Les (nouveaux) principes de la liste de gestion

Plus d’écran de recherche préalable, vous arrivez directement sur la liste
La vague a disparu, offrant plus d’espaces dans le bas de l’écran
Les menus ou boutons sont tous situés en haut de l’écran

• Le picto   indique un menu avec un choix multiple
• Le picto   indique un bouton simple

Un filtre est accessible permettant des sous-sélections en temps réel au fur et à mesure de votre frappe.   .

Précision
Un filtre n’est pas une recherche, il ne fait qu’éliminer les fiches hors demandes. Si vous effacez les éléments du filtre, la liste originale s’affiche à nouveau.

NB : n’est pas encore disponible sur toutes les listes mais sera déployé au fur et à mesure des versions 6.

Les entêtes de colonne

Chaque colonne peut être triée par ordre croissant par un simple clic sur son titre ou décroissant en cliquant à nouveau sur le titre.
L’ordre des colonnes peut être changé temporairement via le principe du “Drag and Drop” (glisser – déposer). Cela peut faciliter votre lecture…

Les menus (ou boutons) communs à toutes les listes de gestion

Le menu Actions

Jusqu’à 6 rubriques peuvent être communes aux listes… Elles ne sont visibles qu’en fonction du contexte

Ouvrir dans une application

Tous les éléments affichés dans une liste de gestion peuvent être ouverts sur le logiciel de votre choix, à condition qu’il puisse lire un export de fiches. Il est donc conseillé de choisir un tableur (Excel ou Open office par exemples).

Consultez l’article sur les préférences

Imprimer

Toutes les commandes d’impression agissent sur la sélection courante c’est à dire les fiches noircies et les fiches seront triées en fonction des préférences de l’utilisateur. A défaut de sélection, toutes les fiches présentes à l’écran seront imprimées et l’ordre d’affichage de l’écran est respecté.
Cette commande permet d’imprimer la liste de trois façons différentes.

Fiches

Chaque fiche sélectionnée est imprimée avec toutes ses caractéristiques en pleine page. Présentation verticale, une page par fiche.

Liste

Les fiches sélectionnées sont imprimées sous forme d’une liste. Présentation horizontale.

Plus…

Cette commande ouvre un puissant logiciel intégré permettant de créer des états, des étiquettes ou des graphes personnels

Sélection

Ce menu offre plusieurs options permettant de stocker des listes pour les ré-afficher par la suite. Interrogez notre service assistance si vous désirez ne savoir plus sur ce sujet.

Trier

Donne accès à un éditeur de tri permettant des tris mono ou multi-critères, notamment quand vous désirez faire un tri d’informations qui ne sont pas indiquées dans les colonnes de la liste de gestion (tri par date de création des tiers, par exemple)

Supprimer

La commande Supprimer permet la suppression définitive d’une ou plusieurs fiches sélectionnées (noircies) au travers d’une boîte de dialogue.

Cette suppression ne sera effective qu’après validation du mot de passe.
La suppression n’est possible que si les contraintes de suppression le permettent.

Aller à…

Une fonction très appréciée en termes de convivialité de LSC.
Présente sur les listes de gestion, elle permet de passer d’une liste à une autre en utilisant des liens existants.
A partir de la liste des correspondants, vous pouvez accéder aux événements liés

Rechercher

Cf. aide liée aux recherches sur les listes de gestion : accès à l’aide

Les (nouveaux) principes de la liste de gestion

Plus d’écran de recherche préalable, vous arrivez directement sur la liste
La vague a disparu, offrant plus d’espaces dans le bas de l’écran
Les menus ou boutons sont tous situés en haut de l’écran

• Le picto   indique un menu avec un choix multiple
• Le picto   indique un bouton simple

Un filtre est accessible permettant des sous-sélections en temps réel au fur et à mesure de votre frappe.   .

Précision
Un filtre n’est pas une recherche, il ne fait qu’éliminer les fiches hors demandes. Si vous effacez les éléments du filtre, la liste originale s’affiche à nouveau.

NB : n’est pas encore disponible sur toutes les listes mais sera déployé au fur et à mesure des versions 6.

Les entêtes de colonne

Chaque colonne peut être triée par ordre croissant par un simple clic sur son titre ou décroissant en cliquant à nouveau sur le titre.
L’ordre des colonnes peut être changé temporairement via le principe du “Drag and Drop” (glisser – déposer). Cela peut faciliter votre lecture…

Les menus (ou boutons) communs à toutes les listes de gestion

Le menu Actions

Jusqu’à 6 rubriques peuvent être communes aux listes… Elles ne sont visibles qu’en fonction du contexte

Ouvrir dans une application

Tous les éléments affichés dans une liste de gestion peuvent être ouverts sur le logiciel de votre choix, à condition qu’il puisse lire un export de fiches. Il est donc conseillé de choisir un tableur (Excel ou Open office par exemples).

Consultez l’article sur les préférences

Imprimer

Toutes les commandes d’impression agissent sur la sélection courante c’est à dire les fiches noircies et les fiches seront triées en fonction des préférences de l’utilisateur. A défaut de sélection, toutes les fiches présentes à l’écran seront imprimées et l’ordre d’affichage de l’écran est respecté.
Cette commande permet d’imprimer la liste de trois façons différentes.

Fiches

Chaque fiche sélectionnée est imprimée avec toutes ses caractéristiques en pleine page. Présentation verticale, une page par fiche.

Liste

Les fiches sélectionnées sont imprimées sous forme d’une liste. Présentation horizontale.

Plus…

Cette commande ouvre un puissant logiciel intégré permettant de créer des états, des étiquettes ou des graphes personnels

Sélection

Ce menu offre plusieurs options permettant de stocker des listes pour les ré-afficher par la suite. Interrogez notre service assistance si vous désirez ne savoir plus sur ce sujet.

Trier

Trier
Donne accès à un éditeur de tri permettant des tris mono ou multi-critères, notamment quand vous désirez faire un tri d’informations qui ne sont pas indiquées dans les colonnes de la liste de gestion (tri par date de création des tiers, par exemple)

Supprimer

La commande Supprimer permet la suppression définitive d’une ou plusieurs fiches sélectionnées (noircies) au travers d’une boîte de dialogue.

Cette suppression ne sera effective qu’après validation du mot de passe.
La suppression n’est possible que si les contraintes de suppression le permettent.

Rechercher

Cf. aide liée aux recherches sur les listes de gestion : accès à l’aide

Créer

Permet de créer une nouvelle fiche utilisateur

Les (nouveaux) principes de la liste de gestion

Plus d’écran de recherche préalable, vous arrivez directement sur la liste
La vague a disparu, offrant plus d’espaces dans le bas de l’écran
Les menus ou boutons sont tous situés en haut de l’écran

• Le picto   indique un menu avec un choix multiple
• Le picto   indique un bouton simple

Un filtre est accessible permettant des sous-sélections en temps réel au fur et à mesure de votre frappe.   .

Précision
Un filtre n’est pas une recherche, il ne fait qu’éliminer les fiches hors demandes. Si vous effacez les éléments du filtre, la liste originale s’affiche à nouveau.

NB : n’est pas encore disponible sur toutes les listes mais sera déployé au fur et à mesure des versions 6.

Les entêtes de colonne

Chaque colonne peut être triée par ordre croissant par un simple clic sur son titre ou décroissant en cliquant à nouveau sur le titre.
L’ordre des colonnes peut être changé temporairement via le principe du “Drag and Drop” (glisser – déposer). Cela peut faciliter votre lecture…

Les menus (ou boutons) communs à toutes les listes de gestion

Le menu Actions

Jusqu’à 6 rubriques peuvent être communes aux listes… Elles ne sont visibles qu’en fonction du contexte

Ouvrir dans une application

Tous les éléments affichés dans une liste de gestion peuvent être ouverts sur le logiciel de votre choix, à condition qu’il puisse lire un export de fiches. Il est donc conseillé de choisir un tableur (Excel ou Open office par exemples).

Consultez l’article sur les préférences

Imprimer

Toutes les commandes d’impression agissent sur la sélection courante c’est à dire les fiches noircies et les fiches seront triées en fonction des préférences de l’utilisateur. A défaut de sélection, toutes les fiches présentes à l’écran seront imprimées et l’ordre d’affichage de l’écran est respecté.
Cette commande permet d’imprimer la liste de trois façons différentes.

Fiches

Chaque fiche sélectionnée est imprimée avec toutes ses caractéristiques en pleine page. Présentation verticale, une page par fiche.

Liste

Les fiches sélectionnées sont imprimées sous forme d’une liste. Présentation horizontale.

Plus…

Cette commande ouvre un puissant logiciel intégré permettant de créer des états, des étiquettes ou des graphes personnels

Sélection

Ce menu offre plusieurs options permettant de stocker des listes pour les ré-afficher par la suite. Interrogez notre service assistance si vous désirez ne savoir plus sur ce sujet.

Trier

Trier
Donne accès à un éditeur de tri permettant des tris mono ou multi-critères, notamment quand vous désirez faire un tri d’informations qui ne sont pas indiquées dans les colonnes de la liste de gestion (tri par date de création des tiers, par exemple)

Supprimer

La commande Supprimer permet la suppression définitive d’une ou plusieurs fiches sélectionnées (noircies) au travers d’une boîte de dialogue.

Cette suppression ne sera effective qu’après validation du mot de passe.
La suppression n’est possible que si les contraintes de suppression le permettent.

Dupliquer

Permet, après sélection d’une ligne, de dupliquer le modèle courant

Rechercher

Cf. aide liée aux recherches sur les listes de gestion : accès à l’aide

Créer

Permet de créer un nouveau modèle

Le bouton spécifique à cette liste

Importer

Permet d’importer un modèle de lettre chèque envoyé par notre service assistance.

Comment ça marche ?

Le principe est d’indiquer les informations nécessaires au document pré-imprimé, sur le bon endroit de la page. Dans notre exemple, toutes les données inhérentes au chèque sont créées en bas de page pour « coller » au document de la banque.

• Nous vous conseillons de prendre contact avec notre service hotline si vous deviez mettre en place ce type de document.
• Pour un pré-imprimé « lettre chèque », une fois le document créé, il doit être lié au compte de banque ou au journal (dans le cas d’un compte bancaire commun) pour être utilisé dans le module de paiement.
• Les lettres chèque banalisées nécessitent dans la plupart des cas l’acquisition d’une police d’écriture un peu particulière nommée CMC7. Rapprochez vous de votre revendeur informatique pour de plus amples renseignements quand à l’installation de cette police sur vos ordinateurs.

Pour information, voici l’explication de la variable « LCB_CMC7 », modifiable à souhait. Cette variable affiche le bas du chèque, partie « magnétique ».

• Attention : dans certains cas, les caractères ASCII 65, 66 et 67 devront être remplacés par les caractères ASCII 123, 125 et 091

Voici une variable “type”, comment marche t-elle ?

LCB_CMC7([CompteEcheancier]Pièce;”075003199908″;VImp_Txt05;65;66;67;32;”G”;”6″)

A l’impression, elle donne ça  A0000012 A0750003199908B 601234568901C

1er caractère “A” = A0000012 A0750003199908B 601234568901C

LCB_CMC7([CompteEcheancier]Pièce;”075003199908″;VImp_Txt05;65;66;67;32;”G”;”6″)

• 1er code ASCII défini après VimpTxt05, soit 65

7 caractères suivants = A0000012 A0750003199908B 601234568901C

LCB_CMC7([CompteEcheancier]Pièce;”075003199908″;VImp_Txt05;65;66;67;32;”G”;”6″)

• Numéro de pièce défini dans fiche compte banque puis sur module paiement

Espace : A0000012 A0750003199908B 601234568901C

LCB_CMC7([CompteEcheancier]Pièce;”075003199908″;VImp_Txt05;65;66;67;32;”G”;”6″)

• Défini par caractère “32”

2ème caractère “A” = 1er code Ascii défini après txt05

LCB_CMC7([CompteEcheancier]Pièce;”075003199908″;VImp_Txt05;65;66;67;32;”G”;”6″)

12 caractères suivants = A0000012 A0750003199908B 601234568901C

LCB_CMC7([CompteEcheancier]Pièce;”075003199908“;VImp_Txt05;65;66;67;32;”G”;”6″)

• numéro écrit en “dur” sur variable, donné par la banque

Caractère B = A0000012 A0750003199908B 601234568901C

LCB_CMC7([CompteEcheancier]Pièce;”075003199908″;VImp_Txt05;65;66;67;32;”G”;”6″)

• 2ème caractère ASCII après VimpTxt05, soit 66, donc lettre B

Espace = A0000012 A0750003199908B 601234568901C

LCB_CMC7([CompteEcheancier]Pièce;”075003199908″;VImp_Txt05;65;66;67;32;”G”;”6″)

• matérialisé par le caractère”32″

12 caractères suivants = A0000012 A0750003199908B 601234568901C

1ère méthode

LCB_CMC7([CompteEcheancier]Pièce;”075003199908″;VImp_Txt05;65;66;67;32;”G“;”6“)

• VimpTxt05 = numéro compte sur 11 caractères + chiffre “x” qui se met à gauche ou à droite en fonction de la variable. Dans notre cas, c’est “6” et il se met à gauche

 2ème méthode

LCB_CMC7([CompteEcheancier]Pièce;”075003199908″;VImp_Txt10;65;66;67;32;”G“;”6“)

• VImp_txt10 = retourne la zone interne du compte ou du journal

Cette zone (libre) est accessible dans la fiche compte (onglet transferts comptables) ou sur une fiche journal (de type trésorerie commune)

Dernier caractère = A0000012 A0750003199908B 601234568901C

LCB_CMC7([CompteEcheancier]Pièce;”075003199908″;VImp_Txt05;65;66;67;32;”G”;”6″)

• C car prend le 3ème caractère après Vimptxt05, soit 67, soit lettre C en code ascii.

Les (nouveaux) principes de la liste de gestion

Plus d’écran de recherche préalable, vous arrivez directement sur la liste
La vague a disparu, offrant plus d’espaces dans le bas de l’écran
Les menus ou boutons sont tous situés en haut de l’écran

• Le picto   indique un menu avec un choix multiple
• Le picto   indique un bouton simple

Un filtre est accessible permettant des sous-sélections en temps réel au fur et à mesure de votre frappe.   .

Précision
Un filtre n’est pas une recherche, il ne fait qu’éliminer les fiches hors demandes. Si vous effacez les éléments du filtre, la liste originale s’affiche à nouveau.

NB : n’est pas encore disponible sur toutes les listes mais sera déployé au fur et à mesure des versions 6.

Les entêtes de colonne

Chaque colonne peut être triée par ordre croissant par un simple clic sur son titre ou décroissant en cliquant à nouveau sur le titre.
L’ordre des colonnes peut être changé temporairement via le principe du “Drag and Drop” (glisser – déposer). Cela peut faciliter votre lecture…

Les menus (ou boutons) communs à toutes les listes de gestion

Le menu Actions

Jusqu’à 6 rubriques peuvent être communes aux listes… Elles ne sont visibles qu’en fonction du contexte

Ouvrir dans une application

Tous les éléments affichés dans une liste de gestion peuvent être ouverts sur le logiciel de votre choix, à condition qu’il puisse lire un export de fiches. Il est donc conseillé de choisir un tableur (Excel ou Open office par exemples).

Consultez l’article sur les préférences

Imprimer

Toutes les commandes d’impression agissent sur la sélection courante c’est à dire les fiches noircies et les fiches seront triées en fonction des préférences de l’utilisateur. A défaut de sélection, toutes les fiches présentes à l’écran seront imprimées et l’ordre d’affichage de l’écran est respecté.
Cette commande permet d’imprimer la liste de trois façons différentes.

Fiches

Chaque fiche sélectionnée est imprimée avec toutes ses caractéristiques en pleine page. Présentation verticale, une page par fiche.

Liste

Les fiches sélectionnées sont imprimées sous forme d’une liste. Présentation horizontale.

Plus…

Cette commande ouvre un puissant logiciel intégré permettant de créer des états, des étiquettes ou des graphes personnels

Sélection

Ce menu offre plusieurs options permettant de stocker des listes pour les ré-afficher par la suite. Interrogez notre service assistance si vous désirez ne savoir plus sur ce sujet.

Trier

Trier
Donne accès à un éditeur de tri permettant des tris mono ou multi-critères, notamment quand vous désirez faire un tri d’informations qui ne sont pas indiquées dans les colonnes de la liste de gestion (tri par date de création des tiers, par exemple)

Supprimer

La commande Supprimer permet la suppression définitive d’une ou plusieurs fiches sélectionnées (noircies) au travers d’une boîte de dialogue.

Cette suppression ne sera effective qu’après validation du mot de passe.
La suppression n’est possible que si les contraintes de suppression le permettent.

Rechercher

Cf. aide liée aux recherches sur les listes de gestion : accès à l’aide

Créer

Permet de créer un nouveau code postal

Vous pourrez également y indiquer le code INSEE.

Ce dernier est utilisé dans les transferts internet s’il est indiqué. En effet, plusieurs villes peuvent avoir le même code postal alors que le code Insee est unique.

Le bouton spécifique à cette liste

Import

Cet import permet de lire la liste fournie par la Poste.

LSC lit le format normalisé “HEXACODE” et un format libre (dont la structure est décrite en annexe). Il est possible de limiter la lecture à certains départements (en saisissant leur numéro séparé par des ;), ou tout le fichier (en laissant vide la zone).

Lorsque l’import porte sur le fichier HEXACODE, une option permet d’injecter ou non les cedex.

Elle propose une recherche sur les éléments remarquables de votre liste.

Cette fenêtre est donc contextuelle !

Par exemple, la copie d’écran ci-contre montre une recherche rapide de tiers..

Elle peut être effectuée sur :

• le code identité (à ne pas confondre avec le nom car le code peut être “épuré” des mots “vides” (agence, cabinet, etc..)
• Nom du correspondant
• Tél ou fax du tiers (ou correspondant)
• Email du tiers (ou correspondant)
• Casquette

Le résultat est obtenu en cliquant sur Lister

Pour aller plus loin…

Si les rubriques de recherches de cette fenêtre s’avèrent être insuffisantes, cliquez sur “Recherche avancée” pour obtenir plus d’options.

cf. aide spécifique sur le lien suivant : accès direct

OU bouton “aide” présent sur l’écran de recherche avancée..

RECHERCHE AVANCÉE

Propose des rubriques complémentaires, non trouvées dans la recherche rapide. C’est donc un outil très puissant pour trouver des données de votre liste.

Cette fenêtre est contextuelle !

Par exemple, la copie d’écran ci-dessous montre une recherche rapide de tiers..

Boutons communs à toutes les recherches avancées

RAZ critères

Si vous avez saisi des informations dans les rubrique OU si certaines sont pré-remplies quand vous ouvrez cette fenêtre, vous avez la possibilité avec ce bouton de remettre à “blanc” le formulaire et de chercher à l’aide des rubriques à l’écran.

Éditeur 4D

La recherche avancée est un outil puissant, l’éditeur 4D permet d’aller encore plus loin…

Type de sélection

4 choix vous sont donnés, permettant le type de sélection à obtenir à l’issue de la rercherche

• Créer une nouvelle sélection =  la liste présente au moment de lancer la recherche est ignorée
• Chercher dans la sélection = seule la sélection courante est prise en compte
• Ajouter à la sélection = tient compte de la sélection courante ET ajoute à celle-ci les fiches issues de votre recherche
• Retrancher de la sélection : effet inverse de l’option précédente

Chercher

Cette rubrique propose tous les champs de la table sur laquelle vous travaillez. Il vous suffit simplement de choisir celui sur lequel vous voulez lancer la 1ère recherche (car l’éditeur 4D permet une recherche multi-critères, nous le verrons un peu plus loin)

Type de recherche

Cette rubrique permet de choisir dans un menu déroulant le type de recherche que vous effectuez.

Valeur recherchée

Saisissez l’élément recherché dans cette zone

Explication par l’exemple…toujours pour une recherche de tiers

+ Dans la rubrique chercher, vous prenez : Adr1

+ Dans le type de recherche, vous choisissez : contient

+ Dans la valeur recherchée, vous tapez :  Général

+ Cliquez sur “Chercher”

+ Résultat : tous les tiers contenant le mot “général” dans la rubrique adr1 seront recherchés, l’éditeur 4D se fermera pour afficher la fenêtre de recherche avancée.

+ Pour montrer les fiches, cliquez sur LISTER.

Boutons

Permettent d’ajouter (ou supprimer) un critère de recherche.

Après avoir cliqué sur “+”, une seconde ligne s’affiche sur laquelle vous devez déterminer son comportement par rapport à la précédente à l’aide des rubriques “ET, OU, SAUF”, puis c’est le même principe que la rubrique 1.

Modifier

Ce bouton permet de prendre en modification la 1ère fiche issue de votre recherche.

Exemple pour une recherche de tiers : vous tapez “54000” dans le code postal, vous cliquez sur “Chercher” afin de charger les fiches ayant ce CP. Le bouton modifier, vous affichera la 1ère fiche trouvée (vous pourrez ensuite passer de l’une à l’autre à l’aide du bouton “suivant” présent sur toutes les fiches)

Créer

Permet la création d’une nouvelle fiche, en fonction du contexte.

Chercher

Comme expliqué dans notre exemple ci-avant, ce bouton permet de lancer la recherche après avoir défini les critères. Il affiche le nombre de fiches trouvées

Reprenons notre exemple pour un code postal = 54000, le bouton chercher affiche le résultat suivant :

 58 Tiers sur 204 présents dans la liste des tiers ont un CP = à 54000

Lister

Affiche dans une liste de gestion le résultat de votre recherche

Sommaire

Prélèvement One /Off

– Paramétrage dans LSC

– Lancer une demande de prélèvement depuis l’extranet

– Que se passe t-il ensuite ?

– Traitement du prélèvement

Connectic – Automate de paiement

– Préambule
– Principes de l’automate
– Passerelle avec Crypto
– Paramétrage dans LSC

Le prélèvement One /Off

Le prélèvement one-off (ou prélèvement unique) permet à vos locataires / copropriétaires de payer un montant dû depuis l’extranet en créant un mandat de prélèvement SEPA  unique. LSC reçoit ensuite un message vous avertissant de ce fait entraînant la mise à jour du brouillard de saisie. In fine, vous pourrez créer le fichier de prélèvement ET la comptabilisation

1\ Paramétrage de LSC

Préambule : le prélèvement one/off n’est possible qu’à la condition de posséder les deux modules suivants :

• SEPA
• Extranet (service client)

Fiche entité

Onglet données de base

Pour activer le prélèvement One/off vous devez vous assurer que les données bancaires inhérentes à votre compte bancaire aient été saisies sur le 1er onglet de la fiche entité.

ICS, Iban et BIC sont les données obligatoires.

Onglet Comptabilité, TPE et TIP

L’activation du prélèvement one/off se fait à partir de la fiche entité, onglet “Comptabilité, TPE & TIP”, en cochant la nouvelle rubrique “Autoriser…”

Validation des mouvements par…

Si vous avez déjà activé un module TPE, vous verrez sur l’écran une rubrique qui indique l’utilisateur qui valide les mouvements. C’est cette personne qui recevra, le cas échéant, les messages indiquant qu’une demande de prélèvement est arrivée sur l’extranet.

Validez votre fiche entité à l’issue…

Si vous désirez définir un autre utilisateur comme étant celui qui réceptionne les mandats uniques, alors vérifiez  le comptable attaché à la fiche..

a) Immeuble, onglet “Syndic et AF” si vous êtes en Syndic,

b) Compte de votre locataire, onglet “Transferts comptables”  pour la Gérance

Raccourcis

Vous avez la possibilité de créer un raccourci “brouillard d’encaissement prélèvement one /off”  pour les modules Gérance et Syndic

Extranet

Une fois le prélèvement one/off actif, vous devrez attendre d’avoir publié les informations sur votre service client car les comptes publiés le sont dorénavant avec la référence du créancier (vous) à laquelle ils sont attachés. Cette information nous servira pour le retour dans LSC…

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2\ Lancer une demande prélèvement One/off sur l’extranet

Lorsque votre locataire ou copropriétaire est sur l’extranet, au niveau de son compte, il a accès à un nouveau bouton nommé “Paiement par prélèvement unique”

Après clic, un formulaire de paiement s’affiche où il faudra renseigner de façon obligatoire…

• Nom et prénom
• Email
• Montant prélevé (par défaut, c’est le solde de son compte qui est proposé)
• Coordonnées bancaires (IBAN et BIC)

La validation affiche un écran récapitulatif et les conditions de réalisation de ce mandat SEPA unique. Elles doivent être acceptées pour aller plus avant.

Après validation, si toutes les données saisies sont intègres, un message le confirme et indique le numéro de mandat lié.

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3\ Que se passe t-il ensuite ?

Vérification de la plateforme SEPA

Version multi-postes

Tous les soirs à minuit, le serveur Crypto va interroger la plateforme SEPA et lui demander si des prélèvements uniques sont en attente.

Si tel est le cas, alors les données sont rapatriées dans le logiciel, au niveau du brouillard d’encaissements)

Version monoposte

Lla relève one/off se fait à la connexion de l’utilisateur (sauf accès adm).

Message dans LSC

L’utilisateur rattaché au module prélèvement one / off, ou à défaut, celui attaché à l’immeuble (Syndic) ou au compte (Gérance) reçoit un message “système” qui se place dans ses “pour info”

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4\ Traitement du prélèvement

La demande de prélèvement reçue s’est donc stockée au niveau du brouillard d’encaissement. Quand vous arrivez sur cette rubrique, ouvrez le menu déroulant et choisissez “prélèvements ONE/OFF” pour afficher la ou les ligne(s).

Brouillard d’encaissements

Accès (G ou S) : Menu Comptabilité, puis Compta …

Vous pouvez également créer un raccourci dans les modules Gérance et Syndic vous affichant directement le brouillard d’encaissement, sur les prélèvements

Vérifier les prélèvements en attente

Ce bouton permet de vérifier à tout moment (donc, sans attendre l’automatisme “nocturne” de LSC) et d’intégrer une demande de prélèvement en attente.

Générer du fichier de prélèvement

Rappel : l’action faite par le locataire ou le copropriétaire sur l’extranet n’est qu’une demande de prélèvement, aucun fichier n’a encore été généré.

Avant tout, vous devez sélectionner en cochant la 1ère colonne les lignes à traiter…Puis, cliquez sur le bouton…

Comme sur le module de paiement, le bouton vous permet de générer le fichier de prélèvement, que vous enverrez ensuite à votre banque

Une fois le fichier généré, la rubrique sera grisée afin de ne pas faire votre requête plusieurs fois pour un même prélèvement. Celui ci s’est crée en fonction du chemin d’accès que vous aviez défini OU par défaut dans le répertoire local de LSC, dossier SEPA (accessible via le menu Paramètres)

Comptabiliser

Dernière étape, comptabiliser le prélèvement. Pour cela, vous devez :

• Définir une journal dans lequel les écritures seront passées (sauf si vous l’avez préalablement indiqué dans la fiche entité, onglet “comptabilité, TPE et TIP”, rubrique “journal d’encaissement TPE“)
• Si votre journal est à saisie de pièce obligatoire, procédez y. Si ce n’est pas le cas, cette action devient facultative.
• Cliquez sur “Comptabiliser. Un message de confirmation s’affiche

 Faites OK  (attention, les écritures ne sont encore pas saisies à cet instant)

Pour valider définitivement la passation des écritures, vous devrez valider en quittance votre brouillard d’encaissements

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Connectic – Automate de paiement

Préambule

Crypto s’est associée avec la société Connectic pour vous proposer l’installation dans votre agence d’un automate

Le but est simple …. vous ne vous préoccupez plus des paiements reçus à l’agence. L’automate les encaisse, la société Connectic gère son contenu et … Crypto envoie et reçois des informations à l’automate…

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Principes de l’automate

Ci-après, un lien (Accès vidéo) vers une vidéo disponible sur YouTube vous montrant les principes de l’automate.

La démonstration est faite pour un locataire qui saisit son nom..Mais il peut aussi également scanner le code-barres présent sur son avis d’échéance.

Ensuite, le locataire a deux moyens de paiements : espèces ou CB. Le paiement est enregistré par l’automate. Ces données seront transmises à LSC (voir modalités dans le paragraphe suivant).

Le paiement par chèque n’est pas encore disponible mais une étude est lancée pour l’autoriser

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Passerelle avec La Solution Crypto

La passerelle mise en place permet deux choses : alimenter l’automate & récupérer le cas échéant les données de paiement pour comptabilisation..

• Alimentation de l’automate

Toutes les nuits, LSC dépose sur un site Ftp un fichier contenant les données des locataires et des propriétaires. Les données liées à son identité et au solde de son compte sont affichées par l’automate quand le nom est saisi…

• Récupération des données de l’automate

L’automate envoie tous les soirs à son tour un fichier dans un dossier donné du site Ftp. Il contient les données comptables liés aux versements reçus.

En parallèle, toutes les nuits, LSC va scruter le dossier et si un fichier est trouvé, il est rapatrié dans le brouillard d’encaissement, option “Autres”. Si un fichier est trouvé, un message système est généré puis envoyé à tous les utilisateur qui peuvent le recevoir

Sur le brouillard d’encaissement, cliquez sur “Seulement les miens” pour forcer l’affichage “tous utilisateurs”. Ensuite, vérifiez, affectez une pièce (obligatoire ou non selon paramétrage du journal) … puis, comptabilisez…..  Et validez en quittant le brouillard.

Dès qu’un fichier est récupéré, les utilisateurs recevant les messages système sont prévenus par une messagerie affichée dans l’afficheur et la palette

Un paramétrage particulier dans LSC (code développement 36) permet tous ces échanges

A noter qu’il est possible de forcer la récupération du fichier via un import manuel, disponible également dans le brouillard d’encaissement.

Tout fichier récupéré sur le Ftp est archivé et conservé, au cas où…

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Paramétrage préalable de La Solution Crypto

Dans LSC, très peu de choses à faire ….

Le STORE

• Souscrire un abonnement sur le store (à partir de l’accueil, cliquez sur le bouton “Le Store”)

A partir du store, vous pourrez souscrire un compte chez Connectic

Entité comptable

• Paramétrer au niveau de l’entité les journaux qui recevront les montants perçus par l’automate.

En effet, ce paramétrage permet à LSC d’affecter automatiquement un journal à un paiement en fonction de son type (espèce ou CB …. et plus tard … chèque). Sans celui-ci, vous devrez affecter manuellement un journal à chaque versement reçu.

Sur l’entité, allez sur l’onglet “Comptabilité, TPE et TIP” et indiquez le journal désiré dans la rubrique “Journal d’encaissement Autres”.

Par la suite, quand la possibilité de déposer des chèques aura été donnée, il suffira de faire de même sur la rubrique juste au dessus.

Fiche utilisateur

Brouillard encaissement

Au niveau de votre fiche  utilisateur, vous devez  vous assurer qu’une autorisation en particulier est bien cochée : “brouillard de saisie : voir les mvts des autres”

En effet, la récupération automatique du fichier des écritures est faite par le serveur et nous ne pouvons préjuger à l’avance de “qui” va le traiter dans LSC. Cette relève n’est donc pas affectée à un utilisateur, d’où votre obligation de pouvoir afficher les mouvements des “autres”.

Message système

Pour être prévenu qu’un fichier a été relevé automatiquement, vous devez paramétrer la fiche utilisateur comme pouvant “recevoir les messages système”…cf copie d’écran ci-avant.

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