affichable via la touche F5,
OU
A partir de votre palette, lorsque vous cliquez sur l’une des 4 cases vous indiquant de nouveaux éléments

Principes de base :

• Si vous y accédez depuis la palette, seuls les éléments « non lus » de la catégorie sélectionnée sont affichés
• L’accès par la touche « F5 » vous affiche les éléments en fonction de vos préférences, c’est à dire toutes les fiches ou … comme pour le F2, seulement les « non lu ».

Subdivisé en trois parties :

• à gauche les rubriques,
• au centre les éléments liés aux rubriques (en liste),
• à droite le détail d’un élément sélectionné

Les informations présentes dans l’afficheur s’actualisent en temps réel.
Vous pouvez forcer cette actualisation en cliquant sur la rubrique « Actualiser l’afficheur » située en bas à gauche.

Signalétique

Indique que la rubrique n’est pas ouverte

Indique que la rubrique est déployée

Propose un menu multi-fonctions

Fonction directe

Gras : Des éléments « non lus » sont présents dans la rubrique

Nombre non gras : indique le nombre d’éléments dans la rubrique, tous lus

Nombre gras + parenthèses : indique le nombre d’éléments de la rubrique + ceux non encore lus entre parenthèses

Les déplacements d’éléments

Pour mouvementer vos informations d’un dossier à l’autre, il suffit de faire un drag & drop.

• Un événement (Tâche, A traiter ou Pour contrôle) ne peut quitter son dossier parent. Il peut uniquement être mouvementé dans des sous dossiers.
• Un message peut aller dans les répertoires Mon mémento ou Objectifs sans contrainte. Il s’agit d’un classement d’information.
• Un message peut passer dans le répertoire À traiter : il est alors transformé automatiquement en événement.

Emails, À Traiter, À traiter plus tard, Pour contrôle, Pour info

C’est cinq catégories vous permettent de gérer votre événementiel, sous toutes ses formes.

Les autres rubriques sont traitées en fin de chapitre.

Emails

Contrairement à un logiciel classique de gestion des emails, ceux reçus dans LSC n’ont pas vocation à garder ce statut. Tant qu’ils sont dans votre afficheur, ils ne sont pas historisés, donc non partagés et … non vus par les autres utilisateurs

Son but est de devenir un événement, … ou… d’être transféré, rangé dans un sous dossier (s’il est à caractère personnel) ou … jeté.

À traiter

Un « à traiter » est un événement qui vous est dévolu, il demande donc une action de votre part : le lire, puis… le traiter, le transférer, … le reporter

À traiter plus tard

Un « à traiter plus tard » est un événement sur lequel vous avez indiqué une date de report. Il passe donc de la catégorie « à traiter » à « à traiter plus tard » et reviendra automatiquement en « à traiter » le jour J, en « non lu ».

Pour contrôle

Un « pour contrôle » est un événement qui vous concerne, mais plus indirectement qu’un « à traiter ». Nous sommes là plus dans un rôle de surveillance et/ou de « responsable en second ».
Vous êtes averti de chaque modification apportée sur l’événement et lors de son traitement, vous pourrez le conforter via un « contrôle OK ».

Pour info

Le « pour info » n’est pas un événement mais une messagerie. Cette donnée informative a pour but de renforcer la communication interne. Par principe, il est préférable de le supprimer après lecture.

NB : si un événement sur lequel vous êtes en « pour info » devait être à nouveau modifier, vous en serez également informé.

Partie centrale : Rubriques communes

Non lu

Décochée, elle affiche tous les éléments de la rubriques, qu’ils soient lus ou pas. Cochée, seules les non lus (gras) sont édités.

LSC garde en mémoire votre dernier choix et vous affichera les données en fonction de celui-ci.

Supprimer

Contrairement aux versions précédentes, la V6 autorise depuis l’afficheur la suppression en masse de votre sélection.
Cette dernière peut être continue (avec la touche Shift) ou discontinue (avec la touche CTRL ou Cmd ⌘ sur Mac)

Lister

Permet l’affichage de votre sélection dans une liste de gestion

Actions (sauf « à traiter plus tard »)

Donne accès à un menu proposant différentes options en fonction de la catégorie dans laquelle vous êtes. Seront abordés en contexte dans les paragraphes suivants.

Marquer comme lu / Marquer comme non lu

Comme expliqué ci-avant, il est possible de changer le statut de l’email lors de sa lecture, en partie droite de l’écran
Ces deux options servent essentiellement à faire la même chose mais sur une sélection de fiches.

Créer un sous-dossier

Permet de créer des sous-dossiers dans lesquels vous rangez vos événements / messagerie.

Exemple pour les à traiter … livrés par défaut sans sous-dossier

AVANT

APRÈS (création d’un sous-dossier « urgent »)

Par la suite, vous pouvez glisser-déposer vos événements dans ce sous-dossier ou vous servir du bouton « ranger » situé dans la partie droite (en haut) de l’écran.

Filtre

Le filtre est un outil pratique et performant pour retrouver de la donnée fondue dans la masse.
Le filtrage est fait par rapport aux informations visibles à l’écran (hors dates) en respectant le principe : « contient »

Tris

Des tris temporaires peuvent être obtenus par un simple clic sur le nom de la colonne. Le 1er clic fera un tri croissant, le second, décroissant.

Partie droite : Rubriques communes

Pièce jointe

Si votre email / événement possède une ou plusieurs pièce(s) jointe(s), vous pouvez les visualiser une à une par un double clic.

D’autres possibilités vous sont offertes à l’aide des pictogrammes :

Clic maintenu sur ce bouton propose

« Ouvrir avec le système » votre PJ permet de l’ouvrir avec un logiciel autre que LSC (peut être nécessaire pour un fichier non propriétaire (word par exemple)

Permet l’enregistrement de la PJ sur votre ordinateur

Imprime la PJ

Permet le classement direct de la PJ dans LSC, dans la table et la fiche de votre choix
Un clic maintenu affiche la liste des tables …

Par exemple, pour un classement sur un locataire, choisissez la table idoine puis saisissez son nom et validez. La PJ sera automatiquement recopiée sur sa fiche, sur l’onglet « documents« .

Confirmation de lecture

pour passer votre email / événement / messagerie en « lu », cliquez simplement sur la case prévue à cet effet…

À noter qu’en décochant, il repasse en « non lu ».

Emails reçus

Un clic sur emails reçus affiche la liste des dans la partie centrale avec les éléments non encore lus en gras.

Un clic sur l’un d’eux montre le détail de celui-ci dans la partie droite de l’écran.

Lecture de l’email

Après un clic sur une ligne, vous pouvez donc consulter le détail sur la partie droite de l’écran, d’abord dans sa partie HTML.

Si la lecture s’avère difficile, deux options possibles :
– Onglet Texte
– Le picto qui ouvre votre email dans votre navigateur

Traitement de l’email reçu

Plusieurs possibilités pour traiter votre email courant …

Répondre

Ce bouton permet de faire un email à votre expéditeur tout en historisant votre email reçu, le tout en un seul clic.
Après un clic sur ce bouton, votre email se transformera en événement de type « email reçu », puis un nouvel événement « email » se créera en reprenant le texte d’origine. Vous n’aurez plus qu’à le compléter et l’envoyer.

Ci-dessous, les deux événements crées par cette fonction.

Transférer

Non encore implémentée dans cette version

Ranger

Le bouton « ranger » offre trois ou x choix (si vous avez des sous-dossiers)  :

• Passer en « à traiter »: créé un événement avec éventuelles PJ sur le modèle de courrier défini dans les paramètres
• Ranger en emails reçus : cette option n’a d’intérêt qu’avec des sous-dossiers existants. Dans ce cas, ils présentés et vous n’avez qu’à le choisir.
• Ranger dans mon Mémento : placera l’email dans le dossier « Mon mémento » ou l’un de ces sous-dossiers.

Imprimer

Imprime votre fiche en reprenant la partie « texte » de votre email.

Supprimer

Supprime la fiche courante

Menu actions

Marquer comme lu / Marquer comme non lu

Comme expliqué ci-avant, il est possible de changer le statut de l’email lors de sa lecture, en partie droite de l’écran
Ces deux options servent essentiellement à faire la même chose mais sur une sélection de fiches.

Relève internet

Donne accès à des sous-menus

Permet de forcer une relève Internet.
L’action de relève et d’envoi des mails est automatisée à une fréquence définie par l’administrateur. Cette option permet de forcer une relève/envoi immédiatement.

Envoyer et recevoir pour XX
Un simple clic relève directement la boîte ou les boîtes liée(s) à l’utilisateur courant. Permet de ne pas attendre la relève automatique faite par le serveur.

Relève tous les utilisateurs
Force une relève de toutes les boîtes tant en envoi qu’en réception.

Visualiser et purger le contenu de mes adresses
Permet de visionner vos emails et de les gérer avant qu’ils ne soient relevés (en supprimer par exemple).

Email direct

Propose deux options :
Email direct
Permet l’envoi d’un email rapide

N’est à utiliser que pour les e-mails personnels car les e-mails envoyés par cette procédure ne sont pas historisés et aucune trace n’est conservée.

Par contre, si un problème survient à l’émission de ce dernier (affiché par post It), l’email est présenté à nouveau dans l’afficheur.

Lors de l’envoi d’un email direct, vous pouvez choisir le compte avec lequel vous l’envoyez. (cf gestion de plusieurs comptes « emails », fiche utilisateur).

Importer un mail
Offre la possibilité d’importer un email non réceptionné dans LSC. Il faut ouvrir sur le disque dur un fichier de type « EML » et celui ci sera importé comme un mail classique dans «Email reçu ».

Boite d’envoi

Affiche les emails en cours d’envoi

Spam

Si vous avez activé dans la fiche utilisateur le placement des emails considérés comme des spams dans le « dossier Spam de l’afficheur », c’est ici que ce type d’emails se place.

Transaction TPE (optionnelle)

Si vous avez souscrit à l’option de paiement par CB du service client et après avoir paramétré les entités comptables, cette rubrique accueille les emails envoyés par la banque pour vous avertir que des paiements TPE sont effectués.
Par la suite, ils permettront, en les ouvrant, de les basculer dans un brouillard d’encaissement pour comptabilisation.

À traiter

Un « à traiter » est un événement mais il peut exister sous différentes formes :

• Un courrier
• Une facture, (ou devis, BL)
• Un email
• Un Sms
• Une messagerie interne permettant d’agrémenter de l’information sur l’historique d’un tiers (appel reçu d’un locataire par exemple)

Symbolique

Chaque événement, présenté en liste, est précédé d’un des trois sigles suivants informent sur l’ancienneté de celui-ci.

(vert) La date de traitement est celle du jour

(orange) La date de traitement prévue a été dépassée de moins de 2 jours

(rouge) La date de traitement prévue a été dépassée de plus de 2 jours

Lecture

Un clic sur un à traiter affiche son détail à droite de l’écran.

La partie supérieure rappelle les données principales de l’événement : sa date, le modèle, l’identité liée, son éventuel rattachement à un immeuble, lot, dossier et le sujet.

La partie centrale est subdivisée en trois onglets :

• L’onglet HTML si votre événement est de type « email »
• L’onglet texte montre le corps de l’événement
• L’onglet Note les commentaires apportés à l’événement.

Retenez que par défaut, c’est la zone de Texte qui est affichée SAUF si l’événement a reçu des commentaires dans sa zone de note. C’est cette dernière qui est affichée en 1er si elle existe.

Traitement de l’événement

Quatre possibilités pour gérer votre événement :

• Le commenter
• Le transférer à un autre utilisateur
• Le reporter
• Le traiter

Pour tous les cas cités, il faut y procéder par un double clic sur l’événement en entrer en modification de celui-ci.

Bouton Commenter

Lors de la lecture d’un pour info (nous parlons d’un événement créé par un tiers pour lequel vous êtes en pour information), vous avez la possibilité de commenter directement l’événement à l’aide de ce bouton.

Un clic ouvrir l’événement en modification, la zone de notes se complétera du texte suivant : « De XX (vos initiales) le 18/10/2018 à 08:25 :  » . Il ne vous restera qu’à commenter … puis valider.

 

Transférer à un autre utilisateur

Rien de plus simple… Allez sur la rubrique « A traiter par », ouvrez le menu déroulant et choisissez la personne dans votre liste.

A noter que la zone « Contenu » se modifie également, permettant là également d’expliquer pourquoi vous transférez…

Le traiter

• Si votre événement possède une zone de texte (courrier, email, SMS), complétez le si besoin via le picto
• S’il est de type facture ou assimilé, complétez la zone 
• S’il n’a aucune zone de rattaché, complétez la zone « contenu » (note)

A l’issue, allez dans la zone « ÉTAT », cliquez sur « en attente » et choisissez l’option appropriée en sachant que suivant le type de votre modèle de courrier, LSC vous proposera les options liées.

Pour un événement qui ne doit ni être envoyé, ni être imprimé, sélectionnez « AUTRES ».

Validez à l’issue de votre choix.

Le reporter

Si vous ne désirez pas traiter votre événement de suite, vous pouvez le reporter à l’aide de la rubrique « Entre le » et cliquez sur la date de report.

La zone contenu de votre événement évoluera en ce sens

La validation fait basculer votre événement dans la rubrique « A traiter plus ». Il reviendra automatiquement dans sa zone initiale à la date d’échéance définie.

A traiter plus tard

Comme expliqué dans le chapitre précédent, vous retrouvez vos événements reportés dans cette zone.

Nous pouvons voir de multiples intérêts à consulter son …à venir …

• S’informer
• Prévoir
• Le traiter dès à présent
• Le reporter à nouveau (suite à la réception d’un nouvel élément par exemple)

Bouton Commenter

Lors de la lecture  (nous parlons d’un événement créé par vous mais reporté), vous avez la possibilité de commenter directement l’événement à l’aide de ce bouton.

Un clic ouvrir l’événement en modification, la zone de notes se complétera du texte suivant : « De XX (vos initiales) le 18/10/2018 à 08:25 :  » . Il ne vous restera qu’à commenter … puis valider.

Transfert de xx (initiales)

Lorsqu’un utilisateur est absent et qu’il procède à un transfert sur un autre utilisateur (cf. fiche utilisateur, onglet autorisations d’accès), une nouvelle rubrique apparaît dans l’afficheur de la personne qui reçoit ce transfert.
En l’ouvrant, trois ou quatre options disponibles :

• à traiter,
• pour contrôle
• séquences d’événements.
• à venir (sur option quand le transfert est activé)

Pour voir les fichiers sous forme de liste, il suffit de faire un double clic sur l’une des trois lignes.

Séquences en cours

Présente les séquences d’événements en cours pour lesquelles vous êtes superviseur.

Ce menu est dynamique, il n’est donc pas visible aucune séquence ne vous concerne.

Un double clic sur une fiche vous affiche un graphe de couleurs montrant les étapes déjà réalisées (vers) et celles à venir (rouge).

Tâches en cours  (à partir de la version 6.0.2)

F5 – tâches en cours

Rappel : sur une événement, vous avez la possibilité de définir sa durée via la rubrique « tâche en cours ». cf. copie d’écran ci-dessous

Une fois celle-ci définie, l’événement a une double fonction ..il est « à traiter » et c’est une tâche à effectuer.

Cette fonction, issue de la version 5 mais non reprise initialement en version 6, l’est maintenant en version 602.

Dans votre afficheur (F5), vous avez dorénavant une rubrique qui affiche vos tâches.

Pour contrôle

Présente les événements à contrôler
2 types de contrôles :

• contrôle des actions à réaliser
• contrôle des actions réalisées

Menu Actions

Ce menu des « pour contrôle » propose l’option « Contrôle OK » qui vous permet de vous retirer du suivi d’une sélection d’événements.

Vous pouvez également procéder à ce « contrôle OK », lors de la lecture d’un événement, via cette même rubrique présente dans la partie droite…

Contrôle OK n’est possible qu’avec des événements traités (chronotés)

Bouton Commenter

Lors de la lecture (nous parlons d’un événement créé par un tiers pour lequel vous êtes en pour contrôle), vous avez la possibilité de commenter directement l’événement à l’aide de ce bouton.

Un clic ouvrir l’événement en modification, la zone de notes se complétera du texte suivant : « De XX (vos initiales) le 18/10/2018 à 08:25 :  » . Il ne vous restera qu’à commenter … puis valider.

Bouton Ranger

Le bouton « ranger » offre deux ou x choix :

• Pour contrôle dans dossier sans nom : l’événement sera placé au 1er niveau du dossier « à traiter »
• Pour contrôle non lu : permet de remettre un événement déjà lu dans la partie « non lu » de l’afficheur.
• Dossier xx : si vous avez créé des sous-dossiers dans le dossier « à traiter », ils sont proposés et il ne reste qu’à faire son choix.

Pour info

La lecture ne diffère pas des autres catégories…

Bouton Commenter

Lors de la lecture d’un pour info (nous parlons d’un événement créé par un tiers pour lequel vous êtes en pour information), vous avez la possibilité de commenter directement l’événement à l’aide de ce bouton.

Un clic ouvrir l’événement en modification, la zone de notes se complétera du texte suivant : « De XX (vos initiales) le 18/10/2018 à 08:25 :  » . Il ne vous restera qu’à commenter … puis valider.

Bouton Ranger

Le bouton « ranger » offre trois ou x choix :

• Passer en « à traiter » avec PJ : créé un événement en reprenant
• Ranger en Messagerie interne : placera la messagerie au 1er niveau du dossier Messagerie
• Ranger dans mon Mémento : placera la messagerie dans le dossier « Mon mémento ».

Autres rubriques

Raccourcis

Si des raccourcis ont été définis à la validation d’événements (clic maintenu sur le bouton « valider »), ils seront affichés ici. Le but est de garder un lien sur un événement qui vous semble important, qu’il soit traité ou non.

Un double clic sur la ligne affiche l’événement lié.

Mémento

Le but du dossier mémento est de permettre de conserver des informations. Vous pouvez structurer ce dossier en créant des sous dossiers.

Il est possible de créer une ligne instantanément dans son mémento par la combinaison des touches Shift +F5.

A tout moment, il est possible d’accéder à un élément prédéfini Mon Bloc Note en faisant [F5]. Il s’agit d’un document toujours disponible pour vos annotations de type texte (limité à 32 pages).

Objectifs

Le but de ce dossier est de vous permettre de conserver des informations visibles et manipulables par tous. Il est possible de créer des sous dossiers.

Corbeille

Dossier qui reçoit les suppressions de fiches « pour information » ou de « mails ». Ainsi, il est possible de récupérer ces fichiers dans la corbeille par double clic puis en se servant du bouton « ranger ».

A noter que la corbeille se vide automatiquement à la déconnexion de l’utilisateur

Menu Trier par

Option de tri par sous-dossier dans le bouton « Trier par ».
Permet de placer les sous-dossiers en tête de la liste des événements à traiter, plutôt que de les avoir en base de liste.

Exemple avec un tri par immeuble …

AVANT … Tri par Urgence

APRÈS … Tri par immeuble

Menu outils

Traitement de texte

Ouvre une page vierge de traitement de texte 4D Write. La zone présentée n’est liée à aucun événement et ne pourra être attachée à aucune identité.

Tableur

Ouvre une page vierge tableur 4D View.

Programmer

Permet de programmer une alarme répétitive. Est un RV périodique à mettre au planning (exemple tous les lundis à 9H00, réunion du service).

• Lorsque l’alarme répétitive possède une heure, LSC active un bouton programmer qui permet de générer les RV au planning. Lorsque l’alarme ne possède pas d’heure, elle est de type message et est générée, si nécessaire, à chaque ouverture de LSC (ou à chaque changement de jour en serveur).
• L’alarme peut être permanente ou ponctuelle pour un nombre de fois déterminé. Les choix de fréquence sont les suivants :

Imprimer

Imprime toutes les actions définies d’une journée. Il effectue la synthèse des différents dossiers.

Mot de passe

Les mutations sur les lots communs en Gérance et Syndic sont protégées par un mot de passe.
Le mot de passe demandé pour enregistrer la mutation est variable (pour chaque mandat) et temporaire (valable une seule journée). Il est affiché à l’écran et, est placé dans le presse-papier de l’utilisateur, qui peut le transmettre au demandeur par un événement ou directement par un post it

Cette rubrique n’est accessible qu’aux utilisateurs autorisés. Ne l’activez que pour le module gérance.

La liste des événements, obtenue par la touche F7, affiche les événements du jour, tous utilisateurs confondus.

ASTUCE

Pour n’afficher que VOS événements du jour, deux possibilités :

Maintenez la touche Shift (majuscule temporaire) et faites F7

Créez un raccourci sur votre écran d’accueil (cf. article disponible sur l’aide de l’écran d’accueil)

Les (nouveaux) principes de la liste de gestion

Plus d’écran de recherche préalable, vous arrivez directement sur la liste
La vague a disparu, offrant plus d’espaces dans le bas de l’écran
Les menus ou boutons sont tous situés en haut de l’écran

Le picto   indique un menu avec un choix multiple
Le picto   indique un bouton simple

Un filtre est accessible permettant des sous-sélections en temps réel au fur et à mesure de votre frappe.   .

Précision : un filtre n’est pas une recherche, il ne fait qu’éliminer les fiches hors demandes. Si vous effacez les éléments du filtre, la liste originale s’affiche à nouveau.

NB : n’est pas encore disponible sur toutes les listes mais sera déployé au fur et à mesure des versions 6.

Les entêtes de colonne

Chaque colonne peut être triée par ordre croissant par un simple clic sur son titre ou décroissant en cliquant à nouveau sur le titre.

L’ordre des colonnes peut être changé temporairement via le principe du « Drag and Drop » (glisser – déposer). Cela peut faciliter votre lecture…

Les menus (ou boutons) communs à toutes les listes de gestion

Le menu Actions

Jusqu’à 6 rubriques peuvent être communes aux listes… Elles ne sont visibles qu’en fonction du contexte

Ouvrir dans une application

Tous les éléments affichés dans une liste de gestion peuvent être ouverts sur le logiciel de votre choix, à condition qu’il puisse lire un export de fiches. Il est donc conseillé de choisir un tableur (Excel ou Open office par exemples).

Consultez l’article sur les préférences

Imprimer

Toutes les commandes d’impression agissent sur la sélection courante c’est à dire les fiches noircies et les fiches seront triées en fonction des préférences de l’utilisateur. A défaut de sélection, toutes les fiches présentes à l’écran seront imprimées et l’ordre d’affichage de l’écran est respecté.
Cette commande permet d’imprimer la liste de trois façons différentes.

Fiches

Chaque fiche sélectionnée est imprimée avec toutes ses caractéristiques en pleine page. Présentation verticale, une page par fiche.

Liste

Les fiches sélectionnées sont imprimées sous forme d’une liste. Présentation horizontale.

Plus…

Cette commande ouvre un puissant logiciel intégré permettant de créer des états, des étiquettes ou des graphes personnels

Récap A.R. (spécifique liste des événements)

Imprime une liste des événements sélectionnés pour suivre les expéditions avec AR.

Bouton non actif si aucun événement n’est présent dans la liste de gestion

La numérotation se fait sur 10 chiffres, hors deux premiers caractères (deux lettres ou 1 chiffre et une lettre) et dernier caractère qui est une clé, calculée également lors de l’impression par le logiciel.

Premier numéro de recommandé : saisir le 1^er numéro de votre liasse, sur 10 chiffres.
Numéro de client (COCLICO) : si renseigné, il est gardé en mémoire
Lieu de dépôt : si renseigné, gardé en mémoire
Date de dépôt : cest la date du jour qui est proposée par défaut mais elle peut être modifiée.
Avec/Sans avis de réception : en fonction ce qui est coché, le nombre d’AR remis à la Poste sera affiché différemment.
Niveau de garantie : écrire R1, R2 ou R3
Commentaires : écrire tout commentaire important pour la Poste. Ce dernier ressortira dans la zone prévue, en bas à gauche.

Mettre le « Aqui » de l’événement : indique sur le document l’utilisateur qui a généré l’événement puis les AR.

« Remplacer le copropriétaire par le gérant » : permet d’imprimer l’adresse du gérant à la place de l’adresse du copropriétaire quand celle-ci est renseignée.

Valider : lance l’impression. Le document imprimé s’inspire du document officiel de la poste.

Sélection

Ce menu offre plusieurs options permettant de stocker des listes pour les ré-afficher par la suite. Interrogez notre service assistance si vous désirez ne savoir plus sur ce sujet.

Trier

Trier
Donne accès à un éditeur de tri permettant des tris mono ou multi-critères, notamment quand vous désirez faire un tri d’informations qui ne sont pas indiquées dans les colonnes de la liste de gestion (tri par date de création des tiers, par exemple)

(+ spécifique liste des événements)

Trier par code immeuble + code lot gestion croissant
Trier par code immeuble + code lot gestion décroissant
Trier par code immeuble + code lot croissant
Trier par code immeuble + code lot décroissant
Les libellés de ces quatre tris vous indiquent le résultat obtenu après choix de l’un d’eux.

Supprimer

La commande Supprimer permet la suppression définitive d’une ou plusieurs fiches sélectionnées (noircies) au travers d’une boîte de dialogue.

Cette suppression ne sera effective qu’après validation du mot de passe.
La suppression n’est possible que si les contraintes de suppression le permettent.

Dupliquer

Permet de dupliquer l’événement sélectionné. Si l’événement est chronoté, sa duplication n’est pas chronotée.

Attention cependant, le courrier associé est figé.

Les événements possèdent une notion de « durée » dans la zone « Evénements » à gauche. En dupliquant un événement, cette zone se remet à 0 afin de déterminer le temps exact de traitement de la nouvelle fiche.

Aller à…

Une fonction très appréciée en termes de convivialité de LSC.
Présente sur les listes de gestion, elle permet de passer d’une liste à une autre en utilisant des liens existants.
Par exemple, il est très facile, à partir de la liste des événements, d’afficher la liste des tiers liés

Rechercher

Cf. aide liée aux recherches sur les listes de gestion : accès à l’aide

Créer

Permet de créer un nouvel événement

 

Les menus ou boutons spécifiques à la liste des événements

Actions (7ème rubrique et suivantes)

Ranger

Range le ou les événements sélectionnés dans le dossier de votre choix. (Voir documentation « Afficheur » pour de plus amples informations) 

Report
Permet le report en masse, après sélection, d’événements non chronotés. Uniquement les siens ! 

Publication GED

Publier en date du jour

Chaque événement est dorénavant rattaché à une date de publication. Seuls ceux qui ont une date différente de 00/00/00, qui sont chronotés et bien sûr qui doivent être envoyés sur le service client sont pris en compte.

« Publier en date du jour » affecte la date courante à l’événement et le renvoie lors de la publication suivante.

Supprimer de la publication
En sélectionnant cette option (sur un ou plusieurs événements), vous le(s) supprimerez du service client (après la prochaine publication)

Attribuer
Vous donne la possibilité d’affecter un IMMEUBLE, un LOT ou un DOSSIER à une sélection de tiers

Un mot de passe vous sera demandé pour ce traitement 

Contrôle OK
Permet de passer en « contrôle OK » une sélection d’événements pour lesquels vous êtes en « pour contrôle ». (cf. article sur l’afficheur) 

Copier les PJ sur le disque

Permet, à partir d’une sélection d’événements, d’enregistrer sur votre ordinateur les pièces jointes liées, dans le dossier de votre choix.

Historique

Affiche l’historique complet du tiers lié à l’événement sélectionné

Séparer par mode d’exp.

Affiche dans de nouvelles listes les événements sélectionnés en tenant compte du mode d’expédition préféré de la fiche identité rattachée.

Conclure

Chronote (donc affecte une date et un numéro de traitement) le ou les événement(s) sélectionné(s).
Exemple d’utilisation : sélection à envoyer en « copie » où l’événement d’origine doit être chronoté.

Envoyer une copie

Vous permet, après la sélection d’un ou plusieurs événements, de renvoyer une copie de l’événement courant.
Après un clic sur ce bouton, LSC fonctionne comme le bouton « mailing » de la liste des tiers, c’est à dire qu’il va ouvrir un événement avec le 1^er tiers sélectionné.
Ensuite, vous choisissez un « modèle d’événement » qui sera la page de garde de la copie que vous désirez envoyer.
Enfin, validez votre événement, LSC vous créera vos événements avec en PJ les fichiers que vous désirez envoyer en copie.

Le menu Expédier

Expédier les événements
permet, à partir d’une sélection d’événement(s) de le(s) envoyer et c’est LSC qui tiendra compte du mode d’envoi défini sur chacun d’entre eux :

• soit au niveau de l’événement si celui ci est déjà chronoté,
• soit en tenant compte du mode de traitement défini sur le modèle de courrier rattaché à l’événement.
• Si par exemple vous avez dans votre sélection trois événements à imprimer + deux à envoyer par fax et 10 par email, tout cela se fera par un simple clic sur ce bouton.
• Si une PJ est associée à l’événement est au format 4d write, elle sera imprimée à la suite de l’événement si on passe par le bouton « courrier » de l’événement ou ce même bouton de la liste de gestion des événements.

Expédier dans un PDF unique
Vous permet de créer un fichier PDF dans lequel seront tous les événements.

Pourquoi procéder ainsi ?

Cela peut permettre, une fois le fichier crée, d’imprimer un seul fichier de plusieurs pages plutôt que plusieurs fichiers de quelques pages. La plupart des imprimantes, limitées en mémoire gèrent plus facilement un fichier que plusieurs.

Ou, cela vous permet simplement de stocker dans un fichier PDF, les événements sélectionnés

Attention : si, dans votre sélection pour un PDF unique, vous avez des événements de type « SMS » ou « GED », cela bloquera le traitement et vous demandera de refaire votre sélection

Expédier dans des PDF individuels
Après choix d’un dossier de destination sur le disque, puis saisie d’un préfixe de fichier, permet de créer un  PDF par événement sélectionné.

NB : pour les locataires, derrière le préfixe du fichier est écrit le contenu du champ réf import du locataire (onglet renseignements divers). Si ce champ n’est pas valorisé on écrit LSC@id ref de l’événement

Expédier vers la signature électronique
Cette option permet de transformer un événement en un fichier de signature électronique à envoyer à notre partenaire YouSign qui gère ensuite les signataires. Plus d’informations dans notre documentation dédiée à ce sujet.

La liste des tiers, obtenue par la touche F8, affiche par défaut TOUS les tiers de votre base de données.

Les (nouveaux) principes de la liste de gestion

Plus d’écran de recherche préalable, vous arrivez directement sur la liste
La vague a disparu, offrant plus d’espaces dans le bas de l’écran
Les menus ou boutons sont tous situés en haut de l’écran

• Le picto   indique un menu avec un choix multiple
• Le picto   indique un bouton simple

Un filtre est accessible permettant des sous-sélections en temps réel au fur et à mesure de votre frappe.   .

Précision
Un filtre n’est pas une recherche, il ne fait qu’éliminer les fiches hors demandes. Si vous effacez les éléments du filtre, la liste originale s’affiche à nouveau.

NB : n’est pas encore disponible sur toutes les listes mais sera déployé au fur et à mesure des versions 6.

Les entêtes de colonne

Chaque colonne peut être triée par ordre croissant par un simple clic sur son titre ou décroissant en cliquant à nouveau sur le titre.
L’ordre des colonnes peut être changé temporairement via le principe du « Drag and Drop » (glisser – déposer). Cela peut faciliter votre lecture…

Les menus (ou boutons) communs à toutes les listes de gestion

Le menu Actions

Jusqu’à 6 rubriques peuvent être communes aux listes… Elles ne sont visibles qu’en fonction du contexte

Ouvrir dans une application

Tous les éléments affichés dans une liste de gestion peuvent être ouverts sur le logiciel de votre choix, à condition qu’il puisse lire un export de fiches. Il est donc conseillé de choisir un tableur (Excel ou Open office par exemples).

Consultez l’article sur les préférences

Imprimer

Toutes les commandes d’impression agissent sur la sélection courante c’est à dire les fiches noircies et les fiches seront triées en fonction des préférences de l’utilisateur. A défaut de sélection, toutes les fiches présentes à l’écran seront imprimées et l’ordre d’affichage de l’écran est respecté.
Cette commande permet d’imprimer la liste de trois façons différentes.

Fiches

Chaque fiche sélectionnée est imprimée avec toutes ses caractéristiques en pleine page. Présentation verticale, une page par fiche.

Liste

Les fiches sélectionnées sont imprimées sous forme d’une liste. Présentation horizontale.

Plus…

Cette commande ouvre un puissant logiciel intégré permettant de créer des états, des étiquettes ou des graphes personnels

Sélection

Ce menu offre plusieurs options permettant de stocker des listes pour les ré-afficher par la suite. Interrogez notre service assistance si vous désirez ne savoir plus sur ce sujet.

Trier

Trier
Donne accès à un éditeur de tri permettant des tris mono ou multi-critères, notamment quand vous désirez faire un tri d’informations qui ne sont pas indiquées dans les colonnes de la liste de gestion (tri par date de création des tiers, par exemple)

Supprimer

La commande Supprimer permet la suppression définitive d’une ou plusieurs fiches sélectionnées (noircies) au travers d’une boîte de dialogue.

Cette suppression ne sera effective qu’après validation du mot de passe.
La suppression n’est possible que si les contraintes de suppression le permettent.

Aller à…

Une fonction très appréciée en termes de convivialité de LSC.
Présente sur les listes de gestion, elle permet de passer d’une liste à une autre en utilisant des liens existants.
Par exemple, il est très facile, à partir de la liste des événements, d’afficher la liste des tiers liés

Rechercher

Cf. explication ci-avant (les nouveaux principes de la liste de gestion)

Créer

Permet de créer un nouvel événement

Les menus (ou boutons) spécifiques à la liste des tiers

Le menu Action (dernière rubrique)

Collecter les emails
Ce bouton vous permet, à partir d’une sélection d’identités et ou de correspondants, de récupérer dans un post-It les adresses emails, séparées par une virgule « , » ou un « ; » .

• Peut être très pratique pour faire un mailing hors Crypto avec les adresses de vos tiers.

Historique

Affiche l’historique complet dans une nouvelle fenêtre du tiers sélectionné

Dédoublonner

Travaille sur la sélection courante. Il recherche pour chaque fiche présente si une autre Identité possédant un numéro de téléphone identique existe dans la base de données.

Ces fiches sont isolées et présentées dans une nouvelle liste.
Par la suite, vous pourrez regrouper des identités, via la rubrique « regrouper des fiches » présente en administration.

Mailing

Cette option gère TOUS les types de mailing. En effet, c’est le mode de traitement de votre modèle d’événement qui déterminera le comportement de ce bouton, lors de la validation du 1^er événement.

Faites votre sélection de tiers, lancez un mailing, définissez un modèle d’événement, complétez le si besoin. La validation créé dans une nouvelle liste autant d’événements que de tiers sélectionnés.

La liste des dossiers, obtenue par la touche F9, affiche les dossiers en fonction du contexte (module actif).

Les (nouveaux) principes de la liste de gestion

Plus d’écran de recherche préalable, vous arrivez directement sur la listeLa vague a disparu, offrant plus d’espaces dans le bas de l’écran
Les menus ou boutons sont tous situés en haut de l’écran
Le picto   indique un menu avec un choix multiple
Le picto   indique un bouton simple
Un filtre est accessible permettant des sous-sélections en temps réel au fur et à mesure de votre frappe.   .

Précision : un filtre n’est pas une recherche, il ne fait qu’éliminer les fiches hors demandes. Si vous effacez les éléments du filtre, la liste originale s’affiche à nouveau.

NB : n’est pas encore disponible sur toutes les listes mais sera déployé au fur et à mesure des versions 6.

Les entêtes de colonne

Chaque colonne peut être triée par ordre croissant par un simple clic sur son titre ou décroissant en cliquant à nouveau sur le titre.

L’ordre des colonnes peut être changé temporairement via le principe du « Drag and Drop » (glisser – déposer). Cela peut faciliter votre lecture…

Les menus (ou boutons) communs à toutes les listes de gestion

Le menu Actions

Jusqu’à 6 rubriques peuvent être communes aux listes… Elles ne sont visibles qu’en fonction du contexte

Ouvrir dans une application

Tous les éléments affichés dans une liste de gestion peuvent être ouverts sur le logiciel de votre choix, à condition qu’il puisse lire un export de fiches. Il est donc conseillé de choisir un tableur (Excel ou Open office par exemples).

Consultez l’article sur les préférences

Imprimer

Toutes les commandes d’impression agissent sur la sélection courante c’est à dire les fiches noircies et les fiches seront triées en fonction des préférences de l’utilisateur. A défaut de sélection, toutes les fiches présentes à l’écran seront imprimées et l’ordre d’affichage de l’écran est respecté.
Cette commande permet d’imprimer la liste de trois façons différentes.

Fiches

Chaque fiche sélectionnée est imprimée avec toutes ses caractéristiques en pleine page. Présentation verticale, une page par fiche.

Liste

Les fiches sélectionnées sont imprimées sous forme d’une liste. Présentation horizontale.

Plus…

Cette commande ouvre un puissant logiciel intégré permettant de créer des états, des étiquettes ou des graphes personnels

Sélection

Ce menu offre plusieurs options permettant de stocker des listes pour les ré-afficher par la suite. Interrogez notre service assistance si vous désirez ne savoir plus sur ce sujet.

Trier

Donne accès à un éditeur de tri permettant des tris mono ou multi-critères, notamment quand vous désirez faire un tri d’informations qui ne sont pas indiquées dans les colonnes de la liste de gestion (tri par date de création des tiers, par exemple)

Supprimer

La commande Supprimer permet la suppression définitive d’une ou plusieurs fiches sélectionnées (noircies) au travers d’une boîte de dialogue.

Cette suppression ne sera effective qu’après validation du mot de passe.
La suppression n’est possible que si les contraintes de suppression le permettent.

 

Aller à…

Une fonction très appréciée en termes de convivialité de LSC.
Présente sur les listes de gestion, elle permet de passer d’une liste à une autre en utilisant des liens existants.
Par exemple, il est très facile, à partir de la liste des événements, d’afficher la liste des tiers liés

Rechercher

Cf. aide liée aux recherches sur les listes de gestion : accès à l’aide

Créer

Permet de créer un nouvel événement

 

Les menus ou boutons spécifiques à la liste des dossiers

Actions

Augmenter

Permet, sur une sélection de dossiers de type « facturation », d’augmenter les lignes de produits

Une 1ère fenêtre vous demande le taux à appliquer

Faire OK lance le traitement

Augmenter à l’euro inférieur

Même principe mais fera un arrondi sur les montants calculés.

L’arrondi s’applique ligne à ligne et non sur le total des lignes

Historique

Affiche l’historique complet du tiers lié au dossier sélectionné

Mailing

Il peut gérer TOUS les types de mailing. En effet, c’est le mode de traitement de votre modèle d’événement qui déterminera le comportement de ce bouton, lors de la validation du 1^er événement.

A noter que chaque événement reprendra l’information du code dossier lié.

Chapitre « modèles d’événements » de l’administration pour de plus amples explications sur le mode de traitement.

Facturer

Le bouton Facturer permet d’effectuer une sélection de dossiers facturables.Choisir une date de prise en compte pour la facturation. Par défaut, c’est le 1er jour du mois suivant qui est proposé.La liste des dossiers non clôturés, dont la date de facturation est antérieure ou égale à la date saisie est présentée.Après sélection, vous obtenez un écran demandant de choisir un type d’événement. Les modèles disponibles sont les modèles de type facturation.

La validation génère la création des événements de type facture. Chaque événement est automatisé : la zone éventuelle de traitement de texte en fonction du type d’événement, la zone tableur calculée en fonction des indications du dossier. Vos factures sont prêtes et en attente. Elles sont disponibles dans le cycle de facturation

L'écran d'accueil est un outil de travail à partir duquel vous pourrez consulter vos informations personnelles et lancer vos actions quotidiennes.

L’idée force est de vous permettre un accès simplifié aux différentes fonctionnalités de La Solution Crypto, soit à l’aide des réglages par défaut, soit en définissant vous même vos raccourcis (cf. Partie Centrale)

Divisée en trois parties distinctes, il offre de nombreuses possibilités que nous vous dévoilons ci-dessous.

Partie gauche

A\ Module et changement

Affiche en haut à gauche le module sur lequel vous vous trouvez.

Le pictogramme   permet de changer de module, à l’aide de l’écran ci-dessous

Cependant des raccourcis claviers permettent de changer de module rapidement (à partir de la version 6.0.1)

CTRL + 1 (module Gérance), CTRL+2 (module Syndic), CTRL+3 (module Transaction), CTRL+4 (module Saisonnier), CTRL+5 (module Comptabilité générale), CTRL+6 (module Organiseur)

• Sur Mac, remplacez la touche CTRL par le touche Pomme.

B\ Les menus

• Les menus s’ouvrent et se ferment par un simple clic.
• Celui ouvert change de couleur.
• Si des sous-menus existent une flèche vous l’indique.

C\ Logo Crypto

Ouvre un menu dans lequel vous retrouverez des informations pour vous aider dans votre quotidien…

• Service commercial

Un clic sur l’email créé un événement avec le modèle « email » défini dans les paramètres.

• Supports en lignes

Ce sont des liens pour vous aider à trouver de l’information, de la documentation, ou d’accéder à votre extranet ( ce dernier bouton n’étant visible qu’à partir de la version 6.0.1)

• Service Hotline

Là également, si vous désirez envoyer un email à notre service, cliquez sur celui-ci pour créer un nouvel événement. Rapidité et simplicité pour nous joindre.

Partie centrale

Est réservée aux raccourcis, nouveau principe de fonctionnement de La Solution Crypto dans sa version 6. Le raccourci est conçu pour vous faire gagner des « clics », donc du temps !

Qu’est ce qu’un raccourci ?

C’est un bouton « simple » (lance un traitement unique ou affiche la donnée demandée.)ou un bouton « multiple » (propose plusieurs raccourcis après un 1er clic) reconnaissable grâce au picto 

Il permet de lancer une action ou un groupe d’actions de façon ordonnée et … rapide.

Mais c’est bien plus que cela car nous vous donnons la possibilité de faire des recherches particulières ou de créer des fiches sans avoir à aller sur la liste concernée…

Combien puis je avoir de raccourcis ?

En bouton simple, 16 par module

En bouton multiple, 8 fois plus, soit 128

A\ Réglages par défaut

Lors de votre passage en version 6, des réglages d’usine permettront d’afficher des raccourcis (ou groupe) quelque soit le module sur lequel vous travaillez. Ils ont été pensés pour être les plus génériques possibles et répondre à une demande variée.

Mais comme tout paramètre de base, il se peut qu’ils ne répondent pas à vos attentes, raison pour laquelle nous vous permettons de les personnaliser.

ATTENTION : vous devrez choisir dans une liste votre raccourci, vous ne pourrez pas les créer vous même. Cependant, nous agrémenterons cette liste au fur et à mesure des mises à jour …

B\ Conditions pour la personnalisation

La personnalisation est soumise à autorisation de votre administrateur, à moins que vous en soyez vous même un…

• Si vous l’êtes, alors l’option est activée par défaut
• Si vous ne l’êtes pas,
  • soit vous l’obtenez par votre administrateur,
  • soit c’est à lui d’y procéder via votre fiche utilisateur.

Accès pour activer l’autorisation : menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, utilisateur, onglet « autorisations d’accès (1), rubrique « accès aux raccourcis »

• Vous avez le droit de personnaliser

Accès : menu paramètres, préférences utilisateur xx, bouton « modifications des raccourcis » en bas de page.

• Vous n’avez pas le droit de personnaliser mais un administrateur peut le faire pour vous

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, utilisateur, onglet préférence d’affichage

 

C\ Personnalisation

Elle reste très simple …

• Sélectionnez le module
• Sélectionnez « accès haut » ou « accès bas » en fonction de l’endroit où vous désirez placer votre raccourci. Le raccourci se comportera de façon identique, qu’il soit placé en haut ou en bas.

NOTA : pour le module Transaction, « accès haut » devient « accès vente » et « accès bas » devient « accès location ». Les raccourcis tiennent compte de ces contextes.

• Les zones dédiées aux raccourcis sont affichées. Si aucune place n’est disponible, vous pouvez en supprimer un en cliquant sur la corbeille.
• L’ajout d’un raccourci propose deux options :  soit un bouton « simple », soit un multiple (cf. chapitre précédent).

• Pour un raccourci « simple », il suffira de le choisir dans la liste affichée

• Pour des raccourcis multiples, le principe est de construire une palette à laquelle vous allez d’abord donner un nom

Puis, dans un second temps, vous pourrez créer les différents raccourcis de votre palette, comme vous le feriez pour un bouton unique, avec le bouton « + » et in fine, à l’aide d’une liste.Pour certains raccourcis, il vous sera demandé de préciser un journal ou le nom d’un document (affichette vitrine). Laissez vous guider par les écrans affichés, saisissez et ..validez !

Les nouveaux raccourcis ne sont visibles sur votre écran d’accueil qu’après rechargement de celui-ci. Quittez et relancer LSC si vous n’avez accès qu’à un module, sinon, switchez brièvement sur un autre module et revenez sur le module initial pour voir ces changements.

Partie droite

A\ Mes rendez-vous

Affiche vos RDV à venir de votre planning

S’il y en a plus de trois, un ascenseur vous permet d’afficher les suivants.

Un double clic sur une ligne permet de prendre en modification la fiche. Si vous la modifiez, votre se met à jour en temps réél.

B\ Mes alarmes

Les alarmes affichées à ce niveau sont un transfuge de l’ancien afficheur. L’idée force est d’avoir en permanence sur votre écran d’accueil les alarmes à traiter, mises à jour en temps réél.

Seules les alarmes à échéance sont affichées !

Le traitement des alarmes se fait par un double clic sur le titre de l’alarme permet d’ouvrir une fenêtre de traitement de celles-ci ou une liste de gestion.

La mise à jour d’une fiche par un double clic sur l’alarme qui ouvre la fiche concernée en modification. Changez la date, validez.

Par exemple, un traitement sur les échéances d’assurances locataires ouvre une fenêtre permettant de leur envoyer un courrier de rappel OU de mettre à jour une sélection de locataires.

Partie supérieure

A\ Espace client

Affiche l’écran de connexion de votre espace client

Si vous êtes déjà connecté, alors vous y arriverez directement

• à partir de la version 6.0.1

B\ Menu Paramètres

• Préférences et administrateur

Cette option n’est pas visible si vous n’avez pas accès à l’administration. Tous les paramètres remarquables de LSC, tous modules s’y trouvent et peuvent être modifiés à ce niveau. Consultez la documentation inhérente à l’administration pour aller plus avant.

• Préférences utilisateur

Cf. article lié aux préférences utilisateurs (menu aide disponible au niveau de l’option)

• Ouvrir le répertoire de travail

Permet de situer sur le disque dur la localisation du dossier 4d préférences lié à l’utilisateur.

• Trouver une variable

Cette rubrique vous permet de retrouver la variable équivalente à une rubrique d’une fiche. Après clic, la fenêtre ci-contre s’ouvre.

Sélectionnez une variable par double clic, elle se copiera dans le presse-papier. Vous pourrez la coller dans votre document.

C\ Le Store

Vous permet d’accéder (après inscription) au store Crypto. Interrogez-nous pour de plus amples informations.

D\ Les rubriques de l’Organiseur

Votre écran d’accueil propose également toutes les principales options du module Organiseur. Vous pouvez ainsi CRÉER un événement, accéder à l’HISTORIQUE d’un tiers, voir votre PLANNING, etc…

Accès : écran d’accueil, menu paramètres, préférences utilisateur xx (vos intiales)

Nouvel affichage (à partir de la 602)

L’écran prend la norme « V6″…  D’autre part, il peut être affiché sur une résolution basse (1024 * 768)

Afficheur

Volet « plus d’infos »

Cette boîte à cocher permet l’affichage d’informations complémentaires en ouverture d’un tiers, d’un événement et/ou de l’historique

Qu’affichons nous ?

• les comptes du tiers
• les lots
• les événements non chronotés

En création de RV, copier l’adresse du tiers dans la note

Lorsque vous créez un RDV, la zone de notes est vide par défaut. Cochez cette case et les données du tiers (adresse, tél, nom et tél du correspondant) lié seront copiées dans cette encart et disponibles (à l’impression, en synchronisation, etc…)

Recevoir une notification système à la réception d’un post it

En cochant cette case, votre MAC ou votre PC vous notifierons de la réception d’un post it.
Sur Windows par exemple, le post it sera affiché dans la barre d’outils pendant quelques secondes.
Cela permet donc de savoir qu’un post it a été reçu alors que vous êtes sur un autre logiciel.

Placer la palette [F2] à gauche (à droite par défaut)

Cochez cette rubrique et vous afficherez votre palette sur la partie gauche de l’écran, après avoir quitté et relancé LSC.

Trier les raccourcis par sujet (sinon par date)

Si vous gérez des raccourcis sur votre afficheur, vous pouvez en déterminer un tri différent par défaut.

Fenêtres

Fenêtres de liste (ancienne interface) – visible à partir de la 601b17 et au delà

Cette rubrique définit l’effet « pyjama » pour les anciennes listes de gestion (avant la V6). Elle n’a pas vocation à perdurer car les nouvelles listes n’y font plus appel. Cependant, cela peut être utile pour retirer cet affichage.

Le résultat vous est donné dans le cadre de droite.

+ Ajout d’un bouton « réglages d’usine » qui remet par défaut les couleurs du pyjama des listes. (à partir de la version 6.0.2)

Déployer par défaut les écrans de recherche (ancienne interface)

Par défaut, les écrans de recherche sont affichés avec la petite clé fermée, n’affichant ainsi qu’une partie des rubriques.
En cochant cette cas, la clé reste ouverte et montre de façon exhaustive tous les éléments de recherche.

Inactiver les zones Web

Sert à ne pas montrer la zone HTML d’un email. Avait été ajoutée suite à une mise à jour Windows (nouvelle KB) qui provoquait un plantage de l’application lors de la lecture des emails. Il n’est plus utile de la cocher.

Inactiver la prévisualisation sur les pièces comptables

Quand vous insérez des pièces comptables, la PJ importée est montrée dans un écran de prévisualisation. Cochez cette case pour ne plus rien afficher.

Cet ordinateur

Connexion automatique de l’utilisateur

Cette option vous permet de faire de l’auto connexion (sans passer par les initiales) quand vous lancez Crypto.

Attention : seuls les utilisateurs non liés à des mots de passe sont visibles dans le menu déroulant.

Pilote Postscript par défaut

Menu déroulant affichant les pilotes d’imprimante installés. Il vous faut OBLIGATOIREMENT choisir dans cette liste un pilot de type PS (PDF créator est un bon compromis).

NB : vous n’êtes pas obligé de posséder l’imprimante pour installer le pilote lié. On peut tout à fait choisir un pilote Ricoh sans pour autant avoir de photocopieur.
CE PILOTE SERVIRA PAR LA SUITE A LA CRÉATION DES FICHIERS PDF

Compression PDF (Windows uniquement)

Préférence permettant de définir un niveau de compression pour la génération de PDF.
3 valeurs sont possibles : « Faible », « Moyenne » et « Forte »
La valeur jusqu’alors utilisée était « Moyenne »

NB : la compression des fichiers n’est visible qu’avec des fichiers dont la taille serait supérieure à 100 ko nativement.
Nous ne parlons ici que de la compression des fichiers crées par LSC.

Ouvrir les listes avec Windows ou Mac

Les nouvelles listes de gestion proposent dans le menu « Action », une rubrique nommée « Ouvrir dans une application »

Le principe est d’afficher sur le logiciel de votre choix (mais de préférence un tableur) les éléments présents à l’écran.
Si, par exemple, vous choisissez « Excel » dans cette rubrique, les éléments de votre liste seront montrés dans ce logiciel, en colonnes.

Délégation

Durant mon absence, transférer à…

En cochant cette boîte, vous pouvez transférer votre messagerie (emails, à traiter, etc….) à la personne de votre choix.

Afficher mes délégataires dans mon afficheur

En cochant cette boite, un nouveau dossier sera créé par personne vous ayant délégué ses « à traiter » dans l’afficheur, au dessus des à traiter (cf. copie ci-dessous).

C’est l’afficheur de JLC qui est présenté et nous apercevons le dossier « Transfert de ES », contenant les à traiter, les pour contrôle et les séquences d’événements lui incombant.

État des lieux / Visite technique d’immeuble

Désinscrire ma tablette

Par défaut, dans nos modules EDL Web et VTI Web, un utilisateur est rattaché à une tablette.
S’il tente de synchroniser à partir d’une autre tablette, un message lui indiquera qu’il est déjà rattaché à une autre. Dans ce cas, il suffit de cliquer sur « désinscrire » pour casser ce lien.

Registre des copropriétés (Macintosh uniquement)

Utiliser une clé spécifique pour MacOS

Si vous possédez un certificat pour vous lier avec le registre des copropriétés et, si vous êtes un utilisateur Mac, vous devez alors cocher cette case puis saisir le mot de passe lié à votre certificat.

Modification des raccourcis

Vous permet de personnaliser vos raccourcis
Cf. article Écran d’accueil

Modification du F6 (à partir de la version 6.0.2)

cf. aide disponible sur l’écran de gestion des sites …

 

Le journal des devis est obtenu via le menu cycle (ou par un raccourci).

La création initiale d’un devis place l’événement dans le journal des devis.
Elle s’effectue par F1. En affectant un type d’événement contenant une zone Chiffrage de type Devis, en sélectionnant la page 2, vous obtenez :

Un devis est de 2 types : devis ou proforma.

Le proforma caractérise un devis accepté. Le changement d’état devis à proforma est manuel (bouton passer devis en BL).
Tant que le devis n’est pas fermé, il reste dans la liste (journal) des devis actifs.
Tant que le proforma n’est pas transformé en BL, il reste dans la liste (journal) des devis.

Utilisation dans votre activité : en Syndic, lorsque vous proposez vos services à un syndicat, vous pouvez créer un devis avec LSC. Ce devis est en attente de décision.

Si votre offre est refusée, vous fermez le devis (case fermée).
Si votre offre est acceptée, vous passez le devis en proforma. De cette manière, la liste vous renseigne toujours sur l’état des offres en cours.

Les (nouveaux) principes de la liste de gestion

Plus d’écran de recherche préalable, vous arrivez directement sur la liste
La vague a disparu, offrant plus d’espaces dans le bas de l’écran
Les menus ou boutons sont tous situés en haut de l’écran

• Le picto   indique un menu avec un choix multiple
• Le picto   indique un bouton simple

Un filtre est accessible permettant des sous-sélections en temps réel au fur et à mesure de votre frappe.   .

Précision : un filtre n’est pas une recherche, il ne fait qu’éliminer les fiches hors demandes. Si vous effacez les éléments du filtre, la liste originale s’affiche à nouveau.

NB : n’est pas encore disponible sur toutes les listes mais sera déployé au fur et à mesure des versions 6.

Les entêtes de colonne

Chaque colonne peut être triée par ordre croissant par un simple clic sur son titre ou décroissant en cliquant à nouveau sur le titre.

L’ordre des colonnes peut être changé temporairement via le principe du « Drag and Drop » (glisser – déposer). Cela peut faciliter votre lecture…

Les menus (ou boutons) communs à toutes les listes de gestion

Le menu Actions

Jusqu’à 6 rubriques peuvent être communes aux listes… Elles ne sont visibles qu’en fonction du contexte

Ouvrir dans une application

Tous les éléments affichés dans une liste de gestion peuvent être ouverts sur le logiciel de votre choix, à condition qu’il puisse lire un export de fiches. Il est donc conseillé de choisir un tableur (Excel ou Open office par exemples).

Consultez l’article sur les préférences

Imprimer

Toutes les commandes d’impression agissent sur la sélection courante c’est à dire les fiches noircies et les fiches seront triées en fonction des préférences de l’utilisateur. A défaut de sélection, toutes les fiches présentes à l’écran seront imprimées et l’ordre d’affichage de l’écran est respecté.
Cette commande permet d’imprimer la liste de trois façons différentes.

Fiches

Chaque fiche sélectionnée est imprimée avec toutes ses caractéristiques en pleine page. Présentation verticale, une page par fiche.

Liste

Les fiches sélectionnées sont imprimées sous forme d’une liste. Présentation horizontale.

Plus…

Cette commande ouvre un puissant logiciel intégré permettant de créer des états, des étiquettes ou des graphes personnels

Sélection

Ce menu offre plusieurs options permettant de stocker des listes pour les ré-afficher par la suite. Interrogez notre service assistance si vous désirez ne savoir plus sur ce sujet.

Trier

Donne accès à un éditeur de tri permettant des tris mono ou multi-critères, notamment quand vous désirez faire un tri d’informations qui ne sont pas indiquées dans les colonnes de la liste de gestion (tri par date de création des tiers, par exemple)

Supprimer

La commande Supprimer permet la suppression définitive d’une ou plusieurs fiches sélectionnées (noircies) au travers d’une boîte de dialogue.

Cette suppression ne sera effective qu’après validation du mot de passe.
La suppression n’est possible que si les contraintes de suppression le permettent.

Aller à…

Une fonction très appréciée en termes de convivialité de LSC.
Présente sur les listes de gestion, elle permet de passer d’une liste à une autre en utilisant des liens existants.
Par exemple, il est très facile, à partir de la liste des événements, d’afficher la liste des tiers liés

Rechercher

Cf. aide liée aux recherches sur les listes de gestion : accès à l’aide

Les menus ou boutons spécifiques à la liste des devis

Actions (dernière rubrique)

Calculer

Vous affiche le montant total HT d’une sélection de facture

Historique

Affiche l’historique complet du tiers lié à l’événement sélectionné

Devis en BL

Deux conditions pour passer un Devis en bon de livraison

Il doit être chronoté
Vous devez l’avoir passé en Proforma (manuellement, dans l’événement)

Le journal des bons de livraison est obtenu via le menu cycle (ou par un raccourci).

Présente la liste des bons de livraison non traités.

Un bon de livraison vient du cycle devis, par la transformation d’un devis en BL. Il est également possible de créer directement un BL par F1.
L’intérêt de cette étape est de programmer des actions associées au BL.
Reprenons l’exemple du devis : votre offre est acceptée, vous transformez votre Devis en BL
BL Prestation est un type d’événement qui est mis à traiter pour DS. Ainsi, dès qu’un devis est accepté, DS reçoit dans son Messager une indication BL à traiter. Cette information peut déclencher un cycle interne complet : faire une visite de contrôle, téléphonez au président du conseil syndical, etc…
Les BL restent dans le journal tant qu’ils ne sont pas fermés ou transformés en facture par le bouton BL en factures.

Les (nouveaux) principes de la liste de gestion

Plus d’écran de recherche préalable, vous arrivez directement sur la liste
La vague a disparu, offrant plus d’espaces dans le bas de l’écran. Les menus ou boutons sont tous situés en haut de l’écran

Le picto   indique un menu avec un choix multiple
Le picto   indique un bouton simple

Un filtre est accessible permettant des sous-sélections en temps réel au fur et à mesure de votre frappe.   .

Précision : un filtre n’est pas une recherche, il ne fait qu’éliminer les fiches hors demandes. Si vous effacez les éléments du filtre, la liste originale s’affiche à nouveau.

NB : n’est pas encore disponible sur toutes les listes mais sera déployé au fur et à mesure des versions 6.

Les entêtes de colonne

Chaque colonne peut être triée par ordre croissant par un simple clic sur son titre ou décroissant en cliquant à nouveau sur le titre.
L’ordre des colonnes peut être changé temporairement via le principe du « Drag and Drop » (glisser – déposer). Cela peut faciliter votre lecture…

Les menus (ou boutons) communs à toutes les listes de gestion

Le menu Actions

Jusqu’à 6 rubriques peuvent être communes aux listes… Elles ne sont visibles qu’en fonction du contexte

Ouvrir dans une application

Tous les éléments affichés dans une liste de gestion peuvent être ouverts sur le logiciel de votre choix, à condition qu’il puisse lire un export de fiches. Il est donc conseillé de choisir un tableur (Excel ou Open office par exemples).

Consultez l’article sur les préférences

Imprimer

Toutes les commandes d’impression agissent sur la sélection courante c’est à dire les fiches noircies et les fiches seront triées en fonction des préférences de l’utilisateur. A défaut de sélection, toutes les fiches présentes à l’écran seront imprimées et l’ordre d’affichage de l’écran est respecté.
Cette commande permet d’imprimer la liste de trois façons différentes.

Fiches

Chaque fiche sélectionnée est imprimée avec toutes ses caractéristiques en pleine page. Présentation verticale, une page par fiche.

Liste

Les fiches sélectionnées sont imprimées sous forme d’une liste. Présentation horizontale.

Plus…

Cette commande ouvre un puissant logiciel intégré permettant de créer des états, des étiquettes ou des graphes personnels

Sélection

Ce menu offre plusieurs options permettant de stocker des listes pour les ré-afficher par la suite. Interrogez notre service assistance si vous désirez ne savoir plus sur ce sujet.

Trier

Donne accès à un éditeur de tri permettant des tris mono ou multi-critères, notamment quand vous désirez faire un tri d’informations qui ne sont pas indiquées dans les colonnes de la liste de gestion (tri par date de création des tiers, par exemple)

Supprimer

La commande Supprimer permet la suppression définitive d’une ou plusieurs fiches sélectionnées (noircies) au travers d’une boîte de dialogue.

Cette suppression ne sera effective qu’après validation du mot de passe.
La suppression n’est possible que si les contraintes de suppression le permettent.

Aller à…

Une fonction très appréciée en termes de convivialité de LSC.
Présente sur les listes de gestion, elle permet de passer d’une liste à une autre en utilisant des liens existants.
Par exemple, il est très facile, à partir de la liste des événements, d’afficher la liste des tiers liés

Rechercher

Cf. aide liée aux recherches sur les listes de gestion : accès à l’aide

Les menus ou boutons spécifiques à la liste des bons de livraison

Actions (dernière rubrique)

Calculer

Vous affiche le montant total HT d’une sélection de facture

Historique

Affiche l’historique complet du tiers lié à l’événement sélectionné

BDL en facture

Une condition pour passer un bon de livraison en facture
Il doit être chronoté

Le journal des factures est obtenu via le menu cycle (ou par un raccourci).

Présente la liste des factures non transférées en comptabilité générale. Une facture peut provenir d’une création directe par F1, du cycle bons de livraisons ou de la facturation des dossiers. Toutes les factures en attente sont regroupées à ce niveau.

Les factures peuvent être imprimées individuellement (à partir du pop-up état de la fiche événement) ou en masse à un moment donné. Tant que la facture n’est pas en comptabilité, elle reste modifiable.

Les (nouveaux) principes de la liste de gestion

Plus d’écran de recherche préalable, vous arrivez directement sur la liste
La vague a disparu, offrant plus d’espaces dans le bas de l’écran
Les menus ou boutons sont tous situés en haut de l’écran

• Le picto   indique un menu avec un choix multiple
• Le picto   indique un bouton simple

Un filtre est accessible permettant des sous-sélections en temps réel au fur et à mesure de votre frappe.   .

Précision : un filtre n’est pas une recherche, il ne fait qu’éliminer les fiches hors demandes. Si vous effacez les éléments du filtre, la liste originale s’affiche à nouveau.

NB : n’est pas encore disponible sur toutes les listes mais sera déployé au fur et à mesure des versions 6.

Les entêtes de colonne

Chaque colonne peut être triée par ordre croissant par un simple clic sur son titre ou décroissant en cliquant à nouveau sur le titre.
L’ordre des colonnes peut être changé temporairement via le principe du « Drag and Drop » (glisser – déposer). Cela peut faciliter votre lecture…

Les menus (ou boutons) communs à toutes les listes de gestion

Le menu Actions

Jusqu’à 6 rubriques peuvent être communes aux listes… Elles ne sont visibles qu’en fonction du contexte

Ouvrir dans une application

Tous les éléments affichés dans une liste de gestion peuvent être ouverts sur le logiciel de votre choix, à condition qu’il puisse lire un export de fiches. Il est donc conseillé de choisir un tableur (Excel ou Open office par exemples).

Consultez l’article sur les préférences

Imprimer

Toutes les commandes d’impression agissent sur la sélection courante c’est à dire les fiches noircies et les fiches seront triées en fonction des préférences de l’utilisateur. A défaut de sélection, toutes les fiches présentes à l’écran seront imprimées et l’ordre d’affichage de l’écran est respecté.
Cette commande permet d’imprimer la liste de trois façons différentes.

Fiches

Chaque fiche sélectionnée est imprimée avec toutes ses caractéristiques en pleine page. Présentation verticale, une page par fiche.

Liste

Les fiches sélectionnées sont imprimées sous forme d’une liste. Présentation horizontale.

Plus…

Cette commande ouvre un puissant logiciel intégré permettant de créer des états, des étiquettes ou des graphes personnels

Sélection

Ce menu offre plusieurs options permettant de stocker des listes pour les ré-afficher par la suite. Interrogez notre service assistance si vous désirez ne savoir plus sur ce sujet.

Trier

Donne accès à un éditeur de tri permettant des tris mono ou multi-critères, notamment quand vous désirez faire un tri d’informations qui ne sont pas indiquées dans les colonnes de la liste de gestion (tri par date de création des tiers, par exemple)

Supprimer

La commande Supprimer permet la suppression définitive d’une ou plusieurs fiches sélectionnées (noircies) au travers d’une boîte de dialogue.

Cette suppression ne sera effective qu’après validation du mot de passe.
La suppression n’est possible que si les contraintes de suppression le permettent.

Aller à…

Une fonction très appréciée en termes de convivialité de LSC.
Présente sur les listes de gestion, elle permet de passer d’une liste à une autre en utilisant des liens existants.
Par exemple, il est très facile, à partir de la liste des événements, d’afficher la liste des tiers liés

Rechercher

Cf. aide liée aux recherches sur les listes de gestion : accès à l’aide

Les menus ou boutons spécifiques à la liste des factures

Actions (dernière rubrique)

Calculer

Vous affiche le montant total HT d’une sélection de facture

Historique

Affiche l’historique complet du tiers lié à l’événement sélectionné

Passer en compta

Le transfert en comptabilité des factures est extrêmement simple :
Imprimez vos factures et cliquez sur le bouton comptabiliser.
Choisissez le journal de comptabilisation des ventes.

Validez…

Si des comptes (client) n’existent pas, ils sont créés automatiquement. Vous aurez la possibilité d’en imprimer la liste.

Le cycle est terminé, la facture est figée.

Attention, le transfert en comptabilité alimente uniquement votre comptabilité générale. Pour des raisons évidentes de contrôle, ce cycle n’alimente pas la comptabilité des Syndicats. Votre facture est émise et suit le cycle traditionnel des factures fournisseurs.

Passer en compta module

Le transfert des écritures en compta module ne peut être fait qu’aux  conditions suivantes :

Qu’elles soient déjà figées, c’est à dire pour celles rattachées à une entité Cxx, qu’elles aient déjà été passées en comptabilité générale.
Que les factures n’aient pas déjà été comptabilisées (colonne « T » cochée)

• Qu’un lot ait été renseigné dans la rubrique du même nom lors de la création de l’événement.
• Si l’une de ces conditions n’est pas réunie, un message vous alertera

Ce bouton est multi options.

Un clic sur celui-ci propose les cinq rubriques suivantes (en fonction de la (ou des) facture(s) sélectionnée(s), vous devrez opter pour l’une d’elles)

Après ce choix, une liste de factures est affichée. Traitez l’ensemble ou une sélection pour avoir le choix du journal. Par défaut, c’est le journal d’achat qui est affiché. Validez

Passer en compta Syndic « Syndicats »

La validation passe les écritures comptables de la manière suivante :

Débit du compte de charges défini dans le compte produit
Crédit du compte 401xxx défini dans les paramètres Syndic (Adm.)

Passer en compta « Syndicats avec regroupement »

La différence avec la 1ère option réside dans le nombre d’écritures obtenues après passage en comptabilité.

Rappel : chaque code produit attaché à une facture est lié à un compte de charges. Si plusieurs codes produits ont le même compte de charges, une seule ligne sera créée par compte 6.

Passer en compta Syndic « Copropriétaires »
Même principe que précédemment si ce n’est que c’est le journal d’OD qui est proposé.

La validation passe les écritures suivantes :

Débit compte 450xxxx Copropriétaire xx
Crédit compte 472xxx défini dans le compte produit lié à la facture.

Passer en compta Gérance « Propriétaires »
Même principe, journal d’OD affiché par défaut

La validation passe les écritures suivantes :

Débit compte 411xx Prop. xx, avec code fiscalité défini sur le compte produit et sur l’immeuble saisi sur l’événement (ou dans le dossier)
Crédit compte 47xxxdéfini dans le compte produit lié à la facture.

Passer en compta Gérance « Locataires »
Là, aucun journal n’est proposé. L’écriture n’est pas passée en comptabilité mais ajoutée dans le tableau de quittancement du locataire, en ligne provisoire. Elle ne sera donc traitée que lors de l’appel de loyer suivant :

La liste de gestion des signatures présente la liste des signatures électroniques, quelque soit leur statut. Est accessible via le menu fichier du module Organiseur (ou par un raccourci).

Notre partenaire YouSign est le tiers de confiance. Il vous faut avant tout créer un compte auprès d’eux et obtenir login, mot de passe et clé de sécurité qui seront à saisir dans LSC.

Modèle d’événement pour recevoir les documents signés

Afin d’historiser les documents signés électroniquement, vous avez besoin d’un modèle que vous indiquerez dans le paramétrage (chapitre suivant).

Dans notre base de démonstration, nous avons crée un modèle nommé ****Signature électronique, de type « courrier ».

Si vous ne l’avez pas, demandez le nous ou … créez le.

Paramétrer le compte YouSign

Accès : écran d’accueil, menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Organiseur, configuration organiseur, onglet Signature électronique

Comme évoqué en préambule, vous devez saisir les données de connexion fournies par YouSign.

Les trois premières rubriques servent à cela…Tapez respectivement vos login, mot de passe et clé API

Le bouton  « Tester l’accès au service » doit vous servir à vérifier que la connexion se fait correctement

· Modèle pour historisation documents signés

Indiquez le modèle préalablement crée (cf. chapitre précédent)

Paramétrer les modèles de courrier qui seront signés électroniquement

Passer par des signatures électroniques doit vous amener à revoir votre façon de gérer les documents dans LSC. En effet, c’est un seul et même document qui sera signé par l’ensemble des personnes concernées. Ainsi, si vous faites un mandat pour une indivision, vous ne créerez qu’un événement au nom de l’indivision plutôt qu’un événement par indivisaire. LSC peut gérer plusieurs signataires par document…

Chaque modèle de courrier possède un onglet « signature électronique » sur lequel vous pourrez cocher le type de personnes concerné par la signature

Choisir les signataires

+ Propriétaire (pour mandat par exemple)  + Indivisaires  + Locataire  + Colocataires (pour un bail mais attention à ne pas prendre le même modèle que pour un locataire seul)  + Garants  + Vendeur du lot  + Notaire du vendeur  + Acquéreur du lot  + Notaire de l’acquéreur  + Membres du conseil syndical  + Président du conseil syndical

Le principe est simple : pour la signature électronique, nous récupérons les adresses emails des types de tiers cochés

+ Gérant (c’est à dire …. VOUS)

La récupération du nom ET de l’email fonctionne différemment pour le gérant. Soit vous avez renseigné ces informations dans l’onglet « variables courrier » de l’entité lié à l’événement, soit si elles sont vides, nous récupérons les « variables courrier » de l’administration. S

Si ni les unes, ni les autres n’existent, il vous faudra mettre à jour vos fiches ou renseigner manuellement vos coordonnées avant de l’envoyer à YouSign pour Signature.

+ Tiers de l’événement (si le signataire n’est aucun des types cités précédemment)

Empêcher la validation par SMS

+ Permet d’ignorer la gestion par SMS (à partir de la version 6.0.2)

Rendre les signatures visibles sur les documents

(option disponible à partir de la version 6.0.1b06)

Par essence, un document signé de façon électronique ne laisse pas apparaître une signature. Cependant, vous avez la possibilité de rendre visible les dites signatures mais si vous optez pour cette option, vous DEVREZ indiquer où elles doivent apparaître sur le document, à l’aide des rubriques en bleu et tableau présents dans la fenêtre.

Lorsque vous avez coché les signataires, une ligne par type s’est ajouté dans le tableau…

Obtenir le gabarit du modèle

Un clic sur ce bouton va permettre de générer vote modèle de courrier en format PDF.

Il faut enregistrer ce fichier sur votre disque dur. Il vous servira à l’étape suivante…

Outil de placement des signatures (disponible à partir de la version 6.0.1, janvier 2019 sous la forme décrite ci-après)

Un clic ouvre dans modèle de courrier dans un navigateur avec des coordonnées en haut à droite.

Descendez jusqu’à la fin du document pour découvrir un cadre vert que vous devez placer là où la signature sera apposée quand il aura été signé électroniquement.

Le CADRE VERT étant correctement placé, cela vous a déterminé des coordonnées cartésiennes en haut à droite de votre document.

Revenez dans LSC et cliquez sur le bouton…

le tableau se remplira automatiquement des coordonnées sur la ligne initialement sélectionnée.

Faire de même pour tous les signataires. Donc, cliquez à nouveau sur « outil de placement des signatures », etc…

Validez à l’issue de vos paramétrages.. 

Créer un fichier à signer électroniquement

Pour créer un fichier de signature, vous devez d’abord créer un événement sur un modèle que vous avez paramétré pour être signé électroniquement (bail, mandat, etc…)

Une fois l’événement crée et chronoté, vous devez, à partir de la liste des événements (F7), l’expédier pour signature.

· Bouton Expédier

Cliquez sur ce dernier et choisissez : « Expédier vers la signature électronique »

Votre événement sera transformé en fichier PDF, et envoyé dans une nouvelle liste (… des signatures) afin d’être transmis à YouSign.

Quelques précisions…

Si vous êtes dans le cas d’un document concernant des indivisaires ou colocataires, et si vous voulez afficher les signatures, vous DEVREZ le modifier avant envoi.

Pour cela, faites un double clic sur la fiche …

Un clic sur les trois petits points permet d’afficher l’écran ci-dessous ET de modifier ou d’ajouter les données signataires

Dans notre exemple, nous avons deux colocataires. Dans le paramétrage de base, nous avons placé la signature pour le type « colocataires » mais comme nous ne savons pas à l’avance le nombre de colocataires concernés par un dossier, c’est à ce niveau qu’il faut marquer l’emplacement des signataires. Comme un emplacement a déjà été déterminé sur le modèle de courrier, il faut en faire un autre .. Pour cela, refaire la même manipulation que pour le modèle (voir chapitre précédent) puis entrer les coordonnées sur le 2ème colocataire (cf. copie d’écran ci-dessus pour résultat)

Validez à l’issue.

A ce stade, les signatures ont un statut « 0 » – « A envoyer »

Envoyer la signature

Via le menu « Actions »

Permet de transmettre le document à signer électroniquement à YouSign. Une fois le document réceptionné, un email vous est envoyé pour confirmation de l’envoi.

A ce stade, les signatures ont un statut « 1 » – « Attente signature »

Chaque signataire (y compris vous, si vous êtes dans la boucle) reçoit un email lui indiquant qu’il doit signer un document.

Un lien sera présent sur le mail, vous amenant sur le site YouSign et vous présentant le document.

Le document peut être signé de trois façons différentes :

• avec votre nom
• en signant à l’aide de la souris
• en important votre signature

A vous de choisir votre préférence. Ensuite, cliquez sur « signer le document »

Pour être sûr que c’est bien vous, YouSign vous envoie en temps réel un 2ème email contenant un code secret, qui permettra la validation

Notez ce code ou copiez le pour le saisir ou le coller sur le site de YouSign. Validez la signature

Quand tous les signataires ont …signé 🙂 , ils reçoivent un dernier email le leur indiquant, avec un lien pour télécharger le document

Récupérer les signatures du nuage

Via le menu « Actions »

Les fiches signatures se mettront à jour et prendront :

+ Un Id YouSign (référence unique)

+ Une date de réception

A ce stade, les signatures ont un statut « 2 » – « Signé » + une date de réception

D’autre part, elle  sera liée au document signé électroniquement, affichable de deux façons :

+ Par un clic maintenu sur la fiche signature

+ Via le menu « aller à », « Evénement retour ».