Addendum des modifications apportées à LSC depuis la version 6.0.6r1

Sommaire

Les nouveautés sont affichées en bleu…

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Nouveautés et corrections de la version 6.0.7

Module Organiseur

– Lettres recommandées (LRE) avec AR24 – Moyens de paiement
– Nouvelles variables
– Liste des événements (F7)
– Liste des tiers (F8)

Corrections diverses

– Fiche Tiers
– Liste des dossiers (F9)
– Google Agenda

Module Syndic

Fiche Copropriétaire

-Gestion des lots secondaires

LISTE DE DIFFUSION

-Types de listes

MUTATION / LISTE DIFFUSION

-Mise à jour liste de diffusion

Répartition des charges

-Décomptes groupés multi-entités

-Annexe 5

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

-Convocation AG
-AG_connect
-Saisie des présences – nouveau visuel
-Saisie des présences – votes par correspondance
-Saisie des présences – vérification des mutations
-Saisie des présences – gestion des pouvoirs (modes France et Nouvelle Calédonie)
-Saisie des votes
-Rapport AG – Nouvelles variables

CORRECTIONS DIVERSES

Répartition des charges – Annexe – Annexe 5
Collecte des pièces jointes (état des dépenses)
AG – Saisie des votes
AG Connect

Tous modules

– Sous sélection

Extranet

-Publication

-Gestion des tickets

Module Gérance

Locataire

– Remboursement des dépôts de garantie
– Révision de loyer
– Recherche

Propriétaire

– Paiement de la taxe foncière

Partenariat avec Lovys

– Devis d’assurance en ligne

Corrections diverses

Collecte des pièces jointes (relevé de gérance)

Saisie des consommations G (fiche immeuble)

Module Comptabilité

-TLMC – banque Palatine
-Saisie comptable (Nouvelle Calédonie)

Module VTI

– Corrections diverses

Administration

– Syndic – gestion des comptes 10x

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Module Organiseur

Lettres recommandées (LRE) avec AR24

Pour pouvoir envoyer vos recommandés vers AR24, il faut maintenant que vous ayez saisi SUR LE SITE AR24 au moins un moyen de paiement (voire un par immeuble si vous êtes en syndic) ET  les lier aux entités dans LSC. Pour cela, vous disposez d’une rubrique, à partir de la liste des recommandés, qui vous affiche lesdites entités ET les moyens de paiement retrouvés sur AR24

Passez par l’organiseur, menu fichier, lettre recommandée…

Une fois sur la liste, cliquez sur « Gérer les moyens de paiements pour mon compte »

La liste de vos entités va s’afficher….vide dans un 1er temps. Il suffit de cliquer sur une ligne pour afficher les moyens de paiement saisis sur AR24 et faire le lien entre ce dernier et l’entité.

Cette manipulation ne sera à faire qu’une seule fois…sauf si bien sûr le moyen de paiement devait être modifié sur AR24 !

La facturation faite sur AR24 le sera en fonction des associations que vous ferez à ce niveau. Si vous ne le faites pas, c’est le moyen de paiement par défaut qui sera pris par AR24

Variables

 

Création des variables suivantes :

• VRaisonSociale(17) : propose le gérant du copropriétaire, à défaut les indivisaires séparés par une virgule, à défaut le copropriétaire
• VGenre(17) : genre du gérant du copropriétaire, à défaut si c’est une indivision « Madame, Monsieur », à défaut le genre du copropriétaire (sous test V13)
• VAdresse(17) : adresse 1 propose le gérant du copropriétaire, à défaut l’adresse 1 du copropriétaire
• VAdresse2(17) : adresse 2 propose le gérant du copropriétaire, à défaut l’adresse 2 du copropriétaire
• VAdresse3(17) : adresse 3 propose le gérant du copropriétaire, à défaut l’adresse 3 du copropriétaire

Liste des événements (F7)

Expédier dans des PDF’s individuels

Lorsque vous imprimez via cette option, deux dialogues vous étaient jusqu’à présents proposés

• Préfixe des documents générés
• Caractère séparateur des incréments

Un troisième vient d’être ajouté, notamment pour les relevés de gérance et les quittances…

• Code option  (en le laissant vide, cette rubrique sera ignorée)

+ Code 01 = option pour les relevés de gérance : les PDF générés porteront le nom suivant :  année mois + code physique du lot (d’après mandat de gestion du premier lot du propriétaire trouvé) + nom du propriétaire (d’après le correspondant du tiers ou le numéro interne unique du compte) + nom du locataire du lot
+ Code 02 = option pour les quittances : les PDF générés porteront le nom suivant : année mois + code physique du lot (d’après le code lot) + nom du propriétaire (d’après le code lot) + nom du locataire du lot (correspondant du tiers)

Liste des tiers (F8)

• Bouton « aller à… »

Ajout d’une rubrique « correspondant actif, permettant d’ignorer les éventuels correspondants cochés « inactifs »

Corrections diverses

Fiche Tiers

• Correspondant

Un correspondant inactif pouvait être mis en correspondant par défaut. Corrigé

• Validation adresse email

Optimisation de la vérification de l’intégrité des adresses mails (au moment de la saisie) qui, dans certains cas, était trop long.  Corrigé

Planning (F4)

• Création/modification de RV

Des casquettes invalides et/ou des relations sans tiers pouvaient apparaître en création de RV, dans certains cas. Corrigé

Liste des dossiers (F9)

• Boutons « Augmenter » et « Augmenter à l’euro inférieur »

Les traitements sur une sélection de plusieurs dossiers ne mettaient à jour que le 1er de la liste. Corrigé

Google Agenda

L’adresse (URL) que nous utilisions pour envoyer plusieurs opérations à Google en même temps (batch) est devenue obsolète à partir du 12/08.

Conséquence : la synchronisation ne fonctionnait plus et renvoyait une erreur 404. Corrigé

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MODULE SYNDIC

 

Fiche copropriétaire

Gestion des lots secondaires

Nous avons apporté quelques modifications sur la gestion des lots secondaires dan la fiche copropriétaire…

• Ajout d’une colonne « code regroupement », vous permettant de procéder à un regroupement de lots secondaires sur le lot principal DEPUIS cette fiche

Vous devez vous servir du code du lot principal pour l’affecter au lot(s) secondaire(s)

Le lot sera automatiquement mis à jour à la validation de la fiche

• Ajout de vérifications d’intégrités des fiches…

En effet, il était par exemple possible de décocher un lot typé « secondaire » alors qu’un code de regroupement était défini.

Liste diffusion

Typage des listes

Dorénavant, les listes de diffusion sont typées en trois catégories distinctes :

• Copropriétaires
• Membre CS
• Autres

Par défaut, après mise à jour en 6.0.7, le type « Autre » sera affecté par défaut. Il vous appartiendra d’indiquer le bon. Pour les nouvelles listes créées via le bouton éponyme, en revanche, LSC le fera automatiquement.

Liste « Membre du CS »

La création de liste de diffusion des membres du CS vérifie maintenant que le mandat est bien relié à un lot. Si ce n’est pas le cas, le copropriétaire, même coché « membre » sera ignoré.

Mutation / liste diffusion

Nouvelle mutation et conséquences

Dorénavant, quand vous passerez une mutation et si des listes de diffusion existent sur l’immeuble (de type « Copropriétaire » et/ou « Membre du CS), celles-ci seront automatiquement mises à jour, si la vente de lots est totale.

L’email du copropriétaire vendeur sera retiré, tandis que de l’acheteur sera ajouté sur une ou deux listes en fonction de son appartenance au C.S ou non.

Si la vente est partielle, seul l’email de l’acheteur sera ajouté, sauf s’il est déjà présent dans celles-ci.

ATTENTION : toute suppression de mutation ne fait pas l’opération inverse. Vous devrez y procéder manuellement.

Répartition des charges

Impression des décomptes groupés multi-entités

Quelques améliorations ont été apportées sur la gestion de ces types de décomptes…

+ Il est désormais possible de trier les entités de façon croissante ou décroissante
+ A l’impression en aperçu, le dialogue de paramétrage n’est plus affiché à chaque changement d’entité

Annexe 5 – travaux en cours

Sont désormais présentés, les budgets travaux dont la date d’achèvement est à 0 ou dont la date d’achèvement est postérieure à la date de fin de répartition. Jusqu’à présent, seule la 1ère condition est prise en compte.

Assemblée générale

Ordre du jour

bibliothèque / résolutions – gestion des articles

Ajout des articles suivants pour gérer les majorités spécifiques liées aux ASL :

• 251 = majorité absolue
• 262 = majorité des 2/3

Onglet Convocation

AG Connect (partenaire)

Gestion des emails

Rappel : AG Connect est un partenaire, présent sur notre store, permettant la réalisation de vos AG à distance.

Ajout d’un paramètre permettant d’envoyer les emails des correspondants principaux en lieu et place des emails de la fiche tiers.

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, syndic, configuration syndic, onglet « partenaires »

Balise « Location »

Ajout de la balise location permettant d’indiquer le lieu de l’AG sans géolocalisation.

Liasse externalisation – Correction

En imprimant un état des dépenses en même temps que la convocation individuelle, le contexte de la convocation individuelle groupée était perdu.  Certaines variables, comme « vLots » n’étaient plus dans le contexte attendu, donnant un résultat aléatoire. Corrigé

Nouvelles variables

Vmajorité

Modification de la variable VMajorité, dans laquelle certains articles n’étaient pas traités.

Les liens suivants sont ajoutés :

• 251 = majorité absolue (STR 17001,358)
• 257 = majorité des 2/3 (STR 17001,359)
• 258 = majorité des 4/5 (STR 17001,360)
• 262 = majorité des 2/3 (STR 17001,361)
• 263 = majorité renforcée (STR 17001,362)

VrésolutionProjet(P1;P2)

• P1 = [AGRésolution]NoRésolution

Retourne uniquement le projet d’une résolution. Utilisable uniquement dans le contexte d’une assemblée générale.

• P2 = Numéro de la sous-résolution

Saisie des présences

Votes par correspondance

Si vous avez déjà déterminé un copropriétaire comme étant en vote par correspondance, tout clic sur les options :

• Absent
• Présent physiquement
• Présent à distance
• Représenté,

pour ce même copropriétaire affichera un message de confirmation. Si vous faites « OK » les votes déjà saisis seront perdus. Pour les conserver, faites « ANNULER ».

Nouveau visuel

Nous avons amélioré l’écran de saisie des présences de la façon suivante :

• Les votes par correspondance sont maintenant affichés en jaune
• Ajout du total des participants (Nombre + tantièmes)
• Ajout d’un taux de participation

Vérifier les mutations

Ajout d’un bouton « vérifier les mutations » dont le but est pouvoir imprimer une feuille de présence à jour si des mutations ont été saisies depuis l’envoi des convocations de l’assemblée générale.

Cette rubrique met à jour les votes et les votants, en tenant compte des mutations intégrales et/ou partielles.

Ainsi, par exemple, si un copropriétaire avait décidé de voter par correspondance et qu’entre temps il a vendu une partie de ses lots, les votes que vous avez saisis seront conservés tout en ajoutant le copropriétaire acheteur pour les tantièmes acquis.

Ce bouton n’a aucune utilité en AG nomade car les mutations ne sont pas envoyées

Gestion des pouvoirs

Vous avez la possibilité de définir vous-même au niveau de l’immeuble le nombre de pouvoirs autorisés par copropriétaire.

En effet, il vous suffit de créer une donnée complémentaire en administration, sur l’immeuble puis de mettre à jour la fiche immeuble avec le nombre désiré.

TRES IMPORTANT : si vous optez pour cette fonctionnalité, plus aucun contrôle n’est fait sur les tantièmes

• Création de la Donnée complémentaire

Accès : menu paramètres, préférences et administration, tous modules, données complémentaires

Créez la donnée « AG » au niveau de l’immeuble puis la sous-donnée « NB pouvoirs maxi » dans « AG ». Validez à l’issue

• Mise à jour de la donnée complémentaire

Dans la fiche immeuble, onglet « PLUS », appelez la donnée « AG » et renseignez le nombre de pouvoirs …. (dans notre exemple, nous avons mis 5)

• Conséquence dans l’AG

En saisie des présences, dès que le nombre est dépassé, un message vous alerte. Dans notre exemple, c’est donc à partir du 6ème pouvoir qu’un blocage se produit

Votes par correspondance

Nous avons amélioré la saisie des votes par correspondance proposée depuis notre version 6.0.6

Accès

Dorénavant, le fait de cliquer sur la colonne « vote par correspondance » pour un copropriétaire ouvre immédiatement la formulaire de saisie de ses votes.

Saisie

Trois nouvelles options permettent une saisie plus rapide

• Tous OUI
• Tous NON
• Tous ABSTENTION

Non votant

Les votes par correspondance « non votant » étaient considérés comme « absent » (donc non visibles) une fois sur la fenêtre de saisie des votes de l’ensemble des copropriétaires. Cela pouvait avoir une incidence sur le comportement des variables dans le rapport AG. Corrigé

Case Zoom (concerne également la saisie des votes)

Quand on cliquait sur la case de zoom (…) du projet de résolution, le texte « stylé » n’était pas activé. On avait alors des balises de type « SPAN » visibles. Corrigé

Affectation des pouvoirs (Nouvelle Calédonie)

Les 15% en vigueur en mode « France » sont réduits à 5% pour la Nouvelle Calédonie.

Saisie des votes

Départ en cours d’AG

Il n’est plus possible de faire partir un copropriétaire de type « C » (votant par correspondance), ni de lui attribuer des pouvoirs.

Corrections

Gestion des copropriétés de deux copropriétaires – Articles 24 & 25

<< Par dérogation aux dispositions de l’article 17, du troisième alinéa du I de l’article 18, du a du II de l’article 24, du a de l’article 25 et du deuxième alinéa du I de l’article 22 :
1° Les décisions de l’assemblée générale relevant de la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, ainsi que la désignation du syndic peuvent être prises par le copropriétaire détenant plus de la moitié des voix ;
2° Les décisions de l’assemblée générale relevant de la majorité des voix de tous les copropriétaires sont prises par le copropriétaire détenant au moins deux tiers des voix ;
>>

• La gestion de l’article 25 n’était pas conforme pour les copropriétés à 2 copropriétaires. Corrigé
• Le calcul du résultat des votes dans le cadre d’une copropriété de deux copropriétaires, issu du décret du 1er juillet 2020 ne donnait pas le bon résultat quand l’un des deux était absent. Corrigé

Rapport AG

Nouvelles variables

Les variables suivantes ont été créées pour vous permettre de détailler les votants sur le rapport AG, notamment depuis l’avènement des présents à distance et des votes par correspondance.

• VR_Ent24 ou VR_Num24 = affiche le nombre de tantièmes des votes OUI + NON + ABSENTION (O+N+A) des présents physiquement
• VR_Ent25 ou VR_Num25 = affiche le nombre de tantièmes des votes OUI + NON + ABSENTION (O+N+A) des présents à distance
• VR_Ent26 ou VR_Num26 = affiche le nombre de tantièmes des votes OUI + NON + ABSENTION (O+N+A) des représentés
• VR_Ent27 ou VR_Num27 = affiche le nombre de tantièmes des votes OUI + NON + ABSENTION (O+N+A) des votes par correspondance

VR_Entxx et VR_Numxx ont la même fonction. Seulement, si vous utilisez des tantièmes à virgule, il faut privilégier les « Vr_Num »

• VR_Ent28 : nombre O/N/A des présents physiquement
• VR_Ent29 : nombre O/N/A des présents à distance
• VR_Ent30 : nombre O/N/A des représentés
• VR_Ent31 : nombre O/N/A des votes par correspondance

Des modèles contenant ces variables sont à votre disposition, dans votre espace client, rubrique « matrices de texte ».

Corrections diverses

Etat daté

• Page 2 – Situation budget travaux

L’appelé théorique et le non appelé étaient faux dès lors que les budgets s’y afférant possédaient plus d’une ligne. Corrigé

Répartition – Etat des dépenses – Collecte des pièces jointes

Quand des PJ de mêmes noms étaient collectées sur plusieurs événements, une seule de ce nom était stockée dans l’événement final. Corrigé

Norme pays « hors France »

Depuis la version 6.0.6 et la possibilité de revoter un article 26 en 25 dans certains cas, tous les utilisateurs, y compris ceux non concernés par cette évolution avaient cette fonctionnalité active. Dorénavant, seule la norme « France » y accède.

AG Connect  (partenaire – gestion de l’AG à distance)

La liste des lots du copropriétaire n’était pas la bonne elle n’était pas limitée aux lots du copropriétaire, mais du tiers. Corrigé

Brunata (Luxembourg

• Echange 1

Il n’est plus possible de trier le tableau
+ La saisie et l’affichage se fait dorénavant dans l’ordre du fichier.
+ L’export se fait dans l’ordre de saisie du tableau, si bien que le « owner name » est renseigné quand on fait le fichier d’export.

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TOUS MODULES

Menu Sélection – sous sélection

Rappel du contexte..

Présent dans le menu « Actions » de toutes les listes de gestion, le sous menu « Sélection » possédait jusqu’à présent une option « sous-sélection », permettant d’afficher à l’écran les fiches préalablement sélectionnées en ignorant les autres ..

• Sous-sélection dans une nouvelle liste

Ajout de cette rubrique permettant de conserver la liste initiale et d’afficher votre sélection dans une nouvelle liste.

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EXTRANET

Publication

Liste des copropriétaires

Dans certains cas, cette liste pouvait ne pas se dépublier correctement. Corrigé

Gestion des tickets – côté LSC

Tickets Gérance en monopropriété

Annoncée en version 2.0 des tickets, cette nouveauté (la possibilité de créer des tickets Gérance pour un immeuble complet) n’était pas possible car lesdits immeubles n’étaient pas envoyés depuis LSC et impossible de les afficher dans une liste en création de ticket. Corrigé

Création d’un ticket

A partir de la version 6.0.7, il n’est plus possible de créer des tickets depuis LSC.

Ils peuvent donc être crées de trois deux façons :

• Suite à la demande d’un locataire, copropriétaire ou propriétaire (par validation du gestionnaire)
• A partir de l’extranet, depuis la liste des tickets

Pourquoi avons nous changé ce principe ?

La gestion des tickets évolue très vite (par exemple, sa version 2 sortie le 30/09/2020 a vu une réécriture complète dans un nouveau langage) et maintenir un lien avec LSC pour la création des tickets devenait quasi impossible, augmentant fortement le risque d’une désynchronisation entre les deux modules.

Depuis LSC, vous pourrez toujours consulter les tickets en cours à partir de votre afficheur (un double clic sur un ticket l’ouvre automatiquement), procéder à des recherches de tickets et récupérer les infos d’un ticket (résumé, pièces jointes) dans un événement.

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Module GÉRANCE

LOCATAIRE

Remboursement des dépôts de garantie

Une nouvelle entrée est disponible via le menu « locataires », nommée « Remboursement des DG ». Elle fonctionne sur le même principe de saisie que « Départ d’un locataire » mais permet en plus :

• Plus d’automatismes
• Un traitement de masse
• Traite les locataires en préavis ET partis (ce que ne fait pas « départ d’un locataire » pour ce dernier point)

Paramétrage

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Gérance, configuration gérance, onglet « Remboursement DG »

A ce niveau, vous allez pouvoir définir deux éléments :

• Le journal utilisé pour les refacturations aux locataires
• Définir la grille des retenues (code fiscalité/Libellé/Montant)

Exploitation

L’appel à la rubrique « Remboursement des DG » présente la liste des locataires en préavis (et/ou partis) pour lesquels le montant du dépôt de garantie est différent de 0. Après sélection des locataires, on arrive sur une liste de locataires.

Un double-clic sur colonne « A Rembourser » permet d’accéder à un assistant en trois étapes :

1 –  Constatation DG

Sur cet écran, vous vérifiez les informations affichées pour le D.G. et si besoin, vous les modifiez.

Faites « Etape suivante » à l’issue

2 – Retenues (éventuelles)

Sur cet écran, si vous avez défini des paramètres par défaut, ils seront repris dans le tableau (quittancement) et le cadre comptabilisation (journal)

En sus, le montant du DG sera repris dans le tableau, en négatif, afin de créditer le locataire.

Vous pouvez, si besoin, ajouter des lignes de retenues à l’aide du bouton « + »

• Solde remboursable

En cochant cette case, vous mettez à jour le compte du locataire. Lorsque vous irez dans le module de paiement, ce dernier sera affiché pour lancer la procédure de remboursement.

Si vous ne cochez pas, le module de paiement ne le proposera pas…

• Comptabilisation

Permettra de passer les écritures de retenues dans le journal indiqué, à la date définie.

Si le DG sert à compenser toute ou partie de la dette du locataire, d’autres écritures seront passées automatiquement, via le journal OD.

Faites « Etape suivante » à l’issue

3 – Nouvelle adresse

Sur ce dernier écran, indiquez

• La nouvelle adresse du locataire (elle sera mise à jour sur les fiches Tiers et Locataire)
• La date de départ (si vous devez la modifiez)

Faites « Valider » à l’issue et passez au locataire suivant dans la liste.

4 – Comptabilisation des retenues et/ou DG

Quand un locataire est traité, la colonne « A rembourser » prend une petite coche. Passez au suivant ..

Une fois les locataires traités, le bouton « Valider » permet de déclencher la comptabilisation.

A l’issue, les courriers de départ sont proposés

5 – Courriers

Après validation, deux ou fenêtres peuvent vous être proposées.

• Départ fiscal du locataire  (à envoyer à l’administration fiscale)
• Départ « CAF » (cette fenêtre n’est  pas affichée si votre locataire ne perçoit pas de CAF)
• Remboursement DG (nouveau courrier reprenant les éléments (DG, retenues éventuelles, montant à rembourser) liés à votre traitement.

De nouvelles variables ont été créées pour alimenter le modèle ci-avant. Vous les trouverez dans l’aide en ligne via le lien suivant : toutes les variables

Pour obtenir automatiquement les modèles cités, assurez-vous que vous les possédiez et que vos rubriques paramétrables sont correctement renseignées. N’hésitez pas à contacter l’assistance pour ce dernier point.

Pour votre parfaite information, sachez qu’il s’agit des rubriques 124, 125 et 143, accessibles via :

Menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, rubriques paramétrables

6 – Remboursement effectif au locataire

Pour rembourser vos locataires, passez par le module de paiement, sélectionnez « locataires créditeurs et remboursables »…

Révision de loyer

• Révision en cours de période

Au niveau de la révision en cours de période (boite à cocher dans les paramètres), un cas de figure n’était pas géré…

En effet, si le locataire avait un préavis de départ arrivant à échéance dans la même période que celle de la révision, le montant révisé appelé n’était pas proratisé.

Exemple : un locataire part le 25/10/2020 – sa date de révision est le 15/10/2020

En lançant la révision, son quittancement était correctement appelé du 1er au 15 octobre mais pour la seconde partie, nous appelions du 16 au 31/10 au lieu du 16/10 au 25/10. Corrigé

Recherche

Ajout des données complémentaires sur l’écran de recherche (en lieu et place des données liées à la GRL)

Trop perçu

Situation locative

Les écritures locataires antérieures à la période d’édition mais réintégrées dans la période car trop perçu, n’étaient pas déduites du solde précédent. Corrigé

PROPRIETAIRE

Taxe foncière – Nouveautés

Nous vous proposons deux nouvelles fonctionnalités pour la gestion du paiement de vos taxes foncières ….

• Exclure les locataires partis

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Gérance, configuration gérance, onglet taxe foncière

En cochant cette case, les locataires partis sur la période seront ignorés. Ceux avec une date de départ à 00/00/00 ou postérieure à la fin de la période seront montrés.

• Accès direct aux fiches depuis l’écran de validation

Depuis l’écran de traitement, les données des 4 premières colonnes (Propriétaire, immeuble, lot, locataire) permettent un accès à la fiche détaillée par double-clic.

LOVYS – ASSURANCE 100 % DIGITALE

La version 6.0.7 intègre une passerelle vers un nouveau partenaire de Crypto. Plus d’informations sur le lien suivant :  Lovys

Une fois votre compte ouvert chez Lovys via le store et après paramétrage dudit compte dans LSC, vous pourrez obtenir des devis directement à partir du logiciel

Le principe est simple… A partir de la liste des locataires ou de celle des mandats de gestion, vous avez accès, via le menu « actions » à une nouvelle rubrique permettant de demander un devis en ligne pour le tiers sélectionné.

Pour accéder à notre documentation exhaustive : Lien Crypto – Lovys

Corrections diverses

Brouillard des dépenses

Propriétaire – Brouillard des dépenses – Appels de fonds – Comptabiliser

L’écriture comptabilisée se faisait sur le code fiscalité sélectionné dans les paramètres mais le code analytique de cette fiscalité n’était pas repris sur l’écriture. Corrigé

Collecte des pièces jointes (relevé de gérance)

Quand des PJ de mêmes noms étaient collectées sur plusieurs événements, une seule de ce nom était stockée dans l’événement final. Corrigé

Saisie des consommations

• Préparer une nouvelle saisie… (fiche immeuble, onglet clé de type « S », voir les consommations, clic long…)

L’option « Recopier les consommations du module Syndic » n’était pas active. Corrigé

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MODULE COMPTABILITÉ (tous modules)

TLMC (Transmission des Lignes Magnétiques de Chèques)

• Banque Palatine

Ajout d’une zone « Numéro d’émetteur ELC » dans les paramètres qui permet de saisir un numéro de contrat.

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, comptabilité, configuration comptabilité, onglet Partenaires

• Conséquence

En « Compta – Saisie – Remise en banque – Fichier TLMC » : si le champ « Numéro d’émetteur ELC » est renseigné la zone 111 à 134 de l’entête et du pied contient le numéro de contrat ELC.

 

Saisie comptable – Nouvelle Calédonie

Ajout d’un bouton permettant la fusion des fichiers bancaires (de type CFonb)

Pour fusionner, le principe est simple : créez un dossier, placez les fichiers à fusionner dans ce dossier, ouvrez la fonction présente en saisie et choisissez votre dossier. LSC créera dans ce dernier un nouveau fichier issu de la fusion de ceux contenus dans ledit dossier.

CORRECTIONS DIVERSES

Rapprochement bancaire

• CFONB

Pointer une ligne d’écriture par un clic ou l’ouvrir par un double clic perdait la sélection au profit de la ligne cliquée. Si bien qu’en activant le menu options -> aller à écritures, au retour de la liste des écritures, dans le tableau de pointage, ne restait plus que l’écriture cliquée. Corrigé

Compte (syndic)

• Imprimer (à partir de la liste ou directement sur le compte)

L’impression d’un extrait de compte avec la rubrique « présenter le solde précédent » pouvait donner un montant de ce solde faux car il ne tenait pas comptes des écritures pointées (donc ne concernait que les comptes à pointer comme la banque).

Précision : ce cas de figure ne se produisait qu’avec la rubrique « exclure des écritures lettrées », présente dans les paramètres Syndic

Lettrage manuel des comptes

• Navigation de compte à compte via les boutons « suivant / précédent »

Les montants de la colonne crédit pouvaient être affichés dans la partie invisible de la colonne. Corrigé

Corrections diverses

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VISITE TECHNIQUE D’IMMEUBLE (VTI)

Corrections diverses

Ajout de documents

+ Lors de l’ajout de plusieurs documents, le numéro d’ordre était le même pour l’ensemble des PJ’s. Corrigé
+ Lors de la première ouverture l’ensemble des PJ pouvait ne pas être existant. Corrigé

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Administration de LSC

Syndic

Eclatement des comptes 10x

Permet de faire, en masse, un éclatement des comptes 105 et 103 sur la base des charges générales (par défaut).

Sur cet écran, la date, le libellé, le montant, le journal, le compte à débiter, la clé, le compte à créditer, le détail par lot peuvent être modifiés…

Par défaut, les écritures sont proposées sur journal OD à la date de début d’exercice.

Fait le même traitement que l’outil présent en compta/saisie « Travaux réalisés », mais en masse.

 

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Extranet Crypto : publication de votre GED (Gestion Électronique de Documents), consultation des comptes (avec possibilité de paiement en CB ou prélèvement One/off), gestion des demandes, des tickets d'intervention (sur option), ...

Sommaire

Tous les points par module sont cliquables et permettent d’arriver directement sur la rubrique escomptée. Un bouton « retour sommaire », placé au même niveau que chacune des rubriques énumérées ci-dessous permet de revenir en tête de document en un clic.

Les nouveautés sont affichées en bleu lorsque vous accédez au chapitre demandé…

Survolez les titres et si un pictogramme apparaît, il devient « cliquable » pour afficher le chapitre souhaité…

Préambule

– Accès

Paramétrage dans LSC

– Activer l’extranet
– Paramétrage des données envoyées vers l’extranet
– Liste des copropriétaires
– Modèles d’événements
– Comptes à publier
– Publication vers l’extranet

 

Extranet

Partie Administrateur

– Accès
– Fenêtres d’accueil
– Les boutons

Partie Client (Copropriétaire, propriétaire, locataire)

– Connexion et mot de passe
– Extranet (visuel)
– Boutons remarquables

Préambule

L’extranet Crypto propose à vos clients un accès riche et ludique à une grande source d’informations (comptes, documents génériques ou personnels, etc…) tout en répondant aux exigences de la récente loi ELAN (juillet 2020).

Tout est paramétré à partir de la Solution Crypto puis envoyé vers l’extranet de façon automatique aux jours et heures que vous définissez. La publication des documents est gérée via les événements : zone traitement de texte transformée en PDF à l’envoi et/ou pièce(s) jointe(s).

Vos clients ont un accès sécurisé par mot de passe connu d’eux seuls et peuvent échanger facilement avec vous par une simple demande.

L’extranet est également lié à la gestion des tickets (sur option) permettant une gestion facilitée des ordres de services ou autres demandes de devis dès la demande d’intervention à la réception de la facture finale.

Dans cette documentation, nous partons du principe que vous êtes en version 6 ET  que vous possédez déjà votre compte « extranet ». Ainsi, le questionnaire pour l’activation de ce dernier a été dûment rempli, retourné et validé par nos services.

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Partie 1 : paramétrages dans LSC

 

Activer l’extranet

Nouvelle licence

L’accès à l’extranet nécessite la validation d’une nouvelle licence fournie par nos services.

Accès : écran d’accueil, menu Paramètres, Préférences et administration, administration du logiciel, valider une licence

Nom de domaine

Un compte a été ouvert sous le nom de domaine que vous souhaitiez. Il est maintenant temps de l’indiquer à LSC.

→ Accès : écran d’accueil, menu Paramètres, préférences & administration, administration métier, publication internet, publication service client.

A ce niveau, seule la partie haute de la fenêtre nous intéresse. Dans la rubrique « Nom de domaine », saisissez celui donné à Crypto.

Puis, validez.

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Paramétrages des données envoyées vers l’extranet

→ Accès : écran d’accueil, menu Paramètres, préférences & administration, administration métier, publication internet, publication service client.

Classeurs

Pour publier vos documents vers l’extranet, vous créez des événements qui sont rangés dans des classeurs. Vous devez donc d’abord déterminer vos besoins en « classeur » en vous servant de la liste proposée mais vous pouvez également modifier un nom existant (à quelques exceptions près) et/ou en créer de nouveaux.

Les classeurs sont différenciés par module… et ont des niveaux d’accès selon le type de tiers…

La gestion des classeurs se fait à l’aide des boutons ci-avant.

Gérance

Par défaut, 16 classeurs vous sont affichés avec deux niveaux de droits d’accès :

• Propriétaire
• Locataire

Donc, en cochant la case correspondante, un document contenu dans ledit classeur sera visible sur l’extranet par les tiers escomptés.

• La colonne « LOT » n’est pas utilisée

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Syndic

Pour ce module, le fonctionnement diffère légèrement car les options proposées concernent systématiquement des copropriétaires. Les niveaux sont donc les suivants :

• Copropriétaire
• Membre du conseil syndical
• Président du conseil syndical

Le niveau des droits se lit de droite à gauche. Ainsi, si vous cochez « Président du CS », seul celui qui a ce titre verra le ou les document(s) lié(s) au classeur.

Si vous cochez « Président + membre », seuls tous les membres du CS auront accès au classeur

Si vous cochez « Président + membre + copropriétaire », tous auront accès au(x) document(s) du classeur.

Il ne faut donc pas cocher simplement « copropriétaire », au risque de ne pas montrer un document à un membre du CS.

Exemples :  Le classeur « factures » dont seuls les membres du C.S sont autorisés à les consulter. Il faut le paramétrer ainsi :

Le classeur « contrat de syndic », visible par tous, doit être défini comme suit :

• La colonne « Prestataire » n’est pas utilisée

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Autres rubriques

Activer log (réservé Crypto)

En cochant cette option, un fichier sera crée au moment de l’envoi vers internet et pourra servir en cas de problème en étant analysé par nos services

Log WinScp en XML (réservé Crypto)

Dans le dossier /resources/win/GedSynchro, nous disposons maintenant d’un fichier winscp.xml qui contient bon nombre d’informations pour chaque fichier transmis au service client. Nous connaissons le chemin d’accès du fichier envoyé, le chemin d’accès du fichier sur le serveur FTP et si le transfert a réussi ou a échoué (accompagné de la raison de l’échec si elle est reconnue)

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Regrouper les écritures de trésorerie (Propriétaire)

Dans LSC, quand vous encaissez un montant pour un propriétaire et notamment quand il est issu du locataire, celui-ci est détaillé par rubrique fiscale. En cochant cette case, un regroupement par date sera fait à partir des écritures du journal de banque.

Cela peut faciliter la lecture du compte par le propriétaire.

Regrouper les écritures de trésorerie (Locataire)

Même principe que la rubrique précédente mais pour les comptes locataires.

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Exclure les analytiques non reversés aux propriétaires

LSC permet de créer des comptes analytiques (par exemple 47Prov pour les provisions conservées) et de les rattacher aux écritures. Dans certains cas, ces écritures n’ont pas vocation à être reversées aux propriétaires, il n’y a donc pas lieu non plus de les publier sur l’extranet afin d’éviter toute confusion (entre ce que vous pourriez lui montrer et ce que vous lui redonnez réellement).

Utiliser le nom des pièces jointes des événements pour le titre des documents sur l’extranet

La publication de documents se fait via des événements (cf. chapitres suivants). Ils peuvent être rattachés à des pièces jointes qui seront également envoyées. Lors de l’envoi, par défaut, les PJ’s prennent un nom neutre. Si vous cochez cette option, le nom d’origine de la PJ est conservé lors de la publication.

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Regrouper les écritures de trésorerie (Copropriétaire)

Même principe que les deux rubriques Propriétaire et locataire ayant le même libellé.

Ne pas envoyer les coordonnées bancaires des copropriétés

Par défaut, si l’IBAN et le BIC de la banque du syndic a été renseigné sur la fiche entité, ces informations seront publiées et visibles par les copropriétaires, leur permettant, par exemple, de vous faire des virements.

Si vous cochez cette rubrique, rien ne sera envoyé…

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Envoyer le liste des dépenses

En activant cette option, vous envoyez à chaque publication les dépenses liées à tous les exercices en ligne (non encore clos). Elles seront donc consultables par les tiers ayant ce droit. Comme les dépenses ne sont pas « un classeur », elles prennent de fait le paramétrage du classeur « Factures ». Ce sont donc les droits attachés à ce classeur qui détermineront l’accessibilité à cette rubrique pour vos copropriétaires.

Si, en plus, vous avez attaché des PJ aux écritures de dépenses, elles seront également visibles au même niveau.

Envoyer   les comptes 102xxx dans les fonds travaux

Rappel : Les fonds travaux, matérialisés par la racine 105 dans une comptabilité syndic sont, par obligation, publiés sur l’extranet. Seulement, ils ne montrent que les fonds appelés et ne font donc pas mention des autres provisions pour travaux décidés, liés aux comptes 102xxx. Pour ce dernier cas, nous avons ajouté, sur option, la possibilité de les publier également.

Dans les paramètres de l’extranet, cocher cette rubrique vous permet cette activation.

Les fonds ne sont envoyés que si le montant est différent de 0

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Liste des copropriétaires

Autre document obligatoire à destination du conseil syndical, la liste (à jour) des copropriétaires.

Modèle d’événement « liste des immeubles »

Avant tout, il faut créer un modèle d’événement « liste des immeubles », attaché à un dossier qui ne sera visible que par les membres du C.S.

Paramétrage

Dans les paramètres deux rubriques sont à remplir : Numéro pour la création du document sur l’immeuble ET Modèle d’événement pour archivage.

Ces deux informations déclencheront certains automatismes…cf. ci-après

Création des listes

Comme il vous faudra créer une liste par immeuble, une nouvelle fonctionnalité, à partir de la liste des immeubles, est accessible.

Depuis la liste, sélectionnez les immeubles à traiter puis, via le menu « Actions », demandez « Générer la liste des copropriétaires

A l’issue de ce traitement, chaque immeuble se verra attribuer un fichier nommé « Liste_copropriétaires.pdf » dans l’onglet document avec le numéro défini dans les paramètres

En détail…

Publication de ces listes

Quand vous créez les liste depuis la liste des immeubles, un événement est également crée en parallèle par immeuble. Il sera donc publié dès l’envoi suivant…

Automatismes de mise à jour et publication des listes

Par essence, un fichier publié est figé alors qu’il vous faut tenir ces listes à jour sur l’extranet… Chaque liste sera automatiquement modifiée sur la fiche immeuble avec nouvelle création d’un événement puis publication sur le principe du « annule et remplace » dans les cas suivants :

• Lors de la saisie d’une mutation
• Si vous modifiez une fiche tiers attachée à une fiche copropriétaire
• Si vous modifiez une information dans une fiche copropriétaire qui a une incidence sur les données visibles sur la liste.

Inactiver uniquement les comptes…

Dès lors qu’un compte est autorisé en publication, il est envoyé quelque soit son statut.

• Locataires, à l’enregistrement du préavis
• Locataires, à l’enregistrement du départ
• Copropriétaires vendeurs, à l’enregistrement d’une mutation

Ces trois options vous permettent leur prise en compte ou non en fonction de l’évolution de ce statut.

Renvoyer les documents depuis le…

Cette rubrique, comme son nom l’indique, autorise le renvoi de document depuis une date donnée…

Depuis plusieurs versions, nous avons ajouté à partir de la liste des événements, dans le menu « actions », la possibilité de « republier » en date du jour une sélection d’événements. Il nous semble plus aisé de vous servir de cette rubrique plutôt que celle présente sur cet écran. Elle est conservée pour des raisons de rétrocompatibilité de versions.

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Paramétrage des modèles d’événement

Dans le chapitre précédent, nous avons abordé le principe des classeurs dans lesquels les documents publiés son rangés. Pour publier, il faut donc avoir crée un événement, lui même attaché à un… modèle. C’est sur ce dernier que le lien avec le classeur doit être défini.

C’est donc une étape indispensable à la publication de documents…

→ Accès : écran d’accueil, menu paramètres, préférences & administration, administration métier, tous modules, modèles d’événements.

Sur les modèles d’événement, un onglet est dédié à GED…il se nomme…. Extranet

Classeur

C’est ici que vous devez choisir un classeur de type

• Gérance

OU

• Syndic

… pour les documents

Faites le à partir du menu déroulant. A l’issue, votre modèle sera lié au classeur.

Regrouper par type de dossier

En cochant cette boite, vous permettez la création d’un lien entre l’utilisation du modèle et un dossier. En effet, en création d’un événement, si un dossier est affecté à ce dernier, lors de la publication, ce courrier sera classé dans un dossier dont le titre sera le type défini dans LSC.

Explications par l’exemple : vous créez un événement pour écrire à l’assureur d’un locataire. Préalablement, vous aviez ouvert un dossier de type « Sinistre » sous le numéro 0152.

Sur votre événement, vous renseignez dans la rubrique « dossier » ce numéro. A la publication, cet événement sera donc classé dans un dossier nommé « Sinistre ».

Cette méthodologie permet donc la gestion de sous rubriques et de faciliter la recherche des documents.

Il est même possible d’avoir des sous sous rubriques. Si vous choisissez par exemple le classeur « Courriers / locataires », une fois l’événement publié, il sera dans le classeur « Courriers »  puis après ouverture dans « Locataires » et en ouvrant ce dernier, dans « Sinistre ».

Préfixer les documents (ref. dossier)

Si vous avez coché « regrouper par type… », cette rubrique devient visible.

Elle permet d’ajouter la référence du dossier rattaché à l’événement sur la pièce jointe envoyée vers l’extranet.

Durée de publication en mois par rapport à la date de traitement de l’événement

Pour chaque modèle, vous pouvez déterminer la durée de publication. Par exemple, si une quittance ne doit pas rester plus d’une année, vous notez « 12 » dans la rubrique.

Si vous ne saisissez rien, la publication sera …ad vitam æternam

Utiliser le nom des pièces jointes…

Cette rubrique, déjà présente dans les paramètres de l’extranet, permet de « ramener » au niveau du modèle ce fonctionnement. Si vous vous en servez dans les modèles, il faut alors la décocher dans le paramétrage car il prend « le pas » sur tout le reste.

Activer les notifications

C’est au niveau du modèle d’événement que vous pouvez déterminer si l’utilisation de celui-ci doit chainé, une fois publié, sur une notification envoyée au destinataire. Cela vous permet ainsi de ne pas systématiquement notifier vos propriétaires, copropriétaires ou locataires.

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Définir les comptes à publier

Activation compte par compte

L’accès (ou non) pour vos clients (locataire, propriétaire, copropriétaire) à l’extranet est déterminé au niveau de leur compte. Une boite à cocher est présente permettant l’activation

→ Accès : Menu comptabilité Gérance ou Syndic, compte

Une fois le compte activé, des données complémentaires (login et mot de passe) seront créées au niveau de la fiche tiers, onglet « PLUS »

Le mot de passe ne sera valable que pour la 1ère connexion de votre client. Dès celle-ci, il lui sera demandé (imposé) de le personnaliser afin d’être le seul à le connaître. (cf. chapitre plus loin, lié à l’extranet).

Activation par salve

A partir de la liste des comptes, vous pouvez en sélectionner plusieurs puis via le bouton « lien internet », choisissez « Marquer les comptes…. »

 

Désactiver la publication d’un compte

Puisqu’un compte activé est « coché », le décocher suffit à le rendre inactif. Un message vous indiquera également que les publications faites pour ce compte seront retirées lors de la publication suivante.

Pour mémoire, un compte se dépublie automatiquement dans certains cas, ceux définis dans les paramètres de l’extranet (cf. chapitre précédent). Exemple : départ d’un locataire

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Publication vers l’extranet

→ Accès : Ecran d’accueil, menu Paramètres, préférences & administration, administration du logiciel, services système.

La publication est automatisée à l’aide de ce que nous nommons un « service système ». Il doit donc être :

• Actif
• Avoir l’information des jours et heures de publication

Activer le service pi.sys.publier.xml

Cette partie est gérée par nos services techniques lors de la mise en place ou sur simple appel pour tout changement

Définir le timing des envois

Sur cette page (cf. copie ci-dessous), vous sélectionnez le pi_sys_publier_xml puis sur la droite vous cochez :

• les jours de publication
• l’heure de publication en rapport aux jours définis.

Validez à l’issue… Après chaque publication, un compte-rendu sous forme de messagerie sera envoyé aux utilisateurs recevant les messages « système ».

Publier des événements manuellement

Lors de vos envois automatiques, toutes les données sont envoyées, y compris les événements. Seulement, il se peut que vous ayez besoin de « forcer » un envoi (quand par exemple un modèle n’avait pas été rattaché à un classeur, que les événements liés n’avaient donc pas été publiés.

A partir de liste des événements, vous effectuez votre sélection puis via le menu Actions, publication GED, vous choisissez « Publier en date du jour ». Ainsi, votre sélection sera prise en compte pour le prochain envoi

(Dé)publier des événements

Puisque vous pouvez publier manuellement, l’inverse est également possible. Toujours à partir d’une sélection d’événements, dans le même menu que précédemment, vous optez pour la seconde option qui va en fait noter que la date de publication passe à 00/00/00, comme tout document non publiable.

Cette donnée sera envoyée à l’extranet qui supprimera de sa liste les événements concernés.

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Partie 2 : l’Extranet

Maintenant que nous savons paramétrer LSC pour publier l’Extranet, étudions vos accès (administrateur) et ceux de vos clients (utilisateurs)

Administrateur

URL de connexion

C’est l’adresse à laquelle vous vous connecterez (elle est identique à celle de vos clients) pour paramétrer, consulter, voire travailler sur l’extranet

Elle est simple : https://nomdomaine.crypto-extranet.com/connexion/

Connexion

La 1ère fois, vous vous connecterez à l’aide de vos codes Pagesimmo. En effet, les droits sont étendus et permettent de paramétrer l’extranet selon vos envies.

Par la suite, une fois l’organigramme déterminé, chacun pourra se connecter avec ses login et mot de passe personnalisés.

A noter que chaque collaborateur devra également définir un mot de passe personnel

A tout moment, il sera possible de se connecter avec les codes Pagesimmo

 

Fenêtres d’accueil

Choix métier

Vous arrivez sur une première fenêtre où vos modules actifs sont visibles : Gérance et/ou Syndic

Options par métier

Quelque soit votre choix, la fenêtre suivante proposera les mêmes boutons. Seules les données liées seront contextualisées. 11 boutons sont donc affichés :

Parcourons ceux dont vous aurez l’usage pour une utilisation optimale de l’extranet en lien avec LSC…

Certaines rubriques sont propres à l’extranet et sont autonomes (Organiseur, j’informe, par exemples). Elles ne sont pas abordées dans ce manuel car LSC possède des fonctionnalités identiques et en plus un partage de l’informations entre les collaborateurs.. Aucune passerelle n’existe avec LSC…

Les boutons

Agence

Cette rubrique vous propose trois menus :

• Général,

Vous pourrez saisir notamment votre adresse afin d’être géolocalisé, et un email professionnel.

La partie « logo » n’est pas utile à ce niveau…

• Mandataire,

Informations vous concernant en tant que Gérant de l’agence. Vous pourrez également saisir les données liées à la carte professionnelle et financières

• Bureaux

Vous pourrez saisir notamment votre forme juridique, un SIRET, un code APE, un email professionnel, un téléphone, etc….

La partie « bureaux » sera visible par vos clients, dans la zone « Contacts »

Portefeuille

Le bouton « Portefeuille » vous affiche les fiches présentes sur votre extranet, par catégorie.

GÉRANCE

SYNDIC

Les fournisseurs n’ont qu’un intérêt pour la gestion des tickets, module optionnel de l’extranet

A partir de chacune des listes, vous accéderez à une fiche détaillée, elle-même contenant plusieurs onglets. Toutes les informations affichées étant issues de LSC.

Exemple pour une fiche Propriétaire…

Général

Vous affiche les nom et adresse, l’information sur la gestion de la notification par le propriétaire (l’a t-il désactivée ou pas) et son identifiant de connexion.

Le mot de passe, connu de lui seul, ne peut être affiché.

• Re-générer le mot de passe

Si votre client vous signal un problème de connexion (mot de passe oublié, ou il n’arrive pas à s’en sortir..), vous avez la possibilité de forcer un nouveau mot de passe temporaire que vous pourrez lui fournir

Donc, après clic sur cette rubrique et confirmation de votre part, l’écran évoluera en affichant ledit mot de passe….

VALIDER pour quitter cette fenêtre sinon le mot de passe ne sera pas conservé

Situation compte

Vous permet d’afficher ce que voit votre client quand il accède à l’extranet. Vous pouvez faire des recherches et affiner….

Arborescence

Affiche les lots possédés par immeuble pour un propriétaire / copropriétaire

N’existe pas pour les locataires, car très peu d’intérêt

Evénements

Regroupe la liste des événements que vous avez envoyés depuis l’extranet pour communiquer. Cependant, aucun lien n’existe avec LSC, tout événement crée à ce niveau ne sera jamais historisé dans LSC.

Documents

Montre les documents publiés pour votre client, par classeur.

Photos

Même principe que les documents mais pour les photos.

Documents

Ce bouton vous montre tous les classeurs, envoyés depuis LSC,  actifs ou non (nous parlons de ceux qui ne possèdent encore aucun document). Ainsi, vous avez une vue globale de tout ce que vous avez publié pour vos clients.

Exception à cette règle : le classeur « Documents du syndic » (cf. chapitre suivant)

• Documents (éventuels) en liste sous les classeurs

Ce sont les documents liés à la gestion des tickets (optionnelle). Ne sont donc affichés qu’en contexte !

Classeur « Documents du syndic »  (loi ÉLAN)

La loi ÉLAN vous impose de publier un certain nombre de documents sur l’extranet, de deux catégories différentes :

• A l’endroit de l’ensemble des copropriétaires

Règlement de copropriété, fiche synthétique, contrat de syndic en cours, etc…

• Pour les Conseils Syndicaux

Pour cette seconde catégorie, nous pouvons même la subdiviser en deux car des documents concernent l’ensemble de votre portefeuille (votre carte professionnelle ou R.C. par exemples) alors que d’autres sont limités à la copropriété (relevés de comptes bancaires, balances générales, etc…

Comment allez-vous y procéder pour publier ces informations ?

A l’aide de ce classeur…

Le principe est simple… En ajoutant tout document à ce niveau, tous les membres d’un conseil syndical, tous immeubles confondus verront ce dossier et son contenu dans leur espace personnel

Comment ajouter un document ?

Très simple, ouvrez le dossier, cliquez sur « ajouter un document ».

Si vous désirez le supprimer, il suffit de la cocher puis de cliquer sur la croix située à droite du fichier.

Contrairement à la publication faite depuis LSC, vous travaillez en temps réel

Photos

Ce bouton vous montre les photos publiées, triées par immeuble.

Identités

Affiche la liste de toutes les identités, tous modules confondus, publiées.

Y compris les collaborateurs de l’agence

Vous pouvez ensuite faire une recherche par nom ou appliquer un filtre à l’aide des options disponibles en haut de page.

Utilitaires

Un seul bouton est véritablement intéressant pour vous dans cette partie : Configuration –  (puis) – Paramètres.

Les autres nous sont plutôt réservés même si vous pouvez y accéder.

Partie « Mon compte »

• Activation du module

Si coché, la rubrique « Compte » est visible pour vos clients

• Permettre au propriétaire d’avoir une vue sur les comptes de ses locataires

En cochant, non seulement le propriétaire accédera à son compte personnel mais également à tous les comptes de ses locataires…

• Sens de présentation

Détermine l’affichage du solde du compte. En comptabilité, un crédit est négatif mais pour certains esprits non comptables, cette présentation peut être troublante.

Vous pouvez donc l’inverser en choisissant « Débit – crédit »

• Autoriser le paiement électronique aux clients sans email

La règle de base veut que pour tout paiement, un email soit actif afin de communiquer. Cette rubrique permet de s’en passer…

• Email du commerçant TPE

A renseigner si vous activez le paiement par CB depuis l’espace personnel de vos clients.

Parties « Mes documents » et « Mes photos » et « Mes informations, mes demandes »

Mes documents

• Activation du module

Active l’extranet, tout simplement. Si cette boite n’est pas cochée, aucune connexion n’est possible

• Afficher les classeurs vides

Quand vous publiez les documents, ils sont attachés à un classeur. Il se peut donc que certains d’entre eux ne contiennent aucuns documents. En cochant cette case, vous affichez tous les classeurs, dans le cas contraire seuls ceux « actifs » seront montrés.

• Documents métier Gestion

Permet de donner l’accès aux documents (donc aux classeurs) à vos propriétaires et/ou locataires

• Documents métier Syndic

Permet de donner l’accès aux documents (donc aux classeurs) à vos copropriétaires.

• Notification de nouveaux documents via e-mail

Si active, cette option enverra à vos clients un email leur signalant tout nouveau document disponible dans leur espace.

A savoir : même si actif…. chaque client pourra décider ou non de continuer à recevoir lesdites notifications.

Mes photos

Permet à vos clients d’accéder aux photos que vous publiez depuis LSC, classées par immeuble

Mes informations, Mes demandes

• Mes informations

Donne accès aux publications que vous établissez à partir de l’extranet.

• Mes demandes

Par cette rubrique, votre client communique directement avec son gestionnaire.

Si vous possédez le module de gestion des ticket, votre client pourra directement faire une demande d’ouverture à partir de cette fenêtre. In fine, c’est le gestionnaire qui décidera de la création (ou non dudit ticket)

Parties « Nos partenaires », »Contacts agence », « Mes biens », « Flux RSS », « Liste des dépenses », « Fonds travaux » et « Application mobile »

Les 6 rubriques suivantes permettent de rendre actif (ou pas) un module. Cela détermine ce qui est affiché pour vos clients lorsqu’ils font leurs connexions sur leur espace personnalisé.

• Nos partenaires

Affiche les liste des fournisseurs avec lesquels vous travaillez, issus de LSC. A un intérêt supplémentaire si vous travaillez avec la gestion des tickets.

• Contacts agence

Affichera les données saisies au niveau du bouton « Agence » (expliqué ci-avant), bouton « bureaux »

• Mes biens

Affichera tous les biens (lots) du propriétaire ou du copropriétaire

• Flux RSS

Qu’est ce qu’un flux RSS ?

« Les flux RSS (pour Really Simple Syndication, en français “Syndication réellement simple“) sont des fichiers dont l’objectif est de stocker une liste de contenus ou de pages web. Cette liste peut contenir différentes métadonnées associées aux contenus, comme par exemple le titre ou la description d’une page web. Les flux sont fréquemment utilisés dans les blogs pour permettre à des “abonnés” de recevoir en temps réel la liste des derniers contenus publiés.  » (source : dictionnaire du web)

Vous pouvez donc activer le flux à ce niveau et saisir une URL vers laquelle pointer …. Par exemple : Mon immeuble

• Liste des dépenses (Syndic)

Montrera par compte de charges et par clé, les dépenses de l’année N et N+1

• Fonds travaux (Syndic)

Affichera le montant de fonds travaux détenu par LOT, comme la loi Élan vous y oblige

Dans les faits, cela donnera l’affichage suivant pour vos clients

Tickets

Module optionnel à l’extranet, il permet la gestion des ordres de services ou autres demandes de devis auprès de vos intervenants. Ce module offre un grand nombre de fonctionnalités, automatisées ou non, facilitant la communication entre le demandeur (locataire, propriétaire, copropriétaire, …vous) et l’intervenant.

N’hésitez pas à interroger notre service commercial pour de plus amples informations.

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Utilisateur

La partie utilisateur est accessible via l’adresse suivante :

« MonNomDedomaine.crypto-extranet.com/extranet »

Connexion

Lors de la 1ère connexion, votre client doit saisir les login et mot de passe que vous lui avez fournis.

 

Les mentions légales (cf. chapitre précédent) sont visibles à ce niveau

S’il les a oubliés, il peut cliquer sur « Mot de passe oublié » pour arriver sur un formulaire de régénération d’un mot de passe

Quoi qu’il en soit, la 1ère connexion entraînera l’obligation de changement de mot de passe afin qu’il soit personnalisé. L’écran suivant sera donc systématique

Choix de l’espace

La fenêtre suivante est contextualisée, c’est à dire qu’elle va proposer les accès en fonction de la catégorie de tiers qui s’y connecte. Ainsi, si votre client est à la fois copropriétaire / propriétaire et/ou locataire, un double accès sera affiché. Sinon, il arrivera directement sur son espace personnel :

L’extranet client

Copropriétaire

En fonction de votre paramétrage et de son statut (membre du conseil syndical ou non), le copropriétaire peut accéder à un grand nombre d’informations. Cf. copie d’écran ci-après

Propriétaire

Comme pour le copropriétaire, le propriétaire peut consulter son compte, ses documents (ceux de ses locataires, sur option), etc….

 

Rubriques remarquables

Mes documents

Cette page contient tous les documents que vous publiez à l’endroit de vos clients, triés par classeur.

Pour chacun d’eux, le nombre de documents contenus est affiché…

• Suivant votre paramétrage, tous les classeurs sont affichés ou seulement ceux contenant des documents
• Le classeur « documents du syndic » est particulier car c’est le seul vu par tous les copropriétaires, tous immeubles confondus. Il s’alimente depuis la partie « administration » de l’extranet
• Le classeur « factures » peut avoir un double rôle (cf. chapitre « liste des dépenses »).

Compte

Copropriétaire, propriétaire ou locataire peuvent y avoir accès. Ils pourront :

• Faire des recherches sur une borne de date
• Imprimer un extrait

Payer en ligne…(sur option, n’hésitez pas à nous interroger sur ces sujets)

• Par paiement CB
• Par prélèvement SEPA unique

Fonds travaux (syndic)

Depuis le 1er juillet 2020, vous avez l’obligation d’indiquer à vos copropriétaires le montant détenu par lot pour la gestion des fonds travaux.

Le bouton éponyme permet donc d’afficher ces informations.

A noter : par défaut, seuls les comptes 105xxx sont envoyés sur l’extranet. Une option du paramétrage de l’extranet dans LSC propose d’envoyer en sus les comptes 102xxx

Liste des dépenses (syndic)

Les dépenses

Souvent réservée aux membres du C.S, la liste des dépenses permet aux copropriétaires de les consulter. Elles sont triées

• Par exercice,

Le choix de l’exercice se faisant par à l’aide du menu déroulant en haut à droite.

Seuls les exercices non clôturés sont consultables

• Par immeuble,
• Puis par clé de répartition
• Et enfin… par compte…

Les factures afférentes

Au delà de la liste des dépenses, vous pouvez proposer à vos copropriétaire de consulter les factures liées aux dépenses affichées.

En effet, quand vous saisissez comptablement les factures dans LSC

• Si vous les liez aux documents (scannés, de type PDF) via les pièces comptables,
• Si vous avez paramétré le « classeur factures » dans les paramètres de l’extranet

 

 

 

Alors la logo « PDF » sera affiché au niveau de la dépense affichée, permettant par simple clic d’afficher la facture.

Addendum des modifications apportées à LSC depuis la version 6.0.5

Sommaire

Tous les points par module sont cliquables et permettent d’arriver directement sur la rubrique escomptée. Un bouton « retour sommaire », placé au même niveau que chacune des rubriques énumérées ci-dessous permet de revenir en tête de document en un clic.

Les nouveautés sont affichées en bleu lorsque vous accédez au chapitre demandé…

Survolez les titres et si un pictogramme apparaît, il devient « cliquable » pour afficher le chapitre souhaité…

Nouveautés et corrections de la version 6.0.6r1

Extranet (service client)

– Loi ELAN applicable au 1er juillet 2020

– Publier la liste des copropriétaires

-Modification d’un classeur existant

-Gestion de l’envoi des numéros de GSM

Module SYNDIC

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

-Vote par correspondance : toutes les nouveautés
-Vote à distance : AG Connect, notre nouveau partenaire
– Liasse externalisation : possibilité de créer des liasses par copropriétaire en création d’événement
-Gestion des pouvoirs
-Nouvelles règles de vote : article 26-1 en 25 – 25-1 en 24

Virements multi-entités

Amélioration du traitement

CORRECTIONS DIVERSES

Fiche Lot

Module GÉRANCE

– Partenariat avec CLAC – Gestion du « candidat-locataire »

– Compte locataire : nouvelle impression d’un compte

– Trop perçu

Module comptabilité

– Paramètres : nouveaux onglets

– Pièces comptables : 1 modèle par module

– SEPA : gestion des rejets

– Balance âgée : nouveau paramètre

Corrections diverses

Brouillard d’encaissement : import CAMT 054

CAMT 053 & 054 : amélioration de la recherche de l’entité

Multiline

Module TRANSACTION

-Lots disponibles : proposer x lots

Tous modules

– Modification en liste

Module VTI

– Gestion des documents annexes
– Gestion des logos/entêtes par entité
– Gestion du tiers lié aux événements crées au retour à l’agence

Module Organiseur

– F5 : afficheur
– F7 : liste des événements : gestion des LRE
– Liste des tiers correspondants (accès via F8, aller à…)
– Signature électronique : placement signature multi-signataires (colocataires, …)

CORRECTIONS DIVERSES

Corrections diverses

Myco

Divers

Administration

– Postes techniques 4 & 5

 

EXTRANET

Nouveautés liées à la loi ELAN

Préambule

La loi ÉLAN vous impose de publier un certain nombre de documents sur l’extranet, de deux catégories différentes :

• A l’endroit de l’ensemble des copropriétaires

Règlement de copropriété, fiche synthétique, contrat de syndic en cours, etc…

• Pour les Conseils Syndicaux

Pour cette seconde catégorie, nous pouvons même la subdiviser en deux car des documents concernent l’ensemble de votre portefeuille (votre carte professionnelle ou R.C. par exemples) alors que d’autres sont limités à la copropriété (relevés de comptes bancaires, balances générales, etc…

Comment allez-vous y procéder pour publier ces informations ?

Rien ne change pour les copropriétaires et les conseils syndicaux pour ce qui est lié à l’immeuble. Les événements crées, chronotés et publiables dans LSC seront vus par ces différentes catégories.

Nouvelles options

Publier un document relatif à l’ensemble de votre portefeuille

Comme la publication depuis LSC est gérée par immeuble, nous avons jugé préférable de travailler directement depuis l’extranet pour ajouter ce type de fichier.

Connectez-vous à votre extranet, allez en Syndic, puis sur Documents pour constater qu’un nouveau dossier a été ajouté : DOCUMENTS_du_SYNDIC

Le principe est simple… En ajoutant tout document à ce niveau, tous les membres d’un conseil syndical, tous immeubles confondus verront ce dossier et son contenu dans leur espace personnel

Comment ajouter un document ?

Très simple, ouvrez le dossier, cliquez sur « ajouter un document ».

Si vous désirez le supprimer, il suffit de la cocher puis de cliquer sur la croix située à droite du fichier.

Contrairement à la publication faite depuis LSC, vous travaillez en temps réel

 

 

Publier la liste des copropriétaires

Autre document obligatoire à destination du conseil syndical, la liste (à jour) des copropriétaires.

Modèle d’événement « liste des immeubles »

Avant tout, il faut créer un modèle d’événement « liste des immeubles », attaché à un dossier qui ne sera visible que par les membres du C.S.

Paramétrage

Dans les paramètres de l’extranet, deux nouvelles rubriques sont disponibles : Numéro pour la création du document sur l’immeuble ET Modèle d’événement pour archivage.

Ces deux informations déclencheront certains automatismes…cf. ci-après

Création des listes

Comme il vous faudra créer une liste par immeuble, une nouvelle fonctionnalité, à partir de la liste des immeubles, est accessible.

Depuis la liste, sélectionnez les immeubles à traiter puis, via le menu « Actions », demandez « Générer la liste des copropriétaires

A l’issue de ce traitement, chaque immeuble se verra attribuer un fichier nommé « Liste_copropriétaires.pdf » dans l’onglet document avec le numéro défini dans les paramètres

En détail…

Publication de ces listes

Quand vous créez les liste depuis la liste des immeubles, un événement est également crée en parallèle par immeuble. Il sera donc publié dès l’envoi suivant…

Automatismes de mise à jour et publication des listes

Par essence, un fichier publié est figé alors qu’il vous faut tenir ces listes à jour sur l’extranet… Chaque liste sera automatiquement modifiée sur la fiche immeuble avec nouvelle création d’un événement puis publication sur le principe du « annule et remplace » dans les cas suivants :

• Lors de la saisie d’une mutation
• Si vous modifiez une fiche tiers attachée à une fiche copropriétaire
• Si vous modifiez une information dans une fiche copropriétaire qui a une incidence sur les données visibles sur la liste.

Publier le fonds travaux attaché au lot (compte 105)

Autre obligation de la loi ÉLAN, est de permettre à vos copropriétaires de visualiser le montant des fonds de travaux attaché à chacun de ses lots.

Le plan comptable étant normé, nous parlons ici des comptes de type 105 sur lesquels un détail des montants détenus par lot est toujours affiché. Le fait que vous soyez sur la dernière version de LSC suffit à automatiser cet envoi.

Les fonds ne sont envoyés que si le montant est différent de 0

Publier  les comptes 102xxx

Le compte 105 ne montre que les fonds appelés et ne fait donc pas mention des autres provisions pour travaux décidés, liés aux comptes 102xxx. Pour ce dernier cas, nous avons ajouté, sur option, la possibilité de les publier également.

Dans les paramètres de l’extranet, une nouvelle boite à cocher vous permet cette activation.

 

Gestion des numéros de téléphone mobile

Jusqu’à présent, seul un tiers avec un genre différent de « personne morale » était pris en compte pour l’envoi du GSM sur l’extranet.

Dorénavant, si un individu de type « personne morale » est trouvé, nous recherchons le correspondant principal et envoyons le numéro de portable lié.

Modification d’un classeur existant (correction)

La modification du nom d’un classeur existant pouvait ne pas être prise en compte sur l’extranet. Corrigé

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Module TRANSACTION

 

Lots disponibles

Bouton « Proposer »

Tous les événements créés de type « historisation » reprenaient la note de l’événement du 1er lot traité. Corrigé

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MODULE SYNDIC

 

Assemblée générale

 

Vote par correspondance

L’avènement du vote par correspondance entraîne beaucoup de changements dans la gestion d’une assemblée générale et cela se traduit des façons suivantes dans La Solution Crypto…

Formulaire de vote par correspondance

Un arrêté du 2 juillet 2020 fixe les modalités du vote par correspondance et notamment le formulaire que les copropriétaires doivent vous renvoyer au plus tard 3 jours francs avant l’assemblée générale. Cet envoi peut être fait par courrier ou par email.

En complément de notre version 6.0.6, nous vous mettons à disposition ledit formulaire, adapté à notre traitement de texte. Vous le trouverez sous deux formes :

• En modèle d’événement ne contenant que les informations lui étant inhérentes
• En pages complémentaires dans la convocation A.G, en remplacement des feuilles de vote qui feraient doublon si nous les conservions. En effet, même un copropriétaire désirant être en présentiel ou donnant pouvoir pourra se servir du tableau joint pour préparer ses votes.

Les modèles seront envoyés sur simple demande ou disponibles sur votre espace client via www.crypto.fr

Si vous désirez conservez votre modèle, vous pourrez vous servir du 1er cité ci-avant pour le copier / coller dans le vôtre. A votre charge d’en vérifier la cohérence globale…

Saisie des présences

Au delà du vote par correspondance, les copropriétaires peuvent aussi participer à l’AG à distance, requalifiant ainsi les copropriétaires en cinq catégories distinctes :

• Présents physiquement
• Présents mais représentés
• Présents à distance (nous y reviendrons dans le chapitre suivant)
• Vote par correspondance (pour ces derniers, il faut également saisir la date de réception du formulaire, qui sera reprise sur la feuille de présence)
• Absents

L’écran de saisie des présences de LSC reflète ce nouvel été de fait avec l’ajout de deux colonnes et le renommage des autres

Chaque copropriétaire se voit donc affecté un code :

• Absent : N
• Présent physiquement : O
• Représenté : R
• Présent à distance : D
• Vote par correspondance : C

(Seuls les codes O et D peuvent être représentés)

Si vous ne gérez pas les votes par correspondance, il est possible de revenir aux anciens écrans en décochant une option présente dans les paramètres syndic de l’administration…

Particularités des votes par correspondance

Puisque vous recevez les instructions du copropriétaire au moins trois jours francs avant l’A.G., vous pouvez (devez ?) saisir les votes de ce dernier dès la saisie des présences.

En effet, un double-clic sur les tantièmes d’un copropriétaire dans la colonne « vote par correspondance » affiche un nouvel écran permettant ladite saisie :

Par défaut sont affichées toutes les résolutions (et sous-résolutions) avec un statut « non votant » + la date du jour comme date de réception du formulaire

Saisissez les votes en cliquant simplement dans les bonnes colonnes. A l’issue, validez.

Vous noterez que les résolutions contenant des sous-résolutions sont affichées de façon différente pour une lecture simplifiée.

Conséquences ?

• Les votes sont enregistrés et seront affichés sur l’onglet « Saisie des votes » lorsque vous cliquerez sur ÉTAPE SUIVANTE
• Les copropriétaires concernés seront affublés du code « C » sur chaque résolution de la saisie des votes

Evolution des boutons présents sur cet écran…

• Imprimer, options 1 et 2 (ATTENTION, ne concerne donc pas les feuilles de présence multi-clés)

La feuille de présence affiche deux informations dans la colonne émargement : « VOTE PAR CORRESPONDANCE » et la date de réception du formulaire

• Ouvrir dans une liste

Les nouvelles colonnes de la saisie des présences sont prises en compte dans l’affichage sur tableur

• Tous présents

Quatre possibilités. Indiquer que les copropriétaires sont TOUS PRÉSENTS physiquement ou à distance ou de ces deux façons mais en conservant les votes par correspondance préalablement saisis

• Tous absents

Deux possibilités. Indiquer que les copropriétaires sont TOUS ABSENTS ou en conservant les votes par correspondance préalablement saisis

Correctif apporté en version 6.0.6r1

Seuls les présents physiquement pouvaient recevoir des pouvoirs. Désormais, les présents à distance sont également proposés dans la liste des mandataires

Saisie des votes.

Visuel

Sur cet écran sont donc distingués les copropriétaires ayant voté par correspondance :

• Dans une nouvelle colonne, le statut « C » est affiché
• Les votes saisis sur l’onglet précédent sont affichés

Annulation des votes « favorables »

Extrait du décret :  » Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire établi conformément à un modèle fixé par arrêté. Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d’assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution. » Ce formulaire est régi par les articles 9, alinéa 2, 9 bis, 14, alinéas 1 à 4, 14-1 et 17, alinéa 3, du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 modifié pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 … »

Par essence, les votes par correspondance ne sont pas modifiables. Cependant, comme le précise le décret, le copropriétaire devient « défaillant » (donc non votant) s’il a voté OUI à une résolution et que celle-ci est amendée pendant l’assemblée.

Une nouvelle option « Annuler les votes par correspondance, s’ils sont favorables » est donc présente lors du vote de chacune des résolution.

Evolution des boutons présents sur l’écran

• Unanimité OUI
• Unanimité NON
• Unanimité ABS (abstentions)
• Unanimité Non votants

Ne s’appliquent pas aux votants par correspondance

• Imprimer (option feuille de signature)

Ajout de la mention « VOTE PAR CORRESPONDANCE » en contexte.

Calculer le rapport

Pas de nouvelles fonctionnalités liées au vote à distance ou par correspondance sur cette page MAIS votre procès verbal peut afficher ces nouvelles informations apportant ainsi de la clarté supplémentaire à vos copropriétaires.

Nous tenons à votre disposition deux nouveaux modèles (accessibles sur votre espace client ou sur simple demande) dans lesquels ces données sont détaillées.

Ci-dessous, un exemple de ce que vous retrouverez dans ces matrices pour :

• Le récapitulatif des copropriétaires

• Un vote

A noter que si vous utilisez votre modèle, celui-ci affichera toujours les bons résultats mais regroupés. Par exemple, le nombre de présents (Variable VR_ent16) contiendra à la fois, les présents physiquement, à distance, par correspondance ou représentés.

Si vous désirez modifier votre modèle personnel, vous pouvez retrouver sur le lien suivant (chapitre « variables et balises du rapport AG ») tous les éléments nécessaires aux différents affichages. Variables de LSC

 

Vote à distance

La version 6.0.6 est compatible avec notre partenaire AG CONNECT, présent sur notre store. Il permet la tenue d’une assemblée générale à distance pour les copropriétaires ne désirant ou ne pouvant pas se rendre sur le lieu de l’AG.

L’AG est établie sur le module AG CONNECT jusqu’au rapport AG puis un retour (comme pour une A.G. nomade) est prévu dans LSC pour rapatrier l’ensemble des données traitées.

• Conformément au décret, AG Connect retransmet la voix et assure la retransmission continue et simultanée des communications grâce à un outil de visioconférence intégré
• Obligation pour le copropriétaire de signer la feuille de présence, AG CONNECT est équipé d’un système de feuille de présence et de signature avec empreinte numérique
• En cas d’incident technique, la loi stipule que cela doit être mentionné sur le PV d’assemblée générale, AG CONNECT permet un traçage numérique de tous les événements et délivre un certificat de preuve de l’ensemble des actions ayant eu lieu… »

Consultez la suite sur le lien suivant : AG CONNECT« 

Liasse externalisation (onglet convocation)

Rappel : ce bouton a été initialement crée pour notre partenaire Paragon, permettant de leur envoyer les documents nécessaires à la sous-traitance des convocations. En utilisation « hors » Paragon, il ne donnait pas la possibilité de construire des liasses exhaustives…c’est à dire d’avoir dans un événement unique par copropriétaire la convocation AG et tout ce qui doit lui être jointe.

La version 6.0.6 vous apporte de nouvelles possibilités. Après sélection de votre répartition (par clic long sur « externalisation », une fenêtre vous permettra de cocher ce que vous désirez envoyer, puis, de choisir un « modèle de liasse » qui servira au regroupement desdits documents sélectionnés. La validation créera l’ensemble des événements. Il ne vous restera qu’à les imprimer pour obtenir les liasses.

La boite à cocher « Fichier d’export » n’a aucun intérêt pour l’utilisation hors Paragon

Gestion des pouvoirs (onglet saisie des présences)

Dorénavant, si un copropriétaire possède plus de trois pouvoirs, la limite des tantièmes qu’il possède passe de 10 à 15 %.

Nouvelles règles de vote pour l’article 26-1

Dorénavant, pour l’article 26-1, si pas de majorité oui ou non, un revote immédiat à l’article 25 est possible si le projet a recueilli au moins la moitié des membres présents ou représentés et au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires

Ensuite, comme pour le passage de l’article 25-1 à 24, un texte s’intègre en fin de résolution pour expliquer ce qui a été fait.

Si vous modifiez le texte proposé par défaut, il sera mémorisé par LSC.

Nouvelles règles de vote pour l’article 25-1

Pour l’article 25, si pas de majorité oui ou non, le revote est dorénavant immédiat à l’article 24 si le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires. Auparavant, il fallait d’abord décider s’il fallait revoter ou pas à l’article 24 par… un vote.

Dorénavant, le texte ajouté en fin de résolution pour expliquer le passage en article 24 est mémorisé.

Nouvel article « 257 » (Belgique)

Un nouvel article à la majorité des deux tiers (2/3) est utilisable au niveau de l’AG pour le mode « belgique » uniquement.

Articles 257, 258, 259

Le test de vérification des résultat devient « supérieur ou égal à » au lieu de « strictement supérieur ».

Virements multi-entités

Génération des fichiers de virements

En virements multi-entités, lors de la génération des fichiers, nous avons supprimé la confirmation demandée après CHAQUE création de fichier car cela pouvait conduire à des dizaines de clics avant de pouvoir terminer le traitement.

Dorénavant, à l’issue de la création de l’ensemble des fichiers, un message vous indique le nombre crée et l’emplacement du dossier les contenant (cf. ci-dessous)

Corrections diverses

 

Fiche LOT, onglet « Syndic »

Correction d’un très vieil effet secondaire (avant 2003). : en cliquant sur la zone à droite de numéro de compte, une tentative de présentation d’un formulaire non existant se lançait et si aucun copropriétaire n’était rattaché, il se créait, à tort. Corrigé

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Module GÉRANCE

 

LOCATAIRE

 

Partenariat avec CLAC

Cette version permet une passerelle entre LSC et notre nouveau partenaire CLAC, présent sur notre store.

Compte locataire

Bouton « Imprimer » : ajout d’une option « Imprimer tel qu’à l’écran avec regroupement par fiscalité »

Permet d’imprimer un extrait de compte au format vertical…

Trop perçu

Traitement

Amélioration des contrôles d’intégrité des données traitées lors du traitement de l’affectation des trop perçus (lancement calcul d’honoraires)

Méthode de basculement des écritures

Amélioration de la sélection par une recherche différente de cette dernière.

Propriétaire

Relevé de gérance n° 6

Modifications du format 6….

• Modification du plan des zones grises afin d’éviter les problèmes d’affichages sur le format pdf
• Modification de la façon dont est calculée la hauteur d’un bloc locataire, et modification de l’impression des traits .

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MODULE COMPTABILITÉ (tous modules)

 

Paramètres (restructuration)

Pour des besoins de cohérence (et de place), les paramètres de configuration de ce module ont été modifiés de la façon suivante :

Onglet Partenaires

Nouvel onglet reprenant les options « Lecteur chèque », « SEPA » et TLMC (auparavant, tous trois étaient sur l’onglet Divers)

Onglet Divers

Garde les éléments précédents (sauf ceux cités ci-avant) et reprend la partie « pièces comptables ».

Brouillard d’encaissement et rapprochement bancaire

Fichiers CAMT 053 & CAMT 054

En lecture de fichier, la recherche de l’entité était cloisonnée sur le début du code compta de celle-ci et non pas sur le type de l’entité. La conséquence directe était que parfois certains comptes n’étaient pas retrouvés car par exemple une entité en Syndic était nommée D001 au lieu de S001. La méthode de recherche a été modifiée pour tenir compte de ce fait.

Pièces jointes comptables (modèles de rattachement)

Pour rattacher des pièces comptables à une saisie, un modèle d’événement devait être défini à ce niveau afin qu’il soit pris en compte par LSC.

Or, jusqu’à présent, un seul modèle était définissable pour l’ensemble des modules, pouvant engendrer quelques inconvénients, notamment pour l’historique.

Dorénavant, vous pourrez définir un modèle distinct pour le Syndic, la Gérance et la Comptabilité

Par défaut, lorsque vous ferez la mise à jour, si un modèle avait déjà été défini, il sera affecté aux trois lignes

SEPA

Import d’un fichier de rejets des prélèvements

A partir de la saisie comptable, à l’aide du bouton « Menus » puis « Utilitaires », vous pouvez maintenant importer un fichier à la norme CAMT 054 contenant des rejets de prélèvements.

Le fichier sera lu par LSC puis …

• les écritures d’impayés seront passées
• notre plateforme SEPA en sera informée

606-DiversC

Balance âgée

Ne pas exclure les écritures lettrées

Ce nouveau paramètre est maintenant disponible si vous cochez la rubrique « sélectionnez les écritures »

Corrections diverses

 

Brouillard d’encaissement –

Import camt 54 – Date mouvement

La date du mouvement était initialement lue dans les balises « book date » du fichier. Or les mouvements « pending » (en attente) n’ont jamais de « book date ». La date prévisionnelle de comptabilisation se trouve dans la balise « AddtlNtryInf » derrière le libellé /DTCP/ ».

Dorénavant c’est cette date qui accompagnera les mouvements « en attente » lus depuis le fichier.

Multiline (Luxembourg)

La balise 31 « compte bénéficiaire » n’était pas prise en compte, si bien que le mouvement se liait à tord au compte banque de l’entité trouvée par l’Iban du relevé de compte. Corrigé

Concerne également le rapprochement bancaire

 

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TOUS MODULES

Modification de fiche

Lorsque vous êtes en modification d’une fiche à partir d’une liste (immeuble, lot, locataire, copropriétaire, etc…), les boutons « suivant » et « précédent » sont présents sur la fiche.

Pour passer d’une ficher à l’autre sans repasser par la liste, il était possible également de le faire via des raccourcis claivers (CTRL + S  ou CTRL + P). Or, ces derniers ne fonctionnaient plus depuis plusieurs versions. Corrigé

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CORRECTIONS DIVERSES

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VISITE TECHNIQUE D’IMMEUBLE (VTI)

 

Ne voir que ses immeubles

Sur option, il est maintenant possible de n’envoyer que les immeubles que vous gérez vers le Cloud (puis sur la tablette).

L’intérêt est essentiellement quand vous procédez à une visite inopinée. Jusqu’à présent, tous les immeubles étaient proposés dans la liste depuis la tablette. Si vous l’activez, seuls les immeubles pour lesquels vous êtes « gestionnaire » le seront.

Cette activation est possible à deux niveaux :

• Dans vos préférences utilisateur

• Dans votre fiche « user »

Coordonnées des membres du conseil syndical

Jusqu’à présent, les membres du C.S étaient envoyés sur la tablette afin de remplir notamment la rubrique « effectuée en présence de… », reprise dans la zone de notes puis sur le rapport.

Dorénavant, si la zone au niveau du correspondant est renseignée, nous envoyons également le numéro de portable dudit membre et du président.

Sur votre tablette, l’affichage sera le suivant :

Documents annexes

Il est maintenant possible d’ajouter des documents sur la tablette que vous désirez consulter lors de la visite technique.

C’est au moment de la création de RDV que vous pouvez y procéder.

Donc, si vous avez besoin de photos ou autres devis et/ou factures, cliquez sur cette rubrique et faite « + » pour les ajouter.

Ces documents ne seront pas conservés, une fois de retour à l’agence

Seuls les fichiers de type image Jpeg ou Png et les PDF sont acceptés. Leur taille maximale ne doit pas dépasser 5 MO. Un message vous avertira si vous ne respectez pas ces contraintes d’utilisation.

Quelques conseils…

• Si vous avez ajouté un document à tort, sélectionnez le et supprimez le à l’aide du pictogramme représentant une poubelle.
• Si vous avez oublié un document, vous pouvez revenir ultérieurement sur le RDV et l’ajouter. Lors de la validation, il sera envoyé sur le CLOUD

Utiliser les entêtes associées aux entités

Lorsque l’on définit les paramètres de base de la VTI, la possibilité d’envoyer un logo sur le Cloud est donnée. Il est donc le même pour tous les immeubles.

En cochant cette case, LSC regarde le numéro d’entête saisi au niveau de l’entité comptable et envoie ce dernier. Il est donc possible de traiter des visites dont les rapports finaux auront des entêtes distinctes.

Cette rubrique est valable pour les VTI programmées ET les VTI inopinées

Retour à l’agence

Rappel : lorsque vous rapatriez une VTI, des événements sont crées

Dorénavant, si l’identité de l’entité de l’immeuble n’est pas renseignée, les événements sont affectés sur l’identité définie lors de la création du  RDV VTI et non celle du tiers par défaut défini en administration

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Module Organiseur

 

F5 – Afficheur

A partir de l’afficheur, une option « LISTER » est présente pour certaines catégories. Elle affiche les éléments dans une nouvelle liste.

A partir ce celle-ci, ajout d’un « scroller », c’est à dire la possibilité de descendre dans la liste avec la roulette de la souris…

Correction apportée en version 6.0.6r1

Emails

Certains mails provoquaient une erreur lors du passage au moment du décodage de ceux-ci car l’encodage n’était pas reconnu. Corrigé

 

F7 – Liste des Evénements

Gestion des LRE (AR24)

La gestion des LRE avec notre partenaire requiert le consentement préalable de vos clients. Une fois celui-ci obtenu, la ficher tiers permet de l’activer et de renseigner l’adresse email liée.

Ensuite, vous créez des événements et c’est à partir de cette liste que vous les envoyez…

Zone de notes de l’événement

Dorénavant, une fois l’événement envoyé à AR24, celui-ci est modifié au niveau de la zone de notes avec une confirmation (ou non) de l’envoi (comme cela existe déjà pour l’envoi d’un email.

D’autre part, ce fonctionnement ne permettait pas de distinguer facilement les tiers ayant donné leur consentement de eux ne l’ayant pas fait.

Séparer par accord de consentement

Dorénavant, à partir de la liste des événements, le menu « Actions » permet cette distinction (séparation en deux listes) afin d’envoyer vos documents en deux phases : l’une traitée en LRE, l’autre en recommandés classiques.

Liste des correspondants (« aller à.. » depuis les tiers)

Rubrique « ouvrir » dans une autre application

Une modification a été apportée à l’export de ces données sur Excel.

• La colonne « NOM » de l’export affiche dorénavant l’information « Nom sans prénom » et non plus « nom »

La colonne « NOM » de la liste contient donc ce même champ pour conserver une cohérence.

Gestion de la réception des emails

Comme pour chaque sortie de version, nous améliorons plusieurs principes. Sans entrer dans les détails techniques, voici quelques grands axes modifiés :

• Encodage
• Sujet de l’email : compatibilité avec l’UTF7  (génération qui suit l’UTF8)
• Nouvelle stratégie de récupération de la zone de note
• F5 – amélioration de la visualisation du message
• F5 – amélioration de la visualisation des pièces jointes éventuelles

Signature électronique (v2)

Placement des signatures

La fonction « placement des signatures » ne fonctionnait pas pour les identités multiples (colocataires, indivisaires, garants). En effet, sur le document final, les signatures étaient superposées. Corrigé

Dorénavant, quand une zone est définie et qu’elle concerne plusieurs signatures, nous envoyons ladite zone et la subdivisons en autant de signataires. Il faut donc bien penser à avoir une zone élargie quand par exemple, trois colocataires signeront le document.

Récupération des données

Quelques soucis ont été constatés, dans certains cas, au moment de la récupération des données (donc, une fois les signatures effectives) auprès de nos partenaires. Corrigé

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MyCo

Contact et historique

La recherche sur un tiers est étendue aux dossiers ou tél

Historique

Ne présentait pas, dans certains cas, les mêmes dates que LSC. Corrigé

Messagerie interne

• Ajout d’une option permettant de voir les casquettes « système » (orange)
• Le modèle de « note » est dorénavant utilisé en lieu et place du modèle de « contenu »
• Ajout de l’état « autre » lorsque l’on crée un événement de type « messagerie interne ».

Répondre à un e-mail

Pouvait parfois « embarquer » les états rapides ou planches d’étiquettes de la table 15 ou 18. Corrigé

Divers

• Les ‘ sont supprimés lors de l’affichage

 

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Administration de LSC

Poste technique

Il est désormais possible de déterminer jusqu’à 5 postes techniques distincts. Pour intégrer ses nouvelles données, un nouvel onglet a été crée

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Organiseur, Configuration SMTP, FAX, SMS, onglet Postes techniques (nouvel onglet)

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AG-Connect est un partenaire présent sur notre STORE (https://store.crypto.fr/) permettant d'effectuer des AG à distance. Seule l'utilisation dans LSC vous est expliquée dans cette documentation.

1\ Paramétrage de LSC

Attention, il faut avoir un compte sur notre store, avoir acheté des tokens pour AG Connect ET être au moins en version 6.0.6 de La Solution Crypto

Les transactions vers AG-Connect se font par le biais de jetons achetables sur le store. Ces jetons sont débités par AG-Connect lorsque vous « ouvrez les portes » d’une assemblée. Pour exporter l’AG, il n’est pas nécessaire d’avoir les crédits suffisants à sa validation. Cependant, afin de s’assurer que les passerelles sont bien en place, il est nécessaire que votre compte soit crédité d’au moins un jeton AG-Connect.

Une fois votre compte crédité, les options d’envoi et retour AG-Connect deviennent disponibles.

Il est actuellement impossible d’importer une AG depuis AG-Connect qui ne soit pas originaire de LSC. Vous devez donc dans un premier temps la créer dans LSC.

Pour être exportée, votre AG doit avoir un ordre du jour correctement valorisé :

Cela implique avant tout une date située future. Au cas ou elle ne le serait pas, une alerte vous annoncera que l’export est impossible.

Depuis la version 6.0.7r1, LSC récupère automatiquement la convocation et le rapport depuis AG-Connect.
Cela nécessite cependant d’aller configurer un modèle d’événement pour ces deux retours.
Vous pouvez le faire depuis la page d’administration syndic, onglet partenaire, où vous trouverez les champs suivants :

2\ Export de l’AG

L’export vers AG-Connect peut se faire soit depuis la page de convocation, soit depuis le menu « Actions » de la liste des AG.

Crypto ne permet actuellement pas l’envoi multiple d’AG.

Si votre AG était correctement saisie, vous recevrez une notification à l’issue de l’envoi vous informant de son bon déroulement.

Notez qu’il vous est possible de relancer l’export AG-Connect autant de fois que vous le désirez tant que l’AG correspondante n’est pas verrouillée sur le site d’AG-Connect, cela permettra de mettre à jour votre AG en cas d’oubli.

Il ne vous reste plus qu’à attendre les identifiants de connexion de vos participants qui vous seront automatiquement retournés par AG-Connect.

Lorsqu’ils seront disponibles, un post-it apparaîtra dans la palette de l’Organiseur.

Un clic sur ce dernier vous permettra d’ouvrir un rapport concernant l’export et l’intégration dans AG-Connect, reprenant les informations de l’AG et vous permettant de vous assurer de la cohérence des données.

3\ Convocations

En plus, ce rapport contient des précieuses informations vous permettant de générer les convocations de vos participants.

Cela se fait au moyen d’une nouvelle variable : la variable VAGAcces.

Cette variable prend 3 paramètres :
– l’identifiant de l’AG (entouré en bleu)
– l’identifiant du participant (entouré en vert)
– un nombre entre 1 et 2 -> 1 pour le code d’accès et 2 pour le mot de passe

Voici un exemple d’utilisation : VAGAcces ([AG]IdRef;[Tiers]IdRef;2) -> permet d’obtenir le mot de passe des participants lors de l’envoi des convocations individuelles depuis la saisie AG;

Une autre façon de faire est d’envoyer un lien de connexion à vos participants directement depuis AG-Connect.

Au cas ou un de vos participants aurait perdu ses codes d’accès, ceux-ci sont également récupérables dans la liste des participants sur le site d’AG-Connect.

4\ Déroulement de l’AG

Toute la saisie des votes se fait depuis AG-Connect. Reportez vous à leur documentation pour en savoir plus.

Une fois l’AG terminée, il vous sera possible de la rapatrier.

5\ Retour AG-Connect

Depuis la liste des AG, vous avez accès à une option « Retour AG-Connect » dans le menu « Actions ».

Cliquer sur cette option permettra de récupérer les votes d’une AG et d’aller ainsi directement à l’édition du rapport et permettre une notification aux absents ou opposants.

De plus, si vous utilisez une version supérieure à la 6.0.7r1, les boutons suivants seront disponibles :

Ces boutons serviront de raccourci pour accéder aux événements contenant respectivement le PV et la feuille de présence de votre AG.

Addendum des modifications apportées à LSC sur les versions 5 depuis mars 2020

Sommaire

Tous les points par module sont cliquables et permettent d’arriver directement sur la rubrique escomptée. Un bouton « retour sommaire », placé au même niveau que chacune des rubriques énumérées ci-dessous permet de revenir en tête de document en un clic.

Les nouveautés sont affichées en bleu lorsque vous accédez au chapitre demandé…

Survolez les titres et si un pictogramme apparaît, il devient « cliquable » pour afficher le chapitre souhaité…

Nouveautés et corrections des versions 5.6.19 et 5.5.31

Extranet (service client)

– Loi ELAN applicable au 1er juillet 2020

Module SYNDIC

-Vote par correspondance : toutes les nouveautés
-Vote à distance : AG Connect, notre nouveau partenaire
– Liasse externalisation : possibilité de créer des liasses par copropriétaire en création d’événement
-Gestion des pouvoirs
-Nouvelles règles de vote : article 26-1 en 25 – 25-1 en 24

 

Module GÉRANCE

– Trop perçu

EXTRANET

Nouveautés liées à la loi ELAN

Préambule

La loi ÉLAN vous impose de publier un certain nombre de documents sur l’extranet, de deux catégories différentes :

• A l’endroit de l’ensemble des copropriétaires

Règlement de copropriété, fiche synthétique, contrat de syndic en cours, etc…

• Pour les Conseils Syndicaux

Pour cette seconde catégorie, nous pouvons même la subdiviser en deux car des documents concernent l’ensemble de votre portefeuille (votre carte professionnelle ou R.C. par exemples) alors que d’autres sont limités à la copropriété (relevés de comptes bancaires, balances générales, etc…

Comment allez-vous y procéder pour publier ces informations ?

Rien ne change pour les copropriétaires et les conseils syndicaux pour ce qui est lié à l’immeuble. Les événements crées, chronotés et publiables dans LSC seront vus par ces différentes catégories.

Nouvelles options

Publier un document relatif à l’ensemble de votre portefeuille

Comme la publication depuis LSC est gérée par immeuble, nous avons jugé préférable de travailler directement depuis l’extranet pour ajouter ce type de fichier.

Connectez-vous à votre extranet, allez en Syndic, puis sur Documents pour constater qu’un nouveau dossier a été ajouté : DOCUMENTS_du_SYNDIC

Le principe est simple… En ajoutant tout document à ce niveau, tous les membres d’un conseil syndical, tous immeubles confondus verront ce dossier et son contenu dans leur espace personnel

Comment ajouter un document ?

Très simple, ouvrez le dossier, cliquez sur « ajouter un document ».

Si vous désirez le supprimer, il suffit de la cocher puis de cliquer sur la croix située à droite du fichier.

Contrairement à la publication faite depuis LSC, vous travaillez en temps réel

 

Publier le fonds travaux attaché au lot (compte 105)

Autre obligation de la loi ÉLAN, est de permettre à vos copropriétaires de visualiser le montant des fonds de travaux attaché à chacun de ses lots.

Le plan comptable étant normé, nous parlons ici des comptes de type 105 sur lesquels un détail des montants détenus par lot est toujours affiché. Le fait que vous soyez sur la dernière version de LSC suffit à automatiser cet envoi.

Les fonds ne sont envoyés que si le montant est différent de 0

Publier  les comptes 102xxx

Le compte 105 ne montre que les fonds appelés et ne fait donc pas mention des autres provisions pour travaux décidés, liés aux comptes 102xxx. Pour ce dernier cas, nous avons ajouté, sur option, la possibilité de les publier également.

Dans les paramètres de l’extranet, une nouvelle boite à cocher vous permet cette activation.

 

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MODULE SYNDIC

Assemblée générale

Vote par correspondance

L’avènement du vote par correspondance entraîne beaucoup de changements dans la gestion d’une assemblée générale et cela se traduit des façons suivantes dans La Solution Crypto…

Formulaire de votre par correspondance

Un arrêté du 2 juillet 2020 fixe les modalités du vote par correspondance et notamment le formulaire que les copropriétaires doivent vous renvoyer au plus tard 3 jours francs avant l’assemblée générale. Cet envoi peut être fait par courrier ou par email.

En complément de notre version 6.0.6, nous vous mettons à disposition ledit formulaire, adapté à notre traitement de texte. Vous le trouverez sous deux formes :

• En modèle d’événement ne contenant que les informations lui étant inhérentes
• En pages complémentaires dans la convocation A.G, en remplacement des feuilles de vote qui feraient doublon si nous les conservions. En effet, même un copropriétaire désirant être en présentiel ou donnant pouvoir pourra se servir du tableau joint pour préparer ses votes.

Les modèles seront envoyés sur simple demande ou disponibles sur votre espace client via www.crypto.fr

Si vous désirez conservez votre modèle, vous pourrez vous servir du 1er cité ci-avant pour le copier / coller dans le vôtre. A votre charge d’en vérifier la cohérence globale…

Saisie des présences

Au delà du vote par correspondance, les copropriétaires peuvent aussi participer à l’AG à distance, requalifiant ainsi les copropriétaires en cinq catégories distinctes :

• Présents physiquement
• Présents mais représentés
• Présents à distance (nous y reviendrons dans le chapitre suivant)
• Vote par correspondance (pour ces derniers, il faut également saisir la date de réception du formulaire, qui sera reprise sur la feuille de présence)
• Absents

L’écran de saisie des présences de LSC reflète ce nouvel été de fait avec l’ajout de deux colonnes et le renommage des autres

Chaque copropriétaire se voit donc affecté un code :

• Absent : N
• Présent physiquement : O
• Représenté : R
• Présent à distance : D
• Vote par correspondance : C

(Seuls les codes O et D peuvent être représentés)

Si vous ne gérez pas les votes par correspondance, il est possible de revenir aux anciens écrans en décochant une option présente dans les paramètres syndic de l’administration…

Particularités des votes par correspondance

Puisque vous recevez les instructions du copropriétaire au moins trois jours francs avant l’A.G., vous pouvez (devez ?) saisir les votes de ce dernier dès la saisie des présences.

En effet, un double-clic sur les tantièmes d’un copropriétaire dans la colonne « vote par correspondance » affiche un nouvel écran permettant ladite saisie :

Par défaut sont affichées toutes les résolutions (et sous-résolutions) avec un statut « non votant » + la date du jour comme date de réception du formulaire

Saisissez les votes en cliquant simplement dans les bonnes colonnes. A l’issue, validez.

Vous noterez que les résolutions contenant des sous-résolutions sont affichées de façon différente pour une lecture simplifiée.

Conséquences ?

• Les votes sont enregistrés et seront affichés sur l’onglet « Saisie des votes » lorsque vous cliquerez sur ÉTAPE SUIVANTE
• Les copropriétaires concernés seront affublés du code « C » sur chaque résolution de la saisie des votes

Evolution des boutons présents sur cet écran…

• Imprimer, options 1 et 2 (ATTENTION, ne concerne donc pas les feuilles de présence multi-clés)

La feuille de présence affiche deux informations dans la colonne émargement : « VOTE PAR CORRESPONDANCE » et la date de réception du formulaire

• Ouvrir dans une liste

Les nouvelles colonnes de la saisie des présences sont prises en compte dans l’affichage sur tableur

• Tous présents

Quatre possibilités. Indiquer que les copropriétaires sont TOUS PRÉSENTS physiquement ou à distance ou de ces deux façons mais en conservant les votes par correspondance préalablement saisis

• Tous absents

Deux possibilités. Indiquer que les copropriétaires sont TOUS ABSENTS ou en conservant les votes par correspondance préalablement saisis

Saisie des votes

Visuel

Sur cet écran sont donc distingués les copropriétaires ayant voté par correspondance :

• Dans une nouvelle colonne, le statut « C » est affiché
• Les votes saisis sur l’onglet précédent sont affichés

Annulation des votes « favorables »

Extrait du décret :  » Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire établi conformément à un modèle fixé par arrêté. Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d’assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution. » Ce formulaire est régi par les articles 9, alinéa 2, 9 bis, 14, alinéas 1 à 4, 14-1 et 17, alinéa 3, du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 modifié pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 … »

Par essence, les votes par correspondance ne sont pas modifiables. Cependant, comme le précise le décret, le copropriétaire devient « défaillant » (donc non votant) s’il a voté OUI à une résolution et que celle-ci est amendée pendant l’assemblée.

Une nouvelle option « Annuler les votes par correspondance, s’ils sont favorables » est donc présente lors du vote de chacune des résolution.

Evolution des boutons présents sur l’écran

• Unanimité OUI
• Unanimité NON
• Unanimité ABS (abstentions)
• Unanimité Non votants

Ne s’appliquent pas aux votants par correspondance

• Imprimer (option feuille de signature)

Ajout de la mention « VOTE PAR CORRESPONDANCE » en contexte.

Calculer le rapport

Pas de nouvelles fonctionnalités liées au vote à distance ou par correspondance sur cette page MAIS votre procès verbal peut afficher ces nouvelles informations apportant ainsi de la clarté supplémentaire à vos copropriétaires.

Nous tenons à votre disposition deux nouveaux modèles (accessibles sur votre espace client ou sur simple demande) dans lesquels ces données sont détaillées.

Ci-dessous, un exemple de ce que vous retrouverez dans ces matrices pour :

• Le récapitulatif des copropriétaires

• Un vote

A noter que si vous utilisez votre modèle, celui-ci affichera toujours les bons résultats mais regroupés. Par exemple, le nombre de présents (Variable VR_ent16) contiendra à la fois, les présents physiquement, à distance, par correspondance ou représentés.

Si vous désirez modifier votre modèle personnel, vous pouvez retrouver sur le lien suivant (chapitre « variables et balises du rapport AG ») tous les éléments nécessaires aux différents affichages. Variables de LSC

 

Vote à distance

La version 6.0.6 est compatible avec notre partenaire AG CONNECT, présent sur notre store. Il permet la tenue d’une assemblée générale à distance pour les copropriétaires ne désirant ou ne pouvant pas se rendre sur le lieu de l’AG.

L’AG est établie sur le module AG CONNECT jusqu’au rapport AG puis un retour (comme pour une A.G. nomade) est prévu dans LSC pour rapatrier l’ensemble des données traitées.

• Conformément au décret, AG Connect retransmet la voix et assure la retransmission continue et simultanée des communications grâce à un outil de visioconférence intégré
• Obligation pour le copropriétaire de signer la feuille de présence, AG CONNECT est équipé d’un système de feuille de présence et de signature avec empreinte numérique
• En cas d’incident technique, la loi stipule que cela doit être mentionné sur le PV d’assemblée générale, AG CONNECT permet un traçage numérique de tous les événements et délivre un certificat de preuve de l’ensemble des actions ayant eu lieu… »

Consultez la suite sur le lien suivant : AG CONNECT« 

Nouvelles règles de vote pour l’article 26-1

Dorénavant, pour l’article 26-1, si pas de majorité oui ou non, un revote immédiat à l’article 25 est possible si le projet a recueilli au moins la moitié des membres présents ou représentés et au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires

Ensuite, comme pour le passage de l’article 25-1 à 24, un texte s’intègre en fin de résolution pour expliquer ce qui a été fait.

Si vous modifiez le texte proposé par défaut, il sera mémorisé par LSC.

Nouvelles règles de vote pour l’article 25-1

Pour l’article 25, si pas de majorité oui ou non, le revote est dorénavant immédiat à l’article 24 si le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires. Auparavant, il fallait d’abord décider s’il fallait revoter ou pas à l’article 24 par… un vote.

Dorénavant, le texte ajouté en fin de résolution pour expliquer le passage en article 24 est mémorisé.

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Module GÉRANCE

 

LOCATAIRE

Trop perçu

Traitement

Amélioration des contrôles d’intégrité des données traitées lors du traitement de l’affectation des trop perçus (lancement calcul d’honoraires)

Méthode de basculement des écritures

Amélioration de la sélection par une recherche différente de cette dernière.

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CLAC est un partenaire présent sur notre STORE (https://store.crypto.fr/) permettant de gérer des dossiers locatifs.

0\ Préambule

Connaitre les principes de fonctionnement de notre extranet.

1\ Paramétrage de LSC

Attention, il faut avoir un compte sur notre store, avoir souscrit à Clac ET être au moins en version 6.0.6 de La Solution Crypto.

La passerelle CLAC nécessite que le compte agence CLAC soit lié au compte PagesImmo dans Crypto. C’est notre partenaire qui s’occupera de cette partie.

L’export vers CLAC utilise le canal de la multi-diffusion. Celle-ci est donc nécessaire à son fonctionnement.

Pour commencer à exporter vos biens vers CLAC, assurez-vous que votre compte de publication est bien renseigné.

Accès : menu paramètres, préférences et administration, publications internet, publication d’annonces.

Cliquez sur le bouton « Tester la connexion » pour vous assurer que ce service fonctionne.

2\ Export des biens vers CLAC

Maintenant que vous avez fini la configuration, vos lots éligibles pourront être exportés.
Un lot aura besoin, pour être publié, d’une référence internet, d’être à louer et libre, et d’être activé pour la diffusion :

Pour exporter une miniature, il vous faudra avoir une image dans la liste des documents du lot qui ait une autre référence que la vignette Crypto et qui soit activée en diffusion.

L’export peut se préparer manuellement, via le bouton « lien internet » de la liste des lots.
Autrement, une publication s’effectuera régulièrement via les services système (1 fois par jour en général).

Notez que même si vous préparez la publication manuellement, il vous faudra attendre que la diffusion soit effectuée par PagesImmo (tous les jours à 23h) pour que vos biens soient visibles dans CLAC.

3\ Traitement dans CLAC

A – Importer mes biens à louer de PagesImmo

Afin d’éviter toute saisie manuelle des biens à louer, les utilisateurs de la solution CRYPTO peuvent
importer leurs biens en location dans CLAC grâce à PAGESIMMO.
La passerelle automatique d’import des biens est mise en place par CLAC lors de la création de votre
espace de candidature

B – Exporter mon dossier vers Crypto

Les utilisateurs de la solution CRYPTO peuvent exporter un dossier accepté vers leur Solution
CRYPTO afin de créer la fiche locataire automatiquement.

Un bouton “Export vers CRYPTO “ apparaîtra dans le détails du dossier, une fois les dossiers passés
sous les statuts suivants : “accepté“, “accepté et signé“, “accepté, signé et payé“.

Ce bouton vous permet de rapatrier le dossier dans votre solution CRYPTO.

Si votre compte CLAC est relié à PAGESIMMO, chaque bien importé dans CLAC se verra attribué sa
référence internet. Cette référence fera le lien avec la solution CRYPTO pour rapatrier le dossier
accepté vers le bien correspondant.

Si CLAC n’est pas relié à votre compte PAGESIMMO pour l’export des biens vers CLAC, la référence
internet CRYPTO doit être saisie manuellement.

Après avoir « sauvegarder et exporter », le champ « référence CRYPTO » est automatiquement rempli
dans le détail du bien (onglet CRYPTO).

Une fois l’export réussi vous pourrez récupérer la fiche locataire dans votre Solution CRYPTO.

4\ Récupération des données dans LSC

Vous avez finalisé un dossier sur CLAC, il vous faut maintenant le rapatrier dans Crypto.
Assurez vous au préalable que l’export Crypto a bien été effectué dans l’outil CLAC.
Cela va générer un fichier que LSC pourra ensuite télécharger puis traiter.

Soyez vigilants à la référence Crypto de votre dossier. Celle-ci doit IMPÉRATIVEMENT être celle du lot auquel le locataire sera rattaché

Si vous êtes prêts pour l’import, il suffit de vous rendre dans la liste des locataires, menu action, vous trouverez alors une option intitulée « Import CLAC » qui permettra d’importer le fichier que CLAC a déposé sur le ftp.
Cet import sera aussi réalisé quotidiennement de manière automatique.

Cette opération va donc télécharger le fichier zip, le décompresser, puis extraire son contenu de deux types distincts :

Le lot concerné est rattaché à un mandat de gestion

LSC crée

• Les tiers (locataire et garants),
• La fiche locataire (affecte les pièces jointes à la fiche locataire)
• Le compte

Le lot n’est pas rattaché à un mandat de gestion (à partir des versions 6.2.7 et 6.3)

LSC ne crée que

• Les tiers (qui auraient été les locataire et garant) et affecte les pièces jointes à la fiche tiers « locataire »

Inch est un partenaire présent sur notre STORE (https://store.crypto.fr/) permettant la gestion des incidents pour vos clients. Seul le paramétrage à faire dans LSC vous est expliqué dans cette documentation

0\ Préambule

Connaitre les principes de fonctionnement de notre extranet..

1\ Paramétrage de LSC

Attention, il faut avoir un compte sur notre store, avoir souscrit à Inch ET être au moins en version 6.0.6 de La Solution Crypto

L’étape suivante consiste à paramétrer l’envoi des données vers Inch. Pour cela, nous utilisons l’interface déjà existante de notre extranet.

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Publication internet, publication service client.

Cliquez sur « Configuration multi envois » pour accéder à l’écran suivant et définir les données à envoyer  à Inch. Après avoir cliqué, LSC vérifie les abonnements possédés au niveau du store et vous affiche en « non grisé » ce à quoi vous accédez…

Il vous suffit simplement de cocher les données liées au(x) module(s) que vous allez gérer dans Inch. A l’issue, fermez la fenêtre et validez votre écran de paramètres de l’extranet.

2\ Envoyez les données à Inch

Pour exploiter Inch, il faut envoyer un minimum de données issues de LSC, que nous avons pré-paramétrée, pour les envoyer sur le site de notre partenaire.

Nous utilisons le même canal que l’envoi vers notre extranet, vous pouvez donc définir et programmer les jours et heures d’envoi au niveau de la gestion des services système.

Si vous ne savez pas comment cela fonctionne, rassurez vous, nous vous montrerons lors de la mise en place de Inch

3\ Gestion de la 1ère publication (si vous publiiez l’extranet auparavant)

Contrairement aux autres exports du service client, Inch ne nécessite pas l’envoi documentaire. Par conséquent, il n’y a pas de manipulations particulières à prévoir dans ce cas.

4\ Exploitation de Inch

C’est notre partenaire qui se chargera de cette partie et assurera votre formation et/ou un accès à la documentation.

Comment échanger avec nous lors de nos demandes d'interventions ?

Ci-dessous, vous trouverez la méthodologie pour communiquer efficacement avec nous lors des demandes que nous vous transmettons..

Demande initiale…

Par SMS

Si vous recevez une demande d’intervention / devis par SMS, il suffit d’ouvrir ce dernier

et d’aller sur le lien pour ouvrir notre formulaire d’échange. cf. Ecran à droite

Tout peut être fait à partir du téléphone..

Par E-mail

Le fonctionnement est quasi identique, un lien est proposé dans l’email pour afficher le formulaire d’échange

Liste des emails….

Une fois l’email ouvert (ci-contre), vous accédez directement aux éventuelles pièces jointes…

La rubrique « Voir les détails de l’intervention » ouvre le formulaire d’échanges

Formulaire d’échanges

L’action à effectuer dans un 1er temps  est simple : accepter ou refuser la demande

Echangez avec nous à tout moment…

A tout moment, vous pouvez échanger avec nous . En effet, sur la fenêtre d’échanges, disponible à toutes les étapes, un bouton « CONTACTER LE GESTIONNAIRE » est accessible. Message et PJ’s pourront être envoyés à tout moment, créant, si besoin, un fil de discussion dans le ticket.

 

Informations complémentaires à notre intention

En acceptant, vous devrez apporter deux informations complémentaires : la date et l’heure d’intervention (cf. copie ci-contre)

Vous pouvez également saisir un commentaire

A l’issue de votre saisie, validez afin de nous transmettre ces informations.

Confirmation de réponse de votre part

Un message de confirmation vous indiquera l’envoi effectif….

Puis, vous pourrez afficher à nouveau les données de l’intervention (ci-contre)

 

Les échanges suivants…

Maintenant, vous connaissez les principes. Ils seront identiques à toutes les étapes de l’intervention, c’est à dire qu’il faudra systématiquement ouvrir le lien (formulaire) d’échanges pour transmettre vos informations.

De notre côté, nous sommes alertés dès que vous nous transmettez un message…

Après la demande initiale, voici ce que nous pourrons (éventuellement) vous envoyer :

Un message

Pour toute demande, complément d’information, etc… nous pouvons ouvrir un fil de discussion

Une demande devis

Vous pourrez transmettre un devis via le formulaire pour acceptation.

Une présence sur place

Comme nous définissons ensemble un planning d’intervention, nous pouvons automatiser l’envoi un SMS et/ou Email pour vous demander la confirmation de votre présence sur les lieux le jour J, à l’heure H.

Une confirmation de fin d’intervention

Lors de cette demande de confirmation, vous pourrez joindre des preuves d’intervention et, si elle est déjà établie, la facture liée.

Une demande de facture

Si celle-ci n’a pas été envoyée au moment de la fin d’intervention, un autre message vous la demandera…

Par email…

Par SMS

Formulaire

Formulaire de réponse après avoir cliqué sur « envoyer votre facture » (mail) ou le lien (SMS)

Voilà, comme vous le voyez, il est simple d’assurer un suivi d’un ordre de service ou d’un devis d’intervention. Votre participation active garantira un service optimal dû à nos clients !

Gestion automatisée des demandes d'intervention, incidents, ordre de service. Documentation valable à compter du 30 septembre 2020

SOMMAIRE

Tous les titres en bleu vous indiquent que des nouveautés ont été intégrées dans le paragraphe traité depuis la version 1.7

Préambule de la version 2.0

Principes généraux

Paramétrages du module

Les différents types de tickets

Savoir lire un ticket

– L’entête

– Le corps de la page

– Lecture simplifiée d’un ticket multi-tiers

Comment créer un ticket (interface Web)

– Création par un lien
– Création manuelle

Saisir les données du ticket

Partie haute

Partie centrale

Partie basse

Validation d’un ticket et conséquences

– Liste des tickets

– Conséquences

Toutes les étapes d’un ticket

– Options disponibles à toutes les étapes

Echanges avec l’intervenant, propriétaire, président du CS + changements coordonnées

…/…

Note interne

Contacter un autre intervenant

Informer un tiers

– A – Ordre de service mono ou multi-intervenants

• 1 – Création d’un ticket
• 2 – Réponse de l’intervenant (accepte ou pas l’intervention)
• 3 – Demande de présence sur place
• 4 – Fin d’intervention
• 5 – Demande de facture
• 6 – Fermeture du ticket (nouvelles options)

– B – Devis simple ou multiple (différences avec un ODS)

• 1 – Création d’un ticket
• 2 – Réponse de l’intervenant (accepte ou pas de proposer un devis)
• 2b – Passer en devis multiple (optionnel)
• 3 – Acceptation (ou pas) du devis par le gestionnaire (ou autre tiers)
• 3b – Confirmation de l’acceptation à l’intervenant + Envoi du devis signé (optionnel)
• 3c – Prise de RDV directe entre l’intervenant et la personne à contacter
• 4 – Fin d’intervention  –  5 – Demande de facture  –  6 – Fermeture du ticket (cf. chapitre précédent)

Récapitulatif d’un ticket

– Retrouver les informations du ticket

Rapport et statistiques

– Par période

Côté LSC

– Afficheur (F5)
– Liste des tickets

Préambule de la version 2.0

La version 2.0 de la gestion de tickets (qui suit donc la version 1.7) a été complètement réécrite sous langage Angular. Même si cela ne veut pas dire grand chose pour le commun des mortels (y compris votre rédacteur !), cela offre plusieurs avantages :

• Gain de performances
• Technologie plus récente

A cela s’ajoute une nouvelle interface graphique (visuelle) en « Matérial Design » (issue de Google). Nous l’avons repensée suite à vos retours d’expérience de l’utilisation du logiciel.

Tutoriel intervenant : à votre demande, nous avons crée une petite documentation à l’attention de vos intervenants. Ils peuvent y avoir accès grâce à une bouton « aide » sur les formulaires d’échanges (ceux par lesquels ils vous répondent) où via un lien dans les emails de demandes d »intervention (ODS ou devis) que vous leur envoyez.

Pour votre parfaite information, voici le lien : tutoriel

PRINCIPES GÉNÉRAUX

La gestion des tickets est une application 100 % WEB, « branche » de l’extranet déjà proposé par Crypto.

Les tickets sont crées directement sur l’interface Web. Ils peuvent être à votre initiative (suite à un appel téléphonique par exemple) ou crée à partir d’une demande faire par vos clients (locataire, propriétaire, copropriétaire, etc….) faite à partir de leur accès extranet. Sur option, vous pouvez même permettre à l’initiateur de suivre l’évolution de la vie du ticket, toujours à partir de son accès extranet (détails dans le chapitre consacré à ce sujet)

Les tickets ont plusieurs types : ordre de service, devis simple ou devis multiple. Ils sont évolutifs. Ainsi, un ODS peut être transformé en devis simple et si besoin en devis multiple.

Les tickets sont multi-intervenants. Si, sur un ordre de service, plusieurs corps de métier doivent intervenir, vous pourrez tous les indiquer, personnaliser les instructions de l’intervention et assurer un suivi distinct de ceux-ci.

Ce suivi pourra être assuré depuis LSC car à partir de votre afficheur, les tickets « en cours » seront toujours visibles. Cependant, les actions à lancer seront faites depuis l’extranet, dans la partie dédiée à cette gestion de ticket (en Syndic et/ou Gérance).

Les tickets permettent des échanges aisés avec les parties concernées (le demandeur, le ou les intervenant(s), le notifié et bien sûr, le gestionnaire, voire son assistant car vous pouvez paramétrer l’application et donner des droits étendus aux assistants).

Un grand nombre d’étapes sont automatisées (rappel devis, présence sur place, notification, fin d’intervention, demande de facture). Vous n’avez donc pas à vous demander si telle ou telle action a été menée. Le gestionnaire suit en temps réel la progression du ticket, depuis son afficheur.

Trois modes de communication possibles : l’email, le SMS (qui mettent à jour le ticket) ou le téléphone (dans ce dernier cas, l’intervention manuelle du gestionnaire est nécessaire).

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PARAMÉTRER LE MODULE

La gestion des tickets, c’est avant tout un paramétrage, offrant les options suivantes :

Afficher dans l’extranet des clients

En cochant cette option, vous autorisez vos clients à voir et suivre les tickets dont ils seraient à l’origine. Une rubrique supplémentaire s’ajoute donc sur leur extranet, nommée « Mes tickets d’intervention ».

Pour être parfaitement clair, votre client fait une demande d’intervention mais c’est vous, in fine, qui définirez si cela nécessite (ou pas) l’ouverture d’un ticket.

Vous serez donc sur le formulaire ci-dessous où un ticket « temporaire » aura été ouvert et où les options :

• Valider le ticket
• Annuler le ticket

seront présentes. En fonction de votre choix, votre client sera averti de la suite donnée. S’il s’avère que vous créez un ticket, c’est alors que qu’un suivi lui sera proposé mais en occultant certaines étapes internes à vos traitements (note interne, échanges avec le fournisseur, etc…)

Recevoir l’accusé de lecture de l’ODS

Par défaut, lorsque vous créez votre ticket, un email (et/ou un SMS) est envoyé à l’intervenant sans qu’aucune preuve de lecture ne lui soit demandée. Cochez cette cas si vous désirez le lui notifier en sachant que rien ne l’oblige à y donner une suite favorable.

NOTIFIER

Notifier signifie qu’un email et/ou un SMS sera envoyé au type de personne désigné lors que le ticket évoluera. Concerne trois types distincts :

• Le créateur du ticket
• Le gestionnaire

Personne indiquée comme tel dans LSC dans la fiche immeuble (syndic) ou compte locataire / propriétaire (gérance)

• L’assistant

Même principe que pour le gestionnaire.

Description par défaut

Ce cadre vous permet de déterminer un texte générique que sera repris par défaut dans la description de tout nouveau ticket créé.

Pièce jointe par défaut

Si vous attachez une ou plusieurs pièce(s) jointe(s) à ce niveau, elle(s) sera(ont) systématiquement envoyée(s) à vos intervenants lors de la demande initiale (Ordre de service ou devis)

A noter que seule la demande par mail envoie ce type de document

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LES DIFFÉRENTS TYPES DE TICKETS

Chaque ticket se voit attribuer un type, souvent un acronyme, afin de les distinguer très facilement. Ces types sont au nombre de 5 :

• ODS = Ordre de service
• ODSM = Ordre de Service Multiple, c’est à dire multi-intervenants
• DS = Devis Simple
• DM = Devis multiple
• ? = ticket issu d’une demande via l’extranet et non encore validé par le gestionnaire.

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SAVOIR LIRE UN TICKET

Un ticket se lit de bas en haut, et, est subdivisé en quatre parties…

• L’entête, elle même décomposée en trois parties distinctes : partie gauche, centrale et droite

Le corps est composé de trois parties

• Partie gauche : vos actions possibles à lancer
• Partie centrale : éléments reçus et saisis par vous même à la place d’un tiers
• Partie droite : résultat de vos actions (par exemple : demandes de devis, de date d’intervention, de facture, etc…)

L’entête

Partie gauche

• Numéro du ticket, précédé du type de ticket (Ordre de service, devis simple ou multiple
• le sigle « I » vous donnant les informations suivantes : qui a crée le ticket, qui en est à l’origine, quelle est la source
• Montant (dans un premier temps le devis puis celui de la facture finale)
• Informations sur la personne à contacter (avec un accès à ses informations, qui peuvent être complétées)
• Informations sur la ou les personne(s) à notifier (avec un accès à ses informations, qui peuvent être complétées)
• Délais de relance (uniquement la facture si ODS – Ajouts de Devis et rappel d’intervention pour Devis simple ou multiples
• Mode silencieux : permet de stopper les automatismes d’envoi à vos tiers (par exemple, envoi d’un rappel de demande de devis). Ce mode peut être défini dès la création du ticket ou à n’importe quel étape. Il est activable / désactivable à souhait.

Ces pictogrammes donnent accès à des détails de la ligne, voire à la possibilité de modifier des informations

Partie centrale

• Temps passé sur le ticket (se déclenche à chaque ouverture)

• Adresse de l’immeuble ou du lot

• Rappelle les données ayant conduit à l’ouverture du ticket. Titre et description détaillée

Modifiable à tout moment par un clic sur le pictogramme.

Partie droite

• Date et heure d’ouverture
• Etape en cours (demande de devis, attente de fin d’intervention, etc…)

N’est pas indiquée sur un ordre de service multi-intervenants

• Tous les documents reçus durant la vie du ticket (photos, devis, facture)

Des petites flèches permettent de les faire défiler de droite à gauche (ou inversement). Un clic ouvre le fichier en grand format

           

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Le corps du ticket

Partie gauche

La vie d’un ticket est liée à des étapes, logiques et … chronologiques.

Cette zone de l’écran est une aide à l’utilisation du ticket. Elle vous suggère l’étape suivante ou propose une saisie manuelle, voire un retour arrière en cas de problème avec un intervenant.

C’est donc un outil indispensable et qui plus est très utile dans la mesure où il vous apporte une aide précieuse…

Les deux parties suivantes sont indissociables et schématisent la progression dans les étapes de votre ticket.

Partie centrale

Affiche tous les éléments reçus par le gestionnaire : demande d’intervention, réception d’un devis, confirmation présence sur place, etc..

A noter que dans certains cas, c’est votre intervention qui aliment cette partie, lorsque vous saisissez l’action manuellement en lieu et place du tiers concerné.

Partie droite

Matérialise vos actions, en tant que gestionnaire.

Par exemple, la création du ticket, puis l’envoi d’un ODS (ordre de service) ou une demande de devis, etc…

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Lecture simplifiée du ticket

Les informations échangées avec les différents tiers s’affichant chronologiquement de bas en haut, tous tiers confondus, vous pourriez avoir besoin d’afficher les données inhérentes à l’un d’entre eux.

Au niveau de chacun des tiers, vous accéderez à la possibilité d’activer la lecture simplifiée (cf. copie d’écran ci-dessous) où sont affichés le président du CS et deux intervenants

Si, par exemple, vous ne voulez afficher que ce qui concerne « LeDocteurNettoyeur », vous activez l’option

 

et obtiendrez le résultat suivant : seul l’ordre de service initial, sa réponse et un message que vous lui avez envoyé seront affichés.

Désactivez l’option pour revenir à un affichage intégral des éléments du ticket

COMMENT CRÉER UN TICKET

La création d’ un ticket se fait depuis l’interface web, à partir de la liste des tickets Syndic ou Gérance, à l’aide du bouton + (cf. copie d’écran ci-dessous).

L’intérêt de pouvoir créer un ticket directement depuis le service client réside dans le fait que vous n’êtes pas forcément devant votre ordinateur, donc connecté à Crypto. Une simple connexion à l’extranet depuis n’importe quelle machine, ou depuis votre smartphone l’autorise..

a) Création par le biais d’un lien

Si la demande émane de l’extranet, vous recevez, en tant que destinataire de celle-ci, un email récapitulant la problématique du jour, le lot (ou immeuble) concerné. Il possède un lien hypertexte (cf. copie d’écran ci-contre).

A ce niveau, un ticket a déjà été crée mais il n’a pas encore de statut (?). C’est à vous de choisir d’annuler la demande ou de valider le ticket. Le demandeur sera averti de votre décision.

b) Création manuelle

Si la demande provient d’un email classique ou d’un appel téléphonique, allez sur votre service client, dans le module concerné (Gérance ou syndic), ouvrez « tickets » et cliquez sur « + »

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SAISIR LES DONNÉES DU TICKET

Partie haute

Type de ticket

Deux types disponibles : Ordre de service, devis

Ordre de service : demandera à un ou plusieurs intervenant(s) d’aller sur site pour procéder à une constatation et/ou devis et/ou réparation

Devis : un devis sera demandé à un ou plusieurs intervenant(s) afin que vous puissiez valider le devis gardé… pour une intervention ultérieure.

Si vous demandez à plusieurs intervenants pour le devis, vous passerez automatiquement le type de ticket de devis simple (DS) à devis multiple (DM)

Copropriété, bien ou immeuble

• Ticket Syndic

Choisissez une copropriété à partir de la liste que vous sera affichée

• Ticket Gérance

Deux choix possibles : choisir un lot ou un immeuble si celui-ci est un immeuble complet. Il est en effet possible de traiter des tickets Gérance comme on le fait en Syndic pour ce dernier cas, c’est à dire une intervention dans les parties communes.

Identité à l’origine de la demande

Saisissez le nom (ou la qualification) du tiers qui est à l’origine du ticket

Source

Informatif. Permettra par la suite d’obtenir des statistiques

Pour les trois rubriques précédentes, si la demande a été faite depuis l’extranet, ces données sont renseignées automatiquement

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Partie centrale

Date et heure de la demande

Cette donnée servira de repère durant toute la vie du ticket

A NOTER : si la demande a été faite depuis le service client, cette donnée est renseignée automatiquement

Sujet

Le sujet est important car est systématiquement repris dans toutes les correspondances avec les différents interlocuteurs

Description

C’est VOTRE description du problème ou de la nature de l’intervention. Sera transmise aux intervenants.

Description originale

Collez dans cette case les informations transmises par le demandeur

A NOTER : si la demande a été faite depuis le service client, cette donnée est renseignée automatiquement

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Partie basse

Mode Silencieux

Nouveauté de la version 2.0, ce mode vous permet d’avoir un contrôle totale sur la vie du ticket, c’est à dire d’empêcher le logiciel de générer des emails e/ou SMS automatiquement.

Exemple : vous créez un ODS mais vous avez déjà eu l’intervenant en ligne pour lui demander d’intervenir….. Activez ce mode, terminez la création du ticket et à la validation, rien ne sera envoyé à l’intervenant ou au demandeur

Ce mode, présent dès la création du ticket, restera visible à toutes les étapes vous permettant de le réactiver ou le désactiver à tout moment.

Envoi du propriétaire (Gérance uniquement)

En activant cette option, vous transmettrez  le nom du propriétaire du bien (ou de l’immeuble complet) à l’intervenant afin qu’il établisse le document à son nom.

Demander la présence sur place

Cette option n’est visible qu’avec un ticket de type « Ordre de service » (ODS). En effet, pour les autres types, la demande de présence sur place est envoyée de façon automatique

Intervenant

Si vous cliquez sur la flèche, vous déployez la rubrique pour y saisir les données de l’intervenant.

Le principe est simple : vous pouvez les choisir par corps de métier à l’aide de la rubrique de gauche ou dans une liste, toutes activités confondues.

Une fois votre choix effectué, les données de l’intervenant sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Vous pouvez choisir d’envoyer par email ou par SMS ou ….les deux ! Deux exceptions cependant : la demande initiale de devis et la demande finale d’une facture seront systématiquement envoyées par email (et par SMS si vous avez coché la case)

A NOTER : si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le saisir manuellement

Cas des intervenants multiples

Avant tout, servez-vous du bouton « AJOUTER » pour en gérer plusieurs…. Puis, suivant le type de ticket :

• Ordre de service

Vous pourrez ainsi gérer en simultané (dans le même ticket), plusieurs corps de métier.

• Devis

Pour un devis, si vous saisissez plusieurs intervenants, le comportement sera différent. Il sera alors question de faire un « choix » sur les devis reçus pour n’en conserver qu’un.

Personne à contacter

Puisque vous demandez à un (ou plusieurs) tiers (fournisseur) d’intervenir sur site, il peut avoir besoin de contacter une personne pour y accéder. Saisissez à ce niveau les coordonnées (et un commentaire éventuel)

Vous avez également la possibilité de prévenir cette personne et qui va la contacter …

Si vous cochez « email » et/ou « SMS », cette option se déclenchera à la création du ticket pour un ordre de service ou la validation d’un devis pour les autres types de tickets.

A NOTER : si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le saisir manuellement à l’aide de la rubrique « ajouter une personne non listée »

Personne(s) à notifier

Notifier une personne signifie qu’elle sera alertée de façon automatique des étapes importantes du ticket.

Par défaut, le tiers à l’origine de la demande (si celle-ci a été faite via le service client) est notifié…

Là également, vous pouvez choisir de notifier par email ou par SMS ou ….les deux !

Si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le saisir manuellement

Relances (pour les ODS, seule la rubrique facture est visible)

• Devis et factures

Vous avez la possibilité de déterminer vos délais de relances en jours.

Pour ces deux premiers types de relance, vous pouvez également définir le nombre maximum de relances. En effet, celles-ci étant automatiques, si l’intervenant ne répondait jamais, il pouvait recevoir des relances ad vitam. Dorénavant, vous avez une meilleure maîtrise de celles-ci.

• Rappel de l’intervention

Si vous désirez rappeler à l’intervenant le jour et l’heure d’intervention, cette 3ème rubrique vous le permet (en heures)

Pièces jointes

Lors de la création d’un ticket, les pièces jointes peuvent être par exemple les photos du sinistre ou tout autre fichier qui pourrait donner de l’information, notamment à l’intervenant. Vous pouvez les ajouter en les déposant dans le cadre prévu à cet effet.

Si la demande initiale est issue de l’extranet, les PJ’s sont reprises automatiquement à ce niveau.

Toutes les pièces jointes resteront accessibles pendant la vie du ticket, dans la partie supérieure.

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VALIDATION D’UN TICKET & CONSÉQUENCE

Liste des tickets

La validation du formulaire a pour effet de créer un ticket et de l’afficher dans la liste des tickets existants et actifs !

Tri par défaut

Les tickets sont affichés du plus récent au plus ancien. Ce qui compte, ce n’est pas la date de création mais celle de modification…

Donc, par exemple, un ticket crée le 19 mai 2020, modifié le 14 août, sera présenté avant un ticket crée le 25 juillet…

Colonnes remarquables

• Num

Correspond au numéro unique attribué au ticket. Est rappelé dans les différents échanges avec les intervenants et/ou tiers concernés.

• Modifié le

Dès que le ticket est modifié, cette date évolue. Par défaut, les tickets sont triés par cette date, ceux modifiés le plus récemment étant affichés en premiers.

• Statut (cf. paragraphe suivant)
• Sujet (survolez la zone avec la souris pour afficher la description complète)

• type

Chaque ticket est lié à un type sous forme d’acronyme permettant une reconnaissance visuelle rapide.

Couleurs et statuts

Cette liste vous montre les tickets sous deux couleurs : en gris ou en bleu

• Gris

Sont les tickets qui sont attente d’un élément. Par exemple : attente du RDV d’intervention

• Bleu

Cette couleur vous indique qu’une intervention de votre part est nécessaire. Par exemple, vous avez reçu un devis, il vous faut l’accepter ou le refuser !

ODSM (Ordre de Service Multi-Intervenants). Pour ce type de ticket, seuls deux statuts sont affichés : EN COURS  ou… CLOS

Recherches

A partir de cette liste, vous pouvez rechercher les tickets (à l’aide du menu déroulant à gauche). Ils peuvent être retrouvés…

• Module syndic : par copropriété, sujet ou description, numéro, intervenant

• Module gérance : par référence de lot ou d’immeuble, du propriétaire, du sujet ou description, du numéro, de l’intervenant

Affichages

Imprimer

Permet l’impression de la liste des tickets affichés à l’écran

Mes tickets

Par défaut, cette option est cochée. Si vous décochez, vous pourrez voir les tickets des autres gestionnaires de l’agence

En cours ou… autres

Afficher les tickets …(à l’aide du menu pop up situé en haut à droite.)

• En cours
• Du jour
• Fermés (à noter que pour ces deniers, le statut est affiché en rouge)
• Tous

Transférer à un autre gestionnaire

Pour y procéder, vous devez sélectionner le ou les ticket(s) à l’aide de la boite à cocher en 1ère colonne puis vous cliquez sur la rubrique « changer le gestionnaire ».

Puis,  vous affectez en choisissant le nouveau gestionnaire dans une liste.

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Conséquences

La validation du ticket a eu pour conséquences d’envoyer toutes demandes (ou notifications) aux personnes définies lors de la préparation de celui-ci.

• Le ou les intervenant(s) reçoit (reçoivent) un email ET/OU un SMS (si coché) dans le cadre d’une demande de devis ou d’un ODS multi-intervenants
• L’éventuelle personne notifiée (le demandeur par exemple) reçoit une confirmation de la création du ticket

Si vous avez activé le mode « silencieux », ces envois ne sont pas effectués

• Le ticket affiche la demande initiale, sa création et la demande de devis (ou d’intervention pour un ODS)

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TOUTES LES ÉTAPES D’UN TICKET

Vous l’avez compris, un ticket est une suite d’étapes logiques permettant de mener à bien un ordre de service, qu’il soit lié à un ou plusieurs intervenant(s), avec devis ou non. L’idée force du logiciel est de vous aider à chacune des étapes quand aux actions à lancer.  En parallèle, des automatismes (désactivables à tout moment…) gèrent à votre place l’information due à certains types de tiers et/ou les relances.

Deux actions sont donc à distinguer :

• Celles inhérentes à l’étape en cours, donc non disponibles (en général) au niveau des autres étapes (par exemple une demande de devis n’a aucun intérêt une fois la date d’intervention finale définie, etc….
• Celles, dites génériques, que vous pouvez lancer à n’importe quel moment.

Intéressons-nous d’abord à ces dernières…

Options disponibles à toutes les étapes

Envoyer un message

Disponible pour un intervenant, le président du CS (syndic), le propriétaire (Gérance), le locataire (Gérance), vous avez la possibilité d’échanger avec le tiers à tout moment…

Le résultat de votre action se matérialise sur le ticket en partie droite….

Si une réponse vous est faite, et si vous répondez à celle-ci (et ainsi de suite), le sujet sera conservé afin de créer un fil de discussion…

Changer les coordonnées du tiers

A l’aide du petit crayon présent, vous pouvez changer l’email et/ou le portable de votre intervenant (ou propriétaire ou président du CS)

Il est également possible de cocher le mode utilisé pour les échanges (email seul, SMS seul ou les deux). Une coche, située à gauche vous rappellera comment vous communiquez avec l’intervenant.

Options non directement liées à un intervenant défini sur le ticket

Note interne : commenter le ticket

Vous avez la possibilité d’écrire une note, qui restera interne, afin de suivre au mieux l’évolution du ticket

Résultat obtenu, qui sera affiché sur la partie droite de l’écran de votre ticket

 

.

Ce texte, vous pouvez l’enrichir avec couleurs, gras, etc…

Contacter un autre intervenant

Cette rubrique a une double fonction :

• Soit faire appel à un autre intervenant ou annulant l’ordre du précédent (donc annule et remplace)
• Soit en complément de l’intervenant déjà contacté si, par exemple, plusieurs corps de métiers sont nécessaires pour l’ODS.

Ce choix, vous le faites au moment de la validation de l’appel à un autre intervenant

Informer un tiers

A tout moment, vous pouvez envoyer un notification contextuelle (qui tient compte de l’étape sur laquelle vous êtes) à la (ou les) personne(s) de votre choix

Cette rubrique n’est plus proposée en ODSM (Ordre de service multi-intervenants) car nous sommes en présence de plusieurs contextes, pas forcément à la même étape d’avancement.

Ecran de saisie…(exemple pour la notification de deux tiers, dont un n’est pas dans la liste par défaut : nom renseigné sur la 2ème ligne, ci-dessous à droite)

La création du ticket étant effective, nous poursuivons à partir de l’étape n°2 – la réponse de l’intervenant…(ou des intervenants pour un ODSM)

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1\ L’ordre de service (ODS)

Étape n° 1 : création du ticket

cf. chapitre « Comment créer un ticket ».

Un ticket peut être crée depuis LSC en validant un événement OU depuis l’extranet depuis la liste des tickets (Gérance ou Syndic), avec le bouton +

Étape n° 2 : réponse de l’intervenant (ou des intervenants pour un ODSM)

Le fournisseur a donc reçu un SMS (cf. copie d’écran ci-contre) ou un email et il trouve un lien lui permettant d’accéder au service client, sur une page dédiée. Il y trouvera le rappel des informations de la demande (cf. copie d’écran ci-dessous, à gauche) , l’éventuelle personne à contacter, les informations du gestionnaire et la possibilité de répondre (cf. copie d’écran ci-dessous, à droite)

En acceptant l’intervention, l’intervenant propose en même temps la date et l’heure…

La validation de l’écran envoie un email au gestionnaire, le prévenant qu’une action a été faite pour le ticket xx. Il faut donc accéder au ticket et… passer à l’étape suivante : « demander la présence sur place » (si cochée lors de la création du ticket) OU « demander la fin d’intervention »

En parallèle, la personne notifiée reçoit automatiquement l’acceptation de l’intervention et la date + l’heure.

Votre ticket ressemble à cela …

Étape n° 3 : demander la présence sur place (optionnelle)

Automatique, envoyée (par mail ou SMS) 15 minutes avant l’heure prévue d’intervention. L’intervenant pourra, comme à chaque étape, vous répondra directement sur l’interface du service client. Quatre choix lui seront offerts

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email

NB : s’il vous répond par un autre biais (email ou SMS), vous devrez mettre le ticket à jour à l’aide des rubriques situées sur la partie gauche.

Étape n° 3 bis : Passer d’un ordre de service à un devis simple

ATTENTION : cette option n’est pas possible si vous êtes sur un ODSM, c’est à dire avec plusieurs intervenants définis

Votre ticket peut évoluer d’un ordre de service à la gestion d’un devis (devis simple). En effet, votre intervenant, une fois sur place, peut constater et vous indiquer qu’un devis nécessitant votre acceptation est nécessaire …

Sur votre ticket, deux rubriques vous le permettront

• Demander le devis
• Saisir manuellement le devis

Lors du passage en devis simple, vous aurez la possibilité de définir les délais de relance non proposés lors de la création de l’ordre de service. Ils restent accessibles et modifiables en modification d’un ticket, en cliquant sur le pictogramme représentant un crayon

Si votre ODS devient un « devis simple », nous reprenons alors le fil conducteur du nouveau type de ticket .. cf. ci-après l’étape n°2 d’un Devis simple

Étape n° 4 : demander la fin d’intervention

Automatique, envoyée (email ou SMS) quelques minutes après l’heure prévue d’intervention (+ la durée prévue)

L’intervenant, lors de sa confirmation, pour joindre des preuves de son intervention. Il pourra également joindre la facture, ce qui annulera l’étape suivante.

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email ainsi qu’à la personne à notifier (SMS ou email)

NB : s’il vous répond par un autre biais (email ou SMS ou tél), vous devrez mettre le ticket à jour à l’aide des rubriques situées sur la partie gauche.

La fin d’intervention confirmée sera affichée de la façon suivante sur le ticket, une fois celui-ci à jour..

 

Étape n° 5 : demander la facture (si celle-ci n’a pas été transmise à l’étape n°4)

C’est à vous d’en faire la demande.

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email

NB : si vous avez déterminé une relance automatique lors de la création du ticket, celle-ci sera envoyé x jours après votre 1ère demande.

Votre ticket, une fois mis à jour, le confirmera de la façon suivante :

Vous avez également la possibilité de saisir manuellement la facture (si reçue par ailleurs). Dans ce cas, n’oubliez pas de saisir son montant afin qu’il soit affiché en partie haute puis pris en compte dans les futurs documents de synthèse

Étape n° 5 bis (si nécessaire)

Si la facture reçue ne convient pas (manque, erreur, etc..), vous pouvez demander le nouvel envoi de celle-ci en y apportant un commentaire.

Étape n° 6 : fermer le ticket

Toutes les actions prévues étant terminées, il ne vous reste qu’à clore le ticket.

Peut être fait à toutes les étapes…

Mais attention, cette manipulation est irréversible !

Une fois le ticket clos, l’information s’affichage dans le tableau.

Deux options à votre disposition

• Obtenir le fichier de résumé du ticket

• Obtenir les documents du ticket (.zip)

Télécharge tous les éléments du tickets (photos, devis, facture, résumé, etc…), le tout dans un fichier .zip, qu’il vous suffira de décompresser.

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2\ Devis (simple ou multiple)

Nous n’aborderons que les différences avec un ticket de type « Ordre de service » car les principes restent fondamentalement les mêmes

Étape n° 2 : réponse de l’intervenant

La seule différence réside dans le fait que l’intervenant accepte ou refuse …. de proposer un devis.

Étape n° 2 bis : Passer d’un devis simple à un devis multiple  (optionnel, sinon, passez à l’étape 3) ou … faire appel à un nouvel intervenant

Si vous avez crée votre ticket en devis simple (donc une demande de devis a été envoyée à un intervenant), vous pouvez tout à fait changer d’avis et faire appel à d’autres intervenants et basculer votre devis en type « multiple ».

Cliquez sur la rubrique « Contacter un autre intervenant »

Remplissez les données du nouvel intervenant sur le second écran et validez le pour obtenir le message de confirmation suivant :

Trois choix possibles :

• OUI

Annulera le devis en cours, enverra une notification de refus et demandera un devis au nouvel intervenant

• NON

Procédera à une demande devis au nouvel intervenant tout en conservant la précédente

• ANNULER

Ne fait rien …

Étape n° 3 : acceptation du (ou des) devis

Une fois le (ou les) devis reçu(s), l’acceptation ou le refus peuvent être faits par le gestionnaire (en cliquant directement sur « Accepter ou Refuser »)

OU

• Module Gérance

Le propriétaire du lot

Si vous avez déterminé sur le mandat signé avec votre propriétaire un montant au delà duquel des travaux ne peuvent être entrepris qu’après son acceptation, servez vous de cette rubrique.

• Module Syndic

Le président du conseil syndic

A noter : vous pourrez également envoyer une information aux autres membres du conseil syndic mais seul le président sera décisionnaire.

Cependant, si (et seulement si) vous n’avez pas de président du CS, vous pourrez envoyer la demande d’acception à :

• l’un des membres du CS
• un personne de votre choix, en saisissant simplement son nom, son email et/ou le n° de portable.

Étape n° 3 bis : transmission du devis accepté à votre intervenant (optionnel)

L’acceptation étant actée, vous pouvez le confirmer à votre intervenant en lui joignant une copie du devis dûment accepté et signé

Dans notre copie d’écran ci-dessous, le devis a été approuvé par le conseil syndic. Ne vous reste qu’à confirmer cette approbation en cliquant sur « valider »

La fenêtre vous proposera alors de joindre le document signé…

Cette option est accessible même si le devis est directement accepté par vous

Étape n° 3 ter : prise de RDV directe par l’intervenant avec la personne à contacter

A partir de la version 1.0.7, une fois un devis accepté, l’intervenant n’attend plus que vous le recontactiez pour définir un RDV d’intervention, il peut le faire lui même puis vous transmettre cette information via un lien prévu à cet effet.

Quand votre intervenant clique sur le lien, il arrive sur l’écran lui permettant de vous donner cette information…

Une fois cette donnée réceptionnée, vous pourrez encore la valider, la reporter ou ..l’annuler…

Si l’intervenant ne passe pas par l’interface permettant une mise à jour du ticket, vous pourrez saisir manuellement le RDV

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Étapes suivantes

Sont strictement identiques à celles décrites précédemment pour l’ordre de service

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Récapitulatif d’un ticket

Lorsqu’un ticket est clos, une nouvelle option s’affiche vous permettant de récupérer tous les éléments de celui-ci (photos, devis, factures, etc….)

Cette possibilité existe également depuis LSC (cf. chapitres suivants)

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Rapport

Le rapport peut avoir une double destination…

• Pour vous, gestionnaire, pour avoir une vue d’ensemble des tickets ouverts pour un lot, un immeuble en mono-propriété ou en copropriété
• Pour vos clients à des fins de comptes rendus … (auprès du conseil syndical, par exemple).

Attention, seuls les tickets « clos » seront pris en compte dans ce document

A partir de la liste des tickets, le menu « tickets » vous propose l’option « Rapport »

qui vous conduit à la liste des rapports déjà établis.

Pour en créer un nouveau, cliquez sur « + » en haut à droite

• Choix du bâtiment (ou du lot)
• Date de début / Date de fin

de prise en compte des tickets clos…

• Choix des données

Cochez ce qui doit être affiché ou …non

La validation calcul le rapport et le place dans la liste. un clic sur une ligne l’affiche directement à l’écran.

En parallèle, une copie est envoyée sur l’email de l’utilisateur courant.

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Côté LSC…

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F5 – Afficheur

Visibilité

• Les tickets, crées et stockés sur le service client, restent visibles à partir de l’afficheur, sous forme de liste.
• Seuls les tickets en cours, liés au gestionnaire sont affichés…Numéro, immeuble /lot, Aqui (créateur du ticket), statut et sujet sont visibles
• Si vous cliquez sur un ticket, un complément de détail s’affiche sur la partie droite..

Rubrique : (visible après sélection d’un ticket)

Permet de récupérer tous les éléments d’un tickets (Photos, PDF, document de résumé) et d’en créer un événement avec PJ’s sur le tiers « demandeur »

Avant de pouvoir vous servir de cette option, vous devez paramétrer un modèle d’événement en administration…dont les chemins d’accès sont les suivants :

• Module Gérance : menu paramètres, Gérance, configuration gérance, onglet « menu négociateur »
• Module Syndic : menu paramètres, Syndic, configuration syndic, onglet « divers »

Qui voit quoi ?

Dans LSC, vous pouvez

• Si vous êtes Gestionnaire

Afficher un résumé de vos tickets depuis votre afficheur (F5)

• Si vous êtes Assistant ou comptable,

Afficher un résumé des tickets crées (et en cours) pour lesquels vous êtes rattaché sur l’un de ses deux rôles = fiche immeuble en Syndic ou fiche compte en Gérance

• Transfert en cas d’absence activé

Si un transfert vers un autre utilisateur est activé, les tickets de la personne qui vous a fait le transfert sont également montrés.

Accès direct au détail du ticket

Si vous double cliquez sur un ticket, l’interface web s’ouvre automatiquement et affiche son détail…

• Juste après la création d’un ticket, celui-ci affiche la demande initiale (du locataire, du propriétaire, d’un copropriétaire ou …autre), sa création et la demande de devis (ou d’intervention pour un ordre de service)

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Liste des tickets

Accessible depuis votre afficheur (F5), après avoir cliqué sur « Tickets en cours »…à l’aide du bouton « LISTER » situé en haut de page

Les tickets présents sur votre afficheur sont ceux qui sont les vôtres ET ceux « en cours » (donc non fermés).

Par défaut, cliquez sur LISTER les affiche mais il est possible de rechercher les anciens tickets et ceux d’autres gestionnaires.

Récupérer les éléments du ticket

Rubrique : (sélectionner un ticket avant de cliquer sur cette option)

Permet de récupérer tous les éléments d’un tickets (Photos, PDF, document de résumé) et d’en créer un événement avec PJ’s sur le tiers « demandeur »

Avant de pouvoir vous servir de cette option, vous devez paramétrer un modèle d’événement en administration…dont les chemins d’accès sont les suivants :

• Module Gérance : menu paramètres, Gérance, configuration gérance, onglet « menu négociateur »
• Module Syndic : menu paramètres, Syndic, configuration syndic, onglet « divers » puis onglet « Partenaires » (à compter de la version 6.0.2)

Rechercher un ticket ou un groupe de tickets

Le bouton « Rechercher » vous propose une fenêtre multi-critères

Partie identité

Par immeuble ou par lot, vous affichez les tickets liés

Partie Activité

Comme les tickets sont différents en fonction de l’activité, vous devez indiquer le module auquel sont rattachés les tickets rercherchés.

Partie Ticket

• Type

Les tickets existent sous trois types : ordre de service, devis simple, devis multiple

• Statut

A chaque étape de sa « vie », le ticket est rattaché à un statut permettant de savoir clairement le niveau d’avancement de celui-ci. Vous devez choisir dans une liste le statut sur lequel vous désirez afficher le ou les ticket(s).

• Sujet contient

Correspond au sujet défini lors de la création du ticket. La recherche doit être faite par mot clé pour être sûr de retrouver le bon ticket.

• Description contient

Là également, la description est celle saisie au moment de la création du ticket

• Date création du… au …

Pour montrer des tickets crées sur une borne de dates.

Partie critères complémentaires

Les tickets, par essence, sont attachés à un gestionnaire (information saisie sur l’immeuble en Syndic et sur le compte en Gérance).

Par défaut, ce sont vos tickets qui sont affichés mais vous pouvez en chercher liés à d’autres gestionnaires.

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Syment est un partenaire présent sur notre STORE (https://store.crypto.fr/) permettant la création d'un hub immobilier pour vos clients. Seul le paramétrage à faire dans LSC vous est expliqué dans cette documentation

0\ Préambule

Connaitre les principes de fonctionnement de notre extranet..

1\ Paramétrage de LSC

Attention, il faut avoir un compte sur notre store, avoir souscrit à Syment ET être au moins en version 6.0.6 de La Solution Crypto

Consiste à paramétrer l’envoi des données vers Syment. Pour cela, nous utilisons l’interface déjà existante de notre extranet.

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Publication internet, publication service client.

Cliquez sur « Configuration multi envois » pour accéder à l’écran suivant et définir les données à envoyer  à Syment. Après avoir cliqué, LSC vérifie les abonnements possédés au niveau du store et vous affiche en « non grisé » ce à quoi vous accédez…

Il vous suffit simplement de cocher les données liées au(x) module(s) que vous allez gérer dans Syment. A l’issue, fermez la fenêtre et validez votre écran de paramètres de l’extranet.

2\ Envoyez les données à Syment

Pour exploiter Syment, il faut envoyer un minimum de données issues de LSC, que nous avons pré-paramétrée, pour les déposer sur le site de notre partenaire.

Nous utilisons le même canal que l’envoi vers notre extranet, vous pouvez donc définir et programmer les jours et heures d’envoi au niveau de la gestion des services système.

Si vous ne savez pas comment cela fonctionne, rassurez vous, nous vous montrerons lors de la mise en place de Syment

3\ Gestion de la 1ère publication (si vous publiiez l’extranet auparavant)

Lorsque vous publiez sur l’extranet, seuls les nouveaux documents sont envoyés en format PDF mais en parallèle, nous envoyons la liste exhaustive de ce que doit contenir l’extranet. Cela permet, le cas échéant, de retirer de la publication certains éléments.

Pour votre 1ère publication vers Syment, LSC va donc considérer que l’ensemble des éléments est manquant, provoquant un envoi massif de documents. Donc, avant le premier envoi, il faut vous poser la bonne question :

• Ai je besoin de l’historique contenu sur l’extranet pour Syment ou puis je repartir à 0 ?

En fonction de votre besoin, indiquez votre choix à notre technicien qui mettra en place ce module afin, le cas échéant, qu’il procède aux manipulations nécessaires.

Ayez à l’esprit qu’il peut s’agir de plusieurs dizaines de milliers (voire bien sûr) de documents qu’il faille renvoyer et que l’entreprise pourrait s’avérer… laborieuse

4\ Exploitation de Syment

C’est notre partenaire qui se chargera de cette partie et assurera votre formation et/ou un accès à la documentation.