Consultation d'un compte

Préambule

Cette documentation ne traite que la partie « suivi du compte », quand on accède à un compte via le menu compta, option « consultation de comptes ».

Un double-clic sur un compte présente la fiche de consultation. L’affichage des écriture s’effectue en fonction du mode de reprise des écritures fixé au niveau du compte :

• Pour les comptes repris en solde : LSC sélectionne toutes les écritures
• Pour les autres comptes : LSC sélectionne les écritures non pointées ou non lettrées.

Exemple d’un compte en Gérance

Exemple d’un compte en syndic (partie haute car c’est la seule qui diffère)

Les boutons

Rechercher un montant

Les comptes pouvant contenir des milliers d’écritures, cette rubrique permet de retrouver un montant précis très facilement.

Si plusieurs écritures correspondent au montant cherché, elles sont toutes montrées

La croix rouge permet d’afficher la sélection de départ

Globaliser

Permet de regrouper une sélection d’écritures et d’obtenir une ligne par mouvement. Cette option est utile pour visualiser les encaissements en une seule ligne.

En effet, lorsqu’un locataire (ou un copropriétaire) règle un loyer, son encaissement est éclaté en plusieurs lignes (en fonction de l’appel de loyer ou des appels de fonds). Cette option permet de retracer en une ligne le montant de l’encaissement.

Exemple d’un encaissement détaillé au 05/01/2021

Avec le bouton GLOBALISER coché

Regrouper les règlements

La différence avec le bouton « globaliser » réside dans le fait que celle-ci ne regroupe que les encaissements (écritures provenant d’un journal de trésorerie) en proposant une ligne par date.

Non coché

Option cochée, seules les écritures du journal BQ sont regroupées

Options

Ce bouton, multi-choix via un menu déroulant, offre plusieurs rubriques d’affichage des écritures et …de recherches

• Ecritures non pointées

Affiche toutes les écritures qui n’ont ni été pointées, ni lettrées. Intéressant sur les comptes locataires, fournisseurs et de trésorerie

• Ecritures pointées

Affiche les écritures déjà lettrées ou pointées. Concerne les mêmes types de comptes que pour la rubrique précédente, d’autant que par défaut, en consultation de compte, LSC n’affiche que les écritures non lettrées ou non pointées.

• Toutes les écritures

Affiche toutes les écritures du compte (hors celles clôturées).

Pour un compte de trésorerie, permet d’afficher le solde comptable réel.

• Recherche

Cette rubrique vous affiche une fenêtre de recherche des écritures comptables.

• Recherche dans sélection

Même principe que la rubrique précédente mais la recherche est bornée sur les écritures affichées à l’écran.

• Aller à écritures

Permet d’afficher dans une liste de gestion la liste des écritures courantes.

• Saisie comptable

Après sélection d’une écriture, cette option ouvre le journal dans lequel l’écriture a été passée et affiche toutes les écritures du bloc lié.

Historique

Ce bouton permet d’afficher à l’écran toutes les écritures du compte, même si elles ont été clôturées. Du coup, les écritures clôturées (R.A.N) sont ignorées, sauf si l’exercice a été mis « hors ligne ».

Option très intéressante quand un client est en contentieux et que vous devez présenter un compte retraçant toutes les écritures depuis le début de la gestion.

Borner les écritures

Permet de limiter l’affichage des écritures à une date de départ et de fin.

Ainsi, vous pourriez très bien afficher les écritures de 2015 à 2021 alors que les écritures 2012 à 2018 son clos, avec ou sans solde précédent

Contraintes d’utilisation :

• si vous avez saisi la balance d’ouverture initiale à une date différente du 1^er jour d’un exercice
• si le journal CL n’est plus en type « clôture/ouverture ». La distinction des écritures clôturées ou non devient alors impossible

 

Solde progressif

Ce bouton permet l’affichage des écritures de la sélection courante présentée de la manière suivante :

• Les écritures provenant d’un journal de type quittancement ou clôture/ouverture apparaissent en détail.
• Les autres écritures sont globalisées par date.
• Un solde progressif est présent à droite de l’écran.

Le bouton Imprimer présent sur cet écran permet d’éditer l’extrait de compte ainsi présenté.

Lettrage

Fonctionnalités identiques au lettrage de compte.

Ne fonctionne qu’à partir des comptes ayant un type de « reprise des écritures non lettrées »  (locataires, fournisseurs, etc…)

Courrier

Permet de chaîner sur l’option d’édition de courrier. Comme le contexte est le compte, il est notamment prévu pour l’édition d’extraits de comptes.

La présence de ce bouton est conditionné à l’existence d’un tiers rattaché au compte

Imprimer

Ce bouton, est multi-choix. Un clic maintenu vous en propose trois

• Imprimer avec options
• Imprimer tel qu’à l’écran
• Imprimer tel qu’à l’écran avec détail

Imprimer avec options  (tous modules SAUF syndic nouveau décret)

Vous donne deux possibilités d’impression :

• « détailler toutes les lignes »
• « globaliser en une seule ligne par date »

Rend le même résultat que le bouton « globaliser » expliqué ci-avant

Imprimer avec options (module Syndic nouveau décret)

• Ne présenter que les écritures affichées

Permet de n’imprimer que les écritures à l’écran.

En cochant cette case, les options de sélection de dates ET du solde précédent disparaissent

• Présenter par date et par traceur

Permet d’afficher les écritures en ne détaillant plus que par date d’écriture et éventuellement par traceur si deux saisies ont été faites le même jour à des moments différents.

• Présenter le solde progressif

Rajoute une colonne sur le document imprimé et affiche le solde ligne à ligne

Imprimer tel qu’à l’écran

Imprimer un extrait en ne tenant compte que des écritures courantes avec notamment les colonnes

• Pièce
• Solde progressif

avec détail…

L’impression est à l’horizontal avec des informations supplémentaires :

• Dont TVA
• Dont HT
• Dont Récup

Tous modules, hors Syndic

 

 

 

Module Syndic

Tel qu’à l’écran

Avec détail

Tableur

Permet d’afficher

• Dans 4d view les écritures présentes à l’écran en version 6.0
• Dans un formulaire (list Box) avec options en version 6.2 (voir ci-dessous)

Cette option n’est disponible qu’à partir des comptes propriétaire (Gérance et Saisonnier), locataires (Gérance), copropriétaires (Syndic), clients (Comptabilité générale)

Situation locataires

Cette rubrique permet d’afficher dans une seule fenêtre la position de tous les locataires du propriétaire, en affichant en rouge les débiteurs et le détail des lignes pour expliquer ledit débit.

Déployés par défaut, les sous catégories peuvent être refermées par lot ou par immeuble.

Un double clic sur un locataire permet d’afficher son compte

Précédent / Suivant

Si vous étiez sur une liste de compte avant de prendre la fiche courante en modification, ces boutons permettent de passer à l’enregistrement suivant ou précédent sans avoir à repasser par la liste.

Contrevaleur en euros

Ce bouton n’est affiché qu’en contexte, lorsque la monnaie le fichier de données est en Francs (Pacifique, CFA, …).

Convertit en euros tous les montants affichés à l’écran (détail, totaux, solde).

Astuces

Double-clic sur une écriture

Affiche le détail de l’écriture

Shift + double-clic sur une écriture

Ouverture d’un dialogue qui propose l’ouverture de l’événement qui a généré la pièce comptable.

Vous devez saisir :

• soit du numéro de facture,
• soit le numéro de chrono (référence de traitement).

CTRL (ou Pomme) + double-clic sur une écriture

Affiche un dialogue contenant le libellé de l’écriture courante.

Vous pouvez le modifier à ce niveau puis cliquez sur …. »Modifier ».

Annuler / Valider

Permettent de fermer la fiche courante. Si vous annulez, toute modification apportée est perdue.

Les onglets

Compte propriétaire Gérance

Les comptes analytiques

Si une écriture est attachée à un compte analytique (de façon automatique ou que vous le fassiez manuellement en saisie comptable), un onglet se crée automatiquement en consultation du compte propriétaire afin d’afficher lesdites écritures

Autre exemple, si vous conservez les provisions sur charges (compte 47Prov défini sur mandat de gestion), un onglet « 47PROV » est ajouté sur le compte, permettant l’affichage des écritures liées.

Un onglet « Sans analytique » est également crée

Lorsque vous êtes sur un onglet, les boutons présents à l’écran ne tiennent compte que de la sélection courante (sauf Historique qui réaffiche l’onglet « TOUS ».

Par immeuble

Affichage des écritures par immeuble

Si votre propriétaire possède des lots dans plusieurs immeubles, vous pourrez afficher les écritures par immeuble grâce aux onglets qui se créent automatiquement

L’onglet « TOUS » (cf. copie ci-contre) montre toutes les écritures. Puis, un onglet par immeuble et un nommé « Sans immeuble » (par exemple les paiements faits aux propriétaires sont globaux, donc non rattachés à un immeuble).

Cette présentation vous permet de retrouver facilement les écritures liées à un immeuble et autorise également l’impression de ce qui est à l’écran…

Si vous gérez des comptes analytiques, vous pouvez également afficher les écritures par immeuble et ..par analytique  (cf. ci-contre, exemple des loyers perçus pour l’immeuble « Saint Louis »)

Onglets par compte analytique

Onglets par immeuble

Recherche par analytique sur un immeuble donné

 

Compte copropriétaire (nouveau décret uniquement)

Si vous avez coché une présentation en sous-comptes dans la fiche entité, 6 onglets sont présents lorsque vous consultez un compte copropriétaire

• Tout

Montrant toutes les écritures du compte

• Budget prévisionnel

Écritures liées aux opérations courantes et plus précisément au code fiscalité 61

• Travaux art. 14-2

Écritures travaux ou opérations exceptionnelles liées au code fiscalité 62

• Avances

Écritures liées aux différentes avances come par exemple le fonds de roulement. Ce sont les écritures rattachées au code fiscalité 63

• Emprunts

Écritures attachées au code fiscalité 64

• Fonds travaux

Écritures du récent fonds de travaux, liées au code fiscalité 65

• Non ventilé

Écritures sans code fiscalité (dans une gestion normalisée, vous ne devriez pas en avoir)

Boite à cocher sur la fiche entité

La liste des entités est accessible depuis le menu comptabilité. Elles sont affichées en contexte, c'est à dire en fonction du module actif.

Les (nouveaux) principes de la liste de gestion

Plus d’écran de recherche préalable, vous arrivez directement sur la liste
La vague a disparu, offrant plus d’espaces dans le bas de l’écran
Les menus ou boutons sont tous situés en haut de l’écran

• Le picto   indique un menu avec un choix multiple
• Le picto   indique un bouton simple

Un filtre est accessible permettant des sous-sélections en temps réel au fur et à mesure de votre frappe.   .

Précision
Un filtre n’est pas une recherche, il ne fait qu’éliminer les fiches hors demandes. Si vous effacez les éléments du filtre, la liste originale s’affiche à nouveau.

NB : n’est pas encore disponible sur toutes les listes mais sera déployé au fur et à mesure des versions 6.

Les entêtes de colonne

Chaque colonne peut être triée par ordre croissant par un simple clic sur son titre ou décroissant en cliquant à nouveau sur le titre.
L’ordre des colonnes peut être changé temporairement via le principe du « Drag and Drop » (glisser – déposer). Cela peut faciliter votre lecture…

Les menus (ou boutons) communs à toutes les listes de gestion

Le menu Actions

Jusqu’à 6 rubriques peuvent être communes aux listes… Elles ne sont visibles qu’en fonction du contexte

Ouvrir dans une application

Tous les éléments affichés dans une liste de gestion peuvent être ouverts sur le logiciel de votre choix, à condition qu’il puisse lire un export de fiches. Il est donc conseillé de choisir un tableur (Excel ou Open office par exemples).

Consultez l’article sur les préférences

Imprimer

Toutes les commandes d’impression agissent sur la sélection courante c’est à dire les fiches noircies et les fiches seront triées en fonction des préférences de l’utilisateur. A défaut de sélection, toutes les fiches présentes à l’écran seront imprimées et l’ordre d’affichage de l’écran est respecté.
Cette commande permet d’imprimer la liste de trois façons différentes.

Fiches

Chaque fiche sélectionnée est imprimée avec toutes ses caractéristiques en pleine page. Présentation verticale, une page par fiche.

Liste

Les fiches sélectionnées sont imprimées sous forme d’une liste. Présentation horizontale.

Plus…

Cette commande ouvre un puissant logiciel intégré permettant de créer des états, des étiquettes ou des graphes personnels

Sélection

Ce menu offre plusieurs options permettant de stocker des listes pour les ré-afficher par la suite. Interrogez notre service assistance si vous désirez ne savoir plus sur ce sujet.

Trier

Donne accès à un éditeur de tri permettant des tris mono ou multi-critères, notamment quand vous désirez faire un tri d’informations qui ne sont pas indiquées dans les colonnes de la liste de gestion (tri par date de création des tiers, par exemple)

Supprimer

La commande Supprimer permet la suppression définitive d’une ou plusieurs fiches sélectionnées (noircies) au travers d’une boîte de dialogue.

Cette suppression ne sera effective qu’après validation du mot de passe.
La suppression n’est possible que si les contraintes de suppression le permettent.

Aller à…

Une fonction très appréciée en termes de convivialité de LSC.
Présente sur les listes de gestion, elle permet de passer d’une liste à une autre en utilisant des liens existants.
A partir de la liste des entités on peut aller à la liste des factures rattachées.

Rechercher

Cf. aide liée aux recherches sur les listes de gestion : accès à l’aide

Créer

Permet de créer une nouvelle entité, sauf pour le module Syndic où celle-ci est créée à partir de la fiche immeuble.