Régularisation des lots isolés

Préambule

Jusqu’à présent, la régularisation des lots isolés donnait la possibilité d’indiquer pour un lot, le montant des charges récupérables sur la période et LSC en déduisait le nombre de locataires concernés ainsi que le prorata pour chacun. Une comparaison était ensuite faite entre le montant à récupérer et les appels de provisions afin de générer une régularisation.

Cette fonctionnalité s’est enrichie à plusieurs niveaux :

• des options de recherche du lot à régulariser
• des montants à affecter au locataire (vous pouvez en ajouter)
• du document récapitulatif (décompte de charges plus complet)
• de la validation qui peut ne pas être immédiate car LSC conserve les fiches tant qu’elles ne sont pas traitées ou …supprimées.

Activation

Pour y accéder, il faut l’activer via l’administration.

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Gérance, configuration gérance, onglet Gérance

Accès

Menu locataire, option régularisation des lots isolés

Liste des locataires à régulariser

Dorénavant, c’est la liste des locataires « en attente » qui est proposée. Elle peut être vide si aucun locataire n’est en instance de validation…

Ajouter

En cliquant sur ce bouton, vous allez pouvoir choisir le lot à régulariser et par conséquent les locataires.

Recherche du lot

Plusieurs rubriques permettent cette recherche :

• Propriétaire
• Immeuble
• Lot

A noter qu’elles sont interconnectées, c’est à dire que si vous saisissez un propriétaire, seuls les immeubles de celui-ci s’afficheront puis seuls les lots de l’immeuble du propriétaire… Il est donc aisé de retrouver le lot à traiter

Période concernée

Saisissez la période de régularisation désirée, c’est elle qui déterminera le nombre de locataires concernés par cette dernière.

Montant des charges réelles sur la période

Indiquez le montant des charges récupérables sur le(s) locataire(s), donné sur le décompte du syndic.

A cette étape, retenez que vous pourrez par la suite ajouter d’autres charges pour compléter le traitement (taxe d’ordures ménagères par exemple)

Code fiscalité utilisé pour les provisions

Par défaut, c’est le code « 30 ».

Il est modifiable. Il permet à LSC d’évaluer le montant des provisions appelées sur la période (écritures de quittancement associées à la fiscalité choisie).

Seuil minimum de régularisation pour les locataires partis

Si vous avez un ou plusieurs locataires partis sur la période, cette rubrique vous permet de définir un montant minimal à partir duquel nous procéderons à la régularisation. En dessous, LSC ne fera rien.

La validation de cette fenêtre vous affiche le(s) locataire(s) concerné(s) par la régularisation.

A partir de cet écran, soit les modalités de la régularisation du locataire sont complètes et vous pouvez passer aux options d’impression et quittancement, soit vous les modifiez et complétez par un double clic sur la ligne.

Modification / complément sur la déclaration

Quand vous prenez la déclaration en modification, vous arrivez sur l’écran suivant :

Cadre « Calcul »

• Titre

Le titre indiqué est celui qui sera repris sur l’impression du décompte .. vous pouvez donc le modifier mais ….attention à la longueur de ce titre !

• Période concernée

C’est la période que vous avez indiqué sur l’écran « ajouter ». Elle reste modifiable, mais aucun calcul de cohérence ne sera refait (provisions appelées sur la période, prorat temporis éventuel, etc…)

Il est clair que si vous vous êtes trompés, il est peut être préférable de supprimer cette fiche depuis la liste et de recommence par le bouton « ajouter »

Cadre « Compte » + case « validé »

• Compte locataire

Un clic permet d’accéder directement au compte

• Nom du locataire

Ici, le clic propose la fiche locataire

• Case « Validé »

Quand vous avez terminé de travailler sur votre fiche, cette case permet d’indiquer que le travail est terminé. Cette information sera reprise sur la liste des régularisations et surtout, c’est elle qui permet de passer à la dernière étape : Quittancer

Cadre « Type de charges »

C’est dans ce tableau que vous allez pouvoir compléter / modifier / ajouter des charges. Six lignes sont à votre disposition, dont deux sont préremplies : à noter que chacune des lignes propose deux cases distinctes pour les libellés.

IMPORTANT : seules les lignes sur lesquelles vous saisirez des montants seront reprises sur le décompte de charges. Il est donc inutile d’effacer les libellés si par exemple, vous n’avez pas d’ordures ménagères pour le locataire courant

• Ordures ménagères
• Charges établies par le syndic (cette ligne est préremplie du montant des charges réelles indiqué sur le 1er écran de calcul.
• Les 4 lignes suivantes sont vides par défaut

Chacune des rubriques affiche

• le prorata temporis pour le locataire
• sa quote-part (1 par défaut)

Tout est modifiable et se recalculera automatiquement en fonction des données saisies ..

Cadre « Eau »

Cette partie permet d’indiquer une éventuelle consommation (ancien et nouvel index) et le prix au m3 : le tout déterminant le montant dû.

Par défaut, nous préremplissons les trois 1ères lignes des éléments suivants :

• Eau froide
• Eau chaude
• Energie thermique

Là également, tout est modifiable

Cadre « Total »

La 1ère reprend tous les éléments des deux cadres précédents…

• Provisions sur charges

Affiche les provisions sur charges appelées sur la période  de régularisation

• Réintroduction retenue avant décompte

Si pour une raison ou une autre, vous aviez retenu un montant sur le locataire (à son départ par exemple), vous pouvez l’indiquer ici afin que nous en tenions compte.

• Régularisation

Ce montant est calculé automatiquement, il résulte de toutes les informations saisies précédemment..

• La régularisation sera quittancé en ..

Permet de définir un échelonnement du paiement de la régularisation par le locataire …

Si le locataire est parti et/ou créditeur, cette option n’est pas accessible

Cadre « Provisions »

Les provisions actuelles sont données à titre informatif ..

• Nouvelles provisions

Calculées automatiquement et …modifiables.

Les nouvelles provisions se recalculent en fonction du paramétrage du code fiscalité utilisé (30 par défaut). En effet, dans ce dernier vous déterminez un % et c’est ce dernier qui sera appliqué pour le nouveau montant à appeler.

Pour faire simple :

• 0 % signifie que les nouvelles provisions seront égales aux précédentes
• 100 % permet de passer sur un recalcul en fonction des charges réelles

Exemple : vous aviez une provision 100 € / mois, soit 1200 € / an  … La dernière charge réelle s’élevait à 1300 €. Les nouvelles provisions seront de : 108,33 €, soit 1300 / 12

• 110 % permet de reprendre les charges réelles comme base pour les nouvelles provisions  +  les augmenter de 10 %

En reprenant l’exemple précédent, nous aurions donc une provision à 119.17 €, soit 108.33 *1.1

La validation de cet écran vous affiche la liste des locataires à régulariser

Etapes suivantes ….

Imprimer

Permet l’impression d’un décompte de charges. Il est également possible d’en créer un événement avec le décompte en pièce jointe, donc publiable sur l’extranet également

Les informations liées à l’étalement de la régularisation et aux futures provisions ne s’affichent que pour les locataires présents

Quittancer

C’est la dernière étape de la régularisation. Elle va consister à mettre à jour le tableau de quittancement du locataire afin que le(s) futur(s) appel(s) de loyer(s) tienne(nt) compte de ces montants et les ajoute au quittancement habituel.

Un clic sur cette rubrique ne traitera que :

• les locataires « validés » (case du même nom)
• ceux sélectionnés

Faites OK pour confirmer … Ce qui validera la ligne (et la supprimera) et mettra à jour la fiche locataire

Sur notre copie d’écran ci-dessus, nous avions déterminé que la régularisation des charges serait appelée en trois fois.

Supprimer

Permet tout simplement de supprimer définitivement une ou plusieurs ligne(s) sélectionnée(s).

Pas de mot de passe demandé, juste une confirmation

Fermer

Ferme l’écran des régularisations ….mais conserve les données qui n’auraient pas encore été traitées. Vous pouvez donc maintenant différer et traiter en plusieurs étapes vos régularisations de lots isolés.

La régularisation des charges a d’autres conséquences…

Fiche LOT

• Régularisation le..

Ajout d’un champ « date de régularisation » sur l’onglet TRANSACTION du lot permettant de renseigner la date de la dernière régul de charges. Elle se met automatiquement à jour pour toute régularisation lancée (lot isolé ou immeuble complet)

Cette date est alimentée automatiquement par tout type de régularisation lancée (isolée, par immeuble)

Fiche LOCATAIRE

Après une régularisation des charges, les informations inhérentes à celle-ci sont récupérées et stockées sur la fiche, dans l’onglet « plus ».

Ces données sont mises à jour à chaque nouveau calcul…