L'estimation immobilière par JESTIMO

0\ Préambule

JESTIMO permet aux professionnels de l’immobilier d’estimer précisément tout bien d’habitation en France métropolitaine et de remettre à son client, un dossier personnalisé complet appuyé à l’aide de données objectives de marché. (source : https://www.jestimo.fr/)

0.1\ Avant tout, vous devez ouvrir un compte chez notre partenaire afin d’obtenir un login et un mot de passe nécessaires à Crypto pour créer la passerelle

0.2\ Activation du module idoine sur le Store Crypto

1\ Pré requis LSC

Etre au minimum en version 6.2.5 ou 6.0.13

2\ Paramétrage

C’est au niveau de la fiche utilisateur que vous allez renseigner les informations de votre compte JESTIMO (identifiant et mot de passe)

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, utilisateurs

Il n’est pas indispensable d’avoir un compte distinct par utilisateur. Vous pouvez donc renseigner les mêmes login et mot de passe sur plusieurs fiches

3\ Envoi de vos données pour enrichir la base JESTIMO (facultatif mais conseillé)

Pour vous offrir le meilleur résultat, JESTIMO doit alimenter une base de données qui soit la plus exhaustive possible. L’envoi de vos données anonymisées y contribuera très fortement.

Pour votre parfaite information, voici ce qui est envoyé : 

• LOT : la sélection est faite par rapport aux locataires présents dont la date de 1er quittancement n’excède pas deux ans
• Dossier : de type « compromis » avec une date de signature renseignée et de 2 ans ou moins
• Révision de loyer : quand  le loyer évolue, l’information est envoyée à nouveau

Vous devrez simplement procéder à une 1ère initialisation via une rubrique EXPORT JESTIMO présente en administration

Accès : menu paramètres, préférences et administration, Import Export, Export Jestimo

Après le double-clic, vous arrivez sur l’écran suivant :

Cliquez sur « Initialisation à J-1. Le traitement démarre. A l’issue, une date de dernier envoi sera affichée.

Par la suite, les mises à jour sont envoyées journalièrement, au moment du changement de jour (sur serveur) ou à la connexion (en monoposte)

4\ Utiliser JESTIMO

Deux nouveaux boutons ont été ajoutés sur la fiche lot

• Estimation location
• Estimation vente

Un clic sur l’un des deux envoie les informations nécessaires liées au lot

Puis ouvre votre compte sur le site partenaire avec le résultat des données envoyées et traitées …

Vous avez un accès à un grand nombre d’informations via les différents onglets.

Exemple ci-dessous avec l’onglet « ESTIMATION » où vous retrouverez les résultats de JESTIMO au regard des données envoyées.

C’est un document de travail que vous affinerez en le complétant pour obtenir, in fine, un rapport complet.

Reportez-vous à la documentation de notre partenaire pour explications détaillées

Assemblée générale - Onglet calculer le rapport

Préambule sur la fiche LOT

La fiche Lot comporte 5 onglets généralistes dont l’onglet LOT et 4 onglets dédiés plus spécifiquement aux modules Gérance, Syndic, Transaction et Saisonnier. Ces derniers ne sont visibles qu’après affectation d’un mandat OU par un clic sur la petite flèche située à droite du dernier onglet.

Les trois derniers onglets nommés Inventaire, Etats des lieux, Équipement sont plus informels et sont conservés par souci de rétrocompatibilité avec les anciennes versions. En effet, notre module EDL Web sur tablette est indépendant de ces derniers.

Cadre Adresse

Immeuble

Le lot fait référence à un immeuble. Cette notion est obligatoire SAUF pour le module Transaction.

Trois possibilités :

• Indiquer le code immeuble s’il est connu
• Saisir un « ? » puis tabuler pour avoir le choix dans une liste
• Taper un nouveau code et s’il n’existe pas, créer l’immeuble

Adresse

Automatiquement rapatriée sur le lot après saisie de l’immeuble. Elle reste modifiable, notamment si votre immeuble est composé de plusieurs bâtiments OU si vous désirez préciser un n° de porte ou autre.

Code propriétaire

Rubrique indispensable pour pouvoir associer un mandat sur ce lot. Cette rubrique fait référence au fichier qui fait l’objet d’une documentation à part.

Correspondants

Le principe est de lier un correspondant au lot.

Important à plus d’un titre car utilisé par LSC lors :

• De la création d’un événement lié au lot,
• D’un rendez-vous lié au lot,
• D’un mailing établi à partir de la liste des lots.

Si aucun n’est défini sur la fiche lot, c’est alors le correspondant par défaut de la fiche identité qui sera utilisé.

Pictogrammes situés à droite du correspondant :

• Le 1^er  donne accès à la liste des correspondants du propriétaire du bien.
• Le 2^ème  permet de consulter, modifier le correspondant courant.

Cadre Codification

Cette zone sert à l’identification du lot. Le lot est multi-activités. Les codes utilisés dans les différents services ne sont forcément pas les mêmes.

RCP

Utilisé par le service syndic selon le règlement de copropriété.

Plan

Utilisé par les autres services travaillant sur le N° d’appartement.

Code Physique

Est constitué automatiquement de l’association N° d’immeuble/N° RCP. Ce dernier doit être unique pour un immeuble.

Code Gestion

Il est constitué de l’association N° d’immeuble/N° d’appartement. Le N° de plan doit être unique pour un immeuble.

Si cette dualité de codes ne vous est pas utile, vous pouvez intervenir sur le paramétrage (voir ci-contre) pour forcer LSC à utiliser le même code.

Le code adéquat sera ensuite présenté en fonction du contexte. Tous les traitements liés à l’activité de Syndic utilisent le code physique, tous les traitements liés aux autres activités utilisent le code de gestion.

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, tous modules, configuration, onglet généraux

Cadre Critères et qualificatifs

Cette zone permet de saisir les caractéristiques matérielles du lot au travers de 10 menus déroulants.

Le principe est simple :

• Déployez un menu pour choisir dans une liste
• Saisissez le début d’une valeur (par exemple « app ») et tabulez

ET / OU

• Si vous en avez les droits (modifications des listes déroulantes).. tapez directement la valeur. Si elle n’existe pas, LSC vous proposera de l’enregistrer pour les prochaines fiches à saisir.

Tous ces critères et qualificatifs sont modifiables afin de personnaliser en fonction de votre portefeuille de biens. Cependant, nous vous conseillons très fortement de ne pas modifier le critère 1 (type) car c’est une notion essentielle pour la publication. Ce paramétrage doit être fait dès le départ et ne plus être changé par la suite au risque d’une perte d’intégrité des données affichées.

Accès pour les titres : menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, rubriques paramétrables, rubriques 21 à 30. Tout changement à ce niveau nécessite le redémarrage du poste en monoposte et du serveur en multi-postes.

Accès pour le contenu de chaque rubrique : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, tous modules, énumérations : critère 1, critère 2, etc….

Cadre Divers

Informations complémentaires pour le lot…

Comme pour les critères et qualificatifs (pour le titre), certaines rubriques sont personnalisables. Il s’agit des 2ème, 3ème et 4ème ligne à gauche, entourées sur la copie d’écran ci-contre.

Accès pour les titres : menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, rubriques paramétrables, rubriques 31 à 33. Tout changement à ce niveau nécessite le redémarrage du poste en monoposte et du serveur en multipostes.

NOTA : la date de construction, si elle a été préalablement indiquée sur l’immeuble, est reprise par défaut lors de la création du lot.

Les informations liées au(x) mandat(s) affecté(s) au lot ainsi que la référence internet sont affichées en bas à gauche, pour mémoire

 

Cadre Etat locatif

Est sur  « Libre » par défaut puis est automatiquement valorisé dans le cycle LOCATAIRE.

• Locataire entrant = état « loué »
• Locataire en préavis = « libérable le »
• Locataire parti = libre

Toute modification est impossible, le message suivant s’affichant

Pour des raisons de commodité, il est possible de forcer l’état, par exemple de passer de « libérable le » à « libre » pour faire entrer un nouveau locataire qui prendra la suite de celui en partance.

Par contre vous devez activer cette possibilité dans les paramètres Géance

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Gérance, configuration gérance, onglet gérance (ci-contre, n°2)

Une 2ème niveau de sécurité peut être défini, en y ajoutant un mot de passe à saisir pour un tel changement.)

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, mots de passe (ci-contre, n°3)

N°2

N°3

Cadre Etat du lot

Cette zone renseigne sur l’état ‘Transaction’ du lot, mais ne sert pas qu’à ce module !

Elle est utilisée :

• Dans les adéquations,
• Dans les liens Internet
• Dans l’édition des listes.

L’état du lot est toujours initialisé par défaut en fonction de l’activité courante :

• A Vendre ou à Louer en gérance et transaction,
• Non disponible en syndic.

Cet état n’est modifié en automatique que par la création d’un Dossier (Compromis). Il passera en « non disponible » et ne sera plus modifiable sauf si le dossier lié passe en type « annulation ». Dans ce cas, le lot repasse à son état d’origine (à vendre, à vendre ou à louer, etc…)

 Non disponible

Il est possible de saisir une date limite, un motif et une note.

La date limite de « non disponibilité » déclenche une alarme à échéance au gestionnaire affecté au mandat de transaction.

Cadre Surfaces

Nous distinguons deux manières de saisir les surfaces :

Classique

Cette zone possède quatre champs de saisie visibles, où il vous est demandé d’indiquer différentes surfaces

• habitable
• Terrasse
• Balcons
• Jardin

LSC calcule et affiche automatiquement la surface totale selon les pondérations définies dans les paramètres.

Définition du coefficient de pondération

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, tous modules, configuration, onglet Généraux

Exemple : si la surface d’une terrasse compte 4x moins qu’une surface habitable, saisissez 0.25

Carrez

Un clic sur la clé donne accès à un tableau vous permettant de saisir toutes les surfaces, par pièce

• Le bouton  « + »  permet de créer une nouvelle ligne
• La poubelle  permet de supprimer une ligne sélectionnée

Examinons les différentes rubriques d’un tableau :

• Pièce

Il s’agit du nom de la pièce. La saisie est libre mais la sélection d’une valeur peut être faite par le pop-up.

• Surface

Provoque la mise à jour de la surface Carrez cumulée de la fiche lot.

• Exclure Carrez

En cochant, vous excluez la pièce courante dans le calcul du total de la surface.

• Les autres zones

Sont informelles et n’ont aucune influence sur les traitements.

 

Divisible à partir de

Permet de définir la surface minimale de subdivision du lot. Ce champ est utilisé dans les recherches et les adéquations.

Cumulable par immeuble

Vous avez la possibilité de faire des recherches/adéquations en tenant compte non pas de la surface du lot mais de la surface totale des lots d’un même immeuble.

Dans un 1er temps, il faut activer le paramètre nommé : « activer la surface cumulable », sinon la rubrique n’est même pas visible sur le lot.

Accès : fichier, afficheur, préférences et administration, administration du métier, transaction, configuration transaction.

Une fois activée, il faut cocher cette boite sur les lots d’un même immeuble à prendre en compte ensemble lors d’une adéquation.

Exemple : 3 lots de 200, 300 et 500 m2

s’ils sont cochés tous les 3, alors 1 ou plusieurs lots  répondront à une demande de 200, 300, 500, 700, 800 ou 1000 m2

ATTENTION : cette option n’est pas compatible avec les surfaces divisibles.

  n’est visible qu’après avoir cliqué sur « Moins de détails »

Ces boutons permettent de basculer de la visualisation normale du lot à une visualisation simplifiée. Le modèle de visualisation simplifiée doit être défini au niveau de l’onglet organiseur des paramètres de l’application.

Cf. copie d’écran ci-avant, 4ème ligne : « visualisation simplifiée du lot »

Permet la création d’un RV avec les coordonnées du lot pré-renseignées.

Gestion automatisée des demandes d'intervention, incidents, ordres de service. Documentation valable à compter du 09 juin 2022

SOMMAIRE

Tous les titres en bleu vous indiquent que des nouveautés ont été intégrées dans le paragraphe traité depuis la version 2.0

Préambule de la version 2.2

Rappels des nouveautés remarquables des versions précédentes

Principes généraux

Paramétrages du module

Les différents types de tickets

Savoir lire un ticket

– L’entête

– Le corps de la page

– Lecture simplifiée d’un ticket multi-tiers

Comment créer un ticket (interface Web)

– Création par un lien
– Création manuelle

Saisir les données du ticket

Partie haute

Partie centrale

Partie basse

Validation d’un ticket et conséquences

– Liste des tickets

– Bouton VTI (nouveauté 2.2)

– Conséquences

Toutes les étapes d’un ticket

– Options disponibles à toutes les étapes

Echanges avec l’intervenant, propriétaire, président du CS + changements coordonnées

…/…

Note interne

Contacter un autre intervenant

Informer un tiers

– A – Ordre de service mono ou multi-intervenants

• 1 – Création d’un ticket
• 2 – Réponse de l’intervenant (accepte ou pas l’intervention)
• 3 – Demande de présence sur place
• 4 – Fin d’intervention
• 5 – Demande de facture
• 6 – Fermeture du ticket (nouvelles options)

– B – Devis simple ou multiple (différences avec un ODS)

• 1 – Création d’un ticket
• 2 – Réponse de l’intervenant (accepte ou pas de proposer un devis)
• 2b – Passer en devis multiple (optionnel)
• 3 – Acceptation (ou pas) du devis par le gestionnaire (ou autre tiers)
• 3b – Confirmation de l’acceptation à l’intervenant + Envoi du devis signé (optionnel)
• 3c – Prise de RDV directe entre l’intervenant et la personne à contacter
• 4 – Fin d’intervention  –  5 – Demande de facture  –  6 – Fermeture du ticket (cf. chapitre précédent)

Récapitulatif d’un ticket

– Retrouver les informations du ticket

Rapport et statistiques

– Par période

Côté LSC

– Afficheur (F5)
– Liste des tickets

Préambule de la version 2.2

Cette version n’intègre qu’une seule nouveauté (de taille) puisqu’elle permet le lien avec le module VTI en récupérant des notes « à faire » (tickets) provenant d’une visite d’un immeuble en transitant par le Cloud.

Rappels des versions précédentes : 

La version 2.1 de la gestion de tickets (qui suit donc la version 2.0) apporte également son lot de nouveautés. La plus remarquable, selon nous, c’est l’accès intégral à tous les modèles d’emails et de SMS afin que vous puissiez les personnaliser…

Côté lisibilité, nous avons agrandi les écrans, permettant une lecture et un suivi plus aisés…

Version 2

Version 2.1

Rappel

Tutoriel intervenant : à votre demande, nous avons crée une petite documentation à l’attention de vos intervenants. Ils peuvent y avoir accès grâce à une bouton « aide » sur les formulaires d’échanges (ceux par lesquels ils vous répondent) où via un lien dans les emails de demandes d »intervention (ODS ou devis) que vous leur envoyez.

Pour votre parfaite information, voici le lien : tutoriel

PRINCIPES GÉNÉRAUX

La gestion des tickets est une application 100 % WEB, « branche » de l’extranet déjà proposé par Crypto.

Les tickets sont crées directement sur l’interface Web. Ils peuvent être à votre initiative (suite à un appel téléphonique par exemple) ou crée à partir d’une demande faire par vos clients (locataire, propriétaire, copropriétaire, etc…) faite à partir de leur accès extranet. Sur option, vous pouvez même permettre à l’initiateur de suivre l’évolution de la vie du ticket, toujours à partir de son accès extranet (détails dans le chapitre consacré à ce sujet)

Les tickets ont plusieurs types : ordre de service simple ou multi-intervenants, devis simple ou devis multiple. Ils sont évolutifs. Ainsi, un ODS simple peut être transformé en devis simple et si besoin en devis multiple.

Concernant les ODS multi-intervenants, si plusieurs corps de métier doivent intervenir, vous pourrez tous les indiquer, personnaliser les instructions de l’intervention et assurer un suivi distinct de ceux-ci.

Ce suivi pourra être assuré depuis LSC car à partir de votre afficheur, les tickets « en cours » seront toujours visibles. Cependant, les actions à lancer seront faites depuis l’extranet, dans la partie dédiée à cette gestion de ticket (en Syndic et/ou Gérance).

Les tickets permettent des échanges aisés avec les parties concernées (le demandeur, le ou les intervenant(s), le notifié et bien sûr, le gestionnaire, voire son assistant car vous pouvez paramétrer l’application et donner des droits étendus aux assistants).

A tout moment, un intervenant peut échanger avec vous (à partir de la version 2.1) . En effet, sur la fenêtre d’échanges, disponible à toutes les étapes, un bouton « CONTACTER LE GESTIONNAIRE » est accessible. Message et PJ’s pourront être envoyés à tout moment, créant, si besoin, un fil de discussion dans le ticket.

Un grand nombre d’étapes sont automatisées (rappel devis, présence sur place, notification, fin d’intervention, demande de facture). Vous n’avez donc pas à vous demander si telle ou telle action a été menée. Le gestionnaire suit en temps réel la progression du ticket, depuis son afficheur.

Trois modes de communication possibles : l’email, le SMS (qui mettent à jour le ticket) ou le téléphone (dans ce dernier cas, l’intervention manuelle du gestionnaire est nécessaire).

Nouveauté 2.1 – Pour les emails et SMS, vous pourrez indiquer lors de la création du ticket ou en modification plusieurs mails et ou numéros de portables, séparés par une virgule ou point virgule

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PARAMÉTRER LE MODULE

La gestion des tickets, c’est avant tout un paramétrage, offrant les options suivantes :

• Paramètres
• Modèles d’emails
• Modèles de SMS

 

Paramètres

Afficher dans l’extranet des clients

En cochant cette option, vous autorisez vos clients à voir et suivre les tickets. Une rubrique supplémentaire s’ajoute donc sur leur extranet, nommée « Suivi d’intervention ».

Ticket visible pour : (nouveauté version 2.1)

Jusqu’à la version 2.0, seul le demandeur (donc la personne à l’origine du ticket) pouvait y avoir accès dans son extranet. Dorénavant, la visibilité est élargie aux :

• membres du C.S  ou tous les copropriétaires pour la partie syndic
• locataires ou propriétaires pour la partie gérance

Recevoir l’accusé de lecture de l’ODS

Par défaut, lorsque vous créez votre ticket, un email (et/ou un SMS) est envoyé à l’intervenant sans qu’aucune preuve de lecture ne lui soit demandée. Cochez cette cas si vous désirez le lui notifier en sachant que rien ne l’oblige à y donner une suite favorable.

Masquer le mail de l’agence pour l’intervenant (nouveauté version 2.1)

En cochant cette cas, l’email de l’agence, habituellement indiqué en entête, en dessous du nom, ne sera plus montré.

C’est une manière ‘d’emmener’ l’intervenant vers le formulaire d’échange plutôt que par réflexe, il vous réponde via l’email affiché

NOTIFIER

Notifier signifie qu’un email et/ou un SMS sera envoyé au type de personne désigné lors que le ticket évoluera. Concerne trois types distincts :

• Le créateur du ticket
• Le gestionnaire

Personne indiquée comme tel dans LSC dans la fiche immeuble (syndic) ou compte locataire / propriétaire (gérance)

• L’assistant

Même principe que pour le gestionnaire.

Description par défaut

Ce cadre vous permet de déterminer un texte générique que sera repris par défaut dans la description de tout nouveau ticket créé.

Pièce jointe par défaut

Si vous attachez une ou plusieurs pièce(s) jointe(s) à ce niveau, elle(s) sera(ont) systématiquement envoyée(s) à vos intervenants lors de la demande initiale (Ordre de service ou devis)

A noter que seule la demande par mail envoie ce type de document

Modèles d’emails / de SMS (nouveauté 2.1)

Tous les modèles utilisés dans les différentes étapes de la vie du ticket sont dorénavant accessibles et … modifiables !

Il est important de savoir que vous n’y touchez pas, cela fonctionnera comme avant, avec le pré-paramétrage que nous vous proposons

La liste des modèles d’emails est scindée en deux parties :

• Les modèles utilisés pour échanger avec les intervenants
• Les modèles utilisés pour échanger avec les personnes à notifier

Pour les SMS, c’est le même principe…

Pictogrammes

Pour chaque modèle, deux pictogrammes définis :

• Permet de revenir au modèle par défaut que nous vous livrons. Peut être intéressant si vous trouvez que le résultat de vos modifications n’est pas à la hauteur escomptée et si vous ne savez revenir en arrière.

 

• Vous donne l’accès au modèle pour le modifier …

Exemple pour un modèle d’email : demande ordre de service

Après avoir cliqué sur « modèles d’emails », la liste est affichée, triée par ordre alphabétique…

En modifiant votre modèle, vous arrivez sur la fenêtre suivante :

Sujet

C’est le sujet qui sera repris dans le sujet de l’email, à la suite du numéro de ticket :

Corps du texte

Deux parties à distinguer … le texte en « dur » que vous écrivez et les variables, disponibles sur la partie droite de l’écran que vous incrémentez. Ces dernières seront remplacées par des valeurs lors de l’envoi de l’email en contexte

Pour ajouter une variable, c’est simple, placez votre curseur à l’endroit où elle doit être ajoutée puis cliquez dessus..

Comme pour n’importe quel traitement de texte, vous pouvez changer la police, la couleur, l’apparence (souligné, gras), etc….

A l’issue, cliquez sur VALIDER…

Exemple pour un modèle de SMS : ordre de service

Les SMS servent essentiellement à afficher le lien avec lequel les intervenants pourront échanger avec vous. Il est donc court et le plus parlant possible. Ce n’est pas dans celui-ci que vous expliquerez un contexte, d’ailleurs, il n’y a pas de variables disponibles, contrairement aux modèles d’emails.

D’autre part, il y a une partie obligatoire insérée par nos soins qui est le sujet (ticket xxx, ODS xxx, relance, etc..)  et, parfois, la signature (nom du gestionnaire). Il faut donc tenir compte de ses éléments pour calculer la taille totale d’un SMS, limité à 160 caractères si vous ne voulez pas être décompté d’un SMS complémentaire.

Une explication exhaustive vous est donnée dans chaque modèle pour vous rappeler les conséquences des SMS longs ..

Pour vous repérer, nous décomptons le nombre de caractères que vous saisissez et vous donnons également l’information du nombre de SMS que cela représente. Mais attention, ce nombre ne tient pas compte des sujet et signature évoqués plus haut.

Dans notre exemple, 40 caractères ont été saisis, pour un SMS ..

Imaginez que vous le modifiiez, vous pourriez obtenir le résultat suivant :

Cette modification vous « coûtera » systématiquement deux SMS à chaque demande d’ordre de service (au moins, car rappelez-vous qu’il faut aussi tenir compte des informations ajoutées par nos soins).

A l’issue de la modification, cliquez sur VALIDER

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LES DIFFÉRENTS TYPES DE TICKETS

Chaque ticket se voit attribuer un type, souvent un acronyme, afin de les distinguer très facilement. Ces types sont au nombre de 5 :

• ODS = Ordre de service
• ODSM = Ordre de Service Multiple, c’est à dire multi-intervenants
• DS = Devis Simple
• DM = Devis multiple
• ? = ticket issu d’une demande via l’extranet et non encore validé par le gestionnaire.

Précisions sur les tickets de type « ? »

Votre client fait une demande d’intervention mais c’est vous, in fine, qui définirez si cela nécessite (ou pas) l’ouverture d’un ticket.

Vous serez donc sur le formulaire ci-dessous où un ticket « temporaire » aura été ouvert et où les options :

• Valider le ticket
• Annuler le ticket

seront présentes. En fonction de votre choix, votre client sera averti de la suite donnée. S’il s’avère que vous créez un ticket, c’est alors que qu’un suivi lui sera proposé mais en occultant certaines étapes internes à vos traitements (note interne, échanges avec le fournisseur, etc…)

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SAVOIR LIRE UN TICKET

Un ticket se lit de bas en haut, et, est subdivisé en quatre parties…

• L’entête, elle même décomposée en trois parties distinctes : partie gauche, centrale et droite

Le corps est composé de trois parties

• Partie gauche : vos actions possibles à lancer
• Partie centrale : éléments reçus et saisis par vous même à la place d’un tiers
• Partie droite : résultat de vos actions (par exemple : demandes de devis, de date d’intervention, de facture, etc…)

L’entête

Partie gauche

• Numéro du ticket, précédé du type de ticket (Ordre de service, devis simple ou multiple
• le sigle « I » vous donnant les informations suivantes : qui a crée le ticket, qui en est à l’origine, quelle est la source
• Montant (dans un premier temps le devis puis celui de la facture finale)
• Informations sur la personne à contacter (avec un accès à ses informations, qui peuvent être complétées)
• Informations sur la ou les personne(s) à notifier (avec un accès à ses informations, qui peuvent être complétées)
• Délais de relance (uniquement la facture si ODS – Ajouts de Devis et rappel d’intervention pour Devis simple ou multiples
• Mode silencieux : permet de stopper les automatismes d’envoi à vos tiers (par exemple, envoi d’un rappel de demande de devis). Ce mode peut être défini dès la création du ticket ou à n’importe quel étape. Il est activable / désactivable à souhait.

Ces pictogrammes donnent accès à des détails de la ligne, voire à la possibilité de modifier des informations

Partie centrale

• Temps passé sur le ticket (se déclenche à chaque ouverture)

• Adresse de l’immeuble ou du lot

• Rappelle les données ayant conduit à l’ouverture du ticket. Titre et description détaillée

Modifiable à tout moment par un clic sur le pictogramme.

Partie droite

• Date et heure d’ouverture
• Etape en cours (demande de devis, attente de fin d’intervention, etc…)

N’est pas indiquée sur un ordre de service multi-intervenants

• Tous les documents reçus durant la vie du ticket (photos, devis, facture)

Des petites flèches permettent de les faire défiler de droite à gauche (ou inversement). Un clic ouvre le fichier en grand format

           

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Le corps du ticket

Partie gauche

La vie d’un ticket est liée à des étapes, logiques et … chronologiques.

Cette zone de l’écran est une aide à l’utilisation du ticket. Elle vous suggère l’étape suivante ou propose une saisie manuelle, voire un retour arrière en cas de problème avec un intervenant.

C’est donc un outil indispensable et qui plus est très utile dans la mesure où il vous apporte une aide précieuse…

Les deux parties suivantes sont indissociables et schématisent la progression dans les étapes de votre ticket.

Partie centrale

Affiche tous les éléments reçus par le gestionnaire : demande d’intervention, réception d’un devis, confirmation présence sur place, etc..

A noter que dans certains cas, c’est votre intervention qui aliment cette partie, lorsque vous saisissez l’action manuellement en lieu et place du tiers concerné.

Partie droite

Matérialise vos actions, en tant que gestionnaire.

Par exemple, la création du ticket, puis l’envoi d’un ODS (ordre de service) ou une demande de devis, etc…

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Lecture simplifiée du ticket

Les informations échangées avec les différents tiers s’affichant chronologiquement de bas en haut, tous tiers confondus, vous pourriez avoir besoin d’afficher les données inhérentes à l’un d’entre eux.

Au niveau de chacun des tiers, vous accéderez à la possibilité d’activer la lecture simplifiée (cf. copie d’écran ci-dessous) où sont affichés le président du CS et deux intervenants

Si, par exemple, vous ne voulez afficher que ce qui concerne « LeDocteurNettoyeur », vous activez l’option

 

et obtiendrez le résultat suivant : seul l’ordre de service initial, sa réponse et un message que vous lui avez envoyé seront affichés.

Désactivez l’option pour revenir à un affichage intégral des éléments du ticket

COMMENT CRÉER UN TICKET

La création d’ un ticket se fait depuis l’interface web, à partir de la liste des tickets Syndic ou Gérance, à l’aide du bouton + (cf. copie d’écran ci-dessous).

L’intérêt de pouvoir créer un ticket directement depuis le service client réside dans le fait que vous n’êtes pas forcément devant votre ordinateur, donc connecté à Crypto. Une simple connexion à l’extranet depuis n’importe quelle machine, ou depuis votre smartphone l’autorise..

a) Création par le biais d’un lien

Si la demande émane de l’extranet, vous recevez, en tant que destinataire de celle-ci, un email récapitulant la problématique du jour, le lot (ou immeuble) concerné. Il possède un lien hypertexte (cf. copie d’écran ci-contre).

A ce niveau, un ticket a déjà été crée mais il n’a pas encore de statut (?). C’est à vous de choisir d’annuler la demande ou de valider le ticket. Le demandeur sera averti de votre décision.

b) Création manuelle

Si la demande provient d’un email classique ou d’un appel téléphonique, allez sur votre service client, dans le module concerné (Gérance ou syndic), ouvrez « tickets » et cliquez sur « + »

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SAISIR LES DONNÉES DU TICKET

Partie haute

Type de ticket

Deux types disponibles : Ordre de service, devis

Ordre de service : demandera à un ou plusieurs intervenant(s) d’aller sur site pour procéder à une constatation et/ou devis et/ou réparation

Devis : un devis sera demandé à un ou plusieurs intervenant(s) afin que vous puissiez valider le devis gardé… pour une intervention ultérieure.

Si vous demandez à plusieurs intervenants pour le devis, vous passerez automatiquement le type de ticket de devis simple (DS) à devis multiple (DM)

Copropriété, bien ou immeuble

• Ticket Syndic

Choisissez une copropriété à partir de la liste que vous sera affichée

• Ticket Gérance

Deux choix possibles : choisir un lot ou un immeuble si celui-ci est un immeuble complet. Il est en effet possible de traiter des tickets Gérance comme on le fait en Syndic pour ce dernier cas, c’est à dire une intervention dans les parties communes.

Assigné à…

Par défaut, le ticket sera affecté à l’utilisateur courant (gestionnaire). Mais vous pouvez tout à fait le changer à ce niveau via le menu déroulant.

Identité à l’origine de la demande

Saisissez le nom (ou la qualification) du tiers qui est à l’origine du ticket

Source

Informatif. Permettra par la suite d’obtenir des statistiques

Pour les trois rubriques précédentes, si la demande a été faite depuis l’extranet, ces données sont renseignées automatiquement

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Partie centrale

Date et heure de la demande

Cette donnée servira de repère durant toute la vie du ticket

A NOTER : si la demande a été faite depuis le service client, cette donnée est renseignée automatiquement

Sujet

Le sujet est important car est systématiquement repris dans toutes les correspondances avec les différents interlocuteurs

Description

C’est VOTRE description du problème ou de la nature de l’intervention. Sera transmise aux intervenants.

Description originale

Collez dans cette case les informations transmises par le demandeur

A NOTER : si la demande a été faite depuis le service client, cette donnée est renseignée automatiquement

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Partie basse

Mode Silencieux

Nouveauté de la version 2.0, ce mode vous permet d’avoir un contrôle totale sur la vie du ticket, c’est à dire d’empêcher le logiciel de générer des emails e/ou SMS automatiquement.

Exemple : vous créez un ODS mais vous avez déjà eu l’intervenant en ligne pour lui demander d’intervenir….. Activez ce mode, terminez la création du ticket et à la validation, rien ne sera envoyé à l’intervenant ou au demandeur

Ce mode, présent dès la création du ticket, restera visible à toutes les étapes vous permettant de le réactiver ou le désactiver à tout moment.

Envoi du propriétaire (Gérance uniquement)

En activant cette option, vous transmettrez  le nom du propriétaire du bien (ou de l’immeuble complet) à l’intervenant afin qu’il établisse le document à son nom.

Demander la présence sur place

Cette option n’est visible qu’avec un ticket de type « Ordre de service » (ODS). En effet, pour les autres types, la demande de présence sur place est envoyée de façon automatique

Notifier les relances

Si vous activez cette option, les personnes désignées comme étant à notifier seront informées lors des relances envoyées à l’ntervenant.

Visibilité du ticket

Permet de définir qui aura accès au ticket que vous allez créer, via son extranet. En effet, les paramètres permettent de définir une catégorie par défaut mais vous pouvez l’adapter à chaque nouveau ticket.

Intervenant

Si vous cliquez sur la flèche, vous déployez la rubrique pour y saisir les données de l’intervenant.

Le principe est simple : vous pouvez les choisir par corps de métier à l’aide de la rubrique de gauche ou dans une liste, toutes activités confondues.

Une fois votre choix effectué, les données de l’intervenant sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Vous pouvez choisir d’envoyer par email ou par SMS ou ….les deux ! Deux exceptions cependant : la demande initiale de devis et la demande finale d’une facture seront systématiquement envoyées par email (et par SMS si vous avez coché la case)

A NOTER : si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le saisir manuellement

Cas des intervenants multiples

Avant tout, servez-vous du bouton « AJOUTER » pour en gérer plusieurs…. Puis, suivant le type de ticket :

• Ordre de service

Vous pourrez ainsi gérer en simultané (dans le même ticket), plusieurs corps de métier.

• Devis

Pour un devis, si vous saisissez plusieurs intervenants, le comportement sera différent. Il sera alors question de faire un « choix » sur les devis reçus pour n’en conserver qu’un.

Personne à contacter

Puisque vous demandez à un (ou plusieurs) tiers (fournisseur) d’intervenir sur site, il peut avoir besoin de contacter une personne pour y accéder. Saisissez à ce niveau les coordonnées (et un commentaire éventuel)

Vous avez également la possibilité de prévenir cette personne et qui va la contacter …

Si vous cochez « email » et/ou « SMS », cette option se déclenchera à la création du ticket pour un ordre de service ou la validation d’un devis pour les autres types de tickets.

A NOTER : si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le saisir manuellement à l’aide de la rubrique « ajouter une personne non listée »

Personne(s) à notifier

Notifier une personne signifie qu’elle sera alertée de façon automatique des étapes importantes du ticket.

Par défaut, le tiers à l’origine de la demande (si celle-ci a été faite via le service client) est notifié…

Là également, vous pouvez choisir de notifier par email ou par SMS ou ….les deux !

Si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le saisir manuellement

Relances

Pour certains types de relance, vous pouvez également définir le nombre maximum de relances. En effet, celles-ci étant automatiques, si l’intervenant ne répondait jamais, il pouvait recevoir des relances ad vitam. Vous pouvez donc en limiter le nombre.

Ordres de service

Pour les ODS, deux types de relances possibles :

• Relance ODS

Dès que vous créez un ticket de type « ODS », cette relance est en attente et se déclenche dès le délai arrivé…

Elle peut être paramétrée en jours ou en heures

• Relance facture

C’est à compter de la réception de la fin d’intervention ET si l’intervenant n’a pas envoyé la facture à ce moment là que cette relance prend son sens.

 

Demande de devis

Pour les ticket de type « Devis », il existe deux autres relances ..hormis la facture

 

• Devis

Dès que vous créez un ticket de type « Devis », cette relance est en attente et se déclenche dès le délai arrivé…

• Rappel de l’intervention

Si vous désirez rappeler à l’intervenant le jour et l’heure d’intervention, cette 3ème rubrique vous le permet (en heures)

 

 

 

 

 

 

Pièces jointes

Lors de la création d’un ticket, les pièces jointes peuvent être par exemple les photos du sinistre ou tout autre fichier qui pourrait donner de l’information, notamment à l’intervenant. Vous pouvez les ajouter en les déposant dans le cadre prévu à cet effet.

Si la demande initiale est issue de l’extranet, les PJ’s sont reprises automatiquement à ce niveau.

Toutes les pièces jointes resteront accessibles pendant la vie du ticket, dans la partie supérieure.

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VALIDATION D’UN TICKET & CONSÉQUENCE

Liste des tickets

La validation du formulaire a pour effet de créer un ticket et de l’afficher dans la liste des tickets existants et actifs !

Tri par défaut

Les tickets sont affichés du plus récent au plus ancien. Ce qui compte, ce n’est pas la date de création mais celle de modification…

Donc, par exemple, un ticket crée le 19 mai 2020, modifié le 14 août, sera présenté avant un ticket crée le 25 juillet…

Colonnes remarquables

• Num

Correspond au numéro unique attribué au ticket. Est rappelé dans les différents échanges avec les intervenants et/ou tiers concernés.

• Modifié le

Dès que le ticket est modifié, cette date évolue. Par défaut, les tickets sont triés par cette date, ceux modifiés le plus récemment étant affichés en premiers.

• Statut (cf. paragraphe suivant)
• Sujet (survolez la zone avec la souris pour afficher la description complète)

• type

Chaque ticket est lié à un type sous forme d’acronyme permettant une reconnaissance visuelle rapide.

Couleurs et statuts

Cette liste vous montre les tickets sous deux couleurs : en gris ou en bleu

• Gris

Sont les tickets qui sont attente d’un élément. Par exemple : attente du RDV d’intervention

• Bleu

Cette couleur vous indique qu’une intervention de votre part est nécessaire. Par exemple, vous avez reçu un devis, il vous faut l’accepter ou le refuser !

ODSM (Ordre de Service Multi-Intervenants). Pour ce type de ticket, seuls deux statuts sont affichés : EN COURS  ou… CLOS

Recherches

A partir de cette liste, vous pouvez rechercher les tickets (à l’aide du menu déroulant à gauche). Ils peuvent être retrouvés…

• Module syndic : par copropriété, sujet ou description, numéro, intervenant

• Module gérance : par référence de lot ou d’immeuble, du propriétaire, du sujet ou description, du numéro, de l’intervenant

Nouveauté 2.1 – la recherche est conservée tant que vous ne quittez pas l’écran.

Par exemple, vous recherchez un intervenant et affichez tous les tickets liés. Vous modifiez un ticket et quand vous revenez sur la liste, vous retrouvez la liste des tickets de l’intervenant. Auparavant, la liste réaffichait tous les tickets du gestionnaire

Affichages

Bouton « VTI » (à partir de la version 2.2)

Nouveau bouton permettant de récupérer des notes « à faire » transformées en « pré-tickets » sur le module VTI et envoyées sur le Cloud.

Ensuite, il suffit de cliquer sur ce bouton et cela rapatriera des tickets qui auront le statut « en attente de validation ». Restera donc à les valider puis leur affecter un gestionnaire pour entrer dans le cycle classique de la gestion d’un ticket.

NB : les notes prises sur la VTI ainsi que les photos sont récupérées dans ces tickets.

Imprimer

Permet l’impression de la liste des tickets affichés à l’écran

Mes tickets

Par défaut, cette option est cochée. Si vous décochez, vous pourrez voir les tickets des autres gestionnaires de l’agence

En cours ou… autres

Afficher les tickets …(à l’aide du menu pop up situé en haut à droite.)

• En cours
• Du jour
• Fermés (à noter que pour ces deniers, le statut est affiché en rouge)
• Tous

Transférer à un autre gestionnaire

Pour y procéder, vous devez sélectionner le ou les ticket(s) à l’aide de la boite à cocher en 1ère colonne puis vous cliquez sur la rubrique « changer le gestionnaire ».

Puis,  vous affectez en choisissant le nouveau gestionnaire dans une liste.

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Conséquences

La validation du ticket a eu pour conséquences d’envoyer toutes demandes (ou notifications) aux personnes définies lors de la préparation de celui-ci.

• Le ou les intervenant(s) reçoit (reçoivent) un email ET/OU un SMS (si coché) dans le cadre d’une demande de devis ou d’un ODS multi-intervenants
• L’éventuelle personne notifiée (le demandeur par exemple) reçoit une confirmation de la création du ticket

Si vous avez activé le mode « silencieux », ces envois ne sont pas effectués

• Le ticket affiche la demande initiale, sa création et la demande de devis (ou d’intervention pour un ODS)

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TOUTES LES ÉTAPES D’UN TICKET

Vous l’avez compris, un ticket est une suite d’étapes logiques permettant de mener à bien un ordre de service, qu’il soit lié à un ou plusieurs intervenant(s), avec devis ou non. L’idée force du logiciel est de vous aider à chacune des étapes quand aux actions à lancer.  En parallèle, des automatismes (désactivables à tout moment…) gèrent à votre place l’information due à certains types de tiers et/ou les relances.

Deux actions sont donc à distinguer :

• Celles inhérentes à l’étape en cours, donc non disponibles (en général) au niveau des autres étapes (par exemple une demande de devis n’a aucun intérêt une fois la date d’intervention finale définie, etc….
• Celles, dites génériques, que vous pouvez lancer à n’importe quel moment.

Intéressons-nous d’abord à ces dernières…

Options disponibles à toutes les étapes

Envoyer un message

Disponible pour un intervenant, le président du CS (syndic), le propriétaire (Gérance), le locataire (Gérance), vous avez la possibilité d’échanger avec le tiers à tout moment…

Le résultat de votre action se matérialise sur le ticket en partie droite….

Si une réponse vous est faite, et si vous répondez à celle-ci (et ainsi de suite), le sujet sera conservé afin de créer un fil de discussion…

Changer les coordonnées du tiers

A l’aide du petit crayon présent, vous pouvez changer l’email et/ou le portable de votre intervenant (ou propriétaire ou président du CS)

Il est également possible de cocher le mode utilisé pour les échanges (email seul, SMS seul ou les deux). Une coche, située à gauche vous rappellera comment vous communiquez avec l’intervenant.

Options non directement liées à un intervenant défini sur le ticket

Note interne : commenter le ticket

Vous avez la possibilité d’écrire une note, qui restera interne, afin de suivre au mieux l’évolution du ticket

Résultat obtenu, qui sera affiché sur la partie droite de l’écran de votre ticket

 

.

Ce texte, vous pouvez l’enrichir avec couleurs, gras, etc…

Contacter un autre intervenant

Cette rubrique a une double fonction :

• Soit faire appel à un autre intervenant ou annulant l’ordre du précédent (donc annule et remplace)
• Soit en complément de l’intervenant déjà contacté si, par exemple, plusieurs corps de métiers sont nécessaires pour l’ODS.

Ce choix, vous le faites au moment de la validation de l’appel à un autre intervenant

Informer un tiers

A tout moment, vous pouvez envoyer un notification contextuelle (qui tient compte de l’étape sur laquelle vous êtes) à la (ou les) personne(s) de votre choix

Cette rubrique n’est plus proposée en ODSM (Ordre de service multi-intervenants) car nous sommes en présence de plusieurs contextes, pas forcément à la même étape d’avancement.

Ecran de saisie…(exemple pour la notification de deux tiers, dont un n’est pas dans la liste par défaut : nom renseigné sur la 2ème ligne, ci-dessous à droite)

La création du ticket étant effective, nous poursuivons à partir de l’étape n°2 – la réponse de l’intervenant…(ou des intervenants pour un ODSM)

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1\ L’ordre de service (ODS)

Étape n° 1 : création du ticket

cf. chapitre « Comment créer un ticket ».

Un ticket peut être crée depuis LSC en validant un événement OU depuis l’extranet depuis la liste des tickets (Gérance ou Syndic), avec le bouton +

Étape n° 2 : réponse de l’intervenant (ou des intervenants pour un ODSM)

Le fournisseur a donc reçu un SMS (cf. copie d’écran ci-contre) ou un email et il trouve un lien lui permettant d’accéder au service client, sur une page dédiée. Il y trouvera le rappel des informations de la demande (cf. copie d’écran ci-dessous, à gauche) , l’éventuelle personne à contacter, les informations du gestionnaire et la possibilité de répondre (cf. copie d’écran ci-dessous, à droite)

En acceptant l’intervention, l’intervenant propose en même temps la date et l’heure…

La validation de l’écran envoie un email au gestionnaire, le prévenant qu’une action a été faite pour le ticket xx. Il faut donc accéder au ticket et… passer à l’étape suivante : « demander la présence sur place » (si cochée lors de la création du ticket) OU « demander la fin d’intervention »

En parallèle, la personne notifiée reçoit automatiquement l’acceptation de l’intervention et la date + l’heure.

Votre ticket ressemble à cela …

Étape n° 3 : demander la présence sur place (optionnelle)

Automatique, envoyée (par mail ou SMS) 15 minutes avant l’heure prévue d’intervention. L’intervenant pourra, comme à chaque étape, vous répondra directement sur l’interface du service client. Quatre choix lui seront offerts

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email

NB : s’il vous répond par un autre biais (email ou SMS), vous devrez mettre le ticket à jour à l’aide des rubriques situées sur la partie gauche.

Étape n° 3 bis : Passer d’un ordre de service à un devis simple

ATTENTION : cette option n’est pas possible si vous êtes sur un ODSM, c’est à dire avec plusieurs intervenants définis

Votre ticket peut évoluer d’un ordre de service à la gestion d’un devis (devis simple). En effet, votre intervenant, une fois sur place, peut constater et vous indiquer qu’un devis nécessitant votre acceptation est nécessaire …

Sur votre ticket, deux rubriques vous le permettront

• Demander le devis
• Saisir manuellement le devis

Lors du passage en devis simple, vous aurez la possibilité de définir les délais de relance non proposés lors de la création de l’ordre de service. Ils restent accessibles et modifiables en modification d’un ticket, en cliquant sur le pictogramme représentant un crayon

Si votre ODS devient un « devis simple », nous reprenons alors le fil conducteur du nouveau type de ticket .. cf. ci-après l’étape n°2 d’un Devis simple

Étape n° 4 : demander la fin d’intervention

Automatique, envoyée (email ou SMS) quelques minutes après l’heure prévue d’intervention (+ la durée prévue)

L’intervenant, lors de sa confirmation, pour joindre des preuves de son intervention. Il pourra également joindre la facture, ce qui annulera l’étape suivante.

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email ainsi qu’à la personne à notifier (SMS ou email)

NB : s’il vous répond par un autre biais (email ou SMS ou tél), vous devrez mettre le ticket à jour à l’aide des rubriques situées sur la partie gauche.

La fin d’intervention confirmée sera affichée de la façon suivante sur le ticket, une fois celui-ci à jour..

 

Étape n° 5 : demander la facture (si celle-ci n’a pas été transmise à l’étape n°4)

C’est à vous d’en faire la demande.

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email

NB : si vous avez déterminé une relance automatique lors de la création du ticket, celle-ci sera envoyé x jours après votre 1ère demande.

Votre ticket, une fois mis à jour, le confirmera de la façon suivante :

Vous avez également la possibilité de saisir manuellement la facture (si reçue par ailleurs). Dans ce cas, n’oubliez pas de saisir son montant afin qu’il soit affiché en partie haute puis pris en compte dans les futurs documents de synthèse

Étape n° 5 bis (si nécessaire)

Si la facture reçue ne convient pas (manque, erreur, etc..), vous pouvez demander le nouvel envoi de celle-ci en y apportant un commentaire.

Étape n° 6 : fermer le ticket

Toutes les actions prévues étant terminées, il ne vous reste qu’à clore le ticket.

Peut être fait à toutes les étapes…

Mais attention, cette manipulation est irréversible !

Une fois le ticket clos, l’information s’affichage dans le tableau.

Deux options à votre disposition

• Obtenir le fichier de résumé du ticket

• Obtenir les documents du ticket (.zip)

Télécharge tous les éléments du tickets (photos, devis, facture, résumé, etc…), le tout dans un fichier .zip, qu’il vous suffira de décompresser.

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2\ Devis (simple ou multiple)

Nous n’aborderons que les différences avec un ticket de type « Ordre de service » car les principes restent fondamentalement les mêmes

Étape n° 2 : réponse de l’intervenant

La seule différence réside dans le fait que l’intervenant accepte ou refuse …. de proposer un devis.

Étape n° 2 bis : Passer d’un devis simple à un devis multiple  (optionnel, sinon, passez à l’étape 3) ou … faire appel à un nouvel intervenant

Si vous avez crée votre ticket en devis simple (donc une demande de devis a été envoyée à un intervenant), vous pouvez tout à fait changer d’avis et faire appel à d’autres intervenants et basculer votre devis en type « multiple ».

Cliquez sur la rubrique « Contacter un autre intervenant »

Remplissez les données du nouvel intervenant sur le second écran et validez le pour obtenir le message de confirmation suivant :

Trois choix possibles :

• OUI

Annulera le devis en cours, enverra une notification de refus et demandera un devis au nouvel intervenant

• NON

Procédera à une demande devis au nouvel intervenant tout en conservant la précédente

• ANNULER

Ne fait rien …

Étape n° 3 : acceptation du (ou des) devis

Une fois le (ou les) devis reçu(s), l’acceptation ou le refus peuvent être faits par le gestionnaire (en cliquant directement sur « Accepter ou Refuser »)

OU

• Module Gérance

Le propriétaire du lot

Si vous avez déterminé sur le mandat signé avec votre propriétaire un montant au delà duquel des travaux ne peuvent être entrepris qu’après son acceptation, servez vous de cette rubrique.

• Module Syndic

Le président du conseil syndic ou faisant fonction (nouveauté 2.1)

A noter : vous pourrez également envoyer une information aux autres membres du conseil syndic mais seul le président sera décisionnaire.

Cependant, si vous n’avez pas de président du CS, vous pourrez envoyer la demande d’acceptation à :

• l’un des membres du CS
• un personne de votre choix, en saisissant simplement son nom, son email et/ou le n° de portable.

Étape n° 3 bis : transmission du devis accepté à votre intervenant (optionnel)

L’acceptation étant actée, vous pouvez le confirmer à votre intervenant en lui joignant une copie du devis dûment accepté et signé

Dans notre copie d’écran ci-dessous, le devis a été approuvé par le conseil syndic. Ne vous reste qu’à confirmer cette approbation en cliquant sur « valider »

La fenêtre vous proposera alors de joindre le document signé…

Cette option est accessible même si le devis est directement accepté par vous

Étape n° 3 ter : prise de RDV directe par l’intervenant avec la personne à contacter

A partir de la version 1.0.7, une fois un devis accepté, l’intervenant n’attend plus que vous le recontactiez pour définir un RDV d’intervention, il peut le faire lui même puis vous transmettre cette information via un lien prévu à cet effet.

Quand votre intervenant clique sur le lien, il arrive sur l’écran lui permettant de vous donner cette information…

Une fois cette donnée réceptionnée, vous pourrez encore la valider, la reporter ou ..l’annuler…

Si l’intervenant ne passe pas par l’interface permettant une mise à jour du ticket, vous pourrez saisir manuellement le RDV

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Étapes suivantes

Sont strictement identiques à celles décrites précédemment pour l’ordre de service

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Récapitulatif d’un ticket

Lorsqu’un ticket est clos, une nouvelle option s’affiche vous permettant de récupérer tous les éléments de celui-ci (photos, devis, factures, etc….)

Cette possibilité existe également depuis LSC (cf. chapitres suivants)

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Rapport

Le rapport peut avoir une double destination…

• Pour vous, gestionnaire, pour avoir une vue d’ensemble des tickets ouverts pour un lot, un immeuble en mono-propriété ou en copropriété
• Pour vos clients à des fins de comptes rendus … (auprès du conseil syndical, par exemple).

Attention, seuls les tickets « clos » seront pris en compte dans ce document

A partir de la liste des tickets, le menu « tickets » vous propose l’option « Rapport »

qui vous conduit à la liste des rapports déjà établis.

Pour en créer un nouveau, cliquez sur « + » en haut à droite

• Choix du bâtiment (ou du lot)
• Date de début / Date de fin

de prise en compte des tickets clos…

• Choix des données

Cochez ce qui doit être affiché ou …non

La validation calcul le rapport et le place dans la liste. un clic sur une ligne l’affiche directement à l’écran.

En parallèle, une copie est envoyée sur l’email de l’utilisateur courant.

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Côté LSC…

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F5 – Afficheur

Visibilité

• Les tickets, crées et stockés sur le service client, restent visibles à partir de l’afficheur, sous forme de liste.
• Seuls les tickets en cours, liés au gestionnaire sont affichés…Numéro, immeuble /lot, Aqui (créateur du ticket), statut et sujet sont visibles
• Si vous cliquez sur un ticket, un complément de détail s’affiche sur la partie droite..

Rubrique : (visible après sélection d’un ticket)

Permet de récupérer tous les éléments d’un tickets (Photos, PDF, document de résumé) et d’en créer un événement avec PJ’s sur le tiers « demandeur »

Avant de pouvoir vous servir de cette option, vous devez paramétrer un modèle d’événement en administration…dont les chemins d’accès sont les suivants :

• Module Gérance : menu paramètres, Gérance, configuration gérance, onglet « menu négociateur »
• Module Syndic : menu paramètres, Syndic, configuration syndic, onglet « divers »

Qui voit quoi ?

Dans LSC, vous pouvez

• Si vous êtes Gestionnaire

Afficher un résumé de vos tickets depuis votre afficheur (F5)

• Si vous êtes Assistant ou comptable,

Afficher un résumé des tickets crées (et en cours) pour lesquels vous êtes rattaché sur l’un de ses deux rôles = fiche immeuble en Syndic ou fiche compte en Gérance

• Transfert en cas d’absence activé

Si un transfert vers un autre utilisateur est activé, les tickets de la personne qui vous a fait le transfert sont également montrés.

Accès direct au détail du ticket

Si vous double cliquez sur un ticket, l’interface web s’ouvre automatiquement et affiche son détail…

• Juste après la création d’un ticket, celui-ci affiche la demande initiale (du locataire, du propriétaire, d’un copropriétaire ou …autre), sa création et la demande de devis (ou d’intervention pour un ordre de service)

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Liste des tickets

Accessible depuis votre afficheur (F5), après avoir cliqué sur « Tickets en cours »…à l’aide du bouton « LISTER » situé en haut de page

Les tickets présents sur votre afficheur sont ceux qui sont les vôtres ET ceux « en cours » (donc non fermés).

Par défaut, cliquez sur LISTER les affiche mais il est possible de rechercher les anciens tickets et ceux d’autres gestionnaires.

Récupérer les éléments du ticket

Rubrique : (sélectionner un ticket avant de cliquer sur cette option)

Permet de récupérer tous les éléments d’un tickets (Photos, PDF, document de résumé) et d’en créer un événement avec PJ’s sur le tiers « demandeur »

Avant de pouvoir vous servir de cette option, vous devez paramétrer un modèle d’événement en administration…dont les chemins d’accès sont les suivants :

• Module Gérance : menu paramètres, Gérance, configuration gérance, onglet « menu négociateur »
• Module Syndic : menu paramètres, Syndic, configuration syndic, onglet « divers » puis onglet « Partenaires » (à compter de la version 6.0.2)

Rechercher un ticket ou un groupe de tickets

Le bouton « Rechercher » vous propose une fenêtre multi-critères

Partie identité

Par immeuble ou par lot, vous affichez les tickets liés

Partie Activité

Comme les tickets sont différents en fonction de l’activité, vous devez indiquer le module auquel sont rattachés les tickets rercherchés.

Partie Ticket

• Type

Les tickets existent sous trois types : ordre de service, devis simple, devis multiple

• Statut

A chaque étape de sa « vie », le ticket est rattaché à un statut permettant de savoir clairement le niveau d’avancement de celui-ci. Vous devez choisir dans une liste le statut sur lequel vous désirez afficher le ou les ticket(s).

• Sujet contient

Correspond au sujet défini lors de la création du ticket. La recherche doit être faite par mot clé pour être sûr de retrouver le bon ticket.

• Description contient

Là également, la description est celle saisie au moment de la création du ticket

• Date création du… au …

Pour montrer des tickets crées sur une borne de dates.

Partie critères complémentaires

Les tickets, par essence, sont attachés à un gestionnaire (information saisie sur l’immeuble en Syndic et sur le compte en Gérance).

Par défaut, ce sont vos tickets qui sont affichés mais vous pouvez en chercher liés à d’autres gestionnaires.

Retour sommaire

Addendum des modifications apportées à LSC depuis les versions 6.0.8 & 6.2

Sommaire

Les nouveautés sont affichées en bleu…

Cliquez sur le titre d’un module pour un accès direct à celui-ci

Si une information ne concerne qu’une des deux versions, nous vous le précisons…

Un bouton « retour sommaire », placé au même niveau que chacune des rubriques énumérées ci-dessous permet de revenir en tête de document en un clic.

Module Organiseur

– AR 24 – Gestion de l’avis électronique (LRE simplifiée)

– Liste des factures – PDF unique

Corrections diverses

– F4 – planning personnel

– F5 – Emails reçus – liste

– SMS – B2SMS – gestion des envois

– Signature électronique (correction)

Module Syndic

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

– Article de vote : création d’un nouvel article (mode Luxembourg)
-AG_connect

CORRECTIONS DIVERSES

Répartition des charges
Racines autorisées
AG Connect

Module Gérance

Locataire

– Révision de loyer (conditions)

– Régularisation des charges (nouvelles informations sur fiches LOT et LOCATAIRE)

– Régularisation des lots isolés : nouvelle version, entièrement réécrite.

Propriétaire

– Mise en place des revenus fonciers 2020

Corrections diverses

Bordereaux assurance locative et vacance

Relevé de gérance n° 7

Module Comptabilité

– Brouillard d’encaissement : prélèvement one/off

Tous modules

Révision de code …

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Module Organiseur

Raccourcis

Ajout d’un nouveau raccourci : historique d’un dossier

AR 24

Avis Électronique (LRE simplifiée)

Dorénavant, vous pouvez transmettre à notre partenaire des documents qui seront traités en LRE simplifiées, donc avec beaucoup moins de contraintes pour vous et vos clients pour l’envoi et la réception des documents.

Liste des factures

PDF unique

Ajout d’un bouton « PDF unique » : permet de générer un fichier PDF avec toutes les factures sélectionnées.

SMS – B2SMS

Si vous avez des soucis d’envoi de SMS avec notre partenaire, il est possible de changer certains paramètres pour modifier ladite méthode d’envoi..

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Organiseur, Configuration SMTP, FAX, SMS

Une boite à cocher « Transmettre par le webservice B2SMS » est présente.

Une fois cochée, il faut saisir les login et mot de passe qui vous ont été transmis par notre partenaire…

+ Ajout d’un bouton « Tester » qui permet d’envoyer un SMS de test au numéro de téléphone renseigné afin de tester le webservice

Dans l’envoi de mail, si le message est de type SMS et que le module SMS par webservice est activé, alors le SMS est envoyé par le webservice au lieu de partir par email. Sinon le fonctionnement reste identique à celui déjà existant.

Corrections diverses

4D Write Pro (6.2 uniquement)

+ La commande « rechercher remplacer » … ne remplaçait rien. Corrigé

+ Menu affichage – ajout d’un taille de page qui permet de chosir une taille de papier parmi celles disponibles sur l’imprimante (A4, A3, etc)

+ F1 – Création d’un SMS – Saisie dans Write pro : on compte dorénavant les lettres au fil de la saisie comme dans la version 6.0

+ Menu insérer

Ajout d’un « insérer colonne » et d’un « insérer section ».

+ Menu format

Ajout d’un menu « section » qui permet de renommer une section, de définir une première page différente, des bordures, des marges

F4 – Planning personnel

Si l’option « utiliser un code gestion différent du code physique » est décochée dans les paramètres : le libellé « pour le » devient « immeuble ».

F5 – emails reçus

BOUTON Liste puis option RANGER

Les événements pouvaient être dispatchés entre événements ou  messagerie interne voire refuser de changer d’état en fonction du contexte. On pouvait donc par exemple tenter de ranger 20 emails et n’avoir que 15 événements en résultat.  Corrigé

F8 – Tiers

Version 6.2 uniquement – La contrainte de suppression n’avait pas été reprise

Signature électronique

Le « place IT », c’est à dire le placement des signatures présent dans les modèles d’événements,  ne prenait pas en compte les éventuelles pièces jointes rattachées au modèle. Corrigé

Gestion des images

L’extension .JPEG n’était pas reconnue. Seule .JPG l’était. Corrigé

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MODULE SYNDIC

Paramètres

Gestion des racines de comptes. Sur la version précédente, nous avions ajouté un certain nombre de racines de comptes autorisées afin de tenir compte de la nouvelle législation.

Dans ces changements, une erreur avait été commise et nous avions saisi la racine « 65 » au lieu de « 645 ». Corrigé

Carnet d’entretien

+ Ajout du n° d’immatriculation (s’il existe)

+ Ajout d’une option « Utiliser les dates de la fiche immeuble » pour le choix « mention date AG ».

Assemblée générale

Formulaire de vote par correspondance

Résolution sans vote

-Ajout de la mention « Cette résolution ne fait pas l’objet d’un vote » pour les articles -1

Heure de l’AG

Si l’heure de l’assemblée générale n’a pas été renseignée (donc à 00h00), elle n’est plus mentionnée sur la 1ère page du formulaire.

Article de vote 264 (Mode Luxembourg)

Ajout d’un article 264 (majorité renforcée : moitié de tous les copropriétaires + 75% des tantièmes. Correspond à l’article 19 « local ».

Rappel de la correspondance pour le Luxembourg :
* Majorité simple ou relative = article 17 = 24 si on ne compte pas les absentions et 240 sinon
* Majorité absolue = article 18 = 250
* Majorité renforcée = article 19 = 264
* Unanimité = article 20 = 269

AG Connect (partenaire)

Luxembourg

Possibilité de faire de l’AG Connect pour le code pays « Luxembourg »

Belgique

AG Connect est maintenant compatible avec le code pays « Belgique ».

Gestion des arrivées

Prise en compte des heures d’arrivés en cours d’AG.

Corrections diverses

Budget

• Impression détail (version 6.2 uniquement)

Les sauts de page étaient mal calculés (le corps faisait 11 pixels mais on ajoutait seulement 10). Les pieds de tableau faisaient 561 pixels alors que le corps en faisait 550. Corrigé

Module de paiement

• Brouillon (version 6.2 uniquement)

Lors du prélèvement multi-activités, le dernier brouillon était remonté alors qu’il n’avait pas lieu d’être….Corrigé

Répartition des charges

L’erreur suivante pouvait apparaître « dépassement capacité tableau » quand pas un des comptes de charges inhérent à la répartition lancée n’avait pas de clé de répartition attachée. Corrigé

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Module GÉRANCE

LOCATAIRE

Révision de loyer (conditions)

Depuis la version 6.0.8, deux nouvelles options sur les conditions de révision étaient disponibles dans la fiche locataire. Tant que vous n’ouvriez pas cette fenêtre, elle n’avait pas d’incidence sur la fiche courante. Après, ouverture, par contre ….

Le problème, c’est qu’il manquait une option permettant d’indiquer à LSC que vous désiriez rester « neutre » sur le locataire. Celle-ci a été ajoutée, nommée « Ni l’un, ni l’autre (mode « standard ») »

Révision par période

La TVA permanente n’était pas recalculée. Corrigé

Régularisation des charges (lot isolé v1/v2 ou immeuble complet)

Fiche Locataire

Dorénavant, après une régularisation des charges, les informations inhérentes à celle-ci sont récupérées et stockées sur la fiche, dans l’onglet « plus ».

Ces données sont mises à jour à chaque nouveau calcul…

Fiche LOT

Ajout d’un champ « date de régularisation » permettant de renseigner la date de la dernière régul de charges.

Cette date est alimentée automatiquement par tout type de régularisation lancée (isolée, par immeuble)

Régularisation des lots isolés – nouveau mode

La régularisation des lots isolés a été entièrement réécrite et vous propose de nouvelles fonctionnalités et plus de souplesse. Pour y accéder, il faut l’activer via l’administration.

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Gérance, configuration gérance, onglet Gérance

Retrouvez une documentation exhaustive sur le lien suivant : lots isolés

PROPRIETAIRE

Revenus fonciers 2020

Mise en place des revenus fonciers 2020.

Divers documents sont disponibles sur l’espace client :   (URL : https://espaceclients.crypto.fr/categories/actualites)

Vous y trouverez :

• les états à importer  : 2072 (S et C) + projets 2044 (identité et indivision + projets 2044 S (Immeubles spéciaux + Propriétés rurales et urbaines
• Vidéos explicatives : 10 vidéos à votre disposition

Pour la documentation, vous y accéder directement via le lien suivant : doc

Corrections diverses

Bordereaux assurance locative et vacance

Si une entité avait un nom différent du nom de votre licence, alors c’est l’adresse des paramètres qui était affichée au lieu de l’adresse de l’entité. Corrigé

Relevé de gérance n° 7

Ne tenait pas compte de la BAC « Exclure les écritures lettrées » pour la partie « Relevé de compte » (versements effectués) et « Pour mémoire »
Concerne : G_RGImprimerUnFormat7 (lignes 866 à 869 et 913 à 915)

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MODULE COMPTABILITÉ (tous modules)

Brouillard d’encaissement – Prélèvement One/off

Bouton Valider & Annuler

+ Les boutons annuler et valider deviennent inactifs après génération d’un fichier de prélèvement one off.

+ Le bouton valider ne devient actif que si les mouvements ont été comptabilisés via le bouton idoine.

Les paramètres « utiliser les données du compte de centralisation ou du journal commun » et « regrouper les fichiers par BIC créancier… » sont appliqués au prélèvement one off selon le même principe que dans le module de paiement classique.

CORRECTIONS DIVERSES

Consultation de comptes

Solde progressif & regrouper ou globaliser

Une erreur « dépassement capacité tableau » pouvait survenir après utilisation de la bac regrouper ou globaliser. Corrigé

+ Corrections mineures…

• Si on triait l’une ou l’autre des listes et que l’on double cliquait sur une ligne d’écriture dans la liste de solde progressif, c’était rarement l’écriture sollicitée qui s’ouvrait
• Si on cochait regrouper ou globaliser, et qu’on double cliquait sur une écriture, alors on pouvait perdre une partie de la sélection de départ.
• Si en « alt + clic » sur la liste des soldes progressifs, on modifiait un libellé d’écriture, la modification n’était pas répercutée dans la liste.

 

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TOUS MODULES

Révision de code

Afin d’optimiser les liens entre les tables et les recherches indexées, une réécriture du code de gestion des index a été effectuée, permettant d’en diminuer très fortement le nombre et en même temps la taille du fichier qui les stocke. Il devrait donc en résulter un confort de travail amélioré.

Cependant, il vous faut lancer une réindexation de la base pour que ces changements soient pris en compte, ce qui peut être (très) long. Appelez notre service hotline technique si vous êtes intéressé.

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Cash dev est un partenaire proposant la mise à disposition d'une borne de paiement à l'agence à l'endroit de vos locataires et (bientôt) de vos copropriétaires

ATTENTION : vous devez être en version 6.0.7r1 pour gérer une borne qui récupère l’image des chèques. Seule la partie Gérance est exploitable, même si nous faisons allusion au Syndic, qui est en cours de développement chez notre partenaire.

Partie I : principes de base

1\ De la borne

Vos locataires entrent leur numéro de compte ou scannent un code-barres présent sur leur avis d’échéance. Trois possibilités leurs sont offertes pour le règlement :

• par chèque (avec remplissage automatique par la borne – Le libellé est issu de LSC où c’est la désignation de l’entité comptable qui est reprise)
• par CB
• en espèces

Notre partenaire vous formera à l’utilisation exhaustive de cette borne.

2\ Dans LSC

Deux grands principes pour un fonctionnement optimal :

• Alimenter la borne des informations nécessaires aux règlements de vos locataires (ou copropriétaires à venir)
• Récupération des données issues de la borne

Ces deux opérations s’effectuent automatiquement, une fois par  jour. Il est toutefois possible de forcer la récupération des données manuellement.

A\ Alimentation

Consiste à envoyer sur un dossier dédié « CONNECTIC » sur votre compte Pagesimmo, des fichiers nommés

• Export_compte_locataire.json

• Export_compte_Copro.json (non encore implémenté avec la borne)

Chaque envoi annule et remplace les fichiers précédents

La borne, une fois par jour, scrute ce dossier et récupère le fichier pour mise à jour. Ce fichier contient toutes les données « locataires » ou « copropriétaires » nécessaires au paiement.

B\ Récupération des données

La borne, en fin de journée, renvoie au même endroit dans votre dossier Ftp un fichier contenant les paiements locataires (et copropriétaires) ainsi que les images de chèques liées à ce type de paiement

• Encaissement_locataire.json
• Encaissement_copro.json (à venir)
• Image de chèque en .jpg

Les fichiers, une fois traités par LSC, basculent dans le dossier ARCHIVE et sont donc toujours conservés

3\ Inscription sur le store et Cash Dev

Attention, il faut avoir un compte sur notre store, avoir souscrit à Cash Dev ET être au moins en version 6.0.7r1 de La Solution Crypto

 

Partie II : préparer LSC

A\ Paramétrage des fiches utilisateurs qui traiteront les données issues de la borne

Deux rubriques sont cocher sur la fiche utilisateur qui gère les mouvements reçus de la borne …

• Message « système »

Permettant à l’utilisateur d’être averti

• Brouillard d’encaissement

Rend visible tous les mouvements et pas uniquement « les miens »

B\ Message système reçu

C’est donc le message que vous recevez chaque matin, qui est un compte-rendu du dossier « CONNECTIC » scruté

C\Entité comptable

Désignation de l’entité

Il est important de vérifier ce que vous avez à ce niveau car c’est cette information qui sera reprise pour libeller les chèques

Automatiser le journal lié aux montants reçus de la borne.

C’est au niveau de l’entité comptable que vous pouvez indiquer cette information…

• chèques reçus
• encaissement « autres » : pour les versements reçus en espèces ou en CB

D\ Paramétrer le modèle d’événement pour la récupération des images des chèques

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, comptabilité, configuration comptabilité, onglet « Partenaires ».

La borne scanne le chèque reçu pour en faire une image que l’on peut donc récupérer dans LSC. Seulement, il faut déterminer le modèle de courrier qui sera utilisé pour cette récupération.

Dans notre exemple, nous avons préalablement crée le modèle « ***Archive chèque reçu »

E\ Avis d’échéance avec code-barres (GERANCE)

Vos locataires, lorsqu’ils sont à la borne, doivent taper leur numéro de compte.

Ou, autre possibilité, scanner un code-barres que vous leur avez mis sur leur avis d’échéance … Interrogez-nous pour cette mise en place. La lecture affichera son compte et le montant dû.

Partie III : données récupérées de la borne

Automatiquement

Vous avez donc reçu un message vous indiquant que le brouillard d’encaissement a été alimenté et il suffit simplement d’afficher sa fenêtre

Accès : menu comptabilité, brouillard d’encaissement, chèques reçus et/ou autres

Encaissement espèces ou carte bleue

Dans la copie d’écran ci-dessous, ce sont un encaissement en espèce et un paiement en CB qui ont été reçus. Notez que le code journal s’est renseigné également, grâce au paramétrage sur la fiche entité.

Seule la rubrique « pièce » est à renseigner (obligatoire si vous l’avez défini comme tel sur le journal)

Une dernière étape consiste à cliquer sur « Comptabiliser ». Un message de confirmation sera affiché :

Confirmez ..

La comptabilisation démarre et un second message s’affiche, TRES IMPORTANT !

Il vous indique qu’il faut IMPERATIVEMENT valider en quittant le brouillard d’encaissement, c’est cela qui confirmera la comptabilisation…

Encaissement par chèque

Lorsque le paiement a été fait par chèque, l’image du chèque a été scannée par la borne et renvoyée à LSC…

Un clic sur une ligne puis sur la LOUPE permet d’afficher cette image

Pour la comptabilisation, c’est le même principe que pour les espèces ou CB …

La différence réside dans le fait que

• Des événements sont crées en même temps, pour historiser les images des chèques sur les tiers concernés

• L’image du chèque est rattachée aux écritures passées en comptabilité

Manuellement

Même si cette fonction existe, elle ne devrait pas vous servir dans un fonctionnement standard…

Elle n’est donc présente que pour certains cas exceptionnels.

 

Disponible à partir de la version 6.0.7

 

Remboursement des dépôts de garantie

Cette entrée fonctionne sur le même principe de saisie que « Départ d’un locataire » mais permet en plus :

• Plus d’automatismes
• Un traitement de masse
• Traite les locataires en préavis ET partis (ce que ne fait pas « départ d’un locataire » pour ce dernier point)

1 \ Paramétrage

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Gérance, configuration gérance, onglet « Remboursement DG »

A ce niveau, vous allez pouvoir définir deux éléments :

• Le journal utilisé pour les refacturations aux locataires

A NOTER : ce même journal est repris par défaut via l’entré « départ d’un locataire »

• Définir la grille des retenues (code fiscalité/Libellé/Montant)

2 \ Exploitation

L’appel à la rubrique « Remboursement des DG » présente la liste des locataires en préavis (et/ou partis) pour lesquels le montant du dépôt de garantie est différent de 0. Après sélection des locataires, on arrive sur une liste de locataires.

Un double-clic sur colonne « A Rembourser » permet d’accéder à un assistant en trois étapes :

A –  Constatation DG

Sur cet écran, vous vérifiez les informations affichées pour le D.G. et si besoin, vous les modifiez.

Faites « Etape suivante » à l’issue

B – Retenues (éventuelles)

Sur cet écran, si vous avez défini des paramètres par défaut, ils seront repris dans le tableau (quittancement) et le cadre comptabilisation (journal)

En sus, le montant du DG sera repris dans le tableau, en négatif, afin de créditer le locataire.

Vous pouvez, si besoin, ajouter des lignes de retenues à l’aide du bouton « + »

• Solde remboursable

En cochant cette case, vous mettez à jour le compte du locataire. Lorsque vous irez dans le module de paiement, ce dernier sera affiché pour lancer la procédure de remboursement.

Si vous ne cochez pas, le module de paiement ne le proposera pas…

• Comptabilisation

Permettra de passer les écritures de retenues dans le journal indiqué, à la date définie.

Si le DG sert à compenser toute ou partie de la dette du locataire, d’autres écritures seront passées automatiquement, via le journal OD.

Faites « Etape suivante » à l’issue

C – Nouvelle adresse

Sur ce dernier écran, indiquez

• La nouvelle adresse du locataire (elle sera mise à jour sur les fiches Tiers et Locataire)
• La date de départ (si vous devez la modifiez)

Faites « Valider » à l’issue et passez au locataire suivant dans la liste.

D – Comptabilisation des retenues et/ou DG

Quand un locataire est traité, la colonne « A rembourser » prend une petite coche. Passez au suivant ..

Une fois les locataires traités, le bouton « Valider » permet de déclencher la comptabilisation.

A l’issue, les courriers de départ sont proposés

E- Courriers

Après validation, deux ou fenêtres peuvent vous être proposées.

• Départ fiscal du locataire  (à envoyer à l’administration fiscale)
• Départ « CAF » (cette fenêtre n’est  pas affichée si votre locataire ne perçoit pas de CAF)
• Remboursement DG (nouveau courrier reprenant les éléments (DG, retenues éventuelles, montant à rembourser) liés à votre traitement.

De nouvelles variables ont été créées pour alimenter le modèle ci-avant. Vous les trouverez dans l’aide en ligne via le lien suivant : toutes les variables

Pour obtenir automatiquement les modèles cités, assurez-vous que vous les possédiez et que vos rubriques paramétrables sont correctement renseignées. N’hésitez pas à contacter l’assistance pour ce dernier point.

Pour votre parfaite information, sachez qu’il s’agit des rubriques 124, 125 et 143, accessibles via :

Menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, rubriques paramétrables

6 – Remboursement effectif au locataire

Pour rembourser vos locataires, passez par le module de paiement, sélectionnez « locataires créditeurs partis et remboursables »…

 

États des lieux sous tablette Android ou Ipad

Préambule

Même si vous travaillez à distance (et sans connexion), La Solution Crypto est le serveur d’applications et, via un « Cloud », envoie les « EDL » vers une tablette (Ipad ou Android) en Wifi ou en 4G puis, les récupère à l’issue des traitements

Tout le suivi est donc géré par LSC…

Sommaire

Tous les points sont cliquables et permettent d’arriver directement sur la rubrique escomptée. Un bouton « retour sommaire », placé au même niveau que chacune des rubriques énumérées ci-dessous permet de revenir en tête de document en un clic.

Survolez les titres et si un pictogramme apparaît, il devient « cliquable » pour afficher le chapitre souhaité…

Documentation adaptée à la version 2.4 (sortie le 22/06/2022) de EDL Web, optimisée pour Ios 15 et Android 12

En bleu, les nouveautés de la dernière version

COTÉ LSC…

Partie I :  LSC (licence) & affichage des rubriques

– Validation de la nouvelle licence LSC
– Accès aux paramètres

Partie II : paramétrages génériques et personnalisation

– Paramètres

Partie III : paramétrage du module

– Initialisation des dictionnaires
– Composition type
– Niveaux, pièces et équipements
-Chauffage et eau chaude
-Eléments extérieurs, équipements électriques et plomberie
-Marques et couleurs
-Types de vérifications
-Types de clés
-Types de compteurs
-Motifs de congés locataires
-Commentaires
-Dégradations
– Exporter un logo

Partie IV : composition d’un lot

Composition d’un lot
Utiliser une composition type
Générer une composition type depuis ce lot
Prévisualisation du rapport entrant
Prévisualisation du rapport sortant
La liste de gestion des lots et les options liées à l’EDL web
La liste de gestion des locataires

COTÉ TABLETTE…

Partie V : créer un EDL depuis LSC (RDV)

– Création d’un RDV
– Conséquences

Partie VI: installation de l’application VTI sur votre tablette

– Quelle tablette choisir ?
– Installation de EDL web sur la tablette
– Paramétrer EDL web
– Prendre une photo et/ou faire un dessin

Partie VII : établir un état des lieux

– Ecran d’accueil
– Réaliser un EDL

Partie VIII : retour à l’agence

– Rapatriement d’un EDL vers LSC
– Conséquences

Partie IX : comparatif EDL sortant / entrant

– Comparatif

Partie X   : désinscrire une tablette

– Désinscrire une tablette

Côté LSC…

Partie I : LSC (licence) & affichage des rubriques

Validation de votre nouvelle licence

Pour accéder aux fonctionnalités de votre nouveau module, vous devez préalablement saisir votre nouvelle licence.

Accès : écran d’accueil, menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, valider une licence

Accès aux paramètres

Deux façons d’accéder aux paramètres

• Via l’administration

Accès : écran d’accueil, menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Etat des lieux

Cette entrée permet de définir les éléments qui vous seront nécessaires pour l’export de données sur votre tablette (IPAD ou Android) et le retour vers LSC toujours via le « Cloud ».

• Accessible directement depuis l’écran d’accueil sans accès à l’administration

Sur la fiche utilisateur existe une autorisation d’accès (pour ceux qui n’ont pas accès à l’administration)  permettant de voir les rubriques de paramétrages du module Etat des lieux à partir de l’écran d’accueil, dans le menu Paramètres

Accès à la fiche utilisateur  : écran d’accueil, menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, utilisateurs, chercher/lister, double clic sur une fiche, 2ème onglet

Cette rubrique n’est pas visible si vous avez coché « accès à l’administration » dans la fiche utilisateur

Menu paramètres, une fois l’option activée

Retour sommaire

Partie II : paramétrages génériques et personnalisation

Cette fenêtre vous permet notamment de paramétrer le type de rapport à utiliser, de personnaliser sa couleur, de définir le modèle à utiliser pour l’historisation des rapports EDL et de définir un texte légal à reprendre sur chaque état des lieux.

Administration

Accès : écran d’accueil, menu paramètres, préférences et administration, administration métier, gérance, configuration gérance, onglet EDL

Activer EDL web 2

Assurez-vous que cette rubrique est cochée. En effet, dans le cas contraire, LSC considérera que vous travaillez sur la version EDL web 1 et certaines fonctionnalités ne seront pas disponibles.

Définir le type de rapport

Permet de choisir votre modèle de rapport…Deux choix possibles : standard ou liste

Après un clic sur ce bouton, l’écran suivant permet le choix

Par défaut, vous possédez le rapport « standard ».

Un autre est disponible, le rapport en « Liste ». Une prévisualisation est disponible ainsi que la description des différences avec le rapport standard.

Si vous optez pour ce dernier, il suffit simplement de valider la fenêtre. L’information sera envoyée automatiquement à notre plateforme.

Définir la couleur du rapport

Par défaut, votre rapport EDL est de couleur orange…Cependant, vous pouvez le personnaliser par un clic sur le titre.

Une palette de couleurs s’ouvre…

Soit la couleur de Votre choix est affichée sur la palette. Vous n’avez qu’à cliquer dessus,

Soit vous cliquez sur « définir les couleurs personnalisées et vous pourrez saisir les valeurs ou déplacer le curseur.

Utiliser les entêtes associées aux entités

Lorsque l’on définit les paramètres de base de la VTI, la possibilité d’envoyer un logo sur le Cloud est donnée. Il est donc le même pour tous les immeubles.

En cochant cette case, LSC regarde le numéro d’entête saisi au niveau de l’entité comptable et envoie ce dernier. Il est donc possible de traiter des visites dont les rapports finaux auront des entêtes distinctes.

Masquer l’adresse du propriétaire

En cochant cette option, seul le nom du propriétaire s’affichera sur le rapport d’état des lieux.

Rapatriement mono utilisateur par défaut

De retour à l’agence, dans LSC, vous rapatrierez toutes les visites terminées et présentes sur le Cloud, tous utilisateurs confondus.

En cochant cette cas, vous limitez ce retour à l’utilisateur courant.

Modèle d’événement

Vous devez renseigner le modèle d’événement qui sera pris en compte pour l’archivage des EDL.

En effet, lorsque vous récupérez les données du « nuage », LSC crée un événement avec le rapport EDL, sur le modèle défini sur cette page.

Texte légal

Vous avez également la possibilité de saisir un texte « légal » qui sera envoyé puis repris sur l’état des lieux.

Fiche entité

Email

A l’issue de l’EDL fait sur la tablette, vous aurez la possibilité d’envoyer le rapport au locataire et/ou propriétaire.

Seulement, il faut définir préalablement une adresse d’expéditeur. Celle-ci est à saisir dans la fiche entité, onglet « variables courriers », rubrique n°17.

Texte légal

Sur la fiche entité, dans l’onglet « Notes », vous retrouvez la même zone de notes que celle proposée en administration. Elle n’est utile qu’avec une gestion multi-entités et une note différente par entité.

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Partie III : Paramétrage du module

 

Initialisation des dictionnaires

Rubrique, soumise à mot de passe, qui permet la récupération sur le « Cloud » de tous les éléments nécessaires à votre future base de données « EDL ».

Mot de passe =   solutioncrypto

Il est donc préférable de ne faire cette manipulation que lors de la mise en route du module. En la relançant, vous écraseriez les paramétrages personnels expliqués dans les chapitres suivants

Si toutefois vous importez un dictionnaire une seconde fois, un second mot de passe vous sera demandé, celui utilisé par la suppression (par défaut = OUI)

Erreurs souvent rencontrées lors de la manipulation

• « Vous ne pouvez pas publier sur le compte de démo… »

Si le message ci-dessus s’affiche, revenez sur le paragraphe 2 de cette documentation avant d’aller plus avant.

• « Il ne doit pas y avoir d’autres utilisateurs connectés…. »

Si vous êtes en version multipostes clients, vous devez être le seul connecté pour réussir l’initialisation des dictionnaires

Composition type

Vous devez maîtriser la composition d’un lot pour remplir ce tableau. Cette partie est abordée dans le chapitre : partie 4 – Composition du lot pour EDL web

Permet de définir des modèles de composition de type de lots, que vous pourrez ensuite affecter à un lot. Peut éviter une saisie redondante pour vos lots.

Le mot de passe est identique à celui de l’initialisation des dictionnaires

• La création d’un modèle se fait à l’aide du bouton « + »

Par la suite, sur votre lot, vous pourrez affecter une composition type via un clic maintenu sur « composition du lot ».

Si un EDL a déjà état réalisé sur le lot, il n’est alors plus possible d’utiliser une composition type

Vous pouvez également faire des compositions type meublé. Au moment de la création de votre composition, cochez la rubrique « meublé » sur le 1er onglet.

Niveaux, pièces et équipements

Ce qui est expliqué ci-après n’est possible qu’une fois l’initialisation des dictionnaires effective.

Cette seconde étape du paramétrage consiste à déterminer les niveaux, pièces et équipements dont vous aurez besoin pour la future composition de vos lots.

Par défaut, l’affichage est proposé en détail. Si vous désirez un visuel différent, utilisez les boutons « + » ou « – » situés dans les colonnes « Niveau » & « Pièce ».

Les données affichées par défaut sont celles issues de notre dictionnaire. Le but étant de les adapter en fonction de vos besoins.

Donc, vous définissez des niveaux puis les pièces dans ceux-ci et enfin, les équipements des pièces

Niveaux

1er échelon de votre EDL. Vous pouvez en ajouter  /dupliquer / supprimer grâce aux boutons situés sur la partie droite.

A noter que les deux derniers boutons ne sont visibles qu’après sélection d’un niveau

Pièces

2ème échelon de votre EDL. La pièce est une partie intégrante d’un niveau. Elle ne peut être créée seule, sans rattachement à un niveau.

Ajout d’une pièce = en créant une pièce, si celle-ci existe déjà dans le dictionnaire, vous récupérez systématiquement les équipements de celle-ci.

Exemple : vous ajoutez un bureau dans les combles, pièce déjà présente au niveau étage. Tous les équipements seront repris.

Équipements

Rattaché à une pièce, il peut être de plusieurs types que vous devez activer ou pas en fonction du contexte.

• Meublé : ne sera pris en compte qu’avec un lot de type « meublé »
• Activer fonctionnement : en cochant, vous aurez pour l’équipement une rubrique permettant d’en définir sa bonne marche ou pas (exemple : hotte)
• Activer marques : si vous cochez, vous aurez accès à une liste de marques, vous permettant d’en affecter une à votre équipement courant.
• Activer plomberie : permet de lier des éléments de plomberie à l’équipement car par défaut ces éléments le sont à la pièce. Permet par exemple, dans une salle de bains, d’avoir des éléments de plomberie pour la douche, la baignoire et un WC.

Ajout d’un équipement : si vous créez un équipement dans une pièce, il sera affecté à toutes les pièces portant ce nom dans les différents niveaux.

Exemple : en reprenant le bureau crée dans les combles, j’ajoute un équipement « canapé d’angle ». Celui-ci sera ajouté également dans le bureau de l’étage

Comment créer / modifier / dupliquer un niveau, une pièce ou un équipement ?

Vous l’avez sans doute compris, la définition de votre nomenclature doit se faire en plusieurs étapes. D’abord, on ajoute ou on enlève du contenu …et ….dans un second temps, on active (ou pas) ces équipements par niveau.

Création d’un niveau

Donc, à l’aide du bouton  ,

Création d’un nouveau niveau. Ajoutons par exemple un 2ème étage.

Dans la 1ère case, écrivez directement « 2ème étage ». Comme vous ne pouvez pas créer un niveau sans au moins une pièce, choisissez là dans le second menu ou tapez en une nouvelle.

Rubriques : Meublé, Activer le fonctionnement, Activer les marques, Activer la plomberie ne seront prises en compte que pour un nouvel équipement

Vous obtenez dans la liste des niveaux votre nouvel enregistrement, avec une pièce « chambre 1 » et, de façon automatique, tous les équipements attachés.

Ajout d’un équipement à une pièce

Vous désirez maintenant ajouter un équipement à la chambre 1. Par exemple, un ventilateur.

 Sélectionnez « chambre 1 », cliquez sur , remplissez « Niveau », « pièce » puis « équipement », activez ce qui doit l’être et ….validez.

RAPPEL : cet équipement s’ajoutera à TOUTES les « chambre 1 » de tous les niveaux.

Modifier un niveau

Pour modifier une rubrique existante, il suffit simplement de faire un double clic dessus pour avoir l’écran qui la permettra

Exemple pour une pièce … En double cliquant « bureau » situé à l’étage, j’obtiens l’écran suivant où je pourrai par exemple taper « bureau 2 ».

La validation entraînera une mise à jour de :

• TOUS les « bureau » qui se trouvent sur d’autres niveaux,
• Tous les dictionnaires
• Des lots ayant déjà une composition contenant un bureau

Dupliquer un niveau

Pour dupliquer une rubrique, il suffit de la sélectionner puis cliquez sur le bouton .

Chaque objet dupliqué reprendra le nom initial suivi de « -1 » puis « -2 » si vous dupliquez une seconde fois …et ainsi de suite

La duplication d’équipement ne reproduit pas les rubriques dans les autres niveaux. Elle recopie cependant le contenu

Chauffage et eau chaude

Deux onglets sont à distinguer à ce niveau :

• Les éléments correspondant au type de chauffage dans le lot
• La manière dont l’eau chaude est obtenue

Vous retrouverez ces deux rubriques dans la composition du lot

Définissez les éléments en fonction de vos besoins grâce aux boutons présents sur la partie droite de la fenêtre

Eléments Extérieurs, équipements électriques et plomberie

Dans cette rubrique, vous déterminez les éléments dont vous avez besoin lors de la composition des lots pour :

• Les éléments extérieurs du lot (boite à lettres par exemple). Un onglet est dédié à cette rubrique dans la composition

 

• Les équipements électriques
• Les équipements de plomberie

Pour ces deux derniers, ils seront affichés pour chacune des pièces définies lors de la composition du lot.

Le principe est simple. A l’aide des trois boutons, vous ajoutez, dupliquez, supprimez.

Marques et couleurs

Marques

Au niveau des équipements, dans un chapitre précédent, nous avons vu comment activer l’option « Marques ». Lorsqu’elle l’est, c’est la liste déterminée ici qui est proposée pour vos équipements.

 Il est possible de lier une couleur à un nom de couleur.

Le principe est simple. A l’aide des trois boutons, vous ajoutez, dupliquez, supprimez.

Couleurs

Comme pour les marques, vous personnalisez les couleurs que vous désirez utiliser.

Le principe est simple. A l’aide des trois boutons, vous ajoutez, dupliquez, supprimez.

Une couleur est composée de son nom et vous pouvez y associer ….une couleur à partir d’une palette. Faire un double clic sur la ligne qui représente la couleur puis vous choisissez dans la palette la couleur adéquate.

Types de vérifications

Lors de la réalisation de votre EDL, vous aurez surement plusieurs points à vérifier avant de donner les clés au locataire (l’assurance habitation par exemple).

Dans cette liste, vous déterminez ce que vous vérifier habituellement.

Elle sera proposée dans un onglet dédié lors de la composition de votre LOT.

 Le principe est simple. A l’aide des trois boutons, vous ajoutez, dupliquez, supprimez.

Types de clés

Ici, vous listez les types de clés que vous gérez et remettez au locataire le jour de l’état des lieux

 Le principe est simple. A l’aide des trois boutons, vous ajoutez, dupliquez, supprimez.

Lorsque vous serez sur la composition du LOT, cette liste sera accessible sur un onglet dédié où le nombre sera alors à saisir

Types de compteurs

Autre information importante pour votre EDL. Listez tous les types de compteurs existants dans vos biens gérés.

Pour chacun, déterminez sa catégorie grâce aux boites à cocher présentes :

• Electricité
• Eau
• Gaz
• Thermique

 Le principe est simple. A l’aide des trois boutons, vous ajoutez, dupliquez, supprimez.

Dans la composition du LOT, un onglet sera dédié à ces types de compteurs

Motif de congés locataires

Cette entrée vous permet de déterminer une liste de causes de congés…

 Le principe est simple. A l’aide des trois boutons, vous ajoutez, dupliquez, supprimez.

Elle sera reprise sur la tablette, lors d’EDL’s de sortie, dans la partie « Editions et signatures ».

Commentaires

Pour tous équipements et tous types d’éléments, vous pouvez pré-écrire un commentaire.

• Soit à partir de l’existant
• Soit à partir de vos créations.

 Le principe est simple. A l’aide des trois boutons, vous ajoutez, dupliquez, supprimez.

La création d’un nouvel équipement affichera l’écran suivant :

Sur les autres onglets, l’ajout sera matérialisé par une nouvelle ligne sur laquelle vous cliquerez pour modifier le contenu

Ajouter une désignation aux équipements

Permet de rajouter un commentaire sur tous les équipements en même temps. Un clic sur ce bouton affiche l’écran suivant :

Vous pouvez ajouter un commentaire au niveau de l’état ou la nature d’un équipement.

Donc, choisissez le type, puis saisissez le commentaire. La validation crée ce nouveau commentaire sur TOUS les équipements.

Dégradations

Permet de définir des types de dégradations

 Le principe est simple. A l’aide des trois boutons, vous ajoutez, dupliquez, supprimez.

Vous pourrez l’exploiter au niveau de la composition des lots ou directement sur la tablette

Exporter un logo

Vous permet d’envoyer un logo dans le « Cloud ». Celui ci sera ensuite récupéré sur la tablette et sera utilisé pour la génération des états des lieux en PDF.

Migration EDL serveur

Plus utilisé…

Maintenance EDL

Permet à nos techniciens de traiter des problèmes rencontrés sur le module. Strictement réservé à notre usage interne.

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Partie IV : composition d’un LOT

Cette quatrième étape consiste à indiquer sur chaque lot les éléments qui serviront par la suite à l’envoi des données sur le « Cloud » puis à la réalisation d’un EDL sur tablette.

Si vous ne le faites pas, vous pourrez quand même faire un EDL pour le lot à l’aide de tous les éléments du dictionnaire qui sont toujours envoyés. On peut tout à fait imaginer ce cas de figure lors d’une pré-visite, quand on rentre un mandat … Ensuite, vous préparez votre lot depuis la tablette et lors du retour au cabinet, ce dernier se mettra à jour. Cependant, notez bien que vous devrez tout créer (niveaux, pièces, équipement, etc….) à partir de la tablette.

Dans votre fiche lot, onglet « Gérance », une nouvelle rubrique multi-choix est disponible au niveau de la « vague » :

Composition du lot

Jusqu’à 10 onglets à votre disposition pour déterminer de façon exhaustive la composition de votre bien. Parcourez-les, dans l’ordre, pour compléter le lot….Chaque nouvelle étape propose la validation de la précédente…

Général

Rappel des informations

Toutes les rubriques à ce niveau se remplissent automatiquement, si elles ont été pré-saisies dans la fiche lot.

Aucune modification possible à ce niveau, il faut revenir sur le lot, le modifier, le valider puis revenir sur cet onglet pour voir les changements.

• Logement meublé ou non meublé ?

Cette information, indiquée à ce niveau, doit être renseignée dans les données complémentaires du lot, dans la partie « appartement »

La conséquence directe sera d’activer un bouton « meublé » dans l’EDL WEB, rubrique « pièce par pièce » (expliquée dans les chapitres suivants)

Complément d’information

A ce niveau, c’est à vous de saisir…

• Numéro de cave

S’il y a une cave attachée au bien et si vous en connaissez le numéro, indiquez-le ici.

• Situation porte d’entrée

Un menu déroulant vous permet de choisir dans une liste préexistante mais vous pouvez le compléter.

• Niveaux multiples

Simple indication. Aucune incidence sur les données suivantes.

• Faire apparaître les observations dans l’édition du constat

Toute observation n’est pas reprise par défaut dans l’EDL final. En cochant cette boite, vous les rendez visibles.

• Sens de la visite

Vous pouvez indiquer, si besoin, le sens dans lequel se fera la visite du bien.

Composition

En cliquant sur cet onglet, un message vous demande si vous désirez sauvegarder les données saisies sur l’onglet « Général ».

Si vous n’avez rien modifié sur l’onglet « Général », ce message ne s’affichera pas.

Ensuite, la liste des niveaux et des pièces liées s’affiche en fonction des dictionnaires définis en administration.

A ce niveau, vous ne pouvez rien ajouter à cette liste.

Rappel : les pictogrammes vous permettent de contracter ou non TOUS les niveaux présents à l’écran.

Vous devez donc indiquer les différents niveaux de votre bien ainsi que leurs pièces respectives.

Procédé par double-clic

• Double clic sur un niveau

Celui-ci et toutes ses pièces basculent vers la droite de l’écran

Le niveau n’est plus affiché sur la partie gauche de l’écran

• Double clic sur la pièce d’un niveau

Seule la pièce (avec son niveau) bascule à droite

Le niveau reste affiché sur la partie gauche de l’écran, hormis la pièce choisie.

A l’aide des flèches

• Simple flèches

Si vous sélectionnez un niveau ou un composant d’un niveau avec la flèche qui indique la droite, il y bascule. Et …inversement !

• Flèches à traits blancs

Un clic sur l’une des deux flèches bascule l’ensemble des niveaux et leurs contenus à droite ou à gauche.

Une fois les niveaux et les composants choisis, vous obtenez votre composition du lot

Dans notre copie d’écran ci-avant, le bien est composé d’un étage avec deux chambres et d’un RDC avec entrée, couloir, cuisine, salon, séjour, terrasse, WC et un escalier.

Ordonnancement

La possibilité de changer l’ordre des niveaux et/ou pièces vous est donnée.

Le principe est simple… Vous faites un clic maintenu et vous faites un « glissé – déposé » (drag and drop) de votre sélection.

Cette manipulation n’est possible qu’à l’intérieur d’un même niveau

Ce nouvel ordre sera conservé sur la tablette. Vous pourrez cependant le changer lors de l’EDL et sera modifié lors de votre retour à l’agence.

Surfaces

Pour chaque pièce, vous pouvez indiquer également la surface de celle-ci par un simple clic sur la ligne.

A l’issue, passez à l’onglet « Equipements »

 

Équipements

Cet écran est la synthèse du précédent, c’est à dire qu’il reprend les niveaux et les pièces définies. S’y ajoutent les équipements de chacune des pièces, provenant des dictionnaires de l’administration.

Comme pour l’onglet précédent, vous allez devoir maintenant choisir les équipements de chacune des pièces, avec la même méthodologie.

Les pictos présents dans les titres de colonnes permettent de déployer les différentes listes pour en faciliter la lecture.

Une fois les rubriques basculées de la bibliothèque (partie gauche) vers le lot (partie droite), vous pourrez les qualifier…

Non meublé

Équipement

Pour chaque équipement, vous aurez accès à plusieurs rubriques :

• Etat général
• Nature (et couleur)
• Fonctionnement
• Détail (trois onglets : Etat, couleur, trous)
• Dégradations (liste des dégradations créée en adminstration ou saisie manuelle)

Explication par l’exemple :

La chambre 1 a une fenêtre neuve

Ouvrez « Etage », puis « Chambre 1 » puis « Equipement » et double cliquez sur « Etat général ». Une fenêtre « commentaire d’état général » s’ouvre avec 6 choix préécrits accessibles :

– Neuf, Bon état, Usure avancée, Dégradé, Hors service, Usure normale

Ensuite, choisissez les options adéquates par une simple sélection OU tapez directement un commentaire dans la zone

Puis, allez sur nature pour définir le type de fenêtre. Aluminium dans notre cas. Et ainsi de suite… pour obtenir,

Meublé

Si votre lot est un meublé, chaque pièce pour laquelle vous aurez défini des équipements spécifiques au meublé affichera cette rubrique en sus..

Une fois déployée, chaque sous rubrique pourra être définie à l’aide  des options suivantes

• Etat général
• Quantité
• Fonctionnement
• Détail (trois onglets : Etat, couleur, trous)
• Dégradations (liste des dégradations créée en administration ou saisie manuelle)

Par rapport aux équipements, seule la seconde option est différente : quantité

Saisissez là,  elle sera ensuite envoyée sur la tablette puis remise à jour si vous la modifiez lors de l’état des lieux.

Éléments électroniques et plomberie

Ici, chacune des pièces est attachée à une liste d’équipements électriques et de plomberie.

Ne traitez que ce qui doit l’être !

Par exemple, si vous voulez définir une douille pour la chambre 1, déployez « Etage » puis « Chambre 1 » puis « Electrique » et double cliquez sur « douille » pour le faire passer dans le cadre de droite.

Comme pour la rubrique précédente, vous pourrez ensuite déployer la rubrique « douille » pour accéder aux rubriques :

• Etat général
• Quantité
• Fonctionnement
• Détail
• Dégradations

Un double-clic sur l’une des rubriques permet son remplissage…

Vérifications

L’onglet « Vérifications » propose de déterminer les points de contrôle lors de l’état des lieux…

De façon simple, vous faites passer de gauche à droite les vérifications à effectuer.

La partie gauche est votre bibliothèque, déterminée en administration. S’il vous manque des données à ce niveau, il vous faudra les ajouter au niveau des dictionnaires puis revenir dans le lot pour le compléter.

Eléments extérieurs

Vous pouvez déterminer à ce niveau les éléments extérieurs au bien à mentionner sur l’état des lieux.

Ensuite, pour chaque élément (une fois qu’ils sont dans la partie droite), vous accédez aux rubriques :

• Détail
• Fonctionnement
• Etat général
• Dégradations

Compteurs

Sur cet onglet, vous définissez les différents compteurs du bien (eau, électricité, gaz)

Vous pourrez ensuite déployer chaque compteur pour accéder aux rubriques que vous complétez :

• Détail
• Fonctionnement
• Etat général
• Fournisseur
• Num série
• Relevé
• Dégradations

Éléments chauffage

Choisissez à ce niveau le type de chauffage utilisé ..

Vous pourrez ensuite déployer chaque élément pour accéder aux rubriques (par double clic) :

• Détail
• Fonctionnement
• Etat général
• Marque
• Dégradations

Éléments eau chaude

Indiquez comment vous obtenez de l’eau chaude

Vous pourrez ensuite déployer l’élément pour accéder aux rubriques (par double clic) :

• Détail
• Fonctionnement
• Etat général
• Dégradations

 

Clés

Toujours sur le même principe, faites basculer de gauche à droite les types de clés à gérer puis, pour chacun, renseignez la quantité.

Vous pouvez également ajouter un commentaire dans la colonne prévue pour cela…

Ces informations seront récupérées la partie « Remise des clés » de la tablette et mises à jour après chaque état des lieux réalisé.

A l’issue de cette ultime saisie, validez pour revenir sur le lot

Les autres options visibles en composition de lot

Utiliser une composition type

Si vous avez défini des « compositions types » en administration, vous pouvez en choisir une à ce niveau afin de pré-remplir la composition du lot courant.

Si vous avez déjà créer des EDL sur le lot, alors un message vous en avertira.

Si vous validez, la composition existante sera écrasée.

Sinon, une fenêtre de choix sera proposée. Il vous suffit de sélectionner un type puis de l’appliquer sur le lot.

Sauf exception, la composition type est une aide à la saisie. Vous devrez ensuite la personnaliser selon les particularités du lot.

Générer une composition type depuis ce lot

Permet, à partir de la composition d’un lot courant, d’en faire une composition type qui s’ajoutera en administration.

L’écran suivant vous demande de donner un nom à cette composition générique

Prévisualisation du rapport entrant

Permet d’afficher un rapport d’Etat des lieux entrant en tenant compte de votre composition. Il n’a d’intérêt que si aucun EDL n’a été réalisé.

Dans ce dernier cas, imprimez le rapport rapatrié de la tablette.

Prévisualisation du rapport sortant

Permet d’afficher un rapport d’Etat des lieux sortant en tenant compte de votre composition. Il vous sera demandé d’indiquer la date à laquelle l’EDL entrant a été réalisé. Il n’a d’intérêt que si aucun EDL n’a été réalisé.

Dans ce dernier cas, imprimez le rapport rapatrié de la tablette.

 

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La liste de gestion des lots

Menu Actions, dupliquer la composition EDL…

Du lot

Permet de reprendre la composition de l’EDL ciblé et de le placer comme composition de référence pour le lot. (soumis au code de suppression)

Du lot sans restriction

L’option de duplication de composition sans restriction permet de dupliquer sur les lots qui ne sont pas affectés au module Gérance (sans mandat)

Aller à…

Une fonction très appréciée en termes de convivialité de LSC.
Présente sur les listes de gestion, elle permet de passer d’une liste à une autre en utilisant des liens existants.
A partir de la liste des lots, on peut aller sur la liste des états des lieux.

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La liste de gestion des locataires

Aller à…

Cette fonction est aussi présente à partir de la liste des locataires et contient une rubrique liée au module EDL.
A partir de la liste des lots, on peut aller sur la liste des états des lieux.

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Partie V : créer un EDL depuis LSC

 

Création d’un rendez-vous

La création d’un EDL passe par la création d’un ….RDV. Donc, faites F4, créez un rendez vous et allez sur l’onglet EDL

Par défaut, est indiquée la date du RDV et la tranche horaire si vous avez créez votre RDV par un clic maintenu sur la période désirée. Sinon, indiquez la bonne heure

Puis, renseignez…

Zone identité

• L’identité (en principe, c’est le locataire. Cependant, pour un 1er EDL en entrée de mandat, ce pourrait être le propriétaire)
• Le lot (automatique si vous avez entré le locataire et qu’il n’était pas auparavant affecté à un autre lot)
• A qui du rendez-vous
• La zone de notes car est elle envoyée sur la tablette

En plus de cette zone, le solde du locataire et le montant du dépôt de garantie seront envoyés. Si vous la modifiez une fois sur la tablette, les changements seront pris en compte lors du retour à l’agence.

Zone EDL

Indiquez ici le type d’états des lieux que vous allez effectuer :

• Entrant
• Sortant
• Bascule

Cochez ce dernier si vous désirez faire l’état des lieux entrant du nouveau locataire juste après l’état des lieux sortant

Pour une bascule, une nouvelle zone s’affiche, permettant d’indiquer le nom du locataire entrant, ainsi que les date et heure du RDV.

La validation de la fenêtre crée un EDL dans LSC et, l’envoie directement dans un « Cloud » lié à votre compte PagesIMMO.

La suppression des RDV EDL n’est possible qu’à partir de la liste de gestion des EDL (Menu locataire, gestion des états des lieux).

Vérification de l’adresse email

Lors de la validation de votre RDV, si vous n’avez pas encore renseigné d’email dans l’entité liée au lot courant, un message vous demandera de le faire.

Saisissez la donnée et validez. C’est cet email qui servira d’expéditeur dans les EDL que vous enverrez au locataire et/ou propriétaire.

Cette information sera également affichée dans la tablette, dans la partie « signature » pour envoi de copie du rapport EDL au …mandataire.

La fiche entité sera à jour pour les RDV suivants.

Date de l’état des lieux d’entrée

Si vous n’avez pas réalisé l’EDL d’entrée avec LSC, la date et l’heure vous seront alors demandées afin de l’indiquer sur l’EDL de sortie.

C’est en effet une donnée obligatoire depuis le décret de 2016

Affichage sur le rapport…

 

Conséquences

Planning

Un RDV est crée sur le planning et il se distingue des autres par le picto « EDL » qui lui est rattaché.

Si votre RDV est de type « bascule », ce sont alors deux RDV’s qui sont crées (Sur la tablette, à l’issue de l’EDL sortant un bouton permettra de créer l’EDL entrant du nouveau locataire à partir du sortant que vous aurez exécuté juste avant)

Une fois validé, ce RDV n’est plus modifiable ….

• Au niveau du type de RDV (les autres onglets ne sont plus visibles)
• Au niveau du type d’EDL (entrant, sortant, bascule)

Il reste modifiable…au niveau de

• La date
• La tranche horaire
• Le sujet
• Le « A qui » (mais attention aux conséquences qui sont rappelées dans un message d’alerte)

Cloud

Les données sont envoyées sur le « Cloud » (nuage), prêtes à être récupérées sur la tablette

Liste EDL

Une fiche EDL est créée et, est stockée au niveau du menu « Locataires » : « Gestion des états des lieux » (ou via un raccourci). Nous reviendrons plus tard sur cette option.

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Côté tablette…

Partie VI : installation de l’application EDL web sur votre tablette

 

1\ Quelle tablette choisir ?

Tablette de type ANDROID

Il est fondamental de choisir une tablette répondant aux besoins d’une application sur laquelle vous allez notamment gérer des photos.

Oubliez les modèles « entrée de gamme », ils ne permettent pas une utilisation optimale de EDL web.

Minimum requis (au 16/04/2020) :

• 4 GO de RAM
• Un processeur de 4 coeurs au minimum de moyenne gamme
• Une capacité de stockage d’au moins 16 GO
• Version 6 d’Android
• Un cache d’au moins 4 MO (pour échanger avec le Cloud, nous transmettons à la tablette un fichier XML et celui-ci est entièrement lu dans le cache)
• Un écran minimum de 7 pouces. Il n’y a pas de maximum mais il nous semble que celles faisant 10 pouces sont un bon compromis

Tablette de type IPAD

C’est plus simple du côté de chez Apple, car il n’y a que quatre types de tablettes et tous sont compatibles avec la EDL web

• Ipad mini
• Ipad classique
• Ipad pro
• Ipad Air

Si vous venez de l’acquérir, il répondra forcément à nos préconisations …

Avons testé pour vous : notez qu’un Ipad Pro, qui fait 13 pouces, peut s’avérer être pénible à tenir si vous procédez à des visites fréquentes et/ou longues

Si c’est un ancien modèle, alors il faut au minimum

• Un Ipad 3 (à partir des écrans rétina)
• Ios le plus récent possible mais pas en dessous de la version 9

 

2\ Installation de EDL WEB

Tablette de type ANDROID

L’installation consiste à télécharger une « APP » (diminutif de « Application »)

Cliquez sur « Play Store » (ou Google Play),

puis sélectionnez « Applications ».

Faites une recherche sur les mots « EDL web » pour retrouver l’application du même nom.

Sélectionnez là puis cliquez sur « installer ».

Une fois celle-ci téléchargée, vous la retrouvez dans la liste de vos applications sur la tablette. Lancez là…

Tablette de type IPAD

L’installation consiste à télécharger EDL WEB à partir de l’Apple Store (pour cela, il faut que vous ayez crée un compte chez Apple ! C’est gratuit)

Cliquez sur « Apple Store », faites une recherche sur les mots « EDL web » pour retrouver l’application du même nom. Lancez le téléchargement

Une fois celle-ci téléchargée, vous la retrouvez dans la liste de vos applications sur la tablette. Lancez là…

3\ Paramétrer les données utilisateur  EDL WEB sur la tablette

La 1ère étape consiste à configurer votre logiciel pour permettre la synchronisation avec le Cloud

Il est indispensable d’avoir crée un 1er RDV sur LSC de type EDL  pour valider les informations qui vont suivre

Appuyez sur le pictogramme en haut à droite.

Puis renseignez les 3 données : Référence agence, mot de passe et Nom d’utilisateur

Les deux premières informations vous ont été communiquées par Crypto

Reprendre les mêmes initiales que celles utilisées dans LSC et privilégiez un seul utilisateur par tablette car tout changement à ce niveau efface les EDL en cours de la tablette.

• Sur Android : cochez la case « confirmer le changement d’utilisateur… » pour accéder au bouton CONFIRMER
• Sur Ipad : appuyez sur « enregistrer »

En quittant cette fenêtre, une 1ère synchronisation sera réalisée.

 

4\ Gestion des photos

Paramétrage de la qualité des photos

Le bouton propose la gestion de la qualité des photos où trois choix vous sont offerts : moyen (normale sur Android), haut(e), très haut(e).

Sur Android, il faut déployer le menu déroulant pour les voir

• Moyen (ou normale)

Correspond au niveau le plus bas MAIS, il peut donc largement suffire.

• Haut(e) et Très haut(e)

Multiplient respectivement la qualité par 4 et 8 et peuvent s’avérer utiles pour des photos de précision (un petit trou dans un mur par exemple)

Cependant, ne perdez jamais à l’esprit que plus vous augmentez la qualité, plus les photos auront une taille importante.

Donc adoptez le principe suivant : grande qualité = moins de photos prises

Sinon, le risque de ne pas arriver à les renvoyer sur le Cloud est réel.

Qu’est ce qui est raisonnable ?

Votre connexion internet (et la vitesse du débit) revêt une grande importance quand à votre capacité à gérer un grand nombre de photos. N’oubliez pas que vous êtes en WIFI et qu’il est souvent plus lent qu’un réseau filaire classique.

Si votre WIFI est rapide….. et si on tente de le traduire en nombre (maximal) de photos.

• Moyen (normale)      : 150
• Haut(e)        :                  75
• Très haut(e)   :              50

Pour vous convaincre de la problématique du rapatriement de photos, imaginez un email auquel vous rattacheriez 150 PJ de 1 MO chacune… Faites l’expérience si vous en doutez encore et vous verrez que votre mail ne partira … jamais.

Fixer les 2 premières photos

Cette rubrique, si vous l’activez, permet de conserver les 2 premières photos prises pour chaque équipement. L’intérêt est de les conserver dans le temps et notamment pour un état des lieux de sortie.

Les photos conservées seront notamment visibles dans la composition du lot dans LSC, au niveau des équipements. Elles seront matérialisées par un chiffre entre parenthèses à droite du nom de l’équipement

Prendre une photo et/ou faire un dessin

Dans la plupart des fenêtres de l’application, la rubrique « Photos et dessins » vous sera proposée.

Exemple pour l’équipement « Plinthes » de la chambre 1

Ensuite, c’est simple appuyez sur le pictogramme de photo (Ipad) ou préalablement sur « + » (Android) pour pouvoir prendre une photo.

Lors de votre 1er essai, que vous soyez sur Android ou Ipad, une autorisation pour accéder à l’appareil photo de votre tablette sera demandée…

Une fois la photo prise, elle est affichée afin que vous puissiez la valider ou …non. Et ainsi de suite…

Dans la copie d’écran ci-dessus, trois photos ont été prises et deux sur les trois ont un cadenas verrouillé. Comme expliqué dans le chapitre précédent, cela permet de conserver ces dernières d’un EDL à l’autre.

Dessiner sur la photo

La photo, une fois prise, peut être agrémentée d’un dessin afin, par exemple, d’insister sur une partie de celle-ci. (montrer un trou, une tâche ou une fissure)

Une palette vous est proposée (exemple montré sur une tablette Android mais sur un Ipad les pictogrammes sont les mêmes

Permet de choisir la couleur

Donne accès à un pinceau pour dessiner sur la photo

Autorise l’effacement d’un dessin sur la photo

Donne la possibilité d’écrire un commentaire ou un titre à la photo. Sera affiché en bas de celle-ci

Verrouille la photo (rappel : limité à 2 par équipement)

Efface tout ce qui a été ajouté sur la photo

Propose de défini la largeur des traits du pinceau  ET le niveau d’opacité du dessin

Exemple d’une tâche entourée sur une photo de moquette avec un commentaire

Faire un dessin

Exactement le même principe que l’explication précédente mais fait à partir d’un écran blanc…

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Partie VII : établir un état des  lieux

Ecran d’accueil

Rappel : vous avez crée un rendez vous dans LSC pour un état des lieux d’entrée ou de sortie et la validation du RDV a envoyé les données vers le CLOUD.

Vous êtes donc maintenant sur la tablette et il vous faut récupérer le ou les états des lieux crées à partir de LSC…

A partir de ce bouton (ci-après) situé en haut à droite de l’écran, vous pouvez lancez une synchronisation

Android                    Ipad

La fenêtre suivante de d’importation s’affiche, vous donnant les détails des données

Assurez-vous que votre connexion WIFI fonctionne et que vous y êtes connecté !

Si un ou plusieurs EDL est (sont) trouvé(s) sur le Cloud, il(s) est (sont) alors rapatrié(s) et affiché(s) comme étant des EDL « en cours ».

Repère visuel : les EDL entrants sont affichés en rouge, tandis que les EDL sortants (ou sortant avec bascule) le sont en noir

Rubriques présentes sur cet écran

Tous les EDL

Vous donne un accès à un menu déroulant afin de procéder à des sélection. Vous pouvez demander les EDL, entrants, sortants, ou en bascules

Période

Permet de n’afficher que les EDL en fonction d’une période choisie entre : Du jour, De la semaine, Du mois

EDL signés

Nous le verrons dans les chapitres suivants mais un état des lieux se verrouille après l’apposition des signatures. Cette rubrique affiche donc les EDL liés.

Quand vous affichez ce type d’EDL, deux nouveaux pictogrammes peuvent être proposés, en fonction du contexte

• Le nuage

Lorsque vous serez de retour à l’agence, il vous servira à renvoyer l’EDL vers le Cloud

• La bascule 

Si vous êtes dans le cas d’une bascule, c’est à dire que vous enchaînez entre l’EDL sortant et l’EDL entrant, cette option va vous permettre d’archiver l’EDL sortant et de créer directement sur la tablette l’EDL entrant à partir des données du sortant.

Pictogramme 

Il indique qu’une information complémentaire existe.

Elle contient

• La zone de notes du RDV posé dans LSC,
• Le solde du compte locataire,
• Le montant du DG du locataire.

Pictogrammes   (Android)  ou    (Ipad)

Vous donne deux informations.

• La version sur laquelle vous travaillez
• Les notes de développement de la version et des précédentes (nouveautés, corrections)

Réaliser un EDL

Les écrans entre un Ipad et un Android diffèrent mais le fond, donc le fonctionnement de l’application restera le même.

Seules les différences remarquables vous seront données dans les chapitres à suivre, sinon, elle vaudront pour les deux types de tablette.

1er Écran : la fiche EDL

Ipad

Android

Les données affichées sont quasiment les mêmes que sur un IPAD…

La différence étant que les accès aux autres écrans se feront à l’aide d’un menu que l’on appelle à l’aide du pictogramme

• Accueil : pour revenir à la liste des EDL
• Lieux loués, Pièce par pièce, Remise des clés, Edition & Signatures : pour accéder aux différentes pages de la fiche EDL

Option communes

• Le numéro de dossier (qui correspond au numéro d’EDL de LSC) – Bandeau en haut sur Ipad – Cadre principal sur Android
• La notion « entrant » ou « sortant », en haut à droite

Si vous vous êtes trompé, vous pouvez encore changer le type d’EDL en appuyant sur   qui ouvrira une fenêtre autorisant le Switch.

• Aperçu du rapport : rubrique permettant d’afficher un pré rapport au fur et à mesure de votre saisie. (via le menu sur Android – en haut à droite sur Ipad)

Deux autres données modifiables :

• Date de RDV

La date et l’heure du affichées sont des éléments issus du RDV posé initialement dans LSC.

• Zone « note »

Les données sont modifiables à ce niveau et permettront une mise à jour dans LSC lors du retour à l’agence.

2ème Écran : les lieux loués

Cet écran reprend certaines données du lot comme le nombre de niveaux, la surface, le nombre de pièces, l’étage, etc…

Vous pouvez les compléter / modifier / supprimer. Elles seront rapatriées  ET mises à jour dans LSC lors du retour à l’agence.

Sur Android, les onglets sont en haut de l’écran

Vous avez également accès à une rubrique « Observations » (la dernière de la liste) dans laquelle la saisie de texte est possible.

Ce complément pourra, in fine, être affiché sur le rapport final, si vous le décidez, simplement en activant l’option « Faire apparaître sur le rapport ».

Les onglets

Les autres onglets (autre que « Général ») affichent les informations que vous avez saisies dans la composition du lot, dans LSC

Parcourez-les et complétez ce qui doit l’être….

Sur ces onglets, vous retrouverez notamment les pictogrammes suivants :

Ipad

• La poubelle

Permet la suppression d’une ou plusieurs rubriques de l’écran. En appuyant sur la poubelle, chaque ligne est affichée avec le sigle . Pour supprimer, appuyer sur le « sens interdit » puis  sera également affiché pour confirmer votre choix

Appuyez à nouveau sur  pour sortir du mode de suppression

• Le dossier

Permet la saisie de commentaires ou au contraire le verrouillage d’une telle saisie. N’est que temporaire, le passage d’un onglet à l’autre le désactive.

Android

• les « trois points » à droite de chaque élément

Donnent accès à une double fonction : renommer ou supprimer

Commun

• Le bouton + (en haut à droite sur Ipad et en bas à droite sur Android)

Permet d’ajouter un ou plusieurs éléments par simple coche sur l’existant

Si vous désirez ajouter un élément « hors liste », un autre bouton « + » est accessible dans cette fenêtre d’ajouts.

A noter : au retour à l’agence, cet ajout enrichira votre lot et …le dictionnaire.

Une fois toutes les rubriques saisies, revenez à l’écran précédent en appuyant sur le bouton.

3ème Écran : pièce par pièce

Accès

Ipad

Ecran principal, bouton « pièce par pièce »

Android

Menu (en haut à gauche), « pièce par pièce ».

Rappel

Sur LSC, dans la composition du LOT (onglet Composition), vous avez déterminé ces informations.

Elles sont tout simplement reprises et affichées sur cet écran. Les pièces (par niveau) sont sur la partie gauche alors que les équipements le sont sur la droite.

Là encore, vous compléterez, modifierez, supprimerez en fonction des circonstances.

Ordonnancement des informations affichées

L’ordre des niveaux (Android), pièces, équipements affiché ne convient pas ? Vous pouvez le changer via

• Le pictogramme  sur Android (en haut à droite de l’écran)
• Le pictogramme  sur Ipad  (il en existe deux. L’un pour le niveau et les pièces, l’autre pour les équipements)

L’ordonnancement est possible à l’intérieur d’un niveau mais vous pouvez également mettre votre pièce sur un autre niveau.

Le principe est simple ..c’est du « drag and drop », c’est à dire que vous sélectionnez votre pièce à l’aide du sigle  , vous maintenez la pression avec votre doigt et vous la déposez où bon vous semble.

Explications par l’exemple : dans ma composition, la chambre 2 a été placée dans le sous-sol au lieu de l’étage. J’active l’ordonnancement, je sélectionne « chambre 2 » et je la transporte dans l’autre niveau

AVANT        APRES                 

Une fois les manipulations terminées, appuyez sur « OK » (Ipad) ou sur le pictograme  (Android) pour verrouiller ces changements.

• Monter d’un niveau (Ipad seulement)

Sur Ipad, les niveaux peuvent être « remontés » à l’aide du picto

Ajouter un niveau  (bouton « + » à droite de niveaux et pièces)

Permet l’ajout d’un ou plusieurs niveaux à cocher dans une liste et/ou la création d’un nouveau niveau

  (exemple sous Andoid)

Ajouter une pièce  (bouton « + » à droite du nom du niveau sur Ipad ou pictogramme sur Android)

Mêmes principes que pour l’ajout d’un niveau…par choix dans une liste ou par ajout direct…

Les niveaux peuvent être « remontés » par rapport à l’ordre affiché…

Renommer ou supprimer un niveau, une pièce ou un équipement

Ipad

• Suppression

A l’aide du picto (que vous retrouvez à gauche de « niveaux et pièces » et sur la partie droite de l’écran), vous pourrez supprimer pièces et équipements.

Un autre picto de « sens interdit » est alors affiché, appuyer dessus pour voir l’option de suppression

• Renommer

A l’aide du picto pour renommer un niveau

A l’aide du picto pour renommer une pièce (situé en haut à droite de l’écran, à côté du nom de la pièce)

A l’aide du picto pour renommer un équipement (n’est visible en modification d’un équipement)

Android

Toujours à l’aide du pictogramme situé systématiquement à droite de l’élément à retraiter où les options pour renommer et supprimer seront affichées.

4ème Écran : la remise des clé

La remise des clés permet de déterminer le nombre de clés remises / à remettre à votre locataire

Par défaut, seules les clés activées sur la composition des lots sont affichées

Puis sur la tablette…..

Le principe est simple : pour chaque type de clés, renseignez le nombre remis et/ou éventuellement à remettre si vous n’êtes pas en possession de toutes les clés le jour de l’état des lieux.

Ensuite, sélectionnez la 1ère ligne  pour saisir les informations.

Exemple, pour les clés de l’entrée de l’immeuble où 2 clés doivent être remises mais une seule le sera, dans un 1er temps

Tout d’abord, si besoin, vous pouvez renommer le nom attribué à la clé en cliquant sur le pictogramme représentant un stylo.

Puis,

• Tapez un commentaire s’il y a lieu (notamment la raison pour laquelle toutes les clés ne seraient pas remises immédiatement)
• Indiquez le nombre de clés à remettre.
• partie gauche, le nombre de clé(s) remise(s) avec la date
• partie droite, le nombre de clé(s) à remettre précisez à l’aide du calendrier la date prévue.
• Si vous le désirez, vous pouvez prendre lesdites clés en photo

Revenez ensuite à la liste des clés pour pour les suivantes…

De retour sur la liste des clés, chaque ligne que vous aurez activée et remplie s’affichera avec le nombre de clés à remettre et entre parenthèses, le nombre de clés qui restent encore à donner

Vous pouvez également ajouter un nouveau type de clé via le bouton éponyme .  Vous n’aurez qu’à saisir son nom, et à valider. Il s’affichera dans la liste, déjà actif. Ne vous restera qu’à saisir le nombre comme pour les clés existantes.

A l’issue de toutes vos saisies, appuyez sur RETOUR  pour revenir sur le 1er écran.

5ème et dernier écran : Edition et signatures

Ultime phase de la réalisation de votre EDL….Vous allez pouvoir pré-visualiser le constat, puis saisir les signatures et paraphes et enfin vérifier et mettre à jour les coordonnées.

Notez que l’écran n’est pas tout à fait le même entre un EDL entrant et sortant. En effet, dans ce dernier cas, vous aurez également la possibilité de saisir sa nouvelle adresse..

A\ Aperçu du rapport

Appuyez sur l’option « Aperçu du rapport » (Ipad) ou sur le pictogramme représentant une loupe (Android), tous deux situés en haut à droite, pour afficher la prévisualisation du rapport.

Une fois visualisé, revenez sur l’écran précédent avec bouton FERMER

C’est un 1er aperçu de votre rapport. Vous pourrez (devrez) bien sûr y revenir une fois les signatures et diverses informations saisies pour un ultime contrôle.

Nous proposons deux modèles de rapport distincts.

Il est également possible, de personnaliser la couleur des bandeaux.

C’est au niveau de LSC (voir par ailleurs dans cette documentation que vous définissez ces paramétrages)

B\ Cadre « Envoi par email »

Activer la signature électronique

Cette rubrique reste grisée si la signature électronique n’est pas activée sur LSC…

Si elle est disponible, vous aurez le choix de procéder à une signature classique (avec le doigt) ou électronique. Dans ce dernier cas, le rapport EDL, une fois de retour à l’agence sera transformé en signature électronique à envoyer à votre prestataire… qui s’occupera du reste (cf. documentation spécifique)

Envoyer le constat par email…

Le constat peut être envoyé automatiquement aux tiers définis à ce niveau, au moment du renvoi des données vers le Cloud.

Si vous activez la rubrique « locataire » et que nous constatons qu’aucun email n’est défini pour lui, vous pourrez le saisir dans le cadre « LOCATAIRE » situé un peu plus bas dans la fenêtre.

Le sigle « i »  à droite de la rubrique « email au propriétaire » affiche l’email sur lequel vous enverrez une copie (ou vous indique qu’aucun email n’est disponible

Pour le mandataire, vous pourrez saisir l’adresse email directement sur la rubrique située juste à droite.

C\ Cadre Compte-rendu

Zone de saisie libre, reprise en fin de constat.

D\ Cadre Locataire

Pour un EDL entrant, seule la partie de gauche est affichée + le motif de congé, elle permet notamment de mettre à jour les données téléphoniques et internet.

Le motif de congé, s’il est renseigné, sera repris dans la fiche LOT, sur la composition du lot.

Pour un EDL sortant, sont ajoutées les données liées à la nouvelle adresse.

Date de réalisation de l’EDL d’entrée

Cette date, obligatoire depuis le décret sorti en mars 2016, doit être saisie si l’information n’a pas été récupérée depuis LSC.

Nouvelle adresse du locataire

Là également, un décret vous impose de saisir la nouvelle adresse du locataire afin de l’indiquer sur le rapport d’état de lieux.

L’adresse 1, le code postal et la ville deviennent des champs à saisie obligatoire.

E\ Cadre Signatures

Trois cadres sont proposés à ce niveau.

• Le 1er pour la signature du locataire,
• Le second pour celle du mandataire.
• Le troisième, il est « partagé » par les deux parties pour y inscrire les initiales (paraphes) qui ressortiront sur chacune des pages

Touchez l’un d’eux pour y accéder et permette la saisie…

Signez ou faites signez et appuyez sur ENREGISTRER  pour valider si la signature est OK.

Dans le cas contraire cliquez sur ANNULER  si vous n’aviez pas encore enregistré la signature  OU si c’était le cas, le bouton  est alors remplacé par une POUBELLE . La signature est alors effacée.

A noter : Si le locataire en représente d’autres, vous pouvez activer l’option « Je me porte fort pour tous les autres titulaires du bail ». Attention cependant, il faut activer cette option avant de signer, sinon, il faut refaire la signature.

 

A l’issue de toutes vos saisies, appuyez sur LA FLECHE DE RETOUR (Android) ou le bouton VALIDER (Ipad)  pour archiver votre EDL.

• Si tous les éléments ne sont pas réunis pour permettre une validation dans les meilleures conditions, un message vous en avertit

Par exemple, dans notre cas, nous avions activé l’envoi du constat au locataire mais n’avons pas saisi son adresse email. Cliquez sur CORRIGER pour y procéder.

Si vous désirez passer outre le message, cliquez sur IGNORER ET VERROUILLER

• Si aucun problème n’a été rencontré, c’est alors le message suivant qui sera affiché

Après validation, votre EDL se ferme et bascule dans la partie « EDL signés »

Votre EDL n’est plus modifiable, en l’état.

Gestion des colocataires

Si vous avez créer des colocataires dans LSC (onglet Colocation du compte), ceux-ci sont envoyés sur la tablette et affichés au niveau de la page « édition et signatures ». Les principes restent les mêmes, à une précision près…

Gestion des représentés

Si un colocataire représente un ou plusieurs autre(s) colocataire(s), vous pourrez, au moment de la signature, indiquer les personnes pour lesquelles il signe.

Entrez dans un cadre signature, cochez « je me porte fort… »

La validation de la signature recopie celle-ci dans la zone de signature du colocataire représenté et ajoute la phrase qui indique qu’il l’est et par qui.

EDL signé – Et après ?

Votre EDL étant maintenant signé et archivé, il a basculé dans la partie « EDL signés ».

Il n’est plus modifiable, en l’état.

Si vous désirez revenir sur celui-ci, vous devez débloquer l’archive avec une conséquence non négligeable : les signatures seront perdues !

 

Débloquer l’archive

Si vous désirez le faire, il suffit de revenir sur votre EDL, provoquant l’ouverture du rapport. Appuyez sur la rubrique éponyme  en haut à droite.

Un message vous alertera des conséquences et vous demandera de confirmer

Si vous confirmez, votre EDL (re)basculera dans la partie « EDLs en cours« .

Envoyer l’EDL sur le Cloud…

Le renvoi de votre EDL sur le Cloud se fait à l’aide du pictogramme représentant un nuage. Evidemment, une connexion internet est indispensable pour le transfert. Si votre tablette n’est pas en 4G, il vous faudra vraisemblablement attendre d’être à l’agence pour y procéder.

Cas d’un EDL sortant avec bascule vers l’entrant

Si votre EDL est de type sortant avec une bascule sur un EDL entrant, c’est alors sur le sigle que vous appuierez. Cela créera un nouvel EDL, de type entrant, sur le nom du locataire défini quand vous avez crée le RDV dans LSC.

Cf. chapitre consacré à cette option en fin de manuel).

Impression du rapport EDL depuis la tablette

Vous pouvez imprimer votre rapport EDL, directement depuis la tablette (à condition bien sûr que vous ayez relié directement une imprimante ou que vous passiez par le Wifi)

• Sur Ipad

Une fois le rapport archivé, vous trouverez un nouveau picto vous permettant d’afficher les options d’impression.

Une fenêtre vous donnera plusieurs options. Au delà de l’impression, vous pourrez même copier votre fichier sur la tablette.

• Sur Android

Sous Android, le picto est différent et ne propose que l’impression

Transmission du rapport EDL (Ipad uniquement)

Si vous êtes sur un Ipad, vous pourrez transmettre le document à tout appareil Apple si AirDrop est activé (ou l’envoyer par email) si vous avez une connexion internet, bien sûr.

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Partie VIII : retour à l’agence

Renvoi des EDL vers le Cloud

Comme nous l’avons vu dans les chapitres précédents, il est possible, pour une tablette qui a une connexion 4G (ou un partage de connexion), de renvoyer les EDL vers le Cloud à n’importe quel moment. Si ce n’est pas le cas, c’est donc au retour à l’agence que vous y procéderez.

Pour mémoire, ouvrez l’application EDL web 2, allez sur EDL signés et, pour chaque EDL à renvoyer, appuyez sur le pictogramme représentant un nuage..

Récupération des EDL dans LSC

Au niveau de La Solution Crypto, allez sur la liste des EDL

Accès : Menu Locataires, Gestion des état des lieux

A partir de la liste, cliquez sur « Récupérer les EDL du nuage » pour lancer la connexion sur le « Cloud » puis attendez le compte rendu

La récupération sur le « nuage » ne peut être faite si le planning (F4) est ouvert en arrière plan. Un message vous en avertira le cas échéant.

 

Conséquences

 

• Date de retour

Tout EDL de « retour » prend une date de signature.

• Création d’un événement

Un événement est crée au nom du locataire avec le rapport en pièce jointe. La zone « sujet » de l’événement  indique si c’est un entrant ou un sortant.

Vous pouvez l’afficher facilement en sélectionnant un EDL puis en faisant « Aller à » ..Evénement

Les événements de type « EDL » ne peuvent pas être déchronotés.

• Le planning

Si vous avez modifié la zone de notes du RDV initial et la date et/ou l’heure de ce dernier

• EDL sortant

Au retour de l’EDL, lors de la MAJ de la fiche Tiers,  l’ancienne adresse d’édition est recopiée dans la zone de note

Les autres options présentes sur la liste des EDL

• Rapatrier les photos

Permet de rapatrier depuis un EDL les photos pour les EDL rapatriés avant la mise à jour.

• Reprendre la composition d’un EDL

Permet de reprendre la composition de l’EDL ciblé et de le placer comme composition de référence pour le lot. (soumis au code de suppression)

• Clic maintenu sur un EDL

Le clic long sur un EDL permet la consultation des photos (conséquence directe du point précédent) & du rapport de l’EDL.

Gestion (éventuelle) des conflits

LSC intègre une gestion plus fine des éventuels conflits de fiches EDL, quand vous les récupérez du nuage.

Deux cas de figure sont traités :

• Un EDL fait sur la tablette et qui n’existe plus sur LSC (supprimé au niveau de la liste des EDL)
• Un EDL envoyé sur deux tablettes différentes

1er cas : EDL fait sur tablette mais qui n’existe plus sur LSC

 Quand vous lancez la récupération sur le nuage au retour à l’agence, si un tel cas se produit, un nouvel écran vous est proposé, subdivisé en deux.

• Sur la partie gauche, ce qui a été trouvé sur le nuage, soit l’EDL que vous avez réalisé
• Sur la partie droite, ce qui a été trouvé sur LSC, soit un écran …VIDE !

Trois choix vous sont offerts :

– Créer un nouvel EDL depuis ces informations : LSC recrée alors une fiche EDL dans la liste des EDL puis rapatrie les données du nuage comme pour n’importe quel état des lieux.

– Supprimer ces informations du nuage : le fichier récupéré du nuage ne vous intéresse pas et vous le supprimez DEFINITIVEMENT !!

– Me demander ultérieurement : si vous ne savez pas comment gérer cet EDL, vous pouvez reporter votre décision. Ce message se réaffichera lors de

Quelque soit votre choix, une confirmation vous sera demandée

Récupération suivante sur le nuage. Tant que vous ne le traitez pas, il revient.

 

2ème cas : EDL fait plusieurs fois sur plusieurs tablettes

En disant cela, nous ne sous-entendons pas que vous réalisez plusieurs fois un même EDL mais il est possible que vous vous soyez trompé d’utilisateur puis constatant l’erreur, vous avez recrée un EDL pour une autre tablette.

Or, si l’EDL est bloqué sur la 1ère tablette et que vous l’avez signé avec des croix pour vous en débarrasser alors qu’il a été correctement fait sur la seconde tablette, vous êtes dans un cas d’erreur au retour (vous pouvez respirer….).

Après récupération sur le nuage, une fenêtre double est affichée..

Contrairement au 1er cas, les deux parties de l’écran sont renseignées. En fait, les deux EDL trouvés sont montrés et vous devez choisir

Plusieurs outils sont à votre disposition :

• Enregistrement des fichiers,
• impression,
• agrandissement (et même la fenêtre peut être élargie pour chacune des parties, de façon distincte.)

Quand vous savez lequel conserver, cliquez sur :

– Conserver uniquement la partie « LSC » si vous gardez celui de GAUCHE

– Conserver uniquement la partie « NUAGE » si vous conservez celui de DROITE

Quelque soit votre choix, une confirmation vous sera demandée

Si vous avez un doute, cliquez sur « Me demander ultérieurement« . Cette fenêtre sera affichée tant que vous ne l’aurez pas traitée

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Partie IX :comparatif EDL sortant / entrant

A partir de la liste de gestion des EDL (Menu locataire, gestion des états des lieux), vous avez la possibilité d’établir un document de comparaison entre un EDL sortant et un EDL entrant.

Cette opération n’est possible qu’à partir d’un EDL sortant SIGNÉ et à condition bien sûr que vous ayez fait l’EDL entrant avec LSC.

Après un clic sur ce bouton, un document « compatitif.pdf » est crée et il est stocké dans l’événement « EDL sortant » du locataire.

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Partie X : désinscrire une tablette

Dès qu’un utilisateur est rattaché à une tablette (via les paramètres de l’EDL WEB), celle-ci ne peut plus être utilisée par un autre.

En effet, nous avons adopté le principe suivant : une tablette / un utilisateur

Il est cependant possible de se désinscrire d’une tablette, ce qui permettra ensuite de saisir d’autres informations dans les paramètres EDL.

• Attention cependant à ne pas le faire si des EDL sont en attente sur EDL WEB car ils seraient perdus

Menu paramètres – Préférences utilisateur

Désinscrire ma tablette est disponible dans le cadre EDL en bas à droite…

Ne sert qu’à se désinscrire d’une tablette pour s’inscrire sur une autre car l’utilisation est mono-tablette par utilisateur.

Addendum des modifications apportées à LSC depuis la version 5.6.16

Sommaire

Module GÉRANCE

Saisie APL

Calcul d’honoraires

Trop perçu, nouveautés et corrections

Saisie encaissement locataire

Module Syndic

Budget – Fonds travaux

Répartition
– Note appel de fonds

Publication Pagesimmo

– Test de l’existence du fichier d’envoi

MODULE GÉRANCE

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Saisie APL

+ Le libellé complémentaire AL ou APL n’était pas repris sur un journal de trésorerie commune

Encaissement locataires

Correction du problème suivant : <<LSC proposait de payer la ligne liée au quittancement provisoire (non encore appelée), autant de fois que de périodes déjà payées par le locataire en avance

Exemple : mon locataire a payé les période de juin à décembre 2019 en avance. Je reçois un chèque de 1000 €, je veux le saisir et LSC propose de payer ma future ligne provisoire sur les mois de …juin à décembre>>

Calcul d’honoraires

+ Dorénavant, quand on borne le calcul, la date ne peut plus être à 00/00/0000

+ De plus, si on borne le calcul et qu’on coche « Prendre en compte à partir du », et qu’on gère le trop perçu, et que le trop perçu ne s’affecte pas lors du quittancement,  ce n’est plus cette date qui est prise en compte pour créer les écritures de trop perçus, mais la date de début de mois de la borne.

Trop perçu (seul ou lier au compte affecté pour les huissiers)

Nouveautés

• Gestion des locataires partis…

Jusqu’à présent, les locataires partis n’étaient pas gérés par le trop perçu, c’est à dire que le montant « trop perçu » était crédité sur le compte du propriétaire au moment du calcul d’honoraires, comme un encaissement classique.

Dorénavant, lors du calcul d’honoraires LSC procède de la façon suivante : deux cas possibles

Si un locataire est présent…

Rien ne change….le propriétaire est crédité, les honoraires sont pris en fonction de l’assujettissement défini dans le mandat de gestion.

Si un locataire est parti sur la période précédente…(ce qui sous entend un remboursement intégral)

Les différences résident sur deux points…

• Les écritures qui créditent le propriétaire sont affectées à un compte analytique « Loc_parti »… dont les montants ne sont ni montrés sur le relevé de gérance, ni soumis à honoraires. Ils attendent donc d’être remboursés.
• Les écritures qui ont crédité le locataire quand il a versé son trop perçu sont modifiées également : le compte analytique « Loc_parti » leur est affecté + deviennent non soumises à honoraires.
• A l’issue du calcul… Si des écritures sont dans ce cas de figure, LSC vous propose d’en afficher la liste.

A partir de celles-ci, vous pourrez, via le menu  « aller à », choisir « compte » puis « locataire » pour connaître les fiches concernées

Démonstration par l’exemple

Tristan locataire a versé 247.27 € en trop perçu pour octobre 2019 le 29 septembre. Le calcul d’honoraires d’octobre crédite donc le propriétaire de ce montant (cf. copie d’écran ci-dessous)

Seulement, l’écriture est affectée au compte analytique « Loc_parti », affichant un onglet du même nom sur le compte du propriétaire. En cliquant sur celui-ci seules les écritures de ce type sont affichées (cf. copie ci-dessous)

Remboursement du locataire

Lorsque vous rembourserez le locataire (par un virement ou un chèque), celui-ci sera débité du montant remboursé ainsi que le propriétaire. Pour ce dernier, l’écriture sera affecté au compte analytique « Loc_parti » soldant ainsi ce sous-compte

CAS PARTICULIER : si un locataire est en préavis sur la période au calcul d’honoraires (mois, trimestre)

Exemple : Elsa locataire a versé un trop perçu le 22 septembre 2019 de 300 € pour octobre mais part le 10 octobre 2019. Son appel d’octobre est de 155 € (loyer + charges)

Ce cas n’est pas géré par LSC, et pour cause… il nécessite de votre part une intervention minutieuse. En effet, seule une partie du trop perçu devra être remboursée, l’autre étant reversée au propriétaire pour le paiement du quittancement proratisé.

Le calcul d’honoraires a géré ce cas comme un cas classique, c’est à dire qu’il a crédité le propriétaire du montant du TP et pris des honoraires …

Que devez vous faire ?

Un message vous donne la possibilité d’afficher les locataires dans ce cas de figure?

Pour obtenir…

Ensuite, comme pour un locataire parti et un remboursement intégral (cas précédent), vous allez devoir rendre le trop perçu en soldant le locataire. Le locataire sera alors débité de montants partiels ainsi que le propriétaire avec des écritures assujetties à honoraires. Ainsi, pour le propriétaire, un remboursement d’honoraires sera passé pour contrebalancer les honoraires pris sur le montant total du trop perçu initial.

Autres nouveautés

• Saisie comptable – écriture lettrée – compte locataire

Dorénavant, quand vous cliquez sur une écriture lettrée, le compte locataire devient non saisissable.

• Saisie comptable – écriture lettrée – code fiscalité

• Modification d’un bloc comptable contenant du trop perçu

Le bloc pouvait être ensuite déséquilibré par date, et au niveau du lettrage du compte TP. (Même sans modifier quoi que ce soit).

• Périodicité de calcul d’honoraires du propriétaire

N’était pas prise en compte pour les propriétaires en calcul trimestriel. Du coup, l’écriture de reversement issue du trop perçu ne l’était pas à la bonne date.

Exemple : un trop perçu reçu le 29/09/2019 pour octobre 2019. Pour un calcul d’honoraires trimestriel, celui-ci n’était pris en compte qu’en décembre (normal) mais au lieu d’être comptabilisé au 1er octobre, il l’était au 1er décembre.

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MODULE SYNDIC

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Répartition

Note appel de fonds (décret de 2005)

Depuis le 27 juin 2019, la note obligatoire à afficher sur les appels de fonds a changé. Elle a en fait été complété car auparavant, seul le 2ème alinéa était repris.

Dorénavant, vous devrez afficher :

Extrait de l’article 10 du décret du 17 mars 1967, modifié par l’article 5 du décret du 27 juin 2019 :
 » A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu’elles soient inscrites à l’ordre du jour d’une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l’ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l’assemblée suivante.
Le ou les copropriétaires ou le conseil syndical qui demandent l’inscription d’une question à l’ordre du jour notifient au syndic, avec leur demande, le projet de résolution lorsque cette notification est requise en application des 7° et 8° du I de l’article 11. Lorsque le projet de résolution porte sur l’application du e du II de l’article 24 et du b de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, il est accompagné d’un document précisant l’implantation et la consistance des travaux. »

Au niveau de l’impression des décomptes, vous avez un bouton nommé « note à mettre sur l’état ». Il vous permettra d’afficher de récupérer ce nouveau texte.

Pré-état daté (corrections)

+ Le montant de la dette fournisseur globale pouvait être incorrect (la recherche de compte 409@ était incomplète)

+ La coche « Existence d’un fonds travaux » était aléatoire (la recherche des comptes travaux était incomplète)

Budget fonds travaux

 

Publication Pagesimm

Depuis un changement récent de serveur, le test de l’existence d’un fichier sur le FTP générait un timeout de 60 secondes par fichier inexistant.

Pour contourner le problème, nous avons changé la façon de tester l’existence d’un fichier et tout le cycle de publication d’annonce.

+ Ajout d’une étape avant envoi : « Interrogation du serveur » qui nous permet d’obtenir toute la liste des fichiers présents dans le dossier FTP, mécanisme qui nous permettra ensuite de savoir si un fichier est présent ou non.

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We check est un partenaire permettant le scan des chèques via un lecteur et la récupération des données dans LSC. Vous devez au préalable ouvrir un compte via notre store : https://store.crypto.fr/fr puis faire de même sur WeCheck via le store.

0\ Ouverture d’un compte We Check

0.1\ Activation de votre compte sur le store

Cliquez sur le bouton « Le Store » présent sur votre écran d’accueil.

Une fois votre inscription effective sur le store, vous pouvez passer à l’ouverture du compte We check

0.2\ Inscription sur We Check

Après l’activation du Module We Check, vous pourrez vérifier que votre nouveau service est bien actif sur le store, via le menu en haut à droite, option « mes services »

Vérifiez que le service est bien actif..

1\ Lecteur We Check et fonctionnement

Cf. documentation de notre partenaire…

2\ Principes de fonctionnement

Quand vous scannez les chèques, ceux-ci sont envoyés par notre partenaire sur leur site. Le compte que vous avez ouvert chez eux vous permet d’accéder à la liste des chèques, puis vous devrez les valider (seuls les chèques validés sont récupérés par LSC)

3\ Paramètres dans LSC

URL (adresse) de récupération des fichiers

L’URL est une adresse fournie par We Check permettant à LSC de connaître le chemin d’accès de récupération des données dans votre espace client du site We check.

La saisie de cette adresse sera assurée par notre service technique, lorsque vous leur aurez transmis

Activation du lien entre We Check et LSC

Puisque vous avez ouvert un compte (avec login et mot de passe) chez We Check, vous devez saisir ces informations dans LSC, en administration

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, comptabilité, configuration comptabilité, onglet « Divers »

Cochez « activer le lien » puis cliquez sur « Configuration »

Sur l’écran de configuration, saisissez vos login et Password puis cliquez sur « Tester l’accès au service »

Vous devez obtenir un « test de connexion réussi ».

Modèle d’événement à utiliser pour historiser les chèques

L’image du chèque, scannée avec le lecteur de We check, est récupérée en même temps que le montant du chèque lorsque les informations sont rapatriées dans LSC. Lorsque vous comptabilisez, un événement est crée avec le chèque en pièce jointe sur le modèle défini dans la rubrique « Lecteur de chèque : sur le modèle d’événement ».

A noter : cette image du chèque sera également attachée aux écritures comptables du locataire et/ou du copropriétaire.

Faites OK à l’issue et validez pour quitter les paramètres. Vous êtes prêt à recevoir des chèques « We Check » dans LSC.

4\ Récupération des chèques reçus dans LSC

C’est le brouillard d’encaissement qui va vous permettre de récupérer lesdits chèques, via une nouvelle entrée accessible dans la partie « chèques reçus ».

Donc, via les chèques reçus, cliquez sur « importer » et choisissez « Importer un fichier Orone« 

Un second écran va s’ouvrir et rechercher les fichiers à importer sur We Check. (par défaut, seuls les chèques du jour sont recherchés)

Ecran de récupération des fichiers

Bouton « Rechercher »

Comme indiqué précédemment, l’import de fichier à partir du brouillard ne recherche par défaut que les chèques du jour. Pour élargir cette recherche, servez-vous de ce bouton …puis LISTER

Bouton « Rapatrier dans le brouillard d’encaissement »

Ce bouton permet de basculer les fichiers retrouvés sur We Check vers le brouillard d’encaissement.

Deux méthodes :

• Chèque par chèque, en cliquant sur la ligne à récupérer
• Tous les chèques d’une même remise, en les sélectionnant par une sélection continue  (vous sélectionnez la 1ère fiche et la dernière en maintenant la touche « Shift » (majuscule temporaire) enfoncée ou discontinue  (sélection des fiches en maintenant la touche CTRL (ou Pomme sur Mac) enfoncée.

Ensuite, cliquez sur « rapatrier…. » pour lancer le transfert et obtenir l’affichage dans le brouillard d’encaissement

Un chèque rapatrié dans le brouillard, à condition que vous validiez ce dernier, sera « marqué » pour éviter une double comptabilisation.

5\ Comptabilisation des chèques

De retour dans le brouillard d’encaissement avec les chèques rapatriés, vous obtenez l’affichage suivant :

Les informations des chèques ont été récupérées, permettant de faire le lien entre le chèque et le compte sur lequel il doit être validé (en fait, nous recherchons sur les comptes si le code magnétique a été saisi pour lier les fiches).

Si le lien ne peut être fait, vous devez saisir manuellement le compte de rattachement. LSC vous demandera si vous voulez mettre le compte à jour afin qu’au chèque suivant, ce compte soit retrouvé.

Enfin, comptabilisez vos chèques, imprimez un bordereau si nécessaire et validez votre écran en quittant.

Le fichier TLMC est directement généré lors de la comptabilisation  (à partir des versions 6.2.4 et 6.0.12)

 

Administration métier - tous modules

 

SOMMAIRE

*Cliquez sur les titres pour arriver directement à la page souhaitée

Configuration gérance – Gérance

Configuration gérance – Relevé de gérance

Configuration gérance – Honoraires & GRL

Configuration gérance – Menu Négociateur

Configuration gérance – VTI

Configuration gérance – EDL

Configuration gérance – Planning

Configuration gérance – Honoraires location

Configuration gérance – Taxe foncière

*********************************

Effacer les formats de RG personnalisés

Initialiser le lien Immofacile

Configuration gérance – Gérance

Calcul des acomptes en gérance

Permet de définir la base de calcul pour le montant des acomptes à verser aux propriétaires.

• Sur le quittancement total
• Sur le quittancement propriétaire (donc seulement les quittancements avec un lien comptable propriétaire)
• Sur le quittancement loyer seul.
• Solde du compte

Dans ce dernier cas, le % de calcul est ramené sur le compte propriétaire (et non plus le mandat)

Lien avec le module syndic

Permet le paramétrage de la passerelle entre le module Syndic et le module Gérance pour le paiement des appels de fonds et la répartition des copropriétaires bailleurs.

Une documentation spécifique existe, n’hésitez pas à nous la demander

Paramètres de répartition

Permet de définir le nombre de décimales à prendre en compte dans les tantièmes de répartition (immeuble complet)

Régularisation de charges (lots isolés)

Si cette option n’est pas cochée, quand vous lancez deux régularisations de suite pour un même lot, la seconde écrase la 1ère, empêchant par exemple des régularisations sur des codes de provisions différents.

En cochant, vous permettez donc la multi-régularisation….

Contrainte si vous cochez : si vous lancez une 2ème régularisation et qu’elle doive remplacer la 1ère, vous devrez supprimer manuellement la ligne de quittancement en trop sur la fiche locataire avant de lancer l’appel de loyer

Régularisation de charges

• Mettre à jour les provisions du lot après régularisation

Si vous ne cochez pas cette case, la mise à jour des provisions sur charges sur le lot devra être faite manuellement, par exemple avant l’entrée d’un nouveau locataire.

• Autoriser les consommations négatives

Lorsque vous saisissez des compteurs, le nouvel index doit être supérieur (ou égal) à l’ancien index SAUF en cochant cette case qui permet, par exemple, de régulariser après une 1ère année où la consommation aurait été estimée.

Révision des loyers en gérance

• Mettre à jour le loyer du lot lors de la révision du locataire

Normalement, LSC effectue la mise à jour des loyers de la fiche Lot au moment de l’enregistrement du préavis du locataire : le loyer du Lot n’étant modifié qu’au moment du départ du locataire.

Lorsque vous activez cette option, la fiche Lot est ajustée à chaque révision de loyer. Le choix de méthodologie dépend de votre organisation interne.

• Autoriser la révision en cours de période

Cette fonction est devenue indispensable depuis la loi ALUR, notamment si vous avez des révisions en cours de période.

LSC calculera deux montants sur la période de révision : celui avant la révision et celui après la révision

Exemple : vous avez une révision le 15 juin pour un locataire, qui a un loyer de 500 €

Avant l’appel de loyer de juin, vous lancez la révision. Lors de l’appel, le locataire prend deux lignes de loyer, celle du 1er au 15 juin avec l’ancien index et celle du 16 au 30 juin, révisée..

Quittancement : calcul de TVA

Paramètre permettant de calculer la TVA en faisant un arrondi par ligne de quittancement au lieu de faire un cumul de valeur comme actuellement.

Exemple :

loyer  de          407,27 €

charges de         97,27 €

Taxe de 10%

– Si la boite est cochée, vous aurez un total de 555 € car le calcul est fait de la façon suivante :

407.27 * 0.1 = 40.727, soit 40.73

97.27 * 0.1  =  9.727,  soit    9.73

– Si elle est non cochée (fonctionnement avant la version 5513), vous aurez un total de 554.99 € car le calcul est fait de la façon suivante :

407.27 + 97.27 = 504.54 * 0.1 = 50.454, soit 50.45

Etat locatif des lots en gérance

• Activer le contrôle de l’état locatif

En cochant cette option, un contrôle de cohérence sera fait si une tentative est faite sur le lot pour changer son statut de location…

AL/APL

• Ne pas exclure les locataires en préavis

Les allocations, à saisir via un journal, n’affiche que les locataires présents et hors préavis par défaut. Cocher cette boite revient à afficher en sus les locataires en préavis.

Trop perçus

Si vous désirez conservez les trop perçus et ne les reverser que sur les périodes suivantes, cochez cette rubrique.

Dans ce cas, il vous faut renseigner le journal et le compte à prendre en compte pour cette gestion. (compte de type 47xxx qui ne doit servir qu’à cette gestion).

Principes de bases

Le trop perçu est géré par LSC. Il est dans un premier temps crédité sur le compte propriétaire puis immédiatement extourné du propriétaire vers le compte défini sur cette page. C’est lors du calcul d’honoraires que la réaffectation des montants sur les propriétaires s’effectue.

Cette méthode peut poser des problèmes quand le calcul des honoraires se faisait trimestriellement. En effet, pour un trop perçu constaté en janvier pour le mois de février, c’est le calcul des honoraires fin mars qui traitait ce cas, provoquant un décalage pour le reversement des fonds au propriétaire.

• Reverser au propriétaire à l’appel de loyer et au changement de mois

Si l’option est cochée, alors ce n’est plus lors du calcul des honoraires mais à l’appel de loyer que les écritures concernées par la période sont re-créditées sur le compte propriétaire.

Exemple : un locataire me verse le 5 février son loyer de février et 200 € de trop perçu sur mars. Au moment de l’encaissement, les 200 € sont extournés sur le compte de trop perçu (fonctionnement standard aux deux modes)

Lorsque vous lancez le quittancement de mars (donc fin février à priori), les 200 € sont (re)basculés sur le compte du propriétaire, au … 1er mars.

• Attention, dans ce cas, seules les écritures correspondant aux locataires concernés par l’appel sont prises en compte. Si un locataire n’est pas appelé, alors aucun mouvement n’est généré.

Cas d’un encaissement « trop perçu », reçu après le quittancement du mois suivant.

Exemple : un locataire vous verse son loyer de mars le 26 février. Celui-ci passe en trop perçu et …Crypto devrait attendre l’appel de loyer mais …il est déjà fait.

Pour palier à cela, nous avons ajouté un service système, lancé automatiquement lors du changement de mois (dans notre exemple le 1er mars à 00h), qui regarde si des écritures de trop perçus n’ont pas été traitées lors de l’appel de loyer.

Dans ce cas, le reversement aux propriétaires est fait pour la période concernée par le mois en cours, et enregistré à la date de début du mois en cours.

Tous les locataires non partis (date départ = !00/00/00!) sont pris en compte.

Une documentation exhaustive traitant ce sujet est à votre disposition sur simple demande…

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Configuration gérance – Relevé de gérance

Cette zone permet notamment de définir la présentation et le contenu par défaut des relevés de gérance. En effet, il est possible de déterminer au niveau de cahque compte propriétaire un relevé personnalisé. Lorsque ce n’est pas le cas, c’est ce paramètre qui est pris en compte par LSC lors de l’impression de ces documents.

• Regrouper écritures Syndic »

Reste visible. Elle permet, quand vous utilisez le lien syndic / gérance, de reprendre les écritures qui en sont issues (et qui sont détaillées sur le compte du propriétaire), de les regrouper sur le relevé de gérance en une ligne par appel.

• Présentation des dépenses, rappeler la date  (option présente sur tous les modèles SAUF le 5)

Pour chaque dépense, LSC fait mention de la date de la dépense (date saisie par l’utilisateur).

Choix par défaut des relevés de gérance

Huit modèles de relevés sont disponibles, avec des présentations et options différentes…

Format 1 : présentation par lot et par fiscalité

trois boites à cocher accessibles

• Mettre le nom de tous les locataires

En cas de mutation, LSC affichera tous les locataires de la période du relevé.

• En cas de croisement locataires, forcer le détail

Même principe que ci-dessus, avec en plus le détail des sommes versées de chacun des locataires de la période.

• Présenter les DG sur les relevés de gérance

Permet d’afficher pour les locataires en place le montant du DG saisi sur leur fiche. Le montant du DG des locataires partis sera mentionné à l’édition des relevés si le remboursement de ce dernier n’a pas été enregistré dans LSC. Les relevés de gérance format 2 et 3 font mention du détail des DG par locataire alors que les autres formats globalisent la somme. Les DG sont scindés en 2 catégories ; les DG conservés à l’agence, sous le titre « détenu par nos soins » et les DG reversés au propriétaire,  sous le titre « détenu par vos soins ».

• Regrouper les honoraires

Permet d’avoir un nouveau relevé avec les honoraires 1, 2, 21, 3 et 31 regroupés par code fiscalité avec cumul HT et cumul TVA

Format 2 : présentation par lot et par locataire

• Présenter le solde du locataire

LSC affiche alors le solde du locataire par rapport au dernier jour de la période du relevé de gérance.

• Présenter les DG sur les relevés de gérance

Permet d’afficher pour les locataires en place le montant du DG saisi sur leur fiche. Le montant du DG des locataires partis sera mentionné à l’édition des relevés si le remboursement de ce dernier n’a pas été enregistré dans LSC. Les relevés de gérance format 2 et 3 font mention du détail des DG par locataire alors que les autres formats globalisent la somme. Les DG sont scindés en 2 catégories ; les DG conservés à l’agence, sous le titre « détenu par nos soins » et les DG reversés au propriétaire,  sous le titre « détenu par vos soins ».

• Présentation des dépenses, rappeler la date

Pour chaque dépense, LSC fait mention de la date de dépense (date saisie par l’utilisateur).

• Présentation des dépenses, choix multiple :

Par date : les dépenses apparaissent dans l’ordre des dates de saisie comptable.

Par code fiscalité : les dépenses apparaissent dans l’ordre alphabétique des codes fiscalité affectés aux écritures. Une catégorie « Non affecté » est présentée pour les écritures non associées à un code fiscalité.

Par code fiscalité avec sous-total : même présentation que ci-dessus, avec une ligne présentant le sous-total par code fiscalité.

Cumulées par code fiscalité : seuls les sous-totaux sont présentés, sans le détail des écritures.

Ce modèle, peu utilisé, est conservé par souci de compatibilité.

Format 3 : présentation par lot et par locataire (couleur)

Ce format, qui est une version très améliorée du format 2, peut être  imprimé sur des imprimantes couleurs. Seules les rubriques non présentes sur le format 2 sont donc expliquées ci-après.

La couleur de fond peut être modifiée sur la fiche « Entité » liée au propriétaire.

• Toujours mettre la date d’entrée du locataire

Par défaut, la date d’entrée du locataire n’est proposée qu’à l’arrivée de celui ci sur la période du relevé. En cochant cette boite, cette date est toujours affichée

• Présenter le solde du locataire

Affiche, à la droite du nom du locataire, entre parenthèses, son solde, s’il n’est pas à 0. Si cochée ..Une autre option est visible :

Exclure du solde les écritures non propriétaires

Le solde du locataire affiché ne sera pas forcément son solde réel mais le solde correspondant aux montants qu’il doit à son propriétaire.

Par exemple : si un DG doit être payé mais conservé par l’agence, le montant lié ne sera pas inclus dans le solde.

• Présenter le DG sur le relevé de gérance

Affiche pour chaque lot le Dépôt de garantie détenu par l’agence.

• Editer le détail analytique à la suite du relevé

Permet l’impression d’un extrait de compte analytique, présenté par immeuble, à la suite du relevé de gérance.

• Ordre de tri des écritures:

Permet de définir comment les écritures seront présentées.

• Ecritures : présenter

Propose trois possibilités d’affichage des écritures dans le relevé de gérance : « détail et total », « uniquement le total », « uniquement le détail »

• si «uniquement le Détail» est coché, une nouvelle option est disponible :

–  Mettre date dans les recettes : afin que la date soit portée également sur les dépenses non locatives d’un lot et sur les dépenses non affectées.

• En regroupant par code fiscalité

Permet de présenter les encaissements regroupés par code fiscalité.

Format 4 : présentation sans détail des lots

Ce format est proche du relevé type 3, en présentant en sus deux colonnes « Récup/Loc » et « Dont TVA », mais sans détailler les mouvements locatifs. C’est pourquoi une situation locative est automatiquement imprimée à la suite de ce document.

• Présenter les DG sur les relevés de gérance

Permet d’afficher pour les locataires en place le montant du DG saisi sur leur fiche. Le montant du DG des locataires partis sera mentionné à l’édition des relevés si le remboursement de ce dernier n’a pas été enregistré dans LSC. Les relevés de gérance format 2 et 3 font mention du détail des DG par locataire alors que les autres formats globalisent la somme. Les DG sont scindés en 2 catégories ; les DG conservés à l’agence, sous le titre « détenu par nos soins » et les DG reversés au propriétaire,  sous le titre « détenu par vos soins ».

• Recettes immeuble : présenter uniquement le solde

Présente Crédit ou Débit en cumulant mais pas les 2

• Recettes immeuble :ne pas afficher N-S

N’affiche pas la notion « NS » si cochée.

• Présentation des dépenses, rappeler la date

Pour chaque dépense, LSC fait mention de la date de dépense (date saisie par l’utilisateur).

…/… (suite colonne de droite)

• Présentation des dépenses, choix multipe :

Par date : les dépenses apparaissent dans l’ordre des dates de saisie comptable.

Par code fiscalité : les dépenses apparaissent dans l’ordre alphabétique des codes fiscalité affectés aux écritures. Une catégorie « Non affecté » est présentée pour les écritures non associées à un code fiscalité.

Par code fiscalité avec sous-total : même présentation que ci-dessus, avec une ligne présentant le sous-total par code fiscalité.

Format 4b : présentation avec déductible

Ce format, identique au format 4, affiche une colonne supplémentaire : le « dont déductible », déterminé par les codes fiscalités rattachés aux écritures comptables.

Les deux formats suivants (5 et 6), s’adressent à des utilisateurs avertis. En effet, leurs présentations diffèrent complètement des formats précédents, de par la multiplication des colonnes et, en conséquence, du grand nombre de données obtenues.

Ils s’adressent notamment aux agences ayant pour clients des « institutionnels ».

Format 5 : présentation par locataire avec récapitulatif

Présente, par locataire, le quittancement et les encaissements de la période ainsi que diverses informations

Propose les mêmes options que le relevé format 4 (voir plus haut), plus :

• Toujours mettre la date d’entrée du locataire

Par défaut, la date d’entrée du locataire n’est proposée qu’à l’arrivée de celui ci sur la période du relevé. En cochant cette boite, cette date est toujours affichée

•  Ne pas présenter le récapitulatif locataire

Permet d’enlever de le retirer sur le relevé si la boîte est cochée.

Format 6 : présentation avec quittancement et dont TVA

Présente, par lot et par locataire, les quittancements, les recettes et les dépenses de la période. Cependant, si le locataire n’a rien réglé sur la dite période, rien n’est affiché, même s’il a été quittancé.

• Présenter le solde du locataire

LSC affiche alors le solde du locataire par rapport au dernier jour de la période du relevé de gérance.

• Présenter les DG sur les relevés de gérance

Permet d’afficher pour les locataires en place le montant du DG saisi sur leur fiche. Le montant du DG des locataires partis sera mentionné à l’édition des relevés si le remboursement de ce dernier n’a pas été enregistré dans LSC. Les relevés de gérance format 2 et 3 font mention du détail des DG par locataire alors que les autres formats globalisent la somme. Les DG sont scindés en 2 catégories ; les DG conservés à l’agence, sous le titre « détenu par nos soins » et les DG reversés au propriétaire,  sous le titre « détenu par vos soins ».

• Editer le détail analytique à la suite du relevé

Permet l’impression d’un extrait de compte analytique, présenté par immeuble, à la suite du relevé de gérance.

• Sur le Récap., mettre le Solde à la place de « dont TVA » :

Permet de remplacer la colonne « Dont TVA » sur la partie « récapitulatif  du compte » du relevé par la colonne « Solde ».

• Présenter tout le quittancement

Permet de présenter les quittancements, même si aucun encaissement n’est lié à ces derniers.

Si cette option est cochée, une autre s’affiche : « Ne pas tenir compte des encaissements ».

• Si cochée => les trop perçus ne sont pas déduits du quittancement.

 

• Présentation des dépenses, rappeler la date

Pour chaque dépense, LSC fait mention de la date de dépense (date saisie par l’utilisateur).

• Présentation des dépenses, choix multipe :

Par date : les dépenses apparaissent dans l’ordre des dates de saisie comptable.

Par code fiscalité : les dépenses apparaissent dans l’ordre alphabétique des codes fiscalité affectés aux écritures. Une catégorie « Non affecté » est présentée pour les écritures non associées à un code fiscalité.

Par code fiscalité avec sous-total : même présentation que ci-dessus, avec une ligne présentant le sous-total par code fiscalité.

Cumulées par code fiscalité : seuls les sous-totaux sont présentés, sans le détail des écritures.

Format  7 : présentation avec quittancement sans dont TVA

Ce format est un mixte entre les formats 3 et 6

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Paramètres d’édition des relevés de gérance

• Forcer l’édition des relevés sans mouvement

Permet d’imprimer un relevé même si aucun mouvement n’a été constaté sur la période.

• Joindre les PJs aux relevés de gérance

Si vous avez scanné des documents, puis si vous les avez intégrés et liés au propriétaire via la rubrique « pièce comptable » de la saisie comptable, ces fichiers seront ajoutés aux relevés de gérance si vous les établissez en PDF vers des événements.

Le principe retenu est le suivant : nous regardons sur quelle période vous sortez le RG et cherchons sur la même période les pièces comptables qui sont alors ajoutées en PJ’s avec le RG.

• Exclure les écritures lettrées

Permet d’ignorer les recettes et dépenses d’un compte propriétaire lettrées sur les RG.

Indispensable si vous activez l’option « trop perçus », elle peut cependant vous servir dans le cadre d’un lettrage manuel fait suite à un passage d’OD.

• Mettre code « service client »

Les codes du service client sont affichables dans vos relevés de gérance (tous modèles).

Activez simplement l’option…

A noter : il est possible de personnaliser les rubriques :

– Vos identifiants internet

– Code d’accès

– Mot de passe

Si vous désirez y procéder, contactez notre service assistance (concerne les STR 17003,120, 121 et 122)

• Mettre gestionnaire, comptable et assistant

Si vous avez renseigné les initiales dans la fiche compte du propriétaire pour l’une de ses trois catégories ET .. si vous avez mis à jour la fiche utilisateur (onglet Préférences, rubrique « Décompte gérance »), alors ces informations seront affichées sur la partie haute du relevé.

Situation locative

Format n°1

La situation locative est un tableau récapitulant les mouvements liés aux locataires du propriétaire sélectionné. Sur la partie gauche, le quittancement et sur la partie droite, les encaissements. Le tout, avec un niveau de détail en fonction des options cochées à ce niveau. Détaillons-les..

• Ne pas détailler les périodes

En cochant cette boite, vous retirez l’affichage du détail par période sur ce document.

• Triée par code lot

Par défaut le tri est fait par locataire. En cochant cette option, le tri se fait par Lot.

…/… (suite colonne de droite)

• Détailler la colonne « autre »

La situation locative présente en détail le loyer, les provisions sur charges, la TVA et affiche les autres montants dans une colonne « autre ».

En cochant cette case, les montants sont alors détaillés ligne à ligne.

• Uniquement les écritures « propriétaire »

Lorsque vous quittancez un locataire, il peut exister des montants non destinés au propriétaire (frais de relance, honoraires de mise en location, etc …). Par défaut, ces montants apparaissent sur la situation locative. En cochant cette boite, vous les ignorez à l’impression.

Format horizontal

Propose une situation locative en format horizontal, où les encaissements sont plus détaillés.

Format n°2

Propose un 2ème format de situation locative

 

            Réduit la taille de la police du format n°2 uniquement. Permet notamment l’affichage de montants en millions

Format n°3

Aucune option disponible, sauf, ne prendre en compte que les écritures ‘propriétaires’

RAPPEL

Vous pouvez obtenir une situation locative de deux façons :

+ Seule … via le menu propriétaire, éditer situation locative.

+ A la suite du relevé de gérance … sur le compte du propriétaire, cochez la case « Editer une situation locative à la suite de l’extrait »

Loi Châtel

Cette rubrique permet de déterminer le nombre de mois dont dispose le propriétaire avant l’échéance de son mandat pour éventuellement le dénoncer. En saisissant cette dernière, Lsc indiquera sur les relevés de gérance tous les mandats du propriétaire, leurs échéances et la date limite pour dénoncer.

Comme le propriétaire doit dénoncer trois mois avant l’échéance, nous vous conseillons de mettre entre 4 et 6 (mois) à ce niveau.

Configuration gérance – Honoraires & GRL

Permet de définir les codes fiscalités par défaut des différents honoraires. Pour chacune des lignes, il est possible de cocher la boîte TVA séparée qui permet d’obtenir en comptabilité un éclatement des honoraires en deux lignes : HT + TVA.

La colonne « TVA séparée », si elle est cochée, affichera deux lignes sur le compte du propriétaire. Une pour le HT et l’autre pour la TVA.

Honoraires de gestion

Code fiscalité pour les honoraires de gestion, qui seront calculés sur les encaissements (assiette définie sur le mandat et/ou la fiche locataire.

Honoraires 2 & 3

Quatre lignes disponibles mais la ligne 21 est liée à la 2 & la 31 à la 3. Permettent de gérer l’assurance locative (GLI) et la vacance de location

L’assurance n’étant pas soumise à TVA, le fait d’avoir deux lignes par type d’assurance permet de gérer :

–  un taux sans TVA, celui que l’on reverse à l’assureur

– un taux avec TVA, la marge que vous prenez

• Calculer honos 2 et 3 sur quittancement

Permet de définir l’assiette de calcul de ces deux taux d’honoraires. Si la boîte n’est pas cochée, le calcul s’effectuera en fonction des encaissements.

Honoraires forfaitaires

Trois lignes à votre disposition

Les honoraires forfaitaires, définis sur la fiche mandat, et attachés à une date de traitement, sont lancés lors du calcul des honoraires de gestion. Les écritures sont passées dans le journal HO et la fiche mandat est mise à jour

L’annulation d’un calcul d’honoraires n’annule JAMAIS les honoraires forfaitaires, qu’il faut alors traiter manuellement

GRL1 & GRL2

Deux codes fiscalités pour chaque type. A priori, plus utilisé à l’heure à laquelle nous écrivons ces lignes (juin 2019)

Calcul des honoraires de gérance

• Sur la périodicité de paiement

Le calcul s’effectue à chaque paiement. Un propriétaire à paiement mensuel (acompte) avec extrait trimestriel voit 3 lignes d’honoraires sur chaque extrait de compte. Les honoraires sont débités avant le calcul de l’acompte, de telle sorte que le disponible sur le compte soit réel.

…/… (suite colonne de droite)

• Sur la périodicité d’extrait de compte

Le calcul s’effectue à chaque extrait. Dans le cas d’un propriétaire à paiement mensuel (acompte) avec extrait trimestriel, LSC ne génère qu’une seule ligne d’honoraires (en fin de trimestre). Attention, dans ce cas de figure le compte propriétaire peut se retrouver débiteur du montant des honoraires (les 2 acomptes étant calculés avant le calcul des honoraires).

• Créer une ligne par mandat

Par défaut, les honoraires sont calculés par immeuble, quelque soit le nombre de mandats

Si activée, on a alors 1 ligne par immeuble et par mandat.

Assurance locative

• Réf du contrat d’assurance locative

Saisissez ici la référence de votre contrat. Elle sera par la suite reprise sur l’impression du bordereau envoyé à l’assurance.

• Compagnie

Permet de renseigner la compagnie afin qu’elle soit reprise sur les bordereaux

Propriétaire non occupant (PNO)

• Format de fichier

Si vous gérez de la PNO (Propriétaires Non Occupants), vous devez cocher à ce niveau le type de format de fichier à prendre en compte.

Deux choix possibles :

– Multiris bailleur : proposé par la CGAIM

– Format 1 : pour les autres assureurs (normé)

GRL gestion

Là également, ne devrait plus être utilisé en 2019.

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Configuration gérance – Menu Négociateur

Type d’événement à utiliser pour…

Options identiques à tous les modules mais vous n’êtes pas obligé d’indiquer un modèle si vous ne possédez pas le module indiqué

Il faut indiquer sur ces lignes les modèles événements qui seront utilisés par LSC pour…

• Les annonces 4D Write,
• Impression d’une fiche lot 4D Write,
• Tarif saisonnier (module Saisonnier uniquement),
• Visualisation simplifiée du lot,
• L’historisation des propositions (modules Transaction, Gérance (si Transaction) et Saisonnier uniquement)
• Ne plus proposer un bien à un prospect (module Transaction uniquement)
• Les dénonces propriétaires. (module Transaction uniquement)
• L’historisation et les CR des visites (module Transaction uniquement)

Proposition (fiches descriptives) : générer les fichiers PDF à partir de

Lorsque vous faites une proposition (modules Transaction, Saisonnier, Gérance), si vous choisissez le format « email », la pièce jointe de l’événement créé sera en PDF. Vous pouvez déterminer ici le nom que prendra cette PJ.

• Soit le code du lot,
• Soit le numéro interne de la fiche Lot (idref)

Lien avec Immofacile

Permet d’activer la liaison avec Immofacile » (Logiciel de Transaction de la société AC3). Utilisable, principalement, pour les clients ORPI.

Pour plus d’informations, contactez nous.

Gestion des tickets

Si vous possédez le module de gestion des tickets, vous deviez indiquer ici le modèle d’événement que LSC utilisera quand vous rapatrierez les éléments d’un ticket (photos, devis, factures, CR) dans l’historique d’un de vos tiers.

N’hésitez pas à nous interroger sur ce module, permettant la gestion des incidents et interventions pour les modules Gérance et Syndic

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Configuration gérance – VTI

Le module VTI permet la gestion des visites techniques des immeubles Syndic ou Gérance (immeuble complet)

Cet onglet donne la possibilité de paramétrer le module…

N’hésitez pas à nous interroger sur ce module, une formation et une documentation spécifiques vous seraient alors fournies.

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Configuration gérance – EDL

Le module EDL permet la gestion des états des lieux sur une tablette (Ipad ou Android) par l’export des données sur la tablette, la réalisation sur site puis une fois de retour à l’agence, la mise à jour des fiches, conservée pour l’EDL suivant.

N’hésitez pas à nous interroger sur ce module, une formation et une documentation spécifiques vous seraient alors fournies.

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Configuration gérance – Planning

Couleurs

Dédié au module de location Saisonnière, il est présent en Gérance si vous possédez les deux modules et que certains lots de Gérance sont gérés en Saisonnier.

Donne la possibilité de définir les couleurs à afficher en fonction du type de contrat et de lot sur le planning des réservations

Baux commerciaux

• Fiche lot : tenir compte de la périodicité du lot pour calculer le quittancement locataire

Si cochée, alors vous pourrez adapter le loyer quittancé au locataire de celui-ci défini dans le lot.

Par exemple, vous avez un locataire qui verse 750 €  tous les trimestres (information saisie sur le lot)

Sur la fiche locataire, si vous passez la périodicité en mensuel, le loyer sera recalculé, soit 750 / 3 = 250 € quittancés tous les mois.

Si non cochée, le loyer saisi sur le lot restera le même sur le locataire, même si vous changez la périodicité.

• Fiche lot : autoriser les provisions sur charges en % du loyer

Si cochée, alors la fiche LOT s’enrichie de deux nouvelles rubriques : « Prov/charges en % de loyer » et une case dans laquelle saisir le %.

La conséquence, c’est que les provisions sur charges se calculeront automatiquement.

• Fiche locataire : autoriser le quittancement provisoire par période

Si cochée, alors la possibilité vous est donnée de définir une période de quittancement d’un montant provisoire.

Exemple : vous préparez la taxe d’ordures ménagères en octobre et vous voulez la facturer en décembre. Vous saisissez du 1er décembre au 31 sur la zone réservée à cet effet (en modification d’une ligne de quittancement) et le montant sera appelé sur la période demandée.

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Configuration gérance – Honoraires location

Cf. aide en ligne sur le lien suivant : honoraires de mise en location

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Configuration gérance – Taxe foncière

Cf. aide en ligne sur le lien suivant : taxe foncière

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Effacer les formats de RG personnalisés

Les relevés de gérance peuvent être personnalisés par compte propriétaire. Au moment de la génération du relevé, c’est le paramètre du compte et non celui de l’administration qui est priorisé.

Cette option permet d’afficher la liste des comptes propriétaires et de supprimer en masse ce paramétrage (pour quelques-uns ou tous). En procédant ainsi, le relevé générique sera de mise…

Initialiser le lien Immofacile

Immofacile est un logiciel de transaction, de la société AC3, appartenant au même groupe que Crypto. Un lien vers Immofacile permet de transmettre automatiquement les lots de Gérance lorsqu’ils doivent être vendus.

Cette option d’initialisation sert lors de l’ouverture de passerelle pour envoyer tous les biens concernés. Par la suite, seuls les biens nouvellement crées ou modifiés sont envoyés pour mise à jour.