belgique)

Un nouvel article à la majorité des deux tiers (2/3) est utilisable au niveau de l’AG pour le mode « belgique » uniquement.

Articles 257, 258, 259

Le test de vérification des résultat devient « supérieur ou égal à » au lieu de « strictement supérieur ».

Virements multi-entités

Génération des fichiers de virements

En virements multi-entités, lors de la génération des fichiers, nous avons supprimé la confirmation demandée après CHAQUE création de fichier car cela pouvait conduire à des dizaines de clics avant de pouvoir terminer le traitement.

Dorénavant, à l’issue de la création de l’ensemble des fichiers, un message vous indique le nombre crée et l’emplacement du dossier les contenant (cf. ci-dessous)

Corrections diverses

 

Fiche LOT, onglet « Syndic »

Correction d’un très vieil effet secondaire (avant 2003). : en cliquant sur la zone à droite de numéro de compte, une tentative de présentation d’un formulaire non existant se lançait et si aucun copropriétaire n’était rattaché, il se créait, à tort. Corrigé

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Module GÉRANCE

 

LOCATAIRE

 

Partenariat avec CLAC

Cette version permet une passerelle entre LSC et notre nouveau partenaire CLAC, présent sur notre store.

Compte locataire

Bouton « Imprimer » : ajout d’une option « Imprimer tel qu’à l’écran avec regroupement par fiscalité »

Permet d’imprimer un extrait de compte au format vertical…

Trop perçu

Traitement

Amélioration des contrôles d’intégrité des données traitées lors du traitement de l’affectation des trop perçus (lancement calcul d’honoraires)

Méthode de basculement des écritures

Amélioration de la sélection par une recherche différente de cette dernière.

Propriétaire

Relevé de gérance n° 6

Modifications du format 6….

• Modification du plan des zones grises afin d’éviter les problèmes d’affichages sur le format pdf
• Modification de la façon dont est calculée la hauteur d’un bloc locataire, et modification de l’impression des traits .

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MODULE COMPTABILITÉ (tous modules)

 

Paramètres (restructuration)

Pour des besoins de cohérence (et de place), les paramètres de configuration de ce module ont été modifiés de la façon suivante :

Onglet Partenaires

Nouvel onglet reprenant les options « Lecteur chèque », « SEPA » et TLMC (auparavant, tous trois étaient sur l’onglet Divers)

Onglet Divers

Garde les éléments précédents (sauf ceux cités ci-avant) et reprend la partie « pièces comptables ».

Brouillard d’encaissement et rapprochement bancaire

Fichiers CAMT 053 & CAMT 054

En lecture de fichier, la recherche de l’entité était cloisonnée sur le début du code compta de celle-ci et non pas sur le type de l’entité. La conséquence directe était que parfois certains comptes n’étaient pas retrouvés car par exemple une entité en Syndic était nommée D001 au lieu de S001. La méthode de recherche a été modifiée pour tenir compte de ce fait.

Pièces jointes comptables (modèles de rattachement)

Pour rattacher des pièces comptables à une saisie, un modèle d’événement devait être défini à ce niveau afin qu’il soit pris en compte par LSC.

Or, jusqu’à présent, un seul modèle était définissable pour l’ensemble des modules, pouvant engendrer quelques inconvénients, notamment pour l’historique.

Dorénavant, vous pourrez définir un modèle distinct pour le Syndic, la Gérance et la Comptabilité

Par défaut, lorsque vous ferez la mise à jour, si un modèle avait déjà été défini, il sera affecté aux trois lignes

SEPA

Import d’un fichier de rejets des prélèvements

A partir de la saisie comptable, à l’aide du bouton « Menus » puis « Utilitaires », vous pouvez maintenant importer un fichier à la norme CAMT 054 contenant des rejets de prélèvements.

Le fichier sera lu par LSC puis …

• les écritures d’impayés seront passées
• notre plateforme SEPA en sera informée

606-DiversC

Balance âgée

Ne pas exclure les écritures lettrées

Ce nouveau paramètre est maintenant disponible si vous cochez la rubrique « sélectionnez les écritures »

Corrections diverses

 

Brouillard d’encaissement –

Import camt 54 – Date mouvement

La date du mouvement était initialement lue dans les balises « book date » du fichier. Or les mouvements « pending » (en attente) n’ont jamais de « book date ». La date prévisionnelle de comptabilisation se trouve dans la balise « AddtlNtryInf » derrière le libellé /DTCP/ ».

Dorénavant c’est cette date qui accompagnera les mouvements « en attente » lus depuis le fichier.

Multiline (Luxembourg)

La balise 31 « compte bénéficiaire » n’était pas prise en compte, si bien que le mouvement se liait à tord au compte banque de l’entité trouvée par l’Iban du relevé de compte. Corrigé

Concerne également le rapprochement bancaire

 

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TOUS MODULES

Modification de fiche

Lorsque vous êtes en modification d’une fiche à partir d’une liste (immeuble, lot, locataire, copropriétaire, etc…), les boutons « suivant » et « précédent » sont présents sur la fiche.

Pour passer d’une ficher à l’autre sans repasser par la liste, il était possible également de le faire via des raccourcis claivers (CTRL + S  ou CTRL + P). Or, ces derniers ne fonctionnaient plus depuis plusieurs versions. Corrigé

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CORRECTIONS DIVERSES

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VISITE TECHNIQUE D’IMMEUBLE (VTI)

 

Ne voir que ses immeubles

Sur option, il est maintenant possible de n’envoyer que les immeubles que vous gérez vers le Cloud (puis sur la tablette).

L’intérêt est essentiellement quand vous procédez à une visite inopinée. Jusqu’à présent, tous les immeubles étaient proposés dans la liste depuis la tablette. Si vous l’activez, seuls les immeubles pour lesquels vous êtes « gestionnaire » le seront.

Cette activation est possible à deux niveaux :

• Dans vos préférences utilisateur

• Dans votre fiche « user »

Coordonnées des membres du conseil syndical

Jusqu’à présent, les membres du C.S étaient envoyés sur la tablette afin de remplir notamment la rubrique « effectuée en présence de… », reprise dans la zone de notes puis sur le rapport.

Dorénavant, si la zone au niveau du correspondant est renseignée, nous envoyons également le numéro de portable dudit membre et du président.

Sur votre tablette, l’affichage sera le suivant :

Documents annexes

Il est maintenant possible d’ajouter des documents sur la tablette que vous désirez consulter lors de la visite technique.

C’est au moment de la création de RDV que vous pouvez y procéder.

Donc, si vous avez besoin de photos ou autres devis et/ou factures, cliquez sur cette rubrique et faite « + » pour les ajouter.

Ces documents ne seront pas conservés, une fois de retour à l’agence

Seuls les fichiers de type image Jpeg ou Png et les PDF sont acceptés. Leur taille maximale ne doit pas dépasser 5 MO. Un message vous avertira si vous ne respectez pas ces contraintes d’utilisation.

Quelques conseils…

• Si vous avez ajouté un document à tort, sélectionnez le et supprimez le à l’aide du pictogramme représentant une poubelle.
• Si vous avez oublié un document, vous pouvez revenir ultérieurement sur le RDV et l’ajouter. Lors de la validation, il sera envoyé sur le CLOUD

Utiliser les entêtes associées aux entités

Lorsque l’on définit les paramètres de base de la VTI, la possibilité d’envoyer un logo sur le Cloud est donnée. Il est donc le même pour tous les immeubles.

En cochant cette case, LSC regarde le numéro d’entête saisi au niveau de l’entité comptable et envoie ce dernier. Il est donc possible de traiter des visites dont les rapports finaux auront des entêtes distinctes.

Cette rubrique est valable pour les VTI programmées ET les VTI inopinées

Retour à l’agence

Rappel : lorsque vous rapatriez une VTI, des événements sont crées

Dorénavant, si l’identité de l’entité de l’immeuble n’est pas renseignée, les événements sont affectés sur l’identité définie lors de la création du  RDV VTI et non celle du tiers par défaut défini en administration

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Module Organiseur

 

F5 – Afficheur

A partir de l’afficheur, une option « LISTER » est présente pour certaines catégories. Elle affiche les éléments dans une nouvelle liste.

A partir ce celle-ci, ajout d’un « scroller », c’est à dire la possibilité de descendre dans la liste avec la roulette de la souris…

Correction apportée en version 6.0.6r1

Emails

Certains mails provoquaient une erreur lors du passage au moment du décodage de ceux-ci car l’encodage n’était pas reconnu. Corrigé

 

F7 – Liste des Evénements

Gestion des LRE (AR24)

La gestion des LRE avec notre partenaire requiert le consentement préalable de vos clients. Une fois celui-ci obtenu, la ficher tiers permet de l’activer et de renseigner l’adresse email liée.

Ensuite, vous créez des événements et c’est à partir de cette liste que vous les envoyez…

Zone de notes de l’événement

Dorénavant, une fois l’événement envoyé à AR24, celui-ci est modifié au niveau de la zone de notes avec une confirmation (ou non) de l’envoi (comme cela existe déjà pour l’envoi d’un email.

D’autre part, ce fonctionnement ne permettait pas de distinguer facilement les tiers ayant donné leur consentement de eux ne l’ayant pas fait.

Séparer par accord de consentement

Dorénavant, à partir de la liste des événements, le menu « Actions » permet cette distinction (séparation en deux listes) afin d’envoyer vos documents en deux phases : l’une traitée en LRE, l’autre en recommandés classiques.

Liste des correspondants (« aller à.. » depuis les tiers)

Rubrique « ouvrir » dans une autre application

Une modification a été apportée à l’export de ces données sur Excel.

• La colonne « NOM » de l’export affiche dorénavant l’information « Nom sans prénom » et non plus « nom »

La colonne « NOM » de la liste contient donc ce même champ pour conserver une cohérence.

Gestion de la réception des emails

Comme pour chaque sortie de version, nous améliorons plusieurs principes. Sans entrer dans les détails techniques, voici quelques grands axes modifiés :

• Encodage
• Sujet de l’email : compatibilité avec l’UTF7  (génération qui suit l’UTF8)
• Nouvelle stratégie de récupération de la zone de note
• F5 – amélioration de la visualisation du message
• F5 – amélioration de la visualisation des pièces jointes éventuelles

Signature électronique (v2)

Placement des signatures

La fonction « placement des signatures » ne fonctionnait pas pour les identités multiples (colocataires, indivisaires, garants). En effet, sur le document final, les signatures étaient superposées. Corrigé

Dorénavant, quand une zone est définie et qu’elle concerne plusieurs signatures, nous envoyons ladite zone et la subdivisons en autant de signataires. Il faut donc bien penser à avoir une zone élargie quand par exemple, trois colocataires signeront le document.

Récupération des données

Quelques soucis ont été constatés, dans certains cas, au moment de la récupération des données (donc, une fois les signatures effectives) auprès de nos partenaires. Corrigé

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MyCo

Contact et historique

La recherche sur un tiers est étendue aux dossiers ou tél

Historique

Ne présentait pas, dans certains cas, les mêmes dates que LSC. Corrigé

Messagerie interne

• Ajout d’une option permettant de voir les casquettes « système » (orange)
• Le modèle de « note » est dorénavant utilisé en lieu et place du modèle de « contenu »
• Ajout de l’état « autre » lorsque l’on crée un événement de type « messagerie interne ».

Répondre à un e-mail

Pouvait parfois « embarquer » les états rapides ou planches d’étiquettes de la table 15 ou 18. Corrigé

Divers

• Les ‘ sont supprimés lors de l’affichage

 

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Administration de LSC

Poste technique

Il est désormais possible de déterminer jusqu’à 5 postes techniques distincts. Pour intégrer ses nouvelles données, un nouvel onglet a été crée

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Organiseur, Configuration SMTP, FAX, SMS, onglet Postes techniques (nouvel onglet)

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