L’idée force est de vous permettre un accès simplifié aux différentes fonctionnalités de La Solution Crypto, soit à l’aide des réglages par défaut, soit en définissant vous même vos raccourcis (cf. Partie Centrale)

Divisée en trois parties distinctes, il offre de nombreuses possibilités que nous vous dévoilons ci-dessous.

Partie gauche

A\ Module et changement

Affiche en haut à gauche le module sur lequel vous vous trouvez.

Le pictogramme   permet de changer de module, à l’aide de l’écran ci-dessous

Cependant des raccourcis claviers permettent de changer de module rapidement (à partir de la version 6.0.1)

CTRL + 1 (module Gérance), CTRL+2 (module Syndic), CTRL+3 (module Transaction), CTRL+4 (module Saisonnier), CTRL+5 (module Comptabilité générale), CTRL+6 (module Organiseur)

• Sur Mac, remplacez la touche CTRL par le touche Pomme.

B\ Les menus

• Les menus s’ouvrent et se ferment par un simple clic.
• Celui ouvert change de couleur.
• Si des sous-menus existent une flèche vous l’indique.

C\ Logo Crypto

Ouvre un menu dans lequel vous retrouverez des informations pour vous aider dans votre quotidien…

• Service commercial

Un clic sur l’email créé un événement avec le modèle « email » défini dans les paramètres.

• Supports en lignes

Ce sont des liens pour vous aider à trouver de l’information, de la documentation, ou d’accéder à votre extranet ( ce dernier bouton n’étant visible qu’à partir de la version 6.0.1)

• Service Hotline

Là également, si vous désirez envoyer un email à notre service, cliquez sur celui-ci pour créer un nouvel événement. Rapidité et simplicité pour nous joindre.

Partie centrale

Est réservée aux raccourcis, nouveau principe de fonctionnement de La Solution Crypto dans sa version 6. Le raccourci est conçu pour vous faire gagner des « clics », donc du temps !

Qu’est ce qu’un raccourci ?

C’est un bouton « simple » (lance un traitement unique ou affiche la donnée demandée.)ou un bouton « multiple » (propose plusieurs raccourcis après un 1er clic) reconnaissable grâce au picto 

Il permet de lancer une action ou un groupe d’actions de façon ordonnée et … rapide.

Mais c’est bien plus que cela car nous vous donnons la possibilité de faire des recherches particulières ou de créer des fiches sans avoir à aller sur la liste concernée…

Combien puis je avoir de raccourcis ?

En bouton simple, 16 par module

En bouton multiple, 8 fois plus, soit 128

A\ Réglages par défaut

Lors de votre passage en version 6, des réglages d’usine permettront d’afficher des raccourcis (ou groupe) quelque soit le module sur lequel vous travaillez. Ils ont été pensés pour être les plus génériques possibles et répondre à une demande variée.

Mais comme tout paramètre de base, il se peut qu’ils ne répondent pas à vos attentes, raison pour laquelle nous vous permettons de les personnaliser.

ATTENTION : vous devrez choisir dans une liste votre raccourci, vous ne pourrez pas les créer vous même. Cependant, nous agrémenterons cette liste au fur et à mesure des mises à jour …

B\ Conditions pour la personnalisation

La personnalisation est soumise à autorisation de votre administrateur, à moins que vous en soyez vous même un…

• Si vous l’êtes, alors l’option est activée par défaut
• Si vous ne l’êtes pas,
  • soit vous l’obtenez par votre administrateur,
  • soit c’est à lui d’y procéder via votre fiche utilisateur.

Accès pour activer l’autorisation : menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, utilisateur, onglet « autorisations d’accès (1), rubrique « accès aux raccourcis »

• Vous avez le droit de personnaliser

Accès : menu paramètres, préférences utilisateur xx, bouton « modifications des raccourcis » en bas de page.

• Vous n’avez pas le droit de personnaliser mais un administrateur peut le faire pour vous

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, utilisateur, onglet préférence d’affichage

C\ Personnalisation

Elle reste très simple …

• Sélectionnez le module
• Sélectionnez « accès haut » ou « accès bas » en fonction de l’endroit où vous désirez placer votre raccourci. Le raccourci se comportera de façon identique, qu’il soit placé en haut ou en bas.

NOTA : pour le module Transaction, « accès haut » devient « accès vente » et « accès bas » devient « accès location ». Les raccourcis tiennent compte de ces contextes.

• Les zones dédiées aux raccourcis sont affichées. Si aucune place n’est disponible, vous pouvez en supprimer un en cliquant sur la corbeille.
• L’ajout d’un raccourci propose deux options :  soit un bouton « simple », soit un multiple (cf. chapitre précédent).

• Pour un raccourci « simple », il suffira de le choisir dans la liste affichée

• Pour des raccourcis multiples, le principe est de construire une palette à laquelle vous allez d’abord donner un nom

Puis, dans un second temps, vous pourrez créer les différents raccourcis de votre palette, comme vous le feriez pour un bouton unique, avec le bouton « + » et in fine, à l’aide d’une liste.Pour certains raccourcis, il vous sera demandé de préciser un journal ou le nom d’un document (affichette vitrine). Laissez vous guider par les écrans affichés, saisissez et ..validez !

Les nouveaux raccourcis ne sont visibles sur votre écran d’accueil qu’après rechargement de celui-ci. Quittez et relancer LSC si vous n’avez accès qu’à un module, sinon, switchez brièvement sur un autre module et revenez sur le module initial pour voir ces changements.

Partie droite

A\ Mes rendez-vous

Affiche vos RDV à venir de votre planning

S’il y en a plus de trois, un ascenseur vous permet d’afficher les suivants.

Un double clic sur une ligne permet de prendre en modification la fiche. Si vous la modifiez, votre se met à jour en temps réél.

B\ Mes alarmes

Les alarmes affichées à ce niveau sont un transfuge de l’ancien afficheur. L’idée force est d’avoir en permanence sur votre écran d’accueil les alarmes à traiter, mises à jour en temps réél.

Seules les alarmes à échéance sont affichées !

Le traitement des alarmes se fait par un double clic sur le titre de l’alarme permet d’ouvrir une fenêtre de traitement de celles-ci ou une liste de gestion.

La mise à jour d’une fiche par un double clic sur l’alarme qui ouvre la fiche concernée en modification. Changez la date, validez.

Par exemple, un traitement sur les échéances d’assurances locataires ouvre une fenêtre permettant de leur envoyer un courrier de rappel OU de mettre à jour une sélection de locataires.

Partie supérieure

A\ Espace client

Affiche l’écran de connexion de votre espace client

Si vous êtes déjà connecté, alors vous y arriverez directement

• à partir de la version 6.0.1

B\ Menu Paramètres

• Préférences et administrateur

Cette option n’est pas visible si vous n’avez pas accès à l’administration. Tous les paramètres remarquables de LSC, tous modules s’y trouvent et peuvent être modifiés à ce niveau. Consultez la documentation inhérente à l’administration pour aller plus avant.

• Préférences utilisateur

Cf. article lié aux préférences utilisateurs (menu aide disponible au niveau de l’option)

• Ouvrir le répertoire de travail

Permet de situer sur le disque dur la localisation du dossier 4d préférences lié à l’utilisateur.

• Trouver une variable

Cette rubrique vous permet de retrouver la variable équivalente à une rubrique d’une fiche. Après clic, la fenêtre ci-contre s’ouvre.

Sélectionnez une variable par double clic, elle se copiera dans le presse-papier. Vous pourrez la coller dans votre document.

C\ Le Store

Vous permet d’accéder (après inscription) au store Crypto. Interrogez-nous pour de plus amples informations.

D\ Les rubriques de l’Organiseur

Votre écran d’accueil propose également toutes les principales options du module Organiseur. Vous pouvez ainsi CRÉER un événement, accéder à l’HISTORIQUE d’un tiers, voir votre PLANNING, etc…

Accès : écran d’accueil, menu paramètres, préférences utilisateur xx (vos intiales)

Nouvel affichage (à partir de la 602)

L’écran prend la norme « V6″…  D’autre part, il peut être affiché sur une résolution basse (1024 * 768)

Afficheur

Volet « plus d’infos »

Cette boîte à cocher permet l’affichage d’informations complémentaires en ouverture d’un tiers, d’un événement et/ou de l’historique

Qu’affichons nous ?

• les comptes du tiers
• les lots
• les événements non chronotés

En création de RV, copier l’adresse du tiers dans la note

Lorsque vous créez un RDV, la zone de notes est vide par défaut. Cochez cette case et les données du tiers (adresse, tél, nom et tél du correspondant) lié seront copiées dans cette encart et disponibles (à l’impression, en synchronisation, etc…)

Recevoir une notification système à la réception d’un post it

En cochant cette case, votre MAC ou votre PC vous notifierons de la réception d’un post it.
Sur Windows par exemple, le post it sera affiché dans la barre d’outils pendant quelques secondes.
Cela permet donc de savoir qu’un post it a été reçu alors que vous êtes sur un autre logiciel.

Placer la palette [F2] à gauche (à droite par défaut)

Cochez cette rubrique et vous afficherez votre palette sur la partie gauche de l’écran, après avoir quitté et relancé LSC.

Trier les raccourcis par sujet (sinon par date)

Si vous gérez des raccourcis sur votre afficheur, vous pouvez en déterminer un tri différent par défaut.

Fenêtres

Fenêtres de liste (ancienne interface) – visible à partir de la 601b17 et au delà

Cette rubrique définit l’effet « pyjama » pour les anciennes listes de gestion (avant la V6). Elle n’a pas vocation à perdurer car les nouvelles listes n’y font plus appel. Cependant, cela peut être utile pour retirer cet affichage.

Le résultat vous est donné dans le cadre de droite.

+ Ajout d’un bouton « réglages d’usine » qui remet par défaut les couleurs du pyjama des listes. (à partir de la version 6.0.2)

Déployer par défaut les écrans de recherche (ancienne interface)

Par défaut, les écrans de recherche sont affichés avec la petite clé fermée, n’affichant ainsi qu’une partie des rubriques.
En cochant cette cas, la clé reste ouverte et montre de façon exhaustive tous les éléments de recherche.

Inactiver les zones Web

Sert à ne pas montrer la zone HTML d’un email. Avait été ajoutée suite à une mise à jour Windows (nouvelle KB) qui provoquait un plantage de l’application lors de la lecture des emails. Il n’est plus utile de la cocher.

Inactiver la prévisualisation sur les pièces comptables

Quand vous insérez des pièces comptables, la PJ importée est montrée dans un écran de prévisualisation. Cochez cette case pour ne plus rien afficher.

Cet ordinateur

Connexion automatique de l’utilisateur

Cette option vous permet de faire de l’auto connexion (sans passer par les initiales) quand vous lancez Crypto.

Attention : seuls les utilisateurs non liés à des mots de passe sont visibles dans le menu déroulant.

Pilote Postscript par défaut

Menu déroulant affichant les pilotes d’imprimante installés. Il vous faut OBLIGATOIREMENT choisir dans cette liste un pilot de type PS (PDF créator est un bon compromis).

NB : vous n’êtes pas obligé de posséder l’imprimante pour installer le pilote lié. On peut tout à fait choisir un pilote Ricoh sans pour autant avoir de photocopieur.
CE PILOTE SERVIRA PAR LA SUITE A LA CRÉATION DES FICHIERS PDF

Compression PDF (Windows uniquement)

Préférence permettant de définir un niveau de compression pour la génération de PDF.
3 valeurs sont possibles : « Faible », « Moyenne » et « Forte »
La valeur jusqu’alors utilisée était « Moyenne »

NB : la compression des fichiers n’est visible qu’avec des fichiers dont la taille serait supérieure à 100 ko nativement.
Nous ne parlons ici que de la compression des fichiers crées par LSC.

Ouvrir les listes avec Windows ou Mac

Les nouvelles listes de gestion proposent dans le menu « Action », une rubrique nommée « Ouvrir dans une application »

Le principe est d’afficher sur le logiciel de votre choix (mais de préférence un tableur) les éléments présents à l’écran.
Si, par exemple, vous choisissez « Excel » dans cette rubrique, les éléments de votre liste seront montrés dans ce logiciel, en colonnes.

Délégation

Durant mon absence, transférer à…

En cochant cette boîte, vous pouvez transférer votre messagerie (emails, à traiter, etc….) à la personne de votre choix.

Afficher mes délégataires dans mon afficheur

En cochant cette boite, un nouveau dossier sera créé par personne vous ayant délégué ses « à traiter » dans l’afficheur, au dessus des à traiter (cf. copie ci-dessous).

C’est l’afficheur de JLC qui est présenté et nous apercevons le dossier « Transfert de ES », contenant les à traiter, les pour contrôle et les séquences d’événements lui incombant.

État des lieux / Visite technique d’immeuble

Désinscrire ma tablette

Par défaut, dans nos modules EDL Web et VTI Web, un utilisateur est rattaché à une tablette.
S’il tente de synchroniser à partir d’une autre tablette, un message lui indiquera qu’il est déjà rattaché à une autre. Dans ce cas, il suffit de cliquer sur « désinscrire » pour casser ce lien.

Registre des copropriétés (Macintosh uniquement)

Utiliser une clé spécifique pour MacOS

Si vous possédez un certificat pour vous lier avec le registre des copropriétés et, si vous êtes un utilisateur Mac, vous devez alors cocher cette case puis saisir le mot de passe lié à votre certificat.

Modification des raccourcis

Vous permet de personnaliser vos raccourcis
Cf. article Écran d’accueil

Modification du F6 (à partir de la version 6.0.2)

cf. aide disponible sur l’écran de gestion des sites …

Un devis est de 2 types : devis ou proforma.

Le proforma caractérise un devis accepté. Le changement d’état devis à proforma est manuel (bouton passer devis en BL).
Tant que le devis n’est pas fermé, il reste dans la liste (journal) des devis actifs.
Tant que le proforma n’est pas transformé en BL, il reste dans la liste (journal) des devis.

Utilisation dans votre activité : en Syndic, lorsque vous proposez vos services à un syndicat, vous pouvez créer un devis avec LSC. Ce devis est en attente de décision.

Si votre offre est refusée, vous fermez le devis (case fermée).
Si votre offre est acceptée, vous passez le devis en proforma. De cette manière, la liste vous renseigne toujours sur l’état des offres en cours.

Les (nouveaux) principes de la liste de gestion

Plus d’écran de recherche préalable, vous arrivez directement sur la liste
La vague a disparu, offrant plus d’espaces dans le bas de l’écran
Les menus ou boutons sont tous situés en haut de l’écran

• Le picto   indique un menu avec un choix multiple
• Le picto   indique un bouton simple

Un filtre est accessible permettant des sous-sélections en temps réel au fur et à mesure de votre frappe.   .

Précision : un filtre n’est pas une recherche, il ne fait qu’éliminer les fiches hors demandes. Si vous effacez les éléments du filtre, la liste originale s’affiche à nouveau.

NB : n’est pas encore disponible sur toutes les listes mais sera déployé au fur et à mesure des versions 6.

Les entêtes de colonne

Chaque colonne peut être triée par ordre croissant par un simple clic sur son titre ou décroissant en cliquant à nouveau sur le titre.

L’ordre des colonnes peut être changé temporairement via le principe du « Drag and Drop » (glisser – déposer). Cela peut faciliter votre lecture…

Les menus (ou boutons) communs à toutes les listes de gestion

Le menu Actions

Jusqu’à 6 rubriques peuvent être communes aux listes… Elles ne sont visibles qu’en fonction du contexte

Ouvrir dans une application

Tous les éléments affichés dans une liste de gestion peuvent être ouverts sur le logiciel de votre choix, à condition qu’il puisse lire un export de fiches. Il est donc conseillé de choisir un tableur (Excel ou Open office par exemples).

Consultez l’article sur les préférences

Imprimer

Toutes les commandes d’impression agissent sur la sélection courante c’est à dire les fiches noircies et les fiches seront triées en fonction des préférences de l’utilisateur. A défaut de sélection, toutes les fiches présentes à l’écran seront imprimées et l’ordre d’affichage de l’écran est respecté.
Cette commande permet d’imprimer la liste de trois façons différentes.

Fiches

Chaque fiche sélectionnée est imprimée avec toutes ses caractéristiques en pleine page. Présentation verticale, une page par fiche.

Liste

Les fiches sélectionnées sont imprimées sous forme d’une liste. Présentation horizontale.

Plus…

Cette commande ouvre un puissant logiciel intégré permettant de créer des états, des étiquettes ou des graphes personnels

Sélection

Ce menu offre plusieurs options permettant de stocker des listes pour les ré-afficher par la suite. Interrogez notre service assistance si vous désirez ne savoir plus sur ce sujet.

Trier

Donne accès à un éditeur de tri permettant des tris mono ou multi-critères, notamment quand vous désirez faire un tri d’informations qui ne sont pas indiquées dans les colonnes de la liste de gestion (tri par date de création des tiers, par exemple)

Supprimer

La commande Supprimer permet la suppression définitive d’une ou plusieurs fiches sélectionnées (noircies) au travers d’une boîte de dialogue.

Cette suppression ne sera effective qu’après validation du mot de passe.
La suppression n’est possible que si les contraintes de suppression le permettent.

Aller à…

Une fonction très appréciée en termes de convivialité de LSC.
Présente sur les listes de gestion, elle permet de passer d’une liste à une autre en utilisant des liens existants.
Par exemple, il est très facile, à partir de la liste des événements, d’afficher la liste des tiers liés

Rechercher

Cf. aide liée aux recherches sur les listes de gestion : accès à l’aide

Les menus ou boutons spécifiques à la liste des devis

Actions (dernière rubrique)

Calculer

Vous affiche le montant total HT d’une sélection de facture

Historique

Affiche l’historique complet du tiers lié à l’événement sélectionné

Devis en BL

Deux conditions pour passer un Devis en bon de livraison

Il doit être chronoté
Vous devez l’avoir passé en Proforma (manuellement, dans l’événement)

Présente la liste des bons de livraison non traités.

Un bon de livraison vient du cycle devis, par la transformation d’un devis en BL. Il est également possible de créer directement un BL par F1.
L’intérêt de cette étape est de programmer des actions associées au BL.
Reprenons l’exemple du devis : votre offre est acceptée, vous transformez votre Devis en BL
BL Prestation est un type d’événement qui est mis à traiter pour DS. Ainsi, dès qu’un devis est accepté, DS reçoit dans son Messager une indication BL à traiter. Cette information peut déclencher un cycle interne complet : faire une visite de contrôle, téléphonez au président du conseil syndical, etc…
Les BL restent dans le journal tant qu’ils ne sont pas fermés ou transformés en facture par le bouton BL en factures.

Les (nouveaux) principes de la liste de gestion

Plus d’écran de recherche préalable, vous arrivez directement sur la liste
La vague a disparu, offrant plus d’espaces dans le bas de l’écran. Les menus ou boutons sont tous situés en haut de l’écran

Le picto   indique un menu avec un choix multiple
Le picto   indique un bouton simple

Un filtre est accessible permettant des sous-sélections en temps réel au fur et à mesure de votre frappe.   .

Précision : un filtre n’est pas une recherche, il ne fait qu’éliminer les fiches hors demandes. Si vous effacez les éléments du filtre, la liste originale s’affiche à nouveau.

NB : n’est pas encore disponible sur toutes les listes mais sera déployé au fur et à mesure des versions 6.

Les entêtes de colonne

Chaque colonne peut être triée par ordre croissant par un simple clic sur son titre ou décroissant en cliquant à nouveau sur le titre.
L’ordre des colonnes peut être changé temporairement via le principe du « Drag and Drop » (glisser – déposer). Cela peut faciliter votre lecture…

Les menus (ou boutons) communs à toutes les listes de gestion

Le menu Actions

Jusqu’à 6 rubriques peuvent être communes aux listes… Elles ne sont visibles qu’en fonction du contexte

Ouvrir dans une application

Tous les éléments affichés dans une liste de gestion peuvent être ouverts sur le logiciel de votre choix, à condition qu’il puisse lire un export de fiches. Il est donc conseillé de choisir un tableur (Excel ou Open office par exemples).

Consultez l’article sur les préférences

Imprimer

Toutes les commandes d’impression agissent sur la sélection courante c’est à dire les fiches noircies et les fiches seront triées en fonction des préférences de l’utilisateur. A défaut de sélection, toutes les fiches présentes à l’écran seront imprimées et l’ordre d’affichage de l’écran est respecté.
Cette commande permet d’imprimer la liste de trois façons différentes.

Fiches

Chaque fiche sélectionnée est imprimée avec toutes ses caractéristiques en pleine page. Présentation verticale, une page par fiche.

Liste

Les fiches sélectionnées sont imprimées sous forme d’une liste. Présentation horizontale.

Plus…

Cette commande ouvre un puissant logiciel intégré permettant de créer des états, des étiquettes ou des graphes personnels

Sélection

Ce menu offre plusieurs options permettant de stocker des listes pour les ré-afficher par la suite. Interrogez notre service assistance si vous désirez ne savoir plus sur ce sujet.

Trier

Donne accès à un éditeur de tri permettant des tris mono ou multi-critères, notamment quand vous désirez faire un tri d’informations qui ne sont pas indiquées dans les colonnes de la liste de gestion (tri par date de création des tiers, par exemple)

Supprimer

La commande Supprimer permet la suppression définitive d’une ou plusieurs fiches sélectionnées (noircies) au travers d’une boîte de dialogue.

Cette suppression ne sera effective qu’après validation du mot de passe.
La suppression n’est possible que si les contraintes de suppression le permettent.

Aller à…

Une fonction très appréciée en termes de convivialité de LSC.
Présente sur les listes de gestion, elle permet de passer d’une liste à une autre en utilisant des liens existants.
Par exemple, il est très facile, à partir de la liste des événements, d’afficher la liste des tiers liés

Rechercher

Cf. aide liée aux recherches sur les listes de gestion : accès à l’aide

Les menus ou boutons spécifiques à la liste des bons de livraison

Actions (dernière rubrique)

Calculer

Vous affiche le montant total HT d’une sélection de facture

Historique

Affiche l’historique complet du tiers lié à l’événement sélectionné

BDL en facture

Une condition pour passer un bon de livraison en facture
Il doit être chronoté

Présente la liste des factures non transférées en comptabilité générale. Une facture peut provenir d’une création directe par F1, du cycle bons de livraisons ou de la facturation des dossiers. Toutes les factures en attente sont regroupées à ce niveau.

Les factures peuvent être imprimées individuellement (à partir du pop-up état de la fiche événement) ou en masse à un moment donné. Tant que la facture n’est pas en comptabilité, elle reste modifiable.

Les (nouveaux) principes de la liste de gestion

Plus d’écran de recherche préalable, vous arrivez directement sur la liste
La vague a disparu, offrant plus d’espaces dans le bas de l’écran
Les menus ou boutons sont tous situés en haut de l’écran

• Le picto   indique un menu avec un choix multiple
• Le picto   indique un bouton simple

Un filtre est accessible permettant des sous-sélections en temps réel au fur et à mesure de votre frappe.   .

Précision : un filtre n’est pas une recherche, il ne fait qu’éliminer les fiches hors demandes. Si vous effacez les éléments du filtre, la liste originale s’affiche à nouveau.

NB : n’est pas encore disponible sur toutes les listes mais sera déployé au fur et à mesure des versions 6.

Les entêtes de colonne

Chaque colonne peut être triée par ordre croissant par un simple clic sur son titre ou décroissant en cliquant à nouveau sur le titre.
L’ordre des colonnes peut être changé temporairement via le principe du « Drag and Drop » (glisser – déposer). Cela peut faciliter votre lecture…

Les menus (ou boutons) communs à toutes les listes de gestion

Le menu Actions

Jusqu’à 6 rubriques peuvent être communes aux listes… Elles ne sont visibles qu’en fonction du contexte

Ouvrir dans une application

Tous les éléments affichés dans une liste de gestion peuvent être ouverts sur le logiciel de votre choix, à condition qu’il puisse lire un export de fiches. Il est donc conseillé de choisir un tableur (Excel ou Open office par exemples).

Consultez l’article sur les préférences

Imprimer

Toutes les commandes d’impression agissent sur la sélection courante c’est à dire les fiches noircies et les fiches seront triées en fonction des préférences de l’utilisateur. A défaut de sélection, toutes les fiches présentes à l’écran seront imprimées et l’ordre d’affichage de l’écran est respecté.
Cette commande permet d’imprimer la liste de trois façons différentes.

Fiches

Chaque fiche sélectionnée est imprimée avec toutes ses caractéristiques en pleine page. Présentation verticale, une page par fiche.

Liste

Les fiches sélectionnées sont imprimées sous forme d’une liste. Présentation horizontale.

Plus…

Cette commande ouvre un puissant logiciel intégré permettant de créer des états, des étiquettes ou des graphes personnels

Sélection

Ce menu offre plusieurs options permettant de stocker des listes pour les ré-afficher par la suite. Interrogez notre service assistance si vous désirez ne savoir plus sur ce sujet.

Trier

Donne accès à un éditeur de tri permettant des tris mono ou multi-critères, notamment quand vous désirez faire un tri d’informations qui ne sont pas indiquées dans les colonnes de la liste de gestion (tri par date de création des tiers, par exemple)

Supprimer

La commande Supprimer permet la suppression définitive d’une ou plusieurs fiches sélectionnées (noircies) au travers d’une boîte de dialogue.

Cette suppression ne sera effective qu’après validation du mot de passe.
La suppression n’est possible que si les contraintes de suppression le permettent.

Aller à…

Une fonction très appréciée en termes de convivialité de LSC.
Présente sur les listes de gestion, elle permet de passer d’une liste à une autre en utilisant des liens existants.
Par exemple, il est très facile, à partir de la liste des événements, d’afficher la liste des tiers liés

Rechercher

Cf. aide liée aux recherches sur les listes de gestion : accès à l’aide

Les menus ou boutons spécifiques à la liste des factures

Actions (dernière rubrique)

Calculer

Vous affiche le montant total HT d’une sélection de facture

Historique

Affiche l’historique complet du tiers lié à l’événement sélectionné

Passer en compta

Le transfert en comptabilité des factures est extrêmement simple :
Imprimez vos factures et cliquez sur le bouton comptabiliser.
Choisissez le journal de comptabilisation des ventes.

Validez…

Si des comptes (client) n’existent pas, ils sont créés automatiquement. Vous aurez la possibilité d’en imprimer la liste.

Le cycle est terminé, la facture est figée.

Attention, le transfert en comptabilité alimente uniquement votre comptabilité générale. Pour des raisons évidentes de contrôle, ce cycle n’alimente pas la comptabilité des Syndicats. Votre facture est émise et suit le cycle traditionnel des factures fournisseurs.

Passer en compta module

Le transfert des écritures en compta module ne peut être fait qu’aux  conditions suivantes :

Qu’elles soient déjà figées, c’est à dire pour celles rattachées à une entité Cxx, qu’elles aient déjà été passées en comptabilité générale.
Que les factures n’aient pas déjà été comptabilisées (colonne « T » cochée)

• Qu’un lot ait été renseigné dans la rubrique du même nom lors de la création de l’événement.
• Si l’une de ces conditions n’est pas réunie, un message vous alertera

Ce bouton est multi options.

Un clic sur celui-ci propose les cinq rubriques suivantes (en fonction de la (ou des) facture(s) sélectionnée(s), vous devrez opter pour l’une d’elles)

Après ce choix, une liste de factures est affichée. Traitez l’ensemble ou une sélection pour avoir le choix du journal. Par défaut, c’est le journal d’achat qui est affiché. Validez

Passer en compta Syndic « Syndicats »

La validation passe les écritures comptables de la manière suivante :

Débit du compte de charges défini dans le compte produit
Crédit du compte 401xxx défini dans les paramètres Syndic (Adm.)

Passer en compta « Syndicats avec regroupement »

La différence avec la 1ère option réside dans le nombre d’écritures obtenues après passage en comptabilité.

Rappel : chaque code produit attaché à une facture est lié à un compte de charges. Si plusieurs codes produits ont le même compte de charges, une seule ligne sera créée par compte 6.

Passer en compta Syndic « Copropriétaires »
Même principe que précédemment si ce n’est que c’est le journal d’OD qui est proposé.

La validation passe les écritures suivantes :

Débit compte 450xxxx Copropriétaire xx
Crédit compte 472xxx défini dans le compte produit lié à la facture.

Passer en compta Gérance « Propriétaires »
Même principe, journal d’OD affiché par défaut

La validation passe les écritures suivantes :

Débit compte 411xx Prop. xx, avec code fiscalité défini sur le compte produit et sur l’immeuble saisi sur l’événement (ou dans le dossier)
Crédit compte 47xxxdéfini dans le compte produit lié à la facture.

Passer en compta Gérance « Locataires »
Là, aucun journal n’est proposé. L’écriture n’est pas passée en comptabilité mais ajoutée dans le tableau de quittancement du locataire, en ligne provisoire. Elle ne sera donc traitée que lors de l’appel de loyer suivant :

MODULE GERANCE

Tous les menus sont à présent disponibles sur la partie gauche de l’écran

Les honoraires de mise en location (partie propriétaire) *

(* Cette option n’est pas disponible pour le compte affecté)

La version 6 propose une nouvelle rubrique via le menu propriétaire, permettant un calcul automatique des honoraires de mise en location (partie propriétaire) lors du lancement du calcul.

A\ Principes retenus

• Deux modes possibles : via la génération de factures ou en comptabilisation directe.
• Dans chacun des modes : avec ou sans détail des honoraires et pour le mode « compta », avec ou sans détail de la TVA.
• Seuls les locataires entrés sur la période de calcul des honoraires seront affichés à l’écran
• Ce sont les montants saisis sur la fiche lot, onglet Gérance, qui seront pris en compte pour le calcul de ces honoraires

B\ Le paramétrage

Un paramétrage de LSC est indispensable pour lancer cette nouvelle option…. Un nouvel onglet dans les paramètres vous le permet

Accès : Menu Paramètres, Préférences et administration, administration métier, Gérance, configuration Gérance, onglet « Honoraires location »

Honoraires TTC ou HT

Les montants pris en compte pour le calcul des honoraires de mise en location sont ceux saisis sur la fiche LOT. Vous devez indiquer ici s’ils sont exprimés en TTC ou en HT

Regrouper les lignes

En cochant cette option, LSC ne créera qu’une seule ligne d’honoraires de mise en location par locataire entré.

Détailler les lignes

Si vous optez pour le détail, c’est alors (jusqu’à) trois lignes d’honoraires que vous obtiendrez, une pour les honoraires de mise en location, la seconde pour les frais de rédaction de bail et la troisième pour les frais d’état des lieux.

Génération de facture

Si vous désirez que votre calcul d’honoraires génère une facture à l’attention du propriétaire, cochez cette case. Notez bien qu’aucune écriture comptable ne sera passée automatiquement, la génération des écritures s’effectuera à partir de la liste des factures, options « Passer en compta » (si vous possédez le module de comptabilité générale) puis « Passer en compta module, rubrique « facturation module – Propriétaire ».

Les codes produits indiqués sur la copie d’écran n’existent pas sur votre fichier de données. Vous devrez les créer préalablement pour les affecter sur cet écran. Vous pouvez vous appuyer sur un code existant comme modèle pour créer les nouveaux.

NB : si n’avez installé LSC qu’à partir de sa version 6, vous n’aurez pas à les créer

Paramétrages si génération de facture

En fonction du paramètre précédent de regroupement ou non des lignes, une ou trois lignes sont à définir à ce niveau. Dans l’un ou l’autre cas, il faut cependant renseigner les rubriques :

Libellé

Si vous renseignez un libellé à ce niveau, il sera pris en compte dans la facture. Dans le cas contraire, c’est le libellé du code produit qui sera affiché

Code produit

Lorsque LSC génère une facture, les lignes créées sont rattachées à des codes produits. Vous devez donc indiquer le code produit à prendre en compte en fonction de la ligne.

Les codes acceptés à ceux niveau sont ceux qui ont un rattachement avec une facturation propriétaire, avec un compte 47 défini ainsi qu’un code fiscalité

Modèle de facture utilisé

Une nouvelle rubrique vous permet de déterminer le modèle de facture à utiliser pour ce traitement.

Accès : menu paramètres, administration du logiciel, rubrique paramétrable, ligne 127

Sélectionnez la ligne et saisissez la valeur : Facture

Validez à l’issue

Comptabilisation directe

Si vous ne désirez pas obtenir une facture mais simplement créer les écritures comptables, cochez cette case.

Les comptes indiqués sur la copie d’écran n’existent pas sur votre fichier de données. Vous devrez les créer préalablement dans le plan comptable de base pour les affecter sur cet écran.

NB : si n’avez installé LSC qu’à partir de sa version 6, vous n’aurez pas à les créer

Paramétrages

En fonction du paramètre précédent de regroupement ou non des lignes, une ou trois lignes sont à définir à ce niveau. Dans l’un ou l’autre cas, il faut cependant renseigner les rubriques :

Libellé

Si vous renseignez un libellé à ce niveau, il sera pris en compte dans les écritures. Dans le cas contraire, c’est le libellé du code fiscalité qui sera affiché

Compte

Le ou les compte(s) indiqué(s) ici sera(ont) crédité(s) au moment du calcul d’honoraires.

Fiscalité

Indiquez le code fiscalité à prendre en compte pour la création des écritures. Utilisez le code 3ML pour simplifier ce paramétrage.

NE PAS DETAILLER LA TVA

Si vous avez opté pour la « comptabilisation directe », s’offre à vous une nouvelle option permettant de détailler ou pas la TVA lors de la passation des écritures sur les comptes propriétaires

Date de mise en place

Cette date est indispensable pour permettre le calcul des honoraires de mise en location propriétaires. En effet, il faut pouvoir déterminer les locataires à prendre en compte et ceux à ignorer. Un marquage (cf. chapitre « calcul et conséquences ci-après) sera effectué sur les fiches dont la date d’entrée est antérieure à celle déterminée ici.

FICHE ENTITE

Si vous optez pour la génération de factures, vous aurez la possibilité de comptabiliser, non seulement dans le module Gérance mais également dans le module de comptabilité générale si vous le possédez.

Seulement, pour permettre cette comptabilisation, il faut indiquer au niveau de l’entité Gérance, le code entité Compta générale à prendre en compte.

Sur l’entité, allez sur l’onglet « comptabilisation SCI », et indiquez le dans la rubrique comptabilisation honoraires

Si vous avez opté pour la « comptabilisation directe », s’offre à vous une nouvelle option permettant de détailler ou pas la TVA lors de la passation des écritures sur les comptes propriétaires

C/ Calcul et conséquences

CALCUL

Comme pour le calcul d’honoraires de gestion, les honoraires de mise en location sont une entrée du menu propriétaire. Après avoir déterminé la période de calcul, la validation affiche les locataires entrés sur la période.

Faites TOUT TRAITER ou TRAITER SÉLECTION pour afficher l’écran de validation final avec les montants que vous facturerez à vos propriétaires pour chaque locataire

Exclure : permet de retirer de la liste la ligne sélectionnée. Elle sera cependant ré-affichée si vous relancer un calcul pour la même période.

Un double-clic sur la rubrique « LOT » permet de voir la fiche courante, puis de modifier les montants liés à la mise en location dans l’onglet Gérance. Après validation, ils seront immédiatement affichés sur votre fenêtre de traitement.

Comptabilisation directe

Cliquez sur « comptabiliser » pour afficher la fenêtre de confirmation sur laquelle vous pourrez déterminer une date de comptabilisation unique pour les locataires sélectionnés ou une date en fonction de chaque date d’entrée du locataire

A l’issue de votre validation, les écritures sont passées dans le journal d’honoraires, en débitant le propriétaire et en créditant le ou les compte(s) d’attente définis en administration.

Si, dans votre sélection, des lignes ne possèdent aucun montant à facturer, alors le message d’avertissement suivant s’affiche :

Répondez OUI pour l’ignorer et terminer le traitement

Répondez NON pour  revenir à l’écran précédent pour une éventuelle modification

Exemples concrets de résultats obtenus en fonction des paramètres définis

Exemple AVEC détail des comptes 47xxx, SANS détail de TVA activé et prise en compte de la date d’entrée du locataire (15 octobre 2018)

Exemple AVEC détail des comptes 47xxx, AVEC détail TVA activé et date de comptabilisation au dernier jour de la période

Exemple SANS détail des comptes 47xxx, AVEC détail TVA activé

Un seul compte 47XXX  honoraires utilisé…

Génération de factures

Si vous avez choisi cette option, les 1ères étapes sont identiques. Il faut donc lancer un calcul d’honoraires de location puis sélectionnez vos locataires. L’écran de validation diffère quelque peu..

Cliquez sur générer les factures pour lancer la création de ces événements. A l’issue la liste des factures créées est affichée

Détail d’une facture …

En double cliquant sur une facture, vous en retrouverez le détail

En fonction que vous ayez choisi de détailler ou pas vos factures, vous obtiendrez entre une et trois lignes de facturation. Pour chacun, la quantité (1), le montant HT et la TVA afférente. Un total HT, un total TVA puis un total TTC sont également affichés.

Traitement des factures

Votre facture, doit être chronotée (donc traitée) pour passer à l’ultime étape de comptabilisation. A partir de votre liste, faites « aller à » événement puis imprimez les (bouton Expédier) OU concluez-les (menu Actions)

Comptabilisation des factures

Se fait en deux temps. Tout d’abord la comptabilisation vers le module de comptabilité générale (si vous le possédez)  puis vers le module Gérance. Si vous n’avez pas le module de comptabilité générale, la boite à cocher « figé » l’est de fait. Passez directement à l’étape de comptabilisation module.

Comptabilité générale

Menu Actions, option « passer en compta », pour afficher les factures à traiter

Traitez votre sélection puis choisissez votre journal

La validation lance la passation des écritures de la façon suivante dans le module de compta générale : C0XX

Débit du compte 411xxx pour le montant TTC  – Crédit du compte de produit défini sur le code produit pour la partie HT et crédit compte de TVA

A NOTER : si les comptes n’existent pas dans le module, ils seront créés à la volée puis un message vous en avertira et en affichera la liste.

Comptabilité Gérance

Menu Actions, option « passer en compta module », puis « passer en compta Gérance propriétaire

Traitez votre sélection pour arriver sur le choix du journal (par défaut, journal OD).

La validation lance la passation des écritures de la façon suivante dans le module Gérance : G0XX

DEBIT compte propriétaire en regroupé ou en détail suivant votre paramétrage, avec détail TVA ou non

CREDIT compte 47xxx déterminé dans les paramètres des honoraires de mise en location avec détail ou non.

A NOTER : la facture est rattachée en tant que pièce comptable aux écritures

Conséquence sur la fiche locataire

Une fois le traitement terminé, les fiches locataires sont « marquées » afin de ne pas lancer deux fois un calcul pour un même locataire.

L’onglet « Renseignement divers » s’est enrichi d’une nouvelle rubrique : « Hono. mise en loc. proprio calculés »

Le locataire est coché OUI. Si vous désirez le passer à NON, un mot de passe (optionnel) vous sera demandé. Donc, par défaut aucun mot de passe n’est nécessaire SAUF si vous en déterminez un en administration.

Accès pour définir un mot de passe : Menu paramètres, Administration du logiciel, mot de passe, rubrique « changer honoraires location (locataire) »

Honoraires oubliés ?

Lorsque vous lancez votre calcul d’honoraires de mise en location, vous sélectionnez une période. Ce sont donc tous les locataires entrés sur la période qui seront proposés. Seulement, si vous avez des locataires entrés sur une période antérieure pour lesquels vous n’avez pas pris ces honoraires, un message vous en avertira

Puis, une liste de locataires sera affichée

Deux solutions pour prendre ces honoraires : 

• Relancez le calcul d’honoraires sur la période d’entrée du ou des locataires
• Relancez le calcul en cochant la rubrique « borner » le calcul  puis « à prendre en compte à partir de… », saisissez une date de début. Cette dernière option autorise le traitement multi-périodes.

Notre partenaire YouSign est le tiers de confiance. Il vous faut avant tout créer un compte auprès d’eux et obtenir login, mot de passe et clé de sécurité qui seront à saisir dans LSC.

Modèle d’événement pour recevoir les documents signés

Afin d’historiser les documents signés électroniquement, vous avez besoin d’un modèle que vous indiquerez dans le paramétrage (chapitre suivant).

Dans notre base de démonstration, nous avons crée un modèle nommé ****Signature électronique, de type « courrier ».

Si vous ne l’avez pas, demandez le nous ou … créez le.

Paramétrer le compte YouSign

Accès : écran d’accueil, menu paramètres, préférences et administration, administration métier, Organiseur, configuration organiseur, onglet Signature électronique

Comme évoqué en préambule, vous devez saisir les données de connexion fournies par YouSign.

Les trois premières rubriques servent à cela…Tapez respectivement vos login, mot de passe et clé API

Le bouton  « Tester l’accès au service » doit vous servir à vérifier que la connexion se fait correctement

· Modèle pour historisation documents signés

Indiquez le modèle préalablement crée (cf. chapitre précédent)

Paramétrer les modèles de courrier qui seront signés électroniquement

Passer par des signatures électroniques doit vous amener à revoir votre façon de gérer les documents dans LSC. En effet, c’est un seul et même document qui sera signé par l’ensemble des personnes concernées. Ainsi, si vous faites un mandat pour une indivision, vous ne créerez qu’un événement au nom de l’indivision plutôt qu’un événement par indivisaire. LSC peut gérer plusieurs signataires par document…

Chaque modèle de courrier possède un onglet « signature électronique » sur lequel vous pourrez cocher le type de personnes concerné par la signature

Choisir les signataires

+ Propriétaire (pour mandat par exemple)  + Indivisaires  + Locataire  + Colocataires (pour un bail mais attention à ne pas prendre le même modèle que pour un locataire seul)  + Garants  + Vendeur du lot  + Notaire du vendeur  + Acquéreur du lot  + Notaire de l’acquéreur  + Membres du conseil syndical  + Président du conseil syndical

Le principe est simple : pour la signature électronique, nous récupérons les adresses emails des types de tiers cochés

+ Gérant (c’est à dire …. VOUS)

La récupération du nom ET de l’email fonctionne différemment pour le gérant. Soit vous avez renseigné ces informations dans l’onglet « variables courrier » de l’entité lié à l’événement, soit si elles sont vides, nous récupérons les « variables courrier » de l’administration. S

Si ni les unes, ni les autres n’existent, il vous faudra mettre à jour vos fiches ou renseigner manuellement vos coordonnées avant de l’envoyer à YouSign pour Signature.

+ Tiers de l’événement (si le signataire n’est aucun des types cités précédemment)

Empêcher la validation par SMS

+ Permet d’ignorer la gestion par SMS (à partir de la version 6.0.2)

Rendre les signatures visibles sur les documents

(option disponible à partir de la version 6.0.1b06)

Par essence, un document signé de façon électronique ne laisse pas apparaître une signature. Cependant, vous avez la possibilité de rendre visible les dites signatures mais si vous optez pour cette option, vous DEVREZ indiquer où elles doivent apparaître sur le document, à l’aide des rubriques en bleu et tableau présents dans la fenêtre.

Lorsque vous avez coché les signataires, une ligne par type s’est ajouté dans le tableau…

Obtenir le gabarit du modèle

Un clic sur ce bouton va permettre de générer vote modèle de courrier en format PDF.

Il faut enregistrer ce fichier sur votre disque dur. Il vous servira à l’étape suivante…

Outil de placement des signatures (disponible à partir de la version 6.0.1, janvier 2019 sous la forme décrite ci-après)

Un clic ouvre dans modèle de courrier dans un navigateur avec des coordonnées en haut à droite.

Descendez jusqu’à la fin du document pour découvrir un cadre vert que vous devez placer là où la signature sera apposée quand il aura été signé électroniquement.

Le CADRE VERT étant correctement placé, cela vous a déterminé des coordonnées cartésiennes en haut à droite de votre document.

Revenez dans LSC et cliquez sur le bouton…

le tableau se remplira automatiquement des coordonnées sur la ligne initialement sélectionnée.

Faire de même pour tous les signataires. Donc, cliquez à nouveau sur « outil de placement des signatures », etc…

Validez à l’issue de vos paramétrages.. 

Créer un fichier à signer électroniquement

Pour créer un fichier de signature, vous devez d’abord créer un événement sur un modèle que vous avez paramétré pour être signé électroniquement (bail, mandat, etc…)

Une fois l’événement crée et chronoté, vous devez, à partir de la liste des événements (F7), l’expédier pour signature.

· Bouton Expédier

Cliquez sur ce dernier et choisissez : « Expédier vers la signature électronique »

Votre événement sera transformé en fichier PDF, et envoyé dans une nouvelle liste (… des signatures) afin d’être transmis à YouSign.

Quelques précisions…

Si vous êtes dans le cas d’un document concernant des indivisaires ou colocataires, et si vous voulez afficher les signatures, vous DEVREZ le modifier avant envoi.

Pour cela, faites un double clic sur la fiche …

Un clic sur les trois petits points permet d’afficher l’écran ci-dessous ET de modifier ou d’ajouter les données signataires

Dans notre exemple, nous avons deux colocataires. Dans le paramétrage de base, nous avons placé la signature pour le type « colocataires » mais comme nous ne savons pas à l’avance le nombre de colocataires concernés par un dossier, c’est à ce niveau qu’il faut marquer l’emplacement des signataires. Comme un emplacement a déjà été déterminé sur le modèle de courrier, il faut en faire un autre .. Pour cela, refaire la même manipulation que pour le modèle (voir chapitre précédent) puis entrer les coordonnées sur le 2ème colocataire (cf. copie d’écran ci-dessus pour résultat)

Validez à l’issue.

A ce stade, les signatures ont un statut « 0 » – « A envoyer »

Envoyer la signature

Via le menu « Actions »

Permet de transmettre le document à signer électroniquement à YouSign. Une fois le document réceptionné, un email vous est envoyé pour confirmation de l’envoi.

A ce stade, les signatures ont un statut « 1 » – « Attente signature »

Chaque signataire (y compris vous, si vous êtes dans la boucle) reçoit un email lui indiquant qu’il doit signer un document.

Un lien sera présent sur le mail, vous amenant sur le site YouSign et vous présentant le document.

Le document peut être signé de trois façons différentes :

• avec votre nom
• en signant à l’aide de la souris
• en important votre signature

A vous de choisir votre préférence. Ensuite, cliquez sur « signer le document »

Pour être sûr que c’est bien vous, YouSign vous envoie en temps réel un 2ème email contenant un code secret, qui permettra la validation

Notez ce code ou copiez le pour le saisir ou le coller sur le site de YouSign. Validez la signature

Quand tous les signataires ont …signé 🙂 , ils reçoivent un dernier email le leur indiquant, avec un lien pour télécharger le document

Récupérer les signatures du nuage

Via le menu « Actions »

Les fiches signatures se mettront à jour et prendront :

+ Un Id YouSign (référence unique)

+ Une date de réception

A ce stade, les signatures ont un statut « 2 » – « Signé » + une date de réception

D’autre part, elle  sera liée au document signé électroniquement, affichable de deux façons :

+ Par un clic maintenu sur la fiche signature

+ Via le menu « aller à », « Evénement retour ».