ATTENTION : vous devez être en version 6.0.7r1 pour gérer une borne qui récupère l’image des chèques. Seule la partie Gérance est exploitable, même si nous faisons allusion au Syndic, qui est en cours de développement chez notre partenaire.

Partie I : principes de base

1\ De la borne

Vos locataires entrent leur numéro de compte ou scannent un code-barres présent sur leur avis d’échéance. Trois possibilités leurs sont offertes pour le règlement :

• par chèque (avec remplissage automatique par la borne – Le libellé est issu de LSC où c’est la désignation de l’entité comptable qui est reprise)
• par CB
• en espèces

Notre partenaire vous formera à l’utilisation exhaustive de cette borne.

2\ Dans LSC

Deux grands principes pour un fonctionnement optimal :

• Alimenter la borne des informations nécessaires aux règlements de vos locataires (ou copropriétaires à venir)
• Récupération des données issues de la borne

Ces deux opérations s’effectuent automatiquement, une fois par  jour. Il est toutefois possible de forcer la récupération des données manuellement.

A\ Alimentation

Consiste à envoyer sur un dossier dédié « CONNECTIC » sur votre compte Pagesimmo, des fichiers nommés

• Export_compte_locataire.json

• Export_compte_Copro.json (non encore implémenté avec la borne)

Chaque envoi annule et remplace les fichiers précédents

La borne, une fois par jour, scrute ce dossier et récupère le fichier pour mise à jour. Ce fichier contient toutes les données « locataires » ou « copropriétaires » nécessaires au paiement.

B\ Récupération des données

La borne, en fin de journée, renvoie au même endroit dans votre dossier Ftp un fichier contenant les paiements locataires (et copropriétaires) ainsi que les images de chèques liées à ce type de paiement

• Encaissement_locataire.json
• Encaissement_copro.json (à venir)
• Image de chèque en .jpg

Les fichiers, une fois traités par LSC, basculent dans le dossier ARCHIVE et sont donc toujours conservés

3\ Inscription sur le store et Cash Dev

Attention, il faut avoir un compte sur notre store, avoir souscrit à Cash Dev ET être au moins en version 6.0.7r1 de La Solution Crypto

Partie II : préparer LSC

A\ Paramétrage des fiches utilisateurs qui traiteront les données issues de la borne

Deux rubriques sont cocher sur la fiche utilisateur qui gère les mouvements reçus de la borne …

• Message « système »

Permettant à l’utilisateur d’être averti

• Brouillard d’encaissement

Rend visible tous les mouvements et pas uniquement « les miens »

B\ Message système reçu

C’est donc le message que vous recevez chaque matin, qui est un compte-rendu du dossier « CONNECTIC » scruté

+ Soit vous avez un message qui vous dit que des fonds ont été importés et le brouillard d’encaissement les affiche

+ Soit le message vous dit que rien n’a été trouvé mais cela veut dire que Crypto a scruté le dossier de réception

C\Entité comptable

Désignation de l’entité

Il est important de vérifier ce que vous avez à ce niveau car c’est cette information qui sera reprise pour libeller les chèques

Automatiser le journal lié aux montants reçus de la borne.

C’est au niveau de l’entité comptable que vous pouvez indiquer cette information…

• chèques reçus
• encaissement « autres » : pour les versements reçus en espèces ou en CB

D\ Paramétrer le modèle d’événement pour la récupération des images des chèques

Accès : menu paramètres, préférences et administration, administration métier, comptabilité, configuration comptabilité, onglet « Partenaires ».

La borne scanne le chèque reçu pour en faire une image que l’on peut donc récupérer dans LSC. Seulement, il faut déterminer le modèle de courrier qui sera utilisé pour cette récupération.

Dans notre exemple, nous avons préalablement crée le modèle « ***Archive chèque reçu »

E\ Avis d’échéance avec code-barres (GERANCE)

Vos locataires, lorsqu’ils sont à la borne, doivent taper leur numéro de compte.

Ou, autre possibilité, scanner un code-barres que vous leur avez mis sur leur avis d’échéance … Interrogez-nous pour cette mise en place. La lecture affichera son compte et le montant dû.

Partie III : données récupérées de la borne

Automatiquement

Vous avez donc reçu un message vous indiquant que le brouillard d’encaissement a été alimenté et il suffit simplement d’afficher sa fenêtre

Accès : menu comptabilité, brouillard d’encaissement, chèques reçus et/ou autres

Encaissement espèces ou carte bleue

Dans la copie d’écran ci-dessous, ce sont un encaissement en espèce et un paiement en CB qui ont été reçus. Notez que le code journal s’est renseigné également, grâce au paramétrage sur la fiche entité.

Seule la rubrique « pièce » est à renseigner (obligatoire si vous l’avez défini comme tel sur le journal)

Une dernière étape consiste à cliquer sur « Comptabiliser ». Un message de confirmation sera affiché :

Confirmez ..

La comptabilisation démarre et un second message s’affiche, TRES IMPORTANT !

Il vous indique qu’il faut IMPERATIVEMENT valider en quittant le brouillard d’encaissement, c’est cela qui confirmera la comptabilisation…

Encaissement par chèque

Lorsque le paiement a été fait par chèque, l’image du chèque a été scannée par la borne et renvoyée à LSC…

Un clic sur une ligne puis sur la LOUPE permet d’afficher cette image

Pour la comptabilisation, c’est le même principe que pour les espèces ou CB …

La différence réside dans le fait que

• Des événements sont crées en même temps, pour historiser les images des chèques sur les tiers concernés

• L’image du chèque est rattachée aux écritures passées en comptabilité

Manuellement

Même si cette fonction existe, elle ne devrait pas vous servir dans un fonctionnement standard…

Elle n’est donc présente que pour certains cas exceptionnels.

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