Addendum des modifications apportées à LSC depuis les versions 6.0.11 & 6.2.3

Sommaire

Les nouveautés sont affichées en bleu…

Cliquez sur le titre d’un module pour un accès direct à celui-ci

Si une information ne concerne qu’une des deux versions, nous vous le précisons…

Un bouton “retour sommaire”, placé au même niveau que chacune des rubriques énumérées ci-dessous permet de revenir en tête de document en un clic.

Correctifs version R2 (disponible semaine 3)

– Export Pagesimmo (DPE)
– CAMT 053
– IBAN sur compte
– Départ locataire
– PDF individuels

Module Organiseur

– F1 – Evénement (création)
– F1 – Evénement (conclure)
– F1 – Evénement (tips)
– F4 – RDV (tips)
– F5 – Afficheur (bouton Ranger)
– Variable : Vliste(49)

Corrections diverses

– Email reçu – répondre à tous
– 4D write Pro – gestion des entêtes

Module Syndic

Lien Syndic – comptabilité générale
– AG – dupliquer un ODJ

CORRECTIONS DIVERSES

– Pré état daté
– Décompte de charges (coupon)
– AG onglet saisie des présences (VPC)
– AG nomade (export)
– AG nomade (import et ouverture sur saisie des présences)
– Prélèvement multi-activités

Tous modules

Lot

DPE – estimation

Module SCI

– Facturation SCI – affectation n° pièce
– Export vers SAGE

Module Gérance

Locataire

– Bordereau assurance locative CEGC (nouveau format)
– CAF – fichier de révision annuelle (NEOVACOM)
– Module de paiement : locataires créditeurs…sélection

Propriétaire

– Facturation des honoraires

Corrections

– Fiche locataire – tableau totaux
– Fiche locataire – création
– Révision de loyer par pourcentage
– Remboursement de DG (module)
– Brouillard des dépenses
– Situation locative (avec trop perçu)
– Balance des fonds mandants
– Passerelle Immofacile

Module Comptabilité

– Entité : TPE
– Entité : IBAN
– Clôture (Gérance, Saisonnier)
– Brouillard d’encaissement

Module Saisonnier

CORRECTIONS DIVERSES

– Tarif du lot

Administration

– Utilisateur – nouvelles options
– Départ d’un utilisateur

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Correctifs apportés en version ‘r2″

Export Pagesimmo (DPE)

Pour les versions 6.2.4 et 6.0.12, des balises avaient été ajoutées au fichier CryptML (celui qui est envoyé pour la publication des annonces) afin de gérer les nouvelles informations obligatoires liées au DPE, notamment les estimations de consommations et leur date/période associée.

En version “R1”, nous avions déjà apporté un correctif :

“les nouvelles balises n’étaient pas dans le bon noeud et n’étaient pas dans le bon ordre, ce qui provoquait une non intégration pour le lot concerné.”

Cette modification s’est avérée insatisfaisante car les balises “DATE” et “ANNEE” pour les DPE postérieurs au 01/07/2021,  car toujours pas dans le bon ordre. Corrigé en R2

CAMT 053

Rapprochement bancaire auto

Les soldes d’un même IBAN se cumulaient entre eux. Corrigé

Dorénavant, nous prenons le solde initial le plus ancien et le solde final le plus récent du fichier SEPA.

IBAN sur compte

IBAN Maltais

Le champ IBAN d’un compte était limité à 30 caractères. Il passe à 31 pour pouvoir gérer les IBAN de Malte.

Pour votre parfaite information, 30 pays utilisent l’IBAN : la longueur varie de 15 (Norvège) à 31 caractères (Malte)

Départ locataire & CAF

Pour mémoire, il est possible de souscrire un nouveau service sur le store, lié à la CAF et notre partenaire NEOVACOM…

Cependant, l’ajout de ses possibilités a provoqué des dysfonctionnements, notamment lors de la saisie d’un départ locataire où un message lié au store s’affichait anarchiquement.

Voici ce qui a été fait en version R2 pour les trois cas suivants :

• Départ locataire (partie CAF)
• CAF Impayé
• CAF Révision

Le message de non accès au store n’est plus visible si le chemin NEOVACUM n’est pas rempli

Liste des événements

Imprimer dans des PDF individuels

Le nouveau code 03 nomme les PDF sélectionnés avec le code tiers de l’événement.

Pour mémoire, quand vous lancez cette option, plusieurs écrans s’affichent pour vous proposer différentes options. Celui dont nous parlons est le 3ème :

Export d’écritures (SAGE)

Lister les marquages

Permet d’obtenir la liste des écritures par date d’export. Un double clic sur une ligne affiche les écritures liées.

Liste des événements

Menu actions, “envoyer en AR”

Est renommé en “envoyer vers AR24” car ne concerne que notre partenaire.

Module Organiseur

F1 – Evénément

Tiers multi-casquettes

Dorénavant, si vous renseignez un tiers possédant plusieurs casquettes “orange”, les informations Lot / Immeuble sont quand même valorisées avec les 1ères informations retrouvées

• Mention “conclu par”

+ Ajout de la mention conclu par XX (initiales) le XX/XX/XXXX à XX:XX lors de la conclusion d’un événement si le chronotage de l’événement entraîne un changement de “Aqui”

Exemple : dans la copie ci-dessous, un événement appartient à LG mais JLC va le conclure…

JLC l’a conclu …. le “à traiter par” le montre mais nouveauté, la zone de notes s’enrichit de cette information avec qui, date, et heure.

Tips

Ajout dans la “tool tips” de l’immeuble les informations du gestionnaire et du comptable

F4 – RDV

Ajout dans la “tool tips” de l’immeuble les informations du gestionnaire et du comptable

F5 – Afficheur

Menu Actions – bouton RANGER

Il est maintenant possible de ranger les emails depuis l’afficheur à partir d’une sélection. Auparavant, cela ne pouvait être fait qu’avec une seule fiche.

Cette fonctionnalité existait déjà en passant par le bouton  ” lister” après une sélection multiple

Traitement de texte

• Nouvelle variable : Vliste(49)

Présente la liste des écritures avec regroupement des règlements et solde progressif.

Corrections diverses

Email reçu – répondre à tous

Cette option, permettant de répondre à toutes les personnes concernées par l’email d’origine (destinataire, pour copie) ne marchait qu’en l’utilisant immédiatement après la création de l’événement “email reçu”.

Si vous le validiez puis y reveniez, seul le 1er destinataire recevait la réponse. Corrigé

4D write Pro (traitement de texte)

Les entêtes des première et dernière pages de section ne se figeaient pas. Corrigé

Dorénavant on fige : entête, pied droit, entête, pied gauche, entête, pied première page, entête, pied courant

Etats paramétrables

Menu ouvrir : les fichiers d’extension LQR sont désormais supportés par le filtre d’ouverture qui ne détectait que les fichiers 4QR.

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MODULE SYNDIC

Lien Syndic – Comptabilité générale

Mise en place d’un automatisme permettant la constatation, en comptabilité générale, des honoraires de syndic.

Pour mémoire… Pour facturer vos honoraires de syndic, vous créez un dossier de facturation et chaque trimestre, depuis les dossiers, vous lancez les factures. A partir de ces dernières, vous passez en comptabilité générale les montants facturés aux syndicats des copropriétaires (compte 411) avec contrepartie sur un compte de produit (et TVA) puis en facturation module, vous constatez ladite facture sur un compte de charges (compte 401 en contrepartie)

Ce nouveau lien permet, lorsque les factures sont payées aux fournisseurs dans le module Syndic, de récupérer ces montants pour la comptabilité générale (411 => Banque) via le brouillard de saisie, dans une nouvelle entrée créée à cette occasion.

Comment cela marche t-il ?

Les écritures passées en comptabilité module (Syndic), issues d’une facture, ont le champ [EcritureCompta]LibelleBanque complété sous la forme “FACT_Cxxx_411SDCxxx”

Cxxx = entité de compta généré qui produit la facture.

411SDCxxx = compte client associé à la facture.

Grâce à cette donnée, lors du paiement des factures dans le module de paiement Syndic, à la comptabilisation, cela génère des mouvements en attente (brouillard d’encaissement) d’un nouveau type : 15 = Virements Syndic.

L’option “Comptabiliser” suivie de la validation du brouillard permettent de passer les écritures en compta générale

Assemblée générale

Onglet ordre du jour

• Dupliquer un ordre du jour

Reçoit une nouvelle option : “Dupliquer un ordre du jour sans les PJs”

Corrections diverses

Pré-état daté

Le bouton “Imprimer” depuis la liste n’imprimait pas le certificat de l’article 20-2. Corrigé

Modèle décompte de charges avec coupon

C’était toujours le nom de licence qui apparaissait avec l’adresse de l’entité. désormais, c’est nom de l’entité et adresse entité ou nom licence et adresse des paramètres

Décompte de charges avec option “coupon” cochée

La mention “Ce montant sera déduit de votre compte” apparaît si le copropriétaire est coché “Transfert autorisé en Gérance”
La date n’était pas totalement visible. Corrigé

AG – onglet saisie des présences

• Vote par correspondance

En passant en présent un vote par correspondance, le copropriétaire restait toujours en “C” une fois présenté sur les résolutions de la saisie des votes, malgré le clic sur “étape suivante”. Corrigé

AG nomade

• Export

Lors de l’export, le caractère 8232 était transformé en “retour chariot” et rendait ainsi le fichier invalide pour l’import.  Ce caractère 8232 pouvait être contenu dans un projet de résolution, suite à un copier/coller, par exemple depuis une page web.

Désormais, le caractère 8232 est remplacé, lors de l’export, par la caractère 12 (\f)

• Import

Suite à l’import de l’AG, celle-ci était ouverte en ancien mode (ne tenait pas compte du paramètre VPC). Il fallait donc la fermer puis l’ouvrir à nouveau pour avoir le bon affichage.

AG – onglet saisie des présences

Le bouton “Vérifier les mutations” pouvait créer des copropriétaires manquants à tort, lorsqu’un tiers avait plusieurs comptes. Corrigé

Prélèvements multi-activités

Un message indiquant la génération du fichier apparaissait à chaque génération de fichier. Corrigé

Dorénavant, un seul message avec le nombre de fichiers générés.

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Tous modules

LOT

Onglet DPE

Ajout de l’encadré DPE – Estimation des coûts annuels d’énergie

Pour les lots de type “habitation ayant eu un DPE réalisé après le 01/07/2021, les champs suivants sont affichés :

• Entre   ..  et … par an
• Date de référence
• Année

Obligatoire au 1er janvier 2022 pour la publication d’annonces

Pour les lots de type “habitation ayant eu un DPE réalisé AVANT le 01/07/2021, les champs “Entre ….  et …” sont remplacés par le champ

• Par an

Nouvelle méthode

• VClasseEnergie_Montant ([Lot]IdRef)

Cette méthode permet de retourner un résultat en fonction du contexte :

+ “entre xxx et yyy par an” pour les DPE non tertiaires dont la date est postérieure au 1/7/2021

xxx = [Lot]DPE_Estimation_Mini et yyy = [Lot]DPE_Estimation_Maxi

+ “xxx par an” pour les DPE non tertiaires dont la date est antérieure au 30/06/2021

xxx = [Lot]DPE_Estimation_Montant

+ “sans objet” pour les autres

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Module GÉRANCE

LOCATAIRE

Bordereau d’assurance locative (CEGC)

Deux nouvelles options d’export sont disponibles au niveau de la génération du bordereau d’assurance locative pour la Compagnie Européenne de Garanties et Cautions

• Format CEGC

Format pour la génération des fichiers, hors 1er fichier

• Format CEGC (init.)

Permet l’initialisation du fichier pour un client CEGC

Après traitement, le répertoire contenant le fichier généré est automatiquement ouvert.

Gestion de la CAF

Pour mémoire, les échanges avec la CAF passent par deux organismes agrées dont NEOVACOM avec lequel nous avons établi un partenariat (abonnement à souscrire sur notre store). Consultez-les pour connaître leurs services proposés, LSC étant capable de répondre aux différents échanges.

Dans cette version, nous avons intégré pleinement le fichier de révision annuelle qui contient notamment les données liées au départ du locataire et à d’éventuels impayés.

Voici les dernières corrections et/ou améliorations apportées …

• Le fichier de révision annuelle contient désormais également les colocataires
• Pour chaque colocataire on indique le prorata du loyer selon les tantièmes saisis dans sa fiche colocataire.
• Le total de pied de fichier ne tenait pas compte de l’intégration des charges des meublés
• Quand le prénom est absent (pas d’espace dans le nom), le nom se place dans la case nom et non plus dans la case prénom
• Quand les informations CAF sont renseignées à la fois sur la fiche locataire et dans les colocataires du compte du locataire, ce sont les informations colocataires qui sont retenues pour l’export.
• Dans les fichiers d’export révision annuelle, départ locataire et impayés, le code allocataire n’était pas formaté correctement. Il est dorénavant sur 15 positions complété sur la gauche par des 0 et non plus complété sur la droite par des espaces
• La période doit toujours être 07 + année sur 2 chiffres. On envoyait le mois de la date courante.
• Quand un lot est meublé, les provisions sur charges s’ajoutent au loyer.

Pour détecter le meublé on regarde d’abord le champ qualif5 du lot, puis dans les données complémentaires appartement ou maison.

• Génération des fichiers CAF : les codes caisses sur 2 chiffres étaient complétés par un 0. Or le 0 est spécifique aux MSA. Dorénavant les codes se complètent par 1 pour CAF.

Module de paiement

• Locataires remboursables

Dorénavant, en maintenant la touche Shift  tout en validant,  vous pouvez sélectionner les comptes des locataires que vous désirez traiter.

PROPRIETAIRE

Facturation des honoraires

Le menu propriétaire s’est enrichi d’une nouvelle entrée : facturation des honoraires

Elle permet de générer des factures pour les honoraires de gestion et les honoraires forfaitaires.

Les factures sont générées à partir des écritures comptables, sur l’entité de comptabilité générale associée à celle de gérance.

Cela sous-entend donc que vous devez préalablement lancer le calcul des honoraires.

Principes retenus

• Seules les écritures non archivées portant sur un code fiscalité défini dans les paramètres comme honoraire de gestion ou honoraire forfaitaire sont prises en compte.

• Le code produit utilisé sur la facture créée est celui associé au code fiscalité

Créer les factures

L’appel à la fonction affiche un 1er écran permettant de définir

• L’entité,
• Le journal dans lequel se trouvent les écritures issues du calcul d’honoraires
• La période

La validation affiche la liste des écritures trouvées répondant aux critères… Le traitement de ces écritures conduit à créer les événements idoines

Une fois le traitement effectué, les écritures d’honoraires sont archivées (donc plus visibles en saisie comptable)

Ces factures sont encore non chronotées. Il faudra donc y procéder  pour

• Affecter un numéro de facture à chacune d’entre elles
• Pouvoir les comptabiliser en comptabilité générale

 

Comptabiliser les factures en compta générale

A partir de la liste des factures (que vous obtenez par exemple depuis les événements en faisant “aller à …facture”)

Cliquez sur “passer en compta” pour lancer le traitement

Editer relevés de gérance (uniquement version 6.2)

Ajout d’un thermomètre pour indiquer une progression d’impression

Corrections

Fiche locataire

• Tableau “Totaux” (en bas à droite)

La taxe était calculée même pour les lignes de quittancement provisoire dont la date de quittacement n’était pas encore atteinte. Corrigé

• Création

Lors de l’attribution d’un lot, le quittancement était calculé avec une période mensuelle pour le locataire, et la période était ensuite ajustée en fonction de celle du lot, mais sans recalculer le quittancement. Corrigé

Désormais, la périodicité locataire est d’abord valorisée en fonction de celle du lot et le quittancmeent est ensuite calculé en conséquence.

Révision de loyer

La simulation, en révision PAR POURCENTAGE, affichait un tableau vide suite à double-clic sur “Quittancement révisé”. Corrigé

Module de remboursement de DG

Le passage de la page 2 à 3 indiquait toujours “Le journal est obligatoire” obligeant à ressaisir le journal pour enlever l’erreur. Corrigé

Brouillard des dépenses

En cochant la case sous “Entité”, on perdait le contenu de la dernière colonne. Corrigé

Situation locative (tous modèles)

• Avec trop perçu uniquement

Les écritures ayant une date antérieure à la date de début de période d’édition et portant sur une période supérieure ou égale à la période d’édition étaient naturellement retirées du solde précédent. Par contre, elles n’étaient pas réintégrées sur les écritures de la période et cela faussait donc le nouveau solde du locataire. Corrigé

Balance des fonds mandants

Après clôture, s’il existait des mouvements fournisseurs sur le journal CL alors le solde après déduction (débiteur ou créditeur) n’était pas valorisé. On a avait donc une différence pour le même état, avant et après clôture. Corrigé

Correction apportée par le changement de comportement des écritures au moment de la clôture. Cf. chapitre comptabilité)

Passerelle Immofacile

Seules les images des lots loués étaient envoyées. Corrigé

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MODULE SCI

Facturation

• Numéro de pièce

Si le journal de vente choisi au moment de la facturation est en numérotation de pièce automatique, alors un n° de pièce est attribué à chaque bloc créé

Concerne : G_SCIPasseQuitEnFacturation (lignes 42+43 et un peu partout, à chaque création d’écriture…)

Export vers SAGE

Il est maintenant possible d’automatiser un export des écritures comptables vers SAGE natif.

Pour de plus amples informations, contactez notre service commercial au 03 83 90 36 36

MODULE COMPTABILITÉ (tous modules)

Entité

IBAN

Ajout d’un contrôle de validité sur l’IBAN

TPE

• Le code 8 (SystemPay) est renommé “Lyra -> systemPay BPCE et Clic&Pay CDN”

• Journal des transactions : pour le code 8 (Lyra), le fichier envoyé par la banque est au format CSV
  Lors de la relève de mail, un traitement spécifique est réalisé pour ce TPE 8

Liste des factures

• Facturation module

En facturation Syndicat, il est désormais possible de choisir le compte fournisseur que l’on veut imputer

Par défaut, propose celui des paramètres, mais il est possible de le modifier.

Clôture  (modules Gérance et Saisonnier)

Comptes à lettrer et/ou à pointer

Lors de la clôture, pour les comptes à lettrer ou à pointer, les écritures de R.A.N seront générées avec comme date d’échéance (si elle est vide), la date de l’écriture d’origine.

Permet notamment de mieux gérer la balance des mandants

Brouillard d’encaissement

• En comptabilité générale, c’est le type 15 (virements reçus) qui est proposé par défaut.
• En gérance, sur “Chèque reçus”, le fichier TLMC est directement généré lors de la comptabilisation

N’a d’intérêt qu’avec un lecteur de chèque Orone

• Virements reçus

Import d’un extrait CAMT 54 : permet désormais l’import sans contrainte de fichiers contenant des données multi-modules

CORRECTIONS DIVERSES

Entité – Onglet NOTES

Quand on cochait “Utiliser les paramètres du gestionnaire de l’immeuble”, les champs “adresse” et “Courriel” restaient visibles

                 

Module de paiement

• Paiement fournisseur

Les 3 points ne permettaient pas de voir la note complémentaire. Corrigé

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Module Saisonnier

CORRECTIONS DIVERSES

Tarif du lot

Le bouton “Récapitulatif” provoquait une erreur s’il y avait plus de 2 bornes de dates sur le tarif. Corrigé
Concerne : LS_AssistantLot_RecapPss

Tarifs génériques

Le bouton “Récapitulatif” provoquait une erreur s’il y avait plus de 2 bornes de dates sur le tarif. Corrigé

Administration

Utilisateurs

Deux nouveaux boutons vous permettent de gagner du temps quand tu crées un nouvel utilisateur ou si un utilisateur existant a ses droits d’accès qui changent.

Recopier autorisations (onglet autorisations d’accès (1))

Ajout d’un bouton permettant de recopier les autorisations d’un autre utilisateur sur l’utilisateur courant

Après un clic sur ce bouton, vous choisissez dans une liste l’utilisateur cible

Recopier autorisations (onglet autorisations d’accès (2))

Après un clic sur ce bouton, vous choisissez dans une liste l’utilisateur cible

Départ d’un utilisateur

• L’écran de saisie a été refait

• Ajout d’un bouton “Attribuer à ..”

Permet de choisir un utilisateur dans une liste et lui affecter en un clic toutes les fiches de l’utilisateur partant …

Export Observatoire IDF

Assouplissement des règles de publication : les données complémentaires ne sont plus obligatoires et sont réduites.

Dorénavant, ce sont les données de l’onglet  ETAT DATÉ de la fiche immeuble qui sont reprises. Si une information n’est pas renseignée, elle part avec une valeur approximative…

Il n’y aura donc plus de rejet à l’émission !

Addendum des modifications apportées à LSC depuis les versions 6.0.10 & 6.2.2

Sommaire

Les nouveautés sont affichées en bleu…

Cliquez sur le titre d’un module pour un accès direct à celui-ci

Si une information ne concerne qu’une des deux versions, nous vous le précisons…

Un bouton “retour sommaire”, placé au même niveau que chacune des rubriques énumérées ci-dessous permet de revenir en tête de document en un clic.

Module Organiseur

– Ecran d’accueil
– F3  – Historique
– F7 – Liste des événements
– AR 24 – nouveaux paramètres

Module Syndic

FICHE D’INFORMATION sur prix et prestations (nouveau modèle d’événement)

GESTION DES NOUVEAUX COMPTES

– Comptes 106, 12-1, 12-2, 650, 674, 706-1, 706-2 sur budgets, annexes… clôture

ETAT DATÉ, PRÉ ÉTAT DATÉ (et fiche immeuble)

– Gestion des appels fonds travaux (état daté et pré état daté)
– Fonds travaux et montant dernière cotisation (Pré-état daté)
– Fibre optique (nouveau champ)
– Etat des impayés, existence dette et fonds travaux (état daté)
– Gestion de l’article 20-2 (Pré-état daté)

LIEN SYNDIC GERANCE

– Paiement solde copropriétaire
– Brouillard des dépenses (Gérance) – ajout d’une colonne

REPARTITION DES CHARGES

Décompte de charges
– Coupon réponse

COMPTE COPROPRIETAIRE
– Nouvelle méthode de lettrage

– Bibliothèque de résolutions

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Onglet Convocation
– Formulaire vote par correspondance
– Liasse externalisation

Onglet Saisie des présences
– Gestion des mandataires avec plus de 3 pouvoirs
– Feuille de présence – fonctionnement du bouton “imprimer”
– Feuille de présence – ajout d’un paramètre pour affichage adresse
– Feuille de présence – gestion des vote par correspondance sur autres modèles

Onglet Saisie des votes
– Annulation des votes par correspondance

CORRECTIONS DIVERSES

– AG rapport – départ en cours d’AG avec pouvoir
– Mutation, clôture des comptes et… bouton historique

Extranet

– Mandats de gestion inactifs

Tous modules

– Onglet PJ ou Documents : enregistrement sur disque dur

Module Gérance

Locataire

– Liste des indices INSEE (nouvelle colonne)
– Nouvelle régularisation des lots isolés – Améliorations
– Trop perçu
– Echéanciers locataires
– Régularisation des charges (immeuble complet) – Etat des dépenses et PJ’s

Propriétaire

– Taxe foncière : ajout d’une rubrique
+ correction
– Honoraires de mise en location : amélioration

Divers (et/ou corrections)

– LOT conventionné
– Quittancement provisoire avec TVA
– Quittancement provisoire avec TVA
– Révision simulée : affichage de la TVA
– Calcul des honoraires de gestion

Module Comptabilité

– Nouveau raccourci – Situation C.A
– Masques comptables : nouveau bouton modifier
– Masques comptables : définir comme modèle
– Pièces comptables : nouveau modèle pour gérer les factures gérance avec analytique
– Liste des écritures – ajout d’une colonne
– Module de paiement : zone de notes du bordereau
– Compte analytique – nouvelles rubriques
– Factures – désignation

CORRECTIONS DIVERSES

– Pièces comptables en multipostes
– Fichier de rejet SEPA

Administration

– Clôturer / Déclôturer un mandat one/off

– Paramètres comptabilité : fichier de virements

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Module Organiseur

Ecran d’accueil

Mes rendez-vous / Mes Alarmes

Un clic long sur l’une de ces rubriques permet d’afficher une option pour forcer l’actualisation

     

F3 – Historique

Fenêtre “plus d’infos”  (6.2 uniquement)

Au clic sur une casquette l’onglet plus restait au premier plan. Corrigé

F7 – Liste des événements

Aller à…

Ajout de trois nouvelles options dans le menu “aller à” pour les événements chainés

• Evénements chainés

Affiche tous les événements de la chaine

• Evénement suivant

N’affiche que le suivant

• Evénement précédent

N’affiche que le précédent

S’applique également sur une sélection d’événements

Rappels

Un chainage consiste à lier deux événements entre eux afin d’en faciliter le suivi. Ils sont reconnaissables par une petite flèche affichée dans l’événement

• vers la droite pour indiquer qu’il y a un événement “suivant”

• vers la gauche quand il y a un événement “précédent”

• dans les deux sens quand il y a un “précédent” et un “suivant”

Le chaînage d’un événement sur un autre peut être fait de plusieurs façons

• Au niveau du modèle d’événement

• Au moment de la validation de l’événement par un clic maintenu

• Par un drag and drop dans l’historique (clic maintenu sur un événement et le déplacer sur un autre)

Impression de la liste

Le code du modèle est dorénavant centré à gauche et en arial 8 et non plus arial 9.

AR24

Choix par défaut

Dorénavant, quand vous appelez la fonction “envoyer en AR”, c’est la rubrique AVIS ELECTRONIQUE qui est cochée par défaut

Nouveaux paramètres

• “Utiliser la référence de traitement de l’événement et du l’immeuble en plus de la référence client”
• Ne pas utiliser la page de garde par défaut de AR24

Il faut être sûr que l’espace est libre sur la première pièce jointe (les premiers 80 mm à droite) pour imprimer l’adresse (tout contenu de cette partie sera remplacé)

 

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MODULE SYNDIC

FICHE D’INFORMATION

Obligatoire à compter du 1er janvier 2022.

• Un modèle d’événement (version 6.2 et/ou 6.0) est à votre disposition sur notre site internet en cliquant sur le lien

Dossier 6.2 puis Syndic  ou Dossier 6.0  puis Syndic selon modèle recherché

NOUVEAU PLAN COMPTABLE DE LA COPROPRIETE

L’ajout récent de nouveaux comptes, notamment liés au conseil syndical a entraîné plusieurs conséquences, intégrées dans cette version de LSC…

Comptes 65 et 706-1

• Le compte 65 est le compte destiné pour passer les factures liées à l’utilisation des fonds alloués au conseil syndical
• Le compte 706-1 est la contrepartie du montant voté et appelé sur le compte 65

Budget des opérations courantes / Appel de fonds des opérations courantes

Si vous ajoutez un compte 65xxxx dans ce budget, il ne sera pas traité comme les autres comptes. En effet, il faut distinguer au niveau des appels de fonds le montant alloué au conseil syndical des autres montants.

Donc, si ce compte est présent, la contrepartie de celui-ci ne sera pas le compte 701xxx mais le compte 706-1. Le bloc aura deux comptes crédités.

Comptes 674, 106 et 706-2

Ces comptes sont réservés aux travaux gérés par le conseil syndical. Ils fonctionnent comme les comptes 671/672, 102 et 702

• Le compte 674 est à utiliser pour la saisie des factures liées aux travaux délégués au conseil syndical
• Le compte 106 sera la contrepartie utilisée pour l’appel de fonds lié
• Le compte 706-2 sera le compte de produit vers lequel les fonds du compte 106 seront transférés à l’issue des travaux.

Budget travaux

A ce niveau, nous nous assurons que les comptes saisis peuvent être “mariés”. LSC interdira toute association non cohérente.

Annexes

Annexe 1

Intégration dans l’annexe 1

• Compte 106
• Comptes 12-1 et 12-2 qui sont en fait les subdivisions de l’ancien compte 12. En effet, comme il faut distinguer les travaux gérés par le syndic et ceux délégués au conseil syndic, deux comptes sont nécessaires

Le montant affiché au niveau du compte 12-1 est donc le montant de solde en attente sur travaux présent sur l’annexe 5 pour la partie gérée par le syndic

Le montant affiché au niveau du compte 12-2 est également issue de l’annexe 5 mais pour la partie déléguée au conseil syndical

A noter que le compte 120001 est repris au niveau du compte 12-1 dans l’annexe. Il n’est donc pas obligé de créer un compte 12-1

Le compte 1032 a été supprimé de l’annexe 1

Annexe 2

• Compte 65au niveau des charges pour opérations courantes
• Compte 706-1 au niveau des produits pour opérations courantes puisqu’il est crédité lors des appels de fonds si un montant a été budgété sur le compte 65
• Compte 674 au niveau des charges pour travaux ou op. exceptionnelles
• Compte 706-2 au niveau des produits pour travaux ou op. exceptionnelles (compte crédité par le transfert depuis le compte 106)

Annexe 4 & 5

Les travaux délégués au conseil syndical sont gérés de la même façon que les travaux gérés par le syndic

Exemple avec l’annexe 4

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Clôture

La clôture annuelle traite désormais les nouveaux comptes par rapport à leurs particularités.

Par exemples,

• Le compte 706-1 est traité comme le compte 701000, c’est à dire qu’il reprend en solde la différence entre les comptes 6 & 7 concernés (en l’occurrence, 65xxxx et 706-1)
• Les comptes 674 & 706-2, lorsqu’ils sont liés à des travaux non temrinés, sont soldés au profit du compte 12-2 puis repris à l’identique en ouverture pour être traités sur l’exercice suivant

ETAT DATÉ, PRÉ ÉTAT DATÉ (et fiche immeuble)

Fiche immeuble

Onglet Etat daté

• Ascenseur / Piscine / Mesures

Ajout d’une rubrique “Fibre optime”

• Assurance / RCP / AG / Syndic

Modification du script lié au syndicat unique.

En effet, en cochant NON, il faut préciser s’il est principal ou secondaire. Cependant, comme par défaut, il est sur OUI, c’est “secondaire” qui était coché (et non visible). Dorénavant, c’est la rubrique PRINCIPAL qui l’est.

Fonds travaux  (état daté et pré état daté)

Ajout de 6 nouveaux champs pour la gestion des cotisations du fonds travaux non encore exigibles

Ces champs tiennent compte des différentes façons de gérer le fonds travaux  :

• via le budget des opérations courantes au même rythme que le budget des opérations courantes
• via le budget des opérations courantes lorsqu’il est traité en un seul appel à 100 %
• via un budget de type “cotisations”

Les 6 nouveaux champs s’impriment sur la page 4 de l’état daté et du pré état daté

Fibre optique

Ajout d’une rubrique en page 12

• B11 / Fibre optique

Etat daté (4) – Etat des impayés – Existence d’une dette – Fonds travaux

Création d’une nouvelle page nommée “Etat daté (4), affichant les trois données citées en titre

Ces informations sont reprises sur la page 12, dans une nouvelle rubrique B12

Article 20-2 (pré état daté)

Ajout d’un onglet “Article 20-2”

Sur cette page, le bouton “Imprimer” propose 2 choix :

• Imprimer = pré-état daté avec article 20-2
• Imprimer article 20-2 tout seul.

Le bouton “Imprimer” de la page précédente permet d’imprimer le pré-état daté sans l’article 20-2

Lien Syndic – Gérance

Nouvelle possibilité : transfert du solde copropriétaire

Cette nouvelle option est liée à un raccourci

donnant accès à de nouvelles possibilités…

1er écran

• Choix d’une entité

Si vous choisissez une entité, le traitement sera en conséquence…

• Solde au

Permet de définir le solde des copropriétaires à une date donnée …

Par exemple, si vous venez de lancer un appel de fonds au 1er octobre 2021 et que vous ne désirez pas en tenir compte, saisissez une date au 30/09/2021

• Uniquement les immeubles du comptable

Proposera tous les copropriétaires, toutes entités confondues, liés aux immeubles du comptable indiqué

• Uniquement les immeubles du gestionnaire

Proposera tous les copropriétaires, toutes entités confondues, liés aux immeubles du gestionnaire indiqué

2ème écran

Liste des copropriétaires avec les informations Syndic et Gérance (compte et solde)

• La 1ère colonne se coche (ou décoche) automatiquement en fonction des données saisies. Il faut qu’une ligne soit entièrement remplie pour que la ligne soit prise en compte
• Les autres colonnes (hormis la dernière) ne sont pas modifiables
• Un double clic sur la rubrique compte, libellé ou solde syndic affiche le compte du copropriétaire
• Un double clic sur la rubrique compte, libellé ou solde gérance affiche le compte du propriétaire
• La colonne “Montant à payer” est modifiable par double-clic. L’écran suivant s’affiche…

3ème écran

Sur cet écran, le principe est simple. LSC vous affiche le solde dû par sous-compte du copropriétaire.. Vous modifiez les montants ou en affecter sur toutes les lignes présentes à l’écran. C’est le total de ses lignes qui sera “envoyé” vers la gérance.

A l’issue, validez, puis comptabilisez pour transférer le montant à débiter au propriétaire dans le brouillard des dépenses

A NOTER : les montants sont affichés dans une nouvelle rubrique du brouillard des dépenses : Solde copropriétaire

Les étapes suivantes sont strictement identiques au lien Syndic – Gérance classique, lancé depuis la gestion des répartitions.

Brouillard des dépenses (Gérance)

• Colonne “solde copropriétaire”

Ajout d’une colonne  “solde comptable syndic” permettant de visualiser le solde du compte copropriétaire. Par double-clic, le détail du compte est affiché.

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Décompte de charges

Coupon réponse

L’option “adapter la police à la largeur disponible pour les adresses” s’applique également sur le coupon-réponse du décompte

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, syndic, configuration syndic, onglet AG

Compte copropriétaire : lettrage

Ajout d’une option “Lettrage par fiscalité” pour le type de reprise “Reprise des écritures non lettrées”.

Ce paramétrage a une incidence sur les fonctionnalités suivantes :

• lettrage automatique du compte
• bouton “lettrage” en consultation du compte

Bibliothèque de résolutions

Gestion des sélections / suppressions

• Vous pouvez maintenant faire une sélection multiple de lignes (continue ou discontinue)
• Le bouton supprime autorise la suppression de toutes les lignes sélectionnées
• Ajout d’un bouton “export”
• Ajout d’un bouton “import”

Pour ces deux dernières rubriques, les sous-résolutions sont gérées également

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ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

TOUS ONGLETS

Aide en ligne

Ajouts d’une documentation sur chaque onglet, accessible par le bouton “aide”

ONGLET CONVOCATION

AG – Formulaire de votre par correspondance

Gestion de plusieurs adresses et courriels de retour

Au niveau des paramètres syndic, vous pouviez jusqu’à présent saisir une adresse et un email de retour qui étaient repris par défaut sur la feuille de vote par correspondance.

Deux nouvelles options sont disponibles pour gérer ces formulaires… afin de palier à différents cas de figure comme le multi-sites ou le portefeuille par gestionnaire

• Récupérer ces informations au niveau de l’entité

Sur l’entité, onglet NOTES, cochez la case “Utiliser des paramètres spécifiques en syndic” pour afficher les nouvelles rubriques

Remplissez les deux champs “adresse” et “courriel” afin qu’ils soient pris en compte

Dans l’entité comptable, onglet “NOTES”, vous trouverez une nouvelle rubrique

• Récupérer ces information au niveau de la fiche utilisateur (gestionnaire de l’immeuble)

Toujours sur l’entité, si vous cochez la case “Utiliser les paramètres du gestionnaire de l’immeuble”, ce sont alors les données saisies dans la fiche utilisateur du gestionnaire défini sur l’immeuble qui seront prises en compte

Fiche utilisateur, onglet Préférences

Avec second vote

Ajout d’une option “Avec second vote” qui permet, pour les articles 25 (si plus de 2 lots) et pour les articles 26, d’avoir le 2ème vote à valider.

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, syndic, configuration syndic, onglet AG

Ajout d’une option “Avec second vote” qui permet, pour les articles 25 (si plus de 2 lots) et pour les articles 26, d’avoir le 2ème vote à valider.

Si vous l’activez, vous obtiendrez le formulaire suivant :

Entête de la page 2

Modification de l’entête de la page 2 : passe d’une taille 10 à 9, permettant l’impression de 4 lignes en cas de dépassement d’immeuble ou de tiers.

Publication

Lors de la création des événements avec la feuille de correspondance en pièce jointe, celle-ci n’était pas cochée par défaut “publiable sur internet”. Corrigé

Affichage sous MacOS

Une résolution de 3 lignes ne rentrait pas dans la case, la 3ème ligne était tronquée. Corrigé

Liasse externalisation

Tris

Les tris des différents documents émis ont été requalifiés afin d’obtenir une corrélation avec le fichier .txt généré. Ils sont essentiellement faits par [tiers]Code

+ si l’option “copropriétaire ou gérant” est cochée, alors aucun regroupement par identité ne se produit

Etat des dépenses

L’état des dépenses généré n’était pas celui lié à la ligne de répartition choisie. Corrigé

ONGLET SAISIE DES PRESENCES

AG – Gestion des mandataires avec plus de 3 pouvoirs

Une dérogation, prévue initialement jusqu’au 1er février 2021 et prorogée au 30/09/2021 permettait à un mandataire de posséder plus de 3 pouvoirs représentant jusqu’à 15 % des tantièmes.

Depuis le 1er octobre, nous sommes revenus à 10 %, selon la loi.

AG – Feuille de présence

Fonctionnement du bouton “imprimer”

“Imprimer” et “Imprimer avec options” sont désormais inversés. C’est donc “Imprimer avec options” qui devient le choix par défaut.

• Ajout d’une option “Uniquement le président”

Si vous cochez la rubrique “Mettre les signataires en colonnes, une nouvelle sous rubrique s’affiche : Uniquement le président

Impression des adresses non tronquées

Sur la feuille de présence, si vous affichez l’adresse des copropriétaires, celle-ci peut s’afficher tronquée lorsqu’elle ne rentre pas dans la case prévue à cet effet

Un nouveau paramètre a été ajouté en administration, permettant à LSC d’adapter la taille des caractères et les réduire si besoin pour permettre un affichage complet de la donnée.

Plus l’adresse sera longue et plus la police sera petite.. c’est donc en connaissance de cause que vous activez (ou pas) cette option car les caractères peuvent descendre jusqu’à la taille 5.

Paramètre

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, syndic, configuration syndic, onglet AG

Autres modèles de feuilles de présence

• Feuille de présence avec code barre 10 clés : les mentions liées aux votes par correspondance ont été ajoutés
• Feuille de présence avec code barre 5 clés : les mentions liées aux votes par correspondance ont été ajoutés
• Feuille de présence 10 clés : les mentions liées aux votes par correspondance ont été ajoutés
• Feuille de présence 5 clés : les mentions liées aux votes par correspondance ont été ajoutés

Déjà mis à jour dans la version précédente, cela n’avait pas été documenté

ONGLET SAISIE DES VOTES

Annuler les votes par correspondance

Désormais, les votes concernés (c’est à dire les votes “OUI”) passent en “Absent”. Jusqu’à présent, ils passaient en “non votant”.

Cependant, ce fonctionnement est lié à un paramètre que vous pouvez désactiver pour retrouver le principe précédent

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, syndic, configuration syndic, onglet AG

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Corrections diverses

Décomptes groupés (ancien décret et mode “Luxembourg” uniquement)

Le compte bancaire n’apparaissait pas sur le coupon-réponse. Corrigé

AG rapport

Départ en cours d’AG avec pouvoir

Dans le cas d’un départ en cours d’AG, lorsque le partant était représenté, il était toujours compté dans les présents, provoquant un affichage incorrect de certains éléments au niveau de votre rapport AG. Corrigé

Les variables impactées affichent désormais les chiffres corrects (VR_Ent28, VR_Ent30 notamment)

Mutations, clôture d’exercice et…historique du compte

Lorsqu’on passe des mutations, LSC propose  la validation des écritures à transférer entre le vendeur et l’acheteur de différents comptes (102,103,105…).
Si les écritures du vendeur ont transité par un journal de clôture, les écritures liées à la mutation passaient aussi dans ce journal
Or, cela provoquait des erreurs de sélection d’écritures lorsque l’on cliquait sur le bouton historique du compte…

Désormais les écritures sur un journal de clôture sont mises sur un journal OD

Liste des comptes

Après une création de compte, la liste affichée n’avait pas le bon format (il manquait la colonne clé de répartition). Corrigé

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Extranet

Mandats de gestion inactifs

Ne sont plus publiés sur l’extranet

Tous modules

Fiche LOT

Onglet Diagnostic

Le libellé “Validité réduite” s’appliquait pour tous les lots dont la date de DPE est inférieure au 30/6/2021, y compris, les lots tertiaires. Corrigé

Onglet PJ ou Documents

Nous avons inversé le fonctionnement du bouton “Enregistrer” qui a une double fonction : enregistrement simple ou dans un dossier

L’enregistrement dans le dossier (maintenant par défaut) a pour avantage de conserver le nom de la  pièce jointe.

Pour retrouver l’ancien fonctionnement, il suffit de faire un clic long sur ce bouton

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Module GÉRANCE

LOCATAIRE

Liste des indices INSEE

Ajout d’une colonne “Indice précédent” sur la liste de gestion, permettant notamment de retrouver facilement les indices sans “parent” (erreur rencontrée en révision)

Régularisation des lots isolés (nouveau mode)

Ecran de saisie

Cadre “Type de charges”

• Est passé de 3 à 6 lignes disponibles
• La 2ème ligne de libellé est maintenant à droite et non plus en dessous

Cadre “Eau”

• Est passé de 1 à 4 lignes disponibles
• La 2ème ligne de libellé est maintenant à droite et non plus en dessous

Impression

Tient compte des nouvelles rubriques

A été enrichi de trois informations sur le document imprimé

• La 2ème ligne de libellé des éléments du cadre “EAU” est affichée
• Information d’un appel en plusieurs fois (si locataire encore présent)
• Nouvelle provision (si locataire présent)

Rappel

L’activation de ce nouveau mode, disponible depuis fin 2020 se fait dans les paramètres

Menu paramètres, préférences et administration, administration métier, gérance, configuration gérance, onglet Gérance

Trop perçu

Date de fin de préavis

Pour les locataires avec date de fin de préavis, les encaissements sur des périodes postérieures à la fin préavis sont désormais considérés comme des trop perçus

Echéanciers locataires (maintenant également disponible en version 6.0)

Le module de paiement propose une rubrique nommée “Sélection des encaissements à échéance” qui n’avait jusqu’à présent aucune utilité dans le module Gérance

Dorénavant, si vous déterminez un échéancier sur un compte locataire,

les montants dus échus seront proposés dans le module de paiement. L’échéancier prendra une date de réalisation à l’issue de votre traitement.

Régularisation des charges – Immeuble complet (version 6.2 uniquement)

Etat des dépenses – Gestion des pièces jointes comptables

Dorénavant, si vous imprimez un état des dépenses pour un immeuble complet ET, si vous avez lié les pièces comptables aux écritures, celles-ci sont collectées et jointes à l’état des dépenses.

Il faut activer cette option dans les paramètres syndic sauf si vous l’avez déjà fait pour le module syndic

Lors de l’impression de l’état des dépenses, choisissez l’option “vers des événements”

PROPRIETAIRE

Taxe foncière

Aller à ….

• Lot
• Mandat

Permet, sur une sélection de lignes, d’afficher les mandats ou lots liés.

Exemple d’utilisation : faire un courrier aux propriétaires n’ayant pas encore envoyé leur taxe foncière … Sélection, aller à mandat, courrier ..

Correction

La comptabilisation avec uniquement de la TOM (donc, sans montant de TF valorisé), générait un bloc comptable non correct. Corrigé

Honoraires de mise en location

Comptabilisation des honoraires

Le libellé des écritures sur les comptes d’honoraires (= les contreparties) intègrent dorénavant le nom du propriétaire

Divers (et/ou corrections)

LOT conventionné

Ajout de deux nouveaux champs

• Surface

Le libellé “Surface utile” est renommé “Surface” et, par défaut et à la mise à jour, le pop-up est positionné à “Utile” (valeur 0 du nouveau champ)

• Menu pop-up avec trois choix : utile, corrigée, fiscale

Raccourci – liste des lots à louer

Ajout d’un nouveau raccourci permettant d’afficher les lots à louer par rapport à l’état du lot (et non pas l’état locatif)… Il est donc possible d’afficher les lots actuellement loués mais qui vont être à louer

Locataire – quittancement provisoire

Quand on créait une ligne de quittancement provisoire soumis à TVA avec une période, la ligne de TVA générée était sans période. Corrigé

Révision simulée

Le code fiscalité 41R (TVA) n’était pas pris en compte dans le calcul du total des taxes et affichait un total faux sans pour autant avoir d’incidence sur la révision elle-même en cas de validation. Corrigé

Calcul des honoraires

Dans certains cas, une erreur pouvait s’affichait au lancement du calcul d’honoraires, empêchant tout traitement. Corrigé

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MODULE COMPTABILITÉ (tous modules)

Situation C.A.

Un nouveau raccourci vous permet de retrouver les informations liées à votre chiffre d’affaires de votre comptabilité générale

Deux comparaisons seront faites :

• Le mois sélectionné par rapport au mois Année n-1
• Le cumul depuis le début de l’exercice sélectionné par rapport au cumul de à A-1

Attention : ce raccourci est à ajouter à partir de vos préférences utilisateur, il n’est pas affiché par défaut

Après avoir cliqué sur le raccourci, un second écran permet de faire des sélections :

• de l’entité à traiter
• des comptes produits à prendre en compte (par défaut, nous affichons du compte 7@ au compte 79@
• de la date à laquelle vous voulez obtenir votre situation
• si besoin, affinez les dates d’exercice N et N-1

La validation vous affiche le résultat :

• compte par compte
• un sous total par racine de compte (sur trois caractères)
• Les totaux M et M (A-1) avec l’écart en %
• Les totaux A et A-1 avec l’écart en %

• Ouvrir dans une application

Permet d’afficher vos résultats dans un tableur si vous désirez travailler dessus.

Masques comptables

Modifier un masque

Au lancement d’un masque depuis la saisie comptable, sur le formulaire, un nouveau bouton nommé “Modifier le masque” est accessible et ouvre le modèle lié

Définir comme modèle

Rappel : jusqu’à présent, vous pouviez définir des modèles de masques puis les appliquer sur les entités…

Dorénavant, vous pouvez faire l’inverse, c’est à dire que vous créez un modèle à partir d’un masque existant. Une fois devenu “modèle”, il peut donc être appliqué à d’autres entités.

Paramètres

Pièces jointes comptables

Ajout d’un 2ème modèle pour l’archivage des factures en gérance. Ce modèle est utilisé pour les écritures avec analytique et pour lequel le compte analytique est coché (“Facture Gérance : utiliser le modèle analytique”, cf. ci-après)

A la mise à jour, le nouveau paramètre est valorisé avec le modèle de la gérance

Liste des écritures

Ajout d’une colonne “Traceur”

Module de paiement

Impression du bordereau (mode SEPA uniquement)

• La note est réduite en taille et agrandie en hauteur

Conséquence : permet l’impression de 7 lignes en version 6.2 et 6 lignes en version 6.0  (au lieu de 2)

Comptes analytiques

Nouveaux champs

Ajout de 3 champs :

• N° plan
• Section
• Facture gérance : utiliser le modèle analytique

Pour cette dernière option, elle permet de différencier les factures liées à des écritures attachées ou non à un compte analytique. Par exemple, si vous conservez les provisions sur charges, qu’une écriture est attachée au compte analytique 47Prov et que vous y attachez la facture en pièce comptable, celle-ci ne sera pas prise en compte lors de la récupération des pièces jointes de la période pour le relevé de gérance.

Factures

– le champ “Désignation ” passe de 50 à 60 caractères

CORRECTIONS DIVERSES

Saisie comptable

Supprimer ligne

Avec l’option “Supprimer ligne”, il était possible de supprimer une ligne pointée ou lettrée… Corrigé

Pouvait se produire dans 2 cas :

• Lors de la création d’un bloc avec des écritures lettrées (trop perçu)
• Si une écriture est lettrée par un autre poste et qu’elle était encore non lettrée à l’ouverture du journal

Pièces comptables

Saisie d’écriture (ctrl + n)

Clic sur le bouton “pièces comptables” ou raccourci ctrl + f : correction d’un problème lié à une utilisation multiple en simultané de cette option.

Saisie comptable : fichier de rejet SEPA

En saisie, menu “utilitaires” – “Importer un fichier de rejets SEPA”, LSC arrêtait la lecture à la première de balise  “NtryDtls” trouvée alors qu’il pouvait y en avoir plusieurs. Corrigé

Saisie comptable et pièce automatique

Lors de la création d’un bloc, à la 1ère ouverture d’un journal, le n° proposé pouvait être incorrect, en particulier, si la fin de l’exercice était postérieure à la date du jour. Corrigé

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Administration

Clôturer / Déclôturer un mandat One/off

Ces deux rubriques ont été ajoutées en administration. Un double clic permet le choix d’une entité puis dans un second écran, les éventuels mandats à traiter ..

Paramètres module comptabilité

Format de fichier de virements

Le format de fichier pour les virements SEPA est nommé “PAIN” et il existe deux versions encore utilisés : la 02 et la 03. Par défaut, LSC était paramétrée sur la version 03 via un paramètre caché. Ce dernier est dorénavant visible

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Consultation d'un compte

Préambule

Cette documentation ne traite que la partie “suivi du compte”, quand on accède à un compte via le menu compta, option “consultation de comptes”.

Un double-clic sur un compte présente la fiche de consultation. L’affichage des écriture s’effectue en fonction du mode de reprise des écritures fixé au niveau du compte :

• Pour les comptes repris en solde : LSC sélectionne toutes les écritures
• Pour les autres comptes : LSC sélectionne les écritures non pointées ou non lettrées.

Exemple d’un compte en Gérance

Exemple d’un compte en syndic (partie haute car c’est la seule qui diffère)

Les boutons

Rechercher un montant

Les comptes pouvant contenir des milliers d’écritures, cette rubrique permet de retrouver un montant précis très facilement.

Si plusieurs écritures correspondent au montant cherché, elles sont toutes montrées

La croix rouge permet d’afficher la sélection de départ

Globaliser

Permet de regrouper une sélection d’écritures et d’obtenir une ligne par mouvement. Cette option est utile pour visualiser les encaissements en une seule ligne.

En effet, lorsqu’un locataire (ou un copropriétaire) règle un loyer, son encaissement est éclaté en plusieurs lignes (en fonction de l’appel de loyer ou des appels de fonds). Cette option permet de retracer en une ligne le montant de l’encaissement.

Exemple d’un encaissement détaillé au 05/01/2021

Avec le bouton GLOBALISER coché

Regrouper les règlements

La différence avec le bouton “globaliser” réside dans le fait que celle-ci ne regroupe que les encaissements (écritures provenant d’un journal de trésorerie) en proposant une ligne par date.

Non coché

Option cochée, seules les écritures du journal BQ sont regroupées

Options

Ce bouton, multi-choix via un menu déroulant, offre plusieurs rubriques d’affichage des écritures et …de recherches

• Ecritures non pointées

Affiche toutes les écritures qui n’ont ni été pointées, ni lettrées. Intéressant sur les comptes locataires, fournisseurs et de trésorerie

• Ecritures pointées

Affiche les écritures déjà lettrées ou pointées. Concerne les mêmes types de comptes que pour la rubrique précédente, d’autant que par défaut, en consultation de compte, LSC n’affiche que les écritures non lettrées ou non pointées.

• Toutes les écritures

Affiche toutes les écritures du compte (hors celles clôturées).

Pour un compte de trésorerie, permet d’afficher le solde comptable réel.

• Recherche

Cette rubrique vous affiche une fenêtre de recherche des écritures comptables.

• Recherche dans sélection

Même principe que la rubrique précédente mais la recherche est bornée sur les écritures affichées à l’écran.

• Aller à écritures

Permet d’afficher dans une liste de gestion la liste des écritures courantes.

• Saisie comptable

Après sélection d’une écriture, cette option ouvre le journal dans lequel l’écriture a été passée et affiche toutes les écritures du bloc lié.

Historique

Ce bouton permet d’afficher à l’écran toutes les écritures du compte, même si elles ont été clôturées. Du coup, les écritures clôturées (R.A.N) sont ignorées, sauf si l’exercice a été mis « hors ligne ».

Option très intéressante quand un client est en contentieux et que vous devez présenter un compte retraçant toutes les écritures depuis le début de la gestion.

Borner les écritures

Permet de limiter l’affichage des écritures à une date de départ et de fin.

Ainsi, vous pourriez très bien afficher les écritures de 2015 à 2021 alors que les écritures 2012 à 2018 son clos, avec ou sans solde précédent

Contraintes d’utilisation :

• si vous avez saisi la balance d’ouverture initiale à une date différente du 1^er jour d’un exercice
• si le journal CL n’est plus en type « clôture/ouverture ». La distinction des écritures clôturées ou non devient alors impossible

 

Solde progressif

Ce bouton permet l’affichage des écritures de la sélection courante présentée de la manière suivante :

• Les écritures provenant d’un journal de type quittancement ou clôture/ouverture apparaissent en détail.
• Les autres écritures sont globalisées par date.
• Un solde progressif est présent à droite de l’écran.

Le bouton Imprimer présent sur cet écran permet d’éditer l’extrait de compte ainsi présenté.

Lettrage

Fonctionnalités identiques au lettrage de compte.

Ne fonctionne qu’à partir des comptes ayant un type de “reprise des écritures non lettrées”  (locataires, fournisseurs, etc…)

Courrier

Permet de chaîner sur l’option d’édition de courrier. Comme le contexte est le compte, il est notamment prévu pour l’édition d’extraits de comptes.

La présence de ce bouton est conditionné à l’existence d’un tiers rattaché au compte

Imprimer

Ce bouton, est multi-choix. Un clic maintenu vous en propose trois

• Imprimer avec options
• Imprimer tel qu’à l’écran
• Imprimer tel qu’à l’écran avec détail

Imprimer avec options  (tous modules SAUF syndic nouveau décret)

Vous donne deux possibilités d’impression :

• “détailler toutes les lignes”
• “globaliser en une seule ligne par date”

Rend le même résultat que le bouton “globaliser” expliqué ci-avant

Imprimer avec options (module Syndic nouveau décret)

• Ne présenter que les écritures affichées

Permet de n’imprimer que les écritures à l’écran.

En cochant cette case, les options de sélection de dates ET du solde précédent disparaissent

• Présenter par date et par traceur

Permet d’afficher les écritures en ne détaillant plus que par date d’écriture et éventuellement par traceur si deux saisies ont été faites le même jour à des moments différents.

• Présenter le solde progressif

Rajoute une colonne sur le document imprimé et affiche le solde ligne à ligne

Imprimer tel qu’à l’écran

Imprimer un extrait en ne tenant compte que des écritures courantes avec notamment les colonnes

• Pièce
• Solde progressif

avec détail…

L’impression est à l’horizontal avec des informations supplémentaires :

• Dont TVA
• Dont HT
• Dont Récup

Tous modules, hors Syndic

 

 

 

Module Syndic

Tel qu’à l’écran

Avec détail

Tableur

Permet d’afficher

• Dans 4d view les écritures présentes à l’écran en version 6.0
• Dans un formulaire (list Box) avec options en version 6.2 (voir ci-dessous)

Cette option n’est disponible qu’à partir des comptes propriétaire (Gérance et Saisonnier), locataires (Gérance), copropriétaires (Syndic), clients (Comptabilité générale)

Situation locataires

Cette rubrique permet d’afficher dans une seule fenêtre la position de tous les locataires du propriétaire, en affichant en rouge les débiteurs et le détail des lignes pour expliquer ledit débit.

Déployés par défaut, les sous catégories peuvent être refermées par lot ou par immeuble.

Un double clic sur un locataire permet d’afficher son compte

Précédent / Suivant

Si vous étiez sur une liste de compte avant de prendre la fiche courante en modification, ces boutons permettent de passer à l’enregistrement suivant ou précédent sans avoir à repasser par la liste.

Contrevaleur en euros

Ce bouton n’est affiché qu’en contexte, lorsque la monnaie le fichier de données est en Francs (Pacifique, CFA, …).

Convertit en euros tous les montants affichés à l’écran (détail, totaux, solde).

Astuces

Double-clic sur une écriture

Affiche le détail de l’écriture

Shift + double-clic sur une écriture

Ouverture d’un dialogue qui propose l’ouverture de l’événement qui a généré la pièce comptable.

Vous devez saisir :

• soit du numéro de facture,
• soit le numéro de chrono (référence de traitement).

CTRL (ou Pomme) + double-clic sur une écriture

Affiche un dialogue contenant le libellé de l’écriture courante.

Vous pouvez le modifier à ce niveau puis cliquez sur ….”Modifier”.

Annuler / Valider

Permettent de fermer la fiche courante. Si vous annulez, toute modification apportée est perdue.

Les onglets

Compte propriétaire Gérance

Les comptes analytiques

Si une écriture est attachée à un compte analytique (de façon automatique ou que vous le fassiez manuellement en saisie comptable), un onglet se crée automatiquement en consultation du compte propriétaire afin d’afficher lesdites écritures

Autre exemple, si vous conservez les provisions sur charges (compte 47Prov défini sur mandat de gestion), un onglet “47PROV” est ajouté sur le compte, permettant l’affichage des écritures liées.

Un onglet “Sans analytique” est également crée

Lorsque vous êtes sur un onglet, les boutons présents à l’écran ne tiennent compte que de la sélection courante (sauf Historique qui réaffiche l’onglet “TOUS”.

Par immeuble

Affichage des écritures par immeuble

Si votre propriétaire possède des lots dans plusieurs immeubles, vous pourrez afficher les écritures par immeuble grâce aux onglets qui se créent automatiquement

L’onglet “TOUS” (cf. copie ci-contre) montre toutes les écritures. Puis, un onglet par immeuble et un nommé “Sans immeuble” (par exemple les paiements faits aux propriétaires sont globaux, donc non rattachés à un immeuble).

Cette présentation vous permet de retrouver facilement les écritures liées à un immeuble et autorise également l’impression de ce qui est à l’écran…

Si vous gérez des comptes analytiques, vous pouvez également afficher les écritures par immeuble et ..par analytique  (cf. ci-contre, exemple des loyers perçus pour l’immeuble “Saint Louis”)

Onglets par compte analytique

Onglets par immeuble

Recherche par analytique sur un immeuble donné

 

Compte copropriétaire (nouveau décret uniquement)

Si vous avez coché une présentation en sous-comptes dans la fiche entité, 6 onglets sont présents lorsque vous consultez un compte copropriétaire

• Tout

Montrant toutes les écritures du compte

• Budget prévisionnel

Écritures liées aux opérations courantes et plus précisément au code fiscalité 61

• Travaux art. 14-2

Écritures travaux ou opérations exceptionnelles liées au code fiscalité 62

• Avances

Écritures liées aux différentes avances come par exemple le fonds de roulement. Ce sont les écritures rattachées au code fiscalité 63

• Emprunts

Écritures attachées au code fiscalité 64

• Fonds travaux

Écritures du récent fonds de travaux, liées au code fiscalité 65

• Non ventilé

Écritures sans code fiscalité (dans une gestion normalisée, vous ne devriez pas en avoir)

Boite à cocher sur la fiche entité

Assemblée générale - Nomade

Préambule

L’objectif de ce module est de permettre la gestion d’une Assemblée générale en dehors de vos locaux. Ce module est destiné aux utilisateurs multipostes (dans le cas d’une utilisation monoposte, il suffit de copier le dossier LSC sur un portable).

En effet, en architecture client-serveur (multipostes), il n’est pas envisageable de stopper l’exploitation du serveur pour permettre une utilisation délocalisée.

Le principe général est le suivant :

• Installer sur un portable une application monoposte,
• Exporter depuis l’accès “client” de LSC les données de l’AG
• Importer dans la monoposte “nomade” avant l’assemblée les informations nécessaires,
• Réaliser son AG
• Renvoyer au serveur au retour de l’AG les informations saisies pendant l’AG

Le module Nomade est un module optionnel à LSC. Il nécessite, après acquisition, la saisie d’une nouvelle licence.

Il est possible d’exporter plusieurs AG en même temps. Par contre, elles devront toutes être traitées en AG nomade avant le retour à l’agence. Par exemple, si vous avez 3 assemblées dans une même semaine, exportez les 3 puis à la fin de la semaine, récupérez les 3 sur le serveur

Les explications dans cette documentation présupposent que vous connaissez toutes les étapes d’une AG classique, non nomade. Sinon, consultez la documentation sur l’aide en ligne

Paramétrer les utilisateurs

Puisque des données liées à l’AG sont exportées, la même chose doit être faite pour les utilisateurs qui y procéderont.

Dans la fiche utilisateur, onglet “autorisations (1)”, cochez la case AG Nomade et validez

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, utilisateurs

Préparer l’AG avant export vers le nomade

Sur votre ordinateur portable, vous devez à la fois avoir une connexion “client” (pour accéder au serveur) et une monoposte pour réaliser l’AG…

1ère étape : à partir de la connexion client

Créer une AG jusqu’à la 3ème étape, la saisie des présences. Si vous en avez, saisissez dès à présent les votes par correspondance

Il faudra en effet imprimer la feuille de présence et l’emporter avec vous !

Validez l’AG et à partir de la liste, cliquez sur “Préparer transfert” (cf. copie ci-contre).

Un message de confirmation s’affiche. Faites OK pur afficher la liste des AG dont l’étape en cours (visible à partir de la liste) est “Saisie des présences”.

Choisissez la(les) AG à transférer et traitez la sélection.

 

Qu’est-ce qui est envoyé vers le nomade ?

Pour permettre la gestion de l’Assemblée, les fichiers suivants sont transférés :

• La fiche AG (et ce qui y est attaché), y compris les votes par correspondance
• La fiche immeuble,
• Les lots,
• Les événements associés à l’immeuble (*),
• Les dossiers associés à l’immeuble,
• Les identités associées aux événements,
• Les clés de répartition,
• Les quotes-parts,
• Les comptes copropriétaires,
• Les mandats copropriétaires
• Tous les plannings à venir.

(*) Pour les événements, il se peut qu’il y en ait beaucoup à transférer, raison pour laquelle nous vous proposons de choisir entre trois options (voir ci-contre) au moment de l’export

• Ne pas transférer l’historique
• Transférer l’historique (et vous précisez une date)
• Transférer tout l’historique

Au retour, seule la fiche AG (et ce qui y est attaché) est retournée.

Les principes du transfert

les transferts s’appuient sur des fichiers textes :

• AGDEPART.txt  lors de l’envoi vers le nomade
• AGRETOUR.txt, lors du retour vers le client /serveur

Pour les trouver, c’est simple, menu paramètres, ouvrir le répertoire local, dossier AG nomade (voir ci-contre)

Si vous êtes en hébergé…

La problématique, c’est que votre client Crypto n’est pas sur votre ordinateur mais sur une machine distante, virtualisée. Il vous faut donc rapatrier les fichiers exportés sur votre ordinateur, au même endroit (mais sur votre ordinateur) que ceux qui avaient été exportés.

Emplacement dossier AGNomade

Z

Contenu dossier AG nomade

Importer dans la nomade

L’import des données de(s) (l’)AG dans la nomade est simple. Il suffit de lancer la monoposte, de saisir les initiales de connexion et de valider.

Si LSC détecte une fichier “AGDEPART”, il vous sera proposé de l’importer.

Faites OK pour lancer l’import.

ATTENTION : un import écrase systématiquement tout le contenu du fichier en respectant le principe : ANNULE ET REMPLACE.. Donc, si vous avez encore une AG dans votre nomade non rapatriée sur le serveur, ne FAITES PAS de nouvel import

Une fois l’import terminé, la fiche AG s’ouvre automatiquement, sur l’onglet “feuille de présence”

Sur le nomade, faites les étapes 3 à 5, soit jusqu’au calcul du rapport

 

Export des données depuis le nomade

Votre AG est terminée, il vous faut renvoyer les données vers le dossier qui reçoit les fichiers de l’AG sur votre disque dur.

A partir de la liste des AG, cliquez sur “Préparer transfert”.

Un second message s’affiche pour confirmer la fin de l’AG, faites OK

Un fichier AGRETOUR.txt se crée dans le dossier système évoqué ci-avant

Une fois l’export achevé, une confirmation vous est faite et le nomade quitte…

Si vous êtes en hébergé…

Même problématique qu’au départ mais dans l’autre sens, il vous faut donc rapatrier les fichiers exportés dans le dossier système de accès distant

 

Retour à l’agence et import via le client

Lancez votre client et allez sur la liste des AG.

Ouvrez le menu Actions et choisissez “Retour nomade”. Un message de confirmation s’affiche, faites OK. L’import démarre..

A l’issue, l’AG importée s’ouvre et présente le rapport AG.

Vous pouvez vous lancer dans les dernières manipulations comme l’impression du PV simplifié et la génération des pages de garde individuelles pour l’envoi du PV aux copropriétaires.

Assemblée générale - Onglet calculer le rapport

Préambule sur la fiche LOT

La fiche Lot comporte 5 onglets généralistes dont l’onglet LOT et 4 onglets dédiés plus spécifiquement aux modules Gérance, Syndic, Transaction et Saisonnier. Ces derniers ne sont visibles qu’après affectation d’un mandat OU par un clic sur la petite flèche située à droite du dernier onglet.

Les trois derniers onglets nommés Inventaire, Etats des lieux, Équipement sont plus informels et sont conservés par souci de rétrocompatibilité avec les anciennes versions. En effet, notre module EDL Web sur tablette est indépendant de ces derniers.

Cadre Adresse

Immeuble

Le lot fait référence à un immeuble. Cette notion est obligatoire SAUF pour le module Transaction.

Trois possibilités :

• Indiquer le code immeuble s’il est connu
• Saisir un « ? » puis tabuler pour avoir le choix dans une liste
• Taper un nouveau code et s’il n’existe pas, créer l’immeuble

Adresse

Automatiquement rapatriée sur le lot après saisie de l’immeuble. Elle reste modifiable, notamment si votre immeuble est composé de plusieurs bâtiments OU si vous désirez préciser un n° de porte ou autre.

Code propriétaire

Rubrique indispensable pour pouvoir associer un mandat sur ce lot. Cette rubrique fait référence au fichier qui fait l’objet d’une documentation à part.

Correspondants

Le principe est de lier un correspondant au lot.

Important à plus d’un titre car utilisé par LSC lors :

• De la création d’un événement lié au lot,
• D’un rendez-vous lié au lot,
• D’un mailing établi à partir de la liste des lots.

Si aucun n’est défini sur la fiche lot, c’est alors le correspondant par défaut de la fiche identité qui sera utilisé.

Pictogrammes situés à droite du correspondant :

• Le 1^er  donne accès à la liste des correspondants du propriétaire du bien.
• Le 2^ème  permet de consulter, modifier le correspondant courant.

Cadre Codification

Cette zone sert à l’identification du lot. Le lot est multi-activités. Les codes utilisés dans les différents services ne sont forcément pas les mêmes.

RCP

Utilisé par le service syndic selon le règlement de copropriété.

Plan

Utilisé par les autres services travaillant sur le N° d’appartement.

Code Physique

Est constitué automatiquement de l’association N° d’immeuble/N° RCP. Ce dernier doit être unique pour un immeuble.

Code Gestion

Il est constitué de l’association N° d’immeuble/N° d’appartement. Le N° de plan doit être unique pour un immeuble.

Si cette dualité de codes ne vous est pas utile, vous pouvez intervenir sur le paramétrage (voir ci-contre) pour forcer LSC à utiliser le même code.

Le code adéquat sera ensuite présenté en fonction du contexte. Tous les traitements liés à l’activité de Syndic utilisent le code physique, tous les traitements liés aux autres activités utilisent le code de gestion.

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, tous modules, configuration, onglet généraux

Cadre Critères et qualificatifs

Cette zone permet de saisir les caractéristiques matérielles du lot au travers de 10 menus déroulants.

Le principe est simple :

• Déployez un menu pour choisir dans une liste
• Saisissez le début d’une valeur (par exemple “app”) et tabulez

ET / OU

• Si vous en avez les droits (modifications des listes déroulantes).. tapez directement la valeur. Si elle n’existe pas, LSC vous proposera de l’enregistrer pour les prochaines fiches à saisir.

Tous ces critères et qualificatifs sont modifiables afin de personnaliser en fonction de votre portefeuille de biens. Cependant, nous vous conseillons très fortement de ne pas modifier le critère 1 (type) car c’est une notion essentielle pour la publication. Ce paramétrage doit être fait dès le départ et ne plus être changé par la suite au risque d’une perte d’intégrité des données affichées.

Accès pour les titres : menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, rubriques paramétrables, rubriques 21 à 30. Tout changement à ce niveau nécessite le redémarrage du poste en monoposte et du serveur en multi-postes.

Accès pour le contenu de chaque rubrique : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, tous modules, énumérations : critère 1, critère 2, etc….

Cadre Divers

Informations complémentaires pour le lot…

Comme pour les critères et qualificatifs (pour le titre), certaines rubriques sont personnalisables. Il s’agit des 2ème, 3ème et 4ème ligne à gauche, entourées sur la copie d’écran ci-contre.

Accès pour les titres : menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, rubriques paramétrables, rubriques 31 à 33. Tout changement à ce niveau nécessite le redémarrage du poste en monoposte et du serveur en multipostes.

NOTA : la date de construction, si elle a été préalablement indiquée sur l’immeuble, est reprise par défaut lors de la création du lot.

Les informations liées au(x) mandat(s) affecté(s) au lot ainsi que la référence internet sont affichées en bas à gauche, pour mémoire

 

Cadre Etat locatif

Est sur  « Libre » par défaut puis est automatiquement valorisé dans le cycle LOCATAIRE.

• Locataire entrant = état “loué”
• Locataire en préavis = “libérable le”
• Locataire parti = libre

Toute modification est impossible, le message suivant s’affichant

Pour des raisons de commodité, il est possible de forcer l’état, par exemple de passer de “libérable le” à “libre” pour faire entrer un nouveau locataire qui prendra la suite de celui en partance.

Par contre vous devez activer cette possibilité dans les paramètres Géance

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Gérance, configuration gérance, onglet gérance (ci-contre, n°2)

Une 2ème niveau de sécurité peut être défini, en y ajoutant un mot de passe à saisir pour un tel changement.)

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, mots de passe (ci-contre, n°3)

N°2

N°3

Cadre Etat du lot

Cette zone renseigne sur l’état ‘Transaction’ du lot, mais ne sert pas qu’à ce module !

Elle est utilisée :

• Dans les adéquations,
• Dans les liens Internet
• Dans l’édition des listes.

L’état du lot est toujours initialisé par défaut en fonction de l’activité courante :

• A Vendre ou à Louer en gérance et transaction,
• Non disponible en syndic.

Cet état n’est modifié en automatique que par la création d’un Dossier (Compromis). Il passera en « non disponible » et ne sera plus modifiable sauf si le dossier lié passe en type « annulation ». Dans ce cas, le lot repasse à son état d’origine (à vendre, à vendre ou à louer, etc…)

 Non disponible

Il est possible de saisir une date limite, un motif et une note.

La date limite de « non disponibilité » déclenche une alarme à échéance au gestionnaire affecté au mandat de transaction.

Cadre Surfaces

Nous distinguons deux manières de saisir les surfaces :

Classique

Cette zone possède quatre champs de saisie visibles, où il vous est demandé d’indiquer différentes surfaces

• habitable
• Terrasse
• Balcons
• Jardin

LSC calcule et affiche automatiquement la surface totale selon les pondérations définies dans les paramètres.

Définition du coefficient de pondération

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, tous modules, configuration, onglet Généraux

Exemple : si la surface d’une terrasse compte 4x moins qu’une surface habitable, saisissez 0.25

Carrez

Un clic sur la clé donne accès à un tableau vous permettant de saisir toutes les surfaces, par pièce

• Le bouton  “+”  permet de créer une nouvelle ligne
• La poubelle  permet de supprimer une ligne sélectionnée

Examinons les différentes rubriques d’un tableau :

• Pièce

Il s’agit du nom de la pièce. La saisie est libre mais la sélection d’une valeur peut être faite par le pop-up.

• Surface

Provoque la mise à jour de la surface Carrez cumulée de la fiche lot.

• Exclure Carrez

En cochant, vous excluez la pièce courante dans le calcul du total de la surface.

• Les autres zones

Sont informelles et n’ont aucune influence sur les traitements.

 

Divisible à partir de

Permet de définir la surface minimale de subdivision du lot. Ce champ est utilisé dans les recherches et les adéquations.

Cumulable par immeuble

Vous avez la possibilité de faire des recherches/adéquations en tenant compte non pas de la surface du lot mais de la surface totale des lots d’un même immeuble.

Dans un 1er temps, il faut activer le paramètre nommé : “activer la surface cumulable”, sinon la rubrique n’est même pas visible sur le lot.

Accès : fichier, afficheur, préférences et administration, administration du métier, transaction, configuration transaction.

Une fois activée, il faut cocher cette boite sur les lots d’un même immeuble à prendre en compte ensemble lors d’une adéquation.

Exemple : 3 lots de 200, 300 et 500 m2

s’ils sont cochés tous les 3, alors 1 ou plusieurs lots  répondront à une demande de 200, 300, 500, 700, 800 ou 1000 m2

ATTENTION : cette option n’est pas compatible avec les surfaces divisibles.

  n’est visible qu’après avoir cliqué sur “Moins de détails”

Ces boutons permettent de basculer de la visualisation normale du lot à une visualisation simplifiée. Le modèle de visualisation simplifiée doit être défini au niveau de l’onglet organiseur des paramètres de l’application.

Cf. copie d’écran ci-avant, 4ème ligne : “visualisation simplifiée du lot”

Permet la création d’un RV avec les coordonnées du lot pré-renseignées.

Assemblée générale - Onglet calculer le rapport

Préambule

Dernière étape permettant de :

• Calculer le rapport AG

Un rapport AG ne peut être calculé que si TOUS les votes de l’étape 4 n’ont pas été saisis

• L’imprimer pour le faire signer
• De générer le PV simplifié pour affichage dans l’immeuble
• De générer des courriers individuels en différenciant ceux à notifier des autres
• D’externaliser la gestion de vos envois

Ouvrir un modèle

Avant tout, vous devez choisir un modèle de rapport AG dont se servira LSC pour le calcul

Calculer le rapport

C’est l’étape qui permet de construire votre rapport AG. Celui-ci se calculera en fonction de votre ordre du jour, de votre saisie des présences et enfin des votes.

Avant de calculer le rapport, n’oubliez pas de revenir sur le 1er onglet et de renseigner le président de séance, le secrétaire et les éventuels scrutateurs.

résultat sur le rapport

Lancer le calcul du rapport, un message vous avertira de la fin de celui-ci.

Plusieurs conséquences remarquables :

• Un tableau récapitulant les présents sous leurs différentes formes, les absents, les votants par correspondance avec leurs tantièmes liés sera affiché
• Des listes pour certains types de copropriétaires seront établies, détaillées et nominatives

Pour chaque vote

• Un rappel de la résolution,
• Du projet,
• Du résultat,
• Des votants
• Du détail du vote
• La liste de copropriétaires (opposants, non votants, etc…)

Le détail précisé ci-dessus peut être personnalisé sous certaines conditions. Une liste de balises et variables est disponible sur notre documentation spécifique : liste des variables

Note :  il est possible d’insérer du texte en fin de rapport d’AG, après les résolutions

A l’issue du calcul, l’AG est verrouillée car en principe elle ne doit plus être modifiée

Pour la déverrouiller, cliquez simplement sur cette rubrique si elle n’est pas soumise à mot de passe optionnel. Si c’est le cas, saisissez le

 

 

 

 

 

 

 

PV simplifié

Ce bouton n’est visible qu’après le calcul du rapport AG.

Avant tout, vous devez déterminer en administration le modèle de PV à utiliser par LSC

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, syndic, configuration syndic, onglet AG

Comme expliqué dans la documentation inhérente à l’étape 1 (Ordre du jour), il va permettre d’établir un PV à l’attention des occupants de l’immeuble en ne reprenant que les résolutions sur lesquelles vous aviez coché (par défaut ou lors de la définition de l’ODJ)  l’option “prendre en compte pour le PV simplifié”

Un clic sur le bouton va donc afficher lesdites résolutions qu’il suffira de traiter

A l’issue, un événement sera crée (cf. contenu ci-contre) sur le tiers que vous avez lié à votre entité comptable

Exemple de PV simplifié à afficher dans le hall de l’immeuble

Envoyer une page de garde individuelle

Permet de générer un événement personnalisé par copropriétaire pour accompagner le rapport générique non nominatif.

Un clic sur ce bouton ouvre la fenêtre nommée « choix des destinataires ». Cet écran permet d’éditer soit :

• Envoyer à tous les copropriétaires
• De les séparer par notification

Si cette seconde option est activée, vous aurez la possibilité de choisir vos critères de séparation (cf. copie ci-contre)

Une fois l’écran validé, deux écrans de courriers chaînés apparaissent.

L’un nommé « Notification AG » permettant d’envoyer le courrier aux copropriétaires auxquels vous envoyez un recommandé.

L’autre nommé « AG » qui permet d’envoyer un courrier « classique » aux autres.

Export Athome

Ce bouton permet de générer un fichier de type texte (.txt) au format de notre partenaire Athome pour l’externalisation de vos convocations

A noter : même s’il est nommé “Athome”, d’autres partenaires utilisent ce même format

Assemblée générale - Onglet saisie des votes

Préambule

Cette étape permet de saisir les votes de chacune des résolutions.

• Le principe est de sélectionner par le pop up situé en haut à droite de la fenêtre une résolution et de constater les votes de chaque copropriétaire.

• L’accès au projet de résolution est possible à l’aide des situés en dessous.

LSC sauvegarde automatiquement toute l’AG entre chaque résolution votée.

Chaque résolution possède un résultat

• Acceptée
• Refusée
• Sans décision possible
• Pas de vote

Dans le cas d’une résolution “non-votée” (article -1), un clic sur “voir le résultat” affecte le sigle “X” à chacun des votants et inscrit “PAS DE VOTE”  en résultat.

Saisie des votes

Possibilité de saisir les votes de deux façons

• Manuellement (via le tableau central)
• Globalement (via les boutons)

Les votes par correspondance ont été repris de la saisie des présences et ne sont (en principe) plus modifiables à ce niveau

Sous-résolutions

Une sous-résolution doit être votée, au même titre qu’une résolution principale. Elle est cependant directement liée à une résolution, et si celle-ci est refusée, toutes les sous-résolutions le seront de fait.

De même si une résolution principale est à revoter (par exemple) en article 24, les sous-résolutions seront directement votées à l’article 24, celles à voter à l’article 25 deviennent alors SANS OBJET.

Dans la liste des résolutions, les sous-résolutions sont affichées en retrait de la résolution parent

Recalculer les votes

Le bouton  permet, si besoin, de recalculer les éléments de la résolution courante.

Quand l’utiliser ?

+ Après ajout d’une résolution ou sous-résolution

Même en cours d’AG (et en nomade !!), vous pouvez changer l’ordre du jour par ajout d’une ou plusieurs résolutions et/ou sous résolutions. Pour cela, revenez sur l’ordre du jour, procédez aux modifications puis revenez sur la saisie des votes…

ATTENTION, ne jamais faire “étape suivante” sur l’ordre du jour, au risque d’effacer les présents / absents saisis et les votes déjà effectués.

Donc, de retour sur la saisie des votes, vous sélectionnez votre nouvelle résolution et vous cliquez sur “recalculer les votes” afin que LSC affiche les copropriétaires et les tantièmes.

+ Quand les informations à l’écran son vides ou incomplètes

Si vous constatez que les informations affichées sont erronées, ce bouton permet de vérifier l’intégrité des données présentes à l’écran et si nécessaire, les corriger;

Revote dans un autre article

• Une résolution à l’article 25-1 peut être revotée à l’article 24 dans le cas suivant : au moins 1/3 des voix ont exprimé un “OUI”
• Une résolution à l’article 26-1 peut être revotée à l’article 25 dans le cas suivant : au moins 1/3 des voix ont exprimé un “OUI” représentant au moins la moitié des copropriétaires ayant voté.

Si vous êtes dans l’un de ces cas, LSC affiche automatiquement un nouveau bouton, offrant la possibilité du revote à l’article 25 ou 24…

Saisie manuelle des votes

L’encadré située au centre de l’écran  vous permet à la fois de définir le type de vote à gérer tout en suivant l’évolution des votes saisis au fur et à mesure de votre avancement.

Quatre boutons radios sont accessibles pour disponibles. Sélectionnez en un puis cliquez sur les copropriétaires concernés.

Copropriétaires avec pouvoir

Quand un copropriétaire possède un pouvoir pour un autre copropriétaire, LSC vous le rappelle au moment de la saisie de la personne possédant le pouvoir. Une fenêtre s’ouvre

 

vous montrant le(s) représenté(s) afin que vous puissiez immédiatement saisir le(s) vote(s).

Voir les absents

Ce bouton affiche les absents dans la liste des copropriétaires concernés par la résolution.

Cela peut être utile notamment pour une arrivée en cours d’AG et voir si l’arrivant est concerné par le vote en cours …

 

 

Arrivée / départ en cours d’AG

L’arrivée et le départ en cours d’AG se gèrent quasi de la même façon. Vous cliquez sur le bouton concerné et la liste des copropriétaires (absents pour l’arrivée et présents pour le départ) est affichée.

Dans un second temps, l’heure d’arrivée / départ sera affichée. A confirmer ou à modifier si vous le traitez a posteriori.

Différences remarquables

• Départ

Lors du départ, la question que le copropriétaire soit représenté est posée

 

Si vous répondez OUI, alors il faudra choisir dans la liste un autre copropriétaire ou choisir “Non copropriétaire” et saisir son nom.

Si vous répondez NON, le copropriétaire sera considéré comme définitivement parti. Il sera retiré de toutes les résolutions non encore votées.

• Arrivée

Déjà, vous déterminez si l’arrivée est physique ou à distance

Puis l’arrivant peut également avoir des pouvoirs parmi les autres absents. La question est donc également posée

Quelque soit la réponse donnée, l’arrivant sera intégré à toutes les résolutions non encore votées le concernant et s’il a des pouvoirs, à toutes celles liées aux personnes qu’il représente.

 

Annuler les votes par correspondance

Comme évoqué ci-avant, un vote par correspondance ne peut en principe pas être modifiée car il exprime une volonté du copropriétaire sur laquelle vous ne pouvez revenir.

Cependant, la loi prévoit un cas où certains votes par correspondance peuvent être annulés. En effet, si une résolution, juste avant son vote, est modifiée et que cela change la nature du projet, les copropriétaires ayant voté OUI à la résolution initiale voient leur vote annulé car ils ne sont pas en capacité de changer d’avis, n’étant pas présents.

Un message de confirmation est affiché quand vous cliquez sur cette option

En répondant OK, le(s) copropriétaire(s) concerné(s) sera(ont) considéré(s) comme “non votant(s)”

Saisie globale des votes

Si, pour une résolution donnée, vous avez l’unanimité (quelque soit le sens de celle-ci), vous pouvez gagner du temps en vous servant de ses options

Ainsi, par exemple, si tous les copropriétaires sont d’accord, cliquez sur “Unanimité OUI”

Petite astuce

Si une grande majorité veut aller dans le même sens, vous pouvez dans un 1er temps vous servir de l’un de ces boutons puis dans un 2ème revenir sur la saisie manuelle pour constater les quelques votes discordants.

Voir le résultat

Quand tous les votes d’une résolution ont été saisis, cette rubrique permet d’afficher le résultat en fonction de l’article de vote lié à la résolution.

Pour mémoire, vous pouvez obtenir trois résultats distincts

Créer un événement

Accessible pour chaque résolution ou sous-résolution.

En cliquant dessus, cela crée un événement qui reprend :

– en sujet : le titre de la résolution

– en zone de note : le résultat du vote, le projet de résolution

– en PJ : la PJ attachée à la résolution (ou sous-résolution)

Pour utiliser cette rubrique, vous devez définir dans les paramètres Syndic un modèle à utiliser

Accès : fichier, afficheur, préférences et administration, administration métier, syndic, configuration syndic.

Remplissez la rubrique “Modèle d’événement pour les votes”

ACCEPTÉE, si

• Article 24, la moitié des voix +1 des copropriétaires présents ont voté OUI
• Article 25, la moitié des voix +1 de l’ensemble des copropriétaires de la clé ont vote OUI
• Article 260 (double majorité), si 2/3 des voix de l’ensemble des copropriétaires ont voté OUI représentant au moins en nombre la moitié des copropriétaires présents
• Article 269 (unanimité), si tous les copropriétaires de la clé ont voté OUI

REFUSÉE, si

• Article 24, la moitié des voix +1 des copropriétaires présents ont voté NON
• Article 25, la moitié des voix +1 de l’ensemble des copropriétaires de la clé ont voté NON
• Article 260 (double majorité), si plus  de 1/3 des voix de l’ensemble des copropriétaires ont voté NON et/ou représentant en nombre moins de la moitié des présents
• Article 269 (unanimité), si au moins un copropriétaire a voté NON

PAS DE DÉCISION POSSIBLE, si

• Article 24, moins de 1/2 de voix présentes a voté OUI et moins de la moitié des voix présentes a voté NON

Exemple : 1000 tantièmes sur une clé, 500 tantièmes présents …  240 OUI  240 NON et 20 ABSTENTION

• Article 25,  moins d’un tiers des voix de l’ensemble des copropriétaires de la clé ont voté NON et moins de la moitié +1 a voté NON

Exemple : 1000 tantièmes sur une clé,  …  300 OUI  480 NON et 220 ABSTENTION

• Article 260 (double majorité), si moins de la moitié des voix de l’ensemble des copropriétaires ont voté OUI et représentant en nombre moins de la moitié des copropriétaires présents

Exemple : 1000 tantièmes sur une clé, 12 copropriétaires présents. 5  votes OUI pour 496  tantièmes et 7 vote NON pour 504 tantièmes.

• Article 269 (unanimité), CE CAS NE PEUT ETRE RENCONTRE.. c’est forcément OUI ou NON

Il existe deux passerelles pour passer, dans certains cas, outre un “PAS DE DÉCISION POSSIBLE” entre

• les articles 26-1 vers 25
• les articles 25-1 vers 24

Revote à l’article 25

Passerelle de l’article 26-1, dont les dispositions sont d’ordre public, suppose la réunion de deux conditions :

• L’assemblée générale n’a pas obtenu la majorité de l’article 26, c’est-à-dire la majorité des membres du syndicat représentant au moins les deux tiers des voix,
• Le projet a recueilli l’approbation de la moitié des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, représentant le tiers des voix de tous les copropriétaires.

Si vous êtes dans ce cas, LSC précise cette possibilité dans le cadre “voir le résultat” et affiche un bouton “Voter à l’article 25”.

Bouton “Voter à l’art. 25”

Deux possibilités vous sont données :

• Avec remise à zéro des votes
• En conservant les votes

Quelque soit votre choix, la résolution initiale sera conservée puis dupliquer pour afficher une nouvelle résolution à voter sur le nouvel article

Puis, vous aurez la possibilité de saisir une conclusion à la résolution initiale

Revote à l’article 24

Passerelle de l’article 25-1

Lorsque l’assemblée générale des copropriétaires n’a pas décidé à la majorité de l’article précédent, mais que le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires composant le syndicat, la même assemblée peut décider à la majorité prévue à l’article 24 en procédant immédiatement à un second vote. 

ATTENTION : recueillir au moins 1/3 des voix veut dire 1/3 de OUI

Bouton “Voter à l’art. 24”

Deux possibilités vous sont données :

• Avec remise à zéro des votes
• En conservant les votes

Quelque soit votre choix, la résolution initiale sera conservée puis dupliquer pour afficher une nouvelle résolution à voter sur le nouvel article

Puis, vous aurez la possibilité de saisir une conclusion à la résolution initiale

 

Imprimer

Ce bouton permet l’accès à deux tableaux :

• un représentant le vote courant
• une feuille de signature du vote courant

Étape suivante

Cliquez sur ce bouton quand tous les votes ont été saisis. Dans le cas contraire, un message d’alerte (et contraignant) vous le rappellera !

Si pas de contrainte, vous arriverez sur l’onglet “Calculer le rapport”, ultime étape de votre AG. Accès direct à la documentation

Assemblée générale - Onglet saisie des présences

Préambule

Cet écran a trois fonctions :

AVANT L’AG

• Saisir les votes par correspondance manuellement

Nous vous rappelons qu’il est possible des les importer automatiquement avec AG Connect, option VPC

• Imprimer la feuille de présence

PENDANT L’AG

• Saisir le statut des copropriétaires (présent physiquement, à distance, représenté ou … absent) manuellement
• Saisir la présence ou le représentation des copropriétaires par lecture de codes-barres

La gestion des codes-barres n’est pas expliquée dans cette documentation car peu ou proue utilisée. Sachez qu’il faut être équipé d’un lecteur paramétré sur la lecture des codes de type 128 A.  Interrogez-nous si vous désirez en savoir plus

AVANT L’AG

Gestion des pouvoirs

Vous avez la possibilité de définir vous-même au niveau de l’immeuble le nombre de pouvoirs autorisés par copropriétaire.

En effet, il vous suffit de créer une donnée complémentaire en administration, sur l’immeuble puis de mettre à jour la fiche immeuble avec le nombre désiré.

TRES IMPORTANT : si vous optez pour cette fonctionnalité, plus aucun contrôle n’est fait sur les tantièmes

• Création de la Donnée complémentaire

Accès : menu paramètres, préférences et administration, tous modules, données complémentaires

Créez la donnée “AG” au niveau de l’immeuble puis la sous-donnée “NB pouvoirs maxi” dans “AG”. Validez à l’issue

• Mise à jour de la donnée complémentaire

Dans la fiche immeuble, onglet “PLUS”, appelez la donnée “AG” et renseignez le nombre de pouvoirs …. (dans notre exemple, nous avons mis 5)

• Conséquence dans l’AG

En saisie des présences, dès que le nombre est dépassé, un message vous alerte. Dans notre exemple, c’est donc à partir du 6ème pouvoir qu’un blocage se produit

Vérifier les mutations

Le but de ce bouton est pouvoir imprimer une feuille de présence à jour si des mutations ont été saisies depuis l’envoi des convocations de l’assemblée générale.

Cette rubrique met à jour les votes et les votants, en tenant compte des mutations intégrales et/ou partielles.

Ainsi, par exemple, si un copropriétaire avait décidé de voter par correspondance et qu’entre temps il a vendu une partie de ses lots, les votes que vous avez saisis seront conservés tout en ajoutant le copropriétaire acheteur pour les tantièmes acquis.

Ce bouton n’a aucune utilité en AG nomade car les mutations ne sont pas envoyées

Imprimer

Il existe 6 modèles de feuilles de présence :

• Standard avec un clic “court”

Et avec un clic long, on accède aussi à…

• Avec options
• Jusqu’à 5 clés de répartition différentes
• Jusqu’à 10 clés de répartition différents
• Jusqu’à 5 et 10 clés avec code-barres

Ces quatre derniers modèles ne sont intéressant qu’à partir du moment où vos résolutions, qui sont attachées à une clé de répartition, le sont sur des clés différents, comme par exemple “charges bâtiment A”  ou “Charges bâtiment B”. (cf. exemple ci-contre).

En effet, dans le modèle “standard”, seuls les millièmes généraux (ou ceux définis lors du passage de l’étape 1 à 2) seront affichés.

Modèle 5 clés

Modèle Standard

Cette feuille de présence présente :

• Les copropriétaires (nom, adresse, n° de compte) par ordre alphabétique
• La détail des lots du copropriétaire
• Le détail des tantièmes par lot du copropriétaire
• 4 colonnes à remplir (si besoin)

La dernière colonne “Emargement” se remplit automatiquement si vous avez saisi des votes par correspondance avec la date d’enregistrement

• Les noms du président de séance, du secrétaire et scrutateurs sont à inscrire en fin de document

Modèle avec options

Le modèle avec options est le modèle “standard” agrémenté (ou amputé) des rubriques que vous cochez avant impression

Ci-contre, le résultat avec toutes les options cochées (sauf “avec codes barres), plus vraiment utilisée.

PENDANT L’AG

Saisie par copropriétaire

L’écran est composé de cinq colonnes distinctes pour

• les absents (N)
• Présents physiquement (O)
• Présents à distance (D)
• Représentés (R)
• Votes par correspondance (C)

Il vous suffit de cliquer sur la colonne désirée en fonction du copropriétaire pour que celui ci soit affectée à cette dernière.

Tous présents

Quatre options disponibles permettant une saisie globale de vos copropriétaires présents :

• Physiquement
• A distance

Si vous avez saisi des votes par correspondance et que vous désirez les conservez, ne prenez alors que les 2ème ou 3ème rubrique

Astuce : même si tous vos copropriétaires ne sont pas présents mais une grande partie, vous pouvez tous les cocher présents puis ensuite, au cas par cas, les cocher “absent”

Tous absents

Deux options avec exactement le même principe pour que les présents.

 

 

 

Saisie des représentés

Si un copropriétaire est représenté, une fenêtre vous invitera à indiquer le mandataire parmi tous les copropriétaires présents.

 

 

OU en saisissant le nom d’une personne qui ne le serait pas. Ce nom sera affiché à l’écran et repris sur la feuille de présence.

Vote par correspondance

Quand vous cliquez sur la colonne “vote par correspondance” pour un copropriétaire, un nouvel écran s’ouvre vous affichant les résolutions, vous permettant ainsi de saisir ses directives pour chaque vote.

Par défaut, toutes les résolutions sont définies en “non votant”.

Trois boutons vous permettent une saisie en masse :

• Tous ABSTENTION
• Tous NON
• Tous OUI

Ouvrir dans une liste

Est une option double permettant d’afficher les copropriétaires dans un tableau, vous permettant ensuite d’apporter :

• Compléments
• Modifications
• D’imprimer
• D’exporter
• D’ouvrir dans une autre application

Étape suivante

Avant tout, sachez qu’il  est impossible de passer à l’étape suivante si vous n’avez pas effectué toute la saisie des présences. Un message vous alerte dans ce cas de figure.

Si aucune contrainte n’existe, un clic sur bouton vous conduira à la 4ème étape de l’AG, la saisie des votes. Accès direct

Assemblée générale - Onglet convocation

Préambule

Cet onglet est donc dédié à la génération des convocations ET à la gestion d’une assemblée à distance (AG Connect)

Ouvrir un modèle

Permet de gérer les convocations génériques, donc non nominatives que vous n’intégrez pas dans la convocation individuelle.

Choisissez un modèle de convocation AG générique qui s’affichera directement sur cette page. Il faut ensuite le compléter…

Ces pages seront ensuite à imprimer :

• soit en une seule fois puis en faisant des photocopies,
• soit en autant d’exemplaires que nécessaire.

Créer un événement

Par défaut, ce bouton n’est pas actif. Il ne le devient qu’après avoir choisi un modèle pour la gestion des convocations génériques.

L’intérêt est de permettre la création d’un événement sur le tiers lié à l’entité de l’immeuble et comme pour les convocations individuelles, d’y ajouter (ou non) les pièces jointes définies dans l’ordre du jour.

Les deux rubriques précédentes permettent de gérer les documents identiques à remettre à tous les copropriétaires. Ils accompagneront la convocation individuelle. Cependant, il est sans doute préférable de tout gérer via la rubrique ci-après, voire indispensable si vous faites traiter l’envoi de vos convocations par un tiers.

Editer les convocations individuelles

Par cette rubrique, vous allez pouvoir créer sous forme d’événements les convocations de vos copropriétaires.

Si vous avez des copropriétaires possédant plusieurs comptes pour une même identité, LSC vous proposera au moment du clic si vous désirez (ou non) les regrouper par identité afin de n’avoir qu’une seule convocation par tiers.

Avec ou sans PJ

Si vous maintenez un clic maintenu, vous aurez le choix entre deux options :

• Avec la collecte des PJ ajoutées lors de la définition de l’ordre du jour

Le nombre de pièce(s) jointe(s) récupérée(s) sera affiché  sur l’écran de choix du modèle de convocation

Si vous optez pour la collecte, les PJ’s seront ajoutées sur l’onglet éponyme de l’événement crée.

• Sans la collecte

Avec ou sans sélection de copropriétaires

Si vous maintenez la touche “shift” enfoncée en cliquant sur le bouton “éditer les convocations individuelles”, vous pourrez choisir vos copropriétaires et faire une sélection

Choix du modèle d’événement et validation

L’ultime étape de la préparation consiste un choisir un modèle d’événement de convocation, d’éventuellement le compléter et..

de valider pour lancer la création des événements

Editer feuille d’émargement résidents

L’intérêt de cette rubrique est de pouvoir distinguer les copropriétaires résidents des autres afin de leur remettre leur convocation AG en main propre contre signature

Si vous maintenez la touche “shift” enfoncée en cliquant sur ce bouton, vous pourrez choisir vos copropriétaires et faire une sélection

LSC se base sur la donnée saisie sur la fiche copropriétaire pour définir cette liste

Editer tableau des votes

Permet d’éditer un récapitulatif du total des tantièmes de chacun des copropriétaires avec un détail par résolution.

Liasse ou externalisation

Principes de base

Cette option a double fonction :

• Permettre de préparer dans un seul événement tous les documents liés à la convocation (avec l’option “modèle de base” à renseigner)

• Générer des événements pour la gestion externalisée (Athome, Paragon, etc…)  de vos convocations en paramétrant les modèles à utiliser en administration

Paramétrage

Accès : fichier, afficheur, préférences et administration, administration métier, syndic, configuration syndic, onglet AG, rubriques Liasse Convocation AG

Quatre modèles d’événements doivent être définis à ce niveau afin d’indiquer à LSC ce qu’elle doit utiliser le cas échéant.

Quelque soit le besoin, vous pourrez générer en un seul traitement les documents suivants

• Annexes
• Etat des dépenses
• Tableau de répartition
• Décompte copropriétaire
• Convocation (avec ou sans collecte des PJ’s)

Vous pouvez donc vous passer des convocations génériques ou individuelles si vous passer par cette rubrique.

Vous éviterez d’avoir à faire des “tas”

Choix de la répartition

Lorsque vous cliquez sur cette rubrique, vous devez avant tout choisir une répartition (préalablement calculée en gestion des répartitions MAIS NON VALIDÉE) afin d’indiquer au logiciel les éléments à prendre en compte pour le calcul des différents documents.

Puis vous affichez l’écran vous permettant de choisir les documents à prendre en compte

Vous allez pouvoir piloter toute votre préparation à partir de cet écran, en cochant (ou non) les documents dont vous aurez besoin pour l’envoi des convocations AG.

Si une rubrique reste en rouge, c’est que vous n’avez pas rempli tous les critères nécessaires à son traitement. La validation finale n’est pas possible tant qu’il reste une rubrique dans cette couleur.

 

Générer les annexes

En cochant cette case, une rubrique paramètres s’affiche et s’ouvre par défaut. Elle vous autorisera notamment une modification ultérieure.

Vous propose la même fenêtre qu’en gestion des répartitions. Cochez les annexes et options à prendre en compte.

Dans la partie “vers des événements”, remplissez ou ajustez le sujet.

Si vous vous servez de la rubrique “modèle de liasse” (voir plus loin), cette rubrique devient inopérante. En effet, elle a pour conséquence de créer un événement avec les annexes en PJ’s.

Etat des dépenses

Là également, cochez le modèle d’état des dépenses voulu, les éventuelles options d’affichage et complétez le sujet

Si vous vous servez de la rubrique “modèle de liasse” (voir plus loin), cette rubrique devient inopérante. En effet, elle a pour conséquence de créer un événement avec l’état des dépenses en PJ.

Tableau de répartition

Pour le tableau, seul le sujet est à remplir pour obtenir le bouton “valider”

Si vous vous servez de la rubrique “modèle de liasse” (voir plus loin), cette rubrique devient inopérante. En effet, elle a pour conséquence de créer un événement avec le tableau de répartition en  PJ.

Projet de décompte

Comme en gestion des répartition, quand vous sélectionnez une répartition non comptabilisée, LSC propose un projet de décompte.

Choisissez le format, les options et saisissez le sujet.

Si vous vous servez de la rubrique “modèle de liasse” (voir plus loin), cette rubrique devient inopérante. En effet, elle a pour conséquence de créer un événement avec le projet de décompte en  PJ.

Convocations individuelles

Correspond à la même rubrique que “imprimer les convocations individuelles” (cf. chapitre ci-avant)

Si vous avez ajouté des pièces jointes à vos résolutions, cochez leur collecte (ou non) puis déterminez le modèle à utiliser

Fichier d’export

Si vous n’externalisez pas vos convocations, cette option n’est pas utile.

Bouton Préférences

Là également, n’est utile que si vous externalisez. Permet de définir le dossier dans lequel s’enregistreront les différents documents

Modèle de liasse

Si vous remplissez cette donnée, c’est que vous ne faites pas d’externalisation de traitements de vos convocations d’AG.

LSC va donc créer un seul événement par copropriétaire sur le modèle défini à ce niveau et tous les documents préalablement cochés seront en PJ’s dudit événement.

Validation

Validez pour lancer tous les traitements. La fin du calcul est affiché par message !

Si vous externalisez

Vous retrouverez tous les événements générés de la façon suivante :

+ Un pour les annexes

+ Un pour l’état des dépenses

+ Un pour le tableau de répartition

+ Un projet par copropriétaire

+ Une convocation par copropriétaire.

D’autre part, un dossier “LiasseAG” s’est crée sur votre disque dur (à l’endroit défini par la rubrique Préférences)

Dans celui-ci, vous trouverez un dossier par entité …puis un dossier par date d’AG

Dans ce dernier dossier, tous les documents choisis s’y trouveront, y compris le fichier .txt d’export

Si vous n’externalisez pas,

Vous retrouverez un seul événement par copropriétaire avec une seul PJ contenant tous les documents cochés.

Export Athome

Ce bouton permet de générer un fichier de type texte (.txt) au format de notre partenaire Athome pour l’externalisation de vos convocations

Quatre options vous sont proposées pour la génération dudit fichier.

Une fois votre choix fait, une fenêtre s’ouvrira afin que vous puissiez enregistrer votre fichier sur votre disque dur.

Si vous passez par “Liasse ou externalisation”, il est inutile d’utiliser cette option qui ferait doublon

Export AG Connect

Ce bouton permet de gérer vos assemblées à distance OU à gérer les votes par correspondance (par import automatique)  avec l’un de nos partenaires.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur le store Crypto et/ou cliquez sur le lien suivant : AG Connect

Étape suivante

Un clic sur cette rubrique permet de passer à la saisie des présences.

Cliquez sur le lien suivant pour accéder à la documentation liée : saisie des présences

Assemblée générale - Onglet ordre du jour

Cadre AG

• Code immeuble

Zone renseignée automatiquement par LSC

• Référence AG

Chaque fiche AG est unique. La référence est calculée de la manière suivante : année de l’exercice suivi du code entité de l’immeuble.

Elle reste cependant modifiable par l’utilisateur

• Nom

Par défaut, le libellé Assemblée générale est proposé

• Type

Trois choix : Ordinaire, Extraordinaire et … indifférent

“Indifférent” ne sert qu’à permettre une rétro compatibilité avec les AG créées avant la version 5.5.15

• Du (date de l’AG)  –  à (heure de l’AG)  – lieu

Données reprises par défaut de la fiche immeuble

• Président de séance, Secrétaire de séance, Scrutateurs

Ces informations seront utilisées pour la composition du rapport de l’Assemblée générale et sur la feuille de présence

« ? » dans chaque zone permet d’obtenir la liste des copropriétaires de l’immeuble.

• Note

Zone de notes libre, pouvant être reprise sur la convocation ou le rapport AG.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tableau ordre du jour

C’est à ce niveau que vous définissez l’ordre du jour de votre assemblée en ajoutant les points qui seront votés / discutés.

Une fois ce dernier défini, vous pourrez reprendre les résolutions une à une (par double-clic) pour les

• compléter
• modifier
• créer des sous-résolutions
• insérer des documents

L’ordre des résolutions peut être changé de façon simple par la méthode “Drag and drop” (glisser / déposer). Vous cliquez sur une résolution, vous maintenez le clic et vous la déplacer sur le numéro désiré. Elle prendra ce numéro et l’autre résolution prendra le numéro suivant ..

Création ordre du jour : trois méthodes

• En utilisant la bibliothèque de résolutions

Cliquez sur le bouton bibliothèque situé sous le tableau.

La fenêtre de gauche présente la bibliothèque.

Chaque Clic présente la résolution sélectionnée à droite. La validation reporte les résolutions de droite dans votre tableau “ordre du jour”

• En créant manuellement les lignes de résolutions

Avec l’aide du bouton “+” situé au dessus du tableau.

• En cliquant sur le bouton “dupliquer un ordre du jour”

Une liste d’AG est affichée, il suffit de choisir et de faire “traiter sélection”.

• le bouton permet de dupliquer une ligne sélectionnée qui s’ajoutera à la fin du

 

 

 

 

 

 

 

Modification d’une résolution

Un double clic sur une résolution propose l’écran suivant

Onglet Résolutions

• N°

Modifiable…. Si vous le changez pour un numéro déjà présent dans la liste, il prendra sa place et l’autre passera à la ligne d’en dessous.

• Titre et projet

Modifiables…  les trois petits points à droite permettent un accès en pleine page.

Gestion du texte enrichi (uniquement en version 6.2)

Lorsque vous êtes en pleine page, le bouton droit de la souris donne accès à un menu contextuel permettant d’enrichir votre texte avec du gras, de la couleur, etc…

Exemple de texte en rouge ou souligné…

• Article

Correspond à l’article de vote mais peut être modifié

Pour une résolution sans votre, définissez l’article en -1

A SAVOIR

• Dans la saisie des votes, ce type de résolution n’affiche pas les copropriétaires, et,  inscrit en résultat “PAS DE VOTE”.
• Elle vous permet cependant d’écrire des commentaires qui seront repris dans le rapport AG.
• Le résultat du vote est “X”

Définissable par défaut à partir de la bibliothèque des résolutions

• Clé

Permet de définir la clé à prendre en compte pour le calcul des votes de la résolution courante.

Par défaut, c’est la 1ère clé définie sur la fiche immeuble (celle ayant le code tri le plus faible) qui est présentée. Evidemment modifiable

• Résultat

Ne peut être saisi … LSC l’affichera automatiquement après la saisie des votes.

• Prendre en compte dans le PV simplifié

En cochant cette case, vous allez pouvoir distinguer les résolutions qui seront prises en compte dans le PV simplifié (imprimable à partir de l’onglet Rapport AG, visible après le calcul du rapport)

Définissable par défaut à partir de la bibliothèque des résolutions

• Pas de main dominante

En cochant, la main dominante ne sera pas appliquée sur la résolution. Pour mémoire, elle permet, quand elle est active, de ramener les tantièmes d’un copropriétaire au total des tantièmes des autres.

Exemple : sur 1000 tantièmes, un copropriétaire en possède 680, soit 320 pour les autres. Ses tantièmes seront donc de 320, impactant le total de la clé qui ne fera plus que 640.

Dans le cas de copropriétés à deux copropriétaires, aucune application de la main dominante n’est faite puisque le mode de calcul est différent

• Main dominante sur les présents (option visible qu’avec un article 24)

Par défaut, la main dominante n’est calculé que sur le total de la clé. L’article 24 ne concernant que les copropriétaires présents (ou ayant voté par correspondance) à l’AG, cette option permet de modifier le fonctionnement.

Liste des sous-résolutions

Définissables par défaut à partir de la bibliothèque des résolutions

Ce tableau permet d’ajouter des sous-résolutions à votre résolution principale. Chaque ligne ajoutée fera l’objet d’un vote (sauf cas particulier)

Quelques règles à retenir

• Les sous-résolutions ne peuvent pas être votées sur une clé de répartition ou un article différent de la résolution principale….
• Vous pouvez également rattacher un document (voir chapitre suivant) à une sous résolution, via l’onglet “Document”.
• Le pictogramme  permet la duplication d’une sous résolution afin de ne pas avoir à retaper tout un texte. Vous pouvez ensuite la modifier par double clic.
• L’ajout se fait à l’aide du bouton “+”
• Pour modifier une sous-résolution existante, il suffit de double-cliquer dessus.

Bouton Copier dans la bibliothèque

Permet d’ajouter la résolution (et ses éventuelles sous-résolutions) en fin de liste de votre bibliothèque

ATTENTION : pas de contrôle des doublons….si vous le faites plusieurs fois, vous aurez le même résultat dans la bibliothèque de résolutions…

Onglet Documents

Permet l’ajout de pièces jointes à la résolution courante.

• Elles pourront être récupérées automatiquement lors de la génération des convocations
• Si, au moment de la saisie des votes, vous cliquez sur “Créer un événement”, l’événement crée contiendra également les PJ’s liées.

Ce même onglet est présent dans les sous-résolutions

A l’issue de vos saisies, validez pour revenir sur la liste complètes des résolutions

Créer un RDV

Permet d’ajouter automatiquement dans le planning un RDV au jour et à l’heure de l’AG.

Un clic propose un écran de choix d’utilisateurs. Cochez celui ou ceux concerné(s) par l’AG.

La validation enregistrera cette information. C’est seulement en validant la fiche AG que le(s) RDV se créera(ront).

Étape suivante

Permet de passer sur l’onglet CONVOCATION de l’AG en créant au passage les feuilles de présence et votes

Un clic sur la rubrique…

vous demande de préciser la clé de répartition à prendre en compte pour le calcul de la feuille de présence.

Les charges communes générales doivent à priori être choisies (sauf si par exemple l’AG ne concernerait que les copropriétaires d’un bâtiment – AG extraordinaire)

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Lien pour accéder à la documentation de l’onglet CONVOCATION

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