Consultation d'un compte

Préambule

Cette documentation ne traite que la partie « suivi du compte », quand on accède à un compte via le menu compta, option « consultation de comptes ».

Un double-clic sur un compte présente la fiche de consultation. L’affichage des écriture s’effectue en fonction du mode de reprise des écritures fixé au niveau du compte :

• Pour les comptes repris en solde : LSC sélectionne toutes les écritures
• Pour les autres comptes : LSC sélectionne les écritures non pointées ou non lettrées.

Exemple d’un compte en Gérance

Exemple d’un compte en syndic (partie haute car c’est la seule qui diffère)

Les boutons

Rechercher un montant

Les comptes pouvant contenir des milliers d’écritures, cette rubrique permet de retrouver un montant précis très facilement.

Si plusieurs écritures correspondent au montant cherché, elles sont toutes montrées

La croix rouge permet d’afficher la sélection de départ

Globaliser

Permet de regrouper une sélection d’écritures et d’obtenir une ligne par mouvement. Cette option est utile pour visualiser les encaissements en une seule ligne.

En effet, lorsqu’un locataire (ou un copropriétaire) règle un loyer, son encaissement est éclaté en plusieurs lignes (en fonction de l’appel de loyer ou des appels de fonds). Cette option permet de retracer en une ligne le montant de l’encaissement.

Exemple d’un encaissement détaillé au 05/01/2021

Avec le bouton GLOBALISER coché

Regrouper les règlements

La différence avec le bouton « globaliser » réside dans le fait que celle-ci ne regroupe que les encaissements (écritures provenant d’un journal de trésorerie) en proposant une ligne par date.

Non coché

Option cochée, seules les écritures du journal BQ sont regroupées

Options

Ce bouton, multi-choix via un menu déroulant, offre plusieurs rubriques d’affichage des écritures et …de recherches

• Ecritures non pointées

Affiche toutes les écritures qui n’ont ni été pointées, ni lettrées. Intéressant sur les comptes locataires, fournisseurs et de trésorerie

• Ecritures pointées

Affiche les écritures déjà lettrées ou pointées. Concerne les mêmes types de comptes que pour la rubrique précédente, d’autant que par défaut, en consultation de compte, LSC n’affiche que les écritures non lettrées ou non pointées.

• Toutes les écritures

Affiche toutes les écritures du compte (hors celles clôturées).

Pour un compte de trésorerie, permet d’afficher le solde comptable réel.

• Recherche

Cette rubrique vous affiche une fenêtre de recherche des écritures comptables.

• Recherche dans sélection

Même principe que la rubrique précédente mais la recherche est bornée sur les écritures affichées à l’écran.

• Aller à écritures

Permet d’afficher dans une liste de gestion la liste des écritures courantes.

• Saisie comptable

Après sélection d’une écriture, cette option ouvre le journal dans lequel l’écriture a été passée et affiche toutes les écritures du bloc lié.

Historique

Ce bouton permet d’afficher à l’écran toutes les écritures du compte, même si elles ont été clôturées. Du coup, les écritures clôturées (R.A.N) sont ignorées, sauf si l’exercice a été mis « hors ligne ».

Option très intéressante quand un client est en contentieux et que vous devez présenter un compte retraçant toutes les écritures depuis le début de la gestion.

Borner les écritures

Permet de limiter l’affichage des écritures à une date de départ et de fin.

Ainsi, vous pourriez très bien afficher les écritures de 2015 à 2021 alors que les écritures 2012 à 2018 son clos, avec ou sans solde précédent

Contraintes d’utilisation :

• si vous avez saisi la balance d’ouverture initiale à une date différente du 1^er jour d’un exercice
• si le journal CL n’est plus en type « clôture/ouverture ». La distinction des écritures clôturées ou non devient alors impossible

 

Solde progressif

Ce bouton permet l’affichage des écritures de la sélection courante présentée de la manière suivante :

• Les écritures provenant d’un journal de type quittancement ou clôture/ouverture apparaissent en détail.
• Les autres écritures sont globalisées par date.
• Un solde progressif est présent à droite de l’écran.

Le bouton Imprimer présent sur cet écran permet d’éditer l’extrait de compte ainsi présenté.

Lettrage

Fonctionnalités identiques au lettrage de compte.

Ne fonctionne qu’à partir des comptes ayant un type de « reprise des écritures non lettrées »  (locataires, fournisseurs, etc…)

Courrier

Permet de chaîner sur l’option d’édition de courrier. Comme le contexte est le compte, il est notamment prévu pour l’édition d’extraits de comptes.

La présence de ce bouton est conditionné à l’existence d’un tiers rattaché au compte

Imprimer

Ce bouton, est multi-choix. Un clic maintenu vous en propose trois

• Imprimer avec options
• Imprimer tel qu’à l’écran
• Imprimer tel qu’à l’écran avec détail

Imprimer avec options  (tous modules SAUF syndic nouveau décret)

Vous donne deux possibilités d’impression :

• « détailler toutes les lignes »
• « globaliser en une seule ligne par date »

Rend le même résultat que le bouton « globaliser » expliqué ci-avant

Imprimer avec options (module Syndic nouveau décret)

• Ne présenter que les écritures affichées

Permet de n’imprimer que les écritures à l’écran.

En cochant cette case, les options de sélection de dates ET du solde précédent disparaissent

• Présenter par date et par traceur

Permet d’afficher les écritures en ne détaillant plus que par date d’écriture et éventuellement par traceur si deux saisies ont été faites le même jour à des moments différents.

• Présenter le solde progressif

Rajoute une colonne sur le document imprimé et affiche le solde ligne à ligne

Imprimer tel qu’à l’écran

Imprimer un extrait en ne tenant compte que des écritures courantes avec notamment les colonnes

• Pièce
• Solde progressif

avec détail…

L’impression est à l’horizontal avec des informations supplémentaires :

• Dont TVA
• Dont HT
• Dont Récup

Tous modules, hors Syndic

 

 

 

Module Syndic

Tel qu’à l’écran

Avec détail

Tableur

Permet d’afficher

• Dans 4d view les écritures présentes à l’écran en version 6.0
• Dans un formulaire (list Box) avec options en version 6.2 (voir ci-dessous)

Cette option n’est disponible qu’à partir des comptes propriétaire (Gérance et Saisonnier), locataires (Gérance), copropriétaires (Syndic), clients (Comptabilité générale)

Situation locataires

Cette rubrique permet d’afficher dans une seule fenêtre la position de tous les locataires du propriétaire, en affichant en rouge les débiteurs et le détail des lignes pour expliquer ledit débit.

Déployés par défaut, les sous catégories peuvent être refermées par lot ou par immeuble.

Un double clic sur un locataire permet d’afficher son compte

Précédent / Suivant

Si vous étiez sur une liste de compte avant de prendre la fiche courante en modification, ces boutons permettent de passer à l’enregistrement suivant ou précédent sans avoir à repasser par la liste.

Contrevaleur en euros

Ce bouton n’est affiché qu’en contexte, lorsque la monnaie le fichier de données est en Francs (Pacifique, CFA, …).

Convertit en euros tous les montants affichés à l’écran (détail, totaux, solde).

Astuces

Double-clic sur une écriture

Affiche le détail de l’écriture

Shift + double-clic sur une écriture

Ouverture d’un dialogue qui propose l’ouverture de l’événement qui a généré la pièce comptable.

Vous devez saisir :

• soit du numéro de facture,
• soit le numéro de chrono (référence de traitement).

CTRL (ou Pomme) + double-clic sur une écriture

Affiche un dialogue contenant le libellé de l’écriture courante.

Vous pouvez le modifier à ce niveau puis cliquez sur …. »Modifier ».

Annuler / Valider

Permettent de fermer la fiche courante. Si vous annulez, toute modification apportée est perdue.

Les onglets

Compte propriétaire Gérance

Les comptes analytiques

Si une écriture est attachée à un compte analytique (de façon automatique ou que vous le fassiez manuellement en saisie comptable), un onglet se crée automatiquement en consultation du compte propriétaire afin d’afficher lesdites écritures

Autre exemple, si vous conservez les provisions sur charges (compte 47Prov défini sur mandat de gestion), un onglet « 47PROV » est ajouté sur le compte, permettant l’affichage des écritures liées.

Un onglet « Sans analytique » est également crée

Lorsque vous êtes sur un onglet, les boutons présents à l’écran ne tiennent compte que de la sélection courante (sauf Historique qui réaffiche l’onglet « TOUS ».

Par immeuble

Affichage des écritures par immeuble

Si votre propriétaire possède des lots dans plusieurs immeubles, vous pourrez afficher les écritures par immeuble grâce aux onglets qui se créent automatiquement

L’onglet « TOUS » (cf. copie ci-contre) montre toutes les écritures. Puis, un onglet par immeuble et un nommé « Sans immeuble » (par exemple les paiements faits aux propriétaires sont globaux, donc non rattachés à un immeuble).

Cette présentation vous permet de retrouver facilement les écritures liées à un immeuble et autorise également l’impression de ce qui est à l’écran…

Si vous gérez des comptes analytiques, vous pouvez également afficher les écritures par immeuble et ..par analytique  (cf. ci-contre, exemple des loyers perçus pour l’immeuble « Saint Louis »)

Onglets par compte analytique

Onglets par immeuble

Recherche par analytique sur un immeuble donné

 

Compte copropriétaire (nouveau décret uniquement)

Si vous avez coché une présentation en sous-comptes dans la fiche entité, 6 onglets sont présents lorsque vous consultez un compte copropriétaire

• Tout

Montrant toutes les écritures du compte

• Budget prévisionnel

Écritures liées aux opérations courantes et plus précisément au code fiscalité 61

• Travaux art. 14-2

Écritures travaux ou opérations exceptionnelles liées au code fiscalité 62

• Avances

Écritures liées aux différentes avances come par exemple le fonds de roulement. Ce sont les écritures rattachées au code fiscalité 63

• Emprunts

Écritures attachées au code fiscalité 64

• Fonds travaux

Écritures du récent fonds de travaux, liées au code fiscalité 65

• Non ventilé

Écritures sans code fiscalité (dans une gestion normalisée, vous ne devriez pas en avoir)

Boite à cocher sur la fiche entité

Assemblée générale - Nomade

Préambule

L’objectif de ce module est de permettre la gestion d’une Assemblée générale en dehors de vos locaux. Ce module est destiné aux utilisateurs multipostes (dans le cas d’une utilisation monoposte, il suffit de copier le dossier LSC sur un portable).

En effet, en architecture client-serveur (multipostes), il n’est pas envisageable de stopper l’exploitation du serveur pour permettre une utilisation délocalisée.

Le principe général est le suivant :

• Installer sur un portable une application monoposte,
• Exporter depuis l’accès « client » de LSC les données de l’AG
• Importer dans la monoposte « nomade » avant l’assemblée les informations nécessaires,
• Réaliser son AG
• Renvoyer au serveur au retour de l’AG les informations saisies pendant l’AG

Le module Nomade est un module optionnel à LSC. Il nécessite, après acquisition, la saisie d’une nouvelle licence.

Il est possible d’exporter plusieurs AG en même temps. Par contre, elles devront toutes être traitées en AG nomade avant le retour à l’agence. Par exemple, si vous avez 3 assemblées dans une même semaine, exportez les 3 puis à la fin de la semaine, récupérez les 3 sur le serveur

Les explications dans cette documentation présupposent que vous connaissez toutes les étapes d’une AG classique, non nomade. Sinon, consultez la documentation sur l’aide en ligne

Paramétrer les utilisateurs

Puisque des données liées à l’AG sont exportées, la même chose doit être faite pour les utilisateurs qui y procéderont.

Dans la fiche utilisateur, onglet « autorisations (1) », cochez la case AG Nomade et validez

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, utilisateurs

Préparer l’AG avant export vers le nomade

Sur votre ordinateur portable, vous devez à la fois avoir une connexion « client » (pour accéder au serveur) et une monoposte pour réaliser l’AG…

1ère étape : à partir de la connexion client

Créer une AG jusqu’à la 3ème étape, la saisie des présences. Si vous en avez, saisissez dès à présent les votes par correspondance

Il faudra en effet imprimer la feuille de présence et l’emporter avec vous !

Validez l’AG et à partir de la liste, cliquez sur « Préparer transfert » (cf. copie ci-contre).

Un message de confirmation s’affiche. Faites OK pur afficher la liste des AG dont l’étape en cours (visible à partir de la liste) est « Saisie des présences ».

Choisissez la(les) AG à transférer et traitez la sélection.

 

Qu’est-ce qui est envoyé vers le nomade ?

Pour permettre la gestion de l’Assemblée, les fichiers suivants sont transférés :

• La fiche AG (et ce qui y est attaché), y compris les votes par correspondance
• La fiche immeuble,
• Les lots,
• Les événements associés à l’immeuble (*),
• Les dossiers associés à l’immeuble,
• Les identités associées aux événements,
• Les clés de répartition,
• Les quotes-parts,
• Les comptes copropriétaires,
• Les mandats copropriétaires
• Tous les plannings à venir.

(*) Pour les événements, il se peut qu’il y en ait beaucoup à transférer, raison pour laquelle nous vous proposons de choisir entre trois options (voir ci-contre) au moment de l’export

• Ne pas transférer l’historique
• Transférer l’historique (et vous précisez une date)
• Transférer tout l’historique

Au retour, seule la fiche AG (et ce qui y est attaché) est retournée.

Les principes du transfert

les transferts s’appuient sur des fichiers textes :

• AGDEPART.txt  lors de l’envoi vers le nomade
• AGRETOUR.txt, lors du retour vers le client /serveur

Pour les trouver, c’est simple, menu paramètres, ouvrir le répertoire local, dossier AG nomade (voir ci-contre)

Si vous êtes en hébergé…

La problématique, c’est que votre client Crypto n’est pas sur votre ordinateur mais sur une machine distante, virtualisée. Il vous faut donc rapatrier les fichiers exportés sur votre ordinateur, au même endroit (mais sur votre ordinateur) que ceux qui avaient été exportés.

Emplacement dossier AGNomade

Z

Contenu dossier AG nomade

Importer dans la nomade

L’import des données de(s) (l’)AG dans la nomade est simple. Il suffit de lancer la monoposte, de saisir les initiales de connexion et de valider.

Si LSC détecte une fichier « AGDEPART », il vous sera proposé de l’importer.

Faites OK pour lancer l’import.

ATTENTION : un import écrase systématiquement tout le contenu du fichier en respectant le principe : ANNULE ET REMPLACE.. Donc, si vous avez encore une AG dans votre nomade non rapatriée sur le serveur, ne FAITES PAS de nouvel import

Une fois l’import terminé, la fiche AG s’ouvre automatiquement, sur l’onglet « feuille de présence »

Sur le nomade, faites les étapes 3 à 5, soit jusqu’au calcul du rapport

 

Export des données depuis le nomade

Votre AG est terminée, il vous faut renvoyer les données vers le dossier qui reçoit les fichiers de l’AG sur votre disque dur.

A partir de la liste des AG, cliquez sur « Préparer transfert ».

Un second message s’affiche pour confirmer la fin de l’AG, faites OK

Un fichier AGRETOUR.txt se crée dans le dossier système évoqué ci-avant

Une fois l’export achevé, une confirmation vous est faite et le nomade quitte…

Si vous êtes en hébergé…

Même problématique qu’au départ mais dans l’autre sens, il vous faut donc rapatrier les fichiers exportés dans le dossier système de accès distant

 

Retour à l’agence et import via le client

Lancez votre client et allez sur la liste des AG.

Ouvrez le menu Actions et choisissez « Retour nomade ». Un message de confirmation s’affiche, faites OK. L’import démarre..

A l’issue, l’AG importée s’ouvre et présente le rapport AG.

Vous pouvez vous lancer dans les dernières manipulations comme l’impression du PV simplifié et la génération des pages de garde individuelles pour l’envoi du PV aux copropriétaires.

Assemblée générale - Onglet calculer le rapport

Préambule sur la fiche LOT

La fiche Lot comporte 5 onglets généralistes dont l’onglet LOT et 4 onglets dédiés plus spécifiquement aux modules Gérance, Syndic, Transaction et Saisonnier. Ces derniers ne sont visibles qu’après affectation d’un mandat OU par un clic sur la petite flèche située à droite du dernier onglet.

Les trois derniers onglets nommés Inventaire, Etats des lieux, Équipement sont plus informels et sont conservés par souci de rétrocompatibilité avec les anciennes versions. En effet, notre module EDL Web sur tablette est indépendant de ces derniers.

Cadre Adresse

Immeuble

Le lot fait référence à un immeuble. Cette notion est obligatoire SAUF pour le module Transaction.

Trois possibilités :

• Indiquer le code immeuble s’il est connu
• Saisir un « ? » puis tabuler pour avoir le choix dans une liste
• Taper un nouveau code et s’il n’existe pas, créer l’immeuble

Adresse

Automatiquement rapatriée sur le lot après saisie de l’immeuble. Elle reste modifiable, notamment si votre immeuble est composé de plusieurs bâtiments OU si vous désirez préciser un n° de porte ou autre.

Code propriétaire

Rubrique indispensable pour pouvoir associer un mandat sur ce lot. Cette rubrique fait référence au fichier qui fait l’objet d’une documentation à part.

Correspondants

Le principe est de lier un correspondant au lot.

Important à plus d’un titre car utilisé par LSC lors :

• De la création d’un événement lié au lot,
• D’un rendez-vous lié au lot,
• D’un mailing établi à partir de la liste des lots.

Si aucun n’est défini sur la fiche lot, c’est alors le correspondant par défaut de la fiche identité qui sera utilisé.

Pictogrammes situés à droite du correspondant :

• Le 1^er  donne accès à la liste des correspondants du propriétaire du bien.
• Le 2^ème  permet de consulter, modifier le correspondant courant.

Cadre Codification

Cette zone sert à l’identification du lot. Le lot est multi-activités. Les codes utilisés dans les différents services ne sont forcément pas les mêmes.

RCP

Utilisé par le service syndic selon le règlement de copropriété.

Plan

Utilisé par les autres services travaillant sur le N° d’appartement.

Code Physique

Est constitué automatiquement de l’association N° d’immeuble/N° RCP. Ce dernier doit être unique pour un immeuble.

Code Gestion

Il est constitué de l’association N° d’immeuble/N° d’appartement. Le N° de plan doit être unique pour un immeuble.

Si cette dualité de codes ne vous est pas utile, vous pouvez intervenir sur le paramétrage (voir ci-contre) pour forcer LSC à utiliser le même code.

Le code adéquat sera ensuite présenté en fonction du contexte. Tous les traitements liés à l’activité de Syndic utilisent le code physique, tous les traitements liés aux autres activités utilisent le code de gestion.

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, tous modules, configuration, onglet généraux

Cadre Critères et qualificatifs

Cette zone permet de saisir les caractéristiques matérielles du lot au travers de 10 menus déroulants.

Le principe est simple :

• Déployez un menu pour choisir dans une liste
• Saisissez le début d’une valeur (par exemple « app ») et tabulez

ET / OU

• Si vous en avez les droits (modifications des listes déroulantes).. tapez directement la valeur. Si elle n’existe pas, LSC vous proposera de l’enregistrer pour les prochaines fiches à saisir.

Tous ces critères et qualificatifs sont modifiables afin de personnaliser en fonction de votre portefeuille de biens. Cependant, nous vous conseillons très fortement de ne pas modifier le critère 1 (type) car c’est une notion essentielle pour la publication. Ce paramétrage doit être fait dès le départ et ne plus être changé par la suite au risque d’une perte d’intégrité des données affichées.

Accès pour les titres : menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, rubriques paramétrables, rubriques 21 à 30. Tout changement à ce niveau nécessite le redémarrage du poste en monoposte et du serveur en multi-postes.

Accès pour le contenu de chaque rubrique : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, tous modules, énumérations : critère 1, critère 2, etc….

Cadre Divers

Informations complémentaires pour le lot…

Comme pour les critères et qualificatifs (pour le titre), certaines rubriques sont personnalisables. Il s’agit des 2ème, 3ème et 4ème ligne à gauche, entourées sur la copie d’écran ci-contre.

Accès pour les titres : menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, rubriques paramétrables, rubriques 31 à 33. Tout changement à ce niveau nécessite le redémarrage du poste en monoposte et du serveur en multipostes.

NOTA : la date de construction, si elle a été préalablement indiquée sur l’immeuble, est reprise par défaut lors de la création du lot.

Les informations liées au(x) mandat(s) affecté(s) au lot ainsi que la référence internet sont affichées en bas à gauche, pour mémoire

 

Cadre Etat locatif

Est sur  « Libre » par défaut puis est automatiquement valorisé dans le cycle LOCATAIRE.

• Locataire entrant = état « loué »
• Locataire en préavis = « libérable le »
• Locataire parti = libre

Toute modification est impossible, le message suivant s’affichant

Pour des raisons de commodité, il est possible de forcer l’état, par exemple de passer de « libérable le » à « libre » pour faire entrer un nouveau locataire qui prendra la suite de celui en partance.

Par contre vous devez activer cette possibilité dans les paramètres Géance

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Gérance, configuration gérance, onglet gérance (ci-contre, n°2)

Une 2ème niveau de sécurité peut être défini, en y ajoutant un mot de passe à saisir pour un tel changement.)

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, mots de passe (ci-contre, n°3)

N°2

N°3

Cadre Etat du lot

Cette zone renseigne sur l’état ‘Transaction’ du lot, mais ne sert pas qu’à ce module !

Elle est utilisée :

• Dans les adéquations,
• Dans les liens Internet
• Dans l’édition des listes.

L’état du lot est toujours initialisé par défaut en fonction de l’activité courante :

• A Vendre ou à Louer en gérance et transaction,
• Non disponible en syndic.

Cet état n’est modifié en automatique que par la création d’un Dossier (Compromis). Il passera en « non disponible » et ne sera plus modifiable sauf si le dossier lié passe en type « annulation ». Dans ce cas, le lot repasse à son état d’origine (à vendre, à vendre ou à louer, etc…)

 Non disponible

Il est possible de saisir une date limite, un motif et une note.

La date limite de « non disponibilité » déclenche une alarme à échéance au gestionnaire affecté au mandat de transaction.

Cadre Surfaces

Nous distinguons deux manières de saisir les surfaces :

Classique

Cette zone possède quatre champs de saisie visibles, où il vous est demandé d’indiquer différentes surfaces

• habitable
• Terrasse
• Balcons
• Jardin

LSC calcule et affiche automatiquement la surface totale selon les pondérations définies dans les paramètres.

Définition du coefficient de pondération

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, tous modules, configuration, onglet Généraux

Exemple : si la surface d’une terrasse compte 4x moins qu’une surface habitable, saisissez 0.25

Carrez

Un clic sur la clé donne accès à un tableau vous permettant de saisir toutes les surfaces, par pièce

• Le bouton  « + »  permet de créer une nouvelle ligne
• La poubelle  permet de supprimer une ligne sélectionnée

Examinons les différentes rubriques d’un tableau :

• Pièce

Il s’agit du nom de la pièce. La saisie est libre mais la sélection d’une valeur peut être faite par le pop-up.

• Surface

Provoque la mise à jour de la surface Carrez cumulée de la fiche lot.

• Exclure Carrez

En cochant, vous excluez la pièce courante dans le calcul du total de la surface.

• Les autres zones

Sont informelles et n’ont aucune influence sur les traitements.

 

Divisible à partir de

Permet de définir la surface minimale de subdivision du lot. Ce champ est utilisé dans les recherches et les adéquations.

Cumulable par immeuble

Vous avez la possibilité de faire des recherches/adéquations en tenant compte non pas de la surface du lot mais de la surface totale des lots d’un même immeuble.

Dans un 1er temps, il faut activer le paramètre nommé : « activer la surface cumulable », sinon la rubrique n’est même pas visible sur le lot.

Accès : fichier, afficheur, préférences et administration, administration du métier, transaction, configuration transaction.

Une fois activée, il faut cocher cette boite sur les lots d’un même immeuble à prendre en compte ensemble lors d’une adéquation.

Exemple : 3 lots de 200, 300 et 500 m2

s’ils sont cochés tous les 3, alors 1 ou plusieurs lots  répondront à une demande de 200, 300, 500, 700, 800 ou 1000 m2

ATTENTION : cette option n’est pas compatible avec les surfaces divisibles.

  n’est visible qu’après avoir cliqué sur « Moins de détails »

Ces boutons permettent de basculer de la visualisation normale du lot à une visualisation simplifiée. Le modèle de visualisation simplifiée doit être défini au niveau de l’onglet organiseur des paramètres de l’application.

Cf. copie d’écran ci-avant, 4ème ligne : « visualisation simplifiée du lot »

Permet la création d’un RV avec les coordonnées du lot pré-renseignées.

Assemblée générale - Onglet calculer le rapport

Préambule

Dernière étape permettant de :

• Calculer le rapport AG

Un rapport AG ne peut être calculé que si TOUS les votes de l’étape 4 n’ont pas été saisis

• L’imprimer pour le faire signer
• De générer le PV simplifié pour affichage dans l’immeuble
• De générer des courriers individuels en différenciant ceux à notifier des autres
• D’externaliser la gestion de vos envois

Ouvrir un modèle

Avant tout, vous devez choisir un modèle de rapport AG dont se servira LSC pour le calcul

Calculer le rapport

C’est l’étape qui permet de construire votre rapport AG. Celui-ci se calculera en fonction de votre ordre du jour, de votre saisie des présences et enfin des votes.

Avant de calculer le rapport, n’oubliez pas de revenir sur le 1er onglet et de renseigner le président de séance, le secrétaire et les éventuels scrutateurs.

résultat sur le rapport

Lancer le calcul du rapport, un message vous avertira de la fin de celui-ci.

Plusieurs conséquences remarquables :

• Un tableau récapitulant les présents sous leurs différentes formes, les absents, les votants par correspondance avec leurs tantièmes liés sera affiché
• Des listes pour certains types de copropriétaires seront établies, détaillées et nominatives

Pour chaque vote

• Un rappel de la résolution,
• Du projet,
• Du résultat,
• Des votants
• Du détail du vote
• La liste de copropriétaires (opposants, non votants, etc…)

Le détail précisé ci-dessus peut être personnalisé sous certaines conditions. Une liste de balises et variables est disponible sur notre documentation spécifique : liste des variables

Note :  il est possible d’insérer du texte en fin de rapport d’AG, après les résolutions

A l’issue du calcul, l’AG est verrouillée car en principe elle ne doit plus être modifiée

Pour la déverrouiller, cliquez simplement sur cette rubrique si elle n’est pas soumise à mot de passe optionnel. Si c’est le cas, saisissez le

 

 

 

 

 

 

 

PV simplifié

Ce bouton n’est visible qu’après le calcul du rapport AG.

Avant tout, vous devez déterminer en administration le modèle de PV à utiliser par LSC

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, syndic, configuration syndic, onglet AG

Comme expliqué dans la documentation inhérente à l’étape 1 (Ordre du jour), il va permettre d’établir un PV à l’attention des occupants de l’immeuble en ne reprenant que les résolutions sur lesquelles vous aviez coché (par défaut ou lors de la définition de l’ODJ)  l’option « prendre en compte pour le PV simplifié »

Un clic sur le bouton va donc afficher lesdites résolutions qu’il suffira de traiter

A l’issue, un événement sera crée (cf. contenu ci-contre) sur le tiers que vous avez lié à votre entité comptable

Exemple de PV simplifié à afficher dans le hall de l’immeuble

Envoyer une page de garde individuelle

Permet de générer un événement personnalisé par copropriétaire pour accompagner le rapport générique non nominatif.

Un clic sur ce bouton ouvre la fenêtre nommée « choix des destinataires ». Cet écran permet d’éditer soit :

• Envoyer à tous les copropriétaires
• De les séparer par notification

Si cette seconde option est activée, vous aurez la possibilité de choisir vos critères de séparation (cf. copie ci-contre)

Une fois l’écran validé, deux écrans de courriers chaînés apparaissent.

L’un nommé « Notification AG » permettant d’envoyer le courrier aux copropriétaires auxquels vous envoyez un recommandé.

L’autre nommé « AG » qui permet d’envoyer un courrier « classique » aux autres.

Export Athome

Ce bouton permet de générer un fichier de type texte (.txt) au format de notre partenaire Athome pour l’externalisation de vos convocations

A noter : même s’il est nommé « Athome », d’autres partenaires utilisent ce même format

Assemblée générale - Onglet saisie des votes

Préambule

Cette étape permet de saisir les votes de chacune des résolutions.

• Le principe est de sélectionner par le pop up situé en haut à droite de la fenêtre une résolution et de constater les votes de chaque copropriétaire.

• L’accès au projet de résolution est possible à l’aide des situés en dessous.

LSC sauvegarde automatiquement toute l’AG entre chaque résolution votée.

Chaque résolution possède un résultat

• Acceptée
• Refusée
• Sans décision possible
• Pas de vote

Dans le cas d’une résolution « non-votée » (article -1), un clic sur « voir le résultat » affecte le sigle « X » à chacun des votants et inscrit « PAS DE VOTE »  en résultat.

Saisie des votes

Possibilité de saisir les votes de deux façons

• Manuellement (via le tableau central)
• Globalement (via les boutons)

Les votes par correspondance ont été repris de la saisie des présences et ne sont (en principe) plus modifiables à ce niveau

Sous-résolutions

Une sous-résolution doit être votée, au même titre qu’une résolution principale. Elle est cependant directement liée à une résolution, et si celle-ci est refusée, toutes les sous-résolutions le seront de fait.

De même si une résolution principale est à revoter (par exemple) en article 24, les sous-résolutions seront directement votées à l’article 24, celles à voter à l’article 25 deviennent alors SANS OBJET.

Dans la liste des résolutions, les sous-résolutions sont affichées en retrait de la résolution parent

Recalculer les votes

Le bouton  permet, si besoin, de recalculer les éléments de la résolution courante.

Quand l’utiliser ?

+ Après ajout d’une résolution ou sous-résolution

Même en cours d’AG (et en nomade !!), vous pouvez changer l’ordre du jour par ajout d’une ou plusieurs résolutions et/ou sous résolutions. Pour cela, revenez sur l’ordre du jour, procédez aux modifications puis revenez sur la saisie des votes…

ATTENTION, ne jamais faire « étape suivante » sur l’ordre du jour, au risque d’effacer les présents / absents saisis et les votes déjà effectués.

Donc, de retour sur la saisie des votes, vous sélectionnez votre nouvelle résolution et vous cliquez sur « recalculer les votes » afin que LSC affiche les copropriétaires et les tantièmes.

+ Quand les informations à l’écran son vides ou incomplètes

Si vous constatez que les informations affichées sont erronées, ce bouton permet de vérifier l’intégrité des données présentes à l’écran et si nécessaire, les corriger;

Revote dans un autre article

• Une résolution à l’article 25-1 peut être revotée à l’article 24 dans le cas suivant : au moins 1/3 des voix ont exprimé un « OUI »
• Une résolution à l’article 26-1 peut être revotée à l’article 25 dans le cas suivant : au moins 1/3 des voix ont exprimé un « OUI » représentant au moins la moitié des copropriétaires ayant voté.

Si vous êtes dans l’un de ces cas, LSC affiche automatiquement un nouveau bouton, offrant la possibilité du revote à l’article 25 ou 24…

Saisie manuelle des votes

L’encadré située au centre de l’écran  vous permet à la fois de définir le type de vote à gérer tout en suivant l’évolution des votes saisis au fur et à mesure de votre avancement.

Quatre boutons radios sont accessibles pour disponibles. Sélectionnez en un puis cliquez sur les copropriétaires concernés.

Copropriétaires avec pouvoir

Quand un copropriétaire possède un pouvoir pour un autre copropriétaire, LSC vous le rappelle au moment de la saisie de la personne possédant le pouvoir. Une fenêtre s’ouvre

 

vous montrant le(s) représenté(s) afin que vous puissiez immédiatement saisir le(s) vote(s).

Voir les absents

Ce bouton affiche les absents dans la liste des copropriétaires concernés par la résolution.

Cela peut être utile notamment pour une arrivée en cours d’AG et voir si l’arrivant est concerné par le vote en cours …

 

 

Arrivée / départ en cours d’AG

L’arrivée et le départ en cours d’AG se gèrent quasi de la même façon. Vous cliquez sur le bouton concerné et la liste des copropriétaires (absents pour l’arrivée et présents pour le départ) est affichée.

Dans un second temps, l’heure d’arrivée / départ sera affichée. A confirmer ou à modifier si vous le traitez a posteriori.

Différences remarquables

• Départ

Lors du départ, la question que le copropriétaire soit représenté est posée

 

Si vous répondez OUI, alors il faudra choisir dans la liste un autre copropriétaire ou choisir « Non copropriétaire » et saisir son nom.

Si vous répondez NON, le copropriétaire sera considéré comme définitivement parti. Il sera retiré de toutes les résolutions non encore votées.

• Arrivée

Déjà, vous déterminez si l’arrivée est physique ou à distance

Puis l’arrivant peut également avoir des pouvoirs parmi les autres absents. La question est donc également posée

Quelque soit la réponse donnée, l’arrivant sera intégré à toutes les résolutions non encore votées le concernant et s’il a des pouvoirs, à toutes celles liées aux personnes qu’il représente.

 

Annuler les votes par correspondance

Comme évoqué ci-avant, un vote par correspondance ne peut en principe pas être modifiée car il exprime une volonté du copropriétaire sur laquelle vous ne pouvez revenir.

Cependant, la loi prévoit un cas où certains votes par correspondance peuvent être annulés. En effet, si une résolution, juste avant son vote, est modifiée et que cela change la nature du projet, les copropriétaires ayant voté OUI à la résolution initiale voient leur vote annulé car ils ne sont pas en capacité de changer d’avis, n’étant pas présents.

Un message de confirmation est affiché quand vous cliquez sur cette option

En répondant OK, le(s) copropriétaire(s) concerné(s) sera(ont) considéré(s) comme « non votant(s) »

Saisie globale des votes

Si, pour une résolution donnée, vous avez l’unanimité (quelque soit le sens de celle-ci), vous pouvez gagner du temps en vous servant de ses options

Ainsi, par exemple, si tous les copropriétaires sont d’accord, cliquez sur « Unanimité OUI »

Petite astuce

Si une grande majorité veut aller dans le même sens, vous pouvez dans un 1er temps vous servir de l’un de ces boutons puis dans un 2ème revenir sur la saisie manuelle pour constater les quelques votes discordants.

Voir le résultat

Quand tous les votes d’une résolution ont été saisis, cette rubrique permet d’afficher le résultat en fonction de l’article de vote lié à la résolution.

Pour mémoire, vous pouvez obtenir trois résultats distincts

Créer un événement

Accessible pour chaque résolution ou sous-résolution.

En cliquant dessus, cela crée un événement qui reprend :

– en sujet : le titre de la résolution

– en zone de note : le résultat du vote, le projet de résolution

– en PJ : la PJ attachée à la résolution (ou sous-résolution)

Pour utiliser cette rubrique, vous devez définir dans les paramètres Syndic un modèle à utiliser

Accès : fichier, afficheur, préférences et administration, administration métier, syndic, configuration syndic.

Remplissez la rubrique « Modèle d’événement pour les votes »

ACCEPTÉE, si

• Article 24, la moitié des voix +1 des copropriétaires présents ont voté OUI
• Article 25, la moitié des voix +1 de l’ensemble des copropriétaires de la clé ont vote OUI
• Article 260 (double majorité), si 2/3 des voix de l’ensemble des copropriétaires ont voté OUI représentant au moins en nombre la moitié des copropriétaires présents
• Article 269 (unanimité), si tous les copropriétaires de la clé ont voté OUI

REFUSÉE, si

• Article 24, la moitié des voix +1 des copropriétaires présents ont voté NON
• Article 25, la moitié des voix +1 de l’ensemble des copropriétaires de la clé ont voté NON
• Article 260 (double majorité), si plus  de 1/3 des voix de l’ensemble des copropriétaires ont voté NON et/ou représentant en nombre moins de la moitié des présents
• Article 269 (unanimité), si au moins un copropriétaire a voté NON

PAS DE DÉCISION POSSIBLE, si

• Article 24, moins de 1/2 de voix présentes a voté OUI et moins de la moitié des voix présentes a voté NON

Exemple : 1000 tantièmes sur une clé, 500 tantièmes présents …  240 OUI  240 NON et 20 ABSTENTION

• Article 25,  moins d’un tiers des voix de l’ensemble des copropriétaires de la clé ont voté NON et moins de la moitié +1 a voté NON

Exemple : 1000 tantièmes sur une clé,  …  300 OUI  480 NON et 220 ABSTENTION

• Article 260 (double majorité), si moins de la moitié des voix de l’ensemble des copropriétaires ont voté OUI et représentant en nombre moins de la moitié des copropriétaires présents

Exemple : 1000 tantièmes sur une clé, 12 copropriétaires présents. 5  votes OUI pour 496  tantièmes et 7 vote NON pour 504 tantièmes.

• Article 269 (unanimité), CE CAS NE PEUT ETRE RENCONTRE.. c’est forcément OUI ou NON

Il existe deux passerelles pour passer, dans certains cas, outre un « PAS DE DÉCISION POSSIBLE » entre

• les articles 26-1 vers 25
• les articles 25-1 vers 24

Revote à l’article 25

Passerelle de l’article 26-1, dont les dispositions sont d’ordre public, suppose la réunion de deux conditions :

• L’assemblée générale n’a pas obtenu la majorité de l’article 26, c’est-à-dire la majorité des membres du syndicat représentant au moins les deux tiers des voix,
• Le projet a recueilli l’approbation de la moitié des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, représentant le tiers des voix de tous les copropriétaires.

Si vous êtes dans ce cas, LSC précise cette possibilité dans le cadre « voir le résultat » et affiche un bouton « Voter à l’article 25 ».

Bouton « Voter à l’art. 25 »

Deux possibilités vous sont données :

• Avec remise à zéro des votes
• En conservant les votes

Quelque soit votre choix, la résolution initiale sera conservée puis dupliquer pour afficher une nouvelle résolution à voter sur le nouvel article

Puis, vous aurez la possibilité de saisir une conclusion à la résolution initiale

Revote à l’article 24

Passerelle de l’article 25-1

Lorsque l’assemblée générale des copropriétaires n’a pas décidé à la majorité de l’article précédent, mais que le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires composant le syndicat, la même assemblée peut décider à la majorité prévue à l’article 24 en procédant immédiatement à un second vote. 

ATTENTION : recueillir au moins 1/3 des voix veut dire 1/3 de OUI

Bouton « Voter à l’art. 24 »

Deux possibilités vous sont données :

• Avec remise à zéro des votes
• En conservant les votes

Quelque soit votre choix, la résolution initiale sera conservée puis dupliquer pour afficher une nouvelle résolution à voter sur le nouvel article

Puis, vous aurez la possibilité de saisir une conclusion à la résolution initiale

 

Imprimer

Ce bouton permet l’accès à deux tableaux :

• un représentant le vote courant
• une feuille de signature du vote courant

Étape suivante

Cliquez sur ce bouton quand tous les votes ont été saisis. Dans le cas contraire, un message d’alerte (et contraignant) vous le rappellera !

Si pas de contrainte, vous arriverez sur l’onglet « Calculer le rapport », ultime étape de votre AG. Accès direct à la documentation

Assemblée générale - Onglet saisie des présences

Préambule

Cet écran a trois fonctions :

AVANT L’AG

• Saisir les votes par correspondance manuellement

Nous vous rappelons qu’il est possible des les importer automatiquement avec AG Connect, option VPC

• Imprimer la feuille de présence

PENDANT L’AG

• Saisir le statut des copropriétaires (présent physiquement, à distance, représenté ou … absent) manuellement
• Saisir la présence ou le représentation des copropriétaires par lecture de codes-barres

La gestion des codes-barres n’est pas expliquée dans cette documentation car peu ou proue utilisée. Sachez qu’il faut être équipé d’un lecteur paramétré sur la lecture des codes de type 128 A.  Interrogez-nous si vous désirez en savoir plus

AVANT L’AG

Gestion des pouvoirs

Vous avez la possibilité de définir vous-même au niveau de l’immeuble le nombre de pouvoirs autorisés par copropriétaire.

En effet, il vous suffit de créer une donnée complémentaire en administration, sur l’immeuble puis de mettre à jour la fiche immeuble avec le nombre désiré.

TRES IMPORTANT : si vous optez pour cette fonctionnalité, plus aucun contrôle n’est fait sur les tantièmes

• Création de la Donnée complémentaire

Accès : menu paramètres, préférences et administration, tous modules, données complémentaires

Créez la donnée « AG » au niveau de l’immeuble puis la sous-donnée « NB pouvoirs maxi » dans « AG ». Validez à l’issue

• Mise à jour de la donnée complémentaire

Dans la fiche immeuble, onglet « PLUS », appelez la donnée « AG » et renseignez le nombre de pouvoirs …. (dans notre exemple, nous avons mis 5)

• Conséquence dans l’AG

En saisie des présences, dès que le nombre est dépassé, un message vous alerte. Dans notre exemple, c’est donc à partir du 6ème pouvoir qu’un blocage se produit

Vérifier les mutations

Le but de ce bouton est pouvoir imprimer une feuille de présence à jour si des mutations ont été saisies depuis l’envoi des convocations de l’assemblée générale.

Cette rubrique met à jour les votes et les votants, en tenant compte des mutations intégrales et/ou partielles.

Ainsi, par exemple, si un copropriétaire avait décidé de voter par correspondance et qu’entre temps il a vendu une partie de ses lots, les votes que vous avez saisis seront conservés tout en ajoutant le copropriétaire acheteur pour les tantièmes acquis.

Ce bouton n’a aucune utilité en AG nomade car les mutations ne sont pas envoyées

Imprimer

Il existe 6 modèles de feuilles de présence :

• Standard avec un clic « court »

Et avec un clic long, on accède aussi à…

• Avec options
• Jusqu’à 5 clés de répartition différentes
• Jusqu’à 10 clés de répartition différents
• Jusqu’à 5 et 10 clés avec code-barres

Ces quatre derniers modèles ne sont intéressant qu’à partir du moment où vos résolutions, qui sont attachées à une clé de répartition, le sont sur des clés différents, comme par exemple « charges bâtiment A »  ou « Charges bâtiment B ». (cf. exemple ci-contre).

En effet, dans le modèle « standard », seuls les millièmes généraux (ou ceux définis lors du passage de l’étape 1 à 2) seront affichés.

Modèle 5 clés

Modèle Standard

Cette feuille de présence présente :

• Les copropriétaires (nom, adresse, n° de compte) par ordre alphabétique
• La détail des lots du copropriétaire
• Le détail des tantièmes par lot du copropriétaire
• 4 colonnes à remplir (si besoin)

La dernière colonne « Emargement » se remplit automatiquement si vous avez saisi des votes par correspondance avec la date d’enregistrement

• Les noms du président de séance, du secrétaire et scrutateurs sont à inscrire en fin de document

Modèle avec options

Le modèle avec options est le modèle « standard » agrémenté (ou amputé) des rubriques que vous cochez avant impression

Ci-contre, le résultat avec toutes les options cochées (sauf « avec codes barres), plus vraiment utilisée.

PENDANT L’AG

Saisie par copropriétaire

L’écran est composé de cinq colonnes distinctes pour

• les absents (N)
• Présents physiquement (O)
• Présents à distance (D)
• Représentés (R)
• Votes par correspondance (C)

Il vous suffit de cliquer sur la colonne désirée en fonction du copropriétaire pour que celui ci soit affectée à cette dernière.

Tous présents

Quatre options disponibles permettant une saisie globale de vos copropriétaires présents :

• Physiquement
• A distance

Si vous avez saisi des votes par correspondance et que vous désirez les conservez, ne prenez alors que les 2ème ou 3ème rubrique

Astuce : même si tous vos copropriétaires ne sont pas présents mais une grande partie, vous pouvez tous les cocher présents puis ensuite, au cas par cas, les cocher « absent »

Tous absents

Deux options avec exactement le même principe pour que les présents.

 

 

 

Saisie des représentés

Si un copropriétaire est représenté, une fenêtre vous invitera à indiquer le mandataire parmi tous les copropriétaires présents.

 

 

OU en saisissant le nom d’une personne qui ne le serait pas. Ce nom sera affiché à l’écran et repris sur la feuille de présence.

Vote par correspondance

Quand vous cliquez sur la colonne « vote par correspondance » pour un copropriétaire, un nouvel écran s’ouvre vous affichant les résolutions, vous permettant ainsi de saisir ses directives pour chaque vote.

Par défaut, toutes les résolutions sont définies en « non votant ».

Trois boutons vous permettent une saisie en masse :

• Tous ABSTENTION
• Tous NON
• Tous OUI

Ouvrir dans une liste

Est une option double permettant d’afficher les copropriétaires dans un tableau, vous permettant ensuite d’apporter :

• Compléments
• Modifications
• D’imprimer
• D’exporter
• D’ouvrir dans une autre application

Étape suivante

Avant tout, sachez qu’il  est impossible de passer à l’étape suivante si vous n’avez pas effectué toute la saisie des présences. Un message vous alerte dans ce cas de figure.

Si aucune contrainte n’existe, un clic sur bouton vous conduira à la 4ème étape de l’AG, la saisie des votes. Accès direct

Assemblée générale - Onglet convocation

Préambule

Cet onglet est donc dédié à la génération des convocations ET à la gestion d’une assemblée à distance (AG Connect)

Ouvrir un modèle

Permet de gérer les convocations génériques, donc non nominatives que vous n’intégrez pas dans la convocation individuelle.

Choisissez un modèle de convocation AG générique qui s’affichera directement sur cette page. Il faut ensuite le compléter…

Ces pages seront ensuite à imprimer :

• soit en une seule fois puis en faisant des photocopies,
• soit en autant d’exemplaires que nécessaire.

Créer un événement

Par défaut, ce bouton n’est pas actif. Il ne le devient qu’après avoir choisi un modèle pour la gestion des convocations génériques.

L’intérêt est de permettre la création d’un événement sur le tiers lié à l’entité de l’immeuble et comme pour les convocations individuelles, d’y ajouter (ou non) les pièces jointes définies dans l’ordre du jour.

Les deux rubriques précédentes permettent de gérer les documents identiques à remettre à tous les copropriétaires. Ils accompagneront la convocation individuelle. Cependant, il est sans doute préférable de tout gérer via la rubrique ci-après, voire indispensable si vous faites traiter l’envoi de vos convocations par un tiers.

Editer les convocations individuelles

Par cette rubrique, vous allez pouvoir créer sous forme d’événements les convocations de vos copropriétaires.

Si vous avez des copropriétaires possédant plusieurs comptes pour une même identité, LSC vous proposera au moment du clic si vous désirez (ou non) les regrouper par identité afin de n’avoir qu’une seule convocation par tiers.

Avec ou sans PJ

Si vous maintenez un clic maintenu, vous aurez le choix entre deux options :

• Avec la collecte des PJ ajoutées lors de la définition de l’ordre du jour

Le nombre de pièce(s) jointe(s) récupérée(s) sera affiché  sur l’écran de choix du modèle de convocation

Si vous optez pour la collecte, les PJ’s seront ajoutées sur l’onglet éponyme de l’événement crée.

• Sans la collecte

Avec ou sans sélection de copropriétaires

Si vous maintenez la touche « shift » enfoncée en cliquant sur le bouton « éditer les convocations individuelles », vous pourrez choisir vos copropriétaires et faire une sélection

Choix du modèle d’événement et validation

L’ultime étape de la préparation consiste un choisir un modèle d’événement de convocation, d’éventuellement le compléter et..

de valider pour lancer la création des événements

Editer feuille d’émargement résidents

L’intérêt de cette rubrique est de pouvoir distinguer les copropriétaires résidents des autres afin de leur remettre leur convocation AG en main propre contre signature

Si vous maintenez la touche « shift » enfoncée en cliquant sur ce bouton, vous pourrez choisir vos copropriétaires et faire une sélection

LSC se base sur la donnée saisie sur la fiche copropriétaire pour définir cette liste

Editer tableau des votes

Permet d’éditer un récapitulatif du total des tantièmes de chacun des copropriétaires avec un détail par résolution.

Liasse ou externalisation

Principes de base

Cette option a double fonction :

• Permettre de préparer dans un seul événement tous les documents liés à la convocation (avec l’option « modèle de base » à renseigner)

• Générer des événements pour la gestion externalisée (Athome, Paragon, etc…)  de vos convocations en paramétrant les modèles à utiliser en administration

Paramétrage

Accès : fichier, afficheur, préférences et administration, administration métier, syndic, configuration syndic, onglet AG, rubriques Liasse Convocation AG

Quatre modèles d’événements doivent être définis à ce niveau afin d’indiquer à LSC ce qu’elle doit utiliser le cas échéant.

Quelque soit le besoin, vous pourrez générer en un seul traitement les documents suivants

• Annexes
• Etat des dépenses
• Tableau de répartition
• Décompte copropriétaire
• Convocation (avec ou sans collecte des PJ’s)

Vous pouvez donc vous passer des convocations génériques ou individuelles si vous passer par cette rubrique.

Vous éviterez d’avoir à faire des « tas »

Choix de la répartition

Lorsque vous cliquez sur cette rubrique, vous devez avant tout choisir une répartition (préalablement calculée en gestion des répartitions MAIS NON VALIDÉE) afin d’indiquer au logiciel les éléments à prendre en compte pour le calcul des différents documents.

Puis vous affichez l’écran vous permettant de choisir les documents à prendre en compte

Vous allez pouvoir piloter toute votre préparation à partir de cet écran, en cochant (ou non) les documents dont vous aurez besoin pour l’envoi des convocations AG.

Si une rubrique reste en rouge, c’est que vous n’avez pas rempli tous les critères nécessaires à son traitement. La validation finale n’est pas possible tant qu’il reste une rubrique dans cette couleur.

 

Générer les annexes

En cochant cette case, une rubrique paramètres s’affiche et s’ouvre par défaut. Elle vous autorisera notamment une modification ultérieure.

Vous propose la même fenêtre qu’en gestion des répartitions. Cochez les annexes et options à prendre en compte.

Dans la partie « vers des événements », remplissez ou ajustez le sujet.

Si vous vous servez de la rubrique « modèle de liasse » (voir plus loin), cette rubrique devient inopérante. En effet, elle a pour conséquence de créer un événement avec les annexes en PJ’s.

Etat des dépenses

Là également, cochez le modèle d’état des dépenses voulu, les éventuelles options d’affichage et complétez le sujet

Si vous vous servez de la rubrique « modèle de liasse » (voir plus loin), cette rubrique devient inopérante. En effet, elle a pour conséquence de créer un événement avec l’état des dépenses en PJ.

Tableau de répartition

Pour le tableau, seul le sujet est à remplir pour obtenir le bouton « valider »

Si vous vous servez de la rubrique « modèle de liasse » (voir plus loin), cette rubrique devient inopérante. En effet, elle a pour conséquence de créer un événement avec le tableau de répartition en  PJ.

Projet de décompte

Comme en gestion des répartition, quand vous sélectionnez une répartition non comptabilisée, LSC propose un projet de décompte.

Choisissez le format, les options et saisissez le sujet.

Si vous vous servez de la rubrique « modèle de liasse » (voir plus loin), cette rubrique devient inopérante. En effet, elle a pour conséquence de créer un événement avec le projet de décompte en  PJ.

Convocations individuelles

Correspond à la même rubrique que « imprimer les convocations individuelles » (cf. chapitre ci-avant)

Si vous avez ajouté des pièces jointes à vos résolutions, cochez leur collecte (ou non) puis déterminez le modèle à utiliser

Fichier d’export

Si vous n’externalisez pas vos convocations, cette option n’est pas utile.

Bouton Préférences

Là également, n’est utile que si vous externalisez. Permet de définir le dossier dans lequel s’enregistreront les différents documents

Modèle de liasse

Si vous remplissez cette donnée, c’est que vous ne faites pas d’externalisation de traitements de vos convocations d’AG.

LSC va donc créer un seul événement par copropriétaire sur le modèle défini à ce niveau et tous les documents préalablement cochés seront en PJ’s dudit événement.

Validation

Validez pour lancer tous les traitements. La fin du calcul est affiché par message !

Si vous externalisez

Vous retrouverez tous les événements générés de la façon suivante :

+ Un pour les annexes

+ Un pour l’état des dépenses

+ Un pour le tableau de répartition

+ Un projet par copropriétaire

+ Une convocation par copropriétaire.

D’autre part, un dossier « LiasseAG » s’est crée sur votre disque dur (à l’endroit défini par la rubrique Préférences)

Dans celui-ci, vous trouverez un dossier par entité …puis un dossier par date d’AG

Dans ce dernier dossier, tous les documents choisis s’y trouveront, y compris le fichier .txt d’export

Si vous n’externalisez pas,

Vous retrouverez un seul événement par copropriétaire avec une seul PJ contenant tous les documents cochés.

Export Athome

Ce bouton permet de générer un fichier de type texte (.txt) au format de notre partenaire Athome pour l’externalisation de vos convocations

Quatre options vous sont proposées pour la génération dudit fichier.

Une fois votre choix fait, une fenêtre s’ouvrira afin que vous puissiez enregistrer votre fichier sur votre disque dur.

Si vous passez par « Liasse ou externalisation », il est inutile d’utiliser cette option qui ferait doublon

Export AG Connect

Ce bouton permet de gérer vos assemblées à distance OU à gérer les votes par correspondance (par import automatique)  avec l’un de nos partenaires.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur le store Crypto et/ou cliquez sur le lien suivant : AG Connect

Étape suivante

Un clic sur cette rubrique permet de passer à la saisie des présences.

Cliquez sur le lien suivant pour accéder à la documentation liée : saisie des présences

Assemblée générale - Onglet ordre du jour

Cadre AG

• Code immeuble

Zone renseignée automatiquement par LSC

• Référence AG

Chaque fiche AG est unique. La référence est calculée de la manière suivante : année de l’exercice suivi du code entité de l’immeuble.

Elle reste cependant modifiable par l’utilisateur

• Nom

Par défaut, le libellé Assemblée générale est proposé

• Type

Trois choix : Ordinaire, Extraordinaire et … indifférent

« Indifférent » ne sert qu’à permettre une rétro compatibilité avec les AG créées avant la version 5.5.15

• Du (date de l’AG)  –  à (heure de l’AG)  – lieu

Données reprises par défaut de la fiche immeuble

• Président de séance, Secrétaire de séance, Scrutateurs

Ces informations seront utilisées pour la composition du rapport de l’Assemblée générale et sur la feuille de présence

« ? » dans chaque zone permet d’obtenir la liste des copropriétaires de l’immeuble.

• Note

Zone de notes libre, pouvant être reprise sur la convocation ou le rapport AG.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tableau ordre du jour

C’est à ce niveau que vous définissez l’ordre du jour de votre assemblée en ajoutant les points qui seront votés / discutés.

Une fois ce dernier défini, vous pourrez reprendre les résolutions une à une (par double-clic) pour les

• compléter
• modifier
• créer des sous-résolutions
• insérer des documents

L’ordre des résolutions peut être changé de façon simple par la méthode « Drag and drop » (glisser / déposer). Vous cliquez sur une résolution, vous maintenez le clic et vous la déplacer sur le numéro désiré. Elle prendra ce numéro et l’autre résolution prendra le numéro suivant ..

Création ordre du jour : trois méthodes

• En utilisant la bibliothèque de résolutions

Cliquez sur le bouton bibliothèque situé sous le tableau.

La fenêtre de gauche présente la bibliothèque.

Chaque Clic présente la résolution sélectionnée à droite. La validation reporte les résolutions de droite dans votre tableau « ordre du jour »

• En créant manuellement les lignes de résolutions

Avec l’aide du bouton « + » situé au dessus du tableau.

• En cliquant sur le bouton « dupliquer un ordre du jour »

Une liste d’AG est affichée, il suffit de choisir et de faire « traiter sélection ».

• le bouton permet de dupliquer une ligne sélectionnée qui s’ajoutera à la fin du

 

 

 

 

 

 

 

Modification d’une résolution

Un double clic sur une résolution propose l’écran suivant

Onglet Résolutions

• N°

Modifiable…. Si vous le changez pour un numéro déjà présent dans la liste, il prendra sa place et l’autre passera à la ligne d’en dessous.

• Titre et projet

Modifiables…  les trois petits points à droite permettent un accès en pleine page.

Gestion du texte enrichi (uniquement en version 6.2)

Lorsque vous êtes en pleine page, le bouton droit de la souris donne accès à un menu contextuel permettant d’enrichir votre texte avec du gras, de la couleur, etc…

Exemple de texte en rouge ou souligné…

• Article

Correspond à l’article de vote mais peut être modifié

Pour une résolution sans votre, définissez l’article en -1

A SAVOIR

• Dans la saisie des votes, ce type de résolution n’affiche pas les copropriétaires, et,  inscrit en résultat « PAS DE VOTE ».
• Elle vous permet cependant d’écrire des commentaires qui seront repris dans le rapport AG.
• Le résultat du vote est « X »

Définissable par défaut à partir de la bibliothèque des résolutions

• Clé

Permet de définir la clé à prendre en compte pour le calcul des votes de la résolution courante.

Par défaut, c’est la 1ère clé définie sur la fiche immeuble (celle ayant le code tri le plus faible) qui est présentée. Evidemment modifiable

• Résultat

Ne peut être saisi … LSC l’affichera automatiquement après la saisie des votes.

• Prendre en compte dans le PV simplifié

En cochant cette case, vous allez pouvoir distinguer les résolutions qui seront prises en compte dans le PV simplifié (imprimable à partir de l’onglet Rapport AG, visible après le calcul du rapport)

Définissable par défaut à partir de la bibliothèque des résolutions

• Pas de main dominante

En cochant, la main dominante ne sera pas appliquée sur la résolution. Pour mémoire, elle permet, quand elle est active, de ramener les tantièmes d’un copropriétaire au total des tantièmes des autres.

Exemple : sur 1000 tantièmes, un copropriétaire en possède 680, soit 320 pour les autres. Ses tantièmes seront donc de 320, impactant le total de la clé qui ne fera plus que 640.

Dans le cas de copropriétés à deux copropriétaires, aucune application de la main dominante n’est faite puisque le mode de calcul est différent

• Main dominante sur les présents (option visible qu’avec un article 24)

Par défaut, la main dominante n’est calculé que sur le total de la clé. L’article 24 ne concernant que les copropriétaires présents (ou ayant voté par correspondance) à l’AG, cette option permet de modifier le fonctionnement.

Liste des sous-résolutions

Définissables par défaut à partir de la bibliothèque des résolutions

Ce tableau permet d’ajouter des sous-résolutions à votre résolution principale. Chaque ligne ajoutée fera l’objet d’un vote (sauf cas particulier)

Quelques règles à retenir

• Les sous-résolutions ne peuvent pas être votées sur une clé de répartition ou un article différent de la résolution principale….
• Vous pouvez également rattacher un document (voir chapitre suivant) à une sous résolution, via l’onglet « Document ».
• Le pictogramme  permet la duplication d’une sous résolution afin de ne pas avoir à retaper tout un texte. Vous pouvez ensuite la modifier par double clic.
• L’ajout se fait à l’aide du bouton « + »
• Pour modifier une sous-résolution existante, il suffit de double-cliquer dessus.

Bouton Copier dans la bibliothèque

Permet d’ajouter la résolution (et ses éventuelles sous-résolutions) en fin de liste de votre bibliothèque

ATTENTION : pas de contrôle des doublons….si vous le faites plusieurs fois, vous aurez le même résultat dans la bibliothèque de résolutions…

Onglet Documents

Permet l’ajout de pièces jointes à la résolution courante.

• Elles pourront être récupérées automatiquement lors de la génération des convocations
• Si, au moment de la saisie des votes, vous cliquez sur « Créer un événement », l’événement crée contiendra également les PJ’s liées.

Ce même onglet est présent dans les sous-résolutions

A l’issue de vos saisies, validez pour revenir sur la liste complètes des résolutions

Créer un RDV

Permet d’ajouter automatiquement dans le planning un RDV au jour et à l’heure de l’AG.

Un clic propose un écran de choix d’utilisateurs. Cochez celui ou ceux concerné(s) par l’AG.

La validation enregistrera cette information. C’est seulement en validant la fiche AG que le(s) RDV se créera(ront).

Étape suivante

Permet de passer sur l’onglet CONVOCATION de l’AG en créant au passage les feuilles de présence et votes

Un clic sur la rubrique…

vous demande de préciser la clé de répartition à prendre en compte pour le calcul de la feuille de présence.

Les charges communes générales doivent à priori être choisies (sauf si par exemple l’AG ne concernerait que les copropriétaires d’un bâtiment – AG extraordinaire)

*****************************************************************

Lien pour accéder à la documentation de l’onglet CONVOCATION

*****************************************************************

 

Cette documentation décrit les étapes à suivre pour utiliser la synchronisation Google via Myco V2

0\ Préambule

Jusqu’à présent la synchronisation avec Google, une fois votre licence validée, ne dépendait que d’un paramétrage rapide au niveau des préférences utilisateur :

Or, GOOGLE a changé les règles des passerelles vers leur Agenda qui s’imposeront à partir du 30 juin 2021. Ces changements ont un fort impact puisqu’en l’état, la synchronisation ne marchera plus.

Il nous a fallu repenser le principe et trouver un moyen de ne pas interrompre ce service. Il porte un nom : MycoV2

1\ Prérequis

Afin d’utiliser la synchronisation google via Myco V2, il vous faudra répondre à plusieurs prérequis :

• Avoir un compte store crypto et effectuer l’achat du produit Myco V2 (gratuit pour la synchronisation).

A l’issue de cette inscription, il faudra avoir redémarré le serveur  …

• Nous contacter pour la mise en place de l’application (service commercial)

D’autre part, la connexion entre LSC et Mycov2 est un peu particulière et nécessite que vous transmettiez les données suivantes à votre informaticien :

• Disposer d’une adresse ip fixe afin de pouvoir effectuer les requêtes vers votre base.
• Configurer une redirection de port sur votre réseau, vers l’adresse locale de votre base (port 8081 par défaut).

2\ Synchronisation du compte dans Mycov2

Accès à l’URL

Pour accéder à MycoV2 et à la synchronisation, vous aurez besoin d’un navigateur et de vous connecter à l’adresse qui vous sera fournie par nos services.

• https://xxxxx-myco.crypto.fr   (les xxxx correspondent au nom qui vous sera attribué)

Accès à MycoV2

L’accès est identique à ceux que vous avez dans LSC, soit vos initiales et votre mot de passe

1ère Synchronisation

C’est l’avant dernière étape du paramétrage

Cliquez sur le bouton « synchronisation GOOGLE »

Cela vous invitera à vous connecter à votre compte Google…

Après validation, un 2ème écran de confirmation sera affiché. Cliquez sur AUTORISER

3\ Paramétrage de LSC

rendez-vous dans vos préférences utilisateur LSC

Accès : menu paramètres, préférences utilisateur, rubrique synchronisation google apps.

Cochez la case « Synchro par MYCO V2 »

• la 1ère étape va consister à exporter vos RDV pour avoir une sauvegarde de ces derniers
• La 2ème étape validera l’activation via Mycov2

Vous êtes maintenant correctement paramétré pour synchroniser avec GOOGLE via Mycov2

4\ Synchronisations suivantes …

Là, cela ne varie pas avec la version précédente … Deux manières de synchroniser

• De façon automatique en activant le service système

• Manuellement, à partir de votre planning (F4)

5\ MycoV2 et la suite..

La version de MycoV2 (gratuite) que vous avez installée se limite à la synchronisation…

Elle va très vite évoluer afin d’être iso-fonctionnelle avec la version précédente et …la remplacer ..

Ensuite, elle s’enrichira !! Pour de plus amples informations, contactez notre service commercial…

 

Addendum des modifications apportées à LSC depuis les versions 6.0.9r1 & 6.2.1r1

Sommaire

NOTA : la version 6.0.10 a une date de sortie décalée de quelques jours par rapport à la 6.2.1. Le post it de mise à jour vous alertera de sa disponibilité.

Les nouveautés sont affichées en bleu…

Cliquez sur le titre d’un module pour un accès direct à celui-ci

Si une information ne concerne qu’une des deux versions, nous vous le précisons…

Un bouton « retour sommaire », placé au même niveau que chacune des rubriques énumérées ci-dessous permet de revenir en tête de document en un clic.

Module Organiseur

– F7 – Séparer par pays
– F8 – Affecter / supprimer un casquette à une sélection de tiers + droit lié (fiche utilisateur)
– F8 – ouvrir dans une application
– AR 24 – Gestion du consentement
– Modèle facture (Nouvelle Calédonie uniquement) : suppression de la TSS
– Impression des PDF (uniquement en 6.2)
– 4D write Pro – nouveautés et corrections  (uniquement en 6.2)

Corrections diverses

– F4
– Volet « plus » (uniquement en 6.2)
– Gestion des emails (6.2 uniquement)
– Séquence d’événements (6.2 uniquement)

Myco

CORRECTIONS DIVERSES

– Répondre à un email

Synchronisation GOOGLE

– Changement de méthode de synchronisation (implique un nouveau paramétrage obligatoire)

Module Syndic

– AG / externalisation – évolution du fonctionnement
– AG CONNECT (partenaire sur le store) – Gestion des VPC
– Nouvelle variable pour courrier
– Simulation travaux : amélioration

CORRECTIONS DIVERSES

– Fiche copropriétaire
– Etat daté
– Budget
– AG : convocation

Extranet

– Nouvelle méthode d’envoi des données
– Gestion des multi noms de domaines
– Nouvelles informations envoyées

Tous modules

LOT : nouveau DPE (Diagnostic de Performance Énergétique (au 1er juillet 2021)
Liste des LOTS : affichette – correction

Module Gérance

Locataire

– Taux de recouvrement (améliorations)
– Echéanciers

Propriétaire

– Taux et assiette d’honoraires par défaut
– Taxe foncière : gestion de la TOM quittancée

Divers (et/ou corrections)
– Provisions conservées (47prov)
– Lien Immofacile

Module Comptabilité

– Rapprochement automatique (CAMT 053) : améliorations
– Balance âgée : ajout de la pièce
– TLMC : nouveau paramètre (banque CIC)
– Borne de paiement (avec notre partenaire Connectic, Nouvelle Calédonie)

Administration

– Statissimo
– Fiche utilisateur : droits d’administration personnalisables

Retour sommaire

Module Organiseur

F1 – Créer un événement

• Lien vers l’immeuble (? dans la zone)

Dans la colonne adresse de l’immeuble, les caractères retour sont remplacés par des espaces afin d’en voir plus jusqu’à la ville (si possible).

Ci-dessous, une copie d’écran « avant » et « après »

F7 – Liste des événements

Le menu « Actions » s’est enrichi d’une nouvelle option : séparer par pays

Permet d’obtenir des listes différenciées par pays à partir d’une sélection d’événements.

Exemple d’utilisation : gérer les courriers AR nationaux et internationaux

F8

Ajouter / supprimer une casquette

Le menu Actions s’est enrichie une rubrique supplémentaire : Casquette = Ajouter / Supprimer

Le principe est simple. A partir d’une sélection de tiers, vous pouvez leur affecter une nouvelle casquette (bleue) ou au contraire la supprimer.

Après avoir choisi « Ajouter » ou « Supprimer, vous arrivez sur l’écran suivant :

Choisissez la casquette et validez !

Fiche Utilisateur : nouveau droit lié à cette option

Si vous ne désirez pas qu’un utilisateur ait la possibilité d’ajouter ou supprimer une casquette sur les tiers (à partir de la liste ou directement dans la fiche), vous pouvez cocher la rubrique « Ne pas autoriser l’attribution de casquette » sur l’onglet « Autorisations d’accès (1) ».

Rappel : si vous ne voulez pas non plus que l’utilisateur puisse créer de nouvelles casquettes, il faut alors décocher « Accès à la modification des listes déroulantes. Attention, cependant, ce sont toutes les listes qui lui seront interdites (les critères du lot, le genre du tiers, etc…)

Ouvrir dans une application

Dorénavant, sous Windows, les numéros de téléphone sont précédés d’une tabulation afin que la cellule soit considérée comme un texte et que le 0 de début de numéro ne disparaisse pas une fois ouvert dans Excel (concerne les numéros non vide qui ne commencent pas par un + ou un ‘).

AR24

Gestion du consentement

Pour gérer les LRE avec AR24, vous devez préalablement obtenir le consentement de vos clients. Notre partenaire gère ces consentements. Côté LSC, nous avons ajouté des fonctionnalités permettant de récupérer ces informations et les mettre à jour au niveau de la fiche tiers…

Liste des tiers

A partir de cette liste, le menu Actions s’est enrichie de la rubrique « Consentement LRE », contenant trois sous-rubriques

• Ajouter accord de consentement LRE

Sur une sélection de tiers, mets à jour manuellement la rubrique en cochant la case

• Retirer accord de consentement LRE

Décoche la case citée précédemment

• MAJ accord de consentement LRE

Se connecte sur le site de notre partenaire et rapatrie toutes les données inhérentes aux consentements …

Donc, coche la case et mets à jour l’email si nécessaire, décoche la case si votre client a refusé le consentement

A l’issue du traitement, la liste des tiers impactée est affichée

Liste des événements

Lors de l’envoi des LRE, une vérification est également faite sur le site AR24 et, si besoin, mets à jour LSC des données liées aux consentements (accord ou désaccord)

Liste des AR

A partir de la liste des AR (depuis le module Organiseur), un bouton « Mise à jour des consentements est présent ». Il a le même comportement que celui présent depuis la liste des tiers

Nouvelle variable

Création de la variable courrier « AR24_LienConsentement » permettant de générer un lien vers le site permettant à vos interlocuteurs de gérer l’accord de consentement avec notre partenaire.

Exemple de lien généré :  https://app.ar24.fr/fr/consent/register/16f805af41af4d13cde7

Nouveau mode d’envoi des documents

Désormais, les documents sont envoyés en Htpps, donc plus sécurisé.

Impression d’un PDF

– Ajout d’une boite à cocher  « Créer les fichiers postscript avec l’ancienne couche d’impression », qui permet comme son nom l’indique de forcer LSC à imprimer en ancienne couche d’impression.

Cette couche ne devrait plus intégrer les polices dans les PDF.

Par exemple il faut que dans les paramètres de l’imprimante : Qualité d’impression -> Option de téléchargement de police truetype, il faut être en automatique et non pas Truetype natif.

Traitement de texte (4D write Pro)

Feuille de calcul sur colonne d’un tableau

La possibilité de « transformer » la dernière colonne d’un tableau en feuille de calcul vous est donnée via les manipulations suivantes ..

• Créer votre tableau à partir du menu insertion

• Donnez un nom à votre tableau, toujours à partir du menu insertion

Nom :   _calcul  (si vous voulez ajouter la devis euro, il faut alors donner le nom _calcul_devise)

• Résultat

Seule la dernière case de la dernière colonne est automatique. Saisissez les nombres dans les lignes précédentes de la dernière colonne afin qu’un total se génère automatiquement

Insertion de nouvelles colonnes ou nouvelles lignes

Le menu insertion s’est enrichi de ces deux options pour compléter un tableau existant

Corrections

• Figeage des documents

Lorsqu’un document « Write » est chronoté, il est figé, c’est à dire que les variables deviennent définitivement des valeurs. Certaines références pouvaient rester non figées quand elles étaient accolées entre-elles. Corrigé

Factures (Nouvelle Calédonie)

Suppression de la TSS pour les nouvelles factures et possibilité de visualiser la TSS pour les anciennes factures.

Concerne : les modèles d’événements facture, les factures et les événements.

Corrections diverses

F4 – Planning

– Création/Modification de RV : modification de la méthode F4_RVModif qui posait pb pour la synchro :
+ quand on modifiait un RV en mettant plusieurs users, les fiches Messagerie étaient réattribuée dans l’ordre alpahbétique des users. Ceci pouvait perturber la synchro puisque les liens n’étaient plus les mêmes.
+ quand on modifiait un RV pour l’attriuber à quelqu’un d’autre, la fiche Messagerie était simplement ré-attribuée à quelqu’un d’autre. Ceci pouvait poser pb en synchro. Désormais, le RV est dupliqué puis le RV d’origine est supprimé.

Séquence d’événements (uniquement en 6.2)

Précédemment, un clic sur le lien dossier donnait un accès au dossier de l’événement courant (obtenu en dernier indice du parcours des étapes).

Dorénavant, on affiche le dossier de la séquence pour éviter le message : »Ce dossier est confidentiel » alors qu’aucun événement n’est chargé.

Volet « plus » (uniquement en 6.2)

Lors de la navigation via les boutons « suivant » et « précédent », l’onglet plus ne se fermait pas toujours. Corrigé

Gestion des emails  (version 6.2 uniquement)

• Encodage

Depuis le passage au moteur 18.4 de 4D (version 6.2.1 de LSC) , le contenu des EML (format original d’un email) en text/plain encodés en base64 et sans boundary de délimitation n’était plus décodé. Le résultat était un texte vide. Corrigé

• Réception

L’encodage en Q charset windows-1258 (vietnam) est désormais supporté.

Myco

Corrections diverses

Réponse directe à un email

Lors de la réponse directe à un email le tiers / lot / immeuble / dossier n’étaient pas repris sur l’événement parent. Corrigé

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Synchronisation GOOGLE

Nouvelle synchronisation

A compter du 30/06/2021, les méthodes d’accès aux API google, actuellement utilisées dans LSC, ne seront plus disponibles, provoquant l’impossibilité de synchroniser.

Pour palier à cela, cette fonctionnalité va être réalisée par Myco, dans sa version 2. Cette dernière est appelée, à terme, à remplacer le module Myco tel que vous le connaissez. Cependant, dans un 1er temps, elle ne servira qu’à des fins de synchronisation dans une configuration « light » accessible à tous (sous certaines conditions techniques)

Ce module est interfacé avec les versions LSC 6.0.10 et 6.2.2.

Une documentation exhaustive est disponible via le lien suivant : documentation MycoV2

Correction

Modification de RDV

Plusieurs corrections ont été apportées sur la modifications des RDV du planning, pour corriger un problème lié à la synchro…

+ Quand on modifiait un RV en mettant plusieurs utilisateurs, les fiches « Messagerie », créées à ce moment,  étaient réattribuées dans l’ordre alphabétique. Ceci pouvait perturber les liens avec les RDV synchronisés
+ Quand on modifiait un RV pour l’attribuer à quelqu’un d’autre, la fiche Messagerie était simplement réattribuée. Désormais, le RV est dupliqué puis le RV d’origine est supprimé.

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MODULE SYNDIC

AG – Externalisation

La gestion de l’externalisation des convocations / rapports AG évolue pour être conforme au RGPD. En effet, ce dernier impose qu’un consentement doit être donné pour la diffusion de données personnelles à un tiers extérieur. Vous allez donc devoir passer par notre store et souscrire à un partenaire pour continuer à faire de l’externalisation. (Concerne Athome, Paragon, etc..).

Côté LSC, une double incidence est à constater :

• Le bouton « Liasse externalisation » est renommé « Liasse OU externalisation »

Si vous passez par cette option, rien ne vous sera demandé tant que vous ne cocherez pas la rubrique « fichier d’export ».

Si vous le faites une vérification qu’une abonnement au store a été contracté sera faite. Si ce n’est pas le cas, vous aurez le message suivant :

• Le bouton « Export Athome » est soumis au même contrôle que la liasse.

AG CONNECT / gestion des VPC

Vous le savez maintenant, AG Connect permet de gérer vos assemblées à distance…

Une 2ème branche de AG Connect, indépendante de la 1ère donne maintenant la possibilité à vos copropriétaires qui désirent voter par correspondance de le faire.

Le principe est simple  (il faut bien sûr avoir souscrit à ce service sur notre store) :

• Préparez votre AG, jusqu’à l’onglet « convocation »
• Faites un clic maintenu sur « AG connect » et choisissez la 2ème option « Export AG Connect VPC seulement »

Les données sont envoyées sur AG Connect

Nouvelle variable pour courriers aux copropriétaires (nouveau décret)

• VListeEncSyndic($1;$2;$3;$4)

Cette variable permet de lister les montants payés sur les codes fiscalités 61 (SORD) et 62 (STVX)

Ce sont les écritures du compte portant :

• Sur un journal de trésorerie (2) ou trésorerie commune (9) sous la forme Crédit-Debit
• Les écritures sur un journal de répartition (6 ou 7) qui sont au crédit.

4 paramètres : le 1er est obligatoire, les 3 suivants sont optionnels

– $1 = [Compte]idRef
– $2 = Vrai ou faux : si vrai, alors la liste est affichée, si faux, alors la liste n’est pas affichée : par défaut, la valeur = vrai
– $3 = date début : sous la forme !01/01/2020! : par défaut prend ComptaDateDeb définie par le module Courrier
– $4 = date fin : sous la forme !31/12/2020! : par défaut prend ComptaDateFin définie par le module Courrier

La fonction valorise également 3 variables (à utiliser si $2 = faux) :
VR_Num01 = montant payé sur le code fiscalité 61
VR_Num02 = montant payé sur le code fiscalité 62
VR_Num03 = total VR_Num01 + VR_Num02

Simulation travaux

• Choix d’une clé de répartition

Désormais, les clés sont triées par ordre de tri.

Corrections diverses

Copropriétaire

• Voir les tantièmes

La liste utilisait une police Arial 14 au lieu de Courier new 14. Les valeurs n’étaient plus alignées. Corrigé

Etat daté

• Pages 6 ou  7 (suivant le modèle)

Il y avait une faute de frappe à convention qui était écrit « convetion ». Corrigé

Budget

Impression budget détaillée (Uniquement en 6.2 et sur Mac OS)

• Les chiffres n’avaient pas de séparateur de millier..
• Les formats numériques ne s’imprimaient pas correctement sur Catalina et Big sur

Convocations AG

• Impression du formulaire de vote

Il pouvait être tronqué à droite sur certaines imprimantes (Canon sur Mac par exemple). La marge est donc augmentée de 10 pixels (limite à 561 pixels)

Virements multi-entités

Des dialogues apparaissaient pour chaque fichier généré, vous obligeant à les valider pour générer le suivant. Corrigé

Décomptes  (tous décrets)

Dans le cadre d’une édition du décompte aux indivisaires, les événements générés ne portaient pas sur le correspondant lié à l’indivisaire. Corrigé

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Extranet

Nouvelle méthode d’envoi des données depuis LSC

Nous avons optimisé la façon d’envoyer les comptes et les événements vers l’extranet, divisant  le temps de traitement :

• Au moins par 3 sur les envois importants
• Jusqu’à par 10 pour les envois moins conséquents

Gestion des multi noms de domaines

Pour mémoire, lorsque vous publiez vers l’extranet, vous envoyez vos données vers un nom de domaine que vous avez choisi

Or, LSC est non seulement multi-modules (donc multi-entités) mais on peut également le configurer en multi-agences. Vous pouvez très avoir votre G001 sur l’agence X et G002 sur l’agence Y. La problématique était de gérer plusieurs extranets (donc plusieurs noms de domaine) à partir de LSC.

Dorénavant, une rubrique dans les paramètres vous permet de définir entité par entité, le nom de domaine auquel elle est rattachée : elle se nomme « Configuration multi-envoi »

Après un clic sur celle-ci, vous affichez un tableau permettant ce paramétrage :

Il suffit simplement de définir le bon nom de domaine en fonction de l’entité…

Si vous avez souscrit un contrat avec l’un de nos partenaires (Inch, Captain tower, Chouette copro ou Syment, ce même bouton vous permettra de définir ce que vous désirez envoyer..

Nouvelles informations envoyées

Gardien / Concierge

Dorénavant, si vous avez renseigné un gardien / concierge dans les données complémentaires de l’immeuble, cette information est envoyée sur l’extranet.

Exemple d’utilisation : module de gestion des tickets – Possibilité de choisir cette donnée dans les personnes à notifier / contacter

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Tous modules

Fiche LOT

Nouveau DPE (Diagnostic de Performance Énergétique (au 1er juillet 2021)

Le nouveau DPE s’applique pour les lots dont la date de DPE est postérieure au 01/07/2021 et dont le type de bien est différent de :

• 5    Commerce / fond de commerce
• 6    Droit au bail
• 10  Local professionnel
• 21   Local commercial
• 22  Local industriel

Les lots tertiaires restent donc en ancien DPE.

Le nouveau DPE ne concerne que les lots d’habitation.

Fonctionnement dans LSC …

A\ Anciens DPE

Par décret, les anciens DPE ont vu leur durée de vie raccourcie de quelques années.

• Pour les lots concernés dont la date de DPE est entre le 1/1/2013 et le 31/12/2017, l’échéance est réduite au 31/12/2022

Exemple dans LSC :

• Pour les lots concernés dont la date de DPE est entre le 1/1/2018 et le 30/06/2021, l’échéance est réduite au 31/12/2024

Exemple dans LSC : 

NOTA : les alarmes liées aux DPE, valables initialement pour 10 années sont recalculées (par suppression et nouvelles créations) au moment de la mise à jour en version 6.2.2 ou 6.0.10. Concerne les lots dans les dates de DPE ne sont pas à 00/00/00

B\ Nouveaux DPE

Pour tout DPE effectué à partir du 1er juillet 2021, le formulaire de saisie évolue et c’est la saisie de la date de ce dernier qui le matérialise.

DPE – Energie

Renseignez la valeur et la classe

DPE – Climat

Renseignez la valeur et la classe

C’est seulement à l’issue de la 2ème saisie que les étiquettes seront affichées. En effet, c’est la moins bonne valeur qui détermine l’étiquette finale

Exemple : DPE énergie – valeur 216, donc c’est la classe D   –     DPE  climat – valeur 52, donc, c’est la classe E

Les étiquettes affichées dans LSC seront toutes les deux de classe E

Un clic sur une vignette permet de l’afficher en mode ZOOM

Les variables pour afficher les étiquettes ne changent pas. Les nouvelles sont ainsi gérer automatiquement (affichette vitrine par exemple)

DPE – Estimation des coûts annuels d’énergie

Saisissez la fourchette (information obligatoire à partir du 01/01/2022)

Export PI

L’export Pagesimmo intègre des nouveaux champs avec les balises

• DPE/CONSOMMATIONS_ENERGIE/ESTIMAIONS_COUTS_ANNUELS_MINI
• DPE/CONSOMMATIONS_ENERGIE/ESTIMAIONS_COUTS_ANNUELS_MAXI

Correction

Affichette vitrine

Dans certains cas, un déplacement la zone de dessin ne s’actualisait pas. Corrigé

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Module GÉRANCE

LOCATAIRE

Raccourci : taux de recouvrement

ATTENTION : il n’est pas visible par défaut, vous devrez aller l’ajouter via vos préférences utilisateur (menu paramètres)

Ajouté sur la version précédente, nous avons apporté les améliorations suivantes :

• Ajout d’une interface avant l’export
• Ajout d’un bouton « imprimer »

Echéanciers locataires (uniquement en version 6.2)

Le module de paiement propose une rubrique nommée « Sélection des encaissements à échéance » qui n’avait jusqu’à présent aucune utilité dans le module Gérance

Dorénavant, si vous déterminez un échéancier sur un compte locataire,

les montants dus échus seront proposés dans le module de paiement. L’échéancier prendra une date de réalisation à l’issue de votre traitement.

PROPRIETAIRE

Taux d’honoraires de gestion et assiette par défaut

Un nouveau paramètre est disponible en administration, permettant de définir un taux d’honoraires par défaut, TTC ou HT et l’assiette liée. Ces données seront reprises en création de mandat de gestion

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Gérance, configuration gérance, onglet honoraires

Cliquez sur « Valeurs par défaut » et… saisissez vos informations

Validez à l’issue…

Taxe foncière

Rappel : cette option du menu propriétaire permet, non pas de payer mais de constater la taxe foncière sur le compte propriétaire et, si besoin, de récupérer la taxe d’ordures ménagères sur le(s) locataire(s) de la période …

Jusqu’à présent, seul un montant de taxe d’ordures ménagères était saisissable et, après validation, il était reporté dans le tableau de quittancement du locataire pour l’appel à venir …

Dorénavant, vous allez pouvoir rapprocher une TOM quittancée de ce montant afin de ne régulariser que le différentiel…

Paramètres

Pour automatiser cette nouvelle fonctionnalité, vous devez préalablement renseigner dans le paramétrage de la gestion de la taxe foncière le code fiscalité utilisé pour quittancer la TOM

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Gérance, configuration Gérance

Concrètement…

Si vous avez renseigné le code de quittancement, l’écran de validation de la TOM pour le locataire évolue quelque peu …

Ancien écran (ou si vous n’avez pas renseigné le code fiscalité pour provisions quittancées)

Nouvel écran

Vous pouvez déterminer les dates à prendre en compte pour le calcul des montants quittancés. La validation calculera le différentiel à demander (ou à rendre) au locataire

Divers (et/ou corrections)

Provisions conservées (compte analytique 47Prov)

Dans certains cas (plusieurs mandats pour un propriétaire mais 1er mandat sans mention du 47prov notamment), la rubrique « Solde 47PROV » ne s’affichait pas en saisie comptable. Corrigé

Lien Immofacile

Modification de la règle d’envoi (les lots sans locataires sont désormais envoyés)

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MODULE COMPTABILITÉ (tous modules)

Rapprochement automatique (CAMT 053)

Améliorations

• Les comptes sans mouvement sont exclus du tableau des comptes à rapprocher
• Les IBAN concernés sont listés dans le rapport d’import
• A l’ouverture des mouvements du compte si toutes les écritures ont été automatiquement pointées, alors le bouton valider est actif.

Balance âgée

La pièce de l’écriture est maintenant affichée dans les trois cas suivants :

• Dans l’interface
• Dans l’export (détaillé)
• A l’impression (détaillée)

TLMC

• Nouveau paramètre : clé RMLC (banque CIC)

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, comptabilité, configuration comptabilité, onglet partenaires

Ajout d’une nouvelle boite à cocher « Clé RMLC : mettre vide à la place de « 0 » : permet de mettre vide en position 132 et 133 du fichier TLMC au lieu de 00 (Banque CIC dont la règle est si en position 131 c’est un 0 alors 132 et 133 sont vides)

Borne de paiement (Partenaire Connectic, Nouvelle Calédonie)

La borne de paiement permet dorénavant le paiement par les copropriétaires puis la remontée des ces informations dans LSC, dans le brouillard d’encaissement

Rappel : si le paiement est fait par chèque, l’image de celui-ci est également récupérée dans LSC puis placée dans un événement lié à l’écriture comptable

CORRECTIONS DIVERSES

Saisie comptable

• Duplication masque comptable

Lors d’une duplication puis de la modification du masque, dans certains cas,  on ne trouvait pas le masque dupliqué dans la transaction ouverte. Corrigé

• Menus – Utilitaires – Importer un fichier de rejets SEPA

Les mouvements en « comptabilisation globale » n’étaient pas trouvés. Corrigé

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TOUS MODULES

Administration

Droits d’administration personnalisables

Jusqu’à présent, pour un utilisateur, vous pouviez lui donner accès à l’administration ou …pas. Quelques exception existaient cependant quand l’option « accès à l’administration » n’était pas cochée

Désormais, vous avez la possibilité de laisser l’accès à l’administration et de pouvoir autoriser (ou pas) chaque menu de celle-ci…

Dans les faits, cela donne :

• Si accès à l’administration, une nouvelle rubrique est disponible : configuration d’administration

Puis, si vous cliquez dessus, une fenêtre s’ouvre avec, par défaut, la rubrique « aucune restriction » cochée

Décochez là pour …affiner !

• Soit au niveau de menus principaux entiers
• Soit au niveau des sous-menus contenus dans les menus
• Soit au niveaux des menus des sous-menus

Vous avez donc trois niveaux possibles ….

Ci-dessous un exemple concret pour un utilisateur à qui nous avons laissé un accès au menu « tous modules » et à « configuration comptabilité » du module de comptabilité.

Toutes les options accessibles restent en noir, les autres s’affichent en rouge.

Statissimo

• Modification en gérance de l’envoi des données

NbPieces,NbNiveaux,NbChambres,NbStationnements,NbWC,NbSDB,NbBalcons,NbTerrasses,NbCaves,NbEtagesImmeuble

• Honoraires de gérance

Ne sont envoyés que si >0 (au lieu de #0)

• Modification en syndic de l’envoi des données :

NbPieces,NbNiveaux,NbChambres,NbStationnements,NbWC,NbSDB,NbBalcons,NbTerrasses,NbCaves,NbEtagesImmeuble

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