Addendum des modifications apportées à LSC sur les versions 5 depuis mars 2020

Sommaire

Tous les points par module sont cliquables et permettent d’arriver directement sur la rubrique escomptée. Un bouton « retour sommaire », placé au même niveau que chacune des rubriques énumérées ci-dessous permet de revenir en tête de document en un clic.

Les nouveautés sont affichées en bleu lorsque vous accédez au chapitre demandé…

Survolez les titres et si un pictogramme apparaît, il devient « cliquable » pour afficher le chapitre souhaité…

Nouveautés et corrections des versions 5.6.19 et 5.5.31

Extranet (service client)

– Loi ELAN applicable au 1er juillet 2020

Module SYNDIC

-Vote par correspondance : toutes les nouveautés
-Vote à distance : AG Connect, notre nouveau partenaire
– Liasse externalisation : possibilité de créer des liasses par copropriétaire en création d’événement
-Gestion des pouvoirs
-Nouvelles règles de vote : article 26-1 en 25 – 25-1 en 24

 

Module GÉRANCE

– Trop perçu

EXTRANET

Nouveautés liées à la loi ELAN

Préambule

La loi ÉLAN vous impose de publier un certain nombre de documents sur l’extranet, de deux catégories différentes :

• A l’endroit de l’ensemble des copropriétaires

Règlement de copropriété, fiche synthétique, contrat de syndic en cours, etc…

• Pour les Conseils Syndicaux

Pour cette seconde catégorie, nous pouvons même la subdiviser en deux car des documents concernent l’ensemble de votre portefeuille (votre carte professionnelle ou R.C. par exemples) alors que d’autres sont limités à la copropriété (relevés de comptes bancaires, balances générales, etc…

Comment allez-vous y procéder pour publier ces informations ?

Rien ne change pour les copropriétaires et les conseils syndicaux pour ce qui est lié à l’immeuble. Les événements crées, chronotés et publiables dans LSC seront vus par ces différentes catégories.

Nouvelles options

Publier un document relatif à l’ensemble de votre portefeuille

Comme la publication depuis LSC est gérée par immeuble, nous avons jugé préférable de travailler directement depuis l’extranet pour ajouter ce type de fichier.

Connectez-vous à votre extranet, allez en Syndic, puis sur Documents pour constater qu’un nouveau dossier a été ajouté : DOCUMENTS_du_SYNDIC

Le principe est simple… En ajoutant tout document à ce niveau, tous les membres d’un conseil syndical, tous immeubles confondus verront ce dossier et son contenu dans leur espace personnel

Comment ajouter un document ?

Très simple, ouvrez le dossier, cliquez sur « ajouter un document ».

Si vous désirez le supprimer, il suffit de la cocher puis de cliquer sur la croix située à droite du fichier.

Contrairement à la publication faite depuis LSC, vous travaillez en temps réel

 

Publier le fonds travaux attaché au lot (compte 105)

Autre obligation de la loi ÉLAN, est de permettre à vos copropriétaires de visualiser le montant des fonds de travaux attaché à chacun de ses lots.

Le plan comptable étant normé, nous parlons ici des comptes de type 105 sur lesquels un détail des montants détenus par lot est toujours affiché. Le fait que vous soyez sur la dernière version de LSC suffit à automatiser cet envoi.

Les fonds ne sont envoyés que si le montant est différent de 0

Publier  les comptes 102xxx

Le compte 105 ne montre que les fonds appelés et ne fait donc pas mention des autres provisions pour travaux décidés, liés aux comptes 102xxx. Pour ce dernier cas, nous avons ajouté, sur option, la possibilité de les publier également.

Dans les paramètres de l’extranet, une nouvelle boite à cocher vous permet cette activation.

 

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MODULE SYNDIC

Assemblée générale

Vote par correspondance

L’avènement du vote par correspondance entraîne beaucoup de changements dans la gestion d’une assemblée générale et cela se traduit des façons suivantes dans La Solution Crypto…

Formulaire de votre par correspondance

Un arrêté du 2 juillet 2020 fixe les modalités du vote par correspondance et notamment le formulaire que les copropriétaires doivent vous renvoyer au plus tard 3 jours francs avant l’assemblée générale. Cet envoi peut être fait par courrier ou par email.

En complément de notre version 6.0.6, nous vous mettons à disposition ledit formulaire, adapté à notre traitement de texte. Vous le trouverez sous deux formes :

• En modèle d’événement ne contenant que les informations lui étant inhérentes
• En pages complémentaires dans la convocation A.G, en remplacement des feuilles de vote qui feraient doublon si nous les conservions. En effet, même un copropriétaire désirant être en présentiel ou donnant pouvoir pourra se servir du tableau joint pour préparer ses votes.

Les modèles seront envoyés sur simple demande ou disponibles sur votre espace client via www.crypto.fr

Si vous désirez conservez votre modèle, vous pourrez vous servir du 1er cité ci-avant pour le copier / coller dans le vôtre. A votre charge d’en vérifier la cohérence globale…

Saisie des présences

Au delà du vote par correspondance, les copropriétaires peuvent aussi participer à l’AG à distance, requalifiant ainsi les copropriétaires en cinq catégories distinctes :

• Présents physiquement
• Présents mais représentés
• Présents à distance (nous y reviendrons dans le chapitre suivant)
• Vote par correspondance (pour ces derniers, il faut également saisir la date de réception du formulaire, qui sera reprise sur la feuille de présence)
• Absents

L’écran de saisie des présences de LSC reflète ce nouvel été de fait avec l’ajout de deux colonnes et le renommage des autres

Chaque copropriétaire se voit donc affecté un code :

• Absent : N
• Présent physiquement : O
• Représenté : R
• Présent à distance : D
• Vote par correspondance : C

(Seuls les codes O et D peuvent être représentés)

Si vous ne gérez pas les votes par correspondance, il est possible de revenir aux anciens écrans en décochant une option présente dans les paramètres syndic de l’administration…

Particularités des votes par correspondance

Puisque vous recevez les instructions du copropriétaire au moins trois jours francs avant l’A.G., vous pouvez (devez ?) saisir les votes de ce dernier dès la saisie des présences.

En effet, un double-clic sur les tantièmes d’un copropriétaire dans la colonne « vote par correspondance » affiche un nouvel écran permettant ladite saisie :

Par défaut sont affichées toutes les résolutions (et sous-résolutions) avec un statut « non votant » + la date du jour comme date de réception du formulaire

Saisissez les votes en cliquant simplement dans les bonnes colonnes. A l’issue, validez.

Vous noterez que les résolutions contenant des sous-résolutions sont affichées de façon différente pour une lecture simplifiée.

Conséquences ?

• Les votes sont enregistrés et seront affichés sur l’onglet « Saisie des votes » lorsque vous cliquerez sur ÉTAPE SUIVANTE
• Les copropriétaires concernés seront affublés du code « C » sur chaque résolution de la saisie des votes

Evolution des boutons présents sur cet écran…

• Imprimer, options 1 et 2 (ATTENTION, ne concerne donc pas les feuilles de présence multi-clés)

La feuille de présence affiche deux informations dans la colonne émargement : « VOTE PAR CORRESPONDANCE » et la date de réception du formulaire

• Ouvrir dans une liste

Les nouvelles colonnes de la saisie des présences sont prises en compte dans l’affichage sur tableur

• Tous présents

Quatre possibilités. Indiquer que les copropriétaires sont TOUS PRÉSENTS physiquement ou à distance ou de ces deux façons mais en conservant les votes par correspondance préalablement saisis

• Tous absents

Deux possibilités. Indiquer que les copropriétaires sont TOUS ABSENTS ou en conservant les votes par correspondance préalablement saisis

Saisie des votes

Visuel

Sur cet écran sont donc distingués les copropriétaires ayant voté par correspondance :

• Dans une nouvelle colonne, le statut « C » est affiché
• Les votes saisis sur l’onglet précédent sont affichés

Annulation des votes « favorables »

Extrait du décret :  » Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire établi conformément à un modèle fixé par arrêté. Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d’assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution. » Ce formulaire est régi par les articles 9, alinéa 2, 9 bis, 14, alinéas 1 à 4, 14-1 et 17, alinéa 3, du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 modifié pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 … »

Par essence, les votes par correspondance ne sont pas modifiables. Cependant, comme le précise le décret, le copropriétaire devient « défaillant » (donc non votant) s’il a voté OUI à une résolution et que celle-ci est amendée pendant l’assemblée.

Une nouvelle option « Annuler les votes par correspondance, s’ils sont favorables » est donc présente lors du vote de chacune des résolution.

Evolution des boutons présents sur l’écran

• Unanimité OUI
• Unanimité NON
• Unanimité ABS (abstentions)
• Unanimité Non votants

Ne s’appliquent pas aux votants par correspondance

• Imprimer (option feuille de signature)

Ajout de la mention « VOTE PAR CORRESPONDANCE » en contexte.

Calculer le rapport

Pas de nouvelles fonctionnalités liées au vote à distance ou par correspondance sur cette page MAIS votre procès verbal peut afficher ces nouvelles informations apportant ainsi de la clarté supplémentaire à vos copropriétaires.

Nous tenons à votre disposition deux nouveaux modèles (accessibles sur votre espace client ou sur simple demande) dans lesquels ces données sont détaillées.

Ci-dessous, un exemple de ce que vous retrouverez dans ces matrices pour :

• Le récapitulatif des copropriétaires

• Un vote

A noter que si vous utilisez votre modèle, celui-ci affichera toujours les bons résultats mais regroupés. Par exemple, le nombre de présents (Variable VR_ent16) contiendra à la fois, les présents physiquement, à distance, par correspondance ou représentés.

Si vous désirez modifier votre modèle personnel, vous pouvez retrouver sur le lien suivant (chapitre « variables et balises du rapport AG ») tous les éléments nécessaires aux différents affichages. Variables de LSC

 

Vote à distance

La version 6.0.6 est compatible avec notre partenaire AG CONNECT, présent sur notre store. Il permet la tenue d’une assemblée générale à distance pour les copropriétaires ne désirant ou ne pouvant pas se rendre sur le lieu de l’AG.

L’AG est établie sur le module AG CONNECT jusqu’au rapport AG puis un retour (comme pour une A.G. nomade) est prévu dans LSC pour rapatrier l’ensemble des données traitées.

• Conformément au décret, AG Connect retransmet la voix et assure la retransmission continue et simultanée des communications grâce à un outil de visioconférence intégré
• Obligation pour le copropriétaire de signer la feuille de présence, AG CONNECT est équipé d’un système de feuille de présence et de signature avec empreinte numérique
• En cas d’incident technique, la loi stipule que cela doit être mentionné sur le PV d’assemblée générale, AG CONNECT permet un traçage numérique de tous les événements et délivre un certificat de preuve de l’ensemble des actions ayant eu lieu… »

Consultez la suite sur le lien suivant : AG CONNECT« 

Nouvelles règles de vote pour l’article 26-1

Dorénavant, pour l’article 26-1, si pas de majorité oui ou non, un revote immédiat à l’article 25 est possible si le projet a recueilli au moins la moitié des membres présents ou représentés et au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires

Ensuite, comme pour le passage de l’article 25-1 à 24, un texte s’intègre en fin de résolution pour expliquer ce qui a été fait.

Si vous modifiez le texte proposé par défaut, il sera mémorisé par LSC.

Nouvelles règles de vote pour l’article 25-1

Pour l’article 25, si pas de majorité oui ou non, le revote est dorénavant immédiat à l’article 24 si le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires. Auparavant, il fallait d’abord décider s’il fallait revoter ou pas à l’article 24 par… un vote.

Dorénavant, le texte ajouté en fin de résolution pour expliquer le passage en article 24 est mémorisé.

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Module GÉRANCE

 

LOCATAIRE

Trop perçu

Traitement

Amélioration des contrôles d’intégrité des données traitées lors du traitement de l’affectation des trop perçus (lancement calcul d’honoraires)

Méthode de basculement des écritures

Amélioration de la sélection par une recherche différente de cette dernière.

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