Nouveautés ajoutées entre juin et octobre 2024)

Accueil

Quand vous vous connectez aux tickets, vous arrivez sur un écran d’accueil qui vous donne accès à un grand nombre d’informations

Mes interventions

Aujourd’hui

Si des interventions doivent avoir lieu ce jour, elles seront indiquées avec l’heure et vous pouvez les faire défiler avec les flèches sur le côté.

Prochaines interventions

Affiche celles prévues sur les 7 prochains jours…

Mes statistiques

Tickets

Vous affiche par défaut vos tickets du mois en cours de type « en attente », « en cours » ou « clos »

Vous pouvez affiche également ces statistiques pour l’année en cours, l’année N-1 ou l’ensemble des tickets

De même, l’affichage est possible pour les tickets de l’agence

Mes messages

Si des messages vous ont été adressés via l’extranet sous forme de demandes, ils seront affichés ici avec là également la possibilité de les faire défiler. Un bouton « accéder au ticket » est également disponible.

Une statistique du temps passé s’affiche sur la partie droite

Création ticket

Service  (juin 2024 )

Il est maintenant possible d’affecter un service au ticket

Cliquez sur « ajouter un service » et choisissez dans la liste un service.

Comme pour la source, si vous choisissez « Autres », vous pourrez vous même définir un nom de service.

Par la suite, les tickets pourront être recherchés par service

Date de réunion  (juin 2024 )

Comme pour le service, vous pouvez saisir une date de réunion sur votre ticket. L’idée étant de pouvoir retrouver des tickets liés à une même date et les traiter en conséquence (cf. copie d’écran ci-dessus)

A NOTER

Vous retrouvez les deux nouveautés précédentes dans les tickets :

• Le service est indiqué en haut à gauche
• La date de réunion un peu en dessous et un clic sur le picto « crayon » permet de la modifier »

Liste des tickets

Recherche avancée  (juin 2024 )

Un nouveau pictogramme est accessible à partir de la liste des tickets, il permet de nouvelles recherches.

Un clic sur ce dernier propose le formulaire suivant

 

Permettant des recherches de tickets par dates (création ou modification) et …. pour les deux nouvelles options (service et date de réunion)

Résumés.zip  (juin 2024 )

Vous pouvez dorénavant créer des résumés pour une sélection de tickets.

Une fois la sélection faite, cliquez sur « Action sur sélection » puis choisissez « Résumés.zip »

Contrairement au résumé demandé directement dans le ticket, cette option créée un fichier en .zip sur votre ordinateur des tickets sélectionnés.

Après décompression du .zip, vous retrouverez un résumé par ticket

Gérance – possibilité de faire une recherche des tickets par … Locataire

 

Ticket

Visuel

Réécriture du visuel des tickets …pour rendre la lecture plus agréable.

 

Les résumés

Photos incluses (ou pas) dans le résumé

Dorénavant, quand vous demandez un résumé d’un ticket, vous pouvez y ajouter sur demande les photos liées au ticket.

Note interne

• Possibilité d’ajouter plusieurs PJ’s en une seule fois
• Possibilité de supprimer des pièces jointes (novembre 2023)

Pré-ticket

Les pré-tickets peuvent être accessibles à vos clients, si vous cochez le nouveau paramètre disponible

 

Pour vos copropriétaires, propriétaires et locataires, ils seront affichés de la façon suivante :

 

Comment insérer les déclarations, les paramétrer puis lancer le calcul des revenus fonciers 2023

Sommaire

(*) Tous les éléments marqués en bleu indiquent une nouveauté

Tous les points par module sont cliquables et permettent d’arriver directement sur la rubrique escomptée. Un bouton « retour sommaire », placé au même niveau que chacune des rubriques énumérées ci-dessous permet de revenir en tête de document en un clic.

I – Problématiques de la déclaration 2023
– Dates de déclaration des revenus 2023

II – Comment gérer les revenus fonciers dans La Solution Crypto ?
– Les formules conditionnelles
– Calcul d’un forfait par local

III – Calcul des revenus fonciers

– Vérifier les codes fiscalités
– Vérifier les locataires partis

IV – Vérification des calculs

V – Imprimer les déclarations

VI – Quelques précisions sur cet état

VII – Explications des lignes 229 & 230 inhérentes aux copropriétaires bailleurs

VIII – Les régimes d’imposition

– Le régime micro-foncier
– Le régime réel d’imposition

IX -Module SCI : état préparatoire pour la déclaration 2072

Préambule

LES DÉCLARATIONS 2044 NE SONT PAS ENCORE DISPONIBLES SUR LE SITE DES IMPOTS. NOUS VOUS PROPOSONS DONC DES PROJETS BASÉS SUR LES MODÈLES DE L ANNÉE antérieure.

+ en y intégrant les modifications trouvées sur les déclarations 2072 pour les lignes habituellement identiques.

Pour mémoire, la Solution Crypto vous propose la possibilité de modifier les déclarations avant impression ; les revenus fonciers se divisent donc en deux parties distinctes : le calcul et l’édition.

En fonction du statut fiscal des propriétaires, nous vous livrons 5 états préparatoires :

Déclaration 2072

• REVENUS SCI 2023 (2072-S)
• REVENUS SCI 2023 (2072-C)
• REVENUS SCI 2023-CRL 2023.txt

Déclaration 2044

• Projet 2044 – R.F. 2023 (identité)

Le calcul par identité permet un regroupement sur une même déclaration pour des propriétaires qui auraient plusieurs comptes pour un même immeuble

• Projet 2044 – R.F. 2023 (indivisaire)

Le calcul par indivisaire permet de calculer une déclaration par indivisaire faisant ressortir sa quote-part. Ce calcul est fait « par compte » et non pas « par identité » comme le fichier précédent. Si vous n’avez pas d’indivisions, le 1er est un meilleur compromis.

• Projet 2044S (P.R.U.) – RF 2023.TXT (concerne les propriétés rurales et urbaines)

• Projet 2044S (I.S.) – RF 2023 (concerne les immeubles spéciaux)

A NOTER : nous ne gérons pas les déclarations liées aux meublés

I – Problématique de la déclaration 2023 (suite à la publication de la 2044 le 17 avril 2024)

2072

La déclaration des revenus 2023 s’est enrichie d’une information complémentaire au niveau des travaux déductibles afin de préciser dans une nouvelle ligne les travaux liés à l’amélioration énergétique du bien notamment en vue de le faire passer d’une lettre E, F ou G à une lettre A, B, C ou D.

Par exemple, pour la déclaration 2072, il s’agit de la ligne 9bis  qui est une extraction des éléments contenus dans la ligne 9.

Cette ligne 9bis n’est donc qu’une information qui ne modifie en rien l’ensemble de la déclaration puisqu’elle n’est pas prise en compte dans les totaux.

2044

Pour la 2044, le comportement de la ligne « bis » (qui est la ligne 224bis ou 444 bis suivant la déclaration), le comportement est différent.

En effet, les montants liés aux travaux de rénovation doivent être affichés soit dans la ligne 224 (ou 444), soit dans la ligne 224bis. Cette ligne 224bis va permettre de déterminer un nouveau plafond de déficit foncier (qui peut aller jusqu’à 21 400 €) si vous respecter les critères définis dans la notice des impôts (notamment de procéder à un DPE avant et après lesdits travaux pour prouver le changement de lettre du bien

Pourquoi cette ligne ?

Lors d’une déclaration, le total final peut déboucher sur un bénéfice ou un déficit. Ce dernier a cependant un plafond annuel (légèrement supérieur à 10 000 € en 2022). Ce plafond est porté à 21 400 € si lesdits travaux déductibles entre le cadre cité plus haut. Cette ligne n’est donc qu’informative mais selon le cas, elle permet de doubler le plafond précédent du déficit foncier.

Comment la gérer dans LSC ?

L’état que nous livrons déduit toutes les factures liées aux codes 38T (38T5, 38T10, 38T19 et 38T20), soit les factures déductibles en fonction des différents taux de TVA.

Pour alimenter la ligne 9bis (ou 224bis), vous devrez retrouver les factures de la ligne 9 qui entrent dans le champ de la ligne 9bis et les réaffecter à un code 38RE. Toutes les factures rattachées à ce code 38RE seront à la fois montrées sur la ligne 9 ET la ligne 9bis

Dates de déclaration de revenus 2023

2072

début mai 2024

2044

11 avril 2024 : ouverture du service de déclaration des revenus 2023 par internet

*21 mai 2024 : date limite de déclaration 2024 sur les revenus 2023 en version papier

*23 2024 : date limite de déclaration 2024 sur les revenus 2023 par internet pour les départements 1 à 19

*30 mai 2024 : date limite de déclaration 2024 sur les revenus 2023 par internet pour les départements 20 à 54

*6  juin 2024 : date limite de déclaration 2024 sur les revenus 2023 par internet pour les départements 55 à 976

(*) source : economie.gouv.fr

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II – Comment gérer les revenus fonciers dans La Solution Crypto ?

Mise en place de l’état des revenus fonciers 2023.

INSERTION DE L’ETAT

Une fois la mise à jour installée, il convient d’importer le nouvel état (reçu en pièce jointe du mail ou à demander à notre service hotline). Pour ce faire, à partir du menu Propriétaire, option « Revenus fonciers : calcul »

Déployez la clé, puis cliquez le bouton +

Puis, cliquez le bouton Ouvrir et ouvrez le document « Projet 2044 – R.F. 2023 (par identité)

–            L’état est composé des nouvelles lignes correspondant à la déclaration fiscale.

–            Les codes fiscalités indiqués sont ceux d’un paramétrage de base.

Il convient d’adapter chacune des lignes en fonction de vos besoins et du paramétrage que vous avez effectué dans LSC.

 

ONGLET ETAT

Les codes ACTION :

(Accessibles par le menu déroulant « code action » en haut à droite)

• • Code action 00 : permet d’imprimer un titre en gras. Seule la zone « libellé » sera imprimée.
  • Code action 01 : permet d’imprimer une ligne. Seule la zone « libellé » sera imprimée.
  • Code action 02 : présente les recettes en fonction des codes fiscalités définis, pour les lots soumis à la CRL.
    N’est utilisé que pour la déclaration SCI avec CRL (2072-CRL 2023)
  • Code action 06 (ou 11) : présente les recettes (ou les dépenses), en fonction des codes fiscalités définis, sans tenir compte de l’assujettissement ou non à la CRL.
  • Code action 12 : permet de présenter un total de ligne
  • Code action 13 : permet d’appliquer le taux de déduction de la colonne au montant présent sur une ligne. Utilisé sur la ligne 190
  • Code action 14 : permet de calculer un montant qui résulte de la valeur indiquée dans la rubrique « Code fiscalité ou n° de ligne » multipliée par le nombre de lots gérés, tel qu’il apparaît sur l’état locatif. L’état est proposé avec la valeur 20. Utilisé sur la ligne 130.

Les formules conditionnelles

Il est possible de définir des formules conditionnelles pour l’établissement des calculs.

Les symboles [ ] permettent d’exprimer la condition d’existence d’écritures liées à un code fiscalité.

Par exemple, la condition suivante : s’il existe des écritures sur le code fiscalité 31, calculer 31+3PLNC-39CL sinon rendre 0 comme résultat, s’écrit : [31]+3PLNC-39CL

La condition d’existence est ici : il faut qu’il existe des écritures sur le code fiscalité 31 pour que le calcul soit réalisé.

Exemple d’utilisation classique : la taxe foncière

Celle-ci est déductible mais seulement pour la partie non récupérée sur le locataire (taxe d’ordures ménagères).

Sur l’état de préparation, pour la ligne 227, nous avons saisi [3TF]+32TOM-32TOMP

En clair, nous ne tenons compte de la TOM qu’en fonction de l’existence d’une taxe foncière (3TF) sur le propriétaire + nous tenons compte de l’utilisation du code 32TOMP, taxe payée par le propriétaire, notamment via le module « Taxe foncière ».

Le calcul d’un forfait par local

Le- code action 14 permet de calculer un montant qui résulte de la valeur indiquée dans la rubrique « Code fiscalité ou n° de ligne » multipliée par le nombre de lots gérés, tel qu’il apparaît sur l’état locatif. L’état est proposé avec la valeur 20 par défaut.

 ONGLET OPTIONS

I – Cadres Entête et pied de page

Vous déterminez dans cette partie comment vous affichez vos entête et pied de page. Sur toutes les pages, sur la 1ère seulement, etc…

+ Ne pas imprimer le titre (ne tient pas compte du titre de l’état à l’impression)

II – Cadre « Note à imprimer »

+ Largeur complète

La zone de notes, qui ne s’imprimait que sur une moitié de page, peut maintenant prendre toute la largeur de la page, en cochant cette option

+ Affichage zone de notes

Vous pouvez également définir où s’affichera la zone de notes. Trois possibilités :

• Uniquement sur la 1ère page de l’état récapitulatif
• Sur la 1ère page de l’état récapitulatif et vide sur les autres
• Sur toutes les pages

III – Cadre « Revenus fonciers »

Par défaut, les revenus fonciers sont calculés par identité, c’est à dire que si vous avez un propriétaire avec plusieurs comptes 411xx, les informations seront regroupées par immeuble sur une seule déclaration.

Si vous désirez séparer les déclarations par compte, cochez la seconde option …Si vous avez des indivisaires, LSC proposera systématiquement une ligne par indivisaire mais avec les mêmes montants pour toutes les déclarations.

Si, en plus, vous cochez « Calcul par indivisaire », vous obtiendrez les montants de chaque indivisaire en fonction des pourcentages définis sur les comptes.

• Impression automatique sur l’état de l’explicatif de la colonne « Non Ventilé » (voir ci-après)
• Déclaration HT : en cochant cette case,  le calcul des recettes devient Crédit-Débit+DontTVA et les dépenses Débit-Crédit-DontTVA.
• N° de ligne à prendre en compte pour le calcul de l’exonération de CRL : on indique ici le numéro de ligne du total des recettes. (n’est plus d’actualité pour les personnes physiques depuis 2006)
• Seuil d’exonération : inchangé cette année, soit 1 830 euros (n’est plus d’actualité pour les personnes physiques depuis 2006)
• Etat locatif : afficher les lots secondaires

Si activée, alors le calcul créé une ligne par lot secondaire rattaché au lot principal sur l’état locatif

A savoir : si vous désirez occulter certains propriétaires dans les déclarations foncières, il existe une boite à cocher au niveau des mandats de gestion nommée « ignorer ce mandat dans les déclarations ». En cochant cette option, LSC ne tient plus compte du mandat et des lots qui y sont rattachés.

Important : si vous avez plusieurs mandats pour un même propriétaire, il est nécessaire de cocher cette option sur tous les mandats que vous gérez pour lui.

Précision : si vous avez lancé un 1^er calcul et que vous désirez en lancer un 2^ème en ayant entre temps changé le paramétrage (calcul sur Identités au lieu de calcul sur Comptes ou inversement). Au moment du calcul, un message vous demande si vous voulez « supprimer » ou « recalculer ». Il est INDISPENSABLE de cocher l’option « supprimer ». En effet,  toutes les fiches doivent être recalculées puisque ce n’est plus la même base de calcul.

III – Calcul des revenus fonciers

Menu propriétaire, revenus fonciers – calculs

Le bouton : « Vérifier…. » : doit être UTILISÉ avant tout calcul.

Donne un accès à un menu pop-up proposant trois options :

Vérifier les codes fiscalités : donne trois informations :

• Liste des codes fiscalités trouvés sur l’état mais pas en comptabilité
• Liste des codes fiscalités trouvés en comptabilité mais pas sur l’état
• Liste des codes fiscalités trouvés sur l’état mais qui n’existent pas dans la liste des codes fiscalités de LSC (c’est le cas par exemple du code 39ND de la ligne 230, expliquée ci-après).

 Vérifier les locataires partis : la ligne « 225 » des revenus fonciers permet à un propriétaire de déduire des charges non récupérées sur un locataire parti, si le dépôt de garantie ne couvre pas ses dernières. Comme ces sommes (non payées) ne transitent pas par le compte du propriétaire, nous vous proposons d’imprimer un document sur les locataires partis afin d’avoir les informations concernant leurs comptes avec le détail par codes fiscalités, notamment les codes de charges.

NOUVEAUTÉ : Vérifier les dépenses 2023

Pour rappel, les déclarations 2072 (ligne 9bis) et 2044 (ligne 224bis, à confirmer) ont été agrémentées d’une nouvelle ligne qui est une extraction de la ligne précédente (dépenses pour réparation, amélioration, …). Donc, certaines dépenses doivent être affichées dans l’une et l’autre ligne.

Chaque dépense saisit dans LSC est attachée à un code fiscalité et il se peut que vous ayez utilisé le même code pour une dépense qui doit être affichée seulement en ligne 9 (ou 224)  et une dépense qui doit être reprise en lignes 9 et 9 bis (ou 224 et 224bis)

L’idée est de créer un code 38RE qui vous servira à reprendre les dépenses dans les deux lignes. Cette création vous sera proposée sur l’un des écritures suivants ..

Jusqu’à présent, ce sont les codes 38T5, 38T10, 38T19 et 38T20 qui étaient définis par défaut pour la ligne 9 (ou 224)

ATTENTION, si vous avez utilisé d’autres codes, il convient d’adapter cette documentation à ceux réellement utilisés !

DONC, vous allez devoir retrouver les dépenses concernées et les mettre sur le code fiscalité 38RE qui sera repris sur les deux lignes …(les états livrés sont remplis comme les copie d’écran ci-dessous)

ATTENTION, pour la 2044, ce n’est qu’une projection faite à partir de la 2072. Peut être que cette ligne « 224b » n’aura pas lieu d’être !

Quelles dépenses ?

Source : notice 2072-C-NOT-SD disponible sur impots.gouv.fr

Le décret n°2023-297 du 21 avril 2023 précise les conditions d’application du dispositif.
Les dépenses déductibles de travaux de rénovation énergétique sont énumérées à l’article D. 319-17 du CCH
et afférentes aux travaux et audits justifiant du respect des dispositions définies à l’article D. 319-16 du même
code, à l’exclusion des travaux de réhabilitation de systèmes d’assainissement non collectif et des travaux de
pose d’une chaudière à très haute performance énergétique.
Un diagnostic de performance énergétique doit être réalisé avant et après travaux, établissant que le bien
respecte un niveau de performance correspondant aux classes :
– E, F ou G en cours de validité à une date comprise entre le 1er janvier 2023 et la veille de la réalisation
des travaux ;
– A, B, C ou D en cours de validité à l’issue des travaux réalisés au plus tard le 31 décembre 2025.
Ces dépenses de travaux de rénovation énergétique sont mentionnées ligne 9, et, lorsque les conditions
précitées sont réunies, mentionnées isolément en ligne 9 bis de manière isolée pour permettre aux associés
d’opter pour le bénéfice de ce dispositif en reportant la quote-part afférent à leur droit au sein de leur
déclaration n°2044 respective (confer infra, p.25 report sur la déclaration 2044 et cadre « imputation des
déficits fonciers sur le revenu global des associés).

Retrouver et modifier les écritures

Indiquez sur la fenêtre ci-dessous le code fiscalité à analyser puis validez… (prenez les codes de la ligne 9 ou 224, SAUF le 38RE)

A l’issue, vous obtenez une liste d’écritures. A partir de cette liste, vous devez donc distinguer les travaux entrant dans le cadre de la rénovation énergétique et les autres.

Dans notre exemple, nous recherchons les écritures sur le code 38T5. 8 écritures sont trouvées, dont 4 avec des travaux entrant dans la rénovation énergétique (VMC et Porte entrée)

Sélectionnez la ou les lignes concernée(s) puis cliquez sur « Changer fiscalité » et indiquez le code 38RE

La 1ère fois, LSC vous indiquera que le code n’existe pas et procédez à sa création en cliquant sur OK

Renseignez le code, le libellé, ne mettez pas de taux de TVA par défaut et cochez « mettre en annexe » pour les revenus fonciers ..cf. copie ci-dessous

Validez à l’issue sur revenir à l’écran précédent …et validez pour confirmer le changement de code des écritures.

Faire de même pour tous les codes fiscalités concernés par ces changements

• Mettre à jour l’état de déclaration

Si vous avez gardé les codes par défaut et crée le code 38RE, vous n’avez rien à faire…

Par contre, pour toute utilisation d’autres codes, il convient de mettre à jour les lignes 9 et 9bis sur la 2072 (et 224 et 224b pour la 2044, à confirmer)

Lancer le calcul

Une fois les vérifications et changements effectués, vous pouvez lancer le calcul …

Le principe est d’indiquer l’entité sur laquelle les calculs doivent être faits puis valider la fenêtre. La liste des comptes propriétaires est alors proposée (ou identités). Faire « tout traiter » pour lancer le calcul. Un thermomètre indique la progression du calcul.

A noter : après un 1er calcul, il est possible de relancer un nouveau calcul à tout moment sur une sélection donnée. Un message vous demande si vous désirez supprimer le calcul précédent ou si vous ne recalculez que sur votre sélection de propriétaires.

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IV – Vérification des calculs

Menu propriétaire, option « Revenus fonciers : édition ».

La liste des propriétaires est proposée.

Remarques

• Si vous avez paramétré votre état pour un calcul à partir des comptes, une ligne par indivisaire s’affichera sur la liste de gestion en cas d’indivision.
• La colonne « Table » indique « Tiers » si votre état est paramétré pour un calcul à partir des identités et « Compte » si ce calcul est fait à partir des comptes.
• La colonne « Code » indique le code identité si le calcul est fait à partir des tiers alors que c’est le numéro de compte qui s’affichera pour un calcul à partir des comptes.
• La boite à cocher de la 6^ème colonne indique si vous avez validé ou non la ligne de déclaration. Cette option n’est qu’une aide visuelle pour savoir ce que vous avez éventuellement déjà modifié et/ou validé. Aucune obligation cependant de valider une fiche avant l’impression.
• Un CTRL+clic (ou Pomme+clic sur Macintosh) sur la colonne « Destinataire » permet de fixer le tri et d’imprimer les documents dans l’ordre alphabétique. (CTRL+shift+clic permet un tri et une impression en commençant par la dernière lettre de l’alphabet).

Modification des déclarations

Si  vous désirez consulter et/ou modifier,  il suffit alors de faire un double clic sur le propriétaire désiré.

Vous êtes à ce moment en modification de la déclaration du propriétaire où LSC vous affiche son adresse (modifiable) et les états par immeuble.

Les états affichés, s’il y a lieu, sont :

• l’état préparatoire : systématiquement proposé, même si aucun mouvement n’est trouvé sur la période.
• l’état locatif : reprend en détail les lots de l’immeuble, leur assujettissement ou non à CRL et pourquoi ainsi que leur taux d’abattement respectif. Donne le détail des lots principaux et secondaires si vous avez activé l’option (cf. chapitre précédent)
• Détail des dépenses non affectées à un immeuble : si la colonne non ventilée est renseignée dans l’état préparatoire, cet état vous en donne le détail.

• Détail de la ligne xxx : si un ou plusieurs codes fiscalités sont définis comme devant être «détailler en détail en annexe», LSC propose alors cet état.

Un double clic sur l’un des états conduit :

En  modification de l’état préparatoire où toutes les rubriques (sauf les encadrés en haut à droite sont modifiables).

Vous pouvez donc aller sur n’importe quelle ligne, qui après sélection, se matérialise sur la 1^ère ligne du tableau. Ensuite, vous pourrez modifier les montants proposés par le calcul. Toute modification sera dynamiquement prise en compte et toutes les sommes concernées par ce changement seront systématiquement recalculées.

Au niveau du tableau, trois boutons vous sont proposés :

Permet l’ajout d’une ligne. Son intérêt  n’est pas démontré pour l’état préparatoire mais il pourra être fort utile pour les deux autres états.

 Permet, après avoir sélectionné une ligne, de la supprimer.

Attention : si vous utilisez cette option, le re-calcul des lignes n’est plus dynamique.

 Un clic sur ce bouton permet de remettre tous les montants à 0. Un message de confirmation vous est alors proposé.

Après d’éventuelles modifications, il suffit simplement de valider cette fenêtre pour conserver ces changements.

Vous pouvez également supprimer tout état que vous ne voulez pas conserver en vous servant de l’option dans la vague bleue.

Une case à cocher « Validé » est présente sur cet écran. Cette saisie manuelle permet de repérer facilement les propriétaires pour lesquels vous considérez que la déclaration est juste (après modification ou non…..). Sans intervention de votre part sur cette option, elle restera non cochée. Cela n’aura cependant pas d’incidence sur l’impression ultérieure des revenus fonciers.

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V – Imprimer les déclarations

Déclaration par déclaration

Double cliquez sur une déclaration, LSC propose plusieurs options :

• à l’imprimante
• Aperçu page par page (à choisir pour un aperçu car la 1ère option ne le permet pas, même si vous cochez)
• Aperçu PDF
• vers des fichiers PDF
• Vers des événements

A l’imprimante :

Si cette option est cochée, c’est une impression classique qui sera effectuée.

Vers des fichiers PDF :

Ce choix permet, non plus d’imprimer, mais de créer des fichiers PDF sur le disque dur dans le dossier dont le chemin est défini dans le cadre « répertoire de destination ».

En cliquant sur le bouton «…», ce chemin peut être modifié.

Vers des événements :

Cette option permet de créer des événements rattachés au type événement défini et dont les pièces jointes seront les déclarations en format PDF.

Elles pourront être faxées ou envoyées par email aux propriétaires.

A noter : cette 3ème option a des contraintes d’utilisation, qui sont rappelées en rouge dans la fenêtre courante.

Puis, si vous optez pour « Vers des événements », il faudra choisir le modèle de courrier « *** Revenus fonciers », disponible dans le package livré pour les RF (Etats + modèle d’événement)

NB : mise en place de ce modèle : fichier, afficheur, préférences & administration, administration métier, tous modèles, modèles d’événements, lister. Sur la liste des modèles, cliquer sur « import » (vague bleue) et ouvrir le modèle ***revenus fonciers.

Imprimer en masse

A partir de la liste des déclarations, vous retrouvez également le bouton « imprimer liasse ». Il permet de lancer directement l’impression de toutes les fiches ou des fiches sélectionnées.

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VI – Quelques précisions sur l’état

(Attention, à l’heure où nous écrivons ces lignes, l’état 2044 n’est toujours pas disponible sur le site des impôts. C’est donc à partir de celui de l’année dernière que nous nous appuyons. Il est donc possible de certains numéros de ligne ne soient plus les mêmes !)

1) Colonne **NON VENTILE**

Cette colonne est renseignée quand LSC ne peut affecter certaines sommes trouvées dans les colonnes classiques. Si vous avez par exemple des lots d’un même immeuble ayant des taux d’abattement différents, les dépenses afférentes à l’immeuble seront affectées à la colonne « non ventilée », LSC ne pouvant pas connaître la quote-part pour chaque lot et donc pour chaque taux.

2) Colonne **0%**

Cette colonne correspond désormais au cas général.

3) Ligne 225

Indiquez ici le montant des dépenses incombant au locataire, payées par le propriétaire, mais dont le remboursement n’a pu être obtenu au 31 décembre de l’année de son départ.

Cette situation peut notamment se produire  à l’expiration du bail lorsque le locataire ne rembourse pas les charges locatives payées par le propriétaire et que le dépôt de garantie est insuffisant pour couvrir ces dépenses ou quand l’immeuble reste vacant entre la fin du précédent bail et la signature d’un nouveau.

Précision : ne peuvent être prises en compte les dépenses ayant déjà été déclarées dans des revenus fonciers antérieurs.

4) Détail des factures de la ligne 224 ou 150 sur la 2072 (à reporter en ligne 400)

Le détail des montants inscrits sur cette ligne est imprimé sur une page annexe, à condition que les codes fiscalités indiqués pour le calcul soient renseignés comme « Détailler cette fiscalité en annexe ».

Dans l’état que nous vous livrons, et par rapport aux spécificités 2019 (distinction entre travaux urgents et non urgents), aucun code fiscalité n’est défini. En effet nous avons subdivisé cette ligne en deux afin que puissiez définir sur chacune les codes fiscalités idoines

5) Ligne 227

Cette ligne fait ressortir la taxe foncière payée en 2023. Attention, la taxe d’ordures ménagères doit être retirée car elle n’est pas déductible  (puisqu’elle est récupérable sur le locataire). Si vous l’avez appelée à votre locataire en code fiscalité 32TOM, LSC soustraira ce montant automatiquement. Dans le cas contraire, il faudra une intervention de votre part pour obtenir une taxe foncière juste

–   C’est le code fiscalité 3TF qui est défini par défaut dans l’état.

6) Lignes 229, 230. Ces lignes sont propres aux charges de copropriété 

–   Ligne 229 : Provisions sur charges payées en 2023.

Les copropriétaires bailleurs doivent indiquer sur cette ligne le montant total des provisions pour charges et pour travaux votés versées en 2019 au Syndic.

Ces provisions comprennent indistinctement des charges déductibles ou non des revenus fonciers et des charges récupérables auprès des locataires.

–   les provisions concernées : seules sont déductibles les provisions pour charges prévues aux articles 14-1 et 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 sur la copropriété. Il s’agit des provisions affectées aux dépenses suivantes :

o         les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et des équipements communs de l’immeuble, comprises dans le budget prévisionnel

o         les dépenses pour travaux, qui n’ont pas à figurer dans le budget prévisionnel et dont la liste est fixée par le décret n° 2004-479 du 27 mai 2004.

Une fois la ventilation des charges opérées par le syndic de copropriété, le contribuable devra procéder à la régularisation de ces provisions. En effet, seules les charges effectivement déductibles, pour leur montant réel, et incombant de droit au propriétaire doivent être prises en compte pour la détermination du revenu foncier net taxable.

– Ligne 230 : Régularisation des provisions pour charges au titre de l’année antérieure

Parallèlement à la déduction des provisions pour charges versées l’année précédente, vous devez régulariser les provisions pour charges déduites des revenus fonciers, en analysant le décompte de charges fourni par le Syndic suite à l’approbation des comptes de l’exercice précédent

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VII – Explications des lignes 229 & 230  (2044) ou 14 & 16 (2072)

TRAITEMENT DE LA LIGNE 229 (ou 14 pour la 2072)

Supposons un exercice de copropriété du 1^er janvier 2023 au 31 décembre 2023. D’autre part, l’exercice précédent laissait apparaître une répartition créditrice en faveur du copropriétaire de 160 €.

Au cours de l’année civile 2023, un copropriétaire a versé au syndic 8 provisions, 4 pour les opérations courantes et 4 pour travaux :

> Provisions 2023 opérations courantes  (4 * 480)          =  1920 euros

> Provisions 2023  travaux                         (4 * 100)            =    400 euros

Total versé                                                                                  =  2320 euros

Si le solde (différence entre provisions et charges réelles de 2022) est débiteur, il convient de l’ajouter aux provisions sur charges. En effet, cela veut donc dire que vous n’avez pas assez déduit l’année précédente, raison pour laquelle ce montant est ajouté en ligne 229 et non en ligne 230

Cette somme serait donc à indiquer sur l’état des revenus fonciers, en ligne 229.

Dans notre exemple, la répartition est créditrice, elle sera donc traitée en ligne 230…

TRAITEMENT DE LA LIGNE 230 (ou 16 pour la 2072)

Arrêté de compte au 15/02/2023 pour l’exercice du 01/01/2022 au 31/12/2022 :

> Dépenses réelles 2022                                  =  1840,00 euros

> Provisions versées 2022  (4 x 500)             =  2000,00 euros

Ce montant correspond à votre ligne 229 de la déclaration antérieure

> Solde créditeur 2022                                      =     160,00 euros (1)

De l’analyse du compte de copropriété, il appartient au copropriétaire de ventiler les charges réelles de 1840 € comme suit :

Charges récupérables sur locataires                                                                        =   1 515 € (2)

Charges non récupérables et non déductibles des revenus fonciers             =        59 € (3)

Charges non récupérables et déductibles des revenus fonciers                                   =      266 €

(Honoraires syndic, impôts fonciers sur communs, travaux,….)

Les points (2) et (3) ont déjà été déduits (à tort) sur la ligne 230 de la déclaration précédente et doivent donc être indiqués ici en ligne 230 + la régularisation créditrice, soit :                              

 Déclaration 2044 du copropriétaire

Ligne 229 : provisions pour charges  payées en 2023               2320,00 €

Ligne 230 : Régularisations provisions versées en 2022          1734,00 €

                    (1515 (2)  + 59  (3)) +160 (1)

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VIII – Les régimes d’imposition

Deux régimes d’imposition sont proposés :

1- Micro-foncier

Ce régime est la « norme », c’est à dire que les contribuables sont placés de plein droit sous ce régime si les loyers bruts sont inférieurs à 15 000 euros et si la location n’est faite dans aucun immeuble « spécial » (Périssol, Besson, Robien, Malraux, …) Il permet de bénéficier d’un abattement de 30%.

Dans ce cas, c’est dans la déclaration 2042 qu’il convient de déclarer ses revenus.

A noter également qu’une personne qui possède des parts dans une ou plusieurs SCI peut également être au micro-foncier si au moins un de ses biens est  une location directe (hors SCI).

Si un bien bénéficie d’avantages fiscaux particuliers, c’est le régime réel qui doit être appliqué. Ce passage au réel se fait par le simple envoi de la déclaration 2044x. C’est cependant un engagement sur trois ans puis arrivé à ce terme un renouvellement tacite chaque année.

 2- Réel

Il consiste à déterminer le revenu foncier imposable en retranchant des revenus bruts déclarés, les frais et charges supportés dans l’année. Toutes les charges sont désormais déductibles pour leur montant réel.

• La ligne 221 « Frais d’administration et de gestion » : elle permet de déduire l’ensemble des frais pour leur montant réel.
• La ligne 223 « Primes d’assurances » : permet de déduire l’ensemble des primes d’assurance pour leur montant réel.
• La  ligne 222 « Autres frais de gestion : 20 € par local »

Dans certains cas, les loyers perçus en 2023 peuvent bénéficier d’une déduction spécifique

• déduction spécifique de 15 % : au titre du dispositif « Conventionnement ANAH (Cosse) secteur intermédiaire en zone B2.
• déduction spécifique de 26 % : cette déduction s’applique pour le dispositif Besson-ancien ou Scellier ZRR.
• déduction spécifique de 30% : cette déduction s’applique pour le dispositif  Scellier intermédiaire et pour le conventionnement ANAH (ou Borloo-ancien) dans le secteur intermédiaire ou ANAH (Cosse) secteur intermédiaire dans les zones A bis, A et B1
• déduction spécifique de 40% : cette déduction s’applique pour les carrières, sablières ou tout autre gisement minéral
• déduction spécifique de 45% : cette disposition s’applique pour le conventionnement ANAH (ou Borloo-ancien) dans le secteur social(ou très social)
• déduction spécifique de 50 % : au titre du dispositif « Conventionnement ANAH (Cosse) secteur social ou très social en zone B2 et en zone C.
• déduction spécifique de 60% : s’applique pour le conventionnement ANAH (ou Borloo-ancien) dans le secteur social ou très social.
• déduction spécifique de 70 % : pour les baux conclus à compter du 28 mars 2009 dans le cadre du conventionnement ANAH (ou Borloo-ancien), locations déléguées secteur social ou très social pour les conventions signées à compter du 28 mars 2009 ou autre titre du conventionnement ANAH (Cosse) secteur social ou très social, zones B2 et C.
• déduction spécifique de 85 % : au titre du dispositif « Conventionnement ANAH (Cosse) secteur intermédiaire, social ou très social dans le cadre d’une intermédiation locative sociale, quelle que soit la zone du territoire (A bis, A, B1, B2 pi C).

C’est la ligne « Déductions spécifiques » qui va permettre de renseigner cette éventuelle déduction.

Enfin, les notions initiées depuis… 2006 sont maintenues :

• la ligne 225 « Charges récupérables non récupérées au départ du locataire » : elle permet de déduire des charges habituellement récupérées sur le locataire mais qui n’ont pu l’être suite à son départ. C’est, à priori, le seul cas où des charges récupérables apparaissent sur la déclaration.
• pour les copropriétaires bailleurs, les lignes 229 « Provisions pour charges payées en 2023» et 230 « Régularisation des provisions pour charges déduites au titre de 2022 » feront l’objet d’une étude détaillée ci-après.

 

IX – Module SCI – déclaration 2072

Une fois la mise à jour installée, il convient d’importer les nouveaux états «REVENUS SCI 2023 (2072-C)»  & «REVENUS SCI 2023 (2072-S)» à récupérer sur votre espace client ou à demander à notre service hotline. La mise en place se fait via le menu « SCI », option « Revenus fonciers : calcul ».

Quel modèle utiliser ? Le 2072-C ou le 2072- S ?

La société immobilière doit souscrire une déclaration n°2072-S lorsqu’elle :

• est uniquement constituée d’associés personnes physiques ainsi que d’entreprises qui détiennent ces parts dans le cadre de leur activité professionnelle BNC quel que soit leur régime d’imposition, ou qui exercent une activité BIC ou BA ne relevant pas d’un régime réel d’imposition ; 1 Il s’agit du service des impôts des entreprises compétent ou de la Direction des Grandes Entreprises le cas échéant.
• n’est propriétaire d’aucune immeuble spécial (immeuble situé en secteur sauvegardé ou assimilé, ou immeuble classé monuments historiques ou assimilés) ;
• ne détient aucun immeuble en nue-propriété ;
• n’a opté pour la déduction au titre de l’amortissement pour aucun des immeubles (« Périssol », « Besson neuf », « Robien classique ou recentré »).

 

La société immobilière est tenue de souscrire une déclaration n°2072-C lorsque :

• au moins l’un de ses associés est une personne morale, ou lorsque ces parts sont détenues par une entreprise exerçant une activité professionnelle BIC ou BA relevant du régime réel (les régimes micro ainsi que les BNC quel que soit leur régime d’imposition, sont assimilés à des particuliers pour le calcul de leurs revenus) ;
• la société est propriétaire d’un immeuble spécial (immeuble classé monuments historiques et assimilés ou labellisé « Fondation du Patrimoine », immeuble situé en secteur sauvegardé ou assimilé pour lequel une demande de permis de construire ou une déclaration de travaux a été déposée avant le 1er janvier 2009 « ancien dispositif Malraux »), ou d’un immeuble détenu en nue-propriété, ou d’un immeuble permettant une déduction pratiquée au titre de l’amortissement (« Périssol », « Besson neuf », « Robien classique », « Robien classique ZRR », « Robien recentré », « Robien ZRR recentré », « Borloo neuf »).

 

 Les manipulations sont identiques à celles de la déclaration 2044, décrites précédemment.

Le fonctionnement de l’état est identique. La seule différence réside dans la sélection des écritures comptables prises en compte. En plus des écritures des comptes rattachés aux mandats de gestion, toutes les écritures portant sur un compte de classe 6 sont prises en compte dans les traitements, dès lors qu’elles ont une date d’écriture comprise sur la période de calcul et qu’elles ont une date d’échéance antérieure à la date de fin de période.

L’état suppose que les écritures de dépenses sont saisies avec un code immeuble et un code fiscalité.

• Si ce n’est pas le cas, vous pouvez paramétrer l’état pour ne faire apparaître que les recettes et éditer une balance des comptes de classe 6 pour les dépenses.
• Les lignes 3 (recettes brutes diverses, ANAH,…) et 25 (revenus de parts détenues dans d’autres sociétés immobilières non passibles de l’IS) ne seront valorisées que si les écritures comptables correspondantes sont affectées sur le compte « propriétaire » (41x).

 

Problématique de la Contribution sur les Revenus Locatifs (CRL)

La CRL a été supprimée à compter de l’imposition des revenus de 2006 pour les personnes physiques et les sociétés de personnes (SCI) dont aucun associé n’est soumis à l’impôt sur les sociétés (BOI 5 L-3-06).

Elle est maintenue dans les autres cas. La limite de 1830 € est appréciée sans ajustement au prorata temporis de la durée de location, et local par local.

Afin de vous permettre de remplir ces déclarations, LSC propose un état paramétrable utilisant des codes traitements adéquats.

Il est important de comprendre la méthodologie de réalisation de cet état préparatoire afin de pouvoir expliquer les  montants portés sur la déclaration.

Le document présente une page par propriétaire (choix d’édition par compte ou par identité) et par immeuble. Les lots par catégorie (et les locataires associés) sont présentés sur une page annexe (que le propriétaire peut joindre à sa déclaration).

 Assujettissement à la CRL

Les informations indiquées sur la fiche immeuble sont regardées en premier lieu par le logiciel.

–   Si l’immeuble est marqué en « Assujetti à TVA» ou,

–   S’il possède une date d’achèvement postérieure au 1/1/2001 : tous les lots attachés à l’immeuble sont non soumis à CRL.

 

Dans les autres cas, LSC prend en compte l’information indiquée au niveau du lot :

–   Exonéré CRL :   si l’option «Exonéré» (dans la partie Taxe additionnelle) est cochée ou,

–   Si la date de construction renseignée sur la fiche Lot est postérieure au 1/1/2001,
Les lots ne sont pas soumis à CRL

Soumis à CRL : dans tous les autres cas (sauf si les revenus de l’année sont inférieurs à 1 830 Euros).

Sur ce principe, on déduira 3 types d’immeubles :

–   Exonéré CRL

–   Soumis à CRL

–   Mixte (une partie des lots soumise, l’autre exonérée)

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Nouveautés depuis la version 2.3 (juin 2023)

Mises à jours des mois de Nov + Déc 2023 &  jan  + Fév + Mai + Juin 2024 (semaine du 17 juin)

Ajouts – Corrections

Paramètres

Envoyer au propriétaire (décembre 2023 )

Une nouvelle zone de description est disponible pour une information  que vous voulez afficher dans vos échanges avec vos intervenants quand vous activez la rubrique « Envoyer au propriétaire ». Jusqu’à présent, celle-ci envoyait simplement son nom.

Paramètre….

Email….

Enfin, la rubrique « Envoyer au propriétaire » est présente en modification d’un ticket…

Dorénavant, cela enverra le texte défini ici par défaut, en rouge de surcroit

Création ticket

Attestation TVA

Dorénavant, le modèle d’attestation CERFA s’adapte à votre lieu géographique. Pour la métropole, rien de change. Si vous êtes dans un DOM (Réunion, Martinique, Guadeloupe, Guyane), c’est le modèle « DOM » qui est proposé.

Pour déterminer le modèle, nous regardons l’adresse qui a été saisie au niveau des paramètres de l’agence de l’extranet

Envoi du propriétaire (ticket Gérance)

Même en activant l’option, le nom du propriétaire n’était plus envoyé. Corrigé

Ajout de cette rubrique en modification d’un ticket existant, permettant son activation / désactivation à tout moment

Statistiques  (fin avril 2024 )

Catégorie « Autres »

En création de ticket, au niveau de la source, vous aurez accès à une nouvelle catégorie : Autres

En la sélectionnant, vous pourrez définir vous même cette catégorie en lui donnant un nom, donc personnaliser vos sources

Donc, une fois le choix « Autres » fait, vous saisissez votre source ..qui s’ajoutera aux sources existantes à la validation du ticket..

Par la suite, lorsque vous consulterez les statistiques, cette nouvelle sources sera prise en compte

 

Service  (juin 2024 )

Il est maintenant possible d’affecter un service au ticket

Cliquez sur « ajouter un service » et choisissez dans la liste un service.

Comme pour la source, si vous choisissez « Autres », vous pourrez vous même définir un nom de service.

Par la suite, les tickets pourront être recherchés par service

Date de réunion  (juin 2024 )

Comme pour le service, vous pouvez saisir une date de réunion sur votre ticket. L’idée étant de pouvoir retrouver des tickets liés à une même date et les traiter en conséquence (cf. copie d’écran ci-dessus)

A NOTER

Vous retrouvez les deux nouveautés précédentes dans les tickets :

• Le service est indiqué en haut à gauche
• La date de réunion un peu en dessous et un clic sur le picto « crayon » permet de la modifier »

Liste des tickets

Recherche avancée  (juin 2024 )

Un nouveau pictogramme est accessible à partir de la liste des tickets, il permet de nouvelles recherches.

Un clic sur ce dernier propose le formulaire suivant

 

Permettant des recherches de tickets par dates (création ou modification) et …. pour les deux nouvelles options (service et date de réunion)

Résumés.zip  (juin 2024 )

Vous pouvez dorénavant créer des résumés pour une sélection de tickets.

Une fois la sélection faite, cliquez sur « Action sur sélection » puis choisissez « Résumés.zip »

Contrairement au résumé demandé directement dans le ticket, cette option créée un fichier en .zip sur votre ordinateur des tickets sélectionnés.

Après décompression du .zip, vous retrouverez un résumé par ticket

Gérance – possibilité de faire une recherche des tickets par … Locataire

Planning – affichage du nom de l’intervenant AVANT le sujet du ticket. (novembre 2023)

L’affichage en « liste » permet de voir Tous les intervenants pour les ODSM et/ou intervenant + correspondant et le sujet du ticket

Proposition RDV (décembre 2023)

Changement apporté quand au comportement de cette rubrique qui affichait tous les RDV y compris ceux ne nécessitant pas votre approbation alors que son intérêt réside dans le fait de devoir approuver un RDV (ou pas) et que cette liste soit vide le cas échéant.

Ticket

Mode de contact (janvier 2024)

Il était possible, d’en certains cas, de lancer des actions alors qu’aucun mode de  contact n’avait été activé sur niveau du tiers concerné

Dorénavant, si tel est le cas …

• Les Items du tiers sont entourées en rouge pour vous montrer qu’il manque une donnée
• Si vous survolez avec votre souris, un message s’affiche
• L’accès aux « … » n’est pas possible

Note interne

• Possibilité d’ajouter plusieurs PJ’s en une seule fois
• Possibilité de supprimer des pièces jointes (novembre 2023)

RDV d’intervention (janvier 2024)

• Possibilité de définir un nombre de jours d’interventions (qui peuvent donc être assurées sur plusieurs jours)

Option disponible pour l’intervention et/ou le gestionnaire

Conséquences

Ticket

La durée est affichée

Planning

L’intervention est affichée sur tous les jours concernés

Devis simple

• Possibilité de choisir « approbation par le gestionnaire » dans la liste des choix de validation visible chez l’intervenant

• Si acceptation par le gestionnaire, une seule étape, soit  « Acceptation + validation avec devis ajouté »

Messagerie

• Horodatage des échanges entre le gestionnaire et interlocuteurs pour chaque message (novembre 2023)

• Elargissement du texte pour la saisie afin d’offrir une meilleur visibilité + la touche « entrée » permet d’aller à la ligne au lieu de valider le message.

• Ajout d’un pictogramme pour télécharger les documents reçus via cette rubrique (Février 2024)

Egalement disponible pour vos fournisseurs

A CONTACTER

• Si aucun mode de contact n’avait été défini lors de la création du ticket pour la personne à contacter, il ne pouvait pas être ajouté sur le ticket, empêchant les échanges via la messagerie (novembre 2023)

Mode silencieux

• Le mode silencieux « actif » pouvait poser problème pour un devis reçu où il n’était plus possible de passer à l’approbation (sauf à désactiver ce mode) (novembre 2023)

Annuler la demande (décembre 2023)

Nouvelle rubrique permettant d’annuler une demande lancée auprès de l’intervenant… Peut donc servir à des moments « clés » de la vie du ticket tout en générant un email de confirmation de l’annulation à votre Fournisseur.

Espace Fournisseur

Notifications (Février 2024)

Les notifications sont désormais classées différemment. Jusqu’à présent, elles l’étaient pas numéro de ticket.  Maintenant c’est par ordre chronologique de réception en commençant par les plus anciennes

D’autre part, en guise de date, nous affichions celle de création du ticket. C’est à présente la date de réception de la notification qui est indiquée.

Message reçu (Février 2024)

Dorénavant, si un message est reçu par vos fournisseurs, une animation du pictogramme permet une meilleure visualisation de celui-ci …

 

Documents attachés au ticket (Février 2024)

Devis

Lorsqu’un devis a été accepté et signé, en plus d’être envoyé par email au fournisseur, il est placé dans son espace personnel, dans le ticket avec les autres pièces jointes  (Demande d’intervention, attestation de TVA, …)

Liste des tickets (Février 2024)

Désaffichage des tickets

Les tickets, côté fournisseur, ne seront plus affichés dans les cas suivants :

• le devis est désapprouvé par le propriétaire
• le devis est désapprouvé par le C.S
• le devis est refusé par le gestionnaire
• l’intervention est refusée par le fournisseur
• la demande est annulée

Filtrage des tickets (Février 2024)

Dorénavant, la liste est présentée (Immeubles ou Lots) par ordre alphabétique

 

Gestion automatisée des demandes d'intervention, incidents, ordres de service. Documentation valable à compter du 15 octobre 2023

SOMMAIRE

Version 2.4 disponible le 13 novembre 2023

Tous les titres en bleu vous indiquent que des nouveautés ont été intégrées dans le paragraphe traité depuis la version 2.3

Principes généraux

Paramétrages du module

Les différents types de tickets

Savoir lire un ticket

– L’entête

– Le corps de la page

– Lecture simplifiée d’un ticket multi-tiers

Comment créer un ticket (interface Web)

– Création par un lien
– Création manuelle

Comment créer un ticket depuis LSC (à partir et uniquement sur la version 6.3.2 – juillet 2023)

– Création par un raccourci
– Création par un événement

Saisir les données du ticket

Partie haute

Partie centrale

Partie basse

Validation d’un ticket et conséquences

– Conséquences

– Liste des tickets

Toutes les étapes d’un ticket

– Options disponibles à toutes les étapes

Echanges avec l’intervenant, propriétaire, président du CS + changements coordonnées

…/…

Note interne

Contacter un autre intervenant

Informer un tiers

– A – Ordre de service mono ou multi-intervenants

• 1 – Création d’un ticket
• 2 – Réponse de l’intervenant (accepte ou pas l’intervention)
• 3 – Demande de présence sur place
• 4 – Fin d’intervention
• 5 – Demande de facture
• 6 – Fermeture du ticket (nouvelles options)
• 7 – Déclôturer un ticket (optionnelle)

– B – Devis simple ou multiple (différences avec un ODS)

• 1 – Création d’un ticket
• 2 – Réponse de l’intervenant (accepte ou pas de proposer un devis)
• 2b – Passer en devis multiple (optionnel)
• 3 – Acceptation (ou pas) du devis par le gestionnaire (ou autre tiers)
• 3b – Confirmation de l’acceptation à l’intervenant + Envoi du devis signé (optionnel)
• 3c – Prise de RDV directe entre l’intervenant et la personne à contacter
• 4 – Fin d’intervention  –  5 – Demande de facture  –  6 – Fermeture du ticket – 7 – Déclôturer un ticket (cf. toutes les étapes d’un ordre de service)

Récapitulatif d’un ticket

– Retrouver les informations du ticket

Rapport

– Par période

Passerelle avec La Solution Crypto, via F5

– Tickets en cours
– Liste des tickets

PRINCIPES GÉNÉRAUX

La gestion des tickets est une application 100 % WEB, « branche » de l’extranet déjà proposé par Crypto.

Les tickets sont crées directement sur l’interface Web. Ils peuvent être à votre initiative (suite à un appel téléphonique par exemple) ou crée à partir d’une demande faire par vos clients (locataire, propriétaire, copropriétaire, etc…) faite à partir de leur accès extranet. Sur option, vous pouvez même permettre à l’initiateur de suivre l’évolution de la vie du ticket, toujours à partir de son accès extranet (détails dans le chapitre consacré à ce sujet)

Les tickets ont plusieurs types : ordre de service simple ou multi-intervenants, devis simple ou devis multiple. Ils sont évolutifs. Ainsi, un ODS simple peut être transformé en devis simple et si besoin en devis multiple.

Concernant les ODS multi-intervenants, si plusieurs corps de métier doivent intervenir, vous pourrez tous les indiquer, personnaliser les instructions de l’intervention et assurer un suivi distinct de ceux-ci.

Ce suivi pourra être assuré depuis LSC car à partir de votre afficheur, les tickets « en cours » seront toujours visibles. Cependant, les actions à lancer seront faites depuis l’extranet, dans la partie dédiée à cette gestion de ticket (en Syndic et/ou Gérance).

Les tickets permettent des échanges aisés avec les parties concernées (le demandeur, le ou les intervenant(s), le notifié et bien sûr, le gestionnaire, voire son assistant car vous pouvez paramétrer l’application et donner des droits étendus aux assistants).

Un grand nombre d’étapes sont automatisées (rappel devis, présence sur place, notification, fin d’intervention, demande de facture). Vous n’avez donc pas à vous demander si telle ou telle action a été menée. Le gestionnaire suit en temps réel la progression du ticket, depuis son afficheur.

Trois modes de communication possibles : l’email, le SMS (qui mettent à jour le ticket) ou le téléphone (dans ce dernier cas, l’intervention manuelle du gestionnaire est nécessaire).

Depuis la version 2.1 – Pour les emails et SMS, vous pourrez indiquer lors de la création du ticket ou en modification plusieurs mails et ou numéros de portables, séparés par une virgule ou point virgule

Accès intervenants / fournisseurs (octobre 2023)

Vos intervenants peuvent maintenant accéder à l’extranet, au même titre que vos propriétaires, locataires ou autres copropriétaires.

Donnez leur un identifiant et un mot de passe et ils accéderont à :

• leurs tickets
• leur planning d’interventions avec l’agence
• les informations de contacts

Ils pourront tout gérer depuis cet accès, comme converser avec vous ou (par exemple), une personne à contacter.

Une documentation spécifique est disponible sur le lien suivant : Accès intervenants

Rappel

Tutoriel intervenant : il existe également une documentation liée au formulaire d’échanges. Ils peuvent y avoir accès grâce à une bouton « aide » sur les formulaires d’échanges (ceux par lesquels ils vous répondent) où via un lien dans les emails de demandes d’intervention (ODS ou devis) que vous leur envoyez.

Pour votre parfaite information, voici le lien : tutoriel

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PARAMÉTRER LE MODULE

La gestion des tickets, c’est avant tout un paramétrage, offrant les options suivantes :

• Paramètres
• Modèles d’emails
• Modèles de SMS

 

Paramètres

Afficher dans l’extranet des clients

En cochant cette option, vous autorisez vos clients à voir et suivre les tickets. Une rubrique supplémentaire s’ajoute donc sur leur extranet, nommée « Suivi d’interventions ».

Ticket visible pour : (ajouté en version 2.1)

Jusqu’à la version 2.0, seul le demandeur (donc la personne à l’origine du ticket) pouvait y avoir accès dans son extranet. Dorénavant, la visibilité est élargie aux :

• membres du C.S  ou tous les copropriétaires pour la partie syndic
• locataires ou propriétaires pour la partie gérance

Recevoir l’accusé de lecture de l’ODS

Par défaut, lorsque vous créez votre ticket, un email (et/ou un SMS) est envoyé à l’intervenant sans qu’aucune preuve de lecture ne lui soit demandée. Cochez cette cas si vous désirez le lui notifier en sachant que rien ne l’oblige à y donner une suite favorable.

Masquer le mail de l’agence pour l’intervenant (ajouté en version 2.1)

En cochant cette cas, l’email de l’agence, habituellement indiqué en entête, en dessous du nom, ne sera plus montré.

C’est une manière ‘d’emmener’ l’intervenant vers le formulaire d’échange plutôt que par réflexe, il vous réponde via l’email affiché

NOTIFIER

Notifier signifie qu’un email et/ou un SMS sera envoyé au type de personne désigné lors que le ticket évoluera. Concerne trois types distincts :

• Le créateur du ticket
• Le gestionnaire

Personne indiquée comme tel dans LSC dans la fiche immeuble (syndic) ou compte locataire / propriétaire (gérance)

• L’assistant

Même principe que pour le gestionnaire.

Description par défaut

Ce cadre vous permet de déterminer un texte générique que sera repris par défaut dans la description de tout nouveau ticket créé.

Pièce jointe par défaut

Si vous attachez une ou plusieurs pièce(s) jointe(s) à ce niveau, elle(s) sera(ont) systématiquement envoyée(s) à vos intervenants lors de la demande initiale (Ordre de service ou devis)

A noter que seule la demande par mail envoie ce type de document

Nombre de ticket par défaut

Définissez le nombre de tickets montré par défaut quand vous appelez la liste des tickets.

Délais de relance par défaut (version 2.4, octobre 2023)

Vous pouvez déterminer les délais de relance (ODS et Devis) par défaut à prendre en compte lors de la création du ticket.

Ils restent modifiables sur tout nouveau ticket.

Modèles d’emails / de SMS (ajouté en version 2.1)

 

Tous les modèles utilisés dans les différentes étapes de la vie du ticket sont dorénavant accessibles et … modifiables !

Il est important de savoir que vous n’y touchez pas, cela fonctionnera comme avant, avec le pré-paramétrage que nous vous proposons

La liste des modèles d’emails est scindée en deux parties :

• Les modèles utilisés pour échanger avec les intervenants
• Les modèles utilisés pour échanger avec les personnes à notifier

Pour les SMS, c’est le même principe…

Pictogrammes

Pour chaque modèle, deux pictogrammes définis :

• Permet de revenir au modèle par défaut que nous vous livrons. Peut être intéressant si vous trouvez que le résultat de vos modifications n’est pas à la hauteur escomptée et si vous ne savez revenir en arrière.

 

• Vous donne l’accès au modèle pour le modifier …

Exemple pour un modèle d’email : demande ordre de service

Après avoir cliqué sur Utilitaires, puis « modèles d’emails »,  la liste est affichée, triée par ordre alphabétique…

En modifiant votre modèle, vous arrivez sur la fenêtre suivante :

Sujet

C’est le sujet qui sera repris dans le sujet de l’email, à la suite du numéro de ticket :

Corps du texte

Deux parties à distinguer … le texte en « dur » que vous écrivez et les variables, disponibles sur la partie droite de l’écran que vous incrémentez. Ces dernières seront remplacées par des valeurs lors de l’envoi de l’email en contexte

Pour ajouter une variable, c’est simple, placez votre curseur à l’endroit où elle doit être ajoutée puis cliquez dessus..

Comme pour n’importe quel traitement de texte, vous pouvez changer la police, la couleur, l’apparence (souligné, gras), etc….

A l’issue, cliquez sur VALIDER…

Exemple pour un modèle de SMS : ordre de service

Les SMS servent essentiellement à afficher le lien avec lequel les intervenants pourront échanger avec vous. Il est donc court et le plus parlant possible. Ce n’est pas dans celui-ci que vous expliquerez un contexte, d’ailleurs, il n’y a pas de variables disponibles, contrairement aux modèles d’emails.

D’autre part, il y a une partie obligatoire insérée par nos soins qui est le sujet (ticket xxx, ODS xxx, relance, etc..)  et, parfois, la signature (nom du gestionnaire). Il faut donc tenir compte de ses éléments pour calculer la taille totale d’un SMS, limité à 160 caractères si vous ne voulez pas être décompté d’un SMS complémentaire.

Une explication exhaustive vous est donnée dans chaque modèle pour vous rappeler les conséquences des SMS longs ..

Pour vous repérer, nous décomptons le nombre de caractères que vous saisissez et vous donnons également l’information du nombre de SMS que cela représente. Mais attention, ce nombre ne tient pas compte des sujet et signature évoqués plus haut.

Dans notre exemple, 40 caractères ont été saisis, pour un SMS ..

Imaginez que vous le modifiiez, vous pourriez obtenir le résultat suivant :

Cette modification vous « coûtera » systématiquement deux SMS à chaque demande d’ordre de service (au moins, car rappelez-vous qu’il faut aussi tenir compte des informations ajoutées par nos soins).

A l’issue de la modification, cliquez sur VALIDER

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LES DIFFÉRENTS TYPES DE TICKETS

Chaque ticket se voit attribuer un type, souvent un acronyme, afin de les distinguer très facilement. Ces types sont au nombre de 5 :

• ODS =     Ordre de service
• ODSM = Ordre de Service Multiple, c’est à dire multi-intervenants
• DS =        Devis Simple
• DM =       Devis multiple
• ? =            Pré-ticket
• ? =            OU… ticket issu d’une demande via l’extranet et non encore validée par le gestionnaire.

Précisions sur les tickets de type « ? »

Vous avez crée un pré-ticket  ou un de vos clients (locataire, propriétaire ou copropriétaire) fait une demande d’intervention. C’est vous, in fine, qui définirez si cela nécessite (ou pas) la validation d’un ticket.

Vous serez donc sur le formulaire ci-dessous où un ticket « temporaire » aura été ouvert et où les options :

• Valider le ticket
• Annuler le ticket

seront présentes. En fonction de votre choix, votre client sera averti de la suite donnée. S’il s’avère que vous créez un ticket, c’est alors qu’un suivi lui sera proposé mais en occultant certaines étapes internes à vos traitements (note interne, échanges avec le fournisseur, etc…)

 

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SAVOIR LIRE UN TICKET

Un ticket se lit de bas en haut, et, est subdivisé en quatre parties…

• L’entête, elle même décomposée en trois parties distinctes : partie gauche, centrale et droite

Le corps est composé de trois parties

• Partie gauche : vos actions possibles à lancer
• Partie centrale : éléments reçus et saisis par vous même à la place d’un tiers
• Partie droite : résultat de vos actions (par exemple : demandes de devis, de date d’intervention, de facture, etc…)

L’entête

Au dessus du cadre

• Le sigle « I » vous donnant les informations suivantes : créateur, celui qui traite, demandeur et source
• Numéro du ticket, précédé du type de ticket (Ordre de service, devis simple ou multiple)
• Date et heure de la création du ticket
• Sujet du ticket
• Compteur de temps passé sur le ticket (se déclenche à chaque ouverture)

Partie gauche

• Adresse de l’immeuble ou du lot
• Description détaillée, 1ère ligne. Un clic sur le crayon affiche le détail ET, si elle existe, la description d’origine
• Si une description a également été écrite pour les notifiés, celle-ci est également affichée
• Tous les documents reçus durant la vie du ticket (photos, devis, facture) et/ou ajoutés manuellement (octobre 2023)

Des petites flèches permettent de les faire défiler de droite à gauche (ou inversement). Un clic ouvre le fichier en grand format

           

Ces pictogrammes donnent accès à des détails de la ligne, voire à la possibilité de modifier des informations

Partie centrale

Configuration

• Mode silencieux : permet de stopper les automatismes d’envoi à vos tiers (par exemple, envoi d’un rappel de demande de devis). Ce mode peut être défini dès la création du ticket ou à n’importe quel étape. Il est activable / désactivable à souhait.
• Demander la présence sur place.  Si active, le système enverra un SMS à l’intervenant 30 minutes avant l’heure d’intervention définie. Ce dernier pourra confirmer, infirmer, voire préciser un retard éventuel ou… un report.
• Montant (dans un premier temps le devis puis celui de la facture finale)

Relance

• Prévenir les notifiés des relances. Si des relances sont faites à l’intervenant les personnes désignées comme étant notifiées sont donc averties desdites relances.
• Délais de relance (uniquement la facture si ODS – Ajouts de Devis et rappel d’intervention pour Devis simple ou multiples.

A noter : quand des relances ont lieu, elles sont indiquées dans la bulle de notification orange (octobre 2023)

• Rappel de l’intervention xx heures avant (en contexte)

Partie droite

• Informations sur la personne à contacter (avec un accès à ses informations, qui peuvent être complétées)
• Informations sur la ou les personne(s) à notifier (avec un accès à ses informations, qui peuvent être complétées)
• Visibilité du ticket définie lors de la création et modifiable à ce niveau (octobre 2023)

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Le corps du ticket

Partie gauche

La vie d’un ticket est liée à des étapes, logiques et … chronologiques.

Cette zone de l’écran est une aide à l’utilisation du ticket. Elle vous suggère l’étape suivante ou propose une saisie manuelle, voire un retour arrière en cas de problème avec un intervenant.

C’est donc un outil indispensable et qui plus est très utile dans la mesure où il vous apporte une aide précieuse…

Les deux parties suivantes sont indissociables et schématisent la progression dans les étapes de votre ticket.

Partie centrale

Affiche tous les éléments reçus par le gestionnaire : demande d’intervention, réception d’un devis, confirmation présence sur place, etc..

A noter que dans certains cas, c’est votre intervention qui aliment cette partie, lorsque vous saisissez l’action manuellement en lieu et place du tiers concerné.

Partie droite

Les actions

Matérialise vos actions, en tant que gestionnaire.

Par exemple, la création du ticket, puis l’envoi d’un ODS (ordre de service) ou une demande de devis, etc…

La messagerie d’échanges

La rubrique « envoyer un message », présente dans les actions à mener, a été modifiée en profondeur et enrichie. C’est le pictogramme suivant qui fait office de messagerie

Il permet un meilleur suivi des échanges par tiers, voire de nouvelles relations (personne à contacter par exemple).

Cette messagerie peut être faite sous deux formes : email et/ou SMS

Un clic sur ce picto ouvre une fenêtre présentant les protagonistes du tickets (hors notifiés). Choisissez le tiers puis tapez votre texte et validez

Si les données email ET portable existent, un choix vous sera demandé :

Par email, par exemple, votre interlocuteur reçoit cela …

En cliquant sur « Nous répondre », il pourra taper à son tour son texte et sa validation vous l’enverra.

Ce retour sera consultable directement dans la messagerie du ticket (OU dans l’email reçu ..)

Interlocuteur sans mode de contact

Si vous choisissez un tiers pour lequel aucun mode de contact n’aura été défini, le texte vous l’indiquera. Il ne vous sera d’ailleurs pas possible de saisir un message.

Vous devrez refermer la messagerie, mettre à jour le tiers puis y revenir

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Lecture simplifiée du ticket

Les informations échangées avec les différents tiers s’affichant chronologiquement de bas en haut, tous tiers confondus, vous pourriez avoir besoin d’afficher les données inhérentes à l’un d’entre eux.

Au niveau de chacun des tiers, vous accéderez à la possibilité d’activer la lecture simplifiée (cf. copie d’écran ci-dessous) où sont affichés le président du CS et deux intervenants

Si, par exemple, vous ne voulez afficher que ce qui concerne « EDF », vous activez l’option

Désactivez l’option pour revenir à un affichage intégral des éléments du ticket

COMMENT CRÉER UN TICKET

La création d’ un ticket se fait depuis l’interface web, à partir de la liste des tickets Syndic ou Gérance, à l’aide du bouton + (cf. copie d’écran ci-dessous).

L’intérêt de pouvoir créer un ticket directement depuis l’extranet réside dans le fait que vous n’êtes pas forcément devant votre ordinateur, donc connecté à Crypto. Une simple connexion à l’extranet depuis n’importe quelle machine, ou depuis votre smartphone l’autorise..

a) Création par le biais d’un lien

Si la demande émane de l’extranet, vous recevez, en tant que destinataire de celle-ci, un email récapitulant la problématique du jour, le lot (ou immeuble) concerné. Il possède un lien hypertexte (cf. copie d’écran ci-contre).

A ce niveau, un ticket a déjà été crée mais il n’a pas encore de statut (?). C’est à vous de choisir d’annuler la demande ou de valider le ticket. Le demandeur sera averti de votre décision.

b) Création manuelle

Si la demande provient d’un email classique ou d’un appel téléphonique, allez sur votre extranet, dans le module concerné (Gérance ou syndic), ouvrez « tickets » et cliquez sur « + »

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Créer un ticket depuis La Solution Crypto

Préambule

Le ticket crée depuis LSC peut l’être…

• A partir d’un raccourci en Gérance et/ou Syndic

• A partir d’un simple « F1 »
• D’un email reçu transformé en événement
• D’une notification reçue de l’extranet (sous forme d’email) suite à une demande faite sur celui-ci. Dans ce dernier cas, l’enrichissement du ticket sera automatique car nous récupérons les informations liées à votre client.

1 – Création depuis un raccourci

SAISIR LES DONNÉES DU TICKET

Après un clic sur le raccourci, l’écran suivant vous est proposé. C’est un assistant de 4 étapes pour votre nouveau ticket

Etape 1

Informations

• Ordre de service / demande de devis

Cochez la bonne case.

C’est le nombre d’intervenant(s) défini(s) dans l’étape 3 qui déterminera si l’ODS ou la demande de devis est simple ou mulitple

• A qui

Définir le gestionnaire qui traitera le ticket

Choisir un utilisateur qui est publié sur l’extranet

• Date et heure

Sont renseignées automatiquement mais peuvent être modifiées, si besoin.

• Source

Informatif (mais obligatoire). Permettra par la suite d’obtenir des statistiques

• Sujet

Le sujet est important car est systématiquement repris dans toutes les correspondances avec les différents interlocuteurs

Copropriété (si ticket Syndic) ou Lot / Immeuble complet

• Ticket Gérance

Indiquez un immeuble (complet)  OU un Lot

• Ticket Syndic

Indiquez un immeuble

Identité à la source de la demande

Saisissez le tiers à l’origine de votre ouverture de ticket

Si vous passé par un événement et si vous avez préalablement renseigné ces informations, elles sont reprises automatiquement (cf. chapitre suivant)

Options

• Mode Silencieux

Ce mode vous permet d’avoir un contrôle totale sur la vie du ticket, c’est à dire d’empêcher le logiciel de générer des emails e/ou SMS automatiquement.

Exemple : vous créez un ODS mais vous avez déjà eu l’intervenant en ligne pour lui demander d’intervenir….. Activez ce mode, terminez la création du ticket et à la validation, rien ne sera envoyé à l’intervenant ou au demandeur

Ce mode, présent dès la création du ticket, restera visible à toutes les étapes vous permettant de le réactiver ou le désactiver à tout moment.

• Envoi du propriétaire (Gérance uniquement)

En activant cette option, vous transmettrez  le nom du propriétaire du bien (ou de l’immeuble complet) à l’intervenant afin qu’il établisse le document à son nom.

• Demander la présence sur place

Cette option n’est visible qu’avec un ticket de type « Ordre de service » (ODS). En effet, pour les autres types, la demande de présence sur place est envoyée de façon automatique

• Notifier les relances

Si vous activez cette option, les personnes désignées comme étant à notifier seront informées lors des relances envoyées à l’ntervenant.

• Important – Urgent

Ajout d’une notion « URGENT » à activer (ou pas) qui apparaît en gros et en rouge dans le 1er email envoyé l’intervenant (ODS et/ou Devis) et SMS

• Visibilité du ticket

Permet de définir qui aura accès au ticket que vous allez créer, via son extranet. En effet, les paramètres permettent de définir une catégorie par défaut mais vous pouvez l’adapter à chaque nouveau ticket.

Délais de relance

Vous avez la possibilité de déterminer vos délais de relances pour les devis et les factures. (en jours)

D’autre part, si vous désirez rappeler à l’intervenant le jour et l’heure d’intervention, une 3ème rubrique vous le permet (en heures)

Pour les ordres de service, seule la rubrique facture est visible

Etape 2

Sur cette étape, vous pourrez renseigner différentes descriptions qui seront destinées aux tiers concernés.

• Description

C’est VOTRE description du problème ou de la nature de l’intervention. Sera transmise aux intervenants.

Digicode : si un digicode est trouvé sur l’immeuble (ou l’immeuble du lot), celui-ci est affiché automatiquement à ce niveau

• Description originale

Si vous avez transformé un email reçu en événement, c’est le contenu de l’email qui sera affiché. Il faut le reprendre et le mettre en page.

Le picto  vous affiche le contenu en pleine page, si besoin.

Collez dans cette case les informations transmises par le demandeur

A NOTER : si la demande a été faite depuis l’extranet, cette donnée est renseignée automatiquement

• Description pour les notifier

Si vous notifiez des personnes, cette dernière leur sera spécifiquement réservée.

Etape 3

Intervenant(s)

Pour les tickets de type « Ordre de service » ou « devis simple », seul un intervenant est à définir. Pour le type « devis multiple » c’est autant que vous le voulez.

Le principe est simple : vous cliquez sur le picto  pour créer une nouvelle ligne dans le tableau, permettant l’ajout d’un intervenant.

Dans la 1ère colonne, tapez le compte fournisseur à qui vous faites appel pour votre ticket : 401xx

Une fois votre choix effectué, les données de l’intervenant sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Vous pouvez choisir d’envoyer par email ou par SMS ou ….les deux !

Deux exceptions cependant : la demande initiale de devis et la demande finale d’une facture seront systématiquement envoyées par email (et par SMS si vous avez coché la case)

Personne à contacter

• Personne à contacter

Puisque vous demandez à un tiers (fournisseur) d’intervenir sur site, il peut avoir besoin de contacter une personne pour y accéder. Saisissez à ce niveau les coordonnées (et un commentaire éventuel)

Le principe est simple : vous cliquez sur le picto  pour créer une nouvelle ligne dans le tableau, permettant l’ajout d’un tiers…

Une fois votre choix effectué, les données du tiers à contacter sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Il est également possible de saisir un commentaire sur le tiers à contacter, qui sera transmis à l’intervenant

Personne(s) à notifier

• Notifications

Notifier un tiers signifie qu’il sera alerté de façon automatique des étapes importantes du ticket.

Le principe est simple : vous cliquez sur le picto  pour créer une nouvelle ligne dans le tableau, permettant l’ajout d’un tiers…

Une fois votre choix effectué, les données du tiers à contacter sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Etape 4

Documents

Cette étape vous permet d’ajouter tout document (photo, PDF, etc…) qui sera transmis à l’intervenant puis stocké dans le ticket. A la fermeture du ticket, si vous procédez à un rapatriement des pièces vers LSC, les documents seront également joints.

Envoyer et créer le ticket sur l’extranet

Une fois les documents insérés, vous pouvez valider et lancer la création du ticket sur l’extranet depuis votre formulaire LSC.

Cela vous créera, pour historisation, deux (ou plus) événements. Le 1er au niveau du demandeur, le second au nom de l’intervenant.

Si vous lancez un ticket multi, un événement par intervenant sera alors crée

Modèle à utiliser

Vous pouvez déterminer dans les paramètres  (Syndic ou Gérance) le modèle d’événement à utiliser. cf. ci-contre.

2 – Création depuis un événement

Si la demande émane de l’extranet, vous recevez, en tant que destinataire de celle-ci, un email récapitulant la problématique du jour, le lot (ou immeuble) concerné, et les pièces jointes éventuelles

Rangez votre email pour en créer un événement.. tous les éléments de l’email seront récupérés et utilisés pour le futur ticket

Sinon, faites F1, renseignez le tiers concerné (demandeur), saisissez Immeuble et/ou Lot et PJ’s.

b) Validation et création du ticket

Lorsque vous validez votre événement, vous devez, pour créer un ticket, faire un CLIC LONG sur le bouton « valider » et accéder à la dernière rubrique :

• Valider et créer un ticket Gérance

OU

• Valider et créer un ticket Syndic

c) Interface de création du ticket

Après validation de votre événement, vous arrivez sur la même interface que celle utilisée via un raccourci avec en plus certains informations issues de l’événement préremplies

 

VALIDATION, CONSÉQUENCES & VISIBILITÉ

Validation

La validation du formulaire a pour effet de créer un ticket sur l’extranet  !

Il n’a donc aucune existence physique dans LSC

Conséquences

La validation du ticket a eu pour conséquences d’envoyer toutes demandes (ou notifications) aux personnes définies lors de la préparation de celui-ci.

• Le ou les intervenant(s) reçoit (reçoivent) un email ET un SMS (si coché) dans le cadre d’une demande de devis
• L’éventuelle personne notifiée reçoit une confirmation de la création du ticket

Visibilité

Dans LSC, vous pouvez afficher un résumé de vos tickets depuis votre afficheur (F5)

• Les tickets, crées et stockés sur l’extranet, restent visibles à partir de l’afficheur, sous forme de liste.
• Seuls les tickets en cours, liés au gestionnaire sont affichés…Numéro, immeuble /lot, statut et sujet sont visibles
• Si vous cliquez sur un ticket, un complément de détail s’affiche sur la partie droite..

Rubrique : (visible après sélection d’un ticket)

Permet de récupérer tous les éléments d’un tickets (Photos, PDF, document de résumé) et d’en créer un événement avec PJ’s sur le tiers « demandeur »

Avant de pouvoir vous servir de cette option, vous devez paramétrer un modèle d’événement en administration…dont les chemins d’accès sont les suivants :

• Module Gérance : menu paramètres, Gérance, configuration gérance, onglet « menu négociateur »
• Module Syndic : menu paramètres, Syndic, configuration syndic, onglet « divers »

Si vous double cliquez sur un ticket, l’interface web s’ouvre automatiquement et affiche son détail…

• Juste après la création d’un ticket, celui-ci affiche la demande initiale (du locataire, du propriétaire, d’un copropriétaire ou …autre), sa création et la demande de devis (ou d’intervention pour un ordre de service)

TOUTES LES AUTRES ÉTAPES D’UN TICKET

cf. chapitre consacré à cette partie

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SAISIR LES DONNÉES DU TICKET

Partie haute

Type de ticket

Trois types disponibles : Pré ticket, ordre de service, devis

Pré ticket : Toutes les options sont disponibles SAUF le type (ODS ou Devis) et l’intervenant qui ne seront à définir qu’après une éventuelle validation du ticket

Ordre de service : demandera à un ou plusieurs intervenant(s) d’aller sur site pour procéder à une constatation et/ou devis et/ou réparation

Devis : un devis sera demandé à un ou plusieurs intervenant(s) afin que vous puissiez valider le devis gardé… pour une intervention ultérieure.

Si vous demandez à plusieurs intervenants pour le devis, vous passerez automatiquement le type de ticket de devis simple (DS) à devis multiple (DM)

Copropriété, bien ou immeuble

• Ticket Syndic

Choisissez une copropriété à partir de la liste que vous sera affichée

• Ticket Gérance

Deux choix possibles : choisir un lot ou un immeuble si celui-ci est un immeuble complet. Il est en effet possible de traiter des tickets Gérance comme on le fait en Syndic pour ce dernier cas, c’est à dire une intervention dans les parties communes.

Assigné à…

Par défaut, le ticket sera affecté à l’utilisateur courant (gestionnaire). Mais vous pouvez tout à fait le changer à ce niveau via le menu déroulant.

Identité à l’origine de la demande

Saisissez le nom (ou la qualification) du tiers qui est à l’origine du ticket

Source

Obligatoire. Permettra par la suite d’obtenir des statistiques via le bouton éponyme à partir de la liste des tickets.

Pour les trois rubriques précédentes, si la demande a été faite depuis l’extranet, ces données sont renseignées automatiquement

Catégorie « Autres »

En la sélectionnant, vous pourrez définir vous même cette catégorie en lui donnant un nom, donc personnaliser vos sources

Donc, une fois le choix « Autres » fait, vous saisissez votre source ..qui s’ajoutera aux sources existantes à la validation du ticket..

Par la suite, lorsque vous consulterez les statistiques, cette nouvelle sources sera prise en compte

 

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Partie centrale

Date et heure de la demande

Cette donnée servira de repère durant toute la vie du ticket

A NOTER : si la demande a été faite depuis l’extranet, cette donnée est renseignée automatiquement

Sujet

Le sujet est important car est systématiquement repris dans toutes les correspondances avec les différents interlocuteurs

Description

C’est VOTRE description du problème ou de la nature de l’intervention. Sera transmise aux intervenants.

Digicode du lot (ajoutée en version 2.3)

• Description pour l’intervenant (Gérance uniquement). Si le digicode du lot est connu, il est automatiquement affiché dans la description à envoyer à l’intervenant

 

Description originale

Collez dans cette case les informations transmises par le demandeur

A NOTER : si la demande a été faite depuis l’extranet, cette donnée est renseignée automatiquement

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Partie basse

Mode Silencieux

Nouveauté de la version 2.0, ce mode vous permet d’avoir un contrôle totale sur la vie du ticket, c’est à dire d’empêcher le logiciel de générer des emails e/ou SMS automatiquement.

Exemple : vous créez un ODS mais vous avez déjà eu l’intervenant en ligne pour lui demander d’intervenir….. Activez ce mode, terminez la création du ticket et à la validation, rien ne sera envoyé à l’intervenant ou au demandeur

Ce mode, présent dès la création du ticket, restera visible à toutes les étapes vous permettant de le réactiver ou le désactiver à tout moment.

Envoi du propriétaire (Gérance uniquement)

En activant cette option, vous transmettrez  le nom du propriétaire du bien (ou de l’immeuble complet) à l’intervenant afin qu’il établisse le document à son nom.

Demander la présence sur place

Cette option n’est visible qu’avec un ticket de type « Ordre de service » (ODS). En effet, pour les autres types, la demande de présence sur place est envoyée de façon automatique

Informer les copropriétaires

Information générale de la création d’un ticket

Notifier les relances

Si vous activez cette option, les personnes désignées comme étant à notifier seront informées lors des relances envoyées à l’intervenant.

Important – Urgent  (à partir de la version 2.3)

• Ajout d’une notion « URGENT » à activer (ou pas) qui apparaît en gros et en rouge dans le 1er email envoyé l’intervenant (ODS et/ou Devis) et SMS

Exemple pour un email :

Visibilité du ticket

Permet de définir qui aura accès au ticket que vous allez créer, via son extranet. En effet, les paramètres permettent de définir une catégorie par défaut mais vous pouvez l’adapter à chaque nouveau ticket.

Resteront modifiables dans le ticket après création de celui-ci

Intervenant

Si vous cliquez sur la flèche, vous déployez la rubrique pour y saisir les données de l’intervenant.

Le principe est simple : vous pouvez les choisir par corps de métier à l’aide de la rubrique de gauche ou dans une liste, toutes activités confondues.

Une fois votre choix effectué, les données de l’intervenant sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Correspondant

Si l’intervenant possède des correspondants « actifs », vous pouvez en choisir un dans la liste. Les données de communication prendront alors le pas sur celles de l’intervenant.

PUIS…

Vous pouvez choisir d’envoyer par email ou par SMS ou ….les deux ! Deux exceptions cependant : la demande initiale de devis et la demande finale d’une facture seront systématiquement envoyées par email (et par SMS si vous avez coché la case)

A NOTER : si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le trouver dans la catégorie « Autres ».

Cas des intervenants multiples

Avant tout, servez-vous du bouton « AJOUTER » pour en gérer plusieurs…. Puis, suivant le type de ticket :

• Ordre de service

Vous pourrez ainsi gérer en simultané (dans le même ticket), plusieurs corps de métier.

• Devis

Pour un devis, si vous saisissez plusieurs intervenants, le comportement sera différent. Il sera alors question de faire un « choix » sur les devis reçus pour n’en conserver qu’un.

Personne à contacter

Puisque vous demandez à un (ou plusieurs) tiers (fournisseur) d’intervenir sur site, il peut avoir besoin de contacter une personne pour y accéder. Saisissez à ce niveau les coordonnées (et un commentaire éventuel)

Vous avez également la possibilité de prévenir cette personne et qui va la contacter …

Si vous cochez « email » et/ou « SMS », cette option se déclenchera à la création du ticket pour un ordre de service ou la validation d’un devis pour les autres types de tickets.

A NOTER : si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le saisir manuellement à l’aide de la rubrique « ajouter une personne non listée »

Personne(s) à notifier

Notifier une personne signifie qu’elle sera alertée de façon automatique des étapes importantes du ticket.

Par défaut, le tiers à l’origine de la demande (si celle-ci a été faite via l’extranet) est notifié…

Là également, vous pouvez choisir de notifier par email ou par SMS ou ….les deux !

Si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le saisir manuellement

Les versions 2.2 (C.S) puis 2.3 (tous) ont été enrichies, vous permettant, en syndic, de notifier :

• Tous les membres du conseil syndical
• Tous les copropriétaires

 

Gardien (coordonnées)

Il est possible de récupérer les informations sur gardien lors de la création du ticket sur deux rubriques ..

• Personne à contacter
• Personne à notifier

Envoi des données liées au gardien depuis LSC

Pour que la donnée soit visible sur les tickets, il faut avoir renseigné un gardien sur votre fiche immeuble dans LSC. Il est ensuite envoyé avec ses informations personnelles sur l’extranet.

Il vous faut créer une donnée complémentaire en administsration, dans la partie « immeuble », et vous la nommer « Gardien »

Enfin, sur la fiche immeuble, vous appelez cette donnée et dans la partie valeur, vous saisissez un « ? » et récupérez la fiche tiers de votre gardien.

Délais de Relances

Vous pouvez définir, en fonction du type de ticket (ODS ou Devis), des délais de relance en jours ou en heure + le nombre maximal de relances à effectuer.

Ordres de service

Pour les ODS, deux types de relances possibles :

• Relance ODS

Dès que vous créez un ticket de type « ODS », cette relance est en attente et se déclenche dès le délai arrivé…

Elle peut être paramétrée en jours ou en heures

• Relance facture

C’est à compter de la réception de la fin d’intervention ET si l’intervenant n’a pas envoyé la facture à ce moment là que cette relance prend son sens.

Demande de devis

Pour les ticket de type « Devis », il existe deux autres relances ..hormis la facture

 

• Devis

Dès que vous créez un ticket de type « Devis », cette relance est en attente et se déclenche dès le délai arrivé…

• Rappel de l’intervention

Si vous désirez rappeler à l’intervenant le jour et l’heure d’intervention, cette 3ème rubrique vous le permet (en heures)

Pièces jointes

Lors de la création d’un ticket, les pièces jointes peuvent être par exemple les photos du sinistre ou tout autre fichier qui pourrait donner de l’information, notamment à l’intervenant. Vous pouvez les ajouter en les déposant dans le cadre prévu à cet effet.

Si la demande initiale est issue de l’extranet, les PJ’s sont reprises automatiquement à ce niveau.

Toutes les pièces jointes resteront accessibles pendant la vie du ticket, dans la partie supérieure.

Attestation de TVA réduite (à partir de fin octobre 2023)

Option non disponible via une création de ticket depuis La Solution Crypto

En fin de formulaire, vous pouvez activer la génération d’une attestation de TVA réduite en fonction des éléments que vous allez indiquer

Après activation, les options du formulaire sont proposées : remplissez et cochez ce qui doit l’être..

A l’issue, validez votre ticket… Les éléments que vous avez indiqués iront remplir le document CERFA qui sera joint à votre demande envoyée à l’intervenant. Vous y aurez également accès en modification du ticket lié.

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VALIDATION D’UN TICKET : CONSÉQUENCES & LISTE

Conséquences

La validation du ticket a eu pour conséquences d’envoyer toutes demandes (ou notifications) aux personnes définies lors de la préparation de celui-ci.

• Le ou les intervenant(s) reçoit (reçoivent) un email ET/OU un SMS (si coché) dans le cadre d’une demande de devis ou d’un ODS multi-intervenants
• L’éventuelle personne notifiée (le demandeur par exemple) reçoit une confirmation de la création du ticket

Si vous avez activé le mode « silencieux », ces envois ne sont pas effectués

• Le ticket affiche la demande initiale, sa création et la demande de devis (ou d’intervention pour un ODS)

Liste des tickets

La validation du formulaire a pour effet de créer un ticket et de l’afficher dans la liste des tickets existants et actifs !

Tri par défaut

Les tickets sont affichés du plus récent au plus ancien. Ce qui compte, ce n’est pas la date de création mais celle de modification…

Donc, par exemple, un ticket crée le 19 mai 2020, modifié le 14 août, sera présenté avant un ticket crée le 25 juillet…

Colonnes remarquables

• Num

Correspond au numéro unique attribué au ticket. Est rappelé dans les différents échanges avec les intervenants et/ou tiers concernés.

• Modifié le

Dès que le ticket est modifié, cette date évolue. Par défaut, les tickets sont triés par cette date, ceux modifiés le plus récemment étant affichés en premiers.

• Statut (cf. paragraphe suivant)
• Sujet (survolez la zone avec la souris pour afficher la description complète)

• type

Chaque ticket est lié à un type sous forme d’acronyme permettant une reconnaissance visuelle rapide.

Couleurs et statuts

Statut

Le statut vous indique l’étape dans laquelle se trouve le ticket

Visuel de « non lus » (depuis la version 2.3)

Si, durant la vie du ticket, celui-ci évolue (réception d’un message de l’intervenant par exemple, relance, etc…), il s’affiche alors avec un point rouge devant le statut. Vous savez donc immédiatement ce que vous devez lire.

Une fois l’information connue/lue, le point disparait.

Visuel « Urgent » + présence de pièce(s) jointe(s) et nombre + facture reçue (octobre 2023)

Dorénavant, sur la liste des tickets,

• Si votre ticket a été défini comme « urgent », c’est indiqué avec un triangle rouge
• Si votre ticket contient des pièces jointes, un trombone vous l’indique ainsi que le nombre dans une pastille orange
• Si la facture a été récupérée sur un ticket, le sigle € s’affiche

Couleurs

Cette liste vous montre les tickets sous deux couleurs : en gris ou en bleu

• Gris

Sont les tickets qui sont attente d’un élément. cf. copie d’écran ci-dessus : « devis en attente d’approbation » (par le propriétaire en Gérance ou le CS en syndic)

• Bleu

Cette couleur vous indique qu’une intervention de votre part est nécessaire. Par exemple, « Devis reçu » il vous faut l’accepter ou le refuser !

Exception à ces règles : le ticket de type « ODSM » (Ordre de Service Multi-intervenants). Seuls deux statuts sont affichés : EN COURS  ou… CLOS

Recherches

A partir de cette liste, vous pouvez rechercher les tickets (à l’aide du menu déroulant à gauche). Ils peuvent être retrouvés…

• Module syndic : par copropriété, sujet ou description, numéro, intervenant

• Module gérance : par référence de lot ou d’immeuble, du propriétaire, du sujet ou description, du numéro, de l’intervenant

Ajoutée en version 2.1 – la recherche est conservée tant que vous ne quittez pas l’écran.

Par exemple, vous recherchez un intervenant et affichez tous les tickets liés. Vous modifiez un ticket et quand vous revenez sur la liste, vous retrouvez la liste des tickets de l’intervenant. Auparavant, la liste réaffichait tous les tickets du gestionnaire

Affichages

Mes tickets

Par défaut, cette option est cochée. Si vous décochez, vous pourrez voir les tickets des autres gestionnaires de l’agence

Bouton « VTI » (depuis la version 2.2)

Nouveau bouton permettant de récupérer des notes « à faire » transformées en « pré-tickets » sur le module VTI et envoyées sur le Cloud.

Ensuite, il suffit de cliquer sur ce bouton et cela rapatriera des tickets qui auront le statut « en attente de validation ». Restera donc à les valider puis leur affecter un gestionnaire pour entrer dans le cycle classique de la gestion d’un ticket.

NB : les notes prises sur la VTI ainsi que les photos sont récupérées dans ces tickets.

Imprimer

Permet l’impression de la liste des tickets affichés à l’écran

Bouton « i »

Donne un accès à la documentation des tickets

• « Tickets 2.4 » vous présente toutes les nouveautés de la version en cours, de façon détaillée
• « Doc tickets » vous explique la gestion des tickets de A à Z.
• Tutoriel intervenants (documentation à remettre à vos intervenants, si besoin)
• Extranet intervenant = documentation disponible sur le bouton « aide » de la nouvelle interface (octobre 2023) de vos fournisseurs

Bouton « statistiques » (depuis juin 2023)

Il vous permet d’accéder à six statistiques sur une borne de dates et vous donner sous forme de camembert (ou barres) le nombre et le % liés.

• Sources des tickets
• Types de tickets
• Nombre de tickets par mois
• Nombre de tickets par gestionnaire
• Temps passé par gestionnaire (octobre 2023)
• Nombre de tickets par activité (intervenants)

Les autres boutons présents dans la liste

• Jusqu’à présent, seuls les tickets « en cours » ou « Clôturés » étaient affichables.

Dorénavant :

• TOUS  : vous affichera tous les tickets, quelque soit leurs statuts
• TICKETS EN COURS : tous les tickets non fermés
• TICKETS EN ATTENTE : tous les tickets ayant un statut de « pré-ticket », à valider ou … pas

 

• PROPOSITION DE RDV : affiche les tickets pour lesquels un intervenant vous a fait une proposition d’intervention (ODS ou suite acceptation devis)
• DEVIS RECU : concerne les tickets contenant un devis récemment reçu (non encore traité)
• FACTURE RECUE : concerne les tickets contenant une facture récemment reçue (non encore traitée)

 

• CLOTURES : affiche tous les tickets fermés
• PLANNING : cf. chapitre lié
• Rapports : chapitre dédié ci-après (après Planning)
• Statistiques : cf. chapitre précédent

Pour vous aider, nous avons ajouté une pastille (quand il y a lieu) avec le nombre de tickets contenus dans la catégorie et encore non lus.

Concerne : Tickets en attente, Proposition de RDV, Devis reçu, facture reçue

Planning

Il est maintenant possible d’afficher sur un planning les RDV fixés via les tickets, vous donnant ainsi une meilleur visibilité des différentes interventions prévues dans les locaux que vous gérez..

L’affichage est possible :

• Sur la journée
• La semaine
• Le mois
• En liste

Si vous désirez plus d’informations sur un RDV, cliquez dessus

Et, bien sûr, si vous voulez revoir le ticket lié ..demandez « VOIR le ticket »

Rapport

Le rapport peut avoir une double destination…

• Pour vous, gestionnaire, pour avoir une vue d’ensemble des tickets ouverts pour un lot, un immeuble en mono-propriété ou en copropriété
• Pour vos clients à des fins de comptes rendus … (auprès du conseil syndical, par exemple).

Attention, seuls les tickets « clos » seront pris en compte dans ce document

A partir de la liste des tickets, cliquez sur le pictogramme « engrenage » puis sur rapports de tickets..

qui vous conduit à la liste des rapports déjà établis.

Pour en créer un nouveau, cliquez sur « + » en haut à droite

• Choix du bâtiment (ou du lot)
• Date de début / Date de fin

de prise en compte des tickets clos…

• Choix des données

Cochez ce qui doit être affiché ou …non

La validation calcul le rapport et le place dans la liste. un clic sur une ligne l’affiche directement à l’écran.

En parallèle, une copie est envoyée sur l’email de l’utilisateur courant.

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Actions sur sélection (sous cette nouvelle forme à partir de la version 2.4 – octobre 2023)

Le bouton n’est visible qu’après sélection de ticket(s)

Ensuite, il propose quatre rubriques :

Clôturer (octobre 2023)

Permet la clôture en masse de tickets …

Transférer à un autre gestionnaire

Pour y procéder, vous devez sélectionner le ou les ticket(s) à l’aide de la boite à cocher en 1ère colonne puis vous cliquez sur la rubrique « changer le gestionnaire ».

Puis,  vous affectez en choisissant le nouveau gestionnaire dans une liste.

Export en .CSV ou .txt

Les deux permettent de créer un fichier avec l’extension choisie pour ensuite l’exploiter dans un tableur (Excel, Office calc, etc…)

Suppression d’un ticket

En fonction de certains paramètres, les tickets peuvent être supprimés ou… pas. C’est à l’administrateur de l’extranet au sein de l’agence d’en définir les modalités.

Tout est géré au niveau du contrôle des accès

Ensuite, dans la partie « employés », l’autorisation est liée au rôle dévolu au collaborateur. Dans notre cas, un gestionnaire, à priori…

Une fois le rôle choisi, la liste de tous les contrôles d’accès s’affiche. Descendez en bas de formulaire pour voir ceux liés aux tickets …

C’est la 4ème boite à cocher qui détermine ce droit. Si elle l’est, alors la suppression est possible avec le pictogramme visible sur la liste des ticket. Non coché, celui-ci n’est pas présent. Ce n’est donc pas lié à un mot de passe mais au fait qu’il soit montré ou pas.

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TOUTES LES ÉTAPES D’UN TICKET

Vous l’avez compris, un ticket est une suite d’étapes logiques permettant de mener à bien un ordre de service, qu’il soit lié à un ou plusieurs intervenant(s), avec devis ou non. L’idée force du logiciel est de vous aider à chacune des étapes quand aux actions à lancer.  En parallèle, des automatismes (désactivables à tout moment…) gèrent à votre place l’information due à certains types de tiers et/ou les relances.

Deux actions sont donc à distinguer :

• Celles inhérentes à l’étape en cours, donc non disponibles (en général) au niveau des autres étapes (par exemple une demande de devis n’a aucun intérêt une fois la date d’intervention finale définie, etc….
• Celles, dites génériques, que vous pouvez lancer à n’importe quel moment.

Intéressons-nous d’abord à ces dernières…

Options disponibles à toutes les étapes

Messagerie d’échanges (octobre 2023) 

Remplace la rubrique « envoyer un message ». Même si vous la voyez encore, en cliquant dessus, cela ouvrira la nouvelle messagerie

La rubrique « envoyer un message », présente dans les actions à mener, a été modifiée en profondeur et enrichie. C’est le pictogramme suivant qui fait office de messagerie

Il permet un meilleur suivi des échanges par tiers, voire de nouvelles relations (personne à contacter par exemple).

Cette messagerie peut être faite sous deux formes : email et/ou SMS

Un clic sur ce picto ouvre une fenêtre présentant les protagonistes du tickets (hors notifiés). Choisissez le tiers puis tapez votre texte et validez

Si les données email ET portable existent, un choix vous sera demandé :

Par email, par exemple, votre interlocuteur reçoit cela …

En cliquant sur « Nous répondre », il pourra taper à son tour son texte et sa validation vous l’enverra.

Ce retour sera consultable directement dans la messagerie du ticket (OU dans l’email reçu ..)

Interlocuteur sans mode de contact

Si vous choisissez un tiers pour lequel aucun mode de contact n’aura été défini, le texte vous l’indiquera. Il ne vous sera d’ailleurs pas possible de saisir un message.

Vous devrez refermer la messagerie, mettre à jour le tiers puis y revenir

Changer les coordonnées du tiers

A l’aide du petit crayon présent, vous pouvez changer l’email et/ou le portable de votre intervenant (ou propriétaire ou président du CS)

Il est également possible de cocher le mode utilisé pour les échanges (email seul, SMS seul ou les deux). Une coche, située à gauche vous rappellera comment vous communiquez avec l’intervenant.

Options non directement liées à un intervenant défini sur le ticket

Note interne : commenter le ticket

Vous avez la possibilité d’écrire une note, qui restera interne, afin de suivre au mieux l’évolution du ticket

Résultat obtenu, qui sera affiché sur la partie droite de l’écran de votre ticket

.

Ce texte, vous pouvez l’enrichir avec couleurs, gras, etc…

A partir de la version 2.4 (date de sortie 2ème semestre 2023), vous pourrez même ajouter une pièce jointe à votre note

Contacter un autre intervenant

Cette rubrique a une double fonction :

• Soit faire appel à un autre intervenant ou annulant l’ordre du précédent (donc annule et remplace)
• Soit en complément de l’intervenant déjà contacté si, par exemple, plusieurs corps de métiers sont nécessaires pour l’ODS.

Ce choix, vous le faites au moment de la validation de l’appel à un autre intervenant

Informer un tiers

A tout moment, vous pouvez envoyer un notification contextuelle (qui tient compte de l’étape sur laquelle vous êtes) à la (ou les) personne(s) de votre choix

Cette rubrique n’est plus proposée en ODSM (Ordre de service multi-intervenants) car nous sommes en présence de plusieurs contextes, pas forcément à la même étape d’avancement.

Ecran de saisie…(exemple pour la notification de deux tiers, dont un n’est pas dans la liste par défaut : nom renseigné sur la 2ème ligne, ci-dessous à droite)

La création du ticket étant effective, nous poursuivons à partir de l’étape n°2 – la réponse de l’intervenant…(ou des intervenants pour un ODSM)

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1 L’ordre de service (ODS)

Étape n° 1 : création du ticket

cf. chapitre « Comment créer un ticket ».

Un ticket peut être crée depuis LSC en validant un événement OU depuis l’extranet depuis la liste des tickets (Gérance ou Syndic), avec le bouton +

Étape n° 2 : réponse de l’intervenant (ou des intervenants pour un ODSM)

Le fournisseur a donc reçu un SMS (cf. copie d’écran ci-contre) ou un email et il trouve un lien lui permettant d’accéder à l’extranet, sur une page dédiée. Il y trouvera le rappel des informations de la demande (cf. copie d’écran ci-dessous, à gauche) , l’éventuelle personne à contacter, les informations du gestionnaire et la possibilité de répondre (cf. copie d’écran ci-dessous, à droite)

En acceptant l’intervention, l’intervenant propose en même temps la date et l’heure…

Echanges avec l’intervenant

A tout moment, un intervenant peut échanger avec vous . De deux façons …

• Sur la fenêtre d’échanges

Disponible à toutes les étapes, un bouton « CONTACTER LE GESTIONNAIRE » est accessible. Message et PJ’s pourront être envoyés à tout moment, créant, si besoin, un fil de discussion dans le ticket.

• A partir de son accès « extranet »

Via le messagerie d’échanges

La validation des écrans envoie un email au gestionnaire, le prévenant qu’une action a été faite pour le ticket xx. Il faut donc accéder au ticket et… passer à l’étape suivante : « demander la présence sur place » (si cochée lors de la création du ticket) OU « demander la fin d’intervention »

En parallèle, la personne notifiée reçoit automatiquement l’acceptation de l’intervention et la date + l’heure.

Étape n° 3 : demander la présence sur place (optionnelle)

Automatique, envoyée (par mail ou SMS) 15 minutes avant l’heure prévue d’intervention. L’intervenant pourra, comme à chaque étape, vous répondra directement sur l’interface de l’extranet. Quatre choix lui seront offerts

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email

NB : s’il vous répond par un autre biais (email ou SMS), vous devrez mettre le ticket à jour à l’aide des rubriques situées sur la partie gauche.

Étape n° 3 bis : Passer d’un ordre de service à un devis simple

ATTENTION : cette option n’est pas possible si vous êtes sur un ODSM, c’est à dire avec plusieurs intervenants définis

Votre ticket peut évoluer d’un ordre de service à la gestion d’un devis (devis simple). En effet, votre intervenant, une fois sur place, peut constater et vous indiquer qu’un devis nécessitant votre acceptation est nécessaire …

Sur votre ticket, deux rubriques vous le permettront

• Demander le devis
• Saisir manuellement le devis

Lors du passage en devis simple, vous aurez la possibilité de définir les délais de relance non proposés lors de la création de l’ordre de service. Ils restent accessibles et modifiables en modification d’un ticket, en cliquant sur le pictogramme représentant un crayon

Si votre ODS devient un « devis simple », nous reprenons alors le fil conducteur du nouveau type de ticket .. cf. ci-après l’étape n°2 d’un Devis simple

Étape n° 4 : demander la fin d’intervention

Automatique, envoyée (email ou SMS) quelques minutes après l’heure prévue d’intervention (+ la durée prévue)

L’intervenant, lors de sa confirmation, pour joindre des preuves de son intervention. Il pourra également joindre la facture, ce qui annulera l’étape suivante.

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email ainsi qu’à la personne à notifier (SMS ou email)

NB : s’il vous répond par un autre biais (email ou SMS ou tél), vous devrez mettre le ticket à jour à l’aide des rubriques situées sur la partie gauche.

La fin d’intervention confirmée sera affichée de la façon suivante sur le ticket, une fois celui-ci à jour..

 

Étape n° 5 : demander la facture (si celle-ci n’a pas été transmise à l’étape n°4)

C’est à vous d’en faire la demande.

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email

NB : si vous avez déterminé une relance automatique lors de la création du ticket, celle-ci sera envoyé x jours après votre 1ère demande.

Votre ticket, une fois mis à jour, le confirmera de la façon suivante :

Vous avez également la possibilité de saisir manuellement la facture (si reçue par ailleurs). Dans ce cas, n’oubliez pas de saisir son montant afin qu’il soit affiché en partie haute puis pris en compte dans les futurs documents de synthèse

Étape n° 5 bis (si nécessaire)

Si la facture reçue ne convient pas (manque, erreur, etc..), vous pouvez demander le nouvel envoi de celle-ci en y apportant un commentaire.

Étape n° 6 : fermer le ticket

Toutes les actions prévues étant terminées, il ne vous reste qu’à clore le ticket.

Peut être fait à toutes les étapes…

Mais attention, cette manipulation est irréversible !

Une fois le ticket clos, l’information s’affichage dans le tableau.

Deux options à votre disposition

• Obtenir le fichier de résumé du ticket

• Obtenir les documents du ticket (.zip)

Télécharge tous les éléments du tickets (photos, devis, facture, résumé, etc…), le tout dans un fichier .zip, qu’il vous suffira de décompresser.

Etape n° 7 : déclôturer un ticket (si besoin)

Ticket clôturé

Déclôturer un ticket

Dorénavant, si vous devez revenir sur un ticket clôturé pour relancer de nouvelles actions, vous le pouvez !

Un nouveau bouton est accessible : Déclôturer un ticket

Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un formulaire s’ouvre, vous demandant une raison (optionnelle) de cette réouverture…

Après validation…

Le ticket prend le statut « Ticket déclôturé » et tous les rubriques permettant de lancer des actions ainsi que les tiers concernés sont à nouveau accessibles.

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2 Devis (simple ou multiple)

Nous n’aborderons que les différences avec un ticket de type « Ordre de service » car les principes restent fondamentalement les mêmes

Étape n° 2 : deux possibilités…

Réponse de l’intervenant

La seule différence (avec l’ordre de service) réside dans le fait que l’intervenant accepte ou refuse …. de proposer un devis.

RDV de devis (octobre 2023)

Si l’intervenant passe par cette étape, alors l’envoi du devis sera l’étape suivante ….

Étape n° 2 bis : Passer d’un devis simple à un devis multiple  (optionnel, sinon, passez à l’étape 3) ou … faire appel à un nouvel intervenant

Si vous avez crée votre ticket en devis simple (donc une demande de devis a été envoyée à un intervenant), vous pouvez tout à fait changer d’avis et faire appel à d’autres intervenants et basculer votre devis en type « multiple ».

Cliquez sur la rubrique « Contacter un autre intervenant »

Remplissez les données du nouvel intervenant sur le second écran et validez le pour obtenir le message de confirmation suivant :

Trois choix possibles :

• OUI

Annulera le devis en cours, enverra une notification de refus et demandera un devis au nouvel intervenant

• NON

Procédera à une demande devis au nouvel intervenant tout en conservant la précédente

• ANNULER

Ne fait rien …

Étape n° 3 : acceptation du (ou des) devis

Une fois le (ou les) devis reçu(s), l’acceptation ou le refus peuvent être faits par le gestionnaire (en cliquant directement sur « Accepter ou Refuser »)

OU

• Module Gérance

Le propriétaire du lot

Si vous avez déterminé sur le mandat signé avec votre propriétaire un montant au delà duquel des travaux ne peuvent être entrepris qu’après son acceptation, servez vous de cette rubrique.

• Module Syndic

Le président du conseil syndic ou faisant fonction (nouveauté 2.1)

A noter : vous pourrez également envoyer une information aux autres membres du conseil syndic mais seul le président sera décisionnaire.

Cependant, si vous n’avez pas de président du CS, vous pourrez envoyer la demande d’acceptation à :

• l’un des membres du CS
• un personne de votre choix, en saisissant simplement son nom, son email et/ou le n° de portable.

Étape n° 3 bis : transmission du devis accepté à votre intervenant (optionnel)

L’acceptation étant actée, vous pouvez le confirmer à votre intervenant en lui joignant une copie du devis dûment accepté et signé

Dans notre copie d’écran ci-dessous, le devis a été approuvé par le conseil syndic. Ne vous reste qu’à confirmer cette approbation en cliquant sur « valider »

La fenêtre vous proposera alors de joindre le document signé…

Cette option est accessible même si le devis est directement accepté par vous

Étape n° 3 ter : prise de RDV directe par l’intervenant avec la personne à contacter

A partir de la version 1.0.7, une fois un devis accepté, l’intervenant n’attend plus que vous le recontactiez pour définir un RDV d’intervention, il peut le faire lui même puis vous transmettre cette information via un lien prévu à cet effet.

Quand votre intervenant clique sur le lien, il arrive sur l’écran lui permettant de vous donner cette information…

 

Modifier ou annuler un RDV d’intervention

• Modifier

Il possible de modifier un RDV d’intervention, directement à partir du ticket.

Le nouveau RDV annule et remplace le précédent (qui ne sera donc plus affiché). Vous pouvez mettre un commentaire qui sera affiché dans le nouveau RDV

Exemple d’un RDV prévu le 6/10

Reporté au 09/10, avec un commentaire

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Étapes suivantes

Sont strictement identiques à celles décrites précédemment pour l’ordre de service

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Récapitulatif d’un ticket

Lorsqu’un ticket est clos, une nouvelle option s’affiche vous permettant de récupérer tous les éléments de celui-ci (photos, devis, factures, etc….)

Cette possibilité existe également depuis LSC (cf. chapitres suivants)

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Côté LSC…

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F5 – Afficheur

Visibilité

• Les tickets, crées et stockés sur l’extranet, restent visibles à partir de l’afficheur, sous forme de liste.
• Seuls les tickets en cours, liés au gestionnaire sont affichés…Numéro, immeuble /lot, Aqui (créateur du ticket), statut et sujet sont visibles
• Si vous cliquez sur un ticket, un complément de détail s’affiche sur la partie droite..

Rubrique : (visible après sélection d’un ticket)

Permet de récupérer tous les éléments d’un tickets (Photos, PDF, document de résumé) et d’en créer un événement avec PJ’s sur le tiers « demandeur »

Avant de pouvoir vous servir de cette option, vous devez paramétrer un modèle d’événement en administration…dont les chemins d’accès sont les suivants :

• Module Gérance : menu paramètres, Gérance, configuration gérance, onglet « menu négociateur »
• Module Syndic : menu paramètres, Syndic, configuration syndic, onglet « divers »

Qui voit quoi ?

Dans LSC, vous pouvez

• Si vous êtes Gestionnaire

Afficher un résumé de vos tickets depuis votre afficheur (F5)

• Si vous êtes Assistant ou comptable,

Afficher un résumé des tickets crées (et en cours) pour lesquels vous êtes rattaché sur l’un de ses deux rôles = fiche immeuble en Syndic ou fiche compte en Gérance

• Transfert en cas d’absence activé

Si un transfert vers un autre utilisateur est activé, les tickets de la personne qui vous a fait le transfert sont également montrés.

Accès direct au détail du ticket

Si vous double cliquez sur un ticket, l’interface web s’ouvre automatiquement et affiche son détail…

• Juste après la création d’un ticket, celui-ci affiche la demande initiale (du locataire, du propriétaire, d’un copropriétaire ou …autre), sa création et la demande de devis (ou d’intervention pour un ordre de service)

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Liste des tickets

Accessible depuis votre afficheur (F5), après avoir cliqué sur « Tickets en cours »…à l’aide du bouton « LISTER » situé en haut de page

Les tickets présents sur votre afficheur sont ceux qui sont les vôtres ET ceux « en cours » (donc non fermés).

Par défaut, cliquez sur LISTER les affiche mais il est possible de rechercher les anciens tickets et ceux d’autres gestionnaires.

Récupérer les éléments du ticket

Rubrique : (sélectionner un ticket avant de cliquer sur cette option)

Permet de récupérer tous les éléments d’un tickets (Photos, PDF, document de résumé) et d’en créer un événement avec PJ’s sur le tiers « demandeur »

Avant de pouvoir vous servir de cette option, vous devez paramétrer un modèle d’événement en administration…dont les chemins d’accès sont les suivants :

• Module Gérance : menu paramètres, Gérance, configuration gérance, onglet « menu négociateur »
• Module Syndic : menu paramètres, Syndic, configuration syndic, onglet « divers » puis onglet « Partenaires » (à compter de la version 6.0.2)

Améliorations (octobre 2023)

• Si le ticket n’est pas clos, alors l’événement crée n’est pas chronoté
• Si l’intervenant est trouvé, il devient le tiers de l’événement
• Si les éléments du tickets ont déjà été récupérés, un message vous en avertit et vous avez le choix entre ne pas continuer ou « forcer » le traitement.

Récupération des factures (octobre 2023)

A partir de la liste des tickets dans LSC, il est possible de récupérer la facture d’un ticket. Un événement est alors crée, avec l’identité de l’intervenant et la facture en pièce jointe.

Pour arriver à vos fins, il vous faut créer un modèle d’événement (de type *** facture ticket par exemple), que vous définissez ensuite dans les paramètres des tickets :

• Syndic : Préférences et administration, administration syndic, onglet « partenaires »
• Gérance : Préférences et administration, administration gérance, onglet « menu négociateur »

Une fois ce modèle défini, allez sur votre afficheur, sélectionnez les tickets, puis lister…

Rechercher un ticket ou un groupe de tickets

Le bouton « Rechercher » vous propose une fenêtre multi-critères

Partie identité

Par immeuble ou par lot, vous affichez les tickets liés

Partie Activité

Comme les tickets sont différents en fonction de l’activité, vous devez indiquer le module auquel sont rattachés les tickets rercherchés.

Partie Ticket

• Type

Les tickets existent sous trois types : ordre de service, devis simple, devis multiple

• Statut

A chaque étape de sa « vie », le ticket est rattaché à un statut permettant de savoir clairement le niveau d’avancement de celui-ci. Vous devez choisir dans une liste le statut sur lequel vous désirez afficher le ou les ticket(s).

• Sujet contient

Correspond au sujet défini lors de la création du ticket. La recherche doit être faite par mot clé pour être sûr de retrouver le bon ticket.

• Description contient

Là également, la description est celle saisie au moment de la création du ticket

• Date création du… au …

Pour montrer des tickets crées sur une borne de dates.

Partie critères complémentaires

Les tickets, par essence, sont attachés à un gestionnaire (information saisie sur l’immeuble en Syndic et sur le compte en Gérance).

Par défaut, ce sont vos tickets qui sont affichés mais vous pouvez en chercher liés à d’autres gestionnaires.

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Nouveautés depuis la version 2.3 (juin 2023)

SOMMAIRE

Date prévue de sortie : 13 novembre 2023

 – Mise à jour du 21/11/2023 – ajouts / corrections

Paramètres

Possibilité de définir des délais de relance par défaut
Variables courriers : nouvelles concernant le fournisseurs

Fournisseurs / Intervenants

Accès à l’extranet avec interface personnalisée

Liste des tickets (gestionnaire)

Nouvel affichage par catégorie avec notifications
Planning
Visuels « Urgent », « PJ » et « Facture »
Déplacements de certains menus
Nouvelle statistique
Clôturer en salve
Rapport : nouveau modèle

Création d’un ticket

Nouveau type : le pré ticket
Intervenants : accès aux correspondants
Intervenants : activité = autres
Source de la demande : ajout de deux choix + statistiques
Ticket Gérance : adresse du LOT
Attestation TVA réduite

Suivi d’un ticket

Nouvelle entête de ticket
Nouvel affichage des tiers concernés par le ticket et actions à lancer
Nouvelle messagerie d’échanges avec interlocuteurs du ticket
Nouvelle étape pour « demande de devis » = RDV devis
RDV d’intervention = créneau horaire
RDV d’intervention : changement de date de RDV
Ticket clôturé : déclôturer un ticket
Résumé du ticket : nouveau modèle

Mise à jour du 21/11/2023

Ajouts – Corrections

Du côté de… l’extranet

Accès aux tickets depuis les lots, locataires, propriétaires et fournisseurs
Visuels au niveau du portefeuille : résident, Membre CS, président (syndic) et Meublé (Gérance)

Du côté de… LSC

Récupération des éléments du tickets
Récupération de la facture liée au ticket

Rappel des améliorations remarquables précédentes

Version 2.3 (juin 2023)
Version 2.2 (juin 2022)
Version 2.1 (déc 2021)

Paramètres

Délais de relance par défaut

Désormais, vous pouvez déterminer les délais de relance (ODS et Devis) par défaut à prendre en compte lors de la création du ticket. Bien évidemment, ils restent modifiables sur tout nouveau ticket.

Nouvelles variables

Vos modèles de courriers de notifications, se sont enrichis de nouvelles variables liées aux fournisseurs

• l’email du fournisseur
• le tél du fournisseur
• le mobile du fournisseur

Exemple d’utilisation : communication auprès de la personne « à contacter » (pour l’intervenant) pour pourrait prendre les devants… à des fins de gain de temps.

Intervenants / Fournisseurs

Accès à l’extranet

Vos intervenants peuvent maintenant accéder à l’extranet, au même titre que vos propriétaires, locataires ou autres copropriétaires.

Donnez leur un identifiant et un mot de passe et ils accéderont à :

• leurs tickets
• leur planning d’interventions avec l’agence
• les informations de contacts

Ils pourront tout gérer depuis cet accès, comme converser avec vous ou (par exemple), une personne à contacter.

Une documentation spécifique est disponible sur le lien suivant : Accès intervenants

Gestion des correspondants

Jusqu’alors, l’appel à un intervenant n’affichait que les données liées au tiers présent dans LSC.

Dorénavant, tous les correspondants d’un fournisseur sont envoyés et vous pouvez donc affiner votre « cible » lors de la création du ticket.

cf. création d’un ticket pour de plus amples informations

Liste des tickets

La liste des tickets a beaucoup évolué… Elle permet une lecture, une recherche et un traitement plus aisés de vos tickets.

Les onglets

Jusqu’à présent, seuls les tickets « en cours » ou « Clôturés » étaient affichables.

Dorénavant :

• TOUS  : vous affichera tous les tickets, quelque soit leurs statuts
• TICKETS EN COURS : tous les tickets non fermés
• TICKETS EN ATTENTE : tous les tickets ayant un statut de « pré-ticket », à valider ou … pas

 

• PROPOSITION DE RDV : affiche les tickets pour lesquels un intervenant vous a fait une proposition d’intervention (ODS ou suite acceptation devis)
• DEVIS RECU : concerne les tickets contenant un devis récemment reçu (non encore traité)
• FACTURE RECUE : concerne les tickets contenant une facture récemment reçue (non encore traitée)

 

• CLOTURES : affiche tous les tickets fermés
• PLANNING : cf. chapitre lié
• STATISTIQUES : accès direct à 7 statistiques
• Rapport (déplacement de cette rubrique qui était avant au niveau des paramètres

Pour vous aider, nous avons ajouté une pastille (quand il y a lieu) avec le nombre de tickets contenus dans la catégorie et encore non lus.

Concerne : Tickets en attente, Proposition de RDV, Devis reçu, facture reçue

Planning

Il est maintenant possible d’afficher sur un planning les RDV fixés via les tickets, vous donnant ainsi une meilleur visibilité des différentes interventions prévues dans les locaux que vous gérez..

L’affichage est possible :

• Sur la journée
• La semaine
• Le mois
• En liste

Si vous désirez plus d’informations sur un RDV, cliquez dessus

Et, bien sûr, si vous voulez revoir le ticket lié ..demandez « VOIR le ticket »

Nouveaux visuels

Urgent

Pour mémoire, quand vous créez un ticket, vous pouvez cocher l’option « URGENT », qui s’affiche ensuite sur la demande envoyée à l’intervenant.

Seulement, cette notion n’est plus plus affichée une fois le ticket crée… Dorénavant, un pictogramme est affiché à côté du numéro de ticket

Pièces jointes et nombre

Dorénavant, vous voyez si un ticket est attaché à des pièces jointes et, le cas échéant, combien (pastille orange)

Facture reçue

Si une facture a été reçue pour le ticket, le sigle € s’affiche

Déplacement de menus

Statistiques

Sont maintenant disponibles par un onglet

et non plus le pictogramme

Les actions

Actions sur sélection

Le bouton « Action sur sélection est dorénavant placé en haut à droite et, n’est visible qu’après avoir coché un ou plusieurs ticket(s)

Clôturer

Il est maintenant possible de clôturer vos tickets en masse…

Accès à la documentation

Le picto « i » donne un accès à la documentation et notamment à une nouvelle nommée « Extranet intervenants », à destination de vos fournisseurs. Ils y auront accès via un bouton « aide » sur leur extranet mais vous pouvez également la consulter afin de mieux appréhender leur accès personnalisé.

Nouvelle statistique

• Durée par gestionnaire

A partir d’une sélection de dates, vous pouvez afficher dans un camembert la durée totale passée par gestionnaire sur ladite période.

Rapport

Nouveau document

Le rapport de synthèse des interventions liées aux tickets clos a été refait entièrement.

Création d’un ticket

Nouveau type : le pré-ticket

Dorénavant, quand vous créez un ticket, vous pouvez en déterminer son contenu sans toutefois  le valider définitivement. Il ressemble aux tickets crées par vos locataires/propriétaires/copropriétaires ou venant de la VTI avec cependant beaucoup plus de possibilités lors de sa préparation…

Les différences avec un ticket « classique » sont les suivantes :

• Vous ne choisissez pas encore entre Ordre de service et Demande de devis
• Vous ne définissez pas d’intervenant

Tout le reste est saisissable

 

Conséquences après validation ?

• Le ticket « se place » dans la liste des tickets en attente avec le statut « En attente de validation »

• La validation vous demande de choisir le type de ticket, l’intervenant et vous permet également de changer les termes de relance, envoi, notification …

Vous pouvez également annuler votre ticket

Intervenants

Activité : autres

Quand vous recherchez un intervenant, vous pouvez faire une sélection par activité. Cette dernière correspond à la casquette « bleue » que vous avez affectée dans LSC.

Par contre, si l’intervenant n’est pas classifiable, nous le rangeons maintenant dans la catégorie « Autres » afin qu’il soit listé.

Auparavant, il fallait saisir son nom…

Accès aux correspondants

Dorénavant, lorsque vous appelez un intervenant, si ce dernier possède des correspondants (issus de LSC), ils sont alors présentés, avec leur fonction (si vous l’avez renseigné dans LSC).

Le choix d’un correspondant efface les données de contact de l’intervenant pour les remplacer par celles du tiers choisi

Si votre intervenant n’a pas de correspondant, l’application le détecte et propose alors l’ancien formulaire où cette saisie n’était pas demandée

Une fois le ticket crée, cette information est rappelée dans ce dernier

Sources du ticket

Deux nouvelles sources ont été ajoutées :

• Courrier
• Autres

La statistique liée a été adaptée pour tenir compte de cette nouvelle donne

Adresse du lot

Jusqu’à présent, seule l’adresse de l’immeuble était envoyée par LSC à l’extranet, rendant parfois l’adresse du bien incomplète sur un ticket Gérance.

Dorénavant,

• Adr 1
• Adr 2
• Adr 3

du lot sont envoyées et exploitées ?

Attestation de TVA réduite

En fin de formulaire, vous pouvez dorénavant activer la génération d’une attestation de TVA réduite en fonction des éléments que vous allez indiquer

Après activation, les options du formulaire sont proposées : remplissez et cochez ce qui doit l’être..

A l’issue, validez votre ticket… Les éléments que vous avez indiqués iront remplir le document CERFA qui sera joint à votre demande envoyée à l’intervenant. Vous y aurez également accès en modification du ticket lié.

Suivi d’un ticket

Nouvelle entête

L’entête du ticket, lorsque l’on est en modification de celui-ci, a complètement été revue… L’idée force est de vous rappeler les éléments principaux du ticket et notamment ceux définis lors de la création de celui-ci ..

Ce qui change…

Partie Supérieure

• le « i » présent en haut à gauche contient en plus le nom du créateur du ticket
• Le sujet du ticket s’affiche désormais à ce niveau et en beaucoup plus gros
• Le compteur de durée est tout à droite

Partie Gauche

• Le contexte du ticket (Où, description, documents/photos) est sur la partie gauche

A noter que les documents peuvent dorénavant être ajoutés et/ou supprimés ici

Partie Centrale

• Affiche les délais de relance + le nombre de relances déjà effectuées par catégorie

Partie Droite

• Le nom de la personne à contacter,
• Les noms des « notifiés »
• La visibilité définie à la création du ticket vous est rappelée ici. Elle peut donc être modifiée, ce qui n’était pas le cas avant.

Partie inférieure

• Vous trouverez vos actions disponibles pour la gestion du ticket (celles présentes tout  en bas à gauche précédemment)

Corps du ticket

Tiers du ticket et actions disponibles

La présentation des tiers concernés par le ticket (propriétaire, locataire, président du CS, intervenants, …) a été synthétisée

• Modifier, cacher ou envoyer un message peut se faire par les trois premiers pictogrammes
• Le 4ème, vous montre toutes les rubriques d’actions disponibles, simplement en le survolant et en choisissant l’action escomptée.

Messagerie d’échanges

La rubrique « envoyer un message », présente dans les actions à mener, a été modifiée en profondeur et enrichie. C’est le pictogramme suivant qui fait office de messagerie

Il permet un meilleur suivi des échanges par tiers, voire de nouvelles relations (personne à contacter par exemple).

Cette messagerie peut être faite sous deux formes : email et/ou SMS

Un clic sur ce picto ouvre une fenêtre présentant les protagonistes du tickets (hors notifiés). Choisissez le tiers puis tapez votre texte et validez

Si les données email ET portable existent, un choix vous sera demandé :

Par email, par exemple, votre interlocuteur reçoit cela …

En cliquant sur « Nous répondre », il pourra taper à son tour son texte et sa validation vous l’enverra.

Ce retour sera consultable directement dans la messagerie du ticket (OU dans l’email reçu ..)

Interlocuteur sans mode de contact

Si vous choisissez un tiers pour lequel aucun mode de contact n’aura été défini, le texte vous l’indiquera. Il ne vous sera d’ailleurs pas possible de saisir un message.

Vous devrez refermer la messagerie, mettre à jour le tiers puis y revenir

Ticket de type « DEVIS »

Nouvelle étape : RDV devis

Lorsque vous créez un ticket de type « Devis », votre intervenant peut dorénavant vous … envoyer un devis ou vous signaler qu’il a pris un RDV en vue de la réalisation du devis.

Donc, sur son formulaire de réponse, votre intervenant aura ce nouveau choix …

Conséquences ?

• Tous les automatismes liés aux relances s’arrêtent jusqu’à la date de ce RDV.

Exemple : vous créez un ticket le 21 septembre avec une demande de devis, vous avez défini une relance tous les 3 jours. Votre intervenant vous signale un RDV de devis le 7 octobre. La 1ère relance se fera le 10 octobre et non pas le 24 septembre.

• Sur le ticket, vous pouvez saisir le RDV de devis manuellement si votre intervenant vous l’a signalé par email ou téléphone.

RDV d’intervention

Créneau horaire (Côté gestionnaire et intervenant)

Vos intervenants, lorsqu’ils proposent un RDV (ODS ou suite à un devis accepté), peuvent définir un créneau horaire plutôt qu’une heure fixe.

Vous de votre côté, si vous saisissez une proposition de RDV reçue « hors » ticket, vous pouvez faire de même … pour le résultat suivant affiché dans le ticket :

Modifier un RDV d’intervention

Il vous est maintenant possible de modifier un RDV d’intervention, directement à partir du ticket.

Le nouveau RDV annule et remplace le précédent (qui ne sera donc plus affiché). Vous pouvez mettre un commentaire qui sera affiché dans le nouveau RDV

Exemple d’un RDV prévu le 6/10

Reporté au 09/10, avec un commentaire

Ticket clôturé

Déclôturer un ticket

Dorénavant, si vous devez revenir sur un ticket clôturé pour relancer de nouvelles actions, vous le pouvez !

Un nouveau bouton est accessible : Déclôturer un ticket

Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un formulaire s’ouvre, vous demandant une raison (optionnelle) de cette réouverture…

Après validation…

Le ticket prend le statut « Ticket déclôturé » et tous les rubriques permettant de lancer des actions ainsi que les tiers concernés sont à nouveau accessibles.

Résumé d’un ticket

Nouveau modèle

Un nouveau visuel pour vos résumés de tickets a été intégré. Il annule et remplace le précédent.

Mise à jour du 21/11/2023

Ajouts – Corrections

Création ticket

• Attestation TVA

Dorénavant, le modèle d’attestation CERFA s’adapte à votre lieu géographique. Pour la métropole, rien de change. Si vous êtes dans un DOM (Réunion, Martinique, Guadeloupe, Guyane), c’est le modèle « DOM » qui est proposé.

Pour déterminer le modèle, nous regardons l’adresse qui a été saisie au niveau des paramètres de l’agence de l’extranet

Liste des tickets

• Gérance – possibilité de faire une recherche des tickets par … Locataire

• Planning – affichage du nom de l’intervenant AVANT le sujet du ticket. L’affichage en « liste » permet de voir Tous les intervenants pour les ODSM (à venir d’ici au 30 novembre)

Ticket

• Note interne : possibilité d’ajouter plusieurs PJ’s en une seule fois
• Devis simple : possibilité de choisir « approbation par le gestionnaire » dans la liste des choix de validation visible chez l’intervenant

• Devis simple : Si acceptation par le gestionnaire, une seule étape, soit  « Acceptation + validation avec devis ajouté »

 

• Messagerie : horodatage des échanges entre le gestionnaire et interlocuteurs pour chaque message (à venir d’ici au 30 novembre)

• Messagerie : élargissement du texte pour la saisie afin d’offrir une meilleur visibilité + la touche « entrée » permet d’aller à la ligne au lieu de valider le message.

• A contacter : si aucun mode de contact n’avait été défini lors de la création du ticket pour la personne à contacter, il ne pouvait pas être ajouté sur le ticket, empêchant les échanges via la messagerie (à venir d’ici au 30 novembre)

• Le mode silencieux « actif » pouvait poser problème pour un devis reçu où il n’était plus possible de passer à l’approbation (sauf à désactiver ce mode) (à venir d’ici au 30 novembre)

Du côté de… l’extranet

Portefeuille

Accès aux tickets

Dorénavant, vous pouvez, à partir du portefeuille de vos clients, accédez aux tickets les concernant.

Quand vous êtes sur la fiche, un onglet « Tickets » est maintenant accessible : cliquez dessus pour afficher les tickets, et, si besoin cliquez sur le ticket pour l’afficher.

Concerne :

GERANCE

• Propriétaire
• Locataire
• Lot
• Fournisseurs

SYNDIC

• Immeuble
• Fournisseurs

Visuels…

Syndic

Le portefeuille pouvant vous afficher la liste de copropriétaires, nous avons ajouté quelques pictogrammes permettant de  cibler plus aisément :

• les membres du CS
• le président du CS
• les résidents

Gérance

Même principe mais au niveau de la liste des lots où le meublé est indiqué

]

Du côté de… LSC

Récupération des factures

A partir de la liste des tickets dans LSC, il est possible de récupérer la facture d’un ticket. Un événement est alors crée, avec l’identité de l’intervenant et la facture en pièce jointe.

Pour arriver à vos fins, il vous faut créer un modèle d’événement (de type *** facture ticket par exemple), que vous définissez ensuite dans les paramètres des tickets :

• Syndic : Préférences et administration, administration syndic, onglet « partenaires »
• Gérance : Préférences et administration, administration gérance, onglet « menu négociateur »

Une fois ce modèle défini, allez sur votre afficheur, sélectionnez les tickets, puis lister…

Récupération des éléments – améliorations

Par rapport à la récupération dans LSC des éléments d’un ticket, nous avons apporté les changements suivants :

• Si le ticket n’est pas clos, alors l’événement crée n’est pas chronoté
• Si l’intervenant est trouvé, il devient le tiers de l’événement
• Si les éléments du tickets ont déjà été récupérés, un message vous en avertit et vous avez le choix entre ne pas continuer ou « forcer » le traitement.

Rappels des améliorations remarquables des versions précédentes : 

Version 2.3

Cette version intègre quelques améliorations issues des expériences utilisateurs et un certain nombre de petits correctifs.

Gestion de l’autorisation de la suppression d’un ticket

En fonction de certains paramètres, les tickets peuvent être supprimés ou… pas. C’est à l’administrateur de l’extranet au sein de l’agence d’en définir les modalités.

Tout est géré au niveau du contrôle des accès

Ensuite, dans la partie « employés », l’autorisation est liée au rôle dévolu au collaborateur. Dans notre cas, un gestionnaire, à priori…

Une fois le rôle choisi, la liste de tous les contrôles d’accès s’affiche. Descendez en bas de formulaire pour voir ceux liés aux tickets …

C’est la 4ème boite à cocher qui détermine ce droit. Si elle l’est, alors la suppression est possible avec le pictogramme visible sur la liste des ticket. Non coché, celui-ci n’est pas présent. Ce n’est donc pas lié à un mot de passe mais au fait qu’il soit montré ou pas.

Paramètres

Nombre de tickets par page

Vous pouvez maintenant définir par défaut le nombre de tickets à afficher

Création / vie du ticket

Numéro de téléphone

Jusqu’à présent, seul le numéro de portable était affiché pour les différents tiers appelés sur un ticket.

Dorénavant, une rubrique supplémentaire s’affiche, nommée tout simplement téléphone. Elle affiche le numéro saisi sur la fiche tiers dans LSC, dans la rubrique « Tel »

Pour exemples, ci-dessous l’affichage ….

• Lors de la création, pour un intervenant

• Sur le ticket existant, toujours pour un intervenant

Création de ticket

Nouvelles sources

Ajout dans la rubrique Source des choix

• Passage à l’agence

• Assemblées générales

Une nouvelle rubrique permettant de faire une statistique par rapport à la source est disponible…(cf. plus bas « liste des tickets »)

Pour rendre cette fonctionnalité intéressante, elle n’est plus renseignée par défaut à la création du ticket et devient en saisie obligatoire avant validation.

Digicode du lot

• Description pour l’intervenant (Gérance uniquement). Si le digicode du lot est connu, il est automatiquement affiché dans la description à envoyer à l’intervenant

Digicode de l’immeuble

Lors de la création d’un ticket lié à un immeuble (Gérance ou Syndic), le digicode de l’immeuble est repris dans les mêmes conditions

Il est indispensable d’être au minimum en version 6.3.1 ou 6.2.8 (mars 2023) de LSC pour que cette information de l’immeuble soit envoyée sur l’extranet

Mode Silencieux

Dorénavant, si le mode silencieux est activé à la création du ticket, la rubrique « Informer les copropriétaires » (qui n’est présente que sur ce formulaire) se désactive automatiquement pour ne pas les notifier à tort.

Astuce : si vous voulez informer les copropriétaires de la création d’un ticket, n’activez le mode silencieux qu’après création du ticket car cette fonction reste visible pendant toute la vie de celui-ci.

Nouveau visu « URGENT »

• Ajout d’une notion « URGENT » à activer (ou pas) qui apparaît en gros et en rouge dans le 1er email envoyé l’intervenant (ODS et/ou Devis) et SMS

Exemple pour un email :

Notification

• Personnes à notifier : ajout d’un choix supplémentaire « à tous les copropriétaires »

Liste des tickets

Action sur sélection

Le bouton « changer de gestionnaire » devient « Actions » et n’est visible qu’après sélection de ticket(s)

Ensuite, il propose trois rubriques :

• Clôturer (octobre 2023)
• Changer de gestionnaire (existait déjà)
• Export en .CSV
• Export en .txt

Les deux dernières permettent de créer un fichier avec l’extension choisie pour ensuite l’exploiter dans un tableur (Excel, Office calc, etc…) pour notamment faire des statistiques….

Visuel de « non lus »

Si, durant la vie du ticket, celui évolue (réception d’un message de l’intervenant par exemple, relance, etc…), celui s’affiche avec un point rouge devant le statut. Vous savez donc immédiatement ce que vous devez lire. Une fois l’information connue/lue, le point disparait.

Pictogramme de statistiques

Sur la liste des tickets un nouveau picto en forme de camembert est disponible.

Il vous permet d’accéder à cinq statistiques sur une borne de dates et vous donner sous forme de camembert (ou barres) le nombre et le % liés.

• Sources des tickets
• Types de tickets
• Nombre de tickets par mois
• Nombre de tickets par gestionnaire
• Nombre de tickets par activité (des intervenants)

Exemple pour le nombre de tickets par gestionnaire…

Pour chaque statistique, le pictogramme d’une imprimante est disponible, permettant d’imprimer la fenêtre active.

Accès aux documentations

Le bouton « i » permet d’accéder aux trois documentations suivantes :

• Nouveautés de la version en ligne
• Documentation complète sur les tickets
• Tutoriel intervenants

Version 2.2

Lien entre notre module VTI (visite technique d’immeuble) et la gestion des tickets. Un pré-ticket est crée dans la VTI, envoyé sur le Cloud et transformable en Ordre de service ou Demande de devis par le gestionnaire.

Sur l’extranet, une icône « VTI » est présente, permettant de récupérer lesdits tickets…

Version 2.1

Modèles

Donnait un ‘accès intégral à tous les modèles d’emails et de SMS afin que vous puissiez les personnaliser…

Côté lisibilité, nous avons agrandi les écrans, permettant une lecture et un suivi plus aisés…

Echanges avec l’intervenant

A tout moment, un intervenant peut échanger avec vous . En effet, sur la fenêtre d’échanges, disponible à toutes les étapes, un bouton « CONTACTER LE GESTIONNAIRE » est accessible. Message et PJ’s pourront être envoyés à tout moment, créant, si besoin, un fil de discussion dans le ticket.

Gardien (coordonnées)

Si vous avez renseigné un gardien sur votre fiche immeuble dans LSC, celui-ci est maintenant envoyé avec ses informations personnelles sur l’extranet.

Il sera visible lors de la création de vos tickets, notamment dans les parties

• Personne à contacter
• Personne à notifier

​

Comment insérer les déclarations, les paramétrer puis lancer le calcul des revenus fonciers 2022

Sommaire

(*) Tous les éléments marqués en bleu indiquent une nouveauté

Tous les points par module sont cliquables et permettent d’arriver directement sur la rubrique escomptée. Un bouton « retour sommaire », placé au même niveau que chacune des rubriques énumérées ci-dessous permet de revenir en tête de document en un clic.

I – Problématiques de la déclaration 2022
– Dates de déclaration des revenus 2022

II – Comment gérer les revenus fonciers dans La Solution Crypto ?
– Les formules conditionnelles
– Calcul d’un forfait par local

III – Calcul des revenus fonciers

– Vérifier les codes fiscalités
– Vérifier les locataires partis

IV – Vérification des calculs

V – Imprimer les déclarations

VI – Quelques précisions sur cet état

VII – Explications des lignes 229 & 230 inhérentes aux copropriétaires bailleurs

VIII – Les régimes d’imposition

– Le régime micro-foncier
– Le régime réel d’imposition

IX -Module SCI : état préparatoire pour la déclaration 2072

Préambule

LES DÉCLARATIONS 2044 NE SONT PAS ENCORE DISPONIBLES SUR LE SITE DES IMPOTS. NOUS VOUS PROPOSONS DONC DES PROJETS BASÉS SUR LES MODÈLES DE L ANNÉE… 2021

+ en y intégrant les modifications trouvées sur les déclarations 2072 pour les lignes habituellement identiques.

Pour mémoire, la Solution Crypto vous propose la possibilité de modifier les déclarations avant impression ; les revenus fonciers se divisent donc en deux parties distinctes : le calcul et l’édition.

En fonction du statut fiscal des propriétaires, nous vous livrons 5 états préparatoires :

Déclaration 2072

• REVENUS SCI 2022 (2072-S)
• REVENUS SCI 2022 (2072-C)
• REVENUS SCI 2022-CRL 2022.txt

Déclaration 2044

• Projet 2044 – R.F. 2022 (identité)

Le calcul par identité permet un regroupement sur une même déclaration pour des propriétaires qui auraient plusieurs comptes pour un même immeuble

• Projet 2044 – R.F. 2022 (indivisaire)

Le calcul par indivisaire permet de calculer une déclaration par indivisaire faisant ressortir sa quote-part. Ce calcul est fait « par compte » et non pas « par identité » comme le fichier précédent. Si vous n’avez pas d’indivisions, le 1er est un meilleur compromis.

• Projet 2044S (P.R.U.) – RF 2022.TXT (concerne les propriétés rurales et urbaines)

• Projet 2044S (I.S.) – RF 2022 (concerne les immeubles spéciaux)

A NOTER : nous ne gérons pas les déclarations liées aux meublés

I – Problématique de la déclaration 2022

Aucun changement par rapport à la déclaration 2021 !

Dates de déclaration de revenus 2022

2072

début mai 2023

2044

13 avril 2023 : ouverture du service de déclaration des revenus 2022 par internet

*22 mai 2023 : date limite de déclaration 2022 sur les revenus 2022 en version papier

*25 2023 : date limite de déclaration 2022 sur les revenus 2022 par internet pour les départements 1 à 19

*1er juin 2023 : date limite de déclaration 2022 sur les revenus 2022 par internet pour les départements 20 à 54

*8  juin 2023 : date limite de déclaration 2023 sur les revenus 2022 par internet pour les départements 55 à 976

(*) source : economie.gouv.fr

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II – Comment gérer les revenus fonciers dans La Solution Crypto ?

Mise en place de l’état des revenus fonciers 2022.

INSERTION DE L’ETAT

Une fois la mise à jour installée, il convient d’importer le nouvel état (reçu en pièce jointe du mail ou à demander à notre service hotline). Pour ce faire, à partir du menu Propriétaire, option « Revenus fonciers : calcul »

Déployez la clé, puis cliquez le bouton +

Puis, cliquez le bouton Ouvrir et ouvrez le document « Projet 2044 – R.F. 2022 (par identité)

–            L’état est composé des nouvelles lignes correspondant à la déclaration fiscale.

–            Les codes fiscalités indiqués sont ceux d’un paramétrage de base.

Il convient d’adapter chacune des lignes en fonction de vos besoins et du paramétrage que vous avez effectué dans LSC.

 

ONGLET ETAT

Les codes ACTION :

(Accessibles par le menu déroulant « code action » en haut à droite)

• • Code action 00 : permet d’imprimer un titre en gras. Seule la zone « libellé » sera imprimée.
  • Code action 01 : permet d’imprimer une ligne. Seule la zone « libellé » sera imprimée.
  • Code action 02 : présente les recettes en fonction des codes fiscalités définis, pour les lots soumis à la CRL.
    N’est utilisé que pour la déclaration SCI avec CRL (2072-CRL 2022)
  • Code action 06 (ou 11) : présente les recettes (ou les dépenses), en fonction des codes fiscalités définis, sans tenir compte de l’assujettissement ou non à la CRL.
  • Code action 12 : permet de présenter un total de ligne
  • Code action 13 : permet d’appliquer le taux de déduction de la colonne au montant présent sur une ligne. Utilisé sur la ligne 190
  • Code action 14 : permet de calculer un montant qui résulte de la valeur indiquée dans la rubrique « Code fiscalité ou n° de ligne » multipliée par le nombre de lots gérés, tel qu’il apparaît sur l’état locatif. L’état est proposé avec la valeur 20. Utilisé sur la ligne 130.

Les formules conditionnelles

Il est possible de définir des formules conditionnelles pour l’établissement des calculs.

Les symboles [ ] permettent d’exprimer la condition d’existence d’écritures liées à un code fiscalité.

Par exemple, la condition suivante : s’il existe des écritures sur le code fiscalité 31, calculer 31+3PLNC-39CL sinon rendre 0 comme résultat, s’écrit : [31]+3PLNC-39CL

La condition d’existence est ici : il faut qu’il existe des écritures sur le code fiscalité 31 pour que le calcul soit réalisé.

Exemple d’utilisation classique : la taxe foncière

Celle-ci est déductible mais seulement pour la partie non récupérée sur le locataire (taxe d’ordures ménagères).

Sur l’état de préparation, pour la ligne 227, nous avons saisi [3TF]+32TOM-32TOMP

En clair, nous ne tenons compte de la TOM qu’en fonction de l’existence d’une taxe foncière (3TF) sur le propriétaire + nous tenons compte de l’utilisation du code 32TOMP, taxe payée par le propriétaire, notamment via le module « Taxe foncière ».

Le calcul d’un forfait par local

Le- code action 14 permet de calculer un montant qui résulte de la valeur indiquée dans la rubrique « Code fiscalité ou n° de ligne » multipliée par le nombre de lots gérés, tel qu’il apparaît sur l’état locatif. L’état est proposé avec la valeur 20 par défaut.

 ONGLET OPTIONS

I – Cadres Entête et pied de page

Vous déterminez dans cette partie comment vous affichez vos entête et pied de page. Sur toutes les pages, sur la 1ère seulement, etc…

+ Ne pas imprimer le titre (ne tient pas compte du titre de l’état à l’impression)

II – Cadre « Note à imprimer »

+ Largeur complète

La zone de notes, qui ne s’imprimait que sur une moitié de page, peut maintenant prendre toute la largeur de la page, en cochant cette option

+ Affichage zone de notes

Vous pouvez également définir où s’affichera la zone de notes. Trois possibilités :

• Uniquement sur la 1ère page de l’état récapitulatif
• Sur la 1ère page de l’état récapitulatif et vide sur les autres
• Sur toutes les pages

III – Cadre « Revenus fonciers »

Par défaut, les revenus fonciers sont calculés par identité, c’est à dire que si vous avez un propriétaire avec plusieurs comptes 411xx, les informations seront regroupées par immeuble sur une seule déclaration.

Si vous désirez séparer les déclarations par compte, cochez la seconde option …Si vous avez des indivisaires, LSC proposera systématiquement une ligne par indivisaire mais avec les mêmes montants pour toutes les déclarations.

Si, en plus, vous cochez « Calcul par indivisaire », vous obtiendrez les montants de chaque indivisaire en fonction des pourcentages définis sur les comptes.

• Impression automatique sur l’état de l’explicatif de la colonne « Non Ventilé » (voir ci-après)
• Déclaration HT : en cochant cette case,  le calcul des recettes devient Crédit-Débit+DontTVA et les dépenses Débit-Crédit-DontTVA.
• N° de ligne à prendre en compte pour le calcul de l’exonération de CRL : on indique ici le numéro de ligne du total des recettes. (n’est plus d’actualité pour les personnes physiques depuis 2006)
• Seuil d’exonération : inchangé cette année, soit 1 830 euros (n’est plus d’actualité pour les personnes physiques depuis 2006)
• Etat locatif : afficher les lots secondaires

Si activée, alors le calcul créé une ligne par lot secondaire rattaché au lot principal sur l’état locatif

A savoir : si vous désirez occulter certains propriétaires dans les déclarations foncières, il existe une boite à cocher au niveau des mandats de gestion nommée « ignorer ce mandat dans les déclarations ». En cochant cette option, LSC ne tient plus compte du mandat et des lots qui y sont rattachés.

Important : si vous avez plusieurs mandats pour un même propriétaire, il est nécessaire de cocher cette option sur tous les mandats que vous gérez pour lui.

Précision : si vous avez lancé un 1^er calcul et que vous désirez en lancer un 2^ème en ayant entre temps changé le paramétrage (calcul sur Identités au lieu de calcul sur Comptes ou inversement). Au moment du calcul, un message vous demande si vous voulez « supprimer » ou « recalculer ». Il est INDISPENSABLE de cocher l’option « supprimer ». En effet,  toutes les fiches doivent être recalculées puisque ce n’est plus la même base de calcul.

III – Calcul des revenus fonciers

Menu propriétaire, revenus fonciers – calculs

Le bouton : « Vérifier…. » : doit être UTILISÉ avant tout calcul.

Donne un accès à un menu pop-up proposant trois options :

Vérifier les codes fiscalités : donne trois informations :

• Liste des codes fiscalités trouvés sur l’état mais pas en comptabilité
• Liste des codes fiscalités trouvés en comptabilité mais pas sur l’état
• Liste des codes fiscalités trouvés sur l’état mais qui n’existent pas dans la liste des codes fiscalités de LSC (c’est le cas par exemple du code 39ND de la ligne 230, expliquée ci-après).

 Vérifier les locataires partis : la ligne « 225 » des revenus fonciers permet à un propriétaire de déduire des charges non récupérées sur un locataire parti, si le dépôt de garantie ne couvre pas ses dernières. Comme ces sommes (non payées) ne transitent pas par le compte du propriétaire, nous vous proposons d’imprimer un document sur les locataires partis afin d’avoir les informations concernant leurs comptes avec le détail par codes fiscalités, notamment les codes de charges.

Une fois les vérifications et changements effectués, vous pouvez lancer le calcul …

Le principe est d’indiquer l’entité sur laquelle les calculs doivent être faits puis valider la fenêtre. La liste des comptes propriétaires est alors proposée (ou identités). Faire « tout traiter » pour lancer le calcul. Un thermomètre indique la progression du calcul.

A noter : après un 1er calcul, il est possible de relancer un nouveau calcul à tout moment sur une sélection donnée. Un message vous demande si vous désirez supprimer le calcul précédent ou si vous ne recalculez que sur votre sélection de propriétaires.

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IV – Vérification des calculs

Menu propriétaire, option « Revenus fonciers : édition ».

La liste des propriétaires est proposée.

Remarques

• Si vous avez paramétré votre état pour un calcul à partir des comptes, une ligne par indivisaire s’affichera sur la liste de gestion en cas d’indivision.
• La colonne « Table » indique « Tiers » si votre état est paramétré pour un calcul à partir des identités et « Compte » si ce calcul est fait à partir des comptes.
• La colonne « Code » indique le code identité si le calcul est fait à partir des tiers alors que c’est le numéro de compte qui s’affichera pour un calcul à partir des comptes.
• La boite à cocher de la 6^ème colonne indique si vous avez validé ou non la ligne de déclaration. Cette option n’est qu’une aide visuelle pour savoir ce que vous avez éventuellement déjà modifié et/ou validé. Aucune obligation cependant de valider une fiche avant l’impression.
• Un CTRL+clic (ou Pomme+clic sur Macintosh) sur la colonne « Destinataire » permet de fixer le tri et d’imprimer les documents dans l’ordre alphabétique. (CTRL+shift+clic permet un tri et une impression en commençant par la dernière lettre de l’alphabet).

Modification des déclarations

Si  vous désirez consulter et/ou modifier,  il suffit alors de faire un double clic sur le propriétaire désiré.

Vous êtes à ce moment en modification de la déclaration du propriétaire où LSC vous affiche son adresse (modifiable) et les états par immeuble.

Les états affichés, s’il y a lieu, sont :

• l’état préparatoire : systématiquement proposé, même si aucun mouvement n’est trouvé sur la période.
• l’état locatif : reprend en détail les lots de l’immeuble, leur assujettissement ou non à CRL et pourquoi ainsi que leur taux d’abattement respectif. Donne le détail des lots principaux et secondaires si vous avez activé l’option (cf. chapitre précédent)
• Détail des dépenses non affectées à un immeuble : si la colonne non ventilée est renseignée dans l’état préparatoire, cet état vous en donne le détail.

• Détail de la ligne xxx : si un ou plusieurs codes fiscalités sont définis comme devant être «détailler en détail en annexe», LSC propose alors cet état.

Un double clic sur l’un des états conduit :

En  modification de l’état préparatoire où toutes les rubriques (sauf les encadrés en haut à droite sont modifiables).

Vous pouvez donc aller sur n’importe quelle ligne, qui après sélection, se matérialise sur la 1^ère ligne du tableau. Ensuite, vous pourrez modifier les montants proposés par le calcul. Toute modification sera dynamiquement prise en compte et toutes les sommes concernées par ce changement seront systématiquement recalculées.

Au niveau du tableau, trois boutons vous sont proposés :

Permet l’ajout d’une ligne. Son intérêt  n’est pas démontré pour l’état préparatoire mais il pourra être fort utile pour les deux autres états.

 Permet, après avoir sélectionné une ligne, de la supprimer.

Attention : si vous utilisez cette option, le re-calcul des lignes n’est plus dynamique.

 Un clic sur ce bouton permet de remettre tous les montants à 0. Un message de confirmation vous est alors proposé.

Après d’éventuelles modifications, il suffit simplement de valider cette fenêtre pour conserver ces changements.

Vous pouvez également supprimer tout état que vous ne voulez pas conserver en vous servant de l’option dans la vague bleue.

Une case à cocher « Validé » est présente sur cet écran. Cette saisie manuelle permet de repérer facilement les propriétaires pour lesquels vous considérez que la déclaration est juste (après modification ou non…..). Sans intervention de votre part sur cette option, elle restera non cochée. Cela n’aura cependant pas d’incidence sur l’impression ultérieure des revenus fonciers.

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V – Imprimer les déclarations

Déclaration par déclaration

Double cliquez sur une déclaration, LSC propose plusieurs options :

• à l’imprimante
• Aperçu page par page (à choisir pour un aperçu car la 1ère option ne le permet pas, même si vous cochez)
• Aperçu PDF
• vers des fichiers PDF
• Vers des événements

A l’imprimante :

Si cette option est cochée, c’est une impression classique qui sera effectuée.

Vers des fichiers PDF :

Ce choix permet, non plus d’imprimer, mais de créer des fichiers PDF sur le disque dur dans le dossier dont le chemin est défini dans le cadre « répertoire de destination ».

En cliquant sur le bouton «…», ce chemin peut être modifié.

Vers des événements :

Cette option permet de créer des événements rattachés au type événement défini et dont les pièces jointes seront les déclarations en format PDF.

Elles pourront être faxées ou envoyées par email aux propriétaires.

A noter : cette 3ème option a des contraintes d’utilisation, qui sont rappelées en rouge dans la fenêtre courante.

Puis, si vous optez pour « Vers des événements », il faudra choisir le modèle de courrier « *** Revenus fonciers », disponible dans le package livré pour les RF (Etats + modèle d’événement)

NB : mise en place de ce modèle : fichier, afficheur, préférences & administration, administration métier, tous modèles, modèles d’événements, lister. Sur la liste des modèles, cliquer sur « import » (vague bleue) et ouvrir le modèle ***revenus fonciers.

Imprimer en masse

A partir de la liste des déclarations, vous retrouvez également le bouton « imprimer liasse ». Il permet de lancer directement l’impression de toutes les fiches ou des fiches sélectionnées.

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VI – Quelques précisions sur l’état

(Attention, à l’heure où nous écrivons ces lignes, l’état 2044 n’est toujours pas disponible sur le site des impôts. C’est donc à partir de celui de l’année dernière que nous nous appuyons. Il est donc possible de certains numéros de ligne ne soient plus les mêmes !)

1) Colonne **NON VENTILE**

Cette colonne est renseignée quand LSC ne peut affecter certaines sommes trouvées dans les colonnes classiques. Si vous avez par exemple des lots d’un même immeuble ayant des taux d’abattement différents, les dépenses afférentes à l’immeuble seront affectées à la colonne « non ventilée », LSC ne pouvant pas connaître la quote-part pour chaque lot et donc pour chaque taux.

2) Colonne **0%**

Cette colonne correspond désormais au cas général.

3) Ligne 225

Indiquez ici le montant des dépenses incombant au locataire, payées par le propriétaire, mais dont le remboursement n’a pu être obtenu au 31 décembre de l’année de son départ.

Cette situation peut notamment se produire  à l’expiration du bail lorsque le locataire ne rembourse pas les charges locatives payées par le propriétaire et que le dépôt de garantie est insuffisant pour couvrir ces dépenses ou quand l’immeuble reste vacant entre la fin du précédent bail et la signature d’un nouveau.

Précision : ne peuvent être prises en compte les dépenses ayant déjà été déclarées dans des revenus fonciers antérieurs.

4) Détail des factures de la ligne 224 ou 150 sur la 2072 (à reporter en ligne 400)

Le détail des montants inscrits sur cette ligne est imprimé sur une page annexe, à condition que les codes fiscalités indiqués pour le calcul soient renseignés comme « Détailler cette fiscalité en annexe ».

Dans l’état que nous vous livrons, et par rapport aux spécificités 2019 (distinction entre travaux urgents et non urgents), aucun code fiscalité n’est défini. En effet nous avons subdivisé cette ligne en deux afin que puissiez définir sur chacune les codes fiscalités idoines

5) Ligne 227

Cette ligne fait ressortir la taxe foncière payée en 2022. Attention, la taxe d’ordures ménagères doit être retirée car elle n’est pas déductible  (puisqu’elle est récupérable sur le locataire). Si vous l’avez appelée à votre locataire en code fiscalité 32TOM, LSC soustraira ce montant automatiquement. Dans le cas contraire, il faudra une intervention de votre part pour obtenir une taxe foncière juste

–   C’est le code fiscalité 3TF qui est défini par défaut dans l’état.

6) Lignes 229, 230. Ces lignes sont propres aux charges de copropriété 

–   Ligne 229 : Provisions sur charges payées en 2022.

Les copropriétaires bailleurs doivent indiquer sur cette ligne le montant total des provisions pour charges et pour travaux votés versées en 2019 au Syndic.

Ces provisions comprennent indistinctement des charges déductibles ou non des revenus fonciers et des charges récupérables auprès des locataires.

–   les provisions concernées : seules sont déductibles les provisions pour charges prévues aux articles 14-1 et 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 sur la copropriété. Il s’agit des provisions affectées aux dépenses suivantes :

o         les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et des équipements communs de l’immeuble, comprises dans le budget prévisionnel

o         les dépenses pour travaux, qui n’ont pas à figurer dans le budget prévisionnel et dont la liste est fixée par le décret n° 2004-479 du 27 mai 2004.

Une fois la ventilation des charges opérées par le syndic de copropriété, le contribuable devra procéder à la régularisation de ces provisions. En effet, seules les charges effectivement déductibles, pour leur montant réel, et incombant de droit au propriétaire doivent être prises en compte pour la détermination du revenu foncier net taxable.

– Ligne 230 : Régularisation des provisions pour charges déduites en 2021.

Parallèlement à la déduction des provisions pour charges versées en 2021, vous devez régulariser les provisions pour charges déduites des revenus fonciers de 2021, en analysant le décompte de charges fourni par le Syndic suite à l’approbation des comptes de l’exercice 2021.

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VII – Explications des lignes 229 & 230  (2044) ou 14 & 16 (2072)

TRAITEMENT DE LA LIGNE 229 (ou 14 pour la 2072)

Supposons un exercice de copropriété du 1^er janvier 2022 au 31 décembre 2022. D’autre part, l’exercice précédent laissait apparaître une répartition créditrice en faveur du copropriétaire de 160 €.

Au cours de l’année civile 2022, un copropriétaire a versé au syndic 8 provisions, 4 pour les opérations courantes et 4 pour travaux :

> Provisions 2022 opérations courantes  (4 * 480)          =  1920 euros

> Provisions 2022  travaux                         (4 * 100)            =    400 euros

Total versé                                                                                  =  2320 euros

Si le solde (différence entre provisions et charges réelles de 2021) est débiteur, il convient de l’ajouter aux provisions sur charges. En effet, cela veut donc dire que vous n’avez pas assez déduit l’année précédente, raison pour laquelle ce montant est ajouté en ligne 229 et non en ligne 230

Cette somme serait donc à indiquer sur l’état des revenus fonciers, en ligne 229.

Dans notre exemple, la répartition est créditrice, elle sera donc traitée en ligne 230…

TRAITEMENT DE LA LIGNE 230 (ou 16 pour la 2072)

Arrêté de compte au 15/02/2021 pour l’exercice du 01/01/2021 au 31/12/2021 :

> Dépenses réelles 2021                                   =  1840,00 euros

> Provisions versées 2021  (4 x 500)             =  2000,00 euros

Ce montant correspond à votre ligne 229 de la déclaration antérieure

> Solde créditeur 2021                                      =     160,00 euros (1)

De l’analyse du compte de copropriété, il appartient au copropriétaire de ventiler les charges réelles de 1840 € comme suit :

Charges récupérables sur locataires                                                                        =   1 515 € (2)

Charges non récupérables et non déductibles des revenus fonciers             =        59 € (3)

Charges non récupérables et déductibles des revenus fonciers                                   =      266 €

(Honoraires syndic, impôts fonciers sur communs, travaux,….)

Les points (2) et (3) ont déjà été déduits (à tort) sur la ligne 230 de la déclaration précédente et doivent donc être indiqués ici en ligne 230 + la régularisation créditrice, soit :                              

 Déclaration 2044 du copropriétaire

Ligne 229 : provisions pour charges  payées en 2022               2320,00 €

Ligne 230 : Régularisations provisions versées en 2021          1734,00 €

                    (1515 (2)  + 59  (3)) +160 (1)

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VIII – Les régimes d’imposition

Deux régimes d’imposition sont proposés :

1- Micro-foncier

Ce régime est la « norme », c’est à dire que les contribuables sont placés de plein droit sous ce régime si les loyers bruts sont inférieurs à 15 000 euros et si la location n’est faite dans aucun immeuble « spécial » (Périssol, Besson, Robien, Malraux, …) Il permet de bénéficier d’un abattement de 30%.

Dans ce cas, c’est dans la déclaration 2042 qu’il convient de déclarer ses revenus.

A noter également qu’une personne qui possède des parts dans une ou plusieurs SCI peut également être au micro-foncier si au moins un de ses biens est  une location directe (hors SCI).

Si un bien bénéficie d’avantages fiscaux particuliers, c’est le régime réel qui doit être appliqué. Ce passage au réel se fait par le simple envoi de la déclaration 2044x. C’est cependant un engagement sur trois ans puis arrivé à ce terme un renouvellement tacite chaque année.

 2- Réel

Il consiste à déterminer le revenu foncier imposable en retranchant des revenus bruts déclarés, les frais et charges supportés dans l’année. Toutes les charges sont désormais déductibles pour leur montant réel.

• La ligne 221 « Frais d’administration et de gestion » : elle permet de déduire l’ensemble des frais pour leur montant réel.
• La ligne 223 « Primes d’assurances » : permet de déduire l’ensemble des primes d’assurance pour leur montant réel.
• La  ligne 222 « Autres frais de gestion : 20 € par local »

Dans certains cas, les loyers perçus en 2022 peuvent bénéficier d’une déduction spécifique

• déduction spécifique de 15 % : au titre du dispositif « Conventionnement ANAH (Cosse) secteur intermédiaire en zone B2.
• déduction spécifique de 26 % : cette déduction s’applique pour le dispositif Besson-ancien ou Scellier ZRR.
• déduction spécifique de 30% : cette déduction s’applique pour le dispositif  Scellier intermédiaire et pour le conventionnement ANAH (ou Borloo-ancien) dans le secteur intermédiaire ou ANAH (Cosse) secteur intermédiaire dans les zones A bis, A et B1
• déduction spécifique de 40% : cette déduction s’applique pour les carrières, sablières ou tout autre gisement minéral
• déduction spécifique de 45% : cette disposition s’applique pour le conventionnement ANAH (ou Borloo-ancien) dans le secteur social(ou très social)
• déduction spécifique de 50 % : au titre du dispositif « Conventionnement ANAH (Cosse) secteur social ou très social en zone B2 et en zone C.
• déduction spécifique de 60% : s’applique pour le conventionnement ANAH (ou Borloo-ancien) dans le secteur social ou très social.
• déduction spécifique de 70 % : pour les baux conclus à compter du 28 mars 2009 dans le cadre du conventionnement ANAH (ou Borloo-ancien), locations déléguées secteur social ou très social pour les conventions signées à compter du 28 mars 2009 ou autre titre du conventionnement ANAH (Cosse) secteur social ou très social, zones B2 et C.
• déduction spécifique de 85 % : au titre du dispositif « Conventionnement ANAH (Cosse) secteur intermédiaire, social ou très social dans le cadre d’une intermédiation locative sociale, quelle que soit la zone du territoire (A bis, A, B1, B2 pi C).

C’est la ligne « Déductions spécifiques » qui va permettre de renseigner cette éventuelle déduction.

Enfin, les notions initiées depuis… 2006 sont maintenues :

• la ligne 225 « Charges récupérables non récupérées au départ du locataire » : elle permet de déduire des charges habituellement récupérées sur le locataire mais qui n’ont pu l’être suite à son départ. C’est, à priori, le seul cas où des charges récupérables apparaissent sur la déclaration.
• pour les copropriétaires bailleurs, les lignes 229 « Provisions pour charges payées en 2022» et 230 « Régularisation des provisions pour charges déduites au titre de 2021 » feront l’objet d’une étude détaillée ci-après.

 

IX – Module SCI – déclaration 2072

Une fois la mise à jour installée, il convient d’importer les nouveaux états «REVENUS SCI 2022 (2072-C)»  & «REVENUS SCI 2022 (2072-S)» à récupérer sur votre espace client ou à demander à notre service hotline. La mise en place se fait via le menu « SCI », option « Revenus fonciers : calcul ».

Quel modèle utiliser ? Le 2072-C ou le 2072- S ?

La société immobilière doit souscrire une déclaration n°2072-S lorsqu’elle :

• est uniquement constituée d’associés personnes physiques ainsi que d’entreprises qui détiennent ces parts dans le cadre de leur activité professionnelle BNC quel que soit leur régime d’imposition, ou qui exercent une activité BIC ou BA ne relevant pas d’un régime réel d’imposition ; 1 Il s’agit du service des impôts des entreprises compétent ou de la Direction des Grandes Entreprises le cas échéant.
• n’est propriétaire d’aucune immeuble spécial (immeuble situé en secteur sauvegardé ou assimilé, ou immeuble classé monuments historiques ou assimilés) ;
• ne détient aucun immeuble en nue-propriété ;
• n’a opté pour la déduction au titre de l’amortissement pour aucun des immeubles (« Périssol », « Besson neuf », « Robien classique ou recentré »).

 

La société immobilière est tenue de souscrire une déclaration n°2072-C lorsque :

• au moins l’un de ses associés est une personne morale, ou lorsque ces parts sont détenues par une entreprise exerçant une activité professionnelle BIC ou BA relevant du régime réel (les régimes micro ainsi que les BNC quel que soit leur régime d’imposition, sont assimilés à des particuliers pour le calcul de leurs revenus) ;
• la société est propriétaire d’un immeuble spécial (immeuble classé monuments historiques et assimilés ou labellisé « Fondation du Patrimoine », immeuble situé en secteur sauvegardé ou assimilé pour lequel une demande de permis de construire ou une déclaration de travaux a été déposée avant le 1er janvier 2009 « ancien dispositif Malraux »), ou d’un immeuble détenu en nue-propriété, ou d’un immeuble permettant une déduction pratiquée au titre de l’amortissement (« Périssol », « Besson neuf », « Robien classique », « Robien classique ZRR », « Robien recentré », « Robien ZRR recentré », « Borloo neuf »).

 

 Les manipulations sont identiques à celles de la déclaration 2044, décrites précédemment.

Le fonctionnement de l’état est identique. La seule différence réside dans la sélection des écritures comptables prises en compte. En plus des écritures des comptes rattachés aux mandats de gestion, toutes les écritures portant sur un compte de classe 6 sont prises en compte dans les traitements, dès lors qu’elles ont une date d’écriture comprise sur la période de calcul et qu’elles ont une date d’échéance antérieure à la date de fin de période.

L’état suppose que les écritures de dépenses sont saisies avec un code immeuble et un code fiscalité.

• Si ce n’est pas le cas, vous pouvez paramétrer l’état pour ne faire apparaître que les recettes et éditer une balance des comptes de classe 6 pour les dépenses.
• Les lignes 3 (recettes brutes diverses, ANAH,…) et 25 (revenus de parts détenues dans d’autres sociétés immobilières non passibles de l’IS) ne seront valorisées que si les écritures comptables correspondantes sont affectées sur le compte « propriétaire » (41x).

 

Problématique de la Contribution sur les Revenus Locatifs (CRL)

La CRL a été supprimée à compter de l’imposition des revenus de 2006 pour les personnes physiques et les sociétés de personnes (SCI) dont aucun associé n’est soumis à l’impôt sur les sociétés (BOI 5 L-3-06).

Elle est maintenue dans les autres cas. La limite de 1830 € est appréciée sans ajustement au prorata temporis de la durée de location, et local par local.

Afin de vous permettre de remplir ces déclarations, LSC propose un état paramétrable utilisant des codes traitements adéquats.

Il est important de comprendre la méthodologie de réalisation de cet état préparatoire afin de pouvoir expliquer les  montants portés sur la déclaration.

Le document présente une page par propriétaire (choix d’édition par compte ou par identité) et par immeuble. Les lots par catégorie (et les locataires associés) sont présentés sur une page annexe (que le propriétaire peut joindre à sa déclaration).

 Assujettissement à la CRL

Les informations indiquées sur la fiche immeuble sont regardées en premier lieu par le logiciel.

–   Si l’immeuble est marqué en « Assujetti à TVA» ou,

–   S’il possède une date d’achèvement postérieure au 1/1/2001 : tous les lots attachés à l’immeuble sont non soumis à CRL.

 

Dans les autres cas, LSC prend en compte l’information indiquée au niveau du lot :

–   Exonéré CRL :   si l’option «Exonéré» (dans la partie Taxe additionnelle) est cochée ou,

–   Si la date de construction renseignée sur la fiche Lot est postérieure au 1/1/2001,
Les lots ne sont pas soumis à CRL

Soumis à CRL : dans tous les autres cas (sauf si les revenus de l’année sont inférieurs à 1 830 Euros).

Sur ce principe, on déduira 3 types d’immeubles :

–   Exonéré CRL

–   Soumis à CRL

–   Mixte (une partie des lots soumise, l’autre exonérée)

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facturation (honoraires module Gérance - Frais de relance module Syndic)

Sommaire

Facturation des honoraires de gérance

Préambule 

Paramétrage

Factures

Passage en comptabilité générale (si module)

Facturation des frais de relance (syndic uniquement)

Préambule 

Principes

Traitement des factures

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Préambule

Le calcul des honoraires de gestion créait jusqu’à présent les écritures qui débitaient le propriétaire et créditaient les comptes d’honoraires (47xxx) dans le journal HO

Depuis la version 6.2.12, il est possible de générer des factures issues du calcul d’honoraires (donc préalablement lancé), pour les honoraires de gestion et forfaitaires, via une nouvelle entrée du menu Propriétaire

Via cette rubrique, vous pourrez réaliser deux choses :

• les factures à l’attention de vos propriétaires
• la comptabilisation vers le module de comptabilité générale (si bien sûr vous le possédez).

Principes retenus

• Seules les écritures non archivées portant sur un code fiscalité défini dans les paramètres comme honoraire de gestion, ou honoraires sur GLI ou honoraires forfaitaires sont prises en compte.

Paramétrages

Codes produits

Lors de la création des factures, LSC s’appuie sur des codes produits pour définir les lignes desdites factures. Il faut donc s’assurer en 1er lieu que vous possédez bien ces codes, sinon il faudra avant tout les créer.

Dans le fichier que nous livrons quand nous installons le logiciel, le code  produit « HONOG » existe, il vous servira pour les honoraires de gestion. Pour les honoraires forfaitaires, vous pouvez créer un autre code (HONOF par exemple) par duplication du code « HONOG » puis en l’adaptant à vos besoins.

Codes fiscalités

Les codes produits étant définis, vous devez les rattacher aux codes fiscalités définis dans les paramètres au niveau des honoraires de gestion et forfaitaires

Exemple pour le code « 3H » lié au code produit « HONOG »

Entité Gérance

Les factures sont générées à partir des écritures comptables de Gérance, mais sur l’entité de comptabilité générale associée à celle de gérance.

Créer les factures

L’appel à la fonction affiche un 1er écran permettant de définir

• L’entité,
• Le journal dans lequel se trouvent les écritures issues du calcul d’honoraires
• La période

La validation affiche la liste des écritures trouvées répondant aux critères… Le traitement de ces écritures conduit à créer les événements idoines

Une fois le traitement effectué, les écritures d’honoraires sont archivées (donc plus visibles en saisie comptable)

Ces factures sont encore non chronotées. Il faudra donc y procéder  pour

• Affecter un numéro de facture à chacune d’entre elles
• Pouvoir les comptabiliser en comptabilité générale

Comptabiliser les factures en compta générale (facultatif, uniquement si vous possédez ce module)

A partir de la liste des factures (que vous obtenez par exemple depuis les événements en faisant « aller à …facture »)

Cliquez sur « passer en compta » pour lancer le traitement

Un 1er écran s’ouvre afin que vous déterminiez le journal dans lequel les écritures issues des factures s’affecteront

Vous facturez un service, c’est donc un produit pour l’agence, un journal de type « vente » est donc le choix que vous devez faire

La validation passera les écritures en comptabilité… en débitant un compte 411xx et en créditant un compte 7xxx (en fonction du paramétrage du code produit associé) pour la partie HT et un compte de TVA collecté (4457)

 

Facturation des frais de relance (Syndic et version 6.3 uniquement)

Préambule

Le menu traitement s’est enrichi d’une nouvelle entrée vous permettant de créer des factures à partir des écritures du journal de relance liées à l’entité choisie.

Ces factures vous permettront, dans un 2ème temps, de les comptabiliser dans votre compta agence.

Principes

• L’entité syndic doit être liée à une entité de comptabilité générale (Cxx)

• Le code fiscalité SORD doit être lié à un code produit (qui sera utilisé dans les lignes de factures)

• Chaque écriture comptable trouvée correspondra à une ligne de facture sur le code produit défini
• La TVA liée à la ligne de facture est déterminée par le taux de TVA défini sur le code produit

Fonctionnement

Choisissez votre entité, le journal à prendre en compte et la borne de dates souhaitée pour la recherche des écritures de relance passées en syndic.

Validez à l’issue pour afficher les écritures qui seront prises en compte pour la facturation

Puis, vous traitez toute ou partie de la sélection …pour générer les factures…(événements non encore chronotés)

Traitement des factures

• Pour les imprimer, cliquez sur « Expédier »
• Si vous ne désirez pas les imprimer mais simplement les comptabiliser cliquez sur « Conclure »
• Une fois les événements chronotés, faites « aller à » … facture

• Comptabilisation des factures

A partir de la liste des factures, cliquez sur « passer en compta »

 

Gestion automatisée des demandes d'intervention, incidents, ordres de service. Documentation valable à compter du 1er février 2023

SOMMAIRE

Tous les titres en bleu vous indiquent que des nouveautés ont été intégrées dans le paragraphe traité depuis la version 2.2

Principes généraux

Paramétrages du module

Les différents types de tickets

Savoir lire un ticket

– L’entête

– Le corps de la page

– Lecture simplifiée d’un ticket multi-tiers

Comment créer un ticket (interface Web)

– Création par un lien
– Création manuelle

Comment créer un ticket depuis LSC (à partir et uniquement sur la version 6.3.2 – juillet 2023)

– Création par un raccourci
– Création par un événement

Saisir les données du ticket

Partie haute

Partie centrale

Partie basse

Validation d’un ticket et conséquences

– Conséquences

– Liste des tickets

Toutes les étapes d’un ticket

– Options disponibles à toutes les étapes

Echanges avec l’intervenant, propriétaire, président du CS + changements coordonnées

…/…

Note interne

Contacter un autre intervenant

Informer un tiers

– A – Ordre de service mono ou multi-intervenants

• 1 – Création d’un ticket
• 2 – Réponse de l’intervenant (accepte ou pas l’intervention)
• 3 – Demande de présence sur place
• 4 – Fin d’intervention
• 5 – Demande de facture
• 6 – Fermeture du ticket (nouvelles options)

– B – Devis simple ou multiple (différences avec un ODS)

• 1 – Création d’un ticket
• 2 – Réponse de l’intervenant (accepte ou pas de proposer un devis)
• 2b – Passer en devis multiple (optionnel)
• 3 – Acceptation (ou pas) du devis par le gestionnaire (ou autre tiers)
• 3b – Confirmation de l’acceptation à l’intervenant + Envoi du devis signé (optionnel)
• 3c – Prise de RDV directe entre l’intervenant et la personne à contacter
• 4 – Fin d’intervention  –  5 – Demande de facture  –  6 – Fermeture du ticket (cf. chapitre précédent)

Récapitulatif d’un ticket

– Retrouver les informations du ticket

Rapport

– Par période

Passerelle avec La Solution Crypto, via F5

– Tickets en cours
– Liste des tickets

PRINCIPES GÉNÉRAUX

La gestion des tickets est une application 100 % WEB, « branche » de l’extranet déjà proposé par Crypto.

Les tickets sont crées directement sur l’interface Web. Ils peuvent être à votre initiative (suite à un appel téléphonique par exemple) ou crée à partir d’une demande faire par vos clients (locataire, propriétaire, copropriétaire, etc…) faite à partir de leur accès extranet. Sur option, vous pouvez même permettre à l’initiateur de suivre l’évolution de la vie du ticket, toujours à partir de son accès extranet (détails dans le chapitre consacré à ce sujet)

Les tickets ont plusieurs types : ordre de service simple ou multi-intervenants, devis simple ou devis multiple. Ils sont évolutifs. Ainsi, un ODS simple peut être transformé en devis simple et si besoin en devis multiple.

Concernant les ODS multi-intervenants, si plusieurs corps de métier doivent intervenir, vous pourrez tous les indiquer, personnaliser les instructions de l’intervention et assurer un suivi distinct de ceux-ci.

Ce suivi pourra être assuré depuis LSC car à partir de votre afficheur, les tickets « en cours » seront toujours visibles. Cependant, les actions à lancer seront faites depuis l’extranet, dans la partie dédiée à cette gestion de ticket (en Syndic et/ou Gérance).

Les tickets permettent des échanges aisés avec les parties concernées (le demandeur, le ou les intervenant(s), le notifié et bien sûr, le gestionnaire, voire son assistant car vous pouvez paramétrer l’application et donner des droits étendus aux assistants).

Un grand nombre d’étapes sont automatisées (rappel devis, présence sur place, notification, fin d’intervention, demande de facture). Vous n’avez donc pas à vous demander si telle ou telle action a été menée. Le gestionnaire suit en temps réel la progression du ticket, depuis son afficheur.

Trois modes de communication possibles : l’email, le SMS (qui mettent à jour le ticket) ou le téléphone (dans ce dernier cas, l’intervention manuelle du gestionnaire est nécessaire).

Depuis la version 2.1 – Pour les emails et SMS, vous pourrez indiquer lors de la création du ticket ou en modification plusieurs mails et ou numéros de portables, séparés par une virgule ou point virgule

Rappel

Tutoriel intervenant : à votre demande, nous avons crée une petite documentation à l’attention de vos intervenants. Ils peuvent y avoir accès grâce à une bouton « aide » sur les formulaires d’échanges (ceux par lesquels ils vous répondent) où via un lien dans les emails de demandes d »intervention (ODS ou devis) que vous leur envoyez.

Pour votre parfaite information, voici le lien : tutoriel

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PARAMÉTRER LE MODULE

La gestion des tickets, c’est avant tout un paramétrage, offrant les options suivantes :

• Paramètres
• Modèles d’emails
• Modèles de SMS

 

Paramètres

Afficher dans l’extranet des clients

En cochant cette option, vous autorisez vos clients à voir et suivre les tickets. Une rubrique supplémentaire s’ajoute donc sur leur extranet, nommée « Suivi d’intervention ».

Ticket visible pour : (ajouté en version 2.1)

Jusqu’à la version 2.0, seul le demandeur (donc la personne à l’origine du ticket) pouvait y avoir accès dans son extranet. Dorénavant, la visibilité est élargie aux :

• membres du C.S  ou tous les copropriétaires pour la partie syndic
• locataires ou propriétaires pour la partie gérance

Recevoir l’accusé de lecture de l’ODS

Par défaut, lorsque vous créez votre ticket, un email (et/ou un SMS) est envoyé à l’intervenant sans qu’aucune preuve de lecture ne lui soit demandée. Cochez cette cas si vous désirez le lui notifier en sachant que rien ne l’oblige à y donner une suite favorable.

Masquer le mail de l’agence pour l’intervenant (ajouté en version 2.1)

En cochant cette cas, l’email de l’agence, habituellement indiqué en entête, en dessous du nom, ne sera plus montré.

C’est une manière ‘d’emmener’ l’intervenant vers le formulaire d’échange plutôt que par réflexe, il vous réponde via l’email affiché

NOTIFIER

Notifier signifie qu’un email et/ou un SMS sera envoyé au type de personne désigné lors que le ticket évoluera. Concerne trois types distincts :

• Le créateur du ticket
• Le gestionnaire

Personne indiquée comme tel dans LSC dans la fiche immeuble (syndic) ou compte locataire / propriétaire (gérance)

• L’assistant

Même principe que pour le gestionnaire.

Description par défaut

Ce cadre vous permet de déterminer un texte générique que sera repris par défaut dans la description de tout nouveau ticket créé.

Pièce jointe par défaut

Si vous attachez une ou plusieurs pièce(s) jointe(s) à ce niveau, elle(s) sera(ont) systématiquement envoyée(s) à vos intervenants lors de la demande initiale (Ordre de service ou devis)

A noter que seule la demande par mail envoie ce type de document

Nombre de ticket par défaut

Définissez le nombre de tickets montré par défaut quand vous appelez la liste des tickets.

Modèles d’emails / de SMS (ajouté en version 2.1)

Tous les modèles utilisés dans les différentes étapes de la vie du ticket sont dorénavant accessibles et … modifiables !

Il est important de savoir que vous n’y touchez pas, cela fonctionnera comme avant, avec le pré-paramétrage que nous vous proposons

La liste des modèles d’emails est scindée en deux parties :

• Les modèles utilisés pour échanger avec les intervenants
• Les modèles utilisés pour échanger avec les personnes à notifier

Pour les SMS, c’est le même principe…

Pictogrammes

Pour chaque modèle, deux pictogrammes définis :

• Permet de revenir au modèle par défaut que nous vous livrons. Peut être intéressant si vous trouvez que le résultat de vos modifications n’est pas à la hauteur escomptée et si vous ne savez revenir en arrière.

 

• Vous donne l’accès au modèle pour le modifier …

Exemple pour un modèle d’email : demande ordre de service

Après avoir cliqué sur « modèles d’emails », la liste est affichée, triée par ordre alphabétique…

En modifiant votre modèle, vous arrivez sur la fenêtre suivante :

Sujet

C’est le sujet qui sera repris dans le sujet de l’email, à la suite du numéro de ticket :

Corps du texte

Deux parties à distinguer … le texte en « dur » que vous écrivez et les variables, disponibles sur la partie droite de l’écran que vous incrémentez. Ces dernières seront remplacées par des valeurs lors de l’envoi de l’email en contexte

Pour ajouter une variable, c’est simple, placez votre curseur à l’endroit où elle doit être ajoutée puis cliquez dessus..

Comme pour n’importe quel traitement de texte, vous pouvez changer la police, la couleur, l’apparence (souligné, gras), etc….

A l’issue, cliquez sur VALIDER…

Exemple pour un modèle de SMS : ordre de service

Les SMS servent essentiellement à afficher le lien avec lequel les intervenants pourront échanger avec vous. Il est donc court et le plus parlant possible. Ce n’est pas dans celui-ci que vous expliquerez un contexte, d’ailleurs, il n’y a pas de variables disponibles, contrairement aux modèles d’emails.

D’autre part, il y a une partie obligatoire insérée par nos soins qui est le sujet (ticket xxx, ODS xxx, relance, etc..)  et, parfois, la signature (nom du gestionnaire). Il faut donc tenir compte de ses éléments pour calculer la taille totale d’un SMS, limité à 160 caractères si vous ne voulez pas être décompté d’un SMS complémentaire.

Une explication exhaustive vous est donnée dans chaque modèle pour vous rappeler les conséquences des SMS longs ..

Pour vous repérer, nous décomptons le nombre de caractères que vous saisissez et vous donnons également l’information du nombre de SMS que cela représente. Mais attention, ce nombre ne tient pas compte des sujet et signature évoqués plus haut.

Dans notre exemple, 40 caractères ont été saisis, pour un SMS ..

Imaginez que vous le modifiiez, vous pourriez obtenir le résultat suivant :

Cette modification vous « coûtera » systématiquement deux SMS à chaque demande d’ordre de service (au moins, car rappelez-vous qu’il faut aussi tenir compte des informations ajoutées par nos soins).

A l’issue de la modification, cliquez sur VALIDER

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LES DIFFÉRENTS TYPES DE TICKETS

Chaque ticket se voit attribuer un type, souvent un acronyme, afin de les distinguer très facilement. Ces types sont au nombre de 5 :

• ODS = Ordre de service
• ODSM = Ordre de Service Multiple, c’est à dire multi-intervenants
• DS = Devis Simple
• DM = Devis multiple
• ? = ticket issu d’une demande via l’extranet et non encore validé par le gestionnaire.

Précisions sur les tickets de type « ? »

Votre client fait une demande d’intervention mais c’est vous, in fine, qui définirez si cela nécessite (ou pas) l’ouverture d’un ticket.

Vous serez donc sur le formulaire ci-dessous où un ticket « temporaire » aura été ouvert et où les options :

• Valider le ticket
• Annuler le ticket

seront présentes. En fonction de votre choix, votre client sera averti de la suite donnée. S’il s’avère que vous créez un ticket, c’est alors que qu’un suivi lui sera proposé mais en occultant certaines étapes internes à vos traitements (note interne, échanges avec le fournisseur, etc…)

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SAVOIR LIRE UN TICKET

Un ticket se lit de bas en haut, et, est subdivisé en quatre parties…

• L’entête, elle même décomposée en trois parties distinctes : partie gauche, centrale et droite

Le corps est composé de trois parties

• Partie gauche : vos actions possibles à lancer
• Partie centrale : éléments reçus et saisis par vous même à la place d’un tiers
• Partie droite : résultat de vos actions (par exemple : demandes de devis, de date d’intervention, de facture, etc…)

L’entête

Partie gauche

• Numéro du ticket, précédé du type de ticket (Ordre de service, devis simple ou multiple
• le sigle « I » vous donnant les informations suivantes : qui a crée le ticket, qui en est à l’origine, quelle est la source
• Montant (dans un premier temps le devis puis celui de la facture finale)
• Informations sur la personne à contacter (avec un accès à ses informations, qui peuvent être complétées)
• Informations sur la ou les personne(s) à notifier (avec un accès à ses informations, qui peuvent être complétées)
• Délais de relance (uniquement la facture si ODS – Ajouts de Devis et rappel d’intervention pour Devis simple ou multiples
• Mode silencieux : permet de stopper les automatismes d’envoi à vos tiers (par exemple, envoi d’un rappel de demande de devis). Ce mode peut être défini dès la création du ticket ou à n’importe quel étape. Il est activable / désactivable à souhait.
• Demander la présence sur place.  Si active, le système enverra un SMS à l’intervenant 30 minutes avant l’heure d’intervention définie. Ce dernier pourra confirmer, infirmer, voire préciser un retard éventuel ou… un report.
• Prévenir les notifiés des relances. Si des relances sont faites à l’intervenant les personnes désignées comme étant notifiées sont donc averties desdites relances.

Ces pictogrammes donnent accès à des détails de la ligne, voire à la possibilité de modifier des informations

Partie centrale

• Temps passé sur le ticket (se déclenche à chaque ouverture)

• Adresse de l’immeuble ou du lot

• Rappelle les données ayant conduit à l’ouverture du ticket. Titre et description détaillée. Si une description a également été écrite pour les notifiés, celle-ci est également affichée

Modifiable à tout moment par un clic sur le pictogramme.

Partie droite

• Date et heure d’ouverture
• Etape en cours (demande de devis, attente de fin d’intervention, etc…)

N’est pas indiquée sur un ordre de service multi-intervenants

• Tous les documents reçus durant la vie du ticket (photos, devis, facture)

Des petites flèches permettent de les faire défiler de droite à gauche (ou inversement). Un clic ouvre le fichier en grand format

           

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Le corps du ticket

Partie gauche

La vie d’un ticket est liée à des étapes, logiques et … chronologiques.

Cette zone de l’écran est une aide à l’utilisation du ticket. Elle vous suggère l’étape suivante ou propose une saisie manuelle, voire un retour arrière en cas de problème avec un intervenant.

C’est donc un outil indispensable et qui plus est très utile dans la mesure où il vous apporte une aide précieuse…

Les deux parties suivantes sont indissociables et schématisent la progression dans les étapes de votre ticket.

Partie centrale

Affiche tous les éléments reçus par le gestionnaire : demande d’intervention, réception d’un devis, confirmation présence sur place, etc..

A noter que dans certains cas, c’est votre intervention qui aliment cette partie, lorsque vous saisissez l’action manuellement en lieu et place du tiers concerné.

Partie droite

Matérialise vos actions, en tant que gestionnaire.

Par exemple, la création du ticket, puis l’envoi d’un ODS (ordre de service) ou une demande de devis, etc…

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Lecture simplifiée du ticket

Les informations échangées avec les différents tiers s’affichant chronologiquement de bas en haut, tous tiers confondus, vous pourriez avoir besoin d’afficher les données inhérentes à l’un d’entre eux.

Au niveau de chacun des tiers, vous accéderez à la possibilité d’activer la lecture simplifiée (cf. copie d’écran ci-dessous) où sont affichés le président du CS et deux intervenants

Si, par exemple, vous ne voulez afficher que ce qui concerne « LeDocteurNettoyeur », vous activez l’option

 

et obtiendrez le résultat suivant : seul l’ordre de service initial, sa réponse et un message que vous lui avez envoyé seront affichés.

Désactivez l’option pour revenir à un affichage intégral des éléments du ticket

COMMENT CRÉER UN TICKET

La création d’ un ticket se fait depuis l’interface web, à partir de la liste des tickets Syndic ou Gérance, à l’aide du bouton + (cf. copie d’écran ci-dessous).

L’intérêt de pouvoir créer un ticket directement depuis le service client réside dans le fait que vous n’êtes pas forcément devant votre ordinateur, donc connecté à Crypto. Une simple connexion à l’extranet depuis n’importe quelle machine, ou depuis votre smartphone l’autorise..

a) Création par le biais d’un lien

Si la demande émane de l’extranet, vous recevez, en tant que destinataire de celle-ci, un email récapitulant la problématique du jour, le lot (ou immeuble) concerné. Il possède un lien hypertexte (cf. copie d’écran ci-contre).

A ce niveau, un ticket a déjà été crée mais il n’a pas encore de statut (?). C’est à vous de choisir d’annuler la demande ou de valider le ticket. Le demandeur sera averti de votre décision.

b) Création manuelle

Si la demande provient d’un email classique ou d’un appel téléphonique, allez sur votre service client, dans le module concerné (Gérance ou syndic), ouvrez « tickets » et cliquez sur « + »

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Créer un ticket depuis La Solution Crypto

Préambule

Le ticket crée depuis LSC peut l’être…

• A partir d’un raccourci en Gérance et/ou Syndic

• A partir d’un simple « F1 »
• D’un email reçu transformé en événement
• D’une notification reçue du service client (sous forme d’email) suite à une demande faite sur celui-ci. Dans ce dernier cas, l’enrichissement du ticket sera automatique car nous récupérons les informations liées à votre client.

1 – Création depuis un raccourci

SAISIR LES DONNÉES DU TICKET

Après un clic sur le raccourci, l’écran suivant vous est proposé. C’est un assistant de 4 étapes pour votre nouveau ticket

Etape 1

Informations

• Ordre de service / demande de devis

Cochez la bonne case.

C’est le nombre d’intervenant(s) défini(s) dans l’étape 3 qui déterminera si l’ODS ou la demande de devis est simple ou mulitple

• A qui

Définir le gestionnaire qui traitera le ticket

Choisir un utilisateur qui est publié sur l’extranet

• Date et heure

Sont renseignées automatiquement mais peuvent être modifiées, si besoin.

• Source

Informatif (mais obligatoire). Permettra par la suite d’obtenir des statistiques

• Sujet

Le sujet est important car est systématiquement repris dans toutes les correspondances avec les différents interlocuteurs

Copropriété (si ticket Syndic) ou Lot / Immeuble complet

• Ticket Gérance

Indiquez un immeuble (complet)  OU un Lot

• Ticket Syndic

Indiquez un immeuble

Identité à la source de la demande

Saisissez le tiers à l’origine de votre ouverture de ticket

Si vous passé par un événement et si vous avez préalablement renseigné ces informations, elles sont reprises automatiquement (cf. chapitre suivant)

Options

• Mode Silencieux

Ce mode vous permet d’avoir un contrôle totale sur la vie du ticket, c’est à dire d’empêcher le logiciel de générer des emails e/ou SMS automatiquement.

Exemple : vous créez un ODS mais vous avez déjà eu l’intervenant en ligne pour lui demander d’intervenir….. Activez ce mode, terminez la création du ticket et à la validation, rien ne sera envoyé à l’intervenant ou au demandeur

Ce mode, présent dès la création du ticket, restera visible à toutes les étapes vous permettant de le réactiver ou le désactiver à tout moment.

• Envoi du propriétaire (Gérance uniquement)

En activant cette option, vous transmettrez  le nom du propriétaire du bien (ou de l’immeuble complet) à l’intervenant afin qu’il établisse le document à son nom.

• Demander la présence sur place

Cette option n’est visible qu’avec un ticket de type « Ordre de service » (ODS). En effet, pour les autres types, la demande de présence sur place est envoyée de façon automatique

• Notifier les relances

Si vous activez cette option, les personnes désignées comme étant à notifier seront informées lors des relances envoyées à l’ntervenant.

• Important – Urgent

Ajout d’une notion « URGENT » à activer (ou pas) qui apparaît en gros et en rouge dans le 1er email envoyé l’intervenant (ODS et/ou Devis) et SMS

• Visibilité du ticket

Permet de définir qui aura accès au ticket que vous allez créer, via son extranet. En effet, les paramètres permettent de définir une catégorie par défaut mais vous pouvez l’adapter à chaque nouveau ticket.

Délais de relance

Vous avez la possibilité de déterminer vos délais de relances pour les devis et les factures. (en jours)

D’autre part, si vous désirez rappeler à l’intervenant le jour et l’heure d’intervention, une 3ème rubrique vous le permet (en heures)

Pour les ordres de service, seule la rubrique facture est visible

Etape 2

Sur cette étape, vous pourrez renseigner différentes descriptions qui seront destinées aux tiers concernés.

• Description

C’est VOTRE description du problème ou de la nature de l’intervention. Sera transmise aux intervenants.

Digicode : si un digicode est trouvé sur l’immeuble (ou l’immeuble du lot), celui-ci est affiché automatiquement à ce niveau

• Description originale

Si vous avez transformé un email reçu en événement, c’est le contenu de l’email qui sera affiché. Il faut le reprendre et le mettre en page.

Le picto  vous affiche le contenu en pleine page, si besoin.

Collez dans cette case les informations transmises par le demandeur

A NOTER : si la demande a été faite depuis le service client, cette donnée est renseignée automatiquement

• Description pour les notifier

Si vous notifiez des personnes, cette dernière leur sera spécifiquement réservée.

Etape 3

Intervenant(s)

Pour les tickets de type « Ordre de service » ou « devis simple », seul un intervenant est à définir. Pour le type « devis multiple » c’est autant que vous le voulez.

Le principe est simple : vous cliquez sur le picto  pour créer une nouvelle ligne dans le tableau, permettant l’ajout d’un intervenant.

Dans la 1ère colonne, tapez le compte fournisseur à qui vous faites appel pour votre ticket : 401xx

Une fois votre choix effectué, les données de l’intervenant sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Vous pouvez choisir d’envoyer par email ou par SMS ou ….les deux !

Deux exceptions cependant : la demande initiale de devis et la demande finale d’une facture seront systématiquement envoyées par email (et par SMS si vous avez coché la case)

Personne à contacter

• Personne à contacter

Puisque vous demandez à un tiers (fournisseur) d’intervenir sur site, il peut avoir besoin de contacter une personne pour y accéder. Saisissez à ce niveau les coordonnées (et un commentaire éventuel)

Le principe est simple : vous cliquez sur le picto  pour créer une nouvelle ligne dans le tableau, permettant l’ajout d’un tiers…

Une fois votre choix effectué, les données du tiers à contacter sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Il est également possible de saisir un commentaire sur le tiers à contacter, qui sera transmis à l’intervenant

Personne(s) à notifier

• Notifications

Notifier un tiers signifie qu’il sera alerté de façon automatique des étapes importantes du ticket.

Le principe est simple : vous cliquez sur le picto  pour créer une nouvelle ligne dans le tableau, permettant l’ajout d’un tiers…

Une fois votre choix effectué, les données du tiers à contacter sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Etape 4

Documents

Cette étape vous permet d’ajouter tout document (photo, PDF, etc…) qui sera transmis à l’intervenant puis stocké dans le ticket. A la fermeture du ticket, si vous procédez à un rapatriement des pièces vers LSC, les documents seront également joints.

Envoyer et créer le ticket sur l’extranet

Une fois les documents insérés, vous pouvez valider et lancer la création du ticket sur l’extranet depuis votre formulaire LSC.

Cela vous créera, pour historisation, deux (ou plus) événements. Le 1er au niveau du demandeur, le second au nom de l’intervenant.

Si vous lancez un ticket multi, un événement par intervenant sera alors crée

Modèle à utiliser

Vous pouvez déterminer dans les paramètres  (Syndic ou Gérance) le modèle d’événement à utiliser. cf. ci-contre.

2 – Création depuis un événement

Si la demande émane du service client, vous recevez, en tant que destinataire de celle-ci, un email récapitulant la problématique du jour, le lot (ou immeuble) concerné, et les pièces jointes éventuelles

Rangez votre email pour en créer un événement.. tous les éléments de l’email seront récupérés et utilisés pour le futur ticket

Sinon, faites F1, renseignez le tiers concerné (demandeur), saisissez Immeuble et/ou Lot et PJ’s.

b) Validation et création du ticket

Lorsque vous validez votre événement, vous devez, pour créer un ticket, faire un CLIC LONG sur le bouton « valider » et accéder à la dernière rubrique :

• Valider et créer un ticket Gérance

OU

• Valider et créer un ticket Syndic

c) Interface de création du ticket

Après validation de votre événement, vous arrivez sur la même interface que celle utilisée via un raccourci avec en plus certains informations issues de l’événement préremplies

 

 

VALIDATION, CONSÉQUENCE & VISIBILITÉ

Validation

La validation du formulaire a pour effet de créer un ticket sur le service client  !

Il n’a donc aucune existence physique dans LSC

Conséquences

La validation du ticket a eu pour conséquences d’envoyer toutes demandes (ou notifications) aux personnes définies lors de la préparation de celui-ci.

• Le ou les intervenant(s) reçoit (reçoivent) un email ET un SMS (si coché) dans le cadre d’une demande de devis
• L’éventuelle personne notifiée reçoit une confirmation de la création du ticket

Visibilité

Dans LSC, vous pouvez afficher un résumé de vos tickets depuis votre afficheur (F5)

• Les tickets, crées et stockés sur le service client, restent visibles à partir de l’afficheur, sous forme de liste.
• Seuls les tickets en cours, liés au gestionnaire sont affichés…Numéro, immeuble /lot, statut et sujet sont visibles
• Si vous cliquez sur un ticket, un complément de détail s’affiche sur la partie droite..

Rubrique : (visible après sélection d’un ticket)

Permet de récupérer tous les éléments d’un tickets (Photos, PDF, document de résumé) et d’en créer un événement avec PJ’s sur le tiers « demandeur »

Avant de pouvoir vous servir de cette option, vous devez paramétrer un modèle d’événement en administration…dont les chemins d’accès sont les suivants :

• Module Gérance : menu paramètres, Gérance, configuration gérance, onglet « menu négociateur »
• Module Syndic : menu paramètres, Syndic, configuration syndic, onglet « divers »

Si vous double cliquez sur un ticket, l’interface web s’ouvre automatiquement et affiche son détail…

• Juste après la création d’un ticket, celui-ci affiche la demande initiale (du locataire, du propriétaire, d’un copropriétaire ou …autre), sa création et la demande de devis (ou d’intervention pour un ordre de service)

TOUTES LES AUTRES ÉTAPES D’UN TICKET

cf. chapitre consacré à cette partie

*******************************************************************

SAISIR LES DONNÉES DU TICKET

Partie haute

Type de ticket

Deux types disponibles : Ordre de service, devis

Ordre de service : demandera à un ou plusieurs intervenant(s) d’aller sur site pour procéder à une constatation et/ou devis et/ou réparation

Devis : un devis sera demandé à un ou plusieurs intervenant(s) afin que vous puissiez valider le devis gardé… pour une intervention ultérieure.

Si vous demandez à plusieurs intervenants pour le devis, vous passerez automatiquement le type de ticket de devis simple (DS) à devis multiple (DM)

Copropriété, bien ou immeuble

• Ticket Syndic

Choisissez une copropriété à partir de la liste que vous sera affichée

• Ticket Gérance

Deux choix possibles : choisir un lot ou un immeuble si celui-ci est un immeuble complet. Il est en effet possible de traiter des tickets Gérance comme on le fait en Syndic pour ce dernier cas, c’est à dire une intervention dans les parties communes.

Assigné à…

Par défaut, le ticket sera affecté à l’utilisateur courant (gestionnaire). Mais vous pouvez tout à fait le changer à ce niveau via le menu déroulant.

Identité à l’origine de la demande

Saisissez le nom (ou la qualification) du tiers qui est à l’origine du ticket

Source

Obligatoire. Permettra par la suite d’obtenir des statistiques via la pictogramme en forme de camembert présent sur la liste des tickets

Pour les trois rubriques précédentes, si la demande a été faite depuis l’extranet, ces données sont renseignées automatiquement

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Partie centrale

Date et heure de la demande

Cette donnée servira de repère durant toute la vie du ticket

A NOTER : si la demande a été faite depuis le service client, cette donnée est renseignée automatiquement

Sujet

Le sujet est important car est systématiquement repris dans toutes les correspondances avec les différents interlocuteurs

Description

C’est VOTRE description du problème ou de la nature de l’intervention. Sera transmise aux intervenants.

Digicode du lot (ajoutée en version 2.3)

• Description pour l’intervenant (Gérance uniquement). Si le digicode du lot est connu, il est automatiquement affiché dans la description à envoyer à l’intervenant

 

Description originale

Collez dans cette case les informations transmises par le demandeur

A NOTER : si la demande a été faite depuis le service client, cette donnée est renseignée automatiquement

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Partie basse

Mode Silencieux

Nouveauté de la version 2.0, ce mode vous permet d’avoir un contrôle totale sur la vie du ticket, c’est à dire d’empêcher le logiciel de générer des emails e/ou SMS automatiquement.

Exemple : vous créez un ODS mais vous avez déjà eu l’intervenant en ligne pour lui demander d’intervenir….. Activez ce mode, terminez la création du ticket et à la validation, rien ne sera envoyé à l’intervenant ou au demandeur

Ce mode, présent dès la création du ticket, restera visible à toutes les étapes vous permettant de le réactiver ou le désactiver à tout moment.

Envoi du propriétaire (Gérance uniquement)

En activant cette option, vous transmettrez  le nom du propriétaire du bien (ou de l’immeuble complet) à l’intervenant afin qu’il établisse le document à son nom.

Demander la présence sur place

Cette option n’est visible qu’avec un ticket de type « Ordre de service » (ODS). En effet, pour les autres types, la demande de présence sur place est envoyée de façon automatique

Notifier les relances

Si vous activez cette option, les personnes désignées comme étant à notifier seront informées lors des relances envoyées à l’ntervenant.

Important – Urgent  (à partir de la version 2.3)

• Ajout d’une notion « URGENT » à activer (ou pas) qui apparaît en gros et en rouge dans le 1er email envoyé l’intervenant (ODS et/ou Devis) et SMS

Exemple pour un email :

Visibilité du ticket

Permet de définir qui aura accès au ticket que vous allez créer, via son extranet. En effet, les paramètres permettent de définir une catégorie par défaut mais vous pouvez l’adapter à chaque nouveau ticket.

Intervenant

Si vous cliquez sur la flèche, vous déployez la rubrique pour y saisir les données de l’intervenant.

Le principe est simple : vous pouvez les choisir par corps de métier à l’aide de la rubrique de gauche ou dans une liste, toutes activités confondues.

Une fois votre choix effectué, les données de l’intervenant sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Vous pouvez choisir d’envoyer par email ou par SMS ou ….les deux ! Deux exceptions cependant : la demande initiale de devis et la demande finale d’une facture seront systématiquement envoyées par email (et par SMS si vous avez coché la case)

A NOTER : si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le saisir manuellement

Cas des intervenants multiples

Avant tout, servez-vous du bouton « AJOUTER » pour en gérer plusieurs…. Puis, suivant le type de ticket :

• Ordre de service

Vous pourrez ainsi gérer en simultané (dans le même ticket), plusieurs corps de métier.

• Devis

Pour un devis, si vous saisissez plusieurs intervenants, le comportement sera différent. Il sera alors question de faire un « choix » sur les devis reçus pour n’en conserver qu’un.

Personne à contacter

Puisque vous demandez à un (ou plusieurs) tiers (fournisseur) d’intervenir sur site, il peut avoir besoin de contacter une personne pour y accéder. Saisissez à ce niveau les coordonnées (et un commentaire éventuel)

Vous avez également la possibilité de prévenir cette personne et qui va la contacter …

Si vous cochez « email » et/ou « SMS », cette option se déclenchera à la création du ticket pour un ordre de service ou la validation d’un devis pour les autres types de tickets.

A NOTER : si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le saisir manuellement à l’aide de la rubrique « ajouter une personne non listée »

Personne(s) à notifier

Notifier une personne signifie qu’elle sera alertée de façon automatique des étapes importantes du ticket.

Par défaut, le tiers à l’origine de la demande (si celle-ci a été faite via le service client) est notifié…

Là également, vous pouvez choisir de notifier par email ou par SMS ou ….les deux !

Si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le saisir manuellement

Les versions 2.2 (C.S) puis 2.3 (tous) ont été enrichies, vous permettant, en syndic, de notifier :

• Tous les membres du conseil syndical
• Tous les copropriétaires

 

Gardien (coordonnées)

Il est possible de récupérer les informations sur gardien lors de la création du ticket sur deux rubriques ..

• Personne à contacter
• Personne à notifier

Envoi des données liées au gardien depuis LSC

Pour que la donnée soit visible sur les tickets, il faut avoir renseigné un gardien sur votre fiche immeuble dans LSC. Il est ensuite envoyé avec ses informations personnelles sur l’extranet.

Il vous faut créer une donnée complémentaire en administsration, dans la partie « immeuble », et vous la nommer « Gardien »

Enfin, sur la fiche immeuble, vous appelez cette donnée et dans la partie valeur, vous saisissez un « ? » et récupérez la fiche tiers de votre gardien.

Délais de Relances

Vous pouvez définir, en fonction du type de ticket (ODS ou Devis), des délais de relance en jours ou en heure + le nombre maximal de relances à effectuer.

Ordres de service

Pour les ODS, deux types de relances possibles :

• Relance ODS

Dès que vous créez un ticket de type « ODS », cette relance est en attente et se déclenche dès le délai arrivé…

Elle peut être paramétrée en jours ou en heures

• Relance facture

C’est à compter de la réception de la fin d’intervention ET si l’intervenant n’a pas envoyé la facture à ce moment là que cette relance prend son sens.

Demande de devis

Pour les ticket de type « Devis », il existe deux autres relances ..hormis la facture

 

• Devis

Dès que vous créez un ticket de type « Devis », cette relance est en attente et se déclenche dès le délai arrivé…

• Rappel de l’intervention

Si vous désirez rappeler à l’intervenant le jour et l’heure d’intervention, cette 3ème rubrique vous le permet (en heures)

Pièces jointes

Lors de la création d’un ticket, les pièces jointes peuvent être par exemple les photos du sinistre ou tout autre fichier qui pourrait donner de l’information, notamment à l’intervenant. Vous pouvez les ajouter en les déposant dans le cadre prévu à cet effet.

Si la demande initiale est issue de l’extranet, les PJ’s sont reprises automatiquement à ce niveau.

Toutes les pièces jointes resteront accessibles pendant la vie du ticket, dans la partie supérieure.

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VALIDATION D’UN TICKET : CONSÉQUENCES & LISTE

Conséquences

La validation du ticket a eu pour conséquences d’envoyer toutes demandes (ou notifications) aux personnes définies lors de la préparation de celui-ci.

• Le ou les intervenant(s) reçoit (reçoivent) un email ET/OU un SMS (si coché) dans le cadre d’une demande de devis ou d’un ODS multi-intervenants
• L’éventuelle personne notifiée (le demandeur par exemple) reçoit une confirmation de la création du ticket

Si vous avez activé le mode « silencieux », ces envois ne sont pas effectués

• Le ticket affiche la demande initiale, sa création et la demande de devis (ou d’intervention pour un ODS)

Liste des tickets

La validation du formulaire a pour effet de créer un ticket et de l’afficher dans la liste des tickets existants et actifs !

Tri par défaut

Les tickets sont affichés du plus récent au plus ancien. Ce qui compte, ce n’est pas la date de création mais celle de modification…

Donc, par exemple, un ticket crée le 19 mai 2020, modifié le 14 août, sera présenté avant un ticket crée le 25 juillet…

Colonnes remarquables

• Num

Correspond au numéro unique attribué au ticket. Est rappelé dans les différents échanges avec les intervenants et/ou tiers concernés.

• Modifié le

Dès que le ticket est modifié, cette date évolue. Par défaut, les tickets sont triés par cette date, ceux modifiés le plus récemment étant affichés en premiers.

• Statut (cf. paragraphe suivant)
• Sujet (survolez la zone avec la souris pour afficher la description complète)

• type

Chaque ticket est lié à un type sous forme d’acronyme permettant une reconnaissance visuelle rapide.

Couleurs et statuts

Statut

Le statut vous indique l’étape dans laquelle se trouve le ticket

Visuel de « non lus » (à partir de la version 2.3)

Si, durant la vie du ticket, celui-ci évolue (réception d’un message de l’intervenant par exemple, relance, etc…), il s’affiche alors avec un point rouge devant le statut. Vous savez donc immédiatement ce que vous devez lire.

Une fois l’information connue/lue, le point disparait.

Couleurs

Cette liste vous montre les tickets sous deux couleurs : en gris ou en bleu

• Gris

Sont les tickets qui sont attente d’un élément. cf. copie d’écran ci-dessus : « devis en attente d’approbation » (par le propriétaire en Gérance ou le CS en syndic)

• Bleu

Cette couleur vous indique qu’une intervention de votre part est nécessaire. Par exemple, « Devis reçu » il vous faut l’accepter ou le refuser !

Exception à ces règles : le ticket de type « ODSM » (Ordre de Service Multi-intervenants). Seuls deux statuts sont affichés : EN COURS  ou… CLOS

Recherches

A partir de cette liste, vous pouvez rechercher les tickets (à l’aide du menu déroulant à gauche). Ils peuvent être retrouvés…

• Module syndic : par copropriété, sujet ou description, numéro, intervenant

• Module gérance : par référence de lot ou d’immeuble, du propriétaire, du sujet ou description, du numéro, de l’intervenant

Ajoutée en version 2.1 – la recherche est conservée tant que vous ne quittez pas l’écran.

Par exemple, vous recherchez un intervenant et affichez tous les tickets liés. Vous modifiez un ticket et quand vous revenez sur la liste, vous retrouvez la liste des tickets de l’intervenant. Auparavant, la liste réaffichait tous les tickets du gestionnaire

Affichages

Bouton « VTI » (à partir de la version 2.2)

Nouveau bouton permettant de récupérer des notes « à faire » transformées en « pré-tickets » sur le module VTI et envoyées sur le Cloud.

Ensuite, il suffit de cliquer sur ce bouton et cela rapatriera des tickets qui auront le statut « en attente de validation ». Restera donc à les valider puis leur affecter un gestionnaire pour entrer dans le cycle classique de la gestion d’un ticket.

NB : les notes prises sur la VTI ainsi que les photos sont récupérées dans ces tickets.

Bouton « i »

Donne un accès à la documentation des tickets

• « Tickets 2.3 » vous présente toutes les nouveautés de la version en cours, de façon détaillée
• « Doc tickets » vous explique la gestion des tickets de A à Z.
• Tutoriel intervenant (documentation à remettre à vos intervenants, si besoin)

Pictogramme de statistiques (à partir de la version 2.3)

Il vous permet d’accéder à cinq statistiques sur une borne de dates et vous donner sous forme de camembert (ou barres) le nombre et le % liés.

• Sources des tickets
• Types de tickets
• Nombre de tickets par mois
• Nombre de tickets par gestionnaire
• Nombre de tickets par activité (intervenants)

Imprimer

Permet l’impression de la liste des tickets affichés à l’écran

Mes tickets

Par défaut, cette option est cochée. Si vous décochez, vous pourrez voir les tickets des autres gestionnaires de l’agence

En cours ou… autres

Afficher les tickets …(à l’aide du menu pop up situé en haut à droite.)

• En cours
• Du jour
• Fermés (à noter que pour ces deniers, le statut est affiché en rouge)
• Tous

Actions sur sélection (à partir de la version 2.3)

Le bouton n’est visible qu’après sélection de ticket(s)

Ensuite, il propose trois rubriques :

Transférer à un autre gestionnaire

Pour y procéder, vous devez sélectionner le ou les ticket(s) à l’aide de la boite à cocher en 1ère colonne puis vous cliquez sur la rubrique « changer le gestionnaire ».

Puis,  vous affectez en choisissant le nouveau gestionnaire dans une liste.

Export en .CSV ou .txt

Les deux permettent de créer un fichier avec l’extension choisie pour ensuite l’exploiter dans un tableur (Excel, Office calc, etc…)

Suppression d’un ticket

En fonction de certains paramètres, les tickets peuvent être supprimés ou… pas. C’est à l’administrateur de l’extranet au sein de l’agence d’en définir les modalités.

Tout est géré au niveau du contrôle des accès

Ensuite, dans la partie « employés », l’autorisation est liée au rôle dévolu au collaborateur. Dans notre cas, un gestionnaire, à priori…

Une fois le rôle choisi, la liste de tous les contrôles d’accès s’affiche. Descendez en bas de formulaire pour voir ceux liés aux tickets …

C’est la 4ème boite à cocher qui détermine ce droit. Si elle l’est, alors la suppression est possible avec le pictogramme visible sur la liste des ticket. Non coché, celui-ci n’est pas présent. Ce n’est donc pas lié à un mot de passe mais au fait qu’il soit montré ou pas.

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TOUTES LES ÉTAPES D’UN TICKET

Vous l’avez compris, un ticket est une suite d’étapes logiques permettant de mener à bien un ordre de service, qu’il soit lié à un ou plusieurs intervenant(s), avec devis ou non. L’idée force du logiciel est de vous aider à chacune des étapes quand aux actions à lancer.  En parallèle, des automatismes (désactivables à tout moment…) gèrent à votre place l’information due à certains types de tiers et/ou les relances.

Deux actions sont donc à distinguer :

• Celles inhérentes à l’étape en cours, donc non disponibles (en général) au niveau des autres étapes (par exemple une demande de devis n’a aucun intérêt une fois la date d’intervention finale définie, etc….
• Celles, dites génériques, que vous pouvez lancer à n’importe quel moment.

Intéressons-nous d’abord à ces dernières…

Options disponibles à toutes les étapes

Envoyer un message

Disponible pour un intervenant, le président du CS (syndic), le propriétaire (Gérance), le locataire (Gérance), vous avez la possibilité d’échanger avec le tiers à tout moment…

Le résultat de votre action se matérialise sur le ticket en partie droite….

Si une réponse vous est faite, et si vous répondez à celle-ci (et ainsi de suite), le sujet sera conservé afin de créer un fil de discussion…

Changer les coordonnées du tiers

A l’aide du petit crayon présent, vous pouvez changer l’email et/ou le portable de votre intervenant (ou propriétaire ou président du CS)

Il est également possible de cocher le mode utilisé pour les échanges (email seul, SMS seul ou les deux). Une coche, située à gauche vous rappellera comment vous communiquez avec l’intervenant.

Options non directement liées à un intervenant défini sur le ticket

Note interne : commenter le ticket

Vous avez la possibilité d’écrire une note, qui restera interne, afin de suivre au mieux l’évolution du ticket

Résultat obtenu, qui sera affiché sur la partie droite de l’écran de votre ticket

.

Ce texte, vous pouvez l’enrichir avec couleurs, gras, etc…

A partir de la version 2.4 (date de sortie 2ème semestre 2023), vous pourrez même ajouter une pièce jointe à votre note

Contacter un autre intervenant

Cette rubrique a une double fonction :

• Soit faire appel à un autre intervenant ou annulant l’ordre du précédent (donc annule et remplace)
• Soit en complément de l’intervenant déjà contacté si, par exemple, plusieurs corps de métiers sont nécessaires pour l’ODS.

Ce choix, vous le faites au moment de la validation de l’appel à un autre intervenant

Informer un tiers

A tout moment, vous pouvez envoyer un notification contextuelle (qui tient compte de l’étape sur laquelle vous êtes) à la (ou les) personne(s) de votre choix

Cette rubrique n’est plus proposée en ODSM (Ordre de service multi-intervenants) car nous sommes en présence de plusieurs contextes, pas forcément à la même étape d’avancement.

Ecran de saisie…(exemple pour la notification de deux tiers, dont un n’est pas dans la liste par défaut : nom renseigné sur la 2ème ligne, ci-dessous à droite)

La création du ticket étant effective, nous poursuivons à partir de l’étape n°2 – la réponse de l’intervenant…(ou des intervenants pour un ODSM)

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1\ L’ordre de service (ODS)

Étape n° 1 : création du ticket

cf. chapitre « Comment créer un ticket ».

Un ticket peut être crée depuis LSC en validant un événement OU depuis l’extranet depuis la liste des tickets (Gérance ou Syndic), avec le bouton +

Étape n° 2 : réponse de l’intervenant (ou des intervenants pour un ODSM)

Le fournisseur a donc reçu un SMS (cf. copie d’écran ci-contre) ou un email et il trouve un lien lui permettant d’accéder au service client, sur une page dédiée. Il y trouvera le rappel des informations de la demande (cf. copie d’écran ci-dessous, à gauche) , l’éventuelle personne à contacter, les informations du gestionnaire et la possibilité de répondre (cf. copie d’écran ci-dessous, à droite)

En acceptant l’intervention, l’intervenant propose en même temps la date et l’heure…

Echanges avec l’intervenant

A tout moment, un intervenant peut échanger avec vous . En effet, sur la fenêtre d’échanges, disponible à toutes les étapes, un bouton « CONTACTER LE GESTIONNAIRE » est accessible. Message et PJ’s pourront être envoyés à tout moment, créant, si besoin, un fil de discussion dans le ticket.

La validation de l’écran envoie un email au gestionnaire, le prévenant qu’une action a été faite pour le ticket xx. Il faut donc accéder au ticket et… passer à l’étape suivante : « demander la présence sur place » (si cochée lors de la création du ticket) OU « demander la fin d’intervention »

En parallèle, la personne notifiée reçoit automatiquement l’acceptation de l’intervention et la date + l’heure.

Votre ticket ressemble à cela …

Étape n° 3 : demander la présence sur place (optionnelle)

Automatique, envoyée (par mail ou SMS) 15 minutes avant l’heure prévue d’intervention. L’intervenant pourra, comme à chaque étape, vous répondra directement sur l’interface du service client. Quatre choix lui seront offerts

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email

NB : s’il vous répond par un autre biais (email ou SMS), vous devrez mettre le ticket à jour à l’aide des rubriques situées sur la partie gauche.

Étape n° 3 bis : Passer d’un ordre de service à un devis simple

ATTENTION : cette option n’est pas possible si vous êtes sur un ODSM, c’est à dire avec plusieurs intervenants définis

Votre ticket peut évoluer d’un ordre de service à la gestion d’un devis (devis simple). En effet, votre intervenant, une fois sur place, peut constater et vous indiquer qu’un devis nécessitant votre acceptation est nécessaire …

Sur votre ticket, deux rubriques vous le permettront

• Demander le devis
• Saisir manuellement le devis

Lors du passage en devis simple, vous aurez la possibilité de définir les délais de relance non proposés lors de la création de l’ordre de service. Ils restent accessibles et modifiables en modification d’un ticket, en cliquant sur le pictogramme représentant un crayon

Si votre ODS devient un « devis simple », nous reprenons alors le fil conducteur du nouveau type de ticket .. cf. ci-après l’étape n°2 d’un Devis simple

Étape n° 4 : demander la fin d’intervention

Automatique, envoyée (email ou SMS) quelques minutes après l’heure prévue d’intervention (+ la durée prévue)

L’intervenant, lors de sa confirmation, pour joindre des preuves de son intervention. Il pourra également joindre la facture, ce qui annulera l’étape suivante.

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email ainsi qu’à la personne à notifier (SMS ou email)

NB : s’il vous répond par un autre biais (email ou SMS ou tél), vous devrez mettre le ticket à jour à l’aide des rubriques situées sur la partie gauche.

La fin d’intervention confirmée sera affichée de la façon suivante sur le ticket, une fois celui-ci à jour..

 

Étape n° 5 : demander la facture (si celle-ci n’a pas été transmise à l’étape n°4)

C’est à vous d’en faire la demande.

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email

NB : si vous avez déterminé une relance automatique lors de la création du ticket, celle-ci sera envoyé x jours après votre 1ère demande.

Votre ticket, une fois mis à jour, le confirmera de la façon suivante :

Vous avez également la possibilité de saisir manuellement la facture (si reçue par ailleurs). Dans ce cas, n’oubliez pas de saisir son montant afin qu’il soit affiché en partie haute puis pris en compte dans les futurs documents de synthèse

Étape n° 5 bis (si nécessaire)

Si la facture reçue ne convient pas (manque, erreur, etc..), vous pouvez demander le nouvel envoi de celle-ci en y apportant un commentaire.

Étape n° 6 : fermer le ticket

Toutes les actions prévues étant terminées, il ne vous reste qu’à clore le ticket.

Peut être fait à toutes les étapes…

Mais attention, cette manipulation est irréversible !

Une fois le ticket clos, l’information s’affichage dans le tableau.

Deux options à votre disposition

• Obtenir le fichier de résumé du ticket

• Obtenir les documents du ticket (.zip)

Télécharge tous les éléments du tickets (photos, devis, facture, résumé, etc…), le tout dans un fichier .zip, qu’il vous suffira de décompresser.

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2\ Devis (simple ou multiple)

Nous n’aborderons que les différences avec un ticket de type « Ordre de service » car les principes restent fondamentalement les mêmes

Étape n° 2 : réponse de l’intervenant

La seule différence réside dans le fait que l’intervenant accepte ou refuse …. de proposer un devis.

Étape n° 2 bis : Passer d’un devis simple à un devis multiple  (optionnel, sinon, passez à l’étape 3) ou … faire appel à un nouvel intervenant

Si vous avez crée votre ticket en devis simple (donc une demande de devis a été envoyée à un intervenant), vous pouvez tout à fait changer d’avis et faire appel à d’autres intervenants et basculer votre devis en type « multiple ».

Cliquez sur la rubrique « Contacter un autre intervenant »

Remplissez les données du nouvel intervenant sur le second écran et validez le pour obtenir le message de confirmation suivant :

Trois choix possibles :

• OUI

Annulera le devis en cours, enverra une notification de refus et demandera un devis au nouvel intervenant

• NON

Procédera à une demande devis au nouvel intervenant tout en conservant la précédente

• ANNULER

Ne fait rien …

Étape n° 3 : acceptation du (ou des) devis

Une fois le (ou les) devis reçu(s), l’acceptation ou le refus peuvent être faits par le gestionnaire (en cliquant directement sur « Accepter ou Refuser »)

OU

• Module Gérance

Le propriétaire du lot

Si vous avez déterminé sur le mandat signé avec votre propriétaire un montant au delà duquel des travaux ne peuvent être entrepris qu’après son acceptation, servez vous de cette rubrique.

• Module Syndic

Le président du conseil syndic ou faisant fonction (nouveauté 2.1)

A noter : vous pourrez également envoyer une information aux autres membres du conseil syndic mais seul le président sera décisionnaire.

Cependant, si vous n’avez pas de président du CS, vous pourrez envoyer la demande d’acceptation à :

• l’un des membres du CS
• un personne de votre choix, en saisissant simplement son nom, son email et/ou le n° de portable.

Étape n° 3 bis : transmission du devis accepté à votre intervenant (optionnel)

L’acceptation étant actée, vous pouvez le confirmer à votre intervenant en lui joignant une copie du devis dûment accepté et signé

Dans notre copie d’écran ci-dessous, le devis a été approuvé par le conseil syndic. Ne vous reste qu’à confirmer cette approbation en cliquant sur « valider »

La fenêtre vous proposera alors de joindre le document signé…

Cette option est accessible même si le devis est directement accepté par vous

Étape n° 3 ter : prise de RDV directe par l’intervenant avec la personne à contacter

A partir de la version 1.0.7, une fois un devis accepté, l’intervenant n’attend plus que vous le recontactiez pour définir un RDV d’intervention, il peut le faire lui même puis vous transmettre cette information via un lien prévu à cet effet.

Quand votre intervenant clique sur le lien, il arrive sur l’écran lui permettant de vous donner cette information…

Une fois cette donnée réceptionnée, vous pourrez encore la valider, la reporter ou ..l’annuler…

Si l’intervenant ne passe pas par l’interface permettant une mise à jour du ticket, vous pourrez saisir manuellement le RDV

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Étapes suivantes

Sont strictement identiques à celles décrites précédemment pour l’ordre de service

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Récapitulatif d’un ticket

Lorsqu’un ticket est clos, une nouvelle option s’affiche vous permettant de récupérer tous les éléments de celui-ci (photos, devis, factures, etc….)

Cette possibilité existe également depuis LSC (cf. chapitres suivants)

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Rapport

Le rapport peut avoir une double destination…

• Pour vous, gestionnaire, pour avoir une vue d’ensemble des tickets ouverts pour un lot, un immeuble en mono-propriété ou en copropriété
• Pour vos clients à des fins de comptes rendus … (auprès du conseil syndical, par exemple).

Attention, seuls les tickets « clos » seront pris en compte dans ce document

A partir de la liste des tickets, le menu « tickets » vous propose l’option « Rapport »

qui vous conduit à la liste des rapports déjà établis.

Pour en créer un nouveau, cliquez sur « + » en haut à droite

• Choix du bâtiment (ou du lot)
• Date de début / Date de fin

de prise en compte des tickets clos…

• Choix des données

Cochez ce qui doit être affiché ou …non

La validation calcul le rapport et le place dans la liste. un clic sur une ligne l’affiche directement à l’écran.

En parallèle, une copie est envoyée sur l’email de l’utilisateur courant.

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Côté LSC…

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F5 – Afficheur

Visibilité

• Les tickets, crées et stockés sur le service client, restent visibles à partir de l’afficheur, sous forme de liste.
• Seuls les tickets en cours, liés au gestionnaire sont affichés…Numéro, immeuble /lot, Aqui (créateur du ticket), statut et sujet sont visibles
• Si vous cliquez sur un ticket, un complément de détail s’affiche sur la partie droite..

Rubrique : (visible après sélection d’un ticket)

Permet de récupérer tous les éléments d’un tickets (Photos, PDF, document de résumé) et d’en créer un événement avec PJ’s sur le tiers « demandeur »

Avant de pouvoir vous servir de cette option, vous devez paramétrer un modèle d’événement en administration…dont les chemins d’accès sont les suivants :

• Module Gérance : menu paramètres, Gérance, configuration gérance, onglet « menu négociateur »
• Module Syndic : menu paramètres, Syndic, configuration syndic, onglet « divers »

Qui voit quoi ?

Dans LSC, vous pouvez

• Si vous êtes Gestionnaire

Afficher un résumé de vos tickets depuis votre afficheur (F5)

• Si vous êtes Assistant ou comptable,

Afficher un résumé des tickets crées (et en cours) pour lesquels vous êtes rattaché sur l’un de ses deux rôles = fiche immeuble en Syndic ou fiche compte en Gérance

• Transfert en cas d’absence activé

Si un transfert vers un autre utilisateur est activé, les tickets de la personne qui vous a fait le transfert sont également montrés.

Accès direct au détail du ticket

Si vous double cliquez sur un ticket, l’interface web s’ouvre automatiquement et affiche son détail…

• Juste après la création d’un ticket, celui-ci affiche la demande initiale (du locataire, du propriétaire, d’un copropriétaire ou …autre), sa création et la demande de devis (ou d’intervention pour un ordre de service)

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Liste des tickets

Accessible depuis votre afficheur (F5), après avoir cliqué sur « Tickets en cours »…à l’aide du bouton « LISTER » situé en haut de page

Les tickets présents sur votre afficheur sont ceux qui sont les vôtres ET ceux « en cours » (donc non fermés).

Par défaut, cliquez sur LISTER les affiche mais il est possible de rechercher les anciens tickets et ceux d’autres gestionnaires.

Récupérer les éléments du ticket

Rubrique : (sélectionner un ticket avant de cliquer sur cette option)

Permet de récupérer tous les éléments d’un tickets (Photos, PDF, document de résumé) et d’en créer un événement avec PJ’s sur le tiers « demandeur »

Avant de pouvoir vous servir de cette option, vous devez paramétrer un modèle d’événement en administration…dont les chemins d’accès sont les suivants :

• Module Gérance : menu paramètres, Gérance, configuration gérance, onglet « menu négociateur »
• Module Syndic : menu paramètres, Syndic, configuration syndic, onglet « divers » puis onglet « Partenaires » (à compter de la version 6.0.2)

Rechercher un ticket ou un groupe de tickets

Le bouton « Rechercher » vous propose une fenêtre multi-critères

Partie identité

Par immeuble ou par lot, vous affichez les tickets liés

Partie Activité

Comme les tickets sont différents en fonction de l’activité, vous devez indiquer le module auquel sont rattachés les tickets rercherchés.

Partie Ticket

• Type

Les tickets existent sous trois types : ordre de service, devis simple, devis multiple

• Statut

A chaque étape de sa « vie », le ticket est rattaché à un statut permettant de savoir clairement le niveau d’avancement de celui-ci. Vous devez choisir dans une liste le statut sur lequel vous désirez afficher le ou les ticket(s).

• Sujet contient

Correspond au sujet défini lors de la création du ticket. La recherche doit être faite par mot clé pour être sûr de retrouver le bon ticket.

• Description contient

Là également, la description est celle saisie au moment de la création du ticket

• Date création du… au …

Pour montrer des tickets crées sur une borne de dates.

Partie critères complémentaires

Les tickets, par essence, sont attachés à un gestionnaire (information saisie sur l’immeuble en Syndic et sur le compte en Gérance).

Par défaut, ce sont vos tickets qui sont affichés mais vous pouvez en chercher liés à d’autres gestionnaires.

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Aide à la création d'un mandat de gestion jusqu'au locataire ou d'un locataire à partir d'un lot existant

Sommaire

Préambule

Raccourci « Nouveau mandat »

Principes de navigation et validation

Étape 1 : le propriétaire
Étape 2 : le compte propriétaire
Étape 3 : le mandat
Étape 4 : immeuble / lot(s)
Étape 5 : et après…
Étape suivante : nouveau locataire

Raccourci « Nouveau locataire »

Étape 1 : lot
Étape 2 : tiers locataire
Étape 3 : compte
Étape 4 : locataire

Étape 5 : bail
Étape 6 : D.G.
Étape 7 : divers

Étape suivante : création du locataire

Raccourci « Nouveau lot »

Étapes 1 à 6
Enregistrer (et créer un locataire ?)

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Préambule

Les assistants de saisie d’un mandat et/ou d’un locataire ont deux buts. Faciliter et accélérer la procédure de création des fichiers de base.

Quelque soit l’assistant, vous n’avez plus qu’un seul écran, multi-étapes qui crée l’ensemble des fiches lors de la validation finale.

De plus, vous pouvez commencer une création de mandat (ou de locataire) et vous arrêter à n’importe quelle étape. LSC enregistre un brouillon que vous reprenez à tout moment !

Raccourcis

Installation des raccourcis

L’assistant n’est accessible qu’après l’ajout d’un raccourci sur votre écran d’accueil…

Pour l’ajouter,

• Allez dans le menu Paramètres,
• Préférences utilisateur,
• En haut à gauche « modification des raccourcis »,
• Onglet Gérance, accès haut OU accès bas et choisissez un emplacement libre. Si vous n’en avez plus, supprimez en un puis cliquez sur le petit crayon pour en créer un nouveau
• Choisissez « créer un raccourci » et cliquez sur « Aide au mandat »

• Validez à l’issue
• De retour sur l’écran d’accueil, si vous ne voyez pas votre nouveau raccourci , cliquez sur le sigle puis sélectionnez à nouveau le module Gérance, cela forcera l’actualisation de l’écran

Utilisation des raccourcis

Lorsque vous cliquez sur le raccourci, deux cas possibles :

Aucun historique

L’écran pour  procéder à une nouvelle création s’affiche directement

Pour un nouveau mandat

Pour un nouveau locataire

Trois étapes :

• le choix du ou des lot(s)

• l’affichage du ou des lot(s) après le choix de ces derniers

• le début de saisie par un double clic sur un lot

Brouillons existants

S’il  existe des brouillons (créations non terminées), c’est la liste des mandats en attente OU des lots pour affectation locataire qui est affichée.

A partir de l’une ou l’autre, deux possibilités :

• Reprendre un brouillon existant par un double-clic sur celui-ci (puis allez sur l’étape sur laquelle vous vous étiez arrêté
• Faire une nouvelle création à l’aide du bouton « Créer ».

Exemple pour le mandat…

NOUVEAU MANDAT

Principes de navigation et validation…

Ils sont simples

Passage d’un écran à l’autre

• Vous passez d’un écran à l’autre à l’aide du bouton « étape suivante », condition d’avoir renseigné les éléments indispensables…

• Lors des étapes intermédiaires, vous pouvez revenir en arrière avec le bouton « étape précédente ».

• L’étape sur laquelle vous êtes est matérialisée en orange sur la partie gauche de l’écran

(exemple quand on est à l’étape 3)

Enregistrer

• A l’issue des saisies, la validation finale se fait par le bouton « enregistrer »

L’enregistrement crée (si besoin)

• La fiche Tiers
• Le(s) lot(s)
• Le mandat
• Le compte du propriétaire (et les éventuels indivisaires)

Quitter l’assistant

A toute étape, vous pouvez quitter l’assistant, il vous sera alors proposé de

• Fermer l’écran mais d’enregistrer votre saisie en « brouillon » (à condition d’avoir au moins validé une étape).
• Fermer l’écran et supprimer le brouillon en cours

Après le choix de l’option, si vous validez, vous confirmez ce choix. Par contre, si vous faites « fermer », vous revenez à l’écran précédent….

Supprimer un brouillon

A partir de la liste des brouillons, si vous ne désirez pas l’enregistrer (donc, créer les fiches dans LSC), vous pouvez simplement le sélectionner et cliquer sur la poubelle

Étape 1 – Propriétaire

Cette étape permet de créer l’identité du propriétaire OU d’indiquer une identité existante !

• Dans le 1er cas, vous devrez remplir l’intégralité du formulaire
• Dans le second, les informations connues seront affichées, elles pourront éventuellement être complétées / modifiées.

Quelques informations :

• Après avoir indiqué l’identité, le code se calcule automatiquement
• Indiquez le genre pour création automatique du correspondant
• Le Gsm indiqué complètera la fiche correspondant
• Les documents ajoutés à ce niveau seront stockés dans la future fiche Tiers.

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

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Étape 2 – Compte propriétaire

Sur cette étape, vous pourrez indiquer les données du compte du propriétaire et des éventuels indivisaires

Quelques informations :

• Une fois l’entité comptable choisie, le numéro de compte et le libellé se calculent automatiquement
• Certaines rubriques comme le choix du relevé ou ce qui est imprimé à la suite ne sont pas accessibles à ce niveau (il faudra les choisir après création)

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

 

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Étape 3 – Mandat

A cette étape, vous saisirez les données du mandat de gestion et vous pourrez y lier les documents afférents.

Quelques informations :

• Le numéro de mandat s’obtient automatiquement par un clic sur « N° mandat » ou par saisie manuelle
• Compte analytique provisions : renseignez 47pROV si vous désirez ne pas reverser les provisions sur charges des locataires au propriétaire

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

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Étape 4 – Immeuble – Lot(s)

Cette ultime étape va vous permettre :

Si le lot n’existe pas dans votre portefeuille

De créer l’immeuble (ou de choisir un immeuble existant) puis d’y rattacher le ou les lot(s) du propriétaire courant en cliquant sur « + » et en choisissant « Lot en gérance »

Quelques informations :

• La 1ère fenêtre permet de créer / choisir l’immeuble et d’y rattacher d’éventuels documents
• Les 3 fenêtres suivantes sont dédiées au lot
• Les codes physique et gestion sont les seules informations obligatoires. Ils se créent automatiquement après saisie des n° de RCP et PLAN
• Sur la dernière fenêtre, vous pourrez intégrer des documents / photos

A l’issue de votre saisie, cliquez sur VALIDER ET RETOURNER A LA LISTE DES LOTS

Si le lot existe déjà dans le module syndic (à partir de la version 6.3.1 – février 2023)

De choisir l’option « Lot en syndic » en cliquant sur le bouton « + »

Si vous avez choisi un lot « syndic », vous ne pourrez pas le modifier à ce niveau … vous ne pourrez que passer à l’étape 5.

Étape 5 – Et après…

Trois possibilités à ce niveau :

• Vous créez un autre lot avec le bouton « + » et vous repartez à l’étape 4
• Vous cliquez sur « QUITTER L’ASSISTANT » afin d’y revenir plus tard pour terminer.
• Vous cliquez sur « ENREGISTRER » pour lancer la création des fiches. L’assistant se ferme et le brouillon est supprimé

Si vous avez cliqué sur « enregistrer », un message s’affiche pour vous demandez si vous voulez créer (ou pas) le locataire associé

Si vous faites OK, vous basculez automatiquement dans l’assistant de création du locataire. (cf. chapitres suivants pour documentation liée)

Si vous annulez, alors la procédure s’arrête là. Vous pourrez créer votre locataire à tout moment à l’aide du raccourci « nouveau locataire ».

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NOUVEAU LOCATAIRE

Étape 1 : choix du ou des lot(s)

Après avoir cliqué sur le raccourci « Nouveau locataire », une liste de lots est affichée. Vous allez devoir choisir les fiches pour lesquelles vous désirez faire entrer un locataire.

A l’issue, faites « Traiter sélection » ou … « tout traiter » (plus improbable). LSC affichera dans un nouveau formulaire le(s) lot(s) sélectionné(s)

A NOTER : sur la liste sera affiché le nom du locataire, s’il est encore en place

Boutons de cet écran

Ajout / modification du nouveau locataire

Même fonction que le double-clic sur une ligne… Propose la création du locataire OU si vous aviez déjà commencé, il faut ensuite vous rendre à l’étape sur laquelle vous vous étiez arrêté.

Valider les nouveaux locataires

N’est utile à ce niveau que si vous revenez sur un brouillon complet existant

Quitter l’assistant

A toute étape, vous pouvez quitter l’assistant, il vous sera alors proposé de

• Fermer l’écran mais d’enregistrer votre saisie en « brouillon » (à condition d’avoir au moins validé une étape).
• Fermer l’écran et supprimer le brouillon en cours

Après le choix de l’option, si vous validez, vous confirmez ce choix. Par contre, si vous faites « fermer », vous revenez à l’écran précédent….

Étape 2 : tiers locataire

Pour arriver sur cette étape, double-clic sur un lot

Cette étape permet de créer l’identité du locataire OU d’indiquer une identité existante !

• Dans le 1er cas, vous devrez remplir l’intégralité du formulaire
• Dans le second, les informations connues seront affichées, elles pourront éventuellement être complétées / modifiées.

Quelques informations :

• Après avoir indiqué l’identité, le code se calcule automatiquement
• Indiquez le genre pour création automatique du correspondant
• Le Gsm indiqué complètera la fiche correspondant
• Les documents ajoutés à ce niveau seront stockés dans la future fiche Tiers.

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

Étape 3 : compte locataire

Cette étape consiste à déterminer le type de bail que vous allez créer puis à la création du compte locataire lié.

Type de bail

3 choix possibles :

• Habitation (par défaut)
• Colocation (bail d’habitation avec des colocataires)
• Commercial

En choisissant l’une des trois options, les écrans diffèreront quelque peu.

Exemple : en cochant « colocataire », l’écran « compte » est complété par un tableau de saisie des colocataires

Compte

Sur cette étape, vous pourrez indiquer les données du compte du locataire et des éventuels colocataires

Quelques informations :

• Une fois l’entité comptable choisie, le numéro de compte et le libellé se calculent automatiquement
• Vous pourrez indiquer le gestionnaire, le comptable et ou l’assistant lié(s) au locataire
• Si vous avez coché « colocation », cliquez sur « + » au niveau du tableau des colocataires pour chaque fiche à créer.

ATTENTION : si vous avez de l’APL pour les colocataires il faut la renseigner pour chacun d’eux et elle sera cumulée par LSC sur la fiche locataire (étape suivante).

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

Étape 4 : locataire

Sur cette étape, vous pourrez indiquer le quittancement du locataire et la date de début, l’APL (ou AL) et autre périodicité..

Quelques informations :

• Le tableau de quittancement affiche le quittancement permanent en fonction des informations du lot. Il peut être changé à ce niveau
• Du quittancement provisoire peut être ajouté
• Si le locataire est prélevé, vous pourrez en définir les modalités (sur solde, sur dernière quittance, avec déduction de l’APL)

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

Étape 5 : bail et GLI

Sur cette étape, vous indiquerez,

• Les conditions de son bail
• Les modalités de révision du loyer (indice, date prochaine révision, conditions particulières, etc..)
• L’exclusion à la GLI et/ou la vacance de locataire (par défaut, rien n’est coché)

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

Étape 6 : D.G.

Sur cette étape, vous saisirez,

• Le dépôt de garantie et son reversement (ou non ) au propriétaire
• Le(s) garant(s) à l’aide du bouton « + »

Si le garant est lié à un colocataire, il faudra l’indiquer sur l’écran de création de celui-ci

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE

Étape 7 : divers

Sur cette dernière étape du locataire, vous pourrez,

• Indiquer la date d’échéance de l’assurance habitation
• Définir (si besoin) d’autres alarmes (maintenance chaudière à gaz par exemple)
• Compléter des zones de notes informelles
• Ajouter des documents liés au locataire (une copie du bail signé par exemple)

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE pour revenir à l’écran qui liste le(s) lot(s) choisi(s) au départ

Dernière étape : création du locataire ou stand by

Vous êtes de retour sur la liste des lots et la colonne « nouveau locataire » s’est remplie

A partir de cette liste, vous pourrez

• Valider les nouveaux locataires (seront donc crées dans LSC et affichés en liste à l’issue)
• Quitter l’assistant tout en choisissant de conserver ou pas la saisie effectuée. Vous pourrez y revenir à tout moment par un clic sur le raccourci.
• Créer un nouveau locataire par double clic sur un autre lot

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NOUVEAU LOT

Étape 0 : choix du mandat de gestion

Après avoir cliqué sur le raccourci « Nouveau LOT », la liste des mandats de gestion actifs vous est proposée. Vous devez en choisir un (le traitement n’est pas multi mandats)

Étapes 1 à 6 : choix de l’immeuble, données du lot

Après le choix du mandat, vous arrivez sur un formulaire à 6 étapes, permettant de renseigner (ou créer) un immeuble puis de créer le lot (étapes 2 à 6)

Quelques informations :

• La 1ère fenêtre permet de créer / choisir l’immeuble et d’y rattacher d’éventuels documents
• Les 5 fenêtres suivantes sont dédiées au lot
• Les codes physique et gestion sont les seules informations obligatoires. Ils se créent automatiquement après saisie des n° de RCP et PLAN
• Sur la dernière fenêtre, vous pourrez intégrer des documents / photos

A l’issue de votre saisie, cliquez sur ENREGISTRER pour créer le LOT

Une fois le lot crée, un message de création du locataire est affiché

 

En répondant OUI, vous enchaînez sur l’équivalent du raccourci « Nouveau locataire »

La gestion automatisée des échanges avec la CAF

0\ Préambule

NEOVACOM est un partenaire permettant d’automatiser les échanges avec la CAF dans les cas suivants :

– Réception des bordereaux de ventilation des paiements (AL/APL)
– Révision annuelle des loyers
– Signalement des impayés de logement en cours de droit
– Radiation (départ d’un locataire de son logement)

0.1\ Avant tout, vous devez activer le module Neovacom sur le store

0.2\ Dans un second temps, souscrivez un compte chez notre partenaire. Une installation spécifique sera faite par celui-ci sur votre poste technique. Le paramétrage dans LSC sera effectué dans un second temps ..

1\ Pré requis LSC

Préalable : Etre au minimum en version 6.2.5 ou 6.0.13

Avoir un poste technique

2\ Paramétrage LSC

Entité

Onglet CAF

• Code bailleur : donné par notre partenaire
• Code établissement, guichet et numéro de compte : saisissez vos informations liées au compte de l’agence qui reçoit la CAF

Administration

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Organiseur, Configuration SMTP, fax, SMS, onglet Postes techniques

Chemin d’accès

C’est au niveau des paramètres du poste technique que vous devez saisir le chemin d’accès dans lequel les fichiers générés pour la CAF devront s’insérer. Ils seront récupérés par notre partenaire.

Ce chemin est défini par notre partenaire.. Il sera du type (exemple) : C:\Neovacom\CAF\Emission

Radiation à l’enregistrement du préavis

En cochant cette case, la radiation se fait au moment du préavis et non plus au départ du locataire

3\ LSC – Réception des bordereaux de ventilation des paiements (AL/APL)

A partir de la saisie comptable, via l’option MENUS puis  la rubrique « cycle rapide » (APL ou CAF),

Vous avez la possibilité d’importer le fichier contenant les montants perçus par la CAF, via le bouton « Importer un fichier CAF »

Une fois celui-ci lu, LSC affiche son contenu et lie avec les locataires de la base de données quand c’est possible. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez indiquer le n° de compte du locataire concerné par une ligne vide. Cette information sera mémorisée pour les imports suivants.

Dans ce fichier, outre le montant de la CAF perçu pour le locataire et/ou les colocataires, l’organisme vous transmet également un n° locataire unique. Celui-ci sera récupéré et conservé dans LSC, dans la fiche locataire, 2ème onglet

Ce numéro, non modifiable par l’utilisateur, DOIT ETRE PRÉSENT dans tous les échanges avec la CAF

Quelques fonctionnalités remarquables (à partir de la version 6.2.7)

• Affichage du total des lignes sélectionnées
• Affichage du total des lignes non sélectionnées
• Le bouton « Imprimer », en clic long, donne accès à différentes options en fonction des besoins de l’instant.
• 

Pour les étapes suivantes (qui ne sont plus liées à notre partenaire) de validation et comptabilisation, consultez la documentation ou faites appel à notre service assistance

4\ LSC – Envoi manuel des fichiers

Comme le titre de ce paragraphe l’indique, vous avez la possibilité d’envoyer certains fichiers à la CAF à tout moment, en les générant manuellement.

Pour cela, deux nouveaux raccourcis ont été crées :

Vous devez les ajouter à partir de votre écran d’accueil et obtenir le résultat de la copie d’écran ci-avant…

Passez par le menu paramètres, préférences utilisateur. En haut à gauche, cliquez sur « modification des raccourcis », cliquez sur Gérance …puis ajoutez les là où vous avez de la place OU supprimez en auparavant.

Raccourci « Export CAF »

Ce raccourci créera le fichier (de type « CAF12 -xxx »)  de mise à jour annuelle des loyers  (sur le poste technique).

Exemple pour un locataire présent dans le fichier… avec le montant envoyé entouré, comparé à son quittancement..

Codes fiscalités pour calculer le loyer

Les codes fiscalités à prendre en compte pour le calcul du loyer à transmettre peuvent être déterminés en administration

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Gérance, Configuration Gérance, onglet CAF

Vous pouvez déterminer des codes différents entre des biens meublés et biens non meublés. Si plusieurs codes doivent être pris en compte, séparez les par un point-virgule.

Attention, il s’agit bien ici de prendre en compte les codes que vous quittancez au locataire

Si vous laissez à vide, alors c’est LSC qui détermine ce montant

Cas des colocataires

La fiche colocataire a évolué dans LSC avec l’ajout de la rubrique « date d’entrée en colocation ».

Si cette date n’est pas renseignée, c’est alors la date de 1er quittancement de la fiche locataire qui sera envoyée. Si elle n’est pas non plus saisie, alors la génération du fichier sera bloquée jusqu’à la correction des erreurs. A l’issue, vous le regénérerez !

Raccourci « Export CAF impayés »

Ce raccourci créera le fichier (de type « CAF32 -xxx ») des impayés  (sur le poste technique).

En tenant compte des éléments suivants :

• Recherche les locataires attachés à une caisse
• Trie les locataires trouvés en ne prenant que les présents à l’instant T
• 2ème trie en ne gardant que les locataires qui ont plus de trois mois de retard d’impayés.

RAPPEL : une fois les fichiers générés, c’est notre partenaire NEOVACOM qui le récupère là où vous les avez déposés.

5\ LSC – Envoi automatique des fichiers

Dans certaines circonstances, le fichier (de type « CAF42 -xxx ») de – radiation  départ d’un locataire de son logement – est automatiquement généré par LSC. (sur le poste technique)

En effet, dès que vous validez un départ locataire via l’une des deux options suivantes, ledit fichier est envoyé

• Validation d’un départ
• Validation des départs

RAPPEL : il est possible de générer ce fichier au moment de la saisie du préavis plutôt qu’à la constatation du départ

Accès à l’option : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Organiseur, Configuration SMTP, fax, SMS, onglet Postes techniques

Cochez la case ….