0\ Ouverture d’un compte chez AR24
0.1\ Activation du module AR24 sur le Store Crypto
Accédez directement à notre store pour activer le module AR24 en cliquant sur le lien suivant : https://store.crypto.fr/fr/product/ar24–1011 (Accès direct)
ATTENTION : la documentation ci-après n’est valable qu’à partir de la version 6.0.3 de LSC, disponible à compter du 20 juillet 2019.
0.2\ Inscription sur AR24
Après l’activation du Module AR24, vous recevez des instructions par email de la part d’AR24 pour créer votre compte. Un représentant AR24 est notifié pour vous contacter et vous accompagner sur la création du compte et la commande du moyen d’authentification obligatoire pour votre identification comme expéditeur de recommandés électronique.
Si vous n’avez pas commander votre moyen d’authentification (clé OTP papier), un représentant AR24 vous contactera pour vous assister dans cette démarche. Le moyen d’authentification vous sera alors adressé par voie postale sous un minimum de 3 jours ouvrés . Votre identité sera vérifiée à la remise du recommandé par le facteur.
Le recommandé contient une clé OTP (une série de caractères en majuscule) à utiliser dans un générateur de code OTP (One Time Password).
Grâce à votre clé OTP et votre générateur de code OTP, vous pouvez générer des codes renouvelables toutes les 30 secondes, sécurisant ainsi votre identification comme expéditeur de LRE.
C’est ce code OTP à 6 chiffres qu’il vous faudra saisir dans LSC pour valider vos envois de LRE
0.3\ Mettre en place votre générateur de codes OTP Avec une application
Vous pouvez utiliser votre smartphone pour saisir votre clé OTP et générer le code à 6 chiffres. Pour cela vous aurez besoin de la clé OTP ou du QRCode (code-barres) présent sur le document envoyé par AR24 et de votre smartphone :
1. Téléchargez une application mobile comme Google Authenticator (Télécharger pour Android ou Télécharger pour Apple) ou FreeOTP (Télécharger pour Android ou Télécharger pour Apple) sur votre smartphone
2. Une fois l’application Google Authenticator installée, cliquez sur le bouton Commencer
3. Une nouvelle page apparaît intitulée Ajouter un compte. Choisissez Scanner un code-barres 4. Votre appareil photo se met en marche. Placez alors le code-barres présent sur le document que vous avez reçu dans l’encart rouge qui apparaît à l’écran. 5. Le code-barres est automatiquement détecté et vous voyez alors vos codes à usage unique sur l’écran.
Une fois les étapes ci-dessus effectuées, vous pourrez obtenir un code à usage unique à tout moment via votre smartphone. Ainsi lorsque vous aurez besoin de renseigner un code à usage unique (code OTP à 6 chiffres) sur AR24, il vous suffira d’ouvrir l’application et de taper le code à 6 chiffres qui s’affiche à l’écran. Ce code change toutes les 30 secondes.
Sans application :
AR24 met à votre disposition une URL à partir de laquelle vous pouvez générer des codes OTP. Accès direct (https://otp-client.ar24.fr/)
Il suffit ensuite de saisir la clé OTP envoyée par AR24, cocher (en bas de page) pour mémoriser votre clé puis cliquer sur « Générer » pour obtenir le code OTP à 6 chiffres. Nous recommandons enfin d’ajouter l’adresse de ce site à vos favoris. Un nouveau code OTP sera disponible à chaque visite sur cette page.
Pour plus d’information, accéder au guide AR24 sur l’utilisation de votre clé OTP (identifiant papier) visitez :
https://www.ar24.fr/produits-et-services/les-moyens-diendtification/identifiants-papier-otp/ (Accès direct)
En cas de souci, n’hésitez pas à contacter AR24 sur le numéro suivant : 08 11 69 05 45
1\ Paramétrage de LSC
Préalable : posséder le module Organiseur
Fiche utilisateur
Sinon, la gestion s’entend par utilisateur, c’est donc au niveau de chaque fiche « user » que le lien avec AR24 doit être défini.
Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration du logiciel, utilisateurs, lister, double cliquez sur la fiche, onglet « préférences ».
Dans le cadre « Compte AR24 », saisissez votre email et mot de passe obtenus lors de la création de votre compte sur AR24.
A l’issue, cliquez sur « Autoriser le compte » afin d’obtenir le message suivant :
Relevez votre email et cliquez sur le lien envoyé par AR24 pour confirmer la passerelle avec LSC.
Fiche TIERS
Pour pouvoir envoyer un recommandé LRE, il faut que la personne l’ait consenti préalablement, ce que vous devez indiquer dans la fiche tiers…ou récupérer cette information sur le site de AR24
Gestion du consentement
Pour gérer les LRE avec AR24, vous devez préalablement obtenir le consentement de vos clients. Notre partenaire gère ces consentements. Côté LSC, nous avons ajouté des fonctionnalités permettant de récupérer ces informations et les mettre à jour au niveau de la fiche tiers…
Liste des tiers
A partir de cette liste, le menu Actions s’est enrichie de la rubrique « Consentement LRE », contenant trois sous-rubriques
- Ajouter accord de consentement LRE
Sur une sélection de tiers, mets à jour manuellement la rubrique en cochant la case
- Retirer accord de consentement LRE
Décoche la case citée précédemment
- MAJ accord de consentement LRE
Se connecte sur le site de notre partenaire et rapatrie toutes les données inhérentes aux consentements …
Donc, coche la case et mets à jour l’email si nécessaire, décoche la case si votre client a refusé le consentement
A l’issue du traitement, la liste des tiers impactée est affichée
Liste des événements
Lors de l’envoi des LRE, une vérification est également faite sur le site AR24 et, si besoin, mets à jour LSC des données liées aux consentements (accord ou désaccord)
Liste des AR
A partir de la liste des AR (depuis le module Organiseur), un bouton « Mise à jour des consentements est présent ». Il a le même comportement que celui présent depuis la liste des tiers
Variable liée
Accès à la variable courrier « AR24_LienConsentement » permettant de générer un lien vers le site permettant à vos interlocuteurs de gérer l’accord de consentement avec notre partenaire.
Exemple de lien généré : Cliquez
Envoi des AR
Lors de l’envoi de l’AR, un contrôle est fait sur cette option, affichant l’erreur suivante si l’accord n’a pas été donné
Astuce : vous avez la possibilité de cocher pour consentement une sélection de tiers, via le menu « Actions », rubrique, « Attribuer ».
Lien avec un moyen de paiement – Liste des recommandés
DIPSONIBLE A PARTIR DE LA VERSION 6.0.7 DE LSC
Pour pouvoir envoyer vos recommandés vers AR24, il faut au préalable que vous ayez saisi SUR LE SITE AR24 au moins un moyen de paiement (voire un par immeuble si vous êtes en syndic). Une fois ces moyens indiqués, il faut les lier aux entités dans LSC. Pour cela, vous disposez d’une rubrique, à partir de la liste des recommandés, qui vous affiche lesdites entités ET les moyens de paiement retrouvés sur AR24
Passez par l’organiseur, menu fichier, lettre recommandée…
Une fois sur la liste, cliquez sur « Gérer les moyens de paiements pour mon compte »
La liste de vos entités va s’afficher….vide dans un 1er temps. Il suffit de cliquer sur une ligne pour afficher les moyens de paiement saisis sur AR24 et faire le lien entre ce dernier et l’entité.
Cette manipulation ne sera à faire qu’une seule fois…sauf si bien sûr le moyen de paiement devait être modifié sur AR24 !
Le paramétrage est terminé !
2\ Création des recommandés
La création des recommandés s’effectue à partir de la liste des événements que vous souhaitez traiter. Ils doivent être chronotés pour lancer les AR.
Sélectionnez vos événements, puis dans le menu « Actions », prenez la dernière rubrique « Envoyer en AR »
Vos événements sont retraités pour être compatibles avec AR24. Vos zones de traitements de texte sont transformés en PDF et les PJ sont récupérées, quelque soit leur type (mais attention, seul le format A4 est accepté par AR24)
3\ Validation des recommandés
Cette troisième phase consiste à vérifier que les tiers liés aux événements à envoyer possèdent les informations nécessaires à un traitement optimal des données.
Sur la fenêtre de validation, trois types d’envoi sont permis :
- LRE qualifiée – eiDAS – OTP
Did you know ?
+ Le Règlement « eIDAS » n°910/2014 du 23 juillet 2014 a pour ambition d’accroître la confiance dans les transactions électroniques au sein du marché intérieur. Il établit un socle commun pour les interactions électroniques sécurisées entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques.
+ OTP : (de l’anglais one-time password) est un mot de passe qui n’est valable que pour une session ou une transaction. Cela signifie que, si un intrus potentiel parvient à enregistrer un OTP qui était déjà utilisé pour se connecter à un service ou pour effectuer une opération, il ne sera pas en mesure de l’utiliser car il ne sera plus valide. En revanche, les OTP nécessitent des technologies complémentaires afin de s’en servir.
- Avis électronique pour les syndics de copropriété (LRE simplifiée
- LR Papier
1 – LRE qualifiée – eiDAS – OTP
+ Seuls les emails sont contrôlés pour la partie LRE. Par défaut, nous prenons celui du correspondant lié à l’événement puis celui de la fiche tiers si le correspondant ne possède pas d’email.
+ Si des erreurs sont rencontrées, elles sont signalées dans le cadre « Information sur l’envoi ». (Cf. chapitre 3 pour de plus amples explications)
+ Vous pouvez accéder au détail par événement car un onglet est crée pour chacun d’eux
2 – Avis électronique (à partir des versions 6.0.9 et 6.2.1)
Les LRE demandent une clé OTP et pour vos clients, nombre de contraintes pour récupérer les documents envoyés. L’avis électronique (ou LRE simplifiée) permet un traitement nettement simplifié…
3 – LR PAPIER
Très important : si vous devez envoyer des documents en format paysage (annexes de syndic par exemple), interrogez AR24 sur les éventuelles contraintes.
Pour cette partie, c’est l’adresse du destinataire qui est contrôlée …
Vous pouvez accéder au détail par événement car un onglet est crée pour chacun d’eux
Paramètres d’impression
La partie droite de l’écran vous permet d’indiquer à AR24 comment ils devront traiter vos courriers : en couleur ou en N&B, en recto/verso ou pas.
4\ Traitement des erreurs
Dans le cadre « information sur l’envoi », vous est donné le nombre d’erreurs liées aux événements que vous envoyez à AR24.
Pour les traiter, cliquez sur « Accès au récapitulatif des erreurs » pour afficher l’écran suivant :
Le principe est simple : les tiers sont indiqués et la raison pour laquelle ils le sont.
Pour corriger, double cliquez sur la ligne, ce qui ouvrira la fiche tiers et permettra d’apporter la correction demandée.
Lister les événements en erreur
Permet de ré-afficher la liste des événements à partit de laquelle vous avez lancé vos AR, en ne montrant cependant que ceux en erreur.
Recalculer les erreurs
Si vous avez plusieurs lignes à modifier, ce bouton remet à jour la fenêtre au fur et à mesure de vos corrections
Retour
Vous affiche l’écran de validation des courriers.
5\ Envoi à AR24
- Données « courriers »
Vous courriers étant maintenant prêts pour l’envoi, validez votre écran ! Une connexion (via webservice) s’établit avec AR24 et enclenche l’envoi des dits documents.
Un thermomètre vous indique la progression de ce traitement. Un message vous confirme (ou infirme) l’envoi des fiches, en détail…
A l’issue, les documents sont transmis à AR24, avec un statut « to_valid », c’est à dire qu’ils doivent encore être validés avec le code de sécurité OPT.
Vous pourrez traiter vos événements en masse, il peut donc être plus confortable (et plus rapide) de le faire en fin de journée….
- Envoi des données bancaires
A partir de la version 6.0.5, si l’événement est lié à une entité sur laquelle les données bancaires sont renseignées, elles sont envoyées à AR24. In fine, cela permettra la facturation par entité..
ATTENTION : côté AR24, vous êtes obligé d’ajouter manuellement un mode de paiement par entité avec vos coordonnées bancaires afin que ce lien puisse se faire.
6\ Validation des LRE
La validation est faite à partir de la liste des LRE déjà envoyées, via le menu fichiers de base du module Organiseur, option « lettre recommandée » ou via …un raccourci.
La liste affichée est le résultat d’un appel fait sur le site de AR24, via un WebService… Depuis cet écran, cliquez sur « Consulter mes AR en attente de validation OTP »
Une seconde fenêtre est proposée permettant de cocher les lettres à traiter, en les cochant ….
NB : la 1ère case à cocher sélectionne tous les éléments.
La validation propose un 3ème écran, permettant la saisie du code OTP
Pour cela, il faut lancer l’application préalablement installée sur votre téléphone (Google Authenticator ou Free OTP) ou aller sur l’URL (Accès direct ) prévue à cet effet afin d’obtenir le code. Saisissez le et validez…
Si tout se passe bien, le message suivant est affiché …
Les Lettres recommandées sont alors envoyées par email, à partir du site de AR24
7\ Comprendre les statuts de vos LRE
- to_valid
Signifie que vous avez déjà fait parvenir le document à AR24 mais qu’il reste en attente d’une validation par un mot de passe OTP
- Waiting
Le code OTP a été validé, la LRE est en attente d’envoi par AR24
- Sent
L’email a été envoyé par AR24 à votre correspondant. Les colonnes « date dépôt » et « date envoi » sont renseignées.
En parallèle, AR24 vous envoie par email les preuves de dépôts.
Vous êtes maintenant en attente de la signature électronique des documents…
- AR
Le document a été signé électroniquement. La colonne « date d’AR » affiche la date.
Rechercher
Ce bouton permet d’afficher les recommandés d’autres utilisateurs, sur une plage de dates donnée ET de filtrer les résultats pour limiter le nombre à afficher.
8\ Gestion des LRE par AR24
Email de signature
AR24 envoie à vos destinataires un 1er email leur signalant qu’un courrier recommandé électronique leur était envoyé avec une date butoir pour le lire (par exemple pour un email envoyé le 07 octobre 2019, il doit être lu et signé avant le 23 octobre 2019, soit 15 jours)
Après ouverture de l’email, un lien sera proposé pour aller le signer
Après avoir cliqué sur « consulter mon courrier », vous arrivez l’interface de AR24, qui vous guidera ….pas à pas.
Après validation de votre identification, une confirmation est affichée. Le courrier a été automatiquement envoyé par email..
Email avec votre document
Après signature, et, si vous n’avez pas téléchargé les documents à ce moment, vous les recevez par email
9\ Facturation à partir de AR24
Vous pouvez facturer directement vos copropriétés lors de vos envois de lettres recommandées électroniques. En effet, vous pouvez rentrer autant de moyens de paiement que vous voulez sur la plateforme AR24 puis vous avez la possibilité de sélectionner celui désiré au moment de vos envois de LRE.
Pour cela, rendez-vous sur votre espace AR24. Allez dans « Mon compte »> »Facturation » puis cliquez sur « Ajouter un moyen de paiement ». On vous proposera alors de rajouter un prélèvement SEPA ou une carte bancaire avec une référence (le nom de la copropriété). Une fois que les coordonnées sont rentrées, cliquez sur « ajouter ».
Ensuite, au moment d’envoyer vos LRE, vous pouvez choisir le moyen de paiement désiré dans la section « Références de l’envoi » en bas de page. Sélectionnez le moyen de paiement de la copropriété pour laquelle vous êtes en train de réaliser votre envoi à l’aide de la liste déroulante « Définir le moyen de prélèvement ». Puis cliquer sur « envoyer » en bas à droite.
