Sommaire 

(*) Concernant la version 6.2.10, nous vous rappelons qu’elles n’est pas maintenue et que seules quelques modifications / nouveautés ont été apportées par rapport à la version 6.3.3.  Quand aucune précision n’est donnée dans le sommaire, c’est que seule la version 6.3 est concernée

Module Organiseur

– Accueil : nouvelle zone web
– F1 : correcteur orthographique dans zone de notes
– F5 : Email reçu – transférer en messagerie
– F7 : Action – séparer par pays
– Externalisation de courriers : améliorations et corrections
– Gestion des SMS : nouvelle gestion du crédit « restant »

Corrections diverses

– F1 – gestion des PJ’s
– Raccourcis (consultation et rapprochement par compte)

Myco

– Option de recherche
– Création événement : accès à de nouveaux menus

Corrections diverses

– Création de dossier
– Création de tiers

Extranet

– Correspondants actifs fournisseurs
– Gestion des multi-bureaux
– Rôle des utilisateurs (organigramme)
– Envoi des données bancaires (concerne Tahiti et Nouvelle Calédonie)

Gestion des tickets

– Nouvelle version 2.4

Module Syndic

– Etat daté, Pré état daté : inactif
– Gestion des répartitions – Annexe 5 avec dates + liasse AG
– Gestion des répartitions – Décompte de charges et externalisation
– AG – rapport AG – ordre résolution – retour arrière + option

Corrections diverses

Tous modules

Lot : CIL (Carnet d’Information du Logement)

Module Gérance

Locataire

– Refacturation des charges
– Liste des locataires – colonne propriétaires
– Révision de loyers : exclure un indice + correction
– Neovacom : révision annuelle – évolutions + correction
– Budget : calcul du réalisé

Corrections diverses

Module Comptabilité

Impression – présenter l’historique
Solde progressif
Mode règlement et mandat prél.
test répertoire destination
factures copropriétaires
mot de passe spécifique
nouvelle balise date échéance

Corrections diverses

Administration

Liste des utilisateurs – aller à…
Observatoire FNAIM IDF – changement destination

Module Organiseur

Accueil

Préférences utilisateur

Nouvelle zone web

Rappel : en version 6.3.2 a été ajoutée une nouvelle coche « Activer nouvelles zones web » qui permet d’utiliser cette nouvelle zone web pour prévisualiser le HTML et les PDF.  Elle couvrait : l’afficheur, la messagerie, les événements…

En version 6.3.3, d’autres tables sont gérées : 

• Tiers,
• Dossiers,
• Mandats gérance,
• Copropriétaires
• Immeubles,
• Lots,
• Locataires,
• Résolutions d’AG et Signatures

F1 ou F7 – Création ou gestion d’un événement

Correcteur orthographique dans zone de notes

Dorénavant, lorsque vous êtes sur la zone de notes d’un événement, un correcteur orthographique est implémenté. Ainsi, si vous tapez du texte et qu’une faute est détectée, le mot est souligné en rouge

Pour corriger, vous avez accès à un menu contextuel à l’aide du bouton droit de votre souris… Deux possibilités

• Vous sélectionnez un mot et en plus des options de vérifications, des propositions sont faites
• Vous l’activez n’importe où dans la zone de notes et seules les trois dernières rubriques (vérifier l’orthographe et suivantes) sont disponibles

Désactiver le correcteur

Si vous désirez désactiver ce correcteur, vous pouvez le faire dans vos préférences utilisateur

Accueil => Paramètres => Préférences utilisateur xx

F1 – Evénement

Assistant

Ajout de l’assistant dans le « Tool tips » de l’immeuble

F5 – Afficheur

Email reçu

Transférer en messagerie

Ajout de l’option Transférer en messagerie, accessible par un clic long sur le bouton « Transférer »

Ce nouveau bouton permet de choisir les initiales de l’utilisateur à qui vous voulez transférer le mail qui arrivera directement dans ses « emails reçus » de son afficheur (pas besoin de passer par un événement dans ce cas)

Une fois les initiales choisies, l’email disparait de votre afficheur….

F7 – Liste des événements

Séparation par pays de la norme comptable

Ajout d’une entrée du menu Actions permettant de séparer les événements des tiers du pays de la norme comptable des autres

Exemple : si vous êtes en norme « France », vous aurez une liasse « France » et une liasse « autres pays »

Pour mémoire, il existe dans LSC 10 normes comptables (donc pays) distinctes :

Externalisation de courriers

Durées d’archivage par défaut

Vous pouvez désormais définir une durée d’archivage par défaut par type de courrier. Celle-ci peut être (ou pas) modifiée lors d’un traitement.

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Organiseur, Configuration Organiseur, SMTP-Fax-SMS

Divers

• Ajout du type d’envoi RAR (Norme V009)
• Sauvegarde des consignes d’expédition du type d’envoi RAR
• Ajout du type d’envoi COURRIERSIMPLE (Norme V009)
• Sauvegarde des consignes d’expédition du type d’envoi COURRIERSIMPLE

Référence de traitement

La référence, si elle est remplie par le logiciel en automatique est maintenant modifiable par l’utilisateur.

Correction

• Le type d’envoi « autre » ne permettait pas la sauvegarde des consignes d’expédition. Corrigé

AR24

Filtre

Ajout de filtres permettant de gérer certains caractères utilisés dans le nom des pièces et qui ne devraient pas l’être. Exemple : « à »

Espace

Dans le des PJ’s,  l’espace est remplacé par le _ (underscore)

Quadient

Envoi des documents

Lors de l’envoi de fichiers en externalisation, seules les LRE placées en fin de sélection étaient envoyées. Corrigé

Webservice

• Réactivation de l’envoi via Webservice, c’est à dire la possibilité d’envoyer directement les fichiers depuis LSC
• Modification de l’envoi des pièces, qui sont maintenant envoyées par paquet de 200 ko.

Mailing de masse

• Modification de l’envoi des pièces, qui sont maintenant envoyées par paquet de 200 ko.

Gestion des SMS

B2SMS

Gestion des crédits restant

Dorénavant, vous pouvez consulter le nombre de SMS encore disponibles dans votre crédit

Un clic sur ce bouton vous affiche votre restant à utiliser…

Message d’alerte

D’autre part, lors de l’utilisation du crédit de SMS, si ce crédit est inférieur à 50, un message vous avertit de ce fait

Corrections diverses

F1

Gestion des pièces jointes

Si l’on ajoutait les pièces jointes après avoir renseigné l’adresse de l’expéditeur, la coche « Conserver les PJs après envoi » était cochée (car basée sur le compteur des PJ’s) mais la balise liée n’était pas présente. On avait l’illusion que les PJ’s allaient être conservées après envoi. Ce qui n’était pas le cas….

Dorénavant dans ce cas; la coche n’est pas cochée de sorte d’inciter l’utilisateur à le faire…

D’autre part, à l’émission le compteur de PJ’s de l’événement n’était pas recalculé. Si bien que si les PJ’s n’étaient pas conservées le compteur ne passait pas à 0. Corrigé

F5

Email – Ranger – Passer en à traiter avec ajout d’une PJ à l’événement

La pièce jointe ajoutée pouvait être perdue dans certains cas. Dorénavant ne sont purgées que les PJ rangées de l’événement.

PJ

Compression d’image

Bouton « Régler pour 100 Ko ». Si l’image faisait moins de 100 Ko pour une qualité à 100 %, la boucle d’augmentation de qualité ne s’arrêtait pas. Corrigé

Raccourcis

Consultation (par compte) ou Rapprochement (par compte)

Ces raccourcis ne proposaient que le 1er compte xxx trouvé ! (quelque soit le module et quels que soient les droits de l’utilisateur…)

Désormais la recherche de comptes est faite selon le type d’entité (G, S, L ou C) en fonction du module sur lequel on est et en tenant compte des entités visibles par l’utilisateur.
Si, après cette recherche, un seul compte est trouvé, alors on arrive en consultation ou rapprochement du compte et sinon, on arrive sur une liste de gestion des comptes trouvés.

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Myco

Recherche Tiers

Ajout de la recherche de tiers par Code Pagesimmo (PI)

Création événement

Ajout des menus suivants depuis la création d’un événement

• EVENEMENTS DU TIERS
• RDV DU TIERS
• DEVIS/FACTURES DU TIERS
• DOSSIERS DU TIERS
• IMMEUBLES DU TIERS
• LOTS DU TIERS
• LIENS COMPTABLES

Corrections diverses

Création de dossier

Les DC Valeurs de la nouvelle fiche dossier manquaient ou au mieux on oubliait la première DC Valeur. Corrigé

Création de tiers

• La TVA intracommunautaire, si elle existait, n’était valorisée que si la note technique 3 était renseignée. Corrigé
• La création des casquettes via le champ « AQui » était attribuée au « AQui » de l’utilisateur (donc à celui qui avait créé l’utilisateur) et non pas à l’utilisateur lui-même
• Les DC Valeurs de la nouvelle fiche dossier manquaient ou au mieux on oubliait la première DC Valeur. Corrigé

Lien vers la gestion des tickets

Le lien vers les tickets en mode mobile n’avait pas la bonne adresse de la gestion des tickets. Corrigé

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Extranet

Publication

Correspondants fournisseurs

Dorénavant, les correspondants « actifs » des fiches tiers attachés aux comptes fournisseurs publiés sont envoyés vers l’extranet.

• Ils sont visibles via le portefeuille, Fournisseurs, Correspondants

• Sont exploitables dans la gestion des tickets, en création où l’on peut choisir un correspondant et ses données de contact liées.

Rôle des utilisateurs

Pour mémoire, vous publiez sur l’extranet vos utilisateurs de LSC, dès lors qu’ils sont rattachés à une fiche Tiers. Jusqu’à maintenant, tout envoi d’utilisateurs en faisait un « Gérant » sur l’extranet.

Dorénavant, vous allez pouvoir déterminer sur la fiche tiers le rôle que va tenir votre collaborateur sur l’extranet. Pour cela, servez-vous des données complémentaires..

Pour cela, vous avez accès à des données complémentaires de type « Pagesimmo », dans sa fiche Tiers, afin de le définir :

Il suffit de cliquer sur le « ? » et de choisir dans la liste

Si vous ne voyez pas « Extranet rôle », deux explications :

• la donnée n’est pas à jour.. Cliquez sur « Pagesimmo » et demandez « recréer toutes les données ».
• Si la manipulation précédente n’a rien donné, c’est que vous n’avez peut être pas la bonne version.

Cette donnée sera donc prise en compte dans l’extranet  :

Données bancaires (Tahiti et Nouvelle Calédonie uniquement)

Dans les paramètres de l’extranet, pour le syndic, vous pouvez choisir d’envoyer les coordonnées bancaires de la SDC.

Jusqu’à présent, ce sont les IBAN et BIC qui étaient transmis, quelque soit le code « pays » dans Crypto. Dorénavant, pour les deux « pays » cités en référence, nous envoyons le RIB (5/5/11/2) et la domiciliation bancaire.

Bureaux

Deux nouveaux fichiers sont envoyés vers l’extranet : Bureaux.txt (syndic) et G_bureaux.txt (Gérance). Leur intérêt est de pouvoir créer des « bureaux virtuels » dans l’extranet, attachés à des adresses, qui seront ensuite diffusés aux clients concernés.

Explications par l’exemple :

• vous possédez une agence qui a trois points d’accueil, donc à des adresses distinctes. Dans Crypto
• dans LSC, en gestion, vous avez trois entités (une par adresse) et en syndic, 90 immeubles (30 par adresse).
• dans LSC, au niveau de l’entité, vous allez renseigner un numéro d’entête (1, 2 et 3 en Gérance et 4 pour 30 immeubles, 5 pour 30 immeubles et 6 pour 30 immeubles.

• dans LSC, dans l’entité, dans variables courriers, vous allez saisir l’adresse du point d’accueil liée. En gérance, faites le pour les 3 entités, en syndic, simplement sur la 1ère entité dans la liste qui possède le numéro d’entête (donc la 1ère avec l’entête 4, la 1ère avec l’entête 5 et la 1ère avec l’entête 6)

• lors de la publication, le fichier G_bureaux aura trois lignes et le fichier bureaux.txt (syndic) n’aura également que 3 lignes, une par entête trouvée.
• dans votre extranet, pour alimenter les bonnes adresses, il faudra activer cette gestion de bureaux

• Les informations de contact de vos clients afficheront donc une adresse personnalisée, celle de l’entité attachée à la même entête que l’entité du locataire, propriétaires ou copropriétaire.

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Gestion des tickets

Version 2.4

Une mise à jour a été effectuée, vous donnant accès à toutes les nouveautés dont vous trouverez la liste exhaustive sur la documentation dédiée sur le lien suivant : gestion des tickets 2.4

Voici la liste des nouveautés remarquables de cette version…

• Paramètres : possibilité de définir des délais de relance par défaut
• Fournisseurs / intervenants : accès à l’extranet avec interface personnalisée

 

• Liste des tickets (gestionnaire)

Nouvel affichage par catégorie avec notifications
Planning
Visuel « Urgent »
Déplacements de certains menus
Nouvelle statistique

• Création d’un ticket

Nouveau type : le pré ticket
Intervenants : accès aux correspondants
Intervenants : activité = autres
Source de la demande : ajout de deux choix + statistiques
Ticket Gérance : adresse DU LOT

• Suivi d’un ticket

Nouvelle entête de ticket
Nouvel affichage des tiers concernés par le ticket et actions à lancer
Nouvelle messagerie d’échanges avec interlocuteurs du ticket
Nouvelle étape pour « demande de devis » = RDV devis
RDV d’intervention = possibilité de mettre un créneau horaire au lieu d’une heure fixe
RDV d’intervention : changement de date de RDV d’un RDV déjà posé
Ticket clôturé : possibilité de déclôturer un ticket

• Du côté de… l’extranet : accès aux tickets depuis les lots, locataires, propriétaires et fournisseurs

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MODULE SYNDIC

Etat daté, pré état daté

Case INACTIF

Vous pouvez maintenant rendre « inactif » un état daté, un pré état daté ou un DRAC. Une nouvelle case à cocher vous l’autorise :

Dorénavant, lorsque vous appellerez cette rubrique, seuls les fiches actives seront affichées par défaut…

Inactiver les anciens états

Afin de vous permettre de traiter les anciens états en salve, une nouvelle entrée a été ajoutée dans le menu action : Inactiver les états datés sélectionnés

Par la suite, si vous voulez afficher les états inactivés, cliquez sur « Rechercher » puis cochez « actif = faux »

Appel de fonds

Opération courante et existence d’un budget emprunt

Dorénavant, une vérification de l’existence d’un solde du sous-compte « emprunt » (avec création d’échéancier si nécessaire…)

+ Création d’OD si l’option de l’administration est non activée (et solde créditeur)

Gestion des répartitions

Annexe 5

Ajout d’une option « Avec détail date et montant » (cochée par défaut) : permet d’avoir un nouveau formulaire d’annexe 5.

Convocation AG – Liasse

Ajout de l’option « Avec détail date et montant » (cochée par défaut) pour l’annexe 5

Décompte de charges – Externalisation

Mise en place d’un format vertical « natif » avec une marge complémentaire à gauche.

Ce format s’active si on coche « Compatibilité externalisation » et qu’on choisit le format vertical

Si non coché

Si coché

 

AG

Rapport AG

Ordre des résolutions

Dans notre version 6.3.2, nous avions changé le comportement du calcul du rapport AG en y intégrant un tri qui respectait strictement l’ordre, non pas du jour, mais celui dans lequel vous aviez réellement voté les résolutions.

Un certain nombre d’entre vous nous ont demandé de revenir à la situation précédente, ce qui a été fait !

Cependant, nous avons ajouté une boite à cocher dans les paramètres du syndic vous permettant de conserver ce qui avait été mis en 6.3.2. Si c’est votre cas, il vous faut cocher cette case qui ne l’est pas par défaut après mise à jour en 6.3.3

Corrections (améliorations) diverses

Etat daté

Colonne « appelé théorique »

La colonne « Appel théorique » n’était pas calculée de la même manière pour les lots vendus et les lots conservés.
Le calcul du débit imputable aux lots vendus pouvait donc être incorrect. Corrigé

Budget

Création

Le choix déroulant des entités était passé en arrière plan, ce qui empêchait l’utilisation. Corrigé

AG – Convocation

Liasse externalisation – Projet de décompte

S’il existait 2 copropriétaires pour 1 même tiers, à la fusion des événements dans la liasse finale, c’était le décompte du premier événement trouvé par tiers qui était utilisé pour les 2 liasses. Corrigé

Même phénomène avec le PDF ajouté à l’événement portant le nom du tiers.

Mode belge

Si la coche « avec collecte des PJ » l’était, la collecte ne se faisait que sur le 1er écran des convocations. Pour les 2 autres écran, le collecte ne se faisait plus. Corrigé
En effet, on peut avoir 3 fenêtres pour les convocations, selon la valeur du champ « code envoi convocation »
0 ou 1 = courrier simple
2 = recommandé
3 = email

Consommations

Etat des consommations

Décompte : étaient prises en comptes toutes les lignes d’un lot, au lieu de réduire au compte de charge en cours d’impression. Corrigé

Import des consommations

En client/serveur, les clés de répartition n’étaient pas créées sur l’immeuble. Corrigé

Tous modules

LOT

C.I.L (Carnet d’Information du Logement)

Source : service-public.fr

« Le carnet d’information du logement (CIL) concerne les logements neufs dont le permis de construire ou la déclaration préalable a été déposé(e) depuis le 1^er janvier 2023.

Il concerne également les logements existants faisant l’objet de travaux de rénovation ayant une incidence directe sur leur performance énergétique depuis cette date. »

Au niveau, de LSC, nous avons ajouté un onglet « CIL » vous permettant de saisir les différents travaux effectués en y associant toutes les pièces jointes nécessaires (plan, factures, etc…)

Ajout

L’ajout se fait à l’aide du bouton « + », puis

Saisissez :

• Une date
• Un type (la 1ère fois, il faudra le créer puis il sera disponible dans un menu déroulant)
• Une note (pour préciser la nature des travaux)
• Le montant TTC
• Le Fournisseur : vous pouvez taper un nom qui ne serait pas dans la base de données ou taper un « ? » pour choisir dans la liste des tiers
• Onglet « Documents » pour ajouter les PJ’s

Validez à l’issue.

Impression

L’impression est possible avec la rubrique « Imprimer récapitulatif qui vous permet :

• de récupérer les PJ’s
• de les ignorer

Vous pouvez imprimer directement ou vers un événement (si par exemple vous désirez envoyer un mail ou ..publier sur l’extranet.

Corrections (améliorations) diverses

L

Module GÉRANCE

A

LOCATAIRE

Refacturation des charges

Présentation

Nouvelle entrée dans le menu « Locataire », lee principe est de créer des lignes de quittancement à partir d’écritures comptables. Elles doivent porter sur :

• Un lot

OU

• Une clé de répartition ,

ET

• Un « Dont récupérable »

C’est ce montant récupérable (ou sa fraction selon quote-part par rapport aux tantièmes d’une clé) qui sera proposé au quittancement.

La ligne de quittancement porte sur la même fiscalité que l’écriture comptable.

TRES IMPORTANT : si vous traitez une facture attachée à une clé de répartition, celle-ci ne sera plus prise en compte dans le module de répartition des charges.

Paramétrage

Avant tout, nous vous conseillons de définir en administration une date à partir de laquelle le module prendra en compte les factures que vous désirez refacturer. Pour cela, allez dans le menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Gérance, rubrique « Refacturation locataires : liste des marquages ».

Refacturer les charges

Lorsque vous appelez cette rubrique, vous arrivez sur une fenêtre de recherche vous permettant de l’affiner … Listez pour afficher les factures trouvées puis traitez les ou une sélection. Elles sont alors affichées sur l’écran suivant :

Dans cet exemple, une facture est rattachée à un lot et l’autre à une clé de répartition.

Pour celle affectée à un lot, c’est le locataire présent le jour de la dépense qui est proposé. Cependant, vous pouvez choisir n’importe quel locataire du lot avec le « ? » dans la case correspondante :

Celle affectée à un clé est subdivisée en autant de lignes que nécessaire. Là également, le locataire peut être modifié.

Ensuite, vous pouvez définir le nombre de quittancement désirés pour appeler ce montant. Il sera alors divisé par ce nombre….

Les boutons de ce formulaire

• Aller à… Ecritures

Permet d’afficher les écritures prises en compte dans cette refacturation.

• Imprimer

Imprime le contenu du tableau .. Vous pouvez également l’envoyer vers un événement pour l’historiser

• Ouvrir dans une application

Si vous désirez retravailler ces données sur un tableur ..

• Tout sélectionner

Permet de cocher toutes les lignes … Enfin, seules celles qui ont un locataire affecté

• Exclure

Pour retirer une ligne sélectionnée de cette liste

• Créer les lignes de quittancement

Etape finale de votre refacturation. Vos locataires vont voir leur tableau de quittancement complété d’une nouvelle ligne, sur le même code fiscalité que la facture initiale.

Conséquences

• Les factures ayant servi à créer ces lignes de quittancement sont « marquées » et ne seront plus proposées lors des traitements suivants
• Les factures sont stockées en administration

Un double clic sur une ligne permet d’afficher les écritures concernées par la refacturation

A partir de cette liste, vous pouvez sélectionner une ligne et supprimer le marquage afin qu’elle vous soit proposée à nouveau dans la facturation des charges.

ATTENTION : si vous y procédez, il n’y a aucun automatisme sur les fiches locataires, c’est à dire que vous devrez mettre à jour leur tableau de quittancement ou « revoir » les éventuelles écritures déjà appelées….

NEOVACOM – CAF

Regroupement des fichiers sur entité principale

Jusqu’à présent, les fichiers générés l’étaient en fonction des données « CAF » saisies dans l’entité mais, si les données étaient les mêmes sur plusieurs entités, un phénomène d’écrasement des fichiers (dû au fait qu’ils aient le même nom) pouvait se produire.

Dorénavant, vous avez la possibilité de définir une entité « principale » au regard de toutes les entités ayant les mêmes informations.

Par exemple, vous avez les mêmes codes bailleur, établissement, guichet, compte sur les entités G001, G002 et G003, cochez « entité principale » sur l’entité G001. Ainsi les fichiers crées regroupements les données de ses 3 entités au sein d’un même fichier…

Concerne :

• Mise à jour annuelle
• Impayés
• Départ locataire

Attention, c’est la raison sociale de l’entité principale qui sera envoyée pour l’ensemble des entités liées

Si vous êtes dans ce cas de figure et si vous n’avez pas encore défini une entité principale, le système se bloquera lors de la tentative de création des fichiers et vous affichera un message comme celui ci-dessous :

Si, par erreur, vous tentez de cocher plusieurs fois « entité principale » pour des données identiques, LSC vous en avertira et, décochera la case !

Si vous êtes « mono entité », vous n’êtes pas concerné par cette nouvelle option

Si vous êtes « multi entités » mais avec des données différentes par entité, vous n’êtes pas non plus concerné

Révision annuelle (raccourci « export CAF »)

Deux évolutions..

• Le montant du loyer de la période de juillet est récupéré à partir des écritures des journaux de quittancement et non plus de la fiche locataire
• Les locataires n’apparaissent dans le fichier que si ils ont un montant de loyer pour la période de révision

Export CAF impayés

Dorénavant, si aucune locataire n’est trouvé, le message correspondant s’affiche. Auparavant, seul le message de création du fichier était affiché alors que dans certains cas, le fichier n’était pas crée puisque pas de locataire concerné

Correction

Déclaration d’impayé

Le solde calculé était celui de la veille. Désormais, c’est le solde à la date du jour.

Liste des locataires

Colonne « Propriétaire »

Ajout d’une colonne « propriétaire » en dernière colonne

Révision de loyer

Exclure ceux…

Le bouton « Exclure ceux… » devient un menu déroulant proposant deux choix :

• Exclure par rapport à la date d’échéance du bail (= comme avant)
• Exclure un indice (= nouveauté)

Correction

Révision des loyers en cours de période

Le cas d’une fin de préavis antérieure à la date de révision n’était pas traité pour le loyer.
Désormais, seule la période jusqu’à la date de fin de préavis est créée.

Budget

Calcul du réalisé

Le calcul du réalisé créé désormais les lignes manquantes dans les conditions suivantes :

• S’ilexiste des écritures compatibles, à savoir de l’entité concerné, avec l’immeuble concerné (si précisé),
• Qu’elles sont sur la borne de dates
• Qu’elles aient un code fiscalité une clé de répartition attaché

PROPRIETAIRE

D

FACTURATION SCI

E

CORRECTIONS DIVERSES

Honoraires de gestion ET Facturation

Remise sur honoraires

La remise sur les honoraires de gestion générait les écritures comptables suivantes :

• Hono HT
• Remise HT
• TVA sur Hono
• TVA sur remise

Ce qui rendait impossible l’établissement d’une facture.

Désormais, la remise est traitée après les honoraires de gestion et le nouveau bloc comptable apparaît comme suit :

• Hono HT
• TVA sur Hono
• Remise HT
• TVA sur remise

Facturation des  honoraires

Génération de facture

Dans certains cas (encore), la facturation était impossible car écarts de TVA constatés entre les écritures et la tentative de génération de facture.

Nous avons affiné notre méthode de calcul afin d’éviter ce cas de figure…

Paramétrage

Les options « une ligne par mandat » et « TVA séparée sur hono1 » n’étaient pas correctement traitées, occasionnant des dysfonctionnements dans la génération des factures.

Accueil réduit

C’est la fenêtre d’annulation des honoraires qui s’ouvrait. Corrigé

Répartition des charges

Décompte de charges

Regroupement par clé

Les totaux de la colonne « Montant à répartir » n’étaient pas toujours corrects pour les clés spéciales, en particulier si plusieurs codes fiscalités utilisés. Corrigé

Précision : cela n’avait aucune incidence sur la répartition, celle-ci était donc juste dans tous les cas de figure. Seul l’affichage de la colonne pouvait être erroné.

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MODULE COMPTABILITÉ (tous modules)

Liste des comptes

Imprimer…

Ajout d’une option « Présenter l’historique »

Permet donc d’imprimer l’historique du compte en masse.

Consultation d’un compte

Solde progressif

Tient désormais compte de la coche « Regrouper les règlements »

Fiche Compte

Le bouton « Mandat de prélèvement » est visible également si le mode de règlement du compte commence par = PRA@

Module de paiement

Ajout d’un test d’existence du répertoire de destination. Si n’existe pas, message à l’utilisateur et arrêt du traitement

Lien Syndic => Comptabilité générale

Ajout de la prise en compte des factures « Copropriétaire ».

Les factures émises par la comptabilité générale (frais de mutation par exemple), d’abord comptabilisées dans ce même module, comme ci-dessous

sont passées ensuite en compta module syndic, avec…

• Débit copropriétaire
• crédit fournisseur syndic

Ensuite, c’est le règlement fournisseur en syndic,

La facture issue de la compta générale passe en comptabilité module (Syndic) avec création d’écritures dont le champ [EcritureCompta]LibelleBanque contient « FACTCOP_Cxxx_411TOTO » : Cxx = entité de compta généré qui produit la facture et 411TOTO = compte client associé à la facture.

En parallèle, cela crée un mouvement en attente (brouillard d’encaissement) en compta générale pour créditer le compte client

Le module de paiement en syndic, lors du paiement des factures va permettre, à la comptabilisation, de créer des mouvements en attente (brouillard d’encaissement) d’un nouveau type : 15 = Virements Syndic

Via la compta générale, le brouillard d’encaissement va permettre de constater le règlement initié par le syndic.

Prélèvement one/off

Brouillard d’encaissement

Bouton « Vérifier les prélèvements en attente »

Les prélèvements ne sont désormais plus attribués à l’utilisateur qui clic sur ce bouton, c’est le paramétrage de l’entité, immeuble ou compte comme la relève automatique quotidienne.

En fin d’import si aucun mouvement ne concernait l’utilisateur à l’origine du clic, un message l’en informe :  « Aucun mouvement sous vos initiales n’a été trouvé »

Echéanciers

Mot de passe

Liste de gestion

Ajout d’un mot de passe (obligatoire) spécifique pour la suppression des échéancier depuis une liste de gestion.

Compte

Ajout d’un mot de passe (optionnel) spécifique pour la suppression des échéanciers depuis un compte (compta générale, gérance + syndic) .

Produit et facture

Nouvelle balise : date échéance de la facture

Ajout d’une balise

<Facture_DateEcheance>

utilisable dans le champ « Note complémentaire » d’une ligne de détail de facture

et/ou à ajouter sur la note d’un code produit pour insertion automatique sur la facture

Pour rappel, les balises suivantes existent déjà :

<lot_codeG> = code lot gestion
<lot_codeS> = code lot
<lot_type> = critère 1 du lot
<lot_adresse> = adresse 1 + retour chariot + adresse 2 + retour chariot + CP + ville (lot)
<immeuble_code> = code immeuble
<immeuble_adresse> = adresse 1 + retour chariot + adresse 2 + retour chariot + CP + ville (immeuble)

Corrections diverses

Entité

Lors de la recherche d’entité, l’option « recherche dans sélection » ne fonctionnait pas. Corrigé

Prélèvement One/off

Le mot de passe pour clôturer ou déclôturer un mandat ONE-OFF redevient celui utilisé jusqu’à la version 6.3.1, soit  ADxxxxx

Rapprochement SEPA (CAMT053)

Depuis la version 6.0.5b40, on masquait les mouvements d’une communication trouvée pour un même montant afin de vous éviter de comptabiliser 2 fois les mouvements d’un même fichier.

Cependant les communications ne sont pas forcément uniques, en cas d’un mouvement récurrent chaque mois par exemple. Les aménagements suivants ont donc été apportés :

• Si une communication existe déjà dans les écritures et si l’écriture n’est pas à pointer, la ligne de mouvement apparait en rouge, compte trouvé mais coche à comptabiliser décochée
• Cocher la case « A comptabiliser » déclenche une alerte d’avertissement vous invitant à vérifier les écritures de la même communication pour le même montant
• Un double clic sur la communication permet de visualiser l’historique des écritures de même communication et de même montant.

Archiver une période

La date de clôture de session prend toujours la date de fin d’archivage (avant, était bornée à la date de fin d’exercice)
Conséquence directe : Le champ « [Entite]DateClotureSession » est maintenant correct.

TPE

Relève des TPE à partir d’une boite email en IMAP sur office 365

Dans certains cas, une erreur pouvait apparaitre sur le serveur. Corrigé

CODA (Belgique)

Regroupement de fichiers

Le regroupement des fichiers se faisait bien par IBAN, mais par numéro de compte on ne voyait que les mouvements du 1er fichier lu. Corrigé

Type de fichiers

Seuls les fichiers Windows séparateur de lignes CRLF étaient reconnus. Dorénavant les fichiers de type UNIX (LF) sont aussi supportés.

Il était parfois difficile de distinguer le chemin du fichier. Il pouvait venir chevaucher la première ligne de contenu.

CFONB

Rapprochement manuel

Extrait de compte – Imprimer extrait bancaire

Depuis la version 6.2, la variable du formulaire de corps destinée à imprimer le libellé de mouvement n’était plus la bonne, si bien que le chemin du fichier s’imprimait à la place de chaque libellé de mouvement. Corrigé

Format de remise bancaire

Les paramètres négatifs n’étaient pas supportés ni à l’affichage ni à l’impression. Corrigé

Etats statistiques

Exports comptables

Format

Dans certains cas, le séparateur n’était pas respecté (le « ; » par exemple). Corrigé

Gestion des cumuls

• Il pouvait y avoir décalage de l’entête calculé et il pouvait manquer 1 ligne de détail, si bien que l’état exporté n’était plus équilibré. Corrigé
• La définition de la ligne cumulé avant n’était pas la bonne, si bien que même en cumul « simple » était décalé Corrigé
• Dans le cas d’un état sans entête, on tentait de créer un entête en visu alors qu’il était déjà présent, ce qui écrasait la 1ere ligne de détail engendrant 1 déséquilibre du solde, et la présence d’1 entête en début de tableau et 1 entête en fin de tableau. Corrigé

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Administration

Liste des utilisateurs

Aller à… Identité

Observatoire FNAIM Ile de France

Changement de l’adresse IP de dépôt des fichiers

Offrez une nouvelle visibilité à vos clients (compte, documents, paiement en ligne, contact, demande d'intervention, ...

Sommaire

Tous les points par module sont cliquables et permettent d’arriver directement sur la rubrique escomptée. Un bouton « retour sommaire », placé au même niveau que chacune des rubriques énumérées ci-dessous permet de revenir en tête de document en un clic.

Les nouveautés sont affichées en bleu lorsque vous accédez au chapitre demandé…(visibles à partir du 24 octobre 2023)

Survolez les titres et si un pictogramme apparaît, il devient « cliquable » pour afficher le chapitre souhaité…

Préambule

Partie I : Paramétrages dans LSC

– Activer l’extranet
– Paramétrage des données envoyées vers l’extranet
– Publier des photos (immeuble et lot)
– Modèles d’événements
– Comptes à publier
– Publication vers l’extranet

 

Partie II : Extranet v2

Partie Administration (vous)

– Accès
– Personnaliser les pages d’accueil (principale et client)
– Les autres boutons

Partie Client (Copropriétaire, propriétaire, locataire)

– Connexion et mot de passe
– Choix de l’espace
– Les espaces (points communs et différences)

Préambule

L’extranet v2 (mai 2023)  propose à vos clients un relookage à 100 %, que ce soit pour un accès depuis un ordinateur ou un smartphone. Côté « administrateur », il reste inchangé pour encore quelques mois mais sera là également complètement revu. A cela s’ajoutent quelques nouvelles fonctionnalités dans un 1er temps puis d’autres seront proposées très rapidement…

L’extranet v2 deviendra une plus grande source d’informations (comptes, documents génériques ou personnels, etc…) comparé à son prédécesseur, avec des accès simplifiés et ludiques.

Tout (ou presque) est paramétré à partir de la Solution Crypto puis envoyé vers l’extranet de façon automatique aux jours et heures que vous définissez. La publication des documents est gérée via les événements : zone traitement de texte transformée en PDF à l’envoi et/ou pièce(s) jointe(s).

Vos clients ont un accès sécurisé par mot de passe connu d’eux seuls et peuvent échanger facilement avec vous par une simple demande.

L’extranet est également lié à la gestion des tickets (sur option) permettant un suivi facilité pour vos clients des ordres de services (ou autres demandes de devis) dès la demande d’intervention à la réception de la facture finale.

Dans cette documentation, nous partons du principe que vous êtes en version 6.3.1r2 au minimum ET  que vous possédez déjà votre compte « extranet ». Ainsi, le questionnaire pour l’activation de ce dernier a été dûment rempli, retourné et validé par nos services.

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Partie 1 : paramétrages dans LSC

Activer l’extranet

Nouvelle licence

L’accès à l’extranet nécessite la validation d’une nouvelle licence fournie par nos services.

Accès : écran d’accueil, menu Paramètres, Préférences et administration, administration du logiciel, valider une licence

Nom de domaine

Un compte a été ouvert sous le nom de domaine que vous souhaitiez. Il est maintenant temps de l’indiquer à LSC.

→ Accès : écran d’accueil, menu Paramètres, préférences & administration, administration métier, publication internet, publication service client.

A ce niveau, seule la partie haute de la fenêtre nous intéresse. Dans la rubrique « Nom de domaine », saisissez celui donné à Crypto.

Puis, validez.

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Paramétrages des données envoyées vers l’extranet

→ Accès : écran d’accueil, menu Paramètres, préférences & administration, administration métier, publication internet, publication service client.

Classeurs

Pour publier vos documents vers l’extranet, vous créez des événements qui sont rangés dans des classeurs. Vous devez donc d’abord déterminer vos besoins en « classeurs » en vous servant de la liste proposée mais vous pouvez également modifier un nom existant (à quelques exceptions près) et/ou en créer de nouveaux.

Les classeurs sont différenciés par module… et ont des niveaux d’accès selon le type de tiers…

La gestion des classeurs se fait à l’aide des boutons ci-avant.

Gérance

Par défaut, 16 classeurs vous sont affichés avec deux niveaux de droits d’accès :

• Propriétaire
• Locataire

Donc, en cochant la case correspondante, un document contenu dans ledit classeur sera visible sur l’extranet par les tiers escomptés.

• La colonne « LOT » n’est pas utilisée

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Syndic

Pour ce module, le fonctionnement diffère légèrement car les options proposées concernent systématiquement des copropriétaires. Les niveaux sont donc les suivants :

• Copropriétaire
• Membre du conseil syndical
• Président du conseil syndical

Le niveau des droits se lit de droite à gauche. Ainsi, si vous cochez « Président du CS », seul celui qui a ce titre verra le ou les document(s) lié(s) au classeur.

Si vous cochez « Président + membre », seuls tous les membres du CS auront accès au classeur

Si vous cochez « Président + membre + copropriétaire », tous auront accès au(x) document(s) du classeur.

Il ne faut donc pas cocher simplement « copropriétaire », au risque de ne pas montrer un document à un membre du CS.

Exemples :  Le classeur « factures » dont seuls les membres du C.S sont autorisés à les consulter. Il faut le paramétrer ainsi :

Le classeur « contrat de syndic », visible par tous, doit être défini comme suit :

• La colonne « Prestataire » n’est pas utilisée

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Autres rubriques

Activer log (réservé Crypto)

En cochant cette option, un fichier sera crée au moment de l’envoi vers internet et pourra servir en cas de problème en étant analysé par nos services

Log WinScp en XML (réservé Crypto)

Dans le dossier /resources/win/GedSynchro, nous disposons d’un fichier winscp.xml qui contient bon nombre d’informations pour chaque fichier transmis au service client. Nous connaissons le chemin d’accès du fichier envoyé, le chemin d’accès du fichier sur le serveur FTP et si le transfert a réussi ou a échoué (accompagné de la raison de l’échec si elle est reconnue)

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Options GERANCE

Regrouper les écritures de trésorerie (Propriétaire)

Dans LSC, quand vous encaissez un montant pour un propriétaire et notamment quand il est issu du locataire, celui-ci est détaillé par rubrique fiscale. En cochant cette case, un regroupement par date sera fait à partir des écritures du journal de banque.

Cela peut faciliter la lecture du compte par le propriétaire.

Regrouper les écritures de trésorerie (Locataire)

Même principe que la rubrique précédente mais pour les comptes locataires.

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Exclure les analytiques non reversés aux propriétaires

LSC permet de créer des comptes analytiques (par exemple 47Prov pour les provisions conservées) et de les rattacher aux écritures. Dans certains cas, ces écritures n’ont pas vocation à être reversées aux propriétaires, il n’y a donc pas lieu non plus de les publier sur l’extranet afin d’éviter toute confusion (entre ce que vous pourriez lui montrer et ce que vous lui redonnez réellement).

Utiliser le nom des pièces jointes des événements pour le titre des documents sur l’extranet

La publication de documents se fait via des événements (cf. chapitres suivants). Ils peuvent être rattachés à des pièces jointes qui seront également envoyées. Lors de l’envoi, par défaut, les PJ’s prennent un nom neutre. Si vous cochez cette option, le nom d’origine de la PJ est conservé lors de la publication.

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Options SYNDIC

Regrouper les écritures de trésorerie (Copropriétaire)

Même principe que les deux rubriques Propriétaire et locataire ayant le même libellé.

Ne pas envoyer les coordonnées bancaires des copropriétés

Par défaut, si l’IBAN et le BIC de la banque du syndic a été renseigné sur la fiche entité, ces informations seront publiées et visibles par les copropriétaires, leur permettant, par exemple, de vous faire des virements.

Si vous cochez cette rubrique, rien ne sera envoyé…

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Envoyer le liste des dépenses

En activant cette option, vous envoyez à chaque publication les dépenses liées à tous les exercices en ligne (non encore clos). Elles seront donc consultables par les tiers ayant ce droit. Comme les dépenses ne sont pas « un classeur », elles prennent de fait le paramétrage du classeur « Factures ». Ce sont donc les droits attachés à ce classeur qui détermineront l’accessibilité à cette rubrique pour vos copropriétaires.

Si, en plus, vous avez attaché des PJ aux écritures de dépenses, elles seront également visibles au même niveau.

Envoyer   les comptes 102xxx dans les fonds travaux

Rappel : Les fonds travaux, matérialisés par la racine 105 dans une comptabilité syndic sont, par obligation, publiés sur l’extranet. Seulement, ils ne montrent que les fonds appelés et ne font donc pas mention des autres provisions pour travaux décidés, liés aux comptes 102xxx. Pour ce dernier cas, nous avons ajouté, sur option, la possibilité de les publier également.

Dans les paramètres de l’extranet, cocher cette rubrique vous permet cette activation.

Les fonds ne sont envoyés que si le montant est différent de 0

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Liste des copropriétaires

Autre document obligatoire à destination du conseil syndical, la liste (à jour) des copropriétaires.

Modèle d’événement « liste des immeubles »

Avant tout, il faut créer un modèle d’événement « liste des immeubles », attaché à un dossier qui ne sera visible que par les membres du C.S.

Paramétrage

Dans les paramètres deux rubriques sont à remplir : Numéro pour la création du document sur l’immeuble ET Modèle d’événement pour archivage.

Ces deux informations déclencheront certains automatismes…cf. ci-après

Création des listes

Comme il vous faudra créer une liste par immeuble, une nouvelle fonctionnalité, à partir de la liste des immeubles, est accessible.

Depuis la liste, sélectionnez les immeubles à traiter puis, via le menu « Actions », demandez « Générer la liste des copropriétaires

A l’issue de ce traitement, chaque immeuble se verra attribuer un fichier nommé « Liste_copropriétaires.pdf » dans l’onglet document avec le numéro défini dans les paramètres

En détail…

Publication de ces listes

Quand vous créez les liste depuis la liste des immeubles, un événement est également crée en parallèle par immeuble. Il sera donc publié dès l’envoi suivant…

Automatismes de mise à jour et publication des listes

Par essence, un fichier publié est figé alors qu’il vous faut tenir ces listes à jour sur l’extranet… Chaque liste sera automatiquement modifiée sur la fiche immeuble avec nouvelle création d’un événement puis publication sur le principe du « annule et remplace » dans les cas suivants :

• Lors de la saisie d’une mutation
• Si vous modifiez une fiche tiers attachée à une fiche copropriétaire
• Si vous modifiez une information dans une fiche copropriétaire qui a une incidence sur les données visibles sur la liste.

Options GERANCE et/ou SYNDIC

Inactiver uniquement les comptes…

Dès lors qu’un compte est autorisé en publication, il est envoyé quelque soit son statut.

• Locataires, à l’enregistrement du préavis
• Locataires, à l’enregistrement du départ
• Copropriétaires vendeurs, à l’enregistrement d’une mutation

Ces trois options vous permettent leur prise en compte ou non en fonction de l’évolution de ce statut.

Renvoyer les documents depuis le…

Cette rubrique, comme son nom l’indique, autorise le renvoi de document depuis une date donnée…

Depuis plusieurs versions, nous avons ajouté à partir de la liste des événements, dans le menu « actions », la possibilité de « republier » en date du jour une sélection d’événements. Il nous semble plus aisé de vous servir de cette rubrique plutôt que celle présente sur cet écran. Elle est conservée pour des raisons de rétrocompatibilité de versions.

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Envoyer des immeubles et/ lots photos sur l’extranet

Pour agrémenter l’extranet, vous pouvez envoyer des photos d’un immeuble (syndic) ou de lots (syndic / gérance).

Pour qu’une photo soit prise en compte, il faut :

• qu’elle soit de type .png ou Jpg
• qu’elle soit cochée « publiable » (boite à cocher colonne avec le pictogramme représentant une planète)
• qu’elle soit dans les 3 premières de la fiche (hors vignette ou autre document  qui n’aurait pas le format image requis

A titre d’exemple, une photo d’un immeuble syndic s’affichera de la façon suivante sur un espace copropriétaire :

Si vous publiez plusieurs images, elles seront consultables à l’aide de flèches présentes en survol

Autres données envoyées

• Critère 2 du lot (Gérance)
• Critère 2 et tantièmes de la clé « charges communes générales » du lot (Syndic)
• Digicode de l’immeuble (utile pour la gestion des tickets Gérance et Syndic)
• Digicode du lot (utile pour la gestion des tickets Gérance et Syndic)

Paramétrage des modèles d’événement

Dans le chapitre précédent, nous avons abordé le principe des classeurs dans lesquels les documents publiés sont rangés. Pour publier, il faut donc avoir crée un événement, lui même attaché à un… modèle. C’est sur ce dernier que le lien avec le classeur doit être défini.

C’est donc une étape indispensable à la publication de documents…

→ Accès : écran d’accueil, menu paramètres, préférences & administration, administration métier, tous modules, modèles d’événements.

Sur les modèles d’événement, un onglet est dédié à GED…il se nomme…. Extranet

Classeur

C’est ici que vous devez choisir un classeur de type pour les documents

• Gérance

OU

• Syndic

Faites le à partir du menu déroulant. A l’issue, votre modèle sera lié au classeur.

Regrouper par type de dossier

En cochant cette boite, vous permettez la création d’un lien entre l’utilisation du modèle et un dossier. En effet, en création d’un événement, si un dossier est affecté à ce dernier, lors de la publication, ce courrier sera classé dans un dossier dont le titre sera le type défini dans LSC.

Explications par l’exemple : vous créez un événement pour écrire à l’assureur d’un locataire. Préalablement, vous aviez ouvert un dossier de type « Sinistre » sous le numéro 0152.

Sur votre événement, vous renseignez dans la rubrique « dossier » ce numéro. A la publication, cet événement sera donc classé dans un dossier nommé « Sinistre ».

Cette méthodologie permet donc la gestion de sous rubriques et de faciliter la recherche des documents.

Il est même possible d’avoir des sous sous rubriques. Si vous choisissez par exemple le classeur « Courriers / locataires », une fois l’événement publié, il sera dans le classeur « Courriers »  puis après ouverture dans « Locataires » et en ouvrant ce dernier, dans « Sinistre ».

Préfixer les documents (ref. dossier)

Si vous avez coché « regrouper par type… », cette rubrique devient visible.

Elle permet d’ajouter la référence du dossier rattaché à l’événement sur la pièce jointe envoyée vers l’extranet.

Durée de publication en mois par rapport à la date de traitement de l’événement

Pour chaque modèle, vous pouvez déterminer la durée de publication. Par exemple, si une quittance ne doit pas rester plus d’une année, vous notez « 12 » dans la rubrique.

Si vous ne saisissez rien, la publication sera …ad vitam æternam (est ce bien raisonnable ?)

Utiliser le nom des pièces jointes…

Cette rubrique, déjà présente dans les paramètres de l’extranet, permet de « ramener » au niveau du modèle ce fonctionnement.

Si vous vous en servez dans les modèles, il faut alors la décocher dans le paramétrage car il prend « le pas » sur tout le reste.

Activer les notifications

C’est au niveau du modèle d’événement que vous pouvez déterminer si l’utilisation de celui-ci doit chainé, une fois publié, sur une notification envoyée au destinataire. Cela vous permet ainsi de cibler vos notifications.

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Définir les comptes à publier

Activation compte par compte

L’accès (ou non) pour vos clients (locataire, propriétaire, copropriétaire) à l’extranet est déterminé au niveau de leur compte. Une boite à cocher est présente permettant l’activation

→ Accès : Menu comptabilité Gérance ou Syndic, compte

Une fois le compte activé, des données complémentaires (login et mot de passe) seront créées au niveau de la fiche tiers, onglet « PLUS »

Le mot de passe ne sera valable que pour la 1ère connexion de votre client. Dès celle-ci, il lui sera demandé (imposé) de le personnaliser afin d’être le seul à le connaître. (cf. chapitre plus loin, lié à l’extranet).

Activation par salve

A partir de la liste des comptes, vous pouvez en sélectionner plusieurs puis via le bouton « lien internet », choisissez « Marquer les comptes…. »

 

Désactiver la publication d’un compte

Puisqu’un compte activé est « coché », le décocher suffit à le rendre inactif. Un message vous indiquera également que les publications faites pour ce compte seront retirées lors de la publication suivante.

Pour mémoire, un compte se dépublie automatiquement dans certains cas, ceux définis dans les paramètres de l’extranet (cf. chapitre précédent).

Exemple : départ d’un locataire

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Publication vers l’extranet

→ Accès : Ecran d’accueil, menu Paramètres, préférences & administration, administration du logiciel, services système.

La publication est automatisée à l’aide de ce que nous nommons un « service système ». Il doit donc être :

• Actif
• Avoir l’information des jours et heures de publication

Activer le service pi.sys.publier.xml

Cette partie est gérée par nos services techniques lors de la mise en place ou sur simple appel pour tout changement

Définir le timing des envois

Sur cette page (cf. copie ci-dessous), vous sélectionnez le pi_sys_publier_xml puis sur la droite vous cochez :

• les jours de publication
• l’heure de publication en rapport aux jours définis.

Validez à l’issue… Après chaque publication, un compte-rendu sous forme de messagerie sera envoyé aux utilisateurs recevant les messages « système ».

Publier des événements manuellement

Lors de vos envois automatiques, toutes les données sont envoyées, y compris les événements. Seulement, il se peut que vous ayez besoin de « forcer » un envoi (quand par exemple un modèle n’avait pas été rattaché à un classeur, que les événements liés n’avaient donc pas été publiés.

A partir de liste des événements, vous effectuez votre sélection puis via le menu Actions, publication GED, vous choisissez « Publier en date du jour ». Ainsi, votre sélection sera prise en compte pour le prochain envoi

(Dé)publier des événements

Puisque vous pouvez publier manuellement, l’inverse est également possible. Toujours à partir d’une sélection d’événements, dans le même menu que précédemment, vous optez pour la seconde option qui va en fait noter que la date de publication passe à 00/00/00, comme tout document non publiable.

Cette donnée sera envoyée à l’extranet qui supprimera de sa liste les événements concernés.

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Partie 2 : l’Extranet

Maintenant que nous savons paramétrer LSC pour publier l’Extranet, étudions vos accès (administrateur, gestionnaire, etc…) et ceux de vos clients (copropriétaires, propriétaires, locataires)

URL de connexion

C’est l’adresse à laquelle vous vous connecterez (elle est identique à celle de vos clients) pour paramétrer, consulter, voire travailler sur l’extranet

Elle est simple : https://nomdomaine.crypto-extranet.com/connexion/

Connexion

Administrateur

La 1ère fois, vous vous connecterez à l’aide de vos codes Pagesimmo. En effet, les droits sont étendus et permettent de paramétrer l’extranet selon vos envies.

Par la suite, une fois l’organigramme déterminé, chacun pourra se connecter avec ses login et mot de passe personnalisés.

 

A noter que chaque collaborateur devra également définir un mot de passe personnel

A tout moment, il sera possible de se connecter avec les codes Pagesimmo

Gestionnaire, assistant ou… autre

Tout utilisateur défini dans LSC, et, rattaché à une fiche tiers, peut se connecter à l’extranet

C’est lors de l’envoi vers l’extranet qui suivra ce paramétrage que les données de connexion seront créées sur la fiche tiers

Rôle sur l’extranet

A partir de la version 6.3.3, vous pouvez déterminer directement dans LSC le rôle qui sera affecté à l’utilisateur, une fois dans son extranet.

Pour cela, vous avez accès à des données complémentaires de type « Pagesimmo », dans sa fiche Tiers, afin de le définir :

Il suffit de cliquer sur le « ? » et de choisir dans la liste

Si vous ne voyez pas « Extranet rôle », deux explications :

• la donnée n’est pas à jour.. Cliquez sur « Pagesimmo » et demandez « recréer toutes les données ».
• Si la manipulation précédente n’a rien donné, c’est que vous n’avez peut être pas la bonne version.

Cette donnée sera donc prise en compte dans l’extranet  :

 

(* Partie Organigramme)

Choix métier

Vous arrivez sur une première fenêtre où vos modules actifs sont visibles : Gérance et/ou Syndic

Options par métier

Quelque soit votre choix, la fenêtre suivante proposera les mêmes boutons. Seules les données liées seront contextualisées. 11 boutons sont donc affichés :

Parcourons ceux dont vous aurez l’usage pour une utilisation optimale de l’extranet en lien avec LSC…

Certaines rubriques sont propres à l’extranet et sont autonomes (Organiseur, j’informe, par exemples). Elles ne sont pas abordées dans ce manuel car LSC possède des fonctionnalités identiques et en plus un partage de l’informations entre les collaborateurs.. Aucune passerelle n’existe avec LSC…

PARAMETRER L’ACCUEIL

Page d’accueil principale

Vous pouvez personnaliser la page d’accueil principale en y ajoutant votre logo et en définissant le texte à afficher sur la partie droite de l’écran

LOGO

Bouton « Agence »

Cette rubrique vous propose 4 menus :

Général

Cliquez sur « MODIFIER » pour apporter tout changement puis validez à l’issue…

Informations

Ces données seront reprises côté « clients »

Géolocalisation

Ces données seront reprises côté « clients », partie « CONTACT » (*)

(*) A partir d’octobre 2023, il sera possible, sous certaines conditions d’afficher des informations de contact en fonction d’agences définies dans LSC. Par exemple, l’agence Immo Dupont qui aurait trois agences à Nancy, Metz et Strasbourg pourra afficher les adresses respectives des trois villes en fonction des données de l’entité sur laquelle sont rattachés propriétaires, locataires et/ou copropriétaires. Interrogez nous si vous êtes intéressé !

Logo

Vous pouvez insérer votre logo qui sera par la suite repris sur l’écran d’accueil, partie gauche

Mandataire

Informations vous concernant en tant que Gérant de l’agence. Vous pourrez également saisir les données liées à la carte professionnelle et financières

Bureaux

Vous pourrez saisir notamment votre forme juridique, un SIRET, un code APE, un email professionnel, un téléphone, etc….

La partie « bureaux » sera visible par vos clients, dans la zone « Contacts »

 

TEXTE AFFICHÉ A DROITE

Pour personnaliser le message d’accueil, accédez aux paramètres de l’extranet…

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres

Validez à l’issue…

Page d’accueil « espace »

Une fois les login et mot de passe saisis, vos clients, s’il y a lieu, pourront choisir entre plusieurs espaces, là aussi personnalisables

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres

Ces données seront reprises comme ci-dessous. Si vous ne modifiez rien, les textes suivants seront affichés

• Espace LOCATAIRE
• Espace PROPRIETAIRE
• Espace COPROPRIETAIRE

 

Page d’accueil « client »

Information contact

Toujours dans les paramètres, vous allez pouvoir définir le profil du contact que sera affiché pour vos clients, en fonction de leur type.

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres

Faites votre choix dans chaque menu déroulant :

Validez à l’issue ..

Par la suite, vos clients verront le contact s’afficher de la façon suivante : (exemple pour un propriétaire avec son gestionnaire)

Photo du contact

Si vous désirez en plus afficher la photo du contact, vous devez préalablement l’ajouter dans son profil via

Choix du métier => Organigramme => User => Vignette => Modifier

Informations du conseil syndical

Président CS

Sur l’accueil « Syndic », le président du conseil syndic est affiché par défaut… mais vous pouvez désactiver cet affichage via les paramètres

Vous pouvez cependant, de façon optionnelle, décider d’afficher :

• son email
• son téléphone

Membres du CS (octobre 2023)

Si vous activez cette option, les membres seront affichés sous le président et une pastille vous indiquera le nombre de copropriétaires concernés.

Les autres boutons remarquables

Portefeuille

Le bouton « Portefeuille » vous affiche les fiches présentes sur votre extranet, par catégorie.

GÉRANCE

SYNDIC

Les fournisseurs n’ont qu’un intérêt pour la gestion des tickets, module optionnel de l’extranet, même si à partir d’octobre 2023, ils possèdent leur propre accès extranet…

A partir de chacune des listes, vous accéderez à une fiche détaillée, elle-même contenant plusieurs onglets. Toutes les informations affichées étant issues de LSC.

Exemple pour une fiche Copropriétaire…

Général

Vous affiche les nom et adresse, l’information sur la gestion de la notification par le propriétaire (l’a t-il désactivée ou pas) et son identifiant de connexion.

Le mot de passe, connu de lui seul, ne peut être affiché.

• Re-générer le mot de passe

Si votre client vous signal un problème de connexion (mot de passe oublié, ou il n’arrive pas à s’en sortir..), vous avez la possibilité de forcer un nouveau mot de passe temporaire que vous pourrez lui fournir

Donc, après clic sur cette rubrique et confirmation de votre part, l’écran évoluera en affichant ledit mot de passe….

VALIDER pour quitter cette fenêtre sinon le mot de passe ne sera pas conservé

 

• Se connecter en tant que…

Vous permet de vous mettre « à la place » de votre client et de vous connecter sur son espace personnel. Ainsi, si vous avez une question sur un contenu, vous pourrez le consulter et apporter votre réponse.

Situation compte

Vous permet d’afficher ce que voit votre client quand il accède à l’extranet. Vous pouvez faire des recherches et affiner….

Arborescence

Affiche les lots possédés par immeuble pour un propriétaire / copropriétaire

N’existe pas pour les locataires, car très peu d’intérêt

Demandes

Regroupe la liste des demandes faites par votre client..

Documents

Montre les documents publiés pour votre client, par classeur.

Documents

Ce bouton vous montre tous les classeurs, envoyés depuis LSC,  actifs ou non (nous parlons de ceux qui ne possèdent encore aucun document). Ainsi, vous avez une vue globale de tout ce que vous avez publié pour vos clients.

Exception à cette règle : le classeur « Documents du syndic » (cf. chapitre suivant)

Documents (éventuels) en liste sous les classeurs. Ce sont les documents liés à la gestion des tickets (optionnelle). Ne sont donc affichés qu’en contexte !

Classeur « Documents du syndic »  (loi ÉLAN)

La loi ÉLAN vous impose de publier un certain nombre de documents sur l’extranet, de deux catégories différentes :

• A l’endroit de l’ensemble des copropriétaires

Règlement de copropriété, fiche synthétique, contrat de syndic en cours, etc…

• Pour les Conseils Syndicaux

Pour cette seconde catégorie, nous pouvons même la subdiviser en deux car des documents concernent l’ensemble de votre portefeuille (votre carte professionnelle ou R.C. par exemples) alors que d’autres sont limités à la copropriété (relevés de comptes bancaires, balances générales, etc…

Comment allez-vous y procéder pour publier ces informations ?

A l’aide de ce classeur…

 

Le principe est simple… En ajoutant tout document à ce niveau, tous les membres d’un conseil syndical, tous immeubles confondus verront ce dossier et son contenu dans leur espace personnel

Comment ajouter un document ?

Très simple, ouvrez le dossier, cliquez sur « ajouter un document ».

 

Si vous désirez le supprimer, il suffit de la cocher puis de cliquer sur la croix située à droite du fichier.

Contrairement à la publication faite depuis LSC, vous travaillez en temps réel…

Identités

Affiche la liste de toutes les identités publiées, tous modules confondus.

Y compris les collaborateurs de l’agence

Vous pouvez ensuite faire une recherche par nom ou appliquer un filtre à l’aide des options disponibles en haut de page.

Utilitaires

Un seul bouton est véritablement intéressant pour vous dans cette partie : Configuration –  (puis) – Paramètres.

Les autres nous sont plutôt réservés même si vous pouvez y accéder.

Partie « Finances »

• Activation du module

Si coché, la rubrique « Compte » est visible pour vos clients

• Afficher la liste des dépenses (syndic uniquement)

Permet aux membres du conseil syndical d’accéder à la liste des dépenses…

Attention, il faut que cette même option ait été activée dans les paramètres de l’extranet dans LSC

• Afficher l’état des comptes débiteurs…

Permet aux membres du conseil syndical d’accéder à la liste des copropriétaires débiteurs

• Afficher les fonds travaux

Affichera le montant de fonds travaux détenu par LOT, comme la loi Élan vous y oblige

Ne sera visible qu’après activation du module dans les paramètres de l’extranet

Dans les faits, cela donnera l’affichage suivant pour vos clients

Attention, il faut que cette même option ait été activée dans les paramètres de l’extranet dans LSC

• Permettre au propriétaire d’avoir une vue sur les comptes de ses locataires

En cochant, non seulement le propriétaire accédera à son compte personnel mais également à tous les comptes de ses locataires…

• Sens de présentation des soldes

Détermine l’affichage du solde du compte. En comptabilité, un crédit est négatif mais pour certains esprits non comptables, cette présentation peut être troublante.

Vous pouvez donc l’inverser en choisissant « Débit – crédit »

Prélèvement One/off

• Activer les notifications pour l’agence

Si activé, toute demande avertira par email en fonction de l’adresse indiquée à ce niveau

• Activer les notifications pour le demandeur

Si activé, toute personne ayant fait un prélèvement one/off recevra une confirmation par email

Paiement électronique

• Autoriser le paiement électronique aux clients sans email

La règle de base veut que pour tout paiement, un email soit actif afin de communiquer. Cette rubrique permet de s’en passer…

• Email du commerçant TPE

A renseigner si vous activez le paiement par CB depuis l’espace personnel de vos clients.

Partie « Documents »

• Activation du module

Active l’extranet, tout simplement. Si cette boite n’est pas cochée, aucune connexion n’est possible

• Afficher les classeurs vides

Quand vous publiez les documents, ils sont attachés à un classeur. Il se peut donc que certains d’entre eux ne contiennent aucuns documents. En cochant cette case, vous affichez tous les classeurs, dans le cas contraire seuls ceux « actifs » seront montrés.

• Documents métier Gestion

Permet de donner l’accès aux documents (donc aux classeurs) à vos propriétaires et/ou locataires

• Documents métier Syndic

Permet de donner l’accès aux documents (donc aux classeurs) à vos copropriétaires.

• Ajout de documents dans les classeurs autorisés

Si cochée, le bouton « ajouter un fichier » est présent dans les classeurs de documents où cet ajout est permis

• Notification de nouveaux documents via e-mail

Si active, cette option enverra à vos clients un email leur signalant tout nouveau document disponible dans leur espace.

A savoir : même si actif…. chaque client pourra décider ou non de continuer à recevoir lesdites notifications.

• Permettre au propriétaire d’avoir une vue sur les documents de ces locataires

Comme son titre l’indique, en cochant, vos propriétaires accéderont via leur accès « Documents » à ceux de leurs locataires

Partie « Contacts »

Vous pouvez définir à ce niveau les informations qui seront affichés sur la partie « Accueil » de l’extranet de vos clients…

• Information contact pour le copropriétaire

Choisissez dans le menu déroulant ce qui doit être montré aux copropriétaires

• Information contact pour le propriétaire / locataire

Même principe

• Afficher le nom du président du CS
• Afficher l’email / le téléphone du président du conseil syndical

Le président du CS est toujours affiché sur l’accueil de vos copropriétaires. Vous pouvez ici compléter (ou pas) l’information que vous leur montrez.

• Afficher les membres du CS

Si activé, tous les membres du CS peuvent être consultés en ouvrant un menu déroulant

Partie « Demandes »

L’activation montrer (ou pas) ce menu sur l’espace de vos clients

Partie « Lots »

L’activation montrer (ou pas) ce menu sur l’espace de vos clients

Tickets

Module optionnel à l’extranet, il permet la gestion des ordres de services ou autres demandes de devis auprès de vos intervenants. Ce module offre un grand nombre de fonctionnalités, automatisées ou non, facilitant la communication entre le demandeur (locataire, propriétaire, copropriétaire, …vous) et l’intervenant.

N’hésitez pas à interroger notre service commercial pour de plus amples informations.

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Partie « client »

La partie « client » est accessible via l’adresse suivante :  « MonNomDedomaine.crypto-extranet.com/extranet »

Elle concerne

• le propriétaire
• le locataire
• le copropriétaire

Connexion

Lors de la 1ère connexion, votre client doit saisir les login et mot de passe que vous lui avez fournis.

La 1ère connexion entraînera l’obligation de changement de mot de passe (et les critères à respecter sur ce dernier) afin qu’il soit personnalisé. L’écran suivant sera donc systématique

Mot de passe oublié

S’il les a oubliés, il peut cliquer sur « Mot de passe oublié » pour arriver sur un formulaire de régénération d’un mot de passe à l’aide du bouton « Envoyer un email »

Choix de l’espace

La fenêtre suivante est contextualisée, c’est à dire qu’elle va proposer les accès en fonction de la catégorie de tiers qui s’y connecte. Ainsi, si votre client est à la fois copropriétaire / propriétaire et/ou locataire, un double accès sera affiché. Sinon, il arrivera directement sur son espace personnel.

Menu déroulant (en haut à droite)

• Redéfinir son mot de passe

Ce dernier peut être changé à tout moment via cet accès

• Déconnexion

Quitte l’extranet et affiche la fenêtre de la connexion initiale (login et mot de passe à saisir)

LES ESPACES

Trois espaces sont à distinguer :

• Propriétaire
• Locataire
• Copropriétaire

Même si des menus sont proposés, les espaces sont « mono » page et peuvent être parcourus avec le « scroll » de la souris

Parcourons les fonctions communes et celles qui les diffèrent.

Partie « Entête »

Logo

Le logo affiché est le même que celui défini pour la page d’accueil.

Accès autre(s) espace(s)

La partie centrale permet d’accéder à d’autres espaces si votre client en a plusieurs

• Espace copropriétaire : permet de passer d’un immeuble à un autre
• Espace propriétaire : permet de passer d’un compte à un autre
• Espace locataire : permet de passer d’un lot à un autre (cf. exemple ci-dessous)

Nouveau courrier

Si un chiffre est affiché à côté de la cloche, cela signifie qu’un nouveau document est disponible. En cliquant, une fenêtre affiche le(s) document(s) qui peut(vent) être immédiatement imprimé(s) ou téléchargé(s). Une fois lu(s), il(s) sera(ont) consultable(s) dans le menu « documents », via un classeur.

Menu déroulant (en haut à droite)

• Redéfinir son mot de passe

Ce dernier peut être changé à tout moment via cet accès

• Déconnexion

Quitte l’extranet et affiche la fenêtre de la connexion initiale (login et mot de passe à saisir)

Les menus

Ils donnent accès à 7 menus (*)

(*) L’espace « locataire » n’a pas le menu LOTS

(*) le menu « Suivi d’interventions » n’est visible qu’avec le module GESTION DES TICKETS actif

Accueil

Solde

• Affiche en rouge le solde débiteur du compte
• Een vert le solde créditeur

Paiement en ligne

• Si solde débiteur (et si vous avez activé ces options), propose un paiement en ligne (espaces locataire et copropriétaire)

Les paiements en ligne peuvent être faits par Carte bleue (*) ou en prélèvement one/off (unique) (*)

(*) L’activation d’un mode ou d’un autre (ou les deux) est à faire dans La Solution Crypto. Contactez notre service assistance si besoin.

Photo(s)

• Sur l’espace locataire, ce sont les photos du lot qui sont affichées
• Sur l’espace propriétaire, la photo d’un lot, les autres peuvent être consultées à l’aide des flèches de droite ou gauche
• Sur l’espace copropriétaire, ce sont les photos de l’immeuble qui sont affichées

Seules les 3 premières photos d’un immeuble (ou d’un lot) sont envoyées, à conditions qu’elles soient cochée « à publier » (petite planète) et qu’elles soient de type .png ou .jpg ou .jpeg

Information centrale

• Sur l’espace locataire, données de l’immeuble et du lot occupé
• Sir l’espace propriétaire, nombre de lots possédé, puis détail des lots par immeuble
• Sur l’espace copropriétaire, données de l’immeuble, détail des lots et nom (+ coordonnées affichables sur option) du président du conseil syndical.

Partie droite

Affiche l’interlocuteur par défaut en fonction des paramètres que vous avez défini (cf. chapitre paramétrage de l’extranet)

Finances

Mon compte (+ fonctions de recherches)

Communes aux trois espaces, ces options permettent

• d’afficher le solde du compte
• de visualiser le détail du compte en cliquant sur le flèche à droite du solde
• de rechercher une ou des écritures par un mot clé (sur libellé) ou un montant
• de rechercher les écritures sur une borne de dates
• d’afficher dan un fichier PDF tout le compte ou le résultat de la recherche

Fonds travaux (espace copropriétaire)

Affiche, par lot, le montant détenu pour le fonds travaux issu de comptes 105xxx (et 102xxx si activé dans les paramètres de LSC)

Etat des dépenses (espace copropriétaire)

Deux conditions pour être vu

• Que vous ayez activé le module dans les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Liste des dépenses

• Que le copropriétaire ait le droit de le voir (cf. droits sur paramètres LSC, classeur « factures »)

S’il est visible, ce sont alors toutes les dépenses de l’immeubles qui sont affichées, sur deux exercices

Les dépenses sont classées par :

• Clé de répartition
• Compte
• Chronologiquement

Si les sigles  s’affichent sur l’écriture, cela veut dire que la facture liée est consultable, voire téléchargeable.

Comment lier une facture à une dépense ?

Au delà de la liste des dépenses, vous pouvez proposer à vos copropriétaire de consulter les factures liées aux dépenses affichées.

En effet, quand vous saisissez comptablement les factures dans LSC

• Si vous les liez aux documents (scannés, de type PDF) via les pièces comptables,
• Si vous avez paramétré le « classeur factures » dans les paramètres de l’extranet

 

 

 

 

Etat des comptes débiteurs (espace copropriétaire)

Deux conditions pour être vu

• Que vous ayez activé le module dans les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Etat des comptes débiteurs

• Que le copropriétaire soit un membre du Conseil Syndical (ou le président)

 

Seuls les comptes des copropriétaires débiteurs sont affichés, par ordre alphabétique par défaut.

Vous pouvez également les trier par solde (du plus au moins débiteur)

RIB copropriété (espace copropriétaire)

Par défaut, nous envoyons le RIB de la copropriété sur l’extranet et il est présenté comme ci-dessous :

Quelques précisions :

• Pour ne pas le publier, il faut cocher « Ne pas envoyer les coordonnées bancaires de la copropriété » dans les paramètres de l’extranet dans LSC

Accès : Menu accueil : paramètres, préférences et administration, administration métier, publication internet, publication service client

• Les éléments du compte de banque sont ceux sur lequel vous avez coché « utiliser le compte pour les coupons-réponses ». Idem pour l’ordre.

Idem pour l’ordre

Si vous êtes sur un code pays « Nouvelle Calédonie » ou « Tahiti », c’est alors le RIB est qui envoyé en lieu et place des IBAN et BIC

Mes locataires (espace propriétaire)

Cette rubrique ne sera visible qu’après activation du module dans les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Mon compte => « Permettre au propriétaire d’avoir une vue sur les comptes de ses locataires

 

Vous est présenté pour chaque locataire :

• Son lot
• Son nom
• Sa date d’entrée
• Son solde
• Le détail du compte après clic sur la flèche à droite du solde

Documents

Cet onglet affiche en contexte les documents que vous publiez sur l’extranet depuis LSC…

Il n’est visible qu’après activation dans les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Mes documents => Activation du module

Classeurs

• Sont triés par ordre alphabétique
• Vous pouvez montrer tous les classeurs eu seulement ceux qui ne sont pas vides (paramétrage de l’extranet)

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Mes documents => Afficher les classeurs vides

• Les documents sont classés par date à l’intérieur d’un classeur

Les sigles    permettent de visualiser et/ou télécharger le document

Le classeur « documents du syndic » est particulier car c’est le seul vu par tous les copropriétaires, tous immeubles confondus. Il s’alimente depuis la partie « administration » de l’extranet

Chaque document peut être coché afin de les télécharger par salve (sous forme de fichier en .zip qu’il vous faudra décompresser sur votre ordinateur)

Sous classeurs (et sous sous classeurs)

Certains classeurs (Gérance) ont des sous-catégories génériques :

cf. copie d’écran ci-dessus

Vous pouvez vous-même créer des sous-classeurs dans LSC par le biais de dossiers. cf. paramétrage de LSC dans cette documentation

Lots

Affiche, pour  les espaces Propriétaire et Copropriétaire, les lots triés par immeuble avec les photos envoyées depuis LSC et quelques informations sur le lot.

Il n’est visible qu’après activation dans les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Mes biens => Activation du module

A noter que si vous n’envoyez pas de photo, nous en affichons une « générique » (libre de droits)

********************

*******************

********************

Demandes

Cette onglet permet à vos clients de vous envoyer une demande en ayant préalablement choisi son type et d’en garder une trace.

Il n’est visible qu’après activation dans les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Mes informations, mes demandes => Activation du module

Choix du type de demande

Vos clients pourrons choisir dans une liste le type de demandes qu’ils souhaitent faire…

et joindre des PJ’s, si nécessaire

A NOTER : si le choix se porte sur « Demande d’intervention » et si, vous possédez la gestion des tickets, celle-ci créera un « pré-ticket » qui pourra être confirmé par le gestionnaire

Historique des demandes

Dans la partie inférieure de la fenêtre, vos clients pourront retrouver la liste des demandes qu’ils vous ont adressées

Suivi d’interventions

Ce menu affiche les tickets « en cours » ou « clôturés » en contexte.

Il permet à vos clients de suivre pas à pas les différentes étapes de le vie d’un ticket et même d’y participer à l’aide de la rubrique « Envoyer un message »

 

Ce menu n’est visible que

• Si vous possédez le module de gestion des tickets
• Si vous l’avez paramétré en permettant à votre client de le voir, en fonction de son profil

Exemple de paramètre pour le syndic

Vous déterminez si le ticket ouvert sur l’immeuble est visible que par le demandeur et/ou les membres du CS, voire tous les copropriétaires.

C’est un paramètre par défaut, il peut être ajusté à chaque création de ticket par le gestionnaire

Contact

Affiche les différents contacts envoyés sur l’extranet depuis LSC, par rôle

Il n’est visible qu’après activation dans les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Mes contacts => Activation du module

Vous pouvez également afficher le nom de l’agence et d’autres informations (mail, Tél)  en remplissant les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Agence => Bureaux => Modifier

Gestion automatisée des demandes d'intervention, incidents, ordres de service. Documentation valable à compter du 15 octobre 2023

SOMMAIRE

Version 2.4 disponible le 13 novembre 2023

Tous les titres en bleu vous indiquent que des nouveautés ont été intégrées dans le paragraphe traité depuis la version 2.3

Principes généraux

Paramétrages du module

Les différents types de tickets

Savoir lire un ticket

– L’entête

– Le corps de la page

– Lecture simplifiée d’un ticket multi-tiers

Comment créer un ticket (interface Web)

– Création par un lien
– Création manuelle

Comment créer un ticket depuis LSC (à partir et uniquement sur la version 6.3.2 – juillet 2023)

– Création par un raccourci
– Création par un événement

Saisir les données du ticket

Partie haute

Partie centrale

Partie basse

Validation d’un ticket et conséquences

– Conséquences

– Liste des tickets

Toutes les étapes d’un ticket

– Options disponibles à toutes les étapes

Echanges avec l’intervenant, propriétaire, président du CS + changements coordonnées

…/…

Note interne

Contacter un autre intervenant

Informer un tiers

– A – Ordre de service mono ou multi-intervenants

• 1 – Création d’un ticket
• 2 – Réponse de l’intervenant (accepte ou pas l’intervention)
• 3 – Demande de présence sur place
• 4 – Fin d’intervention
• 5 – Demande de facture
• 6 – Fermeture du ticket (nouvelles options)
• 7 – Déclôturer un ticket (optionnelle)

– B – Devis simple ou multiple (différences avec un ODS)

• 1 – Création d’un ticket
• 2 – Réponse de l’intervenant (accepte ou pas de proposer un devis)
• 2b – Passer en devis multiple (optionnel)
• 3 – Acceptation (ou pas) du devis par le gestionnaire (ou autre tiers)
• 3b – Confirmation de l’acceptation à l’intervenant + Envoi du devis signé (optionnel)
• 3c – Prise de RDV directe entre l’intervenant et la personne à contacter
• 4 – Fin d’intervention  –  5 – Demande de facture  –  6 – Fermeture du ticket – 7 – Déclôturer un ticket (cf. toutes les étapes d’un ordre de service)

Récapitulatif d’un ticket

– Retrouver les informations du ticket

Rapport

– Par période

Passerelle avec La Solution Crypto, via F5

– Tickets en cours
– Liste des tickets

PRINCIPES GÉNÉRAUX

La gestion des tickets est une application 100 % WEB, « branche » de l’extranet déjà proposé par Crypto.

Les tickets sont crées directement sur l’interface Web. Ils peuvent être à votre initiative (suite à un appel téléphonique par exemple) ou crée à partir d’une demande faire par vos clients (locataire, propriétaire, copropriétaire, etc…) faite à partir de leur accès extranet. Sur option, vous pouvez même permettre à l’initiateur de suivre l’évolution de la vie du ticket, toujours à partir de son accès extranet (détails dans le chapitre consacré à ce sujet)

Les tickets ont plusieurs types : ordre de service simple ou multi-intervenants, devis simple ou devis multiple. Ils sont évolutifs. Ainsi, un ODS simple peut être transformé en devis simple et si besoin en devis multiple.

Concernant les ODS multi-intervenants, si plusieurs corps de métier doivent intervenir, vous pourrez tous les indiquer, personnaliser les instructions de l’intervention et assurer un suivi distinct de ceux-ci.

Ce suivi pourra être assuré depuis LSC car à partir de votre afficheur, les tickets « en cours » seront toujours visibles. Cependant, les actions à lancer seront faites depuis l’extranet, dans la partie dédiée à cette gestion de ticket (en Syndic et/ou Gérance).

Les tickets permettent des échanges aisés avec les parties concernées (le demandeur, le ou les intervenant(s), le notifié et bien sûr, le gestionnaire, voire son assistant car vous pouvez paramétrer l’application et donner des droits étendus aux assistants).

Un grand nombre d’étapes sont automatisées (rappel devis, présence sur place, notification, fin d’intervention, demande de facture). Vous n’avez donc pas à vous demander si telle ou telle action a été menée. Le gestionnaire suit en temps réel la progression du ticket, depuis son afficheur.

Trois modes de communication possibles : l’email, le SMS (qui mettent à jour le ticket) ou le téléphone (dans ce dernier cas, l’intervention manuelle du gestionnaire est nécessaire).

Depuis la version 2.1 – Pour les emails et SMS, vous pourrez indiquer lors de la création du ticket ou en modification plusieurs mails et ou numéros de portables, séparés par une virgule ou point virgule

Accès intervenants / fournisseurs (octobre 2023)

Vos intervenants peuvent maintenant accéder à l’extranet, au même titre que vos propriétaires, locataires ou autres copropriétaires.

Donnez leur un identifiant et un mot de passe et ils accéderont à :

• leurs tickets
• leur planning d’interventions avec l’agence
• les informations de contacts

Ils pourront tout gérer depuis cet accès, comme converser avec vous ou (par exemple), une personne à contacter.

Une documentation spécifique est disponible sur le lien suivant : Accès intervenants

Rappel

Tutoriel intervenant : il existe également une documentation liée au formulaire d’échanges. Ils peuvent y avoir accès grâce à une bouton « aide » sur les formulaires d’échanges (ceux par lesquels ils vous répondent) où via un lien dans les emails de demandes d’intervention (ODS ou devis) que vous leur envoyez.

Pour votre parfaite information, voici le lien : tutoriel

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PARAMÉTRER LE MODULE

La gestion des tickets, c’est avant tout un paramétrage, offrant les options suivantes :

• Paramètres
• Modèles d’emails
• Modèles de SMS

 

Paramètres

Afficher dans l’extranet des clients

En cochant cette option, vous autorisez vos clients à voir et suivre les tickets. Une rubrique supplémentaire s’ajoute donc sur leur extranet, nommée « Suivi d’interventions ».

Ticket visible pour : (ajouté en version 2.1)

Jusqu’à la version 2.0, seul le demandeur (donc la personne à l’origine du ticket) pouvait y avoir accès dans son extranet. Dorénavant, la visibilité est élargie aux :

• membres du C.S  ou tous les copropriétaires pour la partie syndic
• locataires ou propriétaires pour la partie gérance

Recevoir l’accusé de lecture de l’ODS

Par défaut, lorsque vous créez votre ticket, un email (et/ou un SMS) est envoyé à l’intervenant sans qu’aucune preuve de lecture ne lui soit demandée. Cochez cette cas si vous désirez le lui notifier en sachant que rien ne l’oblige à y donner une suite favorable.

Masquer le mail de l’agence pour l’intervenant (ajouté en version 2.1)

En cochant cette cas, l’email de l’agence, habituellement indiqué en entête, en dessous du nom, ne sera plus montré.

C’est une manière ‘d’emmener’ l’intervenant vers le formulaire d’échange plutôt que par réflexe, il vous réponde via l’email affiché

NOTIFIER

Notifier signifie qu’un email et/ou un SMS sera envoyé au type de personne désigné lors que le ticket évoluera. Concerne trois types distincts :

• Le créateur du ticket
• Le gestionnaire

Personne indiquée comme tel dans LSC dans la fiche immeuble (syndic) ou compte locataire / propriétaire (gérance)

• L’assistant

Même principe que pour le gestionnaire.

Description par défaut

Ce cadre vous permet de déterminer un texte générique que sera repris par défaut dans la description de tout nouveau ticket créé.

Pièce jointe par défaut

Si vous attachez une ou plusieurs pièce(s) jointe(s) à ce niveau, elle(s) sera(ont) systématiquement envoyée(s) à vos intervenants lors de la demande initiale (Ordre de service ou devis)

A noter que seule la demande par mail envoie ce type de document

Nombre de ticket par défaut

Définissez le nombre de tickets montré par défaut quand vous appelez la liste des tickets.

Délais de relance par défaut (version 2.4, octobre 2023)

Vous pouvez déterminer les délais de relance (ODS et Devis) par défaut à prendre en compte lors de la création du ticket.

Ils restent modifiables sur tout nouveau ticket.

Modèles d’emails / de SMS (ajouté en version 2.1)

 

Tous les modèles utilisés dans les différentes étapes de la vie du ticket sont dorénavant accessibles et … modifiables !

Il est important de savoir que vous n’y touchez pas, cela fonctionnera comme avant, avec le pré-paramétrage que nous vous proposons

La liste des modèles d’emails est scindée en deux parties :

• Les modèles utilisés pour échanger avec les intervenants
• Les modèles utilisés pour échanger avec les personnes à notifier

Pour les SMS, c’est le même principe…

Pictogrammes

Pour chaque modèle, deux pictogrammes définis :

• Permet de revenir au modèle par défaut que nous vous livrons. Peut être intéressant si vous trouvez que le résultat de vos modifications n’est pas à la hauteur escomptée et si vous ne savez revenir en arrière.

 

• Vous donne l’accès au modèle pour le modifier …

Exemple pour un modèle d’email : demande ordre de service

Après avoir cliqué sur Utilitaires, puis « modèles d’emails »,  la liste est affichée, triée par ordre alphabétique…

En modifiant votre modèle, vous arrivez sur la fenêtre suivante :

Sujet

C’est le sujet qui sera repris dans le sujet de l’email, à la suite du numéro de ticket :

Corps du texte

Deux parties à distinguer … le texte en « dur » que vous écrivez et les variables, disponibles sur la partie droite de l’écran que vous incrémentez. Ces dernières seront remplacées par des valeurs lors de l’envoi de l’email en contexte

Pour ajouter une variable, c’est simple, placez votre curseur à l’endroit où elle doit être ajoutée puis cliquez dessus..

Comme pour n’importe quel traitement de texte, vous pouvez changer la police, la couleur, l’apparence (souligné, gras), etc….

A l’issue, cliquez sur VALIDER…

Exemple pour un modèle de SMS : ordre de service

Les SMS servent essentiellement à afficher le lien avec lequel les intervenants pourront échanger avec vous. Il est donc court et le plus parlant possible. Ce n’est pas dans celui-ci que vous expliquerez un contexte, d’ailleurs, il n’y a pas de variables disponibles, contrairement aux modèles d’emails.

D’autre part, il y a une partie obligatoire insérée par nos soins qui est le sujet (ticket xxx, ODS xxx, relance, etc..)  et, parfois, la signature (nom du gestionnaire). Il faut donc tenir compte de ses éléments pour calculer la taille totale d’un SMS, limité à 160 caractères si vous ne voulez pas être décompté d’un SMS complémentaire.

Une explication exhaustive vous est donnée dans chaque modèle pour vous rappeler les conséquences des SMS longs ..

Pour vous repérer, nous décomptons le nombre de caractères que vous saisissez et vous donnons également l’information du nombre de SMS que cela représente. Mais attention, ce nombre ne tient pas compte des sujet et signature évoqués plus haut.

Dans notre exemple, 40 caractères ont été saisis, pour un SMS ..

Imaginez que vous le modifiiez, vous pourriez obtenir le résultat suivant :

Cette modification vous « coûtera » systématiquement deux SMS à chaque demande d’ordre de service (au moins, car rappelez-vous qu’il faut aussi tenir compte des informations ajoutées par nos soins).

A l’issue de la modification, cliquez sur VALIDER

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LES DIFFÉRENTS TYPES DE TICKETS

Chaque ticket se voit attribuer un type, souvent un acronyme, afin de les distinguer très facilement. Ces types sont au nombre de 5 :

• ODS =     Ordre de service
• ODSM = Ordre de Service Multiple, c’est à dire multi-intervenants
• DS =        Devis Simple
• DM =       Devis multiple
• ? =            Pré-ticket
• ? =            OU… ticket issu d’une demande via l’extranet et non encore validée par le gestionnaire.

Précisions sur les tickets de type « ? »

Vous avez crée un pré-ticket  ou un de vos clients (locataire, propriétaire ou copropriétaire) fait une demande d’intervention. C’est vous, in fine, qui définirez si cela nécessite (ou pas) la validation d’un ticket.

Vous serez donc sur le formulaire ci-dessous où un ticket « temporaire » aura été ouvert et où les options :

• Valider le ticket
• Annuler le ticket

seront présentes. En fonction de votre choix, votre client sera averti de la suite donnée. S’il s’avère que vous créez un ticket, c’est alors qu’un suivi lui sera proposé mais en occultant certaines étapes internes à vos traitements (note interne, échanges avec le fournisseur, etc…)

 

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SAVOIR LIRE UN TICKET

Un ticket se lit de bas en haut, et, est subdivisé en quatre parties…

• L’entête, elle même décomposée en trois parties distinctes : partie gauche, centrale et droite

Le corps est composé de trois parties

• Partie gauche : vos actions possibles à lancer
• Partie centrale : éléments reçus et saisis par vous même à la place d’un tiers
• Partie droite : résultat de vos actions (par exemple : demandes de devis, de date d’intervention, de facture, etc…)

L’entête

Au dessus du cadre

• Le sigle « I » vous donnant les informations suivantes : créateur, celui qui traite, demandeur et source
• Numéro du ticket, précédé du type de ticket (Ordre de service, devis simple ou multiple)
• Date et heure de la création du ticket
• Sujet du ticket
• Compteur de temps passé sur le ticket (se déclenche à chaque ouverture)

Partie gauche

• Adresse de l’immeuble ou du lot
• Description détaillée, 1ère ligne. Un clic sur le crayon affiche le détail ET, si elle existe, la description d’origine
• Si une description a également été écrite pour les notifiés, celle-ci est également affichée
• Tous les documents reçus durant la vie du ticket (photos, devis, facture) et/ou ajoutés manuellement (octobre 2023)

Des petites flèches permettent de les faire défiler de droite à gauche (ou inversement). Un clic ouvre le fichier en grand format

           

Ces pictogrammes donnent accès à des détails de la ligne, voire à la possibilité de modifier des informations

Partie centrale

Configuration

• Mode silencieux : permet de stopper les automatismes d’envoi à vos tiers (par exemple, envoi d’un rappel de demande de devis). Ce mode peut être défini dès la création du ticket ou à n’importe quel étape. Il est activable / désactivable à souhait.
• Demander la présence sur place.  Si active, le système enverra un SMS à l’intervenant 30 minutes avant l’heure d’intervention définie. Ce dernier pourra confirmer, infirmer, voire préciser un retard éventuel ou… un report.
• Montant (dans un premier temps le devis puis celui de la facture finale)

Relance

• Prévenir les notifiés des relances. Si des relances sont faites à l’intervenant les personnes désignées comme étant notifiées sont donc averties desdites relances.
• Délais de relance (uniquement la facture si ODS – Ajouts de Devis et rappel d’intervention pour Devis simple ou multiples.

A noter : quand des relances ont lieu, elles sont indiquées dans la bulle de notification orange (octobre 2023)

• Rappel de l’intervention xx heures avant (en contexte)

Partie droite

• Informations sur la personne à contacter (avec un accès à ses informations, qui peuvent être complétées)
• Informations sur la ou les personne(s) à notifier (avec un accès à ses informations, qui peuvent être complétées)
• Visibilité du ticket définie lors de la création et modifiable à ce niveau (octobre 2023)

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Le corps du ticket

Partie gauche

La vie d’un ticket est liée à des étapes, logiques et … chronologiques.

Cette zone de l’écran est une aide à l’utilisation du ticket. Elle vous suggère l’étape suivante ou propose une saisie manuelle, voire un retour arrière en cas de problème avec un intervenant.

C’est donc un outil indispensable et qui plus est très utile dans la mesure où il vous apporte une aide précieuse…

Les deux parties suivantes sont indissociables et schématisent la progression dans les étapes de votre ticket.

Partie centrale

Affiche tous les éléments reçus par le gestionnaire : demande d’intervention, réception d’un devis, confirmation présence sur place, etc..

A noter que dans certains cas, c’est votre intervention qui aliment cette partie, lorsque vous saisissez l’action manuellement en lieu et place du tiers concerné.

Partie droite

Les actions

Matérialise vos actions, en tant que gestionnaire.

Par exemple, la création du ticket, puis l’envoi d’un ODS (ordre de service) ou une demande de devis, etc…

La messagerie d’échanges

La rubrique « envoyer un message », présente dans les actions à mener, a été modifiée en profondeur et enrichie. C’est le pictogramme suivant qui fait office de messagerie

Il permet un meilleur suivi des échanges par tiers, voire de nouvelles relations (personne à contacter par exemple).

Cette messagerie peut être faite sous deux formes : email et/ou SMS

Un clic sur ce picto ouvre une fenêtre présentant les protagonistes du tickets (hors notifiés). Choisissez le tiers puis tapez votre texte et validez

Si les données email ET portable existent, un choix vous sera demandé :

Par email, par exemple, votre interlocuteur reçoit cela …

En cliquant sur « Nous répondre », il pourra taper à son tour son texte et sa validation vous l’enverra.

Ce retour sera consultable directement dans la messagerie du ticket (OU dans l’email reçu ..)

Interlocuteur sans mode de contact

Si vous choisissez un tiers pour lequel aucun mode de contact n’aura été défini, le texte vous l’indiquera. Il ne vous sera d’ailleurs pas possible de saisir un message.

Vous devrez refermer la messagerie, mettre à jour le tiers puis y revenir

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Lecture simplifiée du ticket

Les informations échangées avec les différents tiers s’affichant chronologiquement de bas en haut, tous tiers confondus, vous pourriez avoir besoin d’afficher les données inhérentes à l’un d’entre eux.

Au niveau de chacun des tiers, vous accéderez à la possibilité d’activer la lecture simplifiée (cf. copie d’écran ci-dessous) où sont affichés le président du CS et deux intervenants

Si, par exemple, vous ne voulez afficher que ce qui concerne « EDF », vous activez l’option

Désactivez l’option pour revenir à un affichage intégral des éléments du ticket

COMMENT CRÉER UN TICKET

La création d’ un ticket se fait depuis l’interface web, à partir de la liste des tickets Syndic ou Gérance, à l’aide du bouton + (cf. copie d’écran ci-dessous).

L’intérêt de pouvoir créer un ticket directement depuis l’extranet réside dans le fait que vous n’êtes pas forcément devant votre ordinateur, donc connecté à Crypto. Une simple connexion à l’extranet depuis n’importe quelle machine, ou depuis votre smartphone l’autorise..

a) Création par le biais d’un lien

Si la demande émane de l’extranet, vous recevez, en tant que destinataire de celle-ci, un email récapitulant la problématique du jour, le lot (ou immeuble) concerné. Il possède un lien hypertexte (cf. copie d’écran ci-contre).

A ce niveau, un ticket a déjà été crée mais il n’a pas encore de statut (?). C’est à vous de choisir d’annuler la demande ou de valider le ticket. Le demandeur sera averti de votre décision.

b) Création manuelle

Si la demande provient d’un email classique ou d’un appel téléphonique, allez sur votre extranet, dans le module concerné (Gérance ou syndic), ouvrez « tickets » et cliquez sur « + »

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Créer un ticket depuis La Solution Crypto

Préambule

Le ticket crée depuis LSC peut l’être…

• A partir d’un raccourci en Gérance et/ou Syndic

• A partir d’un simple « F1 »
• D’un email reçu transformé en événement
• D’une notification reçue de l’extranet (sous forme d’email) suite à une demande faite sur celui-ci. Dans ce dernier cas, l’enrichissement du ticket sera automatique car nous récupérons les informations liées à votre client.

1 – Création depuis un raccourci

SAISIR LES DONNÉES DU TICKET

Après un clic sur le raccourci, l’écran suivant vous est proposé. C’est un assistant de 4 étapes pour votre nouveau ticket

Etape 1

Informations

• Ordre de service / demande de devis

Cochez la bonne case.

C’est le nombre d’intervenant(s) défini(s) dans l’étape 3 qui déterminera si l’ODS ou la demande de devis est simple ou mulitple

• A qui

Définir le gestionnaire qui traitera le ticket

Choisir un utilisateur qui est publié sur l’extranet

• Date et heure

Sont renseignées automatiquement mais peuvent être modifiées, si besoin.

• Source

Informatif (mais obligatoire). Permettra par la suite d’obtenir des statistiques

• Sujet

Le sujet est important car est systématiquement repris dans toutes les correspondances avec les différents interlocuteurs

Copropriété (si ticket Syndic) ou Lot / Immeuble complet

• Ticket Gérance

Indiquez un immeuble (complet)  OU un Lot

• Ticket Syndic

Indiquez un immeuble

Identité à la source de la demande

Saisissez le tiers à l’origine de votre ouverture de ticket

Si vous passé par un événement et si vous avez préalablement renseigné ces informations, elles sont reprises automatiquement (cf. chapitre suivant)

Options

• Mode Silencieux

Ce mode vous permet d’avoir un contrôle totale sur la vie du ticket, c’est à dire d’empêcher le logiciel de générer des emails e/ou SMS automatiquement.

Exemple : vous créez un ODS mais vous avez déjà eu l’intervenant en ligne pour lui demander d’intervenir….. Activez ce mode, terminez la création du ticket et à la validation, rien ne sera envoyé à l’intervenant ou au demandeur

Ce mode, présent dès la création du ticket, restera visible à toutes les étapes vous permettant de le réactiver ou le désactiver à tout moment.

• Envoi du propriétaire (Gérance uniquement)

En activant cette option, vous transmettrez  le nom du propriétaire du bien (ou de l’immeuble complet) à l’intervenant afin qu’il établisse le document à son nom.

• Demander la présence sur place

Cette option n’est visible qu’avec un ticket de type « Ordre de service » (ODS). En effet, pour les autres types, la demande de présence sur place est envoyée de façon automatique

• Notifier les relances

Si vous activez cette option, les personnes désignées comme étant à notifier seront informées lors des relances envoyées à l’ntervenant.

• Important – Urgent

Ajout d’une notion « URGENT » à activer (ou pas) qui apparaît en gros et en rouge dans le 1er email envoyé l’intervenant (ODS et/ou Devis) et SMS

• Visibilité du ticket

Permet de définir qui aura accès au ticket que vous allez créer, via son extranet. En effet, les paramètres permettent de définir une catégorie par défaut mais vous pouvez l’adapter à chaque nouveau ticket.

Délais de relance

Vous avez la possibilité de déterminer vos délais de relances pour les devis et les factures. (en jours)

D’autre part, si vous désirez rappeler à l’intervenant le jour et l’heure d’intervention, une 3ème rubrique vous le permet (en heures)

Pour les ordres de service, seule la rubrique facture est visible

Etape 2

Sur cette étape, vous pourrez renseigner différentes descriptions qui seront destinées aux tiers concernés.

• Description

C’est VOTRE description du problème ou de la nature de l’intervention. Sera transmise aux intervenants.

Digicode : si un digicode est trouvé sur l’immeuble (ou l’immeuble du lot), celui-ci est affiché automatiquement à ce niveau

• Description originale

Si vous avez transformé un email reçu en événement, c’est le contenu de l’email qui sera affiché. Il faut le reprendre et le mettre en page.

Le picto  vous affiche le contenu en pleine page, si besoin.

Collez dans cette case les informations transmises par le demandeur

A NOTER : si la demande a été faite depuis l’extranet, cette donnée est renseignée automatiquement

• Description pour les notifier

Si vous notifiez des personnes, cette dernière leur sera spécifiquement réservée.

Etape 3

Intervenant(s)

Pour les tickets de type « Ordre de service » ou « devis simple », seul un intervenant est à définir. Pour le type « devis multiple » c’est autant que vous le voulez.

Le principe est simple : vous cliquez sur le picto  pour créer une nouvelle ligne dans le tableau, permettant l’ajout d’un intervenant.

Dans la 1ère colonne, tapez le compte fournisseur à qui vous faites appel pour votre ticket : 401xx

Une fois votre choix effectué, les données de l’intervenant sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Vous pouvez choisir d’envoyer par email ou par SMS ou ….les deux !

Deux exceptions cependant : la demande initiale de devis et la demande finale d’une facture seront systématiquement envoyées par email (et par SMS si vous avez coché la case)

Personne à contacter

• Personne à contacter

Puisque vous demandez à un tiers (fournisseur) d’intervenir sur site, il peut avoir besoin de contacter une personne pour y accéder. Saisissez à ce niveau les coordonnées (et un commentaire éventuel)

Le principe est simple : vous cliquez sur le picto  pour créer une nouvelle ligne dans le tableau, permettant l’ajout d’un tiers…

Une fois votre choix effectué, les données du tiers à contacter sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Il est également possible de saisir un commentaire sur le tiers à contacter, qui sera transmis à l’intervenant

Personne(s) à notifier

• Notifications

Notifier un tiers signifie qu’il sera alerté de façon automatique des étapes importantes du ticket.

Le principe est simple : vous cliquez sur le picto  pour créer une nouvelle ligne dans le tableau, permettant l’ajout d’un tiers…

Une fois votre choix effectué, les données du tiers à contacter sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Etape 4

Documents

Cette étape vous permet d’ajouter tout document (photo, PDF, etc…) qui sera transmis à l’intervenant puis stocké dans le ticket. A la fermeture du ticket, si vous procédez à un rapatriement des pièces vers LSC, les documents seront également joints.

Envoyer et créer le ticket sur l’extranet

Une fois les documents insérés, vous pouvez valider et lancer la création du ticket sur l’extranet depuis votre formulaire LSC.

Cela vous créera, pour historisation, deux (ou plus) événements. Le 1er au niveau du demandeur, le second au nom de l’intervenant.

Si vous lancez un ticket multi, un événement par intervenant sera alors crée

Modèle à utiliser

Vous pouvez déterminer dans les paramètres  (Syndic ou Gérance) le modèle d’événement à utiliser. cf. ci-contre.

2 – Création depuis un événement

Si la demande émane de l’extranet, vous recevez, en tant que destinataire de celle-ci, un email récapitulant la problématique du jour, le lot (ou immeuble) concerné, et les pièces jointes éventuelles

Rangez votre email pour en créer un événement.. tous les éléments de l’email seront récupérés et utilisés pour le futur ticket

Sinon, faites F1, renseignez le tiers concerné (demandeur), saisissez Immeuble et/ou Lot et PJ’s.

b) Validation et création du ticket

Lorsque vous validez votre événement, vous devez, pour créer un ticket, faire un CLIC LONG sur le bouton « valider » et accéder à la dernière rubrique :

• Valider et créer un ticket Gérance

OU

• Valider et créer un ticket Syndic

c) Interface de création du ticket

Après validation de votre événement, vous arrivez sur la même interface que celle utilisée via un raccourci avec en plus certains informations issues de l’événement préremplies

 

VALIDATION, CONSÉQUENCES & VISIBILITÉ

Validation

La validation du formulaire a pour effet de créer un ticket sur l’extranet  !

Il n’a donc aucune existence physique dans LSC

Conséquences

La validation du ticket a eu pour conséquences d’envoyer toutes demandes (ou notifications) aux personnes définies lors de la préparation de celui-ci.

• Le ou les intervenant(s) reçoit (reçoivent) un email ET un SMS (si coché) dans le cadre d’une demande de devis
• L’éventuelle personne notifiée reçoit une confirmation de la création du ticket

Visibilité

Dans LSC, vous pouvez afficher un résumé de vos tickets depuis votre afficheur (F5)

• Les tickets, crées et stockés sur l’extranet, restent visibles à partir de l’afficheur, sous forme de liste.
• Seuls les tickets en cours, liés au gestionnaire sont affichés…Numéro, immeuble /lot, statut et sujet sont visibles
• Si vous cliquez sur un ticket, un complément de détail s’affiche sur la partie droite..

Rubrique : (visible après sélection d’un ticket)

Permet de récupérer tous les éléments d’un tickets (Photos, PDF, document de résumé) et d’en créer un événement avec PJ’s sur le tiers « demandeur »

Avant de pouvoir vous servir de cette option, vous devez paramétrer un modèle d’événement en administration…dont les chemins d’accès sont les suivants :

• Module Gérance : menu paramètres, Gérance, configuration gérance, onglet « menu négociateur »
• Module Syndic : menu paramètres, Syndic, configuration syndic, onglet « divers »

Si vous double cliquez sur un ticket, l’interface web s’ouvre automatiquement et affiche son détail…

• Juste après la création d’un ticket, celui-ci affiche la demande initiale (du locataire, du propriétaire, d’un copropriétaire ou …autre), sa création et la demande de devis (ou d’intervention pour un ordre de service)

TOUTES LES AUTRES ÉTAPES D’UN TICKET

cf. chapitre consacré à cette partie

*******************************************************************

SAISIR LES DONNÉES DU TICKET

Partie haute

Type de ticket

Trois types disponibles : Pré ticket, ordre de service, devis

Pré ticket : Toutes les options sont disponibles SAUF le type (ODS ou Devis) et l’intervenant qui ne seront à définir qu’après une éventuelle validation du ticket

Ordre de service : demandera à un ou plusieurs intervenant(s) d’aller sur site pour procéder à une constatation et/ou devis et/ou réparation

Devis : un devis sera demandé à un ou plusieurs intervenant(s) afin que vous puissiez valider le devis gardé… pour une intervention ultérieure.

Si vous demandez à plusieurs intervenants pour le devis, vous passerez automatiquement le type de ticket de devis simple (DS) à devis multiple (DM)

Copropriété, bien ou immeuble

• Ticket Syndic

Choisissez une copropriété à partir de la liste que vous sera affichée

• Ticket Gérance

Deux choix possibles : choisir un lot ou un immeuble si celui-ci est un immeuble complet. Il est en effet possible de traiter des tickets Gérance comme on le fait en Syndic pour ce dernier cas, c’est à dire une intervention dans les parties communes.

Assigné à…

Par défaut, le ticket sera affecté à l’utilisateur courant (gestionnaire). Mais vous pouvez tout à fait le changer à ce niveau via le menu déroulant.

Identité à l’origine de la demande

Saisissez le nom (ou la qualification) du tiers qui est à l’origine du ticket

Source

Obligatoire. Permettra par la suite d’obtenir des statistiques via le bouton éponyme à partir de la liste des tickets.

Pour les trois rubriques précédentes, si la demande a été faite depuis l’extranet, ces données sont renseignées automatiquement

Catégorie « Autres »

En la sélectionnant, vous pourrez définir vous même cette catégorie en lui donnant un nom, donc personnaliser vos sources

Donc, une fois le choix « Autres » fait, vous saisissez votre source ..qui s’ajoutera aux sources existantes à la validation du ticket..

Par la suite, lorsque vous consulterez les statistiques, cette nouvelle sources sera prise en compte

 

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Partie centrale

Date et heure de la demande

Cette donnée servira de repère durant toute la vie du ticket

A NOTER : si la demande a été faite depuis l’extranet, cette donnée est renseignée automatiquement

Sujet

Le sujet est important car est systématiquement repris dans toutes les correspondances avec les différents interlocuteurs

Description

C’est VOTRE description du problème ou de la nature de l’intervention. Sera transmise aux intervenants.

Digicode du lot (ajoutée en version 2.3)

• Description pour l’intervenant (Gérance uniquement). Si le digicode du lot est connu, il est automatiquement affiché dans la description à envoyer à l’intervenant

 

Description originale

Collez dans cette case les informations transmises par le demandeur

A NOTER : si la demande a été faite depuis l’extranet, cette donnée est renseignée automatiquement

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Partie basse

Mode Silencieux

Nouveauté de la version 2.0, ce mode vous permet d’avoir un contrôle totale sur la vie du ticket, c’est à dire d’empêcher le logiciel de générer des emails e/ou SMS automatiquement.

Exemple : vous créez un ODS mais vous avez déjà eu l’intervenant en ligne pour lui demander d’intervenir….. Activez ce mode, terminez la création du ticket et à la validation, rien ne sera envoyé à l’intervenant ou au demandeur

Ce mode, présent dès la création du ticket, restera visible à toutes les étapes vous permettant de le réactiver ou le désactiver à tout moment.

Envoi du propriétaire (Gérance uniquement)

En activant cette option, vous transmettrez  le nom du propriétaire du bien (ou de l’immeuble complet) à l’intervenant afin qu’il établisse le document à son nom.

Demander la présence sur place

Cette option n’est visible qu’avec un ticket de type « Ordre de service » (ODS). En effet, pour les autres types, la demande de présence sur place est envoyée de façon automatique

Informer les copropriétaires

Information générale de la création d’un ticket

Notifier les relances

Si vous activez cette option, les personnes désignées comme étant à notifier seront informées lors des relances envoyées à l’intervenant.

Important – Urgent  (à partir de la version 2.3)

• Ajout d’une notion « URGENT » à activer (ou pas) qui apparaît en gros et en rouge dans le 1er email envoyé l’intervenant (ODS et/ou Devis) et SMS

Exemple pour un email :

Visibilité du ticket

Permet de définir qui aura accès au ticket que vous allez créer, via son extranet. En effet, les paramètres permettent de définir une catégorie par défaut mais vous pouvez l’adapter à chaque nouveau ticket.

Resteront modifiables dans le ticket après création de celui-ci

Intervenant

Si vous cliquez sur la flèche, vous déployez la rubrique pour y saisir les données de l’intervenant.

Le principe est simple : vous pouvez les choisir par corps de métier à l’aide de la rubrique de gauche ou dans une liste, toutes activités confondues.

Une fois votre choix effectué, les données de l’intervenant sont affichées. Elles peuvent être affinées, voire modifiées (de façon temporaire) à ce niveau

Correspondant

Si l’intervenant possède des correspondants « actifs », vous pouvez en choisir un dans la liste. Les données de communication prendront alors le pas sur celles de l’intervenant.

PUIS…

Vous pouvez choisir d’envoyer par email ou par SMS ou ….les deux ! Deux exceptions cependant : la demande initiale de devis et la demande finale d’une facture seront systématiquement envoyées par email (et par SMS si vous avez coché la case)

A NOTER : si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le trouver dans la catégorie « Autres ».

Cas des intervenants multiples

Avant tout, servez-vous du bouton « AJOUTER » pour en gérer plusieurs…. Puis, suivant le type de ticket :

• Ordre de service

Vous pourrez ainsi gérer en simultané (dans le même ticket), plusieurs corps de métier.

• Devis

Pour un devis, si vous saisissez plusieurs intervenants, le comportement sera différent. Il sera alors question de faire un « choix » sur les devis reçus pour n’en conserver qu’un.

Personne à contacter

Puisque vous demandez à un (ou plusieurs) tiers (fournisseur) d’intervenir sur site, il peut avoir besoin de contacter une personne pour y accéder. Saisissez à ce niveau les coordonnées (et un commentaire éventuel)

Vous avez également la possibilité de prévenir cette personne et qui va la contacter …

Si vous cochez « email » et/ou « SMS », cette option se déclenchera à la création du ticket pour un ordre de service ou la validation d’un devis pour les autres types de tickets.

A NOTER : si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le saisir manuellement à l’aide de la rubrique « ajouter une personne non listée »

Personne(s) à notifier

Notifier une personne signifie qu’elle sera alertée de façon automatique des étapes importantes du ticket.

Par défaut, le tiers à l’origine de la demande (si celle-ci a été faite via l’extranet) est notifié…

Là également, vous pouvez choisir de notifier par email ou par SMS ou ….les deux !

Si le tiers recherché n’est pas dans la liste, vous pouvez le saisir manuellement

Les versions 2.2 (C.S) puis 2.3 (tous) ont été enrichies, vous permettant, en syndic, de notifier :

• Tous les membres du conseil syndical
• Tous les copropriétaires

 

Gardien (coordonnées)

Il est possible de récupérer les informations sur gardien lors de la création du ticket sur deux rubriques ..

• Personne à contacter
• Personne à notifier

Envoi des données liées au gardien depuis LSC

Pour que la donnée soit visible sur les tickets, il faut avoir renseigné un gardien sur votre fiche immeuble dans LSC. Il est ensuite envoyé avec ses informations personnelles sur l’extranet.

Il vous faut créer une donnée complémentaire en administsration, dans la partie « immeuble », et vous la nommer « Gardien »

Enfin, sur la fiche immeuble, vous appelez cette donnée et dans la partie valeur, vous saisissez un « ? » et récupérez la fiche tiers de votre gardien.

Délais de Relances

Vous pouvez définir, en fonction du type de ticket (ODS ou Devis), des délais de relance en jours ou en heure + le nombre maximal de relances à effectuer.

Ordres de service

Pour les ODS, deux types de relances possibles :

• Relance ODS

Dès que vous créez un ticket de type « ODS », cette relance est en attente et se déclenche dès le délai arrivé…

Elle peut être paramétrée en jours ou en heures

• Relance facture

C’est à compter de la réception de la fin d’intervention ET si l’intervenant n’a pas envoyé la facture à ce moment là que cette relance prend son sens.

Demande de devis

Pour les ticket de type « Devis », il existe deux autres relances ..hormis la facture

 

• Devis

Dès que vous créez un ticket de type « Devis », cette relance est en attente et se déclenche dès le délai arrivé…

• Rappel de l’intervention

Si vous désirez rappeler à l’intervenant le jour et l’heure d’intervention, cette 3ème rubrique vous le permet (en heures)

Pièces jointes

Lors de la création d’un ticket, les pièces jointes peuvent être par exemple les photos du sinistre ou tout autre fichier qui pourrait donner de l’information, notamment à l’intervenant. Vous pouvez les ajouter en les déposant dans le cadre prévu à cet effet.

Si la demande initiale est issue de l’extranet, les PJ’s sont reprises automatiquement à ce niveau.

Toutes les pièces jointes resteront accessibles pendant la vie du ticket, dans la partie supérieure.

Attestation de TVA réduite (à partir de fin octobre 2023)

Option non disponible via une création de ticket depuis La Solution Crypto

En fin de formulaire, vous pouvez activer la génération d’une attestation de TVA réduite en fonction des éléments que vous allez indiquer

Après activation, les options du formulaire sont proposées : remplissez et cochez ce qui doit l’être..

A l’issue, validez votre ticket… Les éléments que vous avez indiqués iront remplir le document CERFA qui sera joint à votre demande envoyée à l’intervenant. Vous y aurez également accès en modification du ticket lié.

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VALIDATION D’UN TICKET : CONSÉQUENCES & LISTE

Conséquences

La validation du ticket a eu pour conséquences d’envoyer toutes demandes (ou notifications) aux personnes définies lors de la préparation de celui-ci.

• Le ou les intervenant(s) reçoit (reçoivent) un email ET/OU un SMS (si coché) dans le cadre d’une demande de devis ou d’un ODS multi-intervenants
• L’éventuelle personne notifiée (le demandeur par exemple) reçoit une confirmation de la création du ticket

Si vous avez activé le mode « silencieux », ces envois ne sont pas effectués

• Le ticket affiche la demande initiale, sa création et la demande de devis (ou d’intervention pour un ODS)

Liste des tickets

La validation du formulaire a pour effet de créer un ticket et de l’afficher dans la liste des tickets existants et actifs !

Tri par défaut

Les tickets sont affichés du plus récent au plus ancien. Ce qui compte, ce n’est pas la date de création mais celle de modification…

Donc, par exemple, un ticket crée le 19 mai 2020, modifié le 14 août, sera présenté avant un ticket crée le 25 juillet…

Colonnes remarquables

• Num

Correspond au numéro unique attribué au ticket. Est rappelé dans les différents échanges avec les intervenants et/ou tiers concernés.

• Modifié le

Dès que le ticket est modifié, cette date évolue. Par défaut, les tickets sont triés par cette date, ceux modifiés le plus récemment étant affichés en premiers.

• Statut (cf. paragraphe suivant)
• Sujet (survolez la zone avec la souris pour afficher la description complète)

• type

Chaque ticket est lié à un type sous forme d’acronyme permettant une reconnaissance visuelle rapide.

Couleurs et statuts

Statut

Le statut vous indique l’étape dans laquelle se trouve le ticket

Visuel de « non lus » (depuis la version 2.3)

Si, durant la vie du ticket, celui-ci évolue (réception d’un message de l’intervenant par exemple, relance, etc…), il s’affiche alors avec un point rouge devant le statut. Vous savez donc immédiatement ce que vous devez lire.

Une fois l’information connue/lue, le point disparait.

Visuel « Urgent » + présence de pièce(s) jointe(s) et nombre + facture reçue (octobre 2023)

Dorénavant, sur la liste des tickets,

• Si votre ticket a été défini comme « urgent », c’est indiqué avec un triangle rouge
• Si votre ticket contient des pièces jointes, un trombone vous l’indique ainsi que le nombre dans une pastille orange
• Si la facture a été récupérée sur un ticket, le sigle € s’affiche

Couleurs

Cette liste vous montre les tickets sous deux couleurs : en gris ou en bleu

• Gris

Sont les tickets qui sont attente d’un élément. cf. copie d’écran ci-dessus : « devis en attente d’approbation » (par le propriétaire en Gérance ou le CS en syndic)

• Bleu

Cette couleur vous indique qu’une intervention de votre part est nécessaire. Par exemple, « Devis reçu » il vous faut l’accepter ou le refuser !

Exception à ces règles : le ticket de type « ODSM » (Ordre de Service Multi-intervenants). Seuls deux statuts sont affichés : EN COURS  ou… CLOS

Recherches

A partir de cette liste, vous pouvez rechercher les tickets (à l’aide du menu déroulant à gauche). Ils peuvent être retrouvés…

• Module syndic : par copropriété, sujet ou description, numéro, intervenant

• Module gérance : par référence de lot ou d’immeuble, du propriétaire, du sujet ou description, du numéro, de l’intervenant

Ajoutée en version 2.1 – la recherche est conservée tant que vous ne quittez pas l’écran.

Par exemple, vous recherchez un intervenant et affichez tous les tickets liés. Vous modifiez un ticket et quand vous revenez sur la liste, vous retrouvez la liste des tickets de l’intervenant. Auparavant, la liste réaffichait tous les tickets du gestionnaire

Affichages

Mes tickets

Par défaut, cette option est cochée. Si vous décochez, vous pourrez voir les tickets des autres gestionnaires de l’agence

Bouton « VTI » (depuis la version 2.2)

Nouveau bouton permettant de récupérer des notes « à faire » transformées en « pré-tickets » sur le module VTI et envoyées sur le Cloud.

Ensuite, il suffit de cliquer sur ce bouton et cela rapatriera des tickets qui auront le statut « en attente de validation ». Restera donc à les valider puis leur affecter un gestionnaire pour entrer dans le cycle classique de la gestion d’un ticket.

NB : les notes prises sur la VTI ainsi que les photos sont récupérées dans ces tickets.

Imprimer

Permet l’impression de la liste des tickets affichés à l’écran

Bouton « i »

Donne un accès à la documentation des tickets

• « Tickets 2.4 » vous présente toutes les nouveautés de la version en cours, de façon détaillée
• « Doc tickets » vous explique la gestion des tickets de A à Z.
• Tutoriel intervenants (documentation à remettre à vos intervenants, si besoin)
• Extranet intervenant = documentation disponible sur le bouton « aide » de la nouvelle interface (octobre 2023) de vos fournisseurs

Bouton « statistiques » (depuis juin 2023)

Il vous permet d’accéder à six statistiques sur une borne de dates et vous donner sous forme de camembert (ou barres) le nombre et le % liés.

• Sources des tickets
• Types de tickets
• Nombre de tickets par mois
• Nombre de tickets par gestionnaire
• Temps passé par gestionnaire (octobre 2023)
• Nombre de tickets par activité (intervenants)

Les autres boutons présents dans la liste

• Jusqu’à présent, seuls les tickets « en cours » ou « Clôturés » étaient affichables.

Dorénavant :

• TOUS  : vous affichera tous les tickets, quelque soit leurs statuts
• TICKETS EN COURS : tous les tickets non fermés
• TICKETS EN ATTENTE : tous les tickets ayant un statut de « pré-ticket », à valider ou … pas

 

• PROPOSITION DE RDV : affiche les tickets pour lesquels un intervenant vous a fait une proposition d’intervention (ODS ou suite acceptation devis)
• DEVIS RECU : concerne les tickets contenant un devis récemment reçu (non encore traité)
• FACTURE RECUE : concerne les tickets contenant une facture récemment reçue (non encore traitée)

 

• CLOTURES : affiche tous les tickets fermés
• PLANNING : cf. chapitre lié
• Rapports : chapitre dédié ci-après (après Planning)
• Statistiques : cf. chapitre précédent

Pour vous aider, nous avons ajouté une pastille (quand il y a lieu) avec le nombre de tickets contenus dans la catégorie et encore non lus.

Concerne : Tickets en attente, Proposition de RDV, Devis reçu, facture reçue

Planning

Il est maintenant possible d’afficher sur un planning les RDV fixés via les tickets, vous donnant ainsi une meilleur visibilité des différentes interventions prévues dans les locaux que vous gérez..

L’affichage est possible :

• Sur la journée
• La semaine
• Le mois
• En liste

Si vous désirez plus d’informations sur un RDV, cliquez dessus

Et, bien sûr, si vous voulez revoir le ticket lié ..demandez « VOIR le ticket »

Rapport

Le rapport peut avoir une double destination…

• Pour vous, gestionnaire, pour avoir une vue d’ensemble des tickets ouverts pour un lot, un immeuble en mono-propriété ou en copropriété
• Pour vos clients à des fins de comptes rendus … (auprès du conseil syndical, par exemple).

Attention, seuls les tickets « clos » seront pris en compte dans ce document

A partir de la liste des tickets, cliquez sur le pictogramme « engrenage » puis sur rapports de tickets..

qui vous conduit à la liste des rapports déjà établis.

Pour en créer un nouveau, cliquez sur « + » en haut à droite

• Choix du bâtiment (ou du lot)
• Date de début / Date de fin

de prise en compte des tickets clos…

• Choix des données

Cochez ce qui doit être affiché ou …non

La validation calcul le rapport et le place dans la liste. un clic sur une ligne l’affiche directement à l’écran.

En parallèle, une copie est envoyée sur l’email de l’utilisateur courant.

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Actions sur sélection (sous cette nouvelle forme à partir de la version 2.4 – octobre 2023)

Le bouton n’est visible qu’après sélection de ticket(s)

Ensuite, il propose quatre rubriques :

Clôturer (octobre 2023)

Permet la clôture en masse de tickets …

Transférer à un autre gestionnaire

Pour y procéder, vous devez sélectionner le ou les ticket(s) à l’aide de la boite à cocher en 1ère colonne puis vous cliquez sur la rubrique « changer le gestionnaire ».

Puis,  vous affectez en choisissant le nouveau gestionnaire dans une liste.

Export en .CSV ou .txt

Les deux permettent de créer un fichier avec l’extension choisie pour ensuite l’exploiter dans un tableur (Excel, Office calc, etc…)

Suppression d’un ticket

En fonction de certains paramètres, les tickets peuvent être supprimés ou… pas. C’est à l’administrateur de l’extranet au sein de l’agence d’en définir les modalités.

Tout est géré au niveau du contrôle des accès

Ensuite, dans la partie « employés », l’autorisation est liée au rôle dévolu au collaborateur. Dans notre cas, un gestionnaire, à priori…

Une fois le rôle choisi, la liste de tous les contrôles d’accès s’affiche. Descendez en bas de formulaire pour voir ceux liés aux tickets …

C’est la 4ème boite à cocher qui détermine ce droit. Si elle l’est, alors la suppression est possible avec le pictogramme visible sur la liste des ticket. Non coché, celui-ci n’est pas présent. Ce n’est donc pas lié à un mot de passe mais au fait qu’il soit montré ou pas.

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TOUTES LES ÉTAPES D’UN TICKET

Vous l’avez compris, un ticket est une suite d’étapes logiques permettant de mener à bien un ordre de service, qu’il soit lié à un ou plusieurs intervenant(s), avec devis ou non. L’idée force du logiciel est de vous aider à chacune des étapes quand aux actions à lancer.  En parallèle, des automatismes (désactivables à tout moment…) gèrent à votre place l’information due à certains types de tiers et/ou les relances.

Deux actions sont donc à distinguer :

• Celles inhérentes à l’étape en cours, donc non disponibles (en général) au niveau des autres étapes (par exemple une demande de devis n’a aucun intérêt une fois la date d’intervention finale définie, etc….
• Celles, dites génériques, que vous pouvez lancer à n’importe quel moment.

Intéressons-nous d’abord à ces dernières…

Options disponibles à toutes les étapes

Messagerie d’échanges (octobre 2023) 

Remplace la rubrique « envoyer un message ». Même si vous la voyez encore, en cliquant dessus, cela ouvrira la nouvelle messagerie

La rubrique « envoyer un message », présente dans les actions à mener, a été modifiée en profondeur et enrichie. C’est le pictogramme suivant qui fait office de messagerie

Il permet un meilleur suivi des échanges par tiers, voire de nouvelles relations (personne à contacter par exemple).

Cette messagerie peut être faite sous deux formes : email et/ou SMS

Un clic sur ce picto ouvre une fenêtre présentant les protagonistes du tickets (hors notifiés). Choisissez le tiers puis tapez votre texte et validez

Si les données email ET portable existent, un choix vous sera demandé :

Par email, par exemple, votre interlocuteur reçoit cela …

En cliquant sur « Nous répondre », il pourra taper à son tour son texte et sa validation vous l’enverra.

Ce retour sera consultable directement dans la messagerie du ticket (OU dans l’email reçu ..)

Interlocuteur sans mode de contact

Si vous choisissez un tiers pour lequel aucun mode de contact n’aura été défini, le texte vous l’indiquera. Il ne vous sera d’ailleurs pas possible de saisir un message.

Vous devrez refermer la messagerie, mettre à jour le tiers puis y revenir

Changer les coordonnées du tiers

A l’aide du petit crayon présent, vous pouvez changer l’email et/ou le portable de votre intervenant (ou propriétaire ou président du CS)

Il est également possible de cocher le mode utilisé pour les échanges (email seul, SMS seul ou les deux). Une coche, située à gauche vous rappellera comment vous communiquez avec l’intervenant.

Options non directement liées à un intervenant défini sur le ticket

Note interne : commenter le ticket

Vous avez la possibilité d’écrire une note, qui restera interne, afin de suivre au mieux l’évolution du ticket

Résultat obtenu, qui sera affiché sur la partie droite de l’écran de votre ticket

.

Ce texte, vous pouvez l’enrichir avec couleurs, gras, etc…

A partir de la version 2.4 (date de sortie 2ème semestre 2023), vous pourrez même ajouter une pièce jointe à votre note

Contacter un autre intervenant

Cette rubrique a une double fonction :

• Soit faire appel à un autre intervenant ou annulant l’ordre du précédent (donc annule et remplace)
• Soit en complément de l’intervenant déjà contacté si, par exemple, plusieurs corps de métiers sont nécessaires pour l’ODS.

Ce choix, vous le faites au moment de la validation de l’appel à un autre intervenant

Informer un tiers

A tout moment, vous pouvez envoyer un notification contextuelle (qui tient compte de l’étape sur laquelle vous êtes) à la (ou les) personne(s) de votre choix

Cette rubrique n’est plus proposée en ODSM (Ordre de service multi-intervenants) car nous sommes en présence de plusieurs contextes, pas forcément à la même étape d’avancement.

Ecran de saisie…(exemple pour la notification de deux tiers, dont un n’est pas dans la liste par défaut : nom renseigné sur la 2ème ligne, ci-dessous à droite)

La création du ticket étant effective, nous poursuivons à partir de l’étape n°2 – la réponse de l’intervenant…(ou des intervenants pour un ODSM)

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1 L’ordre de service (ODS)

Étape n° 1 : création du ticket

cf. chapitre « Comment créer un ticket ».

Un ticket peut être crée depuis LSC en validant un événement OU depuis l’extranet depuis la liste des tickets (Gérance ou Syndic), avec le bouton +

Étape n° 2 : réponse de l’intervenant (ou des intervenants pour un ODSM)

Le fournisseur a donc reçu un SMS (cf. copie d’écran ci-contre) ou un email et il trouve un lien lui permettant d’accéder à l’extranet, sur une page dédiée. Il y trouvera le rappel des informations de la demande (cf. copie d’écran ci-dessous, à gauche) , l’éventuelle personne à contacter, les informations du gestionnaire et la possibilité de répondre (cf. copie d’écran ci-dessous, à droite)

En acceptant l’intervention, l’intervenant propose en même temps la date et l’heure…

Echanges avec l’intervenant

A tout moment, un intervenant peut échanger avec vous . De deux façons …

• Sur la fenêtre d’échanges

Disponible à toutes les étapes, un bouton « CONTACTER LE GESTIONNAIRE » est accessible. Message et PJ’s pourront être envoyés à tout moment, créant, si besoin, un fil de discussion dans le ticket.

• A partir de son accès « extranet »

Via le messagerie d’échanges

La validation des écrans envoie un email au gestionnaire, le prévenant qu’une action a été faite pour le ticket xx. Il faut donc accéder au ticket et… passer à l’étape suivante : « demander la présence sur place » (si cochée lors de la création du ticket) OU « demander la fin d’intervention »

En parallèle, la personne notifiée reçoit automatiquement l’acceptation de l’intervention et la date + l’heure.

Étape n° 3 : demander la présence sur place (optionnelle)

Automatique, envoyée (par mail ou SMS) 15 minutes avant l’heure prévue d’intervention. L’intervenant pourra, comme à chaque étape, vous répondra directement sur l’interface de l’extranet. Quatre choix lui seront offerts

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email

NB : s’il vous répond par un autre biais (email ou SMS), vous devrez mettre le ticket à jour à l’aide des rubriques situées sur la partie gauche.

Étape n° 3 bis : Passer d’un ordre de service à un devis simple

ATTENTION : cette option n’est pas possible si vous êtes sur un ODSM, c’est à dire avec plusieurs intervenants définis

Votre ticket peut évoluer d’un ordre de service à la gestion d’un devis (devis simple). En effet, votre intervenant, une fois sur place, peut constater et vous indiquer qu’un devis nécessitant votre acceptation est nécessaire …

Sur votre ticket, deux rubriques vous le permettront

• Demander le devis
• Saisir manuellement le devis

Lors du passage en devis simple, vous aurez la possibilité de définir les délais de relance non proposés lors de la création de l’ordre de service. Ils restent accessibles et modifiables en modification d’un ticket, en cliquant sur le pictogramme représentant un crayon

Si votre ODS devient un « devis simple », nous reprenons alors le fil conducteur du nouveau type de ticket .. cf. ci-après l’étape n°2 d’un Devis simple

Étape n° 4 : demander la fin d’intervention

Automatique, envoyée (email ou SMS) quelques minutes après l’heure prévue d’intervention (+ la durée prévue)

L’intervenant, lors de sa confirmation, pour joindre des preuves de son intervention. Il pourra également joindre la facture, ce qui annulera l’étape suivante.

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email ainsi qu’à la personne à notifier (SMS ou email)

NB : s’il vous répond par un autre biais (email ou SMS ou tél), vous devrez mettre le ticket à jour à l’aide des rubriques situées sur la partie gauche.

La fin d’intervention confirmée sera affichée de la façon suivante sur le ticket, une fois celui-ci à jour..

 

Étape n° 5 : demander la facture (si celle-ci n’a pas été transmise à l’étape n°4)

C’est à vous d’en faire la demande.

La réponse de l’intervenant vous sera notifiée par email

NB : si vous avez déterminé une relance automatique lors de la création du ticket, celle-ci sera envoyé x jours après votre 1ère demande.

Votre ticket, une fois mis à jour, le confirmera de la façon suivante :

Vous avez également la possibilité de saisir manuellement la facture (si reçue par ailleurs). Dans ce cas, n’oubliez pas de saisir son montant afin qu’il soit affiché en partie haute puis pris en compte dans les futurs documents de synthèse

Étape n° 5 bis (si nécessaire)

Si la facture reçue ne convient pas (manque, erreur, etc..), vous pouvez demander le nouvel envoi de celle-ci en y apportant un commentaire.

Étape n° 6 : fermer le ticket

Toutes les actions prévues étant terminées, il ne vous reste qu’à clore le ticket.

Peut être fait à toutes les étapes…

Mais attention, cette manipulation est irréversible !

Une fois le ticket clos, l’information s’affichage dans le tableau.

Deux options à votre disposition

• Obtenir le fichier de résumé du ticket

• Obtenir les documents du ticket (.zip)

Télécharge tous les éléments du tickets (photos, devis, facture, résumé, etc…), le tout dans un fichier .zip, qu’il vous suffira de décompresser.

Etape n° 7 : déclôturer un ticket (si besoin)

Ticket clôturé

Déclôturer un ticket

Dorénavant, si vous devez revenir sur un ticket clôturé pour relancer de nouvelles actions, vous le pouvez !

Un nouveau bouton est accessible : Déclôturer un ticket

Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un formulaire s’ouvre, vous demandant une raison (optionnelle) de cette réouverture…

Après validation…

Le ticket prend le statut « Ticket déclôturé » et tous les rubriques permettant de lancer des actions ainsi que les tiers concernés sont à nouveau accessibles.

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2 Devis (simple ou multiple)

Nous n’aborderons que les différences avec un ticket de type « Ordre de service » car les principes restent fondamentalement les mêmes

Étape n° 2 : deux possibilités…

Réponse de l’intervenant

La seule différence (avec l’ordre de service) réside dans le fait que l’intervenant accepte ou refuse …. de proposer un devis.

RDV de devis (octobre 2023)

Si l’intervenant passe par cette étape, alors l’envoi du devis sera l’étape suivante ….

Étape n° 2 bis : Passer d’un devis simple à un devis multiple  (optionnel, sinon, passez à l’étape 3) ou … faire appel à un nouvel intervenant

Si vous avez crée votre ticket en devis simple (donc une demande de devis a été envoyée à un intervenant), vous pouvez tout à fait changer d’avis et faire appel à d’autres intervenants et basculer votre devis en type « multiple ».

Cliquez sur la rubrique « Contacter un autre intervenant »

Remplissez les données du nouvel intervenant sur le second écran et validez le pour obtenir le message de confirmation suivant :

Trois choix possibles :

• OUI

Annulera le devis en cours, enverra une notification de refus et demandera un devis au nouvel intervenant

• NON

Procédera à une demande devis au nouvel intervenant tout en conservant la précédente

• ANNULER

Ne fait rien …

Étape n° 3 : acceptation du (ou des) devis

Une fois le (ou les) devis reçu(s), l’acceptation ou le refus peuvent être faits par le gestionnaire (en cliquant directement sur « Accepter ou Refuser »)

OU

• Module Gérance

Le propriétaire du lot

Si vous avez déterminé sur le mandat signé avec votre propriétaire un montant au delà duquel des travaux ne peuvent être entrepris qu’après son acceptation, servez vous de cette rubrique.

• Module Syndic

Le président du conseil syndic ou faisant fonction (nouveauté 2.1)

A noter : vous pourrez également envoyer une information aux autres membres du conseil syndic mais seul le président sera décisionnaire.

Cependant, si vous n’avez pas de président du CS, vous pourrez envoyer la demande d’acceptation à :

• l’un des membres du CS
• un personne de votre choix, en saisissant simplement son nom, son email et/ou le n° de portable.

Étape n° 3 bis : transmission du devis accepté à votre intervenant (optionnel)

L’acceptation étant actée, vous pouvez le confirmer à votre intervenant en lui joignant une copie du devis dûment accepté et signé

Dans notre copie d’écran ci-dessous, le devis a été approuvé par le conseil syndic. Ne vous reste qu’à confirmer cette approbation en cliquant sur « valider »

La fenêtre vous proposera alors de joindre le document signé…

Cette option est accessible même si le devis est directement accepté par vous

Étape n° 3 ter : prise de RDV directe par l’intervenant avec la personne à contacter

A partir de la version 1.0.7, une fois un devis accepté, l’intervenant n’attend plus que vous le recontactiez pour définir un RDV d’intervention, il peut le faire lui même puis vous transmettre cette information via un lien prévu à cet effet.

Quand votre intervenant clique sur le lien, il arrive sur l’écran lui permettant de vous donner cette information…

 

Modifier ou annuler un RDV d’intervention

• Modifier

Il possible de modifier un RDV d’intervention, directement à partir du ticket.

Le nouveau RDV annule et remplace le précédent (qui ne sera donc plus affiché). Vous pouvez mettre un commentaire qui sera affiché dans le nouveau RDV

Exemple d’un RDV prévu le 6/10

Reporté au 09/10, avec un commentaire

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Étapes suivantes

Sont strictement identiques à celles décrites précédemment pour l’ordre de service

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Récapitulatif d’un ticket

Lorsqu’un ticket est clos, une nouvelle option s’affiche vous permettant de récupérer tous les éléments de celui-ci (photos, devis, factures, etc….)

Cette possibilité existe également depuis LSC (cf. chapitres suivants)

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Côté LSC…

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F5 – Afficheur

Visibilité

• Les tickets, crées et stockés sur l’extranet, restent visibles à partir de l’afficheur, sous forme de liste.
• Seuls les tickets en cours, liés au gestionnaire sont affichés…Numéro, immeuble /lot, Aqui (créateur du ticket), statut et sujet sont visibles
• Si vous cliquez sur un ticket, un complément de détail s’affiche sur la partie droite..

Rubrique : (visible après sélection d’un ticket)

Permet de récupérer tous les éléments d’un tickets (Photos, PDF, document de résumé) et d’en créer un événement avec PJ’s sur le tiers « demandeur »

Avant de pouvoir vous servir de cette option, vous devez paramétrer un modèle d’événement en administration…dont les chemins d’accès sont les suivants :

• Module Gérance : menu paramètres, Gérance, configuration gérance, onglet « menu négociateur »
• Module Syndic : menu paramètres, Syndic, configuration syndic, onglet « divers »

Qui voit quoi ?

Dans LSC, vous pouvez

• Si vous êtes Gestionnaire

Afficher un résumé de vos tickets depuis votre afficheur (F5)

• Si vous êtes Assistant ou comptable,

Afficher un résumé des tickets crées (et en cours) pour lesquels vous êtes rattaché sur l’un de ses deux rôles = fiche immeuble en Syndic ou fiche compte en Gérance

• Transfert en cas d’absence activé

Si un transfert vers un autre utilisateur est activé, les tickets de la personne qui vous a fait le transfert sont également montrés.

Accès direct au détail du ticket

Si vous double cliquez sur un ticket, l’interface web s’ouvre automatiquement et affiche son détail…

• Juste après la création d’un ticket, celui-ci affiche la demande initiale (du locataire, du propriétaire, d’un copropriétaire ou …autre), sa création et la demande de devis (ou d’intervention pour un ordre de service)

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Liste des tickets

Accessible depuis votre afficheur (F5), après avoir cliqué sur « Tickets en cours »…à l’aide du bouton « LISTER » situé en haut de page

Les tickets présents sur votre afficheur sont ceux qui sont les vôtres ET ceux « en cours » (donc non fermés).

Par défaut, cliquez sur LISTER les affiche mais il est possible de rechercher les anciens tickets et ceux d’autres gestionnaires.

Récupérer les éléments du ticket

Rubrique : (sélectionner un ticket avant de cliquer sur cette option)

Permet de récupérer tous les éléments d’un tickets (Photos, PDF, document de résumé) et d’en créer un événement avec PJ’s sur le tiers « demandeur »

Avant de pouvoir vous servir de cette option, vous devez paramétrer un modèle d’événement en administration…dont les chemins d’accès sont les suivants :

• Module Gérance : menu paramètres, Gérance, configuration gérance, onglet « menu négociateur »
• Module Syndic : menu paramètres, Syndic, configuration syndic, onglet « divers » puis onglet « Partenaires » (à compter de la version 6.0.2)

Améliorations (octobre 2023)

• Si le ticket n’est pas clos, alors l’événement crée n’est pas chronoté
• Si l’intervenant est trouvé, il devient le tiers de l’événement
• Si les éléments du tickets ont déjà été récupérés, un message vous en avertit et vous avez le choix entre ne pas continuer ou « forcer » le traitement.

Récupération des factures (octobre 2023)

A partir de la liste des tickets dans LSC, il est possible de récupérer la facture d’un ticket. Un événement est alors crée, avec l’identité de l’intervenant et la facture en pièce jointe.

Pour arriver à vos fins, il vous faut créer un modèle d’événement (de type *** facture ticket par exemple), que vous définissez ensuite dans les paramètres des tickets :

• Syndic : Préférences et administration, administration syndic, onglet « partenaires »
• Gérance : Préférences et administration, administration gérance, onglet « menu négociateur »

Une fois ce modèle défini, allez sur votre afficheur, sélectionnez les tickets, puis lister…

Rechercher un ticket ou un groupe de tickets

Le bouton « Rechercher » vous propose une fenêtre multi-critères

Partie identité

Par immeuble ou par lot, vous affichez les tickets liés

Partie Activité

Comme les tickets sont différents en fonction de l’activité, vous devez indiquer le module auquel sont rattachés les tickets rercherchés.

Partie Ticket

• Type

Les tickets existent sous trois types : ordre de service, devis simple, devis multiple

• Statut

A chaque étape de sa « vie », le ticket est rattaché à un statut permettant de savoir clairement le niveau d’avancement de celui-ci. Vous devez choisir dans une liste le statut sur lequel vous désirez afficher le ou les ticket(s).

• Sujet contient

Correspond au sujet défini lors de la création du ticket. La recherche doit être faite par mot clé pour être sûr de retrouver le bon ticket.

• Description contient

Là également, la description est celle saisie au moment de la création du ticket

• Date création du… au …

Pour montrer des tickets crées sur une borne de dates.

Partie critères complémentaires

Les tickets, par essence, sont attachés à un gestionnaire (information saisie sur l’immeuble en Syndic et sur le compte en Gérance).

Par défaut, ce sont vos tickets qui sont affichés mais vous pouvez en chercher liés à d’autres gestionnaires.

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