Partie II : paramétrer les modèles de courrier qui seront signés électroniquement

Passer par des signatures électroniques doit vous amener à revoir votre façon de gérer les documents dans LSC. En effet, c’est un seul et même document qui sera signé par l’ensemble des personnes concernées. Ainsi, si vous faites un mandat pour une indivision, vous ne créerez qu’un événement au nom de l’indivision plutôt qu’un événement par indivisaire. LSC peut gérer plusieurs signataires par document…

Chaque modèle de courrier possède un onglet « signature électronique » sur lequel vous pourrez cocher le type de personnes concerné par la signature

Choisir les signataires

• Propriétaire (pour mandat par exemple)
• Indivisaires (si vous cochez indivisaires, ne cochez pas « propriétaire ».

Il faut donc avoir deux modèles de courrier, un pour les propriétaires « simple » et l’autre pour les indivisaires

• Locataire
• Colocataires (si vous cochez colocataires, ne cochez pas « locataire ».

Il faut donc avoir deux modèles de courrier, un pour les locataires « simple » et l’autre pour les colocataires

• Garants
• Vendeur du lot
• Notaire du vendeur
• Acquéreur du lot
• Notaire de l’acquéreur
• Membres du conseil syndical
• Président du conseil syndical
• Tiers de l’événement (si le signataire n’est aucun des types cités précédemment)

Le principe est simple : pour la signature électronique, nous récupérons les adresses emails des types de tiers cochés

• Gérant (c’est à dire …. VOUS)

La récupération du nom ET de l’email fonctionne différemment pour le gérant. Soit vous avez renseigné ces informations dans l’onglet « variables courrier » de l’entité lié à l’événement, soit si elles sont vides, nous récupérons les « variables courrier » de l’administration. S

Si ni les unes, ni les autres n’existent, il vous faudra mettre à jour vos fiches ou renseigner manuellement vos coordonnées avant de l’envoyer  pour Signature.

Partie III : faire du placement de signature

Outil de placement des signatures (optionnel) – (à partir de la version 6.0.3)

Par essence, un document signé de façon électronique ne laisse pas apparaître une signature. Cependant, vous avez la possibilité de rendre visible les dites signatures mais si vous optez pour cette option, vous DEVREZ indiquer où elles doivent apparaître sur le document, à l’aide du tableau présent dans cette page..

Lorsque vous avez coché les signataires, vous avez activé la possibilité d’ajouter le type de signataire coché dans le tableau, à l’aide du bouton « + »

Qui signe ?

Exemple pour un modèle de bail : les cases « locataire », « garants » et « gérant » ont été cochées ..

Un clic sur « + » vous montre bien que seuls ces trois types ne sont pas grisés (cf. copie d’écran ci-avant).

Donc, choisir un type ajoute une ligne dans le tableau.. pour une signature. Si vous désirez qu’il signe sur plusieurs pages, il faut alors le choisir …autant de fois que nécessaire

Dans notre exemple, le bail fait trois pages et nous voulons une signature par page …. nous avons donc défini trois lignes par signataire (cf. copie ci-dessous).

Placement des signatures

Cliquez sur une ligne puis sur le picto . Une nouvelle fenêtre vous est proposée

Outil de placement des signatures (disponible à partir de la version 6.0.1, janvier 2019 sous la forme décrite ci-après)

Un clic ouvre dans modèle de courrier dans un navigateur.

A noter sur vous vous trouvez sur la 1ère page du document. Il faut donc vous rendre sur la dernière si vous ne définissez qu’une seule signature. Sinon, restez sur celle-ci pour la page 1 et vous ferez la même manipulation pour les pages suivantes, après avoir validé la 1ère page.

Descendez jusqu’à la fin du document pour découvrir un cadre vert que vous devez placer là où la signature sera apposée quand il aura été signé électroniquement.

Le CADRE VERT étant correctement placé, revenez dans LSC et cliquez sur le bouton…

le tableau se remplira automatiquement des coordonnées sur la ligne initialement sélectionnée.

Faire de même pour toutes les pages si vous désirez avoir une signature sur plusieurs pages (donc par ajout via le bouton +) puis pour tous les signataires à l’aide du bouton  , etc…

Validez à l’issue de vos paramétrages.. 

Partie IV : créer un fichier à signer électroniquement

Pour créer un fichier de signature, vous devez d’abord créer un événement sur un modèle que vous avez paramétré pour être signé électroniquement (bail, mandat, etc…)

Une fois l’événement crée, vous devez, à partir de la liste des événements (F7), l’expédier pour signature.

· Bouton Expédier

Cliquez sur ce dernier et choisissez : « Expédier vers la signature électronique »

Votre événement sera transformé en fichier PDF (et chronoté), et, envoyé dans une nouvelle liste (… des signatures) afin d’être transmis à ESign

Quelques précisions…

· Si une signature existe déjà pour un événement sélectionné, l’événement n’est pas traité, de sorte qu’il ne peut pas y avoir plusieurs fiches signatures pour le même événement.

· Contrôle de cohérence entre les informations de l’événement et les coches du modèle. Si par exemple le lot n’est pas renseigné alors qu’on veut collecter les informations du locataire, l’événement est non traité. A la fin de l’expédition les événements non traités sont listés.

· Si sur le modèle de l’événement aucune boite à cocher de collecte n’est cochée, on utilise l’adresse email de l’interlocuteur et si aucun interlocuteur n’est défini on utilise le tiers correspondant par défaut du tiers de l’événement.

Liste des signatures

Votre fichier de signatures étant maintenant créé, vous pouvez le consulter et le modifier  avant de l’envoyer.

Si vous êtes dans le cas d’un document concernant des indivisaires ou colocataires, et si vous voulez afficher les signatures, vous DEVREZ le modifier avant envoi.

La colonne « téléphone » affiche le numéro de portable vers lequel un code de sécurité sera envoyé lors de la signature du document. A noter qu’avec Esign, les numéros doivent obligatoirement commencer par « + » suivi du « code pays » suivi du numéro sans le « 0 ». Donc, pour un numéro en France, nous aurons +33608904xxx

Pour cela, faites un double clic sur la fiche …

Vous pouvez modifier ce qui est affiché …. Nom, Prénom, email et Téléphone.

Emplacement libre  (à partir de la version 6.0.7r1, disponible en décembre 2020)

Si vous avez coché « emplacement libre » sur votre modèle de courrier, celui-ci sera affiché et vous devez ajouter Nom, prénom et email

Si vous désirez en ajouter d’autres, le bouton « + » à droite du tableau le permet.

La poubelle permet de supprimer les lignes ajoutées à ce niveau,  pas celles définies sur le modèle

Voir le document signé

N’est actif qu’une fois le document signé et retourné par le prestataire

Voir les emplacements des signatures

Même principe que le placement des signatures défini dans les modèles d’événements .. Vous pouvez donc, encore à ce niveau, changer l’emplacement des signatures…

Validez à l’issue.

A ce stade, les signatures ont un statut « 0 » – « A envoyer »

Partie V : envoyer la signature

Via le menu « Actions »

Permet de transmettre le document à signer électroniquement à  ESign. Une fois le document réceptionné, un email vous est envoyé pour confirmation de l’envoi.

A ce stade, les signatures ont un statut « 1 » – « Attente signature »

Procédure

Chaque signataire (y compris vous, si vous êtes dans la boucle) reçoit un email lui indiquant qu’il doit signer un document.

Avec ESign, vous pouvez renforcer la sécurité grâce à un paramétrage défini sur le modèle d’événement (avec envoi d’un code secret via un SMS ou non)

Si vous cochez cette option, seule une vérification sera faite, sans envoi de code secret. Sinon, c’est une double vérification..

Exemple avec code secret par SMS … D’abord, vous recevez un email vous invitant à lancer la procédure de signature d’un document …

Cliquez sur « Accéder aux documents » pour déclencher l’envoi du SMS avec code de sécurité. L’écran suivant est alors présenté

Un nouvel écran de « consentement » sera montré suite à l’identification par code secret ..

Le signataire doit également accepter le principe de signature électronique en donnant son consentement sur cette fenêtre. C’est seulement après cette étape que le document à signer sera affiché…

Il faut parcourir le document et …l’accepter !

Il est cependant encore possible de se désengager à ce niveau par l’option présente en bas à gauche.

En acceptant, le message de confirmation ci-dessous s’affiche.

Partie VI : récupérer les signatures du nuage

A partir de la liste des signatures, bouton « Récupérer les signatures du nuage

Les fiches signatures se mettront à jour et prendront :

+ Un Id distant (référence unique)

+ Une date de réception

A ce stade, les signatures ont un statut « 2 » – « Signé » + une date de réception

D’autre part, le document signé électroniquement est affichable de deux façons :

+ Par un clic maintenu sur la fiche signature

+ Via le menu « aller à », « Evénement retour ».