Assemblée générale - Onglet calculer le rapport

Préambule

Dernière étape permettant de :

• Calculer le rapport AG

Un rapport AG ne peut être calculé que si TOUS les votes de l’étape 4 n’ont pas été saisis

• L’imprimer pour le faire signer
• De générer le PV simplifié pour affichage dans l’immeuble
• De générer des courriers individuels en différenciant ceux à notifier des autres
• D’externaliser la gestion de vos envois

Ouvrir un modèle

Avant tout, vous devez choisir un modèle de rapport AG dont se servira LSC pour le calcul

Calculer le rapport

C’est l’étape qui permet de construire votre rapport AG. Celui-ci se calculera en fonction de votre ordre du jour, de votre saisie des présences et enfin des votes.

Avant de calculer le rapport, n’oubliez pas de revenir sur le 1er onglet et de renseigner le président de séance, le secrétaire et les éventuels scrutateurs.

résultat sur le rapport

Lancer le calcul du rapport, un message vous avertira de la fin de celui-ci.

Plusieurs conséquences remarquables :

• Un tableau récapitulant les présents sous leurs différentes formes, les absents, les votants par correspondance avec leurs tantièmes liés sera affiché
• Des listes pour certains types de copropriétaires seront établies, détaillées et nominatives

Pour chaque vote

• Un rappel de la résolution,
• Du projet,
• Du résultat,
• Des votants
• Du détail du vote
• La liste de copropriétaires (opposants, non votants, etc…)

Le détail précisé ci-dessus peut être personnalisé sous certaines conditions. Une liste de balises et variables est disponible sur notre documentation spécifique : liste des variables

Note :  il est possible d’insérer du texte en fin de rapport d’AG, après les résolutions

A l’issue du calcul, l’AG est verrouillée car en principe elle ne doit plus être modifiée

Pour la déverrouiller, cliquez simplement sur cette rubrique si elle n’est pas soumise à mot de passe optionnel. Si c’est le cas, saisissez le

 

 

 

 

 

 

 

PV simplifié

Ce bouton n’est visible qu’après le calcul du rapport AG.

Avant tout, vous devez déterminer en administration le modèle de PV à utiliser par LSC

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, syndic, configuration syndic, onglet AG

Comme expliqué dans la documentation inhérente à l’étape 1 (Ordre du jour), il va permettre d’établir un PV à l’attention des occupants de l’immeuble en ne reprenant que les résolutions sur lesquelles vous aviez coché (par défaut ou lors de la définition de l’ODJ)  l’option « prendre en compte pour le PV simplifié »

Un clic sur le bouton va donc afficher lesdites résolutions qu’il suffira de traiter

A l’issue, un événement sera crée (cf. contenu ci-contre) sur le tiers que vous avez lié à votre entité comptable

Exemple de PV simplifié à afficher dans le hall de l’immeuble

Envoyer une page de garde individuelle

Permet de générer un événement personnalisé par copropriétaire pour accompagner le rapport générique non nominatif.

Un clic sur ce bouton ouvre la fenêtre nommée « choix des destinataires ». Cet écran permet d’éditer soit :

• Envoyer à tous les copropriétaires
• De les séparer par notification

Si cette seconde option est activée, vous aurez la possibilité de choisir vos critères de séparation (cf. copie ci-contre)

Une fois l’écran validé, deux écrans de courriers chaînés apparaissent.

L’un nommé « Notification AG » permettant d’envoyer le courrier aux copropriétaires auxquels vous envoyez un recommandé.

L’autre nommé « AG » qui permet d’envoyer un courrier « classique » aux autres.

Export Athome

Ce bouton permet de générer un fichier de type texte (.txt) au format de notre partenaire Athome pour l’externalisation de vos convocations

A noter : même s’il est nommé « Athome », d’autres partenaires utilisent ce même format

Assemblée générale - Onglet saisie des votes

Préambule

Cette étape permet de saisir les votes de chacune des résolutions.

• Le principe est de sélectionner par le pop up situé en haut à droite de la fenêtre une résolution et de constater les votes de chaque copropriétaire.

• L’accès au projet de résolution est possible à l’aide des situés en dessous.

LSC sauvegarde automatiquement toute l’AG entre chaque résolution votée.

Chaque résolution possède un résultat

• Acceptée
• Refusée
• Sans décision possible
• Pas de vote

Dans le cas d’une résolution « non-votée » (article -1), un clic sur « voir le résultat » affecte le sigle « X » à chacun des votants et inscrit « PAS DE VOTE »  en résultat.

Saisie des votes

Possibilité de saisir les votes de deux façons

• Manuellement (via le tableau central)
• Globalement (via les boutons)

Les votes par correspondance ont été repris de la saisie des présences et ne sont (en principe) plus modifiables à ce niveau

Sous-résolutions

Une sous-résolution doit être votée, au même titre qu’une résolution principale. Elle est cependant directement liée à une résolution, et si celle-ci est refusée, toutes les sous-résolutions le seront de fait.

De même si une résolution principale est à revoter (par exemple) en article 24, les sous-résolutions seront directement votées à l’article 24, celles à voter à l’article 25 deviennent alors SANS OBJET.

Dans la liste des résolutions, les sous-résolutions sont affichées en retrait de la résolution parent

Recalculer les votes

Le bouton  permet, si besoin, de recalculer les éléments de la résolution courante.

Quand l’utiliser ?

+ Après ajout d’une résolution ou sous-résolution

Même en cours d’AG (et en nomade !!), vous pouvez changer l’ordre du jour par ajout d’une ou plusieurs résolutions et/ou sous résolutions. Pour cela, revenez sur l’ordre du jour, procédez aux modifications puis revenez sur la saisie des votes…

ATTENTION, ne jamais faire « étape suivante » sur l’ordre du jour, au risque d’effacer les présents / absents saisis et les votes déjà effectués.

Donc, de retour sur la saisie des votes, vous sélectionnez votre nouvelle résolution et vous cliquez sur « recalculer les votes » afin que LSC affiche les copropriétaires et les tantièmes.

+ Quand les informations à l’écran son vides ou incomplètes

Si vous constatez que les informations affichées sont erronées, ce bouton permet de vérifier l’intégrité des données présentes à l’écran et si nécessaire, les corriger;

Revote dans un autre article

• Une résolution à l’article 25-1 peut être revotée à l’article 24 dans le cas suivant : au moins 1/3 des voix ont exprimé un « OUI »
• Une résolution à l’article 26-1 peut être revotée à l’article 25 dans le cas suivant : au moins 1/3 des voix ont exprimé un « OUI » représentant au moins la moitié des copropriétaires ayant voté.

Si vous êtes dans l’un de ces cas, LSC affiche automatiquement un nouveau bouton, offrant la possibilité du revote à l’article 25 ou 24…

Saisie manuelle des votes

L’encadré située au centre de l’écran  vous permet à la fois de définir le type de vote à gérer tout en suivant l’évolution des votes saisis au fur et à mesure de votre avancement.

Quatre boutons radios sont accessibles pour disponibles. Sélectionnez en un puis cliquez sur les copropriétaires concernés.

Copropriétaires avec pouvoir

Quand un copropriétaire possède un pouvoir pour un autre copropriétaire, LSC vous le rappelle au moment de la saisie de la personne possédant le pouvoir. Une fenêtre s’ouvre

 

vous montrant le(s) représenté(s) afin que vous puissiez immédiatement saisir le(s) vote(s).

Voir les absents

Ce bouton affiche les absents dans la liste des copropriétaires concernés par la résolution.

Cela peut être utile notamment pour une arrivée en cours d’AG et voir si l’arrivant est concerné par le vote en cours …

 

 

Arrivée / départ en cours d’AG

L’arrivée et le départ en cours d’AG se gèrent quasi de la même façon. Vous cliquez sur le bouton concerné et la liste des copropriétaires (absents pour l’arrivée et présents pour le départ) est affichée.

Dans un second temps, l’heure d’arrivée / départ sera affichée. A confirmer ou à modifier si vous le traitez a posteriori.

Différences remarquables

• Départ

Lors du départ, la question que le copropriétaire soit représenté est posée

 

Si vous répondez OUI, alors il faudra choisir dans la liste un autre copropriétaire ou choisir « Non copropriétaire » et saisir son nom.

Si vous répondez NON, le copropriétaire sera considéré comme définitivement parti. Il sera retiré de toutes les résolutions non encore votées.

• Arrivée

Déjà, vous déterminez si l’arrivée est physique ou à distance

Puis l’arrivant peut également avoir des pouvoirs parmi les autres absents. La question est donc également posée

Quelque soit la réponse donnée, l’arrivant sera intégré à toutes les résolutions non encore votées le concernant et s’il a des pouvoirs, à toutes celles liées aux personnes qu’il représente.

 

Annuler les votes par correspondance

Comme évoqué ci-avant, un vote par correspondance ne peut en principe pas être modifiée car il exprime une volonté du copropriétaire sur laquelle vous ne pouvez revenir.

Cependant, la loi prévoit un cas où certains votes par correspondance peuvent être annulés. En effet, si une résolution, juste avant son vote, est modifiée et que cela change la nature du projet, les copropriétaires ayant voté OUI à la résolution initiale voient leur vote annulé car ils ne sont pas en capacité de changer d’avis, n’étant pas présents.

Un message de confirmation est affiché quand vous cliquez sur cette option

En répondant OK, le(s) copropriétaire(s) concerné(s) sera(ont) considéré(s) comme « non votant(s) »

Saisie globale des votes

Si, pour une résolution donnée, vous avez l’unanimité (quelque soit le sens de celle-ci), vous pouvez gagner du temps en vous servant de ses options

Ainsi, par exemple, si tous les copropriétaires sont d’accord, cliquez sur « Unanimité OUI »

Petite astuce

Si une grande majorité veut aller dans le même sens, vous pouvez dans un 1er temps vous servir de l’un de ces boutons puis dans un 2ème revenir sur la saisie manuelle pour constater les quelques votes discordants.

Voir le résultat

Quand tous les votes d’une résolution ont été saisis, cette rubrique permet d’afficher le résultat en fonction de l’article de vote lié à la résolution.

Pour mémoire, vous pouvez obtenir trois résultats distincts

Créer un événement

Accessible pour chaque résolution ou sous-résolution.

En cliquant dessus, cela crée un événement qui reprend :

– en sujet : le titre de la résolution

– en zone de note : le résultat du vote, le projet de résolution

– en PJ : la PJ attachée à la résolution (ou sous-résolution)

Pour utiliser cette rubrique, vous devez définir dans les paramètres Syndic un modèle à utiliser

Accès : fichier, afficheur, préférences et administration, administration métier, syndic, configuration syndic.

Remplissez la rubrique « Modèle d’événement pour les votes »

ACCEPTÉE, si

• Article 24, la moitié des voix +1 des copropriétaires présents ont voté OUI
• Article 25, la moitié des voix +1 de l’ensemble des copropriétaires de la clé ont vote OUI
• Article 260 (double majorité), si 2/3 des voix de l’ensemble des copropriétaires ont voté OUI représentant au moins en nombre la moitié des copropriétaires présents
• Article 269 (unanimité), si tous les copropriétaires de la clé ont voté OUI

REFUSÉE, si

• Article 24, la moitié des voix +1 des copropriétaires présents ont voté NON
• Article 25, la moitié des voix +1 de l’ensemble des copropriétaires de la clé ont voté NON
• Article 260 (double majorité), si plus  de 1/3 des voix de l’ensemble des copropriétaires ont voté NON et/ou représentant en nombre moins de la moitié des présents
• Article 269 (unanimité), si au moins un copropriétaire a voté NON

PAS DE DÉCISION POSSIBLE, si

• Article 24, moins de 1/2 de voix présentes a voté OUI et moins de la moitié des voix présentes a voté NON

Exemple : 1000 tantièmes sur une clé, 500 tantièmes présents …  240 OUI  240 NON et 20 ABSTENTION

• Article 25,  moins d’un tiers des voix de l’ensemble des copropriétaires de la clé ont voté NON et moins de la moitié +1 a voté NON

Exemple : 1000 tantièmes sur une clé,  …  300 OUI  480 NON et 220 ABSTENTION

• Article 260 (double majorité), si moins de la moitié des voix de l’ensemble des copropriétaires ont voté OUI et représentant en nombre moins de la moitié des copropriétaires présents

Exemple : 1000 tantièmes sur une clé, 12 copropriétaires présents. 5  votes OUI pour 496  tantièmes et 7 vote NON pour 504 tantièmes.

• Article 269 (unanimité), CE CAS NE PEUT ETRE RENCONTRE.. c’est forcément OUI ou NON

Il existe deux passerelles pour passer, dans certains cas, outre un « PAS DE DÉCISION POSSIBLE » entre

• les articles 26-1 vers 25
• les articles 25-1 vers 24

Revote à l’article 25

Passerelle de l’article 26-1, dont les dispositions sont d’ordre public, suppose la réunion de deux conditions :

• L’assemblée générale n’a pas obtenu la majorité de l’article 26, c’est-à-dire la majorité des membres du syndicat représentant au moins les deux tiers des voix,
• Le projet a recueilli l’approbation de la moitié des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, représentant le tiers des voix de tous les copropriétaires.

Si vous êtes dans ce cas, LSC précise cette possibilité dans le cadre « voir le résultat » et affiche un bouton « Voter à l’article 25 ».

Bouton « Voter à l’art. 25 »

Deux possibilités vous sont données :

• Avec remise à zéro des votes
• En conservant les votes

Quelque soit votre choix, la résolution initiale sera conservée puis dupliquer pour afficher une nouvelle résolution à voter sur le nouvel article

Puis, vous aurez la possibilité de saisir une conclusion à la résolution initiale

Revote à l’article 24

Passerelle de l’article 25-1

Lorsque l’assemblée générale des copropriétaires n’a pas décidé à la majorité de l’article précédent, mais que le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires composant le syndicat, la même assemblée peut décider à la majorité prévue à l’article 24 en procédant immédiatement à un second vote. 

ATTENTION : recueillir au moins 1/3 des voix veut dire 1/3 de OUI

Bouton « Voter à l’art. 24 »

Deux possibilités vous sont données :

• Avec remise à zéro des votes
• En conservant les votes

Quelque soit votre choix, la résolution initiale sera conservée puis dupliquer pour afficher une nouvelle résolution à voter sur le nouvel article

Puis, vous aurez la possibilité de saisir une conclusion à la résolution initiale

 

Imprimer

Ce bouton permet l’accès à deux tableaux :

• un représentant le vote courant
• une feuille de signature du vote courant

Étape suivante

Cliquez sur ce bouton quand tous les votes ont été saisis. Dans le cas contraire, un message d’alerte (et contraignant) vous le rappellera !

Si pas de contrainte, vous arriverez sur l’onglet « Calculer le rapport », ultime étape de votre AG. Accès direct à la documentation

Assemblée générale - Onglet saisie des présences

Préambule

Cet écran a trois fonctions :

AVANT L’AG

• Saisir les votes par correspondance manuellement

Nous vous rappelons qu’il est possible des les importer automatiquement avec AG Connect, option VPC

• Imprimer la feuille de présence

PENDANT L’AG

• Saisir le statut des copropriétaires (présent physiquement, à distance, représenté ou … absent) manuellement
• Saisir la présence ou le représentation des copropriétaires par lecture de codes-barres

La gestion des codes-barres n’est pas expliquée dans cette documentation car peu ou proue utilisée. Sachez qu’il faut être équipé d’un lecteur paramétré sur la lecture des codes de type 128 A.  Interrogez-nous si vous désirez en savoir plus

AVANT L’AG

Gestion des pouvoirs

Vous avez la possibilité de définir vous-même au niveau de l’immeuble le nombre de pouvoirs autorisés par copropriétaire.

En effet, il vous suffit de créer une donnée complémentaire en administration, sur l’immeuble puis de mettre à jour la fiche immeuble avec le nombre désiré.

TRES IMPORTANT : si vous optez pour cette fonctionnalité, plus aucun contrôle n’est fait sur les tantièmes

• Création de la Donnée complémentaire

Accès : menu paramètres, préférences et administration, tous modules, données complémentaires

Créez la donnée « AG » au niveau de l’immeuble puis la sous-donnée « NB pouvoirs maxi » dans « AG ». Validez à l’issue

• Mise à jour de la donnée complémentaire

Dans la fiche immeuble, onglet « PLUS », appelez la donnée « AG » et renseignez le nombre de pouvoirs …. (dans notre exemple, nous avons mis 5)

• Conséquence dans l’AG

En saisie des présences, dès que le nombre est dépassé, un message vous alerte. Dans notre exemple, c’est donc à partir du 6ème pouvoir qu’un blocage se produit

Vérifier les mutations

Le but de ce bouton est pouvoir imprimer une feuille de présence à jour si des mutations ont été saisies depuis l’envoi des convocations de l’assemblée générale.

Cette rubrique met à jour les votes et les votants, en tenant compte des mutations intégrales et/ou partielles.

Ainsi, par exemple, si un copropriétaire avait décidé de voter par correspondance et qu’entre temps il a vendu une partie de ses lots, les votes que vous avez saisis seront conservés tout en ajoutant le copropriétaire acheteur pour les tantièmes acquis.

Ce bouton n’a aucune utilité en AG nomade car les mutations ne sont pas envoyées

Imprimer

Il existe 6 modèles de feuilles de présence :

• Standard avec un clic « court »

Et avec un clic long, on accède aussi à…

• Avec options
• Jusqu’à 5 clés de répartition différentes
• Jusqu’à 10 clés de répartition différents
• Jusqu’à 5 et 10 clés avec code-barres

Ces quatre derniers modèles ne sont intéressant qu’à partir du moment où vos résolutions, qui sont attachées à une clé de répartition, le sont sur des clés différents, comme par exemple « charges bâtiment A »  ou « Charges bâtiment B ». (cf. exemple ci-contre).

En effet, dans le modèle « standard », seuls les millièmes généraux (ou ceux définis lors du passage de l’étape 1 à 2) seront affichés.

Modèle 5 clés

Modèle Standard

Cette feuille de présence présente :

• Les copropriétaires (nom, adresse, n° de compte) par ordre alphabétique
• La détail des lots du copropriétaire
• Le détail des tantièmes par lot du copropriétaire
• 4 colonnes à remplir (si besoin)

La dernière colonne « Emargement » se remplit automatiquement si vous avez saisi des votes par correspondance avec la date d’enregistrement

• Les noms du président de séance, du secrétaire et scrutateurs sont à inscrire en fin de document

Modèle avec options

Le modèle avec options est le modèle « standard » agrémenté (ou amputé) des rubriques que vous cochez avant impression

Ci-contre, le résultat avec toutes les options cochées (sauf « avec codes barres), plus vraiment utilisée.

PENDANT L’AG

Saisie par copropriétaire

L’écran est composé de cinq colonnes distinctes pour

• les absents (N)
• Présents physiquement (O)
• Présents à distance (D)
• Représentés (R)
• Votes par correspondance (C)

Il vous suffit de cliquer sur la colonne désirée en fonction du copropriétaire pour que celui ci soit affectée à cette dernière.

Tous présents

Quatre options disponibles permettant une saisie globale de vos copropriétaires présents :

• Physiquement
• A distance

Si vous avez saisi des votes par correspondance et que vous désirez les conservez, ne prenez alors que les 2ème ou 3ème rubrique

Astuce : même si tous vos copropriétaires ne sont pas présents mais une grande partie, vous pouvez tous les cocher présents puis ensuite, au cas par cas, les cocher « absent »

Tous absents

Deux options avec exactement le même principe pour que les présents.

 

 

 

Saisie des représentés

Si un copropriétaire est représenté, une fenêtre vous invitera à indiquer le mandataire parmi tous les copropriétaires présents.

 

 

OU en saisissant le nom d’une personne qui ne le serait pas. Ce nom sera affiché à l’écran et repris sur la feuille de présence.

Vote par correspondance

Quand vous cliquez sur la colonne « vote par correspondance » pour un copropriétaire, un nouvel écran s’ouvre vous affichant les résolutions, vous permettant ainsi de saisir ses directives pour chaque vote.

Par défaut, toutes les résolutions sont définies en « non votant ».

Trois boutons vous permettent une saisie en masse :

• Tous ABSTENTION
• Tous NON
• Tous OUI

Ouvrir dans une liste

Est une option double permettant d’afficher les copropriétaires dans un tableau, vous permettant ensuite d’apporter :

• Compléments
• Modifications
• D’imprimer
• D’exporter
• D’ouvrir dans une autre application

Étape suivante

Avant tout, sachez qu’il  est impossible de passer à l’étape suivante si vous n’avez pas effectué toute la saisie des présences. Un message vous alerte dans ce cas de figure.

Si aucune contrainte n’existe, un clic sur bouton vous conduira à la 4ème étape de l’AG, la saisie des votes. Accès direct

Assemblée générale - Onglet convocation

Préambule

Cet onglet est donc dédié à la génération des convocations ET à la gestion d’une assemblée à distance (AG Connect)

Ouvrir un modèle

Permet de gérer les convocations génériques, donc non nominatives que vous n’intégrez pas dans la convocation individuelle.

Choisissez un modèle de convocation AG générique qui s’affichera directement sur cette page. Il faut ensuite le compléter…

Ces pages seront ensuite à imprimer :

• soit en une seule fois puis en faisant des photocopies,
• soit en autant d’exemplaires que nécessaire.

Créer un événement

Par défaut, ce bouton n’est pas actif. Il ne le devient qu’après avoir choisi un modèle pour la gestion des convocations génériques.

L’intérêt est de permettre la création d’un événement sur le tiers lié à l’entité de l’immeuble et comme pour les convocations individuelles, d’y ajouter (ou non) les pièces jointes définies dans l’ordre du jour.

Les deux rubriques précédentes permettent de gérer les documents identiques à remettre à tous les copropriétaires. Ils accompagneront la convocation individuelle. Cependant, il est sans doute préférable de tout gérer via la rubrique ci-après, voire indispensable si vous faites traiter l’envoi de vos convocations par un tiers.

Editer les convocations individuelles

Par cette rubrique, vous allez pouvoir créer sous forme d’événements les convocations de vos copropriétaires.

Si vous avez des copropriétaires possédant plusieurs comptes pour une même identité, LSC vous proposera au moment du clic si vous désirez (ou non) les regrouper par identité afin de n’avoir qu’une seule convocation par tiers.

Avec ou sans PJ

Si vous maintenez un clic maintenu, vous aurez le choix entre deux options :

• Avec la collecte des PJ ajoutées lors de la définition de l’ordre du jour

Le nombre de pièce(s) jointe(s) récupérée(s) sera affiché  sur l’écran de choix du modèle de convocation

Si vous optez pour la collecte, les PJ’s seront ajoutées sur l’onglet éponyme de l’événement crée.

• Sans la collecte

Avec ou sans sélection de copropriétaires

Si vous maintenez la touche « shift » enfoncée en cliquant sur le bouton « éditer les convocations individuelles », vous pourrez choisir vos copropriétaires et faire une sélection

Choix du modèle d’événement et validation

L’ultime étape de la préparation consiste un choisir un modèle d’événement de convocation, d’éventuellement le compléter et..

de valider pour lancer la création des événements

Editer feuille d’émargement résidents

L’intérêt de cette rubrique est de pouvoir distinguer les copropriétaires résidents des autres afin de leur remettre leur convocation AG en main propre contre signature

Si vous maintenez la touche « shift » enfoncée en cliquant sur ce bouton, vous pourrez choisir vos copropriétaires et faire une sélection

LSC se base sur la donnée saisie sur la fiche copropriétaire pour définir cette liste

Editer tableau des votes

Permet d’éditer un récapitulatif du total des tantièmes de chacun des copropriétaires avec un détail par résolution.

Liasse ou externalisation

Principes de base

Cette option a double fonction :

• Permettre de préparer dans un seul événement tous les documents liés à la convocation (avec l’option « modèle de base » à renseigner)

• Générer des événements pour la gestion externalisée (Athome, Paragon, etc…)  de vos convocations en paramétrant les modèles à utiliser en administration

Paramétrage

Accès : fichier, afficheur, préférences et administration, administration métier, syndic, configuration syndic, onglet AG, rubriques Liasse Convocation AG

Quatre modèles d’événements doivent être définis à ce niveau afin d’indiquer à LSC ce qu’elle doit utiliser le cas échéant.

Quelque soit le besoin, vous pourrez générer en un seul traitement les documents suivants

• Annexes
• Etat des dépenses
• Tableau de répartition
• Décompte copropriétaire
• Convocation (avec ou sans collecte des PJ’s)

Vous pouvez donc vous passer des convocations génériques ou individuelles si vous passer par cette rubrique.

Vous éviterez d’avoir à faire des « tas »

Choix de la répartition

Lorsque vous cliquez sur cette rubrique, vous devez avant tout choisir une répartition (préalablement calculée en gestion des répartitions MAIS NON VALIDÉE) afin d’indiquer au logiciel les éléments à prendre en compte pour le calcul des différents documents.

Puis vous affichez l’écran vous permettant de choisir les documents à prendre en compte

Vous allez pouvoir piloter toute votre préparation à partir de cet écran, en cochant (ou non) les documents dont vous aurez besoin pour l’envoi des convocations AG.

Si une rubrique reste en rouge, c’est que vous n’avez pas rempli tous les critères nécessaires à son traitement. La validation finale n’est pas possible tant qu’il reste une rubrique dans cette couleur.

 

Générer les annexes

En cochant cette case, une rubrique paramètres s’affiche et s’ouvre par défaut. Elle vous autorisera notamment une modification ultérieure.

Vous propose la même fenêtre qu’en gestion des répartitions. Cochez les annexes et options à prendre en compte.

Dans la partie « vers des événements », remplissez ou ajustez le sujet.

Si vous vous servez de la rubrique « modèle de liasse » (voir plus loin), cette rubrique devient inopérante. En effet, elle a pour conséquence de créer un événement avec les annexes en PJ’s.

Etat des dépenses

Là également, cochez le modèle d’état des dépenses voulu, les éventuelles options d’affichage et complétez le sujet

Si vous vous servez de la rubrique « modèle de liasse » (voir plus loin), cette rubrique devient inopérante. En effet, elle a pour conséquence de créer un événement avec l’état des dépenses en PJ.

Tableau de répartition

Pour le tableau, seul le sujet est à remplir pour obtenir le bouton « valider »

Si vous vous servez de la rubrique « modèle de liasse » (voir plus loin), cette rubrique devient inopérante. En effet, elle a pour conséquence de créer un événement avec le tableau de répartition en  PJ.

Projet de décompte

Comme en gestion des répartition, quand vous sélectionnez une répartition non comptabilisée, LSC propose un projet de décompte.

Choisissez le format, les options et saisissez le sujet.

Si vous vous servez de la rubrique « modèle de liasse » (voir plus loin), cette rubrique devient inopérante. En effet, elle a pour conséquence de créer un événement avec le projet de décompte en  PJ.

Convocations individuelles

Correspond à la même rubrique que « imprimer les convocations individuelles » (cf. chapitre ci-avant)

Si vous avez ajouté des pièces jointes à vos résolutions, cochez leur collecte (ou non) puis déterminez le modèle à utiliser

Fichier d’export

Si vous n’externalisez pas vos convocations, cette option n’est pas utile.

Bouton Préférences

Là également, n’est utile que si vous externalisez. Permet de définir le dossier dans lequel s’enregistreront les différents documents

Modèle de liasse

Si vous remplissez cette donnée, c’est que vous ne faites pas d’externalisation de traitements de vos convocations d’AG.

LSC va donc créer un seul événement par copropriétaire sur le modèle défini à ce niveau et tous les documents préalablement cochés seront en PJ’s dudit événement.

Validation

Validez pour lancer tous les traitements. La fin du calcul est affiché par message !

Si vous externalisez

Vous retrouverez tous les événements générés de la façon suivante :

+ Un pour les annexes

+ Un pour l’état des dépenses

+ Un pour le tableau de répartition

+ Un projet par copropriétaire

+ Une convocation par copropriétaire.

D’autre part, un dossier « LiasseAG » s’est crée sur votre disque dur (à l’endroit défini par la rubrique Préférences)

Dans celui-ci, vous trouverez un dossier par entité …puis un dossier par date d’AG

Dans ce dernier dossier, tous les documents choisis s’y trouveront, y compris le fichier .txt d’export

Si vous n’externalisez pas,

Vous retrouverez un seul événement par copropriétaire avec une seul PJ contenant tous les documents cochés.

Export Athome

Ce bouton permet de générer un fichier de type texte (.txt) au format de notre partenaire Athome pour l’externalisation de vos convocations

Quatre options vous sont proposées pour la génération dudit fichier.

Une fois votre choix fait, une fenêtre s’ouvrira afin que vous puissiez enregistrer votre fichier sur votre disque dur.

Si vous passez par « Liasse ou externalisation », il est inutile d’utiliser cette option qui ferait doublon

Export AG Connect

Ce bouton permet de gérer vos assemblées à distance OU à gérer les votes par correspondance (par import automatique)  avec l’un de nos partenaires.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur le store Crypto et/ou cliquez sur le lien suivant : AG Connect

Étape suivante

Un clic sur cette rubrique permet de passer à la saisie des présences.

Cliquez sur le lien suivant pour accéder à la documentation liée : saisie des présences

Assemblée générale - Onglet ordre du jour

Cadre AG

• Code immeuble

Zone renseignée automatiquement par LSC

• Référence AG

Chaque fiche AG est unique. La référence est calculée de la manière suivante : année de l’exercice suivi du code entité de l’immeuble.

Elle reste cependant modifiable par l’utilisateur

• Nom

Par défaut, le libellé Assemblée générale est proposé

• Type

Trois choix : Ordinaire, Extraordinaire et … indifférent

« Indifférent » ne sert qu’à permettre une rétro compatibilité avec les AG créées avant la version 5.5.15

• Du (date de l’AG)  –  à (heure de l’AG)  – lieu

Données reprises par défaut de la fiche immeuble

• Président de séance, Secrétaire de séance, Scrutateurs

Ces informations seront utilisées pour la composition du rapport de l’Assemblée générale et sur la feuille de présence

« ? » dans chaque zone permet d’obtenir la liste des copropriétaires de l’immeuble.

• Note

Zone de notes libre, pouvant être reprise sur la convocation ou le rapport AG.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tableau ordre du jour

C’est à ce niveau que vous définissez l’ordre du jour de votre assemblée en ajoutant les points qui seront votés / discutés.

Une fois ce dernier défini, vous pourrez reprendre les résolutions une à une (par double-clic) pour les

• compléter
• modifier
• créer des sous-résolutions
• insérer des documents

L’ordre des résolutions peut être changé de façon simple par la méthode « Drag and drop » (glisser / déposer). Vous cliquez sur une résolution, vous maintenez le clic et vous la déplacer sur le numéro désiré. Elle prendra ce numéro et l’autre résolution prendra le numéro suivant ..

Création ordre du jour : trois méthodes

• En utilisant la bibliothèque de résolutions

Cliquez sur le bouton bibliothèque situé sous le tableau.

La fenêtre de gauche présente la bibliothèque.

Chaque Clic présente la résolution sélectionnée à droite. La validation reporte les résolutions de droite dans votre tableau « ordre du jour »

• En créant manuellement les lignes de résolutions

Avec l’aide du bouton « + » situé au dessus du tableau.

• En cliquant sur le bouton « dupliquer un ordre du jour »

Une liste d’AG est affichée, il suffit de choisir et de faire « traiter sélection ».

• le bouton permet de dupliquer une ligne sélectionnée qui s’ajoutera à la fin du

 

 

 

 

 

 

 

Modification d’une résolution

Un double clic sur une résolution propose l’écran suivant

Onglet Résolutions

• N°

Modifiable…. Si vous le changez pour un numéro déjà présent dans la liste, il prendra sa place et l’autre passera à la ligne d’en dessous.

• Titre et projet

Modifiables…  les trois petits points à droite permettent un accès en pleine page.

Gestion du texte enrichi (uniquement en version 6.2)

Lorsque vous êtes en pleine page, le bouton droit de la souris donne accès à un menu contextuel permettant d’enrichir votre texte avec du gras, de la couleur, etc…

Exemple de texte en rouge ou souligné…

• Article

Correspond à l’article de vote mais peut être modifié

Pour une résolution sans votre, définissez l’article en -1

A SAVOIR

• Dans la saisie des votes, ce type de résolution n’affiche pas les copropriétaires, et,  inscrit en résultat « PAS DE VOTE ».
• Elle vous permet cependant d’écrire des commentaires qui seront repris dans le rapport AG.
• Le résultat du vote est « X »

Définissable par défaut à partir de la bibliothèque des résolutions

• Clé

Permet de définir la clé à prendre en compte pour le calcul des votes de la résolution courante.

Par défaut, c’est la 1ère clé définie sur la fiche immeuble (celle ayant le code tri le plus faible) qui est présentée. Evidemment modifiable

• Résultat

Ne peut être saisi … LSC l’affichera automatiquement après la saisie des votes.

• Prendre en compte dans le PV simplifié

En cochant cette case, vous allez pouvoir distinguer les résolutions qui seront prises en compte dans le PV simplifié (imprimable à partir de l’onglet Rapport AG, visible après le calcul du rapport)

Définissable par défaut à partir de la bibliothèque des résolutions

• Pas de main dominante

En cochant, la main dominante ne sera pas appliquée sur la résolution. Pour mémoire, elle permet, quand elle est active, de ramener les tantièmes d’un copropriétaire au total des tantièmes des autres.

Exemple : sur 1000 tantièmes, un copropriétaire en possède 680, soit 320 pour les autres. Ses tantièmes seront donc de 320, impactant le total de la clé qui ne fera plus que 640.

Dans le cas de copropriétés à deux copropriétaires, aucune application de la main dominante n’est faite puisque le mode de calcul est différent

• Main dominante sur les présents (option visible qu’avec un article 24)

Par défaut, la main dominante n’est calculé que sur le total de la clé. L’article 24 ne concernant que les copropriétaires présents (ou ayant voté par correspondance) à l’AG, cette option permet de modifier le fonctionnement.

Liste des sous-résolutions

Définissables par défaut à partir de la bibliothèque des résolutions

Ce tableau permet d’ajouter des sous-résolutions à votre résolution principale. Chaque ligne ajoutée fera l’objet d’un vote (sauf cas particulier)

Quelques règles à retenir

• Les sous-résolutions ne peuvent pas être votées sur une clé de répartition ou un article différent de la résolution principale….
• Vous pouvez également rattacher un document (voir chapitre suivant) à une sous résolution, via l’onglet « Document ».
• Le pictogramme  permet la duplication d’une sous résolution afin de ne pas avoir à retaper tout un texte. Vous pouvez ensuite la modifier par double clic.
• L’ajout se fait à l’aide du bouton « + »
• Pour modifier une sous-résolution existante, il suffit de double-cliquer dessus.

Bouton Copier dans la bibliothèque

Permet d’ajouter la résolution (et ses éventuelles sous-résolutions) en fin de liste de votre bibliothèque

ATTENTION : pas de contrôle des doublons….si vous le faites plusieurs fois, vous aurez le même résultat dans la bibliothèque de résolutions…

Onglet Documents

Permet l’ajout de pièces jointes à la résolution courante.

• Elles pourront être récupérées automatiquement lors de la génération des convocations
• Si, au moment de la saisie des votes, vous cliquez sur « Créer un événement », l’événement crée contiendra également les PJ’s liées.

Ce même onglet est présent dans les sous-résolutions

A l’issue de vos saisies, validez pour revenir sur la liste complètes des résolutions

Créer un RDV

Permet d’ajouter automatiquement dans le planning un RDV au jour et à l’heure de l’AG.

Un clic propose un écran de choix d’utilisateurs. Cochez celui ou ceux concerné(s) par l’AG.

La validation enregistrera cette information. C’est seulement en validant la fiche AG que le(s) RDV se créera(ront).

Étape suivante

Permet de passer sur l’onglet CONVOCATION de l’AG en créant au passage les feuilles de présence et votes

Un clic sur la rubrique…

vous demande de préciser la clé de répartition à prendre en compte pour le calcul de la feuille de présence.

Les charges communes générales doivent à priori être choisies (sauf si par exemple l’AG ne concernerait que les copropriétaires d’un bâtiment – AG extraordinaire)

*****************************************************************

Lien pour accéder à la documentation de l’onglet CONVOCATION

*****************************************************************

 

Cette documentation décrit les étapes à suivre pour utiliser la synchronisation Google via Myco V2

0\ Préambule

Jusqu’à présent la synchronisation avec Google, une fois votre licence validée, ne dépendait que d’un paramétrage rapide au niveau des préférences utilisateur :

Or, GOOGLE a changé les règles des passerelles vers leur Agenda qui s’imposeront à partir du 30 juin 2021. Ces changements ont un fort impact puisqu’en l’état, la synchronisation ne marchera plus.

Il nous a fallu repenser le principe et trouver un moyen de ne pas interrompre ce service. Il porte un nom : MycoV2

1\ Prérequis

Afin d’utiliser la synchronisation google via Myco V2, il vous faudra répondre à plusieurs prérequis :

• Avoir un compte store crypto et effectuer l’achat du produit Myco V2 (gratuit pour la synchronisation).

A l’issue de cette inscription, il faudra avoir redémarré le serveur  …

• Nous contacter pour la mise en place de l’application (service commercial)

D’autre part, la connexion entre LSC et Mycov2 est un peu particulière et nécessite que vous transmettiez les données suivantes à votre informaticien :

• Disposer d’une adresse ip fixe afin de pouvoir effectuer les requêtes vers votre base.
• Configurer une redirection de port sur votre réseau, vers l’adresse locale de votre base (port 8081 par défaut).

2\ Synchronisation du compte dans Mycov2

Accès à l’URL

Pour accéder à MycoV2 et à la synchronisation, vous aurez besoin d’un navigateur et de vous connecter à l’adresse qui vous sera fournie par nos services.

• https://xxxxx-myco.crypto.fr   (les xxxx correspondent au nom qui vous sera attribué)

Accès à MycoV2

L’accès est identique à ceux que vous avez dans LSC, soit vos initiales et votre mot de passe

1ère Synchronisation

C’est l’avant dernière étape du paramétrage

Cliquez sur le bouton « synchronisation GOOGLE »

Cela vous invitera à vous connecter à votre compte Google…

Après validation, un 2ème écran de confirmation sera affiché. Cliquez sur AUTORISER

3\ Paramétrage de LSC

rendez-vous dans vos préférences utilisateur LSC

Accès : menu paramètres, préférences utilisateur, rubrique synchronisation google apps.

Cochez la case « Synchro par MYCO V2 »

• la 1ère étape va consister à exporter vos RDV pour avoir une sauvegarde de ces derniers
• La 2ème étape validera l’activation via Mycov2

Vous êtes maintenant correctement paramétré pour synchroniser avec GOOGLE via Mycov2

4\ Synchronisations suivantes …

Là, cela ne varie pas avec la version précédente … Deux manières de synchroniser

• De façon automatique en activant le service système

• Manuellement, à partir de votre planning (F4)

5\ MycoV2 et la suite..

La version de MycoV2 (gratuite) que vous avez installée se limite à la synchronisation…

Elle va très vite évoluer afin d’être iso-fonctionnelle avec la version précédente et …la remplacer ..

Ensuite, elle s’enrichira !! Pour de plus amples informations, contactez notre service commercial…

 

Addendum des modifications apportées à LSC depuis les versions 6.0.9r1 & 6.2.1r1

Sommaire

NOTA : la version 6.0.10 a une date de sortie décalée de quelques jours par rapport à la 6.2.1. Le post it de mise à jour vous alertera de sa disponibilité.

Les nouveautés sont affichées en bleu…

Cliquez sur le titre d’un module pour un accès direct à celui-ci

Si une information ne concerne qu’une des deux versions, nous vous le précisons…

Un bouton « retour sommaire », placé au même niveau que chacune des rubriques énumérées ci-dessous permet de revenir en tête de document en un clic.

Module Organiseur

– F7 – Séparer par pays
– F8 – Affecter / supprimer un casquette à une sélection de tiers + droit lié (fiche utilisateur)
– F8 – ouvrir dans une application
– AR 24 – Gestion du consentement
– Modèle facture (Nouvelle Calédonie uniquement) : suppression de la TSS
– Impression des PDF (uniquement en 6.2)
– 4D write Pro – nouveautés et corrections  (uniquement en 6.2)

Corrections diverses

– F4
– Volet « plus » (uniquement en 6.2)
– Gestion des emails (6.2 uniquement)
– Séquence d’événements (6.2 uniquement)

Myco

CORRECTIONS DIVERSES

– Répondre à un email

Synchronisation GOOGLE

– Changement de méthode de synchronisation (implique un nouveau paramétrage obligatoire)

Module Syndic

– AG / externalisation – évolution du fonctionnement
– AG CONNECT (partenaire sur le store) – Gestion des VPC
– Nouvelle variable pour courrier
– Simulation travaux : amélioration

CORRECTIONS DIVERSES

– Fiche copropriétaire
– Etat daté
– Budget
– AG : convocation

Extranet

– Nouvelle méthode d’envoi des données
– Gestion des multi noms de domaines
– Nouvelles informations envoyées

Tous modules

LOT : nouveau DPE (Diagnostic de Performance Énergétique (au 1er juillet 2021)
Liste des LOTS : affichette – correction

Module Gérance

Locataire

– Taux de recouvrement (améliorations)
– Echéanciers

Propriétaire

– Taux et assiette d’honoraires par défaut
– Taxe foncière : gestion de la TOM quittancée

Divers (et/ou corrections)
– Provisions conservées (47prov)
– Lien Immofacile

Module Comptabilité

– Rapprochement automatique (CAMT 053) : améliorations
– Balance âgée : ajout de la pièce
– TLMC : nouveau paramètre (banque CIC)
– Borne de paiement (avec notre partenaire Connectic, Nouvelle Calédonie)

Administration

– Statissimo
– Fiche utilisateur : droits d’administration personnalisables

Retour sommaire

Module Organiseur

F1 – Créer un événement

• Lien vers l’immeuble (? dans la zone)

Dans la colonne adresse de l’immeuble, les caractères retour sont remplacés par des espaces afin d’en voir plus jusqu’à la ville (si possible).

Ci-dessous, une copie d’écran « avant » et « après »

F7 – Liste des événements

Le menu « Actions » s’est enrichi d’une nouvelle option : séparer par pays

Permet d’obtenir des listes différenciées par pays à partir d’une sélection d’événements.

Exemple d’utilisation : gérer les courriers AR nationaux et internationaux

F8

Ajouter / supprimer une casquette

Le menu Actions s’est enrichie une rubrique supplémentaire : Casquette = Ajouter / Supprimer

Le principe est simple. A partir d’une sélection de tiers, vous pouvez leur affecter une nouvelle casquette (bleue) ou au contraire la supprimer.

Après avoir choisi « Ajouter » ou « Supprimer, vous arrivez sur l’écran suivant :

Choisissez la casquette et validez !

Fiche Utilisateur : nouveau droit lié à cette option

Si vous ne désirez pas qu’un utilisateur ait la possibilité d’ajouter ou supprimer une casquette sur les tiers (à partir de la liste ou directement dans la fiche), vous pouvez cocher la rubrique « Ne pas autoriser l’attribution de casquette » sur l’onglet « Autorisations d’accès (1) ».

Rappel : si vous ne voulez pas non plus que l’utilisateur puisse créer de nouvelles casquettes, il faut alors décocher « Accès à la modification des listes déroulantes. Attention, cependant, ce sont toutes les listes qui lui seront interdites (les critères du lot, le genre du tiers, etc…)

Ouvrir dans une application

Dorénavant, sous Windows, les numéros de téléphone sont précédés d’une tabulation afin que la cellule soit considérée comme un texte et que le 0 de début de numéro ne disparaisse pas une fois ouvert dans Excel (concerne les numéros non vide qui ne commencent pas par un + ou un ‘).

AR24

Gestion du consentement

Pour gérer les LRE avec AR24, vous devez préalablement obtenir le consentement de vos clients. Notre partenaire gère ces consentements. Côté LSC, nous avons ajouté des fonctionnalités permettant de récupérer ces informations et les mettre à jour au niveau de la fiche tiers…

Liste des tiers

A partir de cette liste, le menu Actions s’est enrichie de la rubrique « Consentement LRE », contenant trois sous-rubriques

• Ajouter accord de consentement LRE

Sur une sélection de tiers, mets à jour manuellement la rubrique en cochant la case

• Retirer accord de consentement LRE

Décoche la case citée précédemment

• MAJ accord de consentement LRE

Se connecte sur le site de notre partenaire et rapatrie toutes les données inhérentes aux consentements …

Donc, coche la case et mets à jour l’email si nécessaire, décoche la case si votre client a refusé le consentement

A l’issue du traitement, la liste des tiers impactée est affichée

Liste des événements

Lors de l’envoi des LRE, une vérification est également faite sur le site AR24 et, si besoin, mets à jour LSC des données liées aux consentements (accord ou désaccord)

Liste des AR

A partir de la liste des AR (depuis le module Organiseur), un bouton « Mise à jour des consentements est présent ». Il a le même comportement que celui présent depuis la liste des tiers

Nouvelle variable

Création de la variable courrier « AR24_LienConsentement » permettant de générer un lien vers le site permettant à vos interlocuteurs de gérer l’accord de consentement avec notre partenaire.

Exemple de lien généré :  https://app.ar24.fr/fr/consent/register/16f805af41af4d13cde7

Nouveau mode d’envoi des documents

Désormais, les documents sont envoyés en Htpps, donc plus sécurisé.

Impression d’un PDF

– Ajout d’une boite à cocher  « Créer les fichiers postscript avec l’ancienne couche d’impression », qui permet comme son nom l’indique de forcer LSC à imprimer en ancienne couche d’impression.

Cette couche ne devrait plus intégrer les polices dans les PDF.

Par exemple il faut que dans les paramètres de l’imprimante : Qualité d’impression -> Option de téléchargement de police truetype, il faut être en automatique et non pas Truetype natif.

Traitement de texte (4D write Pro)

Feuille de calcul sur colonne d’un tableau

La possibilité de « transformer » la dernière colonne d’un tableau en feuille de calcul vous est donnée via les manipulations suivantes ..

• Créer votre tableau à partir du menu insertion

• Donnez un nom à votre tableau, toujours à partir du menu insertion

Nom :   _calcul  (si vous voulez ajouter la devis euro, il faut alors donner le nom _calcul_devise)

• Résultat

Seule la dernière case de la dernière colonne est automatique. Saisissez les nombres dans les lignes précédentes de la dernière colonne afin qu’un total se génère automatiquement

Insertion de nouvelles colonnes ou nouvelles lignes

Le menu insertion s’est enrichi de ces deux options pour compléter un tableau existant

Corrections

• Figeage des documents

Lorsqu’un document « Write » est chronoté, il est figé, c’est à dire que les variables deviennent définitivement des valeurs. Certaines références pouvaient rester non figées quand elles étaient accolées entre-elles. Corrigé

Factures (Nouvelle Calédonie)

Suppression de la TSS pour les nouvelles factures et possibilité de visualiser la TSS pour les anciennes factures.

Concerne : les modèles d’événements facture, les factures et les événements.

Corrections diverses

F4 – Planning

– Création/Modification de RV : modification de la méthode F4_RVModif qui posait pb pour la synchro :
+ quand on modifiait un RV en mettant plusieurs users, les fiches Messagerie étaient réattribuée dans l’ordre alpahbétique des users. Ceci pouvait perturber la synchro puisque les liens n’étaient plus les mêmes.
+ quand on modifiait un RV pour l’attriuber à quelqu’un d’autre, la fiche Messagerie était simplement ré-attribuée à quelqu’un d’autre. Ceci pouvait poser pb en synchro. Désormais, le RV est dupliqué puis le RV d’origine est supprimé.

Séquence d’événements (uniquement en 6.2)

Précédemment, un clic sur le lien dossier donnait un accès au dossier de l’événement courant (obtenu en dernier indice du parcours des étapes).

Dorénavant, on affiche le dossier de la séquence pour éviter le message : »Ce dossier est confidentiel » alors qu’aucun événement n’est chargé.

Volet « plus » (uniquement en 6.2)

Lors de la navigation via les boutons « suivant » et « précédent », l’onglet plus ne se fermait pas toujours. Corrigé

Gestion des emails  (version 6.2 uniquement)

• Encodage

Depuis le passage au moteur 18.4 de 4D (version 6.2.1 de LSC) , le contenu des EML (format original d’un email) en text/plain encodés en base64 et sans boundary de délimitation n’était plus décodé. Le résultat était un texte vide. Corrigé

• Réception

L’encodage en Q charset windows-1258 (vietnam) est désormais supporté.

Myco

Corrections diverses

Réponse directe à un email

Lors de la réponse directe à un email le tiers / lot / immeuble / dossier n’étaient pas repris sur l’événement parent. Corrigé

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Synchronisation GOOGLE

Nouvelle synchronisation

A compter du 30/06/2021, les méthodes d’accès aux API google, actuellement utilisées dans LSC, ne seront plus disponibles, provoquant l’impossibilité de synchroniser.

Pour palier à cela, cette fonctionnalité va être réalisée par Myco, dans sa version 2. Cette dernière est appelée, à terme, à remplacer le module Myco tel que vous le connaissez. Cependant, dans un 1er temps, elle ne servira qu’à des fins de synchronisation dans une configuration « light » accessible à tous (sous certaines conditions techniques)

Ce module est interfacé avec les versions LSC 6.0.10 et 6.2.2.

Une documentation exhaustive est disponible via le lien suivant : documentation MycoV2

Correction

Modification de RDV

Plusieurs corrections ont été apportées sur la modifications des RDV du planning, pour corriger un problème lié à la synchro…

+ Quand on modifiait un RV en mettant plusieurs utilisateurs, les fiches « Messagerie », créées à ce moment,  étaient réattribuées dans l’ordre alphabétique. Ceci pouvait perturber les liens avec les RDV synchronisés
+ Quand on modifiait un RV pour l’attribuer à quelqu’un d’autre, la fiche Messagerie était simplement réattribuée. Désormais, le RV est dupliqué puis le RV d’origine est supprimé.

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MODULE SYNDIC

AG – Externalisation

La gestion de l’externalisation des convocations / rapports AG évolue pour être conforme au RGPD. En effet, ce dernier impose qu’un consentement doit être donné pour la diffusion de données personnelles à un tiers extérieur. Vous allez donc devoir passer par notre store et souscrire à un partenaire pour continuer à faire de l’externalisation. (Concerne Athome, Paragon, etc..).

Côté LSC, une double incidence est à constater :

• Le bouton « Liasse externalisation » est renommé « Liasse OU externalisation »

Si vous passez par cette option, rien ne vous sera demandé tant que vous ne cocherez pas la rubrique « fichier d’export ».

Si vous le faites une vérification qu’une abonnement au store a été contracté sera faite. Si ce n’est pas le cas, vous aurez le message suivant :

• Le bouton « Export Athome » est soumis au même contrôle que la liasse.

AG CONNECT / gestion des VPC

Vous le savez maintenant, AG Connect permet de gérer vos assemblées à distance…

Une 2ème branche de AG Connect, indépendante de la 1ère donne maintenant la possibilité à vos copropriétaires qui désirent voter par correspondance de le faire.

Le principe est simple  (il faut bien sûr avoir souscrit à ce service sur notre store) :

• Préparez votre AG, jusqu’à l’onglet « convocation »
• Faites un clic maintenu sur « AG connect » et choisissez la 2ème option « Export AG Connect VPC seulement »

Les données sont envoyées sur AG Connect

Nouvelle variable pour courriers aux copropriétaires (nouveau décret)

• VListeEncSyndic($1;$2;$3;$4)

Cette variable permet de lister les montants payés sur les codes fiscalités 61 (SORD) et 62 (STVX)

Ce sont les écritures du compte portant :

• Sur un journal de trésorerie (2) ou trésorerie commune (9) sous la forme Crédit-Debit
• Les écritures sur un journal de répartition (6 ou 7) qui sont au crédit.

4 paramètres : le 1er est obligatoire, les 3 suivants sont optionnels

– $1 = [Compte]idRef
– $2 = Vrai ou faux : si vrai, alors la liste est affichée, si faux, alors la liste n’est pas affichée : par défaut, la valeur = vrai
– $3 = date début : sous la forme !01/01/2020! : par défaut prend ComptaDateDeb définie par le module Courrier
– $4 = date fin : sous la forme !31/12/2020! : par défaut prend ComptaDateFin définie par le module Courrier

La fonction valorise également 3 variables (à utiliser si $2 = faux) :
VR_Num01 = montant payé sur le code fiscalité 61
VR_Num02 = montant payé sur le code fiscalité 62
VR_Num03 = total VR_Num01 + VR_Num02

Simulation travaux

• Choix d’une clé de répartition

Désormais, les clés sont triées par ordre de tri.

Corrections diverses

Copropriétaire

• Voir les tantièmes

La liste utilisait une police Arial 14 au lieu de Courier new 14. Les valeurs n’étaient plus alignées. Corrigé

Etat daté

• Pages 6 ou  7 (suivant le modèle)

Il y avait une faute de frappe à convention qui était écrit « convetion ». Corrigé

Budget

Impression budget détaillée (Uniquement en 6.2 et sur Mac OS)

• Les chiffres n’avaient pas de séparateur de millier..
• Les formats numériques ne s’imprimaient pas correctement sur Catalina et Big sur

Convocations AG

• Impression du formulaire de vote

Il pouvait être tronqué à droite sur certaines imprimantes (Canon sur Mac par exemple). La marge est donc augmentée de 10 pixels (limite à 561 pixels)

Virements multi-entités

Des dialogues apparaissaient pour chaque fichier généré, vous obligeant à les valider pour générer le suivant. Corrigé

Décomptes  (tous décrets)

Dans le cadre d’une édition du décompte aux indivisaires, les événements générés ne portaient pas sur le correspondant lié à l’indivisaire. Corrigé

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Extranet

Nouvelle méthode d’envoi des données depuis LSC

Nous avons optimisé la façon d’envoyer les comptes et les événements vers l’extranet, divisant  le temps de traitement :

• Au moins par 3 sur les envois importants
• Jusqu’à par 10 pour les envois moins conséquents

Gestion des multi noms de domaines

Pour mémoire, lorsque vous publiez vers l’extranet, vous envoyez vos données vers un nom de domaine que vous avez choisi

Or, LSC est non seulement multi-modules (donc multi-entités) mais on peut également le configurer en multi-agences. Vous pouvez très avoir votre G001 sur l’agence X et G002 sur l’agence Y. La problématique était de gérer plusieurs extranets (donc plusieurs noms de domaine) à partir de LSC.

Dorénavant, une rubrique dans les paramètres vous permet de définir entité par entité, le nom de domaine auquel elle est rattachée : elle se nomme « Configuration multi-envoi »

Après un clic sur celle-ci, vous affichez un tableau permettant ce paramétrage :

Il suffit simplement de définir le bon nom de domaine en fonction de l’entité…

Si vous avez souscrit un contrat avec l’un de nos partenaires (Inch, Captain tower, Chouette copro ou Syment, ce même bouton vous permettra de définir ce que vous désirez envoyer..

Nouvelles informations envoyées

Gardien / Concierge

Dorénavant, si vous avez renseigné un gardien / concierge dans les données complémentaires de l’immeuble, cette information est envoyée sur l’extranet.

Exemple d’utilisation : module de gestion des tickets – Possibilité de choisir cette donnée dans les personnes à notifier / contacter

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Tous modules

Fiche LOT

Nouveau DPE (Diagnostic de Performance Énergétique (au 1er juillet 2021)

Le nouveau DPE s’applique pour les lots dont la date de DPE est postérieure au 01/07/2021 et dont le type de bien est différent de :

• 5    Commerce / fond de commerce
• 6    Droit au bail
• 10  Local professionnel
• 21   Local commercial
• 22  Local industriel

Les lots tertiaires restent donc en ancien DPE.

Le nouveau DPE ne concerne que les lots d’habitation.

Fonctionnement dans LSC …

A\ Anciens DPE

Par décret, les anciens DPE ont vu leur durée de vie raccourcie de quelques années.

• Pour les lots concernés dont la date de DPE est entre le 1/1/2013 et le 31/12/2017, l’échéance est réduite au 31/12/2022

Exemple dans LSC :

• Pour les lots concernés dont la date de DPE est entre le 1/1/2018 et le 30/06/2021, l’échéance est réduite au 31/12/2024

Exemple dans LSC : 

NOTA : les alarmes liées aux DPE, valables initialement pour 10 années sont recalculées (par suppression et nouvelles créations) au moment de la mise à jour en version 6.2.2 ou 6.0.10. Concerne les lots dans les dates de DPE ne sont pas à 00/00/00

B\ Nouveaux DPE

Pour tout DPE effectué à partir du 1er juillet 2021, le formulaire de saisie évolue et c’est la saisie de la date de ce dernier qui le matérialise.

DPE – Energie

Renseignez la valeur et la classe

DPE – Climat

Renseignez la valeur et la classe

C’est seulement à l’issue de la 2ème saisie que les étiquettes seront affichées. En effet, c’est la moins bonne valeur qui détermine l’étiquette finale

Exemple : DPE énergie – valeur 216, donc c’est la classe D   –     DPE  climat – valeur 52, donc, c’est la classe E

Les étiquettes affichées dans LSC seront toutes les deux de classe E

Un clic sur une vignette permet de l’afficher en mode ZOOM

Les variables pour afficher les étiquettes ne changent pas. Les nouvelles sont ainsi gérer automatiquement (affichette vitrine par exemple)

DPE – Estimation des coûts annuels d’énergie

Saisissez la fourchette (information obligatoire à partir du 01/01/2022)

Export PI

L’export Pagesimmo intègre des nouveaux champs avec les balises

• DPE/CONSOMMATIONS_ENERGIE/ESTIMAIONS_COUTS_ANNUELS_MINI
• DPE/CONSOMMATIONS_ENERGIE/ESTIMAIONS_COUTS_ANNUELS_MAXI

Correction

Affichette vitrine

Dans certains cas, un déplacement la zone de dessin ne s’actualisait pas. Corrigé

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Module GÉRANCE

LOCATAIRE

Raccourci : taux de recouvrement

ATTENTION : il n’est pas visible par défaut, vous devrez aller l’ajouter via vos préférences utilisateur (menu paramètres)

Ajouté sur la version précédente, nous avons apporté les améliorations suivantes :

• Ajout d’une interface avant l’export
• Ajout d’un bouton « imprimer »

Echéanciers locataires (uniquement en version 6.2)

Le module de paiement propose une rubrique nommée « Sélection des encaissements à échéance » qui n’avait jusqu’à présent aucune utilité dans le module Gérance

Dorénavant, si vous déterminez un échéancier sur un compte locataire,

les montants dus échus seront proposés dans le module de paiement. L’échéancier prendra une date de réalisation à l’issue de votre traitement.

PROPRIETAIRE

Taux d’honoraires de gestion et assiette par défaut

Un nouveau paramètre est disponible en administration, permettant de définir un taux d’honoraires par défaut, TTC ou HT et l’assiette liée. Ces données seront reprises en création de mandat de gestion

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Gérance, configuration gérance, onglet honoraires

Cliquez sur « Valeurs par défaut » et… saisissez vos informations

Validez à l’issue…

Taxe foncière

Rappel : cette option du menu propriétaire permet, non pas de payer mais de constater la taxe foncière sur le compte propriétaire et, si besoin, de récupérer la taxe d’ordures ménagères sur le(s) locataire(s) de la période …

Jusqu’à présent, seul un montant de taxe d’ordures ménagères était saisissable et, après validation, il était reporté dans le tableau de quittancement du locataire pour l’appel à venir …

Dorénavant, vous allez pouvoir rapprocher une TOM quittancée de ce montant afin de ne régulariser que le différentiel…

Paramètres

Pour automatiser cette nouvelle fonctionnalité, vous devez préalablement renseigner dans le paramétrage de la gestion de la taxe foncière le code fiscalité utilisé pour quittancer la TOM

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Gérance, configuration Gérance

Concrètement…

Si vous avez renseigné le code de quittancement, l’écran de validation de la TOM pour le locataire évolue quelque peu …

Ancien écran (ou si vous n’avez pas renseigné le code fiscalité pour provisions quittancées)

Nouvel écran

Vous pouvez déterminer les dates à prendre en compte pour le calcul des montants quittancés. La validation calculera le différentiel à demander (ou à rendre) au locataire

Divers (et/ou corrections)

Provisions conservées (compte analytique 47Prov)

Dans certains cas (plusieurs mandats pour un propriétaire mais 1er mandat sans mention du 47prov notamment), la rubrique « Solde 47PROV » ne s’affichait pas en saisie comptable. Corrigé

Lien Immofacile

Modification de la règle d’envoi (les lots sans locataires sont désormais envoyés)

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MODULE COMPTABILITÉ (tous modules)

Rapprochement automatique (CAMT 053)

Améliorations

• Les comptes sans mouvement sont exclus du tableau des comptes à rapprocher
• Les IBAN concernés sont listés dans le rapport d’import
• A l’ouverture des mouvements du compte si toutes les écritures ont été automatiquement pointées, alors le bouton valider est actif.

Balance âgée

La pièce de l’écriture est maintenant affichée dans les trois cas suivants :

• Dans l’interface
• Dans l’export (détaillé)
• A l’impression (détaillée)

TLMC

• Nouveau paramètre : clé RMLC (banque CIC)

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, comptabilité, configuration comptabilité, onglet partenaires

Ajout d’une nouvelle boite à cocher « Clé RMLC : mettre vide à la place de « 0 » : permet de mettre vide en position 132 et 133 du fichier TLMC au lieu de 00 (Banque CIC dont la règle est si en position 131 c’est un 0 alors 132 et 133 sont vides)

Borne de paiement (Partenaire Connectic, Nouvelle Calédonie)

La borne de paiement permet dorénavant le paiement par les copropriétaires puis la remontée des ces informations dans LSC, dans le brouillard d’encaissement

Rappel : si le paiement est fait par chèque, l’image de celui-ci est également récupérée dans LSC puis placée dans un événement lié à l’écriture comptable

CORRECTIONS DIVERSES

Saisie comptable

• Duplication masque comptable

Lors d’une duplication puis de la modification du masque, dans certains cas,  on ne trouvait pas le masque dupliqué dans la transaction ouverte. Corrigé

• Menus – Utilitaires – Importer un fichier de rejets SEPA

Les mouvements en « comptabilisation globale » n’étaient pas trouvés. Corrigé

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TOUS MODULES

Administration

Droits d’administration personnalisables

Jusqu’à présent, pour un utilisateur, vous pouviez lui donner accès à l’administration ou …pas. Quelques exception existaient cependant quand l’option « accès à l’administration » n’était pas cochée

Désormais, vous avez la possibilité de laisser l’accès à l’administration et de pouvoir autoriser (ou pas) chaque menu de celle-ci…

Dans les faits, cela donne :

• Si accès à l’administration, une nouvelle rubrique est disponible : configuration d’administration

Puis, si vous cliquez dessus, une fenêtre s’ouvre avec, par défaut, la rubrique « aucune restriction » cochée

Décochez là pour …affiner !

• Soit au niveau de menus principaux entiers
• Soit au niveau des sous-menus contenus dans les menus
• Soit au niveaux des menus des sous-menus

Vous avez donc trois niveaux possibles ….

Ci-dessous un exemple concret pour un utilisateur à qui nous avons laissé un accès au menu « tous modules » et à « configuration comptabilité » du module de comptabilité.

Toutes les options accessibles restent en noir, les autres s’affichent en rouge.

Statissimo

• Modification en gérance de l’envoi des données

NbPieces,NbNiveaux,NbChambres,NbStationnements,NbWC,NbSDB,NbBalcons,NbTerrasses,NbCaves,NbEtagesImmeuble

• Honoraires de gérance

Ne sont envoyés que si >0 (au lieu de #0)

• Modification en syndic de l’envoi des données :

NbPieces,NbNiveaux,NbChambres,NbStationnements,NbWC,NbSDB,NbBalcons,NbTerrasses,NbCaves,NbEtagesImmeuble

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Addendum des modifications apportées à LSC depuis les versions 6.0.8 & 6.2

Sommaire

Les nouveautés sont affichées en bleu…

Cliquez sur le titre d’un module pour un accès direct à celui-ci

Si une information ne concerne qu’une des deux versions, nous vous le précisons…

Un bouton « retour sommaire », placé au même niveau que chacune des rubriques énumérées ci-dessous permet de revenir en tête de document en un clic.

Versions 6.0.9r1 et 6.2.1r1

Module Organiseur

F5 – Optimisation (uniquement la version 6.2)

Emails : gestion du corps de l’email

Tous modules

Formats personnalisés

Module Gérance

Nouveau raccourci – taux de recouvrement

Régularisation des lots isolés (nouveau mode) – 2 corrections

Module Syndic

AG : bulletins de votes par correspondance (regroupement par identité)

Budget – Fonds travaux – appel sur N+1

Versions 6.0.9 et 6.2.1

Module Organiseur

– AR 24 – Gestion de l’avis électronique (LRE simplifiée)

– Liste des factures – PDF unique

Corrections diverses

– F4 – planning personnel

– F5 – Emails reçus – liste

– SMS – B2SMS – gestion des envois

– Signature électronique (correction)

Module Syndic

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

– Article de vote : création d’un nouvel article (mode Luxembourg)
-AG_connect

CORRECTIONS DIVERSES

Répartition des charges
Racines autorisées
AG Connect

Module Gérance

Locataire

– Révision de loyer (conditions)

– Régularisation des charges (nouvelles informations sur fiches LOT et LOCATAIRE)

– Régularisation des lots isolés : nouvelle version, entièrement réécrite.

Propriétaire

– Mise en place des revenus fonciers 2020

Corrections diverses

Bordereaux assurance locative et vacance

Relevé de gérance n° 7

Module Comptabilité

– Brouillard d’encaissement : prélèvement one/off

Tous modules

Révision de code …

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Versions 609r1 & 621r1

Module Organiseur

F5 – Evénement à ranger (en à traiter)

Optimisation de ce traitement ..

Gestion des emails

Depuis la version 6.0.9 (ou 6.2.1), le corps des emails reçus pouvait être copié dans le presse papier de votre ordinateur, écrasant au passage son contenu. Corrigé

Tous modules

Formats personnalisés

Suite à la mise à jour en 609 ou 621, les formats personnalisés sur les fiches utilisateurs avaient été perdus par écrasement du fichier existant. Corrigé

Dorénavant, ce fichier est recrée à chaque ouverture de l’application en fonction des données contenues dans les fiches utilisateur…

Updateur (Uniquement Macintosh)

Des erreurs survenaient à l’écrasement des fichiers et dossiers à mettre à jour. L’updater ne fonctionnait donc plus correctement. Corrigé

Module Gérance

Raccourci : taux de recouvrement

Un nouveau raccourci en Gérance est disponible : taux de recouvrement

ATTENTION : il n’est pas visible par défaut, vous devrez aller l’ajouter via vos préférences utilisateur (menu paramètres)

Ensuite, en cliquant sur ce raccourci, vous obtiendrez la fenêtre suivante :

Vous pourrez obtenir un résultat par trimestre puis un cumul. Puis une fois votre période choisie, vous validez.

Sur tableur, le liste des locataires sera affichée avec leur quittancement (par exemple) sur un trimestre en détaillant le loyer, les charges et ..autres. La même chose sera proposée pour l’encaissement et dans un 3ème temps, le taux de recouvrement

En plus de cela, un cumul est fait sur l’année avec les mêmes données (quittancé, encaissé, taux de recouvrement)

Régularisation des lots isolés (nouveauté 609 & 621)

• Bouton « ajouter’

Les provisions appelées n’étaient pas calculées pour la 1ère ligne du tableau. Corrigé

• Nouvelles provisions

Les nouvelles provisions étaient mal recalculées en modification de fiche de régul (étaient calculées par rapport au montant proratisé et pas par rapport au montant total). Corrigé

Module Syndic

Assemblée générale

• Bulletins de votes par correspondance (si regroupement d’identités)

Lors de l’AG, si le regroupement par identité avait été activé, il se pouvait, dans certains cas, que des résolutions soient annotées « vous n’êtes pas concerné par le vote », à tort. Corrigé

Fonds travaux – Gestion des appels de fonds

Pour le fonds travaux, si vous définissez un seul appel sur l’année, vous pouvez maintenant cocher (si besoin) la case « Calcul sur N+1 »

Versions 609 & 621

Module Organiseur

Raccourcis

Ajout d’un nouveau raccourci : historique d’un dossier

AR 24

Avis Électronique (LRE simplifiée)

Dorénavant, vous pouvez transmettre à notre partenaire des documents qui seront traités en LRE simplifiées, donc avec beaucoup moins de contraintes pour vous et vos clients pour l’envoi et la réception des documents.

Liste des factures

PDF unique

Ajout d’un bouton « PDF unique » : permet de générer un fichier PDF avec toutes les factures sélectionnées.

SMS – B2SMS

Si vous avez des soucis d’envoi de SMS avec notre partenaire, il est possible de changer certains paramètres pour modifier ladite méthode d’envoi..

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Organiseur, Configuration SMTP, FAX, SMS

Une boite à cocher « Transmettre par le webservice B2SMS » est présente.

Une fois cochée, il faut saisir les login et mot de passe qui vous ont été transmis par notre partenaire…

+ Ajout d’un bouton « Tester » qui permet d’envoyer un SMS de test au numéro de téléphone renseigné afin de tester le webservice

Dans l’envoi de mail, si le message est de type SMS et que le module SMS par webservice est activé, alors le SMS est envoyé par le webservice au lieu de partir par email. Sinon le fonctionnement reste identique à celui déjà existant.

Corrections diverses

4D Write Pro (6.2 uniquement)

+ La commande « rechercher remplacer » … ne remplaçait rien. Corrigé

+ Menu affichage – ajout d’un taille de page qui permet de chosir une taille de papier parmi celles disponibles sur l’imprimante (A4, A3, etc)

+ F1 – Création d’un SMS – Saisie dans Write pro : on compte dorénavant les lettres au fil de la saisie comme dans la version 6.0

+ Menu insérer

Ajout d’un « insérer colonne » et d’un « insérer section ».

+ Menu format

Ajout d’un menu « section » qui permet de renommer une section, de définir une première page différente, des bordures, des marges

F4 – Planning personnel

Si l’option « utiliser un code gestion différent du code physique » est décochée dans les paramètres : le libellé « pour le » devient « immeuble ».

F5 – emails reçus

BOUTON Liste puis option RANGER

Les événements pouvaient être dispatchés entre événements ou  messagerie interne voire refuser de changer d’état en fonction du contexte. On pouvait donc par exemple tenter de ranger 20 emails et n’avoir que 15 événements en résultat.  Corrigé

F8 – Tiers

Version 6.2 uniquement – La contrainte de suppression n’avait pas été reprise

Signature électronique

Le « place IT », c’est à dire le placement des signatures présent dans les modèles d’événements,  ne prenait pas en compte les éventuelles pièces jointes rattachées au modèle. Corrigé

Gestion des images

L’extension .JPEG n’était pas reconnue. Seule .JPG l’était. Corrigé

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MODULE SYNDIC

Paramètres

Gestion des racines de comptes. Sur la version précédente, nous avions ajouté un certain nombre de racines de comptes autorisées afin de tenir compte de la nouvelle législation.

Dans ces changements, une erreur avait été commise et nous avions saisi la racine « 65 » au lieu de « 645 ». Corrigé

Carnet d’entretien

+ Ajout du n° d’immatriculation (s’il existe)

+ Ajout d’une option « Utiliser les dates de la fiche immeuble » pour le choix « mention date AG ».

Assemblée générale

Formulaire de vote par correspondance

Résolution sans vote

-Ajout de la mention « Cette résolution ne fait pas l’objet d’un vote » pour les articles -1

Heure de l’AG

Si l’heure de l’assemblée générale n’a pas été renseignée (donc à 00h00), elle n’est plus mentionnée sur la 1ère page du formulaire.

Article de vote 264 (Mode Luxembourg)

Ajout d’un article 264 (majorité renforcée : moitié de tous les copropriétaires + 75% des tantièmes. Correspond à l’article 19 « local ».

Rappel de la correspondance pour le Luxembourg :
* Majorité simple ou relative = article 17 = 24 si on ne compte pas les absentions et 240 sinon
* Majorité absolue = article 18 = 250
* Majorité renforcée = article 19 = 264
* Unanimité = article 20 = 269

AG Connect (partenaire)

Luxembourg

Possibilité de faire de l’AG Connect pour le code pays « Luxembourg »

Belgique

AG Connect est maintenant compatible avec le code pays « Belgique ».

Gestion des arrivées

Prise en compte des heures d’arrivés en cours d’AG.

Corrections diverses

Budget

• Impression détail (version 6.2 uniquement)

Les sauts de page étaient mal calculés (le corps faisait 11 pixels mais on ajoutait seulement 10). Les pieds de tableau faisaient 561 pixels alors que le corps en faisait 550. Corrigé

Module de paiement

• Brouillon (version 6.2 uniquement)

Lors du prélèvement multi-activités, le dernier brouillon était remonté alors qu’il n’avait pas lieu d’être….Corrigé

Répartition des charges

L’erreur suivante pouvait apparaître « dépassement capacité tableau » quand pas un des comptes de charges inhérent à la répartition lancée n’avait pas de clé de répartition attachée. Corrigé

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Module GÉRANCE

LOCATAIRE

Révision de loyer (conditions)

Depuis la version 6.0.8, deux nouvelles options sur les conditions de révision étaient disponibles dans la fiche locataire. Tant que vous n’ouvriez pas cette fenêtre, elle n’avait pas d’incidence sur la fiche courante. Après, ouverture, par contre ….

Le problème, c’est qu’il manquait une option permettant d’indiquer à LSC que vous désiriez rester « neutre » sur le locataire. Celle-ci a été ajoutée, nommée « Ni l’un, ni l’autre (mode « standard ») »

Révision par période

La TVA permanente n’était pas recalculée. Corrigé

Régularisation des charges (lot isolé v1/v2 ou immeuble complet)

Fiche Locataire

Dorénavant, après une régularisation des charges, les informations inhérentes à celle-ci sont récupérées et stockées sur la fiche, dans l’onglet « plus ».

Ces données sont mises à jour à chaque nouveau calcul…

Fiche LOT

Ajout d’un champ « date de régularisation » permettant de renseigner la date de la dernière régul de charges.

Cette date est alimentée automatiquement par tout type de régularisation lancée (isolée, par immeuble)

Régularisation des lots isolés – nouveau mode

La régularisation des lots isolés a été entièrement réécrite et vous propose de nouvelles fonctionnalités et plus de souplesse. Pour y accéder, il faut l’activer via l’administration.

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Gérance, configuration gérance, onglet Gérance

Retrouvez une documentation exhaustive sur le lien suivant : lots isolés

PROPRIETAIRE

Revenus fonciers 2020

Mise en place des revenus fonciers 2020.

Divers documents sont disponibles sur l’espace client :   (URL : https://espaceclients.crypto.fr/categories/actualites)

Vous y trouverez :

• les états à importer  : 2072 (S et C) + projets 2044 (identité et indivision + projets 2044 S (Immeubles spéciaux + Propriétés rurales et urbaines
• Vidéos explicatives : 10 vidéos à votre disposition

Pour la documentation, vous y accéder directement via le lien suivant : doc

Corrections diverses

Bordereaux assurance locative et vacance

Si une entité avait un nom différent du nom de votre licence, alors c’est l’adresse des paramètres qui était affichée au lieu de l’adresse de l’entité. Corrigé

Relevé de gérance n° 7

Ne tenait pas compte de la BAC « Exclure les écritures lettrées » pour la partie « Relevé de compte » (versements effectués) et « Pour mémoire »
Concerne : G_RGImprimerUnFormat7 (lignes 866 à 869 et 913 à 915)

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MODULE COMPTABILITÉ (tous modules)

Brouillard d’encaissement – Prélèvement One/off

Bouton Valider & Annuler

+ Les boutons annuler et valider deviennent inactifs après génération d’un fichier de prélèvement one off.

+ Le bouton valider ne devient actif que si les mouvements ont été comptabilisés via le bouton idoine.

Les paramètres « utiliser les données du compte de centralisation ou du journal commun » et « regrouper les fichiers par BIC créancier… » sont appliqués au prélèvement one off selon le même principe que dans le module de paiement classique.

CORRECTIONS DIVERSES

Consultation de comptes

Solde progressif & regrouper ou globaliser

Une erreur « dépassement capacité tableau » pouvait survenir après utilisation de la bac regrouper ou globaliser. Corrigé

+ Corrections mineures…

• Si on triait l’une ou l’autre des listes et que l’on double cliquait sur une ligne d’écriture dans la liste de solde progressif, c’était rarement l’écriture sollicitée qui s’ouvrait
• Si on cochait regrouper ou globaliser, et qu’on double cliquait sur une écriture, alors on pouvait perdre une partie de la sélection de départ.
• Si en « alt + clic » sur la liste des soldes progressifs, on modifiait un libellé d’écriture, la modification n’était pas répercutée dans la liste.

 

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TOUS MODULES

Révision de code

Afin d’optimiser les liens entre les tables et les recherches indexées, une réécriture du code de gestion des index a été effectuée, permettant d’en diminuer très fortement le nombre et en même temps la taille du fichier qui les stocke. Il devrait donc en résulter un confort de travail amélioré.

Cependant, il vous faut lancer une réindexation de la base pour que ces changements soient pris en compte, ce qui peut être (très) long. Appelez notre service hotline technique si vous êtes intéressé.

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Régularisation des lots isolés

Préambule

Jusqu’à présent, la régularisation des lots isolés donnait la possibilité d’indiquer pour un lot, le montant des charges récupérables sur la période et LSC en déduisait le nombre de locataires concernés ainsi que le prorata pour chacun. Une comparaison était ensuite faite entre le montant à récupérer et les appels de provisions afin de générer une régularisation.

Cette fonctionnalité s’est enrichie à plusieurs niveaux :

• des options de recherche du lot à régulariser
• des montants à affecter au locataire (vous pouvez en ajouter)
• du document récapitulatif (décompte de charges plus complet)
• de la validation qui peut ne pas être immédiate car LSC conserve les fiches tant qu’elles ne sont pas traitées ou …supprimées.

Activation

Pour y accéder, il faut l’activer via l’administration.

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Gérance, configuration gérance, onglet Gérance

Accès

Menu locataire, option régularisation des lots isolés

Liste des locataires à régulariser

Dorénavant, c’est la liste des locataires « en attente » qui est proposée. Elle peut être vide si aucun locataire n’est en instance de validation…

Ajouter

En cliquant sur ce bouton, vous allez pouvoir choisir le lot à régulariser et par conséquent les locataires.

Recherche du lot

Plusieurs rubriques permettent cette recherche :

• Propriétaire
• Immeuble
• Lot

A noter qu’elles sont interconnectées, c’est à dire que si vous saisissez un propriétaire, seuls les immeubles de celui-ci s’afficheront puis seuls les lots de l’immeuble du propriétaire… Il est donc aisé de retrouver le lot à traiter

Période concernée

Saisissez la période de régularisation désirée, c’est elle qui déterminera le nombre de locataires concernés par cette dernière.

Montant des charges réelles sur la période

Indiquez le montant des charges récupérables sur le(s) locataire(s), donné sur le décompte du syndic.

A cette étape, retenez que vous pourrez par la suite ajouter d’autres charges pour compléter le traitement (taxe d’ordures ménagères par exemple)

Code fiscalité utilisé pour les provisions

Par défaut, c’est le code « 30 ».

Il est modifiable. Il permet à LSC d’évaluer le montant des provisions appelées sur la période (écritures de quittancement associées à la fiscalité choisie).

Seuil minimum de régularisation pour les locataires partis

Si vous avez un ou plusieurs locataires partis sur la période, cette rubrique vous permet de définir un montant minimal à partir duquel nous procéderons à la régularisation. En dessous, LSC ne fera rien.

La validation de cette fenêtre vous affiche le(s) locataire(s) concerné(s) par la régularisation.

A partir de cet écran, soit les modalités de la régularisation du locataire sont complètes et vous pouvez passer aux options d’impression et quittancement, soit vous les modifiez et complétez par un double clic sur la ligne.

Modification / complément sur la déclaration

Quand vous prenez la déclaration en modification, vous arrivez sur l’écran suivant :

Cadre « Calcul »

• Titre

Le titre indiqué est celui qui sera repris sur l’impression du décompte .. vous pouvez donc le modifier mais ….attention à la longueur de ce titre !

• Période concernée

C’est la période que vous avez indiqué sur l’écran « ajouter ». Elle reste modifiable, mais aucun calcul de cohérence ne sera refait (provisions appelées sur la période, prorat temporis éventuel, etc…)

Il est clair que si vous vous êtes trompés, il est peut être préférable de supprimer cette fiche depuis la liste et de recommence par le bouton « ajouter »

Cadre « Compte » + case « validé »

• Compte locataire

Un clic permet d’accéder directement au compte

• Nom du locataire

Ici, le clic propose la fiche locataire

• Case « Validé »

Quand vous avez terminé de travailler sur votre fiche, cette case permet d’indiquer que le travail est terminé. Cette information sera reprise sur la liste des régularisations et surtout, c’est elle qui permet de passer à la dernière étape : Quittancer

Cadre « Type de charges »

C’est dans ce tableau que vous allez pouvoir compléter / modifier / ajouter des charges. Six lignes sont à votre disposition, dont deux sont préremplies : à noter que chacune des lignes propose deux cases distinctes pour les libellés.

IMPORTANT : seules les lignes sur lesquelles vous saisirez des montants seront reprises sur le décompte de charges. Il est donc inutile d’effacer les libellés si par exemple, vous n’avez pas d’ordures ménagères pour le locataire courant

• Ordures ménagères
• Charges établies par le syndic (cette ligne est préremplie du montant des charges réelles indiqué sur le 1er écran de calcul.
• Les 4 lignes suivantes sont vides par défaut

Chacune des rubriques affiche

• le prorata temporis pour le locataire
• sa quote-part (1 par défaut)

Tout est modifiable et se recalculera automatiquement en fonction des données saisies ..

Cadre « Eau »

Cette partie permet d’indiquer une éventuelle consommation (ancien et nouvel index) et le prix au m3 : le tout déterminant le montant dû.

Par défaut, nous préremplissons les trois 1ères lignes des éléments suivants :

• Eau froide
• Eau chaude
• Energie thermique

Là également, tout est modifiable

Cadre « Total »

La 1ère reprend tous les éléments des deux cadres précédents…

• Provisions sur charges

Affiche les provisions sur charges appelées sur la période  de régularisation

• Réintroduction retenue avant décompte

Si pour une raison ou une autre, vous aviez retenu un montant sur le locataire (à son départ par exemple), vous pouvez l’indiquer ici afin que nous en tenions compte.

• Régularisation

Ce montant est calculé automatiquement, il résulte de toutes les informations saisies précédemment..

• La régularisation sera quittancé en ..

Permet de définir un échelonnement du paiement de la régularisation par le locataire …

Si le locataire est parti et/ou créditeur, cette option n’est pas accessible

Cadre « Provisions »

Les provisions actuelles sont données à titre informatif ..

• Nouvelles provisions

Calculées automatiquement et …modifiables.

Les nouvelles provisions se recalculent en fonction du paramétrage du code fiscalité utilisé (30 par défaut). En effet, dans ce dernier vous déterminez un % et c’est ce dernier qui sera appliqué pour le nouveau montant à appeler.

Pour faire simple :

• 0 % signifie que les nouvelles provisions seront égales aux précédentes
• 100 % permet de passer sur un recalcul en fonction des charges réelles

Exemple : vous aviez une provision 100 € / mois, soit 1200 € / an  … La dernière charge réelle s’élevait à 1300 €. Les nouvelles provisions seront de : 108,33 €, soit 1300 / 12

• 110 % permet de reprendre les charges réelles comme base pour les nouvelles provisions  +  les augmenter de 10 %

En reprenant l’exemple précédent, nous aurions donc une provision à 119.17 €, soit 108.33 *1.1

La validation de cet écran vous affiche la liste des locataires à régulariser

Etapes suivantes ….

Imprimer

Permet l’impression d’un décompte de charges. Il est également possible d’en créer un événement avec le décompte en pièce jointe, donc publiable sur l’extranet également

Les informations liées à l’étalement de la régularisation et aux futures provisions ne s’affichent que pour les locataires présents

Quittancer

C’est la dernière étape de la régularisation. Elle va consister à mettre à jour le tableau de quittancement du locataire afin que le(s) futur(s) appel(s) de loyer(s) tienne(nt) compte de ces montants et les ajoute au quittancement habituel.

Un clic sur cette rubrique ne traitera que :

• les locataires « validés » (case du même nom)
• ceux sélectionnés

Faites OK pour confirmer … Ce qui validera la ligne (et la supprimera) et mettra à jour la fiche locataire

Sur notre copie d’écran ci-dessus, nous avions déterminé que la régularisation des charges serait appelée en trois fois.

Supprimer

Permet tout simplement de supprimer définitivement une ou plusieurs ligne(s) sélectionnée(s).

Pas de mot de passe demandé, juste une confirmation

Fermer

Ferme l’écran des régularisations ….mais conserve les données qui n’auraient pas encore été traitées. Vous pouvez donc maintenant différer et traiter en plusieurs étapes vos régularisations de lots isolés.

La régularisation des charges a d’autres conséquences…

Fiche LOT

• Régularisation le..

Ajout d’un champ « date de régularisation » sur l’onglet TRANSACTION du lot permettant de renseigner la date de la dernière régul de charges. Elle se met automatiquement à jour pour toute régularisation lancée (lot isolé ou immeuble complet)

Cette date est alimentée automatiquement par tout type de régularisation lancée (isolée, par immeuble)

Fiche LOCATAIRE

Après une régularisation des charges, les informations inhérentes à celle-ci sont récupérées et stockées sur la fiche, dans l’onglet « plus ».

Ces données sont mises à jour à chaque nouveau calcul…

 

Gestion automatisée des demandes d'intervention, incidents, ordres de service. Documentation valable à compter du 09 juin 2022

SOMMAIRE

Tous les titres en bleu vous indiquent que des nouveautés ont été intégrées dans le paragraphe traité depuis la version 2.0

Préambule de la version 2.2

Rappels des nouveautés remarquables des versions précédentes

Principes généraux

Paramétrages du module

Les différents types de tickets

Savoir lire un ticket

– L’entête

– Le corps de la page

– Lecture simplifiée d’un ticket multi-tiers

Comment créer un ticket (interface Web)

– Création par un lien
– Création manuelle

Saisir les données du ticket

Partie haute

Partie centrale

Partie basse

Validation d’un ticket et conséquences

– Liste des tickets

– Bouton VTI (nouveauté 2.2)

– Conséquences

Toutes les étapes d’un ticket

– Options disponibles à toutes les étapes

Echanges avec l’intervenant, propriétaire, président du CS + changements coordonnées

…/…

Note interne

Contacter un autre intervenant

Informer un tiers

– A – Ordre de service mono ou multi-intervenants

• 1 – Création d’un ticket
• 2 – Réponse de l’intervenant (accepte ou pas l’intervention)
• 3 – Demande de présence sur place
• 4 – Fin d’intervention
• 5 – Demande de facture
• 6 – Fermeture du ticket (nouvelles options)

– B – Devis simple ou multiple (différences avec un ODS)

• 1 – Création d’un ticket
• 2 – Réponse de l’intervenant (accepte ou pas de proposer un devis)
• 2b – Passer en devis multiple (optionnel)
• 3 – Acceptation (ou pas) du devis par le gestionnaire (ou autre tiers)
• 3b – Confirmation de l’acceptation à l’intervenant + Envoi du devis signé (optionnel)
• 3c – Prise de RDV directe entre l’intervenant et la personne à contacter
• 4 – Fin d’intervention  –  5 – Demande de facture  –  6 – Fermeture du ticket (cf. chapitre précédent)

Récapitulatif d’un ticket

– Retrouver les informations du ticket

Rapport et statistiques

– Par période

Côté LSC

– Afficheur (F5)
– Liste des tickets

Préambule de la version 2.2

Cette version n’intègre qu’une seule nouveauté (de taille) puisqu’elle permet le lien avec le module VTI en récupérant des notes « à faire » (tickets) provenant d’une visite d’un immeuble en transitant par le Cloud.

Rappels des versions précédentes : 

La version 2.1 de la gestion de tickets (qui suit donc la version 2.0) apporte également son lot de nouveautés. La plus remarquable, selon nous, c’est l’accès intégral à tous les modèles d’emails et de SMS afin que vous puissiez les personnaliser…

Côté lisibilité, nous avons agrandi les écrans, permettant une lecture et un suivi plus aisés…

Version 2

Version 2.1

Rappel

Tutoriel intervenant : à votre demande, nous avons crée une petite documentation à l’attention de vos intervenants. Ils peuvent y avoir accès grâce à une bouton « aide » sur les formulaires d’échanges (ceux par lesquels ils vous répondent) où via un lien dans les emails de demandes d »intervention (ODS ou devis) que vous leur envoyez.

Pour votre parfaite information, voici le lien : tutoriel

PRINCIPES GÉNÉRAUX

La gestion des tickets est une application 100 % WEB, « branche » de l’extranet déjà proposé par Crypto.

Les tickets sont crées directement sur l’interface Web. Ils peuvent être à votre initiative (suite à un appel téléphonique par exemple) ou crée à partir d’une demande faire par vos clients (locataire, propriétaire, copropriétaire, etc…) faite à partir de leur accès extranet. Sur option, vous pouvez même permettre à l’initiateur de suivre l’évolution de la vie du ticket, toujours à partir de son accès extranet (détails dans le chapitre consacré à ce sujet)

Les tickets ont plusieurs types : ordre de service simple ou multi-intervenants, devis simple ou devis multiple. Ils sont évolutifs. Ainsi, un ODS simple peut être transformé en devis simple et si besoin en devis multiple.

Concernant les ODS multi-intervenants, si plusieurs corps de métier doivent intervenir, vous pourrez tous les indiquer, personnaliser les instructions de l’intervention et assurer un suivi distinct de ceux-ci.

Ce suivi pourra être assuré depuis LSC car à partir de votre afficheur, les tickets « en cours » seront toujours visibles. Cependant, les actions à lancer seront faites depuis l’extranet, dans la partie dédiée à cette gestion de ticket (en Syndic et/ou Gérance).

Les tickets permettent des échanges aisés avec les parties concernées (le demandeur, le ou les intervenant(s), le notifié et bien sûr, le gestionnaire, voire son assistant car vous pouvez paramétrer l’application et donner des droits étendus aux assistants).

A tout moment, un intervenant peut échanger avec vous (à partir de la version 2.1) . En effet, sur la fenêtre d’échanges, disponible à toutes les étapes, un bouton « CONTACTER LE GESTIONNAIRE » est accessible. Message et PJ’s pourront être envoyés à tout moment, créant, si besoin, un fil de discussion dans le ticket.

Un grand nombre d’étapes sont automatisées (rappel devis, présence sur place, notification, fin d’intervention, demande de facture). Vous n’avez donc pas à vous demander si telle ou telle action a été menée. Le gestionnaire suit en temps réel la progression du ticket, depuis son afficheur.

Trois modes de communication possibles : l’email, le SMS (qui mettent à jour le ticket) ou le téléphone (dans ce dernier cas, l’intervention manuelle du gestionnaire est nécessaire).

Nouveauté 2.1 – Pour les emails et SMS, vous pourrez indiquer lors de la création du ticket ou en modification plusieurs mails et ou numéros de portables, séparés par une virgule ou point virgule

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PARAMÉTRER LE MODULE

La gestion des tickets, c’est avant tout un paramétrage, offrant les options suivantes :

• Paramètres
• Modèles d’emails
• Modèles de SMS

 

Paramètres

Afficher dans l’extranet des clients

En cochant cette option, vous autorisez vos clients à voir et suivre les tickets. Une rubrique supplémentaire s’ajoute donc sur leur extranet, nommée « Suivi d’intervention ».

Ticket visible pour : (nouveauté version 2.1)

Jusqu’à la version 2.0, seul le demandeur (donc la personne à l’origine du ticket) pouvait y avoir accès dans son extranet. Dorénavant, la visibilité est élargie aux :

• membres du C.S  ou tous les copropriétaires pour la partie syndic
• locataires ou propriétaires pour la partie gérance

Recevoir l’accusé de lecture de l’ODS

Par défaut, lorsque vous créez votre ticket, un email (et/ou un SMS) est envoyé à l’intervenant sans qu’aucune preuve de lecture ne lui soit demandée. Cochez cette cas si vous désirez le lui notifier en sachant que rien ne l’oblige à y donner une suite favorable.

Masquer le mail de l’agence pour l’intervenant (nouveauté version 2.1)

En cochant cette cas, l’email de l’agence, habituellement indiqué en entête, en dessous du nom, ne sera plus montré.

C’est une manière ‘d’emmener’ l’intervenant vers le formulaire d’échange plutôt que par réflexe, il vous réponde via l’email affiché

NOTIFIER

Notifier signifie qu’un email et/ou un SMS sera envoyé au type de personne désigné lors que le ticket évoluera. Concerne trois types distincts :

• Le créateur du ticket
• Le gestionnaire

Personne indiquée comme tel dans LSC dans la fiche immeuble (syndic) ou compte locataire / propriétaire (gérance)

• L’assistant

Même principe que pour le gestionnaire.

Description par défaut

Ce cadre vous permet de déterminer un texte générique que sera repris par défaut dans la description de tout nouveau ticket créé.

Pièce jointe par défaut

Si vous attachez une ou plusieurs pièce(s) jointe(s) à ce niveau, elle(s) sera(ont) systématiquement envoyée(s) à vos intervenants lors de la demande initiale (Ordre de service ou devis)

A noter que seule la demande par mail envoie ce type de document

Modèles d’emails / de SMS (nouveauté 2.1)

Tous les modèles utilisés dans les différentes étapes de la vie du ticket sont dorénavant accessibles et … modifiables !

Il est important de savoir que vous n’y touchez pas, cela fonctionnera comme avant, avec le pré-paramétrage que nous vous proposons

La liste des modèles d’emails est scindée en deux parties :

• Les modèles utilisés pour échanger avec les intervenants
• Les modèles utilisés pour échanger avec les personnes à notifier

Pour les SMS, c’est le même principe…

Pictogrammes

Pour chaque modèle, deux pictogrammes définis :

• Permet de revenir au modèle par défaut que nous vous livrons. Peut être intéressant si vous trouvez que le résultat de vos modifications n’est pas à la hauteur escomptée et si vous ne savez revenir en arrière.

 

• Vous donne l’accès au modèle pour le modifier …

Exemple pour un modèle d’email : demande ordre de service

Après avoir cliqué sur « modèles d’emails », la liste est affichée, triée par ordre alphabétique…

En modifiant votre modèle, vous arrivez sur la fenêtre suivante :

Sujet

C’est le sujet qui sera repris dans le sujet de l’email, à la suite du numéro de ticket :

Corps du texte

Deux parties à distinguer … le texte en « dur » que vous écrivez et les variables, disponibles sur la partie droite de l’écran que vous incrémentez. Ces dernières seront remplacées par des valeurs lors de l’envoi de l’email en contexte

Pour ajouter une variable, c’est simple, placez votre curseur à l’endroit où elle doit être ajoutée puis cliquez dessus..

Comme pour n’importe quel traitement de texte, vous pouvez changer la police, la couleur, l’apparence (souligné, gras), etc….

A l’issue, cliquez sur VALIDER…

Exemple pour un modèle de SMS : ordre de service

Les SMS servent essentiellement à afficher le lien avec lequel les intervenants pourront échanger avec vous. Il est donc court et le plus parlant possible. Ce n’est pas dans celui-ci que vous expliquerez un contexte, d’ailleurs, il n’y a pas de variables disponibles, contrairement aux modèles d’emails.

D’autre part, il y a une partie obligatoire insérée par nos soins qui est le sujet (ticket xxx, ODS xxx, relance, etc..)  et, parfois, la signature (nom du gestionnaire). Il faut donc tenir compte de ses éléments pour calculer la taille totale d’un SMS, limité à 160 caractères si vous ne voulez pas être décompté d’un SMS complémentaire.

Une explication exhaustive vous est donnée dans chaque modèle pour vous rappeler les conséquences des SMS longs ..

Pour vous repérer, nous décomptons le nombre de caractères que vous saisissez et vous donnons également l’information du nombre de SMS que cela représente. Mais attention, ce nombre ne tient pas compte des sujet et signature évoqués plus haut.

Dans notre exemple, 40 caractères ont été saisis, pour un SMS ..

Imaginez que vous le modifiiez, vous pourriez obtenir le résultat suivant :

Cette modification vous « coûtera » systématiquement deux SMS à chaque demande d’ordre de service (au moins, car rappelez-vous qu’il faut aussi tenir compte des informations ajoutées par nos soins).

A l’issue de la modification, cliquez sur VALIDER

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LES DIFFÉRENTS TYPES DE TICKETS

Chaque ticket se voit attribuer un type, souvent un acronyme, afin de les distinguer très facilement. Ces types sont au nombre de 5 :

• ODS = Ordre de service
• ODSM = Ordre de Service Multiple, c’est à dire multi-intervenants
• DS = Devis Simple
• DM = Devis multiple
• ? = ticket issu d’une demande via l’extranet et non encore validé par le gestionnaire.

Précisions sur les tickets de type « ? »

Votre client fait une demande d’intervention mais c’est vous, in fine, qui définirez si cela nécessite (ou pas) l’ouverture d’un ticket.

Vous serez donc sur le formulaire ci-dessous où un ticket « temporaire » aura été ouvert et où les options :

• Valider le ticket
• Annuler le ticket

seront présentes. En fonction de votre choix, votre client sera averti de la suite donnée. S’il s’avère que vous créez un ticket, c’est alors que qu’un suivi lui sera proposé mais en occultant certaines étapes internes à vos traitements (note interne, échanges avec le fournisseur, etc…)

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SAVOIR LIRE UN TICKET

Un ticket se lit de bas en haut, et, est subdivisé en quatre parties…

• L’entête, elle même décomposée en trois parties distinctes : partie gauche, centrale et droite

Le corps est composé de trois parties

• Partie gauche : vos actions possibles à lancer
• Partie centrale : éléments reçus et saisis par vous même à la place d’un tiers
• Partie droite : résultat de vos actions (par exemple : demandes de devis, de date d’intervention, de facture, etc…)

L’entête

Partie gauche

• Numéro du ticket, précédé du type de ticket (Ordre de service, devis simple ou multiple
• le sigle « I » vous donnant les informations suivantes : qui a crée le ticket, qui en est à l’origine, quelle est la source
• Montant (dans un premier temps le devis puis celui de la facture finale)
• Informations sur la personne à contacter (avec un accès à ses informations, qui peuvent être complétées)
• Informations sur la ou les personne(s) à notifier (avec un accès à ses informations, qui peuvent être complétées)
• Délais de relance (uniquement la facture si ODS – Ajouts de Devis et rappel d’intervention pour Devis simple ou multiples
• Mode silencieux : permet de stopper les automatismes d’envoi à vos tiers (par exemple, envoi d’un rappel de demande de devis). Ce mode peut être défini dès la création du ticket ou à n’importe quel étape. Il est activable / désactivable à souhait.

Ces pictogrammes donnent accès à des détails de la ligne, voire à la possibilité de modifier des informations

Partie centrale

• Temps passé sur le ticket (se déclenche à chaque ouverture)

• Adresse de l’immeuble ou du lot

• Rappelle les données ayant conduit à l’ouverture du ticket. Titre et description détaillée

Modifiable à tout moment par un clic sur le pictogramme.

Partie droite

• Date et heure d’ouverture
• Etape en cours (demande de devis, attente de fin d’intervention, etc…)

N’est pas indiquée sur un ordre de service multi-intervenants

• Tous les documents reçus durant la vie du ticket (photos, devis, facture)

Des petites flèches permettent de les faire défiler de droite à gauche (ou inversement). Un clic ouvre le fichier en grand format

           

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Le corps du ticket

Partie gauche

La vie d’un ticket est liée à des étapes, logiques et … chronologiques.

Cette zone de l’écran est une aide à l’utilisation du ticket. Elle vous suggère l’étape suivante ou propose une saisie manuelle, voire un retour arrière en cas de problème avec un intervenant.

C’est donc un outil indispensable et qui plus est très utile dans la mesure où il vous apporte une aide précieuse…

Les deux parties suivantes sont indissociables et schématisent la progression dans les étapes de votre ticket.

Partie centrale

Affiche tous les éléments reçus par le gestionnaire : demande d’intervention, réception d’un devis, confirmation présence sur place, etc..

A noter que dans certains cas, c’est votre intervention qui aliment cette partie, lorsque vous saisissez l’action manuellement en lieu et place du tiers concerné.

Partie droite

Matérialise vos actions, en tant que gestionnaire.

Par exemple, la création du ticket, puis l’envoi d’un ODS (ordre de service) ou une demande de devis, etc…

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Lecture simplifiée du ticket

Les informations échangées avec les différents tiers s’affichant chronologiquement de bas en haut, tous tiers confondus, vous pourriez avoir besoin d’afficher les données inhérentes à l’un d’entre eux.

Au niveau de chacun des tiers, vous accéderez à la possibilité d’activer la lecture simplifiée (cf. copie d’écran ci-dessous) où sont affichés le président du CS et deux intervenants

Si, par exemple, vous ne voulez afficher que ce qui concerne « LeDocteurNettoyeur », vous activez l’option

 

et obtiendrez le résultat suivant : seul l’ordre de service initial, sa réponse et un message que vous lui avez envoyé seront affichés.

Désactivez l’option pour revenir à un affichage intégral des éléments du ticket

COMMENT CRÉER UN TICKET

La création d’ un ticket se fait depuis l’interface web, à partir de la liste des tickets Syndic ou Gérance, à l’aide du bouton + (cf. copie d’écran ci-dessous).

L’intérêt de pouvoir créer un ticket directement depuis le service client réside dans le fait que vous n’êtes pas forcément devant votre ordinateur, donc connecté à Crypto. Une simple connexion à l’extranet depuis n’importe quelle machine, ou depuis votre smartphone l’autorise..

a) Création par le biais d’un lien

Si la demande émane de l’extranet, vous recevez, en tant que destinataire de celle-ci, un email récapitulant la problématique du jour, le lot (ou immeuble) concerné. Il possède un lien hypertexte (cf. copie d’écran ci-contre).

A ce niveau, un ticket a déjà été crée mais il n’a pas encore de statut (?). C’est à vous de choisir d’annuler la demande ou de valider le ticket. Le demandeur sera averti de votre décision.

b) Création manuelle

Si la demande provient d’un email classique ou d’un appel téléphonique, allez sur votre service client, dans le module concerné (Gérance ou syndic), ouvrez « tickets » et cliquez sur « + »

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SAISIR LES DONNÉES DU TICKET

Partie haute

Type de ticket

Deux types disponibles : Ordre de service, devis

Ordre de service : demandera à un ou plusieurs intervenant(s) d’aller sur site pour procéder à une constatation et/ou devis et/ou réparation

Devis : un devis sera demandé à un ou plusieurs intervenant(s) afin que vous puissiez valider le devis gardé… pour une intervention ultérieure.

Si vous demandez à plusieurs intervenants pour le devis, vous passerez automatiquement le type de ticket de devis simple (DS) à devis multiple (DM)

Copropriété, bien ou immeuble

• Ticket Syndic

Choisissez une copropriété à partir de la liste que vous sera affichée

• Ticket Gérance

Deux choix possibles : choisir un lot ou un immeuble si celui-ci est un immeuble complet. Il est en effet possible de traiter des tickets Gérance comme on le fait en Syndic pour ce dernier cas, c’est à dire une intervention dans les parties communes.

Assigné à…

Par défaut, le ticket sera affecté à l’utilisateur courant (gestionnaire). Mais vous pouvez tout à fait le changer à ce niveau via le menu déroulant.

Identité à l’origine de la demande

Saisissez le nom (ou la qualification) du tiers qui est à l’origine du ticket

Source

Informatif. Permettra par la suite d’obtenir des statistiques

Pour les trois rubriques précédentes, si la demande a été faite depuis l’extranet, ces données sont renseignées automatiquement

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Partie centrale

Date et heure de la demande

Cette donnée servira de repère durant toute la vie du ticket

A NOTER : si la demande a été faite depuis le service client, cette donnée est renseignée automatiquement

Sujet

Le sujet est important car est systématiquement repris dans toutes les correspondances avec les différents interlocuteurs

Description

C’est VOTRE description du problème ou de la nature de l’intervention. Sera transmise aux intervenants.

Description originale

Collez dans cette case les informations transmises par le demandeur

A NOTER : si la demande a été faite depuis le service client, cette donnée est renseignée automatiquement

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Partie basse

Mode Silencieux

Nouveauté de la version 2.0, ce mode vous permet d’avoir un contrôle totale sur la vie du ticket, c’est à dire d’empêcher le logiciel de générer des emails e/ou SMS automatiquement.

Exemple : vous créez un ODS mais vous avez déjà eu l’intervenant en ligne pour lui demander d’intervenir….. Activez ce mode, terminez la création du ticket et à la validation, rien ne sera envoyé à l’intervenant ou au demandeur

Ce mode, présent dès la création du ticket, restera visible à toutes les étapes vous permettant de le réactiver ou le désactiver à tout moment.

Envoi du propriétaire (Gérance uniquement)

En activant cette option, vous transmettrez  le nom du propriétaire du bien (ou de l’immeuble complet) à l’intervenant afin qu’il établisse le document à son nom.

Demander la présence sur place

Cette option n’est visible qu’avec un ticket de type « Ordre de service » (ODS). En effet, pour les autres types, la demande de présence sur place est envoyée de façon automatique

Notifier les relances

Si vous activez cette option, les personnes désignées comme étant à notifier seront informées lors des relances envoyées à l’ntervenant.

Visibilité du ticket

Permet de définir qui aura accès au ticket que vous allez créer, via son extranet. En effet, les paramètres permettent de définir une catégorie par défaut mais vous pouvez l’adapter à chaque nouveau ticket.

Intervenant

Si vous cliquez sur la flèche, vous déployez la rubrique pour y saisir les données de l’intervenant.

Le principe est simple : vous pouvez les choisir par corps de métier à l’aide de la rubrique de gauche ou dans une liste, toutes activités confondues.

Une fois votre choix effectué, les données de l’intervenant sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Vous pouvez choisir d’envoyer par email ou par SMS ou ….les deux ! Deux exceptions cependant : la demande initiale de devis et la demande finale d’une facture seront systématiquement envoyées par email (et par SMS si vous avez coché la case)

A NOTER : si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le saisir manuellement

Cas des intervenants multiples

Avant tout, servez-vous du bouton « AJOUTER » pour en gérer plusieurs…. Puis, suivant le type de ticket :

• Ordre de service

Vous pourrez ainsi gérer en simultané (dans le même ticket), plusieurs corps de métier.

• Devis

Pour un devis, si vous saisissez plusieurs intervenants, le comportement sera différent. Il sera alors question de faire un « choix » sur les devis reçus pour n’en conserver qu’un.

Personne à contacter

Puisque vous demandez à un (ou plusieurs) tiers (fournisseur) d’intervenir sur site, il peut avoir besoin de contacter une personne pour y accéder. Saisissez à ce niveau les coordonnées (et un commentaire éventuel)

Vous avez également la possibilité de prévenir cette personne et qui va la contacter …

Si vous cochez « email » et/ou « SMS », cette option se déclenchera à la création du ticket pour un ordre de service ou la validation d’un devis pour les autres types de tickets.

A NOTER : si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le saisir manuellement à l’aide de la rubrique « ajouter une personne non listée »

Personne(s) à notifier

Notifier une personne signifie qu’elle sera alertée de façon automatique des étapes importantes du ticket.

Par défaut, le tiers à l’origine de la demande (si celle-ci a été faite via le service client) est notifié…

Là également, vous pouvez choisir de notifier par email ou par SMS ou ….les deux !

Si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le saisir manuellement

Relances

Pour certains types de relance, vous pouvez également définir le nombre maximum de relances. En effet, celles-ci étant automatiques, si l’intervenant ne répondait jamais, il pouvait recevoir des relances ad vitam. Vous pouvez donc en limiter le nombre.

Ordres de service

Pour les ODS, deux types de relances possibles :

• Relance ODS

Dès que vous créez un ticket de type « ODS », cette relance est en attente et se déclenche dès le délai arrivé…

Elle peut être paramétrée en jours ou en heures

• Relance facture

C’est à compter de la réception de la fin d’intervention ET si l’intervenant n’a pas envoyé la facture à ce moment là que cette relance prend son sens.

 

Demande de devis

Pour les ticket de type « Devis », il existe deux autres relances ..hormis la facture

 

• Devis

Dès que vous créez un ticket de type « Devis », cette relance est en attente et se déclenche dès le délai arrivé…

• Rappel de l’intervention

Si vous désirez rappeler à l’intervenant le jour et l’heure d’intervention, cette 3ème rubrique vous le permet (en heures)

 

 

 

 

 

 

Pièces jointes

Lors de la création d’un ticket, les pièces jointes peuvent être par exemple les photos du sinistre ou tout autre fichier qui pourrait donner de l’information, notamment à l’intervenant. Vous pouvez les ajouter en les déposant dans le cadre prévu à cet effet.

Si la demande initiale est issue de l’extranet, les PJ’s sont reprises automatiquement à ce niveau.

Toutes les pièces jointes resteront accessibles pendant la vie du ticket, dans la partie supérieure.

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VALIDATION D’UN TICKET & CONSÉQUENCE

Liste des tickets

La validation du formulaire a pour effet de créer un ticket et de l’afficher dans la liste des tickets existants et actifs !

Tri par défaut

Les tickets sont affichés du plus récent au plus ancien. Ce qui compte, ce n’est pas la date de création mais celle de modification…

Donc, par exemple, un ticket crée le 19 mai 2020, modifié le 14 août, sera présenté avant un ticket crée le 25 juillet…

Colonnes remarquables

• Num

Correspond au numéro unique attribué au ticket. Est rappelé dans les différents échanges avec les intervenants et/ou tiers concernés.

• Modifié le

Dès que le ticket est modifié, cette date évolue. Par défaut, les tickets sont triés par cette date, ceux modifiés le plus récemment étant affichés en premiers.

• Statut (cf. paragraphe suivant)
• Sujet (survolez la zone avec la souris pour afficher la description complète)

• type

Chaque ticket est lié à un type sous forme d’acronyme permettant une reconnaissance visuelle rapide.

Couleurs et statuts

Cette liste vous montre les tickets sous deux couleurs : en gris ou en bleu

• Gris

Sont les tickets qui sont attente d’un élément. Par exemple : attente du RDV d’intervention

• Bleu

Cette couleur vous indique qu’une intervention de votre part est nécessaire. Par exemple, vous avez reçu un devis, il vous faut l’accepter ou le refuser !

ODSM (Ordre de Service Multi-Intervenants). Pour ce type de ticket, seuls deux statuts sont affichés : EN COURS  ou… CLOS

Recherches

A partir de cette liste, vous pouvez rechercher les tickets (à l’aide du menu déroulant à gauche). Ils peuvent être retrouvés…

• Module syndic : par copropriété, sujet ou description, numéro, intervenant

• Module gérance : par référence de lot ou d’immeuble, du propriétaire, du sujet ou description, du numéro, de l’intervenant

Nouveauté 2.1 – la recherche est conservée tant que vous ne quittez pas l’écran.

Par exemple, vous recherchez un intervenant et affichez tous les tickets liés. Vous modifiez un ticket et quand vous revenez sur la liste, vous retrouvez la liste des tickets de l’intervenant. Auparavant, la liste réaffichait tous les tickets du gestionnaire

Affichages

Bouton « VTI » (à partir de la version 2.2)

Nouveau bouton permettant de récupérer des notes « à faire » transformées en « pré-tickets » sur le module VTI et envoyées sur le Cloud.

Ensuite, il suffit de cliquer sur ce bouton et cela rapatriera des tickets qui auront le statut « en attente de validation ». Restera donc à les valider puis leur affecter un gestionnaire pour entrer dans le cycle classique de la gestion d’un ticket.

NB : les notes prises sur la VTI ainsi que les photos sont récupérées dans ces tickets.

Imprimer

Permet l’impression de la liste des tickets affichés à l’écran

Mes tickets

Par défaut, cette option est cochée. Si vous décochez, vous pourrez voir les tickets des autres gestionnaires de l’agence

En cours ou… autres

Afficher les tickets …(à l’aide du menu pop up situé en haut à droite.)

• En cours
• Du jour
• Fermés (à noter que pour ces deniers, le statut est affiché en rouge)
• Tous

Transférer à un autre gestionnaire

Pour y procéder, vous devez sélectionner le ou les ticket(s) à l’aide de la boite à cocher en 1ère colonne puis vous cliquez sur la rubrique « changer le gestionnaire ».

Puis,  vous affectez en choisissant le nouveau gestionnaire dans une liste.

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Conséquences

La validation du ticket a eu pour conséquences d’envoyer toutes demandes (ou notifications) aux personnes définies lors de la préparation de celui-ci.

• Le ou les intervenant(s) reçoit (reçoivent) un email ET/OU un SMS (si coché) dans le cadre d’une demande de devis ou d’un ODS multi-intervenants
• L’éventuelle personne notifiée (le demandeur par exemple) reçoit une confirmation de la création du ticket

Si vous avez activé le mode « silencieux », ces envois ne sont pas effectués

• Le ticket affiche la demande initiale, sa création et la demande de devis (ou d’intervention pour un ODS)

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TOUTES LES ÉTAPES D’UN TICKET

Vous l’avez compris, un ticket est une suite d’étapes logiques permettant de mener à bien un ordre de service, qu’il soit lié à un ou plusieurs intervenant(s), avec devis ou non. L’idée force du logiciel est de vous aider à chacune des étapes quand aux actions à lancer.  En parallèle, des automatismes (désactivables à tout moment…) gèrent à votre place l’information due à certains types de tiers et/ou les relances.

Deux actions sont donc à distinguer :

• Celles inhérentes à l’étape en cours, donc non disponibles (en général) au niveau des autres étapes (par exemple une demande de devis n’a aucun intérêt une fois la date d’intervention finale définie, etc….
• Celles, dites génériques, que vous pouvez lancer à n’importe quel moment.

Intéressons-nous d’abord à ces dernières…

Options disponibles à toutes les étapes

Envoyer un message

Disponible pour un intervenant, le président du CS (syndic), le propriétaire (Gérance), le locataire (Gérance), vous avez la possibilité d’échanger avec le tiers à tout moment…

Le résultat de votre action se matérialise sur le ticket en partie droite….

Si une réponse vous est faite, et si vous répondez à celle-ci (et ainsi de suite), le sujet sera conservé afin de créer un fil de discussion…

Changer les coordonnées du tiers

A l’aide du petit crayon présent, vous pouvez changer l’email et/ou le portable de votre intervenant (ou propriétaire ou président du CS)

Il est également possible de cocher le mode utilisé pour les échanges (email seul, SMS seul ou les deux). Une coche, située à gauche vous rappellera comment vous communiquez avec l’intervenant.

Options non directement liées à un intervenant défini sur le ticket

Note interne : commenter le ticket

Vous avez la possibilité d’écrire une note, qui restera interne, afin de suivre au mieux l’évolution du ticket

Résultat obtenu, qui sera affiché sur la partie droite de l’écran de votre ticket

 

.

Ce texte, vous pouvez l’enrichir avec couleurs, gras, etc…

Contacter un autre intervenant

Cette rubrique a une double fonction :

• Soit faire appel à un autre intervenant ou annulant l’ordre du précédent (donc annule et remplace)
• Soit en complément de l’intervenant déjà contacté si, par exemple, plusieurs corps de métiers sont nécessaires pour l’ODS.

Ce choix, vous le faites au moment de la validation de l’appel à un autre intervenant

Informer un tiers

A tout moment, vous pouvez envoyer un notification contextuelle (qui tient compte de l’étape sur laquelle vous êtes) à la (ou les) personne(s) de votre choix

Cette rubrique n’est plus proposée en ODSM (Ordre de service multi-intervenants) car nous sommes en présence de plusieurs contextes, pas forcément à la même étape d’avancement.

Ecran de saisie…(exemple pour la notification de deux tiers, dont un n’est pas dans la liste par défaut : nom renseigné sur la 2ème ligne, ci-dessous à droite)

La création du ticket étant effective, nous poursuivons à partir de l’étape n°2 – la réponse de l’intervenant…(ou des intervenants pour un ODSM)

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1\ L’ordre de service (ODS)

Étape n° 1 : création du ticket

cf. chapitre « Comment créer un ticket ».

Un ticket peut être crée depuis LSC en validant un événement OU depuis l’extranet depuis la liste des tickets (Gérance ou Syndic), avec le bouton +

Étape n° 2 : réponse de l’intervenant (ou des intervenants pour un ODSM)

Le fournisseur a donc reçu un SMS (cf. copie d’écran ci-contre) ou un email et il trouve un lien lui permettant d’accéder au service client, sur une page dédiée. Il y trouvera le rappel des informations de la demande (cf. copie d’écran ci-dessous, à gauche) , l’éventuelle personne à contacter, les informations du gestionnaire et la possibilité de répondre (cf. copie d’écran ci-dessous, à droite)

En acceptant l’intervention, l’intervenant propose en même temps la date et l’heure…

La validation de l’écran envoie un email au gestionnaire, le prévenant qu’une action a été faite pour le ticket xx. Il faut donc accéder au ticket et… passer à l’étape suivante : « demander la présence sur place » (si cochée lors de la création du ticket) OU « demander la fin d’intervention »

En parallèle, la personne notifiée reçoit automatiquement l’acceptation de l’intervention et la date + l’heure.

Votre ticket ressemble à cela …

Étape n° 3 : demander la présence sur place (optionnelle)

Automatique, envoyée (par mail ou SMS) 15 minutes avant l’heure prévue d’intervention. L’intervenant pourra, comme à chaque étape, vous répondra directement sur l’interface du service client. Quatre choix lui seront offerts

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email

NB : s’il vous répond par un autre biais (email ou SMS), vous devrez mettre le ticket à jour à l’aide des rubriques situées sur la partie gauche.

Étape n° 3 bis : Passer d’un ordre de service à un devis simple

ATTENTION : cette option n’est pas possible si vous êtes sur un ODSM, c’est à dire avec plusieurs intervenants définis

Votre ticket peut évoluer d’un ordre de service à la gestion d’un devis (devis simple). En effet, votre intervenant, une fois sur place, peut constater et vous indiquer qu’un devis nécessitant votre acceptation est nécessaire …

Sur votre ticket, deux rubriques vous le permettront

• Demander le devis
• Saisir manuellement le devis

Lors du passage en devis simple, vous aurez la possibilité de définir les délais de relance non proposés lors de la création de l’ordre de service. Ils restent accessibles et modifiables en modification d’un ticket, en cliquant sur le pictogramme représentant un crayon

Si votre ODS devient un « devis simple », nous reprenons alors le fil conducteur du nouveau type de ticket .. cf. ci-après l’étape n°2 d’un Devis simple

Étape n° 4 : demander la fin d’intervention

Automatique, envoyée (email ou SMS) quelques minutes après l’heure prévue d’intervention (+ la durée prévue)

L’intervenant, lors de sa confirmation, pour joindre des preuves de son intervention. Il pourra également joindre la facture, ce qui annulera l’étape suivante.

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email ainsi qu’à la personne à notifier (SMS ou email)

NB : s’il vous répond par un autre biais (email ou SMS ou tél), vous devrez mettre le ticket à jour à l’aide des rubriques situées sur la partie gauche.

La fin d’intervention confirmée sera affichée de la façon suivante sur le ticket, une fois celui-ci à jour..

 

Étape n° 5 : demander la facture (si celle-ci n’a pas été transmise à l’étape n°4)

C’est à vous d’en faire la demande.

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email

NB : si vous avez déterminé une relance automatique lors de la création du ticket, celle-ci sera envoyé x jours après votre 1ère demande.

Votre ticket, une fois mis à jour, le confirmera de la façon suivante :

Vous avez également la possibilité de saisir manuellement la facture (si reçue par ailleurs). Dans ce cas, n’oubliez pas de saisir son montant afin qu’il soit affiché en partie haute puis pris en compte dans les futurs documents de synthèse

Étape n° 5 bis (si nécessaire)

Si la facture reçue ne convient pas (manque, erreur, etc..), vous pouvez demander le nouvel envoi de celle-ci en y apportant un commentaire.

Étape n° 6 : fermer le ticket

Toutes les actions prévues étant terminées, il ne vous reste qu’à clore le ticket.

Peut être fait à toutes les étapes…

Mais attention, cette manipulation est irréversible !

Une fois le ticket clos, l’information s’affichage dans le tableau.

Deux options à votre disposition

• Obtenir le fichier de résumé du ticket

• Obtenir les documents du ticket (.zip)

Télécharge tous les éléments du tickets (photos, devis, facture, résumé, etc…), le tout dans un fichier .zip, qu’il vous suffira de décompresser.

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2\ Devis (simple ou multiple)

Nous n’aborderons que les différences avec un ticket de type « Ordre de service » car les principes restent fondamentalement les mêmes

Étape n° 2 : réponse de l’intervenant

La seule différence réside dans le fait que l’intervenant accepte ou refuse …. de proposer un devis.

Étape n° 2 bis : Passer d’un devis simple à un devis multiple  (optionnel, sinon, passez à l’étape 3) ou … faire appel à un nouvel intervenant

Si vous avez crée votre ticket en devis simple (donc une demande de devis a été envoyée à un intervenant), vous pouvez tout à fait changer d’avis et faire appel à d’autres intervenants et basculer votre devis en type « multiple ».

Cliquez sur la rubrique « Contacter un autre intervenant »

Remplissez les données du nouvel intervenant sur le second écran et validez le pour obtenir le message de confirmation suivant :

Trois choix possibles :

• OUI

Annulera le devis en cours, enverra une notification de refus et demandera un devis au nouvel intervenant

• NON

Procédera à une demande devis au nouvel intervenant tout en conservant la précédente

• ANNULER

Ne fait rien …

Étape n° 3 : acceptation du (ou des) devis

Une fois le (ou les) devis reçu(s), l’acceptation ou le refus peuvent être faits par le gestionnaire (en cliquant directement sur « Accepter ou Refuser »)

OU

• Module Gérance

Le propriétaire du lot

Si vous avez déterminé sur le mandat signé avec votre propriétaire un montant au delà duquel des travaux ne peuvent être entrepris qu’après son acceptation, servez vous de cette rubrique.

• Module Syndic

Le président du conseil syndic ou faisant fonction (nouveauté 2.1)

A noter : vous pourrez également envoyer une information aux autres membres du conseil syndic mais seul le président sera décisionnaire.

Cependant, si vous n’avez pas de président du CS, vous pourrez envoyer la demande d’acceptation à :

• l’un des membres du CS
• un personne de votre choix, en saisissant simplement son nom, son email et/ou le n° de portable.

Étape n° 3 bis : transmission du devis accepté à votre intervenant (optionnel)

L’acceptation étant actée, vous pouvez le confirmer à votre intervenant en lui joignant une copie du devis dûment accepté et signé

Dans notre copie d’écran ci-dessous, le devis a été approuvé par le conseil syndic. Ne vous reste qu’à confirmer cette approbation en cliquant sur « valider »

La fenêtre vous proposera alors de joindre le document signé…

Cette option est accessible même si le devis est directement accepté par vous

Étape n° 3 ter : prise de RDV directe par l’intervenant avec la personne à contacter

A partir de la version 1.0.7, une fois un devis accepté, l’intervenant n’attend plus que vous le recontactiez pour définir un RDV d’intervention, il peut le faire lui même puis vous transmettre cette information via un lien prévu à cet effet.

Quand votre intervenant clique sur le lien, il arrive sur l’écran lui permettant de vous donner cette information…

Une fois cette donnée réceptionnée, vous pourrez encore la valider, la reporter ou ..l’annuler…

Si l’intervenant ne passe pas par l’interface permettant une mise à jour du ticket, vous pourrez saisir manuellement le RDV

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Étapes suivantes

Sont strictement identiques à celles décrites précédemment pour l’ordre de service

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Récapitulatif d’un ticket

Lorsqu’un ticket est clos, une nouvelle option s’affiche vous permettant de récupérer tous les éléments de celui-ci (photos, devis, factures, etc….)

Cette possibilité existe également depuis LSC (cf. chapitres suivants)

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Rapport

Le rapport peut avoir une double destination…

• Pour vous, gestionnaire, pour avoir une vue d’ensemble des tickets ouverts pour un lot, un immeuble en mono-propriété ou en copropriété
• Pour vos clients à des fins de comptes rendus … (auprès du conseil syndical, par exemple).

Attention, seuls les tickets « clos » seront pris en compte dans ce document

A partir de la liste des tickets, le menu « tickets » vous propose l’option « Rapport »

qui vous conduit à la liste des rapports déjà établis.

Pour en créer un nouveau, cliquez sur « + » en haut à droite

• Choix du bâtiment (ou du lot)
• Date de début / Date de fin

de prise en compte des tickets clos…

• Choix des données

Cochez ce qui doit être affiché ou …non

La validation calcul le rapport et le place dans la liste. un clic sur une ligne l’affiche directement à l’écran.

En parallèle, une copie est envoyée sur l’email de l’utilisateur courant.

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Côté LSC…

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F5 – Afficheur

Visibilité

• Les tickets, crées et stockés sur le service client, restent visibles à partir de l’afficheur, sous forme de liste.
• Seuls les tickets en cours, liés au gestionnaire sont affichés…Numéro, immeuble /lot, Aqui (créateur du ticket), statut et sujet sont visibles
• Si vous cliquez sur un ticket, un complément de détail s’affiche sur la partie droite..

Rubrique : (visible après sélection d’un ticket)

Permet de récupérer tous les éléments d’un tickets (Photos, PDF, document de résumé) et d’en créer un événement avec PJ’s sur le tiers « demandeur »

Avant de pouvoir vous servir de cette option, vous devez paramétrer un modèle d’événement en administration…dont les chemins d’accès sont les suivants :

• Module Gérance : menu paramètres, Gérance, configuration gérance, onglet « menu négociateur »
• Module Syndic : menu paramètres, Syndic, configuration syndic, onglet « divers »

Qui voit quoi ?

Dans LSC, vous pouvez

• Si vous êtes Gestionnaire

Afficher un résumé de vos tickets depuis votre afficheur (F5)

• Si vous êtes Assistant ou comptable,

Afficher un résumé des tickets crées (et en cours) pour lesquels vous êtes rattaché sur l’un de ses deux rôles = fiche immeuble en Syndic ou fiche compte en Gérance

• Transfert en cas d’absence activé

Si un transfert vers un autre utilisateur est activé, les tickets de la personne qui vous a fait le transfert sont également montrés.

Accès direct au détail du ticket

Si vous double cliquez sur un ticket, l’interface web s’ouvre automatiquement et affiche son détail…

• Juste après la création d’un ticket, celui-ci affiche la demande initiale (du locataire, du propriétaire, d’un copropriétaire ou …autre), sa création et la demande de devis (ou d’intervention pour un ordre de service)

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Liste des tickets

Accessible depuis votre afficheur (F5), après avoir cliqué sur « Tickets en cours »…à l’aide du bouton « LISTER » situé en haut de page

Les tickets présents sur votre afficheur sont ceux qui sont les vôtres ET ceux « en cours » (donc non fermés).

Par défaut, cliquez sur LISTER les affiche mais il est possible de rechercher les anciens tickets et ceux d’autres gestionnaires.

Récupérer les éléments du ticket

Rubrique : (sélectionner un ticket avant de cliquer sur cette option)

Permet de récupérer tous les éléments d’un tickets (Photos, PDF, document de résumé) et d’en créer un événement avec PJ’s sur le tiers « demandeur »

Avant de pouvoir vous servir de cette option, vous devez paramétrer un modèle d’événement en administration…dont les chemins d’accès sont les suivants :

• Module Gérance : menu paramètres, Gérance, configuration gérance, onglet « menu négociateur »
• Module Syndic : menu paramètres, Syndic, configuration syndic, onglet « divers » puis onglet « Partenaires » (à compter de la version 6.0.2)

Rechercher un ticket ou un groupe de tickets

Le bouton « Rechercher » vous propose une fenêtre multi-critères

Partie identité

Par immeuble ou par lot, vous affichez les tickets liés

Partie Activité

Comme les tickets sont différents en fonction de l’activité, vous devez indiquer le module auquel sont rattachés les tickets rercherchés.

Partie Ticket

• Type

Les tickets existent sous trois types : ordre de service, devis simple, devis multiple

• Statut

A chaque étape de sa « vie », le ticket est rattaché à un statut permettant de savoir clairement le niveau d’avancement de celui-ci. Vous devez choisir dans une liste le statut sur lequel vous désirez afficher le ou les ticket(s).

• Sujet contient

Correspond au sujet défini lors de la création du ticket. La recherche doit être faite par mot clé pour être sûr de retrouver le bon ticket.

• Description contient

Là également, la description est celle saisie au moment de la création du ticket

• Date création du… au …

Pour montrer des tickets crées sur une borne de dates.

Partie critères complémentaires

Les tickets, par essence, sont attachés à un gestionnaire (information saisie sur l’immeuble en Syndic et sur le compte en Gérance).

Par défaut, ce sont vos tickets qui sont affichés mais vous pouvez en chercher liés à d’autres gestionnaires.

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