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Configuration syndic – Syndic

Configuration syndic – Divers

Configuration syndic – VTI

Paramètres de répartition syndic

Si « appliquer le décret du 14 mars 2005 est coché, les deux options suivantes sont visibles :

• Garder rompus (pour les appels de fonds) :

Par défaut, les rompus de répartition sont affectés, pour chaque clé de répartition, au dernier copropriétaire traité. Cette option permet de ne pas éliminer les rompus.

• Autoriser consommations négatives

Si vous cochez alors le fait de saisir un nouvel index inférieur à l’ancien index sera permis et affichera un chiffre négatif.

Si vous ne cochez pas, dans le même cas, la consommation sera de 0.

• N° de compte Régula. Opérations exceptionnelles

Si, lorsque vous lancez une répartition, le logiciel trouve des comptes de travaux non affectés à un budget avec des écritures sur l’exercice, un budget sera alors automatiquement crée et ce compte servira pour la régularisation.

Si « appliquer le décret du 14 mars 2005 est décoché,  les options suivantes sont affichées :

• Faire un regroupement par clé

Cette rubrique permet d’avoir un tri par clé sur l’état des dépenses.

• Garder rompus (pour les répartitions de charges)

Les rompus sur répartition sont affectés au dernier copropriétaire crée. Si vous cochez cette boîte, ces rompus resteront sur les comptes de charges et seront repris en « solde à nouveau » après la clôture des comptes.

• Garder rompus (appels de fonds)

Par défaut, les rompus de répartition sont affectés, pour chaque clé de répartition, au dernier copropriétaire traité. Cette option permet de ne pas éliminer les rompus.

Option toujours visible

• Nombre de décimales tantièmes :

Permet de définir des tantièmes avec virgules et de préciser le nombre de décimales. 

Paramètres d’édition des états des dépenses

En cochant cette rubrique, vous indiquez à LSC de récupérer toutes les factures scannées et rattachées aux écritures de dépenses de l’immeuble.

Paramètres d’édition des décomptes syndic

Ces 4 lignes vous permettent d’indiquer les libellés par défaut de certains éléments du décompte de charges :

• Titre de la colonne « Récup/Loc »
• Libellé pour l’avance de trésorerie
• Libellé pour les fonds affectés
• Libellé pour les fonds non affectés.

Ils peuvent toutefois être modifiés au moment de l’impression des décomptes de l’immeuble sélectionné.

Comptabilité externalisation (adresse gérant) – décret de 2005 uniquement

En cochant cette case, quand vous imprimez des décomptes et que vous cochez la rubrique « au gérant (s’il existe) », la notion « pour le compte de » qui affiche le nom du copropriétaire concerné ne s’affiche plus en dessous de l’adresse mais sur la partie gauche du décompte.

Zone de note vide par défaut

Lorsque vous imprimez un appel de fonds, une zone de notes peut s’afficher, se faisant par exemple un rappel à la loi. En cochant cette case, la zone de notes restera vide SAUF si vous avez défini une note personnalisée au niveau de l’entité comptable.

Désactiver le cryptage de l’IBAN sur les décomptes…

Par défaut, cette case est cochée et n’affiche qu’une partie des données bancaires liées au compte du copropriétaire. En la décochant, tout sera montré.

Exclure les écritures lettrées

En cochant cette case, les écritures lettrées (qui s’annulent entre elles) du compte copropriétaire ne sont pas montrées sur le décompte personnel

Paramètres AG syndic

Art.24 : main dominante sur les présents

Permet de choisir si l’article 22 (loi n°65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis…) est appliqué en limitant les tantièmes du copropriétaire majoritaire par rapport aux tantièmes de la clé ou aux tantièmes des copropriétaires présents. Cette indication ne concerne que les résolutions votées à l’article 24.Il s’agit d’un paramètre par défaut qu’il est toutefois possible de modifié pour une résolution donnée. Cette modification est à faire lors de la création de l’ordre du jour.

Modèle d’événement pour les votes

Lorsque vous êtes en AG, lors de la saisie des votes, vous pouvez générer un événement suite au vote d’une résolution afin de vous créer un « à traiter » post AG. Le modèle défini ici sera celui utilisé par LSC pour créer ce type d’événement.

Modèle d’événement pour les PV simplifiés

Pour mémoire, un PV simplifié est la possibilité qui vous est donnée, après le calcul du PV classique, d’imprimer un document avec les résolutions choisies pour d’autres fins, comme par exemple l’affichage dans le hall de l’immeuble, pour informer les locataires.

Le paramétrage de la prise en compte (ou non) d’une résolution pour le PV simplifié se fait au moment de l’ordre du jour, où vous pouvez cocher une case nommée : « Prendre en compte pour le PV simplifié ».

Le modèle défini ici sera celui utilisé par LSC pour créer ce type d’événement.

Gestion des TIP

Si vous utilisez des TIP, vous devez indiquer si vous utilisez des enveloppes à fenêtre  et la police de caractère à utiliser

Fonds travaux

En cochant cette option, vous indiquez à LSC que les fonds travaux ne s’appelleront pas en même temps que les 4 appels de fonds du budget ordinaire mais en une seule fois, lors du 1er appel.

Signature pour l’état daté

Une double possibilité vous est donnée, celle d’enregistrer un cachet et une signature sous forme d’image afin qu’il soit repris sur un état daté sans avoir à l’imprimer. Peut s’avérer très pratique avec l’option « vers des événements » où vous pourrez par exemple directement l’envoyer par email.

+ Soit vous définissez une image en administration qui sera reprise sur tous les documents, quelle que soit l’entité comptable

+ Soit vous affectez l’image à votre immeuble et c’est celle-ci qui est pris en compte

S’il n’y a pas d’image sur l’immeuble, c’est celle de l’administration qui est affichée par défaut.

L’image est stockée, dans les ressources du serveur, sous le nom « vSignature.jpg ». Si vous faites une mise à jour manuelle, ce fichier doit être récupéré pour ne pas être perdu.

Si le fichier existe, son contenu est imprimé, en image proportionnelle centrée sur page 1 , 13 et 14 de l’état daté ; sur page 1 du pré-état daté et sur page 1 du DRAC.

• Image personnalisée par immeuble

Si vous désirez gérer une signature différente dans un ou plusieurs immeubles, il vous faut alors mettre votre image sur l’onglet « document » de la fiche immeuble. Il doit porter le numéro 32000

Cadre Registre des copropriétés

• Numéro de télédéclarant

Identifiant fourni par le registre lorsque vous créez votre compte. A saisir

• Adresse email utilisateur principal

Adresse indiquée sur le registre. Elle servira d’identifiant unique…

• Adresse email pour les relances

Une fois vos copropriétés enregistrées, le registre génère automatiquement des relances de deux types : mise à jour annuelle & renouvellement de mandat.

Indiquez ici l’adresse email à laquelle vous désirez recevoir ces relances…

Exemple email de relance :

« Bonjour,

Nous vous rappelons que vous êtes tenu de procéder à la mise à jour annuelle du dossier d’immatriculation de la copropriété GILBERT-AJ (numéro de copropriété : AA0181198), (cf. article R711-10 du code de la construction et de l’habitation).

Cette mise à jour concerne essentiellement les informations relatives au précédent exercice clos, dont les comptes doivent avoir été approuvés en assemblée générale des copropriétaires.

Or l’exercice comptable précédemment déclaré a atteint son terme il y a 18 mois. »

Cadre « Certificats de sécurité

Comme expliqué précédemment, vous devez acquérir un certificat si vous désirez lier LSC au registre.

Une fois ceux-ci obtenus, cliquez sur « installer les certificats » puis sélectionnez le dossier dans lequel ils se trouvent. Une fois lus, ils seront affichés dans la page : recopie les fichiers -key.pem, .pem, .pfx et .p12 dans le dossier « Registre » des ressources du serveur

• Certificat Chambersign

Si vous avez acheté votre certificat chez Chambersign, cochez cette case (attention, ne fonctionne qu’en V6 de LSC)

Brunata (mode Luxembourg uniquement)

Quatre rubriques permettant de définir les modèles à utiliser par LSC en fonction du type d’échange avec Brunata

La cinquième permet de définir la fiche identité  « Brunata ». S’il elle n’existe pas encore, vous pouvez la créer à ce niveau.

Gestion des tickets

La gestion des tickets, qui permet de créer et gérer des ordres de service ou autres demandes de devis est un module externe, traité par l’extranet avec cependant une passerelle avec LSC où il est possible de suivre l’évolution des tickets sans avoir à ouvrir l’extranet.

La rubrique ici consiste à saisir un modèle d’événement utilisé par LSC quand vous rapatrier les données (devis, facture, photos) d’un ticket et les historiser sur le tiers concerné (fournisseur, locataire, propriétaire, etc…)

Plusieurs documentations spécifiques existent dans l’aide en ligne concernant ce module, qui nécessite de toute façon une aide de notre part (téléformation) à la prise en mains..