Offrez une nouvelle visibilité à vos clients (compte, documents, paiement en ligne, contact, demande d'intervention, ...

Sommaire

Tous les points par module sont cliquables et permettent d’arriver directement sur la rubrique escomptée. Un bouton « retour sommaire », placé au même niveau que chacune des rubriques énumérées ci-dessous permet de revenir en tête de document en un clic.

Les nouveautés sont affichées en bleu lorsque vous accédez au chapitre demandé…(visibles à partir du 24 octobre 2023)

Survolez les titres et si un pictogramme apparaît, il devient « cliquable » pour afficher le chapitre souhaité…

Préambule

L’extranet v2 (mai 2023)  propose à vos clients un relookage à 100 %, que ce soit pour un accès depuis un ordinateur ou un smartphone. Côté « administrateur », il reste inchangé pour encore quelques mois mais sera là également complètement revu. A cela s’ajoutent quelques nouvelles fonctionnalités dans un 1er temps puis d’autres seront proposées très rapidement…

L’extranet v2 deviendra une plus grande source d’informations (comptes, documents génériques ou personnels, etc…) comparé à son prédécesseur, avec des accès simplifiés et ludiques.

Tout (ou presque) est paramétré à partir de la Solution Crypto puis envoyé vers l’extranet de façon automatique aux jours et heures que vous définissez. La publication des documents est gérée via les événements : zone traitement de texte transformée en PDF à l’envoi et/ou pièce(s) jointe(s).

Vos clients ont un accès sécurisé par mot de passe connu d’eux seuls et peuvent échanger facilement avec vous par une simple demande.

L’extranet est également lié à la gestion des tickets (sur option) permettant un suivi facilité pour vos clients des ordres de services (ou autres demandes de devis) dès la demande d’intervention à la réception de la facture finale.

Dans cette documentation, nous partons du principe que vous êtes en version 6.3.1r2 au minimum ET  que vous possédez déjà votre compte « extranet ». Ainsi, le questionnaire pour l’activation de ce dernier a été dûment rempli, retourné et validé par nos services.

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Partie 1 : paramétrages dans LSC

Activer l’extranet

Nouvelle licence

L’accès à l’extranet nécessite la validation d’une nouvelle licence fournie par nos services.

Accès : écran d’accueil, menu Paramètres, Préférences et administration, administration du logiciel, valider une licence

Nom de domaine

Un compte a été ouvert sous le nom de domaine que vous souhaitiez. Il est maintenant temps de l’indiquer à LSC.

→ Accès : écran d’accueil, menu Paramètres, préférences & administration, administration métier, publication internet, publication service client.

A ce niveau, seule la partie haute de la fenêtre nous intéresse. Dans la rubrique « Nom de domaine », saisissez celui donné à Crypto.

Puis, validez.

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Paramétrages des données envoyées vers l’extranet

→ Accès : écran d’accueil, menu Paramètres, préférences & administration, administration métier, publication internet, publication service client.

Classeurs

Pour publier vos documents vers l’extranet, vous créez des événements qui sont rangés dans des classeurs. Vous devez donc d’abord déterminer vos besoins en « classeurs » en vous servant de la liste proposée mais vous pouvez également modifier un nom existant (à quelques exceptions près) et/ou en créer de nouveaux.

Les classeurs sont différenciés par module… et ont des niveaux d’accès selon le type de tiers…

La gestion des classeurs se fait à l’aide des boutons ci-avant.

Gérance

Par défaut, 16 classeurs vous sont affichés avec deux niveaux de droits d’accès :

• Propriétaire
• Locataire

Donc, en cochant la case correspondante, un document contenu dans ledit classeur sera visible sur l’extranet par les tiers escomptés.

• La colonne « LOT » n’est pas utilisée

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Syndic

Pour ce module, le fonctionnement diffère légèrement car les options proposées concernent systématiquement des copropriétaires. Les niveaux sont donc les suivants :

• Copropriétaire
• Membre du conseil syndical
• Président du conseil syndical

Le niveau des droits se lit de droite à gauche. Ainsi, si vous cochez « Président du CS », seul celui qui a ce titre verra le ou les document(s) lié(s) au classeur.

Si vous cochez « Président + membre », seuls tous les membres du CS auront accès au classeur

Si vous cochez « Président + membre + copropriétaire », tous auront accès au(x) document(s) du classeur.

Il ne faut donc pas cocher simplement « copropriétaire », au risque de ne pas montrer un document à un membre du CS.

Exemples :  Le classeur « factures » dont seuls les membres du C.S sont autorisés à les consulter. Il faut le paramétrer ainsi :

Le classeur « contrat de syndic », visible par tous, doit être défini comme suit :

• La colonne « Prestataire » n’est pas utilisée

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Autres rubriques

Activer log (réservé Crypto)

En cochant cette option, un fichier sera crée au moment de l’envoi vers internet et pourra servir en cas de problème en étant analysé par nos services

Log WinScp en XML (réservé Crypto)

Dans le dossier /resources/win/GedSynchro, nous disposons d’un fichier winscp.xml qui contient bon nombre d’informations pour chaque fichier transmis au service client. Nous connaissons le chemin d’accès du fichier envoyé, le chemin d’accès du fichier sur le serveur FTP et si le transfert a réussi ou a échoué (accompagné de la raison de l’échec si elle est reconnue)

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Options GERANCE

Regrouper les écritures de trésorerie (Propriétaire)

Dans LSC, quand vous encaissez un montant pour un propriétaire et notamment quand il est issu du locataire, celui-ci est détaillé par rubrique fiscale. En cochant cette case, un regroupement par date sera fait à partir des écritures du journal de banque.

Cela peut faciliter la lecture du compte par le propriétaire.

Regrouper les écritures de trésorerie (Locataire)

Même principe que la rubrique précédente mais pour les comptes locataires.

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Exclure les analytiques non reversés aux propriétaires

LSC permet de créer des comptes analytiques (par exemple 47Prov pour les provisions conservées) et de les rattacher aux écritures. Dans certains cas, ces écritures n’ont pas vocation à être reversées aux propriétaires, il n’y a donc pas lieu non plus de les publier sur l’extranet afin d’éviter toute confusion (entre ce que vous pourriez lui montrer et ce que vous lui redonnez réellement).

Utiliser le nom des pièces jointes des événements pour le titre des documents sur l’extranet

La publication de documents se fait via des événements (cf. chapitres suivants). Ils peuvent être rattachés à des pièces jointes qui seront également envoyées. Lors de l’envoi, par défaut, les PJ’s prennent un nom neutre. Si vous cochez cette option, le nom d’origine de la PJ est conservé lors de la publication.

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Options SYNDIC

Regrouper les écritures de trésorerie (Copropriétaire)

Même principe que les deux rubriques Propriétaire et locataire ayant le même libellé.

Ne pas envoyer les coordonnées bancaires des copropriétés

Par défaut, si l’IBAN et le BIC de la banque du syndic a été renseigné sur la fiche entité, ces informations seront publiées et visibles par les copropriétaires, leur permettant, par exemple, de vous faire des virements.

Si vous cochez cette rubrique, rien ne sera envoyé…

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Envoyer le liste des dépenses

En activant cette option, vous envoyez à chaque publication les dépenses liées à tous les exercices en ligne (non encore clos). Elles seront donc consultables par les tiers ayant ce droit. Comme les dépenses ne sont pas « un classeur », elles prennent de fait le paramétrage du classeur « Factures ». Ce sont donc les droits attachés à ce classeur qui détermineront l’accessibilité à cette rubrique pour vos copropriétaires.

Si, en plus, vous avez attaché des PJ aux écritures de dépenses, elles seront également visibles au même niveau.

Envoyer   les comptes 102xxx dans les fonds travaux

Rappel : Les fonds travaux, matérialisés par la racine 105 dans une comptabilité syndic sont, par obligation, publiés sur l’extranet. Seulement, ils ne montrent que les fonds appelés et ne font donc pas mention des autres provisions pour travaux décidés, liés aux comptes 102xxx. Pour ce dernier cas, nous avons ajouté, sur option, la possibilité de les publier également.

Dans les paramètres de l’extranet, cocher cette rubrique vous permet cette activation.

Les fonds ne sont envoyés que si le montant est différent de 0

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Liste des copropriétaires

Autre document obligatoire à destination du conseil syndical, la liste (à jour) des copropriétaires.

Modèle d’événement « liste des immeubles »

Avant tout, il faut créer un modèle d’événement « liste des immeubles », attaché à un dossier qui ne sera visible que par les membres du C.S.

Paramétrage

Dans les paramètres deux rubriques sont à remplir : Numéro pour la création du document sur l’immeuble ET Modèle d’événement pour archivage.

Ces deux informations déclencheront certains automatismes…cf. ci-après

Création des listes

Comme il vous faudra créer une liste par immeuble, une nouvelle fonctionnalité, à partir de la liste des immeubles, est accessible.

Depuis la liste, sélectionnez les immeubles à traiter puis, via le menu « Actions », demandez « Générer la liste des copropriétaires

A l’issue de ce traitement, chaque immeuble se verra attribuer un fichier nommé « Liste_copropriétaires.pdf » dans l’onglet document avec le numéro défini dans les paramètres

En détail…

Publication de ces listes

Quand vous créez les liste depuis la liste des immeubles, un événement est également crée en parallèle par immeuble. Il sera donc publié dès l’envoi suivant…

Automatismes de mise à jour et publication des listes

Par essence, un fichier publié est figé alors qu’il vous faut tenir ces listes à jour sur l’extranet… Chaque liste sera automatiquement modifiée sur la fiche immeuble avec nouvelle création d’un événement puis publication sur le principe du « annule et remplace » dans les cas suivants :

• Lors de la saisie d’une mutation
• Si vous modifiez une fiche tiers attachée à une fiche copropriétaire
• Si vous modifiez une information dans une fiche copropriétaire qui a une incidence sur les données visibles sur la liste.

Options GERANCE et/ou SYNDIC

Inactiver uniquement les comptes…

Dès lors qu’un compte est autorisé en publication, il est envoyé quelque soit son statut.

• Locataires, à l’enregistrement du préavis
• Locataires, à l’enregistrement du départ
• Copropriétaires vendeurs, à l’enregistrement d’une mutation

Ces trois options vous permettent leur prise en compte ou non en fonction de l’évolution de ce statut.

Renvoyer les documents depuis le…

Cette rubrique, comme son nom l’indique, autorise le renvoi de document depuis une date donnée…

Depuis plusieurs versions, nous avons ajouté à partir de la liste des événements, dans le menu « actions », la possibilité de « republier » en date du jour une sélection d’événements. Il nous semble plus aisé de vous servir de cette rubrique plutôt que celle présente sur cet écran. Elle est conservée pour des raisons de rétrocompatibilité de versions.

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Envoyer des immeubles et/ lots photos sur l’extranet

Pour agrémenter l’extranet, vous pouvez envoyer des photos d’un immeuble (syndic) ou de lots (syndic / gérance).

Pour qu’une photo soit prise en compte, il faut :

• qu’elle soit de type .png ou Jpg
• qu’elle soit cochée « publiable » (boite à cocher colonne avec le pictogramme représentant une planète)
• qu’elle soit dans les 3 premières de la fiche (hors vignette ou autre document  qui n’aurait pas le format image requis

A titre d’exemple, une photo d’un immeuble syndic s’affichera de la façon suivante sur un espace copropriétaire :

Si vous publiez plusieurs images, elles seront consultables à l’aide de flèches présentes en survol

Autres données envoyées

• Critère 2 du lot (Gérance)
• Critère 2 et tantièmes de la clé « charges communes générales » du lot (Syndic)
• Digicode de l’immeuble (utile pour la gestion des tickets Gérance et Syndic)
• Digicode du lot (utile pour la gestion des tickets Gérance et Syndic)

Paramétrage des modèles d’événement

Dans le chapitre précédent, nous avons abordé le principe des classeurs dans lesquels les documents publiés sont rangés. Pour publier, il faut donc avoir crée un événement, lui même attaché à un… modèle. C’est sur ce dernier que le lien avec le classeur doit être défini.

C’est donc une étape indispensable à la publication de documents…

→ Accès : écran d’accueil, menu paramètres, préférences & administration, administration métier, tous modules, modèles d’événements.

Sur les modèles d’événement, un onglet est dédié à GED…il se nomme…. Extranet

Classeur

C’est ici que vous devez choisir un classeur de type pour les documents

• Gérance

OU

• Syndic

Faites le à partir du menu déroulant. A l’issue, votre modèle sera lié au classeur.

Regrouper par type de dossier

En cochant cette boite, vous permettez la création d’un lien entre l’utilisation du modèle et un dossier. En effet, en création d’un événement, si un dossier est affecté à ce dernier, lors de la publication, ce courrier sera classé dans un dossier dont le titre sera le type défini dans LSC.

Explications par l’exemple : vous créez un événement pour écrire à l’assureur d’un locataire. Préalablement, vous aviez ouvert un dossier de type « Sinistre » sous le numéro 0152.

Sur votre événement, vous renseignez dans la rubrique « dossier » ce numéro. A la publication, cet événement sera donc classé dans un dossier nommé « Sinistre ».

Cette méthodologie permet donc la gestion de sous rubriques et de faciliter la recherche des documents.

Il est même possible d’avoir des sous sous rubriques. Si vous choisissez par exemple le classeur « Courriers / locataires », une fois l’événement publié, il sera dans le classeur « Courriers »  puis après ouverture dans « Locataires » et en ouvrant ce dernier, dans « Sinistre ».

Préfixer les documents (ref. dossier)

Si vous avez coché « regrouper par type… », cette rubrique devient visible.

Elle permet d’ajouter la référence du dossier rattaché à l’événement sur la pièce jointe envoyée vers l’extranet.

Durée de publication en mois par rapport à la date de traitement de l’événement

Pour chaque modèle, vous pouvez déterminer la durée de publication. Par exemple, si une quittance ne doit pas rester plus d’une année, vous notez « 12 » dans la rubrique.

Si vous ne saisissez rien, la publication sera …ad vitam æternam (est ce bien raisonnable ?)

Utiliser le nom des pièces jointes…

Cette rubrique, déjà présente dans les paramètres de l’extranet, permet de « ramener » au niveau du modèle ce fonctionnement.

Si vous vous en servez dans les modèles, il faut alors la décocher dans le paramétrage car il prend « le pas » sur tout le reste.

Activer les notifications

C’est au niveau du modèle d’événement que vous pouvez déterminer si l’utilisation de celui-ci doit chainé, une fois publié, sur une notification envoyée au destinataire. Cela vous permet ainsi de cibler vos notifications.

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Définir les comptes à publier

Activation compte par compte

L’accès (ou non) pour vos clients (locataire, propriétaire, copropriétaire) à l’extranet est déterminé au niveau de leur compte. Une boite à cocher est présente permettant l’activation

→ Accès : Menu comptabilité Gérance ou Syndic, compte

Une fois le compte activé, des données complémentaires (login et mot de passe) seront créées au niveau de la fiche tiers, onglet « PLUS »

Le mot de passe ne sera valable que pour la 1ère connexion de votre client. Dès celle-ci, il lui sera demandé (imposé) de le personnaliser afin d’être le seul à le connaître. (cf. chapitre plus loin, lié à l’extranet).

Activation par salve

A partir de la liste des comptes, vous pouvez en sélectionner plusieurs puis via le bouton « lien internet », choisissez « Marquer les comptes…. »

 

Désactiver la publication d’un compte

Puisqu’un compte activé est « coché », le décocher suffit à le rendre inactif. Un message vous indiquera également que les publications faites pour ce compte seront retirées lors de la publication suivante.

Pour mémoire, un compte se dépublie automatiquement dans certains cas, ceux définis dans les paramètres de l’extranet (cf. chapitre précédent).

Exemple : départ d’un locataire

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Publication vers l’extranet

→ Accès : Ecran d’accueil, menu Paramètres, préférences & administration, administration du logiciel, services système.

La publication est automatisée à l’aide de ce que nous nommons un « service système ». Il doit donc être :

• Actif
• Avoir l’information des jours et heures de publication

Activer le service pi.sys.publier.xml

Cette partie est gérée par nos services techniques lors de la mise en place ou sur simple appel pour tout changement

Définir le timing des envois

Sur cette page (cf. copie ci-dessous), vous sélectionnez le pi_sys_publier_xml puis sur la droite vous cochez :

• les jours de publication
• l’heure de publication en rapport aux jours définis.

Validez à l’issue… Après chaque publication, un compte-rendu sous forme de messagerie sera envoyé aux utilisateurs recevant les messages « système ».

Publier des événements manuellement

Lors de vos envois automatiques, toutes les données sont envoyées, y compris les événements. Seulement, il se peut que vous ayez besoin de « forcer » un envoi (quand par exemple un modèle n’avait pas été rattaché à un classeur, que les événements liés n’avaient donc pas été publiés.

A partir de liste des événements, vous effectuez votre sélection puis via le menu Actions, publication GED, vous choisissez « Publier en date du jour ». Ainsi, votre sélection sera prise en compte pour le prochain envoi

(Dé)publier des événements

Puisque vous pouvez publier manuellement, l’inverse est également possible. Toujours à partir d’une sélection d’événements, dans le même menu que précédemment, vous optez pour la seconde option qui va en fait noter que la date de publication passe à 00/00/00, comme tout document non publiable.

Cette donnée sera envoyée à l’extranet qui supprimera de sa liste les événements concernés.

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Partie 2 : l’Extranet

Maintenant que nous savons paramétrer LSC pour publier l’Extranet, étudions vos accès (administrateur, gestionnaire, etc…) et ceux de vos clients (copropriétaires, propriétaires, locataires)

URL de connexion

C’est l’adresse à laquelle vous vous connecterez (elle est identique à celle de vos clients) pour paramétrer, consulter, voire travailler sur l’extranet

Elle est simple : https://nomdomaine.crypto-extranet.com/connexion/

Connexion

Administrateur

La 1ère fois, vous vous connecterez à l’aide de vos codes Pagesimmo. En effet, les droits sont étendus et permettent de paramétrer l’extranet selon vos envies.

Par la suite, une fois l’organigramme déterminé, chacun pourra se connecter avec ses login et mot de passe personnalisés.

 

A noter que chaque collaborateur devra également définir un mot de passe personnel

A tout moment, il sera possible de se connecter avec les codes Pagesimmo

Gestionnaire, assistant ou… autre

Tout utilisateur défini dans LSC, et, rattaché à une fiche tiers, peut se connecter à l’extranet

C’est lors de l’envoi vers l’extranet qui suivra ce paramétrage que les données de connexion seront créées sur la fiche tiers

Rôle sur l’extranet

A partir de la version 6.3.3, vous pouvez déterminer directement dans LSC le rôle qui sera affecté à l’utilisateur, une fois dans son extranet.

Pour cela, vous avez accès à des données complémentaires de type « Pagesimmo », dans sa fiche Tiers, afin de le définir :

Il suffit de cliquer sur le « ? » et de choisir dans la liste

Si vous ne voyez pas « Extranet rôle », deux explications :

• la donnée n’est pas à jour.. Cliquez sur « Pagesimmo » et demandez « recréer toutes les données ».
• Si la manipulation précédente n’a rien donné, c’est que vous n’avez peut être pas la bonne version.

Cette donnée sera donc prise en compte dans l’extranet  :

 

(* Partie Organigramme)

Choix métier

Vous arrivez sur une première fenêtre où vos modules actifs sont visibles : Gérance et/ou Syndic

Options par métier

Quelque soit votre choix, la fenêtre suivante proposera les mêmes boutons. Seules les données liées seront contextualisées. 11 boutons sont donc affichés :

Parcourons ceux dont vous aurez l’usage pour une utilisation optimale de l’extranet en lien avec LSC…

Certaines rubriques sont propres à l’extranet et sont autonomes (Organiseur, j’informe, par exemples). Elles ne sont pas abordées dans ce manuel car LSC possède des fonctionnalités identiques et en plus un partage de l’informations entre les collaborateurs.. Aucune passerelle n’existe avec LSC…

PARAMETRER L’ACCUEIL

Page d’accueil principale

Vous pouvez personnaliser la page d’accueil principale en y ajoutant votre logo et en définissant le texte à afficher sur la partie droite de l’écran

LOGO

Bouton « Agence »

Cette rubrique vous propose 4 menus :

Général

Cliquez sur « MODIFIER » pour apporter tout changement puis validez à l’issue…

Informations

Ces données seront reprises côté « clients »

Géolocalisation

Ces données seront reprises côté « clients », partie « CONTACT » (*)

(*) A partir d’octobre 2023, il sera possible, sous certaines conditions d’afficher des informations de contact en fonction d’agences définies dans LSC. Par exemple, l’agence Immo Dupont qui aurait trois agences à Nancy, Metz et Strasbourg pourra afficher les adresses respectives des trois villes en fonction des données de l’entité sur laquelle sont rattachés propriétaires, locataires et/ou copropriétaires. Interrogez nous si vous êtes intéressé !

Logo

Vous pouvez insérer votre logo qui sera par la suite repris sur l’écran d’accueil, partie gauche

Mandataire

Informations vous concernant en tant que Gérant de l’agence. Vous pourrez également saisir les données liées à la carte professionnelle et financières

Bureaux

Vous pourrez saisir notamment votre forme juridique, un SIRET, un code APE, un email professionnel, un téléphone, etc….

La partie « bureaux » sera visible par vos clients, dans la zone « Contacts »

 

TEXTE AFFICHÉ A DROITE

Pour personnaliser le message d’accueil, accédez aux paramètres de l’extranet…

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres

Validez à l’issue…

Page d’accueil « espace »

Une fois les login et mot de passe saisis, vos clients, s’il y a lieu, pourront choisir entre plusieurs espaces, là aussi personnalisables

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres

Ces données seront reprises comme ci-dessous. Si vous ne modifiez rien, les textes suivants seront affichés

• Espace LOCATAIRE
• Espace PROPRIETAIRE
• Espace COPROPRIETAIRE

 

Page d’accueil « client »

Information contact

Toujours dans les paramètres, vous allez pouvoir définir le profil du contact que sera affiché pour vos clients, en fonction de leur type.

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres

Faites votre choix dans chaque menu déroulant :

Validez à l’issue ..

Par la suite, vos clients verront le contact s’afficher de la façon suivante : (exemple pour un propriétaire avec son gestionnaire)

Photo du contact

Si vous désirez en plus afficher la photo du contact, vous devez préalablement l’ajouter dans son profil via

Choix du métier => Organigramme => User => Vignette => Modifier

Informations du conseil syndical

Président CS

Sur l’accueil « Syndic », le président du conseil syndic est affiché par défaut… mais vous pouvez désactiver cet affichage via les paramètres

Vous pouvez cependant, de façon optionnelle, décider d’afficher :

• son email
• son téléphone

Membres du CS (octobre 2023)

Si vous activez cette option, les membres seront affichés sous le président et une pastille vous indiquera le nombre de copropriétaires concernés.

Les autres boutons remarquables

Portefeuille

Le bouton « Portefeuille » vous affiche les fiches présentes sur votre extranet, par catégorie.

GÉRANCE

SYNDIC

Les fournisseurs n’ont qu’un intérêt pour la gestion des tickets, module optionnel de l’extranet, même si à partir d’octobre 2023, ils possèdent leur propre accès extranet…

A partir de chacune des listes, vous accéderez à une fiche détaillée, elle-même contenant plusieurs onglets. Toutes les informations affichées étant issues de LSC.

Exemple pour une fiche Copropriétaire…

Général

Vous affiche les nom et adresse, l’information sur la gestion de la notification par le propriétaire (l’a t-il désactivée ou pas) et son identifiant de connexion.

Le mot de passe, connu de lui seul, ne peut être affiché.

• Re-générer le mot de passe

Si votre client vous signal un problème de connexion (mot de passe oublié, ou il n’arrive pas à s’en sortir..), vous avez la possibilité de forcer un nouveau mot de passe temporaire que vous pourrez lui fournir

Donc, après clic sur cette rubrique et confirmation de votre part, l’écran évoluera en affichant ledit mot de passe….

VALIDER pour quitter cette fenêtre sinon le mot de passe ne sera pas conservé

 

• Se connecter en tant que…

Vous permet de vous mettre « à la place » de votre client et de vous connecter sur son espace personnel. Ainsi, si vous avez une question sur un contenu, vous pourrez le consulter et apporter votre réponse.

Situation compte

Vous permet d’afficher ce que voit votre client quand il accède à l’extranet. Vous pouvez faire des recherches et affiner….

Arborescence

Affiche les lots possédés par immeuble pour un propriétaire / copropriétaire

N’existe pas pour les locataires, car très peu d’intérêt

Demandes

Regroupe la liste des demandes faites par votre client..

Documents

Montre les documents publiés pour votre client, par classeur.

Documents

Ce bouton vous montre tous les classeurs, envoyés depuis LSC,  actifs ou non (nous parlons de ceux qui ne possèdent encore aucun document). Ainsi, vous avez une vue globale de tout ce que vous avez publié pour vos clients.

Exception à cette règle : le classeur « Documents du syndic » (cf. chapitre suivant)

Documents (éventuels) en liste sous les classeurs. Ce sont les documents liés à la gestion des tickets (optionnelle). Ne sont donc affichés qu’en contexte !

Classeur « Documents du syndic »  (loi ÉLAN)

La loi ÉLAN vous impose de publier un certain nombre de documents sur l’extranet, de deux catégories différentes :

• A l’endroit de l’ensemble des copropriétaires

Règlement de copropriété, fiche synthétique, contrat de syndic en cours, etc…

• Pour les Conseils Syndicaux

Pour cette seconde catégorie, nous pouvons même la subdiviser en deux car des documents concernent l’ensemble de votre portefeuille (votre carte professionnelle ou R.C. par exemples) alors que d’autres sont limités à la copropriété (relevés de comptes bancaires, balances générales, etc…

Comment allez-vous y procéder pour publier ces informations ?

A l’aide de ce classeur…

 

Le principe est simple… En ajoutant tout document à ce niveau, tous les membres d’un conseil syndical, tous immeubles confondus verront ce dossier et son contenu dans leur espace personnel

Comment ajouter un document ?

Très simple, ouvrez le dossier, cliquez sur « ajouter un document ».

 

Si vous désirez le supprimer, il suffit de la cocher puis de cliquer sur la croix située à droite du fichier.

Contrairement à la publication faite depuis LSC, vous travaillez en temps réel…

Identités

Affiche la liste de toutes les identités publiées, tous modules confondus.

Y compris les collaborateurs de l’agence

Vous pouvez ensuite faire une recherche par nom ou appliquer un filtre à l’aide des options disponibles en haut de page.

Utilitaires

Un seul bouton est véritablement intéressant pour vous dans cette partie : Configuration –  (puis) – Paramètres.

Les autres nous sont plutôt réservés même si vous pouvez y accéder.

Partie « Finances »

• Activation du module

Si coché, la rubrique « Compte » est visible pour vos clients

• Afficher la liste des dépenses (syndic uniquement)

Permet aux membres du conseil syndical d’accéder à la liste des dépenses…

Attention, il faut que cette même option ait été activée dans les paramètres de l’extranet dans LSC

• Afficher l’état des comptes débiteurs…

Permet aux membres du conseil syndical d’accéder à la liste des copropriétaires débiteurs

• Afficher les fonds travaux

Affichera le montant de fonds travaux détenu par LOT, comme la loi Élan vous y oblige

Ne sera visible qu’après activation du module dans les paramètres de l’extranet

Dans les faits, cela donnera l’affichage suivant pour vos clients

Attention, il faut que cette même option ait été activée dans les paramètres de l’extranet dans LSC

• Permettre au propriétaire d’avoir une vue sur les comptes de ses locataires

En cochant, non seulement le propriétaire accédera à son compte personnel mais également à tous les comptes de ses locataires…

• Sens de présentation des soldes

Détermine l’affichage du solde du compte. En comptabilité, un crédit est négatif mais pour certains esprits non comptables, cette présentation peut être troublante.

Vous pouvez donc l’inverser en choisissant « Débit – crédit »

Prélèvement One/off

• Activer les notifications pour l’agence

Si activé, toute demande avertira par email en fonction de l’adresse indiquée à ce niveau

• Activer les notifications pour le demandeur

Si activé, toute personne ayant fait un prélèvement one/off recevra une confirmation par email

Paiement électronique

• Autoriser le paiement électronique aux clients sans email

La règle de base veut que pour tout paiement, un email soit actif afin de communiquer. Cette rubrique permet de s’en passer…

• Email du commerçant TPE

A renseigner si vous activez le paiement par CB depuis l’espace personnel de vos clients.

Partie « Documents »

• Activation du module

Active l’extranet, tout simplement. Si cette boite n’est pas cochée, aucune connexion n’est possible

• Afficher les classeurs vides

Quand vous publiez les documents, ils sont attachés à un classeur. Il se peut donc que certains d’entre eux ne contiennent aucuns documents. En cochant cette case, vous affichez tous les classeurs, dans le cas contraire seuls ceux « actifs » seront montrés.

• Documents métier Gestion

Permet de donner l’accès aux documents (donc aux classeurs) à vos propriétaires et/ou locataires

• Documents métier Syndic

Permet de donner l’accès aux documents (donc aux classeurs) à vos copropriétaires.

• Ajout de documents dans les classeurs autorisés

Si cochée, le bouton « ajouter un fichier » est présent dans les classeurs de documents où cet ajout est permis

• Notification de nouveaux documents via e-mail

Si active, cette option enverra à vos clients un email leur signalant tout nouveau document disponible dans leur espace.

A savoir : même si actif…. chaque client pourra décider ou non de continuer à recevoir lesdites notifications.

• Permettre au propriétaire d’avoir une vue sur les documents de ces locataires

Comme son titre l’indique, en cochant, vos propriétaires accéderont via leur accès « Documents » à ceux de leurs locataires

Partie « Contacts »

Vous pouvez définir à ce niveau les informations qui seront affichés sur la partie « Accueil » de l’extranet de vos clients…

• Information contact pour le copropriétaire

Choisissez dans le menu déroulant ce qui doit être montré aux copropriétaires

• Information contact pour le propriétaire / locataire

Même principe

• Afficher le nom du président du CS
• Afficher l’email / le téléphone du président du conseil syndical

Le président du CS est toujours affiché sur l’accueil de vos copropriétaires. Vous pouvez ici compléter (ou pas) l’information que vous leur montrez.

• Afficher les membres du CS

Si activé, tous les membres du CS peuvent être consultés en ouvrant un menu déroulant

Partie « Demandes »

L’activation montrer (ou pas) ce menu sur l’espace de vos clients

Partie « Lots »

L’activation montrer (ou pas) ce menu sur l’espace de vos clients

Tickets

Module optionnel à l’extranet, il permet la gestion des ordres de services ou autres demandes de devis auprès de vos intervenants. Ce module offre un grand nombre de fonctionnalités, automatisées ou non, facilitant la communication entre le demandeur (locataire, propriétaire, copropriétaire, …vous) et l’intervenant.

N’hésitez pas à interroger notre service commercial pour de plus amples informations.

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Partie « client »

La partie « client » est accessible via l’adresse suivante :  « MonNomDedomaine.crypto-extranet.com/extranet »

Elle concerne

• le propriétaire
• le locataire
• le copropriétaire

Connexion

Lors de la 1ère connexion, votre client doit saisir les login et mot de passe que vous lui avez fournis.

La 1ère connexion entraînera l’obligation de changement de mot de passe (et les critères à respecter sur ce dernier) afin qu’il soit personnalisé. L’écran suivant sera donc systématique

Mot de passe oublié

S’il les a oubliés, il peut cliquer sur « Mot de passe oublié » pour arriver sur un formulaire de régénération d’un mot de passe à l’aide du bouton « Envoyer un email »

Choix de l’espace

La fenêtre suivante est contextualisée, c’est à dire qu’elle va proposer les accès en fonction de la catégorie de tiers qui s’y connecte. Ainsi, si votre client est à la fois copropriétaire / propriétaire et/ou locataire, un double accès sera affiché. Sinon, il arrivera directement sur son espace personnel.

Menu déroulant (en haut à droite)

• Redéfinir son mot de passe

Ce dernier peut être changé à tout moment via cet accès

• Déconnexion

Quitte l’extranet et affiche la fenêtre de la connexion initiale (login et mot de passe à saisir)

LES ESPACES

Trois espaces sont à distinguer :

• Propriétaire
• Locataire
• Copropriétaire

Même si des menus sont proposés, les espaces sont « mono » page et peuvent être parcourus avec le « scroll » de la souris

Parcourons les fonctions communes et celles qui les diffèrent.

Partie « Entête »

Logo

Le logo affiché est le même que celui défini pour la page d’accueil.

Accès autre(s) espace(s)

La partie centrale permet d’accéder à d’autres espaces si votre client en a plusieurs

• Espace copropriétaire : permet de passer d’un immeuble à un autre
• Espace propriétaire : permet de passer d’un compte à un autre
• Espace locataire : permet de passer d’un lot à un autre (cf. exemple ci-dessous)

Nouveau courrier

Si un chiffre est affiché à côté de la cloche, cela signifie qu’un nouveau document est disponible. En cliquant, une fenêtre affiche le(s) document(s) qui peut(vent) être immédiatement imprimé(s) ou téléchargé(s). Une fois lu(s), il(s) sera(ont) consultable(s) dans le menu « documents », via un classeur.

Menu déroulant (en haut à droite)

• Redéfinir son mot de passe

Ce dernier peut être changé à tout moment via cet accès

• Déconnexion

Quitte l’extranet et affiche la fenêtre de la connexion initiale (login et mot de passe à saisir)

Les menus

Ils donnent accès à 7 menus (*)

(*) L’espace « locataire » n’a pas le menu LOTS

(*) le menu « Suivi d’interventions » n’est visible qu’avec le module GESTION DES TICKETS actif

Accueil

Solde

• Affiche en rouge le solde débiteur du compte
• Een vert le solde créditeur

Paiement en ligne

• Si solde débiteur (et si vous avez activé ces options), propose un paiement en ligne (espaces locataire et copropriétaire)

Les paiements en ligne peuvent être faits par Carte bleue (*) ou en prélèvement one/off (unique) (*)

(*) L’activation d’un mode ou d’un autre (ou les deux) est à faire dans La Solution Crypto. Contactez notre service assistance si besoin.

Photo(s)

• Sur l’espace locataire, ce sont les photos du lot qui sont affichées
• Sur l’espace propriétaire, la photo d’un lot, les autres peuvent être consultées à l’aide des flèches de droite ou gauche
• Sur l’espace copropriétaire, ce sont les photos de l’immeuble qui sont affichées

Seules les 3 premières photos d’un immeuble (ou d’un lot) sont envoyées, à conditions qu’elles soient cochée « à publier » (petite planète) et qu’elles soient de type .png ou .jpg ou .jpeg

Information centrale

• Sur l’espace locataire, données de l’immeuble et du lot occupé
• Sir l’espace propriétaire, nombre de lots possédé, puis détail des lots par immeuble
• Sur l’espace copropriétaire, données de l’immeuble, détail des lots et nom (+ coordonnées affichables sur option) du président du conseil syndical.

Partie droite

Affiche l’interlocuteur par défaut en fonction des paramètres que vous avez défini (cf. chapitre paramétrage de l’extranet)

Finances

Mon compte (+ fonctions de recherches)

Communes aux trois espaces, ces options permettent

• d’afficher le solde du compte
• de visualiser le détail du compte en cliquant sur le flèche à droite du solde
• de rechercher une ou des écritures par un mot clé (sur libellé) ou un montant
• de rechercher les écritures sur une borne de dates
• d’afficher dan un fichier PDF tout le compte ou le résultat de la recherche

Fonds travaux (espace copropriétaire)

Affiche, par lot, le montant détenu pour le fonds travaux issu de comptes 105xxx (et 102xxx si activé dans les paramètres de LSC)

Etat des dépenses (espace copropriétaire)

Deux conditions pour être vu

• Que vous ayez activé le module dans les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Liste des dépenses

• Que le copropriétaire ait le droit de le voir (cf. droits sur paramètres LSC, classeur « factures »)

S’il est visible, ce sont alors toutes les dépenses de l’immeubles qui sont affichées, sur deux exercices

Les dépenses sont classées par :

• Clé de répartition
• Compte
• Chronologiquement

Si les sigles  s’affichent sur l’écriture, cela veut dire que la facture liée est consultable, voire téléchargeable.

Comment lier une facture à une dépense ?

Au delà de la liste des dépenses, vous pouvez proposer à vos copropriétaire de consulter les factures liées aux dépenses affichées.

En effet, quand vous saisissez comptablement les factures dans LSC

• Si vous les liez aux documents (scannés, de type PDF) via les pièces comptables,
• Si vous avez paramétré le « classeur factures » dans les paramètres de l’extranet

 

 

 

 

Etat des comptes débiteurs (espace copropriétaire)

Deux conditions pour être vu

• Que vous ayez activé le module dans les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Etat des comptes débiteurs

• Que le copropriétaire soit un membre du Conseil Syndical (ou le président)

 

Seuls les comptes des copropriétaires débiteurs sont affichés, par ordre alphabétique par défaut.

Vous pouvez également les trier par solde (du plus au moins débiteur)

RIB copropriété (espace copropriétaire)

Par défaut, nous envoyons le RIB de la copropriété sur l’extranet et il est présenté comme ci-dessous :

Quelques précisions :

• Pour ne pas le publier, il faut cocher « Ne pas envoyer les coordonnées bancaires de la copropriété » dans les paramètres de l’extranet dans LSC

Accès : Menu accueil : paramètres, préférences et administration, administration métier, publication internet, publication service client

• Les éléments du compte de banque sont ceux sur lequel vous avez coché « utiliser le compte pour les coupons-réponses ». Idem pour l’ordre.

Idem pour l’ordre

Si vous êtes sur un code pays « Nouvelle Calédonie » ou « Tahiti », c’est alors le RIB est qui envoyé en lieu et place des IBAN et BIC

Mes locataires (espace propriétaire)

Cette rubrique ne sera visible qu’après activation du module dans les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Mon compte => « Permettre au propriétaire d’avoir une vue sur les comptes de ses locataires

 

Vous est présenté pour chaque locataire :

• Son lot
• Son nom
• Sa date d’entrée
• Son solde
• Le détail du compte après clic sur la flèche à droite du solde

Documents

Cet onglet affiche en contexte les documents que vous publiez sur l’extranet depuis LSC…

Il n’est visible qu’après activation dans les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Mes documents => Activation du module

Classeurs

• Sont triés par ordre alphabétique
• Vous pouvez montrer tous les classeurs eu seulement ceux qui ne sont pas vides (paramétrage de l’extranet)

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Mes documents => Afficher les classeurs vides

• Les documents sont classés par date à l’intérieur d’un classeur

Les sigles    permettent de visualiser et/ou télécharger le document

Le classeur « documents du syndic » est particulier car c’est le seul vu par tous les copropriétaires, tous immeubles confondus. Il s’alimente depuis la partie « administration » de l’extranet

Chaque document peut être coché afin de les télécharger par salve (sous forme de fichier en .zip qu’il vous faudra décompresser sur votre ordinateur)

Sous classeurs (et sous sous classeurs)

Certains classeurs (Gérance) ont des sous-catégories génériques :

cf. copie d’écran ci-dessus

Vous pouvez vous-même créer des sous-classeurs dans LSC par le biais de dossiers. cf. paramétrage de LSC dans cette documentation

Lots

Affiche, pour  les espaces Propriétaire et Copropriétaire, les lots triés par immeuble avec les photos envoyées depuis LSC et quelques informations sur le lot.

Il n’est visible qu’après activation dans les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Mes biens => Activation du module

A noter que si vous n’envoyez pas de photo, nous en affichons une « générique » (libre de droits)

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Demandes

Cette onglet permet à vos clients de vous envoyer une demande en ayant préalablement choisi son type et d’en garder une trace.

Il n’est visible qu’après activation dans les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Mes informations, mes demandes => Activation du module

Choix du type de demande

Vos clients pourrons choisir dans une liste le type de demandes qu’ils souhaitent faire…

et joindre des PJ’s, si nécessaire

A NOTER : si le choix se porte sur « Demande d’intervention » et si, vous possédez la gestion des tickets, celle-ci créera un « pré-ticket » qui pourra être confirmé par le gestionnaire

Historique des demandes

Dans la partie inférieure de la fenêtre, vos clients pourront retrouver la liste des demandes qu’ils vous ont adressées

Suivi d’interventions

Ce menu affiche les tickets « en cours » ou « clôturés » en contexte.

Il permet à vos clients de suivre pas à pas les différentes étapes de le vie d’un ticket et même d’y participer à l’aide de la rubrique « Envoyer un message »

 

Ce menu n’est visible que

• Si vous possédez le module de gestion des tickets
• Si vous l’avez paramétré en permettant à votre client de le voir, en fonction de son profil

Exemple de paramètre pour le syndic

Vous déterminez si le ticket ouvert sur l’immeuble est visible que par le demandeur et/ou les membres du CS, voire tous les copropriétaires.

C’est un paramètre par défaut, il peut être ajusté à chaque création de ticket par le gestionnaire

Contact

Affiche les différents contacts envoyés sur l’extranet depuis LSC, par rôle

Il n’est visible qu’après activation dans les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Utilitaires => Configuration => Paramètres => Mes contacts => Activation du module

Vous pouvez également afficher le nom de l’agence et d’autres informations (mail, Tél)  en remplissant les paramètres de l’extranet

Choix du métier => Agence => Bureaux => Modifier