Offrez une nouvelle visibilité à vos clients (compte, documents, paiement en ligne, contact, demande d'intervention, ...

Sommaire

Tous les points par module sont cliquables et permettent d’arriver directement sur la rubrique escomptée. Un bouton « retour sommaire », placé au même niveau que chacune des rubriques énumérées ci-dessous permet de revenir en tête de document en un clic.

Les nouveautés sont affichées en bleu lorsque vous accédez au chapitre demandé…(visibles à partir du 24 octobre 2023)

Survolez les titres et si un pictogramme apparaît, il devient « cliquable » pour afficher le chapitre souhaité…

Préambule

Partie I : Paramétrages dans LSC

– Activer l’extranet
– Paramétrage des données envoyées vers l’extranet
– Publier des photos (immeuble et lot)
– Modèles d’événements
– Comptes à publier
– Publication vers l’extranet

 

Partie II : Extranet v2

Partie Administration (vous)

– Accès
– Personnaliser les pages d’accueil (principale et client)
– Les autres boutons

Partie Client (Copropriétaire, propriétaire, locataire)

– Connexion et mot de passe
– Choix de l’espace
– Les espaces (points communs et différences)

Préambule

L’extranet v2 (mai 2023)  propose à vos clients un relookage à 100 %, que ce soit pour un accès depuis un ordinateur ou un smartphone. Côté « administrateur », il reste inchangé pour encore quelques mois mais sera là également complètement revu. A cela s’ajoutent quelques nouvelles fonctionnalités dans un 1er temps puis d’autres seront proposées très rapidement…

L’extranet v2 deviendra une plus grande source d’informations (comptes, documents génériques ou personnels, etc…) comparé à son prédécesseur, avec des accès simplifiés et ludiques.

Tout (ou presque) est paramétré à partir de la Solution Crypto puis envoyé vers l’extranet de façon automatique aux jours et heures que vous définissez. La publication des documents est gérée via les événements : zone traitement de texte transformée en PDF à l’envoi et/ou pièce(s) jointe(s).

Vos clients ont un accès sécurisé par mot de passe connu d’eux seuls et peuvent échanger facilement avec vous par une simple demande.

L’extranet est également lié à la gestion des tickets (sur option) permettant un suivi facilité pour vos clients des ordres de services (ou autres demandes de devis) dès la demande d’intervention à la réception de la facture finale.

Dans cette documentation, nous partons du principe que vous êtes en version 6.3.1r2 au minimum ET  que vous possédez déjà votre compte « extranet ». Ainsi, le questionnaire pour l’activation de ce dernier a été dûment rempli, retourné et validé par nos services.

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Partie 1 : paramétrages dans LSC

Activer l’extranet

Nouvelle licence

L’accès à l’extranet nécessite la validation d’une nouvelle licence fournie par nos services.

Accès : écran d’accueil, menu Paramètres, Préférences et administration, administration du logiciel, valider une licence

Nom de domaine

Un compte a été ouvert sous le nom de domaine que vous souhaitiez. Il est maintenant temps de l’indiquer à LSC.

→ Accès : écran d’accueil, menu Paramètres, préférences & administration, administration métier, publication internet, publication service client.

A ce niveau, seule la partie haute de la fenêtre nous intéresse. Dans la rubrique « Nom de domaine », saisissez celui donné à Crypto.

Puis, validez.

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Paramétrages des données envoyées vers l’extranet

→ Accès : écran d’accueil, menu Paramètres, préférences & administration, administration métier, publication internet, publication service client.

Classeurs

Pour publier vos documents vers l’extranet, vous créez des événements qui sont rangés dans des classeurs. Vous devez donc d’abord déterminer vos besoins en « classeurs » en vous servant de la liste proposée mais vous pouvez également modifier un nom existant (à quelques exceptions près) et/ou en créer de nouveaux.

Les classeurs sont différenciés par module… et ont des niveaux d’accès selon le type de tiers…

La gestion des classeurs se fait à l’aide des boutons ci-avant.

Gérance

Par défaut, 16 classeurs vous sont affichés avec deux niveaux de droits d’accès :

• Propriétaire
• Locataire

Donc, en cochant la case correspondante, un document contenu dans ledit classeur sera visible sur l’extranet par les tiers escomptés.

• La colonne « LOT » n’est pas utilisée

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Syndic

Pour ce module, le fonctionnement diffère légèrement car les options proposées concernent systématiquement des copropriétaires. Les niveaux sont donc les suivants :

• Copropriétaire
• Membre du conseil syndical
• Président du conseil syndical

Le niveau des droits se lit de droite à gauche. Ainsi, si vous cochez « Président du CS », seul celui qui a ce titre verra le ou les document(s) lié(s) au classeur.

Si vous cochez « Président + membre », seuls tous les membres du CS auront accès au classeur

Si vous cochez « Président + membre + copropriétaire », tous auront accès au(x) document(s) du classeur.

Il ne faut donc pas cocher simplement « copropriétaire », au risque de ne pas montrer un document à un membre du CS.

Exemples :  Le classeur « factures » dont seuls les membres du C.S sont autorisés à les consulter. Il faut le paramétrer ainsi :

Le classeur « contrat de syndic », visible par tous, doit être défini comme suit :

• La colonne « Prestataire » n’est pas utilisée

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Autres rubriques

Activer log (réservé Crypto)

En cochant cette option, un fichier sera crée au moment de l’envoi vers internet et pourra servir en cas de problème en étant analysé par nos services

Log WinScp en XML (réservé Crypto)

Dans le dossier /resources/win/GedSynchro, nous disposons d’un fichier winscp.xml qui contient bon nombre d’informations pour chaque fichier transmis au service client. Nous connaissons le chemin d’accès du fichier envoyé, le chemin d’accès du fichier sur le serveur FTP et si le transfert a réussi ou a échoué (accompagné de la raison de l’échec si elle est reconnue)

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Options GERANCE

Regrouper les écritures de trésorerie (Propriétaire)

Dans LSC, quand vous encaissez un montant pour un propriétaire et notamment quand il est issu du locataire, celui-ci est détaillé par rubrique fiscale. En cochant cette case, un regroupement par date sera fait à partir des écritures du journal de banque.

Cela peut faciliter la lecture du compte par le propriétaire.

Regrouper les écritures de trésorerie (Locataire)

Même principe que la rubrique précédente mais pour les comptes locataires.

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Exclure les analytiques non reversés aux propriétaires

LSC permet de créer des comptes analytiques (par exemple 47Prov pour les provisions conservées) et de les rattacher aux écritures. Dans certains cas, ces écritures n’ont pas vocation à être reversées aux propriétaires, il n’y a donc pas lieu non plus de les publier sur l’extranet afin d’éviter toute confusion (entre ce que vous pourriez lui montrer et ce que vous lui redonnez réellement).

Utiliser le nom des pièces jointes des événements pour le titre des documents sur l’extranet

La publication de documents se fait via des événements (cf. chapitres suivants). Ils peuvent être rattachés à des pièces jointes qui seront également envoyées. Lors de l’envoi, par défaut, les PJ’s prennent un nom neutre. Si vous cochez cette option, le nom d’origine de la PJ est conservé lors de la publication.

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Options SYNDIC

Regrouper les écritures de trésorerie (Copropriétaire)

Même principe que les deux rubriques Propriétaire et locataire ayant le même libellé.

Ne pas envoyer les coordonnées bancaires des copropriétés

Par défaut, si l’IBAN et le BIC de la banque du syndic a été renseigné sur la fiche entité, ces informations seront publiées et visibles par les copropriétaires, leur permettant, par exemple, de vous faire des virements.

Si vous cochez cette rubrique, rien ne sera envoyé…

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Envoyer le liste des dépenses

En activant cette option, vous envoyez à chaque publication les dépenses liées à tous les exercices en ligne (non encore clos). Elles seront donc consultables par les tiers ayant ce droit. Comme les dépenses ne sont pas « un classeur », elles prennent de fait le paramétrage du classeur « Factures ». Ce sont donc les droits attachés à ce classeur qui détermineront l’accessibilité à cette rubrique pour vos copropriétaires.

Si, en plus, vous avez attaché des PJ aux écritures de dépenses, elles seront également visibles au même niveau.

Envoyer   les comptes 102xxx dans les fonds travaux

Rappel : Les fonds travaux, matérialisés par la racine 105 dans une comptabilité syndic sont, par obligation, publiés sur l’extranet. Seulement, ils ne montrent que les fonds appelés et ne font donc pas mention des autres provisions pour travaux décidés, liés aux comptes 102xxx. Pour ce dernier cas, nous avons ajouté, sur option, la possibilité de les publier également.

Dans les paramètres de l’extranet, cocher cette rubrique vous permet cette activation.

Les fonds ne sont envoyés que si le montant est différent de 0

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Liste des copropriétaires

Autre document obligatoire à destination du conseil syndical, la liste (à jour) des copropriétaires.

Modèle d’événement « liste des immeubles »

Avant tout, il faut créer un modèle d’événement « liste des immeubles », attaché à un dossier qui ne sera visible que par les membres du C.S.

Paramétrage

Dans les paramètres deux rubriques sont à remplir : Numéro pour la création du document sur l’immeuble ET Modèle d’événement pour archivage.

Ces deux informations déclencheront certains automatismes…cf. ci-après

Création des listes

Comme il vous faudra créer une liste par immeuble, une nouvelle fonctionnalité, à partir de la liste des immeubles, est accessible.

Depuis la liste, sélectionnez les immeubles à traiter puis, via le menu « Actions », demandez « Générer la liste des copropriétaires

A l’issue de ce traitement, chaque immeuble se verra attribuer un fichier nommé « Liste_copropriétaires.pdf » dans l’onglet document avec le numéro défini dans les paramètres

En détail…

Publication de ces listes

Quand vous créez les liste depuis la liste des immeubles, un événement est également crée en parallèle par immeuble. Il sera donc publié dès l’envoi suivant…

Automatismes de mise à jour et publication des listes

Par essence, un fichier publié est figé alors qu’il vous faut tenir ces listes à jour sur l’extranet… Chaque liste sera automatiquement modifiée sur la fiche immeuble avec nouvelle création d’un événement puis publication sur le principe du « annule et remplace » dans les cas suivants :

• Lors de la saisie d’une mutation
• Si vous modifiez une fiche tiers attachée à une fiche copropriétaire
• Si vous modifiez une information dans une fiche copropriétaire qui a une incidence sur les données visibles sur la liste.

Options GERANCE et/ou SYNDIC

Inactiver uniquement les comptes…

Dès lors qu’un compte est autorisé en publication, il est envoyé quelque soit son statut.

• Locataires, à l’enregistrement du préavis
• Locataires, à l’enregistrement du départ
• Copropriétaires vendeurs, à l’enregistrement d’une mutation

Ces trois options vous permettent leur prise en compte ou non en fonction de l’évolution de ce statut.

Renvoyer les documents depuis le…

Cette rubrique, comme son nom l’indique, autorise le renvoi de document depuis une date donnée…

Depuis plusieurs versions, nous avons ajouté à partir de la liste des événements, dans le menu « actions », la possibilité de « republier » en date du jour une sélection d’événements. Il nous semble plus aisé de vous servir de cette rubrique plutôt que celle présente sur cet écran. Elle est conservée pour des raisons de rétrocompatibilité de versions.

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Envoyer des immeubles et/ lots photos sur l’extranet

Pour agrémenter l’extranet, vous pouvez envoyer des photos d’un immeuble (syndic) ou de lots (syndic / gérance).

Pour qu’une photo soit prise en compte, il faut :

• qu’elle soit de type .png ou Jpg
• qu’elle soit cochée « publiable » (boite à cocher colonne avec le pictogramme représentant une planète)
• qu’elle soit dans les 3 premières de la fiche (hors vignette ou autre document  qui n’aurait pas le format image requis

A titre d’exemple, une photo d’un immeuble syndic s’affichera de la façon suivante sur un espace copropriétaire :

Si vous publiez plusieurs images, elles seront consultables à l’aide de flèches présentes en survol

Autres données envoyées

• Critère 2 du lot (Gérance)
• Critère 2 et tantièmes de la clé « charges communes générales » du lot (Syndic)
• Digicode de l’immeuble (utile pour la gestion des tickets Gérance et Syndic)
• Digicode du lot (utile pour la gestion des tickets Gérance et Syndic)

Paramétrage des modèles d’événement

Dans le chapitre précédent, nous avons abordé le principe des classeurs dans lesquels les documents publiés sont rangés. Pour publier, il faut donc avoir crée un événement, lui même attaché à un… modèle. C’est sur ce dernier que le lien avec le classeur doit être défini.

C’est donc une étape indispensable à la publication de documents…

→ Accès : écran d’accueil, menu paramètres, préférences & administration, administration métier, tous modules, modèles d’événements.

Sur les modèles d’événement, un onglet est dédié à GED…il se nomme…. Extranet

Classeur

C’est ici que vous devez choisir un classeur de type pour les documents

• Gérance

OU

• Syndic

Faites le à partir du menu déroulant. A l’issue, votre modèle sera lié au classeur.

Regrouper par type de dossier

En cochant cette boite, vous permettez la création d’un lien entre l’utilisation du modèle et un dossier. En effet, en création d’un événement, si un dossier est affecté à ce dernier, lors de la publication, ce courrier sera classé dans un dossier dont le titre sera le type défini dans LSC.

Explications par l’exemple : vous créez un événement pour écrire à l’assureur d’un locataire. Préalablement, vous aviez ouvert un dossier de type « Sinistre » sous le numéro 0152.

Sur votre événement, vous renseignez dans la rubrique « dossier » ce numéro. A la publication, cet événement sera donc classé dans un dossier nommé « Sinistre ».

Cette méthodologie permet donc la gestion de sous rubriques et de faciliter la recherche des documents.

Il est même possible d’avoir des sous sous rubriques. Si vous choisissez par exemple le classeur « Courriers / locataires », une fois l’événement publié, il sera dans le classeur « Courriers »  puis après ouverture dans « Locataires » et en ouvrant ce dernier, dans « Sinistre ».

Préfixer les documents (ref. dossier)

Si vous avez coché « regrouper par type… », cette rubrique devient visible.

Elle permet d’ajouter la référence du dossier rattaché à l’événement sur la pièce jointe envoyée vers l’extranet.

Durée de publication en mois par rapport à la date de traitement de l’événement

Pour chaque modèle, vous pouvez déterminer la durée de publication. Par exemple, si une quittance ne doit pas rester plus d’une année, vous notez « 12 » dans la rubrique.

Si vous ne saisissez rien, la publication sera …ad vitam æternam (est ce bien raisonnable ?)

Utiliser le nom des pièces jointes…

Cette rubrique, déjà présente dans les paramètres de l’extranet, permet de « ramener » au niveau du modèle ce fonctionnement.

Si vous vous en servez dans les modèles, il faut alors la décocher dans le paramétrage car il prend « le pas » sur tout le reste.

Activer les notifications

C’est au niveau du modèle d’événement que vous pouvez déterminer si l’utilisation de celui-ci doit chainé, une fois publié, sur une notification envoyée au destinataire. Cela vous permet ainsi de cibler vos notifications.

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Définir les comptes à publier

Activation compte par compte

L’accès (ou non) pour vos clients (locataire, propriétaire, copropriétaire) à l’extranet est déterminé au niveau de leur compte. Une boite à cocher est présente permettant l’activation

→ Accès : Menu comptabilité Gérance ou Syndic, compte

Une fois le compte activé, des données complémentaires (login et mot de passe) seront créées au niveau de la fiche tiers, onglet « PLUS »

Le mot de passe ne sera valable que pour la 1ère connexion de votre client. Dès celle-ci, il lui sera demandé (imposé) de le personnaliser afin d’être le seul à le connaître. (cf. chapitre plus loin, lié à l’extranet).

Activation par salve

A partir de la liste des comptes, vous pouvez en sélectionner plusieurs puis via le bouton « lien internet », choisissez « Marquer les comptes…. »

 

Désactiver la publication d’un compte

Puisqu’un compte activé est « coché », le décocher suffit à le rendre inactif. Un message vous indiquera également que les publications faites pour ce compte seront retirées lors de la publication suivante.

Pour mémoire, un compte se dépublie automatiquement dans certains cas, ceux définis dans les paramètres de l’extranet (cf. chapitre précédent).

Exemple : départ d’un locataire

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Publication vers l’extranet

→ Accès : Ecran d’accueil, menu Paramètres, préférences & administration, administration du logiciel, services système.

La publication est automatisée à l’aide de ce que nous nommons un « service système ». Il doit donc être :

• Actif
• Avoir l’information des jours et heures de publication

Activer le service pi.sys.publier.xml

Cette partie est gérée par nos services techniques lors de la mise en place ou sur simple appel pour tout changement

Définir le timing des envois

Sur cette page (cf. copie ci-dessous), vous sélectionnez le pi_sys_publier_xml puis sur la droite vous cochez :

• les jours de publication
• l’heure de publication en rapport aux jours définis.

Validez à l’issue… Après chaque publication, un compte-rendu sous forme de messagerie sera envoyé aux utilisateurs recevant les messages « système ».

Publier des événements manuellement

Lors de vos envois automatiques, toutes les données sont envoyées, y compris les événements. Seulement, il se peut que vous ayez besoin de « forcer » un envoi (quand par exemple un modèle n’avait pas été rattaché à un classeur, que les événements liés n’avaient donc pas été publiés.

A partir de liste des événements, vous effectuez votre sélection puis via le menu Actions, publication GED, vous choisissez « Publier en date du jour ». Ainsi, votre sélection sera prise en compte pour le prochain envoi

(Dé)publier des événements

Puisque vous pouvez publier manuellement, l’inverse est également possible. Toujours à partir d’une sélection d’événements, dans le même menu que précédemment, vous optez pour la seconde option qui va en fait noter que la date de publication passe à 00/00/00, comme tout document non publiable.

Cette donnée sera envoyée à l’extranet qui supprimera de sa liste les événements concernés.

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Partie 2 : l’Extranet

Maintenant que nous savons paramétrer LSC pour publier l’Extranet, étudions vos accès (administrateur, gestionnaire, etc…) et ceux de vos clients (copropriétaires, propriétaires, locataires)

URL de connexion

C’est l’adresse à laquelle vous vous connecterez (elle est identique à celle de vos clients) pour paramétrer, consulter, voire travailler sur l’extranet

Elle est simple : https://nomdomaine.crypto-extranet.com/connexion/

Connexion

Administrateur

La 1ère fois, vous vous connecterez à l’aide de vos codes Pagesimmo. En effet, les droits sont étendus et permettent de paramétrer l’extranet selon vos envies.

Par la suite, une fois l’organigramme déterminé, chacun pourra se connecter avec ses login et mot de passe personnalisés.

 

A noter que chaque collaborateur devra également définir un mot de passe personnel

A tout moment, il sera possible de se connecter avec les codes Pagesimmo

Gestionnaire, assistant ou… autre

Tout utilisateur défini dans LSC, et, rattaché à une fiche tiers, peut se connecter à l’extranet

C’est lors de l’envoi vers l’extranet qui suivra ce paramétrage que les données de connexion seront créées sur la fiche tiers

Rôle sur l’extranet

A partir de la version 6.3.3, vous pouvez déterminer directement dans LSC le rôle qui sera affecté à l’utilisateur, une fois dans son extranet.

Pour cela, vous avez accès à des données complémentaires de type « Pagesimmo », dans sa fiche Tiers, afin de le définir :

Il suffit de cliquer sur le « ? » et de choisir dans la liste

Si vous ne voyez pas « Extranet rôle », deux explications :

• la donnée n’est pas à jour.. Cliquez sur « Pagesimmo » et demandez « recréer toutes les données ».
• Si la manipulation précédente n’a rien donné, c’est que vous n’avez peut être pas la bonne version.

Cette donnée sera donc prise en compte dans l’extranet  :

 

(* Partie Organigramme)

Choix métier

Vous arrivez sur une première fenêtre où vos modules actifs sont visibles : Gérance et/ou Syndic

Options par métier

Quelque soit votre choix, la fenêtre suivante proposera les mêmes boutons. Seules les données liées seront contextualisées. 11 boutons sont donc affichés :

Parcourons ceux dont vous aurez l’usage pour une utilisation optimale de l’extranet en lien avec LSC…

Certaines rubriques sont propres à l’extranet et sont autonomes (Organiseur, j’informe, par exemples). Elles ne sont pas abordées dans ce manuel car LSC possède des fonctionnalités identiques et en plus un partage de l’informations entre les collaborateurs.. Aucune passerelle n’existe avec LSC…

PARAMETRER L’ACCUEIL

Page d’accueil principale

Vous pouvez personnaliser la page d’accueil principale en y ajoutant votre logo et en définissant le texte à afficher sur la partie droite de l’écran

LOGO

Bouton « Agence »

Cette rubrique vous propose 4 menus :

Général

Cliquez sur « MODIFIER » pour apporter tout changement puis validez à l’issue…

Informations

Ces données seront reprises côté « clients »

Géolocalisation

Ces données seront reprises côté « clients », partie « CONTACT » (*)

(*) A partir d’octobre 2023, il sera possible, sous certaines conditions d’afficher des informations de contact en fonction d’agences définies dans LSC. Par exemple, l’agence Immo Dupont qui aurait trois agences à Nancy, Metz et Strasbourg pourra afficher les adresses respectives des trois villes en fonction des données de l’entité sur laquelle sont rattachés propriétaires, locataires et/ou copropriétaires. Interrogez nous si vous êtes intéressé !

Logo

Vous pouvez insérer votre logo qui sera par la suite repris sur l’écran d’accueil, partie gauche

Mandataire

Informations vous concernant en tant que Gérant de l’agence. Vous pourrez également saisir les données liées à la carte professionnelle et financières

Bureaux

Vous pourrez saisir notamment votre forme juridique, un SIRET, un code APE, un email professionnel, un téléphone, etc….

La partie « bureaux » sera visible par vos clients, dans la zone « Contacts »

 

TEXTE AFFICHÉ A DROITE

Pour personnaliser le message d’accueil, accédez aux paramètres de l’extranet…

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres

Validez à l’issue…

Page d’accueil « espace »

Une fois les login et mot de passe saisis, vos clients, s’il y a lieu, pourront choisir entre plusieurs espaces, là aussi personnalisables

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres

Ces données seront reprises comme ci-dessous. Si vous ne modifiez rien, les textes suivants seront affichés

• Espace LOCATAIRE
• Espace PROPRIETAIRE
• Espace COPROPRIETAIRE

 

Page d’accueil « client »

Information contact

Toujours dans les paramètres, vous allez pouvoir définir le profil du contact que sera affiché pour vos clients, en fonction de leur type.

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres

Faites votre choix dans chaque menu déroulant :

Validez à l’issue ..

Par la suite, vos clients verront le contact s’afficher de la façon suivante : (exemple pour un propriétaire avec son gestionnaire)

Photo du contact

Si vous désirez en plus afficher la photo du contact, vous devez préalablement l’ajouter dans son profil via

Choix du métier => Organigramme => User => Vignette => Modifier

Informations du conseil syndical

Président CS

Sur l’accueil « Syndic », le président du conseil syndic est affiché par défaut… mais vous pouvez désactiver cet affichage via les paramètres

Vous pouvez cependant, de façon optionnelle, décider d’afficher :

• son email
• son téléphone

Membres du CS (octobre 2023)

Si vous activez cette option, les membres seront affichés sous le président et une pastille vous indiquera le nombre de copropriétaires concernés.

Les autres boutons remarquables

Portefeuille

Le bouton « Portefeuille » vous affiche les fiches présentes sur votre extranet, par catégorie.

GÉRANCE

SYNDIC

Les fournisseurs n’ont qu’un intérêt pour la gestion des tickets, module optionnel de l’extranet, même si à partir d’octobre 2023, ils possèdent leur propre accès extranet…

A partir de chacune des listes, vous accéderez à une fiche détaillée, elle-même contenant plusieurs onglets. Toutes les informations affichées étant issues de LSC.

Exemple pour une fiche Copropriétaire…

Général

Vous affiche les nom et adresse, l’information sur la gestion de la notification par le propriétaire (l’a t-il désactivée ou pas) et son identifiant de connexion.

Le mot de passe, connu de lui seul, ne peut être affiché.

• Re-générer le mot de passe

Si votre client vous signal un problème de connexion (mot de passe oublié, ou il n’arrive pas à s’en sortir..), vous avez la possibilité de forcer un nouveau mot de passe temporaire que vous pourrez lui fournir

Donc, après clic sur cette rubrique et confirmation de votre part, l’écran évoluera en affichant ledit mot de passe….

VALIDER pour quitter cette fenêtre sinon le mot de passe ne sera pas conservé

 

• Se connecter en tant que…

Vous permet de vous mettre « à la place » de votre client et de vous connecter sur son espace personnel. Ainsi, si vous avez une question sur un contenu, vous pourrez le consulter et apporter votre réponse.

Situation compte

Vous permet d’afficher ce que voit votre client quand il accède à l’extranet. Vous pouvez faire des recherches et affiner….

Arborescence

Affiche les lots possédés par immeuble pour un propriétaire / copropriétaire

N’existe pas pour les locataires, car très peu d’intérêt

Demandes

Regroupe la liste des demandes faites par votre client..

Documents

Montre les documents publiés pour votre client, par classeur.

Documents

Ce bouton vous montre tous les classeurs, envoyés depuis LSC,  actifs ou non (nous parlons de ceux qui ne possèdent encore aucun document). Ainsi, vous avez une vue globale de tout ce que vous avez publié pour vos clients.

Exception à cette règle : le classeur « Documents du syndic » (cf. chapitre suivant)

Documents (éventuels) en liste sous les classeurs. Ce sont les documents liés à la gestion des tickets (optionnelle). Ne sont donc affichés qu’en contexte !

Classeur « Documents du syndic »  (loi ÉLAN)

La loi ÉLAN vous impose de publier un certain nombre de documents sur l’extranet, de deux catégories différentes :

• A l’endroit de l’ensemble des copropriétaires

Règlement de copropriété, fiche synthétique, contrat de syndic en cours, etc…

• Pour les Conseils Syndicaux

Pour cette seconde catégorie, nous pouvons même la subdiviser en deux car des documents concernent l’ensemble de votre portefeuille (votre carte professionnelle ou R.C. par exemples) alors que d’autres sont limités à la copropriété (relevés de comptes bancaires, balances générales, etc…

Comment allez-vous y procéder pour publier ces informations ?

A l’aide de ce classeur…

 

Le principe est simple… En ajoutant tout document à ce niveau, tous les membres d’un conseil syndical, tous immeubles confondus verront ce dossier et son contenu dans leur espace personnel

Comment ajouter un document ?

Très simple, ouvrez le dossier, cliquez sur « ajouter un document ».

 

Si vous désirez le supprimer, il suffit de la cocher puis de cliquer sur la croix située à droite du fichier.

Contrairement à la publication faite depuis LSC, vous travaillez en temps réel…

Identités

Affiche la liste de toutes les identités publiées, tous modules confondus.

Y compris les collaborateurs de l’agence

Vous pouvez ensuite faire une recherche par nom ou appliquer un filtre à l’aide des options disponibles en haut de page.

Utilitaires

Un seul bouton est véritablement intéressant pour vous dans cette partie : Configuration –  (puis) – Paramètres.

Les autres nous sont plutôt réservés même si vous pouvez y accéder.

Partie « Finances »

• Activation du module

Si coché, la rubrique « Compte » est visible pour vos clients

• Afficher la liste des dépenses (syndic uniquement)

Permet aux membres du conseil syndical d’accéder à la liste des dépenses…

Attention, il faut que cette même option ait été activée dans les paramètres de l’extranet dans LSC

• Afficher l’état des comptes débiteurs…

Permet aux membres du conseil syndical d’accéder à la liste des copropriétaires débiteurs

• Afficher les fonds travaux

Affichera le montant de fonds travaux détenu par LOT, comme la loi Élan vous y oblige

Ne sera visible qu’après activation du module dans les paramètres de l’extranet

Dans les faits, cela donnera l’affichage suivant pour vos clients

Attention, il faut que cette même option ait été activée dans les paramètres de l’extranet dans LSC

• Permettre au propriétaire d’avoir une vue sur les comptes de ses locataires

En cochant, non seulement le propriétaire accédera à son compte personnel mais également à tous les comptes de ses locataires…

• Sens de présentation des soldes

Détermine l’affichage du solde du compte. En comptabilité, un crédit est négatif mais pour certains esprits non comptables, cette présentation peut être troublante.

Vous pouvez donc l’inverser en choisissant « Débit – crédit »

Prélèvement One/off

• Activer les notifications pour l’agence

Si activé, toute demande avertira par email en fonction de l’adresse indiquée à ce niveau

• Activer les notifications pour le demandeur

Si activé, toute personne ayant fait un prélèvement one/off recevra une confirmation par email

Paiement électronique

• Autoriser le paiement électronique aux clients sans email

La règle de base veut que pour tout paiement, un email soit actif afin de communiquer. Cette rubrique permet de s’en passer…

• Email du commerçant TPE

A renseigner si vous activez le paiement par CB depuis l’espace personnel de vos clients.

Partie « Documents »

• Activation du module

Active l’extranet, tout simplement. Si cette boite n’est pas cochée, aucune connexion n’est possible

• Afficher les classeurs vides

Quand vous publiez les documents, ils sont attachés à un classeur. Il se peut donc que certains d’entre eux ne contiennent aucuns documents. En cochant cette case, vous affichez tous les classeurs, dans le cas contraire seuls ceux « actifs » seront montrés.

• Documents métier Gestion

Permet de donner l’accès aux documents (donc aux classeurs) à vos propriétaires et/ou locataires

• Documents métier Syndic

Permet de donner l’accès aux documents (donc aux classeurs) à vos copropriétaires.

• Ajout de documents dans les classeurs autorisés

Si cochée, le bouton « ajouter un fichier » est présent dans les classeurs de documents où cet ajout est permis

• Notification de nouveaux documents via e-mail

Si active, cette option enverra à vos clients un email leur signalant tout nouveau document disponible dans leur espace.

A savoir : même si actif…. chaque client pourra décider ou non de continuer à recevoir lesdites notifications.

• Permettre au propriétaire d’avoir une vue sur les documents de ces locataires

Comme son titre l’indique, en cochant, vos propriétaires accéderont via leur accès « Documents » à ceux de leurs locataires

Partie « Contacts »

Vous pouvez définir à ce niveau les informations qui seront affichés sur la partie « Accueil » de l’extranet de vos clients…

• Information contact pour le copropriétaire

Choisissez dans le menu déroulant ce qui doit être montré aux copropriétaires

• Information contact pour le propriétaire / locataire

Même principe

• Afficher le nom du président du CS
• Afficher l’email / le téléphone du président du conseil syndical

Le président du CS est toujours affiché sur l’accueil de vos copropriétaires. Vous pouvez ici compléter (ou pas) l’information que vous leur montrez.

• Afficher les membres du CS

Si activé, tous les membres du CS peuvent être consultés en ouvrant un menu déroulant

Partie « Demandes »

L’activation montrer (ou pas) ce menu sur l’espace de vos clients

Partie « Lots »

L’activation montrer (ou pas) ce menu sur l’espace de vos clients

Tickets

Module optionnel à l’extranet, il permet la gestion des ordres de services ou autres demandes de devis auprès de vos intervenants. Ce module offre un grand nombre de fonctionnalités, automatisées ou non, facilitant la communication entre le demandeur (locataire, propriétaire, copropriétaire, …vous) et l’intervenant.

N’hésitez pas à interroger notre service commercial pour de plus amples informations.

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Partie « client »

La partie « client » est accessible via l’adresse suivante :  « MonNomDedomaine.crypto-extranet.com/extranet »

Elle concerne

• le propriétaire
• le locataire
• le copropriétaire

Connexion

Lors de la 1ère connexion, votre client doit saisir les login et mot de passe que vous lui avez fournis.

La 1ère connexion entraînera l’obligation de changement de mot de passe (et les critères à respecter sur ce dernier) afin qu’il soit personnalisé. L’écran suivant sera donc systématique

Mot de passe oublié

S’il les a oubliés, il peut cliquer sur « Mot de passe oublié » pour arriver sur un formulaire de régénération d’un mot de passe à l’aide du bouton « Envoyer un email »

Choix de l’espace

La fenêtre suivante est contextualisée, c’est à dire qu’elle va proposer les accès en fonction de la catégorie de tiers qui s’y connecte. Ainsi, si votre client est à la fois copropriétaire / propriétaire et/ou locataire, un double accès sera affiché. Sinon, il arrivera directement sur son espace personnel.

Menu déroulant (en haut à droite)

• Redéfinir son mot de passe

Ce dernier peut être changé à tout moment via cet accès

• Déconnexion

Quitte l’extranet et affiche la fenêtre de la connexion initiale (login et mot de passe à saisir)

LES ESPACES

Trois espaces sont à distinguer :

• Propriétaire
• Locataire
• Copropriétaire

Même si des menus sont proposés, les espaces sont « mono » page et peuvent être parcourus avec le « scroll » de la souris

Parcourons les fonctions communes et celles qui les diffèrent.

Partie « Entête »

Logo

Le logo affiché est le même que celui défini pour la page d’accueil.

Accès autre(s) espace(s)

La partie centrale permet d’accéder à d’autres espaces si votre client en a plusieurs

• Espace copropriétaire : permet de passer d’un immeuble à un autre
• Espace propriétaire : permet de passer d’un compte à un autre
• Espace locataire : permet de passer d’un lot à un autre (cf. exemple ci-dessous)

Nouveau courrier

Si un chiffre est affiché à côté de la cloche, cela signifie qu’un nouveau document est disponible. En cliquant, une fenêtre affiche le(s) document(s) qui peut(vent) être immédiatement imprimé(s) ou téléchargé(s). Une fois lu(s), il(s) sera(ont) consultable(s) dans le menu « documents », via un classeur.

Menu déroulant (en haut à droite)

• Redéfinir son mot de passe

Ce dernier peut être changé à tout moment via cet accès

• Déconnexion

Quitte l’extranet et affiche la fenêtre de la connexion initiale (login et mot de passe à saisir)

Les menus

Ils donnent accès à 7 menus (*)

(*) L’espace « locataire » n’a pas le menu LOTS

(*) le menu « Suivi d’interventions » n’est visible qu’avec le module GESTION DES TICKETS actif

Accueil

Solde

• Affiche en rouge le solde débiteur du compte
• Een vert le solde créditeur

Paiement en ligne

• Si solde débiteur (et si vous avez activé ces options), propose un paiement en ligne (espaces locataire et copropriétaire)

Les paiements en ligne peuvent être faits par Carte bleue (*) ou en prélèvement one/off (unique) (*)

(*) L’activation d’un mode ou d’un autre (ou les deux) est à faire dans La Solution Crypto. Contactez notre service assistance si besoin.

Photo(s)

• Sur l’espace locataire, ce sont les photos du lot qui sont affichées
• Sur l’espace propriétaire, la photo d’un lot, les autres peuvent être consultées à l’aide des flèches de droite ou gauche
• Sur l’espace copropriétaire, ce sont les photos de l’immeuble qui sont affichées

Seules les 3 premières photos d’un immeuble (ou d’un lot) sont envoyées, à conditions qu’elles soient cochée « à publier » (petite planète) et qu’elles soient de type .png ou .jpg ou .jpeg

Information centrale

• Sur l’espace locataire, données de l’immeuble et du lot occupé
• Sir l’espace propriétaire, nombre de lots possédé, puis détail des lots par immeuble
• Sur l’espace copropriétaire, données de l’immeuble, détail des lots et nom (+ coordonnées affichables sur option) du président du conseil syndical.

Partie droite

Affiche l’interlocuteur par défaut en fonction des paramètres que vous avez défini (cf. chapitre paramétrage de l’extranet)

Finances

Mon compte (+ fonctions de recherches)

Communes aux trois espaces, ces options permettent

• d’afficher le solde du compte
• de visualiser le détail du compte en cliquant sur le flèche à droite du solde
• de rechercher une ou des écritures par un mot clé (sur libellé) ou un montant
• de rechercher les écritures sur une borne de dates
• d’afficher dan un fichier PDF tout le compte ou le résultat de la recherche

Fonds travaux (espace copropriétaire)

Affiche, par lot, le montant détenu pour le fonds travaux issu de comptes 105xxx (et 102xxx si activé dans les paramètres de LSC)

Etat des dépenses (espace copropriétaire)

Deux conditions pour être vu

• Que vous ayez activé le module dans les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Liste des dépenses

• Que le copropriétaire ait le droit de le voir (cf. droits sur paramètres LSC, classeur « factures »)

S’il est visible, ce sont alors toutes les dépenses de l’immeubles qui sont affichées, sur deux exercices

Les dépenses sont classées par :

• Clé de répartition
• Compte
• Chronologiquement

Si les sigles  s’affichent sur l’écriture, cela veut dire que la facture liée est consultable, voire téléchargeable.

Comment lier une facture à une dépense ?

Au delà de la liste des dépenses, vous pouvez proposer à vos copropriétaire de consulter les factures liées aux dépenses affichées.

En effet, quand vous saisissez comptablement les factures dans LSC

• Si vous les liez aux documents (scannés, de type PDF) via les pièces comptables,
• Si vous avez paramétré le « classeur factures » dans les paramètres de l’extranet

 

 

 

 

Etat des comptes débiteurs (espace copropriétaire)

Deux conditions pour être vu

• Que vous ayez activé le module dans les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Etat des comptes débiteurs

• Que le copropriétaire soit un membre du Conseil Syndical (ou le président)

 

Seuls les comptes des copropriétaires débiteurs sont affichés, par ordre alphabétique par défaut.

Vous pouvez également les trier par solde (du plus au moins débiteur)

RIB copropriété (espace copropriétaire)

Par défaut, nous envoyons le RIB de la copropriété sur l’extranet et il est présenté comme ci-dessous :

Quelques précisions :

• Pour ne pas le publier, il faut cocher « Ne pas envoyer les coordonnées bancaires de la copropriété » dans les paramètres de l’extranet dans LSC

Accès : Menu accueil : paramètres, préférences et administration, administration métier, publication internet, publication service client

• Les éléments du compte de banque sont ceux sur lequel vous avez coché « utiliser le compte pour les coupons-réponses ». Idem pour l’ordre.

Idem pour l’ordre

Si vous êtes sur un code pays « Nouvelle Calédonie » ou « Tahiti », c’est alors le RIB est qui envoyé en lieu et place des IBAN et BIC

Mes locataires (espace propriétaire)

Cette rubrique ne sera visible qu’après activation du module dans les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Mon compte => « Permettre au propriétaire d’avoir une vue sur les comptes de ses locataires

 

Vous est présenté pour chaque locataire :

• Son lot
• Son nom
• Sa date d’entrée
• Son solde
• Le détail du compte après clic sur la flèche à droite du solde

Documents

Cet onglet affiche en contexte les documents que vous publiez sur l’extranet depuis LSC…

Il n’est visible qu’après activation dans les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Mes documents => Activation du module

Classeurs

• Sont triés par ordre alphabétique
• Vous pouvez montrer tous les classeurs eu seulement ceux qui ne sont pas vides (paramétrage de l’extranet)

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Mes documents => Afficher les classeurs vides

• Les documents sont classés par date à l’intérieur d’un classeur

Les sigles    permettent de visualiser et/ou télécharger le document

Le classeur « documents du syndic » est particulier car c’est le seul vu par tous les copropriétaires, tous immeubles confondus. Il s’alimente depuis la partie « administration » de l’extranet

Chaque document peut être coché afin de les télécharger par salve (sous forme de fichier en .zip qu’il vous faudra décompresser sur votre ordinateur)

Sous classeurs (et sous sous classeurs)

Certains classeurs (Gérance) ont des sous-catégories génériques :

cf. copie d’écran ci-dessus

Vous pouvez vous-même créer des sous-classeurs dans LSC par le biais de dossiers. cf. paramétrage de LSC dans cette documentation

Lots

Affiche, pour  les espaces Propriétaire et Copropriétaire, les lots triés par immeuble avec les photos envoyées depuis LSC et quelques informations sur le lot.

Il n’est visible qu’après activation dans les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Mes biens => Activation du module

A noter que si vous n’envoyez pas de photo, nous en affichons une « générique » (libre de droits)

********************

*******************

********************

Demandes

Cette onglet permet à vos clients de vous envoyer une demande en ayant préalablement choisi son type et d’en garder une trace.

Il n’est visible qu’après activation dans les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Mes informations, mes demandes => Activation du module

Choix du type de demande

Vos clients pourrons choisir dans une liste le type de demandes qu’ils souhaitent faire…

et joindre des PJ’s, si nécessaire

A NOTER : si le choix se porte sur « Demande d’intervention » et si, vous possédez la gestion des tickets, celle-ci créera un « pré-ticket » qui pourra être confirmé par le gestionnaire

Historique des demandes

Dans la partie inférieure de la fenêtre, vos clients pourront retrouver la liste des demandes qu’ils vous ont adressées

Suivi d’interventions

Ce menu affiche les tickets « en cours » ou « clôturés » en contexte.

Il permet à vos clients de suivre pas à pas les différentes étapes de le vie d’un ticket et même d’y participer à l’aide de la rubrique « Envoyer un message »

 

Ce menu n’est visible que

• Si vous possédez le module de gestion des tickets
• Si vous l’avez paramétré en permettant à votre client de le voir, en fonction de son profil

Exemple de paramètre pour le syndic

Vous déterminez si le ticket ouvert sur l’immeuble est visible que par le demandeur et/ou les membres du CS, voire tous les copropriétaires.

C’est un paramètre par défaut, il peut être ajusté à chaque création de ticket par le gestionnaire

Contact

Affiche les différents contacts envoyés sur l’extranet depuis LSC, par rôle

Il n’est visible qu’après activation dans les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Mes contacts => Activation du module

Vous pouvez également afficher le nom de l’agence et d’autres informations (mail, Tél)  en remplissant les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Agence => Bureaux => Modifier

Gestion automatisée des demandes d'intervention, incidents, ordres de service. Documentation valable à compter du 15 octobre 2023

SOMMAIRE

Version 2.4 disponible le 13 novembre 2023

Tous les titres en bleu vous indiquent que des nouveautés ont été intégrées dans le paragraphe traité depuis la version 2.3

Principes généraux

Paramétrages du module

Les différents types de tickets

Savoir lire un ticket

– L’entête

– Le corps de la page

– Lecture simplifiée d’un ticket multi-tiers

Comment créer un ticket (interface Web)

– Création par un lien
– Création manuelle

Comment créer un ticket depuis LSC (à partir et uniquement sur la version 6.3.2 – juillet 2023)

– Création par un raccourci
– Création par un événement

Saisir les données du ticket

Partie haute

Partie centrale

Partie basse

Validation d’un ticket et conséquences

– Conséquences

– Liste des tickets

Toutes les étapes d’un ticket

– Options disponibles à toutes les étapes

Echanges avec l’intervenant, propriétaire, président du CS + changements coordonnées

…/…

Note interne

Contacter un autre intervenant

Informer un tiers

– A – Ordre de service mono ou multi-intervenants

• 1 – Création d’un ticket
• 2 – Réponse de l’intervenant (accepte ou pas l’intervention)
• 3 – Demande de présence sur place
• 4 – Fin d’intervention
• 5 – Demande de facture
• 6 – Fermeture du ticket (nouvelles options)
• 7 – Déclôturer un ticket (optionnelle)

– B – Devis simple ou multiple (différences avec un ODS)

• 1 – Création d’un ticket
• 2 – Réponse de l’intervenant (accepte ou pas de proposer un devis)
• 2b – Passer en devis multiple (optionnel)
• 3 – Acceptation (ou pas) du devis par le gestionnaire (ou autre tiers)
• 3b – Confirmation de l’acceptation à l’intervenant + Envoi du devis signé (optionnel)
• 3c – Prise de RDV directe entre l’intervenant et la personne à contacter
• 4 – Fin d’intervention  –  5 – Demande de facture  –  6 – Fermeture du ticket – 7 – Déclôturer un ticket (cf. toutes les étapes d’un ordre de service)

Récapitulatif d’un ticket

– Retrouver les informations du ticket

Rapport

– Par période

Passerelle avec La Solution Crypto, via F5

– Tickets en cours
– Liste des tickets

PRINCIPES GÉNÉRAUX

La gestion des tickets est une application 100 % WEB, « branche » de l’extranet déjà proposé par Crypto.

Les tickets sont crées directement sur l’interface Web. Ils peuvent être à votre initiative (suite à un appel téléphonique par exemple) ou crée à partir d’une demande faire par vos clients (locataire, propriétaire, copropriétaire, etc…) faite à partir de leur accès extranet. Sur option, vous pouvez même permettre à l’initiateur de suivre l’évolution de la vie du ticket, toujours à partir de son accès extranet (détails dans le chapitre consacré à ce sujet)

Les tickets ont plusieurs types : ordre de service simple ou multi-intervenants, devis simple ou devis multiple. Ils sont évolutifs. Ainsi, un ODS simple peut être transformé en devis simple et si besoin en devis multiple.

Concernant les ODS multi-intervenants, si plusieurs corps de métier doivent intervenir, vous pourrez tous les indiquer, personnaliser les instructions de l’intervention et assurer un suivi distinct de ceux-ci.

Ce suivi pourra être assuré depuis LSC car à partir de votre afficheur, les tickets « en cours » seront toujours visibles. Cependant, les actions à lancer seront faites depuis l’extranet, dans la partie dédiée à cette gestion de ticket (en Syndic et/ou Gérance).

Les tickets permettent des échanges aisés avec les parties concernées (le demandeur, le ou les intervenant(s), le notifié et bien sûr, le gestionnaire, voire son assistant car vous pouvez paramétrer l’application et donner des droits étendus aux assistants).

Un grand nombre d’étapes sont automatisées (rappel devis, présence sur place, notification, fin d’intervention, demande de facture). Vous n’avez donc pas à vous demander si telle ou telle action a été menée. Le gestionnaire suit en temps réel la progression du ticket, depuis son afficheur.

Trois modes de communication possibles : l’email, le SMS (qui mettent à jour le ticket) ou le téléphone (dans ce dernier cas, l’intervention manuelle du gestionnaire est nécessaire).

Depuis la version 2.1 – Pour les emails et SMS, vous pourrez indiquer lors de la création du ticket ou en modification plusieurs mails et ou numéros de portables, séparés par une virgule ou point virgule

Accès intervenants / fournisseurs (octobre 2023)

Vos intervenants peuvent maintenant accéder à l’extranet, au même titre que vos propriétaires, locataires ou autres copropriétaires.

Donnez leur un identifiant et un mot de passe et ils accéderont à :

• leurs tickets
• leur planning d’interventions avec l’agence
• les informations de contacts

Ils pourront tout gérer depuis cet accès, comme converser avec vous ou (par exemple), une personne à contacter.

Une documentation spécifique est disponible sur le lien suivant : Accès intervenants

Rappel

Tutoriel intervenant : il existe également une documentation liée au formulaire d’échanges. Ils peuvent y avoir accès grâce à une bouton « aide » sur les formulaires d’échanges (ceux par lesquels ils vous répondent) où via un lien dans les emails de demandes d’intervention (ODS ou devis) que vous leur envoyez.

Pour votre parfaite information, voici le lien : tutoriel

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PARAMÉTRER LE MODULE

La gestion des tickets, c’est avant tout un paramétrage, offrant les options suivantes :

• Paramètres
• Modèles d’emails
• Modèles de SMS

 

Paramètres

Afficher dans l’extranet des clients

En cochant cette option, vous autorisez vos clients à voir et suivre les tickets. Une rubrique supplémentaire s’ajoute donc sur leur extranet, nommée « Suivi d’interventions ».

Ticket visible pour : (ajouté en version 2.1)

Jusqu’à la version 2.0, seul le demandeur (donc la personne à l’origine du ticket) pouvait y avoir accès dans son extranet. Dorénavant, la visibilité est élargie aux :

• membres du C.S  ou tous les copropriétaires pour la partie syndic
• locataires ou propriétaires pour la partie gérance

Recevoir l’accusé de lecture de l’ODS

Par défaut, lorsque vous créez votre ticket, un email (et/ou un SMS) est envoyé à l’intervenant sans qu’aucune preuve de lecture ne lui soit demandée. Cochez cette cas si vous désirez le lui notifier en sachant que rien ne l’oblige à y donner une suite favorable.

Masquer le mail de l’agence pour l’intervenant (ajouté en version 2.1)

En cochant cette cas, l’email de l’agence, habituellement indiqué en entête, en dessous du nom, ne sera plus montré.

C’est une manière ‘d’emmener’ l’intervenant vers le formulaire d’échange plutôt que par réflexe, il vous réponde via l’email affiché

NOTIFIER

Notifier signifie qu’un email et/ou un SMS sera envoyé au type de personne désigné lors que le ticket évoluera. Concerne trois types distincts :

• Le créateur du ticket
• Le gestionnaire

Personne indiquée comme tel dans LSC dans la fiche immeuble (syndic) ou compte locataire / propriétaire (gérance)

• L’assistant

Même principe que pour le gestionnaire.

Description par défaut

Ce cadre vous permet de déterminer un texte générique que sera repris par défaut dans la description de tout nouveau ticket créé.

Pièce jointe par défaut

Si vous attachez une ou plusieurs pièce(s) jointe(s) à ce niveau, elle(s) sera(ont) systématiquement envoyée(s) à vos intervenants lors de la demande initiale (Ordre de service ou devis)

A noter que seule la demande par mail envoie ce type de document

Nombre de ticket par défaut

Définissez le nombre de tickets montré par défaut quand vous appelez la liste des tickets.

Délais de relance par défaut (version 2.4, octobre 2023)

Vous pouvez déterminer les délais de relance (ODS et Devis) par défaut à prendre en compte lors de la création du ticket.

Ils restent modifiables sur tout nouveau ticket.

Modèles d’emails / de SMS (ajouté en version 2.1)

 

Tous les modèles utilisés dans les différentes étapes de la vie du ticket sont dorénavant accessibles et … modifiables !

Il est important de savoir que vous n’y touchez pas, cela fonctionnera comme avant, avec le pré-paramétrage que nous vous proposons

La liste des modèles d’emails est scindée en deux parties :

• Les modèles utilisés pour échanger avec les intervenants
• Les modèles utilisés pour échanger avec les personnes à notifier

Pour les SMS, c’est le même principe…

Pictogrammes

Pour chaque modèle, deux pictogrammes définis :

• Permet de revenir au modèle par défaut que nous vous livrons. Peut être intéressant si vous trouvez que le résultat de vos modifications n’est pas à la hauteur escomptée et si vous ne savez revenir en arrière.

 

• Vous donne l’accès au modèle pour le modifier …

Exemple pour un modèle d’email : demande ordre de service

Après avoir cliqué sur Utilitaires, puis « modèles d’emails »,  la liste est affichée, triée par ordre alphabétique…

En modifiant votre modèle, vous arrivez sur la fenêtre suivante :

Sujet

C’est le sujet qui sera repris dans le sujet de l’email, à la suite du numéro de ticket :

Corps du texte

Deux parties à distinguer … le texte en « dur » que vous écrivez et les variables, disponibles sur la partie droite de l’écran que vous incrémentez. Ces dernières seront remplacées par des valeurs lors de l’envoi de l’email en contexte

Pour ajouter une variable, c’est simple, placez votre curseur à l’endroit où elle doit être ajoutée puis cliquez dessus..

Comme pour n’importe quel traitement de texte, vous pouvez changer la police, la couleur, l’apparence (souligné, gras), etc….

A l’issue, cliquez sur VALIDER…

Exemple pour un modèle de SMS : ordre de service

Les SMS servent essentiellement à afficher le lien avec lequel les intervenants pourront échanger avec vous. Il est donc court et le plus parlant possible. Ce n’est pas dans celui-ci que vous expliquerez un contexte, d’ailleurs, il n’y a pas de variables disponibles, contrairement aux modèles d’emails.

D’autre part, il y a une partie obligatoire insérée par nos soins qui est le sujet (ticket xxx, ODS xxx, relance, etc..)  et, parfois, la signature (nom du gestionnaire). Il faut donc tenir compte de ses éléments pour calculer la taille totale d’un SMS, limité à 160 caractères si vous ne voulez pas être décompté d’un SMS complémentaire.

Une explication exhaustive vous est donnée dans chaque modèle pour vous rappeler les conséquences des SMS longs ..

Pour vous repérer, nous décomptons le nombre de caractères que vous saisissez et vous donnons également l’information du nombre de SMS que cela représente. Mais attention, ce nombre ne tient pas compte des sujet et signature évoqués plus haut.

Dans notre exemple, 40 caractères ont été saisis, pour un SMS ..

Imaginez que vous le modifiiez, vous pourriez obtenir le résultat suivant :

Cette modification vous « coûtera » systématiquement deux SMS à chaque demande d’ordre de service (au moins, car rappelez-vous qu’il faut aussi tenir compte des informations ajoutées par nos soins).

A l’issue de la modification, cliquez sur VALIDER

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LES DIFFÉRENTS TYPES DE TICKETS

Chaque ticket se voit attribuer un type, souvent un acronyme, afin de les distinguer très facilement. Ces types sont au nombre de 5 :

• ODS =     Ordre de service
• ODSM = Ordre de Service Multiple, c’est à dire multi-intervenants
• DS =        Devis Simple
• DM =       Devis multiple
• ? =            Pré-ticket
• ? =            OU… ticket issu d’une demande via l’extranet et non encore validée par le gestionnaire.

Précisions sur les tickets de type « ? »

Vous avez crée un pré-ticket  ou un de vos clients (locataire, propriétaire ou copropriétaire) fait une demande d’intervention. C’est vous, in fine, qui définirez si cela nécessite (ou pas) la validation d’un ticket.

Vous serez donc sur le formulaire ci-dessous où un ticket « temporaire » aura été ouvert et où les options :

• Valider le ticket
• Annuler le ticket

seront présentes. En fonction de votre choix, votre client sera averti de la suite donnée. S’il s’avère que vous créez un ticket, c’est alors qu’un suivi lui sera proposé mais en occultant certaines étapes internes à vos traitements (note interne, échanges avec le fournisseur, etc…)

 

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SAVOIR LIRE UN TICKET

Un ticket se lit de bas en haut, et, est subdivisé en quatre parties…

• L’entête, elle même décomposée en trois parties distinctes : partie gauche, centrale et droite

Le corps est composé de trois parties

• Partie gauche : vos actions possibles à lancer
• Partie centrale : éléments reçus et saisis par vous même à la place d’un tiers
• Partie droite : résultat de vos actions (par exemple : demandes de devis, de date d’intervention, de facture, etc…)

L’entête

Au dessus du cadre

• Le sigle « I » vous donnant les informations suivantes : créateur, celui qui traite, demandeur et source
• Numéro du ticket, précédé du type de ticket (Ordre de service, devis simple ou multiple)
• Date et heure de la création du ticket
• Sujet du ticket
• Compteur de temps passé sur le ticket (se déclenche à chaque ouverture)

Partie gauche

• Adresse de l’immeuble ou du lot
• Description détaillée, 1ère ligne. Un clic sur le crayon affiche le détail ET, si elle existe, la description d’origine
• Si une description a également été écrite pour les notifiés, celle-ci est également affichée
• Tous les documents reçus durant la vie du ticket (photos, devis, facture) et/ou ajoutés manuellement (octobre 2023)

Des petites flèches permettent de les faire défiler de droite à gauche (ou inversement). Un clic ouvre le fichier en grand format

           

Ces pictogrammes donnent accès à des détails de la ligne, voire à la possibilité de modifier des informations

Partie centrale

Configuration

• Mode silencieux : permet de stopper les automatismes d’envoi à vos tiers (par exemple, envoi d’un rappel de demande de devis). Ce mode peut être défini dès la création du ticket ou à n’importe quel étape. Il est activable / désactivable à souhait.
• Demander la présence sur place.  Si active, le système enverra un SMS à l’intervenant 30 minutes avant l’heure d’intervention définie. Ce dernier pourra confirmer, infirmer, voire préciser un retard éventuel ou… un report.
• Montant (dans un premier temps le devis puis celui de la facture finale)

Relance

• Prévenir les notifiés des relances. Si des relances sont faites à l’intervenant les personnes désignées comme étant notifiées sont donc averties desdites relances.
• Délais de relance (uniquement la facture si ODS – Ajouts de Devis et rappel d’intervention pour Devis simple ou multiples.

A noter : quand des relances ont lieu, elles sont indiquées dans la bulle de notification orange (octobre 2023)

• Rappel de l’intervention xx heures avant (en contexte)

Partie droite

• Informations sur la personne à contacter (avec un accès à ses informations, qui peuvent être complétées)
• Informations sur la ou les personne(s) à notifier (avec un accès à ses informations, qui peuvent être complétées)
• Visibilité du ticket définie lors de la création et modifiable à ce niveau (octobre 2023)

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Le corps du ticket

Partie gauche

La vie d’un ticket est liée à des étapes, logiques et … chronologiques.

Cette zone de l’écran est une aide à l’utilisation du ticket. Elle vous suggère l’étape suivante ou propose une saisie manuelle, voire un retour arrière en cas de problème avec un intervenant.

C’est donc un outil indispensable et qui plus est très utile dans la mesure où il vous apporte une aide précieuse…

Les deux parties suivantes sont indissociables et schématisent la progression dans les étapes de votre ticket.

Partie centrale

Affiche tous les éléments reçus par le gestionnaire : demande d’intervention, réception d’un devis, confirmation présence sur place, etc..

A noter que dans certains cas, c’est votre intervention qui aliment cette partie, lorsque vous saisissez l’action manuellement en lieu et place du tiers concerné.

Partie droite

Les actions

Matérialise vos actions, en tant que gestionnaire.

Par exemple, la création du ticket, puis l’envoi d’un ODS (ordre de service) ou une demande de devis, etc…

La messagerie d’échanges

La rubrique « envoyer un message », présente dans les actions à mener, a été modifiée en profondeur et enrichie. C’est le pictogramme suivant qui fait office de messagerie

Il permet un meilleur suivi des échanges par tiers, voire de nouvelles relations (personne à contacter par exemple).

Cette messagerie peut être faite sous deux formes : email et/ou SMS

Un clic sur ce picto ouvre une fenêtre présentant les protagonistes du tickets (hors notifiés). Choisissez le tiers puis tapez votre texte et validez

Si les données email ET portable existent, un choix vous sera demandé :

Par email, par exemple, votre interlocuteur reçoit cela …

En cliquant sur « Nous répondre », il pourra taper à son tour son texte et sa validation vous l’enverra.

Ce retour sera consultable directement dans la messagerie du ticket (OU dans l’email reçu ..)

Interlocuteur sans mode de contact

Si vous choisissez un tiers pour lequel aucun mode de contact n’aura été défini, le texte vous l’indiquera. Il ne vous sera d’ailleurs pas possible de saisir un message.

Vous devrez refermer la messagerie, mettre à jour le tiers puis y revenir

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Lecture simplifiée du ticket

Les informations échangées avec les différents tiers s’affichant chronologiquement de bas en haut, tous tiers confondus, vous pourriez avoir besoin d’afficher les données inhérentes à l’un d’entre eux.

Au niveau de chacun des tiers, vous accéderez à la possibilité d’activer la lecture simplifiée (cf. copie d’écran ci-dessous) où sont affichés le président du CS et deux intervenants

Si, par exemple, vous ne voulez afficher que ce qui concerne « EDF », vous activez l’option

Désactivez l’option pour revenir à un affichage intégral des éléments du ticket

COMMENT CRÉER UN TICKET

La création d’ un ticket se fait depuis l’interface web, à partir de la liste des tickets Syndic ou Gérance, à l’aide du bouton + (cf. copie d’écran ci-dessous).

L’intérêt de pouvoir créer un ticket directement depuis l’extranet réside dans le fait que vous n’êtes pas forcément devant votre ordinateur, donc connecté à Crypto. Une simple connexion à l’extranet depuis n’importe quelle machine, ou depuis votre smartphone l’autorise..

a) Création par le biais d’un lien

Si la demande émane de l’extranet, vous recevez, en tant que destinataire de celle-ci, un email récapitulant la problématique du jour, le lot (ou immeuble) concerné. Il possède un lien hypertexte (cf. copie d’écran ci-contre).

A ce niveau, un ticket a déjà été crée mais il n’a pas encore de statut (?). C’est à vous de choisir d’annuler la demande ou de valider le ticket. Le demandeur sera averti de votre décision.

b) Création manuelle

Si la demande provient d’un email classique ou d’un appel téléphonique, allez sur votre extranet, dans le module concerné (Gérance ou syndic), ouvrez « tickets » et cliquez sur « + »

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Créer un ticket depuis La Solution Crypto

Préambule

Le ticket crée depuis LSC peut l’être…

• A partir d’un raccourci en Gérance et/ou Syndic

• A partir d’un simple « F1 »
• D’un email reçu transformé en événement
• D’une notification reçue de l’extranet (sous forme d’email) suite à une demande faite sur celui-ci. Dans ce dernier cas, l’enrichissement du ticket sera automatique car nous récupérons les informations liées à votre client.

1 – Création depuis un raccourci

SAISIR LES DONNÉES DU TICKET

Après un clic sur le raccourci, l’écran suivant vous est proposé. C’est un assistant de 4 étapes pour votre nouveau ticket

Etape 1

Informations

• Ordre de service / demande de devis

Cochez la bonne case.

C’est le nombre d’intervenant(s) défini(s) dans l’étape 3 qui déterminera si l’ODS ou la demande de devis est simple ou mulitple

• A qui

Définir le gestionnaire qui traitera le ticket

Choisir un utilisateur qui est publié sur l’extranet

• Date et heure

Sont renseignées automatiquement mais peuvent être modifiées, si besoin.

• Source

Informatif (mais obligatoire). Permettra par la suite d’obtenir des statistiques

• Sujet

Le sujet est important car est systématiquement repris dans toutes les correspondances avec les différents interlocuteurs

Copropriété (si ticket Syndic) ou Lot / Immeuble complet

• Ticket Gérance

Indiquez un immeuble (complet)  OU un Lot

• Ticket Syndic

Indiquez un immeuble

Identité à la source de la demande

Saisissez le tiers à l’origine de votre ouverture de ticket

Si vous passé par un événement et si vous avez préalablement renseigné ces informations, elles sont reprises automatiquement (cf. chapitre suivant)

Options

• Mode Silencieux

Ce mode vous permet d’avoir un contrôle totale sur la vie du ticket, c’est à dire d’empêcher le logiciel de générer des emails e/ou SMS automatiquement.

Exemple : vous créez un ODS mais vous avez déjà eu l’intervenant en ligne pour lui demander d’intervenir….. Activez ce mode, terminez la création du ticket et à la validation, rien ne sera envoyé à l’intervenant ou au demandeur

Ce mode, présent dès la création du ticket, restera visible à toutes les étapes vous permettant de le réactiver ou le désactiver à tout moment.

• Envoi du propriétaire (Gérance uniquement)

En activant cette option, vous transmettrez  le nom du propriétaire du bien (ou de l’immeuble complet) à l’intervenant afin qu’il établisse le document à son nom.

• Demander la présence sur place

Cette option n’est visible qu’avec un ticket de type « Ordre de service » (ODS). En effet, pour les autres types, la demande de présence sur place est envoyée de façon automatique

• Notifier les relances

Si vous activez cette option, les personnes désignées comme étant à notifier seront informées lors des relances envoyées à l’ntervenant.

• Important – Urgent

Ajout d’une notion « URGENT » à activer (ou pas) qui apparaît en gros et en rouge dans le 1er email envoyé l’intervenant (ODS et/ou Devis) et SMS

• Visibilité du ticket

Permet de définir qui aura accès au ticket que vous allez créer, via son extranet. En effet, les paramètres permettent de définir une catégorie par défaut mais vous pouvez l’adapter à chaque nouveau ticket.

Délais de relance

Vous avez la possibilité de déterminer vos délais de relances pour les devis et les factures. (en jours)

D’autre part, si vous désirez rappeler à l’intervenant le jour et l’heure d’intervention, une 3ème rubrique vous le permet (en heures)

Pour les ordres de service, seule la rubrique facture est visible

Etape 2

Sur cette étape, vous pourrez renseigner différentes descriptions qui seront destinées aux tiers concernés.

• Description

C’est VOTRE description du problème ou de la nature de l’intervention. Sera transmise aux intervenants.

Digicode : si un digicode est trouvé sur l’immeuble (ou l’immeuble du lot), celui-ci est affiché automatiquement à ce niveau

• Description originale

Si vous avez transformé un email reçu en événement, c’est le contenu de l’email qui sera affiché. Il faut le reprendre et le mettre en page.

Le picto  vous affiche le contenu en pleine page, si besoin.

Collez dans cette case les informations transmises par le demandeur

A NOTER : si la demande a été faite depuis l’extranet, cette donnée est renseignée automatiquement

• Description pour les notifier

Si vous notifiez des personnes, cette dernière leur sera spécifiquement réservée.

Etape 3

Intervenant(s)

Pour les tickets de type « Ordre de service » ou « devis simple », seul un intervenant est à définir. Pour le type « devis multiple » c’est autant que vous le voulez.

Le principe est simple : vous cliquez sur le picto  pour créer une nouvelle ligne dans le tableau, permettant l’ajout d’un intervenant.

Dans la 1ère colonne, tapez le compte fournisseur à qui vous faites appel pour votre ticket : 401xx

Une fois votre choix effectué, les données de l’intervenant sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Vous pouvez choisir d’envoyer par email ou par SMS ou ….les deux !

Deux exceptions cependant : la demande initiale de devis et la demande finale d’une facture seront systématiquement envoyées par email (et par SMS si vous avez coché la case)

Personne à contacter

• Personne à contacter

Puisque vous demandez à un tiers (fournisseur) d’intervenir sur site, il peut avoir besoin de contacter une personne pour y accéder. Saisissez à ce niveau les coordonnées (et un commentaire éventuel)

Le principe est simple : vous cliquez sur le picto  pour créer une nouvelle ligne dans le tableau, permettant l’ajout d’un tiers…

Une fois votre choix effectué, les données du tiers à contacter sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Il est également possible de saisir un commentaire sur le tiers à contacter, qui sera transmis à l’intervenant

Personne(s) à notifier

• Notifications

Notifier un tiers signifie qu’il sera alerté de façon automatique des étapes importantes du ticket.

Le principe est simple : vous cliquez sur le picto  pour créer une nouvelle ligne dans le tableau, permettant l’ajout d’un tiers…

Une fois votre choix effectué, les données du tiers à contacter sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Etape 4

Documents

Cette étape vous permet d’ajouter tout document (photo, PDF, etc…) qui sera transmis à l’intervenant puis stocké dans le ticket. A la fermeture du ticket, si vous procédez à un rapatriement des pièces vers LSC, les documents seront également joints.

Envoyer et créer le ticket sur l’extranet

Une fois les documents insérés, vous pouvez valider et lancer la création du ticket sur l’extranet depuis votre formulaire LSC.

Cela vous créera, pour historisation, deux (ou plus) événements. Le 1er au niveau du demandeur, le second au nom de l’intervenant.

Si vous lancez un ticket multi, un événement par intervenant sera alors crée

Modèle à utiliser

Vous pouvez déterminer dans les paramètres  (Syndic ou Gérance) le modèle d’événement à utiliser. cf. ci-contre.

2 – Création depuis un événement

Si la demande émane de l’extranet, vous recevez, en tant que destinataire de celle-ci, un email récapitulant la problématique du jour, le lot (ou immeuble) concerné, et les pièces jointes éventuelles

Rangez votre email pour en créer un événement.. tous les éléments de l’email seront récupérés et utilisés pour le futur ticket

Sinon, faites F1, renseignez le tiers concerné (demandeur), saisissez Immeuble et/ou Lot et PJ’s.

b) Validation et création du ticket

Lorsque vous validez votre événement, vous devez, pour créer un ticket, faire un CLIC LONG sur le bouton « valider » et accéder à la dernière rubrique :

• Valider et créer un ticket Gérance

OU

• Valider et créer un ticket Syndic

c) Interface de création du ticket

Après validation de votre événement, vous arrivez sur la même interface que celle utilisée via un raccourci avec en plus certains informations issues de l’événement préremplies

 

VALIDATION, CONSÉQUENCES & VISIBILITÉ

Validation

La validation du formulaire a pour effet de créer un ticket sur l’extranet  !

Il n’a donc aucune existence physique dans LSC

Conséquences

La validation du ticket a eu pour conséquences d’envoyer toutes demandes (ou notifications) aux personnes définies lors de la préparation de celui-ci.

• Le ou les intervenant(s) reçoit (reçoivent) un email ET un SMS (si coché) dans le cadre d’une demande de devis
• L’éventuelle personne notifiée reçoit une confirmation de la création du ticket

Visibilité

Dans LSC, vous pouvez afficher un résumé de vos tickets depuis votre afficheur (F5)

• Les tickets, crées et stockés sur l’extranet, restent visibles à partir de l’afficheur, sous forme de liste.
• Seuls les tickets en cours, liés au gestionnaire sont affichés…Numéro, immeuble /lot, statut et sujet sont visibles
• Si vous cliquez sur un ticket, un complément de détail s’affiche sur la partie droite..

Rubrique : (visible après sélection d’un ticket)

Permet de récupérer tous les éléments d’un tickets (Photos, PDF, document de résumé) et d’en créer un événement avec PJ’s sur le tiers « demandeur »

Avant de pouvoir vous servir de cette option, vous devez paramétrer un modèle d’événement en administration…dont les chemins d’accès sont les suivants :

• Module Gérance : menu paramètres, Gérance, configuration gérance, onglet « menu négociateur »
• Module Syndic : menu paramètres, Syndic, configuration syndic, onglet « divers »

Si vous double cliquez sur un ticket, l’interface web s’ouvre automatiquement et affiche son détail…

• Juste après la création d’un ticket, celui-ci affiche la demande initiale (du locataire, du propriétaire, d’un copropriétaire ou …autre), sa création et la demande de devis (ou d’intervention pour un ordre de service)

TOUTES LES AUTRES ÉTAPES D’UN TICKET

cf. chapitre consacré à cette partie

*******************************************************************

SAISIR LES DONNÉES DU TICKET

Partie haute

Type de ticket

Trois types disponibles : Pré ticket, ordre de service, devis

Pré ticket : Toutes les options sont disponibles SAUF le type (ODS ou Devis) et l’intervenant qui ne seront à définir qu’après une éventuelle validation du ticket

Ordre de service : demandera à un ou plusieurs intervenant(s) d’aller sur site pour procéder à une constatation et/ou devis et/ou réparation

Devis : un devis sera demandé à un ou plusieurs intervenant(s) afin que vous puissiez valider le devis gardé… pour une intervention ultérieure.

Si vous demandez à plusieurs intervenants pour le devis, vous passerez automatiquement le type de ticket de devis simple (DS) à devis multiple (DM)

Copropriété, bien ou immeuble

• Ticket Syndic

Choisissez une copropriété à partir de la liste que vous sera affichée

• Ticket Gérance

Deux choix possibles : choisir un lot ou un immeuble si celui-ci est un immeuble complet. Il est en effet possible de traiter des tickets Gérance comme on le fait en Syndic pour ce dernier cas, c’est à dire une intervention dans les parties communes.

Assigné à…

Par défaut, le ticket sera affecté à l’utilisateur courant (gestionnaire). Mais vous pouvez tout à fait le changer à ce niveau via le menu déroulant.

Identité à l’origine de la demande

Saisissez le nom (ou la qualification) du tiers qui est à l’origine du ticket

Source

Obligatoire. Permettra par la suite d’obtenir des statistiques via le bouton éponyme à partir de la liste des tickets.

Pour les trois rubriques précédentes, si la demande a été faite depuis l’extranet, ces données sont renseignées automatiquement

Catégorie « Autres »

En la sélectionnant, vous pourrez définir vous même cette catégorie en lui donnant un nom, donc personnaliser vos sources

Donc, une fois le choix « Autres » fait, vous saisissez votre source ..qui s’ajoutera aux sources existantes à la validation du ticket..

Par la suite, lorsque vous consulterez les statistiques, cette nouvelle sources sera prise en compte

 

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Partie centrale

Date et heure de la demande

Cette donnée servira de repère durant toute la vie du ticket

A NOTER : si la demande a été faite depuis l’extranet, cette donnée est renseignée automatiquement

Sujet

Le sujet est important car est systématiquement repris dans toutes les correspondances avec les différents interlocuteurs

Description

C’est VOTRE description du problème ou de la nature de l’intervention. Sera transmise aux intervenants.

Digicode du lot (ajoutée en version 2.3)

• Description pour l’intervenant (Gérance uniquement). Si le digicode du lot est connu, il est automatiquement affiché dans la description à envoyer à l’intervenant

 

Description originale

Collez dans cette case les informations transmises par le demandeur

A NOTER : si la demande a été faite depuis l’extranet, cette donnée est renseignée automatiquement

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Partie basse

Mode Silencieux

Nouveauté de la version 2.0, ce mode vous permet d’avoir un contrôle totale sur la vie du ticket, c’est à dire d’empêcher le logiciel de générer des emails e/ou SMS automatiquement.

Exemple : vous créez un ODS mais vous avez déjà eu l’intervenant en ligne pour lui demander d’intervenir….. Activez ce mode, terminez la création du ticket et à la validation, rien ne sera envoyé à l’intervenant ou au demandeur

Ce mode, présent dès la création du ticket, restera visible à toutes les étapes vous permettant de le réactiver ou le désactiver à tout moment.

Envoi du propriétaire (Gérance uniquement)

En activant cette option, vous transmettrez  le nom du propriétaire du bien (ou de l’immeuble complet) à l’intervenant afin qu’il établisse le document à son nom.

Demander la présence sur place

Cette option n’est visible qu’avec un ticket de type « Ordre de service » (ODS). En effet, pour les autres types, la demande de présence sur place est envoyée de façon automatique

Informer les copropriétaires

Information générale de la création d’un ticket

Notifier les relances

Si vous activez cette option, les personnes désignées comme étant à notifier seront informées lors des relances envoyées à l’intervenant.

Important – Urgent  (à partir de la version 2.3)

• Ajout d’une notion « URGENT » à activer (ou pas) qui apparaît en gros et en rouge dans le 1er email envoyé l’intervenant (ODS et/ou Devis) et SMS

Exemple pour un email :

Visibilité du ticket

Permet de définir qui aura accès au ticket que vous allez créer, via son extranet. En effet, les paramètres permettent de définir une catégorie par défaut mais vous pouvez l’adapter à chaque nouveau ticket.

Resteront modifiables dans le ticket après création de celui-ci

Intervenant

Si vous cliquez sur la flèche, vous déployez la rubrique pour y saisir les données de l’intervenant.

Le principe est simple : vous pouvez les choisir par corps de métier à l’aide de la rubrique de gauche ou dans une liste, toutes activités confondues.

Une fois votre choix effectué, les données de l’intervenant sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Correspondant

Si l’intervenant possède des correspondants « actifs », vous pouvez en choisir un dans la liste. Les données de communication prendront alors le pas sur celles de l’intervenant.

PUIS…

Vous pouvez choisir d’envoyer par email ou par SMS ou ….les deux ! Deux exceptions cependant : la demande initiale de devis et la demande finale d’une facture seront systématiquement envoyées par email (et par SMS si vous avez coché la case)

A NOTER : si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le trouver dans la catégorie « Autres ».

Cas des intervenants multiples

Avant tout, servez-vous du bouton « AJOUTER » pour en gérer plusieurs…. Puis, suivant le type de ticket :

• Ordre de service

Vous pourrez ainsi gérer en simultané (dans le même ticket), plusieurs corps de métier.

• Devis

Pour un devis, si vous saisissez plusieurs intervenants, le comportement sera différent. Il sera alors question de faire un « choix » sur les devis reçus pour n’en conserver qu’un.

Personne à contacter

Puisque vous demandez à un (ou plusieurs) tiers (fournisseur) d’intervenir sur site, il peut avoir besoin de contacter une personne pour y accéder. Saisissez à ce niveau les coordonnées (et un commentaire éventuel)

Vous avez également la possibilité de prévenir cette personne et qui va la contacter …

Si vous cochez « email » et/ou « SMS », cette option se déclenchera à la création du ticket pour un ordre de service ou la validation d’un devis pour les autres types de tickets.

A NOTER : si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le saisir manuellement à l’aide de la rubrique « ajouter une personne non listée »

Personne(s) à notifier

Notifier une personne signifie qu’elle sera alertée de façon automatique des étapes importantes du ticket.

Par défaut, le tiers à l’origine de la demande (si celle-ci a été faite via l’extranet) est notifié…

Là également, vous pouvez choisir de notifier par email ou par SMS ou ….les deux !

Si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le saisir manuellement

Les versions 2.2 (C.S) puis 2.3 (tous) ont été enrichies, vous permettant, en syndic, de notifier :

• Tous les membres du conseil syndical
• Tous les copropriétaires

 

Gardien (coordonnées)

Il est possible de récupérer les informations sur gardien lors de la création du ticket sur deux rubriques ..

• Personne à contacter
• Personne à notifier

Envoi des données liées au gardien depuis LSC

Pour que la donnée soit visible sur les tickets, il faut avoir renseigné un gardien sur votre fiche immeuble dans LSC. Il est ensuite envoyé avec ses informations personnelles sur l’extranet.

Il vous faut créer une donnée complémentaire en administsration, dans la partie « immeuble », et vous la nommer « Gardien »

Enfin, sur la fiche immeuble, vous appelez cette donnée et dans la partie valeur, vous saisissez un « ? » et récupérez la fiche tiers de votre gardien.

Délais de Relances

Vous pouvez définir, en fonction du type de ticket (ODS ou Devis), des délais de relance en jours ou en heure + le nombre maximal de relances à effectuer.

Ordres de service

Pour les ODS, deux types de relances possibles :

• Relance ODS

Dès que vous créez un ticket de type « ODS », cette relance est en attente et se déclenche dès le délai arrivé…

Elle peut être paramétrée en jours ou en heures

• Relance facture

C’est à compter de la réception de la fin d’intervention ET si l’intervenant n’a pas envoyé la facture à ce moment là que cette relance prend son sens.

Demande de devis

Pour les ticket de type « Devis », il existe deux autres relances ..hormis la facture

 

• Devis

Dès que vous créez un ticket de type « Devis », cette relance est en attente et se déclenche dès le délai arrivé…

• Rappel de l’intervention

Si vous désirez rappeler à l’intervenant le jour et l’heure d’intervention, cette 3ème rubrique vous le permet (en heures)

Pièces jointes

Lors de la création d’un ticket, les pièces jointes peuvent être par exemple les photos du sinistre ou tout autre fichier qui pourrait donner de l’information, notamment à l’intervenant. Vous pouvez les ajouter en les déposant dans le cadre prévu à cet effet.

Si la demande initiale est issue de l’extranet, les PJ’s sont reprises automatiquement à ce niveau.

Toutes les pièces jointes resteront accessibles pendant la vie du ticket, dans la partie supérieure.

Attestation de TVA réduite (à partir de fin octobre 2023)

Option non disponible via une création de ticket depuis La Solution Crypto

En fin de formulaire, vous pouvez activer la génération d’une attestation de TVA réduite en fonction des éléments que vous allez indiquer

Après activation, les options du formulaire sont proposées : remplissez et cochez ce qui doit l’être..

A l’issue, validez votre ticket… Les éléments que vous avez indiqués iront remplir le document CERFA qui sera joint à votre demande envoyée à l’intervenant. Vous y aurez également accès en modification du ticket lié.

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VALIDATION D’UN TICKET : CONSÉQUENCES & LISTE

Conséquences

La validation du ticket a eu pour conséquences d’envoyer toutes demandes (ou notifications) aux personnes définies lors de la préparation de celui-ci.

• Le ou les intervenant(s) reçoit (reçoivent) un email ET/OU un SMS (si coché) dans le cadre d’une demande de devis ou d’un ODS multi-intervenants
• L’éventuelle personne notifiée (le demandeur par exemple) reçoit une confirmation de la création du ticket

Si vous avez activé le mode « silencieux », ces envois ne sont pas effectués

• Le ticket affiche la demande initiale, sa création et la demande de devis (ou d’intervention pour un ODS)

Liste des tickets

La validation du formulaire a pour effet de créer un ticket et de l’afficher dans la liste des tickets existants et actifs !

Tri par défaut

Les tickets sont affichés du plus récent au plus ancien. Ce qui compte, ce n’est pas la date de création mais celle de modification…

Donc, par exemple, un ticket crée le 19 mai 2020, modifié le 14 août, sera présenté avant un ticket crée le 25 juillet…

Colonnes remarquables

• Num

Correspond au numéro unique attribué au ticket. Est rappelé dans les différents échanges avec les intervenants et/ou tiers concernés.

• Modifié le

Dès que le ticket est modifié, cette date évolue. Par défaut, les tickets sont triés par cette date, ceux modifiés le plus récemment étant affichés en premiers.

• Statut (cf. paragraphe suivant)
• Sujet (survolez la zone avec la souris pour afficher la description complète)

• type

Chaque ticket est lié à un type sous forme d’acronyme permettant une reconnaissance visuelle rapide.

Couleurs et statuts

Statut

Le statut vous indique l’étape dans laquelle se trouve le ticket

Visuel de « non lus » (depuis la version 2.3)

Si, durant la vie du ticket, celui-ci évolue (réception d’un message de l’intervenant par exemple, relance, etc…), il s’affiche alors avec un point rouge devant le statut. Vous savez donc immédiatement ce que vous devez lire.

Une fois l’information connue/lue, le point disparait.

Visuel « Urgent » + présence de pièce(s) jointe(s) et nombre + facture reçue (octobre 2023)

Dorénavant, sur la liste des tickets,

• Si votre ticket a été défini comme « urgent », c’est indiqué avec un triangle rouge
• Si votre ticket contient des pièces jointes, un trombone vous l’indique ainsi que le nombre dans une pastille orange
• Si la facture a été récupérée sur un ticket, le sigle € s’affiche

Couleurs

Cette liste vous montre les tickets sous deux couleurs : en gris ou en bleu

• Gris

Sont les tickets qui sont attente d’un élément. cf. copie d’écran ci-dessus : « devis en attente d’approbation » (par le propriétaire en Gérance ou le CS en syndic)

• Bleu

Cette couleur vous indique qu’une intervention de votre part est nécessaire. Par exemple, « Devis reçu » il vous faut l’accepter ou le refuser !

Exception à ces règles : le ticket de type « ODSM » (Ordre de Service Multi-intervenants). Seuls deux statuts sont affichés : EN COURS  ou… CLOS

Recherches

A partir de cette liste, vous pouvez rechercher les tickets (à l’aide du menu déroulant à gauche). Ils peuvent être retrouvés…

• Module syndic : par copropriété, sujet ou description, numéro, intervenant

• Module gérance : par référence de lot ou d’immeuble, du propriétaire, du sujet ou description, du numéro, de l’intervenant

Ajoutée en version 2.1 – la recherche est conservée tant que vous ne quittez pas l’écran.

Par exemple, vous recherchez un intervenant et affichez tous les tickets liés. Vous modifiez un ticket et quand vous revenez sur la liste, vous retrouvez la liste des tickets de l’intervenant. Auparavant, la liste réaffichait tous les tickets du gestionnaire

Affichages

Mes tickets

Par défaut, cette option est cochée. Si vous décochez, vous pourrez voir les tickets des autres gestionnaires de l’agence

Bouton « VTI » (depuis la version 2.2)

Nouveau bouton permettant de récupérer des notes « à faire » transformées en « pré-tickets » sur le module VTI et envoyées sur le Cloud.

Ensuite, il suffit de cliquer sur ce bouton et cela rapatriera des tickets qui auront le statut « en attente de validation ». Restera donc à les valider puis leur affecter un gestionnaire pour entrer dans le cycle classique de la gestion d’un ticket.

NB : les notes prises sur la VTI ainsi que les photos sont récupérées dans ces tickets.

Imprimer

Permet l’impression de la liste des tickets affichés à l’écran

Bouton « i »

Donne un accès à la documentation des tickets

• « Tickets 2.4 » vous présente toutes les nouveautés de la version en cours, de façon détaillée
• « Doc tickets » vous explique la gestion des tickets de A à Z.
• Tutoriel intervenants (documentation à remettre à vos intervenants, si besoin)
• Extranet intervenant = documentation disponible sur le bouton « aide » de la nouvelle interface (octobre 2023) de vos fournisseurs

Bouton « statistiques » (depuis juin 2023)

Il vous permet d’accéder à six statistiques sur une borne de dates et vous donner sous forme de camembert (ou barres) le nombre et le % liés.

• Sources des tickets
• Types de tickets
• Nombre de tickets par mois
• Nombre de tickets par gestionnaire
• Temps passé par gestionnaire (octobre 2023)
• Nombre de tickets par activité (intervenants)

Les autres boutons présents dans la liste

• Jusqu’à présent, seuls les tickets « en cours » ou « Clôturés » étaient affichables.

Dorénavant :

• TOUS  : vous affichera tous les tickets, quelque soit leurs statuts
• TICKETS EN COURS : tous les tickets non fermés
• TICKETS EN ATTENTE : tous les tickets ayant un statut de « pré-ticket », à valider ou … pas

 

• PROPOSITION DE RDV : affiche les tickets pour lesquels un intervenant vous a fait une proposition d’intervention (ODS ou suite acceptation devis)
• DEVIS RECU : concerne les tickets contenant un devis récemment reçu (non encore traité)
• FACTURE RECUE : concerne les tickets contenant une facture récemment reçue (non encore traitée)

 

• CLOTURES : affiche tous les tickets fermés
• PLANNING : cf. chapitre lié
• Rapports : chapitre dédié ci-après (après Planning)
• Statistiques : cf. chapitre précédent

Pour vous aider, nous avons ajouté une pastille (quand il y a lieu) avec le nombre de tickets contenus dans la catégorie et encore non lus.

Concerne : Tickets en attente, Proposition de RDV, Devis reçu, facture reçue

Planning

Il est maintenant possible d’afficher sur un planning les RDV fixés via les tickets, vous donnant ainsi une meilleur visibilité des différentes interventions prévues dans les locaux que vous gérez..

L’affichage est possible :

• Sur la journée
• La semaine
• Le mois
• En liste

Si vous désirez plus d’informations sur un RDV, cliquez dessus

Et, bien sûr, si vous voulez revoir le ticket lié ..demandez « VOIR le ticket »

Rapport

Le rapport peut avoir une double destination…

• Pour vous, gestionnaire, pour avoir une vue d’ensemble des tickets ouverts pour un lot, un immeuble en mono-propriété ou en copropriété
• Pour vos clients à des fins de comptes rendus … (auprès du conseil syndical, par exemple).

Attention, seuls les tickets « clos » seront pris en compte dans ce document

A partir de la liste des tickets, cliquez sur le pictogramme « engrenage » puis sur rapports de tickets..

qui vous conduit à la liste des rapports déjà établis.

Pour en créer un nouveau, cliquez sur « + » en haut à droite

• Choix du bâtiment (ou du lot)
• Date de début / Date de fin

de prise en compte des tickets clos…

• Choix des données

Cochez ce qui doit être affiché ou …non

La validation calcul le rapport et le place dans la liste. un clic sur une ligne l’affiche directement à l’écran.

En parallèle, une copie est envoyée sur l’email de l’utilisateur courant.

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Actions sur sélection (sous cette nouvelle forme à partir de la version 2.4 – octobre 2023)

Le bouton n’est visible qu’après sélection de ticket(s)

Ensuite, il propose quatre rubriques :

Clôturer (octobre 2023)

Permet la clôture en masse de tickets …

Transférer à un autre gestionnaire

Pour y procéder, vous devez sélectionner le ou les ticket(s) à l’aide de la boite à cocher en 1ère colonne puis vous cliquez sur la rubrique « changer le gestionnaire ».

Puis,  vous affectez en choisissant le nouveau gestionnaire dans une liste.

Export en .CSV ou .txt

Les deux permettent de créer un fichier avec l’extension choisie pour ensuite l’exploiter dans un tableur (Excel, Office calc, etc…)

Suppression d’un ticket

En fonction de certains paramètres, les tickets peuvent être supprimés ou… pas. C’est à l’administrateur de l’extranet au sein de l’agence d’en définir les modalités.

Tout est géré au niveau du contrôle des accès

Ensuite, dans la partie « employés », l’autorisation est liée au rôle dévolu au collaborateur. Dans notre cas, un gestionnaire, à priori…

Une fois le rôle choisi, la liste de tous les contrôles d’accès s’affiche. Descendez en bas de formulaire pour voir ceux liés aux tickets …

C’est la 4ème boite à cocher qui détermine ce droit. Si elle l’est, alors la suppression est possible avec le pictogramme visible sur la liste des ticket. Non coché, celui-ci n’est pas présent. Ce n’est donc pas lié à un mot de passe mais au fait qu’il soit montré ou pas.

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TOUTES LES ÉTAPES D’UN TICKET

Vous l’avez compris, un ticket est une suite d’étapes logiques permettant de mener à bien un ordre de service, qu’il soit lié à un ou plusieurs intervenant(s), avec devis ou non. L’idée force du logiciel est de vous aider à chacune des étapes quand aux actions à lancer.  En parallèle, des automatismes (désactivables à tout moment…) gèrent à votre place l’information due à certains types de tiers et/ou les relances.

Deux actions sont donc à distinguer :

• Celles inhérentes à l’étape en cours, donc non disponibles (en général) au niveau des autres étapes (par exemple une demande de devis n’a aucun intérêt une fois la date d’intervention finale définie, etc….
• Celles, dites génériques, que vous pouvez lancer à n’importe quel moment.

Intéressons-nous d’abord à ces dernières…

Options disponibles à toutes les étapes

Messagerie d’échanges (octobre 2023) 

Remplace la rubrique « envoyer un message ». Même si vous la voyez encore, en cliquant dessus, cela ouvrira la nouvelle messagerie

La rubrique « envoyer un message », présente dans les actions à mener, a été modifiée en profondeur et enrichie. C’est le pictogramme suivant qui fait office de messagerie

Il permet un meilleur suivi des échanges par tiers, voire de nouvelles relations (personne à contacter par exemple).

Cette messagerie peut être faite sous deux formes : email et/ou SMS

Un clic sur ce picto ouvre une fenêtre présentant les protagonistes du tickets (hors notifiés). Choisissez le tiers puis tapez votre texte et validez

Si les données email ET portable existent, un choix vous sera demandé :

Par email, par exemple, votre interlocuteur reçoit cela …

En cliquant sur « Nous répondre », il pourra taper à son tour son texte et sa validation vous l’enverra.

Ce retour sera consultable directement dans la messagerie du ticket (OU dans l’email reçu ..)

Interlocuteur sans mode de contact

Si vous choisissez un tiers pour lequel aucun mode de contact n’aura été défini, le texte vous l’indiquera. Il ne vous sera d’ailleurs pas possible de saisir un message.

Vous devrez refermer la messagerie, mettre à jour le tiers puis y revenir

Changer les coordonnées du tiers

A l’aide du petit crayon présent, vous pouvez changer l’email et/ou le portable de votre intervenant (ou propriétaire ou président du CS)

Il est également possible de cocher le mode utilisé pour les échanges (email seul, SMS seul ou les deux). Une coche, située à gauche vous rappellera comment vous communiquez avec l’intervenant.

Options non directement liées à un intervenant défini sur le ticket

Note interne : commenter le ticket

Vous avez la possibilité d’écrire une note, qui restera interne, afin de suivre au mieux l’évolution du ticket

Résultat obtenu, qui sera affiché sur la partie droite de l’écran de votre ticket

.

Ce texte, vous pouvez l’enrichir avec couleurs, gras, etc…

A partir de la version 2.4 (date de sortie 2ème semestre 2023), vous pourrez même ajouter une pièce jointe à votre note

Contacter un autre intervenant

Cette rubrique a une double fonction :

• Soit faire appel à un autre intervenant ou annulant l’ordre du précédent (donc annule et remplace)
• Soit en complément de l’intervenant déjà contacté si, par exemple, plusieurs corps de métiers sont nécessaires pour l’ODS.

Ce choix, vous le faites au moment de la validation de l’appel à un autre intervenant

Informer un tiers

A tout moment, vous pouvez envoyer un notification contextuelle (qui tient compte de l’étape sur laquelle vous êtes) à la (ou les) personne(s) de votre choix

Cette rubrique n’est plus proposée en ODSM (Ordre de service multi-intervenants) car nous sommes en présence de plusieurs contextes, pas forcément à la même étape d’avancement.

Ecran de saisie…(exemple pour la notification de deux tiers, dont un n’est pas dans la liste par défaut : nom renseigné sur la 2ème ligne, ci-dessous à droite)

La création du ticket étant effective, nous poursuivons à partir de l’étape n°2 – la réponse de l’intervenant…(ou des intervenants pour un ODSM)

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1 L’ordre de service (ODS)

Étape n° 1 : création du ticket

cf. chapitre « Comment créer un ticket ».

Un ticket peut être crée depuis LSC en validant un événement OU depuis l’extranet depuis la liste des tickets (Gérance ou Syndic), avec le bouton +

Étape n° 2 : réponse de l’intervenant (ou des intervenants pour un ODSM)

Le fournisseur a donc reçu un SMS (cf. copie d’écran ci-contre) ou un email et il trouve un lien lui permettant d’accéder à l’extranet, sur une page dédiée. Il y trouvera le rappel des informations de la demande (cf. copie d’écran ci-dessous, à gauche) , l’éventuelle personne à contacter, les informations du gestionnaire et la possibilité de répondre (cf. copie d’écran ci-dessous, à droite)

En acceptant l’intervention, l’intervenant propose en même temps la date et l’heure…

Echanges avec l’intervenant

A tout moment, un intervenant peut échanger avec vous . De deux façons …

• Sur la fenêtre d’échanges

Disponible à toutes les étapes, un bouton « CONTACTER LE GESTIONNAIRE » est accessible. Message et PJ’s pourront être envoyés à tout moment, créant, si besoin, un fil de discussion dans le ticket.

• A partir de son accès « extranet »

Via le messagerie d’échanges

La validation des écrans envoie un email au gestionnaire, le prévenant qu’une action a été faite pour le ticket xx. Il faut donc accéder au ticket et… passer à l’étape suivante : « demander la présence sur place » (si cochée lors de la création du ticket) OU « demander la fin d’intervention »

En parallèle, la personne notifiée reçoit automatiquement l’acceptation de l’intervention et la date + l’heure.

Étape n° 3 : demander la présence sur place (optionnelle)

Automatique, envoyée (par mail ou SMS) 15 minutes avant l’heure prévue d’intervention. L’intervenant pourra, comme à chaque étape, vous répondra directement sur l’interface de l’extranet. Quatre choix lui seront offerts

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email

NB : s’il vous répond par un autre biais (email ou SMS), vous devrez mettre le ticket à jour à l’aide des rubriques situées sur la partie gauche.

Étape n° 3 bis : Passer d’un ordre de service à un devis simple

ATTENTION : cette option n’est pas possible si vous êtes sur un ODSM, c’est à dire avec plusieurs intervenants définis

Votre ticket peut évoluer d’un ordre de service à la gestion d’un devis (devis simple). En effet, votre intervenant, une fois sur place, peut constater et vous indiquer qu’un devis nécessitant votre acceptation est nécessaire …

Sur votre ticket, deux rubriques vous le permettront

• Demander le devis
• Saisir manuellement le devis

Lors du passage en devis simple, vous aurez la possibilité de définir les délais de relance non proposés lors de la création de l’ordre de service. Ils restent accessibles et modifiables en modification d’un ticket, en cliquant sur le pictogramme représentant un crayon

Si votre ODS devient un « devis simple », nous reprenons alors le fil conducteur du nouveau type de ticket .. cf. ci-après l’étape n°2 d’un Devis simple

Étape n° 4 : demander la fin d’intervention

Automatique, envoyée (email ou SMS) quelques minutes après l’heure prévue d’intervention (+ la durée prévue)

L’intervenant, lors de sa confirmation, pour joindre des preuves de son intervention. Il pourra également joindre la facture, ce qui annulera l’étape suivante.

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email ainsi qu’à la personne à notifier (SMS ou email)

NB : s’il vous répond par un autre biais (email ou SMS ou tél), vous devrez mettre le ticket à jour à l’aide des rubriques situées sur la partie gauche.

La fin d’intervention confirmée sera affichée de la façon suivante sur le ticket, une fois celui-ci à jour..

 

Étape n° 5 : demander la facture (si celle-ci n’a pas été transmise à l’étape n°4)

C’est à vous d’en faire la demande.

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email

NB : si vous avez déterminé une relance automatique lors de la création du ticket, celle-ci sera envoyé x jours après votre 1ère demande.

Votre ticket, une fois mis à jour, le confirmera de la façon suivante :

Vous avez également la possibilité de saisir manuellement la facture (si reçue par ailleurs). Dans ce cas, n’oubliez pas de saisir son montant afin qu’il soit affiché en partie haute puis pris en compte dans les futurs documents de synthèse

Étape n° 5 bis (si nécessaire)

Si la facture reçue ne convient pas (manque, erreur, etc..), vous pouvez demander le nouvel envoi de celle-ci en y apportant un commentaire.

Étape n° 6 : fermer le ticket

Toutes les actions prévues étant terminées, il ne vous reste qu’à clore le ticket.

Peut être fait à toutes les étapes…

Mais attention, cette manipulation est irréversible !

Une fois le ticket clos, l’information s’affichage dans le tableau.

Deux options à votre disposition

• Obtenir le fichier de résumé du ticket

• Obtenir les documents du ticket (.zip)

Télécharge tous les éléments du tickets (photos, devis, facture, résumé, etc…), le tout dans un fichier .zip, qu’il vous suffira de décompresser.

Etape n° 7 : déclôturer un ticket (si besoin)

Ticket clôturé

Déclôturer un ticket

Dorénavant, si vous devez revenir sur un ticket clôturé pour relancer de nouvelles actions, vous le pouvez !

Un nouveau bouton est accessible : Déclôturer un ticket

Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un formulaire s’ouvre, vous demandant une raison (optionnelle) de cette réouverture…

Après validation…

Le ticket prend le statut « Ticket déclôturé » et tous les rubriques permettant de lancer des actions ainsi que les tiers concernés sont à nouveau accessibles.

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2 Devis (simple ou multiple)

Nous n’aborderons que les différences avec un ticket de type « Ordre de service » car les principes restent fondamentalement les mêmes

Étape n° 2 : deux possibilités…

Réponse de l’intervenant

La seule différence (avec l’ordre de service) réside dans le fait que l’intervenant accepte ou refuse …. de proposer un devis.

RDV de devis (octobre 2023)

Si l’intervenant passe par cette étape, alors l’envoi du devis sera l’étape suivante ….

Étape n° 2 bis : Passer d’un devis simple à un devis multiple  (optionnel, sinon, passez à l’étape 3) ou … faire appel à un nouvel intervenant

Si vous avez crée votre ticket en devis simple (donc une demande de devis a été envoyée à un intervenant), vous pouvez tout à fait changer d’avis et faire appel à d’autres intervenants et basculer votre devis en type « multiple ».

Cliquez sur la rubrique « Contacter un autre intervenant »

Remplissez les données du nouvel intervenant sur le second écran et validez le pour obtenir le message de confirmation suivant :

Trois choix possibles :

• OUI

Annulera le devis en cours, enverra une notification de refus et demandera un devis au nouvel intervenant

• NON

Procédera à une demande devis au nouvel intervenant tout en conservant la précédente

• ANNULER

Ne fait rien …

Étape n° 3 : acceptation du (ou des) devis

Une fois le (ou les) devis reçu(s), l’acceptation ou le refus peuvent être faits par le gestionnaire (en cliquant directement sur « Accepter ou Refuser »)

OU

• Module Gérance

Le propriétaire du lot

Si vous avez déterminé sur le mandat signé avec votre propriétaire un montant au delà duquel des travaux ne peuvent être entrepris qu’après son acceptation, servez vous de cette rubrique.

• Module Syndic

Le président du conseil syndic ou faisant fonction (nouveauté 2.1)

A noter : vous pourrez également envoyer une information aux autres membres du conseil syndic mais seul le président sera décisionnaire.

Cependant, si vous n’avez pas de président du CS, vous pourrez envoyer la demande d’acceptation à :

• l’un des membres du CS
• un personne de votre choix, en saisissant simplement son nom, son email et/ou le n° de portable.

Étape n° 3 bis : transmission du devis accepté à votre intervenant (optionnel)

L’acceptation étant actée, vous pouvez le confirmer à votre intervenant en lui joignant une copie du devis dûment accepté et signé

Dans notre copie d’écran ci-dessous, le devis a été approuvé par le conseil syndic. Ne vous reste qu’à confirmer cette approbation en cliquant sur « valider »

La fenêtre vous proposera alors de joindre le document signé…

Cette option est accessible même si le devis est directement accepté par vous

Étape n° 3 ter : prise de RDV directe par l’intervenant avec la personne à contacter

A partir de la version 1.0.7, une fois un devis accepté, l’intervenant n’attend plus que vous le recontactiez pour définir un RDV d’intervention, il peut le faire lui même puis vous transmettre cette information via un lien prévu à cet effet.

Quand votre intervenant clique sur le lien, il arrive sur l’écran lui permettant de vous donner cette information…

 

Modifier ou annuler un RDV d’intervention

• Modifier

Il possible de modifier un RDV d’intervention, directement à partir du ticket.

Le nouveau RDV annule et remplace le précédent (qui ne sera donc plus affiché). Vous pouvez mettre un commentaire qui sera affiché dans le nouveau RDV

Exemple d’un RDV prévu le 6/10

Reporté au 09/10, avec un commentaire

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Étapes suivantes

Sont strictement identiques à celles décrites précédemment pour l’ordre de service

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Récapitulatif d’un ticket

Lorsqu’un ticket est clos, une nouvelle option s’affiche vous permettant de récupérer tous les éléments de celui-ci (photos, devis, factures, etc….)

Cette possibilité existe également depuis LSC (cf. chapitres suivants)

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Côté LSC…

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F5 – Afficheur

Visibilité

• Les tickets, crées et stockés sur l’extranet, restent visibles à partir de l’afficheur, sous forme de liste.
• Seuls les tickets en cours, liés au gestionnaire sont affichés…Numéro, immeuble /lot, Aqui (créateur du ticket), statut et sujet sont visibles
• Si vous cliquez sur un ticket, un complément de détail s’affiche sur la partie droite..

Rubrique : (visible après sélection d’un ticket)

Permet de récupérer tous les éléments d’un tickets (Photos, PDF, document de résumé) et d’en créer un événement avec PJ’s sur le tiers « demandeur »

Avant de pouvoir vous servir de cette option, vous devez paramétrer un modèle d’événement en administration…dont les chemins d’accès sont les suivants :

• Module Gérance : menu paramètres, Gérance, configuration gérance, onglet « menu négociateur »
• Module Syndic : menu paramètres, Syndic, configuration syndic, onglet « divers »

Qui voit quoi ?

Dans LSC, vous pouvez

• Si vous êtes Gestionnaire

Afficher un résumé de vos tickets depuis votre afficheur (F5)

• Si vous êtes Assistant ou comptable,

Afficher un résumé des tickets crées (et en cours) pour lesquels vous êtes rattaché sur l’un de ses deux rôles = fiche immeuble en Syndic ou fiche compte en Gérance

• Transfert en cas d’absence activé

Si un transfert vers un autre utilisateur est activé, les tickets de la personne qui vous a fait le transfert sont également montrés.

Accès direct au détail du ticket

Si vous double cliquez sur un ticket, l’interface web s’ouvre automatiquement et affiche son détail…

• Juste après la création d’un ticket, celui-ci affiche la demande initiale (du locataire, du propriétaire, d’un copropriétaire ou …autre), sa création et la demande de devis (ou d’intervention pour un ordre de service)

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Liste des tickets

Accessible depuis votre afficheur (F5), après avoir cliqué sur « Tickets en cours »…à l’aide du bouton « LISTER » situé en haut de page

Les tickets présents sur votre afficheur sont ceux qui sont les vôtres ET ceux « en cours » (donc non fermés).

Par défaut, cliquez sur LISTER les affiche mais il est possible de rechercher les anciens tickets et ceux d’autres gestionnaires.

Récupérer les éléments du ticket

Rubrique : (sélectionner un ticket avant de cliquer sur cette option)

Permet de récupérer tous les éléments d’un tickets (Photos, PDF, document de résumé) et d’en créer un événement avec PJ’s sur le tiers « demandeur »

Avant de pouvoir vous servir de cette option, vous devez paramétrer un modèle d’événement en administration…dont les chemins d’accès sont les suivants :

• Module Gérance : menu paramètres, Gérance, configuration gérance, onglet « menu négociateur »
• Module Syndic : menu paramètres, Syndic, configuration syndic, onglet « divers » puis onglet « Partenaires » (à compter de la version 6.0.2)

Améliorations (octobre 2023)

• Si le ticket n’est pas clos, alors l’événement crée n’est pas chronoté
• Si l’intervenant est trouvé, il devient le tiers de l’événement
• Si les éléments du tickets ont déjà été récupérés, un message vous en avertit et vous avez le choix entre ne pas continuer ou « forcer » le traitement.

Récupération des factures (octobre 2023)

A partir de la liste des tickets dans LSC, il est possible de récupérer la facture d’un ticket. Un événement est alors crée, avec l’identité de l’intervenant et la facture en pièce jointe.

Pour arriver à vos fins, il vous faut créer un modèle d’événement (de type *** facture ticket par exemple), que vous définissez ensuite dans les paramètres des tickets :

• Syndic : Préférences et administration, administration syndic, onglet « partenaires »
• Gérance : Préférences et administration, administration gérance, onglet « menu négociateur »

Une fois ce modèle défini, allez sur votre afficheur, sélectionnez les tickets, puis lister…

Rechercher un ticket ou un groupe de tickets

Le bouton « Rechercher » vous propose une fenêtre multi-critères

Partie identité

Par immeuble ou par lot, vous affichez les tickets liés

Partie Activité

Comme les tickets sont différents en fonction de l’activité, vous devez indiquer le module auquel sont rattachés les tickets rercherchés.

Partie Ticket

• Type

Les tickets existent sous trois types : ordre de service, devis simple, devis multiple

• Statut

A chaque étape de sa « vie », le ticket est rattaché à un statut permettant de savoir clairement le niveau d’avancement de celui-ci. Vous devez choisir dans une liste le statut sur lequel vous désirez afficher le ou les ticket(s).

• Sujet contient

Correspond au sujet défini lors de la création du ticket. La recherche doit être faite par mot clé pour être sûr de retrouver le bon ticket.

• Description contient

Là également, la description est celle saisie au moment de la création du ticket

• Date création du… au …

Pour montrer des tickets crées sur une borne de dates.

Partie critères complémentaires

Les tickets, par essence, sont attachés à un gestionnaire (information saisie sur l’immeuble en Syndic et sur le compte en Gérance).

Par défaut, ce sont vos tickets qui sont affichés mais vous pouvez en chercher liés à d’autres gestionnaires.

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Nouveautés depuis la version 2.3 (juin 2023)

SOMMAIRE

Date prévue de sortie : 13 novembre 2023

 – Mise à jour du 21/11/2023 – ajouts / corrections

Paramètres

Possibilité de définir des délais de relance par défaut
Variables courriers : nouvelles concernant le fournisseurs

Fournisseurs / Intervenants

Accès à l’extranet avec interface personnalisée

Liste des tickets (gestionnaire)

Nouvel affichage par catégorie avec notifications
Planning
Visuels « Urgent », « PJ » et « Facture »
Déplacements de certains menus
Nouvelle statistique
Clôturer en salve
Rapport : nouveau modèle

Création d’un ticket

Nouveau type : le pré ticket
Intervenants : accès aux correspondants
Intervenants : activité = autres
Source de la demande : ajout de deux choix + statistiques
Ticket Gérance : adresse du LOT
Attestation TVA réduite

Suivi d’un ticket

Nouvelle entête de ticket
Nouvel affichage des tiers concernés par le ticket et actions à lancer
Nouvelle messagerie d’échanges avec interlocuteurs du ticket
Nouvelle étape pour « demande de devis » = RDV devis
RDV d’intervention = créneau horaire
RDV d’intervention : changement de date de RDV
Ticket clôturé : déclôturer un ticket
Résumé du ticket : nouveau modèle

Mise à jour du 21/11/2023

Ajouts – Corrections

Du côté de… l’extranet

Accès aux tickets depuis les lots, locataires, propriétaires et fournisseurs
Visuels au niveau du portefeuille : résident, Membre CS, président (syndic) et Meublé (Gérance)

Du côté de… LSC

Récupération des éléments du tickets
Récupération de la facture liée au ticket

Rappel des améliorations remarquables précédentes

Version 2.3 (juin 2023)
Version 2.2 (juin 2022)
Version 2.1 (déc 2021)

Paramètres

Délais de relance par défaut

Désormais, vous pouvez déterminer les délais de relance (ODS et Devis) par défaut à prendre en compte lors de la création du ticket. Bien évidemment, ils restent modifiables sur tout nouveau ticket.

Nouvelles variables

Vos modèles de courriers de notifications, se sont enrichis de nouvelles variables liées aux fournisseurs

• l’email du fournisseur
• le tél du fournisseur
• le mobile du fournisseur

Exemple d’utilisation : communication auprès de la personne « à contacter » (pour l’intervenant) pour pourrait prendre les devants… à des fins de gain de temps.

Intervenants / Fournisseurs

Accès à l’extranet

Vos intervenants peuvent maintenant accéder à l’extranet, au même titre que vos propriétaires, locataires ou autres copropriétaires.

Donnez leur un identifiant et un mot de passe et ils accéderont à :

• leurs tickets
• leur planning d’interventions avec l’agence
• les informations de contacts

Ils pourront tout gérer depuis cet accès, comme converser avec vous ou (par exemple), une personne à contacter.

Une documentation spécifique est disponible sur le lien suivant : Accès intervenants

Gestion des correspondants

Jusqu’alors, l’appel à un intervenant n’affichait que les données liées au tiers présent dans LSC.

Dorénavant, tous les correspondants d’un fournisseur sont envoyés et vous pouvez donc affiner votre « cible » lors de la création du ticket.

cf. création d’un ticket pour de plus amples informations

Liste des tickets

La liste des tickets a beaucoup évolué… Elle permet une lecture, une recherche et un traitement plus aisés de vos tickets.

Les onglets

Jusqu’à présent, seuls les tickets « en cours » ou « Clôturés » étaient affichables.

Dorénavant :

• TOUS  : vous affichera tous les tickets, quelque soit leurs statuts
• TICKETS EN COURS : tous les tickets non fermés
• TICKETS EN ATTENTE : tous les tickets ayant un statut de « pré-ticket », à valider ou … pas

 

• PROPOSITION DE RDV : affiche les tickets pour lesquels un intervenant vous a fait une proposition d’intervention (ODS ou suite acceptation devis)
• DEVIS RECU : concerne les tickets contenant un devis récemment reçu (non encore traité)
• FACTURE RECUE : concerne les tickets contenant une facture récemment reçue (non encore traitée)

 

• CLOTURES : affiche tous les tickets fermés
• PLANNING : cf. chapitre lié
• STATISTIQUES : accès direct à 7 statistiques
• Rapport (déplacement de cette rubrique qui était avant au niveau des paramètres

Pour vous aider, nous avons ajouté une pastille (quand il y a lieu) avec le nombre de tickets contenus dans la catégorie et encore non lus.

Concerne : Tickets en attente, Proposition de RDV, Devis reçu, facture reçue

Planning

Il est maintenant possible d’afficher sur un planning les RDV fixés via les tickets, vous donnant ainsi une meilleur visibilité des différentes interventions prévues dans les locaux que vous gérez..

L’affichage est possible :

• Sur la journée
• La semaine
• Le mois
• En liste

Si vous désirez plus d’informations sur un RDV, cliquez dessus

Et, bien sûr, si vous voulez revoir le ticket lié ..demandez « VOIR le ticket »

Nouveaux visuels

Urgent

Pour mémoire, quand vous créez un ticket, vous pouvez cocher l’option « URGENT », qui s’affiche ensuite sur la demande envoyée à l’intervenant.

Seulement, cette notion n’est plus plus affichée une fois le ticket crée… Dorénavant, un pictogramme est affiché à côté du numéro de ticket

Pièces jointes et nombre

Dorénavant, vous voyez si un ticket est attaché à des pièces jointes et, le cas échéant, combien (pastille orange)

Facture reçue

Si une facture a été reçue pour le ticket, le sigle € s’affiche

Déplacement de menus

Statistiques

Sont maintenant disponibles par un onglet

et non plus le pictogramme

Les actions

Actions sur sélection

Le bouton « Action sur sélection est dorénavant placé en haut à droite et, n’est visible qu’après avoir coché un ou plusieurs ticket(s)

Clôturer

Il est maintenant possible de clôturer vos tickets en masse…

Accès à la documentation

Le picto « i » donne un accès à la documentation et notamment à une nouvelle nommée « Extranet intervenants », à destination de vos fournisseurs. Ils y auront accès via un bouton « aide » sur leur extranet mais vous pouvez également la consulter afin de mieux appréhender leur accès personnalisé.

Nouvelle statistique

• Durée par gestionnaire

A partir d’une sélection de dates, vous pouvez afficher dans un camembert la durée totale passée par gestionnaire sur ladite période.

Rapport

Nouveau document

Le rapport de synthèse des interventions liées aux tickets clos a été refait entièrement.

Création d’un ticket

Nouveau type : le pré-ticket

Dorénavant, quand vous créez un ticket, vous pouvez en déterminer son contenu sans toutefois  le valider définitivement. Il ressemble aux tickets crées par vos locataires/propriétaires/copropriétaires ou venant de la VTI avec cependant beaucoup plus de possibilités lors de sa préparation…

Les différences avec un ticket « classique » sont les suivantes :

• Vous ne choisissez pas encore entre Ordre de service et Demande de devis
• Vous ne définissez pas d’intervenant

Tout le reste est saisissable

 

Conséquences après validation ?

• Le ticket « se place » dans la liste des tickets en attente avec le statut « En attente de validation »

• La validation vous demande de choisir le type de ticket, l’intervenant et vous permet également de changer les termes de relance, envoi, notification …

Vous pouvez également annuler votre ticket

Intervenants

Activité : autres

Quand vous recherchez un intervenant, vous pouvez faire une sélection par activité. Cette dernière correspond à la casquette « bleue » que vous avez affectée dans LSC.

Par contre, si l’intervenant n’est pas classifiable, nous le rangeons maintenant dans la catégorie « Autres » afin qu’il soit listé.

Auparavant, il fallait saisir son nom…

Accès aux correspondants

Dorénavant, lorsque vous appelez un intervenant, si ce dernier possède des correspondants (issus de LSC), ils sont alors présentés, avec leur fonction (si vous l’avez renseigné dans LSC).

Le choix d’un correspondant efface les données de contact de l’intervenant pour les remplacer par celles du tiers choisi

Si votre intervenant n’a pas de correspondant, l’application le détecte et propose alors l’ancien formulaire où cette saisie n’était pas demandée

Une fois le ticket crée, cette information est rappelée dans ce dernier

Sources du ticket

Deux nouvelles sources ont été ajoutées :

• Courrier
• Autres

La statistique liée a été adaptée pour tenir compte de cette nouvelle donne

Adresse du lot

Jusqu’à présent, seule l’adresse de l’immeuble était envoyée par LSC à l’extranet, rendant parfois l’adresse du bien incomplète sur un ticket Gérance.

Dorénavant,

• Adr 1
• Adr 2
• Adr 3

du lot sont envoyées et exploitées ?

Attestation de TVA réduite

En fin de formulaire, vous pouvez dorénavant activer la génération d’une attestation de TVA réduite en fonction des éléments que vous allez indiquer

Après activation, les options du formulaire sont proposées : remplissez et cochez ce qui doit l’être..

A l’issue, validez votre ticket… Les éléments que vous avez indiqués iront remplir le document CERFA qui sera joint à votre demande envoyée à l’intervenant. Vous y aurez également accès en modification du ticket lié.

Suivi d’un ticket

Nouvelle entête

L’entête du ticket, lorsque l’on est en modification de celui-ci, a complètement été revue… L’idée force est de vous rappeler les éléments principaux du ticket et notamment ceux définis lors de la création de celui-ci ..

Ce qui change…

Partie Supérieure

• le « i » présent en haut à gauche contient en plus le nom du créateur du ticket
• Le sujet du ticket s’affiche désormais à ce niveau et en beaucoup plus gros
• Le compteur de durée est tout à droite

Partie Gauche

• Le contexte du ticket (Où, description, documents/photos) est sur la partie gauche

A noter que les documents peuvent dorénavant être ajoutés et/ou supprimés ici

Partie Centrale

• Affiche les délais de relance + le nombre de relances déjà effectuées par catégorie

Partie Droite

• Le nom de la personne à contacter,
• Les noms des « notifiés »
• La visibilité définie à la création du ticket vous est rappelée ici. Elle peut donc être modifiée, ce qui n’était pas le cas avant.

Partie inférieure

• Vous trouverez vos actions disponibles pour la gestion du ticket (celles présentes tout  en bas à gauche précédemment)

Corps du ticket

Tiers du ticket et actions disponibles

La présentation des tiers concernés par le ticket (propriétaire, locataire, président du CS, intervenants, …) a été synthétisée

• Modifier, cacher ou envoyer un message peut se faire par les trois premiers pictogrammes
• Le 4ème, vous montre toutes les rubriques d’actions disponibles, simplement en le survolant et en choisissant l’action escomptée.

Messagerie d’échanges

La rubrique « envoyer un message », présente dans les actions à mener, a été modifiée en profondeur et enrichie. C’est le pictogramme suivant qui fait office de messagerie

Il permet un meilleur suivi des échanges par tiers, voire de nouvelles relations (personne à contacter par exemple).

Cette messagerie peut être faite sous deux formes : email et/ou SMS

Un clic sur ce picto ouvre une fenêtre présentant les protagonistes du tickets (hors notifiés). Choisissez le tiers puis tapez votre texte et validez

Si les données email ET portable existent, un choix vous sera demandé :

Par email, par exemple, votre interlocuteur reçoit cela …

En cliquant sur « Nous répondre », il pourra taper à son tour son texte et sa validation vous l’enverra.

Ce retour sera consultable directement dans la messagerie du ticket (OU dans l’email reçu ..)

Interlocuteur sans mode de contact

Si vous choisissez un tiers pour lequel aucun mode de contact n’aura été défini, le texte vous l’indiquera. Il ne vous sera d’ailleurs pas possible de saisir un message.

Vous devrez refermer la messagerie, mettre à jour le tiers puis y revenir

Ticket de type « DEVIS »

Nouvelle étape : RDV devis

Lorsque vous créez un ticket de type « Devis », votre intervenant peut dorénavant vous … envoyer un devis ou vous signaler qu’il a pris un RDV en vue de la réalisation du devis.

Donc, sur son formulaire de réponse, votre intervenant aura ce nouveau choix …

Conséquences ?

• Tous les automatismes liés aux relances s’arrêtent jusqu’à la date de ce RDV.

Exemple : vous créez un ticket le 21 septembre avec une demande de devis, vous avez défini une relance tous les 3 jours. Votre intervenant vous signale un RDV de devis le 7 octobre. La 1ère relance se fera le 10 octobre et non pas le 24 septembre.

• Sur le ticket, vous pouvez saisir le RDV de devis manuellement si votre intervenant vous l’a signalé par email ou téléphone.

RDV d’intervention

Créneau horaire (Côté gestionnaire et intervenant)

Vos intervenants, lorsqu’ils proposent un RDV (ODS ou suite à un devis accepté), peuvent définir un créneau horaire plutôt qu’une heure fixe.

Vous de votre côté, si vous saisissez une proposition de RDV reçue « hors » ticket, vous pouvez faire de même … pour le résultat suivant affiché dans le ticket :

Modifier un RDV d’intervention

Il vous est maintenant possible de modifier un RDV d’intervention, directement à partir du ticket.

Le nouveau RDV annule et remplace le précédent (qui ne sera donc plus affiché). Vous pouvez mettre un commentaire qui sera affiché dans le nouveau RDV

Exemple d’un RDV prévu le 6/10

Reporté au 09/10, avec un commentaire

Ticket clôturé

Déclôturer un ticket

Dorénavant, si vous devez revenir sur un ticket clôturé pour relancer de nouvelles actions, vous le pouvez !

Un nouveau bouton est accessible : Déclôturer un ticket

Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un formulaire s’ouvre, vous demandant une raison (optionnelle) de cette réouverture…

Après validation…

Le ticket prend le statut « Ticket déclôturé » et tous les rubriques permettant de lancer des actions ainsi que les tiers concernés sont à nouveau accessibles.

Résumé d’un ticket

Nouveau modèle

Un nouveau visuel pour vos résumés de tickets a été intégré. Il annule et remplace le précédent.

Mise à jour du 21/11/2023

Ajouts – Corrections

Création ticket

• Attestation TVA

Dorénavant, le modèle d’attestation CERFA s’adapte à votre lieu géographique. Pour la métropole, rien de change. Si vous êtes dans un DOM (Réunion, Martinique, Guadeloupe, Guyane), c’est le modèle « DOM » qui est proposé.

Pour déterminer le modèle, nous regardons l’adresse qui a été saisie au niveau des paramètres de l’agence de l’extranet

Liste des tickets

• Gérance – possibilité de faire une recherche des tickets par … Locataire

• Planning – affichage du nom de l’intervenant AVANT le sujet du ticket. L’affichage en « liste » permet de voir Tous les intervenants pour les ODSM (à venir d’ici au 30 novembre)

Ticket

• Note interne : possibilité d’ajouter plusieurs PJ’s en une seule fois
• Devis simple : possibilité de choisir « approbation par le gestionnaire » dans la liste des choix de validation visible chez l’intervenant

• Devis simple : Si acceptation par le gestionnaire, une seule étape, soit  « Acceptation + validation avec devis ajouté »

 

• Messagerie : horodatage des échanges entre le gestionnaire et interlocuteurs pour chaque message (à venir d’ici au 30 novembre)

• Messagerie : élargissement du texte pour la saisie afin d’offrir une meilleur visibilité + la touche « entrée » permet d’aller à la ligne au lieu de valider le message.

• A contacter : si aucun mode de contact n’avait été défini lors de la création du ticket pour la personne à contacter, il ne pouvait pas être ajouté sur le ticket, empêchant les échanges via la messagerie (à venir d’ici au 30 novembre)

• Le mode silencieux « actif » pouvait poser problème pour un devis reçu où il n’était plus possible de passer à l’approbation (sauf à désactiver ce mode) (à venir d’ici au 30 novembre)

Du côté de… l’extranet

Portefeuille

Accès aux tickets

Dorénavant, vous pouvez, à partir du portefeuille de vos clients, accédez aux tickets les concernant.

Quand vous êtes sur la fiche, un onglet « Tickets » est maintenant accessible : cliquez dessus pour afficher les tickets, et, si besoin cliquez sur le ticket pour l’afficher.

Concerne :

GERANCE

• Propriétaire
• Locataire
• Lot
• Fournisseurs

SYNDIC

• Immeuble
• Fournisseurs

Visuels…

Syndic

Le portefeuille pouvant vous afficher la liste de copropriétaires, nous avons ajouté quelques pictogrammes permettant de  cibler plus aisément :

• les membres du CS
• le président du CS
• les résidents

Gérance

Même principe mais au niveau de la liste des lots où le meublé est indiqué

]

Du côté de… LSC

Récupération des factures

A partir de la liste des tickets dans LSC, il est possible de récupérer la facture d’un ticket. Un événement est alors crée, avec l’identité de l’intervenant et la facture en pièce jointe.

Pour arriver à vos fins, il vous faut créer un modèle d’événement (de type *** facture ticket par exemple), que vous définissez ensuite dans les paramètres des tickets :

• Syndic : Préférences et administration, administration syndic, onglet « partenaires »
• Gérance : Préférences et administration, administration gérance, onglet « menu négociateur »

Une fois ce modèle défini, allez sur votre afficheur, sélectionnez les tickets, puis lister…

Récupération des éléments – améliorations

Par rapport à la récupération dans LSC des éléments d’un ticket, nous avons apporté les changements suivants :

• Si le ticket n’est pas clos, alors l’événement crée n’est pas chronoté
• Si l’intervenant est trouvé, il devient le tiers de l’événement
• Si les éléments du tickets ont déjà été récupérés, un message vous en avertit et vous avez le choix entre ne pas continuer ou « forcer » le traitement.

Rappels des améliorations remarquables des versions précédentes : 

Version 2.3

Cette version intègre quelques améliorations issues des expériences utilisateurs et un certain nombre de petits correctifs.

Gestion de l’autorisation de la suppression d’un ticket

En fonction de certains paramètres, les tickets peuvent être supprimés ou… pas. C’est à l’administrateur de l’extranet au sein de l’agence d’en définir les modalités.

Tout est géré au niveau du contrôle des accès

Ensuite, dans la partie « employés », l’autorisation est liée au rôle dévolu au collaborateur. Dans notre cas, un gestionnaire, à priori…

Une fois le rôle choisi, la liste de tous les contrôles d’accès s’affiche. Descendez en bas de formulaire pour voir ceux liés aux tickets …

C’est la 4ème boite à cocher qui détermine ce droit. Si elle l’est, alors la suppression est possible avec le pictogramme visible sur la liste des ticket. Non coché, celui-ci n’est pas présent. Ce n’est donc pas lié à un mot de passe mais au fait qu’il soit montré ou pas.

Paramètres

Nombre de tickets par page

Vous pouvez maintenant définir par défaut le nombre de tickets à afficher

Création / vie du ticket

Numéro de téléphone

Jusqu’à présent, seul le numéro de portable était affiché pour les différents tiers appelés sur un ticket.

Dorénavant, une rubrique supplémentaire s’affiche, nommée tout simplement téléphone. Elle affiche le numéro saisi sur la fiche tiers dans LSC, dans la rubrique « Tel »

Pour exemples, ci-dessous l’affichage ….

• Lors de la création, pour un intervenant

• Sur le ticket existant, toujours pour un intervenant

Création de ticket

Nouvelles sources

Ajout dans la rubrique Source des choix

• Passage à l’agence

• Assemblées générales

Une nouvelle rubrique permettant de faire une statistique par rapport à la source est disponible…(cf. plus bas « liste des tickets »)

Pour rendre cette fonctionnalité intéressante, elle n’est plus renseignée par défaut à la création du ticket et devient en saisie obligatoire avant validation.

Digicode du lot

• Description pour l’intervenant (Gérance uniquement). Si le digicode du lot est connu, il est automatiquement affiché dans la description à envoyer à l’intervenant

Digicode de l’immeuble

Lors de la création d’un ticket lié à un immeuble (Gérance ou Syndic), le digicode de l’immeuble est repris dans les mêmes conditions

Il est indispensable d’être au minimum en version 6.3.1 ou 6.2.8 (mars 2023) de LSC pour que cette information de l’immeuble soit envoyée sur l’extranet

Mode Silencieux

Dorénavant, si le mode silencieux est activé à la création du ticket, la rubrique « Informer les copropriétaires » (qui n’est présente que sur ce formulaire) se désactive automatiquement pour ne pas les notifier à tort.

Astuce : si vous voulez informer les copropriétaires de la création d’un ticket, n’activez le mode silencieux qu’après création du ticket car cette fonction reste visible pendant toute la vie de celui-ci.

Nouveau visu « URGENT »

• Ajout d’une notion « URGENT » à activer (ou pas) qui apparaît en gros et en rouge dans le 1er email envoyé l’intervenant (ODS et/ou Devis) et SMS

Exemple pour un email :

Notification

• Personnes à notifier : ajout d’un choix supplémentaire « à tous les copropriétaires »

Liste des tickets

Action sur sélection

Le bouton « changer de gestionnaire » devient « Actions » et n’est visible qu’après sélection de ticket(s)

Ensuite, il propose trois rubriques :

• Clôturer (octobre 2023)
• Changer de gestionnaire (existait déjà)
• Export en .CSV
• Export en .txt

Les deux dernières permettent de créer un fichier avec l’extension choisie pour ensuite l’exploiter dans un tableur (Excel, Office calc, etc…) pour notamment faire des statistiques….

Visuel de « non lus »

Si, durant la vie du ticket, celui évolue (réception d’un message de l’intervenant par exemple, relance, etc…), celui s’affiche avec un point rouge devant le statut. Vous savez donc immédiatement ce que vous devez lire. Une fois l’information connue/lue, le point disparait.

Pictogramme de statistiques

Sur la liste des tickets un nouveau picto en forme de camembert est disponible.

Il vous permet d’accéder à cinq statistiques sur une borne de dates et vous donner sous forme de camembert (ou barres) le nombre et le % liés.

• Sources des tickets
• Types de tickets
• Nombre de tickets par mois
• Nombre de tickets par gestionnaire
• Nombre de tickets par activité (des intervenants)

Exemple pour le nombre de tickets par gestionnaire…

Pour chaque statistique, le pictogramme d’une imprimante est disponible, permettant d’imprimer la fenêtre active.

Accès aux documentations

Le bouton « i » permet d’accéder aux trois documentations suivantes :

• Nouveautés de la version en ligne
• Documentation complète sur les tickets
• Tutoriel intervenants

Version 2.2

Lien entre notre module VTI (visite technique d’immeuble) et la gestion des tickets. Un pré-ticket est crée dans la VTI, envoyé sur le Cloud et transformable en Ordre de service ou Demande de devis par le gestionnaire.

Sur l’extranet, une icône « VTI » est présente, permettant de récupérer lesdits tickets…

Version 2.1

Modèles

Donnait un ‘accès intégral à tous les modèles d’emails et de SMS afin que vous puissiez les personnaliser…

Côté lisibilité, nous avons agrandi les écrans, permettant une lecture et un suivi plus aisés…

Echanges avec l’intervenant

A tout moment, un intervenant peut échanger avec vous . En effet, sur la fenêtre d’échanges, disponible à toutes les étapes, un bouton « CONTACTER LE GESTIONNAIRE » est accessible. Message et PJ’s pourront être envoyés à tout moment, créant, si besoin, un fil de discussion dans le ticket.

Gardien (coordonnées)

Si vous avez renseigné un gardien sur votre fiche immeuble dans LSC, celui-ci est maintenant envoyé avec ses informations personnelles sur l’extranet.

Il sera visible lors de la création de vos tickets, notamment dans les parties

• Personne à contacter
• Personne à notifier

​

Naviguer et échanger depuis votre accès personnel

Ci-dessous, vous trouverez la méthodologie utiliser les différents menus présents sur votre espace personnel

Si vous avez reçu notre demande d’intervention ou de devis par… 

Par SMS

Si vous recevez une demande d’intervention / devis par SMS, il suffit d’ouvrir ce dernier et vous y trouverez un lien

qui permet d’ouvrir un formulaire où vous pourrez répondre directement …

Tout peut être fait à partir du téléphone..

Par E-mail

Le fonctionnement est quelque peu différent :

• le 1er lien « Consulter la demande » permet d’ouvrir un formulaire vous pouvez nous répondre directement

Une fois sur le lien, VOUS POUVEZ répondre directement OU… Faire un clic sur n’importe quel menu grisé vous permettra d’accéder directement à votre espace personnel de notre extranet où… TOUS vos tickets seront accessibles

Votre espace personnel

 

Ecran de connexion

Vos login et mot de passe vous ont été transmis par notre agence. Dès votre 1ère saisie, il vous sera demandé de changer le mot de passer afin de le personnaliser et …le sécuriser

Accueil

Vous y retrouverez les informations pour nous situer (l’agence) et nous contacter (par grand service)

VOS TICKETS

Tickets en cours

C’est l’écran sur lequel vous arrivez par défaut. Il vous montre tous vos tickets ouverts par l’agence et, en cours de traitement.

Plusieurs possibilités s’offrent à vous à ce niveau  …

• LA LOUPE : permet de rechercher un ticket par mot clé

Dès le mot saisi, la liste se met à jour. L’effacer remet la liste initiale.

• LE FILTRE (en haut à droite) : permet d’affiner en fonction d’un immeuble ou d’un appartement (bien)

Vous pouvez combiner la recherche par mot ET le filtre

Accès à un ticket

La liste des tickets recherchés est présentée avec pour chacun son statut (étape) actuel.

Un simple clic sur une vous affiche le détail du ticket

• La partie haute rappelle les détails du ticket, l’éventuel contact et le lieu d’intervention
• La partie basse vous montre la progression dans les étapes du ticket en grisant celles déjà effectuées

Echanges avec le gestionnaire

Sur cet écran, vous disposez d’un pictogramme vous permettant d’envoyer un message au gestionnaire pour lui transmettre et/ou lui demander de l’information..

En orange, au dessus, votre message … En gris, la réponse ..

Ce n’est pas un CHAT mais bel et bien de la messagerie. Le gestionnaire va donc recevoir un email, vous répondre et vous recevrez également un email de réponse, vous n’êtes donc pas obligé de revenir sur l’espace personnel pour lire la réponse. Et, à partir de l’email, vous pourrez répondre à nouveau au gestionnaire.

Cela dit, si vous revenez sur votre espace, vous verrez une notification en haut à droite au niveau de la cloche :

Et vous pourrez prendre connaissance de la réponse …

Enfin, les étapes de votre ticket évoluent et vous montrent .. l’envoi de votre message et ..le retour du gestionnaire

En plus de vos tickets en cours, pour vous faciliter la tâche (nous trions les tickets pour vous), vous pouvez accéder à trois autres catégories de tickets :

• RDV à fixer
• Devis à établir
• Facture à envoyer

Les trois options précédentes sont affichées avec une bulle contenant un chiffre quand elle ne sont pas vides

• TOUS

Montre également les tickets clos.

RDV à fixer

Les tickets présents dans cette liste correspondent à un Ordre de service reçu de notre agence OU à un ticket de type « devis » dont ce dernier a été accepté.

Dans les deux cas, vous devez nous proposer un RDV d’intervention (ou, dans le cas d’un Ordre de service, la refuser si vous ne pouvez pas l’assurer).

Il vous suffit de cliquer sur le ticket, et de choisir l’une ou l’autre option :

L’acceptation propose l’écran suivant :

Vous indiquez :

• la date
• l’heure
• la durée prévue d’intervention

et, si besoin, un message complémentaire à notre attention. La validation a deux conséquences :

• Ces informations nous sont envoyées
• Le statut de votre ticket évolue

Votre planning personnel est également mis à jour (cf. chapitre suivant)

Devis à établir

Même principe que pour les RDV à fixer, seul le formulaire diffère afin de vous permettre de vous envoyer votre devis.

Une fois le ticket ouvert, cliquez sur « Proposer le devis », puis …

• Indiquez le n° de devis
• Votre 1ère possibilité d’intervention (et l’heure)
• Ajoutez le devis

Facture à envoyer

Dans cette catégorie, vous retrouverez les tickets pour lesquels seule une facture reste à nous faire parvenir. C’est donc le même principe que pour le devis

 

Planning

Ce bouton vous permet d’afficher les différents RDV posés en relation avec vos tickets. Vous pouvez donc avoir un aperçu exhaustif des interventions que vous effectuez pour nous

Si vous désirez plus d’informations sur un RDV, cliquez dessus

Et, bien sûr, si vous voulez revoir le ticket lié ..demandez « VOIR le ticket »

Stats

Accès à quelques statistiques intéressantes vous concernant.

• Nombre de tickets sur une période, par mois
• Par immeuble
• Etc..

Cet espace va très vite d’enrichir de nouvelles statistiques

 

Sommaire 

ATTENTION : sortie prévue pour ces versions : fin juillet 2023

(*) Concernant les versions 6.2.9 & 6.0.17, nous vous rappelons qu’elles ne sont plus maintenues et que seules quelques modifications / nouveautés ont été apportées par rapport à la version 6.3.2.  Quand aucune précision n’est donnée dans le sommaire, c’est que seule la version 6.3 est concernée

Module Organiseur

– F10 – Préférences utilisateur : nouvelles zones Web
–nouvelles fonctions
–nouveaux paramètres
– Liste des événements : men action : nouvelle option

Corrections

– F3 – onglet « plus »

Myco

– Nouvelle entrée

Extranet

Paramètres Gérance : nouvelle option
Publication : nouvelles informations envoyées

Corrections

– Vignettes d’un lot
– Tantièmes d’un lot

Gestion des tickets

– Création de tickets depuis LSC (Gérance et Syndic)

Module Syndic

affichage par clé de répartition
éléments en gras
texte de loi
nouvelles fonctionnalités
ajouts de « aller à »
nouveaux éléments envoyés

Corrections diverses

Tous modules

Alarmes liées aux lots

Corrections diverses

Lien Syndic Gérance

Documents Syndic attachés aux écritures Gérance

Module Gérance

Administration

nouvelle fonction

Locataire

signalement impayé

Propriétaire

– – Déclaration des loyers (Nouvelle Calédonie)

Facturation SCI

– Nouveau mode de facturation disponible

Corrections diverses

Module Comptabilité

Virements SEPA – paramètres – deux nouvelles options
Nouvelle variable : VCompte_Indiv([Compte]IdRef; P2; P3) => colocation / indivision
impression vers un événement
Evénement lié

Corrections diverses

Administration

Fusion Crédit du Nord – Société Générale

Module Organiseur

F10 – Accueil

Préférences utilisateur

Nouvelles zones web

Ajout d’une nouvelle coche « Activer nouvelles zones web » qui permet d’utiliser la nouvelle zone web pour prévisualiser les zones HTML et les PDF affichés dans LSC.

Concerne :

• Afficheur,
• Messagerie,
• Evenement,
• Ajout de PJ comptables.

Pour en bénéficier sur l’afficheur il faut penser à relancer le client LSC après l’avoir coché

4D write pro

Menu Format

Feuille de style

Ajout d’un nouveau menu permettant de gérer les feuilles de style (appliquer, ajouter, supprimer un style, etc…)

Espacement des tabulations

Permet de fixer l’espacement par défaut d’une tabulation dans un ou des paragraphes

Menu Outils

Correcteur orthographique

Les menus

• « Vérifier l’orthographe en cours de frappe » et
• « Afficher dialogue de correction »

Deviennent « Correction orthographique« . Ce menu propose des options supplémentaires comme la correction automatique en cours de frappe ou une liste de suggestions de mots.

Externalisation des courriers

Tous partenaires

Sélections multiples

• Ajout de la sélection multiple sur la liste permettant l’application de consigne d’expédition à une sélection

Dossier de dépôt

• Le nom du dossier de dépôt est maintenant « Externalisation »

Quadient

Envoi automatique via web service

Au regard des problèmes rencontrés lors de l’envoi de données, la soumission par webservice à été supprimée.

Mailing de masse

• Ajout d’un verrou pour les événements non chronotés de type « copie »
• Dans le rapport global, le nombre de mails envoyés à la plateforme est maintenant indiqué
• Dans le rapport l’objet était dupliqué. Corrigé

AR 24

• Consentement sur la plate forme

Lors de la recherche de consentement sur la plateforme une optimisation à été effectuée dés lors que le même compte est utilisé pour plusieurs utilisateurs

• Ajout d’une option envoyer vers AR24 sans MAJ de consentement

Permet d’optimiser pour les connexions « lente » et de ne pas consulter la base AR24 avant envoi des AR

F7 – liste des événements (syndic uniquement)

Ajout d’une action « Séparer les copropriétaires avec lien gérance activé »

Corrections diverses

F3

Onglet Plus – passage en pleine page : ne disparaissait pas à la consultation de la fiche tiers, à la création d’un événement et à la création d’un correspondant. Corrigé

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Myco

Version mobile

Ajout de l’entrée « Un immeuble »

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Extranet

Paramètres

Inactivation des comptes…

Ajout d’une option d’inactivation de comptes, liés aux mandats : Propriétaires, à la saisie de l’inactivité du dernier mandat (date de saisie + 30 jours)

Si vous cochez OUI, les mandats (et donc le propriétaire) ne seront plus publiés, après 1 mois.

Publication

Fournisseurs (intervenants)

Lors de l’envoi des fournisseurs, s’ils n’ont pas de code et mot de passe extranet, le système les génère automatiquement.

Intérêt ? Sous peu, pour les utilisateurs de la gestion des tickets, un accès « intervenant » sera possible (disponible d’ici octobre 2023)

Corrections diverses

Envoi des vignettes (Immeuble et lot)

Dorénavant, les fichiers en .jpeg sont envoyés. Jusqu’à présent, seuls les .jpg et .png étaient pris en compte

Tantièmes d’un lot

Les millièmes affichés d’un lot étaient aléatoires… Correspondaient à la 1ère clé trouvée (par ordre de création)

Désormais, on prend les tantièmes de la 1ère clé de l’immeuble (c’est-à-dire celle qui a l’ordre de tri le plus petit)

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Gestion des tickets

Créer un ticket depuis La Solution Crypto

Préambule

Le ticket crée depuis LSC peut l’être…

• A partir d’un raccourci en Gérance et/ou Syndic

• A partir d’un simple « F1 »
• D’un email reçu transformé en événement
• D’une notification reçue du service client (sous forme d’email) suite à une demande faite sur celui-ci. Dans ce dernier cas, l’enrichissement du ticket sera automatique car nous récupérons les informations liées à votre client.

1 – Création depuis un raccourci

SAISIR LES DONNÉES DU TICKET

Après un clic sur le raccourci, l’écran suivant vous est proposé. C’est un assistant de 4 étapes pour votre nouveau ticket

Etape 1

Informations

• Ordre de service / demande de devis

Cochez la bonne case.

C’est le nombre d’intervenant(s) défini(s) dans l’étape 3 qui déterminera si l’ODS ou la demande de devis est simple ou mulitple

• A qui

Définir le gestionnaire qui traitera le ticket

Choisir un utilisateur qui est publié sur l’extranet

• Date et heure

Sont renseignées automatiquement mais peuvent être modifiées, si besoin.

• Source

Informatif (mais obligatoire). Permettra par la suite d’obtenir des statistiques

• Sujet

Le sujet est important car est systématiquement repris dans toutes les correspondances avec les différents interlocuteurs

Copropriété (si ticket Syndic) ou Lot / Immeuble complet

• Ticket Gérance

Indiquez un immeuble (complet)  OU un Lot

• Ticket Syndic

Indiquez un immeuble

Identité à la source de la demande

Saisissez le tiers à l’origine de votre ouverture de ticket

Si vous passez par un événement et si vous avez préalablement renseigné ces informations, elles sont reprises automatiquement (cf. chapitre suivant)

Options

• Mode Silencieux

Ce mode vous permet d’avoir un contrôle totale sur la vie du ticket, c’est à dire d’empêcher le logiciel de générer des emails e/ou SMS automatiquement.

Exemple : vous créez un ODS mais vous avez déjà eu l’intervenant en ligne pour lui demander d’intervenir….. Activez ce mode, terminez la création du ticket et à la validation, rien ne sera envoyé à l’intervenant ou au demandeur

Ce mode, présent dès la création du ticket, restera visible à toutes les étapes vous permettant de le réactiver ou le désactiver à tout moment.

• Envoi du propriétaire (Gérance uniquement)

En activant cette option, vous transmettrez  le nom du propriétaire du bien (ou de l’immeuble complet) à l’intervenant afin qu’il établisse le document à son nom.

• Demander la présence sur place

Cette option n’est visible qu’avec un ticket de type « Ordre de service » (ODS). En effet, pour les autres types, la demande de présence sur place est envoyée de façon automatique

• Notifier les relances

Si vous activez cette option, les personnes désignées comme étant à notifier seront informées lors des relances envoyées à l’ntervenant.

• Important – Urgent

Ajout d’une notion « URGENT » à activer (ou pas) qui apparaît en gros et en rouge dans le 1er email envoyé l’intervenant (ODS et/ou Devis) et SMS

• Visibilité du ticket

Permet de définir qui aura accès au ticket que vous allez créer, via son extranet. En effet, les paramètres permettent de définir une catégorie par défaut mais vous pouvez l’adapter à chaque nouveau ticket.

Délais de relance

Vous avez la possibilité de déterminer vos délais de relances pour les devis et les factures. (en jours)

D’autre part, si vous désirez rappeler à l’intervenant le jour et l’heure d’intervention, une 3ème rubrique vous le permet (en heures)

Pour les ordres de service, seule la rubrique facture est visible

Etape 2

Sur cette étape, vous pourrez renseigner différentes descriptions qui seront destinées aux tiers concernés.

• Description

C’est VOTRE description du problème ou de la nature de l’intervention. Sera transmise aux intervenants.

Digicode : si un digicode est trouvé sur l’immeuble (ou l’immeuble du lot), celui-ci est affiché automatiquement à ce niveau

• Description originale

Si vous avez transformé un email reçu en événement, c’est le contenu de l’email qui sera affiché. Il faut le reprendre et le mettre en page.

Le picto  vous affiche le contenu en pleine page, si besoin.

Collez dans cette case les informations transmises par le demandeur

A NOTER : si la demande a été faite depuis le service client, cette donnée est renseignée automatiquement

• Description pour les notifier

Si vous notifiez des personnes, cette dernière leur sera spécifiquement réservée.

Etape 3

Intervenant(s)

Pour les tickets de type « Ordre de service » ou « devis simple », seul un intervenant est à définir. Pour le type « devis multiple » c’est autant que vous le voulez.

Le principe est simple : vous cliquez sur le picto  pour créer une nouvelle ligne dans le tableau, permettant l’ajout d’un intervenant.

Dans la 1ère colonne, tapez le compte fournisseur à qui vous faites appel pour votre ticket : 401xx

Une fois votre choix effectué, les données de l’intervenant sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Vous pouvez choisir d’envoyer par email ou par SMS ou ….les deux !

Deux exceptions cependant : la demande initiale de devis et la demande finale d’une facture seront systématiquement envoyées par email (et par SMS si vous avez coché la case)

Personne à contacter

• Personne à contacter

Puisque vous demandez à un tiers (fournisseur) d’intervenir sur site, il peut avoir besoin de contacter une personne pour y accéder. Saisissez à ce niveau les coordonnées (et un commentaire éventuel)

Le principe est simple : vous cliquez sur le picto  pour créer une nouvelle ligne dans le tableau, permettant l’ajout d’un tiers…

Une fois votre choix effectué, les données du tiers à contacter sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Il est également possible de saisir un commentaire sur le tiers à contacter, qui sera transmis à l’intervenant

Personne(s) à notifier

• Notifications

Notifier un tiers signifie qu’il sera alerté de façon automatique des étapes importantes du ticket.

Le principe est simple : vous cliquez sur le picto  pour créer une nouvelle ligne dans le tableau, permettant l’ajout d’un tiers…

Une fois votre choix effectué, les données du tiers à contacter sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Etape 4

Documents

Cette étape vous permet d’ajouter tout document (photo, PDF, etc…) qui sera transmis à l’intervenant puis stocké dans le ticket. A la fermeture du ticket, si vous procédez à un rapatriement des pièces vers LSC, les documents seront également joints.

Envoyer et créer le ticket sur l’extranet

Une fois les documents insérés, vous pouvez valider et lancer la création du ticket sur l’extranet depuis votre formulaire LSC.

Cela vous créera, pour historisation, deux (ou plus) événements. Le 1er au niveau du demandeur, le second au nom de l’intervenant.

Si vous lancez un ticket multi, un événement par intervenant sera alors crée

Modèle à utiliser

Vous pouvez déterminer dans les paramètres  (Syndic ou Gérance) le modèle d’événement à utiliser. cf. ci-contre.

2 – Création depuis un événement

Si la demande émane du service client, vous recevez, en tant que destinataire de celle-ci, un email récapitulant la problématique du jour, le lot (ou immeuble) concerné, et les pièces jointes éventuelles

Rangez votre email pour en créer un événement.. tous les éléments de l’email seront récupérés et utilisés pour le futur ticket

Sinon, faites F1, renseignez le tiers concerné (demandeur), saisissez Immeuble et/ou Lot et PJ’s.

b) Validation et création du ticket

Lorsque vous validez votre événement, vous devez, pour créer un ticket, faire un CLIC LONG sur le bouton « valider » et accéder à la dernière rubrique :

• Valider et créer un ticket Gérance

OU

• Valider et créer un ticket Syndic

c) Interface de création du ticket

Après validation de votre événement, vous arrivez sur la même interface que celle utilisée via un raccourci avec en plus certains informations issues de l’événement préremplies

 

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MODULE SYNDIC

Budget

Budget opérations courantes

Affichage par clé de répartition

Ajout d’un menu pop-up (déroulant) permettant de faire une sélection par clé de répartition.

Un clic maintenu sur le bouton permet de choisir une clé

S’affichent ensuite les comptes liés à la clé avec un recalcul des totaux par colonne

Quelques précisions

• Les boutons « Correctif N » et « Correctif N+1 » affiche également les comptes de la clé
• Le bouton « + » en haut à droite tient compte de la présentation par clé : si une clé est choisie, seuls les comptes portant sur cette clé sont accessibles.
• Le bouton « ++ » ne tient pas compte de la clé sélectionnée et affiche toutes les lignes

Les boutons « Changer d’exercice », « définir N » et « définir N+1 » traitent et ou affichent tous les comptes
+ lors de la validation, le budget est recalculé si un choix de clé a été fait.

Gestion des répartitions (décret de 2005)

Répartition

Il n’est plus possible de supprimer une ligne de répartition sur un exercice clôturé pour laquelle la comptabilisation est faite sur un exercice non clôturé.

Il faut pour cela demander « Supprimer en conservant les écritures »

Décompte de charges ou d’appel de fonds

Les lignes « Total individuel » et « Montant de la régularisation » passent en gras

Impression appel de fonds

Le rappel concernant l’article 10 correspondait à l’article 5 du décret du 27 juin 2019. Dorénavant, s’affichera le texte de l’article 12 du décret du 2 juillet 2020.

Pour mémoire : « Extrait de l’article 10 du décret du 17 mars 1967, modifié par l’article 12 du décret du 2 juillet 2020 :
 » A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu’elles soient inscrites à l’ordre du jour d’une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l’ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l’assemblée suivante.
Lorsque la convocation de l’assemblée générale est sollicitée en application de l’article 17-1 AA de la loi du 10 juillet 1965, le syndic ne porte à l’ordre du jour de cette assemblée que les questions relatives aux droits et obligations du ou des copropriétaires demandeurs.
Le ou les copropriétaires ou le conseil syndical qui demandent l’inscription d’une question à l’ordre du jour notifient au syndic, avec leur demande, le projet de résolution lorsque cette notification est requise en application des 7° et 8° du I de l’article 11. Lorsque le projet de résolution porte sur l’application du b de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, il est accompagné d’un document précisant l’implantation et la consistance des travaux. »

Suivi des fonds travaux

Etat de situation par lot

Ajout d’une possibilité de borner les écritures

Listes

Comptes

Ajout d’un « aller à budget »

Budgets

Ajout d’un « aller à compte »

Assemblée générale

Convocation

Formulaire de vote par correspondance

Le formulaire « PDF » a été modifié sur points suivants :

• Page 1 : La police devient Arial 9
• Pages tableau votes : La police des titres de résolution, et infos votes devient Arial 9 pour pouvoir imprimer des titres sur 3 lignes
• La page des dispositions légales s’imprime désormais en dernière page

Saisie des présences

Votes par correspondance

• Tous non votants

Ajout d’un bouton « Tous NON VOTANT » sur la saisie du 2ème vote

Saisie des votes

Ordre de vote des résolutions

Lors de la saisie des votes, l’ordre des votes est désormais conservé. Dans notre copie ci-dessous, par exemple, la résolution « 5 » a été votée après la résolution « 1 » et avant la « 2 » puis nous sommes passés à la résolution « 7 » avant de reprendre la 3.

Conséquence : le rapport d’AG est constitué dans l’ordre des votes

Bouton « résolution suivante »

Ce nouveau bouton vous permet de changer de résolution une fois la précédente votée sans avoir à passer par le menu déroulant et faire votre choix dans la liste.

Si, la résolution qui vient d’être votée permet un revote (de l’article 26-1 au 25  ou du 25-1 au 24), et, si vous cliquez quand même sur « Résolution suivante », LSC affiche un message vous demandant de consulter le résultat

Si, malgré tout, vous voulez passer à la résolution suivante, dans ce cas précis, ouvrez là avec le menu déroulant

Menu déroulant

Le menu déroulant permettant l’affichage des résolutions à voter a subi les modifications suivantes :

• La largeur du pop-up n’est plus limitée en environnement Windows
• La limite est agrandie de 15 pixels en MacOS

Calcul du rapport

Message « Toutes les résolutions ne sont pas votées »

Jusqu’à présent, seul ce message s’affichait. Dorénavant, vous aurez la liste des résolutions concernées

Registre des copropriétés

Nouvelles données envoyées vers le registre

• Suivi de la norme de mars 2023 avec la balise « comptesNonApprouvés »
• Date du Plan pluriannuel des travaux

Corrections (améliorations) diverses

Assemblée générale

Ordre du jour

Si, dans l’ordre du jour, une sous-résolution était supprimée, alors les votes par correspondance déjà saisis n’étaient pas mis à jour.
Désormais, si on supprime une sous-résolution dans l’ordre du jour d’une AG qui a été convoquée et pour laquelle des votes par correspondance ont déjà été saisis… Alors la sous-résolution supprimée est également supprimée du vote par correspondance.

Calcul du rapport

Message « Toutes les résolutions ne sont pas votées »

Il arrivait que ce message s’affiche alors que toutes les résolutions apparaissaient comme votées !

Dorénavant, un contrôle d’intégrité est fait au moment de cliquer sur « calculer le rapport » et, si besoin, élimine les résolutions dites « fantômes » (résolution supprimée que le logiciel a encore en mémoire)

Tous modules

Alarmes liées aux lots

Ecran d’accueil

Les alarmes lots (type >=60 à <70) sont désormais consultables en double clic par tous les modules. Auparavant, seuls les utilisateurs rattachés au module « Syndic » pouvait les consulter.

Corrections (améliorations) diverses

Liste des lots

Ouvrir dans une autre application

Dans le fichier csv généré, la colonne Type (critère 1) était vide

Lien Syndic – Gérance

Documents Syndic

Les documents syndic (décompte appel de fonds ou régularisation des charges) sont désormais également associés aux écritures de la gérance.

Conséquence ? Vous pourrez (par exemple) récupérer lesdits documents pour les joindre au relevé de gérance adressé au propriétaire

Module GÉRANCE

ADMINISTRATION

Nouveau paramètre – facturation loyers

Ajout d’un paramètre nommé : « Toujours utiliser le numéro de facture de l’entité ».
Si coché, lors de l’appel de loyer, si le locataire est marqué « Avec création de facture », alors la pièce est valorisée avec le n° de facture de l’entité.

Informations Dépôt de garantie

Déplacement des données liées au DG de l’onglet « Gérance » vers sur la dernière page, onglet « DG »

Intermédiation sociale – gestion des dispositifs

VDispositif([LotIdRef;$P2;$P3)

Ajout d’une nouvelle fonction permettant de voir les dispositifs associés à un lot

• $P2 = 0 (ou absent) = le dispositif actuel
  = 1 = tous les dispositif

 

• $P3 = 0 (ou absent) = sans les dates
  =1 = avec les dates

LOCATAIRE

Révision

Pas de rappel loyer (mode « France » uniquement)

La case « Pas de rappel de loyer » est cochée par défaut en création de locataire

Révision par rapport à l’indice du bail

Cette options est désormais visible

• Directement sur l’onglet « bail, révision et DG » si vous êtes sur l’ancien mode de révision
• Dans les conditions de révision (rubrique du même onglet) en nouveau mode

Bail, révision et DG

CAF

Date du signalement d’un impayé à la CAF

Ajout de cette information traitée automatiquement lors de l’envoi des fichiers à la CAF

Déclaration des impayés de loyer

Nouveautés

• Modification de la sélection des locataires : identique à celle pour les révisions annuelles avec comme critère supplémentaire, CAF_DateSignalementImpaye à 00/00/0000
• Modification de l’évaluation de l’impayé : est considéré comme impayé, le locataire pour lequel le solde est supérieur à 2 fois le montant loyer + charges – APL
• Une fois déclaré, la fiche locataire est valorisée au  niveau du champ « Date de signalement de l’impayé » à la date du jour du traitement.

PROPRIETAIRE

Déclaration d’occupation

Numéro fiscal

Ajout du numéro fiscal si celui-ci a été renseigné sur le lot de la façon suivante :

• en donnée complémentaire :  « Fiscalité:N° fiscal »

Type de bail

Possibilité d’ajouter (ou pas) le type de bail

Conjoint

Si les données complémentaires de la fiche tiers inhérentes au conjoint ont été saisies, elles sont dorénavant prises en compte

Nom de naissance

Prise en compte du nom de naissance, toujours au niveau des données complémentaires du tiers.

Format fichier

• Modification de l’encodage pour faciliter l’ouverture directe dans Excel
• Le loyer mensuel n’était pas… mensuel  => corrigé
• Le pays pouvait apparaître en clair à la place du code Insee  => corrigé
• Date d’effet du loyer : prend la date de dernière révision si valorisée (date 1er quittancement sinon)
• Lots vacants et date de fin d’occupation : nous prenons en compte la date de départ du dernier locataire
• Ajout de 5 colonnes pour le conjoint : nom, date de naissance, lieu de naissance, département de naissance et pays

Etat civil : date et lieu de naissance

Si les données complémentaires « Etat civil:Date de naissance » et « Etat civil:Lieu de naissance » ne sont pas trouvées, LSC fait alors une recherche sur d’autres données, celles de CLAC, notre partenaire qui propose les dossiers locataires (qui mettent à jour LSC automatiquement quand ils sont validés) =>  « CLAC:date_de_naissance » et « CLAC:lieu_de_naissance »

 

 

 

 

Retrouvez CLAC sur notre store !

 

 

 

Déclaration des loyers – Tous modules (Nouvelle Calédonie)

Ajout d’un nouveau raccourci intitulé « DECLARATION LOYER » (attention, il est présent dans la liste complète mais pas dans vos raccourcis, vous devez donc l’ajouter sur votre écran d’accueil)

Il permet, après le choix de l’année de référence (de calcul) de créer un fichier en format .CSV sur 6 colonnes

Principes

• Après sélection de l’année, LSC recherche toutes les écritures comptables portant sur des comptes propriétaires de type loyer ou charge.
• Un fichier est créé par entité comptable.
• Si l’entité est de type « L » (Saisonnier), les locations sont considérées saisonnières. Le critère « meublé » est pris dans les données complémentaires.
• L’identifiant fiscal et le RID sont des données complémentaires sur la table TIERS : « Fiscalité:Identifiant » et « Fiscalité:RID ».

Si elles n’existent pas, LSC prend alors la rubrique « Technique 1 » du tiers pour l’identifiant fiscal et « Technique 2 » pour le RID

Dans les faits…

Après clic sur le raccourci, vous obtenez :

Après validation, un message de génération du (des) fichier(s) est affiché puis après avois cliqué sur « OK », la fenêtre contenant le(s)dit(s) fichier(s) s’affiche

Pour le résultat suivant :

FACTURATION SCI

Entité

Nouveau mode de facturation

Ajout d’une nouvelle option pour la facturation SCI : avec cumul locataire et blocs séparés.

Permet d’avoir un résultat identique au mode « sans cumul », mais avec une seule ligne sur le 411 et un bloc d’écriture par locataire.

CORRECTIONS DIVERSES

Régularisation des lots isolés

Imprimer vers un événement

Désormais, quand vous générez le décompte du locataire, son numéro interne de compte est stockée sur l’événement.

Deux avantages :

• A partir des locataires, si vous faites « aller à événement », celui-ci sera montré
• L’événement de régularisation des charges peut être publié sur l’extranet (si bien sûr le modèle d’événement attaché est paramétré pour cela).

Nombre de quittancements

Cette rubrique (en bas à droite) ne permettait l’affichage que de 0 à 9. Désormais, c’est 0 à 99

Régularisation des charges – immeuble complet

Le bouton « Réaffectation des charges sur la période » ne répercutait pas sur l’OD l’éventuelle pièce comptable attachée à l’écriture d’origine. La conséquence était qu’un état des dépenses avec récupération des pièces comptables ne prenait pas en compte celles liées à la réaffectation.

Facturation honoraires de mise en location (Nouvelle Calédonie)

La ligne de taxe commençait toujours par TVA. Désormais, c’est TGC.

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MODULE COMPTABILITÉ (tous modules)

Virements SEPA

Paramètres

Regrouper les fichiers par BIC pour les virements multi-activités  (syndic uniquement)

Ajout d’une boite à cocher  « Regrouper les fichiers par BIC pour les virements multi-activités »

Puis, en module de paiement….

Si plusieurs fichiers sont générés, et, si la boite est cochée, ils sont fusionnés.

• Les fichiers résultats de la fusion sont déposés dans un dossier « année + mois + jour + heure de fusion » dans le dossier fichiers fusionnés
• Les fichiers de base à la fusion sont déposés dans le dossier « fichiers traités »

Cette option est identique à l’utilitaire de fusion des fichiers de virement présent en saisie comptable. Elle a donc été automatisée si la fonction est activée dans les paramètres.

Utiliser nom et adresse du titulaire du compte plutôt que du tiers

Ajout d’une autre boite à cocher nommée « Utiliser nom et adresse du titulaire du compte plutôt que du tiers »

En virement SEPA, si la boite est cochée et zone « Adresse du titulaire du compte » renseignée, plusieurs cas de figure :

• 1 seule ligne trouvée -> ligne 1 = nom du créditeur + adresse du tiers + CP et ville du tiers
• 2 lignes trouvées -> ligne 1 = nom du créditeur + ligne 2 = adresse + CP et ville du tiers
• 3 lignes trouvées -> ligne 1 = nom du créditeur + ligne 2 = adresse + ligne 3 = CP et ville

Si  « Adresse du titulaire du compte » est vide alors on prend nom, adresse et CP Ville du tiers (comme avant)

Informations contenues dans un colocataire ou indivisaire

Nouvelle variable : VCompte_Indiv([Compte]IdRef; P2; P3)

Uniquement en 6.3.2, à partir du 14 juillet 2023

Utilisable pour récupérer les informations des fiches indivisions ou colocations d’un compte.

• P2 = le numéro du champ

Astuce pour trouver un numéro de champ : faites un état rapide à partir de la liste des indivisaires/ colocataires, ajoutez la colonne qui correspond à l’information désirée puis double cliquez sur la colonne pour voir le numéro de champ : ce que vous intéresse correspond aux derniers chiffres : qrColonne(« 067005 « )

• P3 = sa place dans la sélection (1er, 2ème, 3ème)

Voici des exemples d’utilisation de cette variable :

Coloc 1 / Indivisaire 1

Genre : vCompte_Indiv([Compte]IdRef; 5; 1)
Nom : vCompte_Indiv([Compte]IdRef; 4; 1)
Email : vCompte_Indiv([Compte]IdRef; 18; 1)
Montant CAF : vCompte_Indiv([Compte]IdRef; 30; 1)
CAF n° allocataire : vCompte_Indiv([Compte]IdRef; 28; 1)​
Tantièmes : vCompte_Indiv([Compte]IdRef; 12; 1)​
Iban : vCompte_Indiv([Compte]IdRef; 15; 1)
BIC : Iban : vCompte_Indiv([Compte]IdRef; 16; 1)

​Coloc 2 / Indivisaire 2

Genre : vCompte_Indiv([Compte]IdRef; 5; 2)
Nom : vCompte_Indiv([Compte]IdRef; 4; 2)
Email : vCompte_Indiv([Compte]IdRef; 18; 2)
Montant CAF : vCompte_Indiv([Compte]IdRef; 30; 2)
CAF n° allocataire : vCompte_Indiv([Compte]IdRef; 28; 2)​
Tantièmes : vCompte_Indiv([Compte]IdRef; 12; 2)
Iban : vCompte_Indiv([Compte]IdRef; 15; 2)
BIC : vCompte_Indiv([Compte]IdRef; 16; 2)

Et ainsi de suite …

Rapprochement bancaire

Impression depuis le rapprochement

Le bouton « Imprimer » permet désormais de créer un événement.

Vous pourrez ainsi les historiser, voire …les publier !

Facture

Passer en comptabilité

L’événement « facture » est désormais attaché à l’écriture portant sur le compte client (41)

Corrections diverses

Liste des écritures

Ouvrir dans une autre application

Le « format nombre » était conservé à l’export, affichant les nombres avec le séparateur de milliers. Il n’était pas possible de faire des formules sur le tableur car ses données n’étaient pas considérées comme des nombres. Dorénavant, plus aucun format n’est appliqué au montant Débit et au montant Crédit.

Module de paiement

Salaire

Après avoir choisi l’option des salaires, la validation procédait à un lettrage des comptes concernés, toujours par montant. Ne tenait pas compte du mode de lettrage du compte. Corrigé

Balance des fonds mandants

La ligne de total ne permettait pas l’affichage d’un montant supérieur à 1 000 000. Il était tronqué par les séparateurs de colonnes. Corrigé

Bilan d’activité

Syndic

La date de fin est maintenant utilisée comme date de référence en mode syndic

Export

• Les formatage de nombres sont supprimés
• Les libellés des colonnes de cumul n’étaient pas les bons. Corrigé

Consultation d’un compte

Le « clic long » sur une écriture, qui donne accès aux pièces comptables attachées, pouvait donner une liste de documents non souhaités. Corrigé

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Administration

Administration métier

Fusion Crédit du Nord – Société Générale

Ajout d’une option « Fusion Crédit du Nord et Société générale »

Permet la mise à jour des fiches

• ENTITE,
• PLAN COMPTA DE BASE
• COMPTE

Pour les RIB et IBAN, à partir d’un fichier à 2 colonnes : ancien IBAN et nouvel IBAN

Comment insérer les déclarations, les paramétrer puis lancer le calcul des revenus fonciers 2022

Sommaire

(*) Tous les éléments marqués en bleu indiquent une nouveauté

Tous les points par module sont cliquables et permettent d’arriver directement sur la rubrique escomptée. Un bouton « retour sommaire », placé au même niveau que chacune des rubriques énumérées ci-dessous permet de revenir en tête de document en un clic.

I – Problématiques de la déclaration 2022
– Dates de déclaration des revenus 2022

II – Comment gérer les revenus fonciers dans La Solution Crypto ?
– Les formules conditionnelles
– Calcul d’un forfait par local

III – Calcul des revenus fonciers

– Vérifier les codes fiscalités
– Vérifier les locataires partis

IV – Vérification des calculs

V – Imprimer les déclarations

VI – Quelques précisions sur cet état

VII – Explications des lignes 229 & 230 inhérentes aux copropriétaires bailleurs

VIII – Les régimes d’imposition

– Le régime micro-foncier
– Le régime réel d’imposition

IX -Module SCI : état préparatoire pour la déclaration 2072

Préambule

LES DÉCLARATIONS 2044 NE SONT PAS ENCORE DISPONIBLES SUR LE SITE DES IMPOTS. NOUS VOUS PROPOSONS DONC DES PROJETS BASÉS SUR LES MODÈLES DE L ANNÉE… 2021

+ en y intégrant les modifications trouvées sur les déclarations 2072 pour les lignes habituellement identiques.

Pour mémoire, la Solution Crypto vous propose la possibilité de modifier les déclarations avant impression ; les revenus fonciers se divisent donc en deux parties distinctes : le calcul et l’édition.

En fonction du statut fiscal des propriétaires, nous vous livrons 5 états préparatoires :

Déclaration 2072

• REVENUS SCI 2022 (2072-S)
• REVENUS SCI 2022 (2072-C)
• REVENUS SCI 2022-CRL 2022.txt

Déclaration 2044

• Projet 2044 – R.F. 2022 (identité)

Le calcul par identité permet un regroupement sur une même déclaration pour des propriétaires qui auraient plusieurs comptes pour un même immeuble

• Projet 2044 – R.F. 2022 (indivisaire)

Le calcul par indivisaire permet de calculer une déclaration par indivisaire faisant ressortir sa quote-part. Ce calcul est fait « par compte » et non pas « par identité » comme le fichier précédent. Si vous n’avez pas d’indivisions, le 1er est un meilleur compromis.

• Projet 2044S (P.R.U.) – RF 2022.TXT (concerne les propriétés rurales et urbaines)

• Projet 2044S (I.S.) – RF 2022 (concerne les immeubles spéciaux)

A NOTER : nous ne gérons pas les déclarations liées aux meublés

I – Problématique de la déclaration 2022

Aucun changement par rapport à la déclaration 2021 !

Dates de déclaration de revenus 2022

2072

début mai 2023

2044

13 avril 2023 : ouverture du service de déclaration des revenus 2022 par internet

*22 mai 2023 : date limite de déclaration 2022 sur les revenus 2022 en version papier

*25 2023 : date limite de déclaration 2022 sur les revenus 2022 par internet pour les départements 1 à 19

*1er juin 2023 : date limite de déclaration 2022 sur les revenus 2022 par internet pour les départements 20 à 54

*8  juin 2023 : date limite de déclaration 2023 sur les revenus 2022 par internet pour les départements 55 à 976

(*) source : economie.gouv.fr

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II – Comment gérer les revenus fonciers dans La Solution Crypto ?

Mise en place de l’état des revenus fonciers 2022.

INSERTION DE L’ETAT

Une fois la mise à jour installée, il convient d’importer le nouvel état (reçu en pièce jointe du mail ou à demander à notre service hotline). Pour ce faire, à partir du menu Propriétaire, option « Revenus fonciers : calcul »

Déployez la clé, puis cliquez le bouton +

Puis, cliquez le bouton Ouvrir et ouvrez le document « Projet 2044 – R.F. 2022 (par identité)

–            L’état est composé des nouvelles lignes correspondant à la déclaration fiscale.

–            Les codes fiscalités indiqués sont ceux d’un paramétrage de base.

Il convient d’adapter chacune des lignes en fonction de vos besoins et du paramétrage que vous avez effectué dans LSC.

 

ONGLET ETAT

Les codes ACTION :

(Accessibles par le menu déroulant « code action » en haut à droite)

• • Code action 00 : permet d’imprimer un titre en gras. Seule la zone « libellé » sera imprimée.
  • Code action 01 : permet d’imprimer une ligne. Seule la zone « libellé » sera imprimée.
  • Code action 02 : présente les recettes en fonction des codes fiscalités définis, pour les lots soumis à la CRL.
    N’est utilisé que pour la déclaration SCI avec CRL (2072-CRL 2022)
  • Code action 06 (ou 11) : présente les recettes (ou les dépenses), en fonction des codes fiscalités définis, sans tenir compte de l’assujettissement ou non à la CRL.
  • Code action 12 : permet de présenter un total de ligne
  • Code action 13 : permet d’appliquer le taux de déduction de la colonne au montant présent sur une ligne. Utilisé sur la ligne 190
  • Code action 14 : permet de calculer un montant qui résulte de la valeur indiquée dans la rubrique « Code fiscalité ou n° de ligne » multipliée par le nombre de lots gérés, tel qu’il apparaît sur l’état locatif. L’état est proposé avec la valeur 20. Utilisé sur la ligne 130.

Les formules conditionnelles

Il est possible de définir des formules conditionnelles pour l’établissement des calculs.

Les symboles [ ] permettent d’exprimer la condition d’existence d’écritures liées à un code fiscalité.

Par exemple, la condition suivante : s’il existe des écritures sur le code fiscalité 31, calculer 31+3PLNC-39CL sinon rendre 0 comme résultat, s’écrit : [31]+3PLNC-39CL

La condition d’existence est ici : il faut qu’il existe des écritures sur le code fiscalité 31 pour que le calcul soit réalisé.

Exemple d’utilisation classique : la taxe foncière

Celle-ci est déductible mais seulement pour la partie non récupérée sur le locataire (taxe d’ordures ménagères).

Sur l’état de préparation, pour la ligne 227, nous avons saisi [3TF]+32TOM-32TOMP

En clair, nous ne tenons compte de la TOM qu’en fonction de l’existence d’une taxe foncière (3TF) sur le propriétaire + nous tenons compte de l’utilisation du code 32TOMP, taxe payée par le propriétaire, notamment via le module « Taxe foncière ».

Le calcul d’un forfait par local

Le- code action 14 permet de calculer un montant qui résulte de la valeur indiquée dans la rubrique « Code fiscalité ou n° de ligne » multipliée par le nombre de lots gérés, tel qu’il apparaît sur l’état locatif. L’état est proposé avec la valeur 20 par défaut.

 ONGLET OPTIONS

I – Cadres Entête et pied de page

Vous déterminez dans cette partie comment vous affichez vos entête et pied de page. Sur toutes les pages, sur la 1ère seulement, etc…

+ Ne pas imprimer le titre (ne tient pas compte du titre de l’état à l’impression)

II – Cadre « Note à imprimer »

+ Largeur complète

La zone de notes, qui ne s’imprimait que sur une moitié de page, peut maintenant prendre toute la largeur de la page, en cochant cette option

+ Affichage zone de notes

Vous pouvez également définir où s’affichera la zone de notes. Trois possibilités :

• Uniquement sur la 1ère page de l’état récapitulatif
• Sur la 1ère page de l’état récapitulatif et vide sur les autres
• Sur toutes les pages

III – Cadre « Revenus fonciers »

Par défaut, les revenus fonciers sont calculés par identité, c’est à dire que si vous avez un propriétaire avec plusieurs comptes 411xx, les informations seront regroupées par immeuble sur une seule déclaration.

Si vous désirez séparer les déclarations par compte, cochez la seconde option …Si vous avez des indivisaires, LSC proposera systématiquement une ligne par indivisaire mais avec les mêmes montants pour toutes les déclarations.

Si, en plus, vous cochez « Calcul par indivisaire », vous obtiendrez les montants de chaque indivisaire en fonction des pourcentages définis sur les comptes.

• Impression automatique sur l’état de l’explicatif de la colonne « Non Ventilé » (voir ci-après)
• Déclaration HT : en cochant cette case,  le calcul des recettes devient Crédit-Débit+DontTVA et les dépenses Débit-Crédit-DontTVA.
• N° de ligne à prendre en compte pour le calcul de l’exonération de CRL : on indique ici le numéro de ligne du total des recettes. (n’est plus d’actualité pour les personnes physiques depuis 2006)
• Seuil d’exonération : inchangé cette année, soit 1 830 euros (n’est plus d’actualité pour les personnes physiques depuis 2006)
• Etat locatif : afficher les lots secondaires

Si activée, alors le calcul créé une ligne par lot secondaire rattaché au lot principal sur l’état locatif

A savoir : si vous désirez occulter certains propriétaires dans les déclarations foncières, il existe une boite à cocher au niveau des mandats de gestion nommée « ignorer ce mandat dans les déclarations ». En cochant cette option, LSC ne tient plus compte du mandat et des lots qui y sont rattachés.

Important : si vous avez plusieurs mandats pour un même propriétaire, il est nécessaire de cocher cette option sur tous les mandats que vous gérez pour lui.

Précision : si vous avez lancé un 1^er calcul et que vous désirez en lancer un 2^ème en ayant entre temps changé le paramétrage (calcul sur Identités au lieu de calcul sur Comptes ou inversement). Au moment du calcul, un message vous demande si vous voulez « supprimer » ou « recalculer ». Il est INDISPENSABLE de cocher l’option « supprimer ». En effet,  toutes les fiches doivent être recalculées puisque ce n’est plus la même base de calcul.

III – Calcul des revenus fonciers

Menu propriétaire, revenus fonciers – calculs

Le bouton : « Vérifier…. » : doit être UTILISÉ avant tout calcul.

Donne un accès à un menu pop-up proposant trois options :

Vérifier les codes fiscalités : donne trois informations :

• Liste des codes fiscalités trouvés sur l’état mais pas en comptabilité
• Liste des codes fiscalités trouvés en comptabilité mais pas sur l’état
• Liste des codes fiscalités trouvés sur l’état mais qui n’existent pas dans la liste des codes fiscalités de LSC (c’est le cas par exemple du code 39ND de la ligne 230, expliquée ci-après).

 Vérifier les locataires partis : la ligne « 225 » des revenus fonciers permet à un propriétaire de déduire des charges non récupérées sur un locataire parti, si le dépôt de garantie ne couvre pas ses dernières. Comme ces sommes (non payées) ne transitent pas par le compte du propriétaire, nous vous proposons d’imprimer un document sur les locataires partis afin d’avoir les informations concernant leurs comptes avec le détail par codes fiscalités, notamment les codes de charges.

Une fois les vérifications et changements effectués, vous pouvez lancer le calcul …

Le principe est d’indiquer l’entité sur laquelle les calculs doivent être faits puis valider la fenêtre. La liste des comptes propriétaires est alors proposée (ou identités). Faire « tout traiter » pour lancer le calcul. Un thermomètre indique la progression du calcul.

A noter : après un 1er calcul, il est possible de relancer un nouveau calcul à tout moment sur une sélection donnée. Un message vous demande si vous désirez supprimer le calcul précédent ou si vous ne recalculez que sur votre sélection de propriétaires.

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IV – Vérification des calculs

Menu propriétaire, option « Revenus fonciers : édition ».

La liste des propriétaires est proposée.

Remarques

• Si vous avez paramétré votre état pour un calcul à partir des comptes, une ligne par indivisaire s’affichera sur la liste de gestion en cas d’indivision.
• La colonne « Table » indique « Tiers » si votre état est paramétré pour un calcul à partir des identités et « Compte » si ce calcul est fait à partir des comptes.
• La colonne « Code » indique le code identité si le calcul est fait à partir des tiers alors que c’est le numéro de compte qui s’affichera pour un calcul à partir des comptes.
• La boite à cocher de la 6^ème colonne indique si vous avez validé ou non la ligne de déclaration. Cette option n’est qu’une aide visuelle pour savoir ce que vous avez éventuellement déjà modifié et/ou validé. Aucune obligation cependant de valider une fiche avant l’impression.
• Un CTRL+clic (ou Pomme+clic sur Macintosh) sur la colonne « Destinataire » permet de fixer le tri et d’imprimer les documents dans l’ordre alphabétique. (CTRL+shift+clic permet un tri et une impression en commençant par la dernière lettre de l’alphabet).

Modification des déclarations

Si  vous désirez consulter et/ou modifier,  il suffit alors de faire un double clic sur le propriétaire désiré.

Vous êtes à ce moment en modification de la déclaration du propriétaire où LSC vous affiche son adresse (modifiable) et les états par immeuble.

Les états affichés, s’il y a lieu, sont :

• l’état préparatoire : systématiquement proposé, même si aucun mouvement n’est trouvé sur la période.
• l’état locatif : reprend en détail les lots de l’immeuble, leur assujettissement ou non à CRL et pourquoi ainsi que leur taux d’abattement respectif. Donne le détail des lots principaux et secondaires si vous avez activé l’option (cf. chapitre précédent)
• Détail des dépenses non affectées à un immeuble : si la colonne non ventilée est renseignée dans l’état préparatoire, cet état vous en donne le détail.

• Détail de la ligne xxx : si un ou plusieurs codes fiscalités sont définis comme devant être «détailler en détail en annexe», LSC propose alors cet état.

Un double clic sur l’un des états conduit :

En  modification de l’état préparatoire où toutes les rubriques (sauf les encadrés en haut à droite sont modifiables).

Vous pouvez donc aller sur n’importe quelle ligne, qui après sélection, se matérialise sur la 1^ère ligne du tableau. Ensuite, vous pourrez modifier les montants proposés par le calcul. Toute modification sera dynamiquement prise en compte et toutes les sommes concernées par ce changement seront systématiquement recalculées.

Au niveau du tableau, trois boutons vous sont proposés :

Permet l’ajout d’une ligne. Son intérêt  n’est pas démontré pour l’état préparatoire mais il pourra être fort utile pour les deux autres états.

 Permet, après avoir sélectionné une ligne, de la supprimer.

Attention : si vous utilisez cette option, le re-calcul des lignes n’est plus dynamique.

 Un clic sur ce bouton permet de remettre tous les montants à 0. Un message de confirmation vous est alors proposé.

Après d’éventuelles modifications, il suffit simplement de valider cette fenêtre pour conserver ces changements.

Vous pouvez également supprimer tout état que vous ne voulez pas conserver en vous servant de l’option dans la vague bleue.

Une case à cocher « Validé » est présente sur cet écran. Cette saisie manuelle permet de repérer facilement les propriétaires pour lesquels vous considérez que la déclaration est juste (après modification ou non…..). Sans intervention de votre part sur cette option, elle restera non cochée. Cela n’aura cependant pas d’incidence sur l’impression ultérieure des revenus fonciers.

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V – Imprimer les déclarations

Déclaration par déclaration

Double cliquez sur une déclaration, LSC propose plusieurs options :

• à l’imprimante
• Aperçu page par page (à choisir pour un aperçu car la 1ère option ne le permet pas, même si vous cochez)
• Aperçu PDF
• vers des fichiers PDF
• Vers des événements

A l’imprimante :

Si cette option est cochée, c’est une impression classique qui sera effectuée.

Vers des fichiers PDF :

Ce choix permet, non plus d’imprimer, mais de créer des fichiers PDF sur le disque dur dans le dossier dont le chemin est défini dans le cadre « répertoire de destination ».

En cliquant sur le bouton «…», ce chemin peut être modifié.

Vers des événements :

Cette option permet de créer des événements rattachés au type événement défini et dont les pièces jointes seront les déclarations en format PDF.

Elles pourront être faxées ou envoyées par email aux propriétaires.

A noter : cette 3ème option a des contraintes d’utilisation, qui sont rappelées en rouge dans la fenêtre courante.

Puis, si vous optez pour « Vers des événements », il faudra choisir le modèle de courrier « *** Revenus fonciers », disponible dans le package livré pour les RF (Etats + modèle d’événement)

NB : mise en place de ce modèle : fichier, afficheur, préférences & administration, administration métier, tous modèles, modèles d’événements, lister. Sur la liste des modèles, cliquer sur « import » (vague bleue) et ouvrir le modèle ***revenus fonciers.

Imprimer en masse

A partir de la liste des déclarations, vous retrouvez également le bouton « imprimer liasse ». Il permet de lancer directement l’impression de toutes les fiches ou des fiches sélectionnées.

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VI – Quelques précisions sur l’état

(Attention, à l’heure où nous écrivons ces lignes, l’état 2044 n’est toujours pas disponible sur le site des impôts. C’est donc à partir de celui de l’année dernière que nous nous appuyons. Il est donc possible de certains numéros de ligne ne soient plus les mêmes !)

1) Colonne **NON VENTILE**

Cette colonne est renseignée quand LSC ne peut affecter certaines sommes trouvées dans les colonnes classiques. Si vous avez par exemple des lots d’un même immeuble ayant des taux d’abattement différents, les dépenses afférentes à l’immeuble seront affectées à la colonne « non ventilée », LSC ne pouvant pas connaître la quote-part pour chaque lot et donc pour chaque taux.

2) Colonne **0%**

Cette colonne correspond désormais au cas général.

3) Ligne 225

Indiquez ici le montant des dépenses incombant au locataire, payées par le propriétaire, mais dont le remboursement n’a pu être obtenu au 31 décembre de l’année de son départ.

Cette situation peut notamment se produire  à l’expiration du bail lorsque le locataire ne rembourse pas les charges locatives payées par le propriétaire et que le dépôt de garantie est insuffisant pour couvrir ces dépenses ou quand l’immeuble reste vacant entre la fin du précédent bail et la signature d’un nouveau.

Précision : ne peuvent être prises en compte les dépenses ayant déjà été déclarées dans des revenus fonciers antérieurs.

4) Détail des factures de la ligne 224 ou 150 sur la 2072 (à reporter en ligne 400)

Le détail des montants inscrits sur cette ligne est imprimé sur une page annexe, à condition que les codes fiscalités indiqués pour le calcul soient renseignés comme « Détailler cette fiscalité en annexe ».

Dans l’état que nous vous livrons, et par rapport aux spécificités 2019 (distinction entre travaux urgents et non urgents), aucun code fiscalité n’est défini. En effet nous avons subdivisé cette ligne en deux afin que puissiez définir sur chacune les codes fiscalités idoines

5) Ligne 227

Cette ligne fait ressortir la taxe foncière payée en 2022. Attention, la taxe d’ordures ménagères doit être retirée car elle n’est pas déductible  (puisqu’elle est récupérable sur le locataire). Si vous l’avez appelée à votre locataire en code fiscalité 32TOM, LSC soustraira ce montant automatiquement. Dans le cas contraire, il faudra une intervention de votre part pour obtenir une taxe foncière juste

–   C’est le code fiscalité 3TF qui est défini par défaut dans l’état.

6) Lignes 229, 230. Ces lignes sont propres aux charges de copropriété 

–   Ligne 229 : Provisions sur charges payées en 2022.

Les copropriétaires bailleurs doivent indiquer sur cette ligne le montant total des provisions pour charges et pour travaux votés versées en 2019 au Syndic.

Ces provisions comprennent indistinctement des charges déductibles ou non des revenus fonciers et des charges récupérables auprès des locataires.

–   les provisions concernées : seules sont déductibles les provisions pour charges prévues aux articles 14-1 et 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 sur la copropriété. Il s’agit des provisions affectées aux dépenses suivantes :

o         les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et des équipements communs de l’immeuble, comprises dans le budget prévisionnel

o         les dépenses pour travaux, qui n’ont pas à figurer dans le budget prévisionnel et dont la liste est fixée par le décret n° 2004-479 du 27 mai 2004.

Une fois la ventilation des charges opérées par le syndic de copropriété, le contribuable devra procéder à la régularisation de ces provisions. En effet, seules les charges effectivement déductibles, pour leur montant réel, et incombant de droit au propriétaire doivent être prises en compte pour la détermination du revenu foncier net taxable.

– Ligne 230 : Régularisation des provisions pour charges déduites en 2021.

Parallèlement à la déduction des provisions pour charges versées en 2021, vous devez régulariser les provisions pour charges déduites des revenus fonciers de 2021, en analysant le décompte de charges fourni par le Syndic suite à l’approbation des comptes de l’exercice 2021.

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VII – Explications des lignes 229 & 230  (2044) ou 14 & 16 (2072)

TRAITEMENT DE LA LIGNE 229 (ou 14 pour la 2072)

Supposons un exercice de copropriété du 1^er janvier 2022 au 31 décembre 2022. D’autre part, l’exercice précédent laissait apparaître une répartition créditrice en faveur du copropriétaire de 160 €.

Au cours de l’année civile 2022, un copropriétaire a versé au syndic 8 provisions, 4 pour les opérations courantes et 4 pour travaux :

> Provisions 2022 opérations courantes  (4 * 480)          =  1920 euros

> Provisions 2022  travaux                         (4 * 100)            =    400 euros

Total versé                                                                                  =  2320 euros

Si le solde (différence entre provisions et charges réelles de 2021) est débiteur, il convient de l’ajouter aux provisions sur charges. En effet, cela veut donc dire que vous n’avez pas assez déduit l’année précédente, raison pour laquelle ce montant est ajouté en ligne 229 et non en ligne 230

Cette somme serait donc à indiquer sur l’état des revenus fonciers, en ligne 229.

Dans notre exemple, la répartition est créditrice, elle sera donc traitée en ligne 230…

TRAITEMENT DE LA LIGNE 230 (ou 16 pour la 2072)

Arrêté de compte au 15/02/2021 pour l’exercice du 01/01/2021 au 31/12/2021 :

> Dépenses réelles 2021                                   =  1840,00 euros

> Provisions versées 2021  (4 x 500)             =  2000,00 euros

Ce montant correspond à votre ligne 229 de la déclaration antérieure

> Solde créditeur 2021                                      =     160,00 euros (1)

De l’analyse du compte de copropriété, il appartient au copropriétaire de ventiler les charges réelles de 1840 € comme suit :

Charges récupérables sur locataires                                                                        =   1 515 € (2)

Charges non récupérables et non déductibles des revenus fonciers             =        59 € (3)

Charges non récupérables et déductibles des revenus fonciers                                   =      266 €

(Honoraires syndic, impôts fonciers sur communs, travaux,….)

Les points (2) et (3) ont déjà été déduits (à tort) sur la ligne 230 de la déclaration précédente et doivent donc être indiqués ici en ligne 230 + la régularisation créditrice, soit :                              

 Déclaration 2044 du copropriétaire

Ligne 229 : provisions pour charges  payées en 2022               2320,00 €

Ligne 230 : Régularisations provisions versées en 2021          1734,00 €

                    (1515 (2)  + 59  (3)) +160 (1)

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VIII – Les régimes d’imposition

Deux régimes d’imposition sont proposés :

1- Micro-foncier

Ce régime est la « norme », c’est à dire que les contribuables sont placés de plein droit sous ce régime si les loyers bruts sont inférieurs à 15 000 euros et si la location n’est faite dans aucun immeuble « spécial » (Périssol, Besson, Robien, Malraux, …) Il permet de bénéficier d’un abattement de 30%.

Dans ce cas, c’est dans la déclaration 2042 qu’il convient de déclarer ses revenus.

A noter également qu’une personne qui possède des parts dans une ou plusieurs SCI peut également être au micro-foncier si au moins un de ses biens est  une location directe (hors SCI).

Si un bien bénéficie d’avantages fiscaux particuliers, c’est le régime réel qui doit être appliqué. Ce passage au réel se fait par le simple envoi de la déclaration 2044x. C’est cependant un engagement sur trois ans puis arrivé à ce terme un renouvellement tacite chaque année.

 2- Réel

Il consiste à déterminer le revenu foncier imposable en retranchant des revenus bruts déclarés, les frais et charges supportés dans l’année. Toutes les charges sont désormais déductibles pour leur montant réel.

• La ligne 221 « Frais d’administration et de gestion » : elle permet de déduire l’ensemble des frais pour leur montant réel.
• La ligne 223 « Primes d’assurances » : permet de déduire l’ensemble des primes d’assurance pour leur montant réel.
• La  ligne 222 « Autres frais de gestion : 20 € par local »

Dans certains cas, les loyers perçus en 2022 peuvent bénéficier d’une déduction spécifique

• déduction spécifique de 15 % : au titre du dispositif « Conventionnement ANAH (Cosse) secteur intermédiaire en zone B2.
• déduction spécifique de 26 % : cette déduction s’applique pour le dispositif Besson-ancien ou Scellier ZRR.
• déduction spécifique de 30% : cette déduction s’applique pour le dispositif  Scellier intermédiaire et pour le conventionnement ANAH (ou Borloo-ancien) dans le secteur intermédiaire ou ANAH (Cosse) secteur intermédiaire dans les zones A bis, A et B1
• déduction spécifique de 40% : cette déduction s’applique pour les carrières, sablières ou tout autre gisement minéral
• déduction spécifique de 45% : cette disposition s’applique pour le conventionnement ANAH (ou Borloo-ancien) dans le secteur social(ou très social)
• déduction spécifique de 50 % : au titre du dispositif « Conventionnement ANAH (Cosse) secteur social ou très social en zone B2 et en zone C.
• déduction spécifique de 60% : s’applique pour le conventionnement ANAH (ou Borloo-ancien) dans le secteur social ou très social.
• déduction spécifique de 70 % : pour les baux conclus à compter du 28 mars 2009 dans le cadre du conventionnement ANAH (ou Borloo-ancien), locations déléguées secteur social ou très social pour les conventions signées à compter du 28 mars 2009 ou autre titre du conventionnement ANAH (Cosse) secteur social ou très social, zones B2 et C.
• déduction spécifique de 85 % : au titre du dispositif « Conventionnement ANAH (Cosse) secteur intermédiaire, social ou très social dans le cadre d’une intermédiation locative sociale, quelle que soit la zone du territoire (A bis, A, B1, B2 pi C).

C’est la ligne « Déductions spécifiques » qui va permettre de renseigner cette éventuelle déduction.

Enfin, les notions initiées depuis… 2006 sont maintenues :

• la ligne 225 « Charges récupérables non récupérées au départ du locataire » : elle permet de déduire des charges habituellement récupérées sur le locataire mais qui n’ont pu l’être suite à son départ. C’est, à priori, le seul cas où des charges récupérables apparaissent sur la déclaration.
• pour les copropriétaires bailleurs, les lignes 229 « Provisions pour charges payées en 2022» et 230 « Régularisation des provisions pour charges déduites au titre de 2021 » feront l’objet d’une étude détaillée ci-après.

 

IX – Module SCI – déclaration 2072

Une fois la mise à jour installée, il convient d’importer les nouveaux états «REVENUS SCI 2022 (2072-C)»  & «REVENUS SCI 2022 (2072-S)» à récupérer sur votre espace client ou à demander à notre service hotline. La mise en place se fait via le menu « SCI », option « Revenus fonciers : calcul ».

Quel modèle utiliser ? Le 2072-C ou le 2072- S ?

La société immobilière doit souscrire une déclaration n°2072-S lorsqu’elle :

• est uniquement constituée d’associés personnes physiques ainsi que d’entreprises qui détiennent ces parts dans le cadre de leur activité professionnelle BNC quel que soit leur régime d’imposition, ou qui exercent une activité BIC ou BA ne relevant pas d’un régime réel d’imposition ; 1 Il s’agit du service des impôts des entreprises compétent ou de la Direction des Grandes Entreprises le cas échéant.
• n’est propriétaire d’aucune immeuble spécial (immeuble situé en secteur sauvegardé ou assimilé, ou immeuble classé monuments historiques ou assimilés) ;
• ne détient aucun immeuble en nue-propriété ;
• n’a opté pour la déduction au titre de l’amortissement pour aucun des immeubles (« Périssol », « Besson neuf », « Robien classique ou recentré »).

 

La société immobilière est tenue de souscrire une déclaration n°2072-C lorsque :

• au moins l’un de ses associés est une personne morale, ou lorsque ces parts sont détenues par une entreprise exerçant une activité professionnelle BIC ou BA relevant du régime réel (les régimes micro ainsi que les BNC quel que soit leur régime d’imposition, sont assimilés à des particuliers pour le calcul de leurs revenus) ;
• la société est propriétaire d’un immeuble spécial (immeuble classé monuments historiques et assimilés ou labellisé « Fondation du Patrimoine », immeuble situé en secteur sauvegardé ou assimilé pour lequel une demande de permis de construire ou une déclaration de travaux a été déposée avant le 1er janvier 2009 « ancien dispositif Malraux »), ou d’un immeuble détenu en nue-propriété, ou d’un immeuble permettant une déduction pratiquée au titre de l’amortissement (« Périssol », « Besson neuf », « Robien classique », « Robien classique ZRR », « Robien recentré », « Robien ZRR recentré », « Borloo neuf »).

 

 Les manipulations sont identiques à celles de la déclaration 2044, décrites précédemment.

Le fonctionnement de l’état est identique. La seule différence réside dans la sélection des écritures comptables prises en compte. En plus des écritures des comptes rattachés aux mandats de gestion, toutes les écritures portant sur un compte de classe 6 sont prises en compte dans les traitements, dès lors qu’elles ont une date d’écriture comprise sur la période de calcul et qu’elles ont une date d’échéance antérieure à la date de fin de période.

L’état suppose que les écritures de dépenses sont saisies avec un code immeuble et un code fiscalité.

• Si ce n’est pas le cas, vous pouvez paramétrer l’état pour ne faire apparaître que les recettes et éditer une balance des comptes de classe 6 pour les dépenses.
• Les lignes 3 (recettes brutes diverses, ANAH,…) et 25 (revenus de parts détenues dans d’autres sociétés immobilières non passibles de l’IS) ne seront valorisées que si les écritures comptables correspondantes sont affectées sur le compte « propriétaire » (41x).

 

Problématique de la Contribution sur les Revenus Locatifs (CRL)

La CRL a été supprimée à compter de l’imposition des revenus de 2006 pour les personnes physiques et les sociétés de personnes (SCI) dont aucun associé n’est soumis à l’impôt sur les sociétés (BOI 5 L-3-06).

Elle est maintenue dans les autres cas. La limite de 1830 € est appréciée sans ajustement au prorata temporis de la durée de location, et local par local.

Afin de vous permettre de remplir ces déclarations, LSC propose un état paramétrable utilisant des codes traitements adéquats.

Il est important de comprendre la méthodologie de réalisation de cet état préparatoire afin de pouvoir expliquer les  montants portés sur la déclaration.

Le document présente une page par propriétaire (choix d’édition par compte ou par identité) et par immeuble. Les lots par catégorie (et les locataires associés) sont présentés sur une page annexe (que le propriétaire peut joindre à sa déclaration).

 Assujettissement à la CRL

Les informations indiquées sur la fiche immeuble sont regardées en premier lieu par le logiciel.

–   Si l’immeuble est marqué en « Assujetti à TVA» ou,

–   S’il possède une date d’achèvement postérieure au 1/1/2001 : tous les lots attachés à l’immeuble sont non soumis à CRL.

 

Dans les autres cas, LSC prend en compte l’information indiquée au niveau du lot :

–   Exonéré CRL :   si l’option «Exonéré» (dans la partie Taxe additionnelle) est cochée ou,

–   Si la date de construction renseignée sur la fiche Lot est postérieure au 1/1/2001,
Les lots ne sont pas soumis à CRL

Soumis à CRL : dans tous les autres cas (sauf si les revenus de l’année sont inférieurs à 1 830 Euros).

Sur ce principe, on déduira 3 types d’immeubles :

–   Exonéré CRL

–   Soumis à CRL

–   Mixte (une partie des lots soumise, l’autre exonérée)

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Sommaire 

(*) Concernant la version 6.0.16, nous vous rappelons que la ligne 6.0.x n’est plus maintenue et que seules quelques modifications / nouveautés ont été apportées par rapport à la version 6.0.15. Cette information est précisée dans le sommaire ci-après.

Nouveau moteur 4D (uniquement en 6.3)

Module Organiseur

–créer un événement
–––mailing au correspondant principal
–– 4D write Pro : améliorations de certaines fonctions
–


Quadient (partenaire) : nouveaux paramètres

Corrections diverses

Extranet

Nouvelle norme d’export (2.0)
Gestion des notifications
Informations neutralisées
Corrections

Module Pagesimmo

– Export PagesIMMO et passerelle IMMOFACILE

Module Syndic

nouveaux automatismes écritures (uniquement en version 6.3)


Corrections diverses

Tous modules

Liste des immeubles – aller à clés de répartition
Fiche immeuble – Ouvrir dans une liste

Corrections diverses

Module Gérance

Locataire

– Régularisation des charges (immeuble complet) : imputation particulière (6.3)

Propriétaire

– Revenus fonciers 2022 (2072 et Projet 2044)
– Mandat : déclaration d’occupation
– Calcul d’honoraires : nouveau paramètre lié au libellé
Corrections diverses

Module Comptabilité

nouveau format CEGID QUADRA
nouvelles options (6.2 et 6.3)

Corrections diverses

Administration

Entêtes

Moteur 4D

La version 6.3.1r2 intègre la version 19.6 de 4D.

Module Organiseur

F3 – Historique

Créer un événement

Ajout d’un bouton « Créer un événement » sur les 2 dialogues (bouton visible uniquement en historique tiers)

F4 – Planning

RDV simultanés

La combinaison SHIFT (majuscule temporaire) + clic sur le bouton « Créer un RDV » donne l’accès à un dialogue permettant la création simultanée d’un tableau d’affichage sur la borne de date avec un RV par jour. Le RV est créé sur l’identité de l’utilisateur choisi.

Exemple d’utilisation : les congés.

 

Résultat

F7 – Liste des événements

Envoyer une copie… au propriétaire

Le menu « Envoyer une copie » s’est enrichi d’une option supplémentaire : « Envoyer une copie au propriétaire du locataire »

En attendant le module de communication….

F8 – Liste des tiers

Mailing au correspondant principal

Le bouton « Mailing » s’est enrichi d’une nouvelle rubrique permettant de forcer LSC le choix du correspondant principal (celui auquel une étoile a été affectée)

Bouton « Envoyer vers » sur les documents

Lot

Si LOT et événement, alors l’événement créé est valorisé avec code lot et immeuble

Immeuble

Si IMMEUBLE et événement, alors l’événement créé est valorisé avec code immeuble

Dossier

Si DOSSIER et événement, alors l’événement créé est valorisé avec code dossier

4D Write Pro (traitement de texte) – Uniquement en 6.3

« Recherche », « recherche suivant » et « remplacer partout » : utilisent dorénavant les méthodes 4D

• « Recherche » tient dorénavant compte aussi de l’entête et du pied
• « Recherche tient compte des caractères diacritiques (accents et cédilles)
• « Rechercher suivant » navigue entre corps, entête et pied
• « Remplacer partout » remplace aussi dans l’entête et dans le pied + tient compte des caractères diacritiques

Préférences utilisateur

Code d’accès et mot de passe

Les codes d’accès et mot de passe LSC sont maintenant modifiables directement par l’utilisateur

Groupes d’utilisateurs

Jusqu’à présent, les utilisateurs pouvaient être groupés de deux façons :

• par service
• toute l’agence

Dorénavant, vous allez pouvoir créer vos propres groupes et pouvoir les choisir dans les RDV du planning et les événements.

1ère étape : définition des groupes

C’est en administration que cela se passe…

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel

Le double-clic affiche un tableau vous permettant de définir vos groupes, à l’aide du bouton « + »

Donnez un nom à votre groupe et indiquez les initiales en faisant partie avant de valider

 

2ème étape : utilisation

• dans un RDV

• dans un événement (pour info)

Alarmes programmées

Fréquence

Une fréquence supplémentaire a été ajoutée dans les alarmes programmées : 2 ans

Externalisation de courriers

Fichiers illisibles

Ajout d’un « garde-fou » dans le cas où des fichiers en 4WP (traitement de texte) seraient illisibles au moment du traitement.

Quadient

Externalisation des courriers

Envoi direct via web service

Dorénavant, quand vous générez les documents, la question de l’envoi direct à notre partenaire vous est posée

Si vous répondez « NON », le fonctionnement sera le même que le précédent, soit le dépôt manuel des fichiers générés.

Pour que cet envoi fonctionne, vous devez préalablement remplir des informations fournies par Quadient :

• une URL
• un Login
• un Mot de passe
• Process externalisation

Accès : Menu paramètres, préférences et administration, administration métier, organiseur, configuration SMTP, FAX, SMS

Validez à l’issue ..

Taille des fichiers envoyés

• La taille limite des fichiers .zip est maintenant fixée à 40 MO (auparavant, c’était 50 MO). Au delà de ce poids, ce sont plusieurs fichiers .zip qui sont créés.

Envoi automatisé

• Lors de la génération des fichiers, vous avez dorénavant la possibilité de les envoyer directement chez Quadient sans avoir à récupérer ledit fichier puis à le déposer manuellement. Il suffit de répondre « OUI » quand la question vous est posée …

Masse mailing

• La validation sur la plateforme avant envoi est maintenant activée par défaut et n’est plus modifiable.

Correction

• Lorsque l’on effectuait un mailing depuis la liste des identités avec l’option d’envoi aux correspondants du tiers, si le tiers avait plus de 2 correspondants avec un email renseigné, un dysfonctionnement pouvait apparaître. Corrigé

Corrections diverses

Journaux comptables

Jusqu’à présent, n’étaient visibles que les journaux affectés à aucun module ou à tous les modules. Désormais, les journaux cochés « Comptabilité » sont également accessibles

Gestion des emails

Réception

Si l’email contenait une PJ de type EML, elle passait en PJ technique, donc n’était visible qu’en cliquant sur la roue crantée. Corrigé

Imap (protocole de relève)

La date de recherche des prochains emails à relever n’était plus (date de dernière relève – 1 jour) mais (date de dernière relève), ce qui pouvait occasionner un dysfonctionnement dans la relève des emails de fin de journée en cas de fort décalage de GMT (Exemple: Nouméa sur un serveur office365). Corrigé

Smtp (protocole d’envoi d’un email)

• Demander un accusé réception

L’adresse email (prénom et nom utilisateur <email>) est désormais nettoyée automatiquement de ses accents afin d’éviter que 4D ne l’encode et n’empêche ensuite (par exemple) Outlook  d’échouer à l’envoi de l’AR

• Fiche utilisateur

Ajout d’un bouton engrenage à côté de l’email d’expédition. Ce bouton n’est visible que si le serveur SMTP est de type office365 et le mode d’authentification est 4 (oauth2)
+ En clic long il est possible de lier l’adresse d’expédition à office365 ou de tester la connexion.

• Dorénavant,  l’envoi SMTP pour l’adresse email de l’utilisateur, se fait avec le type d’authentification 0 à 4 de la fiche paramètre

En détail…
+ Si on est en type 4 (oauth) et que ni le mot de passe d’authentification ni le token n’existent pour l’utilisateur, alors le message est envoyé sous l’adresse email par défaut de la fiche paramètre
+ Si on est en type 4 et qu’il y a token et mdp renseignés alors l’email part avec l’adresse email renseignée pour le user en utilisant le token utilisateur
+ Si on est en type 0 à 3, et que le mot de passe est renseigné alors l’email part avec l’adresse email renseignée pour le user en utilisant le mot de passe
+ Si on est en type 0 à 3 et que le mot de passe utilisateur n’est pas renseigné, alors l’email part avec l’adresse et le mdp par défaut de la fiche paramètre. Selon le type de serveur, un message indiquant qu’on ne peut pas envoyer un message en tant que x alors qu’on est y risque d’être retourné par le serveur smtp.

F7 – Evénement

Mailing de masse

Lors d’un mailing depuis une liste d’événements, ceux-ci n’étaient pas chronotés automatiquement comme c’est le cas avec les autres options du menu « Expédier ». Corrigé

Envoyer une copie

En gestion multi langues,

• Les courriers générés l’étaient dans la langue du premier tiers chargé. On conserve dorénavant le courrier de l’événement de base dans la langue préférée du tiers.
• Le modèle d’événement en copie était dans la langue du premier tiers chargé. Corrigé

Amélioration du principe,

• Après modification du texte dans la langue du tiers de l’événement « template », le texte modifié se recopie sur les événements des tiers de même langue.

Exemple, mon tiers d’événement est « FR-BE », je modifie le texte du courrier d’accompagnement « FR-BE », celui-ci se recopie pour tous les autres tiers « FR-BE » de la sélection.

• Quand le tiers n’est pas de même langue que le tiers de l’événement « template », on recopie le modèle d’événement dans la langue du tiers, si cette déclinaison existe. Sinon c’est le texte de langue par défaut du modèle qui est utilisé.

Fichiers PDF’s (Mac uniquement)

L’oouverture d’un PDF pouvait être lente sur certains Mac. Corrigé

F8 – Tiers

Mailing

La création des courriers multi langues ne fonctionnait pas. Corrigé

F9 – Dossier

Impression à partir de la fiche

La date « clos le » était répétée sur chaque ligne à partir de la seconde page. Corrigé

Alarmes programmées

Liste (versions 6.2 et 6.3)

La colonne « Fréquence » ne s’affichait pas correctement. Corrigé

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Extranet

Nouvelle norme d’export (2.0)

Une nouvelle norme a été mise en place afin d’envoyer de nouvelles données et tenir compte de la prochaine version de l’extranet (réécriture visuelle complète) qui vous sera proposée prochainement

Nouveaux écrans (sortie prévue juin 2023)

En…avant première, l’écran d’accueil « espace copropriétaire » (non contractuel, Panda en option payante ? )

Nouvelles informations envoyées

• Critère 2 du lot (Gérance)
• Critère 2 et tantièmes de la clé « charges communes générales » du lot (Syndic)
• 3 premières photos de la fiche immeuble  (pour exploitation nouvel extranet)
• 3 premières photos de la fiche lot (pour exploitation nouvel extranet)
• Digicode de l’immeuble (utile pour la gestion des tickets Gérance et Syndic)
• Digicode du lot (utile pour la gestion des tickets Gérance et Syndic)

Notifications

Nouvelle gestion des notifications et de la notion de « nouveau document ».

Dorénavant, une notification ne sera envoyée qu’à la 1ère publication, y compris si le courrier est dépublié puis republié.

D’autre part, lors de la 1ère publication d’un document, une information est envoyée afin que le destinataire final reçoive une notification de « document non lu » lorsqu’il se connecte à l’extranet

(sera disponible uniquement dans le nouvel extranet)

Informations neutralisées

• Si la rubrique « service client » est décochée sur un compte, les données de login et mot de passe sont supprimées sur la fiche tiers (si aucun autre compte actif n’existe)
• Etat des dépenses (syndic). Le compte 705xxx n’est plus envoyé

Corrections

Envoi des données « Gestionnaire, assistant, comptable »  (fichier G_lots)

• Si l’état du lot n’était pas sur « non disponible », certaines données n’étaient pas envoyées.
• Si l’assistant n’était pas renseigné sur le compte du propriétaire, le gestionnaire n’était pas envoyé, même si rempli.

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Module Pagesimmo

Publication (et passerelle Immofacile)

Ajout des balises

• <DIAGNOSTICS/ERP/CONCERNE>
• <DIAGNOSTICS/ERP/DATE_ETABLISSEMENT>

 

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MODULE SYNDIC

Nouvelle mutation

OD suite mutation

Dorénavant, les OD post mutation intègrent aussi les comptes 7

Rappel : jusqu’à présent, seuls les comptes 102, 105, 1031, 1032 et 1033 étaient gérés

Budget

Budget Travaux (nouveau décret)

Il n’est plus possible d’utiliser le même compte 705 dans plusieurs budgets, sur le même exercice (tant que le 1er budget n’est pas clos).

Si le phénomène se produit (saisie faite avant la mise à jour), une erreur est consignée à l’impression des annexes.

Calculé en HT (ancien décret)

Le bouton « Imprimer détail » présente une nouvelle option permettant d’imprimer le réalisé courant

Etat d’avancement du budget

Ajout d’une Boite à cocher « Réalisé en HT »

Facturation des frais de relance

Le menu traitement s’est enrichi d’une nouvelle entrée vous permettant de créer des factures à partir des écritures du journal de relance liées à l’entité choisie.

Ces factures vous permettront, dans un 2ème temps, de les comptabiliser dans votre compta agence.

Principes

• L’entité syndic doit être liée à une entité de comptabilité générale (Cxx)

• Le code fiscalité SORD doit être lié à un code produit (qui sera utilisé dans les lignes de factures)

• Chaque écriture comptable trouvée correspondra à une ligne de facture sur le code produit défini
• La TVA liée à la ligne de facture est déterminée par le taux de TVA défini sur le code produit

Fonctionnement

Choisissez votre entité, le journal à prendre en compte et la borne de dates souhaitée pour la recherche des écritures de relance passées en syndic.

Validez à l’issue pour afficher les écritures qui seront prises en compte pour la facturation

Puis, vous traitez toute ou partie de la sélection …pour générer les factures…(événements non encore chronotés)

Traitement des factures

• Pour les imprimer, cliquez sur « Expédier »
• Si vous ne désirez pas les imprimer mais simplement les comptabiliser cliquez sur « Conclure »
• Une fois les événements chronotés, faites « aller à » … facture

• Comptabilisation des factures

A partir de la liste des factures, cliquez sur « passer en compta »

AG

Calcul du rapport

Dorénavant, si des résolutions ne sont pas votées au moment du calcul du rapport, nous vous indiquons les numéros desdites résolutions.

AG CONNECT

Améliorations apportées

• Projet de résolution

Si des retours à la ligne sont présents dans LSC, ils sont dorénavant gérés dans AG Connect

• Adresse de l’immeuble

L’adresse de l’immeuble est envoyée dans une balise spécifique qui sera prise en compte par AG Connect, notamment sur le PV d’AG.

Corrections (améliorations) diverses

Etat daté

Fonds travaux

Le solde des fiscalités « 65 » (SFTX), lorsqu’il n’était pas égal au compte 105, était ventilé entre QP lots vendus et QP lots conservés, y compris lorsque tous les lots étaient vendus. Corrigé

Désormais, si tous les lots sont vendus, c’est la QP lot vendus qui prend l’intégralité du solde.

Optimisation

Optimisation de l’affichage de la liste par un accès plus direct au compte 450 (sans passer par la fiche Mandat copropriétaire)

Gestion des compteurs – liste

Ne présentait, par défaut, que les clés « S ». Corrigé

Décompte de charges (mode belge)

Totaux

Le total lot et le total copropriété étaient incorrects, dans certains cas. Corrigé

Désormais, le total copropriété est le total des charges avec les frais privatifs (= état des dépenses)

Affichage

« Vos appels de fonds » et « Montant de la régularisation » étaient décalés de 10 à gauche. Corrigé

Décompte de charges (ancien décret)

En regroupement par lot, s’il n’existait pas de regroupement, alors une erreur pouvait apparaître. Corrigé

Corrigé

Lien Syndic -> Gérance

Les mouvements en brouillard d’encaissement syndic pouvait être créés sur un journal aléatoire. Désormais, LSC prend le journal de virement défini sur l’entité syndic et, à défaut,  prend le premier journal trouvé.

Tous modules

Liste des immeubles

Aller à… clés de répartition  (Syndic et Gérance)

Ajout d’un aller à « clés de répartition » depuis la liste des immeubles

Aller à… copropriétaire  (Syndic)

Ajout d’un « aller à » copropriétaire

Fiche immeuble

Ouvrir dans une liste

Le nombre de colonnes n’est plus limité à 99, donc plus limité à 99 clés de répartition.

Corrections diverses

DPE

Cocher la case « Non concerné DPE » pouvait créer des effets indésirables avec la plupart des informations à droite de l’écran qui n’étaient plus visibles. Corrigé

Module GÉRANCE

LOCATAIRE

Liste des locataires

Recherche  (uniquement en 6.3)

Ajout de la possibilité de rechercher des locataires par gestionnaire, comptable ou assistant

Révision

Fiche locataire

La case « Révision par rapport à l’indice du bail » dans l’onglet « Bail révision et DG » est déplacée sur le dialogue « Conditions de révision ».

Paramètres administration

La rubrique « Pour les classes F et G, en prendre en compte… » n’est désormais visible qu’avec le nouveau mode activé

Avis d’échéance et quittance (pré-imprimé)

Mode de règlement (coché)

Désormais, lorsque l’on coche « Avec mode de règlement », le compte bancaire coché « coupon-réponse »

Est utilisé pour présenter

• l’ordre pour libeller les chèques et/ou

• l’IBAN du compte pour les virements

Régularisation des charges (immeuble complet ou syndic)

Imputation particulière

Nouveau bouton « Imputation particulière » : permet d’ajouter, sur la répartition sélectionnée, une ligne pour un locataire.

Après clic, un écran de saisie de l’imputation est proposé :

Indiquez..

• Le compte locataire concerné (limité à ceux présents sur la période sélectionnée)
• La clé de répartition +récupérer les tantièmes de celle-ci pour le lot lié – Choix obligatoire pour placement dans le décompte
• Le code fiscalité concerné
• Le nombre de jours est calculé automatiquement en fonction de la période de répartition et des dates d’entrée/sortie du locataire
• Saisissez le montant à récupérer et l’éventuelle dont TVA
• Le montant à payer sera calculé en fonction des éléments précédents (Nb jours + quote-part)

La validation ajoutera une ligne dans le décompte de charges du locataire …

Contraintes…

• La ligne, une fois ajoutée, ne peut être supprimée ou modifiée SAUF à …supprimer et relancer la répartition
• Toute suppression de la ligne de répartition supprime toutes les lignes d’imputations ajoutées.

CLAC (partenaire présent sur le store pour gérer les dossiers locataires)

Quelques améliorations lors des retours dans LSC

Si le lot impacté n’a pas de mandat de gestion rattaché, donc on considère que c’est juste une recherche de locataire

• Mise en place de la gestion des retours en transaction (création de tiers seulement)

Si un locataire est crée (donc lot avec un mandat de gestion)

• La date du bail est remplie en automatique
• La durée du bail est remplie en automatique
• Les dates de la prochaine révision, d’échéance du bail, de 1er quittancement sont reprises.
• La périodicité est renseignée
• L’indice de révision est rempli en automatique
• La liste des locataires est présentée en cas d’import manuel / ou la liste des tiers dans le cas de la transaction

NEOVACOM (partenaire pour la gestion des fichiers CAF)

Départ d’un locataire

Dorénavant, lors du départ d’un locataire, c’est la date de début de bail qui est envoyée en lieu et place de la date d’échéance du bail.

PROPRIETAIRE

Revenus fonciers 2022

A priori, n’ont pas changé par rapport à 2021 (c’est une certitude pour la 2072 déjà parue mais la 2044 ne sera disponible que mi avril sur le site des impôts)

Cf. documentation « Les revenus fonciers 2022 »

Les états sont disponibles :

• Sur notre site internet, dans votre espace client
• Sur simple demande à l’assistance
• En PJ’s de l’email envoyé

Déclaration d’occupation

Source : service fiscaux

« La taxe d’habitation sur les résidences principales est supprimée, dès 2023, pour l’ensemble des ménages. Les taxes d’habitation sur les résidences secondaires et sur les locaux vacants sont en revanche maintenues. Pour permettre à l’administration fiscale de bien identifier les logements concernés par ces taxes qui subsistent, une nouvelle obligation déclarative, inscrite à l’article 1418 du code général des impôts, a été mise en place.

En tant que propriétaire, vous êtes concerné(e) par cette nouvelle obligation déclarative. Ainsi, vous devez pour chacun de vos locaux (y compris les parkings, caves, etc.), nous indiquer à quel titre vous les occupez et, quand vous ne les occupez pas vous-même, l’identité des occupants et la période de leur occupation (situation au 1er janvier 2023).

Afin de faciliter votre déclaration, les données d’occupation connues des services fiscaux sont préremplies. Il est important, même en cas de préremplissage, de vous assurer que les informations qui vous concernent sont justes. Dans le cas contraire, vous devez les corriger. Après cette première déclaration, seul un changement de situation nécessitera une nouvelle déclaration de votre part.

Vous avez jusqu’au 30 juin 2023 pour déclarer la situation d’occupation de vos biens, dans l’onglet « Biens immobiliers » de votre espace sécurisé sur le site impots.gouv.fr. »

Nouvelle entrée

Est proposée à partir de la liste des mandats de gestion, vous permettant de sortir un document à l’endroit de vos propriétaires afin qu’eux mêmes s’acquittent de leur nouvelle obligation, celle de déclarer leurs locataires.

Imprimer

Pour chaque propriétaire, vous allez pouvoir imprimer un document (ou le créer en pièce jointe d’un événement) qui contiendra les informations suivantes, par immeuble et par lot :

• Situation du lot au 1er janvier 2023 (s’il est vacant ou pas)
• Si non vacant (y compris après le 1er janvier, donc situation actuelle), indication du locataire en place
• Date d’entrée du locataire
• Montant du loyer
• Si colocataires, nom de chacun d’eux
• Date et lieu de naissance (issus des données complémentaires « Etat civil »(*) de la fiche tiers pour les locataires et de la fiche « colocataire » pour la colocation) pour les personnes physiques.
• N° SIRET, si le locataire est une personne morale

(*) Si vous n’avez pas ces données complémentaires, vous pouvez les importer à partir de l’administration puis il faudra mettre à jour vos tiers (contactez notre assistance, si besoin)

Pour le résultat suivant dans la fiche tiers….pour un locataire

Et.. dans la fiche colocataire

Générer un fichier

Option réservée à vos gros propriétaires car au delà d’un certain nombre de lots, il faut en passer par un fichier.

LSC génère un fichier .csv par propriétaire avec les informations connues par vous. A compléter si besoin par vos propriétaires avant dépôt sur le site des impôts.

 

 

 

Calcul d’honoraires

Nouveau paramètre « Ne pas mettre la formule de calcul »

Ajout d’un paramètre pour le libellé des honoraires.

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Gérance, configuration gérance, onglet « honoraires ».

S’il est coché, le libellé des écritures ne contient pas le montant ni le taux. (ce qui est entouré dans la copie d’écran ci-dessous)

Facturation honoraires

Aide

Accès à l’aide pour la facturation des honoraires

Liste des propriétaires (2ème écran) – Corrections

Annulation traitement

Sortir du traitement par le bouton « ESC » lançait quand même la génération des factures. Corrigé

Traitement impossible

Dans certains cas, un message s’affichait annonçant l’impossibilité de générer les factures. Cela arrivait pour des petits montants (moins de 1 €) lorsque le recalcul du taux de TVA effectué par LSC donnait un écart avec le taux « officiel ». Corrigé

Honoraires 21 (sur GLI) et 31 (sur vacance)

N’étaient pas pris en compte et, ne généraient pas de facture. Corrigé

 

CORRECTIONS DIVERSES

Raccourci « Nouveau mandat »

• Ajout d’un contrôle au niveau de l’étape 4 lors de la saisie de l’immeuble. Celui-ci ne doit pas être en syndic
• Possibilité de choisir un lot syndic dans la liste des lots

Comme par essence, on ajoute jamais de lot dans un immeuble syndic, les deux points précédents permettent la gestion du cas de figure où un lot que l’on gère déjà en syndic va se voir affecter un mandat de getsion.

 

Raccourci « Nouveau locataire »

• Lors de la création d’un locataire, si le compte était inexistant, il était créé en 81 au lieu du compte choisi.
• Lors de la création de multiples locataires sur le même code locataire, il y avait création de doublons dans les numéros de compte.
• Lors de la création de multiples locataires la boucle permettant de déterminer si il y a des locataires présents traitait aussi les lignes sans nouveau locataire.
• Lorsque l’on modifiait un tiers inexistant (l’identité), on perdait tout ce qui avait été saisi su la fiche
• Le libellé du compte n’était pas modifiable
• Le numéro de compte n’était pas modifiable
• La rubrique « Révision par rapport à l’indice du bail » n’était pas correctement placé

Avis d’échéance + quittance (préimprimé)

Déduire les allocations théoriques

En cochant « Déduire les allocations théoriques du total », si le montant d’allocation était supérieur au solde, une ligne « Solde dû » avec un montant et des XXXX apparaisaît, mais pas au bon endroit.

Désormais, les XXXX sont sur le total et le solde dû à gauche (Idem pour solde créditeur)

Module de paiement propriétaire

Retour de l’écran 2 à l’écran 1

Annuler le paiement propriétaire faisait qu’on ne retrouvait plus les options du module de paiement propriétaire. Il fallait quitter le module et y revenir pour les retrouver. Corrigé

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MODULE COMPTABILITÉ (tous modules)

Brouillard d’encaissement – TPE

Importer un fichier (toutes versions)

Il est désormais possible d’importer aussi les fichiers ATOS et LYRA

Import d’écritures

Format CEGID QUADRA

Ajout d’un nouveau format d’import des écritures pour CEGID QUADRA. La principale différence avec le format QUADRA existant réside dans le nombre de positions pour les comptes comptables : 8

Pour voir ce format, utilisez la flèche de droite entourée dans la copie d’écran ci avant

Balance consolidée

Détail des comptes

Ajout d’options permettant d’afficher le détail des comptes :

• Fournisseurs
• Comptes d’attente

S’appliquent pour les 3 formats

• Standard
• Avec solde débiteur/créditeur
• Balance de contrôle

Brouillard d’encaissement – virements reçus (CAMT 054)

Importer un extrait de compte

Les fichiers contenant plusieurs balises « document » sont désormais gérés. Ils sont extraits du document principal puis importés
+ En cas mouvement de type PDNG, si la date n’est pas trouvée dans la balise info AddtlNtryInf, nous la récupérons dans la balise ValDt/Dt

Rapprochement bancaire (CAMT 053)

Impression écritures non comptabilisés

Ajout d’une option sur le menu « Imprimer extrait bancaire » qui permet d’imprimer uniquement les mouvements non comptabilisés de l’extrait.

Fichier XML

Ajout d’un découpage préalable des fichiers XML contenant plusieurs balises « document ».

Une fois découpés les fichiers concernés rejoignent un dossier « fichiers_multidocuments ». L’analyse des mouvements commence alors sur les documents extraits + les documents xml à la structure valide

Bilan d’activité (Gérance et Syndic)

Une réécriture complète a été faite afin d’optimiser les temps de calcul qui pouvaient être très longs si un grand nombre de données était à traiter.

Sur les gros fichiers, après tests, certains calculs ont été divisés par 10…

Ce même principe a été fait pour l’export des données (option disponible pour cette fonction)

Vliste(33) – nouvelle variable permettant l’affichage d’écritures dans un tableau (uniquement en 6.3)

P1 = 33  Permet, à partir d’écritures comptables constatées en TTC, d’exprimer les montants en HT  (à partir de la version 6.3.1 – février 2023)

Vous obtiendrez

• Un total HT,
• Un montant de TVA
• Un total TTC.

Le taux de TVA doit être passé en paramètre : par exemple, VListe(33;33;1700) permet de calculer un HT avec une TVA à 17%
Cette liste affiche la date, le libellé et le montant (cf. exemple d’utilisation dans un tableau ci-dessous).

 

 

 

 

CORRECTIONS DIVERSES

Rapprochement bancaire (CAMT)

• Rejet de virement

Jusqu’à présent, étaient exclus du tableau de rapprochement, les mouvements de famille ICDT Sous famille RRTN (rejet de virement). Ils sont désormais visibles dans l’onglet « autre »

• Lignes de type ICDT autres que sous famille ESCT (SEPA)

N’avaient pas de libellé. Corrigé

Rapprochement bancaire (CODA) – Belgique

Après un encaissement locataire, le journal de banque courant pouvait être perdu avec pour conséquence une affectation au journal « QT ». Corrigé

Rapprochements SEPA, Multiline et CODA

Le déplacement de fichier vers les dossiers de traitement ne génère plus une erreur (-48, fichier déjà existant) quand un fichier de même nom existe déjà. Le fichier est écrasé par le nouveau sans erreur.

Masques comptables

Règlement automatique (versions 6.2 et 6.3)

Un masque, en saisie comptable, peut être appelé de plusieurs façons :

• Via le menu déroulant
• En tapant la lettre « M » dans la rubrique « compte » pour ensuite le choisir dans une liste.

Dans ce dernier cas,  le règlement automatique ne se déclenchait pas. Corrigé

Etats statistiques

Calcul EtatGQuittEncaiss2

Le total de la colonne lots n’était pas calculé. Corrigé

Etat détaillé Quit Encais. Par Immeuble (EtatGQuittEncaiss2)

Les colonnes étaient décalées d’1 colonne sur la droite dès la colonne « quittancement loyer ». Corrigé
+ Après calcul, la ligne de gabarit n’était pas effacée Corrigé
+ Les sommes de pied de tableau, le total encaissement, quittancement et la colonne de pourcentage n’étaient pas calculées. Corrigé

Etat « EtatExportCompta »

Ce modèle, utilisé dans la plupart de nos états statistiques a subi deux corrections :

• Si un cumul était paramétré, il se positionnait toujours après le détail même si on demandait un cumul avant détail.
• Ne pas préciser le séparateur de champ générait une erreur.

Rapprochement bancaire CODA (Belgique)

L’encaissement locataire ne fonctionnait. Corrigé

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Administration

Entêtes

Version 6.3

Les entêtes en version 6.3, issues d’une version 6.2 ou 6.0 pouvaient ne plus être affichées correctement. Corrigé

Comment changer ses taux de TVA ?

 

Préambule

Vos taux de TVA vont changer en 2023 pour revenir au taux initiaux en 2024.

Vous devrez donc faire deux fois les manipulations expliquées ci-après, cette année et l’année prochaine.

Ces modifications sont à faire le plus tard possible sur la fin de l’année 2022 puis fin 2023

Changer un ou plusieurs taux

Accès

Ecran d’accueil, menu paramètres, préférences et administration, administration métier, comptabilité

Modification du taux

Un double-clic sur cette rubrique conduit à l’écran suivant :

L’écran affiche vos taux de taxe correspondants à de la TVA avec la valeur actuelle.

• Dans la seconde colonne, saisissez, s’il y a lieu, la nouvelle valeur. Donc, 16 % pour le taux normal.
• Saisissez ensuite la date d’application de ce changement, soit le 01/01/2023.
• Cochez les lignes à prendre en compte (1ère colonne) pour un changement de taux

Cliquez sur Appliquer à l’issue …

Conséquences

• Une fenêtre de confirmation s’ouvre et vous indique ce que fera le traitement si vous validez

La validation met également à jour le tableau des taux de taxe

 

facturation (honoraires module Gérance - Frais de relance module Syndic)

Sommaire

Facturation des honoraires de gérance

Préambule 

Paramétrage

Factures

Passage en comptabilité générale (si module)

Facturation des frais de relance (syndic uniquement)

Préambule 

Principes

Traitement des factures

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Préambule

Le calcul des honoraires de gestion créait jusqu’à présent les écritures qui débitaient le propriétaire et créditaient les comptes d’honoraires (47xxx) dans le journal HO

Depuis la version 6.2.12, il est possible de générer des factures issues du calcul d’honoraires (donc préalablement lancé), pour les honoraires de gestion et forfaitaires, via une nouvelle entrée du menu Propriétaire

Via cette rubrique, vous pourrez réaliser deux choses :

• les factures à l’attention de vos propriétaires
• la comptabilisation vers le module de comptabilité générale (si bien sûr vous le possédez).

Principes retenus

• Seules les écritures non archivées portant sur un code fiscalité défini dans les paramètres comme honoraire de gestion, ou honoraires sur GLI ou honoraires forfaitaires sont prises en compte.

Paramétrages

Codes produits

Lors de la création des factures, LSC s’appuie sur des codes produits pour définir les lignes desdites factures. Il faut donc s’assurer en 1er lieu que vous possédez bien ces codes, sinon il faudra avant tout les créer.

Dans le fichier que nous livrons quand nous installons le logiciel, le code  produit « HONOG » existe, il vous servira pour les honoraires de gestion. Pour les honoraires forfaitaires, vous pouvez créer un autre code (HONOF par exemple) par duplication du code « HONOG » puis en l’adaptant à vos besoins.

Codes fiscalités

Les codes produits étant définis, vous devez les rattacher aux codes fiscalités définis dans les paramètres au niveau des honoraires de gestion et forfaitaires

Exemple pour le code « 3H » lié au code produit « HONOG »

Entité Gérance

Les factures sont générées à partir des écritures comptables de Gérance, mais sur l’entité de comptabilité générale associée à celle de gérance.

Créer les factures

L’appel à la fonction affiche un 1er écran permettant de définir

• L’entité,
• Le journal dans lequel se trouvent les écritures issues du calcul d’honoraires
• La période

La validation affiche la liste des écritures trouvées répondant aux critères… Le traitement de ces écritures conduit à créer les événements idoines

Une fois le traitement effectué, les écritures d’honoraires sont archivées (donc plus visibles en saisie comptable)

Ces factures sont encore non chronotées. Il faudra donc y procéder  pour

• Affecter un numéro de facture à chacune d’entre elles
• Pouvoir les comptabiliser en comptabilité générale

Comptabiliser les factures en compta générale (facultatif, uniquement si vous possédez ce module)

A partir de la liste des factures (que vous obtenez par exemple depuis les événements en faisant « aller à …facture »)

Cliquez sur « passer en compta » pour lancer le traitement

Un 1er écran s’ouvre afin que vous déterminiez le journal dans lequel les écritures issues des factures s’affecteront

Vous facturez un service, c’est donc un produit pour l’agence, un journal de type « vente » est donc le choix que vous devez faire

La validation passera les écritures en comptabilité… en débitant un compte 411xx et en créditant un compte 7xxx (en fonction du paramétrage du code produit associé) pour la partie HT et un compte de TVA collecté (4457)

 

Facturation des frais de relance (Syndic et version 6.3 uniquement)

Préambule

Le menu traitement s’est enrichi d’une nouvelle entrée vous permettant de créer des factures à partir des écritures du journal de relance liées à l’entité choisie.

Ces factures vous permettront, dans un 2ème temps, de les comptabiliser dans votre compta agence.

Principes

• L’entité syndic doit être liée à une entité de comptabilité générale (Cxx)

• Le code fiscalité SORD doit être lié à un code produit (qui sera utilisé dans les lignes de factures)

• Chaque écriture comptable trouvée correspondra à une ligne de facture sur le code produit défini
• La TVA liée à la ligne de facture est déterminée par le taux de TVA défini sur le code produit

Fonctionnement

Choisissez votre entité, le journal à prendre en compte et la borne de dates souhaitée pour la recherche des écritures de relance passées en syndic.

Validez à l’issue pour afficher les écritures qui seront prises en compte pour la facturation

Puis, vous traitez toute ou partie de la sélection …pour générer les factures…(événements non encore chronotés)

Traitement des factures

• Pour les imprimer, cliquez sur « Expédier »
• Si vous ne désirez pas les imprimer mais simplement les comptabiliser cliquez sur « Conclure »
• Une fois les événements chronotés, faites « aller à » … facture

• Comptabilisation des factures

A partir de la liste des factures, cliquez sur « passer en compta »

 

Sommaire 

Sous location

Paramétrage codes fiscalités

Préparation quittancement

Compte

Gestion des impayés

Quittancement des produits

Raccourci
Conséquences

Quittancement des charges

Raccourci
Conséquences

La sous-location

Pour la sous-location, chaque lot est doublé : le lot principe en code « XXX »  et le lot dupliqué en code « XXXb »

• lot principal

Rattaché au « vrai » propriétaire, c’est la structure (notre client) qui en est locataire, avec un numéro de compte en 819

• lot dupliqué

Rattaché à la structure comme propriétaire (411notre client), il est attaché au « vrai » locataire, en compte 810

Soliha fait de la sous location, ils ont donc des comptes locataires en racine : 810 qui sont les locataires réels, rattachés à un compte : 411Soliha.

• Appel de loyer

Ils font l’appel de loyers pour tous les locataires en même temps, les 810 voient leur appel se comptabiliser au dernier jour du mois, les 819 au premier jour du mois.

 

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Codes fiscalités

Nouveaux codes spécifiques

Les codes Idref 94 à 97 sont utilisés pour les automatismes de la préparation du quittancement spécifique

• (94) – Entretien chaudière
• (95) – Proxiserve
• (96) – Aide Solibail
• (97) – Régul entretien

Codes existants

• (29) – Régul loyer
• (98) – Régul charges

Ces 6 codes permettent de remplir les 6 colonnes liées dans la préparation du quittancement, passage obligatoire pour tous les locataires 810

Paramétrage des codes pour facturation

• Quittancement produits = il faut donc mettre un lien en facturation sur la codes fiscalités concernés  (concerne les comptes 810)
• Quittancement charges (nouveau) = mettre un lien en facturation « charges » sur les codes fiscalités concernés  (concerne les comptes 819)

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Préparation du quittancement

Alimentation du tableau

Comme évoqué précédemment, étape obligatoire pour les comptes 810 pour déterminer le reste à payer. Le principe va être de vérifier et/ou compléter le tableau afin de déterminer l’aide Solibail à laquelle ils ont droit sur le mois à venir et par différence, le reste à charge

Les locataires dont la date de préavis est postérieure au début de période sont présentés. (les comptes 819 sont exclus).

Les locataires déjà quittancés sur le journal QT pour la période sélectionnée, sont exclus de la sélection.

Aide SOLIBAIL = Loyer + charges – montant redevance + régul charges + régul loyer + régul entretien

TOTAL ECHEANCE = Loyer + charges + Proxiserve + Entretien chaudière – Aide SOLIBAIL

TOTAL A PAYER = TOTAL ECHEANCE + Apurement mensuel + Dépôt de garantie

• Colonne « Montant redevance »

Est renseignée par le donnée complémentaire : SOLIBAIL:montant redevance

Ce montant est proratisé

• Colonne « Entretien chaudière »

Est renseignée par la donnée complémentaire : SOLIBAIL:entretien chaudière

• Colonne « AL »

Calculée à partir des écritures de la période portées sur un journal « CAF »

Il faut donc qu’un journal CAF ait été déterminé dans les paramètres

(cf. Soliha-78)

• Colonne « Apurement mensuel »

Est renseignée par le montant le(s) échéance(s) sur la même période que le quittancement et non encore réalisée(s)

• Colonne « Dépôt de garantie »

Est renseignée par un DG quittancé

Validation de la fenêtre

La validation de la fenêtre lancera l’appel de loyer et mettra à jour le tableau de quittancement du locataire.

Démonstration par l’exemple :

Tableau quittancement AVANT

Une régul de charges et une régul de loyer ont été faites durant le mois précédent ….

Préparation de quittancement, détermination de l’aide Solibail

Pour rappel, le montant de la redevance est une DC, les régul charge et loyer sont reprises dans leur colonne respective. Tout cela fait évoluer l’aide SOLIBAIL;

Tableau de quittancement APRES

L’appel de loyer a été fait … L’aide SOLIBAIL a été mise à jour, les régul désactivées…

Ecritures d’appel générées

La date d’appel est au dernier jour du mois (contrairement aux locataires en 819). L’aide SOLIBAIL est créditée. RAS pour les autres lignes.

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Compte locataire

Bouton Globaliser

Le bouton « Globaliser » permet de faire apparaître le montant de la redevance pour une période donnée, uniquement sur les comptes locataires portant sur un locataire qui a une donnée complémentaire « SOLIBAIL:Montant redevance »

Reprenons l’exemple précédent du locataire … et comparaison avec le tableau de la préparation qui montrait un montant à payer de 310.19 €. Ce montant apparaît en redevance à son débit au dernier jour du mois.

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Suivi des impayés

Mise en place d’un raccourci « SUIVI IMPAYES », permettant d’obtenir, à une date donnée, les locataires avec un solde débiteur.

Deux tableaux sont proposés et exportables : un pour G002 (Soliha 78) et G003 (Soliha 91) et un autre pour les autres entités.

• Colonne « CIS » = Gestionnaire qui suit le locataire

• Colonne « montant COTO » =  montant redevance  (donnée complémentaire locataire)
• Colonne « contentieux » = zone de notes « remarques » de l’onglet « renseignements divers » du locataire
• Colonne « décision » = ???

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Quittancement des produits (équivalent facturation SCI, à ne pas utiliser chez eux)

Raccourci

Ouvre cette seconde fenêtre où il faut changer les dates (pas le journal)

Valider…

• Propose une liste d’entités pour une éventuelle sélection ou un traitement intégral
• Traite les entités sélectionnées qui ont des comptes en racine 810 pour passer les écritures en vente, comme pour la facturation SCI.

Quittancement des charges

Raccourci

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Valider…

• Propose une liste d’entités pour une éventuelle sélection ou un traitement intégral
• Traite toutes les entités qui ont des comptes en racine 819 et va alors basculer des écritures vers des comptes 613, 468 et 411 (« vrais propriétaires »).

Ce raccourci va solder les locataires 819 (soit les locataires Soliha) par le 820000 et débiter un compte 6 par le crédit des propriétaires réels. C’est alors comme ça qu’ils savent ce qu’ils doivent payer.

Pourquoi utiliser ces raccourcis ?

Le fait d’utiliser ces raccourcis va archiver les écritures en quittancement, vente et achat, afin de garder une cohérence.

Une fois ces traitements faits les exports peuvent alors être fait.

Les encaissements des locataires ne sont alors qu’à saisir sur les comptes des locataires réels.

Soliha paie quoi qu’il arrive la totalité aux propriétaires réels, ils vont se baser sur ce que le raccourci : quittancement charges va passer comme écritures.

Exports comptables

Nous avons créé plusieurs exports

• Quittancement et vente.

Celui ci va reprendre les comptes 810 ( vrais locataires) pour leurs écritures de quittancement pour les équilibrer avec les comptes 7, et TVA …

• Autres écritures

Second export pour les autres écritures, où nous excluons les journaux de quittancement et vente, et les comptes 819, 411Soliha.., et 820000.

Ainsi concernant les écritures d’achats qui sont générées par le raccourci, le bloc quadruple n’est pas repris comme nous l’avons dans Crypto, en effet ressortent les comptes 6, 468 par le vrai compte propriétaire.