Extranet Crypto : publication de votre GED (Gestion Électronique de Documents), consultation des comptes (avec possibilité de paiement en CB ou prélèvement One/off), gestion des demandes, des tickets d'intervention (sur option), ...
Sommaire
Tous les points par module sont cliquables et permettent d’arriver directement sur la rubrique escomptée. Un bouton « retour sommaire », placé au même niveau que chacune des rubriques énumérées ci-dessous permet de revenir en tête de document en un clic.
Les nouveautés sont affichées en bleu lorsque vous accédez au chapitre demandé…
Survolez les titres et si un pictogramme apparaît, il devient « cliquable » pour afficher le chapitre souhaité…
Préambule
– Accès
Paramétrage dans LSC
– Activer l’extranet
– Paramétrage des données envoyées vers l’extranet
– Liste des copropriétaires
– Modèles d’événements
– Comptes à publier
– Publication vers l’extranet
Extranet
Partie Administrateur
– Accès
– Fenêtres d’accueil
– Les boutons
Partie Client (Copropriétaire, propriétaire, locataire)
– Connexion et mot de passe
– Extranet (visuel)
– Boutons remarquables
Préambule
L’extranet Crypto propose à vos clients un accès riche et ludique à une grande source d’informations (comptes, documents génériques ou personnels, etc…) tout en répondant aux exigences de la récente loi ELAN (juillet 2020).
Tout est paramétré à partir de la Solution Crypto puis envoyé vers l’extranet de façon automatique aux jours et heures que vous définissez. La publication des documents est gérée via les événements : zone traitement de texte transformée en PDF à l’envoi et/ou pièce(s) jointe(s).
Vos clients ont un accès sécurisé par mot de passe connu d’eux seuls et peuvent échanger facilement avec vous par une simple demande.
L’extranet est également lié à la gestion des tickets (sur option) permettant une gestion facilitée des ordres de services ou autres demandes de devis dès la demande d’intervention à la réception de la facture finale.
Dans cette documentation, nous partons du principe que vous êtes en version 6 ET que vous possédez déjà votre compte « extranet ». Ainsi, le questionnaire pour l’activation de ce dernier a été dûment rempli, retourné et validé par nos services.
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Partie 1 : paramétrages dans LSC
Activer l’extranet
Nouvelle licence
L’accès à l’extranet nécessite la validation d’une nouvelle licence fournie par nos services.
Accès : écran d’accueil, menu Paramètres, Préférences et administration, administration du logiciel, valider une licence
Nom de domaine
Un compte a été ouvert sous le nom de domaine que vous souhaitiez. Il est maintenant temps de l’indiquer à LSC.
→ Accès : écran d’accueil, menu Paramètres, préférences & administration, administration métier, publication internet, publication service client.
A ce niveau, seule la partie haute de la fenêtre nous intéresse. Dans la rubrique « Nom de domaine », saisissez celui donné à Crypto.
Puis, validez.
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Paramétrages des données envoyées vers l’extranet
→ Accès : écran d’accueil, menu Paramètres, préférences & administration, administration métier, publication internet, publication service client.
Classeurs
Pour publier vos documents vers l’extranet, vous créez des événements qui sont rangés dans des classeurs. Vous devez donc d’abord déterminer vos besoins en « classeur » en vous servant de la liste proposée mais vous pouvez également modifier un nom existant (à quelques exceptions près) et/ou en créer de nouveaux.
Les classeurs sont différenciés par module… et ont des niveaux d’accès selon le type de tiers…
La gestion des classeurs se fait à l’aide des boutons ci-avant.
Gérance
Par défaut, 16 classeurs vous sont affichés avec deux niveaux de droits d’accès :
Donc, en cochant la case correspondante, un document contenu dans ledit classeur sera visible sur l’extranet par les tiers escomptés.
- La colonne « LOT » n’est pas utilisée
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Syndic
Pour ce module, le fonctionnement diffère légèrement car les options proposées concernent systématiquement des copropriétaires. Les niveaux sont donc les suivants :
- Copropriétaire
- Membre du conseil syndical
- Président du conseil syndical
Le niveau des droits se lit de droite à gauche. Ainsi, si vous cochez « Président du CS », seul celui qui a ce titre verra le ou les document(s) lié(s) au classeur.
Si vous cochez « Président + membre », seuls tous les membres du CS auront accès au classeur
Si vous cochez « Président + membre + copropriétaire », tous auront accès au(x) document(s) du classeur.
Il ne faut donc pas cocher simplement « copropriétaire », au risque de ne pas montrer un document à un membre du CS.
Exemples : Le classeur « factures » dont seuls les membres du C.S sont autorisés à les consulter. Il faut le paramétrer ainsi :
Le classeur « contrat de syndic », visible par tous, doit être défini comme suit :
- La colonne « Prestataire » n’est pas utilisée
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Autres rubriques
Activer log (réservé Crypto)
En cochant cette option, un fichier sera crée au moment de l’envoi vers internet et pourra servir en cas de problème en étant analysé par nos services
Log WinScp en XML (réservé Crypto)
Dans le dossier /resources/win/GedSynchro, nous disposons maintenant d’un fichier winscp.xml qui contient bon nombre d’informations pour chaque fichier transmis au service client. Nous connaissons le chemin d’accès du fichier envoyé, le chemin d’accès du fichier sur le serveur FTP et si le transfert a réussi ou a échoué (accompagné de la raison de l’échec si elle est reconnue)
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Regrouper les écritures de trésorerie (Propriétaire)
Dans LSC, quand vous encaissez un montant pour un propriétaire et notamment quand il est issu du locataire, celui-ci est détaillé par rubrique fiscale. En cochant cette case, un regroupement par date sera fait à partir des écritures du journal de banque.
Cela peut faciliter la lecture du compte par le propriétaire.
Regrouper les écritures de trésorerie (Locataire)
Même principe que la rubrique précédente mais pour les comptes locataires.
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Exclure les analytiques non reversés aux propriétaires
LSC permet de créer des comptes analytiques (par exemple 47Prov pour les provisions conservées) et de les rattacher aux écritures. Dans certains cas, ces écritures n’ont pas vocation à être reversées aux propriétaires, il n’y a donc pas lieu non plus de les publier sur l’extranet afin d’éviter toute confusion (entre ce que vous pourriez lui montrer et ce que vous lui redonnez réellement).
Utiliser le nom des pièces jointes des événements pour le titre des documents sur l’extranet
La publication de documents se fait via des événements (cf. chapitres suivants). Ils peuvent être rattachés à des pièces jointes qui seront également envoyées. Lors de l’envoi, par défaut, les PJ’s prennent un nom neutre. Si vous cochez cette option, le nom d’origine de la PJ est conservé lors de la publication.
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Regrouper les écritures de trésorerie (Copropriétaire)
Même principe que les deux rubriques Propriétaire et locataire ayant le même libellé.
Ne pas envoyer les coordonnées bancaires des copropriétés
Par défaut, si l’IBAN et le BIC de la banque du syndic a été renseigné sur la fiche entité, ces informations seront publiées et visibles par les copropriétaires, leur permettant, par exemple, de vous faire des virements.
Si vous cochez cette rubrique, rien ne sera envoyé…
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Envoyer le liste des dépenses
En activant cette option, vous envoyez à chaque publication les dépenses liées à tous les exercices en ligne (non encore clos). Elles seront donc consultables par les tiers ayant ce droit. Comme les dépenses ne sont pas « un classeur », elles prennent de fait le paramétrage du classeur « Factures ». Ce sont donc les droits attachés à ce classeur qui détermineront l’accessibilité à cette rubrique pour vos copropriétaires.
Si, en plus, vous avez attaché des PJ aux écritures de dépenses, elles seront également visibles au même niveau.
Envoyer les comptes 102xxx dans les fonds travaux
Rappel : Les fonds travaux, matérialisés par la racine 105 dans une comptabilité syndic sont, par obligation, publiés sur l’extranet. Seulement, ils ne montrent que les fonds appelés et ne font donc pas mention des autres provisions pour travaux décidés, liés aux comptes 102xxx. Pour ce dernier cas, nous avons ajouté, sur option, la possibilité de les publier également.
Dans les paramètres de l’extranet, cocher cette rubrique vous permet cette activation.
Les fonds ne sont envoyés que si le montant est différent de 0
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Liste des copropriétaires
Autre document obligatoire à destination du conseil syndical, la liste (à jour) des copropriétaires.
Modèle d’événement « liste des immeubles »
Avant tout, il faut créer un modèle d’événement « liste des immeubles », attaché à un dossier qui ne sera visible que par les membres du C.S.
Paramétrage
Dans les paramètres deux rubriques sont à remplir : Numéro pour la création du document sur l’immeuble ET Modèle d’événement pour archivage.
Ces deux informations déclencheront certains automatismes…cf. ci-après
Création des listes
Comme il vous faudra créer une liste par immeuble, une nouvelle fonctionnalité, à partir de la liste des immeubles, est accessible.
Depuis la liste, sélectionnez les immeubles à traiter puis, via le menu « Actions », demandez « Générer la liste des copropriétaires
A l’issue de ce traitement, chaque immeuble se verra attribuer un fichier nommé « Liste_copropriétaires.pdf » dans l’onglet document avec le numéro défini dans les paramètres
En détail…
Publication de ces listes
Quand vous créez les liste depuis la liste des immeubles, un événement est également crée en parallèle par immeuble. Il sera donc publié dès l’envoi suivant…
Automatismes de mise à jour et publication des listes
Par essence, un fichier publié est figé alors qu’il vous faut tenir ces listes à jour sur l’extranet… Chaque liste sera automatiquement modifiée sur la fiche immeuble avec nouvelle création d’un événement puis publication sur le principe du « annule et remplace » dans les cas suivants :
- Lors de la saisie d’une mutation
- Si vous modifiez une fiche tiers attachée à une fiche copropriétaire
- Si vous modifiez une information dans une fiche copropriétaire qui a une incidence sur les données visibles sur la liste.
Inactiver uniquement les comptes…
Dès lors qu’un compte est autorisé en publication, il est envoyé quelque soit son statut.
- Locataires, à l’enregistrement du préavis
- Locataires, à l’enregistrement du départ
- Copropriétaires vendeurs, à l’enregistrement d’une mutation
Ces trois options vous permettent leur prise en compte ou non en fonction de l’évolution de ce statut.
Renvoyer les documents depuis le…
Cette rubrique, comme son nom l’indique, autorise le renvoi de document depuis une date donnée…
Depuis plusieurs versions, nous avons ajouté à partir de la liste des événements, dans le menu « actions », la possibilité de « republier » en date du jour une sélection d’événements. Il nous semble plus aisé de vous servir de cette rubrique plutôt que celle présente sur cet écran. Elle est conservée pour des raisons de rétrocompatibilité de versions.
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Paramétrage des modèles d’événement
Dans le chapitre précédent, nous avons abordé le principe des classeurs dans lesquels les documents publiés son rangés. Pour publier, il faut donc avoir crée un événement, lui même attaché à un… modèle. C’est sur ce dernier que le lien avec le classeur doit être défini.
C’est donc une étape indispensable à la publication de documents…
→ Accès : écran d’accueil, menu paramètres, préférences & administration, administration métier, tous modules, modèles d’événements.
Sur les modèles d’événement, un onglet est dédié à GED…il se nomme…. Extranet
Classeur
C’est ici que vous devez choisir un classeur de type
OU
… pour les documents
Faites le à partir du menu déroulant. A l’issue, votre modèle sera lié au classeur.
Regrouper par type de dossier
En cochant cette boite, vous permettez la création d’un lien entre l’utilisation du modèle et un dossier. En effet, en création d’un événement, si un dossier est affecté à ce dernier, lors de la publication, ce courrier sera classé dans un dossier dont le titre sera le type défini dans LSC.
Explications par l’exemple : vous créez un événement pour écrire à l’assureur d’un locataire. Préalablement, vous aviez ouvert un dossier de type « Sinistre » sous le numéro 0152.
Sur votre événement, vous renseignez dans la rubrique « dossier » ce numéro. A la publication, cet événement sera donc classé dans un dossier nommé « Sinistre ».
Cette méthodologie permet donc la gestion de sous rubriques et de faciliter la recherche des documents.
Il est même possible d’avoir des sous sous rubriques. Si vous choisissez par exemple le classeur « Courriers / locataires », une fois l’événement publié, il sera dans le classeur « Courriers » puis après ouverture dans « Locataires » et en ouvrant ce dernier, dans « Sinistre ».
Préfixer les documents (ref. dossier)
Si vous avez coché « regrouper par type… », cette rubrique devient visible.
Elle permet d’ajouter la référence du dossier rattaché à l’événement sur la pièce jointe envoyée vers l’extranet.
Durée de publication en mois par rapport à la date de traitement de l’événement
Pour chaque modèle, vous pouvez déterminer la durée de publication. Par exemple, si une quittance ne doit pas rester plus d’une année, vous notez « 12 » dans la rubrique.
Si vous ne saisissez rien, la publication sera …ad vitam æternam
Utiliser le nom des pièces jointes…
Cette rubrique, déjà présente dans les paramètres de l’extranet, permet de « ramener » au niveau du modèle ce fonctionnement. Si vous vous en servez dans les modèles, il faut alors la décocher dans le paramétrage car il prend « le pas » sur tout le reste.
Activer les notifications
C’est au niveau du modèle d’événement que vous pouvez déterminer si l’utilisation de celui-ci doit chainé, une fois publié, sur une notification envoyée au destinataire. Cela vous permet ainsi de ne pas systématiquement notifier vos propriétaires, copropriétaires ou locataires.
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Définir les comptes à publier
Activation compte par compte
L’accès (ou non) pour vos clients (locataire, propriétaire, copropriétaire) à l’extranet est déterminé au niveau de leur compte. Une boite à cocher est présente permettant l’activation
→ Accès : Menu comptabilité Gérance ou Syndic, compte
Une fois le compte activé, des données complémentaires (login et mot de passe) seront créées au niveau de la fiche tiers, onglet « PLUS »
Le mot de passe ne sera valable que pour la 1ère connexion de votre client. Dès celle-ci, il lui sera demandé (imposé) de le personnaliser afin d’être le seul à le connaître. (cf. chapitre plus loin, lié à l’extranet).
Activation par salve
A partir de la liste des comptes, vous pouvez en sélectionner plusieurs puis via le bouton « lien internet », choisissez « Marquer les comptes…. »
Désactiver la publication d’un compte
Puisqu’un compte activé est « coché », le décocher suffit à le rendre inactif. Un message vous indiquera également que les publications faites pour ce compte seront retirées lors de la publication suivante.
Pour mémoire, un compte se dépublie automatiquement dans certains cas, ceux définis dans les paramètres de l’extranet (cf. chapitre précédent). Exemple : départ d’un locataire
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Publication vers l’extranet
→ Accès : Ecran d’accueil, menu Paramètres, préférences & administration, administration du logiciel, services système.
La publication est automatisée à l’aide de ce que nous nommons un « service système ». Il doit donc être :
- Actif
- Avoir l’information des jours et heures de publication
Activer le service pi.sys.publier.xml
Cette partie est gérée par nos services techniques lors de la mise en place ou sur simple appel pour tout changement
Définir le timing des envois
Sur cette page (cf. copie ci-dessous), vous sélectionnez le pi_sys_publier_xml puis sur la droite vous cochez :
- les jours de publication
- l’heure de publication en rapport aux jours définis.
Validez à l’issue… Après chaque publication, un compte-rendu sous forme de messagerie sera envoyé aux utilisateurs recevant les messages « système ».
Publier des événements manuellement
Lors de vos envois automatiques, toutes les données sont envoyées, y compris les événements. Seulement, il se peut que vous ayez besoin de « forcer » un envoi (quand par exemple un modèle n’avait pas été rattaché à un classeur, que les événements liés n’avaient donc pas été publiés.
A partir de liste des événements, vous effectuez votre sélection puis via le menu Actions, publication GED, vous choisissez « Publier en date du jour ». Ainsi, votre sélection sera prise en compte pour le prochain envoi
(Dé)publier des événements
Puisque vous pouvez publier manuellement, l’inverse est également possible. Toujours à partir d’une sélection d’événements, dans le même menu que précédemment, vous optez pour la seconde option qui va en fait noter que la date de publication passe à 00/00/00, comme tout document non publiable.
Cette donnée sera envoyée à l’extranet qui supprimera de sa liste les événements concernés.
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Partie 2 : l’Extranet
Maintenant que nous savons paramétrer LSC pour publier l’Extranet, étudions vos accès (administrateur) et ceux de vos clients (utilisateurs)
Administrateur
URL de connexion
C’est l’adresse à laquelle vous vous connecterez (elle est identique à celle de vos clients) pour paramétrer, consulter, voire travailler sur l’extranet
Elle est simple : https://nomdomaine.crypto-extranet.com/connexion/
Connexion
La 1ère fois, vous vous connecterez à l’aide de vos codes Pagesimmo. En effet, les droits sont étendus et permettent de paramétrer l’extranet selon vos envies.
Par la suite, une fois l’organigramme déterminé, chacun pourra se connecter avec ses login et mot de passe personnalisés.
A noter que chaque collaborateur devra également définir un mot de passe personnel
A tout moment, il sera possible de se connecter avec les codes Pagesimmo
Fenêtres d’accueil
Choix métier
Vous arrivez sur une première fenêtre où vos modules actifs sont visibles : Gérance et/ou Syndic
Options par métier
Quelque soit votre choix, la fenêtre suivante proposera les mêmes boutons. Seules les données liées seront contextualisées. 11 boutons sont donc affichés :
Parcourons ceux dont vous aurez l’usage pour une utilisation optimale de l’extranet en lien avec LSC…
Certaines rubriques sont propres à l’extranet et sont autonomes (Organiseur, j’informe, par exemples). Elles ne sont pas abordées dans ce manuel car LSC possède des fonctionnalités identiques et en plus un partage de l’informations entre les collaborateurs.. Aucune passerelle n’existe avec LSC…
Les boutons
Agence
Cette rubrique vous propose trois menus :
Vous pourrez saisir notamment votre adresse afin d’être géolocalisé, et un email professionnel.
La partie « logo » n’est pas utile à ce niveau…
Informations vous concernant en tant que Gérant de l’agence. Vous pourrez également saisir les données liées à la carte professionnelle et financières
Vous pourrez saisir notamment votre forme juridique, un SIRET, un code APE, un email professionnel, un téléphone, etc….
La partie « bureaux » sera visible par vos clients, dans la zone « Contacts »
Portefeuille
Le bouton « Portefeuille » vous affiche les fiches présentes sur votre extranet, par catégorie.
GÉRANCE
SYNDIC
Les fournisseurs n’ont qu’un intérêt pour la gestion des tickets, module optionnel de l’extranet
A partir de chacune des listes, vous accéderez à une fiche détaillée, elle-même contenant plusieurs onglets. Toutes les informations affichées étant issues de LSC.
Exemple pour une fiche Propriétaire…
Général
Vous affiche les nom et adresse, l’information sur la gestion de la notification par le propriétaire (l’a t-il désactivée ou pas) et son identifiant de connexion.
Le mot de passe, connu de lui seul, ne peut être affiché.
- Re-générer le mot de passe
Si votre client vous signal un problème de connexion (mot de passe oublié, ou il n’arrive pas à s’en sortir..), vous avez la possibilité de forcer un nouveau mot de passe temporaire que vous pourrez lui fournir
Donc, après clic sur cette rubrique et confirmation de votre part, l’écran évoluera en affichant ledit mot de passe….
VALIDER pour quitter cette fenêtre sinon le mot de passe ne sera pas conservé
Situation compte
Vous permet d’afficher ce que voit votre client quand il accède à l’extranet. Vous pouvez faire des recherches et affiner….
Arborescence
Affiche les lots possédés par immeuble pour un propriétaire / copropriétaire
N’existe pas pour les locataires, car très peu d’intérêt
Evénements
Regroupe la liste des événements que vous avez envoyés depuis l’extranet pour communiquer. Cependant, aucun lien n’existe avec LSC, tout événement crée à ce niveau ne sera jamais historisé dans LSC.
Documents
Montre les documents publiés pour votre client, par classeur.
Photos
Même principe que les documents mais pour les photos.
Documents
Ce bouton vous montre tous les classeurs, envoyés depuis LSC, actifs ou non (nous parlons de ceux qui ne possèdent encore aucun document). Ainsi, vous avez une vue globale de tout ce que vous avez publié pour vos clients.
Exception à cette règle : le classeur « Documents du syndic » (cf. chapitre suivant)
- Documents (éventuels) en liste sous les classeurs
Ce sont les documents liés à la gestion des tickets (optionnelle). Ne sont donc affichés qu’en contexte !
Classeur « Documents du syndic » (loi ÉLAN)
La loi ÉLAN vous impose de publier un certain nombre de documents sur l’extranet, de deux catégories différentes :
- A l’endroit de l’ensemble des copropriétaires
Règlement de copropriété, fiche synthétique, contrat de syndic en cours, etc…
- Pour les Conseils Syndicaux
Pour cette seconde catégorie, nous pouvons même la subdiviser en deux car des documents concernent l’ensemble de votre portefeuille (votre carte professionnelle ou R.C. par exemples) alors que d’autres sont limités à la copropriété (relevés de comptes bancaires, balances générales, etc…
Comment allez-vous y procéder pour publier ces informations ?
A l’aide de ce classeur…
Le principe est simple… En ajoutant tout document à ce niveau, tous les membres d’un conseil syndical, tous immeubles confondus verront ce dossier et son contenu dans leur espace personnel
Comment ajouter un document ?
Très simple, ouvrez le dossier, cliquez sur « ajouter un document ».
Si vous désirez le supprimer, il suffit de la cocher puis de cliquer sur la croix située à droite du fichier.
Contrairement à la publication faite depuis LSC, vous travaillez en temps réel
Photos
Ce bouton vous montre les photos publiées, triées par immeuble.
Identités
Affiche la liste de toutes les identités, tous modules confondus, publiées.
Y compris les collaborateurs de l’agence
Vous pouvez ensuite faire une recherche par nom ou appliquer un filtre à l’aide des options disponibles en haut de page.
Utilitaires
Un seul bouton est véritablement intéressant pour vous dans cette partie : Configuration – (puis) – Paramètres.
Les autres nous sont plutôt réservés même si vous pouvez y accéder.
Partie « Mon compte »
Si coché, la rubrique « Compte » est visible pour vos clients
- Permettre au propriétaire d’avoir une vue sur les comptes de ses locataires
En cochant, non seulement le propriétaire accédera à son compte personnel mais également à tous les comptes de ses locataires…
Détermine l’affichage du solde du compte. En comptabilité, un crédit est négatif mais pour certains esprits non comptables, cette présentation peut être troublante.
Vous pouvez donc l’inverser en choisissant « Débit – crédit »
- Autoriser le paiement électronique aux clients sans email
La règle de base veut que pour tout paiement, un email soit actif afin de communiquer. Cette rubrique permet de s’en passer…
A renseigner si vous activez le paiement par CB depuis l’espace personnel de vos clients.
Parties « Mes documents » et « Mes photos » et « Mes informations, mes demandes »
Mes documents
Active l’extranet, tout simplement. Si cette boite n’est pas cochée, aucune connexion n’est possible
- Afficher les classeurs vides
Quand vous publiez les documents, ils sont attachés à un classeur. Il se peut donc que certains d’entre eux ne contiennent aucuns documents. En cochant cette case, vous affichez tous les classeurs, dans le cas contraire seuls ceux « actifs » seront montrés.
Permet de donner l’accès aux documents (donc aux classeurs) à vos propriétaires et/ou locataires
Permet de donner l’accès aux documents (donc aux classeurs) à vos copropriétaires.
- Notification de nouveaux documents via e-mail
Si active, cette option enverra à vos clients un email leur signalant tout nouveau document disponible dans leur espace.
A savoir : même si actif…. chaque client pourra décider ou non de continuer à recevoir lesdites notifications.
Mes photos
Permet à vos clients d’accéder aux photos que vous publiez depuis LSC, classées par immeuble
Mes informations, Mes demandes
Donne accès aux publications que vous établissez à partir de l’extranet.
Par cette rubrique, votre client communique directement avec son gestionnaire.
Si vous possédez le module de gestion des ticket, votre client pourra directement faire une demande d’ouverture à partir de cette fenêtre. In fine, c’est le gestionnaire qui décidera de la création (ou non dudit ticket)
Parties « Nos partenaires », »Contacts agence », « Mes biens », « Flux RSS », « Liste des dépenses », « Fonds travaux » et « Application mobile »
Les 6 rubriques suivantes permettent de rendre actif (ou pas) un module. Cela détermine ce qui est affiché pour vos clients lorsqu’ils font leurs connexions sur leur espace personnalisé.
Affiche les liste des fournisseurs avec lesquels vous travaillez, issus de LSC. A un intérêt supplémentaire si vous travaillez avec la gestion des tickets.
Affichera les données saisies au niveau du bouton « Agence » (expliqué ci-avant), bouton « bureaux »
Affichera tous les biens (lots) du propriétaire ou du copropriétaire
Qu’est ce qu’un flux RSS ?
« Les flux RSS (pour Really Simple Syndication, en français “Syndication réellement simple“) sont des fichiers dont l’objectif est de stocker une liste de contenus ou de pages web. Cette liste peut contenir différentes métadonnées associées aux contenus, comme par exemple le titre ou la description d’une page web. Les flux sont fréquemment utilisés dans les blogs pour permettre à des “abonnés” de recevoir en temps réel la liste des derniers contenus publiés. » (source : dictionnaire du web)
Vous pouvez donc activer le flux à ce niveau et saisir une URL vers laquelle pointer …. Par exemple : Mon immeuble
- Liste des dépenses (Syndic)
Montrera par compte de charges et par clé, les dépenses de l’année N et N+1
Affichera le montant de fonds travaux détenu par LOT, comme la loi Élan vous y oblige
Dans les faits, cela donnera l’affichage suivant pour vos clients
Tickets
Module optionnel à l’extranet, il permet la gestion des ordres de services ou autres demandes de devis auprès de vos intervenants. Ce module offre un grand nombre de fonctionnalités, automatisées ou non, facilitant la communication entre le demandeur (locataire, propriétaire, copropriétaire, …vous) et l’intervenant.
N’hésitez pas à interroger notre service commercial pour de plus amples informations.
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Utilisateur
La partie utilisateur est accessible via l’adresse suivante :
« MonNomDedomaine.crypto-extranet.com/extranet »
Connexion
Lors de la 1ère connexion, votre client doit saisir les login et mot de passe que vous lui avez fournis.
Les mentions légales (cf. chapitre précédent) sont visibles à ce niveau
S’il les a oubliés, il peut cliquer sur « Mot de passe oublié » pour arriver sur un formulaire de régénération d’un mot de passe
Quoi qu’il en soit, la 1ère connexion entraînera l’obligation de changement de mot de passe afin qu’il soit personnalisé. L’écran suivant sera donc systématique
Choix de l’espace
La fenêtre suivante est contextualisée, c’est à dire qu’elle va proposer les accès en fonction de la catégorie de tiers qui s’y connecte. Ainsi, si votre client est à la fois copropriétaire / propriétaire et/ou locataire, un double accès sera affiché. Sinon, il arrivera directement sur son espace personnel :
L’extranet client
Copropriétaire
En fonction de votre paramétrage et de son statut (membre du conseil syndical ou non), le copropriétaire peut accéder à un grand nombre d’informations. Cf. copie d’écran ci-après
Propriétaire
Comme pour le copropriétaire, le propriétaire peut consulter son compte, ses documents (ceux de ses locataires, sur option), etc….
Rubriques remarquables
Mes documents
Cette page contient tous les documents que vous publiez à l’endroit de vos clients, triés par classeur.
Pour chacun d’eux, le nombre de documents contenus est affiché…
- Suivant votre paramétrage, tous les classeurs sont affichés ou seulement ceux contenant des documents
- Le classeur « documents du syndic » est particulier car c’est le seul vu par tous les copropriétaires, tous immeubles confondus. Il s’alimente depuis la partie « administration » de l’extranet
- Le classeur « factures » peut avoir un double rôle (cf. chapitre « liste des dépenses »).
Compte
Copropriétaire, propriétaire ou locataire peuvent y avoir accès. Ils pourront :
- Faire des recherches sur une borne de date
- Imprimer un extrait
Payer en ligne…(sur option, n’hésitez pas à nous interroger sur ces sujets)
- Par paiement CB
- Par prélèvement SEPA unique
Fonds travaux (syndic)
Depuis le 1er juillet 2020, vous avez l’obligation d’indiquer à vos copropriétaires le montant détenu par lot pour la gestion des fonds travaux.
Le bouton éponyme permet donc d’afficher ces informations.
A noter : par défaut, seuls les comptes 105xxx sont envoyés sur l’extranet. Une option du paramétrage de l’extranet dans LSC propose d’envoyer en sus les comptes 102xxx
Liste des dépenses (syndic)
Les dépenses
Souvent réservée aux membres du C.S, la liste des dépenses permet aux copropriétaires de les consulter. Elles sont triées
Le choix de l’exercice se faisant par à l’aide du menu déroulant en haut à droite.
Seuls les exercices non clôturés sont consultables
- Par immeuble,
- Puis par clé de répartition
- Et enfin… par compte…
Les factures afférentes
Au delà de la liste des dépenses, vous pouvez proposer à vos copropriétaire de consulter les factures liées aux dépenses affichées.
En effet, quand vous saisissez comptablement les factures dans LSC
- Si vous les liez aux documents (scannés, de type PDF) via les pièces comptables,
- Si vous avez paramétré le « classeur factures » dans les paramètres de l’extranet
Alors la logo « PDF » sera affiché au niveau de la dépense affichée, permettant par simple clic d’afficher la facture.
